电子档案管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇电子档案管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

【关键词】档案管理；电子档案；电子档案管理

一般情况下，档案管理的工作包括对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用的工作。随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子文件已经渐渐完全融入了我们的工作和生活之中。纸质公文、纸质文献等实体资料都在以逐电追风的速度被电子公文、电子文献等电子文档所取代。档案部门正在面临电子档案创建、接受、整理、保管、利用的新课题。以下让我们简单谈谈档案管理的作用、电子档案的要点以及电子档案管理的优势。

一、档案管理的作用

档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。

二、电子档案的要点

随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子档案管理已经逐渐取代传统档案管理的方式了。下面我们就来谈谈创建电子档案管理的三大要点：一是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台，以及支撑各类业务所需要涉及的，包括实体以及虚拟的档案信息化管理，来实现实体档案的信息化转变与管理以及电子信息的档案化管理。二是我们需要明白，一般情况下，电子档案具有多种信息媒体的继承性，它涉及的“档案源”包括三种：一种是电子化的实体档案，一种是档案化的电子信息，还有一种是结构化的数据库等等。三是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作为法律依据的电子信息（如表证单书等）。并且，一定得具备档案的属性：能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的历史纪录，并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原始记录性。

三、电子档案管理的优势

下面就让我们具体谈谈电子档案管理的几大优势：第一，由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。第二，电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。第三，电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。第四，电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好。传统的档案的质量管理是要依靠人去做的，因此，必然会有很多人为因素在其中，而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的，这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率，从而保障了电子档案的时效价值。

四、结语

综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。

【参考文献】

[1]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015(05):199.

[2]蔡国庆.浅谈电子档案管理[J].黑河学刊,2014(03):113+138.

[3]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015(05):199.

篇(2)

【关键词】医院;电子档案;问题;对策

随着电子信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

1、医院电子档案管理中存在的问题

1.1档案管理职责不明确，管理线条多

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

1.2医院电子档案管理的意识和制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

1.3电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

1.4档案管理人员素质有待提高

由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

1.5需要大量资金投入

医院电子档案的建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。

2、提高医院电子档案管理的对策

2.1建立完善医院的档案管理网络

医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。

2.2制定相应的电子档案管理制度

要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

2.3加强培训，提高认识

档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。

2.4加大档案管理的投入

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【关键词】电子会计；档案管理；措施；研究

在信息技术不断发展的背景下，对各个企业和事业单位的会计档案管理工作提出了更高的要求，会计电算化逐渐代替了会计手工操作，这样大大减少了财务人员的工作量，并且会计档案管理的工作效率得到了提升。传统的会计管理体系不能适应社会发展的要求。为此，各个企业和事业单位需要对传统的会计管理体系进行不断的改革和创新，此项工作成为现阶段企业和事业单位重要任务之一。

一、电子会计档案的定义

会计档案在我国档案中占据着重要的位置，同时也是各个企业和事业单位重要的档案资料。电子会计档案主要指使用磁性介质的形式进行存储的会计核算的专业材料，电子会计档案对经济业务进行及时的记录，是反映经济业务的重要资料依据。电子会计档案主要有电子凭证、电子账簿、电子报表、电子文件、会计操作说明和软件以及一些电子会计核算资料。电子化会计档案具有以磁性介质进行存储、依赖计算机硬件环境、对安全保密管理工作要求比较高、信息处理方便快捷以及兼容性的特点。

二、电子会计档案管理现状分析

第一，没有健全的电子会计档案管理制度。因为电子会计档案对我国企业和事业单位档案管理人员而言是一个比较新鲜的事物，档案管理人员对其没有足够的认识和了解，仍然使用传统的管理制度对电子会计档案进行管理，这样的情况使电子会计档案管理不能发挥其真正的意义和价值，在管理效率和管理水平上没有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。为此，建立健全的电子会计档案管理制度是企业和事业单位重要的任务。

