档案管理准则精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案管理准则范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

[摘 要]GLP（Good Laboratory Practice）表示良好实验室规范。档案管理工作是GLP管理体系中重要的组成部分。通过结合该类机构的档案管理工作，本文介绍了GLP实验室中的电子档案及标本档案管理的方法，以为其他同类实验室提供一些帮助。

[关键词]GLP；档案；标本；电子档案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

在GLP试验室中对档案室的建立及管理是有准则要求的，随着信息技术的迅猛发展，计算机被应用到了各个领域，包括在试验中形成的大量电子文件，也是档案的重要组成部分；另外，标本档案的管理也不同于纸质档案的管理。因此，本文将着重讲述在GLP实验室中关于电子档案及干湿标本档案的管理。

1 档案管理中在GLP准则下，档案管理应具备的基本要求

1.1 操作规程

结合本机构的实际工作特点制定档案管理标准操作规程，并参考行业标准与档案管理国家标准，再加上符合各类GLP准则的要求，本实验室制定了从资料接收至归还的程序、人员档案管理的程序、人员出入档案室的程序、事故损失恢复的程序、档案销毁的程序以及事故损失恢复程序等。

1.2 档案管理中对人员方面的基本要求

试验机构负责人需要准备一名档案管理员和候补档案管理员，以在前者无法履行岗位职责时，需要候补管理员代其履行相应职责。档案管理人员在上岗前需要严格遵守系统的GLP准则进行培训，考核通过后方可正式上岗。

2 电子档案的管理

2.1 电子数据的来源

在GLP试验室中，电子数据主要来源于软件在使用过程中采集到的动物体重、给药信息、症状观察、死亡动物传递、电子称的校准、脏器重量、解剖所见以及组织学所见等数据，另外，如生化仪、血液分析仪、尿液分析仪，色谱、质谱等产生的数据。

2.2 电子数据的存储介质

电子数据的存储介质包括移动硬盘、U盘、刻录光盘、电脑其他盘。

2.3 电子档案的检验与接收

送档人填写归档清单，在移交电子档案之前，档案员应对归档的每套介质及其技术环境进行检验，完全合格方可进行接收。检验的项目如下：①介质有没有划痕，并清洁；②有无病毒；③核实归档电子文件的完整性、真实性、有效性，并形成原始记录；④核实归档清单是否齐全；⑤对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。检验完成后，送档人及档案员依据SOP的要求，在归档清单上共同签字确认接收。

2.4 电子数据的保管要求

（1）归档介质应作防写处理。避免触摸、划、擦记录涂层。

（2）单片介质应装进盒子，竖立存放，避免挤压导致介质损坏。

（3）存放时应远离强热源、强磁场、并与有害气体隔离。本中心档案室采用防磁柜进行存储。

（4）环境温度应控制在17℃～20℃。相对湿度应控制在35%～45%。

2.5 有效性保证

（1）档案员每年均应对电子档案进行一次检查并登记。由于计算机技术的发展非常迅速，应用目前的设备，相关人员是可以读取存储器中的数据，但随着信息化进程的不断深入，信息设备的不断更新，用新的设备有可能无法再次读取数据，因此电子记录的保存应确保在存档期限内是可以有效读取的。当设备环境更新时，应先确认档案室内的介质与新设备的兼容性；如果不兼容，应进行归档电子档案的介质转换工作，原介质仍需保留，且保留时间不少于3年。保留期满后可擦写介质，清除后重复使用，不可清除内容的介质应按保密的要求进行处置。

（2）对磁性介质每满2年的、光盘每满4年的，应进行一次抽样读取检验，抽样应不低于电子档案总体的20%，如发现问题应及时按照SOP采取恢复措施，并形成原始记录。

（3）对磁性介质上的电子档案，应每4年进行一次转存。原介质同时保留时间应不少于4年。其转移过程应形成原始记录，并验证记录转移的完整性及其准确性。如果无法将记录转移至另一电子存储介质中，可将其打印成为纸质记录。电子档案的纸质拷贝是档案保存的方法之一。

