高校档案如何管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇高校档案如何管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

一、高校档案管理中存在的问题

1、教学档案管理制度不健全。近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：（1）关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱；有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。（2）有关职能部门档案记录不一致。像学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。（4）从档案保管来看，存在保管不严的问题。有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅从不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。

2、教学档案管理人员素质不高。目前，高校档案管理员尤其是各院系和部门的档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些院系的档案工作是由院系的老师兼任，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识；另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。

3、档案信息开发不足，档案管理效率不高。目前，许多高校中存在信息开发不足的问题。各系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。

二、加强高校档案管理工作的对策

1、传统管理与管理相结合，更注重现代管理。这里所说的现代管理，也就是新形势下的档案电脑化管理。一方面，要将有价值的、该长期保存的、可以公开的档案通过电脑及相配套的软件进行管理。另一方面，要将高校各部门产生、形成的文件或资料通过电脑进行分类处理，从而形成电子档案。要形成统一的规范和标准，对档案尤其是电子档案加强信息化管理。电子档案管理过程中，一定要考虑到介质质量因素、人为因素等对档案信息的影响，采取有效措施进行保管。如把好质量关，多贮存一份；定期抽查、普查检测，加强病毒防范；适时转录、拷贝或迁移信息；重要信息采取再生性保护技术；加强有关电子文件的工作制定和管理制度；提高机人员操作水平、规范操作程序等，防止电子邮件信息的丢失。

篇(2)

亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、?辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。

2 高校档案管理工作的作用

高校的档案管理涵盖了高校所有行为信息的综合，在二级教学单位中的档案管理，一般包过教学内容、教学管理、学术研究等等相关的内容，对二级教学单位的发展具有重要的作用。

1、教学评估

高校二级教学单位的教学评估与考量，是衡量高校二级教学单位教学成果的重要标准。这一切的评估工作，离不开的就是教学档案的全面化与细致化，这些细化的材料不仅仅是高校开展教学评估的重要基础和内容，也是今后高校在改革与发展过程中的重要借鉴材料，有利于高校在不断发展的过程中，自我反思、自我管理、自我提高。

2、改革与发展

近年来，针对高校教学与管理的改革工作一直在不断的建设和完善过程中，涉及到高校教学体制、模式、管理等方方面面的问题。改革的前提和基础是基于对高校发展的全面认识和深入研究，而这一切的来源就是档案资料与信息。

3、科研活动

高校的存在不仅仅是在育人，更是组织各种类型的科研活动，为国家的发展提供内在的动力。衡量一所高校能力高低与否，不仅仅是看毕业生的就业率，更是要衡量高校在科研方面的能力和结果。而高校档案则为科研活动提供了更多的开展经验和研究基础，帮助更多的科研人员进行更深入的科研活动。

4、转变教学思维与模式

中国地域广大，高等教育发展不平衡，中西部在师资配备、教育资源整合等整个教育水平方面属于相对落后状态。利用高校档案信息资源，借助互联网络渠道，可以更加广泛深入地开展电视远程高等教育，对于发挥东部高水平的教育资源，推进中西部教育发展，具有其他方面不可替代的作用。

3 当前高校档案管理中存在的问题

1、相关档案管理人员对于档案管理的认识不足

一部分的高校档案管理人员，尤其是教学单位二级学院的档案管理人员，对于档案管理的重要性和意义缺乏一定的认识，在实际的工作过程中无法充分的履行自己的职责，也没有完全发挥个人的主观能动性，这些因素都严重的制约了高校档案长效提高的可能。

2、现代化的档案管理体系还没有完善

虽然近年来，现代档案管理的不断发展，对高校档案管理事业的发展做出了重要的贡献。然而，在很多高校中，现代化的档案管理体系和模式还没有建设和完善，存在一些高校二级教学单位仍然“纸上谈兵”，制约了现代化档案管理成效的发展。

3、制度与规范还需要进一步的建设和完善

很多高校在档案管理工作缺乏一定的工作规范与制度，档案工作人员岗位职责与职能不明确。虽然高校在档案管理的岗位上有大的体系和制度，然而在细化的岗位职责和职能上缺乏有效的划分。

4 提高高校档案管理成效的几点思考

1、深化思想认识，提高工作成效

想要提高高校档案管理成效，最重要的就是对于每一个档案管理人员自身的管理。高校应该重视档案管理人员的思想教育工作，充分激发每一个档案管理人员参与管理、科学处理、强化过程的档案管理工作过程，以主动积极的工作作风和认识投入到高校档案管理工作中去。

2、细化岗位职责，激发岗位职能

档案工作是高校工作的有机载体，要细化岗位职责，在原来大的部门规章制度和岗位职责要求基础上，进一步的区分岗位的内容和职责，细化工作内容与职责，进一步的提高档案管理工作的工作成效，坚决避免“当一天和尚，撞一天钟”，或者“一个和尚有水喝，三个和尚没水喝”的现状，进一步的提高档案管理人员自身的主动性和积极性的工作。

3、重视对现代化档案管理的投入

现代化的档案管理离不开现代化的办公设施和软件配套。所以，高校在档案管理现代化的过程中，应该切实的重视对基础办公设施、硬件、软件配套的投入，加快高校档案管理现代化的进行，推动数字化、信息化档案管理模式的建设和完善，推动现代高校档案管理的长足发展，为全面的提高高校档案管理成效打下坚实的基础。

