档案管理分类精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案管理分类范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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关键词：档案管理；档案归纳整理；管理分类

档案具有原始信息记录的作用，同时这也是档案的特征，档案是普遍存在而且具有深刻的意义的社会现象，对人类文化的、历史的传承有重要作用，是跟随人类社会的产生而存在的，人类社会特有的现象，档案的保存对后世也有很大借鉴意义，因此通过分类、归纳、整理等过程，让档案能够在保管过程中不会丢失信息，而且方便查询。

1 档案管理归档整理分类现状

1.1 档案整理理念有待于进一步提高。针对当前机关档案整理仍然基于传统模式，缺乏一定现代化管理思想作为指导，缺乏一定分类归档的思想，尤其处于现代化归档的思想是其重要理论，只有更好地运用分类思想，才能发挥出觉得的档案功能，目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想，因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性，要求档案整理的准确性而非规范性，因此，传统档案整理具有一定弊端，需要转变观念，树立新思想。

1.2 档案整理缺乏专业化。据调查表现，当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业，基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的，这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性，专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础，因此笔者认为当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为：一是机关档案管理缺乏专业化整理人员；二是缺乏专业化整理方法；三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范，四是档案整理人员不稳定，档案整理人员比较灵活，直接导致整体档案整理的专业化下降，以上是笔者认为当前机关档案管理存在的普遍问题。

1.3 档案整理缺乏信息化。信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分，目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术，信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等，因此，具体表现为以下几个方面：一是机关档案管理缺乏信息化技术设备，如档案整理数据库等；二是缺乏信息化储存与保管的思想；三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。

1.4 归档装订上的错误

一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”，性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。

2 档案管理归纳整理分类技巧

2.1 档案管理技巧

在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全是指作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。

2.2 档案归纳整理技巧

在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。

2.3 档案分类技巧

在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。

结束语

档案在我们社会和生产、生活中扮演了重要的作用，针对档案现状中存在的问题，导致的档案工作困难，促使我们对档案管理、归档、整理、分类等环节的技巧进行总结，使档案工作能够顺利进行。

参考文献

[1]田真.文书整理归档的现实意义[J].中国管理信息化，2015（02）.

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（一）相关部门不重视

在整个人口和计生工作中，对于基层人口和计划生育档案管理的工作是最基础的，也是最重要的，但是又偏偏是最不受重视不薄弱的一个环节。相关部门没有意识到基层档案管理工作的重要性，不重视档案管理工作，因此工作的中心和工作议程都集中在了其他的工作上，忽视档案管理工作的重要性势必会造成档案的损坏甚至流失，长久以往最后会影响到统计数据的不真实不准确，影响国家政府做出决策。具体表现在对于档案管理工作的工作人员的选择随意性，不考虑人员的钻也是否符合档案管理工作；人口和计生工作的工作内容考核并有没档案管理工作这一项；档案管理部门缺乏甚至不具备规范的管理制度，这些相关部门不重视人口和计生档案管理工作的表现导致档案管理工作人员对档案管理工作极大的随意性，而无法将档案管理工作处理妥当。

（二）档案管理工作的客观条件差

目前的档案管理工作的条件远远没有达到《档案法》规定的要求。档案管理人员由于缺乏专业的训练培训，业务素质并没有达到档案管理工作的要求。随之产生基层档案管理工作杂乱无章，没有同意的规范，管理随意等问题。档案管理工作人员混乱，没有统一规范的编制，导致整体管理工作混乱不合理，工作内容无法细分，工作责任无处落实。还有许多基层部门档案管理的条件明显欠缺，无论的必需的档案管理设备还是档案存放的库房都所有缺乏或者存在明显的安全问题和隐患。缺少统一严格的规章制度，缺乏稳定专用的资金支持，使得档案管理工作无法正常进行发展，导致档案资料的损坏甚至流失。

