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序论:写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隐藏在内心深处的真相,好投稿为您带来了七篇采购审计的目的范文,愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂,助力您的创作。
政府采购是政府支出的重要组成部分,自1998年在全国开展以来,经历了十多年的审计,采购金额从1998年的160亿元增加到2006年的3 000亿元,采购范围逐渐扩大,采购品种逐渐增加,基本上达到了加强宏观管理、节约财政资金和推进廉政建设的目的。《中华人民共和国采购法》第68条明确规定:审计机关应当对政府采购进行审计监督,政府采购监督管理部门、政府采购各当事人及有关政府采购活动应当接受审计机关的审计监督。由于在审计依据、内容和实施过程等方面的局限影响,政府采购绩效审计的开展与发展受到制约。
一、政府采购绩效审计的基本含义
政府采购的主体是依靠国家预算资金运作的政府机关、事业单位、社会团体等。政府采购为非商业性、非盈利性购买行为,即只能买,不能卖。政府采购的对象及范围有:各级使用财政性资金单位(下称采购单位)使用财政性资金购买列入政府采购集中采购目录或金额超过集中采购限额标准的货物、工程和服务。在采购方式和采购程序上有相应具体的规定,比如有地区规定集中采购金额超过20万元以上的项目必须通过公开招标方式进行采购。随着政府采购规范化要求的提高以及采购规模的扩大,各地政府审计机关大致在2006年前后逐步把政府采购列为审计重点,编制审计工作方案和实施方案,将政府采购办、政府采购中心和选择重点采购单位作为审计的主要对象。
政府采购绩效审计是由专门机构和专职人员依法对被审计单位使用财政性资金获取货物、工程和服务等采购活动的真实性、合法性、效益性进行审查和评价,以达到维护经济秩序、提高财政资金使用效率、加强宏观调控的目的。
政府采购绩效审计的主要内容有:政府采购预算及执行情况;政府采购预算资金拨付及进度;采购规模及与采购目录相符情况;采购流程控制执行情况;对采购单位展开延伸审计,检查有否擅自采购、扩大采购范围、提高采购标准等行为。
政府采购绩效审计对加强财政预算支出管理、规范政府采购程序、强化政府采购制度、促进廉政建设方面起到了积极的推动作用。
二、当前政府采购绩效审计存在的问题
2007年9月至2008年3月间,笔者走访了辽宁省沈阳、大连、抚顺、本溪、丹东、清源、东港等市、县政府采购中心和审计局机关,试图对政府采购及其绩效审计情况做比较全面、深入的了解。经过调查,看到:这些市、县的政府都在政府采购管理部门之外设有专门负责政府采购管理控制的机构――政府采购中心,它们一般是由上一级政府批准的财政全额拨款单位,负责组织实施市、县直各部门、单位所需货物、工程和服务项目政府集中采购工作。按照采购法“管采分离、职能分设、政事分开”的规定,采购中心内设综合招标部、采购部、工程部等部门。政府审计机关对政府采购的绩效进行监督审计,审计对象包括政府采购主管部门、采购人、供应商和采购机构;审计的内容包括:采购项目立项、采购资金的来源、采购项目管理使用等情况。
经过调查发现,政府采购审计能够利用政府审计的相对独立性、强制性对预算资金的使用进行监督,但由于各方面原因,政府采购绩效审计还存在如下不足。
(一)审计法律依据不足