第二，电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。现阶段，我国多数企业和事业单位已经完成了档案信息化建设，并且在建设完成后将财务会计软件系统进行了升级操作。但是，档案管理人员不能将以往的会计材料和文档进行总结和整理，一些会计资料和文档不能尽快的进行归档，从而导致电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。

第三，电子会计档案管理人员的专业技术和素质有待提高。目前会计电算化在企业的事业单位使用的时间尚短，一些企业和事业单位的领导对会计电算化没有足够的认识和重视，在安排电子会计档案管理人员时只是进行简单的筛选，这样的情况导致电子档案管理人员的专业技术和素质存在一定的问题，甚至有的管理人员对会计电算化的工作流程和使用的技术等没有深入的了解，这样使电子会计档案管理工作不能顺利的进行，工作效率非常低，与此同时，企业和事业单位不能定期的对管理人员进行培训，管理人员只能一直沿用传统的管理方法进行管理，不能满足社会发展对电子会计档案管理的要求。

第四，电子会计档案的材料和文档存在一定的安全隐患。电子会计档案的材料和文档多数被记录在磁盘和光盘等介质中，如果管理人员对磁盘和光盘没有进行合理的保管，磁盘和光盘非常容易出现损坏的现象，从而导致电子会计档案的资料和文档全部或者部分丢失，对企业和事业单位带来了一定的负面作用。除此之外，如果电子档案管理人员对会计档案没有采取任何安全措施或者没有及时的进行备份，存储在电脑上的会计档案的材料和文档容易被一些黑客盗取，这种情况使企业和事业单位蒙受了一定的经济损失。

三、提高电子会计档案管理的措施

第一，建立完整的电子会计档案管理制度。其一，建立完整的电子会计档案归档立卷制度，根据我国相关规定的要求对企业和事业单位的相关账簿、会计报表、记账凭证、现金记账和银行存款记账等书面材料进行打印并且进行立卷归档。其二，对电子会计档案保存管理机制进行完善，建立科学的电子会计档案保存管理机制，选择质量较好的磁盘介质对电子会计档案进行备份，同时需要保证备用磁盘和存储盘独立保存，对电子会计档案的存储介质采取一些防尘、防潮、防盗和防腐蚀的措施，对电子会计档案材料进行分类和编号；其三，对现有的电子会计档案借用制度进行完善，工作人员如果需要查阅电子会计档案时需要经过财务部门领导的批准，办理相应的借用手续。

第二，对电子会计档案的特征进行明确。如果想要最大程度的做好电子档案管理工作，管理人员需要对电子会计档案的特征有足够的认识，电子会计档案具有易变性的特征，具体体现在如下方面：其一，电脑系统中的会计档案信息具有一定的独立性，工作人员可以随时对其进行删除或者增加操作，并且在更改后没有任何的痕迹，这种情况使电子会计档案容易出现自动更新和修改的危险；其二，电子会计档案的载体具有不稳定性，因为其具有不稳定性的特点导致会计档案信息可能会发生一些改变；其三，当一些新技术应用到电子会计档案管理中时，信息会出现丢失和变化的可能。以上原因增加了电子会计档案管理工作的难度，为了最大程度减少上述情况的出现，管理人员需要对电子会计档案管理的特征进行明确，并且对各个特征可能出现的问题进行分析，采取相应的措施对其进行防范，从而让电子档案管理工作可以顺利的进行，并且取得较好的效果。

第三，对电子会计档案的内容进行明确。对电子会计档案的内容进行明确是保证电子会计档案管理工作顺利进行的重要前提。随着会计电算化的应用出现了一套新式的会计资料档案，新式的会计资料档案主要有：存储在电脑硬盘中的会计数据、磁性介质和光盘中存储的会计数据以及电脑打印的书面会计数据，会计数据主要有记账凭证、会计账簿、会计报表等等，与此同时需要将通用会计软件、定点开发会计软件、通用和定点开发软件相结合会计软件的整套开发文档资料和会计软件程序等作为会计档案进行保管和管理，从而使电子会计档案具有一定的完整性和准确性，除此之外，我国相关法律规定电子会计档案资料的来源必须真实可靠，为了保证其真实性和可靠性，管理人员需要对电子会计档案的来源进行严格的把关，并且对电子会计档案材料的形成、管理和使用过程进行全面的记录，确保电子会计档案完整、准确。

