档案标准化管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案标准化管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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关键词：档案；工作；规范；标准；管理

目前，档案管理基础工作总体较差，尤其是学校档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，要强化文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作意识和指导思想，在实际操作中，严格把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、全面普查案卷

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为学校档案种类繁多，多年来大多未做全面的清查，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重份现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

二、重新组合案卷

将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。这不但可以优化档案储藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用率。

三、注意有效的维护全宗的完整性

在坚持贯彻以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前档案储藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。

五、实施“以单位为主”的归档原则

“以单位为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是学校办公室文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进学校档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。它要求我们实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件归档的时机，只有完成现行阶段任务的文件才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确文件归档的重点和进行合理的分工，即要在“以单位为主”原则指导下确立文件归档的重点，在实际工作中注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以单位为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗档案的入口关，使不该归档的文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。

六、提高人员素质

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1 学校档案工作规范化、标准化管理的现实意义

在教育事业不断发展的背景下，各所学校的档案工作的进展情况是这个学校的管理模式向外界呈现出来的一面镜子，这面镜子反映的就是这所学校整体教学水平处于一个什么阶段。学校档案资料管理工作的最终目标就是打破传统档案管理模式实现档案管理现代化，而我们要完成这个理想目标的重要环节就是做好学校档案工作规范化以及标准化的管理。根据教育部门对部分学校管理情况的调查报告显示，目前我国部分学校管理人员并没有重视起来对学校档案进行规范化、标准化的管理，从而导致学校整体教学水平较低、教学效率也不高的情况，由此可见，学校负责人应该明白学校档案工作规范化、标准化管理对促进学校自身发展具备重要的现实意义[1]。

2 学校档案工作规范化、标准化的几大特点

2.1 新型模式下的档案管理储藏量大并且查找方便

随着我国社会经济不断发展，我国的信息技术也在飞速发展。所以，在多媒体计算机技术发达的社会背景下，新型模式（电子文档方面）下的档案管理比起以往传统档案管理模式（纸质文本方面）显得更加方便快捷。当今社会下，学校各层工作人员都会选择运用计算机进行工作，比如运用WPS表格、Word文档、Excel表格等一些电子软件对学校档案资料进行录入和储藏。这样做的根本目的是使学校档案资料管理储藏方便，并且我们都知道电子文档的储藏量是极其大的，平时教育管理人员在外出参与研讨会时可以使用U盘对要使用的档案资料进行拷贝，这样做不仅携带起来特别方便，工作人员在进行档案资料的查询时也是特别容易的。这与传统档案管理模式使用纸质文档手写的方式相比而言明显更加现代化，这样对提高学校整体教学水平的发展也有至关重要的推动作用[2]。

2.2 新型模式下的档案管理的成本较低

传统管理模式下对档案管理时不仅出现资料数据容易出错的情况，而且特别耗费人力和学校财力。而新型管理模式下的档案管理的成本则大大降低了，这主要是由于运用电子文档对学校所有?Y料进行录入以及保存或者是以后查找都是特别准确并且方便的，传统档案管理模式下需要几个人进行对档案资料的整理、核对以及收藏，新型档案管理模式下一个人就可以做完这所有的部分并且做起来还显得更轻松，这样做不仅可以使学校成本降低，还可以让档案资料数据更具准确性。而且在传统档案管理模式下大量使用人力的情况下，不可避免地会出现部分人员偷懒或者粗心大意的现象，这样的情况不仅浪费了学校的金钱还让档案资料数据没有准确性，这就等同于竹篮打水一场空，所有的努力都白费了。而新型管理模式下的档案管理明显更加规范化、标准化，从而也能有效避免这一类问题的出现[3]。

