企业文件档案管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇企业文件档案管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段   

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（mis的建立，什么是mis，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。   

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。   

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。   

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。   

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段   

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。   

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。   

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。  

三、电子文件阶段   

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。   

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》gb／t17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。   

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：   

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用cims的必然结果。   

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。   

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。   

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。   

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1企业档案管理现代化的重要性

（一）档案管理的概念

档案管理是一个非常复杂的工作，分为多个步骤和层次，首先要按类别对文件进行分类，然后对每一个类别的文件的重要性进行调整，然后对档案的基本信息进行整理和总结，最后把档案归档到各个区域，定期检查档案的完整性。所以档案管理工作是一项管理性的工作。虽然研究档案馆部门、编辑等活动，但目标是使企业更好地适应社会发展的需要，具有一定的服务性。

（二）档案管理的现状

自《中华人民共和国档案法》实施以来，广大档案工作者依据《档案法》，取得了可喜的成绩：档案法规和规章制度逐步建立并完善， 做到有法可依，有章可循； 档案管理体制逐步完善，形成统一领导、分级管理体系；但是，档案管理工作还是很难满足社会的需求，差距主要表现在以下几个方面：

1.基层档案管理不平衡。文件管理系统不完善。管理机制不好行使职权。档案管理部门无专业图书，无档案规范可操作，无专业人员。首先，缺乏档案管理意识。人们对档案的重要性认识不足，了解不够。 在人们的心目中，档案部门是一个无足轻重的单位，不重要。有的领导片面认为，只要经济建设搞好就行，档案工作的好坏无关紧要。由于缺乏领导支持，档案管理工作没有得到很大的发展。

2.管理模式陈旧。 随着科技的发展高新技术产业的发展和推广，新事物层出不穷，其记录形式和内容多样而复杂，档案的范畴进一步扩大。然而，大多数单位跟不上档案管理的发展。文件管理部门不能用计算机和网络技术进行档案管理服务，但一直采用传统的操作模式。

3.对档紊工作宣传不够，群众参与悲识薄弱

由于对档案工作的宣传力度不大、广度不够，档案工作在社会上影响不大、知名度不高，很多人对档案工作不了解。 大多数人认为档案馆无非是保管资料，是一个无足轻重的单位。 因此，要搞好档案工作，档案管理部门必须改变过去默默无闻式的工作方式，应该通过各种手段，大力宣传档案工作， 增加群众对档案工作的理解、重视和支持，同时，要增强自身的档案意识，使档案工作走向全民，走向社会。

4机关档案管理存在问题。 一般权限仅限于纸质文件的管理，电子信息统一集中，无需录入，无需电子处理。档案信息的影响，档案信息资源不能共享优势。

5.企业档案管理存在问题。 企业档案工作反映了生产、经营和科研的重大活动，但由于缺乏计算机化，许多企业的内部档案资源无法共享。影响了企业内部各部门之间的信息互用。

2 档案管理现代化的必要性

1.时展的要求。 新世纪、新时代，电子信息技术的发展要求必须努力实现档案管理工作的现代化。计算机网络等三次科技革命带来了新技术和新方法，在社会生活各个领域和各部门得到了广泛的应用。

2.文件保护和利用要求。档案的保护和有效利用也要求企业早日实现档案管理现代化。由于许多文件存放时间长，除档案保护措施不充分外，造成了纸质档案中一些因长期缺乏保护而出现脱落和模糊现象。同时，它不能同时掌握相关档案，降低档案信息的使用效率，不利于实现工作的有效性和灵活性。现代档案管理将带来许多好处，首先，要保存档案完整性的内容，经常性发生在过去的文件被打破或丢失的现象，引进现代管理之后，这种情况将大大改善；其次，文件可以更精细分割，不再需要手工记录文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作强度，又提高了工作效率。

3 我国现阶段的档案管理现代化发展中存在的问题

1.档案管理工作的规范性较差

企业档案管理的一个重要因素是档案管理的规范化和规范化。然而，由于中国的经济仍处于发展的转型期，许多行业都在发生变化，许多行业的标准化和标准化程度不高。当然，这个问题也反映在国内企业档案管理问题上。现阶段，在中国很多企业档案管理工作的责任分工是极其混乱的保密规定，内部管理秩序管理不到位，文件管理和分类不明确，文件没有规定的现象。因此没有规范的档案管理工作的档案管理工作不仅给企业本身带来了一些问题，阻碍了企业档案管理的现代化，同时也给其他部门在企业工作中造成了一定的障碍，不利于企业的良性发展。

