工程档案管理方法精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇工程档案管理方法范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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【关键词】在建水利工程；档案管理；管理方法与措施

在建水利工程档案，就是指水利工程在建设中直到验收前，所形成的以及应当归档进行保存的文件，文件的内容包括了文字，图表，图纸，声音影像，计算材料等其他形式和载体的历史记录，涉及到的过程包括项目提出，工程研究，工程设计，方案决策，招标，施工，质检与建立等日常工作活动。

1 在建水利工程档案的内容

1.1 工程前期的档案

工程前期的一些工作材料，其中包括了可行性的研究报告，水文水利的分析报告，环境评估报告，当地的社会经济与社会效益的调查报告，设计委托书，工程设计图纸以及审批记录等相关文件。

1.2 工程报批的档案

工程报批的一些工作材料，其中包括了基础建设的请示文件，计委与主管部门以及流域机构的批件，建设用地的批件，经批准的移民方案等相关文件。

1.3 工程施工的档案

工程施工的一些工作材料，其中包括了开工报告，施工合同，施工图纸，设计变更的文件与图纸，建筑材料的化验单与试验报告，机电设备的合格证，施工记录，质量检查报告，事故等级评定与处理记录，施工单位与技术人员的资质证明的复印件，以及监管人员对各个施工阶段做出的结论报告等。

1.4 竣工验收的档案

竣工验收期的一些工作材料，其中包括了单项工程的验收报告，整体工程的验收报告，以及验收会议的原始记录等。

2 在建水利工程档案的特点

2.1 法制性

根据国家颁布的相关法律文件，对在建水利工程档案的建立工作作出了严格的规定，以此来保障工程建设的质量。因此，其第一个特点就是法制性。相关法律文件，使在建水利工程的档案管理具有了完整的法律关系，也就是说，按照要求进行工程档案的建立工作，是在履行法律，一旦违背规定进行操作，就是违法行为。而且，工程的档案材料需要按照法律的要求进行整理，对收入的一些批准性文件，许可证书以及工程的施工图纸，都要经过有关政府部门批准或者资质鉴定部门的认可，否则不予收入档案，以此来彰显工程项目的合法性。

2.2 同步性

对于在建的水利工程项目，在立项阶段，就要进行相关材料的收集与整理，制定成档案要求的格式；然后在现场勘测，设计施工，监察管理等这些合同的签订的时候，要对水利工程档案的质量，份数以及移交事项做出明确的要求；而且在对工程进度与工程质量进行检查的时候，要对档案材料的收集与整理工作进行同时检查。这样可以保证在建水利工程档案反映工程进展的全过程。

2.3 实用性

在建水利工程档案，是具有实用性的档案材料，在工程的建设时期，它可以作为施工单位的施工依据，而在工程验收时期，它又可以作为验收依据，并且在工程建设完成后，投入使用的时候如果出现了问题，又可以作为维修与养护的依据。所以，在建水利工程档案是最具实用性的历史材料。

2.4 成套性

由于水利工程是一个很复杂的系统工程，所以对应的档案也自然由若干个单项工程的档案组合而成，形成的档案具有成套性，每个单项工程的档案都是不可或缺的。

3 在建水利工程档案管理方法与措施

3.1 提高认识

要提高档案管理工作者的思想觉悟，让其明白档案管理的重要意义。促使其在日后的工作中认真积极，尽量不出现差错。并且严格落实《档案法》与《水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》中的相关内容。

3.2 档案材料收集

进行档案管理，首先要加强档案材料的收集工作。首先是工程的前期，档案的管理部门应主动参与到和其他部门的沟通交流中去，并且去得到这些部门中人员的支持与帮助，及时的了解他们的工作动态，然后将一些批件与资料及时的收录到档案中去。其次是在工程的施工阶段，档案管理部门要主动和施工单位取得联系，然后将档案材料的整理要求告知这些工作单位的人员，促使其将施工环节中的档案资料整理齐全，方便在日后进行档案交接的时候不出现差错。最后是在验收阶段，档案管理部门需要指派专人参与到验收与交接的工作中去，并且在现场对移交的档案资料进行仔细审查，认真核对，来实现水利工程建设与水利工程档案同时验收，如果任何一方出现了问题，都不予决算。

3.3 档案材料整理

因为水利工程的建设周期较长，涉及的方面较广，参加建设的施工单位多，建设的项目也错综复杂，所以在建设中形成的档案一定很多。虽然上文中所说的档案材料收集工作可以在一定程度上减轻档案材料的整理工作，但是实际操作起来，仍是很繁琐的。比如在档案材料整理工作中第一个会遇到的就是分类组卷的问题，目前大多数档案管理部门都是采用按照单项工程项目来进行分类，例如对在建的水利枢纽工程进行档案整理，可以分成大坝，溢洪道，输水洞，电站和船闸等几大类。而在此之下，又可以按照专业不同设置不同小类。分类的编号使用工程代号与阿拉伯数字相互混合的编码方式。这样可以保证档案材料的完整性，而且管理起来简单，查阅起来还方便。其中，针对工程前期的档案，尤其是一些报批文件，可以使文字材料在前，图纸材料在后，同时正式批件在前，请示报告在后的顺序进行整理排列。而对施工阶段与验收阶段的档案，按照工程的程序与专业进行排列，要保证档案资料之间的联系性，前后的关系不要弄混，然后装订成册，形成规范的工程档案。