2.3 新型模式下的档案管理归档更科学

一所学校的档案资料不论是从种类上还是保存时间上都是千变万化的，由此可见，运用新型管理模式使档案管理进行归档时规范化、标准化以及科学化是至关重要的。众所周知，一所学校的档案资料都是繁琐无规律的并且还特别多，所以为了方便后期工作人员进行查找阅读，前期相关工作人员在进行档案资料归档时就应该科学并整齐地归档，新型管理模式下的档案管理恰好可以满足这点，这明显是传统档案管理模式做不到的。

3 促进学校档案工作规范化、标准化管理的措施

3.1 夯实档案管理的基础工作

虽然目前我国应该实行运用电子文档对学校档案进行管理工作，可是在档案管理的最基础工作时仍然需要使用纸质文档进行分类。这就需要相关工作人员在进行基础工作的时候仔细检查，避免出现此项资料已经过期或者档案文件不符合存储规定的情况。众所周知，任何事物的基础部分是必须要做好的，基础没做好，后期一系列的工作都等于竹篮打水一场空。由此可见，为了促进学校档案工作规范化、标准化管理，首先就要求相关工作人员应该夯实档案资料管理的基础分类工作[4]。

3.2 对档案资料进行定期检查

为了更好地促进学校档案工作的规范化和标准化，相关工作人员对档案资料进行定期的检查也是一个至关重要的中间环节。这主要是因为通过教育部门调查人员的总结报告来看，现在学校的档案管理资料在前期准备工作做得都还不错，可是中期后期经常出现一些已经失去价值意义或者明显不符合储藏规定的文件，这种情况的出现显然是有问题的。所以在学校管理人员展开档案管理工作的时候，应该要重视起来对档案资料进行定期检查的工作，从现有的档案资料中检查出来的已经过期的或者是失去价值意义的文件就应该单独分类出来，最终把这些文件集合起来进行统一销毁。这样做的最终目的是对学校档案资料进行严谨的管理，使其更加规范化以及标准化[5]。

3.3 提高工作人员的综合素质

众所周知，学校中负责档案管理的工作人员是管理工作中的主体部分，所以相关工作人员自身的综合素质以及专业能力对档案管理现代化也是起到至关重要的影响作用的。一所学校的资料都是其自身的价值意义所在，由此可见，这些资料中有一部分资料是需要严格保密地，这些绝密资料一旦泄露，对学校会造成一系列严重后果。可是，通过现在社会上的某些新闻报道可以看出，有些学校的工作人员在进行档案资料的管理时，因为自身综合素质较低，随意把学校的绝密资料泄露出去，更有甚者没有经受住不发法子的利益诱惑，从而滥用职权用学校档案资料进行非法售卖。这类问题对促进学校档案管理标准化、规范化是起到了特别大的阻碍作用的，所以学校高层人员为了避免这类问题的出现，应该加强对管理档案资料的工作人员人员进行严格地审核考察从而提高管理工作人员自身的综合素质。这样做的根本目的是为了保障学校档案工作现代化的发展不受外力影响。

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1 电力基建工程档案管理重要性

1.1 档案管理的历史性

在电力工程的基建档案中基本涵盖了工程项目内的所有资料，是为生产建设提供不断发展动力的重要基础，因此对电力工程基建档案进行规范、标准化的管理模式具备了历史性。因此在基建档案管理过程中的每一个环节都要仔细、负责，以保证任何一个细节不被遗漏，从而实现科学合理的规范化[1]、标准化电力工程基建档案管理模式。

1.2 档案管理的稳定性

电力工程的基建档案中记录了基建工程项目的全部施工过程，因此为电力企业的稳步发展、供电能力提供了稳定、可靠的文字资料，企业管理者可通过这些资料加强对企业的管理力度，同时也是制定科学化、规范化企业管理制度的重要参考，因此在对电力工程基建档案管理模式进行规范化、标准化的设计过程中，要贯彻真实、有效的根本原则，才能保证电力工程基建档案管理模式的稳定性。

