电子档案管理方法精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇电子档案管理方法范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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计算机应用技术的不断推广加速了信息化时代的到来，而信息化技术在电子档案管理工作中的应用也是档案管理部门提高工作效率和质量的重要途径，但是在应用存在的问题也使得信息化技术无法发挥真正的作用。档案是信息的重要来源，其重要性不可言喻，为了保证档案信息的准确性、科学性和有效性，加强对电子档案的管理是档案管理部门的重要工作，也是需要借助信息化技术来完成的。【1】

一、电子档案管理系统研究的背景

信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。

二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题

对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：

现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】

很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。

诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。

电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。

三、电子文件档案管理系统

电子文件档案管理系统的基本要求

档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】

电子文件档案管理系统业务流程设计

收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。

鉴定模块。电子档案的鉴定主要是档案管理人员对相关档案的管理期等内容进行修改，并且发表鉴定意见，同时对已满管理期限的电子档案归入销毁清册中。对于电子档案的鉴定主要工作流程是：首先是对已归档电子档案的浏览对其使用价值进行判断，其次对符合要求的电子档案进行属性判断，最后则是形成预立卷电子档案。

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[关键词]企业文书；档案

中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）45-0206-01

在企业信息系统中，文书档案管理是非常重要的组成部分，在企业信息建设方面也是非常重要的。现在，企业在发展过程中应用了先进的科技技术，这样就使得现代企业发展过程中，自动化和智能化在不断的发展。企业在发展过程中，文件的形式已经发生了很大的变化，电子文件逐渐取代了纸质文件，这样也使得档案管理中出现了很大的变化。现代的档案管理要利用计算机技术和网络技术来完成信息收集和整理，这样就慢慢形成了档案，对提高档案管理的效率是非常好的。为了更好的进行档案管理，要建立起来一体化的计算机管理系统，在这个系统中要将文件处理和档案管理结合在一起，这样在进行工作的时候能够取得更好的效果。虽然，企业在文书档案管理中已经取得了一定的发展，但是在管理上还是存在着一定问题的，因此，要更好的规范管理工作。

1 企业档案管理存在的问题。企业为了更好的发展在体制和结构方面的不断改革，因此企业档案工作者在工作的时候要积极开展工作，这样才能取得更好的成绩，与此同时，对档案管理中出现的问题要进行更好的解决。一些企业在发展过程中，存在着档案意识单薄的情况，在档案管理方面存在着开发力度不够的情况，而且，企业中很多人对电力档案管理工作的认识也是存在着一定的偏差的，因此，就使得档案管理人员队伍经常存在着不稳定的情况，企业档案管理人员在进行管理的时候经常会出现无法顾及到所有工作的情况，因此会导致档案编研中出现一些问题，使得档案在企业发展中无法得到充分的利用。档案管理人员在自身素质方面也是存在着一定的问题的，一些档案管理人员通常都是企业中其他岗位工作人员兼职的，这样就使得很多的人员在工作中无法对档案知识进行更好的学习，使得企业档案管理工作无法更好的适应企业的发展。企业在进行档案管理的时候一定要改变原有的工作思路，要采用心得方法和技术进行档案管理。

2 企业档案管理现代化的运用。档案管理利用现代的科学方面和手段对企业发展过程中形成的档案进行有效的管理，这样能够更好的保证企业在发展过程中提高工作效率和经济效益。档案管理的目的就是为了更好地在以后利用档案进行企业发展，在最大程度上保护档案，延长档案的寿命，这样更好的为企业提供服务。企业档案在发展过程中不仅是为了更好的满足社会发展的需要，同时也是企业档案自身发展的选择。

2.1建立和健全各项档案管理制度。建立和健全档案管理制度，能够更好的将档案编制成册，这样能够实现档案管理科学性，为企业日后的发展提供可靠的保证。在进行档案管理的时候，工作人员要按照相关的要求来进行管理，这样才能更好的发挥管理职能作用。

2.2依法建档。在进行档案管理的时候，按照相关的规范来进行工作，这样能够更好的强化档案法制教育，这样能够更好的提高档案工作人员的法制观念，在进行档案管理的时候要自觉依法进行档案的建立，档案管理人员在工作中按照相关的法规来对自己的工作行为进行约束，同时也要接受相关部门的监督。

