档案电子化的重要性精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案电子化的重要性范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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［中图分类号］ G270.7 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）15- 0097- 01

档案信息的管理是指相关部门对档案实体和档案信息进行有效的管理并提供相应的利用服务等各项业务的总称。近年来，随着计算机技术的普及与发展，信息的电子化处理也越来越普遍地运用到我们日常工作生活中。一些企事业单位由于档案信息管理过于复杂，采用传统的人工管理方式，效率低下而且极易出现差错，而借助于计算机电子化技术，不仅能在很大程度上提高档案管理的效率，还能提高信息的准确率。随着市场经济的不断发展完善，加强档案信息的管理对于企业的发展有着非常重要的作用，因此，研究档案信息管理电子化的应用与影响，具有非常积极的现实意义。

1 档案信息管理电子化的优势和问题

在档案信息的使用过程中，信息的检索者最为关心的当然是最终呈现在他们面前的信息内容 ，而这些信息可能是来自于各个不同的文档，而把这些档案信息进行有效的综合，再系统地提供出来，是档案工作者不可推卸的重要责任。档案的管理事实上是一个去粗取精、去伪存真的过程，使档案最终的呈现必须具有系统性、真实性和价值性等多种特点，这样用户才能得到较为完善的服务。档案的电子化是档案管理的发展趋势。

1．1 档案信息管理电子化的优势

档案信息的电子化处理过程拥有许多不可比拟的优势。其一，它可以发挥现有计算机的潜能，提高计算机的利用率。经调查得知，我国基层的档案室很多都配备了计算机，但是这些计算机的开发功能却过于简单，而采用电子化处理档案无疑会发挥其现有的潜能，提高工作效率，并节约一定的资源。其二，以往的信息加工模式无一例外要经历选材、编辑、出版3个主要的过程，这样的工作过程历时较长，也会对档案应有价值的发挥造成很大的影响，而档案信息的电子化处理过程，编者可以直接通过机读形式的档案迅速完成相关的信息加工，快捷地出版二次文献。其三，实现档案信息的电子化之后，我们可以一次投入而多次的产出，可以从根本上摆脱信息加工受经费限制的不利局面。

1．2 档案信息管理电子化过程中存在的问题

档案信息管理的电子化在近些年得到了一定程度的应用与推行，但是在具体的应用过程中，依然存在一系列的问题，这些问题主要包括以下几个方面：首先，档案管理软件缺乏通用性。由于档案信息管理软件在型号和规格上存在很大的差异，时至今日也没有一个既可以进行文件检索又可以用于档案管理的处理系统，档案信息管理的进度受到了很大的限制。其次是我国到目前为止还没有建立一个达到数据交换机读目的的档案系统，档案管理和网络管理两方面的工作通常都是各行其是，缺乏配合，层次也不一样，这种状况不能适应档案信息资源共享的要求。再次，档案信息管理未实现标准化和规范化。档案信息自动化系统的功能并没有得到充分的发挥，而档案业务基础工作的标准化和规范化水平也非常差。最后，档案管理人员的素质较为低下。档案管理电子信息化需要相关的操作人员具备较高的层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作过程，但是从目前的情况来看，很多档案的部门缺乏高科技人才，而相关的复合型人才更加紧缺，很多的档案管理人员年龄较大，不愿意进行计算机知识方面的学习，过度依赖手工整理，尽管档案室引进了现代化的计算机系统，但却没有人灵活运用，也没能发挥其应有的实际效用，就更谈不上档案管理的电子化了。

2 档案信息管理电子化的应用策略

2．1 转变思想，提高领导者的现代化意识

在进行档案信息电子化的过程中，领导者的现代化意识和知识水平可以说是非常重要的决定性因素。我们可以看到，有的档案管理部门的领导具备一定的现代化管理意识，积极引进档案管理的电子化处理系统，而且也想方设法吸引相关的人才，档案的信息化管理工作开展得如火如荼，而相反，还有一部分领导，眼光狭隘，认识不到档案管理的电子化处理的重要性，也不重视现代化的办公应用系统，工作手段落后，人员素质低下，档案信息管理工作开展得较为滞后。因此，一定要转变思想，切实提高领导者的现代化意识和知识水平，从而推动我国档案信息的电子化进程。