2.6 电子档案的使用

电子档案封存后不应外借，未经机构负责人批准不允许擅自复制电子档案。需使用时，应使用拷贝件并遵守中心的保密规定。使用者对电子档案的使用应在权限规定的范围内。

作为档案员应不断提升自我的学习能力，时代在不断进步，也将会产生更多的电子档案，如果没有相应的保护措施，电子记录的未来可获得性将存在风险。保护措施的实施应能确保电子记录在存档期限内的完整性以及可获得性。

3 干湿标本的管理

3.1 干湿标本的来源

干癖瓯镜睦丛次蜡块、切片、显微镜涂片、湿组织。

3.2 干湿标本的接收

档案员根据归档清单逐项核对内容并确认，无误后签字存入档案室，并填写相应的记录。

3.3 干湿标本的储存

储存条件应确保质量、完整性不受损害，因此，应对干标本和湿标本进行专门存储，本中心是分别放置在两个房间中。应定期检查归入档案室的湿标本，防止有漏液现象的发生，如有漏液现象的发生应依据机构内的相应SOP进行操作，并形成记录。依据OECD GLP准则，标本应保存到无法进行质量评价。

3.4 干湿标本的借阅

干湿标本的借阅不同于纸质档案的借阅，借用人应填写借用记录，说明借用原因，经机构负责人批准后，档案员方可提供相应标本，在档案员的监督下进行查阅，因为干湿标本较为特殊，因此不许带出档案室。如果需要接受检查或由于某种原因短时间内必须要借出档案室，经过机构负责人批准后，档案员方可提供，同时应由档案管理员或档案员陪同，用完后立即归还。如果借出的档案为易碎的显微镜涂片，应万分小心，严防损坏；归还时，档案员或档案管理员和借用人双方应进行仔细核对，确认无误后双方签字并放回原处。

3.5 防虫害管理

档案室应放置樟脑球用于档案的防虫、防霉，并定期更换樟脑球；每月都应对档案进行抽样检查，检查是否有发霉、虫蛀等现象。

3.6 干湿标本的处理

如果干湿标本未达到保管期限，委托方要求移交给委托方自己保管时，经机构负责人批准后，委托方必须签字确认。如果干湿标本超过保管期限后，经机构负责人批准，应返还给委托方，经过沟通，如果委托方不想保留时，由机构统一处理。销毁时应委托专业公司进行处理，防止造成环境污染。

4 结 语

档案对GLP实验室是不可或缺的重要资产和溯源的关键。作为档案员应严按照GLP准则进行电子档案及标本档案的管理。

主要参考文献

[1]陈铁春，蔡磊明，等.经济合作与发展组织良好实验室规范准则与管理系列（修订版）[M].北京：化学工业出版社，2008.

篇(2)

【关键词】 档案管理 药检

【Abstract】 The article analyzed some existing problems in the current situation of drug test files management， and puts forward some countermeasures， in order to exert the basic fuction of files information resources， and serve the drug testing work better.

【Key words】 Files management Durg test

药检档案是指导药检、促进药检、发展药检事业、保障和服务民生，为药监工作提供坚强有力技术支撑的重要工作手段。当前应当重视药检档案的收集、整理和管理。

1 药检档案的基本内涵

药检档案即药品检验、鉴定档案，是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的，反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证，属于科技档案范围，既具有科技档案相同的属性，又与其他档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性，还具有材料分散性、时效性强等自己的特性。

药检档案其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。药检管理部分档案材料主要有：上级工作指示、通知、决定，药检管理工作计划、总结、教学管理有关通知、决定、检验事故、差错、纠分处理等，这些材料是带有文书材料性质的档案；药检业务部分档案材料主要有：检验(测)报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资、仪器档案等，这些材料是由于药检工作与其他科技工作的区别导致的既不同于文书档案又有异于科技档案的独特个性的档案。