2.档案管理资金投入不足

很多公司重视档案管理部门不高，只要文件可以保存，我不知道，这样一个粗略的工作，会带来很多隐患；越来越多的企业档案管理进入了一个资金严重短缺，许多档案管理部门保存文件柜文件已?损坏，许多文件已经发霉。这些都直接关系到档案管理部门的基本情况，而且档案管理部门对资金投入的成果也较少；现代管理模式要求较高的资金投入，这也是企业规划面临资金短缺的问题。

4 加强档案管理在工作中的重要程度

1.利用现代化带领档案管理进一步发展

运用现代技术，对原有档案管理模式进行改革，提高工作效率和有效管理，减轻员工的劳动负担，更重要的是保证档案的完整性和准确性，进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案、维护档案的完整与安全、便于利用的原则。只有按照真正的档案管理的原则，实现标准化和标准化，以档案的现代化企业管理奠定了坚实的基础。

2.使档案管理的建筑和设备达标

从每个房间的湿度、温度、位置等方面考虑，保证文件的安全性和可靠性，同时还增加一些可控制温湿度控制的电子信息设备，增加科学档案管理，争取早日实现对档案管理工作的现代化目标。

3.培养现代化的适于档案管理的人才

档案管理人员的工作能力与档案管理工作有着最直接的联系，是档案管理工作的基础。加强对企业档案管理人员的培训管理，打造一批掌握现代科技人才的优秀档案管理人员，适应自动化办公、无纸化办公等现代化办公。走出高科技含量的企业档案管理现代化。档案管理人员的培养和引进应重视工程技术人员、组织管理人员、技术操作和维护人员的培训。将档案管理工作做到实处，做到最好。

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关键词：企业；档案管理；发展

1 档案管理的主要内容

1.1 对职责予以明确

根据国家以及相关企业的法规政策，以党制定的政策方针为指导，统筹规划企业档案管理工作。主要对党政机关和基层档案工作的相关业务予以协调、监督检查、组织指引。对机关企业的档案管理进行统一和集中，并对党、国家以及工作单位的重要机密档案予以保密，维护资料的保密安全性。

1.2 对工作范围予以明确

对企业机关相关资料以及档案的整理保管和接受征集等工作，能够有效完善现代企业管理的科学化、现代化转变，并在企业管理中为企业提供材料依据。通过对专业的档案管理人员进行专职的培训和管理，统一组织相关工作的交流以及研讨会。将领导交予的档案管理事宜放在工作首要位置，努力完成。

1.3 对资料来源予以明确

档案管理工作任务在所有的管理工作中并非是一项简单的工作，其任务之繁重、艰巨，其工作的本质还是稳当的记录性。这种稳当的记录不仅仅体现在其内容上，同时在形式上的体现也是档案记录性的表现。例如，当事人的手稿、相关领导对于文件的签署，这些则是档案文件原始性的体现。档案所具有的原始性正是其区别于情报、资料以及图书等信息的主要特点，并且具有一定的法律效力。从一定角度分析，档案是在一定条件下由文件转化而成。档案的管理工作中对于文件的来源需要予以严格的规范，以提供者组织机构以及文件形成机构要求为基础。只有对来源予以明确才能了解其文件的性质，才能从行政管理或者是法律责任等方面对档案文件予以理解和正确合理的整理，才能保证档案的管理在发展上符合实际的需求变化。

2 档案的科学管理

2.1 企业自主创新可以档案工作为基础条件

档案是对企业真实的活动记录，为今后企业管理以及生产营销的进一步创新提供了基础条件，具有一定的参考价值。科技的创新是以之前的技术以及经验为基础，从本质上讲是一种突破，而一系列的突破是经验积累的过程。而档案则是连接了过去的经验以及未来的创新之间的最佳载体，因此可以说档案是自主创新的必要前提。其次，能够启迪创新。档案作为科技创新的主要信息诱因，信息量的增大实则也能够拓宽科研工作者的思路并激活灵感，从而实现创新。因此，企业档案要认真收集工作中的信息整理成档案文件，并做好管理和开发工作，进一步提高其档案服务手段、质量。