1.3 档案管理的珍贵性

电力工程中的基建档案是基建工程中的重要原始资料，因此其具备了极高珍贵性。其中囊括了基建工程全部过程的历史，只有通过制定规范化、标准化的管理模式才能实现对基建档案的妥善保管，从而提升电力企业的综合管理水平。

2 规范化、标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用策略

随着我国电力事业的飞速发展，电力基础设施的建设工作逐步完善，因此要对电力工程基建档案实施规范化、标准化的管理模式才能进一步提升我国电力企业的综合市场竞争力。为了能够解决当下电力基建工程档案管理模式中的一些问题，可通过以下几个步骤来实施对电力基建工程档案的规范化、标准化管理。

2.1 基建工程项目施工前期文件方面的管理办法

在电力基建工程前期中的文件中主要包括研究阶段、申报工程阶段等过程所产生的重要文件，这些文件是确保施工过程合法进行的重要文字依据，同时也是确保后期基建工程项目顺利施工的重要因素[2]，因此要加强对电力基建工程前期各类文件的管理力度。在资料收集、管理过程中由于经手人员较多、用时较长等问题，因此要求相关管理人员要具备较高的责任心、耐心、素质。同时档案管理人员还要及时掌握电力基建工程项目的施工进度，依据施工过程中产生文件的时间对资料进行有序、妥善的管理手段，如发现问题要及时解决、上报，从而实现对电力基建工程前期文件的规范化、标准化管理措施。

2.2 招投标阶段档案方面的管理办法

在电力基建工程项目的招投标阶段，由于其参与招标、投标的企业过多，因此对基建工程档案管理工作造成了一定阻碍。在这个阶段中要进行归档的文件种类极多，其中主要包括：招标文件、投?宋募?、中标文件、澄清文件、平分文件等，如果档案管理人员没有对其进行分门别类的妥善管理，便会出现签字不规范、资料收集不完善等问题，从而对后期电力基建工程的施工造成影响。因此在招投标阶段要想有效提升对基建工程档案的妥善保管，便要实施科学、合理的管理手段。档案管理人员要全程参与到招投标过程中，并对企业自身的情况充分了解，对涉及到基建工程项目的相关资料要充分掌握，尤其针对招投标过程中的各个细节例如文件签字、功能表等要对其进行有序的管理，还要注意签字、功能表等细节的操作规范。如果档案管理人员由于特殊原因并未能参与到招投标的过程当中，在活动结束之后要积极联系相关部门并进行档案资料移交工作，并对其进行登记、分类、归档等操作。

2.3 施工设备资料方面的管理办法

在对电力基建工程施工设备方面资料进行管理过程中，要求档案管理人员首先要加强与施工设备采购部门的沟通，并充分了解工程所用设备的生产商情况、设备参数数据，要编制出设备采购的台帐，同时要将施工设备的订购合同妥善保管。另一方面，在施工设备进场之前的检测工作中，档案管理人员也要参与其中，并收集相关有关施工设备的检测资料，之后对资料分类、等级、归档，实现在施工设备采购过程中所产生文件的规范化、标准化管理策略。

2.4 施工材料合同的管理办法

施工材料是决定电力基建工程施工质量的重要因素，因此档案管理人员在对相关资料进行管理的时候，首先要与施工材料采购部门进行沟通，并掌握施工材料的采购、运输、进场检验的全部过程，对于施工材料的采购合同、运输物流单、检验报告等相关文件要进行仔细核对、分类、收集、归档。同时还要对施工材料相关合同中的盖章进行确认，要保证盖章是否符合相关规定以及合同内容中有无错误、遗漏现象，发现问题要及时修改、纠正。只有加强对施工材料方面文件的规范化、标准化管理力度才能提升电力基建工程项目的整体施工质量，并有效节约电力企业的施工成本，为电力企业全方位综合发展提供有效助力。