3.4 制定档案管理制度

需要档案管理部门，依照相关的法律和政令，建立健全的规章制度，以此来规范档案管理工作。规章制度涉及的范围应当包括：档案的收集与整理制度，档案的管理制度，档案的借阅制度，档案的保管与保密制度，档案员的岗位责任制度等。

3.5 管理人员的培训

需要各级的水利部门经常对水利工程档案进行检查与指导，健全机构与体制，实行专人负责制。而且要定期开办水利工程档案培训班，采用不同的培训形式，来提高档案管理人员的专业知识以及档案管理法规的理解，提升档案管理人员的工作的素质与水平。

3.6 基础设施的建设

在建水利工程档案的重要性与其他档案一样重要，同样需要投入资金进行一些基础设施的建设，比如建设专用的档案室，购买专用的档案柜与档案盒，以此来为档案工作者提供档案管理的工作条件，促使其更好的完成工作。

参考文献

[1]王秀芳.李春英.王维兰.浅谈水利工程档案的管理[J].治黄科技信息.2008(01)

[2]郝章飞.浅谈如何加强水利工程档案文件的归档整理工作[J].内蒙古水利.2008(03)

[3]曹良珍.论水利工程档案管理现状与对策[J].浙江万里学院学报.2008(04)

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【关键词】档案管理；方法；科学化

我国国内的档案管理水平，虽然与国外的先进管理水平还有着不小的差距，但是已然采用了较多的管理方法和管理设备，整体的管理状况也有了很大地改变。在很长的一段时间里，我国的档案管理水平处于十分低的状态，而其中的原因主要在于工作内容地缺失上，很多的企事业单位，在最初的发展阶段，并没有太多的工作内容，相应地，也不会有太多的信息数据产生，因而不需要进行档案信息管理。但随着时代地变化，我国的档案管理逐渐成为了提升整体工作效率的重要内容，进而人们加大了对其的重视，并采用了相关的先进管理设备和办法，以提高整体的管理效益，优化工作进程。但是，并不是所有的先进管理办法，都适合国内的企事业单位，不同的企事业单位，在档案管理的内容和机制上，也会存在较大的不同。于是，很多的企事业单位，虽然实时地引进了其他优秀企业的档案管理方法，但是所产生的效益十分小，许多时候甚至不能满足当前工作的真实需求，与企业的实际发展状况相违背。现阶段，我国的企事业单位档案管理，不应该随意地引入档案管理方法，如果不根据自身的实际状况，进行档案管理水平科学化的方法选择，很容易产生诸多不良的影响。为此，在新时期的经济社会建设下，国内的企事业单位，应当加大档案管理方法的创新和优化，着重关注自身的发展方向和实际状况，进而选取最为科学合理的管理方法，提升工作效益。

一、现阶段我国国内档案管理的发展状况

在时代的迅速发展中，国外的许多企业，纷纷进行了工作方面的优化和创新，对档案管理工作进行了全面地整改。与此同时，国内的企事业单位也不甘示弱，迅速引进了一些先进的管理机制和管理办法，同时加大了对档案信息管理工作的重视，对档案管理部门进行了结构上的细化。现阶段的我国，企事业单位的档案管理，有了全新的发展，整体的工作效益相当高，不仅萌生了一些全新的档案信息数字化建设功能，更加在服务内容上进行了全方面地拓展，不再拘泥于传统的档案数据搜集整理，开始拓展到档案信息的利用和服务。这样的功能，吸引了更多客户的目光，并使得企事业单位的服务对象有了全新的印象。但是，与国外的档案管理水平相比，我国的档案管理水平依旧处于较低的状况。在这个时候，许多的企事业进行了实时地探索，发现在管理设备上已然与国外没有太大的差距，但是管理办法的适用性，存在一定的问题。国外的档案管理办法选择，与实际的企业管理有着很大程度上的衔接，能够为企业各项工作的开展提供良好的档案信息基础。国内的档案管理方法，虽然已经有了一定的先进性和优越性，但是并没有实际的效用。而这样的状况蔓延了较长的时间，如果想要从根本上进行治愈，必然需要深入地了解当前国内档案管理存在的问题，采取针对性地管理方法优化，以产生相当高的工作效益。

二、现阶段我国国内档案管理存在的问题

（一）整体的重视度十分低

我国的档案管理，一直都没有得到较为完善的创新和优化，很大程度上的原因在于传统管理思想的阻碍。在我国的企事业单位工作中，有很多的工作内容，并不需要进行档案记录和管理，主要原因在于这些工作内容相对较为简单，没有记录的必要，并且也不会对以后的工作或者决策产生任何的影响，因而企事业单位的档案管理人员，并不会着重重视档案管理内容，而将更多的心思放在了主体工作效率和质量的提升上。这样的状况和思想，意味着我国的企事业单位档案管理，没有明确的地位，与主体工作内容相脱节。于是，很多的企事业单位，并没有给予档案管理部门相应的权利，仅仅让相关的人员搜集和整理档案管理内容和资料，其他的服务内容则严重匮乏。一些企事业单位，甚至没有完善的档案管理部门，将其中的档案管理工作交由相关的部门完成。这项的工作思路，在最初的工作中有一定的可行性，但随着时代的不断变迁，它已经无法较好地面对当前工作的需要。现阶段的国内企事业单位，所面临的档案管理工作是相当复杂的，需要进行的事业工作也越来越多，每一张工作都较为繁杂，其中的内容需要明确地记录下来，便于以后的工作_展。而相当一部分的部门没有完善的档案管理机制和方法，于是在整体的工作中，出现了较多的问题。面对这样的状况，许多企事业单位进行了实时的改革，并加大了对档案管理部门的重视。但是，这部分重视仅仅是对于企事业单位的高层管理人员而言，由于长期的习惯依旧存留，企事业单位的其他人员，对档案管理工作的重要性依旧没有全新的认识，甚至档案管理人员，都将自己的工作内容视为可有可无的部分，缺乏工作的积极性和认真的工作态度。