第四，配备专业管理人员，增强电子会计档案风险意识。电子会计档案具有一定的动态性和可操作性，电子会计档案材料在归档完成和后期管理时，会出现意外删除和感染病毒等风险，所以必须要引进和培养专业的管理人才。会计电算化产生后传统的会计核算被计算机取代，电子会计档案的材料会存储在计算机的磁盘中，如果发生火灾和窃取的情况，电子会计档案的材料非常容易丢失，为了减少上述现象发生，我国企业和事业单位需要强化电子会计档案风险管理意识，对可能出现的风险进行防范。主要包括如下内容：其一，对电子会计档案的数据采取一定的保护措施。电子会计档案管理人员应该对数据材料进行及时的备份，在进行备份时需要对光盘的质量进行检查，保证其质量不会出现任何问题，根据所有的电子会计档案归档的时间对其进行编号，在每年的年末对本年的电子会计档案的数据进行整理和分类，并且需要明确标明数据的内容和时间；其二，做好电子会计档案的保存工作，电子档案室需要满足防尘、防磁、防水、防潮和防震的要求，在条件允许的情况下，企业和事业单位可以在电子会计档案室内安装监控设备和防盗设备，如果出现任何异常时在第一时间发出提示。

四、结束语

上述文章对电子会计档案管理工作的现状进行了说明，并且对提高电子会计档案管理提出了一些措施，希望对我国企业和事业单位的电子会计档案管理工作提供一定的建议。

参考文献：

[1]财政部、国家档案局有关负责人就《会计档案管理办法》修订答记者问[J].财务与会计，2016（1）：8-10.

[2]王庆东.传统会计档案与电算化会计档案的比较研究[J].兰台世界，2014（2）：60-61.

[3]胡薇.转型发展视角下地方高校会计档案的开发利用研究[J].山西档案，2015（3）：79-81.

[4]李颖.ERP环境下会计档案信息资源管理探析[J].山西档案，2014（6）：60-62.

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关键词： 电子档案 管理难点对策

一.电子档案的特点

电子文件是指能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上, 并可在网络上传输的数字代码序列。电子文件按一定手续归档后便形成电子档案, 它具有如下特征：①与计算机软、硬件等设备关系密不可分；

②与纸质档案相比概念上有本质的区别；③更高要求的保管条件。

电子档案材料的多样性、结构的复杂性,储存方式的互换性,容易造成信息缺损。当前,电子档案储存方式主要有光盘、磁盘和磁带。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合的档案信息具有系统性、真实性、价值性,企业才能从中获得更为完善的服务。

二． 电子档案的归档要求

计算机特点之一是修改方便,这一特点却是档案部门的大敌,档案是不允许修改的,即使有错,作为真实的历史记录也是不能修改的。为了防止修改,档案管理软件中可将电子档案设置为“只读”状态,这样用户只能从计算机上读取档案信息,而不能作任何修改。如果要用光盘,一般应该采用一次写人多次读出光盘即WORM光盘,这样用户只能读取信息,不可以做任何修改,这种不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子档案。

在电子文件的归档过程中, 应注意登记电子文件的容量及形成时间, 特别是形成时间不但要登记年、月、日还要登记时、分,因为文件只要修改其存储容量、时间, 则和原来的文件是不一致的,这样档案人员就能注意到文件在复制、打开过程中是否被有意或无意的修改,如果发现文件被修改,应及时寻找原因, 防止类似情况再次发生,并尽可能恢复原电子档案的本来面貌。