2.5 施工资料、安装文件的管理办法

要利用规范化、标准化的管理手段对基建工程中的施工资料、安装文件进行妥善管理，从而保证在电力基建工程竣工后能够对相关文件顺利移交。档案管理人员要想对施工材料、安装文件进行有效管理，便要做好一定的档案资料累积工作，要与相关部门密切配合来进行相关资料的收集、强化、记录等工作，并协助相关管理部门制定科学、完善的管理制度。另一方面，档案管理人员要在这个过程中发挥出监管职能，要对电力基建工程项目中的监理[3]、施工企业材料管理、施工质量管理等环节进行监督，如发现出现不合理的管理情况要及时制止并纠正，才能实现对电力基建工程项目档案的规范化、标准化管理。

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关键词 消防安全；安全意识；标准化管理

中图分类号X9 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2014）106-0114-02

从火灾统计数据看，90%以上的重特大火灾发生在社会单位，抓住了社会单位，就抓住了防控火灾的关键。在重点单位推行消防安全标准化管理，是廊坊支队基于消防安全“户籍化”管理、“四个能力”建设推出的强化消防安全重点单位管理的一项重要举措。我作为这项制度建设的参与者，谈谈对推进重点单位消防安全标准化管理工作的一些认识和理解。

1廊坊市消防安全重点单位基本概况以及管理现状

廊坊市共有消防安全重点单位1011家，设置自动消防设施的有364家，建立维保合同的有249家，高层建筑有41家，地下建筑有2家。通过对基层单位的调研和对市级重点单位的监管，认为重点单位管理现状还存在如下的问题和不足：

1）消防安全意识淡薄

少数单位存在“重经济、轻安全”的思想，一味的追求经济利益，忽视了消防安全管理措施的落实，消防安全责任制不落实，日常防火巡查、防火检查走过场，消防设施器材疏于维护保养，未办理相关消防审批手续随意进行装修、改造、变更室内布局等现象屡见不鲜，且屡经整改，多有反复。

2）消防安全管理力量薄弱

消防安全管理需要配备专业人员。在安全责任人、专（兼）职消防管理人员、消防控制操作人员中，他们的消防安全素质参差不齐，且工作流动性较大。即使一些持证上岗人员经过了培训，又因工作调动等原因需要重新考核；还有的情况是控制室证件到期后，没有及时参加省级培训；更有甚者，一些单位擅自将消防控制室交由物业进行管理，物业人员由于文化素质等原因根本无法掌握自动消防设施的使用知识。

3）消防安全培训教育不到位

许多单位的责任人、管理人虽经消防安全部门的培训，但仍不能认清自身在消防安全工作开展中的职责；部分单位灭火和应急疏散预案制定不严密，演练起不到应有的效果；一些人员密集场所，岗前消防培训不能及时到位，导致员工消防知识匮乏。

2 重点单位实行消防安全标准化管理的主要内容

“一档七表”是实现消防安全重点单位标准化管理的重要载体。“一档”即消防安全重点单位标准化管理档案，包括正卷、副卷两本，正卷主要是对单位消防手续、建筑、水源、方位、重点部位、消防设施、人员组织基础数据进行了详细统计，副卷主要是重点单位定期上报的“户籍化”档案、消防安全培训、灭火和应急疏散演练、“四个能力”建设、消防安全制度情况进行存档备案。“七表”即值班记录、消防控制柜运行日登记表、防火巡查日登记表、防火检查登记表、员工消防知识技能培训登记表、消防设施、器材、电气、燃气检测、维修记录登记表、清场记录表、动火审批记录表。七种表格都编写了填表说明，规定了防火检查、防火巡查等各项消防管理工作的具体内容和频次节点，既整合了日常使用的各类表格，起到了删繁就简的作用，又明确了工作目标任务，达到了便于操作的效果。

3 重点单位实行消防安全“标准化”管理的作用

1）统计梳理，强化培训，培养重点单位“明白人”