（二）档案管理部门的投入十分低

在企事业单位的工作中，人们首先看重的是主体的工作内容和工作质量，对于档案管理部门，并不会进行太多地关注，即使在新时期的冲击下，依旧有很多的部门没有认识到档案管理的价值所在。为此，当前的档案管理部门，无论在权利上，还是资金配置上，都有着很大的不足。首先是档案管理的权利和职责内容。一直以来，企事业单位对于档案管理部门，都没有赋予较为完善的权利，主要原因在于档案管理部门的职业，在很长的一段时间都是简单的档案搜集整理，并不需要消耗太多的成本，因而也不需要具有太多的工作权利。随着时代的变化，档案管理部门的工作内容不断地增加，职责上也有了全面地拓展，从最初的档案分类管理变成了现如今的档案利用服务，甚至形成了全新的档案数据库。但是，在权利的赋予上，档案管理部门依旧没有得到太大的提升，始终坚持着以往的工作机制。于是，在对某些档案信息的处理上，需要经过多个部门的审核和批准，档案管理部门并没有太多的权利，而其中所消耗的时间十分长，一旦客户对这份档案信息的需求十分紧，将会直接导致提供时间上的研究，使得客户产生诸多的不满。其次，在档案管理部门的资金投入上，企事业单位一直将较少的资金投入到其中。一开始，企事业单位所给予的档案管理资金十分少，主体原因是因为档案管理部门本身属于一个简单的工作部门，其中的工作流程和工作流程都十分地少，不需要进行较多地投入。但随着时代的变化，档案管理部门的工作变得相当多，每天还需要面临多种压力，而所配置的资金无法实质性地解决档案管理部门的各项支出问题，这也是导致档案管理水平难以获得有效改善的重要原因。

三、提升档案管理水平科学化的方法选择及实践

（一）因地制宜，选取最为科学的档案管理方法

在整个企事业单位的档案管理中，档案管理方法的选择起着最基础的作用，而且能够影响到整体的档案管理质量。因而在提升档案管理的水平上，需要优先选取最为科学的档案管理方法。而如何实现档案管理方法选择的科学化呢？必然需要根据企事业单位的实际状况进行。现如今，我国的经济建设速度不断加快，越来越多的企事业单位萌生出来，它们的工作内容是不一样的，如果在档案管理的方法上，选择的方法过于单一，会因为这些方法的不适用性，产生较多的发展阻碍。为了提高档案管理方法的适用性，档案管理部门应当着重分析企业内部存在的各种问题，并对各种问题进行多方面地思考和探讨，接着再根据档案管理部门的真实需要，选择最为切实的档案管理方法，并对它的适用性进行检验和分析，一旦出现某一方面的问题，应当进行迅速地调整和改善。同时，对于档案管理方法的科学性，需要根据实际的档案管理需求进行调整，在检验的过程中，要做到切实有效，不能盲目地进行，如果选择的方法缺乏可行性，很容易对整个档案管理，产生多方面的影响。

（二）加大对档案管理部门的资金投入

对于档案管理部门而言，开展高效的档案管理，首先需要的是足够的资金，如果资金不到位，其他的管理方法和管理机制即使十分优越，也难以产生实际的管理效益。当前国内的档案管理，工作内容已然得到了全方面地拓展，不仅需要对工程项目进行信息搜集和记录，还需要对档案进行科学有效地管理并提供相应的服务，其中的工作流程，所需要消耗的成本十分高，如果没有资金上的支持，整体的工作效率十分低。同时，当前的档案管理部门，已然有了全新的工作结构，在档案管理部门中，设置了相当多的下属部门，每个部门分担了不同的工作内容和职责，因而所需要的资金也会相对较多。此外，档案管理人员的工作积极性，与其薪酬有着最为直接的联系。现如今的档案管理薪资并不高，但是他们的工作内容却在不断地增长，因而整体的工作积极性严重下降，不愿意从事其中的工作，导致相当多的专业档案管理员出现了流失的状况，整体的档案管理水平也迅速地下降。因此，在新时代的发展中，我国的企事业单位应当迅速加大对档案管理部门的资金投入，满足其实际的工作需求，进而产生较高的工作效益。

结束语

总而言之，新时期的档案管理工作，面R着多重的挑战，本身的管理机制和方法上，也存在较多的问题。为了改变这样的状况，提升现有的档案管理水平，企事业单位需要正确审视当前档案管理存在的问题，并采取科学有效的措施进行应对，选取最为科学的管理方法，相应地投入一定量的资金，进而使得整体的工作效率大幅度提升，更好地为人们提供优质服务。

