档案管理论文精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案管理论文范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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社会生活包括方方面面，不同领域、不同身份、不同年龄段的人所形成的档案资料也不尽相同，因此，民间档案数量是极为庞大的，种类也十分复杂。按不同方法可以分成不同种类。

1.从来源看，包括人民群众形成的档案和流失民间的原官方档案

(1)民间个人形成的档案。这类档案主要是人民群众在日常生活工作交往中形成的各种文件，包括各类证书、聘书，家庭账目单，个人专著、手稿等等。最典型的莫属于个人家庭档案，一个家庭生活的历史记录，反映着每个家庭的经济往来、文化娱乐、学习工作等重要情况，折射着社会的发展变化，记录着历史前进的步伐。家庭档案可谓是社会的缩影，是社会公共档案资源的重要补充。

(2)流失在民间的原官方档案。这类档案原属于国家或社会机构，理应保存于国家相关部门，但因各种原因流散在民间。战争、制度不善、人为破坏等都对档案的保管带来了巨大的威胁，许多档案因种种原因被损毁、流失。最典型的莫过于轰动档案界及文史界的“八千麻袋”事件，被销毁者不计其数，散落民间、下落不明者也数不胜数。

2.从内容来看，可分为经济类、政治类和文化类

(1)经济类。此类档案包括各类契约、票证，家庭记账本，各种典当记录等等，贴近民众，是人们日常生活中处理纠纷的凭证。此类档案还能反映一个家庭乃至一个地区经济变化情况。例如“世界记忆文化遗产”的侨批档案，是研究经济史不可多得的原始材料。摘要：民间档案是我国档案资源的重要组成部分，是进行学术研究的重要材料，其数量极为庞大，种类十分复杂，开展民间档案征集工作是提高档案馆知名度的重要途径，也是档案馆对外交往的一个手段，更是对散存民间档案的保护，因此，开展民间档案征集工作的意义重大。关键词：民间档案；文化遗产；征集

(2)政治类。政治类的档案更多的为学者研究历史事件、人物提供原始材料，它从另一个层面，从普通百姓的视角出发，记录了社会大众对重大历史事件的看法，没有宏大的叙述，有的只是普通百姓的真实感受。

(3)文化类。名人手稿、家族谱、流传于民间的传说、反映各地区的民俗技艺等都属于文化类档案，这些档案为人们寻根问源提供了大量的线索，是历史学家们进行研究不可多得的重要资料。

3.按载体分，有纸质档案、照片档案、声像档案等

(1)纸质档案。纸质档案是民间档案的主要部分，人民在日常生活中形成的诸如手稿、日记、证书证件、合同契约、家谱族谱等等大多都是纸质形式的。如台州首个家庭档案馆建立者——张士友，目前他家的家庭档案中，有纸质档案29237件，构成了家庭档案的主要部分。

(2)照片档案。随着科技的发展，数码相机的应用，照片的数量批量增长，人们也更加愿意利用这些生动形象的照片来记录生活。如福州市档案馆珍藏的美国友人西奥多•琼斯赠送的摄于1860年前后的48张福州老照片，反映了一百多年前福州的风貌，记录了当时的福州城墙、民居、风景名胜、农舍、茶园、寺庙、教堂以及外国人在福州设立的领事机构、建筑物等，为我们今天认识老福州提供了形象的材料。

(3)声像档案。声像档案可以说是“活的档案”，它不仅记录了事件发生的过程，而且通过声音、图像的形式，生动的保存了活动过程，留下了历史的记忆。各档案馆开展的口述历史档案征集活动中所形成的便是此类档案，通过录音、录像等形式，从普通老百姓的视角再现了当时的场景。如安徽省档案馆为中国远征军唯一一位走出野人山的女兵刘桂英录制了口述档案，再现了那段不堪回首的往事。

(4)实物档案。实物档案以物质实体为载体，能够直观的反映一个事件、活动的真实面貌，真实的记载了社会实践活动，具有一定的保存价值。例如各种奖杯、奖状、荣誉证书、印章等等。

二、开展民间档案征集工作的意义

数量巨大、内容丰富的民间档案弥补了官方档案的不足，具有极大的收藏价值，档案馆加强对民间档案的征集开发不仅可以丰富馆藏，同时也是档案馆对外交往的一个手段和平台，有利于档案馆知名度的提高。加强对民间档案的征集、管理具有重要的意义。