2 当前药检档案管理中存在的主要问题

2.1 药检档案管理格局不明晰，管理机构不健全，管理职能不明确。工作中，药检档案管理一般由行政办公室负责。由于历史沿革等原因和药检行业管理要求，档案室一般只管理文书档案，而药品检验(测)报告书档案、人事档案、会计档案、图书档案等分属药检机构各个业务科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案格局。

2.2 档案管理制度不健全，检查督促考核落实不力。在药检所管理中，一般按照《产品质量检验机构计量认证／审查认可(验收)评审准则》及其继承和发展准则——《实验室资质认定评审准则》要求，制定了较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围。

2.3 药检机构档案内容界定不清，管理范围不明。当前档案系统的内涵和外延发生了较大变化，药检档案的范围也已由以往的文书档案、药品检验(测)报告档案等发展到今天的科研档案、电子文件、各种检验(测)设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，在实际工作中，各药检机构均根据自己的理解和实践实施管理，使许多应该纳入管理的药检档案没有纳入管理。

2.4 未能将档案管理与药检业务建设同步规划、同步发展。在药检机构近、远期规划中，一般对检验(测)设备、人员结构、技术水平、质量目标、检验项目及能力等都会作比较详尽的规划，而对药检档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划，造成药检档案管理水平不能与药检业务同步发展。药检档案管理水平的滞后，在一定程度上影响了药检业务技术的发展，和实验室资质的认定。

2.5 档案管理水平不高，现代化管理手段应用能力较差。随着计算机及网络信息技术在药检机构管理中的广泛运用，药检机构管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于药构档案的收集、编研、开发和利用，加之档案管理工作人员素质参差不齐，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用。

3 适应形势的需要，进一步做好药检档案管理工作

新的形势和任务，要求药检机构调整管理思路、改进档案管理方法，进一步重视和加强药检档案管理工作。

3.1 建立健全药检档案管理网络。应进一步加强药检档案管理网络建设，重视平时材料的积累和归档，明确专、兼职档案人员，使药检机构每个单位从横向(药检——药监)到纵向(档案室——各业务、检验室，稽查队)组成一个档案管理的整体网络，并将管理工作纳入目标责任中，形成横的方面覆盖包容、纵的方面前后连贯的信息内容结构模式，确保文字、图片、声像等材料不疏漏、不散失。

3.2 加强药检档案制度建设。一是建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度，完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，完善档案工作程序，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理。二是坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。三是将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实、同考核，同时采取措施调动档案工作人员和专兼职文档人员的积极性，使他们能够主动收集、整理、归档，从而确保药检档案文书资料的完整性和系统性。 四是设立药检科研档案保证金制度。在年度奖励基金(或劳务费)和药检科研项目中明确一定比例(或数额)的档案保证金，保证业务和科研档案及时形成并在完成后按时向综合档案室移交，确保档案完整、系统、准确和相互配套。

3.3 注重信息化建设。现代信息技术和互联网技术为档案开发利用提供了很多新的手段。为此，应以药监系统信息化建设、政务信息公开为核心，以实验室资质认定评审为契机，加大投入。大力增强药检档案管理工作的手段和能力。如创造条件购置必要的现代化设施、建立本单位的档案目录数据库、采办GD2000等适用的档案计算机管理软件及有关技术标准和资料，使档案管理能力不断增强，实现档案信息管理网络化、数字化、规范化和科学化，使药检档案发挥最大效益。

篇(3)

关键词：企事业单位；办公室档案；规范管理；内容；发展方向；意义；

文章编号：1674-3520（2015）-05-00-01

办公室档案管理是单位稳定高效发展的重要保证。建立系统、科学、民主的管理制度对于企事业单位的发展极为重要。企事业单位办公室档案的规范化管理建设，就是按照规范化的质量和效率，强化系统思维意识以适应企事业单位标准化、规范化、科学化运行的需要.

