毕业档案管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇毕业档案管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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1系统架构与技术分析

1.1系统架构

系统是基于Web的应用系统,涉及到业务逻辑、数据处理等内容,采用流行的三层B/S(Browser/Server)结构进行设计和开发,使不同的系统用户可以通过浏览器访问网站进行档案管理相关工作,能很好地实现数据共享。

1.2技术分析

本课题开发的在线高校毕业生档案管理系统采用B/S体系结构。

在客户端运行浏览器,提供用户接口,负责产生用户的请求,并接受WEB服务器传递的WEB页面数据;WEB服务器接收请求,将其转换为数据库服务器能识别的SQL语句,传递给数据库服务器,数据库服务器执行后将结果返回给WEB服务器,WEB服务器将结果生成浏览器识别的格式返回到客户端的浏览器上。由于采用互联网的相关技术,B/S结构的系统开放性好,易维护、易扩展。客户端浏览器只跟WEB服务器交换数据,数据安全性比较高。

2系统需求分析

针对于日常的毕业生档案管理流程,该系统需满足以下需求:(1)毕业生可以通过网络很方便地查询自己的毕业档案去向等情况,不受地域和软件的限制。(2)学校毕业生档案管理人员能对毕业生档案的有关信息进行有效管理,包括档案存放、传递、接收等,能够对遗留学生的档案进行有效管理。(3)学校毕业生档案管理人员能够凭自己的权限在网上对该系统内毕业生档案进行添加、删除、修改,检索,打印以及管理者权限等操作。(4)系统稳定,实用,可靠,能够按要求备份数据库。

3系统功能设计

由于本系统是面向特定的对象,所以用户进入系统先应该进行身份验证。根据不同的用户,进入到不同的管理界面,完成相应的功能。

系统的功能模块划分如下:系统主要由用户登录、系统管理、档案管理三大模块构成。其中系统管理和档案管理是本系统的中心模块。系统管理包括:用户管理、权限管理、数据维护管理、日志管理、系统辅助管理等主要功能。档案管理包括:基本信息管理、毕业信息管理、档案转递管理、遗留学生信息管理、打印功能、检索功能等。

普通用户实现的功能包括两部分:毕业信息提交及档案去向查询功能。而系统用户实现的功能则包括以下几点。

(1)系统管理功能:①添加删除用户以及密码的设置与修改;②用户管理:系统支持多级权限管理。系统管理人员可对系统信息进行维护、编辑、检索、打印并对系统进行数据库管理;普通用户仅限于档案去向查询;③信息维护:毕业生生源数据库的维护——按年度,每年一个毕业生生源数据库,进行毕业生生源数据库的汇总与修改;打印方式的维护——根据机要档案交接的需要,按毕业生档案机要转递去向的不同,能够分别打印发往外省、市的,本市、区的,本地人才服务中心的等档案机要交接单;④日志管理:系统日常使用记录,包括:用户名、IP地址、使用时间及使用的相关记录;⑤系统备份功能:系统数据按要求进行备份。

(2)毕业生档案管理功能:信息管理功能:提供毕业生档案管理基本信息的录入、修改,进行相应的数据编辑,以及毕业信息的审核,编辑;检索功能:对于系统用户,能以多种方式对毕业生档案的各种信息情况进行数据检索;对于普通,能在客户端计算机浏览器上通过网络数据检索,对毕业生档案信息进行查询,检索出满足条件的记录。客户查询前提条件是知道姓名及学号;打印功能:将档案转递情况WORD文档表格的形式打印并予以留存。

4数据库设计及系统实现

4.1数据库设计

根据高校毕业生档案管理的工作流程,依托网络,毕业生档案管理系统要处理的信息主要包括:(1)毕业生个人情况信息:学号、姓名、性别、专业名称、民族、身份证号、生源所在地、入学时间、学制、培养方式等;毕业生就业信息;(2)就业单位、单位所在地址、派遣时间、毕业去向、派遣报到证号、就业状况;(3)档案转递信息:档案处理情况——含档案邮寄地址、档案接收单位及部门、档案投递时间——毕业生档案转出所在高校的时间、档案邮寄号码——高校学生档案管理部门转递毕业生档案时的编号、档案机要编号——档案转递机要部门的邮寄编号、档案回执——由高校学生档案管理部门随档案转出,用人单位或人事部门收到毕业生档案后寄还的档案接收单据,这是毕业生档案归属的凭据;(4)遗留学生档案信息:学号、姓名、遗留材料内容、遗留原因、其他相关说明。

由于涉及到的数据量不大,所以采用了access数据库,设计完成了用户表、档案转递信息表、学生信息表、遗留学生档案信息表、就业信息表。

4.2系统实现

本系统基于平台开发,用2005作为开发环境,界面设计采用了Dreamweave,IIS作为Web服务器,数据存储采用Access,通过编程实现了系统的功能,系统中涉及的关键技术有:数据库连接、条件查询、备份数据库等,由于代码较为冗长,在此不一一赘述。

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关键词　高职院校　毕业生　档案管理

中图分类号：G715 文献标识码：A1 我校高职毕业生档案的管属部门及内含

高职毕业生的档案管理有的学校放在综合管理部门，实行综合管理；有的院校放在学生工作管理系统，由学生处统一管理；而有些院校放在各个学院、系部，实行分散管理。我校由各系专人负责、辅导员监管，毕业生提取档案需要携带毕业证、身份证、报到证等相关证件到系里领取。在特殊情况下，毕业生档案暂时不能转走，比如：处分未撤销缓发毕业证者；欠学费者；处分未撤销缓发毕业证者，成绩不合格者。监管学生档案的辅导员老师在学生领取档案时告知学生应该注意的事项有：第一，学生档案是个人的重要资料，不能在个人手里存放；第二，学生个人不得自行拆封，应由就业单位档案管理部门拆封等。

