电子合同管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇电子合同管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

(一)合同管理中部门间流转的效率低下

一份经济合同从签定到付款完结，会涉及到业务、纪检、法务、行政、财务等多部门，需要逐级审批。显而易见，在传统合同管理模式下，部门间审批流转的效率很低。

(二)部门间流转的规范性控制不够

在纸质合同流转过程中，原先需要多部门审批的，由于管理不到位，存在该审批未审批的情况，加大了合同支付风险。

(三)合同的分类、检索以及信息汇总功能较弱

由于医院合同数量多、类型杂以及执行周期长等诸多原因，导致传统合同管理模式下，普遍存在文档管理较散乱、不统一，合同信息汇总困难等问题，特点是分期付款或后期质保金支付类的长周期合同，合同检索都会遇到困难。

二、电子化合同管理流程模型

(一)合同文本模版的规范性

根据合同的类型，由法务人员拟定不同的合同文本模版，[1]从条款应用的完备性、内容周严性、规定具体性进行把握，可以加快合同签订的效率，保证合同的严谨。

(二)各部门审核通过的强制性

作为一项突出优势，电子化合同从程序上对审核流程进行限定，即只有所有部门审核通过后才能够进入付款程序，这样有效避免了未规范化审核的合同直接进行了付款，大大降低了支付风险。下图是财务部门的合同管理操作界面，只有完成所有审核的合同才能进入财务人员的操作界面。

(三)建立电子化合同台帐，合同流转清晰明了

合同电子化台帐是对合同基础信息的逐项录入，生成合同基本信息数据表。根据合同名称、编号，可以查询到所需的信息，这样合同的当前流转环节、合同进度以及付款期限一目了然，大大提高了财务付款环节的准确性。

(四)建立起规范的电子化档案管理模式

通过全过程封闭式电子化管理，对合同执行科室，合同主体资格相关内容，合同期限，合同金额，付款计划等内容进行电子登记，存入合同电子稿，确保合同档案内容齐全，增强合同行为可追溯性，合同档案内容可以实时追踪，随着合同种类、数量大幅度增加，电子化档案管理具有传统合同档案管理无可比拟的优势。

三、通过合同查询、统计功能，建立起预算资金使用的监管功能

篇(2)

关键词：合同档案管理 部门立卷 信息化 编研

【分类号】U231.3；G271

0 引言

地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂，地铁工程圆满顺利地建成，合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位，参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷，双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益，合同又起到了一个凭据作用。另外，通过对合同档案信息地提炼，把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别，针对合同管理过程中出现的问题，对地铁工程合同档案管理进行了探讨，从而规范合同档案管理，提高合同档案管理水平。

1 地铁工程合同特点及类别

地铁工程合同档案具有档案和合同的共性，又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为：专业性强，合同数量大，种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等；

2合同档案管理现状

2.1.合同文件材料不符合归档要求：合同支撑性材料有些原件缺失，有些为复印件，附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料，但是这些附件材料总是不齐，时有时无。

2.2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外，其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同；实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同；办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同；

2.3移交归档的合同文件材料散乱未经整理，合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解，在对合同进行整理组卷时，常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋，对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑，而且因合同附件材料很杂乱，合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握

2.4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大，平时合同都是批量移交，批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。

2.5合同电子文件目前尚未归档。

2.6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段，尚未着手合同的编研，合同档案资源价值尚待开发利用。

3合同档案管理思路

3.1建立合同档案网络管理体系，推行部门立卷制。

由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案，并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员，负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集，谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料，材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷，各部门下属公司合同档案管理人员组卷，实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统，又能避免合同组卷工作大量积压。

3.2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。

合同档案管理制度是合同管理制度的一部分，通过建设合同档案管理制度，规范合同档案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责，合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分，而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单，明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借，避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出，须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失，要查明原因及时处理，并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，这些均需在合同归档要求中明确。

3.3 开展公司合同管理人员内部培训，提升合同管理水平。

在公司内部开展法制宣传，增强公司各部门合同管理人员法律观念，增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求，明确合同整理细则，如何鉴定归档文件，如何排序，提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流，为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。

4.4加快合同档案信息化建设

公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来，就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量，减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输，即便于合同档案管理，又方便合同查询利用利用。