一、规范办公室档案管理工作的主要内容

（一）规范办公室档案管理工作的前提-―制发公文。绝大多数的办公室档案的前身为公文演变，如何制定与公文，直接影响其质量的好坏，也决定着未来办公室档案及其管理工作规范式的质量问题。所以，制发公文是办公室档案工作规范化的根本性前提，必须处理好其标准，提升实际操作中的办公室档案质量，好为将来实行规范式的办公室档案工作奠定根基。一是要规范好公文用纸，严格遵照国家相关规定，选择质量上乘，规格尺寸统一的纸型。二是要确保公文字迹打印的清晰性，且易于长期保存。无论公文是打印或草拟，要确保有清晰明了的字迹，便于将来长期保存使用。三是要对公文制发的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理，格式拟定标准，在行文中避免简称及不标准的字，有助于未来规范管理及运用信息化检索方式的实行。

（二）规范办公室档案管理工作的准则――立卷归档。公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难，也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索、案卷整体性基础目标造成影响。文件的归档重点由本部门的文件构成，要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在现实工作里；应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》，另外需处理好如下三项内容：一需正确掌握立卷归档文件的时间性，只有达成目前文件任务才可立卷归档，否则会使办公室档案工作出现混乱及无序而无法立卷归档。二需确立重点及合理分工。现实操作里应重视资料及文件的区别，详细问题需详细剖析，由此降低重复与冗余的办公室档案工作，有效提升办公室档案的使用效率。三需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次，严格把守住全宗的出入口，禁止不能归档的文件进入，且需预防归档资料文件丢失情况发生。尤其在归档立卷里，需将相同类型或有关联的文件资料归于一个卷里，确保同一问题的整体处理进程能体现，由此提升办公室档案的使用价值，让完整的办公室档案文件为将来规范式的办公室档案工作奠定基础。

（三）规范办公室档案管理工作的保障――案卷质量。在实际操作中可看出，办公室档案的价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到，只有完整的文件资料才能确保办公室档案保存的意义。可见立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定作用。所以，提高办公室档案订卷的质量至关重要，因此我们除了重视处理好立卷方式，便于办公室档案目标化管理里的检索与划分，还需把握好装订案卷的质量关，有效管理其办公室档案。

二、办公室档案工作的发展方向

（一）做好办公室档案工作标准――依法治档。现代化管理办公室档案设施，多样性办公室档案载体及类别，直接影响着办公室档案工作的方式，需与时俱进、持续变革，方可顺应时代新趋势，打造办公室档案工作新篇章。办公室档案工作能持续不断地发展需遵循依法治档之路，唯有此方可发挥其影响力。新形势下的办公室档案工作需对不同地方给予充分运用立法的权限，成立相应的办公室档案法规。各部门也应相应健全相关办公室档案制度，做到灵活有效地管理

（二）增进办公室档案工作目标――运用办公室档案。办公室档案的有效运用是体现其自身价值的径直办法，搞好其开发更是办公室档案管理的主要表现所在，它已成当今社会主要的缺一不可的信息资源。要增强办公室档案的有效开发运用，一方面需共享信息资源。办公室档案员在做好搜集、整理、评定及保存办公室档案的同时，还需健全检索系统及汇编办公室档案文件等资料，以便使办公室档案使用者之需。另一方面需顺应时代变化的要求，把“死”办公室档案变“活”，寻找出更为新型便捷的服务渠道，提升其运用的水平以促进办公室档案工作健康发展。

三、规范办公室档案管理工作的意义

如今办公室档案工作已成不可或缺的部分，它可较高的提升工作品质及效率，更是其茁壮发展的基础，有助于将历史保存还原其真实性。另一方面，规范式的办公室档案管理，更是衡量其单位管理能力及成果的重要标准。它承载整个单位在发展进程里所取得成绩，作为探讨其运营成果及发展观提供参考信息。办公室档案工作管理的好否，直接决定着单位领导是否能把握住本单位整体运营情况与及时调整运营政策。所以，在我国规范好企事业单位办公室档案工作，提升其管理理念，勇于研究及体验新型办公室档案管理措施，将单位的总体运营成果及发展情况如实具体地反映出来，不仅有利于推动社会经济的不断发展，更有助于提高本单位的市场竞争性，拥有着深远的现实意义。在信息化迅速发展下，人们对办公室档案工作的管理意识逐渐淡薄，忽略其在社会发展里的现实作用及战略意义。实际工作里出现的无责任感、缺岗、办公室档案工作宣传力度不足，且办公室档案工作无用论不断影响整个企事业单位，使其形成较弱的办公室档案工作管理理念，在管理模式上，也使得传统至新型过渡阶段出现阻碍，不利于企事业单位的健康发展。因此，必须规范对办公室档案工作的管理。