高职毕业生档案是指已经完成教育部、学校、各专业人才培养方案中所有需要完成的项目学生个人的干部身份档案。我校高职毕业生档案里面的内容有：高中学籍表；高考电子档案；学生党团关系；每个学期学生综合素质考核表；各种评优登记表；实习成绩考核表；毕业论文答辩开题报告；毕业论文答辩成绩单；毕业生登记表；综合成绩单；学生诚信档案；全国普通高校专科毕业生就业通知书等材料。

2 高职院校毕业生档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理意识不强，管理不规范

高职院校档案管理和建设主体的重视程度不够，意识不强，直接给管理工作带来困难，也造成档案管理中的混乱。在实际工作中，存在着轻视此项工作，不少档案管理部门只遵循下发的《干部人事档案材料收集规定》，并没有形成自己的档案细则和规定。在执行过程中，存在不及时归档、乱归档等现象，档案不能避免有丢失情况，等发现后再补材料和档案，造成和原始材料的不一致。有的学校档案管理者不固定，这直接造成管理混乱，导致人事档案缺乏严肃性。

2.2 口袋档案和弃档现象逐年增多

口袋档案是指毕业生拿到自己档案后，没有将自己的档案放到所任职单位档案管理部门，也没有放在档案的人才中心，就直接放在家中，这种现象的产生一方面是因为毕业生急于就业，并没有签订正式的劳动协议，另一方面也有不少是用人单位并没有档案存放部门。也有的高职毕业生为了自己以后方便换单位——跳槽，档案直接就放自己“口袋”里。甚至有些毕业生毕业以后长期将档案放在学校，好像“永远”没有档案一样，增加了学校档案管理者的工作复杂度。

2.3 档案管理手段陈旧落后，设备不先进

由于高职院校对档案不够重视，管理投入有限，有的院校没有专门的档案管理部门，有许多档案管理人员是身兼数职，没有将全部精力放在档案管理工作中，对任课老师、辅导员和学生档案填写材料归档不及时，目前大多数高职院校仍以传统的手工操作为主，整档材料繁琐复杂，加上每个学期都有新资料加入，归档人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆装订等大量工作，没有时间考虑开发案宗的内在信息，计算机现代化管理并没有派上用场。

2.4 档案私拆、涂改、丢失等不良现象存在

有的毕业生拿到档案以后，马上想知道这个袋子里装的是什么，尤其在意在校期间一些表现，比如：教师评语、思想品德、毕业答辩成绩等，在没有听清辅导员老师或者档案管理员的要求和强调时，就已经将自己档案袋打开，甚至有些看到自己的表现和成绩不算优秀，立刻就拿起笔将自己的档案材料涂改，还有部分同学在学期间表现不是太优秀，个别学生就想到了弃档或者将自己档案弄丢等等。

2.5 高职院校档案管理者档案转交和查询管理不规范

高职院校还没有形成统一的标准，造成发放档案的过程随意性很大，很不规范。有些学生的档案采取机要传递方式，有些采取校方送达，有些学生直接将档案带走，也有不少是请人呈交等等。形式的不统一造成档案发放的混乱，有时会出现“人在档案无”、“档案有人无”等问题。

3 高职院校毕业生档案管理工作完善措施

（1）加强领导，保证毕业生的档案质量。学校应该统一各个部门各个学院系部意见，综合讨论人才培养方案，制定全校统一的载入学生档案材料的全部内容，做好对外宣传等工作。另外，各学院、系部、各专业、各班级针对自己的特殊情况，研究完善入载档案内容，做到档案个性化、特色化，将系部和专业宣传出去。规定学校专门派一名领导直接挂帅管理，各学院各系部各班级有专门的档案管理人员。

（2）重视宣传，强化学生的档案意识。从教育入手，使学生重视个人档案。使学生从入学教育就懂得档案的重要性，跟学生介绍档案中存放的材料都有哪些，这些材料是过去的一个写照，只有历史是不能更改的。毕业生应树立“人往哪里走，档案跟着走”的原则，对于以后自己的工龄、保险、升迁、转正定级等方面都有好处。

（3）提高档案管理者的认识，加强档案管理者的素质提升。从树立责任心和端正工作态度开始，档案管理者必须有较强的保密意识。学校应经常组织档案管理校内外的培训交流，全面提高档案管理者的素质，从技术手段上提高管理档案的科学性。

（4）完善制度，完善档案管理的各项制度。比如：建立台账制度，归档人员使用记录、材料补充填入记录制度等。每学年进行学校档案管理评比活动，及时表扬先进，对表现不足的环节提出建议，进行修改。每学期定期进行补充材料，归档材料入档，毕业学期进行全面大检查，进行查漏补缺等工作，保证毕业生档案质量。

（5）提高档案管理的手段和方法，对档案进行科学管理。在现阶段中各高职院校档案管理手段比较陈旧。我们如果认识到纸质档案管理的弊端，花费的人力、物力、财力较大。如果我们推行或者实施纸质档案、电子档案的双套式管理，这样可以满足本地利用和异地利用并举，切实提高服务意识。

总之，高职院校毕业生档案管理的好坏，直接影响到学校的声誉和学生个人的切身利益。作为高职院校，档案管理工作者应该不断提高收集、整理、保管、利用、传递等方面的本领，做好管理的科学化、规范化，为学校服务，为毕业生和用人单位服务。

L芑鹣钅浚?010年校级课题《高职生就业抗挫力培养研究》的研究成果；2011河北省教育厅课题《高职高专学生就业抗挫力培养路径研究》的前期成果，课题编号S2011214

参考文献

[1]　韩振英.论高校学生档案管理与大学生就业[J].中国成人教育,2007(3).

