档案管理基础精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案管理基础范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷，数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目，以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范。没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范。有些标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。从科学与经验中可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无参考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

4.统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5.规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有请示报告等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写请示凡不要求批复的文件则写报告等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

1、分清轻重缓急，循序渐进

现代档案管理工作的主要目的就是提高档案数据的利用效率，因此，所有的档案管理工作都应该本着有所用的目的展开，因此，现代档案管理的准备工作必须按照社会的实际需要分清重点，按照需要的缓急程度顺序开展。档案管理的基础性工作，需要管理人员综合社会的发展现状，将所有的档案进行重点和次重点的整体分类。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合及著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。

3、分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如房档、案件等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

4.用关键词替代主题词，简化查找时间，提高效率

主题词虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊我们认为可以采取以关键词替代主题词的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题、分属关系。

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档案管理的基础工作一般包括档案资料的整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作，工作内容比较单一，但工作量非常大。档案管理的基础工作大多由人工完成，在进行档案资料整理和分类等过程中会由于疏忽或其他因素的影响，造成档案资料信息记录不完整，甚至是档案丢失，给档案管理机构带来不利的影响。因此，档案管理机构和档案管理工作人员必须重视档案管理基础工作，充分认识档案管理基础工作的重要性和作用。

1.促进档案管理的规范化。

档案管理基础工作可以使档案管理更加的规范化，档案管理基础工作主要是对档案资料进行分类、整理、保管等一系列操作，认真、准确的完成档案基础工作可以简化后续工作，加快提取有效的信息的速度和质量，提高工作效率，此外，还可以明确档案资料的分类和编号，方便进行档案资料查找，使档案资料管理工作更加的规范。

2.提高档案资料的准确性。

档案管理基础工作是后续档案管理工作的基础和依据，提高档案管理基础工作的准确性会对后续工作的进行有很好的帮助。特别是随着计算机网络技术的普及，档案管理信息化建设已经成为必然的趋势，因此，档案资料信息的编辑、汇总、分类等工作准确性就变的更加重要。

3.加快档案管理的现代化进程。

当代社会，档案管理工作现代化建设已经成为必然。档案管理基础工作与可档案管理现代化建设是相辅相成的关系，在计算机网络强大的引擎和运算能力的帮助下，档案资料的检索和调取速度可以得到极大的提高。而档案管理基础工作的准确性和规范性，也减小了档案管理现代化建设的工作量，保障了资料录入的准确性。

二、档案管理基础工作中常见的问题

档案资料的数量庞大，在进行整理和分类时，档案管理工作人员的工作强度非常大，往往忽视了对档案资料的检查，在加上档案管理机构对于档案管理基础工作不重视，就使档案管理工作经常出现一些问题。

1.档案管理基础工作不受重视。

档案管理基础工作是对档案资料进行整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作，档案管理的基础工作往往工作强度很大，而且工作内容单一，容易使档案管理工作人员产生枯燥乏味的感觉，从而引起对工作的抵触或者是应付了事。此外，许多档案管理机构对档案管理基础工作的重要性认识不到位，日常工作制度也不完善，使得档案管理工作混乱，档案资料损坏或者是丢失问题频发，严重影响了档案管理工作的正常进行，给后续整理工作造成影响。

2.档案的分类不合理。

档案资料分类不合理也是档案管理基础工作中常出现的问题。由于档案资料数量庞大，档案管理机构管理不到位，使档案资料分类不合理，甚至是混乱。尤其是有一些档案管理机构没有规范的分类标准，在进行档案分类时往往是盲目的按时间分类，忽视了档案资料的内容，给档案资料的查找带来很大的困难，增加了档案管理人员的工作强度。

3.档案的编号不准确。

档案编号就像是档案资料的身份证件一样，每份档案都是独一无二的，但是在档案管理工作中常常会出现一个编号多份档案或者是一份档案多个编号的问题，严重的影响了档案资料的查找和归档工作。