2.3提高现代化管理水平。要运用现代化管理方法，实现档案管理的科学化、高效化和系统化。为领导决策、生产经营和科学研究提供准确、有效的服务。计算机的使用是实现企业档案现代化管理的必由之路。由于档案管理人员的计算机操作水平不一，其不规范的操作将给检索、查询带来极大的困难。所以，应该加大企业档案现代化管理的投入，包括购置先进的计算机，同时要加强岗位培训，给档案管理人员提供学习深造的机会，鼓励他们利用业余时间边工作、边学习计算机知识。

2.4提高档案管理人员的业务素质。在档案管理现代化的进程中。档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献的优良品质，还要具备做好现有工作所需的知识结构及现代化管理能力，必须掌握处理电子文件、电子档案的技术，才能适应档案现代化管理的需要。作为档案管理工作者，不仅要学习档案学专业知识，还要掌握计算机应用等各项技能，要重视专业知识的学习与更新，把学习作为生活的第一需要，通过学习，不断拓宽视野，了解工作所涉及领域的现状及发展动态，运用档案学的新理论、新技术来指导和改进档案工作，努力实现由单一专业型向多样复合型转变。

2.5电子文书档案管理与纸质档案管理的有机结合。在现行条件下，电子文书档案还不具备法律效力，电子文档仍然代替不了纸质文档，必须保证电子文书档案管理与纸质档案管理的有机结合，保证法律效力的同时，通过电子文书档案管理，实现管理的电子化和自动化，方便查询和借阅。纸质文档仍然需要精心保管，妥善维护纸质档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现，电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次，系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、正常运行，减轻系统维护人员的工作负担，提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况。

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【关键词】电力企业；电子文书档案；管理；系统；架构

电力企业是我国重要的能源企业，电力企业的稳定运行可以保证当地居民的正常用电。文书档案管理系统是电力企业管理系统的重要组成，随着科技的不断发展，电力企业文书档案实现了电子化的管理方式，电子文件逐渐成为了电力企业文件的主导形式，为了提高电子文书档案的管理水平，一定要合理应用计算机技术以及网络技术，还要重视文书档案收集、整理、保管这项工作，这也有助于提高电力企业的服务水平。在优化电子档案管理系统时，需要确定档案管理的架构，这样才能提高管理的效率。

1.电子文书档案与传统纸质档案的关系

电子文书档案是一种新型的档案管理形式，由于电子文书档案应用的时间不长，相关制度还不够完善，而且还不具备法律效力，所以，在应用这一管理措施时，需要与传统的纸质档案管理方式结合，这样才能保证文书档案的法律效力，还可以提高档案管理的现代化水平，有利于档案的查找、目录的检索以及文件的借阅。电子文书档案与传统的纸质档案有着紧密的关系，只有将二者紧密的结合在一起，才能保证文书档案管理的有效性。

2.电力企业电子文书档案规范化管理的作用

2.1有利于档案目录信息的管理

文书档案管理系统与文件处理系统连接后，档案目录信息可以自动生成，实现对电子文书档案的规范化管理，可以减轻工作人员的工作量，还可以提高档案目录管理的水平。

2.2可以实现文书档案的全文储存以及检索

电子文书档案的规范化管理，可以实现对文书档案的全文储存，可以实现全文目录检索，这有利于提高档案文件的利用率，在对全文进行存储后，可以实现远距离档案信息传输，实现了资源的共享。

2.3有利于实现多媒体档案的统一管理

在现代化的电力企业中，文书档案的种类越来越丰富，规范化管理可以实现对多样化信息的集中管理，利用计算机技术，可以提高档案检索的效率，其不但可以对文字图像进行归类管理，还可以对动态影像、声音媒介等档案信息进行集中管理。

2.4可以实现档案业务的计算机辅助管理

档案业务的种类越来越繁多，档案管理可分为多项环节，在进入信息时代后，利用计算机辅助技术，可以实现对档案的收集、整理以及存储，规范化管理可以实现档案业务的计算机辅助管理，可以及时掌握档案信息的动态变化情况，这有利于提高档案管理的预测能力，可以促进电力企业电子文书档案管理工作效率不断的提高。借助计算机技术，可以了解文书档案的借阅情况，可以掌握档案机构以及档案管理系统的架构，还可以了解档案动态变化情况，实现档案业务的计算机辅助管理，提高电力企业电子文书档案管理的水平。

总之，加强电力企业电子文书档案的规范化管理，可以有效提高档案业务的管理质量以及工作效率，可以减轻档案工作人员的工作量以及劳动强度，降低档案管理的成本，实现现代化、电子化、自动化化的档案管理，借助互联网技术，可以随时随地的对档案进行检索、借阅，还能减少档案丢失、泄密的危险。

