档案整理知识精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案整理知识范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

关键词：土地开发；档案资料；管理

1土地开发整理项目档案资料的意义

为了能更好的监督项目的进程，能让日后项目的管理更容易，就需要管理好土地开发整理项目档案资料，因为这样才能全面并及时的了解整个项目管理的过程和项目建设的进度情况，能够及时发现建设中的问题并进行处理，还能提供一些项目建设管理的信息。土地开发整理项目档案资料是非常重要的，主要从以下几个方面体现出来：(1)整个项目建设过程的资料信息等都包括在土地开发整理项目档案资料当中，日后接受各级部门审查等也都是要把这个作为依据的。(2)根据土地开发整理项目档案资料可以整治项目建设中的不良行为。(3)要根据土地开发整理项目档案资料对项目进行质量检测，日后出了问题也需要用到这些资料进行追查。(4)在建设其他项目时也可以参考这些土地开发整理项目档案资料。(5)土地开发整理项目管理规范化的要求土地开发整理的管理模式有了一定的转变，国家也开始重视土地开发整理,只有不断完善土地开发整理项目管理，才能让国家投入的资金不浪费，让土地开发整理项目有好的效益，而在土地开发整理项目管理中，土地开发整理项目档案资料是很重要的。整个项目管理活动的记录都在土地开发整理项目的档案中，这其中保存和积累着项目的工作成果和工作经验，项目中有些关键地方的施工记录也在其中。由此看来，在项目管理中，项目档案管理是必不可少的。

2土地开发整理项目档案资料管理存在的问题

我国实施土地开发整理项目比较晚，很多方面的管理都不完善，存在着许多的问题，土地开发整理项目档案资料管理方面也是漏洞百出，而且也只是有一些零散笼统的文件并没有统一的标准。在土地开发整理项目档案资料管理方面的问题也有很多，主要体现在以下几个地方：(1)填写的一些资料内容不准确。有许多原始资料在项目进行的时候不能及时填写，从而造成了土地开发整理项目档案资料内容与施工事实情况不相符，进而就导致了有些建筑材料没有完整的合格证和质保书等，最终就不能知道项目工程质量的具体情况，达不到符合要求的项目工程资料档案管理的质量。(2)没有完善的档案资料管理制度。许多企业都没有完善的项目档案管理规章制度，甚至有的企业就没有建立这个制度。在项目工程建设过程中不在乎档案资料的管理工作，只偏重于质量等方面的问题。(3)档案资料管理不规范。在施工过程中，档案资料的格式各式各样、内容不符合要求，不容易装订，这都是由于施工单位和相关部门没有统一档案资料的格式而造成的。资料的内容方面，有的资料是因为档案员在编辑的时候不了解施工的进度和相关情况，导致了编辑的资料和事实情况不一样，还有的是因为不清楚施工的操作过程在填写表格的时候造成了多填、漏填的现象。还有的资料中有错别字，内容叙述的没有逻辑关系，有的资料没有领导签字、盖章等，资料中出现的这些问题都会在很大程度上影响后期竣工资料的编制。(4)没有专门的人负责管理档案。目前，很少有企业设立了专门管理项目档案资料的职位并由专门的人员进行管理，大部分的项目档案资料管理人员都不是专职人员，都只是身兼多职的人，这些人员都没有受到过专业的培训，不了解档案业务，而且他们平时还有原本的职务工作要做，就没有了时间去深入的学习了解该如何进行档案管理，这样他们就很难管理好。资料越来越多，他们又没有办法跟上节奏整理，渐渐地需要整理的资料越堆越多，也就越来越难整理，再加上取阅档案资料时不进行手续登记，最终就导致了档案的丢失。所以，项目档案资料一定要有专门的人进行管理，而且管理人员一定要有相关的专业知识。

3项目档案资料管理建议

结合上述项目档案资料管理中存在的问题来看，想要土地开发工程建设有快的进度，就一定要重视项目档案资料管理。具体措施如下：

3.1增强项目档案资料管理的意识

在土地开发整理项目中，有很多重要的图表、文字、影像、图片等资料可以为其他的土地开发项目提供经验等。所以，加强对项目档案资料管理的意识是很有必要的，这样就能够让那些档案资料完整的保存下来了，而且还能对档案进行妥善的管理，从而避免发生资料丢失的情况。所以，一定要让档案资料管理人员有充分的项目档案资料管理的意识，认真学习相关的管理知识，认真对待工作。

3.2制定项目档案资料管理制度

在建设性工程当中，土地开发项目是具有很大规模的，而在土地开发项目中，最重要的就是有完善的档案管理制度。把项目档案资料的内容进行准确的分类整理，并进行统一的规划是完善档案管理制度的基础。在整个土地开发项目中，有许多方面的需要都要与其他企业进行交易等，交易过程中就会有许多的报告、文件等，要把这些资料进行划分归类，进而再统一的进行存档，这样在日后查询资料时就会更方便。

3.3加强管理人员的技能学习

整理、规范项目档案资料是需要非常认真严格的，所以具备专业的知识技能和认真的工作态度是对土地开发整理项目档案资料管理人员的硬性要求。牢记土地开发整理的政策法规，了解项目工程中需要的所有的资料，能认真准确的把档案资料进行分类整理等，能完好的保存完整的资料，这些都是这些管理人员需要具备的知识技能。

3.4建立专人负责制度

管理人员需要具有一定的专业知识技能，管理过程中必须要遵守政策,土地开发整理项目档案资料的管理工作是很复杂的，而且时间长,项目资料的内容也很复杂,因此想要能够保证这个工作有效率的进行，就一定要让专门的人对其进行有效的管理，而且还要让这些人员进行专业技术培训等，提高他们相关的管理知识和技能，进而更好的保证档案管理的进行。

4结束语

篇(2)

（赤峰学院 成人教育学院，内蒙古 赤峰 024000）

摘 要：随着社会的飞速发展，高校成为社会人才的主要输出地.高校的发展影响着社会的发展，随着高校改革的推进，对高校的内部的管理十分的必要，档案管理包含于其中.本文分析了高校在档案管理的过程中存在的漏洞，并根据知识管理采取有效的应对措施.

