基建档案工作计划精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇基建档案工作计划范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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关键词：基建档案；管理；发展

基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。

1.加强领导，建立档案组织

抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。

2.建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则

制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。

资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。

管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3.加强对有关人员的培训

一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程；二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。

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摘 要 改革开放以来，我国的经济水平与综合国力有了明显的提高，基层事业单位的发展也有了明显的提高，基建档案的收集管理是一项涉及范围非常广，并且内容非常复杂的工作，档案收集的数量和内容也是非常费时、费力的。同时，基建档案的收集和管理在企业中是非常重要的，需要单位内部上下人员一致重视，特别是企业的领导要高度重视，不断增强相应的管理意识。本文通过对基层事业单位基建档案的管理建设进行了研究，为加强基建档案的收集与管理制定了明确的方针政策。

关键词 基层事业单位 基建档案 收集 管理

基建档案是在基建管理与基建工程项目活动中形成的，保存非常有价值的文字、图表和相关材料，它是一项工程建设的真实反映，也是工程建设发展的重要依据。基建单位的内容是比较单一的，载体也是附有多样化的特点，但是随着科技信息的快速发展，基建档案的内容、形式、载体也发生了比较大的变化。完整的基建工程要经过很多个阶段，涉及的部门也很多，所以收集的工作会很困难。基建档案管理部门，要加大工作力度，对档案的收集要全面、准确，避免造成企业不必要的经济损失。

一、加强企业单位的领导，建立档案组织

为了更好的提高基建档案管理工作，各单位的领导要高度重视，首先要从思想上抓好基建档案工作，主要是从两个方面入手，一是：监督方面；二是：管理方面。单位的领导要给予多方面的支持与帮助，要求基建档案管理部门以标准化、规范化的工作标准，进行档案的收集、整理、存档和利用等工作[1]。建立有效的档案管理组织，是行政管理工作的重要组成部门，也是必须完成做好的一项基本工作，因此，单位的各部门领导要把工作落实到相应每个部门，明确相关人员与部门的职责，制定适合基层事业单位发展管理的规章制度，用制度管人，用制度办事，将基建档案管理工作，作为基层事业单位的重要任务列入到工程条款中。同时基层事业单位的领导要支持、鼓励档案管理人员到现场去收集档案资料，保证手机的资料完整准确，档案收集人员要对自己的工作负责，增强进取心，为单位奉献自己的力量。

二、建立基建档案管理制度体系，编制合理的方案与规则

基层事业单位为了有效的对基建档案进行收集与管理，建立一套健全的档案管理制度体系是非常重要的，所以，基层事业单位要加强档案的管理工作，对制度的制定要健全，对工作的执行要坚决，同时要按照档案管理的法律法规及国家规定的标准，对收集到的文字、图片、声音、图像等资料，在方便于管理与利用的前提下，进行科学合理的分类整理，将整理完的资料设置相应的归档类目[2]。对一些工程建设的档案要根据本单位的实际情况具体分析，制定出适合本单位发展的基建档案管理制度，这样不仅使档案收集人员对资料的收集有明确的范围，还更好的掌握档案收集的基本要求与基本内容。

在对档案资料进行收集与整理时，要保证收集的资料内容完整、准确，要以这样的标准作为工作目标，重视档案资料上的收集工作与管理工作。为了保证基建工程的档案齐全、完整、准确，就要将基建档案工作与工程建设计划、检查、总结等各个环节联系起来[3]。对基建文件材料的内容、数量等形式进行系统的整理，使档案资料发挥文件齐全、方便管理、分类准确等功能。

三、加强对基建事业单位的相关人员培训

基建事业单位发展的好坏，与基建档案管理的好坏有关，而基建档案管理的好坏，不仅与基层事业单位的档案收集制度是否健全有关，还与领导的思想观念、档案管理人员的专业水平息息相关，同时档案资料的组织者，对档案收集的重视程度也是至关重要的。由此可见，为了更好地对基建事业单位进行档案资料的收集与整理，对相关人员的专业技术培训非常重要。由于某些单位的领导和技术人员的档案收集意识比较薄弱，各部门之间的工作也不协调，所以针对出现的这一现状，相关的管理部门要根据本单位的特点，加强对档案人员的培训，将一些国家制定的档案管理标准列入到工作人员的学习中去，同时还要遵守国家制定的法律法规，不断增强法律意识[4]。基建事业单位根据单位发展的状况，领导可以聘请在档案管理方面比较有权威的专业人士，对公司员工进行技术培训，提高业务能力，增强责任意识，提前做好计划，主动出击，在提高档案收集的效率时，还要保证档案收集的质量。