1.民间档案是国家档案资源的重要组成部分

档案馆是保存国家档案资源的基地，然而从古至今由于政治、战争、动乱等各种原因，许多档案被损毁或流散民间、海外，档案馆收藏的档案数量和质量远远不能和悠久的中华民族文化相适应，其保管的大多为官方政府所形成的档案资料，反映普通民众的材料少之又少。民间档案是反映普通民众生活的真实记录，内容丰富，数量庞大，例如世代相传的劳动知识和经验的歌谣、反映民族历史的史诗、民间沿袭的风俗习惯、反映家族变迁的家族谱等等，这些都是民间档案的重要组成部分，其数量之大、种类之多、内容之丰富，是我们无法想象的。我国档案资源体系中应包括这部分，它是普通民众对一些重大历史事件和历史人物的真实看法，是我们研究历史不可或缺的重要资料，它从另一个视角佐证了历史的发展，是人类的重要文化财富。我国著名学者钟敬文先生曾说过：“伟大的人民，他们是人类社会、历史的创造者，同时又是人类社会最忠实的记录者，是不歪曲、不阿谀的史官。他们创造和传承的歌曲、故事等，正是我们认识历史、社会的最丰富、最可信赖的一宗档案。”被评为“中国档案文献遗产”的83件国宝级档案中，就有许多是从民间征集而来的，如清代《清漾毛氏族谱》、永州女书档案文献、四川自贡盐业契约档案、唐代开元年间档案等。

2.民间档案是进行学术研究的重要材料

民间档案是人民生活的真实记录，是没有经过粉饰和删节的“原生态”的历史记录，是历史学、人类学、社会学、经济学、政治学等学科研究的资料。它具有原始性、具体性和区域多样性的特征，是充实和完善历史研究不可多得的重要材料，让呈现在人民面前的历史更加的生动和丰满。大量散存的民间契约对研究地方经济史具有重要的参考作用，绵延几千年的家族谱是人类学、社会学研究中最为珍贵的资料，与“徽州文书”相媲美的侨批档案是研究华侨华人史、侨乡史、家庭史乃至中国近代经济史的“民间档案”。重要民间档案的发现往往掀起一阵研究狂潮，乃至形成一门新的学科，像徽州文书的发现以及“徽学”的兴起，“侨批档案”申遗掀开了新的华侨史研究的热潮。

3.开展民间档案征集工作是提高档案馆知名度的重要途径

档案馆通过各种渠道向社会广泛征集珍贵民间档案，不仅宣传了档案知识，增强了民众的档案意识，而且在大肆宣传的过程中也提高了档案馆的知名度。通过电视、报纸、网络等向社会发征集通告、征集信，并进行各种形式的综合报道，可以引起社会对档案工作的关注和支持，形成“牵动效应”。同时，通过对征集进馆的珍贵罕见民间档案的开发利用，往往又能引起民众的关注。如广东省档案馆征集到的清光绪时期的“休书”、“扶正室”婚姻证明、再醮婚书和民国以来各阶段的婚书、记录“二十一条”的“国耻扇”、清朝地契、里神前村英文版族谱等等，给馆藏档案增添了生机与活力。同时还使档案馆成为媒体关注的一个热点，《中国档案报》《广州日报》《羊城晚报》《南方都市报》《新快报》等相继对档案馆进行报道，大大提高了广东省档案馆的知名度。古语有云：“山不在高，有仙则名”，只要馆藏珍品多，就会吸引不同层次的民众前来利用、观赏，档案馆的知名度和社会地位也就会随之提高。因此，开展民间档案征集工作是极为重要的一项工作。

4.开展民间档案征集工作是档案馆对外交往的一个手段

在开展民间档案征集工作过程中，档案馆与图书馆、博物馆、文物收藏者、民间档案持有者等都有直接的接触和交流。由于许多民间档案兼具有资料、文物、档案的特性，因此在社会发展过程中，图书馆、博物馆等部门也相继收藏保管着相当一部分珍贵的档案资料。根据馆藏档案资源建设的需要，各部门之间可进行馆藏资源互换或者相互交换复制件，以实现对资源的充分利用。同时，在向文物收藏者、民间档案持有者征集民间档案的过程中，也促进了档案馆与民众之间的交流与联系，减轻了两者之间的隔阂。民间档案这种对外开展工作的模式，更多的保存了平民的记忆，体现了档案的社会功能，使档案价值的实现有更为广泛的主体。

