档案一体化管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案一体化管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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关键词：图书 档案 一体化管理

中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）04（b）-0204-01

随着信息网络时代的到来，人们对于信息资源的需求发生了根本性的改变，不在满足于单一的信息资源，而是需要无空间、时间、地域、借阅限制的多元化信息服务，内容新颖、类型完整多样、来源广泛的信息。信息的网络化和数字化正在成为这个时代的发展趋势，在这种大背景下，图书馆与档案馆如何快捷、准确地为读者提供高效的服务， 进行信息资源整合、实现信息资源共享迫在眉睫。

1 图书档案一体化管理的必要性

1.1 图书档案一体化管理是时展的产物

每个图书馆、档案馆的馆藏建设各有差异，侧重点不同：有的馆藏量大而全，有的馆藏量少而精，有的侧重单一专业的图书资源，有的面对所有读者，图书范围广。由于空间、时间上的差异，图书资源不能共享，读者只能利用附近的图书资源，造成图书馆、档案馆的信息资源没有得到充分利用。解决图书馆、档案馆不同程度的侧重与局限性的最好办法就是实现文献档案资源共享，做到相互之间沟通融合共享来弥补自身的局限和不足。单一的、没有资源流通共享的图书馆、档案馆的馆藏建设已经不能满足读者对于信息多样化与深层次需求，这种现状使得图书馆和档案馆面临一个新的挑战，必须寻找到一个新的方法实现图书馆、档案馆的持续发展，满足读者在新时代背景下对于资源的需求。图书馆、档案馆的网络化资源共享平台无疑是最好的选择。构建图书档案的一体化网络，建立一个与互联网对接的平台，快速进入信息高速公路，打通信息交叉服务的隧道，才能实现信息资源全球共享，加快信息现代化建设的进程，方便读者快捷地查阅所需的信息。

1.2 图书、档案实行一体化管理是信息管理一元化的需要

随着科学技术的不断进步，学科间相互交叉、相互渗透，现代科学技术正不断的走向综合化、一体化。全球互联网广泛普及，信息传播速度的加快，信息网络化迅速发展，形成了一个巨大的信息资源库和信息资源网络系统，为信息资源的交流和共享提供了发展的技术基础。信息管理一体化的整体优势凸出，利用信息管理一体化使得图书、档案的管理更加合理，将会发挥更大优势，提高资源利用率，是学科整合的需要，通过一体化管理实现资源共享也是图书馆事业和档案事业自身的发展需求。图书馆和档案馆馆藏的特点各有不同，都具有一定的局限性，单一使用无法将满足信息时代读者对信息资源的综合化的需求，所以只有在图书档案管理上实现一体化，利用网络实现资源信息共享，才能满足当今相互渗透和交叉极为频繁的学科要求，才能满足社会进步和科学发展对图书档案管理的要求。在现代网络急速发展的大环境下，图书档案一体化管理给学科和信息提供了一个交叉整合的平台。

2 制约图书档案管理一体化的因素

2.1 管理体制相对落后，不统一

我国现行的图书、档案系统虽同出一源，但现在却分属于不同的系统，这样就形成了图书、档案部门各自为政，彼此之间缺乏联系沟通协作，形成了独门独院的现象，阻碍了信息的互通、交流和共享，制约了图书档案一体化的实施和资源共享的实现。这种管理体制也使得档案图书系统难以进行交流和实现数据共享，在这种无交流的情况下各自进行着自我建设，导致了数据和信息大量重复，造成资源配置不合理，人力、物力、财力的巨大浪费的现象出现，严重制约了数据信息资源的有效发展和合理利用，不符合科学发展的理念。

2.2 综合性人才匮乏

图书、档案的一体化管理尤为需要人才队伍的支持，它的实现需要一批具有新型知识结构、掌握多学科知识、熟悉各领域发展的高素质综合性专业人员队伍。但实际上，由于现有人才培养模式，真正精通图书管理学、档案管理学理论和实践技能的人并不多，在实践中具有这方面组织能力的人才则更为短缺，这严重制约了图书管理一体化建设的发展进程，影响了信息资源管理水平。

2.3 信息基础设施不健全

信息基础设施是实施图书、档案管理一体化必须构建的网络环境。当前，我国大部分高校的信息基础设施已初具规模，但图书馆、档案部门的信息设备还远远不够，特别是档案管理机构，多是微型计算机单机操作，有些甚至仍然靠人工手工翻阅查找。同时，校园网络带宽较窄、容量有限制约着图书、档案的一体化。图书馆信息资源服务对象仅限于全校师生，利用率相对较低，造成了信息资源的浪费，不利于图书管理资源的交流和共享。另外，由于档案资料的内容和来源与图书资源相比有很大的不同，多是信息资源内容比较专指、明确，保存形式是纸质版，导致对网络结构的存取要求不同，尚需开发专门的信息管理系统。

3 建立图书档案一体化管理的具体实施步骤

通过制定相关法律法规和行业标准来指导、调节和规范信息资源一体化的管理体制，在宏观上实现国家对档案图书一体化建设的保障和指导作用。建立图书、档案一体化管理的协调中心，确保图书档案信息资源共享的顺利进行。同时，相关管理部门应该对于图书档案一体化管理的重要性和迫切性，部门整合、人力统筹的必然性有一个宏观全面的意识；对于图书档案一体化管理的发展趋势有一个清晰的发展蓝图，转变消极态度，只有在充分认识到一体化管理的必要性时，图书档案一体化管理才能出现成效，才能有发展空间，才能推动体制和政策上的改革，加快图书档案一体化管理的步伐。加强图书、档案管理方面人才的培养，另外，也要对现已在职的图书、档案工作人员进行相关的培训，促使他们掌握图书、档案一体化管理方面的理论和实践知识，更好的落实一体化管理。

参考文献：

[1] 李丽君.高校图书、档案一体化建设与资源共享[J].兰台世界，2006（6）.

[2] 江福兰.高校图书档案一体化管理探析[J].科技情报开发与经济，2007（17）.

