合同归档管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇合同归档管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

关键词：档案管理；合同档案；探讨

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）03-0064-02

合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外，还有三个独特的特点，就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据，具有规范的形式要求和严格的时效属性，规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障，而合同档案形成经历环节较复杂，材料多，参与人员广、履行时间长，在管理过程中很容易造成疏漏。因此，如何规范合同材料收集、整理、归档、利用，使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据，如何使合同档案更好地开发利用，是每个企业必须重视的课题。

一、健全规章制度，明确管理责任

合同及其辅证材料多而繁杂，合同管理也必须健全相关管理制度，明晰合同档案管理责任，明确责任单位和责任人；目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”，所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求，合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档，而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据，因此为保障企业合法权益，从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。

在市场条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为，由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言，合同管理都采用统一领导，分级管理的模式，企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案，普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中，合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节，合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求，从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责，并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档，企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作，在档案管理制度上规范合同档案的分类整编，使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系，保证档案管理不留死角，确保合同档案管理达到优质高效，具备规范性和时效性。

二、强化合同档案过程管理，确保合同档案管理完整性

（一）合同档案齐全完整的重要性

合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长，如大型建筑工程需要几年时间，特别有些单位只注重主合同的收集，对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范，容易造成合同档案资料不完整，严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决，部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程，其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告，说当时该工程采取围标，招投标造假，且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证，查阅了当时合同档案资料，由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要，整个工程起止过程材料十分齐全、准确，足以证明合同招投标过程主要是合法合规的；决算金额比合同额大的原因十分清楚，其证据材料（如设计变更通知单、工程量签证单等）也十分齐全，检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范，具有较高的可信度，最终采信该档案材料，还了当事人的清白。因此，确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。

（二）明确、规范合同管理流程，保证合同档案收集及时、完整

合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门（法律顾问部门）、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全，需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为，保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章，合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档；对于我方先行签章的合同交付对方签章后，应在规定时间（如10个工作日等）内取得对方签章的正式合同文本，及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。

（三）合同档案的收集要求

合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高，档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整，合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档，双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管，避免合同档案的遗漏和有效性的损失。

三、明确合同档案归档范围、整理要求，规范合同档案的分类整编

（一）明确合同档案的归档范围

除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外，还要明确规范收集范围。一般情况下，一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同会签表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技术协议，方案书等。（4）变更、转让、终止等合同补充协议 （有补充协议的不可缺） 。（5）合同资信资质材料，包括：对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料；对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。（6）合同签约依据性材料，包括：询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。（7）合同履约过程材料，（履约过程有文件产生的应归档）包括：送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。（8）合同验收材料，包括：合同竣工（交货、发货）确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。（9）合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外，还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府（或相关部门）报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。

合同档案归档时一定要齐全完整，归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整，否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单，合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案，档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对，并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档，再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。

（二）合同档案的整理要求

合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系，保证合同的完整性；应当充分利用原有的整理基础，不宜打乱其原有的保存状况，整理后的合同档案要便于保管和利用。

（三）规范合同档案的分类整理

合同档案资料繁多，尤其工程合同，合同档案实行按“件”归档方式，按照“一事一档、一项一档”原则，分门别类，由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集，统一交合同归口管理部门整理。对单项合同（如采购、单项工程、融资借贷）及系统性较强的合同（如建筑、财务等），在整编中可多设一级类目，使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任，指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。

四、重视合同档案信息开发利用，维护企业合法权益

合同档案归档资料繁多，要利用好合同信息管理，建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具，及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化，按保密规定设定利用者权限，并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理，形成专题汇编，方便利用。

一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统，并与档案管理系统通过接口直接归档电子版，提高合同档案运转效率，通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享，便于服务企业的生产经营。

二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训，增强工作主动性和提高法律意识，积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况，确保档案信息完整。

三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用，利用实例的编写是凸显档案价值，促进档案工作的发展。

综上所述，合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点，使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范，对维护企业的合法权益，促进企业生产经营持续发展具有重要意义。

参考文献：

篇(2)