2．2 谨慎选择技术路线

近些年来，信息科技取得了突飞猛进的发展，这也是技术革命的主要特征，目前微机工作站、服务器性能的提高以及应用软件的开发过程对我国档案信息的电子化进程有着非常重要的影响，在这种条件下，谨慎选择合适的技术路线是非常重要的，应该在单位积极推行先进的电子信息处理技术，促进经济效益和技术因素的统一发展。当前档案信息电子化存在的一个问题是，档案信息的电子化进程对于技术的因素要求很高，但现实的技术发展条件却无法满足这种要求，因此，要谨慎选择技术路线，通过不断提高技术水准来满足档案信息电子化发展过程中对于技术的要求。

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【关键词】物价局 电子档案 管理

随着我国信息化程度的不断推进，传统的手工管理方式已经无法满足如今管理的需求。因此，将传统的手工管理模式电子化管理转变成为相关档案管理及利用部门的迫切要求。物价局在经济发展、企事业单位的精神文明建设中发挥着重要作用。加快档案信息电子化系统建设是提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。电子化使得机读形式的档案信息具有真实性、有价值性，从而推进档案信息电子化建设的步伐。

一、物价局电子档案的特点

1有效性

由于物价局档案信息的涵盖面广泛，且多数的资料都是第一手资料，因此存档的信息有着很强的真实性和有效性。所存档的信息可以很好地反应一个区域的经济管理状况，在现实的使用过程中档案信息也有着极强的适用性。

2易损害

电子档案的信息需要依赖于载体的存在而存在。载体材料大多为磁性物质和光盘。光盘常用的记录易产生物化性质变化的材料。这些材料和磁性材料易与酸性、碱性物质发生反应、易出现磁道损坏等问题。尤其是紫外光足以破坏载体剩磁的稳定性。在信息的安全性上还有电脑病毒的严重威胁。在管理上，电子档案要遵循档案管理的基本原则进行收集、整理、利用和统计。另外还易丢失，物价局电子档案在网络环境中可能存在安全漏洞，极易造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的推广。因此，应该准备好紧急应对的方式以确保档案信息公开的安全性。

3使用方便

电子档案几乎无重量和体积可言，其可以将文字、图形、声音、影像等多种媒体信息搭配成电子档案的内容，使电子档案不容易丢失信息。纸质文件经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。电子文件的增、删、改等都很方便，而且改后保证了档案页面的整洁。与文件处理系统结合极大降低了档案管理人员的工作量。并且电子档案具使之对检索更加简单、方便。其次，能够实现资源共享。电子档案由于不受时间和空间限制，可以同时发给若干个网络终端，使利用者摆脱时间和空间的制约。

4唯一性

物价局档案信息不仅仅所涉及的内容面广泛，更加重要的是具有唯一性，其把整一个企业所涉及的信息资料都存入专门的档案管理中都是第一手资料，具有不可复制性。每一个信息资料有着较强的独立性，因此一旦出现丢失的情况会很难 修复和查找。因此，物价局电子档案信息的存档和保管需要更加地谨慎，才能更好地发挥其价值。

二、物价局电子档案管理的重要性

1电子档案是物价局管理质量的反应

电子档案涵盖了从调查开始到验收的全部信息，可以客观直接地反应整一个地区的经济运行过程。从某种意义而言，电子档案是物价监督活动直接作用下的产物，因此，可以帮助我们来检查某些企业或者是商家的运营情况。如果在使用过程中发现问题，可以通过电子存档的资料来找出相关的问题，来更好地发挥其有效监督的作用。

2电子档案质量管理与物价局服务管理是优化统一的整体

有利于掌握一个地区的经济运行过程，同时更好地明确了其中的责任利益归属以及经营中所涉及的所有细节问题，利于经营者把握更好地把握市场价格以及控制涨幅度。

三、物价局实现电子档案有效管理的途径

1加强人员管理

电子档案安全管理关键在于人员的管理，必须加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范非蓄意的人为疏失。对于利用档案信息者，先确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下确保电子档案的唯一性和公信力，同时要进行加密处理，电子档案存储设备必须只允许指定负责人员进入。