关键词 ：知识管理；高校；档案管理

中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）02-0133-02

我国档案管理的发展历程，最初为实体档案管理，只要是通过以文件的形式进行档案的记录，进而进行整理、归档和保存；其次是信息档案的管理，主要运用现代计算机技术，将档案进行数字化管理；知识管理主要是将档案、档案管理人员、用户进行统一的管理，不仅节约人力和物力，其效果十分的显著.目前我国许多高校主要运用前两种管理模式，效果不佳，跟不上高校的发展需求.高校也在积极的寻找提高档案管理的方法，知识管理的出现，解决了这一难题.知识管理主要是通过建立一个从量化向质化转变的知识系统，把组织里的所有知识进行循环运用进而知识的再生，不断的积累，不断的再生成.随着社会经济的飞速发展，信息技术的快速传播，人们对知识的需求量增大，要求高校根据本校的情况对档案管理进行一定的改进，是档案管理能够满足广大师生及社会人员对知识的需求.高校的档案管理从传统的管理向知识管理转变，是高校发展的需要，也是社会发展的必然要求.

1 知识管理的概述

1.1 知识管理的定义

知识管理是一种灵活的管理模式，将知识和人合理的融合在一起，知识丰富人的世界，人丰富知识的内涵.知识管理是一个新锐的管理理念，不同于一般的管理，知识管理主要运用以西结的管理手段，创造出新的知识，达到知识的升华.

1.2 档案知识管理的概念

档案的知识管理就是在对档案的管理当中引用知识管理的相关理论，在原有档案实体和信息管理基础上，注重对档案系统内外的知识流的构筑与管理，建立以档案利用者满意为中心的档案知识服务体系[1].档案的工作人员在工作当中的重心也有所转变，从原来的实体保管者转变为知识的提供人员.把数据库变成知识库，把传递数据变成知识的传递.

1.3 高校档案管理引用知识管理理论的重要性

高校的档案管理中，引用知识管理对高校而言，是一种新的突破.首先，高校档案知识管理，可以使档案的管理范围从小变大.实体管理注重的是历史资料的整理和保存，把档案和其他资开，极大地限制了知识的发展和延伸.运用知识管理，扩大档案信息量，构造出一个丰富的知识库.其次，通过知识管理可以提高档案的内涵和其使用价值.实体管理和信息管理注重管理而忽视利用，档案馆只能提供一般性的知识服务，工作效率低.引用知识管理之后，可以利用知识管理中的先进管理手段，为用户提供更加全面的服务，从而提高知识的价值和促进人才的培养.

2 当前高校档案管理的现状

2.1 信息载体繁多

随着信息技术的发展，高校运用先进的信息技术进行档案管理，档案的载体有很多种，除了数字化的信息档案，还是纸质版的文档.在进行管理的过程中，如不能及时的整理，极易造成资料的丢失.文档载体的繁多成为高校在进行档案管理当中需要解决的一个难题.高校在对档案的管理进行多次的尝试，加大了人力和物力的投入，仍不能解决问题.

2.2 服务效率低

高校的档案的服务对象一般为学校的领导和高层，为教职工和学生提供的服务不多，这不利于校务的建设.目前很多高校的档案管理主要依赖于人工查档，工作效率低，如若遇到数量较大的查询，服务质量较低.因此，高校的档案只能为学校的领导和高层所服务.此外，高校的档案管理仅仅停留在初级的存档、归档，未能对档案进行进一步的开发和利用，导致在查档时只能查到原始的资料，档案的利用率低.

2.3 管理意识弱

目前，很多高校在进行档案的管理，多为材料的简单整理和归档，有时由于人手不足、资料过多而造成不能及时的将资料进行合理的归档，造成材料的积压而导致丢失.档案管理工作未能得到应有的重视.随着高校校务的信息化和自动化的应用，档案管理的工作人员必须在思想上和技术上有所跟进，把档案资料当中的电子资料和多媒体资料进行合理的归档.然而很多档案未能按照高校的档案管理制度进行相应的归档.高校的档案制度为了与时俱进，有些高校仍沿用旧的档案管理制度，管理制度漏洞百出，造成重要资料的丢失.

3 高校档案应用知识管理的重要性

3.1 扩大和加深档案管理

高校在对档案进行管理的过程中，不但要注重已有的资料的一般管理，还要对其进行进一步的整理，其中，可以运用知识管理.知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系[2].

3.2 提高服务水平

高校在进行管理的过程当中，要严格遵循知识管理的有关要求，对学校的档案信息进行整理，去除糟粕，留下精华.并且深入挖掘当中有价值的信息，进行有效的重组，丰富知识的内涵，提高档案信息服务的水平.

4 知识管理高校的档案

知识管理是高校进行档案管理的一种必然趋势，推动我国高校档案管理的发展，有利于向高校的师生传递更多有用的知识.档案管理的创新是当前高校必须注重的工作，只有如此，才能提高高校档案管理的水平，从而提高高校的管理水平.

4.1 知识的合理获取

高校档案知识管理的起点是知识获取，无论是对档案的内部还是外部，必须不断的收纳新的知识和更新旧的知识，才能真正的提高知识管理的成效.所获取的知识一般有两种状态：显性和隐性.显性知识主要包括各类公文、各类有关教育教学的法律法规、教师的个人信息等均以各种形式纳入档案当中.隐性知识需要通过观察、沟通、模仿等方式，掌握教职工的隐性知识，比如思维模式和特殊技巧，从而把这些隐性知识以记录下来并加以保存，使隐性知识显性化.高校的档案知识管理，显性知识和隐性知识都要重视.要重视教职工的隐性知识的获取，在学校的组织当中，教师是中心，对学校的组织有着重要的影响.所以学校可以通过开展各类研讨会等方式获得教师身上的隐性知识.