[3] 关晓春.浅谈图书档案一体化管理[J].黑龙江科技信息，2012（13）.

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一、文档一体化管理的重要性

众所周知，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，两者有机地结为一体，才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。由于文档一体化有共同之特点，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，他们的源头、户头都是一致性，都可以用统一标准进行管理，做到即输进库。基于二者之间的关系，开展文档一体化将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础。通过文档一体化管理完全可以统一公文登记内容和档案著录项目使著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期等(见下图)。这就为档案部门今后管理不再重复进行著录奠定了基础。

二、文档一体化管理的必要性

近几年来，随着办公自动化程度的提高，出现了大量各种形式的信息文件，纸质文件逐步被电子文件所替代，纸制档案逐步向电子档案过渡，这给传统的档案管理工作带来了新的挑战。文件作为人们进行信息交流和贮存的一种工具，有其相对稳定的物质载体。文件包含有信息、意识、知识内容的一种物质形态，它与其他物质一样是运动的。文件从其形成后的运转，承办和现行、半现行直到转为档案后的管理和利用，经历了一个完整的过程，档案管理理论界称之为文件的生命阶段或文件周期，它将文件形成和存在过程划分为四个阶段，即制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段。通常后两个阶段的文件即是档案。企业单位档案室主要保存第三个阶段的文件，其特点是：1文件形成部门刚刚使用完毕，留待以后继续存查和利用，所以说在一段时间内，仍离不开这些文件，具有档案的第一价值；2保密性较强，处于封闭状态；3文件对形成单位依附性大；4有相当部门文件只有一定时期内有利用价值；5具有永久保存价值的文件，一般必须通过这一阶段的保存和利用。

三、文档一体化管理的可行性

为适应市场发展的需要，机构整合，就意味着管理体系、管理模式的整合，就要重新建立新的管理结构、规章制度、利益保障体系，并尽快使各项工作正常运转。“文档一体化管理”工作模式随着新机构的成立而开始了，原文书管理和档案管理这两个程序综合为一人管理。打破了以往文书工作和档案工作使用两套人马的工作模式，文件的收发、登记、传阅、收集、整理、分类、鉴定、检索、保护、利用、信息统计等环节均由文档管理专职统一跟踪管理，中间过程量大而杂，要真正做到有条不紊可真不容易。为了防止文书管理和档案管理脱节，充分发挥“文档一体化”管理的职能，更好地为企业的生产经营服务，通过竞聘考核聘用了经验丰富、综合素质高的文档管理专职来担任此项工作。文档管理专职上岗后，认真总结经验，根据文书管理与档案管理的特点，从企业自身特点出发，制订有效的工作方法，制订出文书、档案管理的各种管理制度、办法，充分利用这些规章制度、文件办理程序来制定管理框架，规范档案管理，明确管理职责；同时充分地利用现代化管理手段，利用电子文件收发处理，对归档文件进行著录管理，使文书处理和档案管理这两个工作流程很好地整合起来完成。文档管理专职对文件的收发、公文处理、文件归档等过程清清楚楚，利用文书与档案共同的著录信息，既减少交叉登记、重复劳动的现象，更不会再像以往那样出现“两个和尚挑水喝”甚至于“三个和尚没水喝”尴尬现象，大大提高了企业的办公效率。

结语

综上所述，在办公自动化的条件下，实行文档一体化管理体制的好处有三：一是提高效率，信息共享；二是规范管理，统一标准；三是科学合理利用人力、物力等宝贵资源，减少浪费。

目前企业文档一体化管理仍处于一种初期阶段，还有很多地方仍需要我们不断地完善、规范。作为企业文档专职管理人员，要做的工作还很多，关键是不断地提高自身的修养，不断地总结经验。随着时代的发展，科学的进步，对信息化管理要求越来越高，这项工作对我们来说，任重而道远。

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关键词：图书、情报、档案;一体化管理

1.前言

图书、情报、档案的一体化管理于20世纪50年代首先由国外的优秀学者提出，并于70年代传入我国，迅速得到专家学者的重视和研究。图书、情报、档案一体化涉及到多层面的管理，例如管理模式、服务模式一体化等方面。随着全球化信息步伐的快速发展，新型技术和信息技术为图书、情报、档案的一体化管理创造了优越的外界背景，信息化为图书、情报和档案管理实现一体化、系统化、科学化的发展水平提供了契机。

2.图书、情报、档案实现一体化管理的必然性和可行性

2.1三者一体化管理的必然性

知识经济和精神文化的发展标志着新时代的进步，随着生活水平和社会经济的发展使得信息用户对使用系统提出了新的需求。在信息化技术如此发达的今天，使用用户对繁琐、复杂、单一的信息应用能力较反感，因此追求系统、完整、动态的信息管理系统是竞争的主体力量。高校图书、情报、档案一体化管理结束了多重单一管理的复杂问题。三者一体化管理模式为用户提供了动态的、便捷的服务信息;另外，随着计算机网络平台的推进，打破了传统的信息查收弊端，为用户创造了时间自由、信息量广的搜集平台，可见，图书、情报、档案的一体化管理是时展的必然要求和结果。

2.2三者一体化管理的可行性

首先，就目前的图书馆管理模式调查来看，一般将图书、情报和档案分开进行管理，各自的信息资源共享能力较弱，三者各自为营，互不干预，自行购买管理设备和信息资源，这种现象造成图书馆信息资源散乱，不易被用户搜索和查找，另一方面，在不必要的经费投入中消耗过高，无法实现经费的最优化使用;其次，图书、情报和档案具有想通的本质意义，在网络信息时代的发展背景下，将三者协调结合，共同管理，形成系统、科学、综合化的管理系统，便于对信息资源的搜集、整理和服务，保证信息的高质量、高效率、高动态地服务用户;最后，三者的一体化式管理可以在人力、物力和财力等方面提出优化的使用结构，避免分散管理所造成的一些资源浪费和重复建设，创造了良好的经济保障基础。