4、科学的对每一个档案管理人员进行考核和评价

人是档案管理的核心，高校应该切实的重视对档案管理人员的考核与评价工作。在对每一个档案管理人员的考核过程中，应该切实的转变传统档案工作中粗狂、简单的评价体系，科学的把关乎到档案管理全部过程的内容都纳入到档案管理的考核体系中去，全面有效的对每一个档案管理人员进行公平、公正的考核，并且把考核的内容和结果与每一个档案管理人员自身的待遇挂钩，激励每一个档案管理人员充分的发挥个人的主观能动性，推动高校档案管理成效的稳定发展。

篇(3)

关键词：高校 档案管理 信息化 网络化

一、高校档案管理的重要意义

首先，高校档案是学校成立发展的一个记录，是最原始的文件。高校档案开始于学校的成立，经历了学校发展的各个过程，全面记录了学校的教学组织管理活动，对学校各部门的工作都有最原始的记录。学校的档案能够反映学校的成长经历，便于了解学校的管理水平，为学校的改进工作提供数据支持。通过对学校档案的分析，可以清楚地发现学校的特点和规律，对于总结学校管理的成败有重要意义。其次，学校档案记录了学校的管理记录，可以成为评价学校管理水平的重要依据。学校档案记录了学校组织工作和优秀员工的工作经历，对档案的管理和总结，可以更好地发掘学校精神，也是学校自身形象的一种建设，形成一种集体观念。学校档案中包含了很多的教学经验和成果，是教师们辛勤劳动的成果，也是教学水平整体体现。总之，学校档案涉及到学校各个阶段的成长历程，是学校组织管理水平，教学水平、教学经验、教学成果的客观记录，一方面便于对学校的总结，形成学校自己的精神和价值观。另一方面也为学校的改革提供信息支持，为学校更好的发展提供帮助。

随着课改的深入进行，高校档案在管理上呈现了很多新的特点。首先，高校档案的信息量越来越大，越来越复杂。主要的原因有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多，除了正常的教学活动外，现在学校增加了对学生实习、学生实训、实验室管理、学生社会实践等内容，这些反映教学过程和学生经历的文件需要集中管理；二是档案在深度上有所增加。以往的档案更多的是教学记录，而现在的档案除了反映学校管理的档案以外，更多的关注了教学活动，包括各专业的建设、各专业辅导员的工作，以及一些学科的教学科研成果等等。高校档案信息内容越来越宽泛，越来越全面。其次，学校档案信息的应用更加多元化。以前学校的档案是独立出来的，主要是对档案的保存，档案信息的利用很少。现在由于学校各项教学活动的需要，档案信息占有非常重要的地位，需要对档案信息进行综合利用，尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时，往往需要多个部门紧密配合。现在学校开始走产学研结合的道路，需要更多与社会信息接触，学校资源的开发利用涉及大量的档案信息，也需要档案信息的支持。对于学校档案呈现的新特点，在档案管理上必然要采取对应的措施，保证档案信息的扩大，也要保障信息资源利用渠道的通畅。

二、高校档案管理存在的问题

（一）资料归档缺乏重视，网络安全有隐患

随着学校教学和科研活动增加，以及学校管理工作进一步细化，目前需要归档的资料越来越多，包括学生户籍资料、教学资料、科研资料、基建资料等等，档案资料成倍增加。但是很多部门对资料归档不够重视，一些资料没有及时归档，甚至被遗漏，直到有需要的时候才发现没有归档。另外，目前高校办公自动化程度进一步提高，档案信息很大一部分都是电子文档，数字化的资料已经成为档案信息的重要组成部分。但是目前对于电子文件的管理还没有明确要求，数字化的档案管理工作没有被足够重视，很多先进的管理技术没有被采用，现在的数字化仅仅停留在电子版文件上。除此以外，网络安全也给档案信息管理留下了隐患。现在高校都有校园网，多数电子文件都会存储在个人计算机和学校服务器上，档案管理也是依托学校的服务器。但是校园网的安全却存在隐患，各种软件病毒经常会导致小范围的网络故障，一些集体性的校园活动，例如专业考试报名、评教活动等等，都有可能导致服务器瘫痪，这给档案资料带来了极大威胁，对学校管理、个人信息以及科研成果都是一种威胁。

（二）档案资料缺乏规范性，增加归档负担

目前对于纸质版文件的归档基本已经有了明确的规范，相对而言是比较成熟的。但是由于资料电子化和数字化速度非常快，而且各级办公单位都乐于办公自动化，极大减轻了工作量，导致档案资源进一步数字化。校园网的建设也是学校各级单位之间的信息通道更加通畅，也使学校与上级单位，例如教育厅等联系更加紧密与方便，现在很多文件的都是通过网络，文件下达和上传都是利用网络，这样也进一步促进信息交流数字化。但是无论是学校之间的文件交换还是上下级之间的下达上传，目前都没有明确的规范，很多文件在归档时也没有统一处理，而且对于电子文件也没有明确的标准，造成归档不规范。电子档案不仅仅包括了传统的电子版文件，还包括一些声音图片和视频文件，这些也都没有统一的标准。现在高校对于这些归档资料的处理有很大的随意性，造成很多文件在需要的时候无法使用，存档也就没有实际的意义。