审计法律依据不足具体表现为:一是政府采购法实施细则没有设立。政府采购法自2003年出台以来,相应的实施细则却一直没有设立,使得对政府采购各项监督内容缺乏可操作性。同时,招投标审计是政府采购审计中的重点,但是,审计机关可以参照的法律依据仅有招投标法,很难适应政府采购绩效审计的需要。二是政府采购绩效审计的目标在于被审项目的经济性、效率性和效果性,由于我国目前尚无绩效审计准则或指南,政府采购的绩效审计只能遵守审计法和政府采购法。三是审计部门对同级财政只有处理权没有处罚权,削弱了审计的执法力度,制约了对政府采购的监督职能的发挥。四是惩罚手段和措施无细则,落实不彻底,是违规行为屡禁不止的症结所在。有些市地尽管划分了政府采购有关部门的职责,但没有对违规行为处理的细则,使某些人有了钻空子的机会。
(二)审计缺乏深度
调查时发现,政府采购绩效审计制定的审计方案存在缺陷,审计范围过小、审计时间过少,审计缺乏深度。如某市政府采购涉及280家单位,而审计时仅延伸10家采购单位,占比3.57%,审计方案中没有对供应商、招投标和政府采购绩效情况进行延伸审计,使许多采购过程中存在的问题没有全面反映出来,影响了整个政府采购绩效审计的效果。由于审计部门事先并没有参与具体的采购招投标过程,审计深度又存在缺陷,所以无法对政府采购绩效提出意见,审计监督对政府采购过程是失控状态。
(三)审计部门与其他监管部门关系的协调存在困难
《采购法》明确规定:政府采购有关的监管部门、审计部门、监察机关要依据法律、行政法规对政府采购实施监督。但是,由于各部门之间未能很好协调,各监督部门职能相互交叉重叠,且未能做好沟通工作,造成重复多头监督和监督存在空白地带的情况。比如,对纳入政府采购范围并实施招标方式采购的工程项目采购活动的监督,根据招标投标法的规定,不同行业和产业项目的招投标活动的监督,分别由其行政主管部门负责;各类房屋建筑及其附属设施的建造和与其配套的线路、管道、设备的安装项目和市政工程招标投标活动的监督,由政府有关部门分别负责。但根据《中华人民共和国政府采购法》的规定,这些专业监督活动并不排斥财政、审计等部门的综合性监督,造成多头监督、重复监督难以避免,也造成部门间的执法纠纷。所以,审计部门如何处理好与其他部门在监督管理中的关系已成为政府采购审计的一大难点。
(四)采购绩效评价指标不健全
随着政府采购支出的迅速增加以及采购范围的日渐扩大和工作的日趋复杂,公众(特别是纳税人)想要知道的不单是政府采购开支是否合理、合法,还想对采购资金是否经济有效地使用、采购行为是否有效果清晰明白。但目前看,我国还缺乏公认可适用的政府采购绩效评价标准。目前能评价政府采购绩效指标的体系只有财务指标、历史指标和综合性指标,缺乏非财务指标、未来价值指标、单项指标和“预警”指标,审计人员无法深入了解被审计采购项目的经济效益,必须“借用”其他标准或是自己设计某种标准来衡量工作成果。审计人员也还没有一个能指导审计活动,衡量被审计事实、鉴定经济效益质量的标准,即公认可接受的绩效标准可供利用。在这种情况下,就造成了对政府采购绩效的评价无据可依,无疑会影响绩效审计的质量和宏观经济政策影响等社会效益的评价。
(五)审计人员专业性不强
之所以政府采购绩效审计停留在采购资金收支审计上,疏于对招投标、项目进展和政府采购绩效等重点方面的监督,主要原因是审计人员的业务素质没有达到政府采购绩效审计的需要。政府采购绩效审计所需知识超过单纯政府采购资金审计的范畴,它涉及到财政政策、贸易政策和产业政策等多方面,是政策性强而又复杂的综合性审计监督。正是由于政府采购绩效审计工作涉及面广,一些采购专业性强,而又缺乏相应的规范性具体措施,仅靠审计部门现有的人员及专业知识是不能适应对这一工作监督需要的。它要求审计机关拥有具备如下知识的人才:如经济学、社会学、法律、财会、计算机、信息系统、工程建筑学等,要求审计人员要非常深入地掌握政府采购工作方面的专业知识。
三、提高政府采购绩效审计质量的对策
针对政府采购绩效审计存在的问题,笔者建议采取以下措施加以纠正和解决,以达到发挥审计监督职能、加大审计监督力度、提高政府采购效率和效果的目的。