5.开展民间档案征集工作是对散存民间档案的保护

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1.1保证人事档案的真实性、完整性

个人档案内容的真实性是进行人事档案工作的前提基础，这对后续工作有着重要的意义。档案的真实及完整性充分体现了职工干部的工作状态及精神面貌，也可以使相关部门提拔有能力的干部时，进行准确的定位及相关评估，做出更接近个人实际情况的判断。因此可以看得出来，这个关系到每个人自身利益的人事档案，更是关乎个人仕途的人事档案。这样具有重要性的人事档案其内容的真实性是非常重要的，一旦因为档案内容的不真实，影响了真正具有能力和水平的人在仕途上面的发展，这不仅仅对有能力的人是一项损失，更是对社会的严重损失，使社会没有能够充分发挥培养人才的目的，发挥其社会价值。这就要求从事档案管理的相关人员认真对有关人员的档案进行核实、整理，使其个人档案能够充分反映这个人的实际工作能力和水平。但值得注意的是，将所有档案资料整理入册并不意味着档案整理工作就此顺利结束，档案是随着个人的工作经历及事业发展所改变的，因此对个人档案的管理要随时改变、随时建立，使个人的档案完善，把个人的阅历及经历都体现在个人档案中，这样个人的档案也就随之丰富起来。

1.2实现人事档案管理的目的

实现人事档案管理工作的既定目标，是在档案管理工作方面实现质的进步。这一定程度上使目前人事制度的管理实现体制化、规范化、科学化的道路。这也为社会的建设提供了有利的资源和保障。为此进行人事档案的管理工作有几点亟需注意[2]。

1.2.1按程序归档

档案内资料的收集及整理要按照程序进行，把材料整理后归档。按照个人工作经验及历程将相关证明材料纳入个人的人事档案中，在个人档案中能够突出本人的实际业务水平的资料都要放入其中，以待在以后选拔干部的时候作为一项有力的参考依据。并且要做到档案的更新要及时，随时变动随时更新，紧跟个人的社会脚步，同步个人业绩。整理完相关资料要按照有关要求，将档案交给档案存放处进行档案存档的管理，对于档案内容要求字迹清晰，手续完备，并且对于组织上形成的证明材料需要有相应的组织印章、任免资料以及聘用信息。如有审批表等一系列文件需要有相应批准机关的单位名称、时间及文件编号等信息。个人书写的证明材料需要本人签名及资料形成的时间，需要一一将这些材料按照归档程序装入档案。

1.2.2档案规范化整理

档案管理的工作人员要做到对人事档案规范管理，对人事档案定期进行核实及整理，及时纠正有问题的档案，如不该纳入人事档案的资料应该剔除，缺少的人事档案资料需要补充进去，如发现虚假资料需要按照有关规定进行处理，对档案的真实性进行严格审查，杜绝虚假资料。一旦发现问题需要及时上报，向相关部门反应情况，按照规定进行处理。

1.2.3建立符合标准的设施

档案管理的相关设施进行升级及更新，追随社会的步伐及大众的需求。要配备专门的库房进行管理，设置专门的档案盒、档案纸及打孔机等相关配备用品。还要配置除去空气中的湿气的空调，以防止纸质的档案发霉等情况发生。而且还要配置专门的防火、防虫等设施，保证人事档案的安全性。

2增强档案信息化管理水平

提高档案的管理水平及能力是实现现代化档案管理的最高目标，可以充分利用人事档案对个人工作经历的整理为人事部门的工作提供便利。为提升工作效率及管理水平，当务之急就是要使档案管理加快信息化进程。要使计算机在档案管理过程中发挥其自身优势。建立电子档案，实现电子信息化的档案管理。建立个人的档案系统及人事档案数据库，实现各省市的联网应用及查询。这样就可以对人事档案进行动态跟踪，省时省力，便于管理人员的输入与信息的提取，实现将固定的人事资料变成可以灵活更新的动态化信息。设置专人专户的账号信息，可以确保档案的真实性，内容准确可靠。