四、推动档案工作的法制化，落实好宣传工作

目前，许多企业的档案管理形式都在不断的创新中，如果要把档案法制宣传规划到全年工作计划中去，就要认真制定好宣传计划，采取多样化的形式，再通过多家媒体进行宣传，这样不仅能强化监督指导功能，还能提高档案的工作效率。在企业工程项目建设中，经常会出现项目档案损失或者档案不完整的现象，这在一定程度上，对档案管理工作造成了比较大的安全隐患[5]。如果档案管理工作出现问题，并且造成了不必要的经济损失，就要由档案行政管理部门对其给予行政处罚，情节比较严重的工作人员，直接由司法机关追究其刑事责任。为了防止这类现象的发生，企业的主管部门与业务指导部门，要做好各自的工作，定期或者不定期的进行检查，检查好每个项目的管理工作，制定监管机制，领导要控制好有法必依、执法必严、违法必究的局面，使基层单位基建档案工作朝着规范化、标准化的方向发展[6]。

五、提高基建档案管理的硬件建设

基层事业单位的整体规模相对较小，有时经费的投入会不足，造成没有多余的经费去专门对基建档案进行管理。对于出现的这一现象，企业单位就要在档案新一年的预算中，将基建档案收集管理工作考虑进去，增添一些对工作有帮助的设施，例如：档案盒、书夹、卷盒、图纸保存袋等设备。国家经济在不断的发展，科技也在不断的进步，为了适应现代化的要求，实现传送网络化、储存数字化、管理自动化等一系列标准，必须对其进行大量的资金投入。基层事业单位只有考虑到这些因素，才能最大限度的延长档案使用寿命，最后才能发挥基建档案在工程建设和生产中的作用。

六、加强文字档案的收集工作

在基建工程项目中，每个阶段都要将最初的设计方案作为指导，其中文字材料也起到了非常关键的作用。文字材料不仅是对图纸进行解说，还是对工程项目建设进行详细的记录。因此，相关的工作人员必须认真对待每个项目涉及到的文字材料，按照一定的顺序排列下来，整理保存好，这样更便于以后的查阅。

结束语：

近年来，随着改革开放的脚步不断加快，基建事业单位的发展也有了明显的效果。其中，基建档案的收集与管理是一项非常重要的工作，基建档案的收集涉及的范围非常广，内容也比较全面，所以档案收集与管理工作进行的也会比较困难。针对出现的这一状况，单位领导与相关的管理部门要高度重视起来，健全单位的规章制度，将各部门的工作要落实好，提高工作人员的专业技术水平，提高档案的管理效率，保证档案的收集质量。

参考文献：

[1] 杨光明.论基层事业单位基建档案的收集与管理[J].城建档案，2012（7）：75-76.

[2] 朱里香.浅谈加强基层事业单位基建档案管理[J].科教导刊，2013（19）：235-236.

[3] 张克非.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].理论观察，2014（5）：125-126.

[4] 邹猛.浅议基层事业单位招聘工作中存在的问题及对策[J].大陆桥视野，2014（12）：21-22.

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城市建设档案（简称“城建档案”）是城市规划建设管理工作的重要组成部分。为贯彻落实建设部《城市建设档案管理规定》（部令90号）和《城市房地产权属档案管理办法》（部令101号）等规定，进一步加强城建档案的管理，适应我省加快城市化进程的需要，特通知如下：

一、提高认识，健全城建档案管理机构。加强城建档案管理工作是保证城市规划建设和管理安全、正常运作的重要保障，城建档案的接收、管理和利用是基建程序不可缺少的环节，各级城市规划建设行政主管部门要提高对城建档案工作重要性的认识，抓住机构改革的有利时机，采取措施进一步建立健全城建档案管理机构，充实管理人员，配备相应专业技术人员。设市城市应设立城市建设档案馆；中心镇及经济发展较快、建设量较大的镇也应设立专门的城建档案馆（室）。未设立专门城建档案馆（室）的城镇，城镇规划建设行政主管部门要指定专人负责收集和管理本地区的城建档案，并接受上级城建档案馆的业务指导，加强对城建档案的收集和管理。要多渠道争取城建档案馆的经费来源，探索城建档案有偿使用的途径，争取将城建档案的管理经费列入地方财政。各市城建档案馆要加强对县、镇城建档案馆（室）的业务指导和人员培训工作。