(一)加快完善政府采购制度
1.建立健全政府采购法律体系
以公开、公平、公正、效率、效益原则,完善我国现有的采购法律体系。以《中华人民共和国政府采购法》为基础,配套采购法实施细则,尽快制定政府采购供应商质疑处理办法,将政府采购实际工作纳入有法可依、有章可循的轨道。
2.建立预算约束机制
强化预算编制制度,并严格审核,确保采购预算编制的质量。设立专职预算编制审核机构或岗位进行逐部门、逐项目审核,做到:确保采购预算的合理合法性,最好建立量化指标体系;确保采购预算的完整性,防止采购项目不清而导致未来各种舞弊行为的发生;确保采购项目的真实必要性,防止采购单位挪用采购资金;确保采购预算具有关联性,防止采购预算存在人为拆分或整合项目的问题。
3.建立政府采购监督约束机制
完善的政府采购监督体系由内部监督、外部监督和社会监督组成。内部监督机制主要靠完善内部控制机制实现,如计划审批、招标、实施采购、质量检查与验收、款项支付实行真正的职务分离。在规范政府采购职能部门管理机制的同时,应借助纪检、监察、审计等部门监督政府采购行为,防范采购风险。
(二)加强和完善审计机关的监督职能,提高绩效审计效果
1.建立政府采购审计数据库
收集政府采购有关法律、制度和办法的规定以及预算、国内外相关业务的数据资料,对采购单位预算情况、合同执行情况、采购运行情况、使用情况、保管情况、改造情况、处置情况等方面建立全面详细的数据库。
2.规范政府采购绩效审计程序
围绕具体审计项目,确定审计目标,统筹规划、全面布置、合理调配审计力量,统一编制审计计划和审计方案,做到与相关方面充分的沟通与协调,并根据审计工作展开情况确定进一步审计程序,确定延伸审计的范围,保证有说服力审计证据的收集程序。
3.确定标准,做好绩效评价工作
由于政府采购资金来自纳税人,而政府采购一般用于公益、集体、社会等方面,评价标准比较宽泛,绩效审计比较困难,该标准体系应该具有如下特点:相对高度概括,应该能够概括被审计对象所具有的社会效益、行业效益、经济效益等重要特征;客观实际,应该将被审计项目的实际情况反映出来;清晰反映,评价标准指标体系应该分类清晰;弹性特点,所谓弹性是指评价标准应该随着内外环境的变化而做相应调整。
4.做好审前调查,明确审计重点
对政府采购审计审计署6号令要求,审计组采取多种形式向有关项目主要负责人、财务与施工方面人员了解情况,应抓住资金流程整个主线,从立项、拨付、管理、使用、保管、处置等环节进行检查,重点寻找能反映和查处由于决策失误、管理不善等造成的严重损失浪费问题。
5.实现采购项目的跟踪审计
跟踪审计要能够实现以下目标:通过审计资金的拨付、管理和使用,发现资金使用及管理上的问题,及时纠正违反财经法律的问题,促进政府投资的有效合理使用,并使建设资金的使用达到预期的使用效益;通过对政府投资项目建设过程和经营管理过程的跟踪审计,揭示问题,提出建议,达到制约建设部门和行使建设管理职能部门权力过大的目的;通过开展跟踪审计,调查建成项目的运营情况,从项目建设管理体制、投融资体制和运营机制等方面分析不能达到预期效果的原因,提出改进建议,促进项目的后续运营达到预期效果。
6.实施审计结果公告制度
实行审计公告制度是推进依法治国、依法行政、促进审计监督职能的重要手段。政府采购绩效审计应按照真实性、客观性、准确性、针对性、规范性原则的要求,结合政府采购绩效审计的特点,加快政府采购绩效审计结果公告的进程,保证审计公开透明、提高审计质量、增强审计责任感、降低审计风险。
【参考文献】
[1] 中华人民共和国采购法[S].中华人民共和国主席令第六十八号.2002-6-29.
[2] 财政部会计准则委员会.政府绩效评价与政府会计[M].大连出版社,2006(4).
