文件管理系统精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇文件管理系统范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

【关键词】php技术 网络文件管理 系统设计

一、文件管理现状

就目前的文件管理来说，主要有三种方式，比较传统的两种就是将文件存储在个人的电脑硬盘上以及将文件存在移动存储介质上，如移动硬盘等容易携带的介质。之所以说这两种方式比较传统，是因为相对于目前的发展状况和用户需求来说，它们已经趋于落后，这主要体现在两者各自的弊端上。对第一种方式来说，它的弊端就在于不易携带，不辩解；而相对于第二种方法来说，虽然便于携带，却有着容量小、已损坏的缺点。而来那个着共同的缺陷就是无法实现有效的共享，数据信息间的交流度不够。那么第三种方法就是比较便捷且拥有高共享度的方式，就是将文件存于网络服务器上，构建一个安全便捷的文件管理系统。

二、PHP技术的网络文件管理系统的特点与优势

（一）具有灵活性。网络文件管理系统不仅可以在单机上供个人使用，也可以在网络上供多人使用，具有灵活性，同时，文件的分类汇总工作做得很好，用户在进行文件管理时可以尽情享受管理系统所带来的灵活与便捷。

（二）管理便捷。在文件查找方面，文件可以通过录入关键词、标题、作者、摘 要等一些信息进行查找，大大提高了文件查找的速度，这是基于网络文件资源的丰富性，同时，查找好的文件也包含了文件的许多具体信息，为文件的使用提供了便利。

（三）安全性高。首先，文件管理系统的安全性体现在权限的认证上，需要通过密码和口令才能够进入系统，同时，管理员和用户的权限也不同，这就很好的阻挡了攻击分子对文件的攻击和对信息的泄露。另外，网络文件管理系统是建立在网页浏览的基础上的，这就与传统电脑存储文件不同，它避免了文件存储于个人电脑上的一些列不可预见的危险，如电脑病毒、黑客攻击等，这就避免了文件和信息的泄露，提高了安全性。

（四）功能齐全。网络文件管理系统就文件管理来说是功能完善的，用户不仅可以对文件进行一些常规的管理如文件的查找、浏览、下载、共享等，同时网站对文件的管理也是非常到位的，不仅实现了文件管理的便捷，更提高了文件的安全度。这与传统的文件管理形式相比起来，更加便捷与智能化，大大提高了人们的工作效率。

三、文件管理系统的设计追求的目标

（一）满足用户需求。文件系统的设计必须要以满足用户需求为根本出发点，在操作界面方面，一定要保证简单明了，易操作，实现用户操作的便捷性。

（二）保证系统安全。系统的安全对于文件信息和用户跟人来说，都是及其重要的，这也是文件管理系统设计的基本要求。在安全性反方面，系统设计时要保证登录界面的安全性。在用户登录时，要设置密码进行验证，并且在系统加密方面，也要采用最先进的加密技术增强系统的保密性。

四、文件管理系统的设计

（一）系统设计的基本要素。系统的 WEB 服务器为 Apache，开发语言是 PHP，所谓PHP是一种运行在服务器端的嵌于HTML的脚本语言，具有安全性高、运行稳定等优点。系统的管理模块主要包括用户认证、用户的记录包括信息记录与操作记录、用户权限判断和系统安全管理等。这在我们下面的文章中将会介绍到。系统的存储空间包括个人与公共两个存储空间，个人用户空间是具有私密性的，存储着用户的私人信息并保证着这些文件的安全性，当然，注册用户可以对个人的文件进行管理；而公共空间则是向用户开放的，用户可以对公共文件信息进行浏览，并下载使用，为用户提供大量的文件与信息。

（二）系统主要功能模块

1.用户登录界面。用户登录是进入系统的第一步，也是系统设计的第一步，用户登录界面主要包括用户名和用户登录密码的信息。

2.权限设置与认证。在用户登录后，服务器需要对用户进行权限的验证，这里是针对普通用户和管理员的权限进行设置的，普通用户对个人存储文件具有查阅、删除、移动、分享等权利，并且能够浏览和下载公共文件，但不能对公共文件进行移动、删除、编辑，这是只有管理员才能进行的操作。用户权限的认证对于整个文件管理系统的安全也有着重要的意义，是文件管理的一道安全屏障。

3.用户注册。用户注册也是一个重要的功能模块，注册后的用户能够在普通用户的操作权限基础上对个人文件进行编辑、移动、删除等操作。

4.文件管理功能模块。系统的核心模块就是文件管理，主要功能包括文件资源的搜索、文件资源浏览功能、文件的上传与下载、文件分类管理等。文件资源信息都在网页中显示，而且文件自身信息完整，用户在对文件资源进行搜索时可以通过文件标题、关键词词、上传时间、作者等多方信息快速搜索到文件，方便快捷，并且网上文件资源本身信息量巨大，且分类齐全，对于用户来说是强大的信息资源库。文件的上传是基于PHP技术的，是文件的上传更加快捷智能，文件下载顾名思义就是为用户提供文件资源下载的功能，在这个过程中，文件的路径、服务器信息等都是被隐藏和保密的，具有极高的安全性。而文件的分类管理则包括对公共文件好个人文件的分类管理。另外，文件管理也包括文件删除、编辑的功能，这是针对用户对于私人文件的管理来说。

五、结语

篇(2)