3.高校构建图书、情报、档案一体化管理的实现途径

3.1转变传统管理思想，树立一体化观念

实现三者的一体化管理首先需要高校图书馆管理部门能够正确认识到图书、情报和档案统计管理的优势和价值，转变自身的传统管理思想，正确认识到在长期工作中所养成的不良习惯、消极怠工和安于现状的不良现象。积极探索和转变管理思维，在图书、情报和档案管理工作中树立远瞩性、主动性和科学性的观念，认识到三者一体化管理所产生的价值。将图书、情报和档案的一体化管理模式制定为高校图书馆信息资源管理的建设性战略目标，在图书馆管理工作中积极引入和贯彻信息全方位开放与资源文献的共享措施，各部门之间应加强交流和沟通，为高校图书馆信息管理工作提出创新性的建议和方案，落实到高校图书、情报、档案一体化的实践工作中。

3.2加快高校信息化基础设施建设

在信息全球化的外部环境中，高校管理部门要积极引入网络、通信、计算机操作技术等现代化科学手段，从而为高校图书、情报和档案的信息管理系统奠定坚持的设备基础，提高三者管理系统的发展进程，这就需要高校积极投入到信息化基础设施建设中。高校图书、情报和档案信息含量大，且处于动态变化中，因此要将网络基础设施作为后台支撑，从而借助网络平台建立统一的技术标准和管理措施。据调查，我国高校图书馆在信息基础设施建设上已初具规模，但是在设施建设的水平上还存在较多滞后因素，在一定程度上制约着一体化管理的发展进程。针对此现象，高校还应不断地为信息化基础设施投入精力，积极开拓多渠道的发展机会，为图书、情报和档案一体化管理提供物质保障。

3.3优化文献资源的配置

随着网络数据、信息资源平台的载入，在高校的图书、情报和档案信息中，也大量地引入了电子出版物、网上信息情报与电子档案等资源，这些电子与网络信息打破了传统的时间限制和空间局限性，应积极开发和利用电子与网络图书、情报和档案信息资源，针对传统文献资源的管理模式，进一步优化文献信息的配置和使用效能。

3.4培养复合型的管理人才

传统的图书馆管理工作人员只要求具备必要的专业知识技能，但是随着高校图书建设和现代化技术的引进，对图书、情报和档案管理人员的职业技能和素养都提出了新的要求。人才是图书、情报和档案管理体系中的基础保障，扎实的专业能力，敏锐的信息搜集能力、良好的沟通和外语能力是复合型图书工作者的重点要求，此外，对图书、情报和档案的专业管理能力、信息检索能力也是实现符合型人才的必需技能要求。

总之，高校图书、情报和档案的一体化管理是一项长远的战略性发展过程，因此，高校图书馆管理部门应高瞻远瞩，制定科学、系统的发展目标和规划，有条理、有计划地推进高校图书、情报和档案进程，在借鉴优秀单位的管理模式基础上，结合本校特色，最终实现资源共享、信息开放的一体化管理。（作者单位：云南大学图书馆馆员）

参考文献：

[1] 陈洁.网络环境下图书情报一体化管理模式的构建[J].新课程（教研版），2012，（2）：96-97.

[2] 王永辉. 整合图书情报档案资源 实现信息一体化管理[J].吉林农业，2010，（13）：46-47.

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关键词：文秘工作；档案管理；文档；一体化；建设；质量管理

引言

档案管理工作的基础是文秘工作的开展效果，二者密不可分，互有联系。应时展需求，完善文秘与档案管理一体化建设，不仅可以提高文件管理、利用的规范性，同时也可以提高办事效率等。

1.文秘工作和档案管理一体化的重要现实意义

文秘-档案一体化建设是社会发展的必然选择。一体化的含义为基于公文处理和档案管理连续及整体性角度出发，和互联网、计算机等技术以相关标准为规范建立的综合档案管理系统，这样将实现对公文档案的全过程管理，提高文秘与档案管理工作的整体性。另外，文秘工作与档案管理一体化建设意义非凡。它使档案事业的关注焦点从文件实体转向文件形成过程；从注重分散的个别文件的性质和特征，转向关注导致文件产生的业务职能、活动、任务、事物处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，挑选出反映其主要工作活动的文件加以保存；通过文秘工作与档案管理的一体化建设，有助于提高文秘及档案管理工作的效率及质量，这对信息的有效管理与利用起到了积极的影响作用。

2.国内文秘工作和档案管理一体化衔接时的问题

首先，缺乏原稿文件，编号不规范。文秘及档案工作虽然有明确的办事流程，不过在归档时却是修改整理完成后的稿件，缺乏原稿与修改稿，这就使得一些领导的重要批示无从显现；另外，还有部分归档的重要材料在没有复印存档的情况下进行存档，这就导致原稿字迹容易被模糊等，降低稿件利用效果。

其次，缺乏完整的版面记录和规范的附件。在实施档案管理的过程中，多数实施归档的文件缺乏印发部门、抄送单位、发放时间、主题选择等重要信息，这就提高了文件归档后进行案卷标题确定的难度。

最后，应用了错误文种，办理程序缺乏规范性。在应用文种时经常发生“意见”和“决定”不区分情况，同时“通告”、“通知”乱用现象严重，这就降低了文种应用的规范性，给公文受理单位的办公带来了阻碍，降低了工作的实际作用。另外，在公文办理中，也将长出现违规、不按照程序办事的现象，很多单位都存在越级行文、不登记印发等违规现象，这位后续的档案管理带来了负面影响。

3.文秘工作和档案管理一体化建设的对策

首先，应实现案卷质量管理标准化、规范化建设。①实施安全全面普查。一般企事业单位没有精力对综合档案室进行定点检查，并且不同部门之间的档案保管期限也存在差异，因此档案室内会遗留大量没有利用价值的文件；所以，可以运用案卷普查的方式将僵尸文件移除，提高文秘及档案管理工作的效率与效果。②改善公文质量，奠定文秘-档案管理一体化基础。企事业单位档案的原身为公文，所以工作的制作质量对之后的档案管理质量、效果由直接影响，进而也会对档案管理的规范化、标准化建设产生影响。因此要提高公文的质量，要用幅面尺寸规格统一、标准、质量好的公文用纸，采用横写横排、左侧装订的排版形式；认真检查制发公文履行签发手续的情况，是否与审批权限相符，公文标题、主送单位及抄送单位的准确性，落款、日期等；在书写公文时要保证书面干净、字迹清晰、使用不易褪色纸张，从而确保长期保存的效果。另外，要科学选择文种，做好格式、行文等的规范操作。③完善电子文件管理工作。电子文件比传统纸质文件管理更具优势，但是电子文件收到文件形式、储存条件等影响，一定要做好文件储存介质的选择才行。