一、目前高校可以采用的物资采购审计的两种模式
根据高校各自的管理模式和要求、物资采购业务量的大小以及内部审计机构资源等的不同,物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。
项目管理式审计是有重点、有目的地将某物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划,形成为特定审计项目,并实施相应审计程序的审计模式。大、中型规模的组织适合采用该模式。该模式适用于采购规模较大、年采购金额较大、社会知名度较高的高校。过程参与式审计是由专职内部审计人员参与监督物资采购的全过程或者部分重要过程,实现物资采购审计的日常化。小规模组织可以采用该模式,一般职业院校、小规模高校也可以适当采用。在此我们要注意的是,不能断然割裂这两种审计模式的紧密辩证关系,将其绝对化。事实上,这两种审计模式可以综合运用,联系推广。在内部审计资源缺乏的特殊情况下,可采用过程参与式审计。在积累了一定信息的基础上并且对该项目进行审计涉及高校的重要性权益时,则以项目管理式审计为主。两种审计模式可以相互结合起来,关键是怎样发挥出采购审计的最大效益。
比较上述两种采购审计模式,说明可以通过对高校内部某个业务流程或环节,有效地开展审计工作,达到最大限度地节省审计成本或资源的目的。不一定非要开展专项的采购审计,才算是采购审计业务。必要时实行业务外包,可以委托中介单位进行采购审计。
二、开展高校物资采购审计的重点和方法
高校物资采购审计应采取“重点突出,区别对待”的方法,选择采购数量较大、采购次数频繁、采购价格较高、采购价格变化频繁、质量问题突出、长期积压或短缺、群众反映普遍、领导关注、内部控制薄弱和出现错弊概率较高的环节或物资类别等。审计重点集中于如下两点:一是对物资采购过程中的招标文件以及采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计,防止出现包括盲目签订采购合同风险、合同无效风险、合同条款不利风险、合同违约风险和合同档案管理混乱风险等。二是对采购方式执行情况的审计,对物资验收、货款支付、办理索赔等业务执行的适当性、合法性和有效性等所进行的审查和评价。
对列入审计重点的业务,一般采用全面审计法,对物资采购涉及的每一个环节、每一项资料和资料的每一个方面进行全面审计。对于列入审计范围的非重点业务,一般采用抽样审计的方法,选择有代表性的采购流程或品种进行审计,可以运用检查法、函证法、询问法和重点审计法、复核法、观察法、分析法等方法。
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三、开展高校物资采购审计的措施
具体审计措施如下:
1. 招标文件确定过程中的审计
资产使用部门经学校物资采购招投标工作办同意后进行某项物资招标采购,审计部门按其职责权限适时介入,对资产与设备管理处拟订的招标文件进行审计,监督购置仪器设备的资金是否到位、是否纳入学校年度财务预算,并关注招标文件中对所购设备、材料的型号、规格、技术性能、指标要求、系统配置、报价要求,对投标人的资质、资信度考查情况、业绩要求,对开标时间、地点以及招标人所要求的其他附属要求,如供货时间、付款方式、预留质保金或保修金的数额等是否表述清楚,用词是否准确,避免潜在投标人对招标文件的理解不一而产生疑义。关注招标文件是否存在要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容的情况。涉及特定专业判断的,可以咨询有关专家意见作为佐证基础性资料,但应考虑回避制度。是否存在招标机构、采购单位和供应商相互恶意串通的虚假招标行为。另外,招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。
2.开标评标定标过程中的审计