关键词：B/S架构；C/S架构；混合架构；文件管理；系统设计

中图分类号：TP319

文献标识码：A 文章编号：1672-7800（2014）003-0078-02

0 引言

文件管理是目前各企事业单位都会涉及到的常规性信息内容管理。文件管理具有管理任务量大、管理手续繁杂、文件信息收发责任对象明确等特点。因此，文件管理不仅要有明确的收发对象，还应当具有实时性和高效性，这对文件管理系统的开发提出了更高的要求。目前的文件管理系统大多是一种在局部范围内实现的文件收发系统，其功能仅仅是满足文件的收发，相当于一个简单的文件传输管理系统，而且在文件传输过程中存在着大量的重复劳动，其文件内的数据信息并没有得到充分挖掘。因此，目前的文件管理系统在信息的管理、挖掘和再应用方面尚存在着较多不足，有待进一步改进和完善。

1 文件管理系统架构模式分析与选择

鉴于自动化控制系统在处理多任务信息开发和管理中所表露出来的优越性，本文件管理系统的开发设计也借鉴和应用了分布式管理系统的开发模式。目前，分布式管理系统的主流开发应用模式主要有两种：B/S模式和C/S模式。

1.1 B/S模式

B/S模式，即浏览器服务器模式，其主要应用模式是将多任务所涉及到的数据信息，统一交由数据库服务器进行管理和，而用户只需借助浏览器就能实现对多任务信息的统一访问及数据信息管理。如果文件管理系统采用B/S模式，则无需开发专门的文件管理信息系统，就能够轻松实现对文件信息的管理，而且只要有能够联网的电脑终端，且电脑终端配备了浏览器，就能够实现对文件信息的访问和管理。这种模式极大地减轻了开发人员的设计工作量，但同时也增加了数据库服务器的负载压力，容易导致整个信息管理系统宕机，一旦数据库服务器宕机，则有可能导致整个文件管理系统失效。

1.2 C/S模式

C/S模式也称客户端/服务器模式，这种应用模式需要为用户配置专门开发的客户端，只有电脑终端安装了这种专门开发的客户端，才能够实现对系统内数据信息的访问、配置和管理。因此，该模式的最大弊端就是开发设计的工作量大，需要专门技术人员才能够实现对系统内文件信息的有效管理。同时，这种C/S模式将数据库服务器的负载压力平均分摊到了每一个客户终端，因此服务器的压力较小，提高了整个文件管理系统的稳定性和健壮性。

分析发现，B/S模式和C/S模式都有各自的优缺点，因此，考虑将B/S模式和C/S模式这两种分布式系统模式的优势相结合，设计基于B/S和C/S混合模式的文件管理系统。这种基于混合架构的文件管理系统具有如下特征：①文件管理系统的数据结构采用B/S模式，这样每一个客户端只需要借助于浏览器就能够实现对文件管理信息的访问和统一管理，而无需为每一个客户端配置专用的客户端程序，降低了开发设计人员的工作量；②文件管理系统的分布式结构采用C/S模式，将数据库服务器统一管理模式交由若干个应用终端分担，能够极大地减轻数据库服务器的负荷压力，有利于提高整个文件管理系统的稳定性和健壮性；③应用C/S模式可以有效实现在局域网内的联网通信管理能力，同时C/S模式所采用的异步确认机制也能够从根本上提高文件收发管理的实时性和准确性，有助于提高文件管理办公效率。

2.1 文件管理系统功能

基于B/S模式和C/S模式混合架构的文件管理系统，其管理功能主要包括以下几个方面：

（1）文件管理功能。文件管理主要是对文件收发进行相关信息记录，包括收发责任人、文件大小、传输信道、文件格式、时间戳等，所有数据信息统一在数据库服务器备份，以实现统一管理。

（2）文件收发功能。利用局域网通信组件能够实现自上而下及自下而上的文件收发、转发管理。同时，对文件信息内容进行按需过滤，建立文件检索关键词，以提高文件管理效率，并实现自动化、无纸化办公的目的。

（3）用户管理功能。对使用该文件管理系统的用户进行注册管理，分配统一的登陆账号和密码，确保文件信息的安全性；另一方面，针对不同级别的用户，分别设置不同级别的权限，以实现对文件信息的分类管理和权限制访问管理，提高文件管理效率。

（4）联网安全管理功能。由于文件管理系统不可避免地会涉及到网络文件的收发，因此需要加强对系统的联网安全管理能力。可以通过采用用户账号登录、数据库矩阵机制、文件信息内容加密等措施，提高文件管理系统的安全性。在系统硬件架构上，可采取物理隔离、硬件防火墙等措施为文件管理系统的安全性提供保障。

2.2 系统架构与实现

基于B/S和C/S混合架构的文件管理系统，从硬件架构上来说，既要凸显C/S模式的优势，同时也要在数据库访问机制上保留B/S模式的优点，图1为基于B/S和C/S混合架构的文件管理系统架构原理图。整个文件管理系统，其硬件上主要从以下几个方面加以实现：

（1）文件服务器采用磁盘阵列。主要存放tiff格式的遥感影像文件及其影像产品的描述文件等，数据库服务器存放遥感印象产品的编目信息，FTP服务和IIS服务部署在同一台服务器上。并且，采取通关防火墙等安全隔离措施，以方便外网多用户通信。

（2）Web程序采用VS2010 C#语言，基于 开发。主要实现遥感影像产品编目信息查询、遥感印象产品管理、用户管理、文件分发计划制定、公告等功能。

（3）FTP服务提供文件下载服务。采用Windows自带的FTP服务，采用虚拟目录的形式将FTP的文件目录指向文件服务器。

（4）文件分发管理服务软件安装在中心的FTP和IIS服务器上，与IIS服务和FTP服务共用一台服务器。主要定时查询数据库中管理员制定的文件分发计划，解析文件分发计划内容，根据分发计划中的用户名将分发计划中的文件名和编目信息，以及访问FTP的用户名和密码发送到指定用户的文件下载客户端，文件下载客户端收到文件推送信息后根据信息的文件名和路径，以及访问FTP的用户名和密码自动下载文件。