3.电力企业电子文书档案管理系统应具备的原则

（1）开放性。基于业界开放式标准，并为未来的业务发展奠定基础。

（2）规范性。系统要符合中华人民共和国档案行业标准（DAT/22-2000）《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求暂行规定》及集团公司制定的档案管理办法。

（3）灵活性与可扩展性。方便扩展设备容量和提升设备性能，具备支持业务处理的灵活配置、业务功能的重组与更新的灵活性。

（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多种安全可靠性技术手段，制定严格的安全可靠性管理措施。

（5）先进性和前瞻性。采用先进成熟的设备和技术，确保系统的技术先进性，保证投资的有效性和延续性。

4.电子文书档案管理系统的特点

4.1安全性

因为是网上档案室，所以安全性是极为重要的要求。系统必须确保只有经过授权、认证的用户才能使用本系统，而且普通用户不能修改、删除档案库里的归档文件。用户能直接查看符合用户查阅权限的档案的内容，超过用户查阅权限的档案，只能查看档案的索引信息，如需查阅档案的内容，经过授权流程后，方能查阅档案内容。绝密文件，系统不提供网上检索、查阅功能，用户可以在网上提出查询申请，由档案管理员审批后，在指定地点和时间由机要员陪同观看。

4.2易用性

档案管理系统的主要使用者并不是计算机专业人员，因此，系统的用户界面必须确保尽可能方便用户的使用，尤其在档案的录入部分，应该提供统一的界面，使档案管理员能方便的录入，减少文本转换的次数，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系统应提供更多的功能，尽量的减少档案管理员的工作量。。另外，系统还需具备良好的提示帮助功能，减少用户的学习时间。

4.4和纸质文档管理充分结合

在现行条件下，电子文档仍然代替不了纸质文档。纸质文档仍然需要精心保管，妥善维护。纸制档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现，电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次，系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、可靠运行；减轻系统维护人员的工作负担，提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况，为升级扩容提供数据依据。系统管理主要包括：主机系统管理、网络管理、数据库管理、应用系统管理、安全管理等。而且要支持集团公司的系统管理能够与各省的系统管理实现互联，即可实现部分垂直管理。

5.结束语

综上所述，电子文书档案已经成为当前社会电力企业文件管理的主要形式，随着科技的不断发展，电力企业的管理者一定要做好电子文书档案管理系统的完善与优化工作，建立文书、档案一体化的管理系统，这样可以提高目录检索的效率，可以节省检索的时间，提高资源的利用率。电力企业在不断发展的过程中，需要先确立电子文书档案管理系统架构，这样才能实现文书档案的规范化管理，才能促进电力企业更加长远、健康的发展。

【参考文献】

[1]胡艳.提高企业文书档案管理工作水平的几点思考[J].黑龙江档案，2014（01）.

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一、数码照片就是电子文件

《电子文件归档与管理规范》，将电子文件定义为“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”由此可知，数码照片实质就是电子文件，准确地说是图像文件。《电子文件归档与管理规范》的制定是基于各种类型的电子文件，单独为某一种类型的电子文件制定具体的管理标准，显然是不必要的。

二、数码照片真实性、完整性、有效性的保证

相比感光材料照片，数码照片最大的问题就是其真实性、完整性、有效性难以保证。事实上，不仅仅是数码照片，任何电子文件都会遇到这样的威胁。信息技术越发达，文件的安全就越难保证。那么，该如何保证电子文件真实性、完整性、有效性?何嘉荪教授认为“电子文件必须强调档案化管理”，“电子文件管理的基本原则是前端控制，即必须把一切能够提前进行的档案管理措施尽量提前到文件形成阶段，甚至形成之前进行。”“如何进行‘前端控制’，或者说‘控制’点什么，在许多人心目中是比较模糊的……为此，我们认为有必要简明扼要地提出，所谓全程管理和前端控制就是使电子文件档案化，使整个电子文件形成、积累和管理机制档案化并且在管理的前端就进行档案化工作。”

笔者认为“档案化”的具体内容，在《电子文件归档与管理规范》中已经阐明了，如第五章就阐述了保证电子文件的真实性、完整性和有效性的具体控制措施，其余章节则对电子文件的收集积累、归档整理、移交、接收与保管等环节进行了规范。