参考文献：

[1] 陈芳. 档案管理现代化的意义[J]. 管理观察. 2016（33）

[2] 廖思兰. 提升档案管理效率的措施分析[J]. 城建档案. 2016（11）

[3] 吴新华. 刍议劳动保障档案管理工作中存在的问题与解决对策[J]. 才智. 2016（32）

[4] 隋秀芬. 高等院校仪器设备档案资料建立方法及具体应用[J]. 赤子（上中旬）. 2016（19）

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[关键词]档案管理；现代化；讨论

中图分类号：G327 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）29-0209-01

档案管理工作是一项非常重要的管理内容，其在企业的发展过程中发挥着非常重要的作用，在传统的档案管理模式的基础上，应用现代化的管理方法及管理模式实现档案管理工作的现代化，是时展的必然需求，同时是档案行业实现自身的突破与发展的需要，本文就主要对档案管理的现代化进行简单分析探讨。

一、 档案管理现代化的意义

随着社会经济的发展，各项技术都取得了进步与发展，各个行业都在科技的带动下取得了一定的突破与进展，新时期发展背景下，档案管理行业想要实现科学、高效的发展，就需要在时展过程中，不断的完善自己，实现现代化发展，这样才能保证在激烈的市场竞争中保持较强的竞争力水平，同时，档案管理工作实现现代化发展也是时展的需求，现代社会中各个行业都在高科技水平下快速发展，如果档案管理行业不能实现自身管理模式及管理方法的转变，积极应用现代化的管理方式，那么其就难以跟上时代的发展脚步，容易与时代的发展脱轨，难以实现良好的发展前景，由此可见，现代社会中，实现档案管理工作的现代化是非常必要的。

二、 档案管理现代化的主要内容

档案管理现代化是一个动态的、发展的、相对的概念，社会发展过程中，不同时期，对于档案管理现代化的内容要求具有一定的差别，现代社会的档案管理，从内容上来讲，主要包括这样几方面的内容：档案管理标准化、档案管理手段的现代化、档案保护的现代化、档案资源的信息化，下面就对这几方面的内容进行简单分析。

1、 档案管理的标准化

档案管理工作中，要想实现现代化管理，其基础就是要实现其管理工作的标准化，这主要是由于在档案现代化管理工作中，要建立在广泛协作、严密分工、先进技术的基础之上，在实际的档案管理工作中，要想实现其标准化的管理，应该根据实际的管理需求，制定出严格的标准与规范，并要在实际工作中积极贯彻相关的标准与规范，使得相关的分工协作及技术应用能够遵循统一的标准与依据，最终实现档案管理工作中各相工作的有机联系与统一，并在相关的管理模式之下取得较好的经济效益。

2、 档案管理手段的现代化

要想实现档案管理工作的现代化，就需要在现有基础上，应用各种有效的现代化管理手段，这主要包含理论手段与技术手段两方面的内容，首先对其现代化的理论手段进行简单分析，这主要是指实现档案管理方法理论的现代化以及其应用层面的现代化，在档案管理过程中，要积极的学习与借鉴已经发展成熟的现代化管理方法及管理理论，并结合自身的档案管理需求，在档案管理实践中不断的提升自己，最终形成具有自身特色的档案管理现代化理论体系。另一方面，要积极的将现代化先进技术手段应用于档案管理工作中，在实际的档案管理现代化实践中，要能够积极应用现代社会中的先进技术设备、技术手段及技术成果，最终高效、全面的实现档案管理的自动化与专业化。

3、 档案保护的现代化

传统概念上的档案保护现代化通常指的是：实现档案载体保管保护、档案管理设施、档案库房等的现代化，随着各种先进科学技术的快速发展与广泛应用，现代化信息技术及新型存储介质快速发展，档案信息的载体也表现出多样化的发展趋势，声像档案、电子档案、机读档案等信息的档案载体不断应用于档案信息管理工作中，与传统的档案信息存储方式相比，新型档案载体在档案信息的记录与存储工作中，更加的高效、全面与方便，这也对档案保护现代化提出了更高的要求，相关的档案管理部门应该在现有技术上，对新型档案的存储及管理方式进行深入的研究，应用各种有效的保护方式，实现档案保护的现代化。

4、 档案资源的信息化

现代社会已经步入信息化时代，在这种大的时代背景之下，各行各业的发展都开始以信息化发展作为主导，先进的信息化技术在社会及国民经济的发展过程中取得了越来越广泛的应用，档案管理工作中，应用各种高科技信息技术，实现其信息化发展是非常必要的，这就需要在实际的档案管理工作中，应用科技化的手段对档案管理程序及相关的档案资源进行信息系统加工，使其能够在计算机网络中实现整体的传输与运转，最终能够有效的实现档案管理资源的开发利用与合理配置，这对于档案信息资源共享程度的提升具有非常重要的作用。

三、 档案管理现代化的相关要求

1、 加强档案馆基础工作的管理

档案馆基础工作的有效管理是实现档案管理现代化的基础条件与基本保障，这就需要在实际的管理工作中，依据档案馆的运行特点及实际需求，全面、细致的做好其各项基础工作，这对于档案管理现代化的顺利开展具有积极的作用。

