档案资料论文精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案资料论文范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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1.1建筑工程档案的内涵

建筑工程档案的内涵十分丰富，不仅有综合性文件资料，也有具体的土建工程、水、电、设备安装施工的文件资料，还包含竣工图资料等。具体来说，各个综合部门的资料包含在综合性文件资料内。这其中有政府部门的审批;地质、水文、地震、气象等文件资料;征地、拆迁安置等上级批准文件;项目设计资料以及有关合同、戏艺术等。具体施工过程中的开工报告、图纸的审查和设计变更、技术的交底记录以及监理资料、材料质量证明文件、试验报告资料、工程质量事故处理文件、施工总结等在土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料中可以找到。另外，竣工图等资料则包含了建筑工程、装饰工程、结构工程和给排水工程的竣工图纸等资料。

1.2建筑工程档案的特点

首先，单一性。建筑工程的招标、施工直到竣工结束都有与之匹配，记录其真实完整的成长过程的资料，这些资料也仅有一套。其次，真实性。建筑工程的档案资料室不能弄虚作假的，这是见证某一建筑物从无至有的完整过程，甚至是一个城市变迁与发展的完整记录，自诩保证其完整真实。最后，实用性。建筑工程档案资料室建筑工程的成长记录，也是质量监督部门进行竣工验收的依据，并且还为今后的城市建设提供参考借鉴的价值，其实用性是显而易见的。

2建筑工程档案管理的重要作用

在城市快速发展的过程中，建筑施工工程也随之增多。在高楼大厦平地而起的过程中，做好建筑工程档案资料的归档管理工作对保障建筑工程的施工质量有莫大的帮助，也在改善人民生活和促进经济发展方面起到了一定的促进作用。建筑工程档案管理工作的重要性还不止于此，现详细分析如下:

(1)在城市建设和规划管理中起着重要作用

由于建筑工程档案资料的归档管理工作是城市建设活动积累下来的丰富的经验，也是城市建设技术储备的重要手段之一，因此，建筑工程档案资料的归档管理工作在城市规划和建设管理过程中发挥着重要的作用。城市建筑物的扩展和维修以及改建工作也都要以建筑工程档案资料为基础，所以必须加强管理工作的进行。

(2)城市防灾和灾后重建的重要基础

在预防自然灾害破坏以及城市的灾后重建工作中，建筑工程档案资料有助于我们发现建筑工程的薄弱环节，也有助于我们恢复城市灾前的本来面目或者为城市的改建提供参考依据。另外，由于建筑工程档案真实记录了城市建设的全过程以及各建筑物之间的内在联系，因此，建筑工程后期的检测和维修以及灾后破损建筑的拆除和重建都要借鉴建筑工程档案资料的内容，所以必须做好建筑工程档案资料的归档管理工作。

(3)建筑工程的使用和管理业离不开建筑工程档案资料的支持

建筑物的后期使用和管理业始终离不开档案资料的支持。建筑工程使用过程中遇到问题首先用到的就是查阅建筑工程档案资料，因此，做好建筑工程档案资料的归档管理工作是必须也必要的。另外，建筑工程档案资料对于同类工程的设计和建设也具有重要的参考和借鉴价值，是促进建筑工程科学技术发展的基石。

3改进建筑工程档案资料管理的措施

对于建筑工程档案资料的归档管理工作并不是考个人力量和以简单完成的，这需要众多部门的协作和配合。首先要加强档案资料归档管理工作重要性的宣传，让参与此项工作的人员都能提高自己的认识;其次，安排专业的管理人才进行档案资料归档管理工作的进行，对建筑工程档案资料的完整性和连贯性予以保证。最后，做好建筑工程档案资料的分类和编号处理，以便以后查阅相关资料时能快速找到相关文件的位置，同时也能避免工程档案资料的流失。

4结束语

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【关键词】建筑工程档案管理存在问题管理对策

中图分类号：TU198 文献标识码：A 文章编号：

一．引言。

加强建筑工程档案管理工作,建立完善的档案管理制度是做好工程档案工作的重要保证。随着建筑工程规划、设计、施工等过程的进行，建设工程档案就要实时记录，在建设工程档案的整理过程中涉及到了众多部门和人员，对日后工程维修、改建、扩建起着十分重要的作用，所以说做好建筑工程竣工档案管理工作是十分重要的。

二. 工程档案资料的主要作用。

1. 反映工程质量和工作质量的重要表现；

2. 工程施工过程的真实记录；

3. 日后工程维修、扩建、改造、更新的重要基础资料；

4. 合理使用、保证结构安全的重要依据；

5. 评定工程质量等级，竣工验收的技术文件；

6. 工程决算、结帐的重要根据之一；

7. 是申报科技示范工程、优质工程必不可缺少的资料。

针对资料形成单位规定了“ 各负其责” 的原则， 即： 由一方单独形成的资料， 由形成单位自己负责； 由两方以上形成的资料， 按照“ 谁形成谁负责” 的原则， 由各方对自己签署内容的真实性、完整性、有效性负责。

三.建筑工程档案资料的主要内容。

1. 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

2. 竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

3. 综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

四．当前档案管理存在的问题。

1. 近年来，随着建筑市场的不断规范化，国务院、建设部分别颁发《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，旨在增强建设单位和施工单位对工程竣工档案管理的重要性，但是由于我国建筑企业的水平参差不齐，部分单位的管理人员档案管理意识比较淡薄，致使工程竣工时不能整理出完整的竣工档案，造成了工程竣工档案不能及时的向城建档案馆报送，如一些建设单位注重工程进度、重资金管理，忽视编制工程竣工档案管理体系，在工程验收完成时，工程竣工档案都无法正常完成，造成建设工程档案移交滞后。