2提高电子档案规范化水平

档案信息电子化首要的是档案业务要规范，要推进档案电子化建设必须抓好档案规范化，把握好两者的辩证关系。

3构建行之有效的建设体制

新技术的广泛应用促进了档案事业的发展，但因档案工作有其自身的特点，网上利用档案文件信息的要求越来越高，档案部门应该根据“全国档案信息化建设实施纲要”，以扩大档案信息资源开发利用为目标推进档案资源信息管理信息服务网络化的进程，促进档案事业为改革开放和现代化服务。同时建立电子档案网站，方便百姓利用，电子档案网站是为百姓服务的，而不是仅仅是为档案专业人员服务的。网站建设应以用户需要为宗旨把利用工作做到实处。因此，档案网站应支持非正式用语的检索。

4强化电子档案的检测与维护

4.1减少信息丢失率

电子档案的记录载体会出现自然老化或磁性衰减的现象从而导致信息的丢失。因此每年至少应该进行一次，采用科学的采样方式检测载体外观上是否出现物理损坏或变形外表是否清洁、有无霉变现象，内容上进行修正或更新。

4.2采用先进的安全防护技术

一是身份验证， 为了防止无关人员进入系统应当在其访问之前对其身份的合法性进行验证；二是对文档进行加密保护， 对重要的电子文档采用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等来加密；三是安装防火墙，防火墙通过保护层强制性地使所有的访问或链接都必须经过检查，采用过滤技术、服务技术和状态监控技术等构建多层次的纵深型的防护体系。

总之，物价局电子档案工作要以改革求加强，以创新求发展，为我国的经济发展做出贡献。

【参考文献】

[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2008(9).

[2]冯万恒.电子档案与传统档案管理上的差异[J].兰台世界，2009(4).

[3]蒋萍萍.浅议电子档案保管与保护[j].科教文汇，200910

[4]吴艳玲吴文刚.浅议电子档案的保护[j]商业文化┭术版，2010（7）

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一、企业电子档案的形成与利用

 

(一)档案信息数字化

 

数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现，它为实现档案信息资源共享奠定基础。

 

(二)电子档案管理系统

 

电子档案管理系统具有简单、快捷和可以保持档案原始性的特点。为档案电子化提供了极大的便捷服务。电子档案管理系统一般都采用树形分类结构，使得它的权限控制灵活、简单;电子档案管理系统入库简单，并提供了入库前的浏览功能，它的界面要素简单，一看就会，无需复杂的学习过程;最主要的是它具有查询简单的功能，为档案提供利用，实现档案服务功能提供了举大的支持作用;对于没有电子版的档案，可以提供批量扫描、从而保持档案的原始样貌，对于已形成的电子档案可以提供快捷的入库管理功能。

 

(三)实现档案纸质化向电子化的转变

 

在企业档案管理过程中引进电子档案管理系统以及大型、高效的电子化仪器后，利用高效扫描仪将纸质的档案扫描成电子档案，扫描完成后，对扫描录入到网络服务器中的图像文件进行整理修正，并在网络数据库中建立相应的索引信息，从而达到电子档案的快速自动检索，并最终为查询客户端提供档案服务。

 

(四)电子档案的存储与利用

 

电子档案通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。

 

对档案部门来说，电子档案提供利用的方法有三种：即提供拷贝;通信传输;直接利用。

 

二、电子档案在企业档案管理中存在的问题

 

(一)档案队伍的素质与企业的发展还不相适应

 

历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前企业档案队伍整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。而档案管理人员的素质直接影响了电子档案在企业档案管理中的应用。

 

(二)企业的档案管理得不到高层领导应有的重视

 

很多企业的高层领导对档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和公司安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的。正是由于领导的不重视和部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持。

 

(三)企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员的负责

 

很多企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，档案管理人员的水平低下和频繁更替也造成了档案管理的断档。此外，相当一部分的企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。

 

(四)企业的档案管理的信息化建设滞后

 

首先，个别企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性，更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。其次，在多数企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。还有的企业虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。最后，电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。

 

三、推进电子档案在企业中加快发展的办法

 

(一)提高档案队伍的知识水平和管理水平，稳定档案管理队伍的结构

 

各企业应加强企业档案管理队伍的知识水平，通过不间断的培训和专业技术人才的引进来加强档案队伍整体技术水平和管理水平，并在企业内部建立健全档案管理培训制度和管理体系，保证档案管理人员的稳定性，促进档案管理队伍的建设。其中岗位培训是提高其素质的最主要途径，培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。

