档案与档案管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案与档案管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

现代化档案管理最主要的就是单位下发文件以后，通过网络传递到档案室进行归档管理，由档案室在电脑上存储。基层单位现在主要的文件使用格式就是Word系统进行编辑资料，然后交到档案室以后，由档案管理人员在档案管理专用的紫晶系统上进行挂接，转换成档案资料，以后进行查找。为了防止进行修改，现在一般的电脑存储，顶多改变存储格式，常用的就是PDF或者是JPG这两种格式。但是电子文件由于都是通用的文件编辑格式，可以修改不留痕迹，鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。

即使是用数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件的原始性、真实性和准确性，但是在电子技术日益发展的今天，还有什么不能解密的，所以，这也是我们基层档案工作者所面对的困惑。但是，传统档案管理就可以避免这类事情的发生，一是必须手写的初稿、修改稿、正式的文稿及领导批阅同意打印的签名；二是归档必须是手写的原稿、批文连同正式形成的文件两份，进入档案，正式归档。

二、现代档案和传统档案管理各有优缺点

现代档案如发生电脑零部件老化、系统升级换代、配置更新等各种形式就容易丢失部分资料。但是现代化档案管理不占用空间，节省人力、物力、成本等，这个是传统档案所不能比拟的。传统档案所占用的空间、人力、财力等，都很大。但是有一点，是代替不了的，就是手稿。新都区档案馆里，今天还保存着1959年田家英同志在当时的新繁县大丰公社搞试点时主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率领一个工作组从北京来到了大丰公社。田家英和县、社、队干部反复研究，充分听取群众意见，根据中央第二次郑州会议精神，制订了一系列制度、条例、规定。

例如：《大丰的管理体制(草案)》、《关于新繁县崇义乡大丰财务制度的十条规定(草案)》、《公社干部必须遵守的十条守则》、《关于改进供给制的八条规定》、《关于分级管理的体制的初步意见》、《关于财权下放的分级管理的初步意见》。这些发黄的纸上，有对体制问题的意见，对财务制度的规定，干部守则，各种条例、报告、会议记录……这是历史的见证。到今天为止，这些发黄了的资料还静静地躺在新都区档案馆里很好地保存着。

三、基层档案管理人员新旧交替的问题对传统与现代的影响

逐渐老去的一批档案管理人员，他们在接受现代化档案管理方面，自己很想学好新知识、新技术，但是因为年龄等各方面的原因，确实也有些力不从心。但他们工作几十年，兢兢业业，对工作认真负责，能做到几十年对每一份文件了如指掌，并在同时努力接受新的知识，跟上时代的步伐。唯一不足之处就是对计算的操作的熟练程度及新的系统的升级接受度要慢一些。

新的档案管理人员对于计算机操作接受度高，掌握新的知识也比老同志快，从网上传来的文件他们能很快的放进去，但是要让他们踏踏实实地坐下来像老同志一样的工作，要让他们去一份一份的收集原稿，就有点困难了。大学的档案管理专业毕业生基本上都是到政府机关和国有单位，起码来说现阶段不会到基层的小单位。所以从这个方面来说，我觉得是一个应该比较现实的问题，就是如何让基层单位的档案能够跟上现代化档案管理的步伐。

四、总结

篇(2)

纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：

1.档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。

2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。

3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。

二、电子档案管理概述

电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：

1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。

2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。

3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。

三、纸质档案管理与电子档案管理的融合

（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性

纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。

（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合

纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：

1.针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。

篇(3)

【关键词】档案管理系统；设计；实现；研究工作

1.引言

重视档案管理系统的设计与实现研究，有利于保持其良好的档案管理效果，全面提高档案管理工作效率及质量，并实现对档案管理中信息资源的高效利用。因此，需要结合档案管理的实际需要，对其管理系统的设计与实现进行深入分析，完善该系统所需的设计方案，从而为可持续发展提供可靠保障。