（5）文件下载客户端软件，安装在用户终端上。用以实时接收文件分发管理服务软件推送的文件下载信息，并根据下载信息自动下载文件。

2.3 系统软件设计

基于B/S和C/S混合架构的文件管理系统，其主要功能是实现文件的收发传输，因此在软件设计上，需主要完成文件收发传输的工作流程设计。

（1）文件传输管理。由文件发送方选择文件类型、文件数量及文件内容，经过系统内部封装，打包发往指定的部门或者客户群，同时出于对文件安全性的考虑，支持增添密码访问功能。当指定用户打开由上游转发而来的文件时，在验证了用户身份和文件访问密码后，可进行文件打包下载，将相关下载信息反馈给文件发送方，并对整个文件传输信息进行记录备案。

（2）用户权限管理。用户必须完成注册，获取系统统一分配的用户名和密码，才能够登陆系统进行使用；并且，针对用户注册时所选择用户类型的不同，分别赋予不同等级的权限，对文件管理系统内的所有文件信息标记不同权限等级访问标签，从而实现对用户和文件的双重分类管理，提高系统的安全性。

3 结语

文件管理系统能够大大降低文件管理工作人员的负担，在实现无纸化文件传输流转的同时，也提高了办公效率。本文对分布式文件管理系统进行了设计与应用，提出了基于B/S模式和C/S模式相混合的应用架构，这对于分布式文件管理设计是一次有益的尝试，同时对其它分布式管理系统设计与应用也具有较好的指导和借鉴意义。

参考文献：

[1] 杨海燕.异构环境下汽车销售系统数据集成平台的设计与应用[J].计算机工程，2006，34（63）： 145-146.

[2] 谢川.基于B/S的异构数据源集成系统设计[J].计算机应用，2007，27（2）：436-437.

[3] 陈宏，曹健，粱曼.分布异构环境下的数据集成方法及应用[J].软件技术与数据库，2005，16（2）：232-237.

篇(3)

一、企业电子文件管理建立反馈机制的必要性

反馈机制实际上建立了一种沟通机制，使企业各部门员工能够了解管理层设定的电子文件管理目标，并有机会表达对这种目标设定的认可或质疑。同时，管理层能够通过多方途径，获取企业各部门员工在具体业务操作过程中，对电子文件管理策略的落实程度，并以此为依据，不断对企业电子文件管理进行改进和升级。具体如下：

（一）反馈机制通过帮助企业电子文件管理实现质量控制与自我调节，来解决决策层与执行层之间的供需不平衡问题

传统的企业电子文件管理往往由管理层作出决定后，各部门负责电子文件管理的专门人员或相关人员，完全按照管理层决定的电子文件管理制度、规范、流程等，执行电子文件管理系统中的某些操作。在这种单向工作流中执行层是否能够按照企业级电子文件管理战略路线执行好决策，是缺少足够的评估依据的。设置反馈机制后，企业电子文件管理流则不再是单向的，而是形成决策层与执行层之间“上传”与“下达”的双向甚至多向沟通机制。企业电子文件管理的过程因此处于监控之下，反馈信息能够直接反映这些过程中各方管理行为是否妥当，上传至管理层后，便会形成对企业电子文件管理的实时反思与不断调整。

（二）反馈机制通过强化企业电子文件管理过程中的协同合作，来解决协作部门之间的供需不平衡问题

传统的企业电子文件管理中，固化的制度、规范、流程以及相对稳定的电子文件管理系统，往往导致部门之间、员工之间以及人与系统之间缺少必要的沟通。反馈机制的设立着重关注业务部门对于电子文件管理的认知或建议，增强除文档管理部门之外，其他协同部门的参与程度。形成多方参与、共同协商、企业各层级普遍具有共同认知的一种电子文件管理状态。

（三）完善的企业电子文件反馈机制作为企业内控机制的一部分，来解决系统与用户之间的供需不平衡问题

电子文件管理系统的设计与维护都需要从管理者的管理需求出发。在设计阶段，如果管理者不能明确完整地提出系统功能需求，系统日后就很难支持企业电子文件管理过程。在应用阶段，如果系统维护方不能够及时了解系统用户体验，就无法及时优化和调整系统功能与操作流程。而完善的企业电子文件反馈机制是关于电子文件管理持续性的、周期性的自省与改革。反馈机制的设计体现了新的管理理念下，企业电子文件对参与、协同、自我管理的重视，也体现了企业电子文件管理者积极寻求与业务活动相结合、不断提升用户体验效果、建立更具认可度和共识性的企业电子文件管理制度所作出的重要努力。

二、企业电子文件建立反馈机制的具体内容

在反馈过程中，反馈信息的获取非常关键，上一步管理行为的结果会成为下一步管理行为的原因，而不断形成“原因――效果――原因”的良性循环。换句话说，“反馈信息如何传递”（反馈流程）、“谁传递反馈信息”（反馈主体）以及“反馈信息传递了什么”（反馈信息）是反馈机制必须明确的三个核心问题。

（一）反馈流程

企业电子文件反馈机制应该是一个覆盖电子文件管理全流程的广泛机制，是管理主体通过反馈信息流实现管理功能的一个完整的管理优化过程。在该机制中，企业内参与电子文件管理的部门和员工将他们参与电子文件管理的制度、规范、流程、系统等建议汇报给管理者，形成“反馈”；管理者根据接收到的反馈信息，评估已有的管理方法、程序和工具，作出相应的“反馈遵从”；管理目标和内容在进行调整后，新的电子文件管理策略、方法和系统又会引发“关于反馈的反馈”，即“再反馈”。企业电子文件管理的反馈流程，贯穿企业电子文件战略制定、业务实施与系统操作的各个阶段。在这一过程中，电子文件管理的决策制定者和执行者都可能成为反馈主体，任何关于电子文件管理决策执行的认可、改进、怀疑、否定都可能成为反馈信息，而不同反馈主体又会根据反馈信息的不同作出再反馈。如图1所示。