一是重点单位在制作标准化档案过程当中，要将建筑基本情况、消防设施器材、消防水源、重点部位、行政审批手续、“四个能力”建设等各类基础数据进行重新统计梳理。一方面让责任人、管理人进一步熟悉消防设施基本数据，起到了温故知新的作用，另一方面让重点单位对照标准认真梳理行政审批手续、“四个能力”建设等情况，发现问题随时整改，起到了自查自纠的作用。二是强化培训演练提升员工消防安全意识。支队制作了《消防安全培训记录表》、《灭火和应急疏散预案演练记录》并明确了工作内容及时限，并要求将活动照片和参训人员亲笔签字添加到表格当中确保活动开展真实性。

2）严格制度，强化落实，实现重点单位“安全自查”

一是完善修订各类消防安全制度。针对部分重点单位消防安全制度制定不严密、不齐全的现象，标准化档案中规定了重点单位13类消防安全制度名称并附有相关模板；二是制定各类消防标准方便单位查询执行。支队摘取了重点单位常用的法律法规条款，制定了《消防控制室设置要求》、《消防控制室管理及应急程序》、《消防水泵房设置要求》等，方便查询执行。三是规范各类表格强化痕迹管理。七种表格是针对七类日常消防安全管理工作制定的，以防火巡查、防火检查为例，每个表格都有填写说明，规定了检查时间节点，明确了检查的条款内容，为重点单位实现“安全自查”奠定了基础。

3）成立组织，明确职责，实现重点单位“责任自负”

要求重点单位明确各级消防安全责任人以及专兼职管理人，针对较大的重点单位还将责任人、管理员落实到每个部门、每座建筑，同时要求重点单位认真填写重点岗位人员、志愿消防队人员等各类人员登记表，将责任落实到每个人，并开会宣布或在单位公示。

4 推进重点单位消防安全标准化管理的措施

1）多措并举确保重点单位把握实质

印制了2000本《消防安全重点单位标准化管理手册》，全部发放全市消防安全重点单位和各县（市、区）消防大队，便于消防安全重点单位学习与操作；制定了《消防安全重点单位标准化建设档案填写说明》，统一了档案制作装订规格，规范了各类表格数据填写标准；分8期对全市1011家消防安全重点单位2000余名消防安全责任人、管理人以及12个消防大队30余名消防监督员就如何加强标准化管理工作进行了培训，并对应用中存在的问题进行了现场解答与指导。

2）迅速推进确保消防管理晋档升级

自7月份以来，支队3次召开重点单位全体会议推进消防安全标准化管理工作，并就重点单位在落实过程中发现的问题进行答疑解惑；将标准化档案制作情况以及七种表格填写情况纳入监督检查必查内容，并要求主管参谋上门进行专业指导，确保重点单位管理晋档升级；每月定期调阅5个各县（市、区）消防大队管辖重点单位标准化管理档案，并就存在问题进行通报，确保全市范围共同推进平衡发展。

参考文献

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关键词:档案工作;规范化;标准

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,严把文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

1公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理奠定牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位是否准确,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文、缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”的原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,严把全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

3提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以利于档案规范化管理。

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关键词：高速公路；机电设备；标准化管理；信息化管理

中图分类号：TU997 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）16-0140-02

随着高速公路建设规模的扩大，高速公路机电设备系统获得高速发展，尤其在信息时代的作用下，机电设备系统更加完备。适应于机电设备系统发展需要，设备管理工作的内容不断增加，管理范围不断扩展，其不仅要实现自身的管理职能，而且要与其他岗位和部门展开协作，因此，要实现管理效能，必须在系统建设的基础上，以标准化的管理来规范机电设备系统，以保证高速公路机电设备安全运行。

1 信息化环境下的机电设备管理

1.1 信息化管理理念

运用计算机系统的数据处理功能来辅助机电设备管理，帮助机电设备管理部门全面了解各项工作的工作状态，使机电设备管理部门能够对各个部门、各项岗位以及每个设备进行全过程的监测、调控、评价和管理，进而根据相关信息进行统计、分析，以便作出科学的决策，从而达到提升工作效率，保证设备安全运行，促进高速公路健康、快速发展的目的。