二、完善和加强档案管理工作的措施

（一）全面普查

数据整合为避免原有档案管理工作的不足和失误造成的数据缺失和不准确，在完善档案管理工作的准备阶段，需要对数据安全进行重新普查和整理。于原有的数据和案卷要取其精华去其糟粕，选取可靠的有利用价值的安全重新整合，以达到规范化的标准。对于无法确定准确性的数据和案卷有选择行的就行数据整理，保留有价值的部分，删除不合格的数据案卷。

（二）确定类目

统一分类档案在统计和存放的时候要搞好类别统计，在筹备之初要确定分类类别，新纳入数据和案卷的时候进行有效的判断分类，有依据的进行分类存放。同时利用计算机技术，建立完善的数据库分类功能，确保数据检索功能的有效利用。在档案分类的过程中，对分类有规范性的进行题名，确保档案的分类号是唯一的有可查性的，对每一份数据和案卷有具有唯一的分类号和题名以方便查找。

（三）分级分次录入

人口与计划生育档案管理工作也随着信息化时代的要求变得科学化和数据化，在使用计算机技术进行档案案卷录入的过程中要注意对案卷进行分类分层次著录。对统计数据中报表等信息选择图标著入，使得数据在使用过程中形象具体；对于音频视频类信息采用刻盘的方式录入，方便保存；对于重要的文件类信息采用高级别的文件级著；而对于那些利用价值不高，问题单一的文件信息选择案卷类著录。针对各种档案的具体性质分类分次分级录入可以从大体上统计分类类别，减少著录条目，还能大略的揭示不同类别档案的大致内容和特征，从一定程度上有效的提高了信息的完整性和档案管理工作的工作效率。

（四）分门别类

在对具有较好基础数据支持的案卷和具备完整目标的案卷进行录入的时候可以直接在全引目录上面进行标记分类。还有一些特殊形式的档案案卷诸如案件、病例等，可以利用人名、地址、时间等索引进行有效的关联之后再录入。计算机会自动给出统一的分类号，充分利用计算机技术的档案目录基础，分门别类，可以有效的减少不必要的繁琐著录环节，从而达到有效提高著录速度的目的。

（五）提高档案管理工作人员的素质

档案管理工作工作人员是否具有良好的专业知识和技能直接影响到档案管理工作的工作效果，提高档案管理工作人员的思想素质，培养档案管理工作人员专业的工作技能和工作知识是做好人口与计划工作科学管理工作的前提。通过积极组织档案管理工作人员参加技术培训和业务培训，有利于提高档案管理工作人员的知识水平，改善档案管理工作人员的知识结构。同时还应该增强档案管理工作人员对于档案信息重要性的认识。目前档案管理工作逐渐信息化系统化科学化，这就要求管理工作人员需要较强的计算机应用能力和情报学知识。利用新知识新技能实现档案管理工作的现代化科学化既从效率提高了档案的管理工作又使得档案管理工作体制逐渐得到完善。

三、结束语

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档案管理工作是企业的基础工作，入职以来我深深地感受到了公司各级领导对档案管理工作的重视。在公司的全年第二次工作会议中，把档案管理工作纳入了公司下半年工作任务中，也使我这名新入职的档案管理员感到了自己下半年的工作任务的严峻性。我将努力在最短的时间内完成领导提出的工作目标。使公司档案管理工作向规范化、专业化方向再迈上一步，做到档案管理工作与公司的发展同步。

现将档案管理做如下工作计划，请领导指正。

一、对公司档案室现存档案进行了解

作为一名新入职的员工，我先从对公司的了解及对现存档案的了解而渐渐展开今后的档案管理工作。所以，入职以来我先学习了公司的档案管理办法，及档案归档目录指引，并对公司的组织架构、部门设置等进行了了解，之后对档案室现存档案进行了逐一查阅。目前此项工作已基本完成。

二、对公司档案室现存档案进行分类、整理。

通过对公司档案室档案的查阅，了解了现存档案的大致内容，同时结合公司的档案管理办法、档案归档目录指引、滨海新区城建档案2012年工程档案归档细则及自己以往工作经验对档案室现存档案进行分类、整理，做好卷内目录的编制工作，使得公司档案的分类在符合国家档案管理规定前提下，根据公司实际情况进行分类。保证档案工作能够为企业的经营管理和各项工作服务。由于现存档案基本没有卷内目录，需要逐一分类、编码，并建立电子版的资料索引目录，使档案室所有档案能够更加方便、快捷的被查阅和有效利用。所以将此项工作的完成时间暂定在8月底。