关键词：合同管理、成本管理、成本控制

中图分类号：F715.4 文献标识码：A 文章编号：

引言：随着市场竞争机制的深化和城市化进程的不断推进，建筑工程施工中如何更为科学合理有效的规范合同管理、优化成本管理、强化成本控制，直接关系到施工企业的市场竞争力，甚至关乎施工企业的生存与发展，因而这成为了工程项目管理最为关心的内容。通过推行规范合同文本、加强合同风险防范、加强合同归档保管，通过提高成本管理意识、引入优秀管理人才、落实岗位责任制度来优化成本管理，通过加强全方位控制、加强动态控制来强化成本控制，是笔者将理论与实践相结合的成果。

一、规范合同管理

（一）推行规范合同文本

张燕学者在其学术文献中提到：“随着我国的入世，国内建筑工程逐渐有境外建筑商的参与，就需采用国际模式进行工程招投标，所以进行合同管理是必然的趋势”。 规范合同管理首先要解决合同文本问题，不少施工企业目前使用的合同文本仍然是传统的文本格式，而随着建筑市场的逐渐对外开放，很多传统合同文本已经无法与国际惯例接轨。作为施工企业，只有积极推行适用于市场经济的合同文本才能真正适用当今建筑市场。

（二）加强合同风险防范

在合同谈判、签订以及执行的过程中，施工企业要做好风险防范工作，保证工程合同中清单项目完整详细、价款调整合理有据，保证合同主体的公正与公平。制定与签订合同前应成立专门的合同管理机构，深入了解发包人资信以及“三通一平“工作是否到位，签订合同时力求细致严密，理清业主要求，清晰的表明双方责任义务，坚持利益原则，保证双方责权关系平衡，以此降低风险，为日后规避风险提供有力的合同依据。

（三）加强合同归档保管

建筑工程合同是具有法律效率的重要文件，施工单位要有专人专职建账并保存，做好合同归档工作，同时要保存与合同相关的资料文件，并分门别类的进行编号、登记以及装订，这些都属于合同归档的范畴，这些合同与相关资料是整个工程建设过程的真实反馈，如果在施工过程中发生纠纷及索赔问题，合同及相关资料就是解决问题的最佳证据。

二、优化成本管理

（一）提高成本管理意识

所谓思想不牢、地动山摇，优化成本管理根本之计是通过思想教育、正面教育提高相关工作人员的成本管理意识，让成本管理行为在施工现场落地生根。不少施工企业积极推行各类成本管理培训活动，定期宣传成本管理的方针、政策和标准，增强全体施工人员对于成本管理的理解，经过统一的培训和协调解决项目管理人员经济观念不强的缺陷，从技术、材料、计价多方面入手提高成本管理效果，这一注重培训和协调出的成本管理方法值得借鉴和推广。

（二）引入优秀管理人才

突出一个“实”字抓好成本管理人才引入机制，严把质量关，坚持“民主、公开、竞争、择优”的原则，实实在在推进人员选拔的规范化，从而做好专业人员配备工作。在管理中重用既懂合同法律，又精通经营管理，并且对于施工技术和财务审核相对了解的成本管理专员，能够极大的增强施工现场成本管理，给与施工人员正确的指导，并能敏感的把握监督方向，查核出不符合成本管理要求的违规行为，增加成本管理的质量，提高成本管理水平。

（三）健全成本管理体制

任何经济管理活动都需要根据其特色建立科学有序的管理体制，成本管理活动也应当如此，但是目前大多数施工单位的成本管理体制并并不严密，岗位责任制度得不到贯彻落实，虽然大家各司其职，但是鲜有互相配合的行为，这就使得每个岗位只关注自己岗位的成本管理，而将其他环节管理忽略不计。就像李跃林学者所言：“在混乱的管理制度下，当发生项目成本管理责任时，要么将其简单的归于成本管理主要负责人，忽略了对问题的分析和解决，要么各方面相互推诿，无法确定责任人，最后导致问题不了了之，使项目蒙受了巨大的损失。” 制定一套系统的责权利相结合的成本管理体并将其由高到低贯彻执行，就能有效提高成本管理水平。