其次，要完善全过程的管理工作。①要在企事业内部建立质量管理意识，为文秘工作与档案管理工作人员树立全过程质量管理意识，通过推行个人责任制的方式，提高全过程管理质量。②建立健全管理体制。文秘及档案工作的分而治之形式影响了文档一体化建设，所以要调整基础机构，建立健全规章制度。因此要建立专业部门同意处理文书、档案管理问题，对文书及档案整理、收集工作的衔接进行监督，为文档管理部门提供横纵联系、协商渠道，奠定文档一体化管理模式基础。另外，要做好文秘及档案管理员工培训工作，为其提供外出学习的机会，提高员工的综合专业业务素质，改善文档提提化管理队伍整体质量。并且要完善管理制度，严格落实公文新闻规定，严格审核公文减法制度，确保发文文件在规定权利范围之内。③要加强文档一体化管理模式硬件建设工作，积极的选购性能、品质过关的设备与工具，通过培训提高员工操作的熟练度和规范性等。

最后，要完善文秘部门的文书立卷工作。文书立卷中的文书处理时不可或缺的环节，同时文书处理可以提高档案管理的有效性、安全性、系y性、条理性。而文书立卷属于文秘工作的最终步骤，同时为档案管理的第一步，也就是文秘与档案工作的连接处。所以，各部门的文件材料应交由文秘人员进行统一管理，并基于立卷原则和方法实施文书立卷，让文件立卷常态化。除此之外，必须重视文书立卷的日常管理工作，要完善文书的分门别类管理，为日后的查找与立卷提供便利。

结束语：

综上所述，文秘及档案管理工作的一体化建设已经成为社会发展的必然选择。因此，企事业单位要积极攻克文档一体化建设中遇到的问题，早日完善文档一体化建设工作，提高公文文件管理及利用效率。

参考文献：

[1]张思盈.初探办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J].办公室业务.2015（05）

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1.1 档案管理的概念

档案管理是一个非常复杂的工作，分为多个步骤和层次，首先要按类别对文件进行分类，然后对每一个类别的文件的重要性进行调整，然后对档案的基本信息进行整理和总结，最后把档案归档到各个区域，定期检查档案的完整性。所以档案管理工作是一项管理性的工作。虽然研究档案馆部门、编辑等活动，但目标是使企业更好地适应社会发展的需要，具有一定的服务性。文件的形成、传递、处理、管理和档案的收集、整理、标识、保管和使用环节，统筹按照统一标准、统一管理。这就需要建立统一的文档管理机制，使档案管理与档案管理有机结合，整合管理。还需要将公文这一文档实体从生成、流转，归档到?N毁或永久保存的整个过程进行全面一体化管理。文件整合理论的形成经历了一个漫长的过程。

1.2 文档一体化计算机管理的现状

档案管理体制逐步完善，形成统一领导、分级管理体系；但是，档案管理工作还是很难满足社会的需求，差距主要表现在以下几个方面：

（1）基层档案管理不平衡。文件管理系统不完善。管理机制不好行使职权。档案管理部门没有专业书籍，没有文件规范操作，没有专业人员。一是缺乏档案管理意识。对档案重要性认识不足，认识不够。在人们的心目中，档案部门是一个无足轻重的单位，不重要。有领导认为，只要经济建设就行，档案工作质量没关系。由于缺乏领导支持，档案管理工作没有得到很大的发展。

（2）管理模式陈旧。随着科学技术的发展，高新技术产业的发展，新事物层出不穷，记录形式和内容纷繁复杂，档案范围进一步扩大。然而，大多数单位跟不上档案管理的发展。文件管理部门不能用计算机和网络技术进行档案管理服务，但一直采用传统的操作模式。

（3）机关档案管理存在问题。一般权限仅限于纸质文件的管理，电子信息统一集中，无需录入，无需电子处理。档案信息的影响，档案信息资源不能共享优势。

（4）企业档案管理存在问题。企业档案工作反映了生产、经营和科研的重大活动，但由于缺乏计算机化，许多企业的内部档案资源无法共享。影响了企业内部各部门之间的信息互用。

2 文档一体化计算机管理现代化的必要性

1.时展的要求。新世纪、新时代，电子信息技术的发展要求必须努力实现档案管理工作的现代化。计算机网络等三次科技革命带来了新技术和新方法，在社会生活各个领域和各部门得到了广泛的应用。

2.文件保护和利用要求。档案的保护和有效利用也要求企业早日实现档案管理现代化。由于许多文件存放时间长，除档案保护措施不充分外，造成了纸质档案中一些因长期缺乏保护而出现脱落和模糊现象。同时，它不能同时掌握相关档案，降低档案信息的使用效率，不利于实现工作的有效性和灵活性。现代档案管理将带来许多好处，最初，要保存档案完整性的内容，但经常性发生文件被打破或丢失的现象，引进现代管理之后，这种情况将大大改善；其次，文件可以更精细分割，不再需要手工记录文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作强度，又提高了工作效率。

3 我国现阶段的文档一体化计算机管理现代化发展中存在的问题

3.1 档案管理工作的规范性较差

企业档案管理的一个重要因素是档案管理的规范化和规范化。然而，由于中国的经济仍处于发展的转型期，许多行业都在发生变化，许多行业的标准化和标准化程度不高。当然，这个问题也反映在国内企业档案管理问题上。现阶段，在中国很多企业档案管理工作的责任分工是极其混乱的保密规定，内部管理秩序管理不到位，文件管理和分类不明确，文件没有规定的现象。因此没有规范的档案管理工作的档案管理工作不仅给企业本身带来了一些问题，阻碍了企业档案管理的现代化，同时也给其他部门在企业工作中造成了一定的障碍，不利于企业的良性发展。

