档案管理数字化精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案管理数字化范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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（一）档案管理方法更加先进

档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。

（二）档案管理目的更加多元化

数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。

二、档案数字化管理中容易产生的问题

档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。

（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配

现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。

（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免

在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。

（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题

档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。

三、完善档案数字化管理的方法

（一）提高档案管理工作人员的职业能力

要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。

（二）完善档案安全维护体系

应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。

（三）制定标准化档案管理工作规则

目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。

四、结语

篇(2)

档案管理数字化具有很多的有点和意义，主要表现在以下几个方面：第一，档案管理数字化可以使得档案的储存空间变得更加简略，它可以节省很多文字信息的存放空间。我们可以利用现代的网络存储技术，将那些纷繁复杂的纸质的档案资料以数字化的形式放在计算机里面，这样可以避免纸质档案的残缺和破损；第二，档案管理数字化可以提高我们的档案信息管理的时效性，缩了我们在整理档案信息资料时的加工时间；第三，档案管理数字化把档案信息的利用率迅速提升。现在的网络技术如此发达，档案管理数字化可以将档案信息和最新的科学技术连接在一起，同时在以先进的网络技术和计算机技术为基础，可以充分得将档案管理数字化的功能发挥出来。我们可以利用现代网络系统将整理的档案信息的成果快速的发到各个部门，延展了我们的信息的可利用范围；第四，档案管理数字化可以缩短查找档案信息的查找时间。传统的手工档案信息在检索时，是需要大量的查找时间的，我们得先检索档案目录，在进一步查找，这个过程中需要很多的时间和浪费人力。而在档案管理数字化中，我们进入页面，只需要搜索相关信息的关键词就能快捷地找到相应的档案资料。

2、关于落实档案管理数字化的方法问题

2.1既然档案管理数字化能够给我们的生活带来这么多的方便和快捷，那么如何真正落实档案管理数字化的方法就是我们面临的重要问题。我们要保证档案的原件处于安全状态，同时要把档案信息的利用率提高。这样我们就得注重档案管理数字化，这是比较基础的工作。那么在进行档案数字化的管理时我们需要从以下几个原则上进行把握：第一，遵循方便利用的原则，这是数字化管理的主要目的和要求；第二，掌握排序的原则。在管理档案数字化中，我们要提前建立好每个文件的相关的目录数据库，这是数字化工作得以开展的基础，在目录数据库建立中，我们要注重质量，准确无误地对档案信息资料进行整理、著录、分类以及编页，这样就能可以建立一个质量很高的文件目录和案卷目录。同时我们也为档案数字化打下了牢固的基础，杜绝了数字化管理在源头上的错误。这一定程度也决定了管理档案数字化的胜负；第三，掌握复制克隆的基本原则。我们要在管理档案数字化中注意信息的完整性，在进行缩微、鉴定整理、数字化以及仿真复制这些工作中，要进行合理安排和布局，不要出现扫描错误，不能多次重复扫描。当然我们不能因为信息的敏感程度和重要程度不同而对有的信息进行删除，这样会造成档案的不完整性，从而给档案的利用带来不必要的麻烦。要尽可能地保持档案的原来面貌，减少损害档案原件的可能性。

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关键词：数字化；信息；档案；新思路

一、数字化档案管理的内涵

所谓数字化档案管理是指对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管并实施电子存取服务。数字档案馆是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现，是档案馆建设在信息时代的必然要求。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新一代的档案管理将是数字化全息档案管理的方式。

二、数字化档案管理的重要性

档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。计算机的广泛使用，使大量的数字档案信息形成，同时也为档案的数字化管理提供了可能。它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。

而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理还能使资料能及时归档，尽快提供利用。同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。从而提高了办公效率。

数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。

档案资料经过数字化加工后，社会公众(开放档案)和各职能部门都能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，也避免了传统档案利用方式对档案实体多次辗转造成的时间浪费和重复劳动，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。实现资源共享，提高工作效率

档案因经常外借翻阅易产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成威胁。而档案进行数字化加工后，可通过电子方式提供利用，减少了原件的使用频率，有效地保护档案实体的安全。