2. 档案材料填写不真实。

建设工程档案由于其本身的复杂性、特殊性与多样性，决定了在收集整理的过程中难度大，容易出现失误等问题，加上有些建设单位未建立工程竣工档案管理体系，很容易造成管理不严，或对工程施工现场不了解，根据建设单位提供不完整的资料编写竣工档案，这样的档案只是为了应付交档而做的，不能做到与工程同步进行，所以往往采用虚假数据，导致建筑工程竣工档案与事实不符，竣工图产生误差，由于不能与工程进度同步，造成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全面的反映工程的建设和质量。

3. 竣工档案移交不及时。

由于施工到了后期，大多的技术人员都撤离到了别的地方，加上很多施工单位没有按照竣工档案管理的要求在施工中整理必要的资料，造成工程竣工后不能按时完成工程竣工档案，造成工程竣工档案移交不及时；有些建设单位、施工单位及建材供应单位之间存在工程款拖欠的情况，致使工期延长，造成档案归档停滞，材料残缺不全，严重影响了工程竣工档案的编制；有些施工单位在施工期间进行部门重组，档案管理人员更换，致使材料分散、缺失，在工程验收后无法收齐，这些原因都会造成了施工档案移交不及时。

五.措施。

1. 建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

2. 严格把好竣工验收档案资料质量关,使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。

工程竣工验收时,建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照建筑工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题,及时解决,补缺补漏,务必使得竣工材料做到真实、完备、及时,归档范围符合要求,认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文,把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步。

3. 加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

4. 及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

5. 充分利用现代化手段,多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源,做好档案信息统计工作。

六．结束语。

我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

参考文献：

【1】区慧萍 新形势下建筑工程档案管理之我见[期刊论文] 《城市建设理论研究（电子版）》 -2012年25期

【2】李苑 建筑工程档案管理问题研究[期刊论文] 《科技资讯》 -2012年18期

【3】何慧 建筑工程档案管理存在问题及处理措施[期刊论文] 《城市建设理论研究（电子版）》 -2012年17期

【4】吕艳 浅析如何做好建筑工程档案管理[期刊论文] 《商品与质量・建筑与发展》 -2011年5期

【5】田萍 田娥 建筑工程档案管理存在的问题和对策研究[期刊论文] 《办公室业务》 -2012年21期

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关键词：科技期刊；档案管理；有效利用

引言

在编辑科技期刊过程中，会涉及到很多资料稿件，包括论文原稿、修改稿、抄正稿、介绍信、审稿单、作者与编辑往来信件等资料，在文章发表与推广后处理的遗留稿外资料非常多。那么，如何有效整理、保存这些资料文件，并挑出没有价值的资料，对期刊档案进行有效的管理和利用非常重要，也是保障期刊编排工作顺利开展的前提条件。同时，规范的科技期刊档案管理也为今后的查询、参考和利用工作带来了较大的便利性，做好科技期刊管理工作对促进科技事业发展，社会进步都具备十分重要的作用，应该引起我们的重视。

一、科技期刊档案内容及类别分析

1.技期刊档案应收集的内容科技期刊档案内容非常多且复杂，在整理和收录过程中，主要包括以下几方面内容：①各种请示与批复文件，包括创刊、停刊和复刊等；②历届编辑委员会成员的名单资料；③制定的办刊方针与章程；④广告经营许可证和期刊登记证等各类有效证件；⑤出版情况统计报表等资料原件；⑥与其他刊社交换的期刊；⑦编辑委员会会议记录及定稿会记录；发行合同、印刷合同和发行计划文件资料；⑧日常工作中的编辑部大事纪；⑨出版后的发排稿件、出版样书、校对室校样资料、作者校样、每一期的稿外资料，包括原稿、介绍信、审稿单、退修信以及编者作者往来信件等。在复杂多类的科技期刊档案资料中，工作量最大，最繁琐的就是稿外资料的收集整理。但如果在每出版一期期刊就做好整理、归档管理工作，则能大大减少工作量，若一直积压累计，那么在整理时就要面临非常浩大的工程量。

2.科技期刊档案常见类别科技期刊档案不仅具备复杂、丰富的资料内容，且期刊档案的管理还需要涉及到期刊报社日常经营管理、全面质量管理的方方面面中。本文针对科技期刊档案主要内容，将其归类整理为以下几个常见的类别：①作者库、审稿人库以及编委会档案；②各项政策法规、法律制度以及相关文件类档案资料；③各主体之间的往来稿件资料档案；④学术活动类、学术研究以及人才资料档；⑤编辑业务档案；⑥财务档案；⑦本刊出版物档案，或者与他刊交换出版物档案；⑧获奖资料档案；⑨宣传物、评价数据类档案等等。

二、科技期刊档案管理的重要性

1.档案管理是科技期刊发展的重要保障档案管理是一种常见的文化现象，是对历史资料、数据的原始记录与储存，其在文化层面上反映出经济物质成分中的精神价值凝聚力，又反映着上层建筑观念形态。而科技期刊档案在办刊过程中记录了一切历史数据，全面、真实的记录并反映出科技期刊在办刊、经营、发展、管理过程中的具体情况。科技期刊档案的记录蕴含非常丰富、深层次的信息资料，在总结日常工作、办刊经验教训的同时，还能成为其指导刊物，从而利用有效的资料数据，研究并开发出有利于自己的信息。同时，科技期刊档案也可以作为衡量、评价办刊质量，刊社管理水平的重要指标。此外，从信息资源层面分析，科技期刊档案还能为刊物可持续发展提供有效借鉴，在保障刊物稳定、长久发展的同时，其资料也具备一定的参考功能、评价功能、服务功能。