3增强档案管理人员整体素质

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1.1时展的需要

为适应时展形势，医院信息化档案管理建设的速度应不断加快，诸如及时地开发档案管理软件、使用现代化办公设备并开发档案信息管理网络系统，做到档案信息资源共享，力求档案管理现代化，提高现有档案管理资源的应用水平及档案管理的工作效率。

1.2医院可持续发展的需要

医院要实现可持续发展，就要做到人尽其才。档案材料是发现人才和建设人才的关键，以做到人才的合理使用。医院档案管理信息化，不仅可以提高医院信息技术的使用效率，而且有利于医院人才的开发利用，为医院的发展服务。信息化技术可以是医院档案资源得以有效利用，更能够延长档案使用寿命。

2医院档案信息化管理中存在的问题

2.1信息化管理没有全面展开

医院档案实施信息化管理是时展的需要，更是推动医院快速发展的需要。在医院档案管理中融入信息技术，是医院现代化管理的重要途径。由于信息技术已经广泛应用在医院的行政管理部门、医疗技术管理及运营管理方面，档案管理中虽然采用了信息技术，通常是局限于档案的电子化管理，并没有进行全面的信息化建设。如医院的人事档案、医疗技术档案、文书档案等，还处于人工操作的阶段，只有在信息录入的时候，才会使用计算机操作，这种相对滞后的医院信息化建设严重地影响了医院的未来发展。

2.2没有建立标准的档案信息化管理体系

医院的档案管理工作要全面展开，就要将规范化、标准化的信息化管理体系制定出来。从目前医院档案管理来看，虽然出台了一系列规范，但是并没有形成相互衔接、有效贯通的信息管理体系。比如医院实施档案信息化管理，但是计算机软件的通用性存在不足，缺乏医院等特殊领域的实用性，严重制约了医院档案管理步伐。此外，医院针对计算机网络技术的信息安全问题并没有制定行之有效的技术管理标准，严重妨碍了医院档案信息化管理进程。

3做好档案管理信息化工作的有效途径

3.1实施医院档案信息管理标准化建设

医院档案管理由传统的管理模式向信息化管理模式转变，实现了实体的档案管理向信息化转向的过程，这就有必要建立信息化档案管理制度，统一制定档案信息化管理规范和技术标准，以对医院各方信息规范化、标准化管理。另外，实施医院档案管理，并不局限于档案管理部门本身，而是涉及到医院的各项工作，信息化网络服务系统，可以将医院各职能部门及医护之间的管理建立起来，促进相互之间的沟通，以快速地获得档案信息，有利于档案管理部门人员及时准确地收集医疗信息、对医疗信息进行整理，以为医院管理决策的制定提供可参考依据。

3.2提高档案管理人员职业素质

医院档案管理的信息化建设有赖于档案管理人员职业素质的提高。作为医院档案工作的主体，档案管理人员要跟得上信息化时代的脚步，就要在自身的工作领域中不断地学习、不断地探索、不断地创新，以运用现代化信息管理手段更新工作方法，提高专业技术水平。档案管理人员在更新观念的同时，还要善于将计算机数字化管理技术运用于档案管理工作中，做到两种知识的有效融合，通过建立档案数据库，完善信息资源库，将来自各方面的档案信息有效整合、统一管理，从而使档案管理的服务效率有所提高。

3.3强化档案管理保密工作

档案管理是具有服务性质的工作。医院档案的信息化管理决定了档案信息的开发利用效率达到最大化，实现了信息共享，同时档案资源的安全性有所降低。为防止档案信息数据库受到病毒或黑客攻击，档案管理人员要树立安全防护意识，做好档案管理软件的安全维护工作。另外，档案管理具有政治性，在档案人员对于医院的人事档案、病历档案进行分类管理的同时，还要做出细心鉴定，尤其对于收集到的特殊数据，要认真鉴定、严格审查，以根据档案密集程度规范档案资源的开放范围。除档案管理工作之外，档案管理人员还要对计算机的安全性负责，以避免电子文件损坏。

4结语

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二、各种新型载体档案的管理、利用及保护

新型载体档案因其载体制成材料各异化学稳定程度不同在保管过程中应针对其特点尽量按类别做到分库保存统一管理。

不同载体的保管方法有许多相同的方面防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗是其共同性根据其特性要采取相应的措施进行保护。库房内一般应配备强制通风设备与空调设备使其处于适宜的温湿度和空气洁净度中各种不同载体的存贮应配备专门柜架例如影片通常使用金属柜架录音和录像材料应使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架再就是各类新型载体档案应定期进行检查以判断是否需要修复或需要进行其他保护性处理。