三、实现数字化档案管理的新思路

（一）管理人员的素质需提高

队伍素质的提高是有重点地抓好数据库建设的必要准备。由于档案信息数字化的发展，档案信息呈爆炸式地增长，档案利用的骤增，使档案信息分析成为一

项非常重要的工作。没有高素质、高技能的现代化信息管理人才，就不可能实现档案信息网络化管理和服务。档案工作者不仅要掌握传统档案管理知识，更要努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能。坚持用新思路、新体制、新机制、新方式进行培训，在短时间内走出加快档案数字化建设的新路子，不断推进网络信息共享，同时，坚持以人为本，全面提高素质教育。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的再培训、再教育，使广大档案工作者加强档案业务基础知识的更新，树立档案数字化工作是第一要务的思想。从基本知识入手，全面细致掌握档案工作中的每个环节和知识点，熟练运用现代化技术手段来管理档案，早日实现数字化档案室。

（二）数字化管理中需要个性化服务

数字化管理不能局限于单个档案馆管理系统，而是要集成全社会的资源构成

强大的档案管理资源体系，为用户提供多样化的动态性档案管理服务。档案管理要求根据用户的实际任务搜集选择各种信息，档案管理强调利用自己独特的档案信息和能力为用户创造价值，通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值；通过直接介入用户课题的最关键部分来提高服务价值。档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神为用户提供创新性的服务，做好个性化服。

（三）实现档案信息与社会信息相联结

要建立档案信息系统，实现档案信息与社会信息的联结，这既是提高数字化档案利用率的要求，也是加强档案数字化管理软件发展自身的要求。在档案信息网上设立站点或网页，实现档案信息网络的互联。打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

同一种档案在数字化后可以生成不同的格式，在实际工作中，采用最多的就是TIFF和PDF两种格式。其中TIFF格式主要用于存储生产图纸等输出精度要求较高的图像文件；而PDF格式一般用于存储输出分辨率要求不高或者多页的文字内容较多的文件。

采用服务器、磁盘阵列、光盘等多种存储方式对数字化后的文件进行安全存储，依据档案的类别建好相应的目录结构，以文件的档号为扫描后的图像文件命名，再将文件存储到对应的目录下。规范文件名称及存储逻辑结构，便于对加工好的文件进行组织和挂接利用。

参考文献

[1]国家档案局档案馆室司综合调查组.跟上时展的大潮提高档案服务质量——深圳市数字档案馆调查报告[J].中国档案，2001，（12）.

[2]吴化.当前我国档案信息网站建设状况分析与思考[J].档案学研究，2001，（6）.

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关键词：医院 档案管理 存储数字化

人们对工作效率的要求随着社会的不断进步而随之提高，如何利用先进的信息技术推动档案管理工作，从而提升档案管理效率，是当前医院档案管理中亟待解决的重要问题。目前数字化档案管理系统逐渐应用于医院的档案管理工作中，形成一种新型的档案信息管理形式，将档案信息与计算机网络加以连接，构成多种形式的存储，并能够实现不同时空间的信息资源共享。

一、医院档案管理存储数字化中的问题

1.缺乏完善的信息化设施。当前由于许多医院缺乏对档案管理的重视，没有足够的资金投入到档案的数字化管理中，致使相关信息化设施配置不够完善。对数字化设备的更新工作医院往往会忽视掉，经常因为相关设施配套不够完善而影响到档案管理数字化的存储建设工作，也降低了工作的效率。通常情况下，医院数字化存储设备主要包括计算机、存储服务器、放像机以及打印机等设备。由于缺乏完善的配套设施，会出现局域网速过慢、计算机性能落后、档案信息遗失等问题，对医院的档案管理工作带了一定的不利影响。

2.没有明确的档案管理标准。当前一些医院没有制定相应的档案管理标准，各种档案信息自收集、整理到存储等环节都没有规范的参照依据，容易造成档案信息混乱的状况。由于医院档案内容庞杂，包含各类人群，他们的年龄、病症各不相同，在档案数字化存储的过程中又有声音、图片、影像以及文字等多种形态的信息，如果没有明确的档案管理规范和标准，档案的数字化存储工作也就无法正常开展。