2.科技期刊资料是促进科技发展的基础科技期刊档案还可作为个人成长历史的见证资料。一个优秀著名的科学家，个人的成长发展资料以及科技档案资料必须完整无缺，他的档案就是自己的真实写照。珍贵的个人论文和资料还可以用于国内外学术界引用和研究中，例如我国知名传染病学家李赋京教授，他是国际上首先发现钉螺卵的专家，并在安徽省发现了新的钉螺物种，国内外科学家将其定名为“李氏钉螺”。他的论文资料为国内外学术研究提供了极大的借鉴和帮助作用，为我国消灭钉螺、消灭血吸虫病做出了非常大的贡献。此外，科技文献资料也是促进科技发展的基础。国家发展科学，构建科学大厦必须要依托坚实的根基，科技期刊资料作为历代著名科学家辛勤奋斗、累计的资料根基，任何科研工作都需要在根基的基础上进行深入研究和不断前进。若科学家和研究学者能有效利用科技文献资料，不仅能极大促进科技技术的飞速发展，也能为减少人力资源、研究资金和物力资源的浪费发挥出自身的价值。对于科研单位来讲，科技期刊资料是对干部任免、职工奖惩、聘任以及出国留学等重要的科学依据。

三、科技期刊档案管理的主要方式

档案管理工作需要从多方面、多层次开展，而在时代不断发展进步的背景下，科技期刊档案管理方式也必须朝着管理实效性、规范性和科学性方向前进与发展，将传统的经验管理转为科学、动态管理。在对科技期刊档案进行日常管理过程中，编辑部首先就要做好档案资料的整理、归类和保存工作，管理内容一般为日常的文件管理、往来稿件、审稿意见与修改内容等与期刊相关的资料。该阶段的科技期刊档案管理常应用分类管理、按年代管理方式开展，这也是日常稿件和文件的主要管理方式。分类管理则能有效归类期刊档案，并按照具体需求高效查找和利用文件资料。现如今，在科技水平和数字化技术飞速发展的背景下，刊社的编辑部门在整理、保存期刊档案时，也要重视起纸质版档案资料与电子版档案资料的协调、平行保存，这种管理方式正是当前数字化时代背景下档案管理方式的创新。2008年，国家档案局联合教育部门制定颁发了《高等学校档案管理办法》，并在其中明确提出“高等学校必须对纸质档案资料以及电子档案资料同时、平行归档，其出版物类型包括高等院校自行编辑出版的学报、本校出版社出版物的审稿单、原稿以及其他学术刊物、样书出版发行的各项记录等。在管理电子版档案资料时，要重点关注档案资料的安全、保密性，通过在储存数据资料的计算机上安装防护软件和杀毒软件，设置安全密码等，并定期对数据进行备份，从最大程度上保障档案资料的完整、安全性。高校部门的科技期刊档案管理除了要编辑部进行基础的整理保存外，还必须向学校档案室、图书馆提交纸质资料，并加以保存。科技期刊档案管理资料作为档案管理基础内容，其必须积极配合学校档案管理具体要求，制定科学的档案管理制度，对其提出详细、准确的管理要求，以此保障科技期刊档案管理整体质量。

四、科技期刊档案工作管理工作

1.对下发文件进行归档科技期刊所采用的是审批制度，因此科技期刊是不能由个人随意办刊，科技期刊的办刊人员主要是学会、协会等学术机构所设立的期刊编辑部，科技期刊办刊过程中需要严格遵守出版要求，同时也要严格遵从所属单位的各项工作要求。科技期刊的负责人需要根据文件资料下发的年份、单位以及内容进行分类归档，对下发的重要文档需要进行备份存档，避免由于留存时间过长出现文件破损问题。对于下发的行政文件需要细细浏览，在对其进行全面阅读了解后，再对文件进行存储分类。

2.对稿件相关资料进行归档稿件相关资料为作者信息、手稿记录、稿件查收记录以及专家审稿意见等，对于科技期刊编辑人员而言需要将稿件相关资料进行有效分类归档。由于现阶段科技期刊主要采用网络采编系统来进行稿件收稿、外审以及退修等工作，因此能够有效提升科技期刊编辑工作的工作灵活性，同时也便于稿件相关材料的存稿。管理人员不仅可以借助采编系统对稿件资料进行档案管理，同时也可借助专业的档案管理软件进行材料管道。为了避免电子档案由于多种因素造成稿件材料丢失，可配备不联网的电脑对文件进行备份保存，同时也可选用线上数据库进行保存。

3.对稿件财务工作资料进行归档科技期刊中的稿件财务主要是指办公经费、稿件相关经费及其他费用。涉及到期刊经费的管理工作极为重要，为此需要做好稿件财务工作的归档工作。科技期刊负责财务工作的管理人员需要严格按照产业规定执行财务纪律，对不同类型的经费材料进行分类管理，对部分重要材料进行备份留档，在进行工作交接过程中，需要在第三方监督下完成交接工作。

五、科技期刊档案有效利用的具体建议

1.增强档案管理与利用意识规范、有效的意识是保障科技期刊档案充分利用的基础与前提，意识层面的作用不可忽视。无论是编辑部人员还是部门领导者，都必须不断提升自身的档案意识和情报意识，积极主动、大力支持档案资料收集，并参与进去，发挥自身的作用。同时，提高档案资料利用效率，最大程度开发科技期刊档案资料信息价值。总之，在科技期刊档案管理与应用过程中，作为最基础的因素，各个人员必须不断增强服务意识、主动意识、发展意识和共享意识，为提高档案资料管理与利用工作成效做出不懈的努力。

