档案管理技术精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案管理技术范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

一般而言，技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制，因此在参考文献和检索工具中极少被引用？譼？訛？譽？訛。这一点在机械动力制造行业尤为明显，技术档案的利用价值是它的固有特点，使得它在企业建设与发展体现出不可替代的地位。如何使技术档案的利用价值变为使用价值，使科学技术成为生产力，在企业建设与发展中产生经济效益，最终要归结于技术档案的有效管理？譾？訛？譿？訛。

作为一名在机械动力行业从事技术档案管理工作多年的工作人员，下面我将谈谈我在这方面的一些心得和体会。

一、完善的归档和保管制度

新产品开发、产品试制、课题研究或其它科技项目中形成的应归档文件材料，在任务完成或告一段落时（如已通过评审鉴定、验收）， 凡是有保存价值的，都必须由研发管理部归档，比如，底图在首次晒图时归档；设计、工艺变更通知随时归档；科技成果转化及高企申报材料结束后立即归档。归档的文件材料必须遵循一定的原则：首先要能准确地反映企业各项活动的真实内容和历史过程，对重要的文件材料内容要经当事人审定。其次，归档的文件材料在形成保管单位时，要按文件材料形成的时间顺序系统排列，做到层次分明，有机联系，符合其形成的规律。然后，归档原稿用纸和书写要符合要求，须用黑色或蓝黑墨水书写，字迹清楚、工整、图样清晰，不得用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水书写。最后，电子档案归档，一个产品经过评审鉴定小批量生产后，全套图纸电子档导入PLM系统（或拷贝给档案室归档）。

技术档案的类型各种各样，包括各种载体和形式，有底图、蓝图、表格、文字材料、机读材料和实物模形等，为了便于查阅，在进库房保管前需要将它们合理地分类。在机械动力行业，技术档案可以按内容划为产品、工艺工装、科技成果转化、高企申报等。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整和安全，这既是档案保管工作的基本任务，同时也是档案保管工作的目的。档案保管工作的任务就是做到不乱、不坏、不失。因此，技术档案保管工作逐步实现规范化、标准化、库藏各类档案要分别排列保管，比如，文字材料装盒保管，底图专库保管，用底图柜平放，并且除修改、送晒外，不得外借；光盘、移动硬盘单独存放。技术档案大多属于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是库房的第一大要事，为了防止火灾的发生以造成不可估量的损失，必须遵循以下原则：档案库房严禁非工作人员入内；库房内严禁存放易燃物、食物和其它与档案工作无关的杂物；消防器材应放在方便、易见处，严禁在库房内吸烟或点明火。同时为了防虫防盗，库房内应经常保持清洁卫生，按要求施放药物，做到无虫、无霉、无灰；离开库房时应拉好窗帘、关闭电灯，进出库房随手关门，严禁敞门离开库房。

二、合理的查阅和修改制度

企业技术档案要以原始记录为依据，定期作出准确可靠的统计，其统计范围主要有：档案管理基本情况统计；分类档案数及库藏量统计（包括卷数、底图张数、科技资料总数）；归档率、完整率、准确率、查全率、查准率的统计；档案提供利用及其效果的统计。档案室要编制档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录，并且要根据需要编制检索工具，认真做好企业技术档案信息开发利用工作，便于查阅和资源共享。

为了保障档案的准确性和时效性，需要对于技术档案进行一些修改：对于已归档的图纸、技术文件，要有经过领导批准的图纸及技术文件更改通知单、产品图纸及技术文件由产品研发部门负责，工艺及工艺文件由工艺管理部门负责，如需借出修改，必须办理登记手续，限期归还；对于常年生产的定型产品图纸和工艺技术文件，由研究院研发管理部按有关规定发放，一般每年换发一次，如不需要更换的直接加盖章印，换发新图的同时，要收回旧图，并办理登记手续，设计、工艺部门必须在换发新图前按规定手续做好底图的整顿工作；零散晒制蓝图及技术文件或复印管理类文件材料，应由申请部门向研究院研发管理部申请流程提交晒图、复印申请单，操作人员收到申请单后进行下面的工作。

为了促进学习和交流，公司员工和外单位人员按照相关规定可以查阅技术档案。对于一般档案，除开架提供阅览的以外，应办理登记借阅手续，并限在阅档室查阅，用毕当即归还，要求把档案拿出阅档室使用，按借出手续办理，查阅密级文件，须持所在部门介绍信并经研究院研发管理部门同意。外单位要求查阅档案，必须持单位介绍信，说明目的，并通过有关业务部门负责人签署意见后方予接待。

三、健全的保密和销毁制度

技术档案记录着企业的科研生产活动，有些属于企业的绝密资料，这些材料如果被竞争对手得到会对公司的利益造成极大的损失。应该尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。其实，根据公司的政策和档案的作用，准确地判定档案的保密级别，公司技术档案密级分为机密、秘密、一般三类，一般类档案可以在厂内开架提供阅览和借出使用。秘密以上属保密档案，一般不予外借和复制，须经规定的审批手续方可查阅。对于保密档案，立卷部门在立卷时应准确标明密级，注意妥善保存和及时归档，另外，档案室对机密档案应单独保管，机密档案柜的钥匙平时应予封存。最后，档案人员不得擅自将档案带出库房，不得私自摘录或复制所管的档案，不得以档案内容作谈话资料，闲谈议论，以致外传。接待查阅档案须认真履行登记手续，不得违反规定擅自借出档案；经鉴定剔出的文件材料和超过保管期限待销毁的档案，都必须妥善保管直至按规定方式销毁，不得造成散失。