三、数码照片管理方法可以多样化

国家标准与单位内部的管理制度不同，内部管理制度是将标准要求细化成具体的操作步骤，以保证标准执行到位，因此各单位可以根据实际情况来制定内部的管理制度，管理方法可以多样化。关于数码照片的管理有些地区早已制定了相关制度，如《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》，笔者所在单位也有数码照片的管理制度，但管理方法不尽相同。比如，对照片的文字说明，我所在单位就不采用Excel电子表格形式，而是直接利用国际通用的图像浏览软件ACDSee。该软件直接提供文件属性的编写，包括文字说明、拍摄者等，还可以直接将原数据信息，如什么相机拍摄的、拍摄时间、照片大小、像素、更改信息等显示并打印出来。笔者认为直接采用图像软件进行著录，不仅提高了工作效率，而且保证了著录信息的准确性，值得推荐。另外，为保证数码照片的收集齐全，笔者认为可以利用OA(办公自动化软件)内部发文的模块，让照片的归档，直接走内部发文流程，这样做既保存了数码照片形成的背景信息，而且也使相关部门不得不对归档照片的质量和真实性负责。

四、数码照片的保管

数码照片是否应该像传统的感光照片那样冲印出来保存，这个问题类似于有了电子文件，是否还要将电子文件打印出来保存的稳定性、安全性还不太让人放心，所以笔者所在的能源系统，对电子文件实行双轨制，即归档的文件仍需打印成纸质件保存，浙江省档案局要求用激光打印机打印，以提高字迹的耐久性。由此推断，归档的数码照片在现阶段仍需冲印出来保存，才较为可靠。

篇(5)

（一）电子档案管理能够有效的节省人力和物力与传统的档案管理相比较，传统的档案保存工作中，由于某些重要的档案资料，不但需要专门的人员进行管理，还需要投入大量的管理经费，但是还是不能确保档案的绝对安全性。随着计算机网络的广泛应用，给档案的归档提供了更加方便和快捷的手段，并且还为档案的提取和利用都提供了快捷的途径，此外还为档案的归档与检索等当面提供了相当的便利。也就说说电子档案不但加快了档案归档的速度与质量，还节约了大量的人力与物力。

（二）强化电子档案管理，能够有效的提高档案服务的质量档案的电子化，其目的就是为人们提供简单快捷的档案管理服务。电子档案的特点就是信息化程度高，所有的原始档案都通过数字化的信息形式储存在计算机中，并且经过互联网的传播，方便世界各地网络在线的用户查阅和筛选自己需要的信息。所以，强化对电子档案的管理，不断的利用新技术，完善电子档案的管理模式和途径。随着时代的发展，许多的档案使用者对电子档案的要求越来越高，他们不但要求电子档案提供原始的文字档案，甚至有的还需要查看原始档案的图像以及相关的视频资料等，由于传统档案的种种限制，导致是在电子档案迅速发展的今天，已经远远的不能满足人类的需求。电子档案因为其自身的特殊性，能够为人们提供更全面的信息服务，随着档案需求的多样性与社会科学的不断发展，档案管理工作的服务对象以及档案的管理方法都在不断的变化中。但是电子档案因为其动态、全面的服务特点，在很大程度上能够满足人们逐渐多样化的需求。

二、加强电子档案管理的方法

（一）利用风险管理方法，提升电子档案管理的水平

电子档案管理由于利用的计算计算机网络平台，致使其在存储的过程中具有很大的危险，所以采用风险管理的方法，对电子档案的存储中可能遇到的危险进行分别、估计、防护并且采取相应的措施进行应对，通过这些手段的应用，将电子档案的管理风险降低到用户可接受的范围内，进一步的达到电子档案管理的安全系数。

（二）规范电子档案管理的操作流程

传统的档案管理在归档前与归档后的管理部门的分工是不同的，这就在一定程度上对文档保存的连续性造成了破坏。电子档案是建立在计算机网络上的虚拟信息，通过网络这一特殊途径，将文档通过一定的管理流畅，顺畅的将电子文档进行归档和存储，文件的生成和保存是在一个完整的环节中实现的。电子档案的生成到永久性的保存以及销毁是一个不可分割的过程，因此对电子档案生成的流程应该按照不同的管理要求和流程，建立专门的管理部门进行控制，将电子档案的操作流程系统而安全的管理起来。

（三）强化工作人员的管理，建立完善的管理体制

电子档案作为一种新兴的事物，其发展是比较晚的，因此一套完整的管理体制对电子档案的管理工作是相当重要的。在建立完善的管理机制的基础上，还应该通过绩效考核归纳到电子档案的管理内容中，以此来激励管理人员的工作积极性。同时还应该投入一定的资金，在硬件设备上提供一定的支持，保证管理机制高速、有效的运行。

