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防止会计信息失真是内部控制的一项基本目标。内部控制的基本目标包括三个方面,即财务报告目标、营运性目标和遵循性目标。实际上,人们最初建立内部控制制度的初衷就是为了防止舞弊现象的发生。通过内部控制,各部门和人员之间相互审查。核对和制衡,避免一个人控制一项交易的各个环节,可以防止员工的舞弊行为,也能减少虚假财务报告的发生。尽管现代内部控制的目标已经不仅仅局限于防止财务报告舞弊,而由防弊为主发展为以兴利为主。但是,保证财务报告的可靠性始终是内部控制的一项基本目标。
在现代企业制度下,所有权与经营权高度分离,资财提供者往往不亲自参与对企业的管理,而是将企业交托给专门的经理人员经营管理。这样,经理人员与股东等资源提供者之间便形成了委托关系。受托人必须如实地向资源提供者报告企业的财务状况和经营业绩,不得隐瞒、欺骗。管理当局应当对会计信息的真实性负责,如果披露虚假会计信息,管理当局应当承担相应的责任。当然,股东会聘请独立的第三者——注册会计师对管理当局提供的财务报表的真实性、公允性加以验证,并发表意见。但管理当局也应当建立完善的内部控制,保证交易的发生都经过了必要的授权,并进行了完整。连续、系统、真实的记录,按照会计准则和其他信息披露规范编制财务报告。这不仅仅是审计的需要,更主要是管理当局受托责任本身的需要。因此,合理地保证会计信息真实可靠是管理当局建立健全内部控制的一项重要目标。
1977年,美国了《反国外行贿法》,该法律明确了内部控制对预防和发现舞弊行为的作用。该法要求所有公开上市公司设计并保持内部控制系统,该系统应能充分为下列事项提供合理保证:(1)交易经管理当局授权;(2)交易被恰当地记录以使编制财务报表及保持资产的受托责任;(3)只有在管理当局授权之下才能接近资产;(4)现有资产应当与记录的受托责任相比较,并采取适当的行动处理任何差异。AICPA(1949)、COSO(1992)、内部审计师协会(IIA)、欧洲中央银行(ECB)以及我国内部控制基本规范等也都将保证财务报表的真实可靠作为内部控制的一项基本目标。
二、内部控制环境是影响会计信息质量的首要因素
1985年,由AICPA.美国审计总署(AAA)、FEI、IIA及管理会计师协会(IMA)共同赞助成立了全国舞弊性财务报告委员会,即Treadway委员会,该委员会所探讨的问题之一就是舞弊性财务报告产生的原因,其中包括内部控制不健全问题。Treadway委员会(1987)研究后认为,容易产生财务报告舞弊且舞弊不容易被察觉的情形有:(1)缺乏警觉地监督报告过程的董事会或审计委员会;(2)内部会计控制薄弱或不存在;(3)非经常性或复杂的交易;(4)需要管理当局主观判断的会计估计;(5)缺乏有效的内部审计机构,包括内部审计机构规模不大,限制审计范围。而如果公司道德氛围差则会加剧这些情形。据美国《内部审计》杂志上的一份调查报告表明,自1986年2月起至1990年11月止已发现的114例欺诈案件,多数与虚假会计信息及内部控制不健全有关(杜滨,李若山2000)。另外,据KPMC对美国3000家大中型公司的调查,舞弊有52%是通过内部控制发现的,有47%是通过内部审计检查发现的(允许多项选者)。可见,内部控制对于防止财务报告舞弊意义重大。
而企业的控制环境则是影响会计信息质量的首要因素。控制环境包括员工的诚实性和道德观、员工的胜任能力、管理当局的管理哲学和经营风格、董事会或审计委员会、组织结构、授予权利和责任的方式、人力资源政策和实施等。控制环境构成了一个单位的氛围。
管理当局的诚实性和管理哲学,是充分的公允披露、防止敌意隐藏不利消息或进行盈余操纵的保证。即使设立良好的内控也会因执行者的能力不足或道德败坏而达不到应有的效果。如果管理当局本身就缺乏诚实,那么就会对整个公司的道德观形成不利影响。Treadway委员会(1987)指出,高级管理人员的状态——公司环境或财务报告编制的文化是影响财务报告诚实性的最重要因素。尽管有一套书面的规定和程序,如果管理人员的状态松散,则更有可能发生财务报告舞弊现象。事实上,从会计信息失真的动因来看,关键往往不在于会计人员本身舞弊,而是由于企业管理当局从自身报酬、聘任等角度出发,有进行盈余管理甚至财务操纵、欺诈的动机。而由于制度的原因,会计人员往往受制于管理人员,不得不屈从于管理当局,提供虚假的会计信息,欺骗外部信息使用者。
管理当局对内部控制和财务报告的关注是防止出现虚报、漏报错误的重要方面。不论其他控制要素是否存在,管理部门缺乏诚实性或对内部控制不感兴趣,都会导致内部控制失效。管理当局对内部控制的支持有助于预防虚报、漏报错误的发生。因为管理当局的态度将影响到会计人员和其他部门的工作态度,如果管理当局对内部控制重视,企业内的其他人就会感觉到这一点,职工就会认真履行其职责,遵守既定的控制制度,财务报告的差错就会减少。反之,如果管理当局并不关心内部控制,并没有给予有效支持,那么员工就不会认真执行有关的内部控制制度。事实上,许多企业之所以管理混乱,就是因为企业领导对内部控制不重视,甚至自己随意破坏有关的内部控制。如Treadway委员会对119个1981-1986年间被SEC提讼的财务报告舞弊行为的研究发现,这些公司的管理当局经常能够越过内部控制系统。从我国的许多案例来看,内部控制失效、会计信息失真的症结点更是出现在权力居。因此,管理当局对内部控制的态度是决定内部控制是否有效的关键所在。
三、内部控制是防止会计信息失真的有力保证
导致会计信息失真的原因可分为两类:非故意和故意。非故意是指由于会计人员素质低下或过失等原因,导致在会计规范的范围内选用会计政策不当,而导致加工出来的会计信息不能如实反映企业的财务状况和经营业绩;故意则是会计人员在内部人的授意、胁迫之下,为了企业管理当局的私利,不遵守有关会计原则,故意提供虚假会计信息。内部控制的手段包括职责划分、授权批准、实物控制、会计系统控制。内部审计等。无论是故意性失真还是非故意性失真,上述控制手段都能在一定程度上起到减少或预防会计信息失真的作用。
要进行有效的控制,必须要有明确的职责划分,使各部门、岗位和员工都各负其责,相互制约。职责划分是内部控制的一个基本原则,主要解决不相容职务分离问题。所谓不相容职务是指那些由一个人担任,既可能发生错误和弊端又可掩盖其错误和弊端的职务。企业内部不相容职务主要有:授权批准职务、业务经办职务。财产保管职务、会计记录职务和审核监督职务。这些职务应由不同的人员来担任。更广意义上,职责划分包括两个层面:一是公司内部治理结构即股东大会、董事会、监事会、经理等之间的职责划分;二是经理领导的内部管理机构、岗位和人员之间的组织规划和职责划分。充分的职责分工是为了防止错误和舞弊。通过职责划分,各部门和人员之间相互审查、核对和制衡,避免一个人控制一项交易的各个环节,既可以防止员工的舞弊行为,也能减少虚假财务报告的发生。
授权批准是指交易的发生应当经过适当的授权,不允许有未经授权或超出授权范围的交易。这样,就明确了管理当局及各阶层管理人员、职工的职责与权限,如果出现没有授权的经营活动,导致会计信息失真,相应的人应当承担责任。
会计系统控制要求企业依据会计法和统一会计制度等法律法规和会计准则,制定适合本单位的财务会计制度,明确账务处理程序和企业的会计政策,保持充分的凭证和记录,建立会计凭证的预先统一编号、审核、保管制度,实行会计人员岗位责任制和内部稽核制度,禁止会计人员越权处理会计事务。由于在经济业务过程中采取了程序控制、手续控制和凭证编号、核对等措施,使经济业务和会计处理得以相互联系、相互制约,从而防止错误发生,即使发生了错误,也易于自动检验和自动纠正,保证了会计记录的正确和完整。
内部审计是内部控制的一种特殊形式,其目标在于“评价经济活动及其记录的真实性、合法性和有效性”(萧英达等2000)。内部审计部门应对企业的各种财务资料的可靠性和完整性、企业资产运用的经济有效性等进行审核。开展对审计委员会负责的内部审计有助于减少和发现故意性或非故意性的虚报、漏报错误,并能促使职工尽量减少错误。
