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Y集团是于1988年创建于广州,2003年将总部迁至上海并更名为“Y集团有限公司”的中国首批5A级“综合服务型物流企业”。公司是以为铁路运输、公路快运、航空海运、城际配送、仓储货贷及物流方案策划等业务为主导,集实业投资和国际贸易为一体的综合性现代化企业集团。具备“以铁路干线运输为基础,公路快运为延伸,区域配送为深度渗透”的多层次、广覆盖的物流网络,形成了独具特色的运输服务网络体系。
一、Y集团内部控制的现状和存在问题
(一)控制环境方面
集团尚未按照上市公司治理要求,制定完善的组织架构。公司尚未对制度文件实施定期审核。例如,有很多挂网文件可能已过时或失效。Y集团制定了《岗位职责说明》,对各岗位职责进行规范。然而,在实际操作过程中,很多工作都是本着大家庭的原则,由很多员工共同处理完成的。例如,集装箱操作人员可能与箱管人员交叉工作,都会制作集装箱的分理班列清单、分理日报表等。
(二)风险防范方面
公司经营管理层具有一定的风险防范意识和风险辨识能力,主要表现在重大项目的投资决策和重要的管理决策上,同时,在对经营风险和财务风险的防范上,公司也建立了较为完善的制度,但在日常管理上,公司的风险防范还有问题。如Y集团成都分公司各基地仓库都未安装摄像头,由于东站使用开放式仓库,货物经常被盗。仓库的基础设施建设也需要加强,如东站仓库的顶棚被雷雨掀翻,可能造成货损货差。
(三)控制活动方面
总的来讲,公司控制活动存在的主要问题是缺乏系统规范的内部控制制度和程序。在一些关键的管理活动上公司建立了较为明确的制度体系,但在其他某些方面,还没有建立明确的内部控制制度和程序。如收入确认的相关控制方面,到站公司单证操作员在Y集团业务系统中点击客户签收后,即在业务系统中确认该笔收入。在此过程中,缺乏相应的控制确保到站公司单证操作员及时在系统中点击确认。运作职责分工的相关控制方面,集团规定只有调度员才有调度的权限,但是由于综合运输部调度员人手有限,且晚上不下班,集团给综合运输部单证员开通了调度权限,职责分工存在缺陷。
(四)信息沟通方面
信息部尚未建立信息系统风险的识别与评估制度和流程体系,也未对信息部门组织架构、人员或关键系统应用发生重大变动时进行风险评估与应对。集团对远程登录企业内部网络及系统缺乏有效控制。远程登录账号的申请主要是在立项报告内申报审批,不做单独申请;同时,现阶段信息部仅对下级公司远程登陆异常进行处理,未对远程登录账号实施定期审核的控制。
(五)内部监督方面
公司设有内控部门,但是目前内控部人员对公司运作规范以及公司信息披露等相关知识了解较少。Y集团内控部作为企业内部监督机构,同时负责企业管理制度的制定,不符合职责分工的原则。加上管理层对内部控制重视度不够,内控人员的专业胜任能力有待提高,使得审计机构缺乏应有的独立性。
二、Y集团内部控制存在问题导致的风险和影响
(一)控制环境方面
未建立完善的上市公司治理架构,未明确管理层和治理层的监管职责,可能导致整体控制环境失效,进而影响所有控制活动的实施,同时上市公司治理架构的不完善将直接影响公司上市进程。大家庭原则可能在一定程度上提高了工作效率,但同时也增加了权责不清、职责分工不当、职责分工的控制被逾越的风险。
(二)风险防范方面
日常管理中的风险问题不容小觑。仓库自身安全不尽如人意,仓库人员较为杂乱,没有门禁,任何人都可以进入。且一个仓管员可能看管两个或两个以上仓库,若对仓库货物的存放没有监控,可能会大大增加货物失窃的风险。若仓库顶棚整体被风雨掀翻,影响较大,造成的经济损失我们无法估量。
(三)控制活动方面
缺乏系统规范的内部控制制度和程序对企业带来的风险和损失可能不可估量。例如,若单证操作员未及时在系统中确认客户签收,可能增加少确认收入的风险;对职责分工缺乏控制,可能增加权责不清、职责分工不当、职责分工的控制被逾越的风险;同时,对职责分工缺乏控制,可能增加舞弊的风险;内控部缺乏独立性,可能会导致内部监督机制无效。
(四)信息沟通方面
缺乏信息系统风险评估程序,可能导致公司对原有发现的风险或新增的风险防范不足或不及时,进而可能影响业务经营目标的实现。远程访问账号不当授权或非法访问可能增加关键业务系统和业务数据未经授权访问的风险。系统资源不足或功能不完善,无法有效支撑公司业务数据的处理与传递,可能增加公司决策失误、经营效率低下等风险。
(五)内部监督方面
内控部缺乏独立性,可能会导致内部监督机制无效。管理层对内控的重视程度不够容易使内控人员出现倦怠心理,对工作缺乏热情和积极性,不利于有效地展开工作。内控人员的专业胜任能力若无法满足企业要求,其监督力度尤其是对高级管理人员的监管力度必将大大受到限制。
三、Y集团内部控制的完善
(一)控制环境方面
Y集团应该尽快根据上市公司的治理要求,完善公司组织架构。在公司组织架构完善后,建立相应的制度和流程,明确管理层的管理职能和治理层的决策职能。特别地,在组织架构完善后,公司需按照上市公司治理的要求,定期或不定期开展董事会、监事会及董事会下属委员会会议,并保留相应的会议记录。
(二)风险防范方面
公司经营管理层不仅在重大项目的投资决策和重要的管理决策上要具有一定的风险防范意识和风险辨识能力,在对经营风险和财务风险的防范上也要建立完善的制度,日常管理中的风险更要防范。例如,管理层可以考虑为Y集团成都分公司各仓库安装摄像头,加强仓库的基础设施建设,考虑租赁牢固的仓库,或坚固仓库顶棚,同时对发现的偷窃等恶意破坏行为进行严厉惩罚。
(三)控制活动方面
为了有效规避由系统规范的内部控制制度和程序缺陷带来的风险和损失,Y集团应该在各项管理活动中建立明确的内部控制制度和程序。例如,增加对收入确认相关的控制,同时管理层将财务截止的概念宣贯至业务部门,并考虑对系统录入的及时性进行检查和考核。加强职责分工的相关控制,可以考虑使用对每个岗位定义A/B角色的方法,代替目前权责划分不清晰的方法。
(四)信息沟通方面
为了防范信息沟通方面的风险,管理层可以考虑定期(建议每年)对公司及业务经营层面的主要信息技术风险进行评估,调整相关的防范措施以应对仍然存在的缺陷。可以考虑要求网络管理负责人定期(建议每三个月)审核用户远程登录账号是否合理,以及是否存在无人使用的用户账号,审核完成后审核结果需填写在《远程登录权限检查表》中,并由实施检查人员予以签字确认。同时,加强应用系统的功能开发和上线进度以更好的支撑业务发展;在系统无法支持的情况下,管理层可以考虑明确并优化仓储数据归集、计算、传递的过程,以增加仓储数据传递的及时性和有效性。
(五)内部监督方面