4.2 知识的合理共享

知识共享是知识管理当中的重要组成部分，知识共享首先要把内部的知识进行积累和整理之后，以管理工作为传输管道，那知识传输给每一个档案管理人员，最后将知识传输到整个学校组织当中，最终完成外部信息的整理工作.当前许多高校的档案在管理当中严重缺乏沟通，不同的档案管理部门都建有本部门的数据库办公软件，各自独立运行，信息得不到有效传递.所以，高校要对档案馆进行重组管理，营造良好的管理氛围，让档案的各个部门进行良好的交流与合作，传递新的知识和信息，丰富组织知识，有利于知识的共享.知识管理的最终目的在于知识服务，如果高校能够知识管理的信息系统，将学校的各个部门的创新成果进行共享，丰富组织知识和增加知识的价值.

4.3 知识的合理储存

高校档案管理就是对相关信息和材料的整理被保存，对于所保留的资料的选择和保存时间的长短，需要档案的管理部门对资料进行详细的分析和研究从而得出结论.建立标准化的知识存储是知识管理的重要特点.例如，将教师观摩的经过以视频的形式保存下来，并将其整理纳入档案当中，为将来的教师培训提供材料，拓展学校教学的途径.

4.4 知识的合理利用

知识来之不易，为了能够充分发挥知识的作用，档案馆内的知识要运用各种方法把档案内的知识进行有效的发挥，提高高校档案在高校发展过程中的作用，有利于高校在管理方面的开拓创新.高校作为知识的集中营，高校的师生都希望可以获取更多的知识并掌握.所以，高校的档案馆要向师生开放，热情为师生服务，提高档案馆知识的利用效率.同时，在交流当中，档案馆的工作人员可以从中获得新的知识，并且将之纳入档案当中，进行科学的分类和整理，形成新的档案知识.

知识管理的最终目的在于知识服务，如果高校能够知识管理的信息系统，将学校的各个部门的创新成果进行共享，丰富组织知识和增加知识的价值.

4.5 提高档案工作人员的素质，创新服务方式

高校的档案知识管理，最主要的目的是为了提供更加良好的服务.为了使档案的服务质量更进一步，档案馆不仅要加强其服务系统的建设还要大力提升档案管理人员的管理水平[3].档案工作人员是档案管理的重要组成部分，其决定了高校档案管理的水平以及利用的效率.所以，提高档案工作人员的整体素质非常的重要，对管理团队进行重新整合，加强培训，让档案管理人员进行学习和思考，并且从中学习新的知识，加强隐性知识的创造能力，并且能够熟练的使用信息技术进行高效的管理，从而提高档案管理的工作效率.

高校要建立相应的奖励机制，把档案工作人员的绩效和知识管理运用的熟练程度与其个人的福利、职务的晋升以及评职相联系，调动档案人员的工作积极性和主动性，激发他们的事业心和责任心.

4.6 建立相对应的评估机制

建立相对应的评估机制，是高校在运用知识管理档案过程中需要重视的环节.高校运用知识管理主要是为了能够提高档案的利用水平，从而造福全校师生乃至整个社会，所以必须要建立相对应的评估机制来提高知识管理的水平.评估主体应该是使用该资源的所有人员，评估体系力争全面、客观、公正，并在实践中不断改进，以适应新形势和新需求[4].建立适用于档案管理的相关评估机制，从而提高高校的档案管理水平.

5 结束语

如今的知识经济时代，只有创新才不被社会所淘汰，才能在激烈的竞争当中站稳脚跟.传统的高校档案管理已经不能满足当前高校发展的要求，对档案的管理已不再局限于档案的凭证和参考的价值，更多的是要发挥档案的组织知识创造利用等方面的价值，并且利用档案里的知识再进行重组，创造出新的知识.

高校的档案管理要改变过去的管理方式，运用知识管理，提高高校的档案管理的效率和质量.从根本推进我国高校档案管理工作的发展.

参考文献：

〔1〕杨菊洪.基于知识管理的高校档案管理研究[J].科技情报开发与经济，2011（01）:145-147.

〔2〕阎明.基于知识管理的高校档案管理研究[J].中国管理信息化，2011（11）:74-75.

篇(3)

但是，兼职档案管理人员毕竟没有接受过专业的档案管理教育，没有专业的档案管理知识，而档案管理对工作人员的素质要求很高，除了专业知识外，还要有高度责任心、法律意识、保密意识等，档案管理中还存在一些问题。

一、高校兼职档案管理人员的必备素质

（一）政治素养和职业道德素养

档案管理人员必须有一定的政治素养，要在实际工作中不断提高政治素养，建立正确的人生观、价值观，真正做到为人民服务，在任何场合、任何人面前都不能泄露档案的有关内容。档案的收集整理工作是一项非常复杂、繁琐的工作，它需要工作人员认真细致的工作。高校应通过一定的教育培训、讲座、座谈会等提高兼职档案管理人员的职业道德素养，使其以高度责任感和荣誉感做好每一天的工作，把关文件的进出，把握文件的运转和走向，及时收集整理各类文件资料。

（二）创新意识

档案管理与其他工作是一样的，也是要与时俱进，不断创新的。兼职档案管理人员要有创新意识和大胆开拓的精神，将自己所学的理论知识运用到实际工作中，实现知识的升华，提高档案管理工作效率，提高档案管理水平。

（三）业务素质

档案管理是一项专业性很强的工作，不能有一丝一毫的差错，否则就会带来管理秩序的混乱。高校要不断提高兼职档案管理人员的业务素质，提高其专业知识水平，并促使其不断将理论知识转化成实践能力，提高档案管理效率和质量。

