档案管理的方法精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案管理的方法范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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关键词新医改医院档案管理必要性途径

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）03-000-01

医院档案除了相关医疗文件外，还包括医院医疗工作记录以及相关发展材料。医院档案是医院在长时间发展中不断积累、存储下来的宝贵材料，能够为医院的长远发展提供良好保障。医院借助档案资料，能够了解一系列详细的医疗信息，能够更好地了解医院在不同工作上的实施情况，提高医院医疗工作和管理工作的有效性。在新医改背景下，加强医院档案管理工作刻不容缓。

一、加强医院档案管理的必要性

（一）档案管理意识淡薄

目前，相当一部分医院管理人员对于档案管理的重视度不足，他们错误地认为档案管理工作不能够为医院带来经济效益，也无法明显推动医院的向前发展，因此十分忽视档案管理工作，对于医院档案管理工作的人力、物力、财力投入均比较少，造成医院档案管理水平无法得到有效提高。由于管理人员的不重视，医院档案管理人员对于档案管理的积极性和主动性无法得到提高，整个医院的档案管理意识相对比较淡薄。

（二）缺乏完善的档案管理制度

不管是企业还是医院，要想顺利开展相关管理工作，就必须要建立良好的管理制度，医院档案管理也不例外。医院必须要不断建立健全相关档案管理制度，才能够保证档案管理工作有章可循。然而，现阶段相当一部分医院均按照自身理解来开展档案管理工作，未能针对档案管理的具体内容形成统一的认识，达成一致的要求，也未能制定出统一化、系统化的管理标准以及管理制度，不利于促进档案管理工作的有序进行。

（三）医院档案管理手段不够先进

目前，相当一部分医院在档案管理手段上相对较落后，部分医院仍沿用的是手工收集档案的处理办法，该方法在信息检索量上相对较少，此外，由于分类相对较繁琐，很容易给档案收集以及利用工作带来很大难度。随着科学信息技术的不断发展和新医改的不断推进，部分医院开始在档案管理过程中引入信息化手段，开始应用一些先进的网络技术，然而，医院的计算机网络技术应用还不够普遍，相关人员对于计算机档案管理的操作还不够熟练，导致医院的档案信息化水平相对较低。

二、改进医院方案管理工作的途径

（一）重视宣传工作，树立良好的档案管理观念

医院必须要重视相关宣传工作，让医院工作人员均能认识到档案管理对于医院发展的推动意义，使其明白良好的档案管理工作能够提高医院工作的整体效率和质量，为医院带来较好的经济效益，鼓励医院人员主动改进管理工作。医院管理者必须要加强自身素质培养，医院在选拔任用档案管理人员的过程中，应尽量保证专业对口，确保录取者具备较强的档案管理专业素质和专业能力，同时要加强对新进人员的专业培训，提高其档案管理意识。

（二）进一步完善相关管理制度

医院必须要综合分析本院实际发展情况，坚持一切从实际出发，结合自身情况制定相应的档案管理制度。医院应不断完善本院档案管理工作手册，针对档案管理部门内不同岗位人员的具体职责和义务进行进一步明确，保证责权清晰，促确保不同岗位人员均能够各司其职，有效完成本职工作。此外，医院还应该不断完善相关工作考核制度，针对工作考核具体标准给予明确，通过这种方式提高医院管理人员以及普通员工的档案管理积极性和自觉性。

（三）充分发挥信息化手段在档案管理中的积极作用

综合分析新医改的基本目标，医院必须要坚持公共医疗卫生事业公益性质，必须要构建相应的医疗卫生制度，同时促进医疗卫生服务水平的有效提高，保证广大人员群众能够享受到安全、便捷而有效的基本医疗卫生服务。为了达到以上目标，医院必须要高度重视档案管理工作，在档案管理过程中引入各种先进的信息化管理方法和技术，构建属于自己的档案信息共享平台，实现档案信息化管理。近年来，我国的医院卫生事业日益发展进步，国家对于医疗卫生事业以及科研领域的投入也越来越多，但是，不同医院在科研水平上的差距仍比较大，很多医院在具体科研内容方面存在重复现象，医院对于科研结果的转化力度不足，转化水平不高，导致医学科研无法得到很好发展。针对以上现象，医院可以通过医院科研档案信息共享来克服上述问题，促进医学科研工作的持续、健康、有效发展，提升医院整体医疗服务水平。因此，医院必须要不断加强相关软件建设，同时推进医院配套硬件购置和建设工作，为档案信息化的实现提供良好条件，不断提高医院档案管理的信息化水平。