二、进一步做好城建档案的收集和管理。各级城市规划建设行政主管部门要把城建档案工作列入建设事业发展规划，发挥其在城市规划、建设和管理中的作用，促进城建档案事业与城市建设同步发展。建设工程竣工验收备案制度是保证城建档案完整、准确、及时接收的重要手段，各级建设行政主管部门要认真贯彻省建设厅印发的《广东省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收及备案管理实施细则（试行）》（粤建管字[*]35号）和《转发建设部关于认真贯彻国务院第279号令和建设部第78号令，切实加强工程档案管理工作的通知》（粤建管字[*]105号）精神，支持城建档案馆（室）对竣工工程进行档案预验收。无城建档案主管部门出具的建设工程竣工档案验收认可证明的，不能办理竣工验收备案手续。同时，要积极做好有关文件的宣传工作，进一步提高建设单位以及勘察、设计、施工、监理等单位对工程档案工作的认识，督促做好工程档案收集和整理，并按规定及时向城建档案馆移交。

城建档案的收集和管理要严格按照建设部第90号、101号令的要求进行。城建档案的著录和归档整理必须严格按照国家颁布的《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》的要求进行。

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一、考核范围

全县教育系统各核算点。

二、考核内容

（一）会计机构和会计人员

1．机构与人员管理。学校应按规定设置会计机构，配备会计人员。

2．财会人员任职条件：会计机构负责人必须取得会计从业资格证书、具备会计师以上专业技术资格或从事会计工作三年以上工作经历；财会人员必须持会计从业资格证书上岗。

3．内部控制管理。会计岗位职责明确，内部控制制度健全，不相容岗位严格分离，并严格执行回避制度和稽核制度。

4．工作交接管理。会计人员调动工作、离职或因其他原因暂时不能工作时，必须与接管人员交接手续。出纳由单位负责人和本单位会计负责监交，会计由主管部门财务管理人员和单位负责人负责监交。

（二）日常财务管理

1．预算编制管理。各核算点应严格按照全县预算编制口径编制年度部门预算。其中涉及项目预算的，应根据项目的轻重缓急并结合年度工作计划进行编制，预算编制做到科学化、精细化。

2．决算编制管理。各核算点应当及时核对年度预算数，清理各项往来款，清查各项财产物资，如实编制年度部门决算报表，保证帐表相符，并在财政规定的时间内上报。

3．专项经费管理。所有项目资金都必须按照批准的用途使用，不得与日常经费混淆；因特殊情况需要改变用途的，必须书面报请教育主管部门和财政部门批准后，方可调整使用。专项经费根据批准的预算额度、规定的开支标准和开支范围以及用途，按照实际发生数列支。

4．日常经费管理。单位的财务收支由财务部门统一管理，不得设立帐外帐，也不得未经批准另外开设银行帐户，现金支付必须符合现金开支范围的规定。所有支出都必须做到内容真实，票据合法。

5．债权债务管理。未经主管部门批准，学校不得举借债务，也不得将资金外借或为他人提供担保。

（三）政府采购

1．采购预算管理。各核算点应严格按照政府采购管理规定编制年度政府采购预算，严禁未编采购预算而进行采购。

2．采购程序管理。凡属政府采购的项目都应按法定程序办理政府采购。严禁先采购后审批行为。

（四）资产管理

1．资产配置管理。严格按照《自治县行政事业单位国有资产管理试行办法》（政规〔〕2号）第三章相关条款进行单位资产配置，并做好资产验收、登记、录入、帐务处理等工作。

2．资产使用管理。加强财产物资的管理工作，建立资产管理责任制，对实物资产进行定期清查，做到帐帐、帐卡、帐实相符。

3．资产处置管理。所有资产处置活动都必须履行相关报批手续，未经财政部门批准，不得擅自处置单位资产。

4．资产信息化管理。及时将各类国有资产信息资料录入到资产信息管理系统，建立资产登记档案，并严格按照财政规定的行政事业单位财务会计报告的格式、内容及要求，对其占有、使用的国有资产状况定期做出资产统计报告。资产统计报告要做到真实、准确、及时、完整。