3.档案数字化的存储安全性较差。很多医院对于档案信息的存储缺乏安全预防措施，造成医院档案信息泄露、遗失或被篡改等，给医院的档案管理工作带来较大的损失。究其原因，一方面医院对档案管理的安全性缺乏足够的重视，没有制定相应的安全管理制度，档案管理工作中存在着一定的安全隐患，比如缺乏明确的责任机制、档案管理人员安全意识不强等。另一方面，一些医院的档案管理工作缺乏信息保密意识，在网络上病人的隐私信息，没有有效的安全措施，对计算机病毒或黑客攻击缺乏防备能力，导致信息被篡改或泄露。

二、强化医院档案管理存储数字化的措施

1.健全医院档案管理制度。规范和完善医院档案管理制度，明确档案管理存储数字化的相关标准，从而为医院管理决策与医疗护理等工作提供必要的参考依据。因此，要保障医院档案管理部门在进行档案信息收集、整理与存储时，各类信息资源的真实、有效，必须建立较为完整的、系统性较强的档案归档制度和档案目标管理考核机制。充分利用数字化存储系统中的检索和排序功能，对档案的存储情况加以实时监控，对其中的存档错误或归档不及时等问题，要采取有针对性的措施加以解决。同时，档案管理工作中要加强合作，有序安排各项工作，以免导致工作混乱或工作重复的情况。

2.强化相关设施的建设工作。数字化的硬件设施是顺利开展档案数字化存储工作的必要保障，采用先进的信息化、数字化技术，结合医院自身的档案管理实际情况，建立灵活且全面的布线结构以及先进的网络信息系统。配备足够的计算机、放像机及存储服务器等设备，建立各个部门间局域网共享机制，使医院内部资源实现动态链接，从而提升资源的利用效率。借助相关数字化存储软件，进行档案管理中的页面设计、域名申请和维护、存储空间以及后台设计等工作，提高档案管理的工作效率。

3.加强档案数字化存储安全预防。档案信息存储的安全保护工作对保障档案管理工作的有效进行具有极大的现实意义，需要加强对这方面的重视。第一，建立和完善相关安全保障制度，对内部档案管理人员的行为加以约束，并成立相应的责任机构，安排专门的责任人，将每项档案管理措施落实到实际工作中。第二，加强对系统网络安全的预防，包括IP地址安全、网关安全、服务器安全等内容，积极采用数字认证、数字签名等形式增强系统的安全等级，并对客户端权限加以明确，从而有效避免非法修改、拷贝以及打印等行为。第三，定期对档案信息资源进行全面的安全检查，并对安全维护工作加以记录，对相关数据及时备份，确保系统在任何时候都能满足工作需要。

综上所述，医院要想更好地适应时展的需要，就必须加强档案管理数字化应用。但在实际工作中存在着诸如存储缺乏安全性、相关设施不完善等问题。通过对当前医院档案管理存储数字化的研究，针对相关问题提出相应的解决措施，对推动医院档案管理工作的开展具有极大的现实意义。

参考文献

[1]谭新.浅析电子文件对档案工作的影响及对策[J].黑龙江史志，2009（2）

[2]李巍.医院档案管理现代化建设的途径[J].兰台内外，2010（2）

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【关键词】高校；数字化校园；人事档案管理；模式

一、构建基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统

（一）严格执行信息化标准要求。数字化校园建设投入较大，影响较为广泛，信息化标准要求较高。因此，构建基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统，必须符合和遵守国家、教育部颁发的各类标准以及高等学校制定的信息化标准要求，满足国家及省级教育管理部门管理、科研统计要求，以便规范地进行业务数据的采集、存储、传输、应用。须严格参照教育行业数据标准进行规范设计，如《教育管理信息高等学校管理信息》等。采用纯B/S模式实现目前主流的技术与开发语言，基于WEB的多层体系结构进行开发，流程化界面和向导式操作应具有良好的可扩展性，依照安全要求设计合理的安全架构。（二）满足接入高校三大平台的相关要求。人事档案管理系统接入数字化校园，须集成到高校的三大平台，满足信息门户集成、公共数据平台集成、统一身份认证集成等功能。需要为门户开发对应的集成表现界面，并提供由该页面链接进入人事档案管理系统相应框架的功能。可根据高校需要，从系统数据库中抽取出需要共享的数据到公共数据中心，完成数据层的集成。须为信息门户单点登录开发相应的接口程序，支持现有的高校统一身份认证系统。