从审计的角度来看,与财务报表中所包含的资料有关的管理当局的认定包括:存在或发生、完整性、权利和义务、估价或分摊、表达与披露。存在或发生是指在资产负债表上所有资产和权益均存在,收益表上的所有收入、费用、利润和损失发生在报表所反映的会计期间内。相对应的错误是“虚报错误”。完整性认定是指资产负债表上所列的所有资产和权益都存在且属于公司所有,收益表上所列示的收入、费用、利润和损失均发生在收益表所反映的会计期间内。相对应的错误是“漏报错误”。权利和义务的认定是指在资产负债表上所列示的所有资产均属公司的权利,所有负债均属公司的义务。估价或分摊是捐资产、负债等项目以恰当的金额列入财务报表。所谓表达与披露是指会计报表上的特定要素被恰当地加以分类、说明和披露。换一个角度,所谓会计信息失真,简单地说就是背离了这些认定,而运行有效的内部控制可以防止这些错误。如管理当局的诚实性及对财务报告的关注对于这五种认定都有着重大的影响。而完整的凭证、检查证据和批准手续,为检查和复核已发生的交易提供了一个有效的方法,可以预防和减少虚报错误、漏报错误、权利与义务方面的差错。有效的内部审计可以降低错误和编制虚假会计报表出现的可能性。
因此,莫茨和夏拉夫在其名著《审计理论结构》中将“令人满意的内部控制系统的存在能排除舞弊行为的或然性”作为审计的一项假设。TomLee在《企业审计》中也将“内部控制的存在可使会计信息避免重大的错误和舞弊”作为审计行为假设。而现代制度基础审计正是基于有效的内部控制可以减少财务报告舞弊这一前提之上。
四、我国会计信息质量与内部控制的现状
我国目前的会计信息质量堪忧。一些公司为了上市,不惜编造财务报表,美化公司的财务状况和经营业绩;而一旦上市以后,造假的动机依然存在,为了取得配股权,避免因为连续亏损达不到证监会的要求而被ST、PT乃至摘牌退市,上市公司往往长期隐瞒重大信息或提供虚假信息。最近,上海证券交易所、上海证券报、中国证券报、证券时报联合举行了一次上市公司信息披露质量问卷调查。调查表明,个人投资者认为上市公司披露的财务信息完全可信的占8.45%,基本可信的占26.98%,部分可信的占45.17%,认为基本不可信的占16.10%,完全不可信的占3.14%。对100家左右机构投资者的调查也表明,没有一家机构认为财务数据“完全可信”,认为“基本可信”的机构投资者有41家,占41.41%,认为“部分可信”的机构投资者有54家,占54.54%,认为“基本不可信”的机构投资者有3家,占3.03%,认为“完全不可信”的有1家,占1.01%。这显示,投资者对上市公司披露的财务数据信心不足。个人投资者与机构投资者相比,认为基本不可信或完全不可信的比例更高。表明在当前投资者心目中,财务数据的失真已到了非常严重的地步。会计信息失真已经影响了投资者对会计信息的信任,对我国的证券市场的发展产生了不利影响。
会计信息失真的原因是多方面的,既有社会和政治原因,也有经济原因;既有外部原因,如会计准则不完善、财政、证券监督不力、中介机构执业不规范与管理当局合谋等,但内因即企业法人治理结构不完善、内部控制混乱,同样不能忽视。
当前我国企业内部控制乏力主要表现在:
(1)公司治理结构不完善,内部人或控股股东控制现象严重,缺乏必要的约束。内部控制与内部公司治理是两个不同的概念,两者又有着紧密的联系。公司治理实际上是内部控制的环境,内部控制许多方面涉及到内部公司治理。建立有效的公司治理结构的宗旨就是,在股东大会、董事会、监事会和经理层之间合理配置权限、公平分配利益,以及明确各自职责,建立有效的激励、监督和制衡机制,从而实现公司的多元化目标。而内部控制是企业董事会及经理层为确保企业财产安全完整、提高会计信息质量、实现经营管理目标、完成受托责任,而建立和实施的一系列具有控制职能的措施和程序。因此,公司治理结构与内部控制的关系是密不可分的,公司治理结构是促使内部控制有效运行、保证内部控制功能发挥的前提和基础,是实行内部控制的制度环境;而内部控制在公司治理结构中担当的是内部管理监控系统的角色,是有利于企业受托者实现企业经营管理目标、完成受托责任的一种手段。
与西方国家股权结构极为分散的情况不同,我国存在较为严重的“一股独大”现象。一股独大的一个后果是,控股股东操纵上市公司的股东大会、董事会和监事会。同时,我国上市公司还有明显的内部人控制现象,关键人常常集控制权、执行权和监督权于一身,并有较大的任意权力。股东大会、董事会、监事会的职责分工不明,往往成为橡皮图章,形同虚设。在这种情况下,控股股东或少数关键人就能控制公司的财务报告。为了控股股东或管理当局的利益,就有可能进行盈余管理甚至操纵财务报告,提供虚假信息误导外部信息使用者。
股东大会有权审议批准公司的财务预决算,股东在股东大会上可以向董事会提出质询。公司有义务向股东提供真实、详细的信息,如果因提供了过期或虚假的信息导致股东作出错误的决策或股东利益受到损害,股东有权向信息提供的责任人即管理当局追究责任。因此,董事会有保证所提供会计信息的真实性的责任,但在我国,股东大会往往受到大股东的过度操纵,甚至受个别董事大股东操纵,中小股东往往不参加股东大会。这种情况下,股东大会对财务报告的约束就显得很弱。
董事会是所有者的代表,对经理有着监督、控制和评价的职责。但我国董事会很少有外部独立董事,董事会中绝大多数是控股股东的代表,而且绝大多数又是企业的管理者。一些公司的董事长甚至是不拿报酬的虚职,还有一些公司董事长与总经理两职合一。在此情况下,董事会失去了对经理的监督约束功能。
监事会是公司中专门从事监督的机构,负责对董事会和经理的行为进行监督,防止他们损害公司的利益。监事会监督职能的一个重要方面,就是检查公司的业务、财务及其他会计资料,以及核查提交给股东大会的资料,因此,健全的监事会能够减少管理当局的会计舞弊行为。而我国上市公司监事会,其成员也往往是企业内部人员,与被监督者往往是上下级关系,地位较差,对董事和经理的监督作用有限,加之专业知识的缺乏,结果往往流于形式,难以发挥作用,监事会实际上只是一个受到董事会控制的议事机构。
(2)对内部控制不重视,缺乏内部控制理念。长期以来,由于种种原因,我国企业对内部控制制度包括内部会计控制制度的作用普遍认识不足、重视不够。具体表现在:
未建立内部控制制度,或没有成文的内控制度,导致缺乏明确的控制程序和标准。进行有效控制的一个基本要求就是制定控制程序和标准,并使之成文化,让员工都了解相关的控制。而我国企业尤其是国有企业往往忽视内部控制制度的建立和宣传。
虽然建立了但很不健全,如较重视销环节的程序控制,但忽视内部控制结构的整体协调;较重视对实物的控制,而忽视对行为者的控制;经济往来中疏于管理,造成资产不清、债权债务不实;制定的内部控制制度没有从本单位实际情况出发,无法实行;等等。
虽然制定有内部控制制度,而且也较为全面,但仅仅停留在纸上而不执行、不落实,未能发挥有效作用来制约会计违法行为的发生。实践中,或企业领导自身不注重遵守有关控制规定,或对员工的违规情况一味宽容,缺乏强有力的惩罚措施,频频使用例外原则,导致内部控制制度的信任度和威慑力下降,导致控制制度失效。
(3)会计基础工作不规范。有的单位连必要的账都没有,或设立多本账,直接伪造、编造会计凭证、会计账簿。财务会计报告,以虚假业务资料进行核算,人为捏造、篡改会计数据,乱挤乱摊成本,虚报收入和利润;有的企业会计人员素质较低,账务处理极度混乱;有的单位内部管理混乱,缺乏必要的内部牵制制度,使得员工相互勾结;有的单位很少进行财产清查,账实不符,大量潜亏隐藏在库存中。
(4)内部审计的作用未能有效发挥。一些企业领导对内部审计重视不够,或存在观念上的误解,导致内部审计工作难做;企业内部审计机构普遍人员缺乏,甚至有些企业不设立内部审计机构或实际上与财务部门重合;一些企业虽设置了内部审计机构,配备了人员,但因内部审计制度不健全,业务不规范,人员素质低,作用未能充分发挥,内部审计部门形同虚设。
在外部监督和公司治理乏力的情况下,又缺乏必要的内部控制制度和健康积极的内部控制环境,财务报告处于控股股东或少数企业领导的绝对控制之下,会计信息的内在生成机制就存在问题,会计信息失真也就不足为怪了。
五、完善内部控制,提高信息质置
1.完善企业内部控制环境。
(1)完善公司治理结构,使董事会、监事会、经理三者相互制衡。