通用汽车公司成立于1908年9月16日,自从威廉・杜兰特创建了美国通用汽车公司以来,先后联合或兼并了别克、凯迪拉克、雪佛兰、奥兹莫比尔、庞帝亚克、克尔维特等公司,拥有铃木、五十铃和斯巴鲁的股份。使原来的小公司成为它的分部。从1927年以来一直是全世界最大的汽车公司。公司下属的分部达二十多个,拥有员工266000人,截至2007年,在财富全球500公司营业额排名中,通用汽车排第五。
通用汽车公司是美国最早实行股份制和专家集团管理的特大型企业之一。通用汽车公司生产的汽车,是美国汽车豪华、宽大、内部舒适、速度快、储备功率大等特点的经典代表。而且通用汽车公司尤其重视质量和新技术的采用。因而通用汽车公司的产品始终在用户心中享有盛誉。在2008年以前,通用连续77年蝉联全球汽车销量之冠。 2009年6月1日,由于经营管理失误以及债务等问题,美国通用汽车公司正式递交破产保护申请。这是美国历史上第四大破产案,也是美国制造业最大的破产案。
二、内部控制分析
(一)内部控制含义
内部控制制度是企业为了保证业务活动有效进行,保护资产的安全和完整防止、发现、纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。
(二)炔靠刂埔素分析
通用汽车破产事件暴露了制造业存在的种种问题,同时也可以看出通用汽车在内部控制方面的缺陷。下面我们从COSO内部控制五要素来分析通用汽车失败的原因。
1.控制环境
控制环境提供企业纪律与架构,塑造企业文化,并影响企业员工的控制意识,是所有其它内部控制组成要素的基础。所以内部环境是企业建立与实施有效控制的基础。上层的治理和基层的管理在内部控制中都有很重要的作用。通用汽车旗下品牌包括别克、凯迪拉克、雪夫兰、GMC、霍顿、欧宝、庞蒂亚克等二十多个品牌,通过以销售任何价格、任何用途的汽车为目标。第一:内部所设定的目标较为庞大,过于宽泛,目标虽然具有长期性,宏观性,和可挑战性但违背了可接受性。所收购的企业分散在各地,缺少生产和研发中心的有效资源整合。一个企业的的目标过大过多,并且没有考虑到当前的政治经济环境。2008年的金融危机导致很多购买高端汽车的车主无法偿还贷款,进而影响了资金的回笼和循环。第二:忽略了对汽车消费趋势和消费者需求的研究对市场需求,判断不准侧重于大型车、SUV产品忽视小型车发展轻视燃油经济性。
2.风险评估
风险评估就是分析和辨认实现所定目标可能发生的风险。也是建立与实施有效控制的重要环节。
(1)通用公司的许多车种燃效较低,随着汽油价格的不断飙升,其销售量也迅速滑落。去年秋天以来金融危机愈演愈烈,更是给通用造成致命一击,资金链因此断裂。通用乃至整个美国汽车业都失去了创新精神。汽车新品种确实不少,但却高动力,高耗油量,忽略了此时消费者倾向于小型、高效能的汽车,这种美式车型逐步失去了市场。
(2)将管理层的奖金提高到创纪录的水平之后,1990年又签下了公司史上最昂贵的雇工合同。受汽车行业利润暴涨和管理层高额奖金的诱惑,通用工会提出涨薪谈判。新的工资合同包括涨薪水、涨养老金、增加健康保险为工人子女上学提供补贴等。由于工资福利的刚性规律,一旦上涨就很难降低,当初并没有评估这部分福利所带来的风险。这为通用最后走向破产埋下了隐患。
3.控制活动
控制活动是确保管理阶层的指令得以执行的政策及程序。有助于保证采取必要措施来管理风险以实现企业目标。控制活动与之相关目标的性质可分为三类:经营性目标、财务报告、遵循性目标。通用汽车经营性目标的设立有一些问题。就在通用申请破产进入紧锣密鼓之际,奥巴马公布了美国汽车节能减排计划,要求从2012年开始实施并逐年提高标准,目标是到2016年美国境内新生产的客车和轻型卡车每100公里耗油不超过6.62升,二氧化碳排放量也比现有车辆平均减少三分之一。在全球范围内百分之二十的二氧化碳由汽车产生。而2004年的一份统计数据指出,只占世界人口百分之五的美国人拥有着占世界总量百分之三十的汽车,其二氧化碳排放量占全球汽车排放总量的百分之四十五,仅通用车在美排放量就达到9900万吨,占全美汽车排放量的百分之三十一。通用汽车应该早些研发节能减排的汽车,并制定生产计划,其经营理念也应该与时俱进,从长期发展的角度来为公司制定经营性目标,因为未来的发展趋势是节能减排,故而最终奥巴马政府也没能批准通用汽车重组的申请。
4.信息的沟通与交流
信息与沟通系统是围绕在控制活动周围的,它们使企业内部的员工能取得在执行、管理和控制企业经营过程所需的信息,并交换这些信息,对出错的业务采取矫正措施。而通用汽车公司显然是没有做到这一点。通用汽车的职员们几乎每家都有一辆车,而在美国受金融危机等经济方面的影响,大多数家庭还是会择先选择耗油量少的中低端汽车,这种信息应该做到上行沟通,让上级领导了解这部分人所倾向购买汽车的类型,而决策层领导也应该进行下行沟通,将最新的决策传达给下面的人,听听大家的意见。而当发现职工福利已然成为企业的绊脚石甚至是负担时,应该与职工代表们进行交流,达成协议,帮助企业渡过难关,这方面的沟通与交流也没有做好。
5.监控
监控是由适当的人员,在适当及时的基础下,评估控制的设计和运作情况的过程。内部监控可以保证内部控制制度持续有效的运作。不论是经营层或是其他控制人员,只要发现内部控制的缺陷,都应当及时地向适当的管理层报告,并使其到果断处理。通用汽车的监控系统没有做到对内部控制的支持作用。高级管理层忽略了电动车领域的发展。为了融资出售上海通用汽车公司的控股权。2006年通用面临现金困境,于是将上海通用汽车百分之五十一的股权以74亿美元现金以及另外66亿美元的阶段性款项,出售给私募股权基金瑟伯罗斯资本管理公司。董事会的监控没有起到作用,导致最终丧失策略灵活性。
三、案例启示
通用汽车于上个世纪初叶诞生,那时的汽车工业是朝阳产业,曾经带动美国经济走向繁荣。通用生产的汽车以宽大豪华、动力强、排量高为特征,如别克、凯迪拉克、悍马等,是美国汽车的典型代表。这种发展模式适应了低油价时代的市场需求,成就了美国式显摆强势的汽车梦。然而,进入21世纪以来,随着高油价时代到来和环境危机的威胁,传统汽车产业面临深刻的危机,通用这个汽车产业领军人宣布破产,说明传统汽车产业开始走下坡路了。当今世界是节能减排的时代,低碳经济是当代人理性的选择。以通用为代表的高耗能、高排放汽车发展模式是不可持续的,汽车产业的出路在于节能减排,加强技术创新,开发新能源汽车,多生产经济型小排量汽车。所以,当取得一定成就是不能沾沾自喜,盲目自大,不断创新才是硬道理,要根据科技的进步和时代的发展并以国家政策的导向性为基础,不断和创新发展才能立于不败之地。
四、建议