（二）反馈主体

参与电子文件管理反馈机制的主体至少包含三大类：电子文件管理者（管理层）、系统开发者（技术层）、企业各业务部门员工（操作层）。三大主体的关系如图2所示。

1.电子文件管理者作为管理层，担负着掌控企业电子文件管理水平与发展的重任，其所制定的电子文件管理总体目标，引导着企业电子文件管理的总体走向。从企业电子文件宏观发展来看，管理者控制着反馈信息的使用与结果，即只有在作出管理者及时根据反馈信息对电子文件管理作出优化调整时，反馈机制才能发挥积极作用。

2.系统开发者作为策略规划的设计实现者，需要将管理者设定的目标和制度，落实在复杂但有序的电子文件管理系统中，并通过系统数据库及时获取并管理用户在系统中的操作行为，节省管理者的管理成本，形成系统自动管理与反馈。没有系统开发者，管理者设定的目标将无法落实，用户反馈的信息将无序无用，反馈结果对管理升级并无意义。

3.企业各部门员工作为实际业务的执行者，必须遵循管理者制定的电子文件管理制度，使用系统开发者设计的电子文件管理系统，以参与完成与本业务相关的电子文件管理流程，实际上是以用户的身份使用管理成果。各部门员工的“用户体验”对于管理者和系统开发者判断管理目标与管理成效是否匹配至关重要。

需要注意的是，反馈机制中三大主体之间的关系不是单向的，反馈与再反馈总是循环发生。例如，管理者会通过系统为各部门员工提供系统操作行为的反馈信息，帮助他们判断自己的管理行为是否符合管理层提出的目标和要求。而各部门员工又可以通过系统向管理者提出自己的质疑或建议，帮助管理层调整管理策略等。

（三）反馈信息

不同反馈方提供的反馈信息与作用是不同的。当电子文件管理系统作为反馈方时，反馈信息主要用于帮助用户判断自身操作行为是否正确并进行有效修正；当电子文件管理系统的用户作为反馈方时，反馈信息主要用于帮助电子文件管理者判断管理成效并作出更新优化。按照反馈结果，反馈分为正面反馈和负面反馈。正面反馈是指企业用户对电子文件管理流程或系统的肯定，也可指电子文件管理者或系统自动对企业用户操作行为的肯定；负面反馈则是指企业用户参与电子文件管理流程或使用系统时对其产生的不满或质疑，也可指电子文件管理者或系统在用户使用不当时，对其发出的警示。一般来说，越完善的电子文件管理流程或系统所产生或接收的负面反馈信息就越少，但是也要注意：负面反馈信息越详细越有利于用户行为的修正和电子文件管理的优化改进。

三、企业电子文件管理中建立反馈机制的实践路径

反馈机制的实现需要电子文件管理部门、业务部门和技术部门等多方协同，在企业电子文件的生成、管理、利用等多个环节中完成相应的反馈活动。

（一）企业电子文件的生成

业务部门根据自身业务需要，同时遵从企业制定的电子文件管理制度和规范，在本部门业务系统中生成电子文件，并在业务流程中流转。在这一阶段，文档管理部门会对业务部门提出相应的电子文件格式与内容要求等，各业务部门则成为主要的反馈主体，对文档管理部门的“前端控制”进行反馈：一是业务部门有必要积极向管理者提出需求，说明本部门在业务过程中需要生成何种电子文件、需要何种技术支持管理以及需要的人员与财务成本等。二是业务部门要积极填写由企业文档管理部门下发的、用于调查业务部门电子文件管理情况的调查问卷，或积极参加由文档部门组织的座谈会，及时反映本部门遵循现有电子文件制度、规范和标准的情况，生成业务类电子文件的类型与格式现状等。

（二）企业电子文件的管理

企业电子文件在归档前，作为业务活动凭证，仍需要在业务系统中进行管理，以随时支持部门员工的电子文件利用需求。在这一阶段，各部门员工成为主要的反馈主体。

1.绩效评估。企业电子文件管理负责人可对员工参与电子文件管理的总体工作成效、各环节操作细节等进行评估，从而帮助员工判断自身在电子文件管理方面的能力与表现。评估结果在合格以上即为正面反馈，在合格以下即为负面反馈。

2.专业培训。根据绩效评估结果，那些对电子文件管理参与度不高、参与水平有限或操作行为不当的员工，需要接受专业的培训指导，以强化他们对电子文件管理的认知，使员工认识到在完成业务目标的同时，也要完成相应的电子文件管理任务。

（三）企业电子文件的利用

企业电子文件归档保存后，作为企业的信息资产，可以分级、分类面向企业用户开放使用。企业电子文件的利用一般需要系统操作，此时系统及其用户会对彼此的行为作出反馈，推动电子文件利用过程中系统与用户的相互适应。

篇(4)

由于电子证据的一些特殊性，与传统证据相比，对电子证据进行认证要复杂得多，给认证带来了许多挑战。关于电子证据在什么条件下能够通过认证具有可采性和证明力，目前已有的国际上或者各国的证据法律规定不一致，英美法系的国家和大陆法系也存在不统一，但是能够得到统一认可的是某一电子证据必须具有合法性和真实性才能作为定案的依据。电子证据的认证标准同样不能脱离这两个标准。对此，结合英美法系的相关规定，笔者在理清电子认证和电子文件管理之间关系的基础上，着重探讨了电子证据合法性以及真实性认证给电子文件管理工作的启示和要求。