3.5开展合同档案编研工作，加强合同档案资源开发。

通过对合同信息进行著录，根据各部门需求，编制各类合同信息小册子和合同档案检索表，发放到相应部门，或是通过如OA平台或是信息管理系统平台合同目录信息等活动，即可以从合同中提炼出重要信息方便各部门利用需求，又可通过对合同信息的汇总给领导层提供决策参考。合同不仅是一种凭证，更是一种资源。把死档案变成活资源，把死合同变成活信息。

篇(3)

关键词：EPC 电子工程 合同风险

中图分类号：F715文献标识码： A

一、引言

国际EPC总承包模式在外资项目中已被普遍采用，在石油、化工领域甚至已成为主流模式。但在电子工程领域还未普及，近几年EPC模式所占比重逐渐加大，与传统的施工承包模式相比，其项目收益更高，同时所伴随的风险也更大，需要承包商通过各方面能力的提升与增强，才能够有效实施项目并达成既定的项目收益目标。

本文通过对EPC工程总承包模式项目管理的整体介绍，通过分析电子工程采用EPC模式的可行性、优略势，并分析EPC工程各阶段合同风险管理及防范的关键要素与环节，从EPC总承包商的角度提出电子工程EPC项目的合同风险预防措施与解决方案。

二、EPC模式与传统模式的的优略势分析

1、传统模式简介

所谓传统模式是指业主自营管理的传统项目管理模式，通常采用平行发包的模式，套用EPC的概念，将设计、采购、施工按照项目进度依次选择不同承包商实施，即E+P+C方式进行招投标及合同管理。这种模式有利于利用业主现有资源和条件，实现行政协调。

2、传统管理方式的不足

（1）业主直接委托设计、施工、供货及监理等开展各项工作。业主直接管理项目。既是投资主体，又是管理主体，承担了所有风险。

（2）工程建设各个阶段、各个部分之间的界面管理工作量大而复杂，业主需要较庞大的管理机构和人员。

（3）业主为生产型企业，产品才是“主业”，工程建设只是阶段性工作，或称为“辅业”，按照“做强主业，分流辅业”的要求，项目建成后，管理人员存在“转岗分流”的后顾之忧。

3、新型模式

新型模式即以EPC为代表的专业化模式，通过与专业公司建立合同关系，将项目管理工作整体委托给EPC总承包商，由EPC总承包商具体负责项目实施。

4、新型模式与传统模式的对比分析

对比要素 传统模式：业主+（E+P+C） 模式三：业主+EPC

（1）业主机构 大 小

（2）项目管理专业化 低 高

（3 ）设计的主导作用 不能发挥 能充分发挥（一个主体）

（4）EPC的协调 分离、外部协调 统一管理、内部协调

（5）项目管理经验 一次性 专营，经验丰富

（6）项目管理技术 水平低 水平高

（7）进度控制 难交叉 能合理深度交叉

（8）费用控制 难控制 能主动控制

（9）质量控制 各管各的质量 全面控制质量

（10）投资效益 差 好

（11）风险 业主大，承包商小 业主小，承包商大

（12）业主效果 事繁，效益差 省时、省钱、省力

三、电子工程采用EPC模式的可行性分析

电子类工程由于具有如下特点，故更适合采用EPC模式。

1、项目多、分布集中

近年来，电子类项目越来越多，且多集中东部沿海及发达地区，产业集聚效应日益显现。专业的EPC工程承包商得到了快速成长，目前国内有能力以EPC模式承揽电子项目的工程公司已逐步发展和壮大，也得益于近年来电子行业的蓬勃发展。

2、技术密集、项目规模大、投资强度大

最能代表电子产品制造业的是集成电路和平板液晶显示器生产项目，这些项目需要有比较大的投资才能产生规模效应。由于技术密集，传统的施工企业以不能满足电子项目全过程工程管控的需要，以设计院为龙头，整合行业资源，以EPC模式则更能满足电子项目的技术要求。

3、项目建设周期短

电子产品技术发展快，市场变化快。为产品尽快占领市场，进而获得最大的投资效益，一般电子工程建设周期都非常短，“边设计、边招标、边施工”的“三边工程”较多。EPC项目组织架构简单，项目推进速度明显快于传统模式，能够帮助业主尽快投产。