2.2 档案是资产管理的基础依据

国有资产作为国家以及集体的财富，不具有私有和个人性，而档案作为该种资产的载体，反映出的是管理中的资产成本、股权资金以及营销等原貌，对资产档案管理的准确性予以保证，只有建立起完整准确的档案管理系统，才能对国有资产的不明流失予以制止。企业只有充分重视其与资产管理密切相关的材料以及同企业调度联系紧密的档案进行归档管理，才能真正在管理资产中做到管理的集中、统一，才能维护其真实性以及有效性。

2.3 认真做好企业基层档案管理

我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作，因此它具备了良好的文件管理硬件设施，稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍。档案馆内的文件形成单位服务，形成单位不会因文件脱离自身进入档案馆而感到利用不便。使文件的方便利用达到了最优化，满足了科学处理文件的社会化、集约化和专业化管理的特点。

3 档案管理未来发展方向

档案管理信息化工作既是企业信息化的必然要求，也是全国档案信息化建设的重要组成部分。

3.1充分认识信息技术对档案工作的深刻影响

随着信息技术的迅猛发展和广泛应用，以计算机、网络和存储技术为核心的现代信息技术发展已经极大地影响到经济发展、人民生活、国家安全和社会发展进程。信息化的提出及发展，也给传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。企业档案管理如何适应信息化带来的文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展要求和趋势，也成为企业档案工作能否适应信息技术应用和持续、健康发展的关键。

3.2 档案管理人员知识结构的变革

我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

将企业档案信息化建设的难点在于企业信息系统及文件数据的复杂多样。对这些信息系统中的文件如何收集、归档、整理、保存和利用，既是面向信息化的全新课题，也是企业档案管理创新重要方面和标志。信息化对档案管理来说，既是促进，也是压力。信息化将推动电子档案信息化管理系统的建立，并将其整合在单位信息管理系统之中。但是档案信息系统建立和维护的难点，在企业信息化建设中要重视并加强对档案信息的数据安全和管理，处理好档案信息资源开发与创新管理中对电子文件电子档案的安全和保护的关系。未来的档案工作中应将积极应用吸收、引进、采用现代科技与理论成果，会极大提高档案管理现代化水平；解决好这一历史性课题，将使企业档案工作在新完善社会主义市场经济体制的进程中经历一场深刻的变革。

文章通过对企业档案管理中存在的问题和解决方式进行了论述，希望对档案管理事业的发展以及进步予以促进，并同广大同仁进行交流。

参考文献

[1]徐拥军，王宏.论企业档案在企业知识管理中的作用[J].档案学通讯，2004，3.

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一，招投标档案管理面临的实际问题

我们通过实际调查发现，目前我国企业的招投标档案管理依然存在着以下几个方面的问题。

问题一：招投标档案的数量庞大，给企业造成严重的管理负担。目前企业主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》(以下简称《实施条例》)的五十六条所规定的“招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”之要求，来确定本企业的招投标档案的保管期限。由于每个项目所形成的招投标归档文件资料较多，尤其是那些未中标单位的标书数量很多，加之缺乏细化的保管期限划分，已经给许多企业的档案库房造成了巨大的压力。如果不能及时地解决这一问题，必然会给企业带来沉重的管理负担，增加企业的档案管理成本，影响企业的经营效益。

问题二：招投标档案的完整性不够。一般来说，招投标档案应该是每个招投标项目活动的完整的、系统的历史记录，是企业围绕着招投标项目的准备、开标、评标和中标等一系列业务活动形成的各种有保存价值文件材料构成的有机体系。但是，从目前一些企业的招投标档案管理的实际情况看，不完整的问题还是比较严重的。

问题三：招投标档案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。据笔者的调查发现，一些企业的招投标档案管理依然延续较落后的手工管理模式，缺乏必要的检索工具，随意存放现象严重。所以，在查找利用时，只能凭管理人员的记忆，在库房里翻找。

问题四：招投标档案的管理规范和管理制度不健全。从调查的企业情况来看，招投标档案的管理基本上是无相关的制度可循，管理人员一般只是凭经验在管理。这种情形的存在，在一定程度上表明企业的档案管理制度建设还存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。