首先,提高外部独立董事的比重,增强董事会的独立性,但应避免使外部董事成为“花瓶”。作为独立的“仲裁者”,外部董事可以保持董事会的独立性,代表股东监督、制约管理当局及控股股东,防止管理当局及控股股东侵害股东利益,最大限度地维护所有股东的权益,降低成本。公司的财务报告要经过董事会的批准,当董事会中有一定比例的独立外部董事时,就能在一定程度上抵制与防范管理当局操纵财务报告、误导投资者的企图。COSO的报告《内部控制—整体框架》发现,舞弊公司的独立董事所占比例比不存在舞弊的公司要少,舞弊公司中独立董事的比例仅28%,而不存在舞弊的公司的相应比例为43%。而且,舞弊公司外部董事中灰色董事的比例要比非舞弊公司大,前者的对应比例为44%,后者的比例为34%。这一点也得到了经验研究的证实。BeaslyMarkS.(1996)采用Logit截面回归分析检验75个舞弊公司和75个非舞弊公司董事会组成的差异,发现,财务报告非舞弊的公司董事会外部董事的比重显著高于财务报告舞弊的公司。1994年美国注册会计师协会(AICPA)在《加强独立审计师的职业性》中提出改变董事会的组成以加强董事会的独立性,减少财务报告舞弊的发生。中国证监会于2001年8月了《关于在上市公司建立独立董事制度的指导意见》,要求上市公司建立独立董事制度。目前,已有许多上市公司聘请了独立董事,但是,一些公司聘请名人担任外部独立董事只为制造轰动效应,并非真想让外部董事监督公司的行为,外部董事有名无实。应当解决好外部董事的报酬、来源、工作时间、职责与约束、与监事会的分工等问题。
其次,在董事会下设立主要由外部董事组成的审计委员会。在美国上市公司中,董事会是监督公司经理及财务报告过程的重要主体。通常,董事会都将其监督财务报告的责任委托给独立董事占有多数席位的审计委员会。审计委员会作为一种加强公司内部控制的机制,在防止和发现财务报告欺诈方面扮演着重要的角色。其责任包括:在财务报告方面:复核年度已审财务报表;复核中期未审财务报表;复核其他财务报告;复核公布前的盈利数;复核公司会计原则(惯例)。在审计计划方面:讨论审计工作的范围与时间;讨论审计方法;讨论审计问题;核准或提名审计人员;建议或批准审计费。在内部控制方面:评价内部控制的充分性与有效性;评价员工欺诈的可能性;评价管理当局欺诈的可能性;评价电子数据处理系统(EDP)的有效性;评价公司的行为守则(武俊2000)。实践表明,审计委员会作为一种公司治理机制,在防止和发现财务报告舞弊方面扮演着极为重要的角色。如COSO的报告《内部控制—整体框架》发现,非舞弊公司中63%有审计委员会,舞弊公司中只有41%有审计委员会。Dechow,Sloan&Sweeney(1996)对利润操纵与企业治理结构之间的关系的研究也发现,有利润操纵的企业更有可能有管理层控制的董事会成员,更少有审计委员会。中国证监会的《中国上市公司治理准则(征求意见稿)》等文件中已提出设立审计委员会。
第三,完善监事会制度。我国规定股份公司必须设立监事会。在引进外部董事制度后,仍然应当继续发挥监事会的监督职能。监事会应当以财务监督为核心,应当保证监事会能独立、有效地行使对董事、经理履行职务的监督和对公司财务的监督和检查。为使其能够胜任财务监督等职责,监事应具有法律、财务。会计等方面的专业知识或工作经验。
(2)加强人力资源培训,提高人员素质。公司必须建立统一的人力资源政策,实行科学的聘用、培训、轮岗、考评、晋升、淘汰、薪酬等人事管理制度,确保公司员工具备和保持正直、诚实、公正、廉洁的品质与应有的专业胜任能力。特别应当加强高级管理人员的教育,使企业领导认识到保证会计信息真实性是企业领导的责任,同时也应当加强会计人员的职业道德教育和业务教育,使之不敢。不愿参与财务报告造假。
(3)全体员工尤其是管理层应树立内部控制理念。内部控制能否有效关键看企业员工有没有内部控制观念,特别是看管理层是否重视内部控制制度。只有全体员工都树立控制观念,自觉执行内部控制,才能防止包括财务报告舞弊在内的舞弊现象的发生。
2.制定适合本单位实际的内部控制制度。
企业应根据《内部会计控制规范》,结合企业自身情况,制定并公布企业的内部控制制度。
首先,企业应当实行严格的职责划分和授权控制,使各部门、岗位、员工明确自己的职责。不相容职务应当严格分离,同时,企业还应当明确规定实物接触和保护制度、内部稽核制度。
其次,制定各种作业程序、管理办法和工作目标,并订立明确的控制标准,定期进行考核,以便员工按照规定的标准正确处理各项业务,实现预定的目标。
第三,做好会计基础工作,完善企业的会计信息系统。规定企业的财务和会计制度,明确账务处理的权限,特别是在实行电算化条件下,更应加强职责划分,将不同功能工作分由几个不同的部门和人员来完成,以防止一个部门和人员可以操纵整个账务处理过程,并加强对有关数据文件的保护。同时还应当建立良好的信息沟通体系,使管理人员及时了解企业的运行、债权债务的管理等。
第四,作好宣传教育工作,使全体员工了解有关内部控制制度,只有了解有关控制,才能自觉遵守。
第五,内部控制制度不能只写在纸上,挂在墙上,而要落实到企业的日常生产经营活动的每一个环节中去。对那些违反内部控制的员工应当严格按照有关控制规定进行惩罚,以保证内部控制制度的严肃性。
3.加强内部审计。
内部审计是内部控制的一种特殊形式,是对其他内部控制的再控制,它可帮助管理当局监督其他控制政策和程序的有效性,为改进内部控制提供建设性意见。内部审计部门应对企业的各种财务资料的可靠性和完整性。企业资产运用的经济有效性等进行审核。因此,内部审计除了帮助提高经营效率外,还有助于减少会计信息失真。为了使内部审计能够充分发挥其作用,应当保持内部审计部门的相对独立性,内部审计机构应当向审计委员会报告工作。对于一般企业,也应当设立独立的内部审计机构,以保证会计信息的真实性。
4.管理当局进行内部控制评估和报告,并可考虑由注册会计师对内部控制进行评价。
【关键词】内部控制 军队会计 措施
一、内部控制的含义与必要性
最早提出内部控制概念的是1936年美国会计师协会,它在《独立职业会计师对财务报表的检查中》首先提出了内部控制的概念,认为:“内部控制和控制这一术语是为了保护公司现金和其他资产,检查簿记事务的准确性,而在公司内部采用的手段和方法。”1992年,美国会计学会、美国注协、内部审计师协会、财务经理协会和管理会计学会(IMA)等多个专业团体组成的“内部控制委员会(COSO)”公告,提出了由“三个目标”和“五个要素”组成的内部控制框架,成为迄今为止最为权威的内部控制概念。同时指出内部控制包括:控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控等五个相互联系的要素。我国则将内部控制制度作为会计监督的一个组成部分。中注协1997年实施的《独立审计具体准则第七号――内部控制和审计风险》中称内部控制为“被审计单位为了保证业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整,防止、发现、纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整而实施的政策和程序。”2001年财政部的《会计内部控制规范――基本规范(试行)》,将内部控制定义为:内部控制是指一个单位的各级管理层为了保护其经济资源的安全、完整,确保经济和会计信息的正确可靠,协调经济行为,控制经济活动,利用单位内部分工而产生的相互制约、相互联系的关系,形成一系列具有控制职能的方法、措施和程序,并予以规范化、系统化,使之成为一个较为严密、完整的体系,由控制环境、会计系统和控制程序构成。与COSO相比,我国对内部控制的定义侧重于会计内部控制。
我军财务制度提到内部控制的地方比较多,一般专指会计内部控制。军队单位会计部门作为单位重要职能部门,其内控建设是内部管理的基础性工程,是防范会计风险的第一道防线。
首先,严格内部控制是会计部门履行职责的必然要求。军队单位必须建立严格、科学、覆盖军队运行全过程的会计内控机制,才能适应军队建设发展的需要,才能更好地履行自身财务保障职能。