一、电子认证与电子文件管理的关系

1　电子证据与电子文件证据概念解析

法律学界将电子证据的含义概括为：电子证据是以电子形式存在的、用作证据使用的一切材料及其派生物；或者说，借助电子技术或电子设备而形成的一切证据。档案学界对电子文件的含义概括为：国家标准《电子文件归档与管理规范(GB／T 18894―2002)》将电子文件界定为“在数字设备及网络计算机环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备进行阅读、处理和存储，并可在通信网络上传送的文件。”电子文件是“数字信息”与“文件”两个概念的交集，它既是有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。将电子文件用作证据使用时，即为电子文件证据。

通过对电子证据和电子文件证据的概念进行分析可见：电子证据与电子文件证据是属种关系，电子证据在外延上大于电子文件证据。

2　电子证据认证与电子文件管理

美国著名的电子文件管理专家戴维・比尔曼(David Bearman)的著名专著《电子证据一当代机构文件管理战略*的译者王健教授在序言中针对为何将书名以为“电子证据”解释到：“本书的书名反映了研究焦点的重大变迁……一年中，我愈益认识到关键在于怎样界定计算机系统中的信息是否属于文件―业务活动的证据。我以‘电子证据’作为书名，就是为了强调一点，大多数电子数据、电子记录或者信息汇集并非文件，因为它们不能作为凭证。这是我们在纸质文件环境中不曾遇到过的。因此，必须为电子证据的管理创立方法论。”可见，在电子文件管理的研究中，已经考虑到了将电子文件作为证据这一思想，也考虑到电子文件的法律效力。

所以，我们需要将证据的观点纳入到电子文件管理的范畴。基于此，我们必须考虑电子文件作为证据在法庭上被采纳的认证标准，明确什么样的电子文件具有证据资格和证明力，这样才能有效地推动电子文件管理工作。本文主要是从证据的合法性和真实性认证的两个角度来讨论其对电子文件管理的启示。

二、电子证据合法性认证对电子文件管理工作的启示

1　电子证据合法性

电子证据合法与否与其生成、传递、存储以及显现有密切关系。其合法性是与电子证据的非法证据排除规则相对应的，美国的《联邦证据规则》针对电子证据调整了非法证据排除规则，我国也规定了有限的非法证据排除规则。具体来说，电子证据作为非法证据加以排除的情形主要有：(1)通过窃取方式获得的电子证据，不予采纳；(2)通过非法搜查、扣押等方式获得电子证据、情节严重的一般不予采纳；(3)通过非核证程序得来的电子证据，在电子商务纠纷案件不予采纳；(4)通过非法软件得来的电子证据，在民事诉讼中一般不予采纳。这四个方面，前两者主要是指获取方式不合法导致的电子证据不合法，而后两者则指生成与保存电子证据的程序和软件不合法导致的电子证据不可采纳，与电子文件管理有关的也正是后两者。系统核证主要是针对电子文件管理系统，它是指由专门机构对有关的系统按照一定标准和步骤进行审核，审核合格的就签发核证证书。非法软件主要包括非法售制的软件与非法录制的软件两大类。前者是指研制过程违公益或国家法律的软件，或者未通过国家登记备案而私自向社会销售的软件。后者是指未取得软件合法所有权人授权而录制的软件，即俗称的盗版软件。

2　启示

非核证程序和非法软件中得来的电子证据不予采纳，给电子文件管理带来的启示包括：一是进行系统核证，二是保证电子文件管理系统的合法。

进行系统核证

一些国家已经针对系统核证做了特别规定，例如新加坡就成立了专门的机构进行系统审核和签发证书。我国尚未作出全面的规定，目前仅有一些对电子商务辅助活动使用计算机软件进行核证的规定。如财政部1994年的《会计电算化管理办法》针对会计行业的核算软件的核证作出了规定；信息产业部的《电信设备进网审批管理办法》和中国证监会的《网上证券委托暂行管理办法》都对各自行业的系统核证进行制度规定。但是，专门针对电子文件管理系统的核证制度目前还没有明确法律规定，有的电子文件管理系统是企业与其他软件公司合作开发，有的甚至是自行研发的，没有对电子文件管理系统确立统一的标准并核证。但是从确保安全的角度出发，对系统进行审核许可的时代迟早会来的。

保证电子文件管理系统的合法

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我国各省、市按照国家档案信息化建设的总体要求，制定了相应的电子文件管理地方标准。地方也积极制定地方法规，1999年11月，天津市出台第一个电子档案地方标准《文书档案目录数据库结构与著录格式》，不久，江苏、浙江、福建、安徽、上海等省、市也相继了类似标准。2005年以后，安徽省电子文件中心作为全国第一个电子文件管理中心作为代表，在全国档案工作会议上被推广经验，后来江苏、浙江、福建、天津、青岛等地方也开展了一系列电子文件管理和保管利用项目，改变了各机关电子文件分散保管的局面。我国目前正是在通过基层试点来解决电子文件档案遇到的难题，探索我国电子文件长期保存和利用模式。

笔者阅读大量资料，站在电子文件管理国家战略的高度规划电子文件管理模式的结构框架，力图构建出一个立足电子文件发展规律，符合国家方针政策的具有实际可行性和生命力的结构体系，具体说来，我国电子文件管理模式结构需从4条主线，3个层次来架设。

一、四条主线

1.全程管理

全程管理是对电子文件运动全生命周期迸行管理过程的简称，前端控制思想是全程管理思想的保障，强调事先控制。我们在进行电子文件管理模式构建中，就应将电子文件管理理论纳入到文件形成初期，避免因“分段管理”造成管理过程不衔接，电子文件资源的丢失和格式（途径）不配套的现象发生。