（五）基建管理

1．基建经费管理。所有基建拨款只能专款专用，未经主管部门和财政部门批准，不能挪作他用。

2．基建项目管理。基本建设项目都必须遵循基建管理的相关规定，包括立项、报批、规划等相关手续必须齐全。

3．基建决算管理。基本建设项目办理项目竣工财务决算手续前，必须进行基建评审工作。单位凭批复的竣工财务决算资料登记固定资产。

4．基建档案管理。单位的基建档案必须收归财务室统一管理，基建档案包括立项报批资料、项目建设资料、工程决算资料等。

（六）非税收入管理

1．非税票据管理。单位在取得非税收入时，必须使用合法的非税收入票据并建立票据专管员制度。

2．收入项目管理。各种收费项目和标准必须是依法批准设立的，严禁乱收费。

3．收入收缴管理。所有非税收入（包括资产处置收入）都必须纳入预算管理，按规定缴入国库或财政专户，并实行收缴分离；单位要建立收入台帐，保证票款相符。

（七）日常工作管理

1．财务核算管理。严格按照《会计法》、《预算法》、《国库集中收付制度》等法律法规进行业务核算。做到科目使用正确，经济业务确认与计量准确，财务报表真实可靠，财务分析有针对性和相关性。

2．报表报送管理。各核算点应按照规定的形式和内容在规定的时间内及时上报各类报表及其他相关资料。

3．新机制财务核算管理。及时准确更新系统数据，财务数据实行动态管理，每月的10日前上报上月财务数据。学校基本信息分春秋两季及时更新。

4．政务公开工作管理。各核算点按照财政与编制政务公开的固定格式准确及时上报公用经费、贫困生生活费补助、校舍维修改造和免费教科书等相关资金公示资料。

5．资助资金管理。加强学生助学金工作管理，严格按照程序进行申报，资料收集完整，发放名册签字手续完整。资金发放及时，专款专用，严禁截留挪用。

6．国库集中支付管理。按时申报支付额度，严格区分财政直接支付与授权支付范围；根据财政审核下达的支付方式及支付内容支付资金。

7．每学期协助完成学校食堂财务的清理、审计工作。

8．及时完成布置的其他临时工作。

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[关键词]工程结算；审计；职责；变更管理

随着我国教育事业的发展，教育系统的基本建设投资不断增加。为了提高建设资金使用效率，控制工程造价，教育部文件要求高校审计部门加强建设工程结算审计，未经过结算审计的建设工程，财务部门不予支付工程尾款。因此，许多高校在工程项目施工承包合同的专用条款中，明确写明“该工程的结算价款以学校审计部门审定的工程结算价款为准，财务部门以此为依据支付工程款。”这就意味着，学校审计部门乃至其委托的具有造价资质中介机构参与到了由学校基建处为管理主体的建设工程相关管理中，那么，基建处在这种管理模式中充当什么角色，具有什么职责？配合审计工作把控的重点是什么？

一、基建处在工程结算审核中缺位或不到位，导致结算审计工作战线漫长，效率低下、质量不高

通常，基建处是高校负责校舍扩建、基础设施改造的主责部门。目前，大多高校基建处采取项目负责人负责制的项目管理模式，项目负责人对建设工程项目全过程、全方位管理，即从立项到竣工交付使用全过程，从工程质量、进度控制、合同管理到造价控制进行综合管理。而结算审核是建设项目造价控制的一项重要内容，也是项目管理中一个重要环节，更是项目管理负责人一项重要工作职责。但许多基建处管理人员在这个问题的认识上存在偏差，认为结算审计是审计部门的工作，不是基建处负责的内容。认识决定行动，这种不正确的认识，必然使得基建人员管理不到位或缺位，导致总包单位递交的结算材料的真实性、准确性出现问题。

（一）结算书内容不全面

一般情况下，建设项目竣工验收后，由总包单位牵头，分包单位和相关参建单位共同参与工程结算，最终由总包单位编制一套完整的工程结算书，结算书应该包含建设项目所有的建设内容。如果总包单位没有认识到这一点，或没有相应的授权，总包单位会按照自己的理解只完成自己承包范围的工程结算。对于有专业分包部分的结算不予理睬，或者是总包一份结算书，分包一份结算书，总包没能及时将分包结算整合进项目的总体造价中。这样一份工程结算书递交到审计部门，待审计初审不过关再退回，再要求总包单位改进或者重新编制，如果依旧没有基建管理负责人统筹，确定结算范围和内容，单凭总包一方的力量，很难把结算编制工作做好。