2.树立“以人为本”理念，科学开展档案管理与利用工作刊社编辑部在管理科技期刊档案时，存在缺乏专门管理人员的问题。档案人员配置缺失的情况下，编辑人员的压力就变得非常大，并对他们自身的档案管理水平提出了严格的要求。编辑人员不仅要具备充分的档案管理意识，还需要在日常中学习各类先进的档案管理方法与有效利用技能。但由于编辑人员在从事档案管理工作时大多都是“半路出家”，因此重视专门档案人员的培养非常重要。将科技档案管理工作责任到人，要求编辑部门的所有人员都必须树立起“以人为本”的理念，深入掌握档案管理工作具体要求、特点和规律，科学开展档案管理与利用工作，不断提高档案管理工作效率。

3.建立完善的机制，创新科学方法开展档案管理与利用工作科技期刊档案的管理与利用应形成一个系统的机制，并在不断更新和完善中服务于日常工作。刊社编辑人员和高校档案管理人员必须积极创新新的管理方式，更新自己的知识内容，自觉积累、利用档案资料，探索信息资源获取新渠道，将档案的整理工作转为二次开发利用，变被动服务为主动服务。在创新档案管理方式时，要将信息资源的收集、整理和优化工序积极与先进技术相结合，使其朝着先进化、有序化前进。例如，应积极实现档案资料信息化处理与信息化储存、信息化采集、信息服务的网络化等。

4.借助档案积累科技期刊的办刊经验科技期刊档案能够为期刊编辑部提供各项工作管理需求的档案材料，同时也是科技期刊进行年终总结以及评刊的重要参考材料。科技期刊档案作为记录刊物发展历程重要载体，能够为刊物日常管理工作的开展提供有效保证，同时丰富科技刊物的管理人员的管理经验。对数据档案进行评价管理，能够帮助科技期刊找出自身与同类刊物的差距，有效提升科技期刊的办刊水平。借助数据库中的相关数据对其进行同类刊物评价比较，借助横向比较以及纵向比较，找出科技期刊与其他同类刊物的之间存在的变化，对影响科技期刊发展的有利因素以及不利因素进行探究，并提出相应的刊物整改措施。需要保证科技期刊档案管理资料的完整性，为科技期刊评比材料的提供打下坚实的基础。科技期刊的获奖与选择系统性材料有着极大的关联性，为此科技期刊编辑部需要重视档案的收集管理工作，通过对获奖资料以及宣传物图片档案进行大力宣传，继而有效提升科技期刊的知名度，为科技期刊办刊方式的创新提供参考。办刊协作单位以及广告业务档案是科技期刊经营模式创新的重要信息来源，为了实现对刊物客户资源的有效稳定，编辑部门需要利用相关档案与刊物内的业务单位及时进行沟通联络，利用科技传媒的应用优势为科技期刊发展提供保障。

5.借助档案对科技期刊办刊资源维护网络投稿系统的建立应用能够给稿子资源的电子化管理带来便利。对于科技期刊管理者而言，审稿专家、作者以及协作办刊单位等都是刊物的重要社会资源、学术资源，为此科技期刊管理人员需要不断更新专家库档案资料，对撰稿人的科研动态进行实时跟踪交流，同时也要对刊物内的审稿队伍进行优化，实现与行业内专家学生的实时跟踪交流，实现对科技期刊办刊资源的有效维护。

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关键词：高校；教学资料；规范化

高校教学资料是指高校的各教学院、系、部在教育、教学、学生管理工作中形成的具体某一项工作的微观资料，如学生考试试卷、成绩登记表、普通本专科学生毕业论文、学生实验报告、实习报告、教师听课记录以及各教学院系层面的统计、报表、活动材料等。这些微观资料往往数量较多且杂，没有纳入档案的管理范围，但却是学校迎接各种教学评估和检查的依据，也是反映学校办学水平和办学能力的重要支撑材料，在一定时期内具有一定的参考和利用价值。

一、高校教学资料管理存在的问题

目前各高校教学资料基本都由各二级单位自行保管。由于教学资料没有纳入归档范围，绝大多数档案管理部门都不负责教学资料的管理，以致很多教学资料都闲散置于各二级单位甚至是各工作人员手中，资料管理不规范，乱堆乱放的现象严重。目前，高校教学资料管理存在的问题主要体现在以下三个方面：1.资料管理人员意识不高。资料管理人员一般是各部门的工作人员，这些人员从事的事项多且杂，资料的管理工作基本都没有纳入他们的岗位职责范围，因此很多兼职人员对档案资料都不重视，无心管理，这就导致了很多资料存放散乱，缺失严重。2.教学资料管理不规范。资料的管理不规范主要体现在：一是没有专人统一管理和存放。各个科室甚至每个职工都有各自的资料柜，都存放有一定量的资料，这种散乱的管理方式必然导致很多资料的遗失，尤其在人员变动时，很多人在离岗时也同时带走了在相应岗位上形成的资料。二是没有统一的管理制度和标准。各单位自行整理和保管，以致各单位的管理都是五花八门，随意堆放，随意销毁，甚至当废纸卖掉，难以提供利用。三是没有专业的人员提供指导和培训。各二级单位的资料管理人员通常是些兼职人员，这些兼职人员缺乏专门的档案资料管理知识、经验与技能，需要有专业的人员对他们进行指导和培训。3.疲于制作各种迎检支撑资料。通常，学校和各二级单位每年都要应对各种不同的工作检查和考核。各项工作的考核指标都不一样，为迎接这些考核，通常每来一项考核就要单独做对应的支撑资料，以致很多高校的二级单位到年终考核时就是在不断地做支撑资料，费时费力，工作效率极其低下。并且，很多资料由于平时没管理好，需要时找不到，待到评估或检查时再应急，为检查而做资料，这种为检查而做的资料，很多已不是原始材料，失去了应有的价值，也使得各种评估和检查失去了意义。

