标准化档案管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇标准化档案管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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一、公文制发是推进档案管理工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制发的质量，影响和决定着档案管理工作规范化、标准化的进程。因此，在公文制发中必须要打好规范化、标准化工作基础，以提高档案管理的整体质量，为档案管理工作实行规范化、标准化做好前期工作。首先，公文在用纸规格上要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题、主送单位和抄送单位是否准确，落款与公文是否一致，有无日期等。三是，公文字迹要清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后规范化、标准化、现代化工作打下坚实的基础。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档原则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即将归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，要区分文件与资料，特别是要在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

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关键词：档案管理；规范化；标准化

一、前言

众所周知，档案管理的现代化是包括管理思想的现代化、业务规范的标准化、管理人员的专业化以及信息服务的高效化等四个方面的内容，其中最为重要的就是要保证各类的实体档案信息得到最为妥善的保管和存储，以求能够发挥其最大的价值和作用。在信息爆炸的当今时代，各类信息的存储显得越来越重要，需要整理的档案数量也极速增长，各类行业、各个单位都将档案的搜集、整理和存储摆在更加重要的关键位置。根据相关的数据显示，就目前情况而言，我国各类档案馆以及市级以上的需要保存的档案已经远远超过3亿卷，并且这个数字还在持续的攀升。此外，随着档案的载体和记录方式的日益丰富，档案的形式和存储的方法也日益多样化，所有这一切需要现代化的档案管理模式来与之匹配，档案管理工作的标准化和规范化就显得尤为迫切。

二、当前档案管理工作存在的问题与不足

近年来，随着我国档案管理事业的不断发展、人们搜集、整理和存储信息和资料的意识明显增强以及现代化的设备和专业化人才的不断投入，我国档案管理的现代化建设确实取得了许多骄人的成绩。然而，细究之下仍然可以发现许多的问题和不足，具体而言，主要包括以下几个方面：

1.档案管理的重要性认识不够。虽然现在的档案管理意识相较于之前已经有了很大程度的增强，但是与西方发达国家相比，我们实际工作中对其重要性的认识仍然不足，许多单位对档案的整理和存储也陷入一种程式化、机械化的模式当中，只片面的注重实体资料的整理，相关的电子信息的存储非常不到位，工作方法也迟迟没有更新。更为重要的是，许多单位的档案室面积狭小无法满足日益高涨的存储需求，相关的基础设施也亟待更新，现代化的设施配备不足，多媒体的技术没有得到最大程度的利用和最大价值的发挥，所有这一切都可以归咎于其对档案管理的现代化重要性认识不足，意识不强。

2.档案管理的专业化人才匮乏。毋庸置疑，人力资源是各类行业、各个单位最为活跃和最能创造价值的资源，档案管理工作自然也不会例外。然而，就目前情况而言，许多单位从事档案管理工作的人员都不是正规的科班出身，没有接受过这方面系统完善的教育，齐专业化素质以及相关的学科理论知识和素养已经越来越无法满足当前档案管理工作的需求。更为重要的是，由于单位对档案管理工作规范化和标准化的认识不足、落实不到位，其档案管理的工作人员并没有得到专业化和系统化的入职培训，定期的学习和职业技能的提升更是无从谈起，这也是导致目前档案管理工作遭遇瓶颈期的重要原因。

三、推动档案管理规范化和标准化的相关对策

档案管理工作因其具有信息量大、操作复杂、耗时长等特点，需要一整套的规范化和标准化的工作流程以及高效边界的管理制度和原则，从小处入手、从细节抓起，全方位多角度地展开工作，保证档案数据资料的价值不会有一丝一毫的受损，及时进行档案卷宗的监督和管理，如此才能将档案管理的标准化和规范化推向新的发展高度。具体而言，可从以下几个方面入手：

1.严格细化公文制发的各项标准。所谓档案，通俗来讲就是各类公文资料的统称。因此，档案管理的标准化和规范化首先需要做到的就是要严格细化公文执法的各项标准，将其纳入统一化、规范化的轨道之中。首先，要保证公文制作和发出的高效率，这也是衡量档案管理质量的重要指标，因此在进行公文的制作之前，要对纸张、尺寸、排版形式、装订方式等进行细化的规定；其次，在不违背国家相关标准和原则的基础上，制定符合本单位发展情况的公文签发制度，保证其从标题到内容再到各项格式的正确无误；最后，文体的选用、书写的规范以及拟制的形式等都要确保无误，这可以交由具体的相关签发人员负责。