3.2 档案管理资金投入不足

很多公司重视档案管理部门不高，只要文件可以保存，我不知道，这样一个粗略的工作，会带来很多隐患；越来越多的企业档案管理进入了一个资金严重短缺，许多档案管理部门保存文件柜文件已经损坏，许多文件已经发霉。这些都直接关系到档案管理部门的基本情况，而且档案管理部门对资金投入的成果也较少；现代管理模式要求较高的资金投入，这也是企业规划面临资金短缺的问题。

不协调的计算机技术和管理的发展，制约了档案管理现代化的发展。有的档案部门在利用计算机的同时，开发和利用了管理模式的改革，不重视软件的新思路指导，人为隔离了文档与信息之间的相互密切联系，由于文件计算机管理自身的发展和应用，它们没有整体的规划、协调、衔接和利用，技术的发展和应用使计算机文件系统开始从重复的数据输入中脱离尴尬。这种计算机技术的发展和应用，不仅没有提高劳动生产率，减轻了员工的负担，而且大大增加了档案工作的负担和复杂性。

4 文档一体化模式下电子档案管理的注意事项

鉴定工作需要从内容和技术两个方面进行鉴定。传统档案的鉴定与鉴定内容之一基本上是相同的，即对档案内容进行审查，确定其科学性、历史性和实用价值，进而确定保管期限。

由于电子档案馆与传统档案馆的使用，安全工作有别于传统档案馆，电子档案馆与传统档案馆的安全性相同，但泄密的方式和渠道更加多样化，存在更多的安全隐患。电子档案的保密主要包括两个方面。

网络文件的安全存储在网络计算机上，为不同的用户提供不同级别的服务，在线数字档案网站的文件信息极易泄漏。因此，数字档案馆必须分类归档和公开记录。互联网是一个完全开放的网络，为了防止计算机黑客窃取和未经授权使用机密文件的信息，我们在计算机网络的档案中做了保密工作。

（2）在传输文件的安全性方面，很多互联网网站都有自己的附加安全机制，防止未经授权的用户看到这些网站发送和接收邮件。这些站点通常称为"安全岛”。当然，只是选用这一保密措施是远不足的，加密方法有两种，一种是硬件加密：另一种是件加密。硬件加密速度比软件加密快。

（3）使档案管理的建筑和设备达标

从每个房间的湿度、温度、位置等方面考虑，保证文件的安全性和可靠性，同时还增加一些可控制温湿度控制的电子信息设备，增加科学档案管理，争取早日实现对档案管理工作的现代化目标。

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关键词：文秘工作；文书档案；管理工作；企业

进入信息化时代，随着我国企业管理日趋规范，行政管理、办公室业务等各项工作也逐渐朝着规范化与标准化方向发展。所以，企业想要在激烈的市场竞争中更加稳健发展，需要充分认识到文秘、档案管理等行政工作对企业发展的重要作用，并给予一定的重视与关注。实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化，可以有效提升企业管理质量与管理效率，促使企业更好更快发展。所以，本文对加强文秘工作与文书档案管理工作一体化措施等内容进行相应阐述。

一、文秘工作与文书档案管理工作一体化概述

在科学技术迅猛发展的大背景下，先进的网络信息技术得到快速普及应用，为人们生活带来极大便利，也为企业当中文秘工作与文书管理工作一体化提供了便利性、可行性与必然性。文秘工作与文书档案管理工作一体化，通常情况下会被称为文档一体化。企业对先进计算机技术以及行政办公管理系统等进行充分利用，将文秘工作与文书档案管理工作进行有机结合，能够有效推动文秘工作与文书档案管理工作的一体化、智能化、现代化，进而能够对公文资料的起草、审核、印发、归档等环节进行实时监督，促使文书档案资料真正实现一体化、标准化、规范化。

二、文秘工作与文书档案管理工作的关系阐述

文秘工作与文书档案管理工作，两者之间在很大程度上是相互联系的，但是同时也在一定程度上彼此独立。文秘工作与文书档案管理工作的对象都是公文。公文写作是文秘工作的重要内容之一，是公文成文的前置条件。而档案资料主要是从公文中收集提取并分类保存，所以，可以将文书档案的管理视为公文以后的延续工作。由此可以看出，文秘工作与文书档案管理工作两者之间通过公文这一主体紧密联系起来。如果想要保证文书档案管理工作的顺利展开，就需要从公文拟定、处理环节做出严格要求与规范。公文处理工作是做好文书档案管理工作的基础，也是关键。公文处理工作的好坏在很大程度上会对文书档案管理工作造成一定影响，因此，公文处理工作的规范化、标准化是实现文秘工作与文书档案管理工作一体化的重点。在社会科学技术快速发展的背景下，企业档案管理工作也逐渐朝着电子化、体系化方向发展。文档一体化的管理模式主要是从文秘工作与文书档案管理工作的大局着手，在公文生成、公文归档、公文检索、公文查阅等各项工作中对现代办公自动化技术等进行充分利用。如果想使档案资料的真实性与准确性得到保障，同时发挥档案最大价值，就需要企业各相关工作人员在进行档案录入与档案输出时，严格按照统一的标准流程展开。这样做的好处在于，不仅可以提升工作效率、提高工作质量，还可以促使文秘工作与文书档案管理工作向着规范化、标准化方向发展，促进企业行政管理更加科学有效。