（二）工程变更等资料不够真实、全面

施工过程中发生的工程变更是编制、审定工程结算的重要支撑依据，是工程项目管理中一项重要内容，应该有严格的变更审批程序。工程变更文件应该有标准的格式文本。实际工作中，基建管理人员忙于协调项目进度等事情，对工程变更停留于讨论或在施工现场决定后，立刻执行，没有及时完善相应的审批手续，结算时才发现有的变更单，只有施工单位和监理单位签署，建设单位没有签署。为什么建设单位没签署，要几方人员共同回忆确定。如果主要负责人或经办人发生变动，变更事件无从回忆，容易演变成扯皮事件。另外，基建管理人员不重视变更资料的保存和保管，出现丢失。结算时，审计人员只能审核施工单位手中的变更材料。在这种主动权完全掌握在施工单位手里的情况下，算的只有是良心账啦。

（三）竣工图编制不规范

针对竣工图编制格式和精细度，专门有一套建设标准。实际工作中，施工单位受利益最大化的意识驱动往往对施工图只稍加修改，或者仅编制增加工程量部分的图纸，对减少工程量部分不予标注。如果监理单位未能将图纸与现场实际核对，草草签字，建设单位重视程度不够，不认真审核，只扮演搬运工的角色，就会造成竣工图与现场实际不符被审计审核后再返工的现象。

二、基建管理部门加强施工过程管理，以积极的姿态协调参建单位，配合审计部门高质量完成结算审计

高校的建设工程由基建处负责项目管理，审计部门对建设工程的竣工结算审计。这种管理模式从本质上讲是加强投资控制，保证建设资金发挥应有的效率，避免不必要的浪费。同时，也是防范高校基建领域发生腐败和的内控手段。从实践看，结算审计所涉及的工作内容，与建设工程项目管理中造价控制中的结算审核，没有很大区别。但其效力远比结算审核大，因为它上升到了审计的高度。所以，基建部门要把控好以下工作重点，以积极的姿态全力配合审计部门做好结算审计。

（一）明确职责，规范竣工结算工作流程

建设项目竣工验收后，基建处应该组织相关参建单位开展竣工结算编制工作。为保证竣工结算全面、真实、准确，避免随意性，基建处应委派专人负责此项工作，明确其职责。最好是项目负责人担当，这样做有两个好处：一是全面了解项目情况，二是具备协调各方关系、推进结算编制工作的能力。除明确专人负责外，基建处还要规范工作流程，具体包括：纳入结算的工程范围、具体要求、工作计划、负责人等。工作计划非常重要，结算编制工作计划中要特别明确总的完成时间以及重要节点工作完成时间和责任人，以便随时检查落实情况。以计划为抓手推进工作，能起到事半功倍的效果。

（二）做好结算初步审核

按照结算工作流程，通常由总包单位依据自己的工作内容和各分包结算书编制出工程结算报告。这份初始的结算报告不能由基建处管理人员转手递交给审计部门，而是要由基建处组织专门人员进行初审。初审工作主要是两项，其一是初步审核结算包含的内容是否全面，其二是初步审核支撑材料是否真实准确。如果基建处中有专职的造价管理人员，这个人不管是否在这个项目小组中，一定要参加。造价人员可以从计价组成的角度，初步核查是否存在漏项或计价严重失实。通过初审且总包单位已经作了必要的调整和修改后，基建处负责人审定，形成正式完整的工程结算书，由基建处报送审计部门。

（三）认真配合审计部门工作

目前，许多高校审计部门委托社会专业机构开展此项工作。社会专业机构技术力量强，业务数量多，大都希望在比较短的时间完成审计工作。这种思路对学校来说也是好事情，但给基建处的配合工作提出了较高的要求。所以，基建处要派专人、以积极的姿态全力配合，及时按照审计要求完善、补充各项结算资料。最好每周召开一次协调会，处理审计单位与施工单位发生的争议问题，对每一项能够及时解决的问题，形成会议纪要。未能及时拍板的，约定一定的时间内答复和确定。配合审计的同时，基建管理人员的协调能力也会得到锻炼和提高。

（四）加强施工过程管理

建设项目开工前签订的合同、施工过程中形成的各项工程变更、隐蔽工程验收、暂估价材料设备认价、工程量确认等文件是编制和审计工程结算的重要支撑材料和依据。上述过程文件签订是否规范、是否严格执行直接影响结算审计工作的难度和质量。所以，基建处要采取如下措施，做好与工程结算有关的各项管理工作。

（1）规范工程变更管理。规范工程变更要把握好两方面：一是严格规范工程变更流程，尤其是涉及资金增加的变更，更要履行一定的工作程序。如要经过专家和相关参加单位论证必要性和可行性、施工单位编制预算或估算价、相关材料齐全后，经过基建处或学校领导层决策，才能签订工程变更。二是每一份变更单，都要有相对应的一份预算，基建处留存一套完整的变更单及预算资料。所有的变更单要按照专业分类编号整理，专人保管或者项目负责人妥善保管。