技术档案保管期限分永久、长期、短期三种，各类档案分别根据国家有关部门的规定和公司的需求划分保管期限。销毁档案必须严格掌握，慎重从事，对于经过鉴定剔出的文件要分别造清册再保管一年以上，不得当时销毁；对于已经超过保管期限经鉴定确定不再继续保存的档案，应造具清册，提出销毁报告经分管领导审批，缓期一年执行销毁；销毁档案时要严格执行保密规定，应有综合管理部和安保部派人送造纸厂销毁，监销不得少于二人。档案销毁后，监销人须在清册上签字。

引文注释

？譹？訛 Alalwan J A， A taxonomy for decision support capabilities of enterprise content management systems， The Journal of High Technology Management Research， 2013， 24（1）： 10-17.

？譺？訛 田晨，毕小青.知识视角下的企业文档管理[J].档案学通讯，2001（1）：17-19.

？譻？訛 张斌，徐拥军， 褚峻等.知识资源管理： 企业档案工作改革的新思路[J].中国档案，2004（10）：37-39.

？譼？訛 中华人民共和国档案法，1996-07-05.

？譽？訛 中华人民共和国档案法实施办法，1999-06-07.

？譾？訛 张静.浅谈新时期的档案工作[J].经济研究导刊，2013（3）：235-236.

篇(2)

1 电子档案的特征

电子档案不同于传统的纸质档案和实物档案，它有自己的独特特征：（1）电子档案的不稳定性，其主要是存储在磁介质上，主要有磁盘、光盘、磁带等。这种介质容易受到震动、磁信号的影响，载体结构稍微变化，就有可能造成数据的丢失和破坏，这对电子档案保存的环境有严格的要求。（2）电子档案的非直读性，电子档案的阅读需要借助一定的设备来进行，需要相关的软硬件设备来进行阅读，这就要求档案馆在保存电子档案的同时还要保存其专门的阅读设备。（3）电子档案的易更改性，电子档案的更改过程不容易被察觉，更改后不会留下任何痕迹，电子档案在传递或更换其他载体时，容易被更改。电子档案的增加、删除、修改都非常方便，给档案的真实性鉴定和保密性带来一定的困难。（4）电子档案对设备和技术的依赖性，档案信息的加工、组织都需要借助一定的设备和软件，还需要统一标准，标准不健全、不统一，容易出现在其他设备和环境下不能读取、不兼容的情况，档案资源不容易进行载体互换。

2 电子档案管理的难点

2.1 档案数据的不兼容性。数字档案产生的途径很多，有办公档案、数据档案、照片、文本、视频、声音等各种形式的档案资源，并且产生这些档案的管理系统和应用程序也不一样。这样产生的各种各样的非结构化数据在兼容性上就不好把握。不同类型的档案需要不同的软件才能打开，即使同一种文件在软件升级后也有可能不兼容或者丢失数据。这种不兼容性给数字档案的保存和使用带来很大的困难。

2.2 档案信息冗余。由于不是完整的数据库文件，各种各样的数字档案资源容易出现重复，数字文件的易复制性决定了其文档备份较多，并且因工作需要可能会不定期地修改，这样就会造成备份的不统一，尤其是手工备份文档，更容易造成数据的冗余，不利于数据的长期维护，容易造成数据不统一。

2.3 数字档案信息之间的联系弱。很多数字档案是相对孤立的，缺少相对的联系，导致系统没有办法识别两份电子档案的联系和区别。在保证电子档案安全的同时，强化档案关联共享。这种数字档案的独立性容易产生大量的数据孤岛，如果文件的扩展名被修改或者丢失，该文件所关联的程序则会失效，这种情况给电子档案归档带来不少的麻烦。

3 电子档案管理技术研究

电子档案的管理技术主要分为原生电子档案归档技术和数字化档案归档技术两种。

3.1 原生电子档案归档技术。原生电子档案主要是指在生活和工作中，直接产生的电子文件，又具有一定的保存价值，形成原生电子档案。原生电子档案归档技术主要有：在线数据收割技术、网络数字资源镜像、白色档案转换技术、fedora档案存贮系统等。