三、强化成本控制

（一）加强全方位控制

在施工过程中，成本控制囊括了诸多方面，如技术水平、预算控制、建筑物料、器械设备、质量安全、财务成本和后勤服务以及工人管理等方方面面都需要进行调控，通过微观控制降低材料、人工、运输以及其他间接费用，保证其在正常费用内开展活动。全方位控制还要求相关负责人充分把握最低成本，将长远利益与当下利益相结合，在保证工程质量的前提下控制成本，而不是以偷工减料、减少工序等方式来降低成本。另外，调动全员积极性，实现全员控制也是全方位控制的一个重要方法。在这一过程中，可以采用细分的方法，将成本控制的责任具体到基层部门甚至小组中，依靠部门和小组的力量层层递进，项目成本的负责人只需要做好动员与监督工作，并适当采取奖励政策，使单位上下职工都能享受到降低成本的甜头，调动基层施工人员参与成本控制中，掀起单位内成本节约的热潮，实现全员成本控制。

（二）加强动态控制

施工的过程是一个不断变化的复杂过程，这也意味着在施工过程中必然会发生成本的变动，这就需要以动态的控制手段应对动态的变化过程，直至项目施工结束，一般来说，动态控制集中在工期控制、物料控制等环节。惠敏学者在其学术论文《工程项目成本管理和成本控制》中提出自己关于成本控制的见解，即要坚持成本控制的动态性原则。该学者认为，施工项目是一次性的，成本控制应强调项目的中间控制，在动工中落实。 项目负责人要定期对施工现场进行检查，对比计划进度和现场实际施工情况、物料提报量和使用量情况，及时发现可能导致成本增加的偏离计划的情况，采取科学措施加以解决，不但调整以适应工程成本的承受范围。

结语：在建筑工程行业日益激烈的市场竞争中，通过规范合同管理、优化成本管理、强化成本控制，能够有效降低施工企业的项目风险和工程成本，从而提高经济效益。本文所介绍的几点方法只是冰山一角，鉴于建筑工程项目的复杂性，在施工建筑工程中的合同管理、成本管理和成本控制方法需要进一步优化和完善，使施工企业项目管理水平不断得到提升。

参考文献：

[1]郑伯聪，施工中建筑工程合同管理与成本管理和成本控制[J].科技传播，2010，（6）

[2]刘允延，建设建筑工程成本管理[M].北京：机械工业出版社，2003年版

篇(3)

企业发展要坚持依法治理，健全内控机制，严格合同和法律事务管理，才能有效防范风险。通过依法依规地加强企业合同管理，切实通过法律手段和内控制度，不断提高企业合同管理水平，规避法律风险，维护企业利益。

关键词:

合同管理;合规体系;风险内控

在市场经济条件下，平等主体的自然人、法人、其他组织之间民事权利义务关系的发生、变化和消灭往往是通过契约进行的，这是由市场经济本质决定的。所以合同管理是企业法律事务管理的基础，现代企业经营发展必须要坚持依法治企，健全内控，严格合同管理，加强合同履约能力，提升企业合同管理水平，才能有效地降低经营风险，促进企业发展。

第一，制定合同管理规章制度，统一归口管理。通过制定合同管理制度及合同管理企业管理标准，全面梳理和优化合同管理流程，明确统一合同管理归口部门。从合同的承办人员管理、授权委托、管理职责、管理流程等多方面，以及审查会签、签订、变更、解除、履行、归档、纠纷处理等各个环节细化、完善，夯实合同管理基础。

第二，实行合同承办人员持证上岗制度，加强合同培训与业务指导工作，提高合同承办人员的法律意识与合同签订能力。注重在日常工作中合同意识的培养与强化。分层次有重点对企业关键岗位人员进行合同承办人资格培训，合格的准予持证上岗。对于岗位调整人员也要进行合同和法律风险意识的培养，通过结合每一次合同的审核、签订及履行中事项的处理，对重点项目以及合同履行情况进行实践培训，提高合同管理与承办人员合同意识、法律理解能力、合同承办能力，为加强合同管理工作发挥良好的促进作用。

第三，制作企业合同范本，更好的指导合同签订工作。为了更好的防范企业法律风险，规范企业合同管理，又能够提高工作效率，企业法务工作者可以结合公司实际，制定合同范本，包括销售合同、采购合同、承揽合同、技术合同等各类常用范本，通过推广使用可以提高合同签订质量和审查工作效率，另外也可以再使用过程中发现问题，总结问题，再修订，再推广，从而有效提高合同签订质量。