其次,严格内部控制是会计部门履行职责的客观要求。军队单位会计部门的运行状况,反映单位资金的使用效果,是军费资金实现其功能的窗口。下辖各单位资金使用的安全性、有效性直接反映上级拨付经费的落实情况。因此,会计内部控制显得尤为重要。
二、我军会计内部控制的现状
1、内部控制制度基础薄弱
随着《中国人民会计规则》、《军队会计基础工作规范》等文件的贯彻执行,全军各级各单位对财务工作的重视程度不断提高。但是缺乏一个总体性的《军队会计内部控制规范》,或者说已修订的军队会计规则对内部控制方面不够详尽,这使各单位会计内部控制的基础十分薄弱。有的单位主管对会计内部控制制度不够重视,导致管理松懈,贪污侵占军队财产的案件时有发生。有的单位即使有内部控制制度,但在实际工作中却让位于领导意图,以至于既定的内部控制制度难以落实,不能发挥应有的作用。
2、对会计内部控制认识不足,理解不清
一些单位领导简单地认为会计控制就是预算控制、资金安全控制,以偏概全,导致单位会计控制残缺不全。一部分单位领导认为会计控制不过就是一堆堆手册、文件和制度,遇到具体问题则强调灵活性为由不按规定程序办理,大事小事领导说了算,无视会计法律法规的存在,有章不循、守法不严。有的单位错把领导经济责任制当作会计内部控制。其实领导经济责任制只不过是会计内部控制制度的一部分,其目的在于通过领导经济责任的考评促进内部控制的严格执行。还有不少单位领导把会计内部控制仅当作财务部门的事情,与其他部门不相干。事实上,一套完整而严密的会计内部控制制度涉及到司、政、后、装等各个经费使用部门,只有上下一致,统一认识,才能保证内部控制制度的行之有效,才能维护内部控制制度应有的约束性和严肃性。
3、会计内部控制制度本身不完善,管理上存在漏洞
目前全军没有统一的会计内部控制制度文件,有些单位根据自身实际虽也建立了相关的会计控制制度,但从总体来看,仍然缺乏科学性和连贯性,很多规章制度还处在完善阶段,致使会计控制难以发挥其应有的功效。如有的单位只偏重事后控制而忽视了事前的预防控制,没有建立自我防范与约束机制,在实际工作中通常是待违规违纪行为发生后,才设法堵塞或予以惩罚,这样导致内控成本较高,而收效甚微,使会计控制失去了效力。有的单位只重视对钱财等货币资产的管理控制,而忽视对固定资产、库存物资等实物资产的控制,这样就可能会给单位带来国有资产的流失,使会计控制不能全方位地发挥控制作用。有的单位会计控制制度的职责划分不明确,或是缺乏赏罚分明的奖惩制度,导致问题出现后不能及时准确地追究责任以进行有效的处罚,从而影响了会计控制的执行效果。
4、岗位设置不当、人员素质参差不齐
内部审计人员应该是会计内部控制制度的制定和检查执行的主要责任人。目前我军军以下单位没有专门的审计部门,审计人员多是财务人员兼任,业务能力上存在先天不足。特别是团以下单位财务人员编制本来就少,内部审计人员的不足导致基层形成了自己审自己的状况。近几年军队单位会计制度和核算方法在不断改革,但一些会计人员跟不上业务发展的需要,不精通全面业务或不熟悉新业务。有的会计人员不遵守职业道德或工作责任心不强,缺乏爱岗敬业意识,工作中违规操作,以至于财务混乱,差错频发。这些都加大了了内部控制进行的难度。
5、会计控制制度落实不到,检查不力
有的单位把制定的制度当作应付上级检查的“挡箭牌”,遇到问题随意处理,甚至明知故犯,为对付会计控制的羁绊,弄虚作假,进行错误陈述等,使得建立的会计控制制度虚有其名。另外,稽核的范围有限,以点代面,缺乏完整性和全面性;内部审计由于人手、技术问题成为空架子。有的单位虽然实现了不相容岗位分离制度,配备了会计和出纳,但实际操作过程中没有按照“管账不管钱,管钱不管账”的原则分工,出纳既管钱又管账,甚至由一个人保管支票和印鉴。有的单位奖惩没有完全制度化,致使部分人员认为执行与否无关紧要,加上没有相应的检查考核制度执行情况的得力机构,这也削弱了财务人员执行会计控制制度的自觉性和警觉性,致使会计内部控制制度的执行、检查流于形式。
三、完善我军会计内部控制的措施
1、制定适合军队的会计内部控制制度
军队内部可以根据国家的《会计法》、《会计内部控制规范》,结合军队的特点,制定出适合军队需要的会计内部控制规范,更加具体地规定经济业务的流程,更加明确地规定各级军队单位主管领导、会计工作负责人和会计人员的职责,进一步细化货币资金、实物资产和会计凭证的记录与保管,把国有资产检查登记纳入内部监控的范围,对计算机财务软件的管理权限和控制方法进行明文规定,尽快将会计管理机制引入计算机系统,使会计核算和管理制度置于计算机程序的硬控制之下,从而加强内部控制,实现会计内部控制从“人控”到“机控”的飞跃。把内部控制制度落实情况列入审计范围等,以此作为军队会计工作规范的法规文件,为促进军队会计工作更加规范有序,有效实施内部控制制度,创造良好的法制环境。
2、提高主官对会计控制的认识
单位主官对会计内控的态度是影响会计内部控制有效性的关键因素。必须认识到完善内部控制制度是有效防范错误和舞弊的重要手段,是党委理清财、理好财的重要保证。领导要有效提高风险防范意识,树立内控先行的理念,带头执行内控制度,准确掌握政策,提高管理水平。要加强对会计工作的组织领导,不能以行政命令代替国家法令,以个人意志代替财经纪律,不能授意、指使、强令会计人员违规操作。领导要时刻保持清醒的头脑,绷紧内控这根弦,在业务处理中要多听取会计专业部门的意见。
3、加强检查,强化监督
要把加强检查、强化监督作为会计日常管理工作中的重中之重。必须把严格管理贯穿于各项业务之中,把严格执行制度、强化监督管理作为防范会计风险的手段。坚持定期或不定期地对重要岗位、重要业务环节进行监督检查,做好事前、事中监督检查。同时,加大对下级单位的查处力度,随时发现问题,堵塞漏洞,使各项规章制度起到预防的作用。对在检查中发现的执行制度好的,应予以表扬、奖励;对在检查中发现的有章不循,不执行会计规章制度的会计人员,应严肃处理,严格执纪,决不能手软。否则所产生的误导作用会引发下一次重大的违章操作,带来更大的风险。另外,在经常加强检查的同时,还要对各项规章制度的执行情况进行经常性的指导,及时发现各项规章制度在具体执行过程中遇到的问题,并及时反馈给上级,以利于各项规章制度的不断充实和完善,严禁弄虚作假,确保会计信息的准确性、真实性、合法性和规范性。
4、提高素质,履行职责
建设一支高素质的会计队伍,是会计内部控制制度执行的保证。一是要提高管理者的素质。配备懂业务、管理能力强的管理者,使其将各项制度真正落实到位,形成一个有效防范的内控机制。二是要提高会计人员的政治思想与道德素质。结合实际,经常对会计人员进行思想教育,从而提高会计人员的政治素质。经常开展爱岗敬业、职业道德、警示教育等,使会计人员树立正确的人生观、价值观,经得起金钱的诱惑与考验,经得住市场经济大潮的冲击,自觉抵制拜金主义思想,增强自我约束和抵制社会不良思想侵蚀的能力,树立爱岗敬业意识,自觉执行各项金融法律法规,在思想上筑起拒腐防变的防线。三是要提高会计人员的业务素质。在会计人员扎实地掌握会计基础业务及操作技能的基础上,要经常对会计人员进行新业务、新知识和新制度的培训,使之深刻理解各项会计制度的内涵,充分了解强化各项制度的重要性及必要性,增强会计人员的制度观念与法制观念,全面提高会计人员执行制度的能力及遵守各项规章制度的自觉性,使会计人员真正达到政治可靠、业务精通、技术过硬,尽职尽责地做好工作,进而减少业务处理中可能出现的失误,把会计风险降到最低。
5、建立健全电算化管理
一是任何人未经授权不能进入军队财务管理信息系统,遵循有限授权的原则,按照职责划定必要的授权范围,明确系统管理人员、维护人员不得兼任出纳、会计工作,任何人不得利用工具软件直接对数据库进行操作。二是强化密码机制,制定口令密码的使用和管理办法,设多级保密措施,制定数据管理制度,对输入、输出、存储、查询、使用数据等进行规定,采取严格的数据备份措施,规范凭证输入程序。三是加强网络管理,包括单位内部局域网和军网管理,严禁接入国际互联网,对于今后可能出现的通过军网报送报表等业务,加快防火墙建设,确保数据安全。
【参考文献】
[1] 潘晓梅:对我国企业内部控制制度的几点思考[J].西安邮电学院学报,2005(1).