三、结语

总而言之，目前，我国的医院档案管理过程中，医院管理者和普通员工的档案管理观念仍较薄弱，医院档案管理制度有待完善，档案管理信息化水平还不够高，制约了医院档案管理工作的高效发展。因此，在今后的档案管理工作中，医院必须要加强相关宣传工作，鼓励医院人员建立起良好的档案管理意识，提高其档案管理积极性；不断完善档案管理制度，确保医院档案管理工作均有章可循；不断改进医院档案管理技术，充分发挥信息化手段在档案管理中的积极作用。

参考文献：

[1]许传艳.新医改下医院档案管理的改进方法[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2015.12.

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1.及时性。档案的可靠性取决于其结构的完整程度以及其形成过程的控制程度。在考古工作中，每个环节都会产生一些相关的原始档案，对这些考古档案的收集整理和归档管理，必须要进行严格的控制，最重要的就是与考古工作进展在时间上保持同步、在范围上保持一致，即对考古工作的每一阶段、每个工作环节所产生和形成的档案材料，都要及时进行系统收集、规范整理和归档管理，使其与相关的考古工作相辅相成，构成完整系统的档案记录。比如，在发掘中对浮选土样进行取样工作时，必须及时的做好取样的标签，记录下所取土样的容量、在探方中的位置、所属单位、采集者和采集日期等信息，并在每天的探方日记中做详细描述，这些工作都与取样工作同时进行，不可滞后。

2.更新性。考古工作中的档案管理是一个不断更新的系统工程。从考古调查、勘探和发掘，到之后的实验分析和文物保管等过程中，虽然《田野考古工作规程》规定严禁改动任何原始记录，但是当有新的数据时，对档案资料必须随时更新和补充。所以，要随时跟踪管理，做好考古档案的收集整理与保管，形成完整的资料档案，并统一按照规定的顺序整理建档，形成资料库或电子数据库，便于统一管理、检索、查询、数据的扩充和数据库的升级。

3.多样性。由于考古遗址的不可再生性，且限于科技水平等限制，考古工作总是不能尽如人意，总会或多或少地忽略掉一些当时尚未认知的信息。一定程度上来说，这种破坏是在所难免的，考古工作者为了将破坏降低到最小，最大限度地获得各种资料，越来越多地采取了多学科、多手段的研究方法，动物考古、植物考古、环境考古、石器分析、GIS地理信息系统等科技考古手段应运而生。这也就决定了考古档案的形式具有多样性，有文字记录、图纸、照片、拓片、录像、电影胶片等等。考古档案的多样性，决定了档案管理工作具有较大的难度。

二、考古档案管理的对策和方法

如何对田野考古档案资料进行规范化的管理，使其能更加有效地发挥作用，笔者认为主要有赖于档案管理队伍建设，以及资料的获取、移交到管理各个环节的规范化。

1.加强考古档案管理队伍建设。要实现档案管理的科学化，档案管理人员构成不能都是考古学专业，应有理工科或档案管理专业，首先必须具备专门的档案管理技勤人员，由具备档案管理专业知识背景的人员来负责档案的点收、立案、编目、典藏、清理、转移、销毁及应用等作业执行。实现考古档案管理人员的专业化的途径，一方面可以从高校引进档案专业的高素质人才，在人才招聘上提高档案、计算机等方面专业人才的占有比例；二是加强内部档案工作者的知识和技能培养，应在保证内部档案管理工作有条不紊开展的基础上，鼓励档案工作人员参加各种业务培训和会议，如每年举办的档案计算机管理培训等，让内部档案人员拓宽专业基础知识。在考古工作结束的一段规定时间内，由档案管理的专门人员对所有考古档案进行集中归档整理。