（1）在线数据收割技术：利用开源的原理，采用自动收割技术下载整个网络空间，对其进行抽取和标引，并组织成检索库供用户使用。奥地利国家图书馆和维也纳科技大学联合开发和使用该项技术，目前已经应用到奥地利数字图书馆和网络学习空间。（2）网络数字资源镜像技术：这种技术主要运用主题和事件的方式对网络资源进行选择，并形成档案资源的元数据，包括对多媒体和超文本的采集、标引、存贮并使用，最后运用人工编目的方式，为每份档案创建一条目录。美国国会图书馆开展的MINERVA项目采用的就是这种方式。（3）白色档案转换技术：这种技术主要为了尽量提高档案的利用效率，并且又不破坏数字档案的结构而采用的方法，即对原生的电子档案逐步地仿真和转化，由黑色档案（原始档案）经过保密加工和灾难恢复等工作，转换成灰色档案，最后再经过访问的限定和迁移变成白色档案，供用户使用，既保证了档案的安全，也提高了档案的利用效率。（4） fedora档案存贮系统：这是一套基于linux操作系统的管理软件。其允许数据的录入、删除和修改，通过这个系统可以实现原生数字档案馆藏资源建设，主要由弗吉尼亚大学、赫尔大学、斯坦福大学、耶鲁大学和英国赫尔历史中心共同参与完成，可以通过系统实现电子档案的评价和初审，可以实现档案的病毒检测、自动生成档案清单和信息包，并形成相关的档案访问权限。同时fedora还有数字对象存储库，并配有数字档案的采集和标引系统，主要由英国惠康图书馆开发，包含对不同标准的元数据重新创建、整理和组织，并开发了元数据自动提取和实施方案。

3.2 数字化档案归档技术。数字化档案主要是指将纸质档案数字化后形成的档案，这种档案的优点是使用的过程中不会对档案本体造成损坏，并且方便多人同时使用。主要有页面自动分析技术、档案数字化技术、多媒体数字档案技术、3D激光扫描技术。

（1）页面自动分析技术，即在数字化的过程中，自动对档案的信息资源进行采集和标引，该技术首先对图像进行预处理，然后提取图片的信息，包括图片的线、背景线、特殊符号、标题和文本等，最后进行文字的识别和重建。希腊国家信息与电子通信研究中心正在研究使用这种技术。（2）档案数字化技术，主要包括纸质档案的初始转换，数据的管理和访问，采用文章逐条、逐页的数据加载方式，自动创建页面级，手动创建文章即元数据的方式，采用SGML DTD（标记通用语言――文件形态定义）来反映，英国的曼彻斯特大学学者正在开发这种模式的归档技术。（3）多媒体数字档案技术，这种技术主要研究了音频档案信号转换的波段分析和恢复、信号提取、副本保存等关键技术，采用半自动的方式从视频和音频中提取元数据以供检索使用。通过检索相似性和曲线对比来对数字资源进行识别，这样减少了数字化抽取过程中的信息丢失，意大利的帕多瓦大学在对这项技术进行深入研究，欧洲的很多国家都是使用这种技术。（4）3D激光扫描技术，这样技术对实物档案数字化有很大的意义，主要是通过三维扫描和模拟，将其存储和开放使用，目前研究这项技术的主要有斯坦福大学、加州大学和中国科技大学，已经取得了初步的成果。

4 结语

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提高领导和职工对档案管理工作的重视水平。档案管理工作中最重要的问题就是不管是领导还是一般职工，对它的重要性的认识都还不够到位，认为档案资料并不是工作和决策中的必需品，因此对档案工作无需过分重视。甚至有些部门为了部门利益，甚至不配合档案管理工作，对一些需要归档的文字资料拒绝上交，或采用各种方式拖延。这对档案管理工作都是十分不利的。为此，应当通过教育、宣传、督促等各种手段，进一步提高各级领导职工的对档案重要性的认识。同时，档案管理人员也应当主动履职，主动加强与其他部门的沟通交流，做好档案管理服务工作，让所有人员认识到档案管理工作带来的工作便利，从而扭转干部职工对这项工作的错误认识。

2、进一步做好新形势下技术电台档案管理工作

2.1要做好档案资料管理工作

随着时代的发展特别是电子信息技术的进步，许多档案资料的介质从传统纸质文件逐渐向纸质与光盘、硬盘复合转变，记载的内容从简单的文字向文字与音视频并存转变。特别是技术档案，这种转变的趋势更加明显。档案管理工作要主动适应这种变化，积极创新工作办法，加强对这些复合档案资料的管理工作。一是对传统纸质介质的管理，在按照传统方法做好对纸质介质档案管理的同时，也应当适应时代的进步，加强对传统纸质档案的电子化工作。比如，对于一些文件资料、技术图纸等，可以通过扫描的办法录成电子图像进行归档；对于一些零散的，无需保持原貌的文件，则可以通过文字转换输入的方法形成新的Doc文档或图表进行归档保存。二是对于现在新产生的电子档案，主要是借鉴传统档案管理理念，在电脑上对其进行归档。同时，由于电子档案介质的脆弱性，要注意加强对光盘、硬盘等介质的保管，定期进行备份存储，确保安全。

2.2要对档案管理建章立制

制度是确保工作有序开展的前提，在档案管理领域也是如此。因此，一是要结合技术电台工作实际，对现有的档案管理工作制度进行完善，让档案管理工作从源头到终端都有章可循，同时要对收集整理、日常保管、借阅使用等工作的流程进行细化完善，让所有职工对档案管理工作流程都有明确的理解，这样也能提高他们对档案管理工作的配合程度。二是要对新的电子科技档案的管理制定制度。应该说，电子档案在生成与保护方面还是存在很大的区别的，比如在程序版本、存档格式、保密和防篡改等方面，如果不加以明确，将造成电子档案管理工作的混乱，这就要求对电子科技档案的管理采用与纸质档案不一样的制度来对这些情况进行规范。