2.文档一体化

当前我国整体上是实行的文件和档案分开管理分开处理的体制。我国是将文件与档案管理看作是一个前后的过程。文件管理是档案管理的前者，没有文件管理就没有档案管理，文件管理是档案管理形成的前提性条件，而档案管理则是文件管理的后续处理结果，文件管理统归都要经过档案管理这个阶段。然而正式这种电子文件管理与档案管理分开管理的模式，我国恰好又正式两个部门对与这两个阶段进行分别管理，所以在二者的协调上就总会出问题。电子文件管理机构对于电子文件的保护意识不够，在电子文件向档案文件传输过程中，造成不小的流失。而档案管理机构的资源改革和探索，也很少一部分可以影响到电子文件管理机构。对此，我们要把档案管理理论覆盖整个电子文件运动生命周期，实现电子文件从形式时就按档案的要求进行管理，实现文档一体化。

3.集中式管理

集中式保管策略是通过机构变革、政策法规、观念转变等逐渐形成的电子文件资源统一管理、统一指挥、统一调配的格局，这有利于实现电子文件管理的集约型，促使电子文件管理规范化和位置集中，消除“孤岛”现象和“政出多门”的弊端，实现电子文件的共享和长久可用。

4.单轨制（单套制）

我国电子文件管理目前实行的是双轨制的管理方式（双套制的保管模式）。“单轨制”与“单套制”归档的选择，是建立国家电子文件管理的战略的一个不可回避的问题。西方发达国家基本已经实现了电子文件的“单轨制”与“单套制”归档管理模式。

二、三个层次

1.真实、可靠、完整、可用和长久可用是电子文件管理的目标

（1）真实性：电子文件管理系统在接收文件前对即将进入系统的电子文件进行鉴定，并确认其是由被授权者形成、发送的，同时保证在保存、处置电子文件过程中对其所做的任何增、删、改、查的行为都是经过授权的。

（2）可靠性：系统中存储的电子文件要能够准确反映其所证明的活动、事实及事务活动过程，在后续的事务活动过程或活动中可以以其为依据，这要求电子文件管理系统能够保证电子文件的内容信息和背景信息真实可信。

（3）完整性：对于保存在系统中电子文件，系统能够保证期信息的齐全，防止对其

进行未授权的改动，一旦发生改变，系统能够对这种改动进行追踪，并能够恢复到最后一次改动的状态。

（4）可用性：电子文件管理系统要能够保存电子文件以有效的方式查找、检索、呈现和理解，电子文件可以得到利用。

（5）长期保存：为了能够能够持续收集、选择、组织最有价值的文件信息资源，对其进行长期保存，确保其真实性、完整性、有效性，并在相应的权利保护下可以为电子文件管理系统的用户所获取。

这是我们进行电子文件管理的核心目标，也是我们对电子文件管理活动的要求，一切电子文件的活动都应建立在这个核心目标之上，离开了任何一点，我们进行电子文件管理也将失去意义。因此我把这作为构建电子文件管理模式的结构体系的靶心。

2.法律政策、标准规范、技术创新、商业模式、组织机制和最佳实践是电子

国家层面应制定电子文件管理活动的方针、政策、法律、条例，使电子文件管理活动在国家总揽全局、统一指导、有效监督的条件下有条不紊的进行，同时完善电子文件管理组织体制，保障电子文件在服务组织机构管理活动，建立电子文件管理标准体系，目前比较成熟的，模型是开放档案信息系统（OAIS），鼓励发展电子文件管理软件和设备产业，加强电子文件数字中心的建设，推动电子文件技术的创新，探索电子文件管理的最佳实践，并以示范经验推广应用。法律政策、标准规范、技术创新、商业模式、组织机制和最佳实践之间是相铺相成、密不可分的。

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111 　 项目文件管理的概念项目是一种临时性 ( Temporary) 创造(Create) 一项唯一的 (Unique) 产品和服务的任务。

项目的这种临时性、创造性、唯一性决定了完全意义上的项目文件管理的复杂性、艰巨性和严肃性。为了实现对项目文件的有效管理和控制 ， 保持工作成果及过程的可追溯性 ，防止信息资源丢失、损失 ， 便于有关信息、成果的有效再利用 ， 必须加强项目文件管理。

112 　 工程项目文件管理软件的运用现状目前在我国 ， 项目电子文件管理的方式和手段的运用并不容乐观 ， 因为项目具有周期紧张、资源有限、信息量大等特点 ， 甚至有的项目是现场作业 ， 所以很多企业在项目中根本就没有采用文件管理软件 ， 电子文件的保管没有形成完整的体系。

有人统计 ， 在此类企业项目实施中 ， 主要项目管理人员文件查找消耗的时间超过了其工作时间的 30 %。

也有部分经营状况良好的大中型企业花费大量的人力、物力建立了项目电子文档管理系统、项目文档数据库 ， 实现项目全过程的信息管理和共享 ， 实现工作流的控制和管理 ， 实现文档的版本控制、分发、共享浏览 ， 数据恢复管理、红线圈阅、权限管理、文档的状态跟踪、文档管理与控制等 ， 但总体上看真正运行正常的微乎其微。

2 　 需求分析

工程项目文件管理的服务对象实际存在三个层次: 公司、项目、个人。对项目级的电子文件管理而言 ， 因需要保留过程文件 ， 文件量十分庞大 ， 一个工期 1～2 年、投资几亿人民币的总包项目 ， 其文件存储就可能要超过 10G。

对公司级的文件管理 ， 因公司项目可能达到一年几十个上百个 ， 而公司服务器的存储空间有限 ， 所以不可能把项目的所有过程文件保存上去 ， 一般只会保存最终版文件 ， 这不能完全满足项目过程控制的要求。至于个人的文件管理 ， 公司的文件管理系统就更加不能应付了。