2、 实现档案馆管理的现代化

实现档案馆管理的现代化，首先需要实现其管理思想的现代化，这就需要在思想上改变档案管理人员对于现代化概念的认识，并要要求所有管理人员以勇于改革、更新观念、认清形势的思想作风开展档案管理工作，并要在实际的工作中不断的探索新的管理途径与管理模式。

3、 对不同内容、不同载体的材料进行妥善管理

现代社会中，档案馆中各种档案信息的种类多种多样，其材料载体也是多种多样的，除了传统的纸质档案，还有磁盘、录音磁带、录像带、照片等各种不同种类、不同载体的档案信息，这就需要相关的管理人员在实际的管理工作中，应用合适的管理方法，保证其管理水平的提升。

4、 实现管理手段及保管条件的现代化

在档案现代化管理中，对于管理手段及保管条件具有较高的要求，这就需要在实际的管理工作中，对档案库房的温湿度进行有效控制，并要保证档案载体材料的微小化、现代化，并要能够应用计算机等实现存储信息的检索，这对于档案管理的现代化发展是非常必要的。

结束语

随着社会市场经济的发展，档案管理工作中，实现其现代化发展是非常必要的，本文就主要对档案管理现代化的意义、内容及相关要求进行了简单分析，对于档案管理的现代化发展具有一定的参考价值。

参考文献

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【关键词】重要性；问题；措施；档案管理

引言

化工企业工程项目档案是指新建和改建工程项目，从建设项目立项开始至竣工验收以及使用维护过程中，所形成的具有保存、查阅、利用价值的各种形式和载体的历史记录。当前，化工企业如何使用和管理这类档案，服务于化工企业，已成为化工企业档案类工作的重点。

1.化工企业工程项目档案管理的重要性

化工企业工程项目档案管理是化工企业寻求发展的重点，而化工企业工程项目档案管理是化工企业在管理中的关键内容。建设实用的资料收集保存制度，保证项目建设和档案资料的同步是化工项目档案管理的重要使命，各个工程建设相关单位必须把项目档案工作列入工程建设管理程序，控制并保障项目档案的完整性和准确性，按时且合法的归纳项目建设中各种资料，严格按照国家及化工企业对档案的准则来编制项目档案，从而保证项目档案的合理合法。

2.目前化工企业工程项目档案管理的情况

2.1档案管理意识不强

化工企业建设工程涵盖项目的可行性调研、上报建议书、选址、土地规划、勘探设计、施工、竣工、试运行、投产等各部分，涉及范围广，需要较长的时间累积而成。档案部门无法把档案触角深入到工程的方方面面，有些档案文件资料无法跟踪、掌握，在整个建设项目档案归档中，档案部门更多的是处于“坐等”收集状态，与工程管理部门和施工单位联系不够密切，缺乏主动管理的意识。尤其在施工的整个过程，因为工程量大，参加建设的单位通常对时间，质量，成本控制问题有更高的关注度，档案工作反而被忽略或滞后，等到马上完工时，临时突击档案工作，集中时间来弥补档案缺失的部分，答复验收。这样的集中突击使档案的形式化严重，而实际有价值的内容大大减少，导致不能确保档案的整体性和真实性，并且对于日后档案的使用也造成了麻烦。

2.2收集档案的人员业务水平不足

目前，许多工程建设项目档案负责人不明确，资料的形成和整理不完整，多是现场施工人员来临时兼职档案管理，未建立档案工作具体明细，由于施工人员对档案专业的掌握程度过低，而某些兼职的工作人员缺少专业的培训，施工过程中只要人员变动就会导致档案的流失，或者出现没有人继续完善档案工作的情况，导致档案未能保存妥当，更谈不上保证档案的质量。致使档案的整体性和准确性不足，通常都有着材料归档不完整；内容缺失、签章手续不到位；复印件过多，整理不规范等不足，这种情况都严重影响着档案质量，致使重点工程的档案无法真实的展现工程情况且无法发挥档案本身具有的功效。

2.3管理制度不健全

工程档案管理的整个制度并不成熟，管理方法不够健全。建设方和承包方在档案管理时责任分配不清晰，缺少明确责任意识，建设方、监理方及施工方各自的档案工作没有进行有效的交流，各自的标准不一样，档案资料的走向不完善，使得资料工作的进行受阻，档案的及时性和准确性受到质疑，而档案最终的收集整理也被推迟。

3.加强档案管理工作的举措

3.1强化宣传，加强档案意识

化工企业工程档案工作关系到施工单位、设计单位、建设单位、档案行政管理、监理单位等多个部门，仅仅依靠档案部门来工作是不够的，必须应用多种方式，加强工程主管项目部与监理、施工等各个单位的档案观念，将工程档案与领导责任挂钩，将档案工作的内容归纳进工程管理的内容中，保证档案的完整。近几年我公司把档案工作“三纳入”作为开展工作重要抓手，即将档案管理纳入企业的发展规划和年度工作计划、纳入领导的议事日程、纳入员工的工作职责之中，建立了项目档案管理工作人员网络体系，指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像等文件材料的收集、管理工作，制定了明确的岗位责任。