二、基于高校数字化校园的人事档案管理系统的应用

（一）人事档案管理部门应用基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行信息化管理。1.全面、准确地采集人员的基本信息档案。通过基于数字化校园平台的人事档案管理系统，人事档案管理部门原有的人事档案数据信息可以导入系统之中，后续可单独及批量追加信息，如教职工的专业技术职务、行政职务等的晋升、变更；并根据需要定义各种信息项目，便于增加、修改信息。高校教职员工也可登录系统，上传人事档案相关材料，如各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖证书图片等数字档案，经人事部门审核后存入管理系统。这种多途径、多渠道的收集方式，促进了人事档案信息更全面、准确的收集。2.根据人员类别进行档案的自动分类管理。高校因人事管理需要，对教职工进行分类管理，基于高校数字化校园的人事档案管理系统可根据教职工的分类，可自定义不同的档案类别，并能根据实际变化情况变更类别。如：在职正式、离退休、延长退休、干部、工人、技术合同、临时合同等的分类，并可在各类别间进行变动，如在职变更为退休，在职变更为调动等，从而实现一键式分类，使人员的档案管理更清晰明了、定位准确、有序规范。3.合同档案管理。在基于数字化校园平台的人事档案管理系统中，可导入所需的合同内容、格式，并可完成劳动合同的签订、变更、续签、终止和解除等工作；系统可上传保存合同数字图片；筛选符合相应条件的人员，批量打印合同、续签合同、解除合同通知书等等。可在系统中灵活设置合同管理中的提醒条件，如合同到期、试用到期等。并能通过系统进行合同基数统计核算，使合同管理高效、完善、及时、准确。4.年度考核档案管理。年度考核流程通过基于数字化校园的人事管理系统与人事档案管理系统对接，完成年度考核表的收集归档工作及年度考核数据汇总工作。5.进修培训档案管理。教职工培训信息档案可批量导入系统，也可单个录入，可自定义参加培训人员姓名、编号、培训内容、培训单位、培训起止时间等，教职工可登录系统上传培训结业鉴定表等相关数字图片档案，人事管理部门审核保存归档。还可运用系统按年度、项目汇总进修培训档案信息，进行统计分析。6.自动生成各类人事档案相关表格。录入到系统中的人事档案数据形成档案目录，职务职称变动、工资变动均形成变动情况登记表。人事档案转入、转出，可制作生成名册表、转递通知单等。7.统计分析。可对系统中教职工的相关档案信息进行统计，如学历、学位、职称、年龄、工龄等各种信息结构、变动情况的统计数据、图表，生成相关报表等。（二）其他教职员工对基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行相关应用。根据不同人员类别，在系统中设置不同的应用权限，设定不同的操作及查阅范围。1.校领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅了解教职工的基本情况、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况，及时、准确地掌握相关信息，为学校工作决策提供参考。2.部门领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本部门教职员工基本信息、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况；审核本部门教职工更新的信息和上传的各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖等数字图片档案材料。为部门的管理、决策把关。3.教职工。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本人的基本信息、学历、学位、职称、个人简历、年度考核结果等档案情况；上传更新图文数字档案材料，如学历、学位、职称、进修培训等。

三、基于高校数字化校园的人事档案管理系统的维护管理

制定基于高校数字化校园的人事档案管理系统的相关维护管理制度，以确保系统安全、高效运行。（一）维护计算机及网络等硬件设备，保证系统正常运行。定期检查维护计算机及网络硬件设备，及时发现、维修处理硬件设备问题。做好设备故障处理预案并有效落实。（二）维护系统数据信息。对基于高校数字化校园的人事档案管理系统的运行状况进行严格的管理监控。按不同的人员管理类别，合理设置不同的应用权限。及时更新数据信息，及时审核教职工上传的新的档案信息材料，严格把关，确保档案材料信息真实可靠、充实全面、实时更新。（三）维护系统安全。加强防火墙保护屏障。定期、不定期升级杀毒软件、查杀计算机病毒、木马等。根据人员类别的变动情况，及时变更系统中的类别管理，确保按人员类别进行使用权限的实时更新。

【参考文献】

[1]沈锡臣,陈怀楚.高校信息化建设标准规范[J].清华大学学报(自然科学版),2003(4):529-531,556.