2.3要加强档案管理队伍建设

档案管理工作是一项涉及面广、专业程度和精细化程度都很高的工作，而技术档案又因为其的特殊性，对管理人员的要求更高，这就要求电台要建立一支高素质的档案管理工作人才队伍。一是既要有专职的档案管理人员，又要有兼职的技术档案管理人员，各司其职，各负其责，确保技术档案的准确性、完整性和有效性。二是要加强对档案管理人员的教育和培训，提高档案人员对档案工作、保密工作、技术工作的认识，提高档案管理工作人员在现代信息社会条件下电子档案管理的业务水平，增强档案管理人员的政治觉悟和职业道德，增强档案管理人员的责任心，确保档案资料安全可靠。

3、要让档案管理工作更好服务于技术电台

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关键词：企业档案管理;信息技术;应用

一、在企业档案管理中应用信息技术的意义

信息时代的发展让信息技术渗入生活中的方方面面，档案管理工作也逐渐向信息化的方向发展，在档案管理工作中应用信息技术能够让档案管理工作质量和水平得到提高，促进档案信息资源的开发和共享。就目前的档案管理工作来看，信息资源在市场中的竞争地位越来越明显，企业的主要资源是档案信息资源，但是传统的档案信息管理方式相对于现代化企业而言较为落后，不能够满足企业的发展需要，因此将信息技术应用到企业的档案管理工作中，能够更加便于信息的存储，并且能够在较低成本的基础上实现管理工作效率的提高。除此之外，企业的生产经营决策和信息资源都要依赖于企业的档案信息，因此，档案管理工作必须和时展步伐相一致，从而提高企业的核心竞争力，促进企业的良性发展。除此之外，信息化已经成为了当前社会的发展趋势，档案管理工作的完善和成熟需要顺应时代的发展变化。传统的档案管理方式已经不适用于当前的企业档案管理工作，因此寻找新的方式方法成为了档案管理工作的重点，而信息技术的利用，恰好符合当前的社会发展需要，能够与企业的档案管理工作相契合，推动档案管理工作的进一步发展和成熟。

二、传统的企业档案管理方式的不足

传统的企业档案管理的方式存在的不足主要表现在管理观念和管理方式落后这两个方面，以下将从档案管理的思想观念和管理的方式进行分析和研究。1.档案管理的思想观念较为落后。由于传统的企业档案管理工作在企业的整体发展中不受重视，领导和上级部门常常忽视档案管理工作，对于档案管理工作的优势和重要性认识不到位，将档案管理工作片面理解为档案的收藏和存储，没有意识到档案信息对于企业发展而言是重要的信息资源，所以档案信息的使用率极少。再加上企业对档案信息的宣传工作做的不到位，因此大多数企业员工将档案管理视为可有可无的工作，没有认识到档案管理工作对企业的意义。除此之外，企业的档案管理人员在管理过程中，没有形成正确的认识，管理观念落后，缺少与企业内的其他部门的沟通和协调，因此在进行档案信息的收集和整理时，工作难度大，使整个档案管理工作大的水平和质量严重受到影响。2.档案管理的工作方式较为落后。传统的档案管理工作在整个工作流程中，采用的是人工管理的方式，从档案信息的收集、整理到分类和归档都需要人工操作，先将档案信息收集完毕，然后按照相关的标准和要求进行整理和分类，贴上标签，然后将不同类型的档案信息进行归档和记录。在这个过程中，如果完全依靠人工操作，不仅流程繁多，而且工作量大，在管理中难免出现问题，影响管理工作，既耗费精力，也浪费财力。除此之外，如果需要从档案室中查找资料，要一一按照相应的编号进行查找，不仅繁琐，而且浪费时间，严重降低了管理水平和效率。