二、教学资料规范化管理的思路

教学资料规范化管理是指借用教学档案管理中的科学分类、编号、统一收集、整理、科学排架以及编制检索目录等的管理方法来科学管理教学资料，使教学资料能够便于检索、便于利用、便于管理。其中，教学资料的分类可参考教学档案的分类法，首先按资料的领域范畴将形成于同一活动领域的资料作为一个整体归入相同的类别，再按形成资料的特征以便于排架和管理分别不同的二级类目。例如可先根据教学工作和学生工作分成教学（JX）和学生（XS）两大类，其中教学类又可细分为三大类，包括教学综合类（教学管理工作中形成的资料）、试卷和实践材料（具体的教学过程中的资料）以及普通毕业论文（学位工作中形成的资料）。同样，教学资料的编号也可采用案卷级档案的编号方法，可由“全宗号+年度+分类号+盒（袋）号”组成，每个二级单位分配一个全宗号。资料的排架可采用“一级类目—年度纵向排列法”，依次按类目和年度，从左至右、从上至下的顺利依次排列。

三、高校教学资料两级一体化管理模式

教学资料的规范管理可实行两级一体化的管理模式，实现教学资料与档案一体化管理。由学校档案管理部门负责学校档案的一级管理；各二级单位负责本单位教学资料的二级管理。学校设立档案馆，二级单位成立档案资料室。档案管理部门作为专业机构负责规范和指导二级单位教学资料的管理，制定统一的教学资料管理标准，对各二级单位进行指导、培训和检查。各二级单位则要按照档案管理部门的要求对形成的档案资料进行收集和整理，将其中具有重要价值的档案资料移交给档案管理部门集中保管，其余微观教学资料由各单位按要求集中规范整理、保管、提供利用和到期销毁。

四、教学资料规范化管理的策略

1.增强档案资料意识。教学资料是工作中的原始记录，反映着学校的教学管理水平，具有一定的查考价值。增强档案资料意识就是要努力让所有的师生都学会自觉为自己的工作和学习存档、存资料，尤其要加强对档案资料管理人员和相关领导的档案意识宣传，只有真正认识到档案资料的重要性，才会真正地重视这项工作，做好这项工作。2.加强教学资料管理人员的指导和培训，实现教学资料与教学档案一体化管理。教学资料的管理主要由各二级单位的兼职档案资料管理人员进行管理，这些人员通常不是专业的档案资料管理人员，往往对档案资料认识不够，管理经验缺乏，同时人员变动也较频繁，这就需要专业的档案管理部门加强对这些兼职人员的指导和培训，增强他们的档案资料意识。通过组织集中培训，再派专人进行一对一指导，既可以指导教学资料的整理存档，又可以同时完成重要教学档案的归档指导，既加强了档案的规范化管理，也使教学资料的管理规范化，在指导的同时即完成了教学资料及教学档案的一体化管理及归档。3.强化与创新教学资料工作考核机制。将教学资料工作纳入教学工作的目标考核，定期检查教学资料工作情况并打分，对成绩显著者给予表彰，对不合格的单位，取消该单位的评优资格，扣减相应的目标管理考核项分值，同时责令限期整改。只有这样才能让各二级单位重视档案资料工作，按时保质地完成工作任务，确保档案资料工作获得健康、持续发展。4.实行教学资料的科室收集整理制度。高校的二级单位一般都设有内部科室，如教学科、学生科、办公室等，每个科室都形成有大量的不同类的档案资料，参照高校档案管理的部门立卷制度，同样，高校的教学资料也可以实行由材料的形成科室来负责教学资料的收集整理，如二级单位的综合办公室可负责教学综合资料的收集整理，教学科可负责形成的试卷等材料的收集整理，学生科负责学生类资料的收集整理等。科室收集整理制度是各二级单位的资料管理制度，将资料的收集整理职责具体落实到各科室的人员，既减轻了二级单位的档案资料管理员的工作负担，也使资料在形成后就可以直接进入收集整理阶段，减少了由于变换整理人员造成的材料交接不全、整理进程被拖延等问题的产生。5.以迎检工作为契机，简化迎检支撑资料制作。学校的大型迎检工作通常是学校的重点和中心工作，而迎检支撑资料的准备是迎检工作中非常重要的一项，档案资料管理部门要以学校的大型迎检工作为契机，提高档案资料工作地位，规范档案资料的管理。迎检支撑资料就是平时各种工作资料的积累，只要做好了平时资料的收集整理，迎检时的支撑资料准备工作就变得简单得多。由于平时形成的各种教学资料都进行了收集整理，每份资料都有相应的资料编号，因此，在迎接各种工作考核时，不再需要为迎检而制作资料，只需要提供支撑材料目录，标注上档号或资料号，查阅每年收集的资料或档案即可。总之，高校教学资料的管理水平体现着高校的管理水平，高校教学资料的规范化管理有助于提高高校的教育教学和管理工作水平，有助于各种考核、检查工作的开展。

参考文献：

[1]杨杰.建立高校归档单位文件材料进行全宗式管理模式初探[J].兰台世界,2009,(14).