2.推动文档一体化建设。在实际的档案管理工作中，若能保证各类文档的一体化那将不仅会提高档案管理的高效和便捷，更为重要的是可以将整个单位的文书整理、文件归档和存储纳入统一化的管理之中，最大程度地减少中间重复环节，改变当前各个部门就档案的管理各自为政的现象，M行各类档案的同步管理，以求能够将错误归档、遗漏归档以及重复归档的可能性降到最低，提升档案管理工作的现代化水平，保证其规范化、标准化、高效化、精确化的实现。

3.杜绝重复立卷和无序归档现象。众所周知，在档案管理工作中重复立卷和无序归档的现象历来层出不穷，这也往往被视为是推动档案管理标准化和规范化向着纵深方向发展的重要掣肘，因此，为了确保档案管理的精确性和安全性，必须全方位多角度的采取措施杜绝这种现象，近年来也不断有研究者提出“以我为主、立卷归档”的标准化操作流程，笔者认为在市级的档案管理工作中可以将其视为一种整理和存储的指导原则，这就需要我们做好以下几个方面的工作：

首先，在对各个部门的各项工作进行档案的搜集和整理时，一定要能够确保所归档的文件资料能够体现出本阶段本单位各项工作的完成情况和实施细节，如此来保证相关文书资料的时效性，也可方便日后备查。其次，档案整理过程中，要注意分门别类，区分不同内容、不同工作、不同形式、不同结果的文件资料，突出重点和核心，降低相关资料的重复操作和整理，保证各项工作的高效性、便利性和有效性。最后，在确立档案整理的重点的同时，还要注意区分主次，在保证档案存储完整性的同时，也要有所侧重，既要防止档案管理中内容和形式的遗漏和缺失，也要突出立卷归档工作的核心，形成一套系统完整的全面性、重点幸兼而有之的现代化的档案管理系统。

四、结语

在实际的档案管理工作中，标准化和规范化历来是我们不变的追求，在具体的操作过程中从公文制发到文档的一体化再到立卷归档的指导原则和具体的操作方法，这其中无一不需要我们对文件资料进行质量的审核以及形式的审查，既要保证档案的完整和全面，也要明确重点核心，唯有如此，才能真正实现档案管理工作的现代化、标准化和规范化。

参考文献：

[1]李琳.现代信息化视阈中的档案管理研究[J].中国社区医生，2015.

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加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

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【关键词】学校；档案工作；规范化；标准化

在学校的管理工作中，档案管理是一项重要的内容。从档案管理的作用来看，一方面是档案可以为学校的建设和发展提供有效的参考资料。另一方面是利用档案资料，可以对学校的各项建设进行科学合理的评估。总之，档案管理工作具有重要的价值，所以促进档案管理工作的规范化和标准化，对于提升档案管理的质量具有重要的意义。为了实现对学校档案工作的规范化和标准化管理，分析管理中的问题并进行针对性地解决作用巨大。而本文所探讨的，正是学校档案管理工作中存在的问题以及规范化和标准化管理的策略。

一、学校档案管理工作中存在的问题

（一）管理制度不健全。在目前的学校档案管理工作中，制度不健全是存在的一个主要问题。就管理现状而言，制度不健全主要体现在两个方面：第一是档案管理的责任制度存在缺陷，在实际管理的过程中往往会发生责任遗漏的情况。档案管理要想获得较高的效果，必须要对档案分门别类地进行处理，但是目前存在的分类混乱严重影响了责任的落实。第二是在管理档案的时候，级别划分存在问题。在一般管理中，根据档案的价值会进行不同等级地划分，而等级不同，采取的管理也会存在差异。目前，等级划分的衡量标准缺陷严重，所以档案价值的判断有失标准。

（二）管理标准不统一。管理标准不统一也是目前学校档案管理工作存在的主要问题。标准的不统一主要是因为档案管理缺乏执行统一标准的环境。就目前的管理现状而言，档案管理的流程和步骤划分模糊不清，所以在具体的管理中很难利用统一的标准进行管理。再者，档案管理的目标建设也缺乏先导性，所以在实际管理工作中缺乏统一的目标，目标缺失导致的管理混乱也是管理标准得不到统一的重要原因。简而言之，目前学校档案管理工作标准的不统一，基本来源于管理环境的混乱，所以要实现标准统一，需要从管理环境入手。