三、加强文秘工作与文书档案管理一体化的措施

（一）明确管理意识。要想实现文秘工作与文书档案管理工作一体化发展，需要在企业实际运行中切实树立并加强两者之间一体化的管理意识。通过树立一体化管理意识，可以保证文书档案管理工作的顺利展开。同时，文书档案管理工作的工作流程也会得到进一步规范与完善。能够简化企业当中档案管理的工作流程，避免重复工作，从而为企业节省更多成本。文秘工作是实现文秘工作与文书档案管理工作一体化的基础与关键，相关文秘工作人员需要加强文书档案管理意识，要做好文书档案各项基础性、前期性工作，使文书档案质量得到有效保障。具体可以从以下几点展开：第一，公文纸张需要保证统一标准与规格，同时内容排版需要严格遵守国家相关规定，在进行装订工作时保证从左侧进行。第二，需要对公文的审批权限以及签发手续等进行严格检查，除此之外，还需要对主送单位、公文标题、公文文种、保密程度等进行审核，保证各环节工作能够符合标准。第三，文秘工作人员在公文草拟、公文定稿时，需要及时签字、记录，保证字迹清晰、清楚，为日后检查与审核工作提供便利。

（二）强化文书立卷工作。在企业文书档案管理工作中，文书立卷在其中占据重要位置。文书立卷工作能够保证文书档案的体系化与标准化，在文秘工作与档案管理工作之间发挥着衔接作用。文书立卷工作既是文秘工作的最终一个环节，与此同时，也是文书档案管理工作的起始环节。因此，这一环节在文秘工作与文书档案管理工作一体化中发挥的重要作用不言而喻。强化文书立卷工作，可以从以下几点展开：一是经常性对工作人员展开公文、档案等相关法律法规方面的专业培训，通过广泛的学习、培训，切实提高相关人员对文书立卷工作的重视，增强档案意识，从而为做好此项工作奠定良好的基础。二是强化文书立卷工作的规范化、智能化、日常化管理。现在很多企业开始使用电子档案管理系统，这就要求相关人员不仅要对纸质公文档案资料进行及时收集整理、统一装订、分类排列、编号装盒，还要及时进行电子公文档案资料的整理归档，同时要确保电子档案与纸质档案完整、准确、一致。三是持续强化并落实相关工作人员的岗位职责，做到文秘工作人员与文书档案管理工作人员之间既相互帮助、互相协作，又分工明确、职责清晰，确保在展开文书立卷工作时，能够严格按照工作程序展开，保证最终公文资料的真实性与准确性，为企业后续文书档案管理工作提供保障。

（三）促进标准化建设。要想更好实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化，需要进一步推动文秘工作与文书档案管理工作标准化建设。文秘工作与文书档案管理工作标准化建设需要严格按照国家相关规定展开，与此同时，需要因企制宜，结合企业文书档案管理工作以及文秘工作的实际情况，加强对外部影响因素的分析与研究，构建统一标准。保证文秘工作与文书档案管理工作一体化软件的实用性与通用性，加强综合管理工作。这样可以在很大程度上实现文书资料与档案管理之间的有效衔接，在企业当中实现资源共享，保证各项资源能够充分发挥自身的优势与作用，促进企业更好发展。除此之外，需要在企业内部针对文秘工作与文书档案管理工作一体化构建管理体制，各工作人员之间需要加强交流与沟通。管理部门要针对文秘工作以及文书档案管理工作加强监督与管理，强化日常考核，促使相关人员在实现文秘工作与文书档案管理工作一体化建设中积极主动作为，充分发挥自身作用。

四、结语

综上所述，实现文秘工作与文书档案管理工作一体化是增强企业行政管理、实现更好发展的必备条件。文秘工作与文书档案管理工作一体化，是企业高质量发展的必然选择。所以，企业领导者需要给予一体化工作高度的重视与关注，做好对相关人员的教育、引导、培训工作，培养一批具备一体化意识、具有较强业务能力的工作人员，为推动企业在新时期的可持续发展做好智力保障工作。

参考文献

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[2]张爱梅.新常态下文秘专业人才培养模式创新探究 [J].考试周刊，2016(52):174-176.

篇(7)

美国档案学会权威迈勒最近指出：“多少年来，档案学家认为档案手稿不能达到标准化，也不能进行资源共享，因为所藏资源都是孤本的。在图书馆技术和自动化的影响下，这种情况要改变。”20世纪90年代，国际上成立了一个由档案学家、图书馆学家和情报学家组成的研究“在交接点――信息生产者和利用者之间的共同范围”的团体，旨在推行一体化管理。

美国俄亥俄州大学由该州投资2000万美元以于1994年完成了一项庞大的图书馆、情报中心、档案库三者自动化联网计划，使全州18个最重要的图书、档案、情报部门连成一个信息网络，读者或用户可以在网内查到所有馆藏信息。馆际互借将变得十分快捷。期刊文章、档案源、情报资料可以传真方式来传递，并可函寄给需求者，而且传真和邮寄对用户免费。其中最重要的两项数据库技术和网络通信工程是美国档案学会和英国档案学会共同承担完成的。这些例证都真正体现了资源共享的宗旨，反映了西方发达国家在图书、档案、情报三部门一体化方面所进行的探索。其中的一些先进成果，是很值得我们认真借鉴的。

从美、英两国的实际做法中，我们可以发现他们在文献信息资源建设及布局方面具有一些相同之处：(1)都有权威性的文献信息资源整体建设组织机构；(2)都有明确的文献信息资源建设计划；(3)都从学科、主题方面系统收集文献；(4)都能相互配合，分工协作收集文献；(5)都能实现资源共享。

世界各国政府和部门，尤其是发达国家，已把开发利用文献信息源作为国际市场竞争的主要手段，拓宽光盘服务范围，在建立光盘数据库的同时相应考虑利用通讯技术的发展来实现计算机网络化。这就要求图书馆、档案馆、情报所都有责任按照明确的目标，设计的统一线路建立各有特色的专题数据库，在取得经验的基础上：

(1)组建用户服务网络。力争根据协作网络而产生的集团优势，早日产生兼具社会效益和经济效益的拳头服务项目，如国际联机检索、项目论证、课题查新等，来确定基本的用户对象，发展网络成员，建立起较为稳定的用户服务网；同时还应积极做好广告宣传工作，让用户能充分了解信息网络的功能、条件、服务质量和效率，并选派懂得图书、档案、情报一体化技术的公关人员携带服务项目，直接去需求信息的单位，上门开展宣传推销活动。这样既可以及时了解到用户的需求，发展网络新成员，又扩大自己的知名度，再辅以大力开展市场调研，及时把握信息市场动态，随时不断地调整好自身的服务方式。