（四）服务素质

兼职档案管理人员是为教学工作和学生服务的，因此，要不断加强服务意识建设，提高服务意识，踏踏实实做好本职工作。在态度上，做到亲和有礼、热情耐心；在语言上，做到谦逊有礼。

（五）社交素质

兼职档案管理人员在进行档案的收集整理工作时，要与众多部门不同身份地位的人打交道。因此，要不断提高社交能力，以良好的社交能力、协调沟通能力、公关能力和社会适应力做好档案的收集整理工作，提高工作效率和质量。

二、提高高校兼职档案管理人员素质的建议

当前，我国高校兼职档案管理人员的素质偏低，他们的专业知识水平低，责任心不够，保密意识不强，经常出现档案收集整理的滞后乃至档案的遗失。为了提高高校档案管理水平，提高档案的利用率，使档案真正为教学工作和社会建设服务，必须提高兼职档案管理人员的素质。

（一）制定完善的培训计划

基于高校档案管理工作的重要性，高校领导者应认识到兼职档案管理人员素质对档案管理水平的重要影响，并根据各个部门兼职档案管理人员工作特点及其素质层次制定出完善的培训计划，提高兼职档案管理人员的业务素质，提高其科学文化水平。

开办档案管理业务培训班，聘请专家为兼职档案管理人员讲解《档案学理论基础》、《档案法规知识基础》等课程，并带领学员到档案管理中心去参观和学习，看别人的档案管理工作是如何进行的，并在参观的过程中向学生讲解这些工作中包含了哪些理论知识，使学员更好将理论知识与实践结合起来。在开阔学员视野的基础上提高其档案管理业务素质。

开设计算机培训课程，提高兼职档案管理人员的计算机水平。随着档案管理信息化水平的提高，兼职档案管理人员也要不断提高计算机水平，从而不断提高工作效率，提高档案管理水平。

（二）定期开展政治教育和法律教育

政治素养和法律意识是兼职档案管理人员的必备素质。在进行业务培训的同时，还要定期开展政治教育和法律教育，提高其保密意识和法律意识，提高其职业道德修养，在实际工作中做到今日事今日毕。以高度责任感面对每一天繁琐的档案收集整理工作。培养兼职档案管理人员的主人翁精神和事业心，使其能在做好本职工作的基础上积极主动的做好本部门文件材料的收集整理工作，并在收集整理的过程中不断创新，提高工作效率，促进学校整体档案管理水平的提高。

（三）营造良好的学习环境

除了学校的培训外，兼职档案管理人员还要能够不断学习新知识、新技术，实现档案管理工作的创新，不断提高档案管理水平。所以说，高校要积极为兼职档案管理人员营造良好的学习环境，在各个部门中构建出学习型社会，使所有教职工都能主动学习新知识、新技术。

第一，改善兼职档案管理人员的工作环境，使其每天都能保持愉悦的心情做好本职工作。第二，加强部门之间的交流和沟通，实现资源的共享，提高工作效率。第三，在各个部门中形成良好的工作氛围，潜移默化的影响兼职档案管理人员，使其能够主动去学习新知识、新技术。第四，对优秀兼职档案管理人员给予表彰和奖励，在各个部门中形成人人创先争优的工作氛围。第五，建立终身学习制度。兼职档案管理人员只有不断学习新技术、新知识，才能适应社会发展的需要。所以说，学校可以在各个部门中建立起适应性强的终身学习制度，使兼职档案管理人员形成终身学习的思想观念，并不断自主学习新知识，提高自己的科学文化水平，实现档案管理工作的创新。

（四）建立科学的兼职档案管理人员素质评价体系

为兼职档案管理人员量身定做一个科学的素质评价体系，综合评价兼职档案管理人员的各方面素质。而素质评价体系包括基本素质评价、职责评价和绩效评价。其中，基本素质包括：职业道德素养、服务水平、社交能力、政治素养、工作态度、文字表达能力等。职责评价则是其是否认真完成了每一天的工作任务。绩效则是档案管理和利用活动的结果。因此，必须建立起能够评价兼职档案管理人员职责完成的情况以及绩效有效性的多层评价标准，并在素质评价中严格执行。为兼职档案管理人员制定合适的激励约束机制和考核机制，提高其工作积极性和主动性，提高工作效率。

（五）进行文化交流活动，提高工作积极性

为了提高高校兼职档案管理人员的工作积极性，高校应积极开展相应的文化交流活动，既可以是与兄弟院校的交流活动，也可以是各个部门之间的交流活动。分析兼职档案管理人员的心理诉求和性格，开展形式活泼、内容丰富的文化交流活动，使大家能在轻松活泼的氛围中进行文化交流，讨论文件收集整理经验，在相互的交流中正确认识档案管理工作，并在接下来的工作中进行改革创新，提高工作效率。同时，学校还应提高兼职档案管理人员的待遇水平，肯定他们的工作，表彰优秀兼职档案管理人员，激发他们的工作热情，使他们都能够孜孜不倦的开展档案的收集整理工作。

（六）邀请专家开展讲座

不定期邀请专家来学校为兼职档案管理人员开展讲座，让兼职档案管理人员认识到自身工作的重要性，并在专家的指导下努力做好档案收集整理工作，发现平时档案管理中存在的问题，并采取针对性方法努力提高档案管理水平。专家要全面考察高校兼职档案管理人员的素质，并让每个兼职档案管理人员认识到自身于学校发展的重要作用，认识到自身素质的缺陷，并在专家的指导下努力提高自身素质，并将所学的理论知识运用到实际工作中，提高工作效率，切忌熟视无睹、停滞不前、好高骛远、盲目追求。

篇(4)