这样便产生了公司、项目、个人三个层次需求的不一致 ， 公司级的文件管理系统更多的是一个事后的档案管理系统 ， 而很难成为一个实时的项目文件管理系统。因此 ， 一个独立于公司文件管理系统之外的项目文件管理软件就存在现实的必要性。

3 　 开发方案选择

项目周期紧张、资源有限、甚至现场作业的特点决定了项目文件管理软件的安装配置、运行维护、操作使用必须十分简单 ， 因为一般项目是没有专职的 IT 工程师的 ， 而由项目秘书负责建立“项目管理文件清单”及文件登录、归类、保存。

虽然文件管理系统要求是一个以网络和大型数据库为支撑、以资料档案的规范管理和有效利用为核心、以提高资料档案管理水平和利用价值为主线的档案和资源管理信息化平台[1 ]。

但根据我国目前项目建设与管理的实际 ， 现阶段大多数情况下 ， 项目文件管理并不宜完全依赖于网络 (虽然是将来的发展方向) ，以文件系统 ( Filesystem 指贮存在计算机上的文件和目录) 和Access等小型数据库为基础仍是一个不错的选择 ， 在实践中能起到事半功倍的效果。

4 　 软件开发思路

411 　 数据库设计

项目文件管理是一个系统的过程 ， 包括文件处理、文件报批、文件借阅、文件保管与保存、文件发放与控制、文件作废与销毁等过程。

项目实施过程中 ， 往往有来自组织内部和外部的大量的文件产生 ， 这些文件又和相关的事件相联系。因此 ， 项目文件管理必须反映组织、事件、相关文件等内容。数据库设计时 ，与文件直接相关的表可考虑建立以下三个 (见表 1) :

WBS表: 用于反映组织、事件的分类。

通过其编码 ， 可以准确、便捷地对文件进行确认和检索 ， 可方便地进行电子化或表格 (纸介质) 形式管理。

MATTER 表: 对事件进行描述 ， 主要反映事件日期、事件代码等内容。如一封信件的接收或发送日期、信件编码、内容描述等信息。

FIL E表: 必要时 ， 对事件所涉及的文件分别进行登记 ， 如图纸提交相关方时 ， 登记提交的每个图纸包名称或每一张图纸名称等内容。

三个表之间采用一对多级联的关系 ，wbs -id是 WBS 表的主键 ，MATTER 表的外键 ，WBS 表和 MATTER 表之间级联删除和更新;mat ter-id是 MATTER 表的主键 ， FIL E 的外键 ，MATTER 表和 FIL E表之间级联删除和更新。

*1

412 　 主要程序设计

41211 　 树型结构设计

项目实施各方可根据各自的项目管理需求确定其文件管理的分类 ，如可采用四级分类:第一级为收发文单位、 第二级为文件类别、 第三级为专业或部门、 第四级为专业子项。Treeview控件可方便地创建同级节点或下级节点 ，从而实现对事件、 文件的分类管理[2 ]。

树型结构使用 WBS 表的数据 ，由 Treeview控件来创建 ，parent-id 字段确定了各个 wbs -name 的层次关系(见表 2) 。

*2

41212 　 Datagrid表格设计为操作 MATTER 表和 FIL E 表 ，可利用Datagrid控件分别建立事件表格和文件表格。

Treeview 上点击某节点 ，如该节点为最底层节点 ，事件表格中便显示 MATTER 表中与该节点Wbs -id 对应的数据 ，如该节点不是最底层节点 ，事件表格中便显示 MATTER 表中与该节点及其下级所有节点 Wbs -id 相对应的数据。

事件表格上点击某记录 ，即确定了 MATTER 表中的 Mat ter-id ，文件表格便显示 FIL E表中等值Mat ter-id所对应的数据。

MATTER 表和 FIL E 表的 AllowAddNew、AllowDelete、 AllowUpdate 属性设置为 True ，以保证数据编辑工作的正常进行。软件界面如图 1 所示 ，其左侧为树型结构 ，显示事件、 文件的分类 ，右上部为事件表格 ，右下部为文件表格。

41213 　 对文件系统的操作

文件系统对象 FSO ( File System Object )可通过调用对象本身的属性直接实现对文件和文件夹的操作 ，FSO 的 Folder 对象的 FolderExist s方 法 可 查 找 一 个 文 件 夹 是 否 存 在 ，CreateFolder方法可创建一个文件夹。 在事件图 1 　 软件运行界面

表格新增记录时 ，程序目录下相应自动建立与新增记录的 wbs -id 同名的文件夹。事件表格双击事件 ，本事件对应的文件夹自动打开。

41214 　 对查询集的全文搜索

Windows操作系统提供了对某一指定根节点文件夹的全文搜索 ，但在项目文件查询中使用并不方便 ，因为事先并不知道相关文件在哪些文件夹中 ，在顶层文件夹中查找效率太低 ，指定更具体的位置 ，又可能挂一漏百。对查询集的全文搜索的方法是:首先通过一定的查询方法 ，查询出包含相关内容的所有文件夹的集合 ，事件表格中便显示事件相关文件存放的位置(事件 Wbs -id 与相应的文件夹同名) ，然后在这些文件夹和子文件夹的所有文件中 ，查找包含一定文字的文件。

41215 　 文件打包

不同的项目人员对项目资料有不同的需求 ，如需要拷贝某部门在一定时期的全部管理文件 ，使用文件打包功能便可圆满地解决这个问题。

文件打包主要使用 FSO 的 CopyFolder和CopyFile 方法 ，随着查询记录集从第一条向移动 ，对应事件的文件夹依次被复制到文件包中。如在复制时判断该文件夹是否已经存在 ，还可实现增量备份的功能。