三、信息技术在企业档案管理中的应用

信息技术在企业档案管理中的应用，主要是利用现代化的信息技术设备和软件，将档案管理工作进行信息化管理，将档案信息转变为电子档，从而借助信息技术的优势，让档案信息更加有利于收集、整理和查询。1.信息技术的应用概况。1.1档案管理中信息技术的实践应用。利用信息技术，将档案信息的统计、查询和借阅等进行电子管理，通过扫描仪、通讯设备等实现资源的存储、交流和共享。对档案信息进行分门别类，并设置信息的自动增删和快速升级等功能，让档案信息的电子档成为企业档案的主要内容。对于企业的员工而言，能够更加方便快捷的进行办公，满足企业的发展需求。电子档的档案信息相对于纸质档而言，更加利于保存，不容易损坏，并且其具有的自动保存功能，能够有效避免人工失误带来的信息流失。1.2档案管理中信息技术的应用现状。信息技术的应用带给了档案管理很多便利，能够满足企业的档案管理需求，适应发展中的信息时代，同时信息技术在不断的深入发展中，要求档案管理人员在档案管理中要重视服务和管理，因此完善企业档案管理的制度体系尤为重要。而目前我国的大多数企业档案管理体系还不够完善，没有进行统一全面的信息化建设，信息化档案管理的基础建设还不够成熟，信息管理的安全性还需要进一步提高，因此，为了让信息技术在档案管理中实现有效利用，以下将对应用的措施进行具体的分析和研究。2.信息技术的应用措施。2.1推动档案管理工作数字化发展。推动数字化的发展主要借助计算机的优势，在进行档案信息的整理和分类之后，把整理好的信息导入计算机中，便于之后的工作中能够快速进行查阅。这种方式不仅能够节省时间和精力，同时还能够在一定程度上提高工作效率和和水平，让档案信息更加规范化和标准化，提高信息的安全性和保密性，所以需要推动档案管理工作的数字化建设，提高档案管理工作的数字化水平。2.2提高档案管理工作人员的综合素质。推动档案管理工作的信息化建设，首先需要提高管理人员的综合素质和水平，增强管理人员的档案管理规范意识，要求管理人员对档案管理的安全性有全面的理解，对管理工作秉承高度负责的态度，做好本职工作。通过培训对管理人员的专业水平进行严格的规范，并遵守相应的规章制度，按照工作规范和要求，明确管理人员的工作职责，提高管理人员的信息化管理水平，与时俱进，促进档案管理的信息化发展。2.3加强档案管理工作的信息化建设。首先，充分利用多媒体技术的优势，建立完善的档案检索体系，能够更加方便和快捷的进行档案的检索，然后建立视频影音档案的检索体系，让影音资料能够在档案信息中完整呈现，还需要建立电子版本的档案信息资料，完善相关信息，让电子档更加丰富和全面，便于资料的查找。其次，完善信息存储技术，包括光盘、缩微技术等，缩微技术能够有效的减少存储空间，将文件和信息利用缩微摄影机存储在胶片上，在需要时将其用投影机播放出来，不仅节省了存储的空间，而且便于存储，安全性高。而光盘不仅存储的容量较大，还广泛应用于各个领域，利用光盘技术将档案信息进行科学化的管理，形成全面的数据库，从而推动整个档案信息管理的规范化管理，能够体现一定的经济效益和社会价值。2.4重视企业的信息化档案管理。要想实现良好的企业档案管理，首先必须要获得上级领导部门的支持和重视，故企业的领导和上级应该对档案管理工作有足够的重视，为档案管理工作提供人力物力财力支持，创造良好的档案管理工作环境。除此之外，企业内部的各个部门之间要做好统筹协调的工作，共同协作和配合，让档案管理工作在各个部门之间受到重视，从而推动档案管理工作的进一步发展。

四、结语

综上所述，在企业档案管理工作中应用信息技术已经成为了社会发展的一种趋势，将信息技术科学合理的融入企业的档案管理工作是企业当前的工作焦点，把信息技术用于实际的管理工作中，从实际出发，提高档案管理的效率和质量，将信息技术和企业档案管理的具体情况相结合，让档案管理工作更加标准化和规范化，从而更好的发挥档案信息的作用和价值，为企业的发展提供重要支持。

作者:吴容 单位:深圳市春晖信档案技术服务有限公司

参考文献：

[1]霍瑾玫.现代化信息技术在企业档案管理中的应用探析[J].卷宗,2013,(12):43-43,44.

[2]顾兰兰.浅谈信息技术在企业档案管理中的应用[J].技术与市场,2016,23(5):297-297,299.

[3]郑晶.浅谈信息技术在档案管理中的应用[J].东方企业文化,2013,(12):190.

[4]徐方.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].办公室业务,2012,(7):93,96.

[5]曹新美,郑丽.浅谈信息技术在企业档案管理中的应用[J].中国新技术新产品,2011,(3):386.

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[关键词]数字化技术；医学档案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094

[中图分类号]R197.3；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02

医学档案是医院最关键的信息源，其具备记录、收集、分类、贮存以及管理等功能。而医学档案信息的价值以及其在医学研究等方面的应用，得到了越来越多人的关注。对于新时期的医学档案管理工作，医院必须要积极应用数字化技术，构建医学档案管理网络，实现档案的开发、利用与服务的信息化，这对促进医院发展和医疗事业的发展来说具有重要意义。

1 现代医学档案的特点分析

第一，数量和类型逐渐增多。现代人的生活条件和医疗条件得到了改善，致使医学档案不管是数量亦或是类型上都有很大程度的增加。这给医学档案管理人员带来了大量的工作量，并对其工作效率产生了很大影响，工作内容变得更加复杂，工作范围也逐渐扩大。

第二，医学档案的来源和内容越来越广。随着时代的发展，人们的健康理念也在逐渐加强，医学服务体系的日益完善，使医学档案的来源方式也呈现出了更加多元化的局面，其内容也更为丰富。医学档案自身的跨越性长、时间跨度大、综合性较强，其与其他诸多专业学科之间有着较为紧密的联系。

第三，载体形式日益多元化。医学档案管理从过去的纸质管理发展到如今，即便是电子化信息化技术已经得以较多的应用，但因为医学档案自身存在的特殊性，纸质档案依旧在医学档案中占据了较多的比重。另外，以缩微医学档案、声像医学档案等其他不同类型的医学档案也越来越多，医学档案载体多元化的形式为档案的查找、保存和传递提供了更多的便利。