企业应充分认识到战略决策的重要性,企业的战略决策应以企业的核心竞争力为基础,加强企业战略控制。在企业发展过程中必然伴随组织结构的变化,企业此时应避免组织结构的过度膨胀和组织间的协调危机,建立适合组织发展的组织结构是企业目标实现的前提。控制能保证企业目标的顺利实施,建立一个高效的控制体系应是企业高度关注的。一个有效的控制必须以计划的正确性为前提,注重点,讲时效,还应建立一个高效的信息传递与反馈渠道。从企业集团的高度出发,完善财务预算控制、资金运行控制、管理体制控制。加强员工的职业道德建设,大力提倡爱岗敬业、互相服务、顾全大局等职业道德,鼓励员工的团队精神。企业在实行一个政策时,要对其进行充分的风险评估,要规划其对未来几十年的影响。企业要重点关注国家政策的导向性,要适应国家未来发展规划,企业要不断创新以达到长久可持续发展。
【参考文献】
[1] 张先治.内部管理控制论.
[2] 唐烨.透视美国通用汽车破产风波.解放日报.2009.4.14.
[3] 梅新育.通用汽车破产的警示.
一、企业财务信息化概述
1.企业财务信息化的概念
企业财务信息化是将财务进行一种系统化的管理手段,是指利用现代化计算机技术以及通讯技术等信息化手段对企业的财务进行一定的控制和管理,具有一定的复杂性,财务信息化的重点是推动企业内部的资金、技术、人才等方面的融合力度,以实现提高财务管理水平,保证企业财务的准确性和利用率的目的。
2.企业财务信息化的作用
第一,企业财务信息化能够为企业降低产品的成本,优化企业资源的配置;第二,财务信息化促进了企业财务管理的高效性;第三,企业的财务信息化有利于提升企业形象;第四,财务信息化是企业适应外部环境的必要条件。
3.企业财务信息化存在的问题
第一,基础财务在实际的企业运营中的实用性不强;第二,企业缺乏专业的财务信息化管理人员;第三,由于人员的专业性不强,不能够很好的使用一些财务软件。
二、企业应收账款概述
企业的应收账款是指企业为了更好让经营活动的顺利进行,需要向购货单位或者接受劳务单位收取一定的款项,其中主要包括对企业所销售的产品、提供劳务等应该向相关的债务人收取的价款、购货单位所垫付的运货费以及包装费等。目前,我国企业应收账款的赊销比例每年以上升的姿势增长,在企业流动资金的占有比例较高,由此造成了企业的流动资金不足,企业与企业之间的拖欠资金的现象愈演愈烈。
三、内部控制制度概述
近几年来,企业的内部控制制度逐渐成为了促进企业管理的良好工具。企业内部控制是在企业目标的要求下,严格的安装企业制定的政策进行企业生存和发展的管理。就目前来看,我国大部分企业的员工以及领导对内部控制的重要性认识程度不深,执行内部控制的员工的积极性不高,内部控制体制的建立不能适应时展的要求,执行过程中的监督力度也不足,一些中小企业为了节约成本和企业的经济效益,还未建立相对应的企业内部控制制度。
四、财务信息化对企业应收账款的作用
1.财务信息化可以随时追踪应收账款的动态
传统的手录式记账方法已经不适用于企业之间的竞争需求,很难对企业的应收账款进行及时的分析,而利用财务信息化的管理手段,只要将每个客户的财务信息输入到相对应的财务软件中,然后在客户将款项打过来的时候及时的将款项输入一定的系统中,与相对应的账款进行匹配,根据收账款报表的分析功能就能够清楚的知道与收账款相关的任何信息。财务管理人员就可以通过收集和分析的信息将结果反馈给销售人员,就能够及时有效的进行催款。
2.可以减少企业的放账风险
与传统的手工记账相比,财务信息化可以根据每个客户信贷额度和信贷期限的不同,分析每个客户的信誉及信贷情况,对已经没有信用额度的客户能够及时的停止放账,科学的控制客户的放账信贷额度,防止一些由于工作人员工作繁忙或记录不及时造成的放账额度超过最大的额度的情况,以及对没有信用额度的客户继续放账的情况发生,极大的减少不能及时的回款的风险,降低企业的放账风险。
3.提高企业应收账款的工作效率
应收账款是一项繁琐的工作,企业日常的账务运营情况以及客户的账款记录都需要详细的记载或分析,财务信息化管理通过财务的相关软件不仅可以记录繁琐的应收账款信息,还能够准确的分析企业每一个客户的应收账款的相关动态,在减少企业的放账风险的同时,大大提高了工作人员财务管理的效率。随着企业财务信息化的深入使用,企业可以根据员工的不同业务要求为其设置对应的查询财务信息的窗口,例如,销售人员可以申请查看客户的付款信息,这样就能够方便员工主动及时的了解企业财务管理的相关动态。
五、企业应收账款内部控制制度案例分析
1.跨国公司的应收账款内部控制制度案例分析
(1)A跨国公司基本情况分析
A跨国公司成立于1851年的夏威夷岛,新鲜水果、新鲜蔬菜和包装食品是企业主要的三个业务领域,发展至今,已经成为了全球最大、质量最好的水果、蔬菜公司。由于美国经济危机的影响,A跨国公司看到了中国的广阔前景,转入中国的市场,相应增加了市场部、财务部、销售部等部门以及相关人员。但是在实际的中国市场中,企业并没有设立独立的财务部门,财务工作还是沿用以往的外包制度,将企业内部的财务工作包给内部的果蔬业务部的在华公司,财务负责人也重新制定了新的应收账款和放款制度。由于企业内部的外包财务人员没有具体实施内部的控制、管理功能,只是单一的记账,开具的发票以业务部门的指示为标准而不是以商品的出库数量或者客户的确认单,没有及时的与客户进行核对账目,客户没有一个准确的账务,企业也没有相对应的应收账款分析表,导致财务部不能及时提交给总部财务分析表,总部也无法对客户催收账款,使得公司的逾期应收账款越来越多。此外,应收账款的是否能够及时回收与员工的实际利益没有很大的关系,也造成员工财务管理的工作积极性不高,大大影响企业的经营效果和企?I利益。
(2)跨国公司对应收账款加强控制之后的情况分析
针对此情况,A跨国公司对企业的财务管理进行了进一步的控制,主要分为以下三步:第一步,在对客户发放款之间进行控制;跨国公司制定了明确的部门分工与责任,在选择合作客户时,充分评估客户的资金信誉情况,看看客户是否有不如期付款的记录、是否具有还款的能力、是否具有其他负债项目以及在困难时期的付款历史,只有符合审批条件的客户才会放款,否则不得放款。第二步,客户收账控制;A跨国公司将商品送到客户手中后,严格的要求客户进行数量和质量的验收,然后客户进行签名盖章,以此作为跨国公司的供应商向客户收款的依据,让客户清楚的了解自己的债款情况,方便公司进行收款。第三步,催促客户付款;财务部门在每月结算一周前,将应收账款的明细表发给相关的销售人员,然后销售人员以此往日依据向未及时还款的客户进行催款,在收到客户的款项后,也及时的将收款信息记录到回款表中,以便以后审核客户的信贷情况。经过对应收账款的控制管理,跨国公司及时的将逾期的应收账款收回,解决了企业的账目问题,为公司以后的发展开辟了广阔的道路。