2.加强考古档案管理方法的科学化。要加强考古档案管理方法的科学化，首先要指定系统的管理制度，要在考古工作开展之前，对资料进行规范统一要求，如记录本的规范统一、图纸规格的统一、摄录像及照片的统一等都应有科学规范的要求，只有如此才能为规范管理提供保证。其次，为避免档案移交拖欠现象，除建立严格的档案移交制度外，应把考古档案管理工作纳入各部门的年度工作目标，这样才能有效地督促各考古部门及时将考古发掘材料和勘探材料移交到档案室。所有移交资料进行复印，移交2份为宜，分别为主件、副件，主件应统一装订成册入档案室收藏，副件可分类保管，以供借阅。再次，档案人员对考古档案资料进行归档分类。一般来讲，专业—课题、课题—年度、年度—项目等三种分类法都比较适合。第一种适合于考古学文化体系比较完整、研究比较深入、具有宏观性质的档案管理；第二种是第一种的简化模式，它适合于研究不太深入、具有微观性质的档案管理，一旦研究深化，体系完整时，可以很容易转化为前者；第三种分类法最为简单、方便，一年一归，但查找、利用时稍显复杂，若能采用计算机档案软件进行管理，则此类方法较为合适。最后，要维护各种形式档案的实体安全和内容安全。对于传统的纸质载体等考古档案资料，要及时对纸质文书档案、照片、图纸等逐步实施数字化处理，对文书档案实行电子录入，对原有的绘图、摄影等考古资料可使用专业的图像扫描设备进行保存，从而避免彩色显像染料等信息载体的物理衰变，以便进行档案数字化管理，且防止纸质档案因时间关系造成信息流失。对于电子考古档案资料，要依靠科技手段等实现档案资料的管理，需要注意电子考古档案的安全问题，做好电子考古档案的防磁、防机械损伤、防写等物理防护措施，建立电子考古档案的备份系统，并对电子考古档案实行访问权限控制，保证电子考古档案在内的网络资源不被非法访问和非法使用。与此同时，在考古工作中逐步推广考古记录的数字化、规范化软件的使用，比如田野考古中的考古绘图已经越来越多的采用全站仪绘图。

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1、档案管理基础工作存在的主要问题分析

学校档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢

哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之学校档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国学校档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

2、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

2.1 全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的学校档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2 重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3 结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

2.4 统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

2.5 规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2 分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

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    【论文摘 要】目前,计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失,而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立,这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷,避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊,计算机自身也存在着一些缺陷,导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端,针对这个问题,企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施,力求使风险降到最低。基于此,本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。

    目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致企业的数据被盗,所以,企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。

    一、避免风险的措施

    提前预防,在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式,也是最经济的方式,对于电子档案来说,应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理,来保证内部信息的安全可靠,主要措施有:

    1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施,而规避风险的最好的办法就是引进新的技术,新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码,这是现代操作系统最常运用的方式,在对电子信息档案实施密码设置后,要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制,避免信息资源被一些外界因素干扰。

    2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防,也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度,例如:可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控,而无关的人员没有权利操作系统等。

    3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性,及时消除潜在的风险是非常重要的,在计算机维修期内,企业尤其要注意随时可能存在的风险,主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性,使得控制风险工作也极其的不容易,不过,只要及时且做到全面看待问题,那么就可以把问题解决掉。比如,对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说,为了应对潜在的危险,那么采取一定的措施是非常必要的。

    4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素,其中一个很重要的措施就是安全防护,其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏,保证信息的安全可靠。

    二、缓解风险的措施

    电子信息档案在遭到外界的干扰后,为了把危险降到最小,就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内,那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前,许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解,电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是,在进行电子信息档案的管理时如果发生危险,那么不管是什么情况,企业都要积极主动的进行及时的处理,这才是最为关键的。

    三、分散风险的措施

    在电子信息档案管理中,还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略,所谓转移策略实质上是一种风险的分散,即把风险转到其他的地方,以此来把已经存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

    四、评估风险的措施

    当风险来临后,企业最需要做的就是积极采取措施进行处理,为了把风险造成的影响控制在最小的范围内,还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理,在对电子信息档案实施全面分析的基础上,探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是:发生危险的概率,危险带来的后果有多大,危险的成本探析,有哪些合适的控制防范办法等等。此外,企业管理者要树立风险观念,积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点,如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制,这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于,许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性,在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案,这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说,其在管理期间要控制好各个环节的工作,这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中,为了确保档案信息的安全性,档案管理人员就必须要非常警觉,对于潜在的风险能够及时发现,并把其扼杀在萌芽状态,对于已经发生的风险要积极采取措施,力求使风险造成的损失最小。

    简而言之,管理者或管理部门在对电子信息档案管理时,一定要有这样的意识,即电子文件的风险不是主观的,而是客观存在的,这种风险不是确定的,而是不确定的,而且还可能带来很大的危险,所以一定要有对风险的警觉度,把预防风险看做所有工作的重中之重,积极制定风险防范办法,使电子信息档案的管理水平得以提高,这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