 

(二)加快档案信息化的建设，促进电子档案的发展

 

电子档案的发展离不开档案信息化的支持，只有不断开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动通过计算机网络为用户提供服务，并促进电子档案在企业中的利用和发展，才能充分发挥电子档案在企业中的重要作用。

 

(三)提高对档案工作的重视，推进电子档案的应用

 

企业中的档案管理人员是想将档案工作搞好的，但在实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。造成这种状况的一个很重要的原因就是企业领导的不重视、不支持。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须说服企业领导，让他们能真正的意识到档案管理的重要性，进而支持我们的档案管理工作。只有不断的提高企业领导对档案工作的重视程度，才能使档案工作在企业发展中得以快速、健康的发展。

 

(四)加大电子档案优点的宣传力度，普及电子档案的知识

 

只有在实际档案工作中，充分体会到电子档案的便利和快捷，才能促进电子档案的发展。电子档案的优点毋庸置疑，但不是人人都意识到，只有在工作中加大其的使用和宣传力度，普及电子档案的知识，使公众认识到电子档案的优点，才会有更多地人选择使用电子档案。

 

综上所述，电子档案在企业发展中将发挥出巨大的作用，只有不断加强电子档案的建设，提高电子档案在企业中的应用和普及程度，才能促进电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。

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引言

随着改革开放政策的实施，我国的经济得到了大力的发展，在这种情况下，档案在企业的发展过程中占有的地位就在不断地提升，如何对档案进行管理成为了一项重要的内容。而在当前阶段，档案的种类以及数量在快速的增加，内容更加的复杂，功能性更加的强烈，使档案在企业的发展过程中具有重要的意义，这时各个企业中就都建立了相应的部门对档案进行管理。而电视广播行业作为我国一个重要的行业，加强对档案的管理，使其在运行的过程中发挥出重要的作用，因此，加强对广播电视行业档案信息电子化管理进行研究，使档案能够发挥出更大的作用，体现出其应有的价值，为广播电视行业的发展做出重要的贡献。

一、广播电视行业档案信息电子化管理的优势

1.增加了档案管理工作的效率

在广播电视行业运行的过程中，为了满足社会的要求，新闻的种类以及数量在不断地增多，在这些新闻中，不仅仅信息的内容数量较多，而且内容的种类较为复杂，如文字类信息、视频类信息、音像类信息等，导致档案管理工作的任务量不断地增加。并且，在少数民族地区，由于多种因素的影响下，还是依然使用传统的手动管理方式来对档案进行管理，使管理工作的效率不高。因此，在管理时使用电子化进行管理，只需要使用计算机，就可以简单的将这一工作进行，改变了以往任务量大的问题，有效的增加了管理工作的效率[1]。

2.为档案的完整性提供了保证

在广播电视行业的档案中，包括的资料非常的丰富，包含了社会中的各个行业，无论是航空事业的研究、生物科技的研究等高端行业，还是人们的正常生活及低端行业，都会进行大量的报道。而少数民族地区的广播电视行业不仅要报道上诉的一些新闻，而且报道中还会体现出一些少数民族的特色，使档案的储存工作带来了难度，常常会出现档案缺失的问题。而使用电子化管理对档案进行管理，在第一时间将档案的信息输入到网络中利用先进的网络技术储存起来，为档案的完整性提供了保证[2]。

3.加强了档案的查找效率

在一些少数民族地区对档案进行管理时，使用的是传统的手动管理方式，在对档案进行利用时，由于档案的种类以及数量较多，在对档案进行查找时，往往需要进行大量的查找工作，需要花费大量的时间，使档案的查找效率不是很高。而使用电子化管理方式后，就可以利用计算机管理平台中对档案进行查找，有效的提高了档案查找的效率。并且，在查找时，还可以根据对全县进行设定，使档案更加的安全。