（三）档案管理忽视档案的利用

目前高校的档案资料多是行政性的，基本上是为了上级的决策服务，档案资料作为一种信息资源被极大的浪费掉了。档案资源仅仅服务学校和政府机关，就限制了其社会功能的发挥。而档案管理部门长期坚持的上门才被服务的态度一直备受诟病。反观一些发达国家的学校档案，一部分作为公开文件对社会公布，作为监督内容。而一些学术性的资料在法律允许范围内无偿提供给学生，而且多数资料可以在指定的网络查看，或者在档案室轻松拿到。，而不像国内高校，查看档案还需要各级领导的批示。档案本身也是一种信息资源，仅仅保存在档案馆里是一种极大的资源浪费。除此以外，档案管理队伍建设一直都是老大难问题。

三、提升高校档案管理质量的措施

（一）加强领导的重视

档案管理部门一直是学校的一个独立部门，但是档案管理也长期不受重视，被认为是可有可无的部门。一方面档案管理长期处于管理而不利用的境地，自然不受重视；另一方面档案管理被认为是没有什么技术含量的工作，一般安排的都是老弱人员，也不受重视，很难得到提拔。这种局面主要是由于一些领导不重视档案管理造成的，因此，需要积极向学校阐述档案管理的重要性，争取领导的支持，积极商讨档案资源的利用和信息化、网络化管理，发挥档案资源的优势，服务学校管理，并将档案管理设定为日常的工作项目。

（二）完善管理的规章制度

任何工作都需要完善的规章制度作保障，档案管理更是如此，要通过完善规章制度，严格工作流程，保证档案管理的规范化、正规化和标准化。学校档案管理工作由于不受重视，很多工作没有严格的流程，也没有规章制度，导致一些资料存档出现问题。因此，今后要加强档案管理部门规章制度的完善，严格要求工作流程。可以与学校的其他部门进行沟通，集思广益，起草一些制度性的文件，在逐步的实施中进行完善，广泛听取各部门的意见，保证档案管理顺利进行的同时能够服务其他部门。规章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序渐进逐步完善，切勿一步到位，可以借鉴其他单位的，然后在广泛的意见之上进行完善。

（三）提高档案管理人员的业务素质

由于不被重视，档案管理人员在选拔上一直都是领导安排，而且很少对工作人员的专业技能和业务素质提出要求。由于部门没有激励机制，员工得不到升迁机会，很少有员工主动提高业务素质。因此，一方面尽快完善部门的激励机制，另一方面采取措施提高工作人员的业务素质。目前提高业务素质主要有两个措施，一是对员工进行培训，立竿见影；二是提高选拔要求，引进具有专业技能的人员，提高部门的管理水平。尤其是现在档案管理越来越信息化和网络化，引进具有专业技术的人才成为必然选择。通过这些措施，努力打造一支业务精良，具有专业技能的高素质档案管理队伍。

（四）提高档案管理的系统设置和技术手段

高校档案资源要实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。这就要求必须使用计算机，实现计算机管理，而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。现在高校都普遍配备了计算机等现代设备，但大多数高校是采取单一的微机进行档案目录管理，至多著录一些档案的摘要、主题词等，不同学校各自编制了一些应用软件，这就造成了一些不容忽视的问题。许多学校的档案管理系统仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等；有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用，对于用户来说仍需工作人员来检索，这与手工检索并无区别；许多高校由于处理的信息量过大，只能针对卷内目录、案卷目录来管理，这就限制了计算机的使用。我们要充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为利用者提供远程服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。

参考文献

【1】原永堂.在高校档案工作学术研讨会上的讲话【J】.中国高等教育学校档案工作简报，2002（36）.

【2】刘南山.论档案工作创新目标及保障【J】.中国档案，2004（1）.

【3】梁丹.教学档案管理意义、特点及路径创新【J】.钦州学院学报，2007 （3）.

篇(4)

关键词：高校 档案管理人员 职业素质 提高

对档案管理而言，职业素养主要指的是档案管理人员需要具备的基础性知识、技能、管理能力、对问题的分析与处理能力以及政治素养等。档案管理的质量在很大成俗上受管理人员职业素养的影响，并且随着社会与经济的迅猛发展，信息化时代对档案事业提出了更高的发展性要求。所以，对于高校档案管理而言只有不断提升档案管理人员的职业素养，了解时代的发展趋势，才能为社会提供更多有价值的信息资料，最终获得社会的重视与认可。

一、职业素养对高校档案管理的重要性

职业素养的提高对高校档案管理来说，有利于提升档案管理人员在工作中的责任心。也就是说，高校档案管理人员只有具备了强烈的工作责任感，才会更加自觉地遵守规章制度，并且充分发挥自己在工作中的才能，做好自己的本职工作，真正推动高校档案档案管理的健康、可持续发展，有效端正档案管理人员的工作态度，真正做到以人为本、爱岗敬业，切实做到档案管理工作，为档案管理事业和高校的发展做出应有的贡献。