第四，社会需求逐渐增多。在现代社会中，互联网信息技术飞速发展，现代人的信息需求量也越来越大。对医学档案信息来说，其与现代人的实际生活联系紧密，社会需求量也持续增多。另外，生活水平的提升与生活节奏的加快让社会对医学档案的需求也越来越高。医院医疗服务中的各项工作几乎都在很大程度上涉及医学档案，其种类多、强度大、需求广，需要进一步促进医学档案管理工作的变革。

2 数字化技术在医学档案管理中应用的必要性

2.1 顺应时代的需要

过去的医学档案管理往往是手工作业的方式，以纸质档案为主要载体。近年来，随着数字化信息技术的飞速发展，其在人们的生活与工作中得到了更加广泛的应用，医学档案管理工作也开始朝着信息化的方向发展。即便是计算机在医学档案管理中已经有了非常普遍的应用，但其具体功能依旧集中于存储目录信息、档案检索等方面，没有真正实现用户自行使用计算机对档案信息进行检索或者提供其他相关服务的能力。所以为了顺应时展的要求，医学档案管理工作也要坚持与时俱进，大力推进数字化建设。

2.2 提高工作的质量

把医学档案从过去纸质的管理模式逐渐转化为现代的数字化管理模式，可以在很大程度上促进医学档案管理工作质量的提升。过去的医学档案管理一般是在档案管理人员根据相应的管理规范所进行的，这样的管理模式可能会由于工作人员自身业务水平和素质能力的差异，而造成医学档案管理工作的效率和质量存在差异。而借助于数字化技术，应用现代的信息管理模式，其最主要的工作内容可以说是计算机代劳，计算机根据已经编制好的程序完成相关工作，能有效避免人工作业时可能出现的失误。

2.3 提高档案利用率

应用数字化技术开展医学档案管理工作，和过去的管理模式相比，最大的优势在于促进医学档案管理工作效率的提升，进一步完善医学档案信息管理系统，提升医学档案的利用率。选择现代化的管理模式，让用户在查找所需档案材料的过程中更为便捷，对一部分保密文件也能够借助设置密码的办法来设置权限，进一步简化了授权与查找的流程，最终实现医学档案信息Y源的共享。

3 数字化技术在医学档案管理中的应用

3.1 融传统档案管理与数字化于一体

数字化技术应用于医学档案管理工作中，可以说是传统档案管理工作的一次创新与改革，过去的医学档案管理系统是数字化技术应用于医学档案管理的前提和基础。数字化医学档案管理能够极大地促进档案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。数字化管理模式和过去人工管理模式既有区别，也有联系，随着档案管理工作的改革，医院要意识到数字化技术与传统档案管理手段的融合是医学档案管理工作未来的主要发展趋势，把互联网环境和各种高效的数字化技术有机结合起来，让医学档案管理能够焕发出新的活力，在医院管理系统甚至于其他相关领域中发挥作用，最终实现医学档案管理工作的重组建设。

3.2 加强硬件设施的投入

数字化技术应用于医学档案管理工作，必须要拥有较为全面的硬件设施作为工作开展的前提与基础，医院方面要加强对硬件设施的资金投入，确保硬件设施的建设和完善具备一定的科学性与预见性，在医院发展的过程中要“一步一个脚印”的构建网络信息系统，为数字化技术在医学档案管理工作中的应用提供更大的发展空间。同时，还应对医学档案信息材料予以有效保存，对网络系统的设置与选择方面，必须要充分考虑其可维护性和先进性。在现代医院中已经建立了局域网，可在某一范围内实现信息共享，在这种形势下，数字化技术必然能够在医学档案管理中得以更加全面的应用。

3.3 整合医学档案数字化的原始资源

数字化技术在医学档案管理中的有效应用的基本前提是数字化资源，缺乏资源的医学档案信息化建设管理工作就如同无根之水，不能真正发挥出有效的作用。医学档案数字化管理工作必须要从两个方面出发：一是对医院医学档案资源的数字化管理，二是对社会化资源的开发管理。医院内部医学档案资源的信息化建设，是按照医疗机构的实际情况和发展方向所构建的全面数据资料库，并提供医学档案的检索查询功能，另外，对相应的病例和学术论文进行信息化处理。在这样的前提下，才能对所掌控的档案信息实施全面立体化的索引，进而提供更具有针对性的查阅与下载功能。社会化资源的开发管理，是对部分拥有较高学术价值的医学档案进行收集整理，尽可能地对医疗信息予以过滤、整合，确保医学档案资源更加高效的应用。

3.4 创新数字化档案管理的组织模式

现代社会的飞速发展和社会主义建设的逐渐推进，医疗机构、医学档案作为与现代人实际生活密切相关的一个重要因素也得到了发展，不管是从行政管理、学术研究亦或是确保普通百姓的合法权益等方面来说，医学档案管理工作都是至关重要的。要构建完善的数字化档案管理的组织模式，建立一个和现代社会发展相符合的医学档案管理新模式，必须要努力开展好下面几方面的工作：一是从数字资源、网络化存取和分布的角度进行创新；二是从档案需求者与使用者的查询、处理、检索系统等基础系统实施创新；三是站在社会组织机构的角度实施创新。唯有循序渐进的开拓发展，才能确保数字化技术更为有效地应用于医学档案管理工作中。