(2)开展信息，提供主动定向服务，从而大力发展信息商品生产，可根据企业的委托，对用户产品进行跟踪调查，对新产品进行如何开拓市场的探索，使企业可以更加掌握商品信息、了解行业动态，为其新产品的发展提供科学决策的依据。发达的信息市场需要发达的信息商品生产来支持，两者相辅相成，缺一不可。处理好两者的关系，不仅能提供大量的适销的现货信息产品，而且可以广泛、公开承揽高、新、尖的信息产品业务，满足社会对信息产品的期货需要，改变信息市场客体的不完整性。

二

一体化管理的具体实施方案：

第一，实行有效的国家管理。在信息化的过程中，国家应该也必须履行宏观管理的职能。它主要包括：A.建立全国性的专门管理机构和相关体制。B.颁布专门的以及对其有利的法律、政策。C．制订专门的以及对其有利的发展战略计划。D．健全保护信息用户的各种机制。同时对网络信息服务进行统一的监督、管理和控制，构建系统化的动态链接。

实行统一管理，要将重点放在研究文献信息系统的有效管理问题上。对文献信息进行科学的分类和处理，保证文献信息获取、加工、储存、传递等渠道的畅通，控制管理所必需的信息数量，合理控制信息流量，深化文献信息开发层次，提高文献信息传递效率、吸收能力和利用率，建立灵敏的信息反馈系统，发挥信息系统的整体效益，必须有整体机制管理。建立一个强有力的、国家一级的、统一的集中领导机构，加快三位一体的全信息事业的现代化管理。

第二，通过现有的网络平台，建立图书、情报、档案的统一网站，在各数字化馆的基础上实现有效的动态链接，使其进一步公开化、社会化。

从具体的数字馆藏建设来说，必须以统一的标准和规范为基础，以数字化的信息为底层，以分布式海量资源库群为支撑，以智能检索技术为手段，以宽带高速网为传输通道，将丰富多彩的多媒体信息传递给利用者。除了包括将馆藏数字化的工作外，还涉及馆藏信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程。它是一种引入管理和应用数字化的物理信息对象的方法。功能有以下五项：(1)各种载体数字化。(2)数据的接收、存储和管理。(3)组织对数据的有效访问和查询。(4)数字化信息的网上和传递。(5)系统管理和安全维护。

第三，合理解决图书、情报的著作权、隐私权以及档案的有限阅读等问题。

美国数字档案馆的核心技术――EAD技术，它是美国的编码档案著录文献类型技术的形成、记录结构、构成元素、相关属性及其著录方法。档案编码著录(EAD)的出现就是希望提供一种标准编码结构，EAD是应用新技术解决问题的，标准通用标识(SGML)和扩展标识语言(XML)就是EAD的两大技术基础。加州伯克莱大学、杜克大学、国家数字图书馆采用EAD编译检索工具，以测试其理论与技术的完善程度。耶鲁大学、哈佛大学在1996年初DTD初版发行时，就开始把它应用到工作中。加利福尼亚大学、圣地亚哥大学成功地把EAD检索工具用于数据库的建立。

EAD二版发行后，一些馆室开始着手更改检索工具。伦敦公共文件署目前正在进行更改馆藏指南的开发战略。一经完成，此项目将详细描述几个世纪以来英国公共文件的状况。英国的一些大学，如利物浦大学、牛津大学、达拉姆大学、格拉斯哥大学，也在开展EAD项目。美国加州伯克莱着力于加州遗产数字图像检索项目，此项目旨在论证全宗级文件与EAD编码检索工具的结合，能够有效地收集从班克罗伏特图书馆大型图片集中选出的关于图片材料的25000种数字描述，来反映加拿大历史和文化。有意义的是，加州遗产项目的检索系统正应用于加州伯克莱K一12展望项目的大学互动计划中。在此计划中，由全体教员和图书馆人员组成的小组与来自洛杉矶奥克兰公共学校的K一12项目的教师协同工作，从1997―1998学年开始，利用数字档案馆教授与加州历史和文化相关的科目。

加州遗产项目同时也为另外两个项目奠定了基础，即美国遗产虚拟档案项目和加州大学EAD项目(UCEAD)，后者由加州大学资助，作为一系列加州大学全面开展数字图书馆项目的起点。UCEAD除为加州大学建立了检索工具数据库，其主要目标是培训9所加州大学的档案人员在利用传统软件“32具箱”时，能够有效

运用EAD。美国遗产项目是斯坦福大学、弗吉尼亚大学、杜克大学和加州大学伯克莱之间的一项合作，其目的是为了说明在同样记录美国文化遗产但检索工具种类不同的四个合作档案馆中，EAD都可适用，并依此能够建立一个联合虚拟档案馆。当前，此项目正在研究需要解决的理论、行政、技术方面的问题，以便为众多的机构提供综合利用的检索工具；、项目的核心是在将EAD运用到现有的检索工具中时，设计一个“统一实践中可被接受的范围”。1996年11月，在伯克莱召开的一次会议上，来自四个合作机构的代表在伯克莱技术人员和档案人员工作的基础上，展开了讨论并取得一致意见，整理形成EAD转化方针的初稿。不久，9所加州大学的档案人员着手开展UCEAD项目，并进一步完善方针所阐述的内容。美国遗产项目和UCEAD的参与者――代表着12个大学的档案机构，一致同意遵循这个方针。这些档案机构希望以这个方针为讨论基础，对“统一实践中可被接受的范围”达成全国的共识。

爱荷华大学和佛蒙特州大学、纽约公共图书馆、北卡罗来那大学以及北卡罗来那州立大学都在开展某些项目的研究。通过融合EAD编码检索工具来丰富“美国档案”数据库的成果，这使得档案界认识到编码和著录标准的价值及重要性。从而为档案利用提供一种全面细致的检索工具，这也就构成了档案馆利用工作的重心，加强了对全世界文化资源和历史资源全面的综合的利用，档案人员不仅能更好地为传统对象服务，而且也将第一次使我们的馆藏为不同层次的教育者、学生及普通公众所利用。