4.缺少高素质的档案管理人员。

许多档案管理机构不重视人才的培养，造成高素质档案管理人员严重短缺，许多资历深的工作人员还是按照传统的档案管理模式工作，无法理解和应用信息化的档案管理方法，对数字化档案管理体系不了解，在一定程度上限制了档案管理工作的发展。

三、加强档案管理基础工作的方法

档案管理基础工作对于整个档案管理工作是非常重要的，因此，档案管理机构必须采取科学有效的措施来加强档案管理基础工作，确保档案资料的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节的准确性和规范性，保障档案管理工作的正常进行。

1.提高工作人员对档案管理基础工作的认识。

在档案管理工作中由于档案管理机构的不重视或者是档案资料基础工作工作强度太大，档案管理工作人员往往忽视了档案管理基础工作，工作状态散漫，档案资料管理不规范，影响了档案管理工作的正常进行，因此，档案管理机构必须要加强对工作人员的教育和培训，要让每一个工作人员认识到档案管理基础工作的重要性，在工作中规范自己的行为，保证档案资料的准确和规范。

2.加强档案管理的标准，使其更正规化系统化。

档案管理工作主要是对档案进行分类、整理等一系列的工作过程，在对庞大的档案资料进行整理时，往往会由于管理不到位而产生错误，影响了档案管理的后续工作。此外，由于档案管理机构的管理模式和规章制度各不相同，没有统一的管理标准，在进行档案资料的传递和共享时，会产生许多的问题。因此，必须要加强档案管理的正规化、系统化建设。国家和各级政府要统一档案管理制度，建立行业标准，各档案管理机构要加强本单位的正规化建设，完善自身的管理体系，加强档案管理工作人员的教育工作，提高档案管理工作人员的自觉性，在工作中严格遵守规章制度。

3.强化档案管理信息系统。

信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。

4.提高档案管理的安全性。

确保档案管理和档案资料的安全性也是档案管理基础工作必不可少的一部分。档案资料的数量庞大，在进行管理时会非常的困难，一些档案管理工作人员会疏忽对档案资料的检查，无法及时的发现档案资料损坏或者是丢失，因此，档案管理工作人员必须重视档案管理的安全性建设，要定期的对档案资料进行检查和整理，一旦发现档案资料损坏和丢失要及时采取补救措施，对于有条件的管理机构，要在档案室安装监控系统，确保档案资料的安全。

四、结语

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关键词：档案管理 数字化档案 自动化 电子文件

电子文件的原始完整和真实可靠；归档制度的创新，包括归档文件整理、鉴定、编目工作的提前进行，对传统的按部就班的手工管理方式提出了新的挑战；文件档案工作“一体化”使得文档工作真正“一条龙”式的全程管理开始实践。

21世纪初，我国档案工作的基本策略是实行纸质、电子双套制并行归档和管理。随着社会的发展和技术的进步，随着公众档案意识的增强，数字化档案将逐渐成为档案馆实施管理和提供利用的主流对象。面对数字化的文件与档案的易逝性、易变性、信息及其载体的易分离性、电子环境和应用程序的依赖性等特点，要保证数字文件的真实完整和准确有效，档案工作者不得不提前介入到文件形成与管理的前期工作中，才能保证电子文件归档后形成档案的真实有效的平整价值特性，才能使所有文件的现行有效性在质量上得到保证。文件连续体理论倡导者Frank Upward等人提出的对文件进行“档案化管理”的理念是值得我们深思的，这一管理理念将逐渐会渗透到现代档案工作的实践过程中。

一、提前介入的必要性

提前介入实际上是引起档案工作者从文件的形成阶段就开始介入到电子文件的管理工作构成，引起档案工作者不仅能够通过网络使用电子文件管理系统，实施文件处理过程前端监控，而且应在电子文件管理信息系统的设计和研制阶段就参与需求调研和系统分析，将档案管理的思想和方法融入到系统的设计过程。这种从文件形成阶段就开始考虑档案的归档和保存要求，目的是能够准确定位归档范围、确保归档文件的质量，保障电子文件归档后形成档案的凭证性、价值型和完整有效性。