5 　 结　 语

我们依据本思路开发了一名为 “文管精灵”的项目文件管理软件 ，并已在一涉外项目中使用了一年 ， 现工程完成将近一半 ， 管理的文件量已达到了1 2 G ，文件数超过2万个 ，文件夹接近 4 000 个。实践证明 ， “文管精灵” 简单直观 ，操作方便 ，同其它文件管理方式相比提高了管理效率 ，不仅能服务于项目级的文件管理 ，还可用于个人资料的管理。此开发和运用模式既结合了当前国内软件运用的水平 ，使普通使用者轻松上手 ，又服务于生产实际 ，使项目文件管理规范、 项目文件保存完整。

参考文献

篇(7)

一、元数据自动采集需求分析

元数据是描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。不同于传统意义上的着录,元数据内涵更丰富,功能更全面,要求更严格,不可能由档案管理人员在文件归档后进行着录,更不可能由形成机构文件管理人员或业务人员手工录入。元数据需要全程规划,需要嵌入系统,需要实时自动采集,需要真实、动态地再现电子文件管理的背景信息及过程信息。实现元数据自动采集,是元数据自身管理的要求,也是形成机构实际业务的需求。

(1)元数据管理要求

国际标准《信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求》(ISO 16175 1-3)一再强调,文件管理元数据(metadata)包括“识别、认证文件和文件背景关联等信息以及生成、管理、维护和使用文件的人员、流程和系统的信息,文件管理政策”。只有伴有界定了关键特征元数据的文件才是真实有效的文件,这些特征必须被清晰地记录下来。元数据在文件捕获点上对文件进行详细说明,固化文件与其业务背景的关联,对文件实施管理控制。在整个生命周期中,新的元数据不断伴随业务的开展、提供利用而持续增加,以长期保证真实性、完整性、可靠性、可用性,使得对文件的管理成为可能。

在电子文件管理系统中必须实现元数据的有效管理。电子文件管理系统(ERMS)作为专门用于对文件的维护和处置予以管理的系统,具有如下属性:在背景中生成文件;管理和维护文件;依据要求的时间长度维护文件;文件管理元数据要可以设定。

作为描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据,元数据最大的特征是动态性,动态地再现文件生成、流转、管理的全过程,在整个生命周期中为电子文件(包括由此转化而成的电子档案)的真实、完整、可靠、可用保驾护航。元数据的重要价值在于还原文件的背景信息,反映其所生成的政策法规和技术环境,显示与其他文件以及业务行为责任者等的各种关系,克服电子文件虚拟存在的局限。可见,元数据记录和反映的这些错综复杂、动态变化的信息已经无法仅仅依靠手工进行记录,必须嵌入系统,由系统自动判断、计算与识别,实现系统自动采集元数据是元数据自身管理的要求。

(2)机构业务需求

电子文件的特点决定了对元数据的采集必须前置,由前端形成机构伴随业务活动的开展和其间文件的形成进行采集与管理。《文书类电子文件元数据方案》(以下简称《元数据方案》)给出了88项元数据元素,其中80%需要形成机构进行采集,而且过程性元数据需要反复着录,侧重记录电子文件生成的技术环境与业务过程信息,所涉问题难度大且较复杂。特别是《元数据方案》中规定的一些元数据项存在“宏观”或“笼统”的情况,比如元数据中“日期”项,如不结合文件生成、运转、处置的流程予以细化,则无法确定采集节点和采集方式;仅从文件生成流程来看,面临着起草、会商、审核、签发等诸多“日期”,哪些日期最为关键、哪些应作为元数据予以采集、在文件生命周期中是否重复元数据以及如何采集等,都需要结合机构业务流程和相关规范深入研究,并实施精细化管理。对文件形成机构(即业务机构)而言,因为元数据管理而徒增繁重手工着录工作量,造成人力物力财力的巨大浪费,进而影响机构工作效率与绩效。需要指出的是,元数据并不是独立的,而是与机构自身电子文件管理基础密不可分。没有科学的电子文件、档案一体化全程管理流程,没有完备的电子文件元数据管理功能要求,便无法构建完善的元数据管理方案。因此,本文的研究内容是综合性的,从狭义来讲是电子公文元数据自动采集方案;从广义来讲是机构电子文件管理方案。

二、元数据自动采集原则

(1)基于档案管理的基本原则

1.来源原则。元数据采集虽然通过对电子文件信息加以采集、提炼、分析和组织,揭示文件、档案的内容及其产生规律,但是仍然以尊重档案的本质属性和规律为前提,在采集时注重体现电子文件来源,使机构中同一来源的电子文件通过元数据采集得到集中反映,使元数据与档案的来源相联系,以此通过元数据揭示同一来源的档案、文件之间的各种联系,为档案、文件的理解与利用提供来源方面的背景信息。

2.有机联系原则。有机联系原则也是档案管理的基本原则,是指系统中文件及组成系统的诸要素之间需保持时空上的相互联系。由于电子文件是以二进制代码的形式分散存在于计算机之中,因此保持文件之间的有机联系显得尤为重要,而要保持这种有机联系,必须依赖于元数据。以此原则为导向的元数据采集实质上就是电子文件信息的系统化增值过程,其目的是把分散的文件信息转化为互相联系、系统的信息流,形成！更高级的信息产品,满足用户的特定利用需求。通过元数据采集与管理过程,使大量文件特征信息加以系统化和组织化,有效控制档案、文件信息揭示的数量和质量,克服档案、文件查询和利用的困难,提高检索效率,节省查询成本和精力耗费,实现价值增益。