对归档的电子文件应注意是否被加密和压缩,当发现文件被加密时,应及时和文件形成者取得联系,给予解密。对压缩的文件,由于压缩工具众多,一人一个方法,不利于档案的提供利用,建议对所有压缩的文件全部解压后再存储在光盘上, 这样对电子档案的保管、日后维护、提供利用等都是有利的。

归档拷贝的份数,一般为二套,分别存放在不同的地方,如果某些电子档案利用率特别高,可做一套专门用于提供利用。保存二套的原因是由于电子档案在长期保存过程中可能会出现读写错误,但同时同一文件同一位置出错的可能性是很小的,这样可大大提高电子档案的安全性和可靠性。光盘存储技术发展到现在也只有二十年的时间,档案管理人员不能有太大的期望能永久保存电子档案,在经济能力允许的情况下,可适当考虑转存到缩微胶片等其它更能耐久存储的载体上。

电子档案的保管和维护措施

电子档案的保存,首先要求具备一个适合电子档案载体保存的环境。电子档案载体的保存环境,一般是指脱机存储而言,应而要达到有关要求如归档光盘应直立排放,严防变形,不得擦洗、划刻、触摸盘片的处,不得弯曲、挤压、摔打盘片,防止盘片沾染灰尘和污垢,避免阳光直接照射温度控制在17～20℃,相对湿度35%～45%远离热源、酸碱等有害气体和强磁场,对需长期保存的电子档案最好存放在恒温恒湿的档案库房中,有条件的档案馆可将光盘等直接存放在防磁柜中,防磁柜平时尽量少开启,防磁柜的钥匙应有专人负责。良好的保存环境,不

仅可以延缓载体的自身老化,而且还可以减慢载体上所有信息的自然衰减。

电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响,即使在良好环境下,也难免不发生信息丢失或读取错误的现象,这是由于载体在长期保存过程中材质老化及磁记录的自然衰减所致,所以对保存的电子档案,应每隔一年抽样机读检验一次。光盘的拷贝转存应根据光盘的保管情况、光盘驱动器的发展和兼容情况、计算机操作系统变化情况、硬件环境的变化情况而定,当上述四个条件任何一个发生较大变化时,应考虑有必要进行转存,转存时特别要注意选择最新型号的光盘、驱动器、计算机操作系统和硬件环境,这样下次转存的时间间隔可长一些,同时原光盘至少应保存一个转存周期,以防万一。

四．实现档案电子化的途径

(1) 档案信息数字化。档案信息数字化是经过电子技术处理而记录在新的介质上的一种方式, 进而形成了新的文件和档案, 称为电子文件和电子档案。电子档案具有信息与载体之间的可分离性、信息的可变性、信息的记录与读取速度快、多种信息集成性、信息的可操作性等特征。电子档案的这些特性, 使人们获得与处理档案信息的方式发生深刻的变革,档案信息的检索查询和提供利用更加方便快捷,可使档案信息实现资源共享化,更大限度的满足企业对档案信息利用的需求。实现了档案信息数字化就为档案信息网络化打下了基础,档案信息数字化是实现档案电子化的有效途径。

(2) 档案信息标准化。档案信息电子化形成电子档案。电子档案与传统档案的区别在于记录方式的数字化,当使用电子技术和设备将信息记录在光盘或磁性载体之上形成电子文件或电子档案,其信息就不能脱离这种生成环境和设备单独存在,电子档案信息具有非人工识读性和系统依赖性。电子技术及设备的不断进步,使电子档案形成的环境出现较大的差异,这种差异造成电子档案信息经过一段时间后,存取性受到限制,旧的硬件及软件已经被新的硬件及软件所取代,旧的硬件及软件环境生成的档案信息在新的环境下不能被正确识别并存取。这就要求电子档案信息实现标准化,实现电子档案信息存储结构及格式的标准化,形成通用的存储标准,使之在各种不同的环境下都能被准确识别、读取、存储。因此, 档案信息标准化是档案电子化持续、长久发展的唯一途径。