[2]　尹恒宁.高校毕业生档案对大学生就业的影响[J].重庆科技学院学报(社会科学版),2009(5).

[3]　李瑛.高校毕业生档案管理工作中存在的问题与建议[J].实践与探索,2010(7):255.

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【关键词】高校毕业生人事档案管理对策与思考

随着我国市场经济的发展,我国教育体制和用人制度进行了相应的改革,国家培养人才的方式方法发生了很大变化,大中专毕业生的就业制度改革也不断深入,打破了人才由国家培养,统一分配的传统做法。取而代之的是供需见面、双向选择、择优录用的高校毕业生就业工作新机制。随之而来的是高校毕业生的人事档案管理的管理机构、档案内容、转递渠道、管理方法、开发利用、重视程度等各方面出现了很多与市场经济发展不协调的现象,出现了随意涂改档案内容、档案自我管理、由于企业破产造成档案丢失、企业员工不能办理退休、因为档案内容不全不能够办理社会保险缴纳、转移等诸多问题,大大制约了高校毕业生的就业与合理流动。近期,就进入我市就业的高校毕业生采取了座谈交流会、书面统计和实地调查形式,对高校毕业生人事档案管理的情况进行了深入调研。

1我市高校毕业生档案管理工作现状

高等学校毕业生档案是毕业生政治表现、学习成绩、个人特长、身体状况以及在校奖惩情况等综合记录,是用人单位了解毕业生,挑选人才,合理使用人才的重要依据。我市人力资源行政管理部门高度重视高校毕业生的人事档案管理工作,东营市毕业生就业办公室和东营市人才服务中心是专门负责我市生源毕业生和来我市就业的大中专毕业生就业服务的专门机构。主要服务范围是学生报道、档案转递、就业协议签订、就业培训、创业扶持、三支一扶考试、职业介绍、社会保险缴纳等一系列针对毕业生就业的管理与服务工作。2009年,我市接收高校毕业生共计有12108人,登记就业10590人,未就业1518人,就业率达到87.5%。

2存在的主要问题

(1)管理机构不统一

我市现管理高校毕业生档案的部门大致有五类机构:一是考取了机关事业单位的高校毕业生,由用人单位上级行政部门进行管理。二是未就业或到非公企业就业的高校毕业生由人力资源和社会保障部门所属的人才服务中心和职业介绍中心管理;三是师范类高校毕业生由教育行政部门进行管理;四是具有人事管理权限的国家企业或国有控服企业,例如:国有四大银行、商业银行、保险机构、电力部门等。五是由于学校和学生个人的原因,还有相当数量的学生档案目前还存放在原学校、学生个人手中或非公企业人力资源部。

(2)转递渠道不规范

现在高校毕业生的档案大部分由学校直接寄往学生毕业前所签约单位所在城市的高校毕业生就业机构,然后再由毕业生就业机构根据高校毕业生毕业生所签约单位所在市县区将其人事档案转递至所在市县区人才服务机构。有的高校为了就业率,直接将学生档案寄往学生所签约用工单位。过了几个月这个学生要求到其它企业工作时,企业把档案扣住,造成严重混乱。有一部分在学生毕业前将档案让学生自带回家。有一部分学生档案由于各种各样的原因滞留在原就读学校。

(3)档案内容更新不及时、内容简单、档案内容与档案相对人不统一,个别有不真实的档案材料。笔者在整理档案过程中,发现同是研究生毕业的学生,有的有毕业设计书(论文)和学位认定书,有的档案没有这类材料。有的一份人事档案里面有两名毕业生的人事档案材料。还有的内容十分单一,就三五张纸,没有任何参考价值,特别是高职类或技工类学校毕业生的档案内容,很不完善。转入人才服务机构的学生档案,后续档案材料不全面,无法依据档案材料为其出具社会化证明材料。

(4)学生的档案意识不强,认为“可有可无”。有的学生毕业十几年了,还不知道自己的档案在哪儿,也不知道评职称、缴保险、考资格证等各项社会化人才服务项目,结果耽误了自己的职业发展。

3对策建议

(1)统一管理机构,从制度上避免高校毕业生档案多头管理的现状。大部分高校毕业生毕业后分布在在非公有制企业,属流动人员范畴。人发【1996】118号《流动人员人事档案管理暂行规定》明确:流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位和个人不得擅自管理流动人员人事档案。流动人员人事档案管理遵循“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。此《规定》的颁布明确了高校毕业生档案的管理机构就是各地人才服务机构,其他任何机构不得擅自管理高校毕业生人事档案,这为高校毕业生人事档案价值的实现提供了制度保证。下一步工作中必须加强人才流动服务机构的档案管理职能,加强人才流动服务机构与毕业生就业部门的工作衔接,切实维护高校毕业生人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才的合理流动。

(2)统一转递渠道,从源头上杜绝高校毕业生档案管理混乱的局面。现在高校毕业生就业或未就业都必须在高校毕业生就业信息网上注册个人信息后,才能够离开学校。所以各级各类学校、各级毕业生就业管理部门要充分利用高校毕业生就业信息网,在学生网上注册时,提前告知学生将其人事档案转递到工作单位所在地人才服务机构或户籍所在地人才服务机构,其他任何机构不得接收学生档案。然后各级人才服务中心再根据实际情况再细分到县区人才服务机构。这样就不会出现学生找档案,档案找不到当事人的情况。学生毕业后,用到人事档案时,会自觉到当地人才服务机构来完善、查询、利用自己的人事档案,充分发挥人事档案的价值。