关键词:房地产;会计内部控制;策略探讨
随着房地产行业的兴起,房地产会计内部控制工作越来越为重要,不仅影响着房地产企业的资金运转和流动,同时也对房地产企业未来的发展有着重要作用。因此,各房地产企业需要加强对会计内部控制工作的重要性的意识,防止由于会计工作内部控制管理不当,给企业自身的发展带来阻碍。所以,在经济空前繁荣的时代,房地产企业的首要工作任务就是不断优化自身企业会计内部的控制。
一、房地产企业会计内部控制工作中所存在的问题
(一)房地产企业对会计内部控制的意识薄弱
房地产企业是一个资金量庞大、工作内容繁多的企业,大多数房地产企业都只关注于企业自身的房产开发和销售,以及企业自身的发展和运作,而往往忽略了企业会计内部控制工作的管理,因此,在会计工作中,部分会计人员为获取更多的利润,往往会钻企业的空子,在会计信息资料上做假账、假信息等违法乱纪的事情,导致企业资金在运作过程中出现短缺、周转不灵等现象频繁发生,而企业对于这种情况的发生往往归咎于企业自身经营销售上出现纰漏,而不关注于内部财务工作上,致使企业运作出现阻碍,给企业的发展带来很大的影响。
(二)房地产企业会计内部控制制度不够完善
房地产企业会计内部控制制度不够完善,其主要有两点:企业会计内部控制制度不完善以及会计人员素质参差不齐。1.企业会计内部控制制度不完善。现阶段,大部分房地产企业的会计内部控制制度都形同虚设,虽然有一定的相关制度在,但缺乏监管人员监督实行,也没有专业的人员对会计工作人员的工作内容和工作资料进行详细审核。导致会计内部控制管理散乱,各自为政,甚至出现监守自盗的情况时有发生。其次,目前大部分企业的会计内部控制制度不够系统,完善度不够,各个环节不能够有效衔接,导致在工作中出现断裂的现象,严重影响了房地产企业的发展。2.房地产企业会计人员素质参差不齐。许多房地产企业在招聘会计人员时,要求都没有太过严格,导致入职的会计人员中,甚至连从未从事过会计工作的职员都有,在工作中,有的只会简单的记账、制表,有的会计人员可能工作经验较多,在工作中得心应手,这样一来,在工作中,往往会出现这个懂,那个不懂,或者在交接工作上无法交接的情况。而且,企业也很少对会计人员进行会计技能培训和道德素质培训,致使会计内部的整体协调性大大降低。导致企业无法掌握对会计内部的控制管理。
二、房地产企业会计内部控制的策略方法
(一)房地产企业要提高对会计内部控制的意识
面对经济时代的潮流,房地产企业必须提高对会计内部控制的意识,才能够在经济潮流中站稳脚步,才能够持续发展下去。面对目前会计内部控制的现状,各房地产企业高层首先要结合企业内部会计内部控制工作的问题进行全面探讨和总结,针对频繁出现的问题要予以重视,加强改进和完善。对会计企业内部控制进行全面整顿和管理,一来为加强会计内部控制工作的有效性、真实性和安全性;二来提高会计内部控制工作人员的工作意识。
(二)完善房地产企业会计内部控制工作的制度
对于完善房地产企业会计内部控制工作的制度,要从三方面入手。其一是健全管理制度。房地产企业首先就要把会计内部控制的管理制度进行修改和完善,把不需要的、落后的制度抹掉,把需要的制度进行修改和完善,把新的制度加上去,然后重新制作管理制度,让每位会计人员都能够看到。其二就是建立监督制度。如果只设定管理制度却没有落实实行,那管理制度也等于没有设立,所以,设定监管制度的作用,就是保证将管理制度落实到每一位会计工作人员身上,切实遵守执行。同时,监管人员还需要分配好每一位会计工作人员的工作任务和责任,保证每一个环节都能够衔接上,保证会计工作畅通无阻,保证所有会计资料、信息都能够准确、及时的传达,以及保证会计资料的安全性、真实性、有效性。其三是设立赏罚制度。赏罚制度的设立,一方面是为了提高会计工作的工作效率,对于工作出色、努力的会计人员给予适当的奖励;另一方面是为了防止一些会计人员钻空子、、工作敷衍等,对于这样的工作人员给予警告和开除的处罚,以确保企业会计内部控制工作稳步进行,且作风优良。
(三)加强培养会计人员的道德素质和技能水平
由于企业会计人员的素质参差不齐,为把企业的会计工作做得更好,提高会计人员的工作效率,企业对会计人员要多展开道德素质和技能培训活动,使会计人员的个人道德素质、职业素质等不断提高,技能水平不断加强。为企业的发展做出更大贡献的同时也能够打下良好的基础。
三、结语
房地产会计内部控制工作的优良决定着企业的发展前景,是企业的命脉。因此,对于加强房地产会计内部控制的工作已是刻不容缓,只有不断的完善会计内部控制的管理和不断加强会计人员的道德素质及技能水平的培训,才能够帮助企业获得更大的利润空间,才能够保证企业平稳向前,健康持续的发展下去。
参考文献:
[1]朱玉梅.基于财务管理视角下房地产公司内部控制探讨[J].中国经贸,2016,31(46):87-88.
[2]满静.房地产企业财务内部控制存在的问题及对策[J].现代经济信息,2015,02(52):46-47.
西方对计算机会计内部控制的研究大概始于70年代,美国执业会计师协会(AICPA)和EDP审计人员协会从1974年开始先后发表了一系列研究报告或相关的审计准则,国际会计师联合会(IFAC)也在80年代制订了几个有关计算机审计的准则。这些文告或准则一方面肯定了计算机处理对内部控制的影响,强调加强内部控制及其审计的必要性;另一方面则比较一致地将内部控制分为一般控制和应用控制两大类,并据此制定了一套EDP控制标准。
我国财政部1994年的《会计核算软件基本功能规范》,集中在输入、处理、输出和安全四个方面对会计软件提出规范性要求,实质上涉及的都是内部控制的问题,即会计软件系统所应该实现的控制。而首次涉及计算机会计系统内部控制的审计法规则是1999年7月1日生效的《独立审计具体准则第20号-计算机信息系统环境下的审计》。
显然世界各国审计机关对计算机处理环境的内部控制问题都有相当的重视,进行了非常深入的研究。既肯定了计算机处理环境对内部控制的影响,又研究了加强控制的措施,还探讨了审计内部控制的方法。但是,事物总是发展的,随着计算机技术的日新月异,尤其是电子商务和网络财务的出现,前述的这些研究已经显得苍白。我们认为,当前对内部控制的研究存在三个问题:一是对广域网络环境下会计系统的内部控制缺乏研究,二是对内部控制的分类欠科学,三是不少控制措施以及对内部控制的符合性测试方法脱离实际。下面将就这些问题展开讨论。
二、网络会计给内部控制提出了新课题
网络财务战略一经提出就获得社会的普遍认同,成为业界关注的焦点,引发人们对网络环境下财务与企业管理的思考。网络财务的最闪光之处是通过Internet实现多种远程处理和支持电子商务,而这恰恰给会计内部控制出了难题。
我们知道,电子商务和远程处理必然要求会计系统的进一步开放与数据共享,而开放与共享将增加安全控制的难度,信息安全、资金安全都将成为内部控制的焦点。安全威胁既来自企业内部工作漫不经心的员工,也来自心怀不满的职员、外部黑客以及竞争对手。因为网上交易公开化程度较高,操作人员和信息使用者干预系统的机会增大,再加上使用的是公用通讯线路,系统面临的安全隐患也必然增多,从而增大企业经营的风险。例如,不法之徒可能利用网络及安全管理的漏洞窥探用户口令或电子账号,冒充合法用户作案,篡改数据库内容以窃取资产;利用网络远距离窃取企业的商业秘密以换取钱财,或利用网络传播计算机病毒以破坏会计信息系统,甚至摧毁网络节点;此外,由于电子商务处理经济业务的原始记录以电子凭证的方式存在和传递,不法之徒通过改变电子货币账单、银行结算单等,就有可能转移财产的所有权。
有鉴于此,网络财务必须实现以下控制目标:
1、对远程操作的控制,即实现对远程记账、报账、查账、制表、审计以及网上报税等操作的安全控制。
2、对网上支付的控制,即保证支付信息的机密、支付过程的完整、交易双方的合法身份以及互操作性,实现安全支付。3、对电子凭证的控制,即控制电子凭证的正确收发、真伪确认、安全传递和格式转换等问题。