1.2 机电设备管理的发展趋势

适应于现代经济和信息技术发展的要求，机电设备管理必须要转变传统的管理模式，积极采用现代化的管理观念，关注各个系统的网络化、技术化建设，并且要以制度化、标准化、科学化以及效率化为标准，来规范机电设备的运行以及机电设备管理工作。而只有如此，才能够准确把握住机电设备管理发展的新趋势，才能适应于社会、经济发展要求的设备管理体系，从而达到提升管理水平、优化资源配置以及实现现代化管理的目的。

2 机电设备标准化管理的方法

机电设备的有效管理是实现高速公路安全、高质运营的根本保证。高速公路机电设备是支撑高速公路营运和发展的重要条件，但其具有种类多、分布广而散、更新快、维护频率高、管理难度大、内部结构复杂、运行程序繁多等特点，因此要实现高速公路“高效、智能、安全”的管理目标，必须充分利用计算机信息技术，贯彻信息化管理理念，建立一个系统化的管理体系，以有效规范高速公路收费系统、通讯系统、监控系统、供配电系统等。

2.1 全面贯彻信息化管理理念

高速公路的设备类型较多，涉及到信息、通讯、监控、供电、照明诸多领域的先进技术，而要实现高速公路健康运营，必须在实现各种技术功能的基础上，将多种技术融合，由此看来，高速公路机电设备管理是一项复杂、系统而具技术性的工作。信息化管理不仅要求建立管理系统，而且要求通过技术手段、信息化管理方法促使各项技术发挥其效能，且利用计算机功能，实现全方位、全过程的动态管理。再就是，信息化管理以计算机信息技术为基础，计算机技术具有高容量、高数据信息处理能力和高输出能力，这正适应了高速公路机电设备系统化管理、标准化管理的需要，因此，要实现机电设备标准化管理，必须要贯彻信息化管理理念，建立科学的管理体系，对机电系统进行全生命周期跟踪管理。

2.2 建立系统性、标准化的机电设备管理体系

系统性、标准化管理强调全方位、标准性的管理，其涉及设备购置、运行、养护、维修、报废等各个环节，包括对收费系统设备、监控设备、通讯设备、供电设备等各种设备的管理。具体来看，要实现机电设备标准化管理，必须做到以下五点：

2.2.1 建立标准的机电设备技术管理档案。标准化管理强调全方面质量管理，对设备购置、运行等各环节进行质量规范，强调管理人员能力、素质、管理观念等，因此，要实现标准化管理，必须建立起从设备购置到报废的全过程管理档案。高速公路机电设备较多，且每件设备的成本投入、技术投入较大，在购置设备中，要依照质量体系和高速公路运营需要，建立标准的设备购置档案，其包括设备型号、承载力、性能、使用年限等，将设备采购过程记录下来；依据设备的使用情况，将设备性能变化、维修过程、报废情况等记录下来；制定合理的需求计划和备件库存管理计划，对设备的入库信息、库存信息、盘点信息等进行动态管理，在保证维修周期、维修质量的基础上，减少库存积压。

2.2.2 设备运行标准化管理。设备运行管理的目的在于掌握设备的工作状况。管理系统通过设备运行记录、停机记录、故障事故记录、监测状况等常规的管理方法，并采用现代信息技术，记录设备的以往运行状况，监控设备当前运行情况，在所获得的数据信息基础上，分析设备运行的经济性、可靠性，进而为制定合理的维修计划、保养措施提供良好的信息支持。