EAD是基于《通用档案著录国际标准》之上的一部档案著录交流标准。它是已标准通用标记语言和扩展标记语言文献类型定义的形式存在的，它与国际档案理事会的《团体机构、个人和家族档案规范记录国际标准》相兼容。自从1996年2月EAD的第一初版以来，在许多美国、加拿大、英国(尤其是公共档案局)档案库房和一些欧洲、澳大利亚档案库房都在执行EAD计划。EAD目前正由美国国会图书馆和SAA联合维护。国会图书馆负责实体上的维护，SAA负责行政上和智能上的维护。

此类项目主要是由图书馆等机构发起而由档案馆参与的项目，其中较为典型的有伊利诺斯数字档案馆。该“数字档案馆”主要是由该州的图书馆和行政部门联合建设和维护，参加者有15个机构，除了伊利诺斯州档案馆之外，还包括两所学校，一个历史研究会和一个博物馆。其项目的主要目的是在网上为用户提供有关该州历史和现状的信息，同时为项目参加机构向伊利诺斯数字档案馆上传数据提供工具。

这样的合作项目还有美国的西北数字档案馆，该数据库于2002年初由13个机构共同建立。该项目得到美国国家人文基金批准，资助金额为两年35万美元。参加该项目的13个机构除了高校和历史协会之外，还包括华盛顿州档案馆，西雅图市档案馆。该数据库最终将安装在华盛顿州立大学，为各类研究人员提供在线的信息检索和服务。

因为在欧美国家数字图书馆的建设中包括档案资源，因此这种由图书馆、档案馆参加的基于信息共享的数字档案馆非常普遍。其核心部分主要是数据库和网站建设。数字档案馆建设的过程中除了遇到数字化技术、数据压缩、数据组织、信息检索等技术问题之外，还会遇到数字化权、著作权、隐私权等法律问题。由于该类型的项目主建方不是档案机构，也就无形中降低了从专业角度对它进行分析的价值。从目前掌握的材料，似乎还没有由若干档案馆联合建立的基于信息共享的数字档案馆。

三

在信息化社会，不论是数字档案馆还是数字图书馆，或是其他信息服务机构，都十分强调“用户中心”的观念，都把能够为用户提供完美的信息服务作为一个非常重要的目标，提供智能化的信息检索和现代化的服务手段，进行信息服务。

随着社会的进步、科学的发展，一种新型的数字图书馆、档案馆的数字化、智能化和虚拟化，将使二馆成为新的信息集散地、信息传播中心和知识宝库。随着计算机高容量、大密度存储功能的开发，今后两馆的馆藏资源要进行数字化转化，并在网上流通，这将改变现有的馆藏结构。

随着现代通讯技术和计算机技术的飞速发展，数字信息化技术时代已经到来，电子图书、电子档案服务以其馆藏容量大，阅读效率高和获取信息快等优点迅速崛起，深受广大读者青睐。所谓电子图书馆和档案馆，是指一个特定组织范围内用电子方式存储图书、档案的全文内容，并提供检索、访问、查阅和提供全文服务的信息系统。电子图书馆、电子档案馆与传统的图书馆、档案馆相比，其优势在于馆藏容量大、信息资料新、查阅速度快、内涵更广、发挥的功能更多、提供的服务更全面，所起的社会作用更大。特别是电子化推行的馆际互借互查业务，将图书、档案的异地借阅变为可能。图书档案两馆的信息知识含量高、存储着各学科比较系统的、成熟的、权威的信息资源。开展电子图书、电子档案服务可以最大限度地利用这些丰富资源实现将科学转化为生产力的目的。

根据国外档案、图书、情报工作的“一体化”情况分析，“一体化”的实质是指文献信息资源开发利用的最佳组合模式的选择。积极研究和制定有关档案、图书、情报工作通用的著录标引、检索标准和管理规范。

美国人James H．Billington在题为“The Library OfCongress’National Digital Library Program”一文中指出，“数字图书馆要让所有的学校、图书馆、家庭同那些公共阅览室的长期读者一样，能够任意从自己所在的地点接触到这些对他们来说崭新而重要的资料，并按个人的要求来理解，重新整理和使用这些资料。”这个定义强调了能够任意从自己所在的地点接触到所需的资料，突破了图书馆传统的束缚，实现了物理位置的虚拟化，信息服务的即时化、自主化。

在美国、欧洲和日本等国家20世纪90年代初推出的信息高速公路建设计划中，数字图书馆系统的开发和应用占有相当重要的地位，并被看成未来信息高速公路的重要的信息资源之一。譬如，1993年由美国国家科学基金会(NSF)、美国国防部尖端研究项目机构(DAR-PA)、国家航空与太空总署(NASA)联合发起的数字图书馆工程(Digital Library Initiative，代号DLI)投资6800万美元，其中2400多万美元拨给了以六所大学为中心的数字图书馆创始工程。这是世界上最早的图书馆建设工程。之后，DLI的二期工程投资单位除了一期工程的NSF、DARPA和NASA以外，增加了国家图书馆(NLM)、国会图书馆(LOC)、国家人文科学基金会(NEH)以及联邦调查局(FBI)。协作单位有国家档案馆(NARA)、史密斯松尼机构(Smithsoian Institute)、联邦博物馆与图书馆服务机构(LMLS)等。投资力度数亿美元，可见数字图书馆在美国政府规划中的日益显著地位。

英国大不列颠图书馆也于1993年宣布了“2000年的政策目标”，即通过数字和网络技术使用户能最大限度地利用其收藏。同年，该图书馆提出了包括20多个项目的“信息利用倡议”，推进数字图书馆的发展。

日本已决定建造一个新的国家图书馆，该图书馆的目标包括，研制一套信息资源数字化处理系统，广泛收集和使用各种载体的文献，建立一个与国内外数据库相连的现代化数据库系统。