(3)提高档案意识,拓宽服务内容,发挥档案价值。高校毕业生人事档案是人才信息的重要载体,准确、齐全、完整的毕业生人事档案,历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映毕业生综合素质的最重要依据。所以各级各类学校要重视学生在校期间的表现,本着对社会负责、对学生负责的态度,及时准确的将学生本人的各类档案材料归档。为学生走向社会做好做一些必要的准备。比如学生在校期间的荣誉、参加社会活动的证明、毕业论文设计等等,为用人单位提供必要的参考。人才服务机构也应该适应新形势发展,就需要对人事档案的内容进行调整,不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等内容,更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。创建能力档案,重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。

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引言

档案管理不仅能够起到保护档案的作用，更能够延长档案的使用寿命，进而使档案存在价值得到发挥。档案管理工作中需要进行分类、编号，以便于管理和使用。高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是记录高等人才信息的第一手资料。新时代背景下人才已成为最为宝贵的资源，人才能够为企业创造更多利润和财富，是企业持续发展的源动力，毕业生档案是人才选用的重要参考。但随着近些年我国高校扩招政策的实施，高校毕业生人数越来越多，毕业生档案数量和信息量越来越大，高校毕业生档案管理、转递工作面临挑战。当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，各方面都有待完善。

一、高校毕业生档案管理、转送工作的意义

高校毕业生档案属于既要文件，记录了学生主要经历、政治面貌、社会关系、学历职称、个人信息、工作履历表等信息，具有法律效益，是毕业生社会活动的重要依据。毕业生档案由学籍档案转换而来，由学校交转递毕业生就业单位或人才交流机构管理，若无就业单位则由学校免费保存两年。毕业生档案转递需要按照《就业协议书》签发《报到证》，完成转递档案[1]。若就业单位是国有企业或企业事业单位那么档案转递到工作单位。如果是非公有企业，那么档案转递到人才交流机构。若离校未就业，则转递到户籍所在地。对于高校毕业生来说不论考研、出国、就业都需要用到档案，如档案丢失便无法办理相关证明。对于企业来说，通过毕业生档案，用人单位可以对学生基本情况有一个初步了解，是用人的重要依据。可见做好高校毕业生档案管理、转递工作的重要性和必要性。

二、当前高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题

（一）缺乏对高校毕业档案特殊性的重视

高校毕业生档案与其他档案不同具有一定特殊性，有着流转速度快、流动性强等特点，管理复杂性要远远大于传统档案。通常情况下毕业生档案多保存在生源地、用人单位或人才交流中心。但近些年，我国毕业生跳槽率明显增大，档案管理、转递工作面临着新问题、新情况[2]。但当前我国在高校毕业生档案管理方面并没有正确认识到毕业生档案的特殊性，工作开中存在着不重视、敷衍应付等现象，管理方式粗放，一些时候甚至不能保障毕业生档案完整性。

（二）不规范

虽然我国已了《高等学校档案管理办法》，但仍没有具体且具有可操作性的高校毕业生档案管理规定，当前我国在高校毕业生档案管理、转递工作方面，管理体制十分混乱，并且缺少专职档案管理人员，管理人员多没有接受过专业档案管理的系统培训，并不具备专业档案管理技能和知识，这严重影响了档案管理、转递工作效率和质量，在档案收集、整理、归档等工作中时常造成学生档案的遗失、损坏。

（三）管理方式落后

随着我国高等教育招生范围的不断扩大，高校毕业生数量大幅度增加，档案信息量越来越大，档案管理、转递工作复杂性也随之提高。但当前大多机构在高校毕业生管理中仍停留在老模式、老思路当中。当前不仅学生档案信息化程度不高，且管理中也缺乏对信息技术的运用[3]。传统人工管理模式已无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，传统人工管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。

三、高校毕业生档案管理、转递工作改进思路

（一）正确认识高校毕业生档案管理、转递工作

想要提高我国高校毕业生档案管理、转递工作质量，就必须正确认识高校毕业生档案管理、转递工作的特殊性，提高对毕业生档案管理、转递工作的重视，积极改革毕业生档案管理、转递工作，为其开展创造有利条件，加大投资力度强化对信息技术的应用，构建现代化管理工作模式，从而实现高校毕业生档案信息化。信息化管理不仅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可备份，不易丢失。

（二）健全管理制度

高校毕业生档案管理体制混乱，档案管理、转递工作有效性差和缺乏必要的管理制度有着直接关系。想要提高高校毕业生档案管理、转递工作水平，就是建立起科学、合理、规范，符合毕业生档案管理特征的管理制度，通过制度保障毕业生档案管理、转递工作的顺利展开，利用制度增强工作人员责任心，提高工作有效性。制度不仅能够为毕业生档案管理、转递工作开展提供依据，更能够有效协调各相关部门工作，使毕业生档案管理、转递工作有条不紊的开展。

（三）提高管理工作人员综合素质

档案管理人员是毕业生档案管理、转递工作开展的核心力量和前提基础。如果管理人员自身不具备过硬的专业知识，便很难保证工作的顺利开展。提高高校毕业生档案管理、转递工作质量，必须要从工作人员抓起，工作人员素质直接决定管理效果和管理有效性。所以必须要先提高工作人员自身素质，通过多种学习方式，使其熟练掌握毕业生档案管理技能和知识，保障毕业生档案管理、转递工作的有效落实。

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近些年来，随着高校扩招力度的逐步加大，毕业生人数日趋增多，其档案数量也在迅速膨胀，传统落后的档案管理方式已难以适应高校管理与发展需求，极大地制约了毕业生档案管理效率的提升。随着网络信息技术快速普及，借助于ASP技术的应用，构建毕业生档案管理信息系统，不仅极大地提高了管理效率，便于毕业学生随时关注档案去向，还推动了高等院校毕业生档案管理工作迅速迈入新台阶。