三、跟领导及同事探讨、修订公司档案管理办法。

具体工作计划为以公司现有档案管理办法为基础，征求各部门兼职档案管理员意见进行修订，对于档案管理办法的修订暂时计划从以下几方面进行补充修订，大致提纲为：1总则；2工作职责；3档案类目设置及分类；4档案管理实施细则；5档案借阅规定；6档案保密规定；7纪律与处分；修订完成后报部门领导进行审批，之后将根据部门领导的审批意见修改后的修订版报分管领导审批。(此项工作预计在9月下旬完成)。

    四、根据新版档案管理办法进行档案室的二次整理及档案收集

       在档案管理制度修订完毕后，对初步整理的档案进行系统整理。同时希望能使各个部门都真正参与到档案管理工作中，将各自手头档案进行分类、整理、制定电子版卷内目录，并将部分重要档案移交档案室，使得每一份档案都具有可查性。保证公司各类档案的完成性。此项工作计划在十月完成。

五、  档案管理办法试行、修改

在 10月、11月进行档案管办法的试行工作，希望能够通过两个月的短暂试行，发现一些档案管理方面存在的问题，进而为下一轮的修订工作做准备。

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世界变化日新月异，只有创新才能跟上时代的脚步，学校档案管理工作亦是如此，只有不断创新，在原有管理规范的基础上，不断更新完善，努力创新档案工作，敢于突破那些与当前学校工作不相适应的工作观念和管理模式，积极主动地研究高校学校发展过程中所面临的新情况、新问题，用新的观念、新的视角、新的模式、新的技术和手段来解决档案工作中所遇到的矛盾和问题，才能适应现在信息化的需要。

一、学校档案管理的意义

档案管理是一种信息控制系统，档案的建立需要学校各个部门的材料汇集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部门的管理工作之一。搜集和汇总后的档案材料经过加工。输出又为管理工作服务。提供各项数据。同时，通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用。档案管理是学校管理的一部分，同时又显现和作用于整个学校管理当中。所以说档案管理不能简单的说是学校管理的一部分。

二、加强学校档案管理的措施

（一）严把进入关

现今，从事档案管理的人员大多都是中文系出身，专业并不对口，致使很多非专业人员从事档案管理工作。为了提高服务质量及工作效率，引进专业内的工作者十分重要。首先，在招聘人才时，尽量招聘档案管理相关专业者。第二，在对引进的人才进行的考核时，要分为面试和笔试两部分。笔试多为理论知识和基础知识的考察，但是也要有相应的对实际问题的分析。面试的考察重点即位才和德。一方面，引进的人才要熟悉工作流程，必要时可现场操作。另一方面，从事档案管理人员必须具备较高的素质，这是由档案管理工作的特殊性所决定。档案具有一定的绝密性，从业人员不能利用职权之便，泄露他人信息或者其他信息以谋取个人私利，这就要求从业者必须具备较高的素质。

（二）加强档案管理工作重要性的认识

很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。

（三）制定详细的档案管理工作流程

现今的学校档案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系统的流程，有时甚至影响工作的正常进行。因此，制定一套详细的工作流程刻不容缓。将学校档案管理系统分为四部分，分别为系统管理、读者管理、书籍管理、统计分析。在读者管理中，分为读者分组管理和读者资料管理。之前学校档案管理通常会将图书管理作为重点工作，但是建立学生借阅档案也十分重要。将这条加入今后档案管理的系统工作中，是学校创新管理的突破口之一。对于书籍管理，可分为书籍类别管理、书籍资料管理、出借资料、归还资料、损坏资料。细化工作流程，既方便读者，也对今后的学校的档案管理大有益处。