（三）管理人员队伍素质不高。管理人员队伍的素质不高，对于管理的标准化和规范化影响也非常巨大。由于管理人员素质不高，所以对待档案管理的态度存在着轻视，正是由于这种轻视使得档案管理的价值没有充分地发挥出来。再者，档案管理人员在实际工作中缺乏科学的管理理念和管理方法，也会存在档案分类或者分级的错误，更有甚者，会因为操作的问题造成档案资料的毁坏，这种现象的存在使得档案管理很难得到进一步的提高。

二、学校档案管理工作标准化、规范化的管理策略

（一）强化管理制度，实现制度规范化。要实现学校档案管理工作的标准化和规范化，必须建立规范化的制度，从目前的管理现状来看，规范化的制度需要从两方面来确立：第一，要建立健全管理责任制度。在管理中，要将工作进行分级和分类，然后根据工作人员的现状进行设置或者是部门的划分，通过这样的方式，使得工作人员有明确的管理范围，从而可以实现责任的全面落实。第二，要详细档案的分级制度。在管理实践中发现，档案的重要性存在着差别，所以在实际工作中要对档案进行分级处理，通过级别的统一，然后采取统一的管理方式，进而实现管理的标准化和规范化。

（二）打造统一的管理标准。打造统一的管理标准对于档案管理的标准化和规范化而言具有重要的作用。要实现管理标准的统一，需要做好两项工作：第一是对档案管理的流程和步骤进行明确地划分。在不同的管理阶段和管理层次，档案管理会存在差异，所以对档案管理的过程进行步骤划分，更有利于在各个过程中实现标准化和规范化。第二是在档案管理的过程中，要确定统一的管理目标。在管理目标确定的情况下，管理的标准更容易明确。简而言之，要实现管理标准的统一，需要强化管理目标。

（三）培养和建设具有标准化和专业性的管理队伍。要实现档案管理工作的规范化和标准化，专业的管理队伍打造不可缺少。而专业化的档案管理队伍打造需要进行两个方面的培养。第一是进行档案管理理论的培养，使管理人员对档案管理的重要意义和价值有更加深刻的认识，从而在工作中能够重视档案管理，认真对待管理工作。第二是对管理人员进行实际管理的培训，包括对档案资料的分级、分类、存储以及具体的实施方法等。通过专业化的操作，可以尽可能地避免操作失误带来的分类分级错误或者是档案资料损毁问题。总之，利用专业化队伍实施档案管理，其标准性和规范性必然会得到提升，管理的效率和质量也会得到提高。

三、结语

学校档案管理是校园管理工作的一项重要内容，通过提高档案管理的效率和质量，可以使得档案资料的价值得到更大的发挥，而档案价值发挥可以帮助学校进行更为合理的发展规划和建设。所以说，深入地分析校园档案管理工作存在的问题，然后进行标准化和规范化的策略研究，可以实现校园建设的科学化。

【参考文献】

[1]张丽娟.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].世界最新医学信息文摘，2015（A5）：215-216.

[2]黄洁.浅谈中专学校档案工作的规范化、标准化管理[J].办公室业务，2016（03）：122.

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企业档案管理属于企业日常管理事物中的基础性工作，档案管理工作涉及的内容多且复杂，要更好的保管企业档案资料，提高信息的利用率，就要在实际工作中，实现档案管理的规范化和标准化。文章据此，根据我国企业档案管理的想转，分析实现企业档案管理工作规范化、标准化的方法和意义。

关键词：

企业档案;规范化;标准化;管理方案

0引言

企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管，这也是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理，是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件，因此需要结合当前企业的发展特点，积极创新方法，利用先进管理手段和技术，提高企业档案管理效率[1]。