2.中小企业的应收账款内部控制制度案例分析
我国中小企业的公司规模小,资金也不充足,在这种情况下,经不起逾期应收款的折腾,在计算机时代未到来之前,我国中小企业的应收账款的现状不是很好,由于一些员工的资质和专业水平比较低,人力资源相对较少,加上企业内部控制需要一定的资金,考虑到成本的问题,对企业内部的控制管理不予重视。随着市场经济体制的到来,为了在市场竞争中占有一席之地,进一步打开市场,在计算机通信网络发达的基础上,中小企业及时的吸取大公司财务信息化下的应收账款的企业内部控制的优秀经验,将计算机财务管理技术代替原始的人工财务管理手段,加强对企业应收账款的管理。为了进一步促进企业的资金管理,满足市场和客户的需求,一些有能力的中小企业制定较为完善的财务部门,严格分析客户的资金信誉情况,在回款之后制作回款表了解企业的回收款情况以及客户的付款信誉,制定员工工资与应收款项目相结合的制度,对一些半年以上没有回收款的客户及时的向经理报备,合理的扣除员工的工资,以此来加强对企业内部应收款的管理。
关键词:货币资金管理 控制制度 案例
1、案例背景资料
中国烟草总公司福建省公司厦门职工教育培训中心(以下简称“培训中心”)系经福建省烟草专卖局批准设立。业务范围主要为:①编制教育培训长远规划和年度计划;②组织烟草农、工、贸理论研究;③对烟草专业各类专业人员进行培训和再教育;④举办各类培训班、研讨班、讲习班,对职工进行在职短期培训和离职定期培训;⑤是全省烟草商业系统的职工教育培训基地,负责职工教育培训的后勤保障工作。本中心设主任1名,副主任1名,下设五个职能科室:财务部、行政部、经营管理部、安全保障部、会议培训部。
2、案例描述
培训中心自正式营业以来,由于业务范围相对单一,内部各方面的管理与规章制度都比较粗放。但是随着中心业务不断拓展,内部管理方面,特别是在资金、采购、成本管理等方面的内部控制制度逐渐暴露出一些问题:①资金管理计划性不强。培训中心没有制定资金收支计划,这样就造成了没有统一的资金管理,有时还会造成入不敷出的恶性循环;②对资金周转中的现金流量不重视。培训中心的领导主要以利润指标考核企业,导致培训中心重视利润的完成,不重视现金流入,造成应收账款上升,账面反映企业效益比较好,但财务状况不佳,培训中心的发展受到一定程度的限制;③资金使用审批制度不能适应培训中心日常生产经营管理的需要,造成采购计划与生产计划不能顺利衔接;④货币资金管理制度不严,现金出现差错的现象时有发生。接待员和收银员没分开,造成有时款项有误,分不清责任,财务又无法及时核对前台业务,有时就只好不了了之,或者其责任大家一起分担,这样处罚大家都不一定满意;⑤培训中心资金使用效率不高。培训中心现金库存量没有经过科学分析,有时会出现大量的货币资金余额,有时又得向银行借款,支付借款利息,相当于把存贷款利息差额的利润白白地让给了银行,造成了很大的浪费。在这种情况下,本人提议并经领导同意后,委托一家中介机构根据培训中心业务实际情况制定了《中国烟草总公司福建省公司厦门职工教育培训中心货币资金控制制度》。该制度共五节,其基本框架与主要内容为:第一节总则,主要对控制目标、定义与范围、关键控制点、职责分工、授权批准、监督检查等方面作了规范;第二节岗位职责,主要对货币资金控制相关的人员包括中心主任、财务部经理、会计人员、收银人员和出纳等的主要职责作了详细规定;第三节现金控制,主要对现金收入、现金支付、现金核对等几个方面作了详细的规定;第四节,银行存款控制,主要对银行存款收支、银行存款的核对、银行票据的管理、银行账户管理等几个方面作了规范;第五节备用金的管理,主要对备用金的范围、备用金借用与核销、备用金催收等方面作了规范。
3、案例分析的理论依据
本案例分析涉及到的理论依据主要有:
3.1、内部控制的目标、原则与要素。内部控制的目标是合理保证单位经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进单位实现发展战略。内部控制原则是企业建立与实施内部控制应当遵循的基本指针,包括全面性原则、重要性原则、制衡性原则、适应性原则和成本效益原则。我国《企业内部控制基本规范》将内部控制的要素归纳为内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督5大方面。
3.2、企业层面和业务层面控制。企业层面控制包括组织架构控制、发展战略控制、人力资源控制、社会责任控制和企业文化控制。业务层面控制包括资金活动控制、采购业务控制、资产管理控制、销售业务控制、研究与开发控制、工程项目控制、担保业务控制、业务外包控制、财务报告控制、全面预算控制、合同管理控制、内部信息传递控制和信息系统控制。
3.3、内部控制评价。内部控制评价,是指企业董事会或类似权力机构对内部控制的有效性进行全面评价、形成评价结论、出具评价报告的过程。
3.4、内部控制审计。内部控制审计,是指会计师事务所接受委托,对特定基准日内部控制设计与运行的有效性进行审计。
4、会计案例具体分析
4.1、内部控制目标明确
该货币资金内部控制目标有四个:①货币资金的安全性。通过良好的内部控制,来确保培训中心货币资金的安全,预防被盗窃、诈骗和挪用;②货币资金的完整性。该制度要求培训中心收到的货币资金在内部控制的制约下全部及时入帐,预防“小金库”等侵占培训中心收入违法行为的出现;③货币资金的合法性。该制度对货币资金的取得、使用是否符合国家财经法规,手续是否齐备都作了明确的规定;④货币资金的效益性。该制度要求合理调度货币资金,使货币资金发挥最大的效益。这些目标都有效地体现了《企业内部控制基本规范》内部控制的目标。
4.2、内部控制的原则清晰
该货币资金控制制度贯穿决策、执行和监督全过程,覆盖培训中心的各种业务和事项,实现了全过程、全员性控制,体现了内部控制的全面性原则的要求;该制度结合培训中心的业务特点,关注了培训中心重要业务事项和高风险领域,并采取更为严格的控制措施,确保不存在重大缺陷,从而有效地体现了重要性原则;内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督,同时兼顾运营效率。制衡性原则要求培训中心完成某项工作必须经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节;同时,还要求履行内部控制监督职责的机构或人员具有良好的独立性,该制度在岗位职责、现金控制、银行存款控制、备用金管理等几个方面都建立了有效的内部牵制制度,这些制度都很好地体现了内部制衡性原则。