第四，加强合同检查，注重合同履行管理。合同签约后的履行工作与全过程监督管理也是合同管理的重点。不仅要狠抓合同的审查与签订，更要加注重合同履行的监督与检查，并做好履行中每一环节的衔接和规范。一方面要通过合同履行管理重点检查、合同履行台帐、专项检查以及不定期的合同抽查等方式，加强各承办部门合同的履行工作的检查与指导，不断敦促和规范承办部门合同履行工作。另一方面，要求所有承办人员及时完成合同履行信息的记录，从而更好的保障了合同的履行过程监督，促进了合同的履行管理，为企业的经营决策和合同监控提供了及时、准确参考依据。

第五，严格合同专用印章管理。企业合同管理如何才能保证审查率达到100%，如果承办人员绕开企业法务去签订合同怎么办?这就要求企业法务必须严格把控合同专用章管理。首先针对合同印章数目较多，外借使用频繁，周期较长，管理难度较大的特点，实施专人统一管理，没有法务人员审批不能盖章。合同印章要分类管理，分类使用，分别控制，严格合同印章审批和管理，并对外界使用情况进行反馈记录，杜绝发生使用合同印章不规范现象。

第六，注重合同履行过程中证据资料的保管，及时完成合同归档工作，为依法维权提供有力保障。合同档案是是企业重要的法律档案，是维护企业合法权益的重要凭证和依据。对合同档案进行检查、分类、建立索引、立卷、归档;为了确保合同档案的完整性、及时性、有效性，严格把关，对于签订不及时或不规范，印章使用缺失、模糊、不规范等现象在合同归档时要一律退回重新补充完善。

第七，严把合同审查关，从源头杜绝和减少合同法律风险的产生。通过规范合同的签订与审查工作，严格按照流程进行评审，彻底杜绝合同签订的随意性与法律审查的缺失;强化各会签人员审查职能和意识，从源头把关，未经法律审核的以及未按照法律审查意见修改完毕的一律不予签订，以确保签订合同法律审查100%，大大降低合同签订中的法律风险。

第八，推进合同管理信息化建设。合同管理工作不仅要有质量还要有效率，现代经济的发展对合同管理工作提出更高的要求，而合同管理工作的信息化能够提升合同管理工作效益。通过引入合同管理信息系统，可以使合同审批流程更加迅捷，提高审批效率，同时审批过程在信息系统中留痕处理，能够有效保留审查会签的记录。另一方面，信息化可以方便合同数据统计，便于导出各类数据，为企业经营决策提供参考。

参考文献：

［1］胡鸿高主编．合同法原理与应用［M］．上海:复旦大学出版社，1999．

［2］陈晓峰，陈明昊编．企业合同管理法律风险管理与防范策略［M］．北京:法律出版社，2009．

篇(4)

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。是与其他法律关系主体之间设立、变更、终止、民事权利关系的局面文件，包括合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形的表现所载内容形式。合同管理是对企业各类草拟、修改、签订、履行、变更和解除、合同纠纷解决以及合同归档的基础管理，合同管理也是企业管理的一个组成部分。

笔者针对一些问题，在实际工作中就如何做好合同档案的收集、整理、利用谈点一些看法。

1.合同档案的收集

合同的收集质量的好坏直接影响到合同档案工作的质量。企业对合同的签订是统一管理，制订了《合同管理办法》。相关职能部门进行了专题讨论，并对招标项目合同承办部门、货物验收和票据结算、以及部门在合同管理、履行的过程中职责分工等问题作了进一步明确，对合同签订程序进行有序的结合，对合同立项、谈判、起草、签订、履行、变更、解除等全过程管理记录，统一管理。如杭州市钱塘江引水入城、城市地下管道的建设工程等合同，由于工程规模大，时间跨度长，这对招标项目合同管理中出现的合同签订、履行等问题，采取实时跟踪，避免“先改造后补签”情况，先斩后奏，造成了一系列的合同混乱，对签订的合同，及时收集，保证了合同管理的安全、完整、齐全。

企业合同收集的种类有企业买卖合同；财务审计部借款合同；后勤保障部租赁合同；工程建设中心的建设工程合同；科技管理部的技术合同；企业法人委托合同；企业员工的行纪合同等。到2013年底止，公司共签订合同7174份。