2.实践中档案管理系统的设计研究

2.1系统的软件结构设计

在档案管理系统设计过程中，设计人员应结合该系统的功能特性及档案管理工作的实际需要，落实好系统的软件结构设计工作。具体表现为：（1）加强模块化分析方法使用，对档案管理系统进行功能模块设计。该系统实践应用中所包含的功能模块为：用户管理模块、机构管理模块、档案库及档案管理模块、借阅管理模块等。设计中在明确这些功能模块的基础上，设计人员应注重系统参数表设置，像文件类目表、档案种类表等；（2）结合档案管理系统中不同功能模块的实际作用，在其软件结构设计中需要在有效的设计方法支持下，确保系统功能模块设置合理性，并对软件结构设计效果进行综合评估，以便满足档案管理系统的实际需要。

2.2系统所需的顺序图设置

为了提高档案管理人员的工作效率，保持其良好的管理水平，应注重系统所需的顺序图设置。具体表现为：（1）档案管理系统工作人员及相关人员登录过程中，为了确保他们能够顺利登录，并有个人的ID及密码，则需要根据实际情况，注重档案管理系统中的登录系统顺序图设置；系统运行中为了达到添加用户的目的，则需要设置添加用户顺序图；（2）档案管理系统运行中对用户进行修改或删除时，应设置好相应的修改及删除用户顺序图，确保系统实践应用中能够处于稳定的运行状态。

2.3系统的数据库设计

在档案管理系统运行中，为了达到数据存储及调用的目的，则需要重视系统数据库设计。具体表现为：（1）通过对档案管理系统各组成部分功能特性的深入分析，应明确其中的用户、档案库、机构等要素的属性、包含内容等，从而为系统的数据库概念结构设计提供相应的参考依据，得到所需的设计方案；（2）通过对档案管理系统中用户信息表、档案信息表、系统日志信息表等不同数据库表的定义分析，在确定各表关系模式的基础上，实现系统数据库表的合理设置；（3）为了降低系统数据库运行中的问题发生率，也应在需求分析的基础上，开展数据库完整性设计工作，确保最终设计得到的数据库实践应用中能够达到档案管理系统要求，并为档案管理信息的高效处理及管理工作计划的深入推进提供相应的支持。

3.实践中档案管理系统的实现研究

3.1确定系统总体结构

当档案管理系统设计工作完成后，为了提升其潜在的应用价值，需要在该系统实现过程中确定其总体结构。具体表现为：（1）通过对档案管理系统所有业务工作内容的深入探讨，在信息技术与计算机网络的共同支持下，在计算机三维空间中绘制出系统总体结构图，从而为其后续工作开展提供科学指导。

3.2实践中的登录窗口设计

在档案管理系统实现研究中，为了确保用户与系统之间能够进行交互，则需要设计人员对系统登录窗口进行设计。具体表现为：（1）在计算机三维空间中，通过对档案管理系统运行中用户实现基本功能流程图的绘制，完善档案管理功能，进而为系统登录窗口设计提供必要的参考信息；（2）结合用户访问权限管理要求，在设计理念与方法的支持下，确定档案管理系统所需的登录窗口，确保其设计合理性。

3.3实践中的验证模块

为了实现对档案管理系统的高效利用，保持其良好的运行效果，则需要在系统登录窗口设计工作完成的基础上，设置好该系统所需的验证模块。具体表现为：（1）结合档案管理工作的具体情况，绘制出档案管理系统运行中的验证流程图，从而实现对系统登录人员的身份验证，使得系统安全性能够得到可靠保障，优化其管理功能；（2）在档案管理系统验证流程图的基础上，设置相应的代码，使得该系统运行中的验证思想得以体现，为档案管理系统的高效利用提供参考信息。

3.4系统的WEB著录操作界面

档案管理系统中可以利用网络进行远程著录操作，同时还可以整理和移交档案，操作之前，系统管理员会先进行账户的设置操作，每个立卷归档的部门都会被管理员事先指定一个单独的账户，通过该账户，用户可以将需要立卷的文件进行归档，并将其著录在文件服务器上，这一过程中，需要网络的支持。因此，需要注重WEB著录操作界面设置。其设置过程中应从全宗著录、档案文件著录等方面入手，确保该操作界面设置有效性。