4.3、充分考虑了内部控制五要素
《中国烟草总公司福建省公司厦门职工教育培训中心货币资金控制制度》充分考虑了内部控制五要素之间相互关联的内在联系,整个货币资金内控制度都对五个要素作了充分考虑:
4.3.1、在内部控制环境方面
内部环境规定单位的纪律与架构,影响经营管理目标的制定,塑造单位文化并影响员工的控制意识,是实施内部控制的基础。本案例中从机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等方面都对内部控制环境作了较好的考虑与安排。本案例中的货币资金控制制度在权责分配、内部审计、人力资源政策等方面充分结合培训中心的机构特点都作了规范与约束:从中心主任到普通员工的权责分配清晰明了,内部审计与复核流程规范到位,在与货币资金控制的关键点上的人员安排与考核都有涉及,从各个方面充分考虑了内部控制环境对货币资金控制制度的影响。
4.3.2、在风险评估方面
风险评估是企业及时识别、科学分析经营活动中与实现控制目标相关的风险,合理确定风险应对策略,是实施内部控制的重要环节。风险评估主要包括目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。企业应当在分析相关风险的可能性和影响程度基础上,结合风险承受度,权衡风险与收益,确定风险应对策略。本案例中的货币资金控制制度在合理分析、准确掌握中心主任及其他高级管理人员、关键岗位员工的风险偏好的程度上,采取了与培训中心相适当的控制措施,避免因个人风险偏好给培训中心经营带来重大损失的可能性。该制度对培训中心可能出现的风险因素都作了详细的分析,并规定了诸如风险规避、风险承受、风险降低、风险分担等常用的风险应对策略,而且在整个货币资金控制制度中,风险应对策略是结合运用的。
4.3.3、在控制活动方面
控制活动是指企业根据风险应对策略,采用相应的控制措施,将风险控制在可承受度之内,是实施内部控制的具体方式。常见的控制措施有:不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等。本案例中的货币资金控制制度有效地运用了不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制等常用的内部控制方式,而且控制方式与培训中心业务特点紧密结合。
4.4.4、在信息与沟通方面
信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息,确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通,是实施内部控制的重要条件。企业应当建立信息与沟通制度,明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序,确保信息及时沟通,促进内部控制有效运行。本案例中的货币资金控制制度将货币资金收支手续,原始凭证传递、审核程序与要求表述得清清楚楚。从文字表述中可以勾画出一幅培训中心的货币资金收支及控制流程图,特别是制度对货币资金收支的原始凭证,以及相应表格的传递、保管做出清楚的规定。这样的制度便于阅读、理解,容易被员工所接受,从而有效地保证了信息的传递与内部相关人员的沟通,取得了良好的执行效果。
4.4.5、在内部监督方面
内部监督是单位对内部控制建立与实施情况监督检查,评价内部控制的有效性,对于发现的内部控制缺陷,及时加以改进,是实施内部控制的重要保证。内部监督包括日常监督和专项监督。本案例中的货币资金控制制度对监督检查的内容作了详细描述,这些监督检查的内容包括:①货币资金业务相关岗位及人员的设置情况;②货币资金授权批准制度的执行情况;③银行账户的开立及使用情况;④印章保管情况;⑤票据保管情况。本案例中的内部监督主要起到了两个方面的作用:第一,发现内控缺陷,改善内部控制体系,促进培训中心内部控制的健全性、合理性;第二,提高了培训中心内部控制施行的有效性。
5、分析结论与启示
5.1、中国烟草总公司福建省公司厦门职工教育培训中心推行《中国烟草总公司福建省公司厦门职工教育培训中心货币资金控制制度》按照《企业内部控制基本规范》和相关规定在培训中心内部对货币资金的所有重大方面保持了有效的内部控制。根据实际执行效果来看,自从培训中心执行了该货币资金控制制度后,前述的一些问题都得到了很好的解决。
5.2、预防企业内部会计人员失职、犯错、犯罪,应从强化企业内部控制制度和加强企业会计队伍建设两方面着手,两手都要抓,两手都要硬:强化企业内部控制制度建设,规范会计工作秩序,加强会计基础工作,这是一些硬性的工作,如不相容职务分离制度、并定期进行岗位轮换制度、授权批准控制制度、建立企业会计系统控制制度、建立风险控制制度、建立信息技术控制制度等制度,这些制度谁都不能违反,这些都是硬标准,硬指标;另外加强企业会计队伍建设,提高会计人员的业务素质和道德水平,这个属于软工作,要不断提高会计人员的实际业务技能和理论水平;培养会计人员和相关管理人员的高尚的职业道德情操,将职业道德教育落到实处。本案例中就从制度建设和会计人员队伍建设两方面都作了明确的规范与要求。
5.3、注重内部环境在内部控制制度执行过程中的作用。内部环境中领导的参与是很重要的一个方面,本案例中可以看出,该制度能得到有效推行首先是培训中心领导的支持,否则该项制度很难得到推行;另一方面该制度的设计也很好地结合了培训中心的业务特点与机构设置情况,《中国烟草总公司福建省公司厦门职工教育培训中心货币资金控制制度》在设计过程中本人与设计单位都进行了多次的沟通与交流,整个制度充分结合了培训中心的业务特点、流程、机构、人员设置情况。
根据上述案例,我们可以得到以下三点启示:
启示一:培训中心内部控制制度的建立健全是企业自身发展的需要,同是也是宏观环境的必然影响结果。
启示二:在加强培训中心内部控制过程中要注重发挥内审的功能。企业应当按照内部控制评价办法规定的程序,有序开展内部控制评价工作,不断地完善与规范内部控制制度。
启示三:在培训中心加强内部控制过程中要充分发挥中介的作用。中介机构或相关专业人员对企业内部控制制度的设计与评价都相对比较专业,通过他们的帮助培训中心可以节省人力、物力,而且设计出来的制度更专业,执行效果更明显。另外也要聘请中介机构或相关专业人员对本单位的内部会计制度实施有效评价,对其中有重大缺陷的提出改进建议。
参考文献:
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[5]《高级会计实务》编委会.高级会计实务[M].北京:经济科学出版社,2010:265-396.