四、结束语

现代化管理下的办公室档案工作，拥有规范的标准不但能有效地利用已有的良好硬件设施，且影响着日常文书工作效率。唯有与时俱进地将办公室档案工作管理规范化，方可顺应时代需求，为将来的办公室档案工作铺平道路。办公室档案工作并非可有可无，特别是对当今信息化下的企事业单位来说，更是推动其机制朝着良性方向发展有力基础。所以，规范好办公室档案工作势在必行。

参考文献：

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【关键词】档案信息化；医院；档案管理

档案是组织内部的核心资料，档案管理是现代化企事业单位或政府服务部门的重要工作之一。良好的落实档案管理工作，不仅能够提高档案的利用价值，还能使更好的辅助企事业单位各部门更好的工作，为促进企事业单位良好发展奠定基础。但就当前我国医院档案管理实际情况来看，档案管理整体效果不佳。究其原因，与档案信息细化建设不佳有很大关系。在科学技术不断发展的今天，有效运用计算机技术、网络技术、信息技术等先进技术来进行档案信息系统建设，可以将纸质档案转化为电子档案，并且良好的收集、整理、分、保存档案，提高档案的利用价值，并且可以方便工作人员准确、快速地获取档案，使用档案。所以，良好的建设档案信息化，利于提高医院档案管理水平。

一、档案信息化建设在医院档案管理中的价值

从传统意义上来看，档案管理是现代企业和单位未做到准确了解和掌握单位内部人事、管理、财务及员工等方面情况的重要基础。而对于医院来讲，档案管理是医院管理的重要部分，其有效的实施，可以提高档案的利用价值，这对于医疗研究、临床治疗、人员调配等工作的良好开展有很大帮助。所以，在信息化建设已经在社会各个行业领域中迅速铺开的今天，应当高度重视档案信息细化建设，辅助档案管理，促进档案管理与时俱进，满足现代行业发展的客观要求及医院档案应用要求，为推动医院持续健康的发展奠定基础。所以，档案信息化建设在医院档案管理中的价值较高。

二、加快档案信息化建设提升医院档案管理实效的有效措施

基于以上内容的分析，确定加快档案信息化建设是非常重要的，利于提高医院档案管理的实效性。当然，要想加快档案信息化建设，应当采取有效的措施。笔者参考相关文献及自身工作经验总结，提出以下建议：

（一）增强档案信息的管理水平。随着计算机管理软件越来越多地运用到现代档案管理工作中，医院应当注意到这一点，积极增强档案信息的管理水平。也就是结合医院实际情况，为档案部门单独建立局域网络，购置计算机、扫描仪、管理软件等，以便这些设备或软件为档案管理工作人员所用，使管理人员通过对其应用，可以有效处理各种档案管理工作，如档案信息的收集、档案信息利用价值的分析、电子档案的录入等等。所以，在加快医院档案信息化建设的今天，应当高度重视增强档案信息的管理水平

（二）加快档案信息资源的建设。档案信息化建设工作的核心应该是档案信息资源的建设。因为只有建立档案信息资源，才能更好地支持档案管理工作。当然，要想更好的建设档案信息资源，需要合理地进行计算机软件和硬件的配置，也就是结合医院档案管理工作的实际情况，从而选择适合的、有效的技术手段来设置档案管理软件，以便其能够灵活、有效地应用，方便档案管理人员快速、有效地开展各项管理工作，如业务管理、事务管理、档案资源利用等等。另外，还要注意科学、合理地应用信息技术，构建档案资源数据库，以便存储和共享档案资源，方便医院各部门人员应用档案。