2.2.3 设备维护标准化管理。设备维护是保证设备正常运行的重要条件。设备维护标准化管理在于实现全过程、动态化管理，力图通过实时的检查、维护、保养等措施，将设备故障发生率降低到最小。其一，做好预防性维护。按照一定标准对设备进行定期、周期以及实时检查，全面把握设备的运行状况，及时、提早发现设备故障隐患，并对故障点或是故障设备进行及时预防和维修，避免产生延期维修而造成较大的经济、安全损失。其二，做好维护记录。维护记录要包括检查时间、检查人、设备运行状况、保养作业、检查结果等，在完成检查记录之后，提交检查作业，生成检查记录。并通过数据库全面记录设备的维护部位、方式、检查信息等，建立设备档案后，将设备档案安置在管理档案中。

2.2.4 设备故障信息标准化管理。设备故障管理的主要功能有设备故障信息管理、提交故障通知单、查询故障信息，其中，统计、汇总、分析故障信息是故障管理的重点。在进行故障信息统计中，必须做到全面统计；故障信息的内容有设备编号、故障时间、故障原因、故障名称、故障记录单号、故障模式、故障处理负责人、维修措施、维修费用等。故障信息来源于故障通知单和维修记录的反馈信息，这两种信息构成一个故障信息库，用户通过查询故障信息库，不仅可以获得设备的历史故障信息，而且能够得知现设备状况，这为维修工作提供了有效信息。同时通过数据挖掘分析，整理出各类故障的种类、原因等，为预防性养护工作提供数据支撑。

2.2.5 设备维修标准化管理。维修部门在配置维修资源、维修技术、维修人员之后，编制详细的维修计划，展开预防维修；在发现故障点，进行紧急维修后，要做好维修记录，包括故障报告、事故报告以及维修报告等，以便于为以后维修工作提供参照。检查设备的维修状况和维修后设备运行状况，保证设备安全运行，以防止设备故障再次发生带来较大损失。

3 结语

高速公路机电设备标准化管理在于实现机电系统安全运行、保证各项技术协同作业和实现高速公路整体运作能力。要实现机电设备管理效能，高速公路管理部门必须适应现代经济、信息发展的要求，树立信息化管理观念，通过信息化管理方式，建立系统化的管理体系，采用先进的管理技术，而只有这样，才能够保证机电设备效能发挥，也才能实现高速公路的整体效益。

参考文献

[1] 郑小刚.邢衡高速公路通信系统构成与设计[J].交通世界（运输·车辆），2010，（12）.

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关键词：档案信息；现代化；管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

一、档案信息现代化管理的重要意义

1、档案信息工作发展的需要

二十一世纪，档案信息工作发展迅速，同时也面临诸多难题，如档案信息数量上的爆炸式增长，新型信息介质的冲击，记录方式的变化，利用效率的提高等等。这一系列问题给传统的档案信息管理工作台带来了新的挑战，也带来机遇，传统的档案信息管理模式存在工作效率低下的弊端，同时管理范围仅仅局限在纸质档案领域，另外档案的数量以及规模也远远不能满足现代社会发展的需要，因而加强档案信息现代化管理已经刻不容缓、势在必行，这也是实现档案跨越式发展的必由之路。

2、提高档案信息管理的整体水平

档案信息现代化管理不仅可以提高档案信息工作效率，还可以提高相关的服务水平，对于推动档案信息的整体建设是十分有利的。具体的表现为以下三个方面：一、提高档案信息的存储能力。档案信息现代化的过程中，利用先进的科学技术（如光盘技术、缩微技术等）减少信息的存贮空间，以适应档案信息数量快速膨胀的现实需求。二、提高信息处理能力。档案信息现代化管理一个主要的特点就是注重电子计算机技术的应用。电子计算机在处理信息方面具备较强的功能，如自动完成组卷、分类、编目、鉴定、统计分析等工作，一方面节省了大量的工作时间，另一方面也减少了工作中的失误。三、提高档案信息资源的利用效率。档案信息现代化管理具备速度快，准确性高等优势，还能提供多种栓索途径同时进行大批量信息同时利用等功能。