（四）合理的档案分类

日积月累，档案的数量十分庞大，如果没有合理的分类标准，查询起来就像是一件大海捞针的工作。因此，合理的档案分类十分必要。目前，中图分类只是针对大致方向进行的概括分类，还有很多跨属类的存在，给分类工作带来很大的不变，且中途分类因此是大致分类，不细化，也存在一定的弊端。所以，制定详细的、合理的分类十分必要。首先，对每一类下一个准确的定义很重要，这可以为分类提供必要的参考。其次，每一小类的分类标准要准确详细，制定合理的关键词，方面他人的查询。

（五）创新管理手段

1、加强知识管理的核心是以人为本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。2、加强信息资源建设。开展资源整合，优化馆藏，提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。3.建立档案管理人才竞争机制。鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中学习、成长。对那些通过写作、出版、讲座，或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。同时，注重档案管理人员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。

三、结语

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关键词：高等学校；图书馆；档案管理

档案是高校图书馆各项工作的原始记录，其客观真实地记录着图书馆各个历史时期各项工作的发展轨迹，是图书馆管理工作决策与规划的依据，其管理的好坏程度直接反映了图书馆的管理水平。伴随着普通高校的办学规模的壮大，图书馆也随之发展壮大，业务范围不断扩展，因此产生的档案在数量及载体形式上也不断增多。

然而目前许多高校图书馆档案管理工作还非常滞后，如何建立健全高校图书馆的档案，以满足高校教学、科研等各方面的需要，就成为迫切之需。

一、高校图书馆档案管理工作存在的主要问题

利用中国知网学术文献总库（2002-2012），以“高校图书馆”并含“档案”为关键词进行检索（检索时间2013年5月9日），共获得19条期刊文献记录，而以“高校图书馆”为关键词进行检索，则获得44158条记录。通过这一简单的统计对比，表明近十年高校图书馆档案管理工作的研究比较薄弱。究其原因，源于档案管理未受到重视及实际工作的欠缺。

1、档案管理工作未受到重视

图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考保存价值。但在实际工作中，档案管理工作并没有受到应有的重视。上至领导下至普通员工大多数认为档案管理工作可有可无，因而缺乏搜集、提供档案的主动性。

2、无高校图书馆档案分类法

按照档案学原理，做好档案工作就是要做好收集、整理、立卷、归档等基础工作，而分类科学与否将直接决定案卷质量的高低。高校图书馆档案作为专门档案，有其自身的个性特征，并不完全适用于《高等学校档案实体分类法》。因此，许多学校只能按照时间顺序或简单分类的方式进行归档，在实际操作中却无一套完整的分类法可依，造成高校图书馆档案分类缺乏科学性，也无法进行二次文献和三次文献的开发，无法发挥档案资源的效用。

3、档案员素质不高

高校图书馆档案工作大都是办公室人员兼职，而没有配备专业人员。档案工作是一项长期而复杂的工作，不可能一蹴而就，它是日积月累而成的。没有专业人员管理会使多数应归档的文件散落于不同的经办人手中，最终会导致档案材料的不完整、不系统。加之兼职档案管理人员的不稳定，大多没有经过专门培训，业务素质参差不齐，必将导致档案工作的被动落后，最终造成图书馆的档案工作永远都做不好。

二、改进高校图书馆档案管理工作应采取的对策

高校图书馆档案是高校图书馆工作的一个重要组成部分，它如实记载着高校图书馆各个历史时期的发展轨迹，具有很强的信息利用价值和信息传播功能，对图书馆的未来发展起到很重要的作用。同时，随着信息公开工作的开展，也对高校图书馆档案的完备提出了要求。因此，应尽快解决高校图书馆档案工作中存在的问题，促使档案管理走上标准化、规范化的科学道路。

1、从思想上、行动上重视档案工作

领导重视是搞好档案管理工作的重要前提和关键。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。而这种支持不应该仅停留在思想上，更多地应体现在行动上的支持。因此，馆领导要亲自抓并主动参与档案管理工作，并为档案员在各方面提供工作便利。

2、科学分类，编制高校图书馆档案分类细则

笔者认为对档案实行科学分类应是完善高校图书馆档案工作的重中之重。因为，档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，也便于校内外用户的查询、利用。其次，高校馆档案管理人员基本都是兼职人员，其对如何分类并无清晰的认识，编制一个通用的档案分类细则有助于其更好开展工作。