三、结语

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【关键词】档案管理；电子档案；有效管理；高效利用

电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在档案管理日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着计算机互联网的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理和利用入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的几点措施。

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

二、加强电子档案管理的重要意义

1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的普及和利用，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。

2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

三、做好电子档案管理和利用的几点措施

1、建立档案利用制度，整合各类档案资源

要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失

电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

4、加强工作人员管理，提高档案保护意识

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摘 要 随着我国科技的进步，档案管理领域取得了一定经验，但社会的进步需要档案管理模式共同进步，同时档案客户对档案管理方式也有不同的要求，所以，现代档案管理逐渐向公共管理方向发展，这样在公共管理基础上的档案管理需要引起档案管理者的重视。本文就公共管理视阈下的档案管理方法、理念以及管理范式进行了深入的研究和探讨。

关键词 公共管理 视阈 档案管理范式

在市场经济发展中，档案管理工作起到重要的作用，良好的档案管理工作可以更好的充实和丰富档案资源。因此，档案管理部门领导需要考虑改善档案管理方式，创新出更适合我国国情的档案管理体制[1]。现代档案管理应逐渐向公共管理靠拢，在公共管理基础上研究档案管理体制对社会发展非常有益，这需要档案管理部门领导以及档案管理人员共同对此方法进行研究，进而创新出更优质的档案管理方法，使我国档案管理体制到达新的高度，从根本上改变传统的档案管理。

一、基于公共管理视阈的档案管理方法

所谓公共管理，顾名思义，是以公众为主体的管理模式，这个管理模式可以为公众提供高效的服务。然而公共管理视阈下的档案管理，是以公共管理为基准和方向，使档案管理方式更为专业，进而为公众提供优质服务。档案管理应该注重服务好档案用户，以档案用户为主体，关注用户的体验和感受，进而使得档案管理能够不断进步[2]。

二、基于公共管理视阈的档案管理基本理念

（一）承担社会责任

档案管理需要对社会以及公众负责，社会责任是推动档案管理的动力和基础，要想实现合理有效的档案管理就需要档案管理承担社会责任。陈旧的档案管理主要责任是为政治工作人员负责，而公共管理视阈下得档案管理需要承担的是社会责任，不仅对社会发展负责，而且对广大群众负责。

（三）统一管理理念

档案管理想要向公共管理方向前进，就要做到对待公共人群实行统一的管理体系。档案管理人员对于社会各个阶层的公众都要一视同仁，严格按照档案管理制度开展工作，可以面向社会开放的档案要向广大公众开放并提供统一服务，在服务过程中不能出于自身原因对某一阶层人群排斥或歧视，档案管理人员要统一标准，不得为特殊职位人员“开后门”，使其享有特殊化服务，工作人员对档案用户的要求和相应的工作流程应该是统一一致的。

三、基于公共管理视阈的档案管理方式

（一）采集群众意见的方式

档案管理向公共管理靠拢的具体管理方式有许多，其中采集群众意见是最能体现出正确方向的表现之一。既然档案管理面向的用户是广大的社会公众，档案管理工作开展过程中，群众就可以对档案管理工作提出意见，管理人员吸取公众的意见，对未来向更多的用户提供最优质的服务实有裨益。档案管理部门采集群众的意见加以改进，这样不但可以帮助档案管理工作进步，还可以增加档案管理工作的透明度[3]。

（二）档案资源信息化

随着电子化信息时代的到来，档案管理也加入其中形成电子信息档案，电子档案信息化促进了社会的不断发展，同时也需要档案管理部门和领导者重视起信息资源的开发，这对档案管理未来的发展十分有益。档案管理向公共管理发展，同时也要向信息资源方面发展，形成档案信息资源模式，从而更好的推进档案管理的进程。档案管理的基本流程详见图一

图一 档案管理流程图示

结束语：

总而言之，档案管理向公共管理方向发展对我国当前的市场经济发展有关键作用，因此，档案管理部门领导和档案管理人员应该对这一发展方向深入探究并促进其发展。档案管理的主体要变更为社会公众，承担的主要责任为社会责任。与此同时，档案管理部门需要定期为档案管理人员组织培训，培养档案管理人员的业务素养，同时管理人员自身也需要不断提高基本素养。这样才能实现公共管理视阈下的档案管理长远发展。

参考文献：

[1] 曹玉.公共管理视阈下档案管理的实践范式研究[J].档案与建设，2012（7）：15-17，63.