以上控制既涉及技术层面,也涉及政府立法和企业内部的制度建设。在技术上要采用公开密匙加密、电子数字签名、电子信封、电子证书等技术,加强对网上输入、输出和传输信息的合法性、正确性控制,在企业内部网与外部公共网之间建立防火墙,对外部访问实行多层认证。在法律上建立电子商务法律法规,规范网上交易、支付、核算行为,并制定网络财务准则和相应的内部控制制度。没有网络安全,就没有网络财务。
三、关于内部控制的分类
美国执业会计师协会第3号《审计准则公告》、《国际审计准则》第20号以及我国《独立审计具体准则第20号》,都把计算机会计内部控制分为一般控制(Generalcontrols)和应用控制(Applicationcontrols)两大类,并将前者定义为:(1)电子数据处理的组织和操作的计划;(2)对系统或程序的设计、开发和变动的记录、审核、测试和批准;(3)由制造商在设备内部所设置的控制;(4)对接触设备和数据文件的控制;(5)对系统的运行有影响的其他数据和指令程序的控制。公告把应用控制定义为输入控制、数据处理控制和输出控制。
但是,我们认为这种分类方法从其名称和内涵来看,都有值得商榷的地方。
1、定义缺乏逻辑性
分类是一种手段,目的是便于人们对事物的理解或认识,但这种分类方法并未达到这个目的。首先从其名称来看,分类标准不明确,甚至可以说用的不是同一个标准。因为人们往往习惯于将“一般”来区别“特殊”,而将“应用”与“基础”、“理论”或“系统”等概念相对应。所以将问题分为“一般”和“应用”在逻辑上是不清晰的,实际上不少问题既是“一般”问题,又属“应用”范畴。
2、两类控制的内涵不明分类标准的模糊性带来控制内涵不明,到底哪些方面的控制属于一般控制,哪些属于应用控制,人们只能根据强加于人的“定义”来理解。两类控制常常交叉,例如数据输入既因涉及输入而属于应用控制,又因涉及组织和操作而属于一般控制的范畴。又如,对输出资料的保管、操作权限的识别这样一些控制措施,到底属于一般控制还是属于应用控制,人们从字面上就很难区别。此外有些文献还把对经济业务的完整性、有效性、合理性的审查和控制,作为数据处理控制的内容,使控制措施的归属变得更为含混不清。
3、企业控制的任务不明确
这种分类方法混淆了执行控制的主体,即两类控制中人们难以明确哪些是企业应该做的,哪些是软件开发商的责任。我们知道在手工会计中内部控制都是通过人来执行的,但在计算机会计中除了人这个执行控制的主体之外,许多内部控制方法却要通过计算机系统尤其是会计软件才能实现。例如,应用控制中的输入控制,既包括了用规章制度约束操作人员以保证输入数据的正确,又要靠系统自身的容错功能来识别和纠正输入数据的错误,前者是制度问题而后者则是计算机程序问题。在输出控制中也存在类似的问题,对输出的权限和完整控制应该是软件系统的责任,而输出资料的确认和保管则是会计人员的责任。
我们认为内部控制的分类既要概念清晰,又要区分控制的主体,以便明确责任,为此,建议将内部控制分为管理制度控制和程序系统控制两大类。其中程序系统指计算机软硬件系统,主要是网络系统和会计软件。程序系统控制主要是靠软件本身功能来实现的内部控制机制,以实现系统的自我保护,主要包括数据输入、内部处理、信息输出、数据传输和系统安全保护控制。程序系统控制的责任者是软件开发部门,用户不应负有责任。而管理制度控制一般是以管理制度的形式实行的,主要包括组织、操作、维护和资料保管等方面。我们也可以进一步将管理制度控制分为环境控制(或基础控制)和操作控制(或应用控制)两类,组织、维护和资料保管都属于环境控制的范畴。显然制度的制订和执行与计算机程序系统无关,而是会计软件使用单位的责任。这种分类法的优点是分类标准明确,容易理解,而且实现控制的措施和控制的主体是一致的,责任分明,企业方面容易清楚自己应该怎么办。
四、关于内部控制措施及审计
我们接触到的几乎所有教科书或文献,不仅将内部控制分为一般控制和应用控制,而且演绎和解释具体控制措施以及内部控制的审计方法时往往脱离实际,形式繁琐,又不突出控制重点,主要存在以下问题:
1、无法实现或不合理的控制措施
在对内部控制措施的罗列中,有许多是无法实现或者是不合理的要求。例如,要求在会计软件中“安装一个联机审机控制器,用来收集审计人员感兴趣的资料”,要求在程序中设置断点以控制“主文件金额数、记录计数、前一程序指令序号”,“每一个操作运行结束后应有一份打印输出”,通过使用“双重运算、逆运算法”检查错误等等,都是不合理的甚至根本就无法实现的措施。又如对会计软件系统的开发控制和审计是否合理,也是值得商榷的。
2、无需过问的控制措施
有许多控制措施是计算机系统的最基本的功能,并非为会计所设置,审计人员是无需过问的。例如,硬件的冗余检验、奇偶校验、回声检验,操作系统的错误处置、程序保护、文件保护,这些控制都是计算机系统所必备的功能,不应该将它们纳入会计内部控制的范畴,也不应该成为审计的内容。其实对许多系统保护措施审计人员也无从了解,更谈不上审计。
3、对内部控制的审计内容繁琐
许多文献对内部控制审计方法的介绍不仅内容空洞繁琐,而且空谈许多无法实现的审计方法,严重脱离实际,使审计人员不得要领,抓不住审计的重点。例如,对系统软件的测试是完全没有必要的,因为系统软件一般都比较可靠,而且不会对会计软件系统的安全造成威胁。此外,对会计软件的测试方法中许多方法从技术上看是不可行的,从成本效益原则上看也是不合算的。例如,程序流程图检验法、程序代码检查法都要求审计人员去阅读程序代码以确定会计软件的控制措施是否满足,这确实是一种天方夜谭的设想。又如所谓图示法要求“利用监督程序来测定被测试程序中哪些指令执行过,哪些指令未曾动用”,也是很不现实的方法。
鉴于以上原因,我们认为当前应该全面检讨内部控制的措施一方面通过制订《会计软件基本功能规范》进一步明确会计软件公司的责任,规范会计软件产品的程序系统在数据输入、处理、输出、传输和安全保护的控制功能;另一方面则应通过制订会计基础工作规范,明确推行会计电算化的单位的控制责任,规范必要和切实可行的控制措施。
五、应该重视对内部控制的审计
关键词:企业;会计;内部控制
中图分类号: DF794.5 文献标识码:A
1职责划分控制制度
一个企业内部包含很多担负着不同职责的部门,只有实现这些部门的通力合作,才能够更好地实现企业的发展。对于加强企业会计内部控制来说,我们必须不断完善企业内部的治理机构。我国也对企业会计内部控制工作十分重视,颁布了适应当前会计工作情况的《内部会计控制规范》,它明确指出:企业负责人对会计内部控制工作负有责任。企业负责人是企业决策中心,也是会计工作的主体和服务的对象,所以负责人自身素质的提高关系到会计控制的程度,对会计工作的顺利进行起到很大的决策作用。为了更好地实施会计内控职责,企业应该把决策权、所有权、经营权三权分离,但又应该保持一定的联系。企业要想实现强化企业内部组织工作,使一切企业行为都能够顺利进行,就必须实行职责划分控制制度。
2交易授权控制制度的内部控制制度。
企业为了更好地实现企业内部工作的合理化进行,就必须实行交易授权控制制度,这种制度主要就是为了实现企业内部所有的交易行为都能够在相关的管理人员授权单位内实行,这不仅能够促进企业正规化的发展,同时也能够促进企业内部各部门的协调一致。通常情况下,在企业内部每个交易行为实现的过程中都需要两个或两个以上的部门或者两名及两名以上的人员协同完成,不仅能够保证交易的顺利完成,还可以实现部门或人员之间的相互制约。例如,企业汇出一笔采购款项,需要采购办经理签字,同时还需要供应计划人对钱款的具体项目进行审核,查看是否符合合同规定,接下来需要审计人员对具体的内容进行预算编制,最后由出纳员进行办理汇款处理。这前后需要四个人进行分工处理,这不仅能够保证企业账目的准确性,而且还能够增强部门之间的沟通。
3 财产物资安全控制制度。