2.合同档案的整理

收集是档案工作的基础，整理是档案工作的升华，档案科学的管理基础在于档案整理的科学性，整理的混乱必然导致管理的混乱和利用的困难。而要科学的整理立卷，科学的整理，关键要选择适当的整理方法。根据国家档案局版发的《电子文件的归档办法》要求。在整理合同的过程中，以方便利用者为最终目的，真正发挥合同档案的作用。笔者结合公司合同档案实际情况与特殊性的要求，对合同档案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件历史有机联系，更加体现整理的合理性，对利用者的满意度起到积极的作用。合同档案具有较高的潜在经济价值。

2.1合同档案按照年度分类法

废弃立卷，以件当家。就是以每份合同文件作为一个独立的实体，进行鉴定、归档、利用等、一个年度内按月份一个流水号。以件的形式来完成合同档案的分类。保持了每份合同的完整性。合同按件进行保角。保角采取环保材料胶水，在保角的正面，编号归档号-年度-月份-流水号，在保管方式上将合同按顺序装入档案盒，这种归档方式不仅减轻了档案工作的强度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同补充归档。

2.2编制合同档案目录

笔者认为编制档案目录是档案管理中的一种检索工具，在当今是电子信息飞速发展的时代，同时为了保持纸质档案的安全完整。

2.3填写备考表

备考表是对本盒档案材料缺损、修改、补充、移出、变更等情况进行说明，对案卷的完整与完善的体现，在备考表中给予注明。

3.合同档案的利用

篇(5)

一、引言

在企业经营活动中，各种合同不仅记录了企业参与经济活动的过程，还是企业权益的有利保障，引导着企业依法履行义务。在现实中，一些企业对于合同管理的不重视导致企业合同管理的诸多问题，影响了企业合同在企业发展中的利用效率，阻碍了企业综合管理水平的提升。

二、企业合同管理的常见问题

在“依法治国”的环境下，企业对于企业合同的管理意识有所加强，但一些企业对于企业合同管理的重视仍然不够，致使企业合同的利用效益得不到保障。第一，企业合同管理中法律意识淡薄，这点主要表现在两个方面，其一，企业合同管理人员及其他部门人员法律意识淡薄，不能理解合同管理的重要意义，只是将合同当成普通文件一样收集、整理，然后存放，丝毫不考虑合同的签订过程、意义及合同的义务权益等，合同签完了就如同几张“废纸”无人问津，企业在参与经济活动中也很少依照合同履行义务、保障权益。其二，合同管理人员法律知识匮乏，有的是从一般的文秘转岗过来的，有些也只是懂一些法律的皮毛，合同管理缺少专业的法律环境“护航”。第二，企业对合同管理的重视程度不够。一方面，企业合同管理者和企业某些人员将合同管理看成一种形式，只重视合同的签订，对于合同签订的前后重视不足，例如合同签订前的洽谈、草拟合同等不够重视，这就导致了即使签了合同，还是想怎么干就怎么干，合同的约束作用完全失效。另一方面，企业的合同管理制度如同虚设，一些企业仍旧沿用“一个声音”的作风，合同不如管理者的一句话，合同的信用度、有效性大大降低。此外，企业对于合同管理的认识不清，不能深层的理解合同管理是关乎企业利益和发展的大事，而只是将这一重任草率的落实到某一个具体的管理者身上，合同的重要性和开发、利用得不到保障。第三，企业的合同风险防范意识不强，在合同签订前后对于合同的内容研究不够，合同签订较为随意，依照合同办事的意识淡薄，甚至将合同鉴定签订当成儿戏，想签就签、想解约就解约，增加了合同的经济风险和法律风险。例如，某企业做一个广告牌，当合同签订时，广告牌已经做好，广告牌费用的支付也未按照合同履行，相关人员甚至在竣工后还可以在一起讨价还价，这就使合同的签订完全失去了意义，同时也增加了工程风险和支付风险。第四，企业合同管理的制度不健全，管理机制不科学，管理环节缺少具体的执行和实施。例如，企业为了方便管理合同，制定了统一管理合同的制度，但在实际操作中，一些合同不能及时的归档、甚至用的时候找不到合同，致使企业合同管理状况混乱、效率较低。