二、广播电视行业档案信息电子化管理在少数民族地区应用的策略

1.提升管理人员的综合素质

为了使电子化管理更好的在少数地区广播电视行业中进行应用，就要加强管理人员的综合素质。在电子化管理中，计算机作为其中最关键的使用设备，管理人员的使用情况，就会对管理工作带来严重的影响，因此就要提高管理人员的计算机使用能力，加强对管理人员进行相关的计算机能力培训，并且在考核结束时，还要对其进行考核，对考核不合格的管理人员进行再次培训或辞退，以使管理人员的计算机使用能力得到提高。同时还要对管理人员进行思想政治教育，使管理人员培养出正确的人生价值观[3]。

2.建立完善的档案信息电子化管理机制

在对档案进行管理时，具有完善的管理机制具有重要的意义，因此，就需要建立出完善的档案管理机制，在这一过程中，首先可以对当前的机制进行分析，将其中有效的部分筛选出来，继续对其进行应用，将无效的部分寻找出来，进行改善。并且，还可以借鉴一些国外的先进理念，去其糟粕，取其精华，形成适合我国国情的电子化档案管理机制[4]。

3.构建科学的电子化管理服务体系

档案管理工作作为当前阶段一项重要的工作，其具有较高的业务性以及技术性，对档案进行管理需要很多项环节。因此，构建科学的电子化管理服务体系具有重要的作用。可以将部门分成不同的小组，不同的小组分别进行不同的工作，如一个小组专门对档案进行收集与分类，然后将其传递到相应的小组中进行管理。并且在处理的过程中，还要将其制成纸质版的档案，单独进行保管，以使网络瘫痪时依然能够对档案进行利用。

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文献标识码：A文章编号：16749944（2016）12027602

1引言

伴随着信息技术发展的日新月异，计算机被广泛应用到各个领域之中。而由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象，尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为单位正常运营的重要环节。因此，全方位做好电子档案管理工作对相关单位维持正常运营至关重要。如医疗单位，随着医疗资源需求地不断扩大及精细化、计算机技术的发展和人才流动的加速，传统的档案管理已经不能满足时代的发展，档案电子化已经成为了发展趋势。但在医疗事业单位中电子档案发展滞后，档案工作仍以传统方式为主。鉴于此，本文对医疗事业单位电子档案发展现状及如何做好电子档案管理工作发表简略看法。

2医疗事业单位电子档案发展现状

（1）医疗单位中，核心工作是服务病人。看病救人刻不容缓，而电子档案工作相对而言就是一种后续完善性工作，且随时可补充。这是众多医疗单位管理者、工作者电子档案的认知。

（2）应有的电子档案管理制度不完善甚至是欠缺。医院管理都是各医院根据自己的理解和实践在进行管理，缺乏科学性与系统性[1]。经验性的、粗大式的管理方式是医疗单位管理的主要特征，在档案管理中更是主导。

（3）多数医疗单位对电子档案管理工作的不重视，致使从事档案管理的人员专业素质偏低。任何岗位的工作人员都可以胜任电子档案管理岗位，退休返聘老员工、低学历的医护工作人员、后勤工作人员兼职做档案管理的现象普遍存在。这样无基础知识，低现代化设备操作技能的工作人员大大影响了档案工作电子化的发展。

（4）“电子档案管理，顾名思义，即一台电脑就全部设备到位”的误区亦是制约电子档案管理工作发展的重要因素之一。也有部分单位“东拼西凑”出“配套”设备，然而设备型号不一、规格各异，严重影响了档案的永久性保存和完整性，阻碍了区域性大面积的联网处理。大大制约了电子档案优势的发挥。

3加强电子档案管理工作的对策

3.1更新传统观念，明确电子档案的重要性

面对信息时代对档案管理工作者提出的挑战，当务之急是更新传统的管理观念，树立档案现代化、电子化的档案管理意识，进行科学管理。

3.2建立健全电子档案的管理制度和工作职责

电子档案是一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强管理。医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制定电子档案的保管期限、归档范围等[2]。严格执行，妥善管理，不散失，确保完整、真实和有效的利用。

3.3提高电子档案工作人员的专业素质

医院电子档案工作者除了要具备文化科学知识，档案专业知识外，熟识医院科学研究是其基本素质之一[3]。要求必须熟练掌握运用计算机操作技术、信息网络技术。结合医院工作的特殊实际，积极提供有效快捷的服务，充分发挥电子档案的优势，服务医院的发展。