3.5系统实现中其它要点

在档案管理系统实现研究中，除过以上所述的内容，也需要明确该系统实现中的其它要点。这些要点包括：（1）为了满足文字类、图片类等不同类型档案的管理要求，应加强档案管理系统实现中的公共文件上传设计，并设置好相应的块，确保系统应用中的各类档案文件能够及时地长传到档案管理系统中；（2）在档案管理系统运行中，结合文件打印的实际要求，也需要落实好通用打印控件设计工作，提升档案管理系统的潜在应用价值。

4.结语

综上所述，结合当前的形势变化及档案管理的实际需要，落实好其档案管理系统的设计与实现研究工作，具有需要的现实参考意义：有利于提升档案管理方面的信息化管理水平，保持其管理工作高效性。因此，未来发展中相关人员应给予其所需的档案管理系统设计与实现更多的关注，且在设计人员丰富的实践经验、先进的设计理念及方法等要素的支持下，确保档案管理系统实践应用效果良好性。

【参考文献】

[1]徐莹.探讨事业单位档案管理的创新[J].赤子(上中旬)，2016，(16).

篇(4)

关键词：档案信息化；管理；计算机应用；现状

中图分类号：G647 文献标志码：A ？摇文章编号：1674-9324（2014）05-0015-02

一、档案管理现状

1.档案管理观念落后，档案管理人员素质不高。目前，许多档案管理部门对于档案管理工作的意识仍然十分淡薄，管理工作的方法仍然沿用落后的管理模式，而这些落后的管理模式都是相对比较传统的，而随着档案资源的不断增加，档案的管理工作也就随之出现了问题和状况。而问题的发生一旦没有得到及时地解决并不断堆积，必定会降低档案管理工作的效率，限制档案管理工作的进步，落后与时展的脚步。档案管理的电子化和信息化是在新时期新形势下对档案管理手段的创新，档案的电子化管理急需得到广大档案管理部门的正确认识和有效利用。但是长期以来人们对档案管理的电子化认识具有一定的狭隘性，档案管理人员的文化素质普遍不高。

2.档案管理系统的稳定性不高。一方面，档案管理系统在计算机网络环境下是一个开放的系统，一些企业内部和外部信息技术人员由于利益的驱使，蓄意破坏档案管理系统，对档案信息进行篡改或者偷盗；同时网络档案管理硬件运行不稳定、设备安装不到位、受到外界电磁场信号干扰、硬件设施的偶然故障、档案管理人员的操作不当等都会造成档案信息的失真，其完整性受到破坏。另一方面，网络环境下的档案管理高度透明，以及档案信息在网络环境下的高速传播速率，同时由于档案数据的收集缺乏行之有效的明确标识，这就对档案系统内信息的真实性和准确性产生了直接的影响。如果档案管理系统不稳定将制约网络运行和数据传输的速度甚至造成部分或全部数据的丢失或出错。如果网络安装不规范、线路不畅通、接触不良、软件安装不当，必然会影响网络的稳定运行，进而影响档案信息处理和传输的速度，也对档案管理的安全造成威胁。

3.档案管理制度有待完善。档案管理制度不健全、管理不科学、日常维护不及时、维护不当、数据无备份等造成的风险，其危害主要是影响工作效率，甚至导致数据产生错误、数据丢失等。在网络环境下的档案管理系统中，权限分工的主要形式是口令授权。口令存放于计算机系统内，一旦通过计算机信息技术手段被人偷看或窃取，便会带来巨大的隐患。这与手工档案管理不同，一旦口令失窃，追查起来相当困难。同时，计算机档案管理系统中，数据传输和保存集中在网络系统，数据处理形式产生了质的变化，对电子数据的修改、转移、篡改、非法拦截、伪造、删除、隐匿等行为可以不留任何痕迹，不容易及时发现。传统的档案管理机制与手段已不适应计算机的环境，企业内部档案管理面临失效风险，因而给内部控制带来了新的难题。如何建立严密的档案管理控制体系，保证企业私密档案信息的安全和完整，将是档案管理体系面临的最为艰难的事情。