三、企业合同管理的必要性和要求

合同是企业参与经济活动的保障，在发生纠纷时合同是解决企业间纠纷的重要依据，维护了企业的利益，指导企业依法办事、依法享受权益。同时，合同管理有利于企业形象的树立，降低了企业参与经济活动的风险，是维护企业持续、稳定发展的重要手段。在企业合同管理中，第一，要注重合同的完整性，全面的理解合同档案管理的内容和意义。例如，在合同归档时整理合同的补充协议、会议记录、洽谈经过等，确保合同档案的完整性、全面性。第二，确保合同的安全性，对合同文件按要求进行必要的备份，注重合同内容的保密和安全。第三，对企业合同实施动态管理，不是合同归档了就可以“长眠”了，要注重合同的补充和开发、利用。

四、企业合同管理中常见问题的解决策略

企业合同管理中常见问题的解决要有针对性、要能发挥实际作用。第一，强化企业合同管理的法律意，一方面，注重企业合同管理人员及其他人员的合同法律知识普及，经过培训等途径提高企业员工的法律意识，使其能够从法律的角度理解合同管理的重要性，提高其合同管理的效率和对合同管理的支持。另一方面，可聘请有经验的法律顾问或委托相关的法律服务部门参与企业合同管理，为企业合同管理提供法律支持。此外，要依法履行合同赋予的义务，并能够利用合同保护本企业的利益。第二，企业要从思想、行为上重视合同管理，提高合同管理的效率。一方面，加强对企业员工的培训，使其从思想、行为上重视企业合同的管理，能够认清企业合同管理的重要性。企业领导也要以身作则，严格按照合同要求办事，为企业员工树立良好的榜样。另一方面，要注重企业合同管理的创新，使企业在合同管理当中获得“实惠”，能够体现出企业合同管理的重要性，使企业员工能够深刻的认识到合同对于企业发展的重要意义。第三，提高企业的合同风险防范，通过法律教育、合同管理培训等途径培养企业员工的合同管理意识，使企业合同管理人员能够积极的参与到合同签订当中，对合同签订前后及签订时的状态进行研究、记录，丰富合同内容，确保合同的全面性，为企业以后对合同的利用和借鉴提供方便。第四，建设和完善企业合同管理的制度，一方面，建立合同管理模式，使企业合同的管理规范化、标准化，提高企业合同管理的效益。例如，分级、划块管理，使合同管理的责任清晰明了，提高合同保管的安全性和开发、利用效益。另一方面，建立健全相关的制度、规定，并能组织有效的合同管理监督体系，确保合同管理规章制度的实施，提高企业合同管理的整体水平的效益。

篇(6)

Abstract:Archives of engineering construction contract management of construction enterprises are management work in legal documents and evidence. This article on the project construction of contract management of.

关键词：工程 合同 档案

Key words: project contract archives

任何一项工程都要有业主委托设计、监理、施工，各方之间的责任与利益不同，只有通过合同才能形成相互联系和相互制约的机制，从而实现工程的目标。因而，作为合同文件的档案管理在工程中显得尤为重要，加强工程施工合同的归档管理和开发利用成为工程施工档案管理部门面对的重要课题。合同管理是项目管理的核心，其始终贯穿于项目管理的全过程，因而我们要做好工程中的合同档案管理工作，促进工程中各方维护自身的利益，确保市场上各种工程活动的协调有序地运行。

一、对工程合同档案的理解

工程合同是工程施工单位、承包人、建设单位、发包人完成某项工程项目勘察、设计、建筑、安装工作、建设单位接受工作成果并支付报酬的书面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都应该收集、归档、整理组卷、装订、归档，并进行长时间的保存。合同档案内容包括投标、中标书、信件以及数据、合同书、电传、电报、传真、电子邮件、电子数据交换等，其中市政工程承包合同实际包括勘察、设计、建筑、安装合同。

二、工程合同档案管理的任务

在工程建设的市场经济条件下，我们要培养工程合同意识，使工程各方都认识到如果不签订合同将不利于自身和市场的发展。首先，在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查，评估合同风险，然后进行工程合同的策划，为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。其次，当合同签订后，应该对于合同实施情况进行跟踪，收集合同实施过程中的信息资料，然后对此进行分析，提出合同实施方面的意见、建议，建立合同实施的保证体系。