3.4加大基础设施建设的资金投入

建设软硬件基础设施是医院档案管理现代化建设的基础[4]。医院应购入系统性的电子档案管理软件，并适时更新、升级。促进档案管理的现代化进程，建立统一的数据平台，形成档案衔接，保持共性数据的一致性，充分实现数据共享，跨地域收集档案和调阅档案，提高工作效率；同时医院电子档案管理工作人员需适时进行专业化培训，与电子档案发展的需要及电子技术发展速度同步，从而促进医院电子档案的发展进程。

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地名档案是指在地名管理工作中形成的记载各个地理实体的标准名称及与其相关的图文声影像等信息材料。它是国家民政系统的一种专门档案，也是国家档案的重要组成部分。地名档案以地名调查、编研、科学研究、开发利用等为主要内容，从不同角度以不同形式直接而全面地记载了地名的社会现象、语言现象、历史现象、地理现象以及地名的空间分布情况等。

随着社会经济的发展，办公自动化水平的不断提高以及电子信息化产品的不断增多，社会上出现了大量的电子化地名档案信息资料。地名档案电子化建设不仅是信息时展的客观要求，也是地名档案信息化管理工作的必然选择。地名档案电子化管理主要是采用网络、计算机、信息技术手段，以地名档案资源为管理对象，运用档案管理学最新理论，开展地名档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。收集环节主要是将纸质资料和电子资料统一制作目录，核对后归档。整理环节是依托计算机信息网络，标明柜号、编号、序列号等档案电子信息，通过建立数据库信息系统，实现图形化管理。保管环节主要是采用常规保存，在搬运、移送资料时，做好电子信息登记、备注，以便日后跟踪查询。开发和利用应属同一环节，根据实际应用开发。

地名档案电子化管理打破了传统的实体档案管理模式，通过扫描、压缩、转化、传输等技术手段转换成数字文件、图片、音像及图形等的数字化信息，并充分利用数字识别和分级存储等高科技手段将有关电子档案信息存储在光盘、磁带、数据库等各种大容量存储介质上，同时可将有关数字地名信息到局域网、国际互联网等传播媒介上，满足广大使用者通过各种便捷的查询手段快速检索和应用到所需要的地名电子档案资料，从而实现地名档案信息电子化的管理与应用。地名档案电子化的管理不仅打破了利用上的时间、空间限制，而且能够通过网络使地名档案信息进行异地传输和利用，最大限度地实现地名档案资源的共享，还便于通过计算机进行快速检索与利用，促进各种高科技技术在地名档案管理中的应用，进而推动地名档案信息资源的综合开发利用。地名档案电子化可以充分发挥网络的作用，使地名档案网站成为档案宣传和档案信息服务的社会窗口，通过不断丰富地名档案网站的内容，为社会各界提供网上搜索和利用服务，进一步发挥地名档案信息资源服务社会的作用。

二、地名档案电子化管理的要点

1.电子地名档案信息的采集

现有地名档案多半是纸质档案，占用储存空间大、纸张易受潮老化、不便长久保存，为了提高地名档案的存储和管理效率，地名档案采用电子化管理是适应网络时展的要求。电子地名档案信息主要有三种来源：传统档案的电子化、从业务部门接受的电子文件和网络上具有档案价值的相关信息资源等。地名档案工作者应与城建部门建立密切友好的合作关系，及时了解城市总体规划，做好记载和信息采集工作。信息数据包括文本、图形、图像、影像、声音等形式文件，主要记载地名名称、汉语拼音、来历、变革、具体方位、行政辖属、功能、历史事件等信息。对地名档案进行电子化时，要根据电子化的不同原因（利用、复制或保存等）选择不同的技术。电子档案管理部门应和信息形成者签订协议，对移交信息的格式、范围等作出规定。

2.电子地名档案信息的处理

地名档案的管理具有动态性，随着城市化和现代化建设的发展，不断出现新的地名信息，同时一些地名也在不断的消失，地名档案管理工作人员需要随时更新地名档案内容，并对这些内容的真实性、完整性进行鉴定与保存。地名档案管理工作人员在处理消失的地名时，应将其档案从行政区域地名类别中列出，作为历史地名单独存放，以备查考，对于原存放档案的位置及编号，可以用新地名编号来补充。对那些更新的地名应将其原档案材料与新的地名材料一起归档，并在备注表上写明更名原因与时间，这样便于查找和利用。