一、农业科研院所档案管理现状

我国农业科研院所一般在50年代成立，已拥有60年左右发展历程，档案管理涉及范围广，包含科研、财务、文书、人事、基建、音像、实物等相关资料，内容繁杂，传统的档案管理模式和工具，已经难以满足科研院所发展需求，无法适应信息化发展环境。目前，农业科研院所的档案管理仍然存在许多问题。

1.档案管理仍然采用传统管理办法。一些农业科研院所虽然对历年档案进行了归档整理，编目录、按部门或事件分类、编页码、采用线装装订立卷、入盒，摆放整齐。在机构档案资料少的情况下，这种传统归档方法对日后工作利用无可置疑。但随着农业科研事业的日益发展，不断开拓业务范围，业务量逐日逐年增长，应归档资料也大量增加。如果还是采用传统归档方法，已经不适应科研院所不断扩大业务发展的利用需求。档案量大，利用起来不方便，查阅一份文件如大海捞针。

2.各类档案未统一管理。农业科研院所涉及综合办公、人事、财务、科研管理、行政管理、业务一线等部门，涉及档案类别较多，有文书、人事、会计、基建、影像、实物等档案。这些类别的档案在相关部门分散管理，没有由办公室统一管理，文件零散，没有按照档案管理质量标准归档，有些文件到了要用时才发现不知在何处，甚至遗失。这种管理状况不利于档案的日常保管和查阅利用。

3.档案管理库房设备落后。科研院所档案管理部门没有规划专门用于存放保管档案的库房，即使有也是设备落后，没有铁皮柜或密集架，没有安装防盗门、防盗窗、窗帘、空调、温湿度仪等基础设施设备，达不到防火、防盗、防潮、防光、防虫等存放档案最基础的要求。档案管理硬件不到位，不符合档案保管的基础条件，导致档案管理实现不了档案质量控制标准。

4.档案管理员流动性大。科研院所档案管理一般挂靠在综合性办公室，没有安排档案管理人员，一般是由身兼数职的人员兼任档案员。这类人员由于承担了其他工作职能，岗位变换与调整的概率很大。对档案知识刚开始有点熟悉就面临轮岗，新来的接班人因也是半路出家，无法系统、完整管理档案。总之，档案管理员的流动性不利于档案管理工作的稳定性、延续性、科学性与系统性。

5.档案管理员综合素质不高。科研院所档案管理人员一般是由其他专业技术人员兼任，不是档案学专业人员，属半路出家。同时，由于身兼数职，工作繁忙，没法参加档案类专业技术培训，没法及时更新档案专业技术知识。由于档案整理与保管等专业知识的欠缺，导致整理档案流程不规范、不标准，出现文件资料缺失现象，达不到档案归档质量控制标准。由于整理不规范、不标准，使后期档案查阅不方便，或者重新整理，出现恶性循环。

二、农业科研院所档案管理意义

做好文书、会计、科研项目、音像、基建、人事档案的规范管理，对农业科研院所的内部规范管理起到重要作用，对农业科研院所的长远发展具要重要意义。

1.有利于科研业务发展。一是有利于促进农业科研项目的研发力度。由于每一项科研项目的立项、可行性报告、项目进度、验收、鉴定、绩效评价等资料得到了完整归档，为开发新项目提供了借鉴与参考。二是有利于农业科研院所对科研项目的统计与汇总。三是有利于实验室建设，促进基础研发。四是有利于知识产权保护。

2.有利于人力资源管理。由于人事档案的规范管理，有助于农业科研院所厘清本单位各类人员基本情况，如年龄分布、专业情况特点、专业技术水平，及时摸清饱和岗位与急需的欠缺岗位人员，清晰了解人员梯度情况。对本单位人员有一定的清晰了解与认识，有几方面好处：一是有助于职工培训与职业生涯规划，利于干部培养与锻炼；二是有助于合理调整人员岗位，实现人尽其才，使人的潜能发挥到最大化；三是有助于有目的有计划地培训高层管理人员；四是还能更好地定位引进人才的需求设置，招聘到更加适用的专业人才；五是有利于干部队伍建设。

3.有利于内部规范管理。由于各类档案规范管理，一方面，有助于农业科研院所内部流程的控制管理，及时掌握单位内部规章制度运转情况，淘汰不适用的，根据最新情况制订和修订一批适用性强、可行性高、可操作性强的规章制度，使各项运转流程更加规范、合理、顺畅、高效；另一方面，也有助于满足单位因面对各项检查而查阅档案的需求，如巡视、纪检的各项审计检查，本单位及上级主管部门负责人的任中和离任审计，本单位年度财务审计，各类项目审计，其他项目检查、绩效考核检查，等等。

4.有利于品牌建立与宣传。第一，由于档案规范管理，各类资料得到规范管理，档案利用率提高，使工作效率提高，工作形象提高，内外信誉度提高，形成高效而内涵丰富的农业科研机构企业文化。第二，音像档案的有效、高质量管理，使工作照片、音像得到有效提取和利用，有利于农业科研院所的品牌建设，有利于产品宣传，提升农业科研院所的内外部形象。5.有利于各项业务的顺利开展。农业科研院所各部门开展业务的资料及上级和同级部门的来文通过规范整理后，使单位能够更进一步总结以往年度所开展的各项业务完成情况，找出创新点、亮点以及需要突破的瓶颈项目，列出下一步的主要工作清单，制定未来重点工作任务计划，从而更加有条不紊地推进各项工作。

三、提升农业科研院所档案管理水平的建议

针对农业科研院所档案管理存在的问题，结合农业科研院所的业务职能特点，可从以下几方面提升农业科研院所的档案管理工作水平。

1.增强档案管理意识，重视档案管理工作。农业科研院所领导层要重视档案管理工作，安排具体分管领导，对档案工作统一规划和部署，把档案工作与业务工作放到同等位置，列入每年工作重点，年初制定每年档案工作重点计划，年终做好每年档案工作总结。同时努力强化全员档案管理意识，具体到每个部门、每个岗位、每一位业务经办人都要树立档案整理意识，认识到档案管理的重要性，每经办一项业务就完成该项业务资料的整理，按照事项、时间顺序整理好，摆放到指定位置，到了指定时间移交档案管理部门统一归档。只有这样，才能使人人参与到档案工作中来，提升档案管理工作的整体水平。