[2]杨杰.高校归档指导工作现状及对策[J].云南档案,2010,(8).

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关键词：基层企业档案，收集，推动，对策

 

随着时代的发展，企业的经营和发展对档案信息的依赖日益增大。免费论文。做好档案信息服务工作要依靠丰富的馆藏档案信息资源。在档案管理流程中，收集是基础，积极主动地做好档案收集工作，以达到丰富馆藏、突出特色，是摆在企业档案工作者面前的重大课题。

一、基层企业档案收集工作的现状

自《中华人民共和国档案法》颁布实施以来，企业档案管理部门采取了多种措施解决档案工作中收集不全的问题，取得了较好的成效，但就整体而言，收集不全仍是整个基层企业档案工作中存在的一个突出问题，主要表现在以下几个方面：

1、归档门类不全

企业档案收集往往只注重文书档案的收集，科技档案和专门档案相对比较少，对随着科技发展和办公自动化的形成产生的如照片、底片，磁性载体材料如录像带、磁带以及当下已经形成主流的光盘、硬盘等新型载体档案的收集归档工作也不够重视。

2、归档文件不齐全、不完整

具体表现在：（1）红头文件不齐全。免费论文。许多职能部门起草的文件上报或下发后，没有交到档案室留存。（2）“白头文件”不齐全。在日常工作中会形成许多没有红头的文件材料，如编发的简报、调查报告、典型材料、统计报表、合同协议等。这些文件材料对今后的工作查考有着不可替代的独特作用，也应有所选择地进行收集、整理、归档。

3、科技档案收集不全

企业存在着重文书档案轻科技档案的现象，导致应归档的科技资料严重不齐。有的科技工作人员并没有认识到手中的技术资料就是档案或为了查找方便不愿把技术资料交给档案室造成档案流失；有的部门在基建施工或设备安装中的图纸更改和调试记录从不归档，造成档案与实际情况不符。

4、档案收集范围窄

除了正常馆藏管理范围内档案的收集，对以下类型的档案则缺乏有效收集：

（1）突发事件档案的收集；（2）实物档案的收集，如印章、奖章、奖杯、锦旗、题词、字画等；（3）口述档案的收集，如利用重要纪念活动时机，积极收集制作，将原始录音录像、现场笔记及说明、记录人签名、主述人资料、电子文稿等材料收集齐全；（4）员工民生档案的收集，如家庭档案的收集。

二、影响基层企业档案收集工作的因素

1、档案意识不强，存档意识比较薄弱

由于档案意识淡薄，档案收集工作不被重视，导致档案收集工作处于被动状态，档案材料使用过程中不知不觉的丢失。有些部门为图使用方便，不愿把文件上交档案室，特别是声像、照片资料和与业务相关的资料。当人员变动或机构调整时，未能做好档案移交工作，致使该档案收集不全甚至遗失。

2、人员综合素质不高是影响企业档案收集工作的主观原因

一是普遍缺乏从事档案工作的专业人才。二是内部缺乏竞争力和活力。“等、靠、要”思想观念严重，收集手段单一，创新意识和自我发展意识不强，工作缺乏主动性和创造性。通常档案工作者抱着“不求有功，但求无过”的思想，工作中消极被动，致使档案收集工作长期呈现一种落后状态。

3、档案管理制度不完善，执行不严使档案收集工作失去支撑

企业的档案部门往往是无职无权的“软”部门，档案管理人员在执行档案管理制度过程中，怕碰硬。档案管理制度不健全，执行力度不够，对于相关部门和相关人员违反档案管理制度的情况，如该归档的材料不归档，私自保管或任其丢失等，档案管理人员执法不严，档案丢失不汇报、不处理。

4、广泛征集的力度不够，导致档案资料流失

尽管做了很多的宣传，企业员工的档案意识还很淡薄，这在很大程度上影响着档案在企业范围内的征集工作。在全心全意进行企业建设的同时，档案工作未能受到同等的重视，致使散存在企业内部的一些有价值的档案资料未能及时的征集归档。

三、加强基层档案收集工作的对策

1、健全归档制度，确保归档材料齐全完整

建立、健全和完善归档制度，是做好档案收集工作的重要前提，也是保证档案齐全完整的重要条件。归档制度主要包括归档范围、归档时间和归档要求三方面的内容。归档时应注意：（1）归档范围必须明确完整以免少收或漏收档案资料。归档范围完整就是指立档单位形成的各种门类档案应全部纳入收集范畴，全部收集，完整无缺；（2）加强文件管理。为了防止上级各业务部门直接下发到各业务部门有价值的文件材料散失，应制定公文登记制度，即凡是由上级部门下发到各业务部门的文件材料，先由文书部门登记，这样每个部门应归档哪些文件，档案部门了如指掌；（3）档案部门必须同有关部门联系，互相配合，确保归档材料齐全、完整、准确。

2、提高人员素质，增强主动收集意识

长期以来，档案管理人员的服务意识不强，使档案收集工作处于一种很被动的局面，要改变这一现状，必须全面提高档案人员素质、更新观念、正确认清和摆正自己的位置，扩展思路，激发内在的工作热情和工作积极性，增强档案收集的敏锐度和精确度，做到“脑勤、嘴勤、手勤、脚勤”，变被动为主动，让人们感受到档案的重要性，赢得员工的信任和支持，档案收集工作才能顺利有序的开展。