3.2健全档案管理，建设合理的化工企业工程档案管理制度

做好工程档案的管理工作除了在思想上应引起足够的重视外，还应以建章立制、规范管理为基础。工程档案管理作为项目管理工作之一，也应实施程序化、规范化管理，这样可使工程文件、档案管理工作有章可循、有条不紊地进行。建立合理的档案管理大纲、组织机构、岗位职责与资格、工程文件的接收、分发、传递、存档、计算机管理、登陆检索利用、档案的分类与编码、档案处理流程、档案的利用规定、规范化的工程文件格式要求、标示方法、存档方式等。对于具体的建设项目法人来说，制定一套适用于本企业工程建设项目特点的工程项目文件、档案管理细则，是企业顺利开展工程项目文件、档案管理工作的前提和保证。

3.3强化对档案的收集

工程项目档案是项目施工管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。目前各项目在收集声磁档案和竣工图编制上还存在一些问题，还需要强化对档案的收集和编制。工程照片及音、录像（光盘）材料是工程档案的重要组织部分，对工程形象的、直观的反映，直接体现了所做工程的面貌，工程完后，项目部应及时将工程全貌及构造物照片资料收集齐全，形成一套完整的技术档案资料交档案部门。

3.4实行同步跟踪管理

化工企业工程档案管理工作和工程建设进程必须同步，当建设项目申请立项时，就要开始对工程档案材料进行收集、整理、审查工作，当工程竣工验收时，就必须把工程档案的验收工作完成，从工程的源头就开始控制档案的管理质量。档案管理部门也要定期或不定期深入施工现场进行检查和指导，及时发现并解决各种问题。各参建单位也要及时做好煤矿重点工程档案的审理鉴定工作，完成一项归档一项，不要等整个工程要竣工验收了，才忙于补充资料、整理资料。

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关 键 词：档案管理 现代化 必要性 内容途径

一、实现档案管理现代化的必要性

档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分。如果从过程的角度理解，档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的变革传统档案归展现代档案管理的过程。现阶段档案管理现代化的内涵应包括：档案管理观念现代化、档案管理发展水平现代化、档案管理装备现代

化、档案管理人员现代化等五个方面。档案管理现代化是让档案管理从传统迈向现代，而与现代社会同步。但由于现代社会的特征是自由化、民主化、多元化、人体化、科技化、本土化、国际化与未来化，因此，档案管理现代化当以这些特征作为努力方向。档案管理现代化是一个改革、创新、发展的过程，也是一个系统工程；既是长期的，又是动态的，在本质上表现为对社会的顺应和超越。

知识经济时代，实现档案管理现代化的必要性有如下几点：

（一）依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此：计算机广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。

（二）知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅以为着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

（三）知识经济时代，档案事业的内涵和外延将迸一步扩大。档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将曰趋完善、科学、合理。

（四）知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。知识经济时代的档案人员必须要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识，这样才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能，推动档案事业发展。

三、实现档案管理现代化的基本内容

档案管理现代化是当今世界档案事业不断发展、不断创新、不断实现的过程，是新时期档案事业发展的必然趋势，也是档案事业快速发展的必由之路。随着信息化时代的到来，信息化从理论方式到技术手段，都深刻地影响着档案管理现代化的发展进程，从而不断丰富和发展档案管理现代化的内容：

（一）其手段是档案管理实现现代化。现代化的档案管理要求必须以创新的思想和观念来开展。与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式。传统的档案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鉴定、编目、排架、统计和提供利用等诸环节。现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主，工作环节以监控信息为核心。因此要实现档案管理现代化，就要改变档案管理模式，提高档案管理水平，针对档案管理工作的特点，改变传统的手工检索查档方法，以智能化的计算机管理档案，以数字化的信息技术提供利用服务，提高档案现代化管理的整体平。

（二）其优势是档案管理标准化。档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

（三）其核心是档案资源信息化。21世纪，信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。因此信息化是新时期档案管理现代化的核心内容。

（四）其开放陛使档案利用也实现了现代化。保管档案的目的在于利用。随着档案管理信息化的发展，以数字化、网络化手段提供优质高效的档案信息服务，已经成为档案工作的方向和重点。未来的档案馆是一种以电子计算机和通讯网络联系起来的档案馆的集合。它将使档案馆走出自我封闭，从有限开放到全面开放，为社会各界提供最快、最新、最准确的档案信息服务。

二、加快档案管理现代化的发展进程

第一、要培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才人手。要尽快培养既 懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

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（一）主要特点

水利勘测设计电子档案有很多的特点，主要包括以下几点：第一，电子档案的组成部分比较多，而且电子档案的系统性和完整性也比较强，其中的文本表格和图形都是档案的重要组成部分。第二，电子档案具有阶段性的特点，因为，水利工程勘测设计包括很多个阶段，主要有勘测和规划阶段，同时还包括初步设计阶段，还有施工研究阶段，最后一个阶段是竣工阶段，这几个阶段都可以在电子档案中体现出来，因此，电子水利工程勘测电子档案具有阶段性的特点。第三，指的是专业性特点，因为水利工程勘测设计本身的专业性就比较强，所以要想完成整个水利工程勘测设计必须要有相关技术人员的支持与配合，促进水利工程勘测的顺利进展，这样决定了其文件和电子档案的专业性比较强。第四，水利工程勘察电子档案还具有动态性的特点，水利工程勘测设计主要是为水利施工提供相应的服务，所以，在实际的施工过程中会遇到变更的情况，面对这种情况，需要对其进行动态化的设计，从而保证设计的准确性和适时性。