二、招投标档案管理问题的成因分析

1　法规制度规定的模糊性和粗放性

我国招投标档案管理的直接法律和法规依据就是《中华人民共和国招投标法》(以下简称《招投标法》)和《实施条例》，但这两个法律法规文件对招投标档案的管理所提出的要求和具体规定都比较粗放和模糊，甚至在这两个法律法规文件中都没有出现“招投标档案”的字样。这可以在一定程度上表明这两个法律法规文件的制定者的“档案管理意识”是比较淡薄的。《招投标法》只是在第二十八条中提到“招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启”；在第三十六条中提到“开标过程应当记录，并存档备查”。《实施条例》也只是在第三十三条中规定“招标人应当如实记载投标文件的送达时间和密封情况，由接收人签字并存档备查”，在第五十六条中规定“[存档及书面报告]招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”。这样的规定，只是给招投标档案的管理提供了一个非常模糊的框架，并且存在着较大的主观随意性。

企业在招标过程中形成的文件资料不一定都具有保存价值，所以没有必要也没有可能保存所有的文件资料，否则就会陷入“有文必档”所造成的档案管理“陷阱”，大大增加企业的档案管理成本，降低企业档案管理的效益。按照一个招标项目至少有三方参与的法律规定，企业要为保存所有没有中标单位提交的“投标书”负担高额的管理费用，十五年以上的保管期限的规定，也会使企业难以克服档案库房空间不足的实际问题。同时，数量庞大的“招投标档案”也会使企业难以用相同的成本投入来切实提高企业档案的管理质量，招投标档案的信息化管理水平的提高，更会变得举步维艰。因此，这种粗放式的法律法规规定，是必须加以改变的现实，否则将会给有关企业造成更为严重的问题。

2　招标业务工作流程中关键性节点缺乏控制、归档范围不清

就目前而言，一些企业的招标项目档案之所以存在“挂一漏万”的问题，就是因为它们没有明确的全程管理思想，没有把握住招投标过程中的关键性“节点”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存价值的招投标过程文档没能及时“捕获”，并最终造成招标项目档案不齐全、不完整的不良后果。另外，一些企业缺乏对招标项目归档文件范围的必要制度规定，也是造成招投标档案完整性受损的重要原因。如果一个企业在开展招标活动中注意把握好招标活动过程的关键点，如登记、预审、开标、评标和中标等“节点”，注意做好相关文件资料的备案管理，确保招投标归档文件资料齐全、系统和完整的控制目标，还是可以顺利实现的。

3　招投标档案管理缺乏必要的理论支持和指导

在目前的档案学应用理论研究成果中，我们只能零星地找到一些研究招投标档案管理的文章，而且多数都是业务经验介绍层次的研究成果，很难对目前的国家政策制定和相关法律法规及管理制度的完善产生实质性的推动作用。有鉴于此，我国企业的招投标档案管理失范也就不奇怪了。缺乏科学档案管理理论指导的实践，包括法律法规、标准制度的建设，都会是相对盲目的。为此，强化档案管理理论的建设，充实能够指导企业招投标档案管理方面的思想内容，是我国档案学研究者必须直面的一个现实性问题。

4　缺乏成本控制意识，信息化管理水平低

成本／收益比，是每个企业在经营管理活动中都必须要考虑到的一个非常实际的问题。如果沿用现在的招投标档案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就无疑会给企业造成较大的管理压力，如若长期持续下去，也会造成有关企业管理积极性的下降，粗会最终损害国家利益、企业利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理规定，以及落后的文档管理理念和制度要求，不仅会造成招投标档案管理的整体质量下降，而且也会给目后的招投标档案资源的开发利用带来不良影响。

基于上述认识，笔者认为目前必须采取切实的改进策略，积极行动起来，才能真正找到解决问题的出路。各有关企业与其采取消极观望的态度和被动的行动方案，毋宁率先变革，积极探索招投标档案的科学、合理、有效的管理方式，并努力通过自身的管理实践加以验证。