保护资产安全是企业会计内部工作的重要内容,为了更好地实现企业资产安全,应该加强实物防护措施,在实行职责分离制度的基础上,实现钱、物、账三者管理上的制约,提高资产安全保障,例如,出纳人员不得同时管理会计档案保管、收入等工作;企业在向银行提供大量现金时应该保证由两个以上人员对全过程共同管理,;仓库管理也要由两个以上人员共同管理设置专门人员进行记账;和资产有关人员如果要离开工作岗位,需要先由上级领导部门对其工作内容进行细致地审核,并由专门的人员接管其工作。此外,我们为了防止出现错误的会计信息,应该实行现金收付的复核制度,对会计工作进行复查,实现会计工作内部控制。企业实现对会计工作中的现金管理、资金支付等工作进行细致地审核,保证企业资产的安全,实现企业经济效益的提高。
4 凭证与记录控制制度
凭证是证明交易发生和交易的价格、性质及条件的证据。必须对凭证的取得、填制、传递和归档保管制定严格的程序加以控制。各种记录要有专人负责编制和保管,编制人员要签字或盖章以明确责任。各种记录的借阅和查看要经过授权,保管人要对借阅人姓名、借阅内容、借阅时间进行记录,未经授权的人员不能接触记录。
5 提高会计人员素质
随着经济的快速发展,会计工作的内容有出现了很多的变化,企业为了更好地加强会计工作的准确性,应该进一步提高会计人员的专业素质,同时也要增强会计人员的职业道德素质。我们所说的会计内部控制工作,其行使主体是会计人员,所以会计人员素质水平的高低将直接影响企业会计内部控制制度的执行,企业建立一支高素质的会计人员,是实现会计工作向前发展的重要因素。
6 内部监督控制制度
内部监督控制主要是在单位内部设置专职的审计机构和审计人员,通过其定期或不定期的审查活动,达到查错防弊、改善管理、提高效益的目的。发挥内部审计机构的作用,其不仅包括审核会计账目,还包括稽查、评价内部控制制度是否完善和企业内各组织机构执行指定职能的效率,并向企业最高管理部门提供报告,从而保证企业的内部控制制度更加完善严密。此外,还应发挥国家审计机关、社会审计机构的权威性和监督作用。定期或不定期的对企业内部控制制度进行评价,以杜绝企业管理部门负责人所造成的内部控制制度形同虚设的情况。
7 建立考核评价机制
应建立内部会计控制检查考核和评价机制,促使会计控制工作真正落到实处,收到实效。检查考核和评价是内部会计控制链条中一个重要组成部分,其主要内容应包括:①健全性,即是否有充分、必要的控制程序,对单位内部会计控制制度的建立和执行情况的检查和考核;②合理性,即控制程序是否科学、合理,有无多余的控制措施;③有效性,即内部控制在实际运行中是否真正有效。
在内部会计控制制度执行过程中,同时要注意对执行内部会计控制成效显著的单位、机构和人员给予表彰;对违反内部会计控制的提出批评和处理意见。内部会计控制的检查、考核与评价,应由单位内部审计部门或上级单位的财务审计人员具体负责。要形成制度,坚持企业自查与上级单位组织检查相结合,至少每年进行一次,并且同对企业经营者的年度考核奖惩挂钩。值得指出的是,检查、考核与评价只是手段,其意义在于督促企业各级管理主体不折不扣地认真执行内部会计控制规范,以不断提升企业管理水平,堵塞漏洞,促进企业经营目标的实现。
完善的内部控制制度是国有企业发展的基石,坚持在国家法律、法规政策的约束下,人人遵章守法,各司其职,只有这样,内部会计控制制度才能充分发挥作用,管理机制才能保证运行。提高企业管理水平,保证内部控制机制的安全运行,是企业在市场竞争中不断开拓发展的重要保障。同时,我们还要借鉴世界先进国家、先进企业的管理经验,结合建设有中国特色社会主义的具体国情,努力开拓我国现代企业管理的新领域。
参考文献
1.企业会计内部控制的意义作用
1.1企业会计内部控制的意义
会计内部控制制度其实就是企业内部控制其中一环,是为了确保企业的资产安全,严格检查会计信息真实性的一种制度。在企业的各类经济行为中我们都可以见到内部控制的作用。比如合理的运用企业资金、精确的账目开支、正规化的企业会计管理等。这样的一些措施有效的降低了企业经营中的困难,是对企业快速健康发展的有效保障。
1.2会计内部控制的监督作用
在现今一切会计工作都是在计算机完成的前提下,很多数据都变得很容易作假.而往往没有他人的监管,会对企业造成不必要的损失。但在实行会计内部控制这一措施后可以形成多方监管,合理分配权限,让各个部门之间相互督促。当每个部门都是严格要求后,相信造假事件也不会有发生的机会了。而这样认真整理得出的企业会计资料,也更加使人信服,让企业财务更加透明。
1.3企业会计内部控制对效率的提升
企业的会计内部控制可以明显的提高企业的内部工作能力。会计可以精确的分析各个部门的资金需求。而领导便可以合理的调控协调各个部门的工作量,工作方案,最终得到更高的工作效率。内部控制是帮助企业获得更高收益的好方法。
2.企业内部控制存在的问题
2.1企业对会计内部控制的认识不充分
我国由于刚刚进入快速发展的阶段,在会计内部控制方面的知识太过贫乏。而一些企业员工在不了解的情况下,往往误认为会计内部控制只是单纯的数据统计正规化,是一些麻烦的规章制度,是对自己的限制。往往忽略了优秀的会计控制制度是可以减小企业风险,规划正确发展方向,为企业带来巨大收益的。企业如果不对其重视,就算会计内控再好也无法发挥其应有的作用。
2.2企业会计组织不够专业
如果会计人员自身的能力都很差,那想做好企业内部控制也是痴人说梦。我国现阶段的会计从业人员大多为老会计,在处理现今的问题时往往力不从心,常常是心有余而力不足。更有一些企业任人唯亲,大量聘用自己的亲朋好友,导致这些账目混淆不清难以辨别。甚至发生了做假账这样严重损害公司利益的事件。一些企业是没有内部监管部门的,往往无法检查出一些明显不合法规的问题。就算发现漏洞,有的人处于获取利益的目的也同流和污。而有的企业就算有了书面规定,但实际仍是暗箱操作,最终的结果完全不按办事原则办事。会计人员和企业办事的不专业最终令良好的会计内部控制化为泡影。
2.3企业会计内部控制信息化低下
会计内部控制是依托信息化发展起来的。当前我国的信息化发展并不快,所以许多企业没有准确认识到信息化的重要地位。由于对信息化的不敏感令企业存在很多信息脱节问题,这让许多违法事件得以发生。由于信息化需要大量的技术和专业人员,往往为了节约成本和为了不泄露自身商业机密,一些公司放也弃了信息化处理。
3.规范企业会计内部控制的方法
3.1企业领导应提高对会计内部控制的认识
企业领导决定着企业的发展方向,想要内部会计控制得到应用,领导必须起带头作用。带头者应及时学习新鲜观念,了解现代化的企业发展需要规范化的操作。当企业将会计内部控制正确的运用到生产经营中时,腐败现象也会日益减少,企业员工利益得到保障,公司自然会高速发展。作为企业领导应该明白自己所肩负的责任,提高对会计内部控制的认识。在公司可以创立专门的会计内部控制机构,立下适合本企业的优秀方案,清晰的控制发展风险,加速会计内部信息的传递。严格的评判会计的工作结果,让其良好的运行。在日常的相关工作中也应跟员工讲解会计内部控制的重要性,为企业培养出重风险、讲责任、讲信用的氛围,为以后企业会计内部控制的全面实施打好基础。
3.2实施严格的内部审核制度
想要好好的实行内部控制,就得进行严格的审核。针对这一问题企业应交由专门的检查监督部门。这个部门应该于财务会计部门分开,这样才能保证审核的公平公正。让这个部门单独了解每个任务的进行,每个人员的工作情况,将不同的工作单位人员责任分清,避免一人独揽大权。不论大事小事应征求多个管理人员的意见,而审核也应该正规化,多层审批。对于会计人员也应不定时的检查,看其是否按照规章办事。也可以将合理的表彰与惩戒引入工作中,这样不仅可以调动起员工的积极性,也可以让不按规矩办事的人不敢再犯。引入考评制度也是很好的办法,对工作人员不仅进行工作问题的检测,也要考验他们对新规章新制度了解学习程度。只有这样才能公正客观的分析问题,让会计内部控制发挥最大最用。
3.3会计内部控制的改革
为了应对出现的种种内部控制问题,企业应该对症下药,对一些问题进行着重解决。为了获得最有效的内部会计制度应从这几个方面入手:首先,无论如何都应遵纪守法在国家的法律允许下进行微调,得到最适合本企业的会计内部控制方案;应将眼光放宽阔,了解到会计内部制度不仅可以在金融上产生作用,在企业的发展方向、人才管理、风险规避中都可以发挥作用;在部门的建设上也可以让各部门连成一线,既不重合但也不割裂开来,这样各个部门都能担负其自身责任,也能相互帮扶最终双赢;而对风险的预估也是会计内部控制的重要一环,这在过去往往容易被忽视。风险分析是个复杂的过程,在收集了会计账目后应根据目前的预算情况合理评估。在审核后好让企业看清当前决策的收益风险,健全可靠的风险分析对企业是帮助巨大的。在风险分析中时刻注意客观性,以发挥会计内部控制制度的优秀作用。