（二）勘测设计的动态特征

水利工程勘测设计作为施工之间的设计，因此在具体的施工过程中由于种种原因，常常会出现一些设计的变更。如：对文件和图纸进行修改或者补充，甚至还会出现一些不适应勘测设计的图纸而丢失不用。电子档案能够使得勘测设计的动态性更加的快速与精确。

二、水利工程勘察设计电子档案面临的问题

（一）管理模式不规范

由于电子档案在水利工程行业应用的时间相对较短，没有形成统一的档案管理模式，电子档案管理的内容不符合水利工程档案管理的要求。尽管水利工程行业已经意识到了电子档案管理对水利工程行业发展的重要性，并且在设计企业内部运用了该系统进行档案管理，但是对各项功能了解得不全面，电子档案的优越性没能充分地展现出来，相关的档案管理模式不规范，导致电子档案在应用过程中出现档案破损、失效和泄密问题。

（二）档案管理人员的知识结构比较落后

电子档案的管理区别于传统的纸质管理，它的出现和应用将对管理的概念、管理的形式和管理的方法提出新的挑战。过去的档案管理人员知识结构已经不能适应现如今的电子档案管理，普遍的认为电子文件很难转化为电子档案，原因主要是因为它依托于寿命不长、易被修改和复制的载体。对电子档案的保存持有怀疑心理，在水利工程勘测过程中并没有因为电子档案的出现而获得改观，纸质档案与电子档案仍需要同时保存，不仅没有减轻工作量，相反还会增加工作的负担。这些都使得水利工程勘测设计的档案管理人员对电子档案并没有想象上的热衷。且对于大部分管理人员来说，都普遍的缺乏相应计算机辅助管理档案的知识，并且同行业中也未形成相应的模式，这些都阻碍了水利工程勘测设计的电子档案管理的发展。

三、水利工程勘测设计中电子档案的管理和利用

（一）电子档案的收集管理

电子档案和传统的纸质档案管理相比，更容易丢失或者是修改，所以需要对水利工程勘测电子档案进行必要的管理和控制，确保电子档案的真实性和可靠性，同时进一步提高电子档案的完整性。水利工程勘测电子档案主要是对勘察设计的数据进行记录，并对水利工程设计中的数据信息进行科学合理的管理和控制，最后对信息数据进行归档，但是需要注意的是，应该保证信息数据的可靠性和完整性。

（二）电子档案鉴定管理

加强对工程勘察设计电子档案的鉴定，能够确保电子档案的真实性，防篡改，提升电子档案的价值。电子档案的鉴定与传统的纸质档案鉴定内容具有一致性，需要确保对内容和形式进行深入地分析，明确里面存在的主要内容。应该利用职能鉴定法对电子档案进行鉴定，能够确保鉴定的合理性和合法性，展现出电子档案的应用价值。

（三）水利工程勘测设计中电子档案的利用

电子档案的产生给档案的利用带来了前所未有的新特点，电子档案的利用不仅给技术人员提供了最大的便利。电子档案能够使得工程勘测设计能够在最短的时间内迅速的检测到所需要的信息，不仅提高了档案的利用速度和调查准确率，并且在电子文件时代，对外服务方式有了很大的变化。电子档案改变了传统档案管理模式，它能够使得档案在许多终端上得到显示，不仅打破了档案份数的限制，而且还打破了时间、地点的限制。电子档案可以提高其利用率，此外还可以链接。通过一个网站可以进入到其他网站，并且利用者也可以在任何地方通过计算机查到电子档案。

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近几年，笔者所在企业的固定资产投资项目越来越多，而与此同时，上级对于项目档案的检查验收也越来越严格。为了能够做好项目档案工作，确保项目档案的完整、准确、系统、有效，为项目整体验收打下良好基础，促进国有资产保值增值，笔者所在企业积极探索项目档案工作管理新方法，制度和计划相结合，不断创新管理方法，坚持以人为本，因地制宜地建立了适合企业自身管理方式的项目档案管理体系，初步实现了项目档案的全过程管理。下面笔者就具体措施做一简要介绍。

创新管理方法。注重可操作性。落实项目档案管理体系全过程管理

在固定资产投资项目档案管理工作中，仅靠制度和计划是远远不够的，再完美的制度和周密的计划也必须能够执行下去才能体现其完美和周密，才能发挥他们的作用。必须通过具有实际操作性的方法和手段，才能将制度和计划真正落到实处。经过不断的摸索和尝试，总结经验教训，工厂创新了多种管理方法和措施，初步实现了项目的全过程管理控制，将项目档案管理体系真正落到实处。具体管理流程见图。

方法一：工厂在进行新项目报告申报、编写等工作时，档案部门要协助进行相关报告的准备工作，借此档案部门在项目立项之初就能及时掌握项目整体情况，做到提前介入。

方法二：在固定资产投资项目(含项目可研、初设，安全、环保、职业病、消防等“三同时”办理，设备购置，土建工程，信息化工程，设备及房屋大修等技改及自筹项目)进行招标方案评审必须通知档案部门人员参加；如不开会，采取招标文件(方案)评审表会签形式，则必须送交档案部门会签，否则该文件(方案)项目主管部门不予通过。档案部门在进行招标文件评审或会签时，从项目档案管理角度对招标方案提出意见和建议，确保招投标文件符合归档要求。