（三）做好基础工作推进档案信息化进程。透过表面，看档案管理的本质，确定其是服务于机关事业单位的各项活动，因此档案部门对单位的各项活动的记录文件与相关材料的收集、规划、存档是非常必要的。而通过对医院档案部门以往工作情况的了解，确定档案部门工作或多或少会存在一些问题，如档案资料收集不佳、档案资料整理存在缺陷、档案资料分类不合理等等，这给后续档案管理带来诸多不便，并且造成档案管理效果不佳。为了避免此种情况的持续发生，给档案管理信息化、现代化、高效化推进带来负面影响，在积极进行的医院档案信息化建设的过程中，应当注意整治档案基础工作问题，确保档案资源的完整性和准确性，特别是在电子档案资料归档方面，为保证电子档案资料完整、有效、准确，要制定部门人员工作准则，以便档案工作人员严格按照准则执行工作，并且遵守国家相关数据标准，统一进行电子档案资料的录入。另外，对于过去的一些纸质档案，我们不能随意的堆放，在其数字化之后要及时处理。

三、结束语

在科学技术不断发展的今天，有效运用计算机技术、网络技术、信息技术等先进技术来进行档案信息系统建设，可以将纸质档案转化为电子档案，并且较好地收集、整理、分类、保存档案，提高档案的利用价值，并且可以方便工作人员准确、快速地获取档案，使用档案。所以，在医疗事业不断发展的今天，积极构建档案信息化来提高医院档案管理水平是非常必要的，利于提高档案的使用价值，使之在医院医疗研究、人事任命、临床治疗等方面充分发挥作用，促进医院持续健康地发展。

【参考文献】

[1]尉红.现代化医院管理须加快医院档案管理信息化建设[J].兰台世界，2013（z4）：139-139.

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关键词：声像档案；管理

中图分类号：C93 文献标识码： A

声像档案具有收集、贮藏、整理和传递信息等多种特点，以一种生动活泼的形态出现在人们面前，让人们迅速接受并喜爱上这种形式。声像档案在火电项目中属于一个记录节目内容的重要载体，同时也是工程专题和反映工程背景资料的重要组成部分之一，为此各单位应积极努力的提高声像档案的有效性管理工作，以达到声像档案完整保存的目的。

声像档案的管理状态

1.1管理档案的意识不足

在声像档案的管理工作中未能充分认识到其对于项目整个过程记录的重要性，导致管理意识的薄弱，这也是声像档案管理混乱现象形成的重要原因。声像档案的时效性比较强，对于归档也有着不同于一般的要求，但由于大多数单位忽视了档案管理的重要性，未能及时将声像档案进行全面整理与归档，缺乏档案管理的意识，以至于丢失了许多具有很大意义的声像档案资料。根据调查数据显示，目前大多数单位仍存在着同一盘磁带以及同一盘碟重复多次使用的现象，从归档的角度上看，最初的录音和录像并没有存储起来。没有清晰的档案管理意识，也就无法及时有效的将声像档案进行完整归档【1】。

1.2声像档案维护设备落后

在现今科技急速发展的状态下，多媒体技术得到了普遍的使用，而声像也开始广泛出现在人们日常生活和工作中，但对于声像档案的管理仍是采用传统方式进行，也就是在具有许多其它档案的文书柜内存放声像档案，只有部分单位根据需要布置了声像档案专柜或是建立声像档案室，大多数单位还是沿袭着混存方式，不符合有关规定的防磁、恒温以及恒湿等存储要求，使得声像档案无法进行长期保存。

1.3声像档案管理方法不先进

在管理声像档案过程中，应根据周围综合性环境的需要，以音像资料为主要媒体，以项目重大的事件和活动为中心，积极主动的履行能反映整个工程的宣传义务。但由于声像档案不具备先进的管理方法，使得档案存储受到了严重的制约，导致每个单位在管理水平和管理能力上各不相同，部分单位没有建立声像档案管理设备和专职管理团队，而部分单位则是建立了声像档案管理设备，却无法对有声像档案和无声像档案进行统一的集中管理【2】。