下面介绍几种特殊载体档案的一般保护技术供大家参考

1照相底片底片是一种化学感光材料极易引起化学变化和自毁它又属于胶质材料极易起火熔化和变质其保护条件要求较高。通常应配备空调设备控制温度并给予附加的防潮措施如放置中性吸湿剂。

2照片照片档案的保护应着重于抑制霉菌的生长可调节库内环境的pH值添加必要的防霉剂。

3缩微片保管环境需有适宜的温湿度且不含有害气体。缩微片中最常用的银盐胶片的最佳环境温度不含硫化氢、二氧化硫等酸性气体以防缩微品发生粘连、霉变、发脆、变硬、图象失真和乳胶层脱落等变质损坏现象。另外要选择适当的保管器具和存放位置。为减少其与外界空气的接触常选用密封较好的金属容器存放并把盖子处用胶带密封。存放缩微品的柜架要求距地面15米以上以免潮湿和浸水。不常用的胶片最好立站以免挤压变形或磨损。使用中避免污染和刮伤图象表面拿胶卷时手不要触及药膜只能拿胶卷的上下边缘。缩微片连续阅读不能超过规定时间以免设备过热胶片受热易发脆变形。保存中胶卷不应卷得过紧不能加橡皮筋缠绕，不同种类的胶片应分开保管以避免产生化学反应等。

4磁带磁带的保护应注意避免灰尘的侵蚀要远离磁性物体防止磁带消磁对于长期存放不用的磁带要定期绕动防止磁带粘连与生霉。录制孔应打开以防误操作抹掉信息。

5软磁盘软磁盘需防磁、防折、防潮。不能直接用硬笔在磁盘上写标签不能触摸数据读写区磁盘保存中要立放防止挤压变形写保护口置于写保护状态。

6光盘光盘的保护应着重预防划伤预防受热、受挤压变形和老化。其信号稳定性方面比磁盘好得多但由于其数据密度比磁盘也大许多倍要求定位准确度更高尤其数据光盘一旦划伤或变形将可能导致整张盘的数据无法读出。光盘在使用中不能用手直接触摸数据面放置时数据面朝上平放以免弄脏或划伤用完后及时放回保护套或盒中保存中要放在保护套或盒中立放。光盘若被弄脏用无腐蚀性的清洁剂清洗干净还可正常使用。

由于新型载体档案的自身特点为安全的保护和利用它们，应专门建立新型载体档案的借阅利用制度并严格审批手续。磁性载体文件应一式两份归档应将其中一份作为保存件不得外借。利用率高的档案应另制做复制件利用中使用复制件妥善保存原件。录像片也应另归档一套可供借阅的备份片。

三、计算机档案管理系统的应用和维护

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一、当前测绘工程档案管理的弊端

1. 信息化程度低。测绘工程早期的档案大部分采用的是纸质材料，档案资料往往是孤本。这种材质的档案资料对管理要求很高，如果保存不当，容易出现纸张破损、字迹模糊、图像失真等现象，并且在借阅过程中，极其容易丢失或破损，影响了档案材料的使用周期，同时影响了测绘工程资料的再利用。

2.管理手段效率低。初期的测绘工程档案管理主要是采用的手工管理模式，档案管理手段采用的是台账式操作；档案资料的查询体系以人工查询为主。这种管理模式，制约了对档案资料的查询频率，使得档案资料的再利用率非常低，信息资料保存的价值得不到充分发挥。

3.数据管理混乱。早期的测绘工程档案的数据管理不规范，数据档案在进行归档过程中，没有一套完善的归档制度，没有严格的归档流程规范可以依循。这种条件下的档案管理对档案材质、数据翔实情况、备份种类、保存环境等都没有具体的要求，致使在管理过程中出现很多难以应对的问题。

二、测绘工程档案信息化管理的必然性

测绘工程档案管理是为了更好地实现信息再利用的功能，其价值在于更好地为以后的测绘工程提供可以借鉴的工程信息，从而提高测绘工作质量。因此，做好测绘工程档案管理十分重要。