3.5 加强档案数字化的安全保障措施

近年来，数字化技术在医学档案管理工作中得到了更加广泛的应用，但与此同时，医院也必须要注重其安全防范。医院信息技术工作人员和档案管理人员必须要主动树立安全防范意识，通过有针对性的信息安全技术确保数字化医学档案在开发利用过程中的安全性，对医院内部网络系统给予充分的保护，如设置防火墙、数据加密或者设置登陆动态口令等方法有效避免医学档案信息资源的泄露。医学档案如果被泄露必然会引起非常严重的后果，因此，档案工作人员必须要主动学习数字化技术，掌握一定的安全防范技术措施，确保医学档案的高效利用。

4 结 语

随着现代科学技术的飞速发展，数字化技术在医学档案管理工作中的应用已成为医院档案管理工作的发展趋势。但数字化技术的应用，并非是短期内能够得以全面推广的，它还需要一个发展与延伸的过程，医院档案管理人员必须要主动树立信息化、数字化的管理理念，把数字化资源更加科学地应用到各项工作中去。唯有逐渐推进医学档案管理工作的数字化建设，才能真正提升医学档案管理工作的实效性，并开辟出一条具有自身特色的数字化医学档案管理之路。

主要参考文献

[1]杨菲林，李峰.医学档案管理信息网络建设探索[J].医学信息，2010（1）.

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一、数字化技术在社保档案管理中的优势

（一）征管信息预测

社保档案涉及的信息量非常多，内容甚是广泛，不仅包含每位公民的基本信息，还包含着许多文书方面的信息，管理信息预测征管系统可以更好的完善每一项信息工作。当社保档案管理系统健全之后，每位公民的姓名、年龄、参保时间、家庭住址以及工作状况等基本信息都能够在信息后台被检索，并且我们还可以很快的查询到社保到期日期，及时的提醒我们按时投保，使我们的社保档案管理更加方便，使每位公民的实际信息能够更加妥善的保存。

（二）机构内控管理

实现数字化社保档案管理系统体系，可以将经办机构的信息有效的保存到档案中，并且可以有效的记录公民在机构中社保的选择情况，真实有效的记录每笔业务的来源与去向，在对机构账务进行审计时，我们可以更快的查询每笔业务的实际信息，数字化技术为实现健全的管理体系做出了巨大的贡献，并且可以有效的提供技术性的保障，能够最大化的实现内控管理的效率和质量。

（三）经办业务事后监督

无论我们提出何种的社保档案管理技术，都需要对其进行事后监督，并且有必要为其设立经办业务事后监督部门，数字化技术的研发没有正式的运行到社保档案管理工作中，所以该技术中存在的问题需要切实的发现。通过设立经办业务事后监督部门，可以有效的预防数字化技术在社保管理工作中的问题，提前发现问题，进而由经办业务事后监督部门完善问题，有效的保障社保管理工作的展开。

二、数字化技术在社保档案管理中的应用策略

（一）建立健全的社保档案管理制度

我国的社保档案管理制度是根据各省级以及各市级规范而制定的，各省市的制定具有一定的差别性，没有形成统一的制度。这在很大程度上限制了地区之间的交流，更在一定程度上限制了人才之间的交流。所以，我们需要根据我国社保实际状况出发，由我国社保部门建立健全的社保档案管理制度，让全国的制度形成一个有机统一的整体，能够依照一个标准予以执行，使仁和地区的工作机构在查阅公民社保状况时的速度更加快速。

（二）引用信息技术管理方式

信息技术工作是当今社会的潮流，其可以更好、更快的帮助我们完成工作。我国的社保档案管理数量在随着社会的发展不断加大，只有引用信息技术管理方式进行工作，未来才可以实现全国社保档案管理的统一化。其能够改变传统手工操作记录模式浪费时间、人力、物力成本的缺点，有效提升社保机构的工作效率。同时，运用信息技术管理模式，能够让社保工作跟上时代的步伐，通过计算机技术为每位人民服务，促使社保档案管理现代化。

（三）实现社保文档的资源共享

将社保档案管理信息化的首要条件就是建立电子档案数据管理中心，集中的为其设置一个电子文件，并且在该网站上提供非限制性电子文件查询，可以有效的实现社保文档的资源共享，规范社保档案信息系统中每个数据接口的管理制度，实现现有文件与档案信息之间的切换，这样可以有效的降低社保档案信息的重复率，在很大程度上节约人力物力，并且为社保档案管理机构带来更多的便利。

（四）加强专职队伍建设

针对目前社保档案管理工作的探究，我们可以发现，现行的社保档案管理工作人员素质普遍偏低，我们需要对该队伍进行整顿，加强专职队伍建设，通过行之有效的培训提升工作人员的专业技能，提升社保人员的文化素质，建设具有高质量高效率的工作团队，从而让社保档案管理人员满足社会对档案管理工作的信息需求，让社保管理成为社会发展中一道亮丽的风景线。