1 ASP 技术

ASP是微软公司所开发的类似于HTML、Script、CGI三者的结合体。较HTML而言，ASP程序编写更灵活方便，是在Web服务器端运行之后，将结果通过HTML的方式传至客户端浏览器中，因而较其他脚本语言要便捷、更可靠。通常而言，ASP技术的开发工具很多，有助于迅速开发系统。此外，较CGI而言，ASP包含HTML标签，可对数据库进行直接存取。ASP是一项十分实用的技术，属于发展较为成熟的开发技术。核心技术支持组件、对象技术，采用ASP组件及对象技术，用户可直接采用ActiveX 控件，就对象方法、属性等进行直接调用，继而实现各种功能。

2 系统需求分析

毕业生档案管理信息系统主要针对的是毕业生信息加以管理和分析，以便为管理人员提供必要的支持。系统特征如下。

1）要求系统界面直观而优化，便于操作和使用，能够最大限度地减少用户数据输入，富有亲和力，使画面输入尽量接近实际情况，保持界面的一致性，使用户始终采用相同的方式进行操作，并能够结合用户的需求，把握好任务的进展；界面必须具有容错功能，以免由于操作失误致使数据错误录入。

2）具有复杂的信息结构。毕业生管理均以信息工作作为主要内容，而毕业生档案信息较繁杂，因而导致信息结构复杂。

3）面向对象的多层次化。毕业生档案管理信息系统，主要服务对象即毕业生管理人员，但实际开展毕业生管理的人员具有多层次性，从校长、学生工作处到各院系管理人员、辅导员等，要求系统面向多层次服务

对象。

4）具有安全灾难恢复功能。系统应利用授予权限，对程序使用加以控制，保障用户正常操作，利用备份、恢复等方式，确保数据的安全性。还必须加强日志管理及病毒防范等。

3 系统框架的构建

毕业生档案管理信息系统采用的是B/S结构模式实现的，见图1所示。

首层，即客户浏览器，属于连接用户与系统的接口。用户利用诸如IE等通用浏览器进入系统；第二层属于Web服务器，用以启动进程，对用户端请求加以响应；第三层是数据库，利用ASP技术，对数据库内所动态产生的HTML代码加以调用，并将处理结果嵌入系统，传送至用户端浏览器中。

B/S模式将三层结构分别划分为三个独立单元，即显示层、逻辑层、数据层。其中，显示层同用户开展交互，将用户请求利用中间层组件，传递至逻辑层，逻辑层组件借助于SQL等方式，向数据层发出数据或资源请求。由数据层将数据传至逻辑层，再由逻辑层传至表示层。各层均有相应的功能，各层均可独立加以修改，也不会对其他层造成影响。各软件在B/S结构的基础上进行开发设计，利用逻辑层，实现界面与数据访问之间的相互独立。显示层、逻辑层、数据层分别在客户端浏览器、Web服务器及数据库服务器上进行运行。

4 功能模块的开发与设计

在需求分析基础上，结合系统设计目标，最大限度地提高毕业生档案管理信息化水平，以便其对自身档案情况进行查询，或同档案管理人员展开交流。具体而言，毕业生档案管理信息系统包括如下模块。

1）权限管理模块。系统借助于ASP技术，于Internet网络上进行运行，因此，要求系统具有良好的安全性。系统开发过程中对数据的安全性出发，构建了该模块，由管理人员负责对其他用户授权与操作加以科学管理。

2）信息查询模块。基于网络基础，对毕业生信息，如就业协议书编号、学号、姓名、籍贯、毕业时间等信息进行查询，以便用户及时掌握档案情况，例如，档案是否仍为学校保管、档案寄送单位等情况以及毕业生档案保管期限、邮寄途径及时间、相关资料借还，等等。

3）档案咨询与留言模块。该模块实现了档案的科学化管理，以便毕业生及时针对档案政策进行咨询和留言，例如，如何进行档案托管或办理传递手续等。

4）档案信息录入模块。由管理者将毕业生档案信息及数据录入该模块，录入过程中，在Web页面可结合情况将档案信息加以输入，使用户于客户端对信息进行查询。

5）档案查询模块。该模块便于管理人员对档案信息加以管理，也为毕业生开展档案信息查询，明确管理情况提供了支持。

6）档案信息修改模块。该模块为管理者及时更新、档案管理信息提供了支持。

7）咨询管理模块。用于管理者同毕业生展开信息交流，实现有问必答，及时对常见问题及意见加以反馈，以便提高档案管理水平。

8）信息备份模块。定期对档案管理信息进行备份，要求管理者必须定期将数据刻录于光盘，实现异地备份。

5数据库设计

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一、高校毕业生档案转递的重要性

人事档案管理是我国人事管理制度的鲜明特色之一，而高校学生档案是真实记录了大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践活动，是社会用人单位筛选人才的重要依据。伴随着社会对于档案管理重要性的不断增强，高校必须重视并及时处理数量众多的高校毕业生档案， 按照国家相关人事管理制度进行规范化转递，将高校毕业生档案及时准确转递到相关接收单位，以免影响毕业生就业升学报到时间，更好的保障高校毕业生合法权益。因此，做好高校毕业生档案转递和查询工作，是我国人才强国战略的物质基础和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校毕业生档案转递工作存在的主要问题