虽然，教育部在1995年就颁布了《高等学校档案实体分类法》。但在实际操作中，大多数高校馆并未按此实施，而是各制定各的，这不利于档案分类的标准化，也不利于不同用户的检索利用。这方面应向《中国图书馆分类法》学习。只要采用《中图法》的馆，其图书的分类号都是一致的。而用户只需了解《中图法》，就可在不同图书馆实施检索。因此，笔者建议可由国家教育部或各省教育厅的高校图工委牵头，以《高等学校档案实体分类法》为蓝本，结合图书馆特点统一制定《高校图书馆档案实体分类细则》，明确类目设置、标识符号及注释。方便各高校馆按照统一的规则规范档案工作。

3、提高档案员的专业化

（1）对档案员进行专业化培训。目前，高校图书馆档案工作水平低下，很大程度上与兼职档案人员缺乏专业知识有关。因此，高校应该加强对档案员专业知识的培训。一方面要提供培训机会，另一方面各校档案馆应加强对兼职档案员的业务指导，而不是放任不管。

（2）健全档案人员管理体制

在高校中，不单是图书馆，其他各职能部门，各院系从事档案管理的基本都是兼职人员，这部分人员除了档案管理工作之外，还有其它工作。而学校对他们只有要求，却没有支持及奖励，这显然无法调动兼职档案人员的工作积极性。因此，建立一个全新的档案人员管理体制十分重要。通过制定聘任制，稳定档案管理队伍。通过建立激励机制，将个人工作表现作为考核的一项指标，并与劳动报酬、评优挂钩，促进档案管理工作的良性发展。

（作者单位：大理学院图书馆）

参考文献：

[1]邱秀文.高校图书馆档案管理研究.科技情报开发与经济，2009（8）：24-26

[2]方敏.高校图书馆档案建设与管理工作研究.大学图书馆学报，2008（1）：73-76

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档案的分类问题一直是受到广泛关注的问题，它是各单位档案管理中重要的首要问题之一。由于现代各单位的归档材料同过去相比无论是在数量、形式还是内容方面都有了较大的变化，现代仍采用全宗号、案卷目录号、案卷号的编号方法来管理和固定案卷的位置，已经无法满足现代档案管理的需要了，也不利于开发档案的信息资源。为此，人们必须创新档案管理方式，该文为学校档案实体分类管理提出一些建议和意见，并浅述增强档案管理的措施。

1 学校档案分类中存在的问题

在以往的学校档案管理中，一般把档案划分为文书档案和教学档案，并由两个部门分开保管。随着学校里各类型文件材料种类和数量的增加，实际要进行归档的材料文件越来越多，事实上有很多不属于文书档案和教学档案的其它材料，由于缺乏足够的分类管理理论指导，以全宗管理的方法很难将这些专业档案管理妥善，因此，各学校在档案划分标准和管理方法上有很大的差异[1]。有的学校将全部关于某个专题的材料不分载体和来源全部归档至一起；有的则根据载体形式的不同将同一专题材料分开存储等，这种情况对档案的管理和利用非常不利，影响了档案管理现代化以及信息化发展，也影响了档案库的建设。

2 增强学校档案实体分类管理建议

2.1 提高档案管理的重视度

为提高对档案管理的重视度，学校应该重视宣传和教育我国档案相关法律法规，以及档案管理工作的重要性，从而提高对档案利用工作重要性的认识。还要加强有关档案的价值、作用以及利用效果的宣传，不断发展档案信息化建设，积极收集保管好档案资料，并转变档案管理的思想观念，将被动服务的观念价值转变为主动服务的观念价值。