三、解决招投标档案管理问题的基本对策建议

通过研究和分析目前现有的成功经验和有关新的政策和规定，我们提出以下几个方面的解决问题的对策和建议，供企业在管理招投标档案的实践中参考。

1　治标不如治本，国家有关部门应当立即着手修订《实施办法》，通过总结各部门和地区比较成功的经验、规定和做法，

进一步明确规定各种招投标档案的保管期限。目前，我国中央和地方又陆续出台了一些与招投标档案管理相关的政策、行政规章，其中的一些规定可以作为我们进行《实施办法》修订工作的重要依据。例如，《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》中所规定的国家电子政务工程建设项目招投标文件归档范围和保管期限，就比较明确具体。该文件规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年，评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年；中标的投标文件(正本)的保管期限为永久；未中标的投标文件，终验后保存2年。政府采购文件保存10年。再如，《水利工程建设项目档案管理规定》规定的水利工程建设项目招投标文件材料归档范围与保管期限为：招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期保存，投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件保存期限为永久；开标、评标会议文件及中标通知书长期保存。《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定“招标、投标、租赁文件：由建设单位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投标档案管理办法》规定：“大型基础设施、市政工程、公共建筑和市级以上重点工程的招投标档案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投标档案保管至工程竣工后三年。未中标单位的投标文件保管期限为半年(自开标之日起计算)”。《湖北省建设工程招投标交易档案管理办法》规定：“招投标档案管理人员应遵守国家《保密法》，合理划分招投标档案密级和保管期限。原则上一般工程招投标档案应保存五年，重大工程项目招投标档案应保存五至十年，投标文件副本可保存半年至一年时间”。还有扬州市、宁波市、河北省、辽宁省等地都在投标档案管理办法中做了相应的规定。

根据上述有关规定的精神，企业的招投标档案的保管期限可以做如下划分规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年；评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年，中标的投标文件(正本)的保管期限为永久，未中标的投标文件，可保存6个月到2年。

2　梳理招投标工作的业务流程，明确招投标档案的形成节点，实现对招投标档案的全程控制。各有关企业可以根据自己的招标工作的业务活动特点，认真梳理招标工作的业务工作流程，明确招投标档案形成的重要节点，标明各节点需要形成的文件种类，并实行全程管理控制，确保招投标文件资料的有序形成、积累和归档，避免缺失和失控，维护每个项目尤其是重大招标项目档案的完整性。

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一、档案管理信息平台深化应用的目标

米脂县电力公司根据自身工作实际，在国家电网公司档案管理信息平台的基础上，采用B/S多层应用体系结构，应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发，建成符合陕西电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理，实现了电子文件与电子档案全程管理。

档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。

二、档案管理信息平台深化应用的实施步骤

第一步：引入文件连续体模型。文件连续体（Records Continuum）模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与文件管理，直到文件被销毁或永久保存，要求将文件管理与业务流程相结合。为此，必须做到以下几点：第一，新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求；第二，对于已有的各种业务系统，建立其与档案管理信息平台的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理监控职责向前延伸；第三，对于文件档案，明确各业务部门归档范围和责任，提供档案收集、整编及业务系统接口，实现对归档文件的前端控制和全程管理；第四，对于基建、设备档案，在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，最小化人为因素，使归档工作与工程建设同步、有序进行。

第二步：引入知识管理理论。知识管理（Knowledge Management）是企业管理的新范式，也是指导档案管理创新的新理念，即将文件档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识，应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能：

第一，数据资源全覆盖，对于没有纳入传统文件档案收集范围，但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理，以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。

第二，服务手段多元化，如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息，使用户在需要的时候即可享有档案资源；信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题，以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户；收藏夹类似于专题，即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中；嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中，用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。

第三，服务技术智能化，在基本的数据采集后，档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析，构建资源内容平台，为搜索引擎系统提供应用基础。

第三步：实施纸质档案数字化。即通过各种扫描设备采集影像信息，通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业，对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作，把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。

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1企业档案管理工作的意义

企业档案是企业在其整个生命周期中，在其全部活动中形成的全部档案的总和。企业档案包括计划、统计、决议、记录、报告、市场信息、经营、产品销售、固定资产、原材料采购、物资供应、财务管理、劳动工资、卫生、人事等各方面的材料，真实反映企业的整个发展历程[1]。企业档案为企业的生产管理、经营管理、人力资源管理、产品研发、财务管理提供详细的数据、资料。企业领导层可以根据企业档案，了解本企业每名人员的素质、能力、品行，了解本企业的技术实力，从而做出正确、有效的决策，提高企业的管理水平。一流的企业靠文化，二流的企业靠管理，三流的企业靠业务，四流的企业靠投机。在建设企业文化方面，企业档案也发挥着无可替代的作用。