（一）高校管理人员对毕业生档案转递工作不够重视

目前，我国高校管理人员将主要时间和精力放在对学生的教学管理上，而对于大学生档案管理工作仍然缺乏足够的重视，尤其是对于高校档案管理工作的最后一个流程，即毕业生档案转递工作更加不重视。与此同时，高校学生档案管理工作人员本身对毕业生档案转递工作的意识较为淡泊，错误地将其作为一项辅工作，认为只要在学生毕业之后将其档案转递出去就和自己没有任何关系了。

（二）高校毕业生档案管理工作无序而发生各种错误

在高校毕业生档案转递工作中，大部分学校都会严格按照国家相关规定进行学生档案转递。由于许多高校基层单位并没有专人负责学生档案管理工作，一般都是由辅导员和部分学生负责毕业生档案转递工作，再加上毕业生数量众多且时间仓促，从而使得许多学生的档案材料出现不齐、错放、错寄的现象。同时，许多学校违反相关管理规定，让毕业生私自查看和自带档案材料，进而影响了档案材料的保密性、严肃性和真实性。最后，由于许多毕业生提供给学校的档案转递单位和地址不蜃既罚使得毕业生档案投递工作难以正常开展，容易发生档案材料丢失的情况。

（三）档案接收单位档案管理工作不规范而带来不便

由于高校毕业生档案转递工作都是集中在一个时间段转寄给毕业生档案接收单位，从而使得档案接收单位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上许多单位档案管理工作人员普遍缺乏相应的专业档案技能，从而降低了毕业生档案管理工作的规范化程度，进而给日后档案查询和利用带来诸多不便。与此同时，由于毕业生档案查询时间相对集中，再加上档案信息化水平不高，从而使得人才交流中心在工作效率和服务效果一时难以完全满足社会公众的需求。

（四）高校毕业生档案转递与查询管理手段相对落后

目前，许多高校在进行毕业生档案转递和档案查询时仍然使用原始的手工操作方式，不仅费时费力而且容易出错，尤其是一旦碰到毕业时间较久的同学回来查找档案材料时更加困难。这种落后的管理手段不仅消耗大量的人力财力，而且在一定程度上制约着毕业生人事档案资料的开发利用。应该说，计算机等先进技术在毕业生档案转递与查询中的潜力并没有得到充分发挥。

三、新形势下完善高校毕业生档案转递工作的优化策略

（一）不断加强高校学生档案意识的宣传力度

为了更好地帮助高校毕业生正确认识到档案的重要性，学校应该重视并不断加强档案宣传工作力度。在高校毕业委，学校应该通过讲座、班会、印发手册以及宣传栏等多种有效途径对毕业生进行强化宣传，帮助毕业生正确认识档案对于自身以后发展的重要作用、档案材料需要包括那些详细材料、毕业生档案的保管和转递等档案常识，从而使毕业生形成正确的档案意识，从而更好的配合学校开展毕业生档案转递工作。与此同时，政府主管部门也应重视普及全民档案意识，对毕业生档案接收单位以及档案管理部门开展各种形式的培训，从而不断增强全民档案意识以保证高校毕业生档案转递工作的顺利开展。

（二）不断完善高校毕业生档案法律法规建设

近年来，伴随着国家对档案管理工作的不断重视，相关的部门陆续制定了《高等学校档案管理法》等法律法规。但是，目前对于高校毕业生档案转递问题并没有相应的法律法规加以管理和规范，使得各个相关部门仍然按照自己的习惯做法开展毕业生档案转递工作。为此，相关部门应在《高等学校档案管理法》的指导下，从实际情况出发，尽快出台专门的法律法规，或者对现行法律法规进行合理的修订，以确保高校毕业生档案转递工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校毕业生档案管理规章制度

针对当前我国高校毕业生档案投递工作中存在的诸多问题，高校应从学生档案的特点出发，进一步和各地市人事部门和人才交流中心进行合作，对已经出现的问题进行查找，并提出相对应的解决策略，逐步建立和完善高校毕业生档案管理规章制度。进一步明确高校档案管理人员的工作职责，从而保证高校毕业生档案转递工作做到有据可依、有规可循，确保每一个毕业生档案的完整性及投递的准确性。

（四）对档案管理人员开展专业档案业务培训

作为高校毕业生档案转递工作主体的档案管理人员，其本身的档案综合业务能力对于做好毕业生档案的收集、整理和传递工作的顺利完成起着决定性作用。目前，负责高校毕业生档案转递工作主要由学校档案工作人员以及学生辅导员来负责完成，而档案接收单位则通常由临时聘用人员来负责完成，由于大量的非专业档案管理人员介入到这项工作中，因此有必要对这些参与者开展专业档案业务培训，在加强他们的责任心的同时提高其档案管理业务能力。

（五）加强高校和人事机构间交流与沟通

因为高校毕业生档案最终会转递给社会人事机构进行人事管理，因此应该在不改变毕业生档案管理主体的情况之下，不嗉忧扛咝5蛋腹芾聿棵藕蜕缁崛耸麓理机构之间的交流与沟通，使两个不同档案管理主体可以在毕业生档案料、管理方法、转递形式以及交接流程等方面进一步达成共识，从而使得高校毕业生档案交接工作方便及时，进而有力保障转递工作的顺利开展。

（六）建立毕业生档案转递信息管理查询系统

伴随着高校信息化水平的不断提高，作为学校公共服务体系重要组成部分的学生档案服务管理部门，必须紧跟时展潮流，加快档案管理工作的信息化建设进程，建立高校毕业生档案转递信息管理查询系统，从而实现档案管理的电子化数据对接转换，提高毕业生档案转递工作的准确性和及时性。在学校档案管理部门或者学校就业网站设置毕业生档案转递信息管理查询窗口，每一个毕业生可以在任何时间和地点随时登陆网站进行实时查询，从而极大地方便毕业生跟踪查询自己的档案去向。