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1.档案数字化建设的必要性

1.1档案数字化建设是信息时代的发展要求

随着科技的进步以及信息时代的飞速发展。人们的生活、学习、以及工作都在这信息化浪潮中发生着巨大改变。办公自动化水平的提升使无纸化办公成为了必然，为适应时代的发展需求，档案管理从传统的管理模式走向了信息化管理的发展道路。数字化建设比传统的管理模式更加迅速和准确。

1.2档案数字化建设是社会发展的需要

档案所包含的原始凭证是最真实可靠的记载，是国家信息资源的重要组成部分，具有很大的经济价值。当今的人们已经越来越开始关注获取档案信息的便捷性和时效性了。与传统档案载体相比较，数字化档案的获取更加方便快捷，而且不会损坏到原文件。所以顺应社会发展的实际需要，应该尽快改变传统的管理模式，加快档案数字化建设的步伐，准确及时的为各个领域提供便利，实现档案信息资源的共享。

1.3档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势

档案数字化建设之所以会成为档案管理的必然，是由于传统的管理和数字化管理存在着几点显著的差别。传统的纸质档案载体成本高、容量有限，而且一旦遭到破话，将难以得到恢复。而数字化档案载体成本低、容量大，数字档案可以通过备份避免档案受到损害。再加上纸质档案工作繁琐、浪费时间和精力，而数字档案只需通过计算机就可以很方便的在很短的时间检索到所需的内容。最重要的差别是数字化档案可以满足人们在建筑设计和科研等方面的多维需求，这是传统模式不能相比的。

1.4档案数字化建设是开发和利用档案信息资源的基础

如果能将档案的数字化工作做的出色，就能实现档案信息资源的合理开发。开发档案信息资源的目的是为国家更好的服务，达到社会资源共享的效果。档案数字化建设之所以说是开发和利用信息资源的基础，是因为数字化建设可以克服地域的限制，实现大规模档案信息资源的服务和使用，确保档案信息资源的准确、时效性。因此，应该加快档案的数字化建设，使档案信息资源得到最大限度的开发和利用，为社会主义现代化的建设事业服务。

2.提高档案数字化管理的对策

2.1建设系统工程，实现信息共亨

档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案管理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各大型机关、企业日常工作中，每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采取双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传，达到资源共享的目的。

2.2提供科学技术保障措施

在技术上进行不断改进和创新，技术创新要多样化，譬如信息加密技术，数字签名技术，防火墙技术，操作系统安全内核技术，入侵检测技术和长期可存取技术等。只有技术的不断进步与不断更新才能促进档案数字化建设的安全性，提供科学有效的技术保障，促进档案数字化管理的顺利进行。

2.3实现数字档案统一管理

针对档案数字化建设中的问题，要保障电子档案的真实性与完整性，需要从管理的角度出发。主要包括对管理体系的加强、提升体系标准化、增强研究体系的支撑体系等。在管理制度上，也要从不同方面来完善。譬如，要改善人员安全管理制度，加强文档管理，健全系统运行环境安全管理制度等。在建立档案数字化建设标准体系时，必须依据国家确定的国家信息化相关规定来制定，同时还要与行业和地方的相关政策、办法相结合，使之形成严密的体系，从而使整个数字化建设标准统一，步调一致，有利于部门之间、单位之间、系统之间，乃至整个城市、国家和国际之间的互通互联。

2.4完善纸质档案规范处理

由于之前的档案馆存储的文件等信息主要是纸质文件、图纸、照片和录像带等。所以，现在大部分档案工作者首要的任务就是将这些档案资源从各种不同的载体全部都转化为数字档案资源，从而实现网上数字信息的传递。首先，对提供利用率高的档案信息，优先进行数字化，将档案信息的案卷级目录、文件级目录、摘要、提纲、重要数据等数字化。然后，利用相应的设备，分阶段依据不同的载体，采取不同的方式，着手实施必要的数字化处理。只有通过数字化的转换，才可使大量的馆藏的固定化的信息被激活，使信息管理技术得到发展，从而适应新世纪中高速高效的网络环境。