2现阶段企业档案管理中存在的主要问题

2.1企业领导对于档案管理缺乏应有的重视

当前，国内许多企业对于档案管理缺乏足够的重视，企业领导层并没有意识到档案标准化管理是企业发展的内在要求，也没有认识到企业档案所蕴藏的价值。他们错误地认为档案管理不过就是收集、整理过期的文件材料，档案管理不能为企业带来看得见、摸得着的真金白银，更何况企业财力、人力有限，把大量的经费、技术、办公面积投入档案管理实在得不偿失[2]；一些领导口头上重视档案管理工作，但在实际工作中却忽视档案管理（还有不少领导对档案管理不管不顾）：一些企业的档案室面积只有十几个平方米，一些企业甚至没有档案室，档案材料胡乱堆放在办公室里；企业档案管理人员数量少，而且这些档案管理人员大多由办公室行政人员兼任，几乎找不到一个档案管理专业的毕业生，他们基本上没有学习过《档案法》，对档案管理的专业知识一无所知。

2.2档案管理缺乏制度化、规范化

虽然时间已经进入2019年，但当下，许多企业却没有建立起严格、规范的档案管理制度，甚至没有为本企业各部门明确规定文件的归档时间、存档时间。一些国有企业为应对上级部门的检查，进行装样子的档案管理工作；一些企业将本企业的档案工作外包给档案公司，使档案制作与档案管理、档案服务出现脱节；一些企业的档案管理制度印在纸上，挂在墙上，却从不执行，沦为一纸空文。一些企业的档案资料长年累月沉睡在档案室里，堆满了灰尘，而档案管理人员却不知如何研究、利用档案材料；企业领导层也不知道依靠档案为企业开展各项工作提供依据。企业内部的各个部门普遍不配合档案管理工作，将大量文件资料随意堆放在自己的办公室里，任其闲置；给档案管理员收集、整理、分类带来很大的麻烦。

2.3档案管理信息化水平落后

截止2019年7月，我国网民人数已经超过8亿，其规模高居世界第一。我国手机用户数量甚至超过了全国人口数量。在这个信息化时代，企业完全应当加强档案信息化建设，采用电子档案、数字档案取代纸质档案。但令人遗憾的是，当下企业档案管理的信息化水平落后，许多企业仍旧沿用纸质档案，由档案员手工进行档案收集、整理、查阅。而且纸质档案普遍存在着文件缺失、遗漏、字迹潦草等现象[3]；不少档案的全宗号、类别号混淆，甚至出现编号错误。还有一些企业虽然采用计算机管理档案，但档案管理模式仍然停留在封闭式管理模式上，无法有效提高档案管理工作的效率。

3思考如何加强企业档案管理

3.1运用SWOT分析法

当前，国内企业档案管理的确存在着许多不足之处（WEAKNESS）：长期受到领导层忽视，缺乏专业档案管理人才，缺乏资金、技术投入；国内企业档案管理也面临着外部挑战（THREAT）：档案公司发展迅猛，其工作质量也在不断提高，大有全面取代企业内部档案管理之势；美国、日本等发达国家企业高度重视企业档案管理工作，国外企业普通聘用具有大学学历的专业人才进行档案管理，在档案管理中，还普遍采用信息化技术，实现了文件、图书、博物、情报、企业文化管理的一体化[4]。随着我国对外开放的加深，更多的外资企业将进入中国，而外资企业高质量、高效率的档案管理也会对国内企业档案管理构成冲击。但国内企业档案管理仍然具有良好的发展机遇（OPPORTUNITY）：相较于发达国家的企业，国内企业档案管理的确存在着不足，但这也为企业加强档案管理，提升档案管理工作质量打开了上升空间；国外企业在档案管理方面已经积累了丰富的经验与成熟的技术，只要国内企业善于借鉴、消化、吸收，就可以将之转换为后发优势（STRENGTH）。因此，国内企业完全有理由加强档案管理，做好档案管理。