4、成品率要求高

电子产品的成品率是电子企业的生命线，厂房建设水平直接影响后续的产能及良品率，进而影响企业的利润率及投资回报率。EPC模式，内部衔接紧密，技术方案能更有效且准确的实现，更易尽快达成生产所需的环境要求，保障产品的成品率。

四、电子工程EPC模式的主要合同风险及应对措施

1、合同条款风险

合同条款应本着平等、公平、诚实信用、遵守法律和社会公德的原则。但合同类型选择不当，合同文本不明确导致不平等条款、定义和用词含混不清、意思表达不明等各种合同条款风险频现，更有可能升级为法律风险。

应对措施：

（1）选用合适的合同文本，国际工程一般选用FIDIC的银皮书，国内工程可选用《建设项目工程总承包合同示范文本（试行）》，成熟的工程公司也可在已有的模板基础上进行修改，这也是优秀的EPC总承包公司提高市场竞争力的方法之一。

（2）强化谈判前的合同风险审核，对合同条款进行划分，明确哪些是主要责任条款、次要义务条款、提示条款、待定条款和默示条款等，针对不同类型的条款采用不同的方法，进行不同等级的风险审核。

2、合同管理风险。

合同管理是EPC总承包商获利的关键手段，不善于管理合同的承包商是绝对不可能获得预期效益的。利用合同条款保护自己的合法利益，扩大受益，就要求承包商具有全面的知识和熟练的技巧，善于开展索赔与反索赔。

应对措施：

（1）强化合同管理意识，合同管理不只是合同工程师的个人行为或个人职责，合同管理是团队共同努力，互相配合的结果。因此做好合同交底，分解合同管理任务就十分重要。

（2）做好合同管理的前期策划，合同签订前，总承包以拿项目的经营活动可以称为“一次经营”，合同签订后，总承包商为完成合同目标，提高项目收益的活动可统称为“二次经营”，二次经营的过程就是化解合同风险的过程，合同签订后，深入分析合同风险，制订详细的二次经营策划，就成为了EPC总承包商获利的关键手段。

3、合同价款风险

EPC合同一般为总价合同，总承包商承担工作量和报价风险。承包商按照合同条件和业主要求确定的工程范围、工作量和质量要求报价。但业主要求主要是面对功能的，面对结果的，没有明确的工作量。总承包合同一般规定：工程的范围应包括为满足业主要求或合同隐含要求的任何工作，以及合同中虽未提及但是为了工程的安全和稳定、工程的顺利完成和有效运行所需的所有工作。因此总承包商在投标报价时工作量和质量的细节是不确定的，这就是EPC模式高风险伴随高利润的魅力所在。

应对措施：

（1）做好类似工程的报价及结算数据积累，EPC工程，一般在方案阶段就开始报价，签订合同时是没有具体施工图的，方案报价更多是指标性报价，这样类似工程的参考价就显得尤为重要，重要指标对应的概算报价，就成为衡量项目能否收益的关键指标，也成为EPC总承包商敢于承接类似工程的核心竞争力。

（2）善于利用业主的方案修改进行变更索赔，EPC合同为总价合同，为方案报价，相对应的是业主提出的功能要求及项目目标，由于电子类项目的工艺条件复杂，工艺条件的修改在所难免，善于利用这些修改，将已有的合同价款风险通过合理的变更索赔予以化解，是成熟EPC总承包商应有的商务能力。

五、结语

EPC工程总承包模式是应市场的要求而推行和发展的，由于电子类工程的特点，这种模式必然将在实践会有更多的运用。对于EPC总承包商来说，EPC模式无疑是对自己管理水平的一项挑战，有机遇更充满了风险。如果也只有EPC总承包商在合同风险管理中采取有效的措施，才能在合同双方的博弈中占据有利的地位。

参考文献

篇(4)