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关键词:大数据技术；档案管理；应用

引言

长时间以来我国档案管理工作大多以纸质档案管理为主,纸质管理为国家信息收集储存提供了许多帮助。然而随着大数据时代的来临,传统的纸质档案管理已经不能适应现代社会的发展需求,亟需实现现代化档案管理转型。在档案管理中使用大数据技术,可以促进我国档案管理工作的转型。

1大数据技术

伴随着互联网技术的迅速发展,各行各业也逐渐向信息化管理变型。随之而来的是海量信息的生成,信息量的快速增加促进了大数据时代的形成。大数据时代下的海量信息已经远超普通数据管理软件所能接受的信息量,普通软件已经无法对海量的信息进行管理、分类、整合,其需要新的方法来进行信息的管理,只有这样才能更好的管理海量的信息[1]。

2大数据技术应用在档案管理中的必要性

2.1满足自身发展的需要

大数据时代是信息更加广泛的时代,如果把握了大数据的各种使用技术,档案资料的管理就可以对以前由于缺乏准确数据而不能踏入的领域进行摸索研究。近些年来从最开始的传统纸质载体信息管理转向了电子政务系统,在此过程中必然会形成大量的数字化信息资料。虽然在科技迅速发展的时代里,已经有了如云计算、移动互联网、云存储等各种新型的信息处理技术,但是其仍然满足不了信息量庞大的档案管理工作。与其他的各种科学信息管理技术相比,大数据技术更能满足档案管理工作的需求。尤其是在知识经济水平迅速提高的时代背景下,档案化的资源转变成知识化的资源已经成为了档案管理工作发展的必然趋势[2]。

2.2解决工作难题的需要

传统的档案管理工作中,人们总是在讨论如何处理好收集环节的把关工作,在防止档案实体涨库的同时,还需要突破档案信息储存空间的局限性,同时还需要避免具有应用价值的档案资料被淹没在没有价值的资料档案的下面。使用大数据技术进行档案管理工作,人们可以通过大数据的检索十分快捷地将需要的信息精确地搜索出来,大数据技术可以解决检索麻烦的问题。同时使用大数据技术在收集处理档案收集选择性的标准会很大幅度下降,而且储存数据的各种成本花销要明显低于储存文本档案的成本花销。

2.3区分数据化和数字化

在大数据时代的社会背景下,传统方式的纸质载体档案会被数据化所代替,却不是数字化。数字化与数据化具有很大的不同,数字化的信息也许是僵硬的储存信息,并不能进行信息的分析和检索,而数据化却可以完成相关的分析和检索工作。数据化和数字化虽然听起来很相似,但是其实质作用却具有很大的不同。从各种档案管理部门现在的管理情况来分析,之前的数字化管理是将传统的纸质数字化利用各种扫描软件,扫描进入电脑中。可以是文字形式,可以是图片形式,这些数据并没有被数据化,人们利用关键词进行检索,根本检索不到,而且也无法进行数据分析。因此,在大数据时代迅速发展的社会背景下,在档案管理工作中应用大数据技术已经成为了时展的必然趋势。

3大数据技术在档案管理的应用

3.1建立云端储存

应用大数据技术进行档案管理时,其基础就是需要一个足够大的储存空间。太小的储存空间不能够为庞大的信息量提供“容身之所”,容易破坏数据信息的完整性。因此,在应用大数据技术之前需要建立云端的储存空间。储存空间是使用大数据技术的先要条件。而云存储就是将海量的信息以适合的网络语言方式被利用进网络的信息整理系统中,在保证档案资料的安全性的同时,还能对档案进行各种动态化地分析整理,可以根据历史记忆功能为用户提供各种便捷的信息化服务[3]。同时在建设存储模式的时候必须强化各种档案管理的基础设施,然后运用各种与档案管理有关的软件来进行相应的数据收集、分析、处理。云存储能够对文字信息进行处理,还能够将特殊处理的图片、视频、声音等资料进行储存,保证档案信息的完整性。

3.2增强数据分析服务

大数据技术被使用到档案管理中最明显的优势就是可以分析处理收集到的大量信息,同时还可以深入挖掘各种数据背后蕴含的各种价值。同时数据化的分析处理、挖掘可以提高各种信息服务的质量,同时满足了用户们的各种要求。同时利用大数据技术的档案管理模式可以提高云端数据的各种处理能力,保证了用户应用档案信息的工作效率。强化数据分析服务提高档案管理的服务品质的同时,还能够推动档案管理的发展。

3.3提高数据检索能力

大数据技术被利用于档案管理可以给用户提供多元化的信息查询服务方式。其实传统纸质档案管理最大的缺点就是其档案信息的检索过于复杂,即使列出了档案管理的各种检索目录,但是通过目力从繁多的档案信息中查找符合自己要求的信息是极其不容易的。同时利用大数据技术的档案管理还可以分类管理信息,这种分类管理信息的模式极大程度地提高了用户的检索效率,同时大数据技术人员还可以对各种收集到的信息进行特殊化的处理,提升了用户检索信息的效率。