二、高校档案管理人员提升职业素质的有效途径

1.树立正确的思想观念

高校的档案管理工作人员需要不断转变传统意义上的保守观念，然后结合高校实际确立一套符合时代要求、高效、优质、快捷的服务观念。经过这种观念的转变，充分发挥自身的主观能动性，更好地明确好服务方向，树立科学的服务态度，不断健全服务的具体方法，从事保证服务质量的不断提升。

2.提升工作人员的服务意识

对于档案管理工作人员来说，其工作的价值就在于是否能够真正为工作决策提供实际性的服务，如果不能保证服务的质量，就很可能会失去档案管理工作的重要作用和价值。从某种意义上讲，档案管理是一项重要的服务工作与管理工作，因此要求工作人员了解并熟练掌握科学的服务意识以及高超的工作技能。由此可见，档案管理工作人员的工作质量、工作效率、工作态度以及工作成果都在很大程度上影响着档案管理工作的质量。

3.加强档案管理人员的专业技能

现代化社会是电子化的信息时代，并且便利的信息交流使得信息量编的越来越大。从事档案管理的工作人员就需要拓展自身的知识面，不断提升自身的业务技能。第一，制定业务技能的学习计划，然后朝着既定的方向努力；第二，学习计算机技术的具体操作，灵活运用网络与多媒体，快速掌握现代化的管理技术；第三，做好档案管理最基础性的工作，然后建立并不断健全借阅、保管制度，真正保证日常工作的有序进行，例如著录、整理、收集、鉴定等工作。

4.注重档案管理人员的职业道德建设与发展

在高校档案管理工作中，要想保证档案管理工作的质量就需要管理工作人员具备良好的职业道德与专业素质，这样一来就需要是实践当中不断加强对他们的职业道德教育。另外，在理论上认为，不管是主观世界还是客观世界，都需要建立在社会实践的基础之上，因此，档案管理工作者需要在通过自己努力的同时，不断加强自身的实践学习加强自身的道德观念，从而不断提升作为档案管理人员的职业道德修养，在实践中不断提升档案管理人员的职业素养。

三、提升档案管理人员自身职业素养的有效方法

1.确定好自己的角色定位，正视自我

首先，从事档案管理工作的人员需要真正认识到自己的实际水平与能力，然后做好自己的本职工作。要想切实保障档案管理工作的质量，就需要对自己有较为全面客观的正确评价。另外，角色定位的实质上是要求工作人员能够依照自己的实际需求，确立自己的发展目标与方向。由此可见，档案管理人员只有在工作中树立科学的职业观，才能真正旅行好自己的工作职责，实现自身职业素养的不断提高。

2.进行自我批评与教育

要想切实提升高校档案管理工作人员的职业素养，可以通过自我批评和自我教育的方法来实现。在实践当中，工作人员需要依照职业画的道德要求，还需要对自己的日常言行与思想定期进行检查与反省。在工作中做到严于律己，真正在每一个工作环节中展现出自身的良好职业素质，通过自身高度的政治责任感，更好地履行高校的档案管理工作，进一步推动高校教育教学的有序进行，充分发挥档案管理在高校发展中的重要作用。

3.始终坚持职业素养的培养与提升

从本质上讲，自我修养是一项长期化的艰巨工作，如果在档案管理人员不能长期坚持职业素养的培养与提升工作，就很有可能在这个过程中受到腐败思想的侵蚀。因此，从事高校档案管理的工作人员在培养和替身自身职业道德素养方面要做到持之以恒，从而使档案管理充分发挥对高校以及社会的服务作用。真正做到为现实服务、对历史负责。

结语：综上所述，在现代化社会中，档案管理的工作范围相对较广，尤其是高校档案管理人员需要加强自身修养，不断提升自身的业务素质、身心素质、政治素质，实现自身职业素养的提升。这样一来，才能不算更新和发展自身的知识结构、开拓视野。因此，在实践当中，高校档案管理人员需要真正了解好玩掌握职业素养对高校档案管理的重要性、结合实际制定提升高校档案管理人员职业素质的有效途径，最后采取切实可行的措施不断提升每位管理人员的综合能力，在日常工作中创造出更优异的成绩。

参考文献：

[1] 张俊英.知识经济条件下档案人员职业素养探讨[J].包头职业技术学院学报，2009（03）.

[2] 卢青兰.谈高校档案管理人员的素质[J].中国科教创新导刊，2009（07）.

篇(5)

一、强化高校学籍档案信息管理意识

学籍档案信息管理在高校教学管理过程中起着至关重要的作用，学籍信息不仅对学生本人很重要，甚至对于学校和社会都意义非凡。由于学生在校期间的各方面表现都反映在学籍信息中，而这些表现将影响学生的就业，因而对学生的重要意义主要体现在就业上。而对学校的重要意义主要体现在学校制定和修改教学计划的过程中，教师教学成果和学校教学就业质量如何，可以根据学籍信息来了解。此外，对于社会而言，学籍信息是学生通往社会的桥梁，也是社会了解学生的媒介。学籍档案信息管理的重要性显而易见，学校应强化学籍档案信息管理意识，加强管理制度改革。在笔者看来，进行高校学籍档案信息管理应该坚持以人为本的理念。