    参 考 文 献

    [1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3):8~11

    [2]王兆新,裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1):36~37

    [3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4):28~29

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【关键词】 疾控中心；档案管理；问题；方法

在疾控中心的整个建设管理工作中，档案资料是各种工作信息的一个非常重要的传承载体，对相关档案资料的管理工作是确保疾控中心正常工作运转的基础性保障。因此，疾控中心必须加强病例、设备以及人事等方面的档案管理工作，从而确保疾控工作的顺利开展。本文就当前我国疾控中心在档案管理中存在的一些问题进行分析和总结，并就疾控中心档案管理工作的加强方法和注意事项进行研究和讨论，从而使疾控中心更好的开展工作。

1 疾控中心档案管理中的问题

目前，我国大部分地区的疾控中心在档案管理的工作过程中主要存在以下几个方面的问题和不足，具体体现在：

1.1 档案存在失真问题

我国有些疾控中心的档案资料存在信息失真、缺失问题，这些都严重降低了档案的真实度和可信度。究其原因主要是由于：

1.1.1 因为设备、技术等方面的不足，导致工作人员在资料的收集、转递、整理、利用等过程中出现或多或少的档案资料的变形、缺损、遗失等，从而造成档案资料信息的失真失实。

1.1.2 因为档案管理人员在业务素质和能力水平上的良莠不齐，导致其对档案资料的甄别能力不同，没有及时的发现一些假履历、假职称等虚假档案，从而使得这些不实档案进入到疾控中心的档案库中，造成信息的失真。

1.1.3 因为监督机制的不健全，导致档案在其形成、整理和补充过程当中，不能得到有效的管理和控制，从而使不少人钻了“空子”，导致档案资料的不实。

1.2 档案管理的模式方法落后 目前，我国部分疾控中心在档案管理过程中仍旧沿用的是以前的传统管理方法和模式，在档案的分类、整理和格局布置上比较僵化，不能很好的适应当前高速变化发展的医疗环境和社会形势。同时，在档案的资料内容上也多以静态资料为主，缺乏现代化、信息化的影像资料，这在一定程度上也阻碍了疾控中心信息化建设的进程。

1.3 部分地区存在“弃档”问题 随着我国社会经济的不断发展和改革开放工作的不断深入，使得人才在当前社会行业发展中越来越被关注和重视，有些疾控中心为了吸引更多的高学历、高层次、高技能的医疗人才，许诺为他们重新建立档案，从而导致“弃档”现象的发生。同时，随着医疗事业的不断改革，有些疾控中心在变更档案管理系统模式时，对一些不常用到的陈旧档案丢弃、销毁，从而导致档案资料的缺失。

1.4 档案的更新速度和利用效率低 疾控中心由于不是一线的医疗单位，因此在档案尤其是一些新增疾病档案的更新方面跟不上实际的疾病发展情况，从而导致其不能在第一时间控制病情的发展。同时，疾控中心对相关档案的整理、利用效率偏低，有些档案甚至很少被人问津，从而导致疾控中心在出现相似病症时不能快速的做出恰当、有效的反映。

2 加强疾控中心档案管理的措施

针对当前我国疾控中心在档案管理工作中存在的问题，在今后的管理中，疾控中心可以采用以下几个方面的方法来提高档案管理的质量和水平，下面就其具体注意事项进行分析：

2.1 加强疾控中心档案管理的法制化建设 国家要根据我国疾控中心档案管理工作的实际状况，结合当前医疗事业改革发展的情况，积极的建立健全相关的法律、法规和政策制度，构建全面、完善的档案管理法律保障体系，切实规范疾控中心档案管理工作在收集、整理、划分、传递、调用等各个方面的管理程序和标准，从而促进和推动我国疾控中心的档案管理工作不断的向着法制化、标准化、制度化、规范化的方向迈进。

2.2 大力建设疾控中心的档案基础工作 目前，疾控中心的档案基础工作建设主要包括有制度规范、设备设施、组织机构等方面的内容。在实际的建设过程中，疾控中心的各级领导要大力推行领导负责制，对一些重要基础工作的档案资料要进行直属化的管理。同时，还要不断加强档案管理人员的业务素质和能力水平，定期的对他们进行相关专业知识和计算机技术的培训，不断提高他们的职能素质和水平，从而确保疾控中心档案管理工作的顺利开展。