二、档案管理对策研究

1.提高档案管理人员素质。当前许多企业内部的档案管理人员都是由过去传统的档案管理人员沿用至今，因此没有系统的学习过如何在计算机和网络环境下熟练使用档案管理系统，同时缺乏档案管理方面系统的理论培训，有些甚至是从头开始学习档案管理系统，这对企业档案管理的发展是极为不利的。因此，有必要提高档案管理人员的素质，主要从以下两个方面着手进行：（1）职业道德素养。由于档案管理人员掌握的是企业单位所有私密档案的保管工作，因此，首先应当具备职业道德素养，不会因为私人交情或者利益诱惑就私下将企业私密档案技术资料外泄，企业的快速发展与这些档案息息相关，技术资料、工程图纸、标准规范等，这些档案资料在企业经营管理中起着巨大的信息支撑作用，特别是当前面临着企业改革改制、市场激烈竞争，档案信息资源更是企业发展的有力依据，这些档案资料对企业的生存发展直观重要，所以，档案管理人员具备良好的职业操守是必要的。（2）提高档案管理专业技能。档案管理系统并不是简单的计算机操作，而是与档案管理知识紧密结合在一起的，因此，档案管理人员不仅需要具备档案管理相关的专业知识和经验。

2.完善档案管理系统软硬件，提高系统稳定性。加强档案数据在保存和传输过程中的稳定性可以从网络系统的硬件和软件两个方面着手。在硬件系统选配方面，可以优先选配运行速度高，运行稳定，工作寿命长的配置，同时保证高速网络带宽并且优化网络接口，保证服务器和网线远离电磁信号的干扰，硬件系统的稳定运行是确保信息传输稳定性的根本基础。在此基础上，档案管理软件的合理选择，实时升级，及时弥补漏洞，并对安全配置参数进行合理设置能够加强档案管理系统的安全防护等级，要充分考虑到诸多安全因素，对系统安全提出明确、具体的需求，改变过去重功能轻安全的做法，软件系统的稳定运作是保证信息传输稳定性的上层建筑。

档案管理系统中系统信息的集成使得各个有权限的部门可以在权限范围内输入数据，根据经验，权限范围越广，出现失误或错误的几率就越大。为保证信息的准确性，必须及时更正出现的错误，这就对系统提出了更高的容错性要求。

在一直用计算机和网络进行档案管理工作的情况下，一旦出现电脑或网络故障，都会影响到正常的档案管理工作，严重者可能会造成数据的丢失，档案处理的不完整，影响到企业的整体运作流程，档案数据的及时性和安全性要求更加稳定可靠的系统运行环境，因此不断更新完善系统内部问题是保证档案管理系统顺利实施的重中之重，可以考虑从以下几方面着手进行改善：（1）建立输入控制制度。为档案管理系统的安全提供基础。建立会计确认制度，对电子化原始凭证加以认可，并通过动态数字签字对其可靠性加以确认，保证数据的准确性。（2）建立操作控制制度，为档案管理系统的安全提供基石。企业必须明确规定档案管理操作人员对软件操作的工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换，杜绝未经授权人员操作管理软件。（3）建立系统关联方和企业内部人员道德的控制制度。加强对档案管理人员职业道德和社会道德教育，对不同层次上的工作人员实行岗位责任制，并利用密码进行权限控制。

3.建立档案监管制度。计算机环境下的档案管理系统，去除了重复和无效的工作环节，从而确保了企业有一个科学、规范的会计业务流程和管理基础，实现了扁平化管理，提高了企业管理效率和快速反应能力，企业高层管理人员应意识到档案管理系统的实施中，应有技术部门、管理人员和业务人员的积极参与，只有深刻地理解、消化吸收了新的管理思想并结合企业实际情况加以运用，企业应不断强化档案管理对原始数据重要性的认识，并要求相关部门重视数据的录入工作，尽可能减少出现差错的概率，保证原始数据录入的正确性。从源头上保证系统内所有业务信息的准确，才能保证档案信息的质量，更好为提供决策而服务。为确保档案的真实可靠，档案管理系统应建立更趋成熟完善的监督机制上。不仅要对档案数据信息的真实可靠性进行了重重验证，对每一条数据的产生、修改、去向都要有详细的记录，使得数据记录更改责任到人，确保档案数据传输的可靠不被恶意修改。