1.4声像档案管理准则未完善

大多数单位在管理声像档案使没有健全的管理制度，使得档案无法进行统一的集中管理。管理准则的不完善，导致部分单位没有将有关制度贯彻落实好，难以起到应有的保护作用，而该举措造成了任何时候都可移交现象，也就是说各科室可以实行分散保管措施和个人保管措施，每年进行一次档案室的移交，这样极易产生无归档情况。此外，还有部分单位因声像档案管理无章可循，形成了随意、自由的处理状态。

加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加大宣传力度，争取领导与摄录人员支持

加大对声像档案宣传力度，充分利用网络各大力宣传声像档案的作用，让大家了解和接受声像制品是市场经济条件下新兴的档案载体。同时，作为一项社会性的事业，非档案部门也可以独家之力、朝夕之功建成。因此，公司领导、宣传部门负责人的重视是做好声像档案管理工作的重要保证。

（二）强化管理，制定声像档案管理制度

改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各归档部门也要建立相应的管理制度。规范管理，对产生的声像档案从收集、归档到移交档案馆（室）统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向公司档案馆（室）移交，在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）增强与档案部门业务联系，逐步提高摄录人员档案业务水平

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。另外，还要注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案管理人员的有关专业知识和技能的培训，为摄制好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。因此，应结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温度和湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（五）建议档案主管部门参与公司各类重大活动

针对企业重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案管理部门直接参与的办法，由主办单位通知档案管理部门派专人摄影录像，并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保企业（项目）重大活动产生的档案（特别是声像档案）得以及时、齐全、完善地归档，统一管理，方便各方面利用。

结语

随着科学技术的迅猛发展，使得声音档案在管理过程中出现较为严重的混乱情况，在一定程度上破坏了声像档案的实际价值。因此，本文通过对声像档案的加强管理，说明了声像档案的管理工作在电视台中有着极为重要的作用和意义

参考文献

[1]杨思源.声像档案管理存在的问题及解决办法[J].中国新技术新产品，2011，（13）：78-79.

[2]龚志英.做好声像档案管理工作的几点思考[J].中国水运（下半月），2011，（07）：113-114.

[3]焦丽燕.谈水利工程档案管理存在的问题和对策[J].商业文化（下半月），2011，（06）：431-432.

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一、认真学习，积极提高业务能力

我从事图文资料、影像资料的档案管理工作，为使自己掌握档案管理必备的理论知识，具有从事档案管理的岗位能力和技能，我认真学习，深入钻研《中华人民共和国档案法》等国家有关档案工作的法律、法规和相关政策，经常翻阅档案管理方面的书籍，积极借鉴先进单位的档案管理经验，有不清楚的业务问题，积极向有关专业人员和老同志请教，切实提高自己的业务工作本领。近年来，我充分发挥自己的业务特长，能够独立完成档案管理工作任务，确保把档案管理工作做好，提高档案管理工作的质量，充分发挥档案的作用，为有线电视台整体工作服务。

二、努力工作，全面完成工作任务

我充分认识档案工作的重要性，认真努力工作，全面完成档案管理工作任务，

发挥档案的作用和效能。一是建立健全档案管理制度。我先后建立健全《档案管理暂行办法》、《档案管理人员岗位责任制》、《立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》等档案管理制度，做到以制度管人管事，初步实现档案管理制度化和规范化。二是认真努力整理好档案。我及时收集需要归档的图文资料、影像资料，按照档案管理要求进行整理，确保整理好的档案符合标准，便于收藏和今后查阅使用。三是强化档案管理规范化建设。我坚持保密、安全的原则，档案室配置空调、除湿机、防盗、防高温、防火、防鼠、防虫、温湿度计等设施，确保档案安全；档案排放规范整齐，有资料存放示意标记，每月定期检查档案，保证档案完整齐全。四是加强档案信息化建设。我积极做好档案信息化工作，配置了档案所用的电脑，建立机读目录，安装了档案管理软件，使档案管理步入信息化轨道，有效提高档案管理的工作效率，实现档案管理现代化。