摘要:内部控制评价方法的定性与定量分析都是当前研究的热点问题,旨在对当前关于内部控制评价理论与方法相关文章进行综述。
关键词:内部控制评价;内部控制评价理论;内部控制评价方法
中图分类号:F224.11文献标识码:A文章编号:16723198(2009)15005202
1内部控制评价的发展
从内部控制评价的发展来看,早在1939年10月美国会计师协会的《审计程序公告》里就增加了对内部控制审查评价的规定,但是早期内部控制评价是作为一种审计程序进行发展和研究的。一直到1979年4月30日,SEC的《管理层对内部会计控制的公告》征求意见稿中提议管理层要在年度报告中对内部控制做出评价,才开始涉及到企业自身内部控制评价的规定。在1988年7月19日SEC才正式颁布了《报告管理层的责任》要求管理层对内部控制负责并评估有效性,只是由于成本巨大没有得以执行(张龙平,陈作习,2008)。之后内部控制制度日臻完善,2002年07月25日美国国会通过的《萨班斯-奥克斯利法案》(SOX)的出台推动了内部控制评价的发展,在SOX法案的强制执行内部控制评价下,SEC,AICPA,事务所和上市公司各方都积极的针对内部控制评价做出了进一步的探索。
同时,其他国家也开始关注企业内部控制问题,纷纷出台了相关政策法规。我国于2008年6月28日由财政部、审计署等5部委联合了《企业内部控制基本规范》,对内部控制的概念框架,内部控制有效性及评价问题都做出了相关的规定。
2内部控制评价评述
2.1内部控制评价理论文献综述
内部控制评价方法的定性与定量分析都是当前研究的热点问题,在理论基础上内部控制评价得到了不断的完善,在内部控制评价方法上也在不断的探索中。早期内部控制评价的研究都集中在内部控制鉴证领域,对企业内部控制评价关注不多。吴水澎,邵贤弟,陈汉文(2000)从控制论原理出发,较早研究了COSO报告对构建我国企业内部控制综合框架的启发和借鉴意义,其中提到国外企业内部控制评价的新趋势是“控制自我评估”(CSA,Contol self apraisal)并进行了简要介绍。
朱荣恩,应唯,袁敏(2003)引用了Mc Gladrey &Pullen会计师事务所和KPMG会计师事务所的两份报告中新的观点,美国内部控制的评价研究对我国内部控制评价研究有很大的启示和借鉴,我国应明确内部控制评价的内容,建立统一科学的评价标准。
王立勇,张秋生(2004)认为目前忽视了面向管理由内部审计实施的评价,这种评价在我国现阶段意义尤为重大,并以此为立足点对管理方面评价中主体定位问题加以研究,指出内部审计是内部控制评价主体,并受审计委员会委托保持独立性和权威性。不过目前普遍认为内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、皆在实现控制目标的过程。
文胜泽(2007)从管理学、经济学角度论述了构建内部控制评价指标体系的基础理论,有信息经济学与委托理论、利益相关者理论、制度变迁理论、科斯理论、控制理论等十种理论,使得内部控制评价的基础理论不仅仅局限于审计和公司治理领域,而扩展到了整个经济学和管理学领域,对内部控制评价的性质做了更深入的诠释。另外,刘明辉,张宜霞(2002)借鉴了契约理论和经典经济学理论,对企业内部控制的性质和内涵作了一定的探讨,认为内部控制测评后仍存在很大的风险。邓春华(2003)从新制度经济学、博弈论和信息经济学等角度出发,探讨了经济学对企业内部控制理论的影响和借鉴作用。
朱荣恩,应唯,吴承刚,邓福贤(2004)讨论了健全完善的内部控制制度对财务报告信息失真的预防作用,并采用问卷调查方法,对八个内部会计控制方法在我国企业实务中的应用效果进行了初步研究。发现目前我国内部会计控制没有得到有效执行,并提出了完善建议。
张宜霞(2007)认为由于需求的差异以及自身专业领域的限制,人们赋予了“企业内部控制”不同的范围和性质,这既导致了理论上的混乱和实务上的偏差,又忽略了内部控制系统整体内在的联系和一致性。应该从企业整体效率的角度重新界定企业内部控制的范围和性质,根据企业规模的大小分别制定评价标准,为我国内部控制评价标准的建立指明了方向。
2.2内部控制评价方法文献综述
随着内部控制评价理论的发展,内部控制评价的方法也越来越多,较早的方法有运用专题讨论会、内部控制调查表、内部控制流程图进行初步分析,进一步发展后开始引入数量统计分析的层次分析法、德尔菲法等,并在此基础上对定性指标进行定量化处理,开始运用数学模型进行定量分析。
关于构建内部控制指标体系并运用层次分析法(AHP法,Analytic Hierarchy Process)的研究有:张谏忠,吴轶伦(2005)以内部控制自我评价在宝钢的运用为案例,详细说明了宝钢运用调查问卷,作业层级评价标准分析风险控制点,制作“风险控制矩阵”并实施整改的过程。戴彦(2006)通过对 A 省电网公司的研究,设定目标,流程分析和风险评估,围绕“资金流”构建评价体系,并依据德尔菲法、层次分析法等方法设计权重指标实施评价。重点提出在企业庞大的体系运作下,要找准切入点进行评价。于增彪,王竞达,瞿卫菁(2007)以亚新科工业技术有限公司为案例,采用实地研究的方法,建立流程图与指标体系详细说明了内部控制的设计与评价。
模糊综合评判方法较适用于评价定性指标,它可以将评价中用模糊语言描述的定性属性定量化,较好地克服信息的模糊性,减少不确定性问题,在一定程度上限制了主观因素对权重设定的影响,使评判结果更为准确客观。因此该方法成为目前研究较多的方法,如周春喜(2002)利用层次分析法(AHP)建立了内部会计控制的多层次评价指标体系,讨论了模糊综合评价数学模型,对定性指标进行了定量化处理。在对企业内部会计控制进行分析的基础上,建立一套能从总体上反映内部会计控制的评价指标体系。