2.完善档案管理制度。农业科研院所根据国家《档案法》、档案管理质量控制标准及相关政策文件精神制定和完善适合本单位职能特点的档案管理制度，包括库房管理制度，文书、会计、人事、基建、科研、音像等档案整理标准或整理工作指引、管理细则。有了制度就有了工作指引，使人人知道档案管理的步骤与注意事项。农业科研院所各部门不仅是负责档案工作的综合办公室，其他部门，如人事部门、财务管理部门、科研管理部门及业务部门，都要统一意识，遵从本单位档案管理制度，强化档案管理的意识和基本知识，让人人参与到档案管理工作中，使档案管理融入每个部门每个人员的日常工作中，降低档案综合管理部门开展工作的难度，提高档案管理水平，如资料收集的完整度、规范性，使单位档案管理规范、统一、整齐。

3.设立档案统一管理部门。农业科研院所的业务范围广泛，涉及的资料种类繁多，有文书、会计、人事、基建、科研、音像等，如果分散在各部门管理，各部门之间会因业务不交叉或相互间有隔阂而不会资源共享，往往自成一派，或干脆不整理，使资料零散，长期下来有可能导致资料丢失，不利于档案利用，办事效率低下，也不利于档案的长期管理。农业科研院所要设立职能部门，如综合办公室，统一管理文书、会计、人事、基建、科研、音像等所有档案，统一规划库房，统一按规范、标准整理，使档案整齐划一。统一管理和利用，包括整理归档、维护、查阅、借阅、复印、扫描等，迎接审计和巡视检查等的查阅，有利于档案的保护，提高利用率，也有利于档案汇编，提高使用效率。

4.使用现代档案管理软件。农业科研院所要结合数字农业发展形势，顺应现代办公软件的使用形势，结合现代化计算机科技，安装和使用现代档案管理软件，运用现代化管理手段，简化档案管理办法，改善档案管理条件。使用现代档案管理软件有几方面的优点：一是简化了档案管理方法，提高了档案整理效率；二是方便档案检索、查阅，提升档案利用率；三是在档案管理系统上直接调取需要的文件扫描件以及相关数据，减少了翻阅纸质档案的几率，纸质档案也因此不易受损，一定程度上保护了纸质档案的完整性；四是有利于推进档案管理数字化建设，迎合数字农业的发展需求，助力农业科研事业发展。

5.完善档案管理设备。农业科研院所要规划一个统一存放档案的库房，按照档案管理标准安装防盗门窗、空调，配备除湿器、温湿度仪、灭火器等，安装具有防潮、防尘、防火、防蛀的密集架或档案柜，使档案存放在安全的环境中，有足够容量的柜子，满足档案长期存放要求。

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关键词：城市建设；档案整理

城建档案在提供公共服务、维护城市安全、社会管理、保障城市正常生产生活秩序以及应对城市突发事件等工作中起了重大作用，城建档案就是城市建设的真实记录，是城市发展不可或缺的重要资源，为建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监督和执法监督提供了重要依据。因此，保证城建档案的整理工作顺利有效进行必须进行合理优化，完善城建档案管理系统。

当前城建档案整理工作中存在的问题

城建档案管理体制落后

随着城市发展越来越迅速，城建档案的管理难度也随之提升，要想保证城建档案的管理工作顺利稳定进行必须完善城建档案的管理体制。而当前城建档案的管理仍然是按部就班的进行着，不能推陈出新即不能创造出更高的价值。城建档案整理速度缓慢，查找困难，遇到紧急情况不能及时解决，管理人员落实不到位即体现出了当前城建档案管理体制的滞后情况，我们应从实际出发改善落实城建档案管理体制的改革。

城建档案队伍整体素质不高

工欲善其事，必先利其器。城建档案队伍是整个城建档案管理系统的核心人员，城建档案队伍的职业素质好坏将直接影响到档案整理的效果。然而，城市建设的速度不断提升，城建档案整理系统起步不久，跟不上城市建设的进度，再加上城建档案队伍的职业素养得不到专业提升，在城建档案的整理过程中必然做不出好的成果，更有人利用职权之便做出腐败渎职行为，产生了不少“小金库”，因此提升城建档案队伍的整体素质迫在眉睫。

城建档案整理不够规范

城建档案的开发利用在当今城市发展中取得了显著的经济效益和社会效益，但城建档案的整理还存在着不少问题，档案资源结构失衡，信息化建设步伐缓慢等等已经限制了城建档案整理体系的发展。城建档案的整理是需要很多环节的，包括城建档案的收集、接收工作等等，在这一系列的环节中如果不能保证城市建设项目的完整性、安全性，那么城建档案的整理就是多余的，起不了作用整理了也没用，所以城建档整理一定要规范。

完善城建档案整理工作的具体措施及应用

切实加强对城建档案工作的领导，完善城建档案管理体制

各级建设行政部门应该重视城建档案的整理工作，将城建档案事业的发展纳入到城市建设事业的发展规划中，列入日常工作职责范围，定期听取档案整理的工作情况汇报，实时了解城建档案的发展动向，及时研究和解决城建档案整理工作中存在的重大问题。设立监督小组，对各个城市建设项目设立监督小组，督促该项目的城建档案整理工作，及时向领导汇报情况，保证城建档案整理过程能及时有效完成。深化城建档案机构改革，强化城建档案的机构管理职能，推进信息化建设的进程，为城建档案整理的顺利进行提供必要的保障。