只有通过对电子文件形成过程加强控制，档案工作者才能够收集到完整、准确的电子文件元数据及北京信息等，了解和认识电子文件的管理特性，做好归档鉴定、归档移交、数据转换与数据迁移等工作，最终对归档后的数字化档案实施有效管理。

在已经实施文档一体化信息系统的机关、企事业单位，文件与档案实行了一体化管理，在网络信息系统中，归档工作体现为文件管理权限的移交和文件内容的锁定，这必然要求档案室的工作人员要熟悉系统的使用方法，关注电子文件归档前的管理模式和运行特点，要求档案工作提前介入到电子文件的管理过程中。

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。

在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

二、提前介入的工作内容

（1）在进行办公自动化或电子文件管理信息系统设计时，即电子文件管理信息系统建设之前，由档案工作者会同相关的项目工作者、系统设计人员、文件工作者、业务工作者一起，就文件未来是否需要留、存多久，以及诸如文件著录、标引或利用现代信息技术整理档案信息和提供档案利用等各方案因素进行整体设计和分析，从档案管理的角度对文件从源头上进行控制，确定档案的归档范围，保证归档工作的质量，确保数字化档案的完整性。

据有关权威部门统计数据显示，随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计算机泄密行为也呈上升趋势。而计算机泄密最大的特点就是较之一般侵占案件，其手段更隐蔽、危害也更大。一个恶意的机密泄露事件往往会给企业造成难以估量的后果：轻则需要投入巨额资金进行补救，重则会将一个企业置之死地。

（2）将档案管理的一些工作环节提前到文件管理阶段来进行。如文件的收集、鉴定、整理等工作。这里所说的收集对象不再是传统意义上的对“应归档”文件实体的简单收集，而是包括了对文件内容、文件形成背景信息、元数据信息等的过程控制与收集。凡是可能在文件形成时生成的数据，包括描述文件的内容、结构、北京、版本、生存环、存在状态等各方面的信息，均要及时进行采集、保存和整理。同时，对于文件形成流转过程中的收文、发文、会签及其他处理过程方面的信息，则需要进行实时追加。“所有数据均为一次采集，终身使用”。这里的“终身使用”是指包括文件现行期、半现行期和最终转化为档案的整个生命周期。文件的背景信息、元数据信息、应用程序阅读器等都是文件的伴生物，是文件整个生命周期中不可分割的组成部分，是从一开始就随着文件的制作形成而产生并不断追加的一个过程，是保证文件真实完整、准确可靠、可读有效的不可或缺的组成部分。

（3）归档范围、保管期限等方面的确定也应提前到文件管理阶段。虽然在纸质文件的管理中，这些制度也是在文件归档之前确定的，但针对电子文件，归档范围与保管期限等的确定的提前介入却具有不同的内容与含义。

数字信息时代，电子文件归档范围、保管期限的确定，首先是由档案部门会同文书部门和业务部门的工作人员一起制定标准和规范，但其实施执行却与传统的档案管理流程有所不同。档案工作者参与文件（档案）管理信息系统的设计，把文件形成规则、归档范围、保管期限等规定都植入系统当中，促使系统开发者在进行软件设计的过程中，充分考虑档案工作的需求，变被动为主动。

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关键词：城建档案；基础性工程；存在问题；对策分析

引言

城建档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它作为城市建设的真实记录和历史凭证，是城市规划管理和城市建设工作的重要组成部分。随着城市化进程的加快和城市化水平的提升，城建档案作为城市建设的重要信息资源，在城市建设活动中发挥着越来越重要的作用。因此，一定要努力做好城建档案的管理工作，更好地为城市建设提供优质的服务，以适应新形势发展的需要。