审计部门须关注评标专家组成员是否都是依据招标文件和评分细则独立地对潜在投标人的投标文件进行客观、公正、公平的打分;是否符合低成本高效益原则;标底价格明显偏离、违背市场规律的,可请招投标中心负责人组织评委在评标过程中给予判断认定。评标委员会完成评标后,是否向招标人提供书面评标报告,并推荐合格中标候选人,中标候选人的基本条件是否符合规定的条件,是否按规定进行了排序,采购人是否按照评标报告中推荐的中标候选供应商顺序确定中标供应商或事先授权评标委员会直接确定中标供应商;中标供应商确定后,中标结果是否在财政部门指定的政府采购信息媒体上公告,并向中标供应商发出中标通知书;投标供应商对中标公告是否有异议,招标采购单位是否在规定时间内对质疑内容作出答复。
3.经济合同审签过程中的审计
采购合同签订的合规合法性应当关注以下几个方面的内容:
(1)采购合同条款的完备性和合同内容的合法性。
(2)采购合同的执行结果。
(3)审查合同的管理是否规范。
审计部门须审查采购合同的内容是否合法、规范、完备;合同价款是否公平合理;合同中涉及各方的责权利、质量、设备安装工期、付款方法、保修及其时效规定是否合规、完备;关注中标方是否将投标文件中的优惠条件逐条落实在合同中,力争维护学校的权益不受损失。
4.验货付款过程中的审计
技术较复杂、金额较大的由资产与设备管理处组织验收小组,参与验收的人员须包括资产与设备管理部门、使用部门、财务部门、审计及监察部门和有关专家在内,实行部门会签制度。验收工作应围绕着是否按照采购文件和合同有关条款的要求,对应验收对象的数量、质量及规格型号等的符合性进行审查。
5.物资采购后续审计
对并不是一次性结清的采购业务,审计部门应做好备用台账的记录工作。需要办理退换或索赔事宜的,要将处理落实情况详细记载,控制付款额。到使用部门进行回访,了解退换或索赔事宜的处理情况,同时对厂商的服务质量和态度做到心中有数,也为下次招标提供有反馈价值的信息资料做好准备。
主要参考文献:
[1]徐广生。 教育采购招投标业务审计的难点[J].中国内部审计,2008(1)。
[2]陈启蕴。 浅析高校工程物资采购招标审计中的关键控制点[M]. 教育部财务司。中国教育审计二十年。北京:中国人民大学出版社,2006。
外购物资审计具有多样性和时效性。社会生产的发展和社会分工的细化决定医院不能或不允许以自产自销的自然经济形式为自己生产所需的物资,从而向社会采购。其采购的范围除了药品、仪器、设备、交通工具等大宗物品实行政府采购外,还涵盖了各种办公用品、卫生材料、家具、被褥、图书、报纸杂志、电器、音像制品、维修配件、大型工程勘察、设计、监理及承建施工、对外广告宣传、印刷、保洁服务等,项目品种繁多、且各自都有自己的用途,这就决定了外购物资审计的多样性。
外购物资审计具有极强的时效性:一方面,医院计划采购的项目是医院在一定时期内维持医院正常运转或进一步提高医疗质量和效益所需的物资、服务,推迟采购就会影响医院的正常运转和发展。内部审计必须在一定时限内完成外购物资的审计,否则,审计对医院运行和发展不仅是无效的甚至可能会造成不必要的损失;另一方面,医院是在市场经济条件下运行的,外购物资项目的价格和供货渠道,不像计划经济时期物价变动相对稳定,而是价格随行就市变化较快,且同一时期同种货物不同渠道供应其价格也不相同。这就需要内部审计机构有较强的时间观念,在有利于医院发展的时间内,及时、快捷地完成外购物资审计。
外购物资应采取事前参与审计方式,因为外购物资项目审计不同于财务收支、经济责任、内部制度等审计,它是根据已发生的,有历史数据、制度和会计资料记录的经济活动事后进行审计。由于市场变化较快,利用外购物资发生所留下的会计资料事后进行审计,很难或不可能形成有说服力的审计结论。只有在采购事项发生前,内部审计根据有关职能科室报审的、经过医院领导批准的采购项目计划,进行市场调查和询价,形成有据可查的审计意见,即对采购项目价格等提出限定性的意见,并对采购的程序及结果进行跟踪性审计,这种事前参与的审计方式,可有效地堵塞外购物资中的漏洞。