(3) 档案信息网络化。实现档案信息资源网络化就是要实现档案信息系统与网络技术和网络应用软件的集成,形成可查询多种平台的档案信息管理系统,使之支持多种操作系统,具有统一的用户界面,统一的文本格式,统一的查询方法,用户科直接得到所需要的档案信息。企业科技人员通过网络进入档案网站,经相关手续取得许可授权,进入网站检索相关信息,阅读或下载所需档案信息,以满足企业快速发展的需求。

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随着计算机的普及和电子信息技术的飞跃发展，我们已经进入了一个全新信息交换的时代。作为收集信息的档案部门，应当顺应历史潮流，对档案进行数字化改革，既实现档案电子化。电子档案是具有查考利用价值并应当归档保存的电子文件，是电子文件的转化物，具有电子文件的所有技术特性，因此，在管理上它与传统档案有着很大的区别。

1 电子文件的定义及特点

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

与纸质文件比较电子文件有以下几个特点：

1.1 电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代化设备才能阅读利用；

1.2 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；

1.3 电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；

1.4 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等的要求很高。

2 电子文件的鉴定与归档

电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作 查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。

电子文件的鉴定，也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件；否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维护电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。

鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号，确定文件的保管期限，打印出文件移交目录，以便办理文件移交手续。电子文件的归档方式，有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式。软盘归档主要是通过四通打字机的文件软盘或未联网的计算机文件软盘。这些软盘要进行编号，以便于双方查验。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作，然后由文件管理部门通知网络系统向档案部门传送归档文件，并将文件管理权向档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存，重要文件应拷贝出软盘备份。交接双方按照规定办理手续并在交接目录上签名，以示负责。

3 电子档案的管理

3.1 电子文件对档案管理工作的影响

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

3.2 档案管理人员应采取的对策

3.2.1 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.2.2 解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因此它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

3.2.3 使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构的基础上，又增加了一项档案信息载体内容，构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

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（一）缺少完善的管理体系

如今，很多高校的管理体系还不完善，从档案管理体系这一层面来看，高校现在还未跟上网络信息化时代的脚步，还未创建一个有效完整的电子信息管理的体系。虽然高校现在逐步建立了档案管理体系，同时也对档案进行了分层管理，但依然还存在着不足，特别是对电子档案这个新事物来说，某些高校还没有做好充分的准备。

（二）?w档存有分散性

高校的电子档案有的存在档案管理部门，有的存在某一个系或者某一个院里，散落在各个部门中，这体现出归档的分散性。也大大体现了学校对电子文档的归档太过随意了。同时，由于设备不齐全导致各个部门不能更好保存好电子文档的完整性。

（三）电子文档丢失现象

信息化时代，也很容易出现电子文档丢失。由于在高校中，有的电子文档是由各个部门汇总而成的。但是，恰恰因为各个部门都各行其是，才致使电子文件丢失或重复存储，虽然很多高校不断提高了办公信息化，加强了办公软件在教学和工作中的应用，但是也有很多高校的管理体系还不完善，电子设备不健全，所以导致了很多文档的丢失，以及不能及时归档。

二、加强高校档案中电子档案的应用

（一）提高电子档案管理人员的素质

随着电子档案在高校档案管理中的应用逐渐加强，同时也就对相关的电子档案管理人员提出了相应的要求。尤其是作为高校档案管理的主要负责人，为了确保电子档案管理工作的顺利开展，他们必须在日常的工作中注重提高自身的素质和能力。主要体现在以下两大方面：一是要具备专业的电子档案相关管理知识。这也就意味着他们不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相关理论知识，进而才能有效提高自己的工作的能力。 二是要具备较高的政治素养。由于高校电子档案中录入的都是一些重要的内部资源，如果电子档案管理人员没有坚定的意志和较高的政治素养，就可能导致信息的外漏，并做出一些损害学校利益的事情。因此高校在招聘相关现职档案管理人员的时候，除了对他们的基本能力进行考察以外，还要考察他们的政治素养。也只有这样，才能确保高校以及师生的利益不会因此受到不同程度的损害。