关键词：自动化 打印 合同管理

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）02（a）-0108-02

目前物资合同统签统付在全国已经铺展，物资合同签订总量逐年递增[1]。随着2015年5月物资子系统的上线，优化着力方向在于电子合同的制定效率，而占据签约工作较大部分的书面签约部分仍然依靠大量的手工操作，经多重界面跳转打开打印，效率低下，无法与逐步优化的系统同步配套，仍然影响整体工作效率。为了进一步提升整体的工作效率，在物资合同统签统付典型模式的大背景下，借助系统智能化、流程规范化调整的契机，提升电子合同签订的规范性与智能化。

1 项目管理系统简介

项目管理系统是一款基于Html、CSS、Java等语言开发的C/S模式的合同在线管理系统。它包括了合同管理、功能设置、字典管理3大功能模块。其中合同审核包括初始化、合同上传、查询、导出合同、合同审核、合同分类、批量打印、合同删除等功能；功能设置主要包括打印机设置、修改密码、用户注册等功能；字典管理模块包括全局数据设置、客户管理、客户数据导入、用户管理等功能。

2 合同导入模板设计

合同管理模块中的合同导入是以SQL标准模板为基准的。该SQL模板具有的标题列有唯一ID、付款方编号、付款方名称、收款方名称、合同日期、更改日期、合同内容、备注、行业代码、合同代码、合同号码等。具体设计代码如下。

DROP TABLE IF EXISTS `tpt_contact_tabel`；

CREATE TABLE `tpt_contact_tabel` （

`tpt_id` int（32） NOT NULL，

`tpt_payer_code` varchar（255） NOT NULL，

`tpt_payee_name` varchar（32） NOT NULL，

`tpt_contact_cretime` datetime NOT NULL，

`tpt_contact_upttime` datetime NOT NULL，

`tpt_contact_content` varchar（255） NOT NULL，

`tpt_remark` varchar（255） DEFAULT NULL，

`tpt_industry_code` varchar（255） NOT NULL，

`tpt_contact_code` varchar（255） NOT NULL，

…………

PRIMARY KEY （`tpt_id`，`tpt_contact_code`）

）；

按照这个模板设置的SQL数据表，通过合同管理的合同导入功能，在合同上传后，可将合同信息导入到系统数据库中。

3 总体设计策略

3.1 合同管理数据库具体设计

对于合同管理系统中的合同管理对应一张合同数据表（contact_table），合同管理数据表主要由以下字段组成：唯一ID、合同名称（name）、合同代码（code）、存储路径（path）、是否打印（hasprt）等。具体主要设计代码如下。

DROP TABLE IF EXISTS ` contact _table`；

CREATE TABLE ` contact _table` （

`id` int（32） NOT NULL，

`name` varchar（255） NOT NULL，

`code` varchar（255） NOT NULL，

`store_path` varchar（255） NOT NULL，

`hasprt` int（1） NOT NULL DEFAULT '0'，

PRIMARY KEY （`id`）

……

）；

这里的hasprt表示合同是否打印，如果一条记录被选中后打印，该属性值将被设置为1，有效避免了重复打印。通过合同导入模板外键（合同编号）使得合同管理表与模板表相关联。

3.2 自踊打印关键技术说明

要保证文件能够自动化打印，首先要通过初始化设置，对打印设备进行智能化设置。打印机自动化打印设置步骤如下。

（1）建立打印服务器，并在打印服务器上设置2个共享驱动，驱动1配置为纵向输出，驱动2配置为横向输出。

（2）在项目合同系统上开发打印功能，使得系统可以直接调用打印设备。

（3）用户在选择合同打印时，由打印服务器对打印任务进行负载均衡，产生2个打印队列，分别用驱动1和2进行调用打印设备。

篇(5)