2.5加强数据系统设施建设

数据库建设已成为信息资源开发的重要手段之一，其建设在数字化信息资源管理中有着举足轻重的地位。基础设施的优化，需要配备适应数字档案信息发展所需的软硬件。档案部门应根据实际情况、配备适应档案数字化工作需要的办公设备，保证能够满足档案资料从输入、存储、管理到利用的数字化管理全过程的需要，努力实现网络、应用、技术和产业的良性互动，促进网络融合，实现资源优化配置和信息资源共享，充分利用数据库技术对档案信息资源进行合理的组织与加工。同时，还要配置先进、适用和可靠的数据库管理系统软件，从而提高档案信息的有序性、完整性、可读性以及安全性，此外，数据库技术与网络技术的完美融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，提高了开发效率。

2.6建立档案安全保障体系

随着科技的发展，社会上网络犯罪的手段也愈加高端，如今网络违法犯罪等问题日渐突出，譬如，计算机病毒、网络攻击、垃圾邮件、系统漏洞、网络窃密和虚假有害信息等问题层出不穷。要利用杀毒工具、访问级别控制、防火墙、加密技术和病毒防护技术等全面堵截，防止网络文件被非法破坏。在加强软硬件以及网络安全维护的同时，也不能忽略自然因素对管理工作造成的影响。要采取有效措施，积极预防应对地震、火灾、冰雪和洪涝等突发自然灾害对重要档案造成的破坏，避免造成难以估量的损失。数字档案的存放如果能存放在不同的地方，这样会大大降低损失率。数字档案在保管条件上要求高，在选择存放地点时要多角度、全方位地考察，将档案的安全风险系数降到最低，确保数字档案的安全管理。

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一、高校档案管理现状

根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案主要记载着学校重要的教育历史，具有很重要的价值，因此必须加大对档案管理的重视。根据目前的情况来看，主要对其总结了以下这几个方面特点:第一，学校每年都会“迎来送往”，送走很多毕业生。同时会招来很多新生，这对高校档案的管理需要很大的工作量，既要对新入学学生的档案数据进行录入，也要对毕业生的数据进行迁出或改动，此时档案的变化呈现数量巨大、变动较为频繁等一系列特点，再加上要对学生其他档案的维护和保存，都需要耗费大量的人力物力。第二，档案管理操作的标准化程度不高，各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在各种差异性，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这给提高档案管理工作的效率带来了障碍。第三，档案数字化管理处理手段有待提高，由于目前的高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到了检索、交换、备份等辅助功能。以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是制约档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。

二、档案数字化管理的特点

过去传统的档案管理模式是在每个部门分出一个档案管理科室，此种管理模式是十分封闭的，虽然在过去的高校档案管理工作中发挥了重要的作用，但是就目前社会的管理模式来看，传统的档案管理方式显然是无法满足现状的，因此必须在过去传统的管理模式中，创建一种新的管理模式，那就是应运而生的电子信息化管理模式，这是一种更具开放性的管理体系，是对传统档案管理的一种补充及升华，使得档案管理的质量和效率得到进一步的提高。随着电子信息技术的快速发展，档案数字化已成为高校档案管理的一种发展趋势，各种新型产品正不断被研发出来并得到广泛性地应用，也使得档案管理在模式上发生了巨大的变化，作为档案管理的一种有效手段，档案数字化在高校中的管理功能也变得越来越强大。如今，不管是档案的生成、归档还是检索都是与计算机紧密相连的，电子档案的存在方式主要是以机读的形式，就这一点来说是和传统的档案管理存在很大的区别的。在信息的使用中，需要将有价值的信息在档案信息这一系统中检索出来，对此就必然要求档案管理系统的精确性，如此才能保障高校档案信息的真实性以及价值性。

三、电子档案使用的途径

电子档案所具备的很多特点都是传统档案所不具备的，像查准率以及查全率等等，这些都是传统档案对于现代化的电子档案管理所不能比拟的，对此为了提高工作效率，应充分利用电子档案的优势，使其优越性得到展现。当前电子档案的使用途径主要包括以下几点：

（一）提供拷贝

在对电子档案进行使用的过程中，主要的一个途径就是拷贝，这是最初的提供档案的一种方式，为了使得整个档案部门可以充分利用拷贝向档案人员提供材料，可以将文件直接转换为一种通用的格式，然后再让使用者对档案进行处理，然而使用人员不一定具有软硬件设施条件，对此可以直接要求档案管理部门将档案打印出来。