层次分析法、德尔菲法等层次分析法对设定评价框架有很大的帮助,但是层次分析法作为评价方法,在最低层评价中仍存在较大的问题,在对权重的设计中仍含有较多的个体因素与主观判断,尽管一些研究引入了新的方法来弥补缺陷,如姚靠华,蒋玲玲(2007)重点分析了如何运用层次分析法确定内部控制评价影响因素的权重,并把案例推理运用其中,推理过程通常分为案例描述、案例检索、案例采用与方案生成三个主要步骤。王海林(2006)对价值链内部控制问题进行了深入研究,提出了价值链内部控制、价值链内部控制系统及其相关概念,并从价值链内部控制的特点出发构建了新的价值链内部控制模型,同时详细分析了价值链内部控制的机理和过程。李小燕,田也壮(2008)试图在组织循环理论的分析框架下,吸收国外内部控制先进理念,将内部财务控制制度建设和内部财务控制有效性评估标准的确立有机结合起来,以创建持续改进的企业内部财务控制有效性评估标准。但定性指标的权重设定仍存在较大的不确定性。这时,对内部控制评价的定量研究尤为重要,继而产生了在数学模型的建立与运用基础上的内部控制评价方法。
戴毅,吴群,谌飞龙(2007)认为内部控制系统是个复杂的系统,需要考虑的因素较多,每个因素的权重都很小,如果经过算子综合评判,就可能会出现没有价值的结果,针对这种情况需要采用多级模糊综合评判的方法,建立内部控制评价体系。
骆良彬,王河流(2008)把上市公司内部控制整体框架分解为三级指标体系,用层次分析法确定各指标权重,建立模糊综合评价模型实现对内部控制质量评价指标从定性评价到量化评价的模糊映射。
关键词:现金流;内部控制;有效性
内部控制要求企业对组织机构结构、日常工作规范、管理审批流程等环节进行控制约束与调节,以期望对企业整体达到合理的资源配置、高速的工作效率、规范的管理模式的企业优化管理目标。对企业现金流管理中内部控制措施实施效果的研究,体现出企业现金流管理中内部控制措施与企业经营状体的关系。对此问题的研究无论是对企业管理者、投资者来说,都具有重要意义。
一、文献回顾?
Francesca Cassano点明现金流对企业的重要性,提出现金流管理可以为中小企业创造更多收益,增加企业效益。王思提出,科技型企业的发展存在较多的不确定因素,导致企业的现金流量很难准确地预测。当前企业中,对现金流内部控制的关注度仍在初期阶段。
二、案例描述
1.H公司概述
A公司为一家广播电视网络公司,H公司是A公司众多分公司中规模较大的市分公司。在2016年,企业开始建立更加健全的内部控制制度,在总公司的总体内控制度下,根据H公司及分管分公司的情况,建立更加具体的内部控制实施细则。各部门又根据部门的情况及岗位设置编写更加具体的部门岗位职责。通过细致、缜密的规章制度体系建设,H公司初步形成了较全面、健全的内部控制模式。
2.H公司现金流内部控制现状
(1)货币资金的内部控制
H公司对货币资金的内部控制主要通过现金的内部控制与银行存款的内部控制实现,此项工作主要为财务部及销售部共同执行,以财务部为主要工作承担者。H公司在财务部内部控制管理细则中对库存现金、银行存款的使用执行着严格的审批制度,财务部门对现金、银行相关业务均制定了严格的流程,在每个环节均需留存相关资料作为审批、记账依据。县级公司的资金使用与划拨均需通过H公司审批。
(2)存货、工程物资的内部控制
对存货、工程物资的内部控制可以分为采购控制环节、付款控制环节、仓库控制环节,仓库管理的内控又可以分为入库控制环节、出库控制环节。对存货、工程物资的内部控制环节应从存货采购环节开始,由物资管理部门具体实施对存货的内部控制。初次采购至付款的流程如图1。
在采购至付款各环节中,H公司制定了严密的控制程序,对每项流程均需部门领导、分管副总等审批,审批材料及合同等原件由负责部门保管,复印件交由此项业务相关部门存档,确保采购环节所有文件、资料、申请单据的完整、准确。
(3)往来款项的内部控制
H公司对往来款项的控制涵盖在公司的每一个部门的内部控制细则中:应收、预收款项为公司收入,该部分款项的确认以合同、收费系统为依据;应付、预付款项的控制行为融合在物资管理、工程、财务部门对采购、在建工程的具体控制活动中;其他应收、其他应付的内部控制主要涉及到企业备用金、费用报销的控制,根据预算对备用金、报销款项进行额度控制,费用的审批需要逐层审批。
(4)投资、筹资活动中的现金流内部控制
H公司的投资活动主要为固定资产的建设,H公司的固定资产主要为网络信号传输设备的建设。此类固定资产的确认均是由在建工程转入固定资产中,对投资活动中现金流的内部控制就是对在建工程转固环节的内部控制。H公司筹资活动中的现金流主要是通过发行债券取得现金流入、向股东发放股利确定现金流出,该部分现金流的控制由总公司统一执行。
三、案例分析
1.采购付款、入库出库的内部控制分析
对采购与付款环节进行检查,经过与物资管理部门的访谈、相关资料的检查发现,H公司在对供应商资格审查环节,H公司选取的供应商大多为当地较知名企业,H公司物资采购人员认为无需对此类企业进行供应商资格的审查,故H公司无供应商资料存档,无供应商台账的建立,这不符合采购付款环节内控制度的要求,内控的一些环节未得到有效的实施。
通过对H公司期末应付款项账龄组合比重的对比可以看出,企业实行内控后,对采购应付款项付款的控制环节对应付款项的影响是正向的,期末新增的应付款项在减少,对账龄较长的应付款项也在逐步进行收回,但对长期挂账的应付款项仍为有具体的控制措施。应付款项账龄组合对比如下图:
在仓库管理环节,通过对入库、出库单据的检查,部分省公司调拨入觳牧先肟獯嬖诳缙凇9こ涛镒实某隹庥捎诠こ探ㄉ璧牟蝗范ㄐ裕部分材料出库不准确,会产生已仓库出库但账面未出库、工程串户等现象,这种现象的存在显示出内控执行效果的缺陷。
2.在建工程转固内部控制分析