3、加强宣传教育，强化档案意识

长期以来，员工对档案收集工作的重要性认识不足。因而，档案部门要以各种方式宣传档案工作，将收集工作的目的、作用和意义渗透到各个部门，强化企业的档案意识，引起相关领导对档案工作的重视。另一方面，档案工作人员也要从封闭、半封闭的状态中走出去，宣传、解释档案工作，赢得有关领导的支持，同时还要深入有关部门，及时与他们进行沟通和交流，明确收集工作计划，研究收集工作中遇到的难题，求得他们的信任和理解，从而使档案收集工作经常化、制度化。免费论文。

4、创新收集手段，扩大档案收集来源

为了适应企业发展的要求，档案管理部门必须改革档案接收和征集工作，构建优化的档案建设网络，健全征集网络及其功能，加强对企业重大活动、重大事件、重大工程档案的收集。打破传统接收方式，拓宽收集渠道，多形式、多渠道将散存在企业内的重要档案收集存档，同时提高接收档案的质量和增加科技档案、专门档案、声像档案的收集比例，实现收集档案数量有较大增长，质量有较大提高，结构有较大改善，使收集的档案成为重要信息资源基地，为企业的建设和发展提供完备的档案信息服务。

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Fu Yanhong

（Commercial Cadre School of Luoyang City，Luoyang 471000，China）

摘要： 教学活动是中等学校最主要最基本的活动。认识教学活动中教学档案形成和利用的规律，对于探索教学规律、进行教学改革、深化教学研究和提高教学质量、总结教学经验，都具有非常重要的意义。

Abstract: The teaching is the most basic activity in secondary schools. Knowing the law of formation and use of teaching archives in teaching activity has great significance for exploring the teaching law, carrying out teaching reform, deepening teaching research, improving the quality of teaching and summarizing the experience in teaching.

关键词： 学校 教学档案 形成 利用

Key words: school；teaching archives；formation；use

中图分类号：G47 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）29-0238-01

0引言

教学档案是教师教学、教学管理、教学研究和学生学习等活动中形成的具有保存价值的音像、照片、文字、图表等不同形式的文件材料的真实记录，因此，教学档案必然带有教学活动的全部印迹。本文试从学校教学档案的形成和利用等角度作以分析和探讨。

1教学档案的形成

中等学校作为科学文化事业机构，其教学工作具有多层次、多学科、多课程、多环节以及教学、科研互相渗透等方面的特点。教学档案的形成，一般说来应经过两个阶段：

1.1 教学文件材料形成阶段只要有教学活动,活动中就必然会产生和教学有关的各门类文件材料，这些文件材料就是形成档案的基础。这些文件材料的齐全完整与否会直接影响到档案的齐全完整。因此，正确认识档案形成阶段的重要性,对做好档案收集工作至关重要。这一阶段的关键是：教学活动的内容是否完整地记录下来并被载入某种载体上（如纸张、胶带等等）而形成文件材料,这也是决定教学档案是否完整的最重要的一道关卡。试举例说明：如果教师的讲义不完整或只列几条提纲，虽然实际教学工作做得很好，但教案的不完整，势必会影响到教学档案的不完整，使档案在形成初期就先天不足,其结果不仅会影响到档案的质量，还会给利用者和教学研究带来诸多不便。所以，必须把握好档案形成的源头。

1.2 教学档案的归档阶段在这一阶段，教学文件材料的形成者是否将材料完整地向档案室移交,档案工作人员是否按教学活动的特性和归档要求做好档案的收集工作将成为归档工作中的关键性问题。少数教学文件材料的形成者由于对档案工作的无知往往会认为某些材料不重要而随意处置，或将其中对自己有用的部分干脆不移交。针对这一现象，应向他们重点宣传个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何人不得据为己有等有关规定，引导、教育他们按照要求及时向学校综合档案室移交应该归档的文件材料。因教学工作既具有连续性，又具有较强的周期性和阶段性，所以，教学档案较其它档案又有其自身的特点。档案工作人员应根据教学工作的特点，按照学年和归档范围做好档案资料的收集工作,要做到变被动收集为主动收集，不遗漏一份应该归档的文件材料，以确保教学档案的系统和完整，便于查阅利用。

1.3 为保证档案形成工作的质量，还要切实加强档案工作的宣传通过宣传，切实增强档案工作人员及教师、教学管理人员的档案意识和档案观念。因为这些人员是决定教学档案完整的主要因素，他们的档案意识强不强对教学档案的收集、整理、归档等具体工作都将产生很大的影响。

2教学档案的利用

开放档案，提供利用是《中华人民共和国档案法》最主要、最基本的精神之一，也是学校档案工作的中心环节和根本目的。我们收集、整理、保管教学档案，在于提供利用。不积极开展档案的利用工作，只是把它锁在铁柜里，成为“死档案”，不仅会影响到档案作用的发挥，最终还会影响到人们为之劳动的积极性。档案的收藏和利用是一种辨证的关系，藏为了用，用促进藏；藏是基础，不是目的。学校的教学档案来源于教学活动，又服务与教学活动。有价值的档案，会给学校带来良好的社会效益和经济效益。这种相辅相成、相互促进会推动教学档案工作的良性循环。因此，档案工作人员应积极开发教学档案资源，主动为教学工作服务。

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为进一步加快青藏高原经济发展，提高青藏高原地质矿产服务于国民经济，开展实物地质档案资料的获取、加工、基础职能，在国土资源部中国地质调查局的统一部署下，青藏高原1/25万区域地质填图工作全面展开。至2005年，历时七年，投入3.4亿元人民币，国内30多家地质单位、近千名地质工作者，完成了全部空白区158万km2的110幅区域地质调查工作，获取了大量珍贵的实物标本等实物地质档案资料，实现了我国陆域中比尺区域地质调查的全面覆盖，获取的这些实物档案资料为下一步青藏高原地质矿产勘查、开发工作提供了基础性研究素材，同时也为青藏高原在国际上的综合研究工作提供了良好的研究介质，推动了青藏高原解决地球演变历史的成因分析进展。