（二）通信传输

通信传输主要是指不同的档案管理部门通过计算机将所使用的档案进行相互传输，这是当前比较常用的一种电子档案管理方式，这显示了档案在提取的过程中没有地域限制的特点，不需要档案人员再为提取档案专门跑一趟，有效节省了大量的人力以及财力。

（三）直接利用

所谓直接性地利用，是指利用档案部门的计算机对电子档案进行查询，这样一来可以使得众多的档案使用人员能够在统一时间得到相同的电子档案，并为使用电子档案的人员提供相关的技术支持。

四、档案数字化管理的重要作用

档案数字化管理是一种现代化的信息管理模式，该模式是将原来纸质记载的信息转变为数字化的信息进行保存，这样方便存储和查阅，而且电子智能化的记载储存有利于管理。数字智能化的管理模式能把相关的档案按照不同的类别进行数字化储存，还可以储存音频资料，对于及时的信息反馈还能做出详细的记载。因此电子智能化的管理模式有很多的好处：首先，档案数字化的管理模式可以方便管理，在工作的过程当中可以进行电子传递阅览，可以节约时间，提高工作效率。利用数字化的管理模式搜集的数据，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快开展。其次，在电子化的智能管理中，把相关的资料储存在文档的资料库当中，高校的工作人员只需要输入所要查询的资料的信息点就可以快速地找到需要的资料，更加地方便、快捷，而且所找到的资料具有一定的准确性，不容易产生误差，从而方便了办公，为工作人员节约了时间，提高了工作效率，这便是现代数字智能化管理模式的优点。再次，数字智能化的管理模式可以随时进行数据更新，保证资料的时效性，能方便员工的查阅和使用。传统的纸质记载信息需要大量的人工进行统计和整理，现在的数字智能化的管理可以利用高科技的电子产品快速地完成工作，只要轻轻地点击鼠标就能够完成整个的统计整理到储存的过程，从而减轻管理人员工作的压力。最后，数字化的管理模式可以使整个的办公流程顺畅无阻，节省了很多的人力和时间，使材料的管理更加的科学化、系统化。所以，在社会快速发展的今天，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。然而目前，我国在运用数字化的管理过程当中，还存在很多的困难没有克服，还没有熟练地掌握数字化的管理模式，需要进一步的学习与实践。数字化的管理模式分为以下几个工作步骤：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。2、信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。3、检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。4、管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。现如今，数字化的档案管理相对过去简单多了，在对资料进行统计这个环节当中，主要依靠高科技产品进行自动化的统计，可以节约时间，减少人力，提高工作效率；在使用资料中，利用数字化的管理模式可以使数字化的信息更加方便阅读，便于管理，为工作人员查找资料节省很多的时间、精力；在编排资料中，利用计算机的操作系统把相似的档案编排在一起，可以更加方便地查阅与寻找所需的资料，同时还可以进行资料共享，促进高校之间的合作。然而在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。

五、如何规范档案数字化管理

在档案数字化管理模式当中存在着很多的问题，涉及到电子科技产品的使用，电子科技产品是一个很复杂的产物，如果操作不当就会对学校或者学生造成很大的损失，所以在进行数字化的信息管理的时候，要严格规范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加强档案数字化管理，保障资料的安全

要想安全地管理学校内部资料，就必须完善相关的管理体系，加强高校档案的内部管理，对学校内部工作人员进行定期的培训，提高内部人员的操作能力。在进行数字化的储存模式当中存在着很多的问题，在复杂的网络世界，安全随时受到威胁，如果操作不当或者没有做好保密防范工作，随时都有可能为学校带来相当大的损失。所以要定期对电脑系统进行升级管理，请专业的维修人员进行专业的维修工作，对于电脑要进行加密处理，而且密码不可外泄，这样才能保障数字化的管理顺利地进行。

（二）规范操作，减少损失

以往在信息的管理过程当中，由于疏忽泄露了资料或者丢失一些信息，都会带来相应的损失，为了能够避免这些事情重蹈覆辙，应该对于信息进行严格的加密处理，不要把密码告诉无关的人，应该避免密码被更多的人知道，所以应该建立一个完整的管理体系，每个人都要认真地对待工作，对于信息要加强管理，对于资料的管理更加的严谨，在使用资料的过程当中，要时刻注意网络的安全，加强防范意识。

（三）对资料管理人员进行培训，加强工作的严谨性