H公司本年账面有437个在建工程,其中只有8个在建工程转入固定资产中,上述工程均在严格的内部控制规章内执行转固程序。通过对系统中开通信号工程的检查,存在大量已满足转固条件但未转固工程,原因是该批在建工程存在无法提供初验报告、材料出库后滞、人工费未支付等问题。本年进行转固的工程总金额为998120.42,已开通信号未转固账面金额为225916445.45。通过对比可以发现,大部分已开通信号的在建工程由于相关内部控制管理环节的缺陷,导致无法在已满足转固条件的基础上进行转固,会产生明显的时滞性,影响固定资产增加带来的现金流的流出。
四、案例的建议与结论
通过对H公司的现金流内部控制的分析,发现H公司在内部控制建立过程中对在建工程转固流程的关注度低,应当制定更加明确地工程进度确认标准,为已开通信号工程成本的确认执行明确地控制流程,确保收入、成本的配比。对采购流程中,更应注意对供应商的审查与供应商对账环节,彻底贯彻相关的内部控制管理流程,严格执行供应商审查、管理环节。并且,对部分内部控制环节应该进行精简,以达到内部控制提升企业运行效率的目的。
参考文献:
一、企业内部控制及其意义分析
企业内部控制,即为了能够有效提高生产经营和管理效率,确保信息质量真实可靠性,促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现等而由单位管理层及其员工共同实施的一个权责明确、制衡有力、动态改进的管理过程。加强和规范企业内部控制,对提升企业管理水平、风险防范能力、促进企业可持续发展具有重大意义。
二、企业内部控制存在的问题及强化我国企业内部控制的有效策略
(一)巨人集团内部控制案例分析
巨人集团曾是我国民营企业中的领头集团,但是市场上经营一段时间后便以破产而告终。企业管理人员未认识到经营机制改造的重要性,仍然盲目发展和扩张,大量资金投入到保健饮品,虽带来了短暂的效益,但人员管理失控、企业整体协调乏力等问题也被暴露出来。虽予以整顿,但并未实质性的扭转局面,最终导致企业破产。以此可以看出,决策计划阶段内部控制失效是巨人集团失败的重要原因,主要表现在计划非理性、过程计划制定粗放、缺乏经营状况变化时的应对策略等。
(二)青岛海尔集团案例分析
海尔集团在经营过程中曾出现过一段时期的亏损,损失达147万元,集团几乎濒临破产倒闭,但经努力成为中国第一家在国内获得国际认证的企业。海尔集团在短时间内获得巨大成功的原因较多,其中最重要的因素是该集团具有完善的内部控制制度,内部控制对企业的崛起具有极其重要的作用。首先,注重在企业内部引入市场竞争机制,其次是实施合理有效的人事政策,制定了合理的考核机制、员工聘用机制以及激励机制。再次是职责划分和组织结构明确合理,确保了企业内部控制活动的有效实施。
根据以上两个案例可以得到,巨人集团破产的原因是由于内部控制失控所致;而海尔集团成功的原因是内部控制合理有效。基于企业内部控制中存在的问题,若想强化企业内部控制,促进企业健康发展,可从以下几个方面着手:
1.转变思想观念,提高对内部控制管理重要性的认识。首先,应当从企业管理层入手,领导应当正确认识内部控制的重要性。对于企业而言,管理层、领导层,应当立足企业实际情况下,从思想观念上认识到内控的重要性。同时,还要根据企业发展现状,制定一套完整的企业内部控制体系,要求各部门之间加强协作,充分发挥内部控制的作用,促进企业的健康发展。其次,增强员工对内部控制的认知度。由于企业内部控制具有全员性特点,因此实践中每一个员工都要重视内部控制,正确定位自己的角色。同时,企业还有不断激发员工的参与积极性、主动性,以确保企业全体员工认识到内部控制的重要性,提高内部控制制度执行力。
2.建立良好的企业内部控制环境。在企业内部控制过程中,控制环境是一个非常重要的影响因素,同时也是对内部控制建立和实施有重大影响因素的统称。从某种意义上来讲,控制环境的好坏直接决定了企业内部控制效果。在企业内部控制环境建立过程中,从以下三个方面着手:第一,管理人员必须树立现代企业管理理念,并将其落实到实处。第二,建立合理的企业组织机构,对原有的组织机构进行优化改革。第三,择优选用企业内部控制人员。第四,灵活应用各种内部控制方法,加强企业内控制度宣传教育,从而全面提高企业全体员工的道德修养。
3.加大企业内部控制监督管理力度,制定绩效考评体系。加强对各部门的监督力度,把各部门和员工实施内部控制的情况纳入绩效考评体系。为从根本上杜绝舞弊的发生,建立反舞弊机制,坚持惩防并举。遇到领导舞弊的发生,企业管理层必须做出实质性的批评和惩罚,对于做得好的应予以鼓励表扬,把实施内部控制的情况纳入绩效考评体系。同时,还要杜绝账户设置的不合理、纪录不真实的情况、发挥会计控制的职能作用,则必须重视对内部控制管理人员的选用和培训,提高财会人员的素质,定期进行考评,奖优罚劣。
4.完善企业内部控制结构,强化资金运动管控。企业内部控制过程中,首先应当从完善内部控制结构着手。在实际工作过程中,不论是经营者超越制度行使职权、人力资源政策的随意性还是内部监督不力,甚至是信息沟通中存在问题,归根结底都可以在企业没有建立科学的内部治理结构这一事实中找到原因。因此完善企业内部控制结构,至关重要。同时,还要强化资金运动管控,即在会计核算过程中,审批、出纳、记账以及稽核等岗位,采取职务分离的运行模式;物资管理过程中,审批、采购、记账以及保管等岗位也要求实行职务分离制度;在销售过程中,销售业务、审核、统计以及记账岗位,需采取职务分离机制;同时,对部门之间的协调、牵制以及实物盘点等也应作出相应的规定。
5.充分发挥企业内部审计机构的作用。企业内部审计是强化内部控制的有效措施,内部审计工作的职责,一方面包括审核会计账目,另一方面还要稽查评价企业内部控制的完善与否,向企业最高管理部门提出报告,从而确保企业内部控制的完善性。对于企业内部控制而言,审计人员的作用和地位非常重要,内部审计应当成为加强企业内部控制的主力。在当前新的历史发展形势下,企业内部审计更要具备其权威性、独立性,在企业最高管理层的直接领导下,独立于有关部门的经济活动之外,对经济活动进行审核检查,并提出改进意见和建议。