3.2对档案管理工作给予应有的重视

企业领导必须认识到：在信息化时代，信息是企业发展的重要资源，而企业档案对于企业来说则是非常宝贵的信息资源。企业领导层必须带头重视档案管理，必须尊重档案管理人员，必须与档案管理人员共同研究档案规范化建设。企业各部门、各环节的每一名职工也应当主动参与到档案管理中来，严格执行档案管理制度，定时归档、存档。企业档案室必须逐年增添必要的设备，在条件允许的情况下甚至应当逐年扩大档案室面积[5]。

3.3档案管理必须规范化、制度化

企业应当根据自身的具体情况，制定严格、完整的档案管理制度。档案管理人员则必须根据档案管理制度，仔细收集各种文件、材料，确保档案的完整性与有序性；若发现文件中存在着字迹潦草、错别字等错误，必须责成有关人员进行纠正，从源头上提高档案质量。档案管理人员从企业内部各部门、各科室收集到档案后，必须将它们根据文书档案、人事档案、实物档案、业务档案、声像档案进行分类，而不能将它们混为一体。档案管理人员必须认识到：当前，房价不断上涨，要求企业不断扩建档案室存在着一定的困难。因此，档案管理人员必须仔细审核、鉴定企业档案，必须认真分析每一份管理类文件的内容、来源、时间、名称、稿本、外形特征、完整性、时效性；认真研究每一份科技文件材料的技术因素、时间因素、典型因素、作者因素、名称因素；判断每一份档案是否具有保存价值，确定每一份档案的保存年限；对于丧失保存价值、超出保存年限的档案必须定期剔出、销毁（一般来说，反映企业一般日常事务性活动、或内容重复的管理类文件保存价值较小，不必永久性保存；而会计类档案则必须永久保存，科技类、人事类档案应长期保存）。必须保证档案库藏量控制在一个合理的水平。

3.4加快档案管理信息化建设

企业应当加快档案管理信息化建设，主动应用网络技术与信息化技术，进行档案管理；必须尽快用数字档案、电子档案全面淘汰纸质档案。企业还须运用大数据技术，人工智能技术、云计算技术开展档案研究，根据企业发展的需要，充分发掘出档案中有价值的信息，通过研究自身档案来认识、掌握企业发展规律。

3.5加强地质资料档案管理

近年来，地勘单位纷纷进行事改企，导致一些档案管理人员下岗，留下的档案管理人员需要长时间进行繁琐、复杂的档案管理工作，承受更大的工作强度，又感到自己在单位中无足轻重，难免丧失工作热情。有鉴于此，地勘企业必须主动加强地质资料档案管理。作为老地勘单位，一九四煤田地质有限公司在60年的岁月中积累了大量宝贵的档案资料。一九四公司对档案管理人员主动加强培训，组织认真、心细、责任心强、甘于坐冷板凳的档案管理人员学习档案管理知识，提高他们的业务技能；公司对档案管理人员实施严格的绩效管理，从而调动起档案管理人员的工作积极性。一九四公司建立严格、规范的档案管理制度，对纸质档案、磁介质载体档案、实物标本实施分类管理，不仅丰富了档案管理的内容，而且提升了档案管理的质量；公司还对科技文件、钻探科研成果、煤田普查等方面的档案资料实施精细化管理，使档案更好地为公司发展服务。

4结束语

在企业内部管理中，档案管理属于重要环节。为提高企业工作效率，为促进企业长期可持续发展，提升企业的管理水平，建设企业文化，企业应当重视档案管理，建立完善的档案管理模式，做好档案管理。

参考文献：

[1]叶丽娟.知识管理背景下的企业档案管理分析[J].城建档案，2019（05）：80-81.

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市政设计；档案信息化；研究与对策

[中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1009-9646（2011）10-0053-02

一、市政设计企业档案信息化是档案管理的发展趋势和必然要求

1.企业档案信息化管理的发展趋势

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着企业信息化、网络化的不断发展，数字信息已经深入企业的各个部门。作为信息系统的重要组成部分――档案信息化已经成为档案工作发展的必然趋势。档案信息化建设是档案工作发展的需要，也是企业发展的需要。档案作为一种资源，要更好地开发和利用。以往的档案人员为开发利用好档案资源，需要进行大量的文件汇编、图纸编排、专题汇编等编研工作，还要进行大量的纸制档案的上架、整理等繁杂的工作。实现档案信息化以后，只需少量人力用在必要的档案原件查阅工作上，档案管理人员将有更多时间用于档案数据整理工作，还可通过网络实现资源共享。