（2）规范合同签订和执行。合同签订这个环节，要特别重视专用条款内容。要在专用条款中写明确定主材暂定价的规则、流程，以及要求施工单位配合的申请、市场考察等。对于达到国家规定招标规模要求的，专用条款应写明建设单位应参与招标文件的审查、定标等。合同执行过程中，基建处管理人员要密切关注合同执行情况，需要修订合同条款的，要及时修订，避免结算审计时引起争议。

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第一章　总则

第一条 为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。

第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。

第二章　管理体制

第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。

档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。

本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。

档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。

第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。

第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。

第八条 专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。

第三章 档案管理

第九条 各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。

第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。

第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。

第十二条 各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。

（一）归档的文件材料齐全完整。

（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。

（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。

（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。

（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。

（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。

（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。

第十三条 按照规定要求和时间，将档案编录入库。

（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。

（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。

第四章 档案保护

第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。

第十五条 所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。

第十六条 维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。

第十七条 保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。

第五章 档案的统计和利用

第十八条 档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。

第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。

第二十条 档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。

本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。

外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。

借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。

第二十一条 职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。

第六章 档案的鉴定、销毁和移交

第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。

第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。

第二十四条 机构变动时，应对档案做出妥善处理。

（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。

（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。

（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部门或档案室移交。

第七章 奖励与处罚

第二十五条 档案室每年组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。

（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。

（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。

（三）违反本办法的部门，年度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，年度考核不能评为优秀或甲等。

第八章 附则

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民政局基建档案室设在民政局办公楼的五楼，共有1间总面积达20多平方米，根据统计2007年以来，我局涉及民政项目档案48 盒 483 件,其中烈士纪念园一期项目资料6盒58件。

（一）加强档案法规学习，夯实档案工作基础

为了使民政局干部职工及时了解掌握档案法律法规知识，不断提升自身素质。一是我局把档案管理工作纳入了五年普法规划和年度工作计划当中。同时落实了自查责任制，明确了各项工作职责，将档案管理自查工作落到实处，保障了档案自查工作的顺利开展。二是加强档案学习，提高工作人员素质。我局利用中心组理论学习平台组织中心组成员认真学习《中华人民共和国档案法》和《四川省 <中华人民共和国档案法实施办法》法律、法规知识，组织学习《中华人民共和国婚姻法》、《中华人民共和国收养法》、《四川省婚姻登记办法实施细则》等，利用周一学习日机会组织全局干部职工学习档案法规，形成了全局领导干部带头学习档案法规的局面。三是定期或不定期地举办婚姻收养登记业务及婚姻收养档案管理培训；四是积极干部职工参加档案法律法规知识有奖竞赛，以熟练档案法规知识。五是我局在档案管理工作中没有违法行为发生，同时积极配合档案部门进行法制宣传活动。

（二）强化组织管理，确保档案工作落到实处

近年来，首先为切实加强对档案工作的领导，我们成立了由党组书记、局长任组长，党组成员、分管副局长任副组长，相关股室负责人为成员的民政局档案工作领导小组，具体负责指导档案管理工作；并把档案管理工作贯穿于民政工作的始终，做到了年头布置时有任务，大小会议上常安排，检查工作中对照查，年底总结时谈利弊。二是配备了专门文书档案和业务工作人员，负责文书及业务档案的归档管理工作。三是每年及时归档并录入电脑进行微机管理。四是我们将档案工作纳入年度目标考核，制定年度档案工作安排计划，做到要及时总结汇报。五是建立健全各项制度。我局结合实际，为有利于档案管理，防止档案资料损坏、丢失和泄密，建立健全了档案管理制度，制定了档案管理归档制度、保管制度、移交制度、保密制度、岗位责任制度、奖惩制度、工作守则等一整套的制度，进一步完善了档案管理的各项工作规章。在实际工作中我们利用制度的稳定性和执行制度的严肃性有效规范了档案工作。六是加强日常管理，严格执行各项管理制度，使每个管理环节落到实处。二是强化制度执行情况督促检查，在检查指导考核收养登记和婚姻登记工作时，重点检查、考核档案法规和工作制度执行情况，发现问题立即整改，确保各项档案法规和制度贯彻落实无偏差。

（三）加强基础设施建设，保障档案资料安全保管