1企业档案管理工作现状

企业档案管理需要在日常行政工作中结合经验和规章制度，实现管理模式和管理理念上的转变，进行档案资料管理升级，综合提高档案管理人员的素质。如果企业对文书管理工作不够重视，就会导致企业内部资料保管不到位、档案分类混乱等现象的出现，影响档案的有效利用。企业档案管理是基础性的管理工作，如果档案人员没有深刻认识到这项工作的重要性，就会导致对档案管理意识不强、管理知识缺乏等情况。同时企业对档案管理人员的专业知识和专业技能培训安排不够，难以提高企业档案管理水平。由于企业的生产、经营模式不同，因而档案管理的内容性质也不同，这就导致单一化的企业档案管理模式难以适应所有企业档案管理工作，并且由于缺少专门的管理理论研究难以达到系统化要求。企业档案管理统一标准体系建立是否完善直接影响档案管理工作标准化建设和基础性工作是否到位。在企业传统的档案资料管理中，缺少专业的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪费[2]。

2实现企业档案管理标准化、规范化方法

2.1转变观念，不断学习

在企业档案管理工作中，需要相关人员不断地进行专业知识的学习，对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变，认识到文书处理工作是企业档案信息保管中的重要内容，也是企业内部管理工作的关键部分，对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法，追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中，不能一味的收纳所有资料，需要对其进行合理筛选，根据企业发展和管理的特点，保存具有利用和参考价值的档案，在改进信息检索方法的基础上，提高管理能力和管理质量。企业在市场经济的发展下，需要与时俱进，在现代技术水平的进步中，及时转变传统的档案管理观念，加强专业知识和专业技能的学习，促进企业档案资料管理水平的提高。

2.2一体化管理模式

在企业档案管理中，需要采用文档一体化管理模式，主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理，例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管，可直接销毁；对于具有重要的文书保管意义，像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管，实行长期或永久性保存。企业生产、管理内容复杂，对于不同性质的档案资料都要区别分类管理、保存，提高管理质量。集成管理是指在实际操作中，要遵循规范的管理制度，强化工作严谨性，减少疏漏，同时需要将档案管理形式和观念进行延伸，减少重复性工作，提高管理效率。全程管理原则是企业档案管理一体化模式的核心内容，主要是指企业档案管理不能视作单一性的资料管理工作，需要加强与各部门之间的联系，促进合作与交流，提高信息的共享率[3]。

2.3完善制度规范

企业档案管理工作的规范化、标准化管理离不开具体规章制度的约束。在实践工作中，要将档案管理的原则性内容进行制度化规定，对于不同类别和用途的资料需要进行人员区分管理和专项管理，提高档案管理质量。文书管理工作主要就是资料的收集、分类和归档保存，对于资料的收集归档过程需要严格按照步骤进行。例如在企业的文书管理中，需要根据文件内容和问题进行分类。主要档案类型分为请示、通知、批复、信函、决定、会议记录等。可以对资料的保管期限进行划分，可分为永久、长期、短期等，保管期限到了再分析决定是长期保管还是永久销毁，便于今后在企业生产过程中对资料进行查找利用。对于纸质材料和电子版材料，都需要进行不同的管理形式归档，将企业档案管理进行制度化规范，有利于进一步促进档案管理工作规范化和专业化发展[4]。

2.4加强基础设施

企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式，加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升，制定人才培养技术；硬件设施方面，企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新，提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中，企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息和互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。企业内部档案管理工作还需要建立起工作行为规范体系，强化内部监督和外部监督，提高管理人员的工作责任意识，促进企业档案管理标准化、规范化管理。企业档案管理工作基础设施建立旨在通过规章制度和管理体系的完善，创建科学化档案管理机制，提高企业管理水平和管理效率[5]。

3结语

企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要内容，在新时期企业发展模式和发展理念下，需要不断发挥创新精神，善于利用先进的科学技术手段，提高网络信息使用水平，提高企业档案管理水平和质量。档案资料保管是一项专业、严谨的管理工作，需要通过不断的经验总结和技能培训提高企业档案管理的专业化、规范化程度。

作者：聂云 单位：莱芜钢铁集团有限公司

参考文献：

[1]杜娟.高校档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].城建档案,2016(05):79-80.

[2]赵颖.如何推行企业档案工作规范化标准化[J].兰台世界,2016(S1):106-107.

[3]宫春影.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].信息化建设,2016(06):267.