外购物资审计的具体方法如下:(1)市场调查法。医院外购物资一般采取政府采购、公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、直接采购等方式。对这些采购方式的审计,都需要采用市场调查法。通过市场调查获取采购项目的供货渠道、供应商、产品质量及价格等信息,形成可靠的标的或价格底线,从而提出可行的审计意见。(2)程序审计法。旨在对各种采购方式应遵循的基本程序进行审计的方法。随着改革的深化,采购管理越来越规范化、科学化,医院对各种采购事项制定了严密的采购程序。如果遵循了采购程序规定,一般不会产生不规范的行为。因此,审计的另一个重点,就是审核有关职能部门是否按采购程序进行采购。(3)内外审计结合法。对金额较大、项目复杂的采购事项,内审部门审计后,再聘请有资质的会计事务所对其进行审计,这种方法主要适用于房屋等基础设施建设的审计。由于医疗卫生系统基建审计能力有限,采用内外审计结合的办法,不仅能降低审计成本也能有效地降低审计风险,使内部审计工作更具客观性、公正性。
近些年,随着快速消费品类企业的发展规模不断地扩大,企业存在的风险也随之增大。在快速消费品类的企业中,采购环节较之生产环节存在的漏洞更多一些,其中以次充好、中饱私囊、商业贿赂等问题是久治不愈的顽症。为了降低快速消费品类企业发展过程中存在的风险,内部审计人员一定要肩负起自己应有的责任,采用风险导向方法对采购流程实施审计,提高内部审计质量,防范企业存在的风险。因此本文以快速消费品类企业为例,研究风险导向内部审计在采购项目中存在的问题及应用方法。
关键词:
快速消费品类;内部审计;风险导向应用
快速消费品含义就是指那些使用寿命不长,消费者消费较快的商品,其特点就是产品经过包装成一个个独立的小单元来进行销售,更加关注其商品的质量、包装、品牌以及大众化对这个类别的影响。
一、快速消费品类企业需要风险管理导向内部审计的原因
根据我们对快速消费品及其特点了解和认识,快速消费品属于冲动型购买产品,即兴采购的情况占多数。是非必要购买商品,品牌的忠诚度不高,因此,快速消费品类应该更加注重食品安全和质量安全,所以快速消费品在生产过程中要注重采购环节的质量保障。以糖果公司为例,很多糖果企业都采用较为传统的账项基础审计和制度基础审计,对风险导向的关注极少,比起传统的审计方法,风险导向审计的优势是能够时刻保持合理的职业警觉,扩大审计视野,不只是依赖于对内部控制制度的检查和评价,能够更加科学合理的进行审计工作,更需要采用风险导向审计对采购全流程实施风险监督与管理,需要从以下几个方面入手:
(一)采购招投标流程需要进行风险管理
在市场激烈的竞争机制下,为了避免采购过程中出现暗箱操作,企业要对采购项目进行三分一统的方法进行管理,三分是指采购、价格、质量验收分开,一统是指合同签约、结算付款要统一,这样就可以有效地避免经办人与采购商私下操作了。
(二)采购环节需要有效的风险评估
风险评估作为内部审计的前提条件,对审计工作的质量和效果起着决定性的影响。风险导向内部审计工作一定要利用科学的评估技术和专业的评估方法对企业内外部存在的风险进行预测。可以采用的方法有:内部控制分析法、调查分析法、事件分析法、数据分析法等等。
(三)为采购流程设定以风险为导向的年度计划
快消品企业应该以轮流原则编制企业的年度审计计划,即按照风险的大小决定审计的优先级,通过这种形式将审计和风险联系在一起。对存在较大风险的企业战略性计划、管理以及财务风险较大的事项实施及时的监管和审计。
(四)加强采购项目专业审计人才的培养
快速消费品类企业的发展较为迅速,其对应的审计人才缺口就越大。企业应当积极加强对风险导向内部审计领域人才的引进与培养,不仅要通过培训提高其理论和技能水平,还要增强其对采购环节的信息分析能力、内部控制分析能力及相关经验,使得内部审计人员能更好胜任采购项目的风险导向审计工作。
二、风险导向内部审计工作在采购项目中的应用
以C糖果公司为例,其主要生产产品有乳糖果,饮用水,碳酸糖果,果汁糖果,休闲食品等六大类产品。它拥有家子公司和多家下属工厂,公司力图通过原料采购,生产制造,市场营销分销和销售服务质量管理体系的全过程。通过全过程监控全产业链,设定严格的测试标准来从而确保产品质量达标。
(一)采购项目计划阶段的应用