三、爱岗敬业，培育良好工作作风

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1.1缺乏足够的档案管理意识

事业单位的档案管理工作是一项服务性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。这可能是由于事业单位对档案管理还缺乏足够的重视，没有良好的档案管理意识，使得档案管理和档案监管的力度不够，并且也没有为档案管理工作提供必需的人力和经济支持，甚至一些事业单位没有将档案管理工作归入到年终工作考核中，这些因素都导致事业单位的档案管理工作受到阻碍。

1.2没有建立完善的档案管理制度

目前，我国大部分单位还没有建立完善、科学、全面的档案管理制度和规范，并且档案管理规范覆盖的范围也不是很全面，部分单位甚至没有一个档案管理的规范守则，使得日常的档案管理工作中缺乏执行标准和参考守则，从而使得档案管理工作变得繁琐复杂且杂乱无章，没有明确的档案存贮制度和档案回收方法也使得档案的查找和使用变得更加困难。同时，一些事业单位在档案管理方面也缺乏足够的执行能力，使得档案管理工作的实施缺乏权威性导致档案管理工作效率不高，管理人员的责任心不够强也使得档案管理工作出现管理职能上的空缺，阻碍了档案管理工作的顺利进行。

1.3缺乏信息化的档案管理

计算机技术已经改变了人类的生活方式，为人类的生活和工作带来了极大的便捷，近年来信息化档案管理的优势越来越加突出，他使得档案管理工作变得更加方便、快捷，极大的节省了人力、避免了资金的浪费。但当前一些事业单位还没有将信息化的管理技术全面应用在档案管理工作中，使得档案管理工作变得低效耗时，甚至对已有的电子档案也缺乏足够的监督管理，使得信息化档案管理工作无法正常的开展。

1.4缺乏专业的档案管理人员

档案管理工作不仅具有较强的制度性，同时也要求管理人员具有较高的专业素养和高水平的管理技术。对于档案管理人员来说，不仅应该具有良好的职业责任感还应具有较好的专业管理水平。但是目前我国的一些事业单位还没有专业的、固定的档案管理人员，有的单位还依靠其他部门的人员来兼职管理档案工作，这就使得档案管理工作人员的职责不够明确、无法随时随地的处理档案管理工作。并且有的事业单位档案管理人员变动频率较高，将档案管理工作视为应付上级组织的检查，使得档案管理人员缺乏足够的管理知识、对业务不够熟练，从而使档案管理工作不能正常进行。

2.优化事业单位档案管理制度的途径

2.1重视档案管理工作的宣传

通过各种途径宣传档案管理工作的重要性可以在一定程度上促进事业单位档案管理制度的改革，如结合单位的具体档案管理情况通过报纸、杂志、网络等途径普及档案管理在事业单位人力资源开发方面的重要性等。人民群众通过一系列的宣传教育工作可以了解到档案管理工作的重要性及其对社会服务的关键性，从而推动事业单位档案管理工作的发展。

2.2重视档案管理制度的执行和制定

档案管理制度的制定是档案管理工作正常进行的基础，因此事业单位要重视档案管理制度的制定和执行。并且在对事业单位档案管理制度进行优化时一定要注意对制度的落实，规范档案管理人员的行为准则，严格按照管理制度进行操作，同时建立相应的监督管理守则和绩效奖惩制度，促进档案管理人员自主的执行档案管理工作制度，提高他们的工作积极性，在工作中不断改进已有的管理制度使得档案管理制度变得更加全面和完善。

2.3加强档案管理人员的专业培训

新的档案管理形势要求档案管理人员必须同时掌握传统的档案管理技术和当代的信息化管理技术，所以我们必须建立专业水平较高的管理人员队伍以跟上档案管理制度的前进步伐，对档案管理人员进行定期的培训以增加管理人员的专业水平和档案管理知识。