（七）建立健全毕业生档案转递查询反馈机制

首先，高校应及时催促毕业生档案接收单位在收到学生档案材料之后及时将档案接收回执寄回学校档案管理部门，同时对于返回的档案接收回执应进行及时进行整理和收集，对没有及时寄回档案接收回执的用人单位应想办法督促其尽快办理。同时，学校还应对于那些被退回的毕业生档案进行及时归档，并录入到毕业生档案转递信息管理查询系统，以方便毕业生进行网络查询。其次，毕业生档案接收单位如果出现“人档不符”等问题时应及时和高校档案管理部门取得联系，及时查明问题的原因并采取措施。最后，毕业生到就业单位报到之后，应主动查询自己的档案是否已经顺利寄到，如果在毕业三个月之后仍然没有寄到的话就应及时和学校进行联系，以查询自己档案的去向。

综上所述，不断完善和规范高校毕业生档案传递工作是保障毕业生合法权益的大事，同时也直接影响着毕业生人事档案积极作用的充分发挥。新形势下高校毕业生档案相关管理部门应不断加强高校学生档案意识的宣传力度、不断完善高校毕业生档案法律法规建设、逐步完善高校毕业生档案管理规章制度、对档案管理人员开展专业档案业务培训、加强高校和人事机构间交流与沟通、建立毕业生档案转递信息管理查询系统和毕业生档案转递查询反馈机制，切实把高校毕业生档案转递及查询服务工作做好。

参考文献：

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[3]张美珠.大中专毕业生档案管理、转递问题浅析[J].人力资源管理，2012（07）：182-183.

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随着信息化技术的发展和使用，高校的政务管理和学籍管理也逐步信息化，给高校日常管理带来越来越多的便利，提高工作效率。然而，大学生档案管理却还延用着传统纸质档案的管理模式，档案管理员工作理念还停留在档案“看管”的层面，不能发挥其为就业服务的功能。目前，我国的高等教育已经进入了大众化阶段，大学生的就业压力越来越大，已成为社会关注的焦点。依托信息化技术，建立大学生电子档案信息系统，为大学生与用人单位提供交流平台，发挥大学生档案为就业服务功能具有深远的意义。

一、传统档案管理在就业服务中的现状分析1.管理模式落后，制约其就业服务功能经过企业走访调查发现，除了国家政府机关、大型国有企业比较重视应届毕业生入职前的档案查阅外，众多的民营企业和私营企业很少在招聘时进行案查阅。档案查阅更多是放在入职后或是转正时，档案利用滞后情况严重，不能真正发挥其为就业服务的功能。究其原因，主要与我国学生档案管理模式有关。其一，高校学生档案管理模式及观念比较陈旧，档案管理员对档案管理只停留在“看管”的层面，很少对企业开放学生在校档案查阅服务。如果企业想查阅学生档案，则必须向各高校就业指导部门、系部、档案室等相关部门提交申请，涉及部门多，手续繁琐；其二，根据我国人事档案管理规定，除国家机关、国有事业单位（或其上级单位），大中型国有企业单位有人事档案管理权外，一般私营企业、外资企业和合资企业是不具备人事档案管理权。因此，很多企业在招聘和录用大学生时，都很难有机会看到大学生个人在校期间的档案。档案功能只是停留在资料的收集，不能发挥其在就业服务的功能。2.档案内容陈旧，可利用率低目前，高校学生档案绝大部分还是延用传统的管理方式，档案内容陈旧，与社会需求脱节，可利用率低。首先，档案资料单一，内容陈旧。高校学生档案主要包括高校招生录取材料、党（团）材料、奖惩材料、学籍表、成绩单和体检资料等；其次，档案管理与就业市场需求脱节。高校档案管理人员大多不参与学生就业指导工作，他们认为自己的工作就是管理好档案就可以了，不会主动去了解就业市场，影响其对大学生档案在就业中的作用认识；再次，传统的纸质档案容纳信息有限，统一化、标准化的档案内容又使得档案管理流于形式，空洞无物，不能真实反映学生个性特征和个人能力。然而，用人单位除了了解毕业生的学业成绩和专业能力外，更想深入了解他们在校期间的综合表现。然而这些资料在传统纸质档案中无法记录，难以考察，致使用人单位无心去查阅毕业生纸质档案，纸质档案失去了原有的价值，降低了纸质档案的利用率。3.评价主体单一，缺乏可信度高校大学生档案评价延用传统评价方式，主要是学校对学生的评价，没有形成学校、教师和学生多种主体共同参与，交互作用的评价模式。这种评价模式由于参与主体单一，忽视了学生和教师的评价价值，容易出现评价的片面性。此外“档案优化”现象严重。个别高校则为追求高就业率，促使毕业生顺利就业，不惜为学生进行“档案优化”。例如，《高校毕业生就业推荐表》“优化”。《高校毕业生就业推荐表》是毕业生在校期间最为重要的综合评价材料，也是企业录取毕业生时的重要参考依据。但在院系推荐意见栏中，出现了不同程度的“优化”，或是使用统一的评价模板，评价不能体现个性差异。以上的行为在高校中屡见不鲜，致使档案信息的真实性大打折扣。这不仅影响到用人单位选拔优秀人才，而且干扰了毕业生就业市场的公平竞争。