一、城建档案管理的重要性

档案管理，也称之为档案工作。其管理的对象是档案，是档案馆直接对档案实体和档案信息进行管理，并提供运用服务的各项工作的总称，也是档案事业最基本的组成部分。城建档案管理在经济建设和各项社会事业中的作用越来越大，日益受到大家的关注。作为城建档案在进行社会管理，提供公共服务、保障城市生产生活秩序，维护城市安全，应对城市突发事件工作中发挥着重要作用。对城建档案进行科学管理是城乡规划、建设和管理的一项基础性工作，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据。城建档案是在城市规划、建设及管理过程中形成的，它既是城市规划、建设和管理的依据，又是科研工作的信息资源。开发城建信息资源，为城市建设服务，是城建档案的根本宗旨。提升城建档案的科学管理，是城建档案工作发展的必然趋势。

二、城建档案管理基础性工作中存在的问题

（一）、档案资料不全

在实际的档案管理中发现，部分档案资料不全，也有部分档案资料无法得到有效利用。在城建档案馆最开始出现时，城建档案相关工作人员对工作没有足够重视，这使得档案收集困难、管理方式不够完善等问题频繁出现。档案建设管理部门工作被动也导致入库档案资料不够完整，档案质量没有太多有效保证。城建档案馆的内容不全面、结构不合理这样的问题给城市档案利用带来许多麻烦。

（二）、档案管理的法规、制度执行力度不够

档案管理工作虽然不直接产生各项经济、社会利益等，但是档案的内容与国家的经济、政治、社会、文化等各方面发展有着密切的联系，因而档案管理工作是一项十分重要和严谨的工作。为保证其顺利开展，国家一般都会制定相应的法律、规定、制度等予以保证和制约。我国城建档案管理的相关法规、制度的制定工作虽起步较晚，但发展到现在，各省、市基本都已出台了相关规章办法。法规、制度的执行情况直接决定了其价值的实现情况，法规制度执行不力，直接影响到城建档案管理工作的顺利开展。

（三）、城建档案信息化建设滞后

目前，城建档案信息化管理水平普遍不高，还有待进一步提升，主要表现在：有的地区计算机管理城建档案只达到目录级，还没有达到文件级，管理对对象还停留在传统的纸质档案；个别地区还没有安装城建档案管理系统软件；馆藏存量档案数字化进程缓慢；全市城建档案目录中心建设步伐缓慢；城建档案信息化人才支撑，档案信息化建设设备投入不足；数字档案还未实现通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、查询等等问题。

三、加强城建档案管理基础性工作的对策

（一）、以先进的信息技术为基础，打造出色的管理团队

先进的信息技术能够促进城建档案管理工作的系统化，引进信息技术就需要进一步实现信息化操作，而信息化操作需要工作人员强化学习，利用科学的设计来保障城建管理能够产生最大的效益。引入先进的信息技术只是一个基础工作，最重要的还是在此基础上打造出色的管理团队。打造出色的管理团队需要从两方面着手，一是引进专业技术强的优秀人才，二是对部门管理人员进行定期的培训。引进专业技术强的优秀人才可以通过各大高校相关专业的毕业生进行人才选拔，以此保障选拔人才的质量。对部门管理人员进行培训需要注重管理人员各方面的潜质，以此确保他们在工作中能发挥出最大的作用。

（二）、做好基层管理工作

档案工作者在工作当中首先就是要妥善管理档案，管理质量直接会影响到档案的使用质量，它起到了重要的纽带作用，它也是基础工作中最为重要的成果，在工作中要转变以往保守的重视管理但是轻视利用的观念，主动为档案信息的使用者提供优质的服务，按照档案管理的相关原则来说，应该充分的考虑到当地的档案工作实际，制定一个切实可行的措施，这样才能真正的做好档案的整合和管理工作，为日后档案信息的使用也奠定了良好的基础，在实际的工作中，对相关环节必须认真的落实，还要以最积极的态度来面对自己的日常工作，同时还要对室内的温度进行有效的控制，不能让纸张受潮，否则就很容易出现变形的现象，这对长期保管纸质档案是非常不利的，所以一定要在指定的地点进行阅览，还要制定相应的借阅制度，这样才能保证其合理的利用。