2.企业档案信息化建设的必然要求

信息化档案为企业的设计研究人员提供了全面、权威的专业资料以及相关法规等各项知识，拓宽了设计人员的行业视角和知识面，在日常实施项目的过程中能起到很好的帮助、指导作用，有效地促进了企业生产力的发展。将市政设计文件形成电子文档归档，并连入网络，设定权限分类，提供给各级技术人员查询或利用，使许多繁杂的重复性劳动得到简化。广大管理人员和科技人员就能集中精力努力掌握核心和关键技术，全面增强企业自主创新能力，增强科技成果转化能力，最终提高企业竞争能力。

二、技术与管理并行，推动企业档案信息化建设

1.企业档案是管理过程和科技活动的真实记录，对企业自主创新和经营发展具有重要作用。企业档案部门结合企业的管理难点，市政设计与科研重点，及时编研适用、可靠的管理与科技信息，触发管理人员、科技人员的创新灵感，为企业的发展提供有效的服务。信息化已经成为企业现代化的重要标志和企业生存、发展的重要保障。信息化对传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。企业档案管理要借助信息技术实现文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化和文件管理动态化。

2.企业档案信息化建设的难点在于企业信息系统及文件数据的复杂多样，需要分门别类建立电子文件形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定制度，以及安全管理与责任追究等规章制度，并将其纳入到企业信息化的相应环节之中。电子文件和电子档案管理相对于纸质文件管理来说是全新的模式，要加强对电子档案管理的政策、技术、方法、标准的学习和开发研究，建立适应企业信息化发展要求的企业档案管理模式。

三、推进企业档案信息化建设中的几点建议

1.明确企业档案信息化建设的目标

档案信息化建设的目标在于提高档案信息为企业各项建设服务的能力。建设以数字信息化、网络化和信息共享为主要内容的数字档案馆，加快基础信息数据库建设，引进先进的档案管理模式，并结合企业的发展,企业档案管理的需要，不断充实、不断完善；构建文书档案管理信息系统、科技档案管理信息系统和科技资料管理信息系统；建立企业档案信息共享的安全保密机制；引进和开发必要的数据库，以满足企业市政设计人员的研发工作需要。

2.企业档案信息化建设的任务和实现途径

目前，企业档案管理多是采用手工作坊式的操作。各种归档材料从形成、归档、整理、保管到利用都是手工来完成。企业档案信息化建设就是要改变这一状况,使海量纸质档案变革为胶片化、数字化档案，将传统档案馆变革为数字档案馆。为此，档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对数字档案进行集中统一管理。

随着企业电子办公管理系统的发展，CAD图纸归档的规范将形成越来越多的电子文件。电子文件归档与电子档案管理流程显得更加重要，加强电子档案的管理和利用已成为企业档案工作不可或缺的重要环节。只有把纸质载体、模拟信号的档案转化为电子形态的数字化档案，才能有利于档案信息的快速检索、网络流动、实时服务。此外，还需加强档案信息的网络安全保护工作。

3.档案信息建设中应注意的问题

一是建设跨企业的档案信息资源共享平台，以资源共享弥补资源的不足；二是做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化，建设企业电子文件中心；三是积极探索实现档案信息化建设和企业政务建设有效衔接的途径，使档案信息资源与企业公共信息平台的信息实现对接。

目前，企业档案数字化建设存在的普遍问题，也是电子档案管理的难处。一方面，现有档案工作人员要积极学习先进的信息科学技术，努力使自己成为复合型人才；另一方面，企业档案部门也要加强人才结构的调整，有计划地引进计算机专业人才，加快实现计算机技术与档案专业技术的融合。

综上所述，企业档案信息化建设促进了文件管理，档案管理模式的规范，文件、档案的规范管理等，在一定程度上提高了管理效率，对企业管理高效运行有不同程度的促进作用。同时企业档案信息化建设也带来了观念更新，形象转变，使档案工作的内容更加丰富，技术含量极大提高，档案工作重心也转移到与信息化相关的工作上。这些深刻变化，必将对今后档案工作和企业的发展产生深远影响。

[1]于明佳.电力设计企业实施档案实施知识管理的探讨[J].科技情报开发与经济,2010,20(34):126-128.