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1.1完整性要求维护医院档案的完整，可以说是档案管理的基本原则。要达到完整性要求，一方面要保证医院档案数量齐全，成分多样，使应该集中保存的档案不致分散和遗漏，维护全宗和全宗群的完整;另一方面要尽量保持医院档案间的历史联系，不能人为地割裂、分散。

1.2安全性要求医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料不免遭到损毁。因此，尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免医院档案中的机密泄露，就成为档案管的基本任务之一。

1.3科学性要求现代的医院档案管理工作，不再是对医院档案的简单出纳和保管，而要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。

1.4规范性要求规范性要求，也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。

1.5经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益，无论采用哪种管理手段，都要考虑它是否经济实用，能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。

1.6现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势，将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案现代化管理水平。

2医院档案管理工作的特点

医院档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统，主要表现在以下四个方面:

2.1医院档案管理工作对社会的相对封闭性医院档案直接关系到其形成者的切身利益，所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。

2.2医院档案管理过程的阶段性就医院档案的流转程序而言医院，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性;在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。

2.3医院档案管理活动对档案形成者的依附性医院档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。

3医院档案管理工作的新思路

3.1提高档案管理人员的素质,增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急。

3.2完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构,造成档案管理没有自,工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究,制定相应的改革措施,逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中,与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。

3.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的内容。

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关键词：档案管理；现代化；方法；手段

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。现代科学技术的飞速发展，对档案管理工作产生重大影响，这既是挑战，也是机遇，档案管理现代化势在必行，我们要迎接挑战，抓住机遇，在现有基础上，积极采用先进的科学技术手段，努力实现档案管理现代化。

一、以创新为动力促进档案工作全面发展

一是观念创新。面对机遇和竞争，必须进一步解放思想，增强紧迫感和责任感，改革和完善基础工作机制，激发档案工作者的创造力，让档案工作真正充满生机和活力。二是模式创新。网络环境的产生与发展为档案信息资源开发利用带来了前所未有的契机。我们必须在搞好网站规划、建立完备的法律法规的前提下，搞好网上档案信息资源的建设、改变传统的档案信息组织方式、建立高效的网络档案检索系统，同时建立有效的安全管理机制和网站维护机制，真正把网站建设成档案馆对外联系的窗口和展示馆藏的展厅，实现档案资源的合理配置与有序、有效的开发利用，实现档案信息资源的社会共享。三是形象创新。档案工作者自身素质的高低，是档案工作能否协调、由序发展的一个重要因素，也是社会公众对档案工作评价的依据之一。档案工作者要转变观念，调整工作角色。面对日新月异的信息网络，档案工作者在如何解决档案信息获得与利用这一问题的同时，还面临着对大量信息如何驾驭和识别的问题。他要求档案工作者应从看大门、守摊子的“保管员”角色。逐渐调整为为利用这筛选和优化信息，有更多检索服务变为深层次的研究和提炼。善于在实践中总结经验，引入竞争机制，调动档案工作人员的能动性，是档案工作充满创造力，以档案工作者自身素质的提高促档案事业的大发展，以全新的社会形象迎接社会对档案工作的挑战。

二、加快档案管理工作现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。

第一，它能有效地提高档案管理水平。档案业务技术的标准化，实质上是按照档案管理活动中的客观规律，消除其中多余的、可替换的及低功能的形式和部分，使各项业务、技术的构成合理精炼，并使同类业务、技术在基本特征、功能形式上具有统一性、规范性、互换性，从而减少档案管理的重复劳动和因不必要的多样化而造成的混乱状态，提高档案管理水平，为档案信息的开发与交流创造条件。

第二，它是档案管理中运用现代化管理设备和技术手段的前提与基础。计算机技术的应用是档案管理现代化的中心，而计算机的高效率必须建立在档案管理业务和技术标准化的基础之上。对于杂乱无章、没有定规的档案业务，计算机是无法进行管理的。档案存储也需要建立统一的标准，否则在存储系统的功能、存储介质的质量、还原性阅读、计算机检索等方面会造成许多困难：要实现网络化传递和交流，更需要标准化，没有相应的设备标准和语言标准、通信标准，会使网络的联接大为复杂，甚至成为不可能。

第三，利用科学手段，快速获取档案信息。随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现，人们需要采取先进技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生深刻变革，即传统的纸质载体的档案管理可以进行全文、全图、全声的光盘储存，实现细微保存及全屏幕自动检索，打破传统档案利用时空限制，为实现资源共享及远程传递。

三、推进档案工作的规范化、标准化、现代化