实物地质档案资料保存状况

由于项目结题时间较长，缺乏明确的管理规定和专门的管理费用，加上部分地质单位的合并、迁址以及工作人员调动等原因，这些实物资料的遗失、损毁严重，其保存状况不容乐观。

主要原因有下列方面：

物档案资料保管责任不明。很多单位的青藏高原1/25万区调工作实行的是项目管理制，项目结题的时刻项目组也随之解散，该项目组的负责人及工作人员因参加其他项目工作而加入到新的项目组。对于1/25万区调工作的实物资料，部分地勘单位则移交给该单位资料室（或类似的职能部门）负责保管，但这些部门对区调实物资料的情况并不完全掌握，甚至未能进行全面整理统计；一些地勘单位缺少固定、专属保管库房和专门的管理人员，其实物资料没有纳入地质资料管理体系，仍由项目工作人员分散保管，由于他们主要工作精力放在其他项目等原因，没有能力保管；更有甚者，少数单位的实物资料处于无人管理状态，导致丢失、损毁。

实物档案资料保管条件简陋。大部分单位的1/25万区调标本散乱堆放在简易库房的自制标本箱内，标本箱损坏、腐烂现象严重，不少标本原始编号字迹脱落，模糊不清：也有部分单位的标本甚至没有单独的保存场所，而是同其他杂物混乱堆放在办公室、楼道一角或其他临时场所。

大部分光、薄片与文本资料被一起保存在档案室或办公室内，保管条件相对较好；但由于光、薄片的易损性、特殊性，对保存环境要求较高，因此，这些地方仍然不是理想的保存场所。

实物地质档案资料的收集意义

青藏高原1/25万区调是地质大调查的重要工作内容之一，产生标本、光薄片、实验测试样品等是极其珍贵的实物档案资料，具有很高的收藏价值和重要的研究意义：

展示区调成果，为后人留下实物档案。青藏高原1/25万区调工作在全面调查青藏高原地质特征、资源背景及地质环境状况的同时，获得了一大批原创性成果，如：新发现数条反映板块碰撞的蛇绿岩带以及超高压变质带；重新厘定了青藏高原的地层系统，发现了一批重要的古生物化石；发现十余条规模巨大、具有重要找矿前景的多金属成矿带和300余处矿（化）点；第四纪地质与高原隆升及其对生态环境的影响调查取得重要进展等。青藏高原1/25万区调工作中产生的实物地质资料是区调成果的重要组成部分，是上述重大发现和科研进展的实物见证。及时系统地收藏这些实物地质资料，避免损毁散失，不仅能够全面、直观地展示青藏高原1/25万区调的工作内容和重要成果，而且为国家抢救积累了一批重要的地质资料，为后人留下一批珍贵的实物档案。

避免重复地质工作，为地质调查和科学研究提供重要实物载体。青藏高原地处偏远，自然环境恶劣，部分地区难以进入甚至将来不可能进入，收藏这些实物档案资料，可以避免今后在青藏高原地区的重复的、耗资巨大的地质工作。这些实物档案资料是提供资料服务、科普宣传和专业教学等的重要实物载体，为公众认知该地区提供了又一个途径。例如，需要在青藏高原地区开展地质工作的单位和个人，在前期准备阶段可以通过它们了解该地区地质矿产背景和工作进展等。同时，通过对这些实物资料的进一步开发利用，还有可能在地质找矿和科学研究等方面取得新的突破和发展。

实物档案资料收集要求

实物档案资料收集要求。实物的筛选采集应以反映青藏高原各地质构造单元中重要地质体特征以及各地质单元总体面貌的系列地层岩石、古生物标本及光、薄片等实物为主。主要包括：命名和建组剖面系列标志性标本或薄片；典型沉积建造的系列标志性岩石、沉积构造标本或薄片；古生物化石标本或薄片；结合带系列标志性岩石、构造标本或薄片；变质岩、超高压带变质岩、韧性剪切带标志性系列岩石标本或薄片。

青藏高原1/25万区调实物地质资料筛选工作还应遵循以下要求：

根据区调工作所产生的实物资料种类筛选。区调工作所产生的实物资料以标本为主，其筛选也应从标本着手，兼顾其它实物资料；对于标本损毁或遗失严重的图幅，筛选则以光薄片为主，辅以具有保存价值的其它实物，如化石样等。

根据实物所代表的地质体的重要性筛选。一个图幅内重要的地质体（地层、岩浆岩、侵入岩等）和构造带一般皆由主干剖面和主干路线来控制。研究程度越高的地质体和构造带其重要性也越大，其实物地质资料的保管收藏意义也越大。

相关资料的收集。为了使实物资料更好地反映区内的地质特征，并为后期的实物整理及服务利用提供基础资料，还应收集与实物密切相关的成果资料、原始资料及影像资料。

必须收集的资料包括：工作区1/25万地质图、实际材料图、实测剖面图、岩矿鉴定报告、图幅地质成果表、实测剖面样品登记表、剖面记录本、图幅实物地质资料移交清单等；尽量收集的相关资料包括：图幅成果报告、地质档案原本登记薄、综合研究成果及相关论文等。

各种相关资料可以是原件，也可以是复制件：有电子文档的应收集电子文档；收集的相关资料应该清晰，内容完整；对收集的相关资料，应参考有关要求进行整理登记。

进一步工作设想