方法三：在进行固定资产投资项目工程及设备仪器开标日寸，档案部门人员必须到现场参与，在知悉开标过程和结果的同时'及时收集、整理、登记相关招投标文俄

方法四：在固定资产投资项目(含项目可研、初设，安全、环保、职业病、消防等“三同时”办理，设备购置，土建工程，信息化工程，设备及房屋大修等)合同审查会签过程中，必须送交档案部门审查会签，否则财务部门不予支付首款。通过参与合同审查，档案部门的文件归档要求在合同条款中得到了合理的体现，使文件资料的归档具有了法律效力，为后续文件资料的收集归档工作打下了良好的基础。如在与施工方、设备供应商、监理方签订的合同条款中明确要求文件资料移交归档完毕后才能支付尾款(该项费用比例一般占总款的10％～20％)。

方法五：在进行工程技术交底时，档案部门参与并将文件归档要求和归档范围对施工方进行交底，使施工方能够从一开始就对工厂的文件归档要求有一个详细的了解和掌握，确保施工文件资料归档的完整、准确、系统、有效。

方法六：项目工程中施工方向工厂提供的施工图统一交档案部门，档案部门对施工图进行建账、登记和更换，并通知相关部门进行签字领用，避免了因管理不统一而造成的各部门使用施工图不一致，进而影响施工工程决策的问题。

方法七：项目工程的基础、主体及竣工验收，档案部门均参与其中，―方面及时掌握工程进度，另―方面对施工方文件资料的收集、整理工作及时进行指导、检查。

方法八：工厂要求工程监理方除履行正常的工程监理外，还必须对施工方的文件资料进行监督检查，工程完工后，除了监理总结报告外，还需撰写工程文件资料评估报告，促使施工过程中监理方担负起对施工方文件资料的监督、检查工作，在提高施工方文件资料质量的同时减少档案部门工作量。

方法九：设备仪器到厂开箱验收时，档案部门必须到场参与，清理并记录随机文件数量和种类，做到心中有数。

方法十：在进行包括基建工程和设备仪器在内的所有固定资产投资项目尾款支付时，移交归档的文件资料必须经档案部门检查认可合格并签字后，工厂财务部门才能支付尾款，这一管理措施的执行，将档案部门追档案转变为施工方及设备仪器供应商主动归档的良好局面。

通过以上在项目档案管理工作中逐步摸索、积累、总结出来的、行之有效的方法和措施，工厂项目档案管理制度和计划在项目实施过程中得到了有效落实，实现了从项目立项到结束的项副当案全过程管理控制，将项目档案管理体系真正落到实处。

加强工作协调，充分重视沟通，为

项目档案管理体系提供有效补充

制度、计划和方法都是相对固定的，而实际工作中面对的情况千变万化，制度、计划和方法不可能做到包治百病，解决实际工作中的一切问题，且制度、计划和方法在某些情况下显得过于刚性，不利于工作的长期开展。针对实际问题，及时沟通、耐心协调是制度、计划和方法的必不可少的重要补充和。

对规章制度中未明确、未涉及的内容辅以各种协调纪要、会议纪要加以明确规定，作为规章制度和工作计划的有效补充。为保证文件资料的及时归档，及时解决文件归档过程中的各种具体问题，档案部门采取开会集中协调，面对面交流，电话沟通等多种方式与各相关部门进行及时的沟通协调，齐心协力，共同努力，确保文件资料归档的完整、准确、及H寸、有效。

为保证文件资料的及时归档，档案部门定期与规划部门进行沟通，确保文件资料归档计划的及时准确列入工厂固定资产投资项目执行计划和落实考核；档案人员经常到相关业务部门协调、指导工作；档案部门、基建管理部门、设备采购部门和宣传部相关人员全程参加项目竣工验收和设备仪器开箱，确保了材料的完整性；档案部门与环境安全管理部门、保卫部门共同努力，开展项目“三同时”文件办理；档案部门与财务审计，监察等部门共同参与，认真进行项目财务决算和审计。

沟通、协调作为制度、计划和方法的有效补充和强力，进一步充实、完善了固定资产投资项目档案管理体系。

以员工为根本，培训自学相结合，提升项目档案管理体系执行人员能力和素养

人是固定资产投资项目档案管理体系的执行主体，再好的制度、计划、方法和协调沟通工作也必须要人来执行，执行人的工作能力和水平直接制约着固定资产投资项目档案管理体系的执行效果。因此，员工职业能力和素养的提升就十分重要，为此，工厂采取派出去、请进来和组织自学相结合的方法，努力提升员工能力和素养。

一方面，工厂积极派员参加固定资产投资项目档案及固定资产投资项目相关内容的业务培训，提升专业知识；同时定期引导、组织员工学习基建工程、设备仪器、安全、环保、职业病等国家地方政府相关法律法规，不放松相关专业知识的掌握。

另一方面，积极联系、组织员工到固定资产投资项目档案工作水平较高的其他企事业单位进行实地考察，与他们进行面对面的讨论和交流，学习他们的先进工作方法和经验；此外还直接邀请固定资产投资项目档案工作方面的专家对员工进行有针对性的专门讲座。

执行人员的能力和水平的不断提升，从根本上确保了固定资产投资项目档案管理体系的良性运转。

认真自查问题，不断改进方法。保持项目档案管理体系运行活力