三、如何提高工程合同管理水平

3.1加强工程合同档案管理质量

工程合同管理对材料的收集是管理的基础工作，对此，工程施工技术人员、监理人员要加强对档案管理人员的联系，档案管理人员也要跟随施工进度在在收集时做到有的放矢，保证材料收集的连续性与完整性。收集的材料除了要完整，还应该确保其正确。因而工程监理还应该检查合同内容是否字迹清楚、齐全、完整，合同的书写是否规范，合同文本上是否有双方代表人的签章与日期。还要保证作为企业档案部门留存的建设工程施工合同必须是“第一手”的原始记录，只有加强合同的收集与整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程纠纷。

3.2建立健全合同档案管理机制

21世纪是法制的社会，在工程建设过程中我们应该签订合同，明确了发包人和承包人在工程中的权利和义务，因而企业要建立健全合同管理制度，使工程合同依法订立，依法履行，以达到维护各方权益，提高效益的目的。首先，施工合同签订后的关键问题是如何依法履行。我们应该遵守《民法通则》、《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》，规定合同双方应认真履行各自的权利和义务，任何一方无权随意变更或解除合同，任何一方违反合同规定，都必须承担相应的法律责任。这样充实完善档案案卷，科学地规范档案法规，更进一步地加强档案法规建设。其次，制定施工合同档案的收集范围、责任单位及责任人员和归档时限。合同管理人员要认真履行自己的职责，保证纵企业各层次关系明确，在企业《工程技术资料管理办法》中应明确施工合同档案管理的考核办法，使档案管理部门和人员产生激励作用，确保建设工程施工合同归档渠道的畅通及归档的及时性和完整性。最后，工程合同档案是一种宝贵的信息资源，档案人员应学会用现代的科学理论完善工程合同档案管理，进行动态性、实时性的管理，及时全面地总结经验教训，并要做好必要的保密工作，维护企业自身的合法权益。

3.3建立健全合同管理网络体系

建筑安装施工企业具有跨地区跨省市、施工点多面广、施工基地迁移频繁等特点，因而在工程合同管理中往往会存在一些问题，为了保证工程合同档案的收集同基本建设类档案一样要齐全完整，除了要按照“统一领导，分级管理”的原则实行公司和分公司两级管理，另外可建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、完整的、稳固的合同管理网络体系，做好档案的收集、整理、归档、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立网络体系就要求合同管理员经常咨询和查看各级合同档案管理的工作状况，每个季度各级合同档案管理员将这段时期的档案管理变化情况报道给公司合同管理员，加强双方之间的联系。第二，每年各级合同档案管理员将各地的收集完整的合同档案连同合同台帐一并移交公司经营部门，然后由公司交企业档案部门留存。因为完整的企业建设工程施工合同管理网络是信息畅通的渠道，辅以计算机的应用则更快捷、容量大。第三，企业档案部门收到工程合同后应该按合同台帐、合同编号进行一一的对照，发现有缺的要及时进行追回。接着企业档案部门还要对档案进行分类，按照责任者、文件题名、时间、保管期限、文件字号、密级、档案号制成档案的二次文献输入计算机并组卷归档。

三、结束语

工程建设是社会经济发展的动力，而良好的工程合同档案的管理又能提高工程建设的效益，因此我们要不断完善工程合同管理，提高工程档案管理的质量，以更好的为工程各方创造利益，为社会发展服务。

参考文献：

[1] 刘晓明.合同档案的特点及其管理[J]. 科技情报开发与经济.2006年04期

篇(7)

关键词：加强；建设工程；项目合同管理

一、目前建设工程合同管理中存在的问题

工程建设的复杂性决定其合同管理的艰巨性。目前我国建设市场发育尚不完善，建设交易行为尚不规范，使得建设工程合同管理中存在诸多问题。

1.不重视合同管理体系和制度建设

一些建设项目不重视合同管理体系的建设，合同归口管理、分级管理和授权管理机制不健全，谁都可以签合同，合同管理程序不明确，或有制度不执行，该履行的手续不履行，缺少必要的审查和评估步骤，缺乏对合同管理的有效监督和控制。