（二）强化规范操作流程，完善管理机构

首先应注意采用适合本校的电子档案管理系统，并规范操作流程，减少操作失误与风险。运用手工方式已不能满足现代高校的发展，加强电子信息管理，充分利用网络资源，提高工作效率。其次建立健全电子档案管理机构，从电子归档到电子档案保管过程都应严格按照制度规定进行操作，以提高电子档案的质量。

（三）优化服务方式，拓宽电子档案管理功能

档案管理人员应该尽力挖掘档案馆藏资源，重视处理、加工等过程，充分运用信息技术、多媒体技术、光盘技术，坚持档案管理便捷、快速、个性化，真正实现电子档案资源安全性共享。其次，合理妥善保存电子档案信息，可以储存在光盘里，实现计算机技术具体操作，档案管理人员坚持“以人为本”的服务准则。构建网络在线高效服务体系，提供在线咨询服务，更好地服务于电子档案管理。

（四）为电子档案创建安全的网络环境

高校在进行电子档案管理的过程中，必须严格控制网络环境，保证网络环境的安全性。高校应该安排专业人员进行管理，定期对硬件系统和软件系统进行升级，保证信息安全。相关工作人员还应该定期对档案信息进行整合和备份，防止在今后的工作中由于文件丢失给工作带来损失。高校在进行网络安全维护的工作中，可以通过建立身份验证、网络防火墙、病毒预防和数字签名等，对查询和复制档案信息的人员进行身份验证，严格防止有人恶意拷贝文件。

（五）加大对电子档案应用资金的投入力度

随着电子档案在高校档案管理中应用的发展趋势，在信息技术时代，加大科技经费投入显得尤为必要。只有这样，高校档案管理才能有序地进行。如何通过资金投入促进电子档案管理的发展？我们主要可以采取以下办法：作为一所大学，我们必须加大对现代设备的投资。例如，使用计算机检索更方便，档案数据可以通过缩微胶片、扫描技术等有效地加以保护。只有运用现代高科技手段，才能有效地提高电子档案在高校档案管理中的应用效率，从而有效地克服过去档案工作的落后。因此，增加现代化设备是十分必要的，同时也能使整个高校档案管理工作朝着更加现代化的管理模式转变。

篇(7)

关键词： 电子档案； 传统档案； 管理

中图分类号： G276 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）10-0041-01

电子文件档案与传统档案相同之处，它们都具有档案的基本属性――原始性。对电子的内容进行修改非常容易，而且改后不留痕迹，但势必埋下安全隐患，同时，还可对电子文件进行压缩处理，改变电子文件的清晰度和对比度等等，造成“原件”识别困难。相比之下，相对纸质文件内容进行增删，改而不留痕迹是不可能的。纸质文件一旦形成原件中所含的内容和形式特征就不会发生变化，人们可以从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集，积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。

电子文件管理系统本身也应具有实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息，对于以存储载体方式进行收集，积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是以拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上修改，一经形成后，马上贮存到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已经总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因次，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值“的文件，还应包括文件的读取软件甚至操作系统。二者间的不同之处具体表现为以下几点：

一、电子文件档案的归档时间与传统档案不同

电子文件可以在文件办理完毕后随时归档，或在某一时间周期内统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，有档案工作人员接受登记，按事由原始给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档和完整率，另一方面也负荷电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

二、电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得发杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性，保证电子文件的法律凭证地位。

三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机的发展文件形成部门的配合，档案部门在接受到电子文件后对文件进行合适转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存贮的档案，保证信息资源方便利用。

四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件相应的分类号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的上下级行文附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

五、电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录方式，中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子文件档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，是人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。随着档案信息电子化的发展趋势，提高单位电子档案管理水平势在必行，本人认为还应该从以下几个方面入手：

（1）从电子文件的收集、积累基础工作入手。

（2）严格电子文件的归档管理。

（3）健全电子文件的检查审核制度。

（4）规范公文制作和控制程序。

（5）加强电子文件软、硬件设施管理。