二、目前高校学籍档案信息管理所存在的问题

高校学籍档案信息管理主要存在的问题有：

1. 学籍档案信息管理模式具有滞后性

大多数高校还在以传统的管理模式进行学籍档案信息管理，远远满足不了高校学籍档案信息管理的现实需要。在各大高校学生人数日益增长的今天，学籍档案信息管理要求也随之提升，过去的由教务处统一管理全校学生学籍信息的一级管理模式呈现出一定的滞后性。

2.学籍档案信息管理制度守旧，管理流程不规范

近几年，部分高校还在使用过去的一套学生学籍档案信息管理制度，管理流程缺乏规范性，随着学籍管理要求的提升，过去的管理制度难免显得落后，只有规范管理流程，才有可能提高学籍档案信息管理质量。

3. 学籍档案信息管理系统不完善

目前，高校使用的学籍档案信息管理系统还是过去的，各项功能需要更新升级。尽管计算机等现代化技术被应用到了学籍档案信息管理虽然高校都在使用计算机技术及学籍档案信息管理系统，但是许多高校的学籍信中，但是建立的学籍档案信息管理系统功能滞后，学籍信息兼容性有待增强，与目前教育部及省级学籍档案信息管理系统相形见绌，高校的学籍档案信息管理系统覆盖范围较小，难以实现全校学籍信息的统一化管理。

4.高校学籍档案信息管理人员素质不高

高校学籍管理人员的素质不够高。目前，学籍制度日益完善，学籍档案信息管理技术不断提升，自然也将对学籍管理人员提出更高的要求。不过，由于大部分高校未加强对学籍管理人员的专业化培训，学籍管理人的工作能力和专业管理素质较低。

三、“以人为本”创新高校学籍档案信息管理的对策

“以人为本”注重人的主体地位，所以，应着手于以人为本的理念，看清高校学籍档案信息管理现状，其中对于新建高校的学籍档案信息管理环境与需要应特别关注。

1.落实以人为本，健全学籍档案信息管理制度，规范管理流程

一个大学以育人成果为荣，而并非以学校设施与招生人数来论好坏。在制定与完善高校学籍档案信息管理制度时，应着眼于高校组织的总目标，着眼于制度实施的育人效应的预见，努力朝人性化管理的方向发展。在高校的一系列工作中，高校学籍信息的管理工作显得难度更高， 高校的学籍档案信息管理水平可以从学籍信息的准确性来判断，可见，学籍档案信息管理水平的提升有赖于学籍信息的准确性的提高。而只有完善学籍档案信息管理制度，规范管理流程，才能帮助提高学籍信息的准确性。因此，一方面，高校应根据实际需要有针对性地制定学籍档案信息管理制度，不断完善学籍档案信息管理制度，以求学籍档案信息管理工作有条不紊地进行；另一方面，还应适当调整学籍档案信息管理的操作流程，确保其规范有序。学籍信息的准确性随制度的完善和流程的规范会有所提高，学籍信息的管理工作质量也将随之提升。此外，高校的学籍档案信息管理应做到人性化。“一切为了学生，为了学生的一切”是以学生为本的核心内容。制度建设应以服务理念为指导，抛弃过去的管理理念，始终坚持育人原则，注重引导式管理，适当减少硬性规定，强化学生在校的主体地位。在管理过程中，学生应是占据重要地位的，应以学生为服务对象，管理工作围绕学生进行。90后的学生性格各异，追求个性，所以，高校在建设学籍档案信息管理制度时，应更多地关注学生的性格特征，关注学生的追求，挖掘学生的潜力，并且加强学分制等管理模式的宣传推广，深入制度改革。学籍管理制度文本应刚柔并济，中和硬性与柔性化规定，适当给予学生自我发展的空间，再适时加以引导，践行素质教育，加强人文关怀，以求培养出高素质的创新型人才。

2.高校学籍档案信息管理树立以人为本的理念，转换学籍档案信息管理模式，关注学籍档案信息管理工作

在高校扩招后学生人数剧增的今天，学籍信息量也不断增多，加之各级领导及各部门对学籍信息要求的提高，过去的学籍档案信息管理模式的不足暴露无遗。对此，高校应一改传统的学籍档案信息管理模式，以二级管理模式取而代之，即由教务处、院系分级承担学籍档案信息管理。除转换管理模式以外，还应实现学籍信息的应该充分利用网络技术，实现学籍信息共享，建立一个面向全校的网络共享平台。高校学籍档案信息管理建设能够促进高校的发展，相应地，高校的发展能够强化高校学籍档案信息管理建设。学籍档案信息管理关系着高校的人才培养职能，是对学生从入学到毕业这一期间的管理。所以，高校应该对学籍档案信息管理工作引起足够的重视，学籍档案信息管理建设不能只停留于制度本身的建设，还应将人本理念落实到学籍档案信息管理建设中去，并加强制度建设宣传工作。加强培养学生对学籍档案信息管理的认识，强化其学籍信息利用与维护的相关知识，从而协助学籍管理工作的顺利进行。为了强化全校相关管理人员的服务意识，提高其管理能力，高校应该开办培训班加强组织其接受专业培训。其次，应通过张贴宣传单、印发制度学习手册、组织问卷答题和知识竞赛等各种渠道和方式来加大对学籍档案信息管理规定的宣传力度。