风险导向内部审计工作在采购项目计划阶段的应用主要是根据年度审计计划对快速消费品类的经营环境和存在的风险进行评估和预测,甄别出审计的重点,从而根据风险大小的顺序编制对应的审计方案。比如在计划阶段选择采购目标,在此过程中及时发现采购管理存在的风险和需要改善的地方,并对被审计单位的采购执行及设计问题进行审计,主要包括招标、合同、物资库存等几个方面进行审查。在这当中首先采用审计抽样法,从被审计单位的总体数量抽取一定比例的样本量进行测试,以样本数量断定审计的总体特点,进而通过样本分析得出审计结论。其次,要仔细审查采购申请的计划书、招标书及招标结果等,通过风险导向内部审计工作严格监察被审计单位采购管理的合理合法性,确保采购项目选择目标阶段的质量安全性。最后,根据审计各个环节的结果来评估是否存在导致采购风险的因素,依据其影响因素及后果提出改善问题的建议。
(二)采购项目实施阶段的应用
在采购项目实施阶段的风险导向审计应用过程中,根据先目标、后风险最后控制的基本流程对采购项目进行审计。在C公司的经营活动进行风险评估和预测时,要制定科学严谨的审计工作计划和方案。要依据轮流原则对风险的重点区域到非重点区域依次排列好,据此制定审计计划的先后顺序。在进行审计工作以后,对重点审计的风险问题详细的记录在审计工作报告中,让企业管理者能够根据审计报告关注并了解风险高的项目,并以此做出正确的判断,制定出对企业有利的战略措施,降低企业所承担的风险。例如C公司糖果采购项目中,由于2016年某品牌糖果的“抗氧化剂”添加剂风波导致下架,C公司糖果类销售大幅下降,盈利照比往年也有所损失,为例避免进一步的销售损失,所以下架了某品牌糖果产品,C公司的竞争对手同样也所以受到了该事件的影响。究其原因,虽然有不可预知的外部因素,但是C公司的采购部门没能仔细分析核对该品牌产品标签中标注含有食品添加剂“特丁基对苯二酚”(TBHQ)、“二丁基羟基甲苯”(BHT)(正是由于消费者发现了这个问题才引发产品问题风波),以至于没有及时对该事件做出反应。C公司应吸取教训,应当对各糖果供应商的原材料供应商的风险重点在于企业的产品成分、现金流评价,仓储能力,供货能力、食品安全等指标事先进行分析评估,以分析各供应商的潜在风险。
(三)采购项目出具审计报告阶段的应用
快速消费品类企业的风险导向审计报告的制定阶段,企业内部审计部门要依据实际的审计结果和当下的法律法规为准则出具相应的审计报告。C公司应当对糖果采购项目的审计成果写进相关的审计报告,应当包括糖果采购项目流程、内控是否合规、相关风险分析、采购项目中的数据统计分析,其中有无异常数据出现,审计报告中应当将风险分析作为披露重点。例如糖果下架事件中,C公司在采购环节就缺乏糖果产品成分审核,这说明产品检验环节的风险控制点缺失。在审计报告中应当对C公司采购环节是否贯彻执行产品审核分析流程,进行风险导向审计,并在审计报告中加以披露。
(四)风险导向内部审计后续阶段的应用
所谓的风险导向内部审计后续阶段即内部审计人员必须定期对已经出具的审计报告进行后续追踪,其主要的目的就是根据审计报告提出的审计建议、改善问题的措施及遵从审计报告产生的实际效果。以C公司糖果釆购耗费审计为例,应追踪审计方式,对糖果采购业务中的采购量是否满足销售需要,采购效率情况、糖果商品销售情况、采购环节内部控制是否规范等进行跟踪审计。之后为了共同的问题和风险,应该根据公司的风险管理系统将存在的风险纳入风险库,后续阶段风险导向的重点关注的就是没能实现的内部控制目标和公司治理所带来的影响和风险,对于其它风险也应当进行持续的监控,一旦发现风险因素发生变化,要让风险处于C公司风险容量之内,而C公司经营活动中存在的风险越大,则后续审计的范围就越复杂,所以要加大后续审计的力度,有助于整改情况的监督跟踪,发现问题及时回馈,及时解决,从而帮助C公司加强管理控制水平。总之,目前快消品类企业采购环节普遍没有应用风险导向内部审计,然而传统审计方法侧重于财务数据审计,导致对于财务处理前发生的采购行为,其审计效果是大打折扣的。风险导向审计能有效弥补这一缺陷,本文以实际案例为分析对象,阐述了风险导向审计的应用价值和具体应用要点,以期能够对推广风险导向审计有所帮助。财
参考文献:
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[3]李连发.关于审计风险的认识与防范[J].商业文化(学术版),2009(02).