2.2 判断档案价值，增强档案管理

在档案管理中的每个管理单元，对同一个目标常常是直接或间接地开始工作。虽然档案划分无论是形式上还是内容都有所不同，但是，有多种类型的文件之间存在明显的相关性。因此，在确定归档档案时，要全面掌握文件之间的链接价值，并从文件特征的所有方面进行全面的分析，从源文件、内容、时间、文本、形状等方面进行价值考虑，全面预测社会对档案的需要。因此，鉴定档案价值要充分考虑社会的需求，既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要[2]。在判断档案的价值时，要从效益的角度进行分析，这种效益指的是档案发挥出的作用高于保存成本时具有的保存作用。所以在档案保存时一定要考虑到档案的这种收支比，只有确定其价值高于保存成本时，才能进行保存，并努力平衡财力和义务。

2.3 增强档案保管工作和利用效率

在考虑如何进行档案分类时，不能忽视档案的保管和利用问题。大多数学校中一般都只有一个立档单位，一个全宗档案库，因此在考虑档案实体分类问题时，要全方位的考虑档案保管和利用问题：第一，对于不同载体和形式的档案，其保管要求是不同的，虽然其内容上可能会有所关联，但为了延长实体档案的寿命，必须分别妥善保管，将相同载体或同一形式的档案集中保管在一起，将其视为一种组合档案。第二，要尽量节省档案库房存储箱柜，减少倒架，提高管理效率。对专业类档案进行分类时，其类目设置不宜过细，一定要控制层次，并能够通过检索工具来揭示和反映档案主题。第三，管理档案的目的是为了满足用户对档案信息的利用和需求，所以在分类档案时，一定要尽可能的方便用户，充分考虑各种因素。

3 增强学校档案管理的方法

3.1 应用计算机信息档案管理技术

计算机信息技术为档案的分类和管理方法提供了更科学，更先进的使用条件。计算机的分类搜索工具，允许档案馆在进行档案实体分类时，能够更加注重档案的保管因素，提高管理水平，使其稳定有序。简化套装档案的数量，并建立一个统一的系统参考编号，并通过检索系统，将归档的同一主题的档案联系起来，形成一套完整的文件信息提供给用户，这样更易保管载体不同的一组文件。

3.2 灵活进行实体档案管理

学校在进行档案实体分类时可以使用“年度-部门”这种分类方法，有利于减少归档整理档案时的工作内耗，以提高工作效率。它形成档案库将如实的、客观的反映出各个职能部门的工作历史，维护了归档文件来源的真实性，是遵循文件形成规律的。由于近些年各个学校规模的扩大，其职能部门也越来越多，为了保证学校档案管理能够跟的上学校的发展速度，在设置“部门”分类时，可以按组织机构的类别进行划分，比如将党务组织、各群体团队性部门等统一划分为党群类；将学校行政各职能部门划分为行政类；将学校各二级院系统一划分为院系类，这样的分类号可以由“部门分类+部门代号（通常为三位数）”组成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有关党务工作或行政管理的临时机构，可以按其挂靠部门进行分类，若是单独行使职能的临时部门，则应该单独进行分类。

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【关键词】财经类专业 教学档案 管理 创新

财经类专业包括市场营销、会计、财务管理、人力资源管理、金融、国际经济与贸易、企业管理、统计、财税等经济类和经济管理类专业。近几年来该类专业学生人数逐年增加，如何适应社会人才培训需求是当前主要思考的问题，加强教学质量保障体系的建设，不断提高教学质量是做好教学档案管理的基本依据。高校财经类专业教学档案是高校经济类教学活动的真实记录，直接反映着高校的财经类专业教学状况。做好此类教学档案管理工作至关重要，要想在现有的教学档案管理方法上提高对财经类教学档案管理水平，就必须加强创新、研究发掘新方法，做到更加直观、更加科学、更加规范化。

一、当今高校财经类专业教学档案管理存在的问题

（一）平常对专业教学档案的归档意识不强，主动性差。专业教学档案是在教学过程中日积月累产生的，是一项不可缺少的信息资源，需要很好的分门别类，尤其现在的财经类专业相当多。但在日常的教学活动当中，往往只重视教学工作而忽略了对相关教学材料的收集、整理和归档工作，以导致一些有价值的专业材料流失，无据可查。