3. 建立学籍管理支持系统，提高学籍信息兼容性

拥有一个较为完善的学籍管理支持系统是评价一个学籍管理体制好坏的标准之一，学籍管理支持系统的关键在于建立一个学籍管理自动化、信息化系统，也即在学籍管理工作中引入现代化的信息资料管理技术。利用计算机上设计一套学生学籍信息资料档案以实现登录、统计分析、查询检索、公开共享等功能，这套学籍信息资料档案和学校各系、综合档案室应该是相通的，为学生和教师的查询与管理活动提供方便。构建这样一个校园网络信息平台并非空想，毕竟我们已经实现了管理技术的信息化，并改变了过去学籍管理半人工半自动化的局面，不过计算机技术的使用还只处于初步阶段，尚有许多地方需要改进。首先是目前许多高校使用的学籍档案信息管理系统在功能上有所欠缺，只能依靠学籍管理工作人员以手工操作代替。此外，高校使用的学籍档案信息管理系统中的信息的字段名和字段长度与教育部的不同，未兼容教育部和省级教委电子注册要求的信息，影响学籍信息的管理质量。我校的学籍管理系统功能上也有所欠缺，主要体现在大部分学籍管理工作难以通过学籍管理系统来完成。北京市教委的学籍档案信息管理平台是对外开放的，相比较而言，我校的管理系统的总体水平还有待提升，我校目前已经启动该系统的二期开发工作，届时将优化更多功能。

4. 以人为本，不断优化学籍档案信息管理队伍，提高学籍档案信息管理人员素质

篇(6)

关键词：高校学生 档案管理 知情权保障

1.保障高校学生在档案管理过程中知情权的重要意义

高校作为学校事务管理的一方，享有管理学生档案的权利，同时又负有管理学生档案的义务，其权利的享有使其可以接触到学生的档案，了解学生的情况，有助于开展教学和学生管理工作，然而在学生档案管理的过程中，高校往往偏重于其权利的享有，而忽略其应尽的义务，缺乏对学生知情权的保护。学生档案中包括学生的一些基本信息，如姓名、身份证号、思想品德状况、所受奖励与惩罚的状况、个人学习经历等，然而学生却不知道自己档案袋里都装了个人的哪些信息甚至不知道档案存放在哪里，这将会影响到学生的学习及以后就业时档案的查找。

知情权是公民的一项基本权利，高校学生作为公民中的一员，有资格获得知情权。高校学生知情权是指高校学生在选择或享用教育服务时，有权获取相关的信息资料，并对提供信息的对象、内容、目的、手段和价值享有知晓的权利[1]。在档案管理的过程中，学生享有获悉 个人信息的自由与权利，学校要在学生档案中添加或修改一些内容，应提前告知学生。假设学校处分了一名有攻击行为的学生，那么在该名学生的教育档案中就应该包括相关内容，并应告知该名学生的家长学校的纪律处分是如何产生的[2]，学生及时关注到档案中信息的变动可以明确自己的优点和不足，从而使学生知道以后努力的方向。总的来说，保障学生的知情权，有助于学生充分地获取个人相关的重要信息，使学生更好地了解自己、评价自己，促进学生发展权的实现;有助于档案管理人员服务意识的增强，提高其管理水平，促进档案的有序、合法管理;有助于促进高校信息公开，使学生更加充分、便捷、有效地获取信息，促进学校的档案管理工作得到学生的监督，强化高校的责任意识。

2.保障高校学生在档案管理过程中知情权的困境

2.1高校学生档案管理混乱造成知情权实现困难

高校学生人数众多，学校要管理几万人的档案，每年都有新生档案的转入和毕业生档案的转出，需要大量人力、物力和财力的投入，因此学生档案管理是一项管理成本较高的工作，然而由于高校的财政状况使得对学生档案管理工作投入严重不足，学校对档案管理又缺乏相关的规章制度，使得档案管理工作存在很大的任意性，当学生向档案管理部门申请查看档案时，档案管理部门往往以各种借口拒绝学生的要求，这种情况却没有相关的制度对档案管理部门人员的行为进行约束与规范，从而会侵害到学生对档案的知情权。同时，学生档案管理人员素质较低，没有档案管理的专业知识和经验，大多数档案管理的工作都是使用纸质的管理方式，很少运用方便、快捷的电子计算机管理系统，使学生在查找档案的过程中，往往在费时、费力的情况下还找不到自己的档案，并且很多档案材料没有按照一定标准分类形成体系，存在着杂乱无章的状况，这给学生自由、充分获取个人档案信息造成一定了障碍。

2.2高校学生档案的性边界很难把握

高校学生档案中记录着学生许多的重要个人信息，因此，高校基于管理和教育知悉的学生档案里所记录的学生隐私，应该严格保密，不得泄露[3]。档案管理人员在提高保密意识，加强档案的保密性工作，防止学生的信息被他人非法窃取和盗用的时候，档案信息就成为了很多人包括学生自己都很难以接触得到的文件。但是，档案的保密性并不是绝对的，并不意味着任何人都没有查阅权限。档案管理人员在处理档案的保密性和学生的知情权这一问题上没有把握好“度”，往往过于强调档案的保密性，忽视学生享有的对档案信息的知悉权，同时也存在着另外一种情况，就是对学生档案资料的查阅没有相关的规定和要求，任何人都可以轻易的接触到学生的个人信息，缺乏了保密性，导致学生的信息被泄露、利用。无论是学生无法查看自己的档案还是自己的档案没有受到应有保密性要求的保护，都会使得学生的权利受到侵害，区别在于前者侵害的是学生的知情权后者是学生的隐私权，档案管理人员不能正确把握档案的性边界使得学生知情权的行使在一定程度上难以得到保障。