4.总结
网络会计对内部控制的影响
(1)网络会计下内部控制的范围更加广泛,其控制手段更加复杂。资源共享是网络会计特有的优越性,企业在实现网络会计后可以共享服务器的各种软硬件资源进行实时处理,并且可以从在线数据库中调用信息,改变了企业原有的会计核算环境。这种开放性不仅体现在会计信息披露上,同时有助于会计业务的不断拓展与深化。在网络技术的支持下,网络会计已突破传统基本会计业务的处理范围,逐步开发集成大量管理以及财务功能的相关业务,诸如网上银行、网上支付、网上催账、网上报税等。伴随着电子商务和远程处理的兴起与发展,会计系统的进一步开放与数据共享成为必然趋势,由此信息安全与资金安全将成为内部控制的焦点。此外,网络会计的运用对电算化系统也提出了更高的要求,财务软件已从单一的核算项目逐步扩展为ERP集成环境,使得企业内部控制所面对的环境更为广泛与复杂。
(2)网络会计系统的开放性和共享性使得会计信息失真的风险加剧。在网络环境下,磁性介质代替纸介质做为信息载体,开放的会计系统加大了数据的流动性,同时也增加了会计信息保密工作的安全风险。网络会计的应用使得信息传递主要借助于网络完成,一方面企业很难控制在线获取数据的存在性;另一方面病毒、黑客攻击、计算机硬软件配置、网络垃圾等一系列网络技术安全问题也加大了会计信息失真风险。随着网上交易的发展,公开化信息受到外界干预的可能性增加,一旦企业全部实现原始凭证电子化,外来单据的可靠性必将成为内部控制的控制关键点,使得内控风险防范及规避的难度增大。目前,相关的技术经验不足,相关法规不完善,这将给网络会计的内部控制带来极大的困难和挑战。
(3)网络会计下分工授权方式的转变加大系统安全控制的难度。软件功能集成化将诸多手工会计的处理过程合并执行,使得原有的职责分工与岗位分离制弱化,会计业务缺乏有效牵制,促使传统的组织控制功能弱化,逐步消弱手工会计中内部控制的效力。同时,口令授权及电子签章方式的运用也极大的增加了系统安全控制的难度。在网络会计下,口令代替了传统的签章,易于被他人非法窃取盗用,越权操作。使得会计信息失真,造成企业重大损失。其次,由于会计人员本身思想的不重视,互换口令进行操作的情况也大有存在,导致责任人难以确定,延缓补救处理时间。此外,如何处理好网络管理人员与会计人员的权限分配、岗位分离,消灭现有的管理漏洞,也是内部控制要面对的难题。
(4)网络会计系统的复杂使得内部稽核和审计难度加大。网络会计系统是一个由操作人员、计算机和各种相关操作规程构成的复杂的系统。使得内部控制的控制重点从对人的控制转变为对人和计算机的双重控制。一方面在网络会计系统中,许多不相容岗位相对集中,增加了人为舞弊的可能性。另一方面以电子数据形式储存的信息易于受外界篡改、伪造,数据源可靠性降低,较纸质信息而言可供审计的线索减少,导致传统的追踪审查已不再适用,检查风险增大。除上述操作风险的影响外,网络会计系统还存在诸如计算机硬件的可靠性、软件本身的完善性、网络的开放性等可造成的系统风险,这对内部审计人员提出了更高的专业技术要求,无疑是对审计工作的又一次考验。
(5)内部控制依赖于财务软件及计算机网络系统的完善。在网络会计环境下,为了企业能够明确控制主体,责任分明,内部控制可分为程序系统控制和管理制度控制两大类。其中,程序系统是指计算机硬软件系统,程序系统控制强调以计算机软件自主功能来实现内部控制机制,形成系统自我保护。此功能在软件或程序运行之初由设计者开发调试,并通过相关国家检测投入使用,企业管理者无需对其加以控制。而管理制度控制则是企业确保组织结构合理、操作处理规范、资料保管安全的管理范畴,确保管理制度控制的有效性是企业的责任。然而,财务软件的不完善及计算机网络固有的高风险,易给企业带来危及系统安全的控制外管理漏洞,且难以被会计人员发现。一旦数据在系统中发生错误更改,内部控制运行的重复性会加大对企业的危害。因此财务软件及计算机网络系统的完善是内部控制制度是否健全和有效执行的保障。
网络会计下内部控制的建议
(1)建立系统安全制度,加强企业网络会计系统的安全控制。系统安全是网络财务得以有效运行的关键保证。企业网络会计系统安全控制构建包括:加强计算机硬件配备,完善系统软件功能,企业应为网络会计的运行提供良好的软硬件平台,采用可靠性高的设备,专设加密机房加强设备保护措施,力争专线专用,专机专用。要求技术人员轮岗制定期对其进行测试检查及更换升级,确保适应现实工作及未来发展需要。在对使用中的系统软件进行修改升级必须经过严格审批控制,且有专人监督实施,保证数据安全完整。企业应加强系统软硬件管理,减少故障发生。加强网络安全控制,保证数据资源安全。确保数据安全是网络安全控制的核心任务,为确保数据真实可靠、传递安全,技术上应采用密钥管理、口令控制、电子证书、数据库加密等措施。企业有条件的应当设立安全管理部门,对有数据往来的客户实行安全等级评定,对安全等级低的客户加强数据监控,并对流入数据进行详细审计,同时限制其对企业会计数据资源的访问类别。同时企业需完善计算机系统监测功能,及时自动阻断违反网络安全策略的数据流,防止非法访问者窃取数据资源。加强预防非法入侵,提高系统安全防范能力。加强系统内部安全建设,在企业局域网与互联网之间构建防火墙,防止黑客或病毒袭击。对外部访问者实行多层认证,多级保密制度,杜绝伪造的原始凭证流入企业,确保数据交换环境的安全。提高计算机安全预警系统,对服务器进行实时扫描,及时阻断具有网络攻击特征的网络连接,防止黑客或病毒的入侵。同时企业需建立一套完整的计算机安全应急机制,一旦发生险情,人员能及时进行处理,保证数据的连续性及完整性。
(2)完善网络会计系统的组织控制,杜绝人为舞弊行为发生。“人机”双重控制目标的确立,使得组织结构有了新的发展方向。首先应增设系统管理部门,负责计算机网络管理,使其与会计部门相对独立,对操作权限和口令密码严格控制,形成岗位牵制。要求信息系统的开发、测试、运行和维护工作岗位分离,以减少系统技术漏洞,确保系统正常运行。其次,设立内部监督岗位,使得监控岗位与操作岗位分离,加强内部监管。监控人员应对操作人员处理的数据进行核实并备份,并定期对操作部门进行安全评定,防止舞弊的行为发生。
(3)完善网络会计系统的操作控制,加强档案管理。操作控制主要是加强数据录入、凭证审核、账表输出控制。为了确保数据安全,应加强口令权限管理,可采用口令加指纹扫描双重身份验证,防止口令被他人获取。同时提倡专机专用,操作人员不得利用工作之便,随意浏览外部网页下载资源,危害系统安全。此外还需完善相互制约相互监督的操作岗位制度。在数据录入前,应由独立人员对数据进行审核校验,确保经济业务真实发生。审核人员定期轮换对凭证进行复核,同步记录重要会计信息,及时备份,便于以后查证。会计档案资料保管应由专人负责,加密数据管理,同时将重要的会计档案资料打印出来按序装订保存,防止数据资料丢失,便于系统数据恢复。
(4)重视内部审计控制,建立健全内部审计体系。内部审计是进行内部控制的重要环节,同时也是确保内部控制有效性的重要手段。但是内部审计工作在网络化进程中呈现出明显滞后性,主要表现在审计人员对网络技术的不了解,传统的审计方式与现实情况脱节,审计制度不适应新的经济环境等方面,使得审计人员难以对内部会计控制的有效性作出正确判断。因此,企业应积极开展审计研究工作,加强内部审计的职能监督作用。在网络会计下,内部审计人员不仅需要参与系统开发、修改、升级工作,还要对计算机网络环境安全的控制进行评价与校验,核对相关业务数据,严格控制各项会计信息。同时审计人员需加强对网络会计系统各职能部门的监督检查工作,详细记录审计日志,对现有措施的不足提出改进意见,建立健全适应企业发展的内部审计体系。