1.测绘工程信息资源共享的需要。信息化管理是实现资源共享的基础，测绘档案管理同样要实现信息化管理。信息化管理具有简单、快捷的优点，能够利用计算机快速找到需要的测绘资料，所以测绘档案信息化管理是信息资源共享的需要。

2.计算机应用推动了测绘工程档案信息化发展。计算机的普及和推广，对测绘工程档案信息化发展起到了推动作用。由于测绘工程工作对测绘工程档案的需求趋向于精细化，计算机能够满足档案管理的需求，因此，计算机作为辅助工具，被应用到测绘工程档案管理中。随着计算机能够对档案信息进行精细化管理程度的提高，档案管理信息化逐步形成。

3.电子介质资料保存的需求。测绘工程资料的材质已经不仅仅限于纸介质，很多测绘工程资料已以电子文件形式存在，对这些电子文件进行归档保存时，就要有一套完善的信息化管理体系。测绘工程档案信息化网络的建设，能够对电子介质的资料进行有效保存，对资料的保持和使用带来方便。

三、测绘工程档案信息化管理有效性措施

1.建立和完善档案信息化管理系统。第一步，数字化建设。测绘工程信息化建设的第一步最重要，主要针对档案资料进行扫描、数据采集等工作，完成数字化储存，再建立信息化平台，实现网络化共享。第二步，标准化管理。随着档案管理的发展，其领域已经不再局限于对现有资料的简单存储，而是涉及资料的形成环节。测绘工程资料具有明显的技术性特征，对标准性要求严格。信息化管理要求档案管理者要及时根据用户的不同要求，进行数据库资料的补充，然后提供符合标准的电子资料。第三步，网络化建设。实现网络化档案管理指的是测绘工程资料的构成、归纳、管理、审定等全过程系统化的网络管理，整个流程的信息资料整理都要进行信息化管理。

2.加强系统功能作用的发挥。系统功能结合供应类别，从子系统功能框架中可以得到很多资料信息，其中包括查找图形类别、资料供应情况以及测绘工程结果的查询，每一个子框架下面又包含更小级别的信息查询系统。这种框架构成，可以为查询者提供更加翔实、直观的资料显示方式。

3.优化数据存储体系，实现合理布局。为了使数据存储更加合理，就要完善数字档案的存储体系。测绘工程档案信息化管理数字储存可以分成三大类：第一类是磁带库，它的特点是可以进行大量的数据存储，并且传输速度较快，但是缺点是花费较高，并且对保持条件要求较高，容易损坏，需要人工定期检查进行倒带整理工作；第二类是光盘，它的特点是可以对离线的数据进行管理，优点是能够在社会上进行传播，用户使用方便，并且具有可靠的性能，缺点是存储信息量小；第三类是磁盘阵列，它的特点是最高效的数据储存方式，优点是存储量最大，并且具有高速的传输性能，缺点是费用较高。这三种存储方式可以根据具体情况进行选择，可以实现互补关系。

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（一）规范化、标准化的档案归档

档案的归档主要会分为纸质档案归档和电子档案的归档两部分。充分利用计算机网络平台实现档案归档工作，以实现信息化和现代网络化为目标，着眼于建立高标准、高性能的系统。利用计算机网络平台，归档工作需要对每一个环节都进行明确的规范，使各个层面达到一定的水平，这样才能提归档工作的综合能力，发挥出整体优势。

（二）医院部门之间的共同协作

在办公自动化的背景下，档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，医院的自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个档案管理部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。

二、改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施

（一）转变传统的方式，促进高效档案管理

在办公自动化的背景下，文件自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案档案管理需要系统性的特点。

（二）制定标准化、规范化的档案管理制度

办公自动化下的档案管理具有及时、方便、快捷等的优点，同时伴随着这些优点下的问题就是档案管理工作必须要标准，统一和规范化。第一，如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况。因此，单位必须制定一套标准，规范档案的管理工作。第二，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。