（一）组织管理不到位。一是未建立合同管理制度。主要表现在：未明确合同授权审批和签署权限，未建立会计财务部门与合同承办部门沟通协调机制和合同履行的监督检查机制，也没有对合同起草、审核、签订、执行、监督等全过程控制；二是未设置具体的合同管理岗位及人员职责，未建立合同管理台账和合同管理档案，合同分散在内部各主办部门管理，保管又分散在各经办人手中；三是合同印章使用不规范。如有些单位对签订合同使用的印章类型未作统一规定，对外签订合同有的使用单位行政公章、有的使用合同专用章，有的使用财务专用章或单位办公室公章等；四是基层央行普遍未设立专职的法律顾问和公职律师。（二）合同订立及审核环节管理不到位。1.合同条款约定不完整。一是未明确合同标的、数量、质量、价款、付款条件、违约责任、验收日期、验收方法等内容；二是未明确合同的有效期限和合同终止条件，少数装修改造工程合同没有对工期作出规定，也未约定款项的支付时间和方式以及收取质保金等内容；三是少数合同缺少关键条款，存在一定的法律风险，如某单位分别与两家公司签订办公楼窗户改造安装合同和空调维修保养合同，两份合同中均未明确安装（维修）人员的安全事故责任。2.合同签订存在瑕疵。一是未对合同主体资质进行考察，部分协议供货单位未提供资质证明文件；二是少数合同没有法人代表签字（用签章代替）；三是有些存在招标公示期未到即签订合同，或存在履约时间早于合同签订时间的现象；四是合同签订主体不合规。主要表现为：签订合同的主体为基层央行内设部门，由部门负责人（未经授权）签字并加盖部门印章。3.合同审核把关不严。一是有些签订的合同未经法律部门审核，或存在先签订合同后经法律部门审核的现象；二是少数合同虽经法律部门审核，但仍出现合同条款与招标文件不一致现象。如某单位与某基建项目管理公司签订《建设合同招标合同》，约定招标服务费由中标人支付，而招标文件中则确定由招标人支付服务费；三是法律部门审核意见未得到重视。主要表现在：少数基层央行对法律部门提出的修改意见或建议基本不予以采纳，且未见理由。4.长期合作对象合同签订期限待规范。如基层央行与电信、联通等网络运营商存在长期租赁的关系，有些基层央行为减少合同签订的次数，一般签订的网络租赁合同约定期限都是几年以上，合同期限过长，在网络资费不断下调的趋势下，基层央行的利益保护会受到限制，承担的合同风险会相应上升。（三）合同履行和监控不到位。1.合同变更不规范。一是少数合同重要内容变更未签订补充协议。如某单位与物业管理公司签订物业服务合同，约定服务事项包括办公楼保洁、保安、收发管理、绿化管理，但在合同履行期内，服务内容增加了老干部活动室、食堂等保洁工作，而又未签订补充协议；二是合同变更未经双方确认。如某单位与某物业公司签订劳务合同，岗位数量由5个改变为4个，变更合同上仅有某物业公司一人签字（加指印），未见用工方即某单位负责人或被授权人签字。2.合同履行存在薄弱环节。主要表现：一是未追究违约责任。如某单位与施工单位签订的《建筑工程施工合同》竣工日期为2016年9月4日，而实际竣工日期为2016年10月28日，竣工延期了54天，未见三方确认同意的工程延期说明，也未按照合同要求履行违约责任；二是未按合同约定的标准进行验收，或验收手续不完善；三是未按合同约定时间付款，或未按规定留存质量保证金等。3.合同后续的跟踪不到位。目前，基层央行普遍更注重对合同的事前审核，对合同的履行、变更、解除、违约责任、合同风险责任的追究等方面关注不够，对合同的事中和事后监督管理缺位，未对合同的履行情况及实施效果进行监督检查和分析，无法保证合同签订后的实施效果达到预期目的，同时也无法确认在合同履行过程中如果出现问题，能够采取有效措施保护自身的利益。