2.缺乏专业的合同管理人才

建设工程合同涉及内容多，专业面广，合同管理人员需要有一定的专业技术知识、法律知识和造价管理知识。很多建设项管理机构中，没有专业技术人员管理合同，或合同管理人员缺少培训，将合同管理简单地视为一种事务性工作。甚至有的合同，领导直接敲定由一般办公人员管理合同。一旦发生合同纠纷，缺少必要的法律支援。

3.不重视合同归档管理管理信息化程度不高合同管理手段落后

一些建设项目合同管理仍处于分散管理状态，合同的归档程序、要求没有明确规定，合同履行过程中没有严格监督控制，合同履行后没有全面评估和总结，合同管理粗放。

二、加强工程合同管理的具体措施

随着我国经济的飞速发展，建筑工程项目规模也日愈庞大，随之签订的合同文件的签订、修改变的频繁复杂。在合同的履行实施中，双方来往资料甚多，为了减少不必要的损失，所以加强合同管理系统、建设现代信息化的合同系统是非常有必要的。

1.建立健全高效合同管理组织

在建设工程项目里，工程项目的合同管理是关键，一个健全高效可靠的合同组织是首要任务。在合同的管理上，管理组织成员起到主导作用，需要其本着自身管理行为与项目建设工程目标一致的原则，把项目组织管理妥善进行。一般来说，项目建设单位会选择如下两者工程项目管理者：

①项目建设单位委派其单位人员为人进行管理；

②项目建设单位委托机构，再由机构委托其他人进行监督管理。

在实践中，往往上述第二种情况比第一种情况更高效、可靠。在建设工程项目合同管理中，如果由上述第一种情况为例，有工程项目建设单位委派其内部人员直接管理项目合同，在于建设单位与施工单位两者涉及着直接利益冲突的特殊关系，难免引起争执发生；所以实践中往往选择第二种方法。

2.加强专业管理人才的选择

设立专门管理人才负责合同管理机构，在人才的选择也是难题。首先，需要对合同业务的运用精通，具有强烈的法制专业知识素养，包括法律、建筑、招投标等，还要熟悉合同的履行和工程索赔管理等相关专业，从而保障合同管理的专业规范化。在管理中，工程项目合同文本及其它相关文件资料都属于法律文件，对其管理应及时建档及保存。

3.确保双方合同的交底

在双方的合同交底以后，合同管理人员须对组内各级项目管理人员就合同的主要内容做出详细的解释补充说明，同时将合同内各部门责任逐步分配落实到各处，使其明确分工、明确各自工作责任范围，使大家尽心尽职，团结一心，积极协调各方面相互配合实施合同管理。

4.合同发生的变更与索赔加强分析审查

在项目合同条件发生变更的时候，需及时办理工程洽商记录，收集整理合同所牵涉文件，如，图纸等；对涉及到工程项目任务等需要大变更时，应及时做出此变更对工程预算、进度等造成的影响；并对合同变更部分进行详细分析审查，双方及时补充修订合同协议，把项目合同完善进行做到滴水不漏。工程项目中建立工程变更与索赔制度必不可少，实践中合同实施过程变更索赔难以避免，要求合同管理人员认真关注现场动态找准索赔依据，对资料的分析整理确认，对施工索赔重点拿捏恰当，及时在索赔有效期内提出索赔，严格防止业主反索赔和分包商索赔发生。

三、确保合同效力的法律地位

合同签订的法律效力是合同内容的保障。项目合同签订以后，一旦被认定不具有法律效率，那么合同就不能作为双方约定的根据，达成的协议自然没有意义，不具有法律约束力。当事人之间的纠纷就无法以法律来得到公正公平的处理。因此，签订合同的法律效力问题在项目合同管理中属主导核心要素。无效的项目合同在实践中经常出现，其中违反法律法规的强制性规定是出现频率最多的情况，导致合同无效的原因主要包括以下几个方面：在建设工程项目中，施工单位主体资格的确定，一些施工单位没有承揽工程的能力资格假借他人条件来接揽工程，与这样的单位签订项目合同是无效的；一些单位必须通过招标而未招标等违法招标投标法律规定签订项目合同的也属无效合同等等。因此，当务之急需完善招标制度、改革施工合同备案制度，加强当事人的法律意识，是确保有效合同法律地位的根本措施，彻底杜绝出现黑合同的发生。