3、我国发展的客观需要

档案信息工作的重要性是不言而喻的，不仅对我国各个发展阶段的档案资料进行收集、整理、归纳，还发挥管理国家历史文化财富的职能。另外，档案信息工作还具备提供档案信息的功能，这项功能为我国现代化建设工作的开展提供了重要的理论依据。通过对档案信息的透彻分析与充分利用，可同时收获最佳的社会效益和经济效益。

二、加快档案信息现代化管理进程的方法

1、观念上的转变

转变传统观念是实现档案现代化管理的第一步，这一步能否跨出，直接关系到后续工作的开展，因而意义重大。传统档案信息管理模式下，管理人员所处的工作环境较为封闭，这种环境下的管理人员常常存在观念陈旧、思想保守、抵触新鲜事物、缺乏社会适应力等问题。最近几年，档案部门还面临较为严重的人才流失问题，档案管理水平因而难以提高。怎样做才能较快、较好地实现档案信息现代化管呢？个人认为需要从以下三个方面入手：一、打破传统的封闭模式，让档案信息工作走入社会、融入社会，促进社会发展的同时，吸收对自己有用的东西，促进自身的发展。二、加大档案信息工作人才的培养。社会的进步、经济的发展全都需要依靠人才来实现。当前，我国人才培养环节是一个较为薄弱的环节，档案信息工作人才的培养也同样面临这种尴尬的局面，人才培养已经成为一个现实而紧迫的问题。人才培养过程中，应该注重综合素质的提升，不仅为受训者提供专业的基础知识培训，也为其提供较多的实践机会，“知行合一”的人才是档案信息工作迫切需要的人才。三、用人机构的改革。要杜绝任人唯亲的现象，应该提倡并做到任人唯贤，选拔到优秀的人才之后，还要留得住人才，比如建立考核、激励、保障等措施，让他们没有后顾之忧，稳步提高，安心发展，为档案信息事业竭尽全力。

2、基础设施建设

实现档案信息现代化管理的过程中，相关软件、硬件基础设施的建设是必不可少的，是最基本的物质条件，是档案信息资源开发、利用的基础与前提。因此，档案信息现代化管理应该加强计算机等配套硬件设备的投入，提高数据信息的处理速度，推动该领域的网络系统建设。只有硬件设施的投入是不够的，为了实现档案信息现代化管理的目的，开发与之相匹配的软件管理系统也是必要的工作。软、硬件基础设备之间较发地配合使用，是档案信息现代化建设的基本保障。

3、数字化建设。

档案信息的数字化建设包括四大部分：系统设置、信息查询、数扰维护、统计报表等。其中，系统设置和数据维护相对而言较为关键。建立一套完整的、科学的信息化管理系统，将档案信息存储到管理系统之中，完成通用数据库的建立，利用信息技术和网络技术对档案信息进行高效管理和充分利用。数据库管理系统应当具备档案信息查询、统计、检索、分析等功能，转变传统的手工作业方式，推动档案管理向理代化、高效化、自动化的方向发展，并向需求者提供多样化、个性化的档案信息服务。

4、标准化管理

标准化管理是档案信息现代化管理的重要组成部分，是提高档案信息利用效率的有力保证。档案信息标准化管理的实施不仅可以提高档案的管理水平，还可能提高相关的服务水平。传统的档案信息管理模式存在较多的弊端；缺乏全局意识，难以统一协调，无法发挥档案信息工作的最大作用，专业的档案信息管理人员流失严重，导致档案管理工作的无序化以及资料不完整的现象。这些情况的发生都是因为没有统一的档案管理标准而造成的，档案信息工作受到此影响难以正常有序开展。随着档案信息数量上的急剧膨胀，关系上的错综复杂，档案信息工作的标准化管理已经到了刻不容缓、势在必行的境地，只有实行标准化管理，才能让各部门的配合更加默契，促进工作效率的提高，发挥档案信息工作应有的作用，推动档案事业乃至全社会的快速、健康发展。