加大教育培训工作力度，注重人才培养

我们应针对目前国内的城建档案整理团队进行一些必要的教育培训工作，提升城建档案事业的发展进度。首先，开展多层次的教育培训，定期召集城建档案整理人员进行业务知识教育，如有条件的可以举办培训班，定期举办档案业务、现代化管理的相关知识讲座，建立起一支集专业知识和现代化管理为一体的先进城建档案整理团队，拉动其他人共同进步。其次，加强新生代档案事业的人才培养，年青人的接收能力比较强，积极发展高级职称人员的数量，保证档案事业紧跟时代不落后。最后，多次开展业务交流和专题学术研讨及专业岗位业务观摩等活动，介绍先进管理方法和手段，提高领导和业务人员的管理水平。

加强业务建设，规范城建档案，提高现代化管理水平

整理城建档案，质量是关键。加强业务制度建设，做好城建档案的收集、接收工作，进一步规范工程档案验收、建设工程档案保证金退款、档案利用等一系列重要事宜，使这些工作有理可据，防止出现腐败渎职行为。采用高新科技智能化现代管理软件，对城建档案进行系统的归类，将城建档案做的井井有条才能保证城建档案的质量。就拿南通市来说吧，2006年即迈入了档案数字化、信息化的新阶段，经过3个多月的的加班加点，将以前的工程档案进行了著录，共著录建设工程规划档案6583个项目，建设用地规划档案4442个项目，整理完后对档案信息的集中统一管理提供了方便。对于纸质版的档案整理应当更加重视，置放纸质版城建档案的室内应保持空气流通，并做好防火防潮的相应措施，以免产生不必要的损失。

总结

总而言之，城建档案是城市规划、建设及管理的真实记录和重要依据，是城市可持续发展的重要条件，城市建设离不开城建档案的管理，完善城建档案的整理工作对城市发展有着重要意义。我们只有完善城建档案管理体制、注重人才培养、提高现代化管理水平才能不断优化城建档案的整理工作，更好的为城市建设服务。

参考文献：

[1]王传雷;李大心;祁明松;;地质雷达技术在城市基建特殊工程地质问题勘察中的应用[A];1995年中国地球物理学会第十一届学术年会论文集[C];1995年.

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工程档案是在工程建设过程中形成的，是对整个工程建设过程的真实记录，不仅是对工程建设者在工程中工作的记录，还对后来工程的使用管理、检测维护、改造扩建等工作具有重要的参考价值。在工程建设过程中，有些工序都是即时发生的，如果当时不进行资料的收集整理，依靠后期进行档案资料的补充，将会严重影响档案资料的完整性，因此，工程?n案资料要随着工程施工的进行同时收集整理。做好工程档案的整理工作，可以更好的对工程资料进行保管和利用，保障档案信息资源价值的充分发挥。

2 工程档案整理工作存在的问题

2.1 缺乏专业的档案整理人员

首先，某些领导对工程档案整理工作不重视，认为档案整理工作就是工程资料收集整理的简单工作，导致对档案整理人员的要求非常低，有些甚至没有配有专门的档案整理人员，档案整理工作是由别的岗位人员来完成的。这就导致了工程档案整理人员缺乏相应的档案整理业务知识，而且兼职的工程档案整理员也很难保证将档案整理工作保质保量的完成。其次，单位对于工程档案管理人员的培训力度也不足，尤其是对于新入职的员工仅仅进行了简单的岗前培训，就让其顶岗工作，由于缺乏实际的档案整理工作经验，在进行工程档案整理的过程中会频频出错，严重影响档案整理工作的顺利进行。最后，由于领导对工程档案工作的不重视，导致工程档案整理人员也不能积极主动地去工作，以消极的心态去对待工作，导致在工作中没有进行自学，导致自身的专业水平很难提升。

2.2 档案整理方法较落后

现今是一个高度信息化的社会，很多办公软件的出现极大地提高了人们的工作效率，减轻了工作负担，为人们的工作提供了极大地便利。但是在档案管理工作中，沿用的仍旧是传统的档案整理方法，导致整个档案整理工作需要投入大量的人力和物力，但是工作效率却没有较大幅度的提升，严重影响了档案管理工作水平的提升，不利于档案管理工作的长远发展。虽然有些单位引入了先进的档案管理系统软件，但是由于对档案管理工作人员没有进行全面的培训，致使档案管理工作人员在实际中使用档案管理软件的频率较低，没有充分的发挥出档案管理软件的真实价值。

2.3 工程档案整理制度不完善

很多单位对工程档案整理工作不重视，没有根据企业的实际情况和工程项目的要求制定相应的工程档案整理制度。完善工程档案管理制度，对于保障档案整理过程中的规范性和科学性具有重要现实的意义。唯有制定科学合理的档案管理制度才能规范档案管理人员的工作，从而确保档案管理工作的正确进行。由于缺乏相应的管理制度，很多档案管理人员在进行档案整理工作时，全凭自己的主观意识进行档案的收集整理，在档案的整理过程中缺乏科学性与合理性。由于缺少档案管理制度的规范作用，档案整理人员在工作中随机性较大，不能正确的约束自己在工作中行为，导致工程档案整理工作不能全面的进行展开，导致档案整理的不全面。

3 工程档案整理工作改进措施

3.1 加强档案整理人员的培养

企业要加强对档案管理人员的培训工作，通过培训不断的提高档案管理人员的专业水平，从而保障工程档案整理工作的顺利进行。培训的方式可以多种多样，例如，在企业内部开展档案整理工作的知识竞赛、邀请国内著名的档案管理专家进行档案管理讲座、开设档案管理培训课程等。档案培训工作要持续不间断，同时定期要对档案管理人员进行考核，检验档案整理培训的成果和发现培训中的漏洞，进而不断完善档案管理培训课程，从而为档案管理人员提供更加优质的课程，促进档案管理人员专业水平的不断提高。