2.3 创新档案管理的新模式 目前，疾控中心的档案资料在内容上大致可以划分为业务、文书、设备、财务、实物、影像等，其管理的模式通常是采用科室以及中心档案室的两级管理模式。由于我国疾控中心的档案管理模式受计划经济的影响较重，在模式方法上存在一定的定式和僵化，因此，疾控中心必须要顺应当前社会经济发展的新形势，积极的创新和改革当前档案管理模式，加强中心内部各个部门在档案资料上的信息共享，确保科室档案管理的便利性和延续性，确保中心档案室管理的严密性，从而不断提高疾控中心档案管理的质量和水平。

2.4 大力建设信息化档案管理体系 随着社会信息化、网络化程度的普及，疾控中心在进行档案管理时也必须要加快对它的信息自动化建设，构建全面、系统的信息化档案管理体系，实现档案管理工作的电子化、自动化和智能化办公，加大对电子资料、影像资料的管理和控制，从而不断提高疾控中心档案管理工作的效率和质量水平。

3 结语

档案是信息保存和传承的一个非常重要的渠道，同时，它也是一种信息资源，对社会文化的传承和发展有着十分重要的作用意义。因此，疾控中心必须要着重加强对相关档案资料的管理，使疾控中心的病症、设备、人员等方面的档案信息都能够得到很好的保存和管理，为疾控中心的发展积累更多的有价值的信息资料，从而确保疾控中心的持续、良性建设发展。

参考文献

[1] 王瑛.疾病控制机构实验室档案管理工作的思考[J].上海预防医学，2012（07）.

[2] 吴志超，巩立新，孙宏绪.谈谈如何做好基层疾控中心档案管理工作[J].首都公共卫生，2010（02）.

[3] 王莹.论疾控中心物资档案管理中的若干问题及其发展前景[J].医学信息（中旬刊），2010（07）.

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一、医院人事档案发展存在的不利因素

（一）受落后思想的影响

医院的工作核心就是不断提高防疫、保健和医疗的技术水平，对医疗设备和医疗环境的建设要不断地进行加强，做到医疗服务实现最大化。在目前医院中还普遍存在着从业医务人员思想落后的情况，致使医院人事档案的管理工作止步不前，仍然停留在原有的保管和收集方面，在人才的调遣和开发等方面人事档案的作用微乎其微。在落后的思想下，对档案资料只是表现出保密的作用，并没有被及时的运用到发展中来，从而限制着医院的发展。

（二）管理模式缺乏科学性

人事档案是医院重要的人才信息基础，必须要有专人进行管理和保存，而且要重视保密工作。目前大多数医院都是由人事和行政人员共同管理人事档案，存在着管理者多，管理人员不专业的问题，且管理效果不佳。有些医院甚至没有档案室，人事部门成为了人事档案的存放点，严重缺乏保密性。医院的管理模式也比较传统，依旧采用纸质进行管理及存档，先进的档案管理设备不足，致使档案管理工作不见成效，并出现了更新慢、档案信息不全和人力物力的浪费等问题。

（三）管理人员能力有限

在医院人事档案管理工作中，其管理人员存在着专业性不足、数量少的问题，并且在管理方面缺乏规范、科学的体制，没有进行专业知识培训工作，人事档案管理人员的水平、素质不高。这一系列的问题，体现了医院管理工作的不足，不能到达新时代下人事档案管理工作的要求，一些医院认为人事档案管理工作只是简单地对档案进行存放、归类和保存，使人事档案管理水平得不到提高。管理人员也存在着兼职的现象，兼职人员不能在人事档案的管理工作中投入全部的精力和时间，导致管理工作的效果不佳且人员的积极性差，兼职管理人员存在着调动的情况，这也是影响档案管理工作效率的原因。

二、医院人事档案发展的措施及方法

（一）注重培养管理人员的意识

医院人事档案是医院的重要组成部分，在医院的人才信息及人事管理等方面都有所涉及。要重视管理人员意识的培养，让其形成服务的主动意识，并要加强其自身的责任感。第一，形成良好的服务意识。管理人员要积极地对人事信息进行收集，并及时对档案资料进行完善和更新，让各部门、各科室能够在第一时间收到人事档案信息，为医院科研、学术教学和临床提供服务。第二，做好保密工作。医院职工的全部信息都归入在人事档案，人事档案也是医院重要的人力资源信息。对人事档案的保密工作做得不到位，将会产生信息泄露等严重的后果。所以，管理人员要加强自身的责任意识及保密意识，做好人事档案的保密工作。第三，形成创新意识。人事档案的管理工作不只是整理存档、登记信息及收集信息的简单工作，而是要随时进行更新和完善的过程。管理人员在管理工作中要有发展的眼光和创新的意识，及时发现问题并有效地进行解决。