（二）专业档案整理状况欠佳，未进行合理分类和归类，整理方法有待改进。在档案整理过程中，大多数都存在整理方法和归类划分上的问题，主要表现在以下几点：一是未进行保存年限的划分（永久、长期、短期），年限的划分区别了档案的价值和保存价值。二是分类标准不统一，均以便利性原则对档案进行分类，虽然提高了部门档案查找效率，但却增加了后续管理人员接收和管理上的难度。

（三）专兼职档案人员在档案管理工作中的专业能力和素养亟待加强。目前由于档案信息化技术不断提高，从事档案管理的工作人员基本都未经历过专业培训，所形成的档案收集、整理等方面的知识和经验都来源于自学或是上级领导管理上的指导，呈现出明显的主观性，缺乏必要的科学性，缺乏运用现代高新技术工具、信息开发应用能力和敏锐的信息意识。

（四）　ISO9000标准在专业教学档案中未有得到充分的利用。ISO9000标准可以帮助组织建立、实施并有效运行质量管理体系，是质量管理体系通用的要求或指南。它不受特定的行业或经济部门的限制，可以广泛地适用于各种类型和规模的组织。

二、高校财经类专业教学档案管理创新措施

（一）增强专业教学档案管理意识。进一步认识和提升档案管理工作水平的重要性和必要性。加强领导，落实责任，档案管理工作在高校新的发展形势下显得至关重要，基础管理水平对于夯实发展基础，提升高校综合竞争力尤为重要。档案作为高校发展的历史脉络、痕迹的载体和证明，若能加以高效利用，必将进一步为决策层科学决策提供充分依据。努力做好财经类专业档案的建档工作，为高校财经类专业教学积累财富。

（二）建立健全的档案管理制度。加强教学档案管理，收集整理并逐年积累教学资料和教学档案，为高校工作及时准确提供所需要的资料、数据是教学工作的重要组成部分。要提高档案的管理质量，不仅领导重视，制定一套可行的标准方案，还必须根据自身部门的具体情况，制定教学档案工作的各项规章制度，以此实现教学档案工作中各个环节的有效管理。比如制定教学档案管理制度，包括从文件的接收、整理、分类、立卷、归档到档案的分类方案、细则、保管、利用制度。档案的分类、编号、装订、保管期限按国家教育部《高等学校档案工作规范》执行，分为永久、长期（15年以上至30年）、短期（15年以下）三种，以便于教学人员和档案管理人员在档案移交、收集、整理、分类过程中有章可循。

（三）“以人为本”，提高专兼职档案人员的业务素质和专业化水平。高校档案管理人员首先要提高计算机网络操作能力，通过对计算机的了解、应用，逐渐学会并掌握采用计算机对相关档案信息的处理和分析，并且能从相关的数据库中检索、录入相关档案信息。还要对档案管理人员加强档案管理知识和技能的培训，及时扩充相关专业知识，并且定期对档案管理员的工作情况进行检查、考核，对工作积极认真，完成任务好的予以表彰和奖励，以提高档案管理人员的积极性。

（四）在专业教学档案管理中充分运用ISO9000标准。按照ISO9000标准建立的质量管理体系，具有不断改进的功能。通过质量审核，发现问题，采取纠正和预防措施，不断改进，可以提高管理水平和教育教学质量；通过管理评审，可以提高质量管理体系的适应性；针对工作中发现的不合格内容以及不良趋势，采取有效的纠正和预防措施，可以促进各方面工作不断改进。因此，从理论层面来看ISO9000标准适用于教育管理领域，可以在学院财经类专业教育教学管理中加以应用。

总之，高校财经类专业教学档案是财经类专业教学工作的真实记录，是了解财经类专业教学内容、进行财经类专业教学改革、提高财经类专业教学质量、培养合格人才的重要保证。创新高校财经类专业教学档案管理，要增强专业教学档案管理意识；建立健全的管理制度；“以人为本”，提高专兼职档案人员的业务素质和专业化水平；在专业教学档案管理中充分运用ISO9000标准。为促进档案管理工作进一步走向科学化、正规化而不懈努力。

参考文献

[1]伊明.论高校教学档案管理的现状与创新途径[J].考试周刊，2011（4）.