2.3高校学生知情权意识淡薄

一般而言，高校学生知道自己享有知情权，但是在哪些方面享有知情权、如何维护知情权却不知晓。很多学生不知道可以知悉、获取个人的档案信息，对档案管理信息知情权的维权意识又不强，在档案管理的过程中比较被动，很少主动地提出自己查阅档案信息资料权利的要求，这样，在自己的权利受到拒绝或侵害时，往往采取漠视的态度。学生知情权意识的淡薄，是由于对自己档案不关心的原因造成的，没有认识到档案的重要性，升入大学后，档案就自然转到所在高校，在校期间，档案中各种信息的完善是由档案管理人员补充的，或者学校把要完善的材料发给学生，学生按照要求加以补充，填完交上去就算完事，毕业后档案被转到自己所在单位或人事处，一直以来，学生对档案内容知之甚少，不去主动行使权利，使得学生对档案的知情权成为一项可有可无的权利。

3.保障高校学生在档案管理过程中知情权的反思与建议

3.1增加管理经费和配备专业管理人员，对档案材料进行分级管理

教育部和国家档案局于2008年制定的《高等学校档案管理办法》中提到：高校应落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;对高校档案机构配备专职档案工作人员;高校档案机构应对档案进行整理、分类、鉴定和编号等内容，这些措施的颁布对于高校档案管理工作具有很强的指导性，但是，政策关键还在于执行，同时要加强执行效果的监督。首先，高校应重视学生档案的管理，加大对档案管理工作的财政支持;其次，学生档案管理工作应由专业档案管理人员负责，不断促进档案管理工作的信息化，提高档案管理的水平;再次，档案管理应该遵照档案分类管理的标准，进行分级管理，使所有学生的档案材料有序地放置。这样做的最终目的都是为了服务于学生，便于学生知情权的行使，在学生申请查找自己的档案信息，能够迅速、有效地获取。

3.2明确进行法律规定保障学生知情权

当前，我国教育法中还没有专门规定学生知情权的相关法规内容，对学生知情权的享有要求是从其他领域推演而来的。在依法治校的背景下，完善相关立法是保障学生知情权的首要途径，因此，有必要把学生知情权以立法形式确定下来，以保障学生知情权的实现[4]。在制订确保学生知情权的法律中对于涉及到高校学生档案管理过程部分应注意以下几个问题：第一，明确学生享有对个人档案信息的知悉权，保障权利行使的途径畅通;第二，明确学生的档案知情权受到损害时的救济机制，如何追究相关责任人的责任以及做好奖励与惩罚制度;第三，明确学校哪些内容向学生公开，建立信息公开制度，以便学生行使知情权和做好监督;最后，明确档案管理人员及他人在权利人行使权利时应提供相关便利，或者保障不妨碍权利人。因此，只有不断地完善相关法律法规，学生的知情权才能得到切实的保障与实现。

3.3引导学生树立正确的维权意识

学生知情权没有得到保障很大一部分原因是由于学生维权意识不强，权利意识淡薄，在自身权利受到侵害时消极被动的等待救济，认为知情权可有可无，无关紧要。然而，学生是权利维护的主体，是权利受到侵害时主动请求追究侵权责任的主体，是利益如何行使的最终决定者也是利益的最终受益者，因此，高校应该通过法律课堂、讲座以及学生手册等普及法律知识，宣传维权意识，让学生知道获取档案信息的权利是一项被法律赋予的权利，任何人都不能阻止。另外，社会上也应该营造维权意识的风气，从外部影响来促进学生维权意识的提高。重要的是，维权意识的树立关键还靠学生自身，学生要树立维权意识，主动了解自己享有的权利内容，如何行使权利，在权利受到侵害时通过何种途径进行救济。通过内外因素的共同作用，引导学生树立正确的维权意识，进而保障学生在档案管理过程中的知情权。

参考文献：

[1] 苗绘，杨颖秀.教育消费知情权及其保障机制的构建[J].中国教育学刊，2004（8）.

[2] 内尔达・H・坎布朗―麦凯布等著.教育法学――教师与学生的权利（第五版）（M）.北京：中国人民大学出版社，2010，81―85.