（二）建立稳定的信息化系统

通过构建硬件系统，系统中所涉及的计算机室、办公室及档案室的建立必须要分开且要独立，这一系统由计算机室进行统一联系。在档案室和计算机室要有防辐射设施的建造，对电磁干扰进行最大程度的控制，以减少对设备的影响。在人事管理软件选择时，软件系统要具备科学、合理性，在系统上能实现档案信息的整理和分类，让传统的档案管理方法得到改善。此外，要对信息化系统的专业管理人员进行培训，培训时要结合理论和实践，进一步让管理人员的操作能力和信息处理能力得到提高。同时管理人员要加强自身的综合分析能力和文字语言能力，通过对信息填写和录入习惯进行培养，让信息的完整性和真实性得到有效保障，并及时补充、完善档案资料。因此，专业的档案管理人才是目前形势所必要的，专业人才具有档案管理系统的更新和维护能力，有利于医院人事档案更好的发展。

（三）加强管理人员素质的培训

改善目前医院人事档案的管理现状，要加强对管理人员的培训，提高其工作的能力和专业技术水平，培育出具有复合型及高素质的人才。管理人员要加强自身的学习能力和责任感，并通过不断的学习，及时掌握新技能和新技术，并积极地对档案管理的新方法进行了解。要科学、公正、合理地进行档案管理工作，为医院人力资源提供有效的服务，有利于医务人员工作积极性的激发，从而保证医务工作的质量。医院进行招聘管理人员时，要以择优录取的原则，确保优秀人才的聘用。

三、结语

完善医院人事档案管理，能够帮助医院进行合理的人员调动，使医院的职员队伍及技术人才得到保障，为医院进行职工评估提供了科学依据。就目前新形势下，要根据医院人事档案管理中存在的各类问题，探究出新的改革方法，为今后医院人力资源信息的发展提供有效帮助。

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关键词 行政事业单位 档案管理 创新

档案管理在目前的行政事业单位中有着重要的作用。一方面，行政事业单位的计划工作的开展需要以档案为基本参考；另一方面，行使事业单位的服务能力也主要依托档案进行开展，强化行政事业单位的档案管理有着重要的作用。在社会的不断进步下，行政事业单位的管理理念以及方法发生着显著的变化。在这种大环境的变化下，积极地探讨档案管理的创新性发展，对行政事业单位未来工作的高效开展有着非常显著的意义。所以，在当前社会环境下，积极地分析行政事业单位档案管理的问题缺陷和解决措施，便具有了较为突出的社会意义。

一、现阶段行政事业单位档案管理的问题

（一）档案管理理念较为落后

档案管理理念比较落后是目前行政事业单位档案管理存在的一个主要问题，理念落后主要表现在管理模式上。目前的行政事业单位档案管理采用的普遍性模式是事后管理型，这种模式的突出优势是管理具有针对性，其措施利用针对的是已表现出的问题。从现代化管理理念的角度来看，此种管理模式缺乏严重的未来预见性，也就是说其在管理中，对未来的规划和控制效果十分低下。管理理念影响管理模式，而管理模式表现管理思想。目前这种管理理念和思想，已经不能适应未来化档案管理的要求，因此，事业单位需要积极地进行改变。

（二）档案管理方法陈旧

档案管理方法陈旧是目前行政事业单位档案管理中存在的另一个显著问题。就目前行政事业单位档案管理的方法来看，具有两个突出的特性：第一是方法的老旧问题比较严重。现阶段大部分的行政事业单位，在进行档案管理的时候采用的都是较为传统的登记管理法，这种管理方法的效率提升和人员素质关系较大，一旦出现管理人员水平提升困难的局面，其管理效果的提升也会随之陷入瓶颈。第二是管理方法的单一性严重。在目前的档案管理中，大部分行政事业单位都采用比较单一的方法，使得档案管理存在突出的片面性问题。