综上所述，在计算机技术普及的今天，档案管理的信息化已经成为了一种发展趋势，档案管理的电子化是档案管理行业发展的时代潮流，是未来的数字时代的发展趋势。作为企业的管理者，要及时改进传统的档案管理模式，促进档案的使用、保存以及传送都向电子化的方向发展。而作为企业内部档案管理人员，应当与时俱进，不断学习和完善自身的知识体系，充分利用档案管理体系给工作带来的便利。目前，档案信息电子化的建设存在着许多难题和困难，但我们应当清醒地认识到档案信息电子化管理的建设和发展是一个漫长的分阶段进行的过程，根据实际情况，按步骤进行，最终实现电子档案管理的目标。

参考文献：

[1]刘寿惠.刍议新形势下的企业档案管理[J].中国科技博览，2011.

篇(5)

[关键词]办公自动化；电子文件；档案；计算机

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01

随着计算机技术在社会各个领域的不断发展，办公自动化迅速在各行各业中普及，产生了大量电子文件，如何管理和利用好这些电子文件，发挥其优势，提高工作效率，有着非常重要的意义。2002年国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》中电子文件的定义是“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储，以磁带、磁盘、光盘等为载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。通过计算机管理的文档系统，可以方便地查询、阅读和修改文档内容。

1 办公自动化与档案管理

办公自动化（Office Automation，OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和网络通信技术，全面、迅速地收集、整理、存储和使用信息，使学校内部人员方便快捷地共享信息，提高行政效率。通过实现办公自动化可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，增强协同办公能力，强化决策的一致性，提高决策效能。一套完整的办公自动化体系包括信息的收集、传递、修改和保存4个环节，主要工作是向办公人员提供所需的信息。

办公自动化产生了电子文件，从档案学的角度来看，档案管理是文书管理的后续阶段，办公自动化已可以准确记录从信息录入到信息保存的全过程，经过档案工作人员的整理核对，形成电子档案。办公自动化的发展决定着档案管理的发展方向，而档案管理也影响着办公自动化技术的发展，很多单位在选择办公自动化软件时都要考虑是否和本单位的档案管理系统对接。

2 档案管理自动化是档案管理发展的方向

档案管理自动化是档案管理发展的方向，这使档案管理工作更加便利，有助于档案的收集、管理。建立一套完整的档案管理系统，首先要加强档案管理业务的基础建设，其次要加强档案数据库建设。对于高校而言，大部分档案都属于开放性档案，高校的办公自动化应与档案业务同步进行，各个部门与档案部门联网，使用计算机通过网络进行档案的调阅利用，缩短档案的查询时间，提高档案的利用率。

档案管理与办公自动化联网，大大提高了档案部门的工作效率。目前，档案部门大多局限于档案的接收和保管，使用办公自动化系统后，文书部门的文件登记和著录目录工作就能有机的结合，可通过计算机进行整理、排序和分类，便于及时利用。档案管理自动化有利于实现部门立卷，档案工作者可提供给学校各个立卷部门独立的用户名密码，确保立卷制度的有序执行，也可帮助立卷人准确分类，保障部门立卷质量，对于不合格的案卷可利用计算机和网络通过档案管理系统软件及时更改，这不仅可提高立卷部门的办公效率，有效防止归档文件遗漏，也能保障档案的完整性。档案管理与办公自动化联网后，可实现档案信息的实时更新和信息资源共享，使学校各部门的决策者能及时掌握准确的、尽可能多的档案信息，为其正确决策提供更多依据。实现档案管理自动化后，可使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，提高工作效率，减少差错率，提升服务质量和服务水平。