篇(7)

关键词：电子档案 医学高校 信息档案管理

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2014.06.016

电子档案是信息时代背景下诞生的一种全新档案类型，与传统纸质档案在保存和管理上存在很大不同，而医学高校中的电子档案类型和数量又较多，因而为了提高电子档案管理水平，管理人员应该采取相应措施对电子档案进行管理，以便提高医学高校的工作效率。

1 当前医学高校中电子档案管理中存在的问题

1.1 对电子档案管理的意识不够

由于电子档案是完全存储在计算机当中，因而在实际管理过程中，管理人员过分依赖于计算机，对于一些重要档案和文件没有及时进行备份打印处理，使得在计算机出现问题时导致一些重要电子档案丢失[1]。同时，在电子档案的管理上，管理人员还保留着传统的档案管理意识，在管理模式上还是维持着重保管而轻服务的模式，并且对于电子档案还缺少一定的归档意识，没有及时将电子文件进行保存归档，这就使得很多电子文件在不断删除、覆盖的操作中被流失，造成很多档案资源的浪费。而另一方面，有部分管理人员则在电子档案的管理上将所有电子文件通通打印归档，使得很多无意义的文件归入到电子档案当中，这无疑增加了电子档案的管理工作量。

1.2 电子档案的管理不规范

随着计算机技术在医学高校中的普及应用，医学高校中的电子档案数量也越来越多，如何对这些电子档案进行规范管理成为档案管理人员的工作重点。有很多高校档案室缺少必要的电子档案管理规范，管理人员在对电子档案进行整理时由于缺少一定的规范，各自整理的结果都不相同，反而增加了电子档案的管理困难。同时在档案安全方面，医学高校中也缺少必要的安全管理规范，很多教师和管理者对电子档案进行处理时只是简单地进行逻辑归档，并没有采取相应的安全措施对电子档案加以保护，同时，部分档案管理者对计算机技术了解过少，对于如何利用计算机技术对电子档案进行安全管理不甚了解，这就使得学校的电子档案处于危险境地中，一旦计算机网络出现问题，就会造成电子档案的丢失。

1.3 缺乏电子档案管理人才

有的医学高校中对于电子档案管理并不重视，也没有设置专门的管理机构进行管理，而即使设立了管理部门对电子档案进行管理，但管理部门的人员很多都缺少必要的电子档案管理知识，对网络技术了解又很少，这就使得电子档案管理不符合相关档案管理要求，而高校电子档案由于缺少有效的管理，导致电子档案丢失、泄露等问题经常发生，归结起来都是缺少相应的管理人才造成的。而现有的管理人员自身素质又较低，导致整个医学高校的电子档案管理处于低效状态中。

2 信息时代电子档案管理的策略

2.1 建立相关电子档案管理规范

医学高校应该针对电子档案的特殊性质，并结合学校自身档案文件情况，建立相关电子档案管理规范和标准，对电子档案的归档工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面进行明确，并健全相关电子档案信息化管理机制，推动医学高校电子档案管理的信息化发展[2]。同时，针对电子档案管理中存在的归档问题，学校应该建立相应的归档制度，从档案的形成到开发利用每一个环节都要进行明确，实施对电子档案的全过程管理，对每个环节管理人员的职责进行明确，以保证医学高校中的电子档案管理能够有规范可依。

2.2 加强电子档案形成管理

针对于电子档案在归档前很多信息流失或是不加筛选地全部归档的问题，档案管理人员应该加强对归档前的电子档案形成管理，既要确保电子档案的完整性，又要仔细进行筛选。而为了做到这一点，有必要建立相关的归档政策，在保证管理人员在收集电子档案时妥善对档案文件进行保管，减少信息流失，同时还可指派专人进行电子档案的累积工作，对于公务性电子文件，不论是网上上传的还是网上下发的都应该进行归档保存，并且要及时进行打印处理，以防止档案在计算机出现问题时丢失。在具体的处理措施上，主要有以下几点，一是将归档的档案文件通通用汉字处理软件进行归档处理，并用文本形式进行保存；二是对于归档的电子档案应该统一保存在档案室的电脑硬盘上，并且定期档案管理人员要将其刻录在光盘上以防丢失；三是对于从各个部门中收集来的电子档案文件应该统一用杀毒软件进行杀毒处理，以保证档案的安全。

2.3 加强对电子档案的安全管理

制定相应的安全管理规范，从电子档案的形成到存储、处理和利用都应该制定相应的安全措施，例如在存储电子档案时要选取性能好的存储载体进行保存，同时要加强对光盘保存环境的管理，避免光盘受到有害气体或是强光的危害造成电子档案丢失[3]。再者，对于存储在电脑中的档案文件，管理人员应该在电脑上建立相关的安全保护系统，加强病毒防护措施，包括安装杀毒软件和防护墙等，保护电子档案安全。

2.4 提高电子档案管理人员素质

电子档案管理与传统纸质档案管理相比，其对管理技术的要求更高，因而对管理者的素质要求更高。学校应该加强对档案管理室人员的培训工作，丰富其在电子档案和计算机技术方面的知识，提升管理人员对电子档案的管理能力[4]。同时，要注意培养和引进具有专业电子档案管理技术的人才，提高电子档案管理的人员素质，促进电子档案管理水平的提升。

3 结语

医学高校电子档案是学校教学管理和行政管理的重要资源，高校档案管理人员应该从学校实际管理工作出发，积极采取有效的管理措施，强化医学高校的电子档案管理，提高电子档案管理水平，以促进医学高校教学和行政管理工作效率的提高。

参考文献：

[1]朱焕芝，罗慧芳.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].河北联合大学学报（医学版），2012，（2）.

[2]曹俊兴，程孝良，赵亮，孙爱珍.基于质量管理的高校本科专业电子档案系统建设[J].成都理工大学学报（社会科学版），2011，（4）.

[3]郑俏，杜一宁，王莉萍.电子档案袋与高校计算机机房管理人员专业化发展[J].电脑知识与技术（学术交流），2011，（5）.