二、基层央行合同管理中存在问题的原因分析

（一）合同管理制度不健全。目前,基层央行的上级管理部门还没有建立一套统一全面的合同管理基本制度，基层央行在建立和完善合同管理相关制度时，无章可循、无据可依，缺乏上级行系统部署和顶层设计的制度进行统一指导和规范，导致基层央行合同管理工作缺少制度规范，存在着一定的制度性风险。如：对合同履行情况的监督检查，因缺乏上级行的政策指导，基层央行对做好此项工作的积极性不高，没有建立合同履行监督检查机制，也没有履行监督检查职责，影响合同履行效果。（二）合同管理职责落实不到位。首先，合同签订部门及经办人员对自身在合同管理中的职责认识不足，认为合同管理应该是法律事务部门或集中采购部门的事情，所以在合同起草、谈判等关键环节还存在把关不认真、核心条款审读不仔细，致使条款内容不完整、必备要素缺失、合同后续管理松懈等；其次，基层央行法律事务部门多为兼职人员，日常事务较多，加之合同标的金额较小、合同对象较为固定，受惯有的工作习惯和“熟人”思想的影响，审核合同时容易产生麻痹思想，没有引起足够的重视，难免出现一些合同虽经法律部门审核但仍存在瑕疵的现象。（三）合同管理人员法律意识不强。基层央行合同管理人员多为事权部门综合人员，虽然具有一定的专业技术知识和管理知识，但却不具备法律专业知识，且缺乏相关法律知识培训，不能满足合同管理工作需要，给合同管理带来风险隐患。还有部分合同管理人员风险意识淡薄，只注重合同起草，忽视合同签订、审核、执行等过程控制以及合同档案管理，导致了无授权签订合同、合同条款约定不完整、法律部门意见未采纳等现象发生。

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在电网企业物资合同管理要点中，法律要点是比较重要的，对于招标采购得到的相关物资而言，按照法律相关要求，应严格按照招标文件中的规定时间签订合同，没有正当理由的情况下，不能延长签订时间。对于招标采购得来的相关物资而言，在签订合同前，要以相关资料作为重要依据，这些资料不仅包括中标通知书，还包括相关合同条款、招标规范文件、招标文件、澄清文件和货物清单等；对于不是通过招标采购得来的物资而言，要在确定物资采购结果后签订合同，合同签订的依据主要是与结果相关的资料和信息。对于招标采购得来的相关物资而言，要保证书面合同中的相关条款与中标者的相关条款一致，还要保证和招标文件具有一致性，不允许签订不具有实质性的合同条款。

2电网企业物资合同管理的模式

至今为止，电网企业物资合格管理模式一直处于不断变化当中。在最初的电网企业管理中，还没有对物资合同管理制度进行完善，还没有实现统一化管理，电网企业物资合同管理主要应用招标采购管理模式，物资签约对象即项目出资单位。目前，在电网企业中，物资集约化制度和体系已经有了广泛应用，对合同管理模式进行了创新，实现了物资集约化管理，省公司主要负责合同签订和合同结算工作。经过电网企业物资合同管理模式的不断完善和创新，分批次采购合同的管理模式得到了广泛应用。电网企业物资合同管理已经实现了统一化目标。在电网企业中，关于物资采购的相关文件非常多，这些文件都是加强合同管理的重要依据。在当前的电网企业物资合同签订过程中，应应用电子平台，对签订流程进行系统固化，实现招标全自动化，促进合同文本智能化生成。在合同签订过程中，应尽量实现签约文件简单化，明确相关商务合同和条款中主要的签订依据。

3电网企业物资合同管理的流程

3.1系统流转

在电网企业物资合同管理中，管理人员主要依照中标结果和物资合同制订，合同应符合专业模板，供应商在经过在线审核确认后，将合同的相关资料和信息输入ERP系统，最终形成订单。在此过程中，合同审批工作得到了落实。

3.2书面合同的签订

在完成系统流转环节后，供应商应带着相关信息和文件前往专业服务大厅签订合同。在签订前，相关承办者要加强对合同相关信息的审核力度，还应派出代表人员进行合同签订或加盖公章。

3.3合同履行

在完成合同签订工作后，要有效履行合同，要健全电网物资合同管理机制。在建立系统化台账后，应加强对招标过程、履约过程和结算等过程的管理，实现供应一本账系统化管理。

3.4健全物资调配机制

要在省公司有效建立物资调配机制，完善物资调配部门。调配部门要加强对各个项目和工程业务的管理，完成物资的供应和安排工作，对物资供应的相关情况进行调差分析，加大监控力度，保证供应商正常履约，加大对物资到货情况的管理力度。

3.5健全调度机制

物资调配部门的相关人员要建立物资调度机制，定期进行供应规划，制订物资到货计划，定期开展履约协调会议，对物资发货情况进行合理调度，及时掌握物资运输情况。

3.6健全预警机制

在物资供应中，健全预警机制是十分重要的，要加大对物资供应情况的监督力度，做好及时预警、跟踪，实现履约保障目标；要不断增加预警功能，合理进行预警参数设置，实现全方位监控和预警，及时采取有效措施解决预警问题。