3.电子地名档案信息的查询

地名档案管理电子化的核心是应用计算机，对地名档案进行组卷、编目、分类，代替部分手工管理的程序。电子地名档案具有多种查询途径、强大的检索功能，能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化;能根据用户需要设置检索类别，如目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等;能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理。

4.电子地名档案信息的

电子地名档案信息的是面向有针对性需求的服务对象。电子地名档案管理部门可以通过多种方式进行信息，包括：对各立档单位及相关业务部门提供文件传输、检索和利用等;对大众用户提供网上查询和搜索等。

5.电子地名档案信息的安全

随着现代化的发展，电子地名档案信息的载体种类越来越多，这就对档案的安全保护措施提出了较高的要求。电子地名档案信息的安全包括硬、软件系统的安全，网络安全，信息安全和用户利用的安全等。运用现代科学技术成果对电子档案信息进行预防性和治理性安全保护是一种有效的措施，在有限的权限范围内读取和下载电子地名档案，保证档案信息不被滥用。

6.电子地名档案信息的保存

传统地名档案的基本功能是收集具有保存利用价值的档案，存储、开发并提供利用。在传统环境下，纸质地名档案的长久保存并不是档案管理工作人员面临的最突出的问题。而在电子环境下，地名档案信息对于硬软件的存储媒介具有极大的依赖性，但在高科技技术快速发展的当今社会，硬软件更新换代的速度又非常快，常出现当前的硬软件无法读取之前的电子信息;另外，硬软件之间又存在着一定程度上的不兼容技术问题，一个系统产生的电子信息却无法在别的系统中显示。因此，电子地名档案信息的长久保存成了电子地名档案管理工作人员面临的一个突出的问题。

三、地名档案电子化管理的发展趋势

1.电子地名档案的归档系统建设与管理

利用先进的科学技术研究成果，收集地名数据库信息，通过信息系统建设，将电子地名文件在网络中进行传输、整理、归档与提取运用，从而实现电子地名资源与多媒体的链接，信息的共享。地名档案管理部门可根据实际需要公开必要的地名信息，集中向社会提供利用，运用用户身份认证、电子签名等技术手段，保障电子地名信息的真实性、完整性和长期可用性。

2.电子地名档案统一的管理与服务平台建设

电子地名档案的标准化和规范化是相辅相成的两个方面，设计一套统一的电子地名档案管理标准，包括电子地名档案形成的标准、电子地名档案存储与归档的标准以及电子地名档案利用的标准等，从而增强电子地名档案服务平台的管理能力，提高网络化服务的能力， 提高服务管理的现代化水平。

3.电子地名档案资源规范使用的标准化建设

地名档案管理部门有责任有义务整合辖区内的地名资源，根据《地名信息分类编码》、《地名信息基本术语》等标准，结合当地地名管理的规范，利用多种形式通过多种渠道向社会广大群众宣传地名使用规范，面向社会提供集中的咨询和查询服务。

4.电子地名档案的编研和信息资源的开发利用能力建设

大量地名档案的电子化处理和管理信息系统功能的完善，为电子地名档案的编研创造了良好条件。充分利用搜索引擎技术，可以有效建立与主题、内容关联的信息聚合，这将大幅提高电子地名档案的可用性;通过深度数据统计分析，能够从电子地名档案中提取出大量有价值的信息资源。

5.电子地名档案信息服务网络建设

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关键词：病案管理光盘病历电子病案

我院是一所开放床位756张，年门诊人次约46万，年出院病人近4万的大型综合性医院，每年产生的归档病案材料是大量的，如果依靠传统的归档方法，不仅占用大量的库房空间，也增加了病案调阅、查找的难度。真对这一难题，近几年来，我院对病案信息采取了计算机和电子化管理，不但节约了大量的库房空间，也使病案信息管理脱离了纯手工操作，减轻了劳动强度，提高了检索速度、病案利用率和工作效率。

一、实行电子病案档案的重要性

病案信息是医院管理的重要组成部分，病案信息不仅能为医院管理、临床、教学、科研提供帮助，也能对公安、司法、保险等部门提供帮助。随着社会的发展，人们对法律意识、保险意识的增强，对病案资料的真实性和科学性的认识都有很大提高，各方面对病案信息的需求也不断增强。随着《档案法》的贯彻执行，医院档案意识的提高，医院病案档案实行规范管理已成为共识，人们对反映病人诊疗情况的病历、检查影像等特种信息资料已经纳入档案系列管理的一个种类。