二、大学生电子档案在企业招聘中的作用1.提高效率，降低招聘成本电子档案借助信息技术优势来管理每名大学生大学期间的成长档案，能详细地记录了每名学生在校期间的学习情况、奖惩情况、实践活动情况、心理情况及诚信记录等。企业在招聘时可以通过指定的网络端口进入学校毕业生资源库，可以快捷查询毕业生们的信息材料，并结合岗位职业能力要求设置筛选条件，从中筛选出符合条件的学生进行面试。这比一个个查看毕业生纸质材料或纸质简历更加便捷和节省时间，提高招聘效率，降低招聘成本。2.有利于用人单位全面了解学生综合能力面试是每个毕业生进入公司工作，获得就业机会的必经环节。用人单位通过和毕业生面对面的面试只能获得对学生的直观印象，而对于学生本人大学期间的学习情况、专业竞赛、社会实践和诚信等综合素质却很难以一时进行考察。大学生电子档案则系统记录着学生在校期间的学习、生活、实践和诚信等情况，可以更全面展示毕业生的综合素质和整体形象，有助于企业在招聘中更为直观而全面了解学生综合能力，提高招聘成功率。3.为用人单位与毕业生提供信息交流平台电子档案系统不仅可以反映学生本人大学期间的学习情况，同时还能完整，清晰反映学生品德表现、干部经历和社会实践活动等综合素质的情况，是毕业生学习成长的一个记录，也是非本人提供，是为他证的证据。其可以作为向用人单位自我推荐最具权威性的凭据，也是用人单位挑选人才的主要依据。高校通过建立在校生电子档案，并向合作企业开放毕业生电子档案查阅服务，使毕业生档案信息得以在毕业生和用人单位之间进行有效交流，有效地帮助毕业生实现就业，为用人单位与毕业生提供了信息交流的平台。4.提高“人―职”匹配度企业招聘的主要途径有：现场招聘会、内部选拔、网络招聘、推荐、中介、媒体等，当中效率最高为“推荐”。它的好处在于推荐者一般比较熟悉招聘企业的具体要求和待遇情况，同时对被推荐者的职业能力和综合能力也比较了解，所以在推荐人员时也会有的放矢。电子档案则类似于推荐者的角色，它可以根据企业的招聘要求，通过信息处理技术，在现有的毕业生数据库中“推荐”出与招聘条件高度匹配的毕业生供企业招聘。而经“推荐”选出来的毕业生，其个人的职业能力和求职意愿与企业需求吻合度也相对会高些，从而提高“人―职”匹配度。

三、完善大学生档案管理，发挥其为就业服务功能1.与时俱进，实现档案信息化管理21世纪是信息化时代，信息技术的运用给社会带来了众多便利，提高了工作效率。在高校的日常管理中，也逐渐运用信息技术进行管理。例如：高校的政务管理和教务管理工作均进行了不同程度信息化管理。然而，大学生的档案管理还延用着传统的管理方式，影响了学生档案在就业服务中的作用发挥。为了更好地服务于毕业生就业，大学的学生档案管理部门应当与时俱进，借签国外档案管理的先进技术，实现以计算机为主要管理手段的档案信息化管理。这不但能使学生档案管理更加规范化和有序化，极大地扩充大学生档案的信息量，还能为用人单位提供便捷、真实、可信的毕业生信息，使其更好服务于就业工作。2.转变观念，扩充档案内容要完善大学生档案管理，体现其就业服务功能，除了进行信息化管理之外，还要扩充档案内容，使其更加全面展现学生个人综合素质。要首先从观念上做转变，传统档案管理只是把学生档案看作是学生学籍资料的简单积累，到了毕业时才把所有的资料进行收集归档，这样的档案管理方式使得档案变成一个“静态”的资料袋，不能反映学生的全部，更不能体现学生的个性化差异。档案管理部门应树立新的档案管理理念，根据社会发展和用人单位的需求，扩充档案内容，为用人单位招聘高校毕业生提供更为全面、权威的信息。3.创新机制，实现全程化管理毕业前的资料集中汇总和整理归档是传统档案管理的惯例操作方法，档案管理员的职责只是简单的档案看管和毕业前的档案归档。这种传统的档案管理模式不能充分调动档案管理人员的工作积极性，影响其工作效果和为就业服务的功能发挥。为更好调动档案管理员的工作积极性，形成就业工作全员参与的工作机制，我们要创新机制，实现档案管理全程化。首先，建立以高考电子档案为基础的初期电子档案。2001年始，各省陆续实行网上高考招生，考生档案进入了电子化阶段。考生未进入大学之前，高校老师就可以通过考生电子档案提前了解每名学生高中期间的学习情况。这为辅导员和班主任老师进行新生管理、学生干部选拔和军训工作提供了便利。其次，建立大学生在校期间学习成长电子档案。在高考电子档案的基础上，为每位在校大学生建立个人学习成长电子档案，档案包括学习成绩、干部经历、奖惩情况、实践活动、心理健康、诚信记录、职业规划和师生评价等内容。详细记录了学生从入学至毕业期间每个阶段的学习、生活、实践和教育评价，真实反映学生的成长过程，有利于企业更加全面了解学生综合素质。最后，建立毕业生信息反馈档案。电子档案的好处在于方便管理和保存，学生毕业后电子档案还可以继续发挥其就业服务功能。建立毕业生信息反馈档案则是利用电子档案方便管理和保存的特点，便于高校对毕业生就业情况进行后续跟踪，了解市场对人才需求的要求，并根据反馈信息，在教学计划、教学内容、教学方法和手段等各个教学环节进行调整，主动适应人才市场，培养学生综合素质和基本技能。总之，在信息化时代，利用信息技术进行大学生档案管理，建立大学生电子档案，是社会经济发展要求，也是顺应用人单位的需要。它不仅提高档案管理效率，促进大学生进行职业规划，还为毕业生和用人单位提供招聘交流的平台，有利于毕业生就业，有利于用人单位选拔人才，同时还有利于促进高校自身建设。