4未来电网企业物资合同管理的重点

4.1落实计划的制订和实施，加强采购管理

在电网企业中，要想加强物资合同管理，就必须加强计划管理，从保证物资管理各个环节工作落实到位，提高合同签订效率和合同后期履行的安全性；严格遵循相关管理标准，按照合约制订方案、确定物资采购时间和交货时间；加大对文件信息的审核力度，健全物资供应审查机制，应用闭环管控方案。

4.2有效解决合同变更问题

在物资合同后期的履行中，合同变是导致合同履行不到位出现的主要原因，提出物资合同变更的主体应当是管理部门的人员，并开出规范化的技术变更单。企业物资部门严格按照技术变更单上的相关内容确认合同商务变更单上内容的合理性，且签订的对方应是物资供应商。

5结束语

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1 ARP系统概述

中国科学院资源规划项目（ Academia Resource Planning，简称ARP项目），是实现中国科学院科学资源规划的信息系统工程。ARP项目从中国科学院院所两级治理结构出发，以科技计划与执行管理为核心，综合运用创新的管理理念和先进的信息技术，对全院人力、资金、科研基础条件等资源配置及相关管理流程进行整合与优化，构建有效的管理服务信息技术平台。

2 ARP系统在科研院所财务管理中的积极作用

2.1实现财务数据标准化，提高会计基础工作效率

ARP实现了以科研项目管理为核心的人、财、物的核算模式，其中人力资源模块完成了财务报销供应商的维护，课题管理模块实现了科研项目课题的维护和预算的建立，固定资产模块完成了资产卡片的建立和管理，而各业务模块基础数据可以相互引用和共享。部门、人员、科研项目、固定资产等基础信息通过上述模块录入后，项目人员在财务网上报销系统完成项目采购借款和财务报销业务，审核通过后信息导入财务系统生成记账凭证，实现了报销业务的流程化，提高了会计数据标准化程度，把财务人员从传统财务软件下手工输入数据的重复性工作中解放出来，有效降低了数据录入错误率，提高了工作效率，保证了人力数据、物力数据、业务数据与资金数据的一致性。再加上外挂辅助工具DISCOVER的运用，提供各种组合查询功能，它可根据使用者提供的期间、科目、项目、摘要等不同要求的数据进行汇?或分类，进行深层次财务数据分析。另外，还有辅助软件ADI的运用，大批的业务数据处理，只需要在EXCEL表格汇总完毕，通过ADI导入ARP财务模块即可形成会计分录，批量数据的处理变得快速简捷，这方面的优势尤其体现在年终结转的账务处理上，最后报表平台Report Plat的使用，除了提供必需的财务报表外，还能提供多种管理性报表，可满足管理者对实时财务信息的需求。

2.2 ARP系统的应用加强了科研项目经费的过程管理

科研项目管理是研究所管理最重要的内容，通过ARP系统财务模块和科研项目模块信息的有效结合，完成了数据同步和信息共享，使项目负责人、科研项目管理人员、财务等的信息供给完全一致，让他们能及时了解项目的经费使用情况，比如它不仅可以调取科研项目课题当年的收支结余情况，还可追溯查询项目设立至今的每一条资金的使用信息，出现问题或差异就能被及时发现纠正，财务信息更加透明准确，这样科研人员也可以参与到项目财务管理中，提高了项目经费管理水平，ARP系统对科研经费财务信息做到了实时查询、统计分析和管理，加大了财务监督和控制，为所有管理层制订、落实行动方案提供了有效支撑，有利于安排全所的经费支出，实现内部资源的高效整合。

3 ARP系统在财务管理应用中的缺陷

3.1 ARP网上报销系统未实现完全电子化

ARP外挂的网上报销系统实现了报销单填写和财务审核的电子化处理，从一定程度上规范了报销单的标准分类和报销单财务审核流程，有效地提高了财务报销工作效率。但目前ARP报销系统功能使用还不彻底，未能将报销的原始单据等扫描进网上报销系统，从而未能实现完全的电子化签批，停留于电子报账和纸质签批并存的半自动化阶段。报销单负责人审批环节未实现电子化，还停留在纸质阶段，经常存在因项目负责人出差等状况签批滞后的情况，造成从负责人审批到财务审核付款周期较长，很大程度上影响了支付效率，并且经办人无法查询跟踪报销支付申请的审批进度，在一定程度上影响了科研项目进展。