3 办公自动化对档案工作提出更高要求

3.1 档案的规范化、标准化要求更高

办公自动化的应用，使得档案工作必须做到标准化、规范化，只有标准化、规范化的档案信息才能通过计算机进行档案管理，才能实现信息共享。因此，在办公自动化系统中从档案信息的收集、修改、整理和保存这一系列基础工作开始必须实行规范化、标准化管理。同时，办公自动化形成了新型的特殊载体的档案，它和传统的纸质档案有所不同，这要求使用者在查阅档案时要遵守相关管理制度。为防止档案信息被修改、泄露，应对电子档案的内容性质和阅览者的权限做出限定。国家档案局颁发的《电子文件归档与管理规范》中提出了4条措施：①建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制；②设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目及内容等；③对电子文件采用防错漏和防调换的标记；④对电子印章、数字签署及数字加密等采取防止非法使用的措施。对电子档案的保存要求也很高，除具备一般档案库房所具备的防火、防潮等条件外，对防磁和温度的要求也很高。

3.2 文件处理与档案管理要求一体化

实行办公自动化后，各个部门在文件处理和档案管理方面应形成一个连续的过程。如办公室人员在接到公文后，不但要使用计算机对其特征进行扫描著录，还要分析文件的内容和主题，完成档案管理系统中要求填入的著录项，以实现文档一体化。这种新型的管理模式大大减轻了档案管理工作者的劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率，提高了档案利用率。

3.3 对档案管理人员综合素质要求更高

实现档案管理与办公自动化一体后，由于档案载体多样化、管理方式现代化，对档案管理人员的综合素质提出了更高要求，在办公自动化的大环境下，不仅要加强档案专业知识和计算机技术的学习，还应尽快改变知识结构，努力学习新技术，掌握新知识，提高档案管理水平，只有这样才能更好地适应现代化的档案管理工作。

主要参考文献

[1]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报，2012（2）.

篇(6)

（一）档案意识有待提高。

首先我们要认识到，企业改革重组，机构调整，内部机构人员发生了很大的变化，由于个别人员档案意识不强，对档案不重视，造成归档文件资料不能及时地归档立卷。档案意识的薄弱，如：上级来文未按规定发送到公司综合管理部，而直接发到承办部门，这些部门往往忽视应到公司综合管理部办理签收的程序，而自行传递、办理，导致不归档，造成了企业档案的不完整、不准确、不系统，使档案失去应有的价值。完整、系统的文书档案不仅反映企业管理水平，而且映射企业管理整体素质。因此可以说，文书档案管理的好坏，档案意识至关重要。

（二）档案保护收集工作。

档案工作人员不可能参加公司的各项活动，及时掌握各类信息，有针对性地进行文件材料的收集工作。而参加各种重要活动、会议的人员，若无人督促，很少人能主动将有保存价值的文件材料整理、归档，因而难以收集齐全。至使档案材料短缺，手续不完备，直接影响档案立卷的归档，档案管理不规范。如：有关的内部单位部门不熟悉或不遵守文书及档案管理方面的操作规范和方法，只凭经验办事，文件的收集递送工作不及时、不规范，结果只能使许多重要的有存档价值的文件失去归案的机会。而档案材料来源渠道多、内容涉及范围广，且这些材料分散于不同的工作阶段，以及不同的管理人员和工作人员手中，只有及时地进行收集、整理，才能确保其齐全完整。

（三）档案人员队伍不稳。

企业改革重组，机构调整，内部人员发生了很大变化，人员素质参差不齐。档案产生于工作及工作管理部门，需要有既懂档案业务、又有责任心的人员来管理。企业档案管理模式重构是对传统方式、手段的改进与提高，需要具有一支精通企业档案管理业务、掌握企业信息服务技能的人才队伍，这也是企业档案管理模式重构的必然要求。

（四）档案制度方面。

在企业改制过程中，档案的交接缺乏约束机制，造成档案资料的遗失和断档。在企业改革或重组的操作程序中，对撤、并或整体划转的单位，其人、财、物的交接都有比较具体的规定，而档案如何交接，缺乏具体的实施细则或规定，致使部分撤、并单位的档案，或者有一定价值的档案资料，仍留在部分管理人员手中。如果这些人员面临下岗分流、重新就业的选择，势必无暇顾及档案的整理移交。这就是档案管理制度方面不明确，责任不分明造成的后果之一。应当完善企业档案管理人员的配备，完善档案管理体制。