3.2 改进档案管理工作方法

传统的工程档案整理方法已经与现在复杂、快节奏的工程施工不相适应了，很难满足现在工程施工中档案整理工作的需要。因此，通过分析企业的实际情况和工程档案整理工作的需求，对传统的工程档案整理方法进行改良，取其精华，去其糟粕。传统方法中仍旧适用的应该继续在档案管理工作中推行，对于陈旧落后的方法要进行淘汰处理。在对传统方法进行改进的同时，还要引入先进科学的整理方法，例如，采用档案整理软件、制定先进的资料收集表格等。加强对先进科学方法的引入和学习，不断提升档案整理工作的水平，从而保障档案整理工作的顺利进行。

3.3 健全工程档案管理制度

在工程档案整理的过程中，要根据实际情况综合考虑、统筹规划，制定出符合企业和工程建设档案整理需求的管理制度。档案管理制度是档案管理人员在进行档案资料收集整理过程中，必须遵守的基本制度，也是工程档案整理工作顺利进行的保障。档案管理制度制定的目的是为了确保档案整理工作的顺利进行，因此，在实际档案管理工作中，还要对工程档案整理工作人员执行档案管理制度的情况进行监督检查，对于检查过程中发现的问题，检查人员要及时督促相关档案整理人员进行整改，进而确保工程档案管理制度能够真正的落到实处，每个从事工程档案整理的工作人员能够认真的按照制度的要求进行档案的收集整理工作，从而提高工程档案整理工作的水平。

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一、天然气管道建设项目档案的内容和作用

天然气管道建设工程基建档案是从管道工程建设项目的立项、核准、工程准备、施工、竣工验收交付使用等整个过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体形式的文件材料。档案内容主要包括工程项目前期的项目核准文件、勘查测绘文件、设计文件、管线路由规划许可文件、工程/物资招投标文件、工程/物资采购合同协议、征用地文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、生产准备文件、竣工文件等。长输管道工程基建档案，是公司档案的重要组成部分之一，记录和反映了长输管道工程建设项目的管理和工程施工的真实过程，为天然气管道的输配运营、安全管理，以及事故责任鉴定和处理提供了查考依据。

二、天然气管道建设项目档案管理存在的问题

（一）档案分类问题。

档案分类是否合理，直接关系到档案存放的查找利用，而部分业主单位的项目建设档案分类仅设置到2级类目，有的甚至单纯按工程阶段的划分来组卷，这样的档案分类划分过于简单，不利于档案的合理组卷和系统管理，也不便于判断各专业工程文件资料的归档是否完整齐全。

（二）档案及时收集整理问题。

一是由于长输管道工程的管线路由长，往往覆盖多个地级市、县和村庄，管线路由规划许可的报批工作难度大、耗时久，一段管线路由往往需要多次上报才收到批文，由于管线路由报批文件复杂、数量多，收集整理难度大。二是天然气长输管道工程的单位工程的划分多、参建单位也较多，各线路标段、站场、及各专业工程机械完工时间不一，整体工程建设历时长，工程档案及时整理和移交归档的难度大。

（三）档案编制质量问题。

天然气长输管道建设项目大多采用业主+施工方+监理方的管理模式，工程档案由施工单位编制，监理单位监督，业主检查指导、验收。在工程建设期间，由于施工单位忙于赶工程进度，而往往忽略了档案收集积累和及时整理。在种情况下，如果监理单位的档案监督指导不到位，业主单位工程档案监督检查力度小，或档案人员缺乏工程专业技术知识，就会出现工程管理文件日期、签字、盖章不齐全、数据不准确等档案编制质量不高的问题，甚至出现工程文件不真实的档案造假。

三、做好天然气长输管道基建档案管理的方法

（一）提高档案管理人员的素质和业务水平。

档案管理人员应加强学习、积累经验，不断提升自身综合素质，适应实际工作的需要，做好天然气长输管道项目档案管理工作。一是加深提高政治素养认识。天然气长输管道工程项目档案涉及部分企业商业秘密，档案工作人员直接管理着重要的保密数据，因此档案人员必须要有坚定的政治立场和高度的组织性、纪律性，能够自觉遵守规则制定，坚决杜绝失密、泄密现象发生。二是档案管理人员要有强烈的事业心和工作责任感，爱岗敬业、任劳任怨，要能够耐得住寂寞，甘于清苦，兢兢业业、求真务实，不弄虚作假。三是档案人员应当清醒的认识到，胜任工程建设档案管理工作，不仅应熟悉档案业务知识，通晓档案各学科的理论和实践工作方法，还应当学习计算机和网络技术知识，掌握一定程度的石油、天然气行业基础知识和油气储运工程专业知识，不断丰富自身的知识结构，积累工程档案管理经验，对自身综合素质不断提高，为做好石油天然气长输管道建设工程项目档案管理工作打下坚实基础。

（二）制定科学、合理的档案分类方案。

《档案分类方案》是档案管理文件的重要组成部分，是档案实体整理和分类的依据性文件，档案分类是否合理在一定程度上决定了档案的整理质量。一是档案分类表可考虑将“文件归档范围”和“保管期限”项目包含进去，这样便可以“集多功能于一体”，准确知晓文件的收集范围，判断文件所属的档案类别，准确鉴定档案的保管期限，为确保档案的完整、准确、系统和安全保管、提高档案管理质量充分发挥指导作用。二是根据天然气长输管道工程项目建设特点，可将施工文件分为线路工程、站场工程、穿越工程、无损检测、管道干燥试压等类别。其中，线路工程档案应按各线路标段分别组卷、站场工程档案按各站场组卷，穿越工程档案按穿越单体组卷，无损检测和管道干燥试压档案按工作包进行组卷。

（三）对基建档案的质量和进度管理实施过程控制。