3.2合同管理系统的缺失

合同管理是科研项目财务管理内部控制中非常重要的一部分。目前，项目合同一般采用备查表管理，设置合同单位、合同金额、已付款金额、未付款金额通过Excel登记。这种合同管理方式受人为因素的影响，很容易存在遗漏或者错误。合同管理与财务系统相脱节，无法在财务报销中实现合同经济条款对付款进度的控制，容易存在资金重复付款的风险。

4 现有ARP系统财务管理模块完善的措施

4.1完善ARP网上报销审批系统4.1.1系统审批完全电子化

完全电子化的ARP网上报销系统，它在原网上报销系统的基础上增加了各级负责人线上审批的功能，业务上实现了出差申请、借款单、报销单的线上审批。按借款单和报销单金额和业务性质启动不同的网上报销线上审批流程，报销单通过审批后才能提交财务审核，减少了纸质报销单流转的过程，从一定程度上规范了报销审批流程、明确各环节审批责任。

以X单位网上报销系统为例，网上报销审批下分出差申请审批、借款审批和报销审批三个子菜单，每个子菜单下有三种审批状态，包括草稿、待处理、已处理。其中草稿菜单下是报销人填写报销单后，暂存报销单以确定审批流程，尚未提交审批的单据，已暂存的报销单可在草稿菜单下查找和修改；审批人可在待处理菜单下查看报销人提交需要本人审批的出差申请、借款单和报销单，并可查询上一个流程办理的时间和意见；审批人可在已处理菜单查看本人已审批通过的出差申请、借款单和报销单。报销人也可在已处理菜单查看本人提交的报销单已完成审批的环节和所处的环节。这样在系统中全程记录了报销业务的处理流程，可随时查看审批环节和审批意见。以其中出差申请为例，根据《中央和国家机关差旅费管理办法》公务出差审批制度，在ARP网上报销系统中增加了出差申请功能。需要在出差前在系统填写出差申请，说明出差人员、出差地点、出差事由和出差时间，并提交领导审批，在出差结束可按出差申请直接生成差旅费报销单，不用再手工录入。并且出差申请和差旅费报销相互关联，方便查看相关信息。当然也有科研人员忙于科研工作，个人无法办理网上借款报销业务，针对这种情况系统增加了授权的功能，授权是由委托人授权给人在授权期限和授权额度内代为办理借款报销业务。科研人员可通过此功能授权行政秘书或他人借款报销业务。委托人在系统中选择授权人员，设定授权内容、授权额度和授权日期，人也可选择接受或拒绝授权，人通过委托借款和委托报销菜单办理借款报销业务，委托人可通过日志实时查看人办理业务的相关信息，做到对课题经费支付的实时把控。

4.1.2财务付款信息的系统自动采集

随着国家科研投入的日益增加，科研院所资金流量日益增大，财务工作结算任务重。报销人员可在网上报销系统维护个人和外部供应商银行结算信息，网上报销单据填写时，从中选择对应付款信息，提交财务审核后，财务付款人员可从系统中导出付款信息，大大减少了银行支付系统的录入工作量和工作差错，降低了财务人员资金支付压力。

4.1.3预算执行实时监控

日常科研活动经费支出进行网上报销，在填报采购或费用报销单、选择子课题时，网上报销系统不但能够提供课题信息的查询，比如：课题编号、项目类型、预算总额、预算结余、收支总额、借款未报销金额等，同时，在系统中增加了报销单提交和审批各环节的预算查询与控制，将报销审核与课题预算信息关联，按预算结余实时控制报销支出，并进行课题结余监控和超支预警。如果经费超支，系统会进行提醒和相关限制，实现了实时监控。对于课题超支情况，也可通过预算分析，层层追溯查询到明细支出。

4.2开发合同管理系统，实现ARP网上报销合同付款控制