（三）电子化档案的管理发展滞后

电子化档案的管理发展比较滞后是目前行政事业单位档案管理的又一突出缺陷。现阶段，信息技术、网络技术以及多媒体技术在社会中有了广泛的应用，在信息存储方面，利用电子化技术可以有效提升信息登记以及提取的效率；但是由于目前的行政事业档案管理，没有确立普遍、完整的电子化管理系统，在具体的电子档案管理方面也存在缺陷；这些问题都使得档案管理的电子化发展受到了阻碍。

（四）档案管理人员的专业化建设不足

档案管理人员的专业化建设不足的问题，在目前的行政事业单位档案管理中表现也较为突出。人员的专业性主要指两个方面：第一是理论水平；第二是技术操作。就目前的档案管理工作实践来看，一方面是工作人员缺乏较为系统的理论基础，在工作中的专业化理念的运用相对缺乏；另一方面是管理人员在具体的管理操作中，执行操作的缺陷表现得较为明显。总而言之，就是档案管理人员的专业性在现阶段的管理实践中远远达不到实用标准。

二、行政事业单位档案管理的创新措施

（一）积极改变档案管理的理念

积极改变档案管理的理念是行政事业单位档案管理的一项重要的创新措施。就现状来看，档案管理理念的转变是提升管理效率和质量的一项必要措施；而具体转变就是要将事后性管理转变为预见式管理。所谓的预见式管理主要是在分析以往管理的基础上，对档案管理的未来发展做出合理的分析和判断，这样，档案管理的目标规划才可以更加具体，也才会有进一步判断在未来管理中可能出现的问题。通过运用预见式管理理念，整个行政事业单位的档案管理会呈现出一种超前性；且在积极采取措施解决问题的管理中，一些问题的发生率会显著降低，整个管理的效率和质量会得到明显提升。

（二）丰富档案管理的方法

丰富档案管理方法也是行政事业单位档案管理创新的一项重要措施。就方法的丰富性而言，主要有两方面的措施：第一是积极地进行现有方法的分析，把握现有方法的不足以及优势，通过不断地总结和完善，使现有的管理方法可以呈现出更大的利用价值。第二是根据档案管理的特点进行新型的方法打造。在目前的管理中，主要采取的档案管理方法是科室分类法；在未来档案管理中，通过方法创新，可以积极地运用目标明确法、结果对比法、资料分析法等实现档案管理的综合化控制；通过档案管理方法的丰富化，管理模式也可以实现多元化。

（三）化档案管理的电子化建设

强化档案管理的电子化建设是行政事业单位档案管理创新的一项关键性措施。通过电子档案的建立，档案管理工作可以打破时间和空间的限制，实现管理的实时化。要进行档案管理的电子化建设，需要采取两方面的工作：第一是建立科学合理的电子化档案模型。在整个电子化档案管理模型中，需要有完整的档案录入标准、分类标准以及查询系统；通过这些方面的完整性建设，电子档案会具有强大的实用价值。第二是在模型的基础上进行管理优化。电子化档案建设的目的是要实现档案管理的简洁，对整个模型的各个衔接部分进行系统的优化，可以更好地发挥电子档案管理的优越性。

（四）建设专业的档案管理人员队伍

建设专业的档案管理人员队伍，也是行政事业单位档案管理创新的一项重要措施。而要进行人员的专业性建设，需要从两方面开展：第一是要强化管理人员的理论。档案管理作为一门具有专业性的学科，管理人员必须要对管理目的、管理方法以及管理理论有系统的认识；只有理论认识得到强化，其管理意识的更新与变革才能满足时代变化的需要，其管理实效才能得到相应的提高。第二是要打造管理人员专业化的操作。在电子化档案管理的大环境下，管理人员需要进行操作规范和标准的强化；只有这样，其管理操作才会符合现实需要，最终达到管理的标准。

三、结语

行政事业单位作为我国社会服务的组织者和参与者有着相当大的影响力。在其工作中，档案管理价值突出；因此，深入分析其档案管理中存在的问题和缺陷，并针对问题进行创新性措施的探讨，对提升档案管理工作的实效性有着非常积极的作用。

（作者单位为德惠市房屋产权管理中心）

[作者简介：洪彦（1974―），女，本科，吉林德惠人，初级职称，研究方向：档案管理。]

参考文献

[1] 赵丹.行政事业单位档案管理创新思路探究[J].城建档案，2015（12）：54-55.

[2] 安威.关于行政事业单位档案管理的创新思路分析[J].科技展望，2015（33）：176.

[3] 于喜辉.浅谈行政事业单位档案管理的创新思路[J].办公室业务，2016（01）：137.