目前，我院共保存着45万人次的病案档案材料，和们把1976年—1990年这部分病历采取缩微胶片的形式进行保存，把1990年—2000年的病历变成了光盘病历，即对这十年的病历进行逐个扫描，再制成光盘，做成备份，拷备到计算机的硬盘里，把原始的病人档案资料移交到院里进行统一管理，这样即节约了空间，也为医务人员撰写论著提供了第一手材料，间接地为提高医务人员技术水平提供了详实的服务。

二、实行电子病案档案的方法

病案是一种宝贵的信息资源，利用计算机技术建立功能完善的病案信息系统，深入开发信息资源，对提高医院的医疗、科研和管理都具有重要意义，病案是病人在医院整个医疗过程的珍贵资料，它不仅具备历史见证的一般档案性质，还具有总结医学规律、探索研究疾病的病因、发展过程的医疗档案，它具有特殊的含义。病案电子化需要解决电子文件的法律效应、证据、原始性等问题。电子病案主要体现在病历首面上，首页共有约70项选择或填空问题，其中选择性的12项，它包含了病人家庭情况、入出院诊断、手术与病理、住院费用等五方面内容。病案首页实行电子化管理具有几个特点：1、病历首页是病案中最集中、最重要、最核心的部分，无论是统计报表、医院管理、病案检索等到都离不开病案首页提供的信息。首页反映的病人基本情况，在实际工作中经常会遇到查找、询问等情况，因此，首页的电子化管理对电子检索和统计都具有实际意义。2、在没实行电子病案前，首页中的内容是由医生用手工来填写的，在书写上会出现字迹潦草，甚至无法辨认，还可能出现漏填的现象。实行首页电子化后，规范了书写，也在一定程度上降低了漏填现象的发生。

三、实行电子病案档案的对策

1、必须建立完善的信息网络系统，实行网络化管理，必须进行全面的规划。由于各种资料在采取存贮、检索等方面由不同的系统组成，因此必须对此进行整合，从而规范医院电子病案档案。

2、建立完善的备份机制。电子档案最大的特点是较易遭受黑客、病毒攻击侵犯或发生设备故障。实行备份制可以防止数据丢失或系统瘫痪造成负面影响，对于保障电子病案的完整性是十分必要的，同时应安装网络安全隔离设备或软件，防止病毒侵犯。

3、要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和病毒软件实现全天侯升级，搞好病案上传、下载的安全等级和访问权限，要进一步完善电子病案和计算机设备的保管设施和使用环境，同时强化防磁化设施的完善和维护。

4、提高病案管理人员的素质是病案管理信息化建设的重要保证，病案管理者不但要掌握临床医学知识，还要熟炼掌握病案专业知识和计算机的操作技术、网络技术和现代化管理知识等，对此，一方面要培养一批即懂医学知识又懂病案管理和计算机应用的复合型人才，另一方面，不断完善现有在岗人员的培训。病案管理是一门多学科边缘的科学，涉及的范围广，它包括基础医学、临床医学、疾病分类、医院管理、档案管理、统计学及计算所应用等知识，因此，病案人员应通过不同的途径获得新理论、新技术、新知识、新方法和完善知识结构，在工作中提高自身的业务素质和管理水平。加强各医院病案管理人员之间的交往，使病案管理队伍的整体素质得到全面提高，只有掌握一定的计算机操作技能，懂得检索的基本技能，才能有效地进行信息的收集、电子建档、日常维护和数据库管理等。因此，提高病案管理人员的整体素质是一项任重道远的艰巨工作。

随着电子计算机和数字化技术的迅速发展，医疗领域信息化的必然趋势，电子病案作为医疗信息化建设的重要组成部分，将面临一个崭新的阶段，如何管理好电子病案，发挥电子病案的最大作用，作为病案管理人员还将要在各方面提高自我管理水平，完善管理措施，真正实现电子病案信息共享和网络化服务。超级秘书网：

参考文献

[1]马家润.《中国病案管理论文精选》.