（三）建立专业档案管理队伍

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目前，每个行业每个领域的信息化水平都在快速提高，档案管理的信息化也越来越受到人们的关注，其重要性也受到广泛的认同。档案管理的信息化，与传统的手工管理相比，是一个划时代的转变，在管理和利用的高效性、便捷性上具有无以伦比的优势。同时，也对档案管理信息系统的定位提出更高的要求，有很多新的问题摆在面前，主要有以下内容：类型较多，档案管理信息系统需要管理的档案种类非常多，并且具有复杂性，涉及到的行业也很多，有实体档案与电子档案，这基本上把所有的档案实体类型以及电子档案类型都包含了，并且还要管理到位。与此同时，还要与未来可能出现的档案实体类型与电子类型相适应并兼容。在各个行业中，很多单位都有各种信息系统建立，但是，在经过相应的产生与利用以后，就会有很多信息累计在系统中，并且，这些电子信息的出口也是一个不容忽视的问题，需要按照档案管理的要求来进行管理。

2、现阶段电子档案管理技术分析

电子档案管理系统功能需求的实现主要通过混合的方式，其中档案管理的功能、收集与整编功能、系统维护功能、文件管理功能、编研开发功能、光盘制作功能以及数据导入功能等都是通过交互性的处理来实现，B/S模式通过"WEB/中间件/服务器"的J2EE技术架构实现。主要包含以下子系统：一是信息采集部分，主要是对数据采集的完成。采用数据一体化的接口，按照信息采集的相应流程和要求，把每个信息系统中等待归档的信息进行采集，浅谈新时期电子档案管理问题文/邢军岐本文从探讨新时期电子档案管理的重要意义出发，详细阐述了电子档案管理的重要性和重要地位。接着笔者又深入分析了现阶段我国的电子档案管理技术。最后，结合自身多年工作研究经验，笔者进行了关于电子档案管理的完善性策略分析。摘要再通过收集整编就可以实现分散式或集中式的档案整理，通过导入数据功能，就可达到离线数据收集或历史数据的导入。在进行电子档案信息收集的过程中，会有实体档案的收集、整理、移交以及接收伴随，在进行电子档案业务流程的处理时，也会有与实体档案相关的工作同时进行处理。二是档案管理的部分，主要是对日常档案管理工作的完成。在管理档案数据时，主要是对档案信息日常管理工作的完成，管理过程要与实体档案管理过程相统一，并遵从档案管理的基本流程和基本规则，再结合电子档案的特点加以优化。档案统计是完成档案管理工作中各种统计的工作，也是管理的一部分。三是开发利用部分，主要是对档案研发工作的完成，同时还有各种方式的档案提供利用。不但利用与实体相关的档案信息，还要通过网络把各种档案的检索与利用提供出来，主要有信息的、全文检索以及分类检索等多种方式。专业检索主要是有针对性的对各业务系统的档案信息进行专门的开发，并能提供系统的调用，给业务系统带来专用的信息服务，提供很大的便利。四是系统维护的部分，主要是对系统运行的相关数据维护工作的完成。主要有各种数据结构的设置与维护，权限的管理，系统参数的设置与维护等。系统设置与维护给整个档案管理提供了非常大的支持，也给档案管理系统提供了基础性的平台。不但满足了用户档案资源的管理需求，同时，还使系统的扩展需求得到了满足，使归档的流程变得更加标准化、规范化。除此之外，还对日常数据的维护提供了便利，对于系统管理员来讲是个非常强大的工具包。

3、新时期电子档案管理完善性策略分析

第一，建立规范的管理机制。第二，创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。第三，统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。第四是建设复合型管理队伍。要想实现档案管理信息化，其成功的根本就是档案管理人员队伍的建设，这对于档案信息化的发展质量与速度起着决定性的作用。无论是信息时代文件的登记与辅助立卷，还是归档与检索，都是通过计算机来实现的，这也就对档案管理人员提出更高的要求，不但要对电子文件的特征与电子档案的全程规范非常熟悉，并且，还要对计算机系统网络安全的防护知识进行掌握，才能保证档案信息的安全性、完整性。另外，档案管理人员不但要把本职工作做好，还要对自我学习的意识不断强化，积极参加信息化教育的培训，对专业知识不断更新，才能使自身的业务素质与工作水平与信息化管理相适应，才能顺利实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，培训的主要内容有计算机、信息工程、网络等方面的基础知识。除此之外，档案管理部门还要让档案管理人员对档案发展的趋势进行及时了解，对现代科学在档案工作中的应用及时地了解，才能使他们的工作技能得到真正的提高。

4、结束语