（三）、开展数字化建设工作

城建档案包含了巨大信息，为了使这些信息服务于城市管理、为领导层提供决策参考，实现城建档案价值的最大化，开展数字化建设，用有效手段优化、整合这些信息是不可缺少的。我市城建档案馆为在推动城市发展中占一席之地，经过多次探讨、调研后决定开展数字化建设工作。一方面通过招标采购一套硬件设备及城建档案管理系统，构架自己的网络环境，制定标准化管理制度，建立规范的城建档案信息中心。另一方面，开展馆藏档案的数字化工作。数字化的信息是建设的基础，主要从两个方面来收集数字化的信息：一是对已接收进馆档案，由我馆组织进行数字化。二是对未接收进馆的档案要求移交单位按照行业标准数字化后，我馆对其进行接收管理，从源头上解决档案数字化问题。

（四）、提高档案人员的素质

档案管理的相关工作人员要主动借助各种网络信息工具并加强学习，通过网络、图书馆等多种渠道搜集档案管理的相关资料，转变管理思想，结合成功案例，逐步提升自身的管理水平，通过培训的方式提升档案管理人员能力和素质，在培训过程中，要具有针对性和目的性，紧密结合相关档案管理人员的实际情况分门别类地进行，从而保障培训效果，全面提升档案管理工作人员的综合素质，为档案管理部门和企业提供必要的管理人才。

结束语

总之，以依法治档、科学管档为主题，提高全社会档案意识，加强档案干部队伍建设，完善城建档案工作体制、夯实城建档案基础业务建设、提升城建档案工作服务能力，为我市城建档案事业科学发展做出积极贡献。这样着力做好城建档案管理工作，才能适应新时期城建档案管理工作模式，实现高效、快速、科学发展，创造和谐健康的工作环境，又快又好推动城建档案工作的全面发展。

参考文献

[1] 卫红.适应形势抢抓机遇努力做好城建档案管理工作[J].城建档案，2014，05：33-34.

[2] 林艳.城建档案管理工作中法律意识的凸显[J].城建档案，2011，12：37-38.

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一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具，其首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足或较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案大多内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案数量越大，存在的类似问题就越严重。

从以上情况来看，我国目前还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知，要想提高档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷，实现案卷规范化

将那些组卷过厚或内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化档案管理、科学保管，而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合实际，规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各类档案保管的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以我们应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合自己著录工作的著录细则。

4.统一分类号，保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识、统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

5.规范题名，保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。我认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种（必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐。如果题名冗长，则删除多余的赘词。还要统一文种题名，“请示报告”等含义不清的文种，很影响检索的准确率。所以我们应将要求批复的文件写“请示”，不要求批复的文件则写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能，将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录，为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

三、加快数据准备，推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些保管时间较长的综合性档案来讲，由于档案案卷多著录工作，不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。我们在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有卷宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2.分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。

3.分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。对那些特殊形式的档案，如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

4.用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端。怎样取其利避其弊？我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题、分属关系。

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关键词：档案管理；现代化；基础工作

一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

档号不规范没有目录号一卷多册现象较多、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、档案管理基础工作存在的主要问题解决办法

（一）实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4.统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5.规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

（二） 加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2.分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

参考文献

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主要问题集中反映在以下几个方面：

1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

2、档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

3、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

4、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

5、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。

6、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、提高档案管理基础工作的建议

1、 结合实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

2、 统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

3、全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

4、重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

5、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

1、分门别类

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

2、分级次著录

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分清轻重缓急