二、企业改革过程中档案管理工作应采取的措施

（一）提高档案意识。

档案管理人员应依据档案工作的新特点、新情况，深入细致地开展宣传档案法规和档案工作的活动，努力提高员工的档案意识，特别要强化各管理部门领导的档案意识，使他们能充分认识到档案的重要性，并自觉地把档案管理工作纳入本部门的工作计划和议事日程。同时，档案工作人员应不失时机地宣传企业档案的重要性，让人人知道档案重要，档案必须集中保管。使企业全体员工清楚地认识到，在从事企业各项活动中所形成的属于归档范围的文件材料，既是自己辛勤劳动汗水的结晶，更是企业各个环节的历史文化财富，受《档案法》保护，私人无权占为己有，必须使之完整无缺，并按规定向档案工作人员移交。

（二）切实改进档案收集工作。

档案部门要定期对档案工作进行指导监督。档案工作人员要深入了解各部门的工作内容和工作规律，把握其归档的文件材料的范围，制定出相应的收集工作计划，指导各部门有步骤、有计划地安排落实好档案的收集工作。同时档案部门工作人员要及时了解各立档部门的工作动态，尽力帮助他们解决实际困难。企业档案工作做得好坏，将直接影响到企业各项工作的顺利开展。如何抓好企业改制后的档案工作，本人认为：首先要加大《档案法》宣传力度，进一步增强全体职工的档案意识。各级领导和企业法人要提高对档案工作的认识，把档案工作真正纳入企业管理程序，列入企业的工作计划，纳入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。其次要强化档案业务监督指导，全面提高企业档案管理水平。各级主管部门的档案机构要按照有关规定，加强对所属企业改制后的档案工作的监督和指导。各级档案部门也要大胆地抓好改制后企业档案工作，要明确企业改制后档案的收集、分类、归档等具体办法，帮助推进企业档案管理规范化、标准化建设。最后要转变工作作风，重视对改革后企业档案工作的调研，做好服务工作。改革后的企业档案工作如何适应新形势、新情况，需要我们去研究、探索。我们必须转变工作作风，深入企业开展认真细致的调查研究，针对企业档案工作中的热点和难点，总结出一套符合企业现状、切实可行的档案管理办法，使企业档案工作为促进企业管理、加速企业发展做好服务工作。

（三）建立高素质的档案工作队伍。

要做好档案管理工作，首先需要有一支比较稳定且业务能力较强的档案工作队伍。其次要注重对档案工作人员进行再教育，包括专业知识教育和职业道德教育。通过这些教育，增强档案工作人员的敬业爱岗精神，提高档案工作人员的专业水平。再次，要逐步培养档案人员的创造性，激励档案工作人员研究档案和档案工作，提高其学术水平。在企业档案管理的模式重构实践中，人是企业档案管理模式重构的核心，既是模式重构的实施者，又是模式重构的受益者，其整体素质的优劣高低，必将影响到企业档案管理模式重构的建设质量与实际效果。因此，必须研究制定提升企业档案管理人才素质与业务技能的培养办法、培养内容和培养制度，加大对专业人才队伍的培养力度，建立科学的人才管理办法，并从吸收、激励、管理、教育等方面不断地加以完善，切实使企业档案管理的模式重构获得良好的人才条件支持。

（四）健全档案管理制度。

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是企业的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到充分体现制度的权威性。此外，还应该利用现代信息技术为档案管理服务，利用计算机进行档案的编码管理，提高查询效率，建立电子档案和数据库，使档案更高效地为企业服务。只有建立健全一套完整的档案管理制度，并确定档案管理人员的职责范围，使档案管理人员树立强烈的责任心、事业心，这样才能体现档案工作的专业性和科学性。

三、总结

篇(7)

一、档案数字化与数字化档案管理

（一）档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。

（二）数字化档案

数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。

1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。

2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。

3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。

二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求

（一）档案数字化与数字化档案管理的优势

档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：

1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。

总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。

（二）档案数字化与数字化档案管理的要求

档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：

1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。

2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。

三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策

数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。

（一）予以科学规划

档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。

（二）进行成本核算

目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。

（三）建立双套制管理机制

由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。

（四）提高员工的素质