关键词:合同审计;审计理念;增值型内部审计;应用
企业常常出现因经济合同签订、履行而遭受损失的现象,把经济合同,特别是支出性经济合同纳入审计工作的重点,可以把住资金收支的关口,提高企业的管理水平和经济效益。增值型内部审计是国际内部审计发展的新思维和新方向,国内学者对增值型内部审计应用研究方面探讨较少,本文以物资采购合同为例,从提升合同审计工作的效率和效果出发,以增值型内部审计理念为指导,探讨了新形势下物资采购合同审计的重点与方法。
一、增值型内部审计的提出
增值型内部审计并非一种新的审计形式,而是一种新的内部审计理念[1]。增值型内部审计的理论基础源于国际内部审计师协会对内部审计概念的新诠释。国际内部审计师协会(IIA)在1999年对内部审计提出了最新定义,“内部审计是一种独立、客观的保证和咨询活动,其目的是增加组织的价值和改善组织的经营,它通过系统化和规范化的方法,评价和改进风险管理、控制和治理过程的效果”,其中价值增值(value-added)是1999年修订内部审计定义时首次提出的,与IIA1990年的《内部审计师职责说明书》相比,内部审计的目的由“监督和评价”改变为“增值和改善”,其中增值是核心[2]。这标明内部审计进入了一个新的发展阶段,为组织“增加价值”成为引导内部审计活动的方向性旗帜。
企业的目标是价值最大化,企业的一切资源和活动都应该围绕这一目标,内部审计作为企业管理过程中的一部分,有参与价值创造的需求和条件。价值是从生产和销售过程中创造出来的,内部审计虽然不参加生产和销售活动,但它可以通过保护企业资产、减少组织风险、降低自身审计成本、提出有价值的建议、增加组织获利机会等活动来为企业增加价值。
增值型内部审计与传统内部审计在价值增值方面不同的是:第一,传统的内部审计不注重为组织增加价值,它开展的许多活动相对于增值型内部审计来讲是不增值,或者虽然增值,但由于所耗费的资源和成本大于增值所带来的价值,所以从整体上来说是不增值的;而增值型内部审计全面转变审计观念,不增值的审计业务尽量少做,能增值的传统审计业务尽量提高工作效率,减少资源耗费和成本,重点在大力拓展高增值的审计业务。第二,传统的内部审计部门是一个资源消耗者,是一个费用中心,它不直接给组织增加价值[3];而增值型内部审计致力于价值增值,它在消耗资源的同时,通过给组织提供有意义的审计结果或有价值的建议,直接给组织增加价值;第三,传统的内部审计为组织间接增加价值的事实往往受到忽视,由于它的定位只是一个费用中心,不计量收入,人们的计量记录只有内部审计花出去的钱;而增值型内部审计有所不同,它的定位是一个利润中心,成本的耗费有记录,为组织增加的价值也有衡量和记录。
二、企业物资采购合同中存在的问题及审计现状
经济合同是法人、经济组织等相互之间为实现一定的经济目的,明确双方权利和义务关系而以书面形式签订的协议。随着我国市场经济体制的逐步完善,经济合同在企业的生产活动中发挥着独特的作用。而物资采购合同是以材料、设备等为标的支出性经济合同,无论是数量上还是金额上都占经济合同中的绝大部分比例,其签订是否合理合法,履行是否到位,在一定程度上会引起企业成本与资金的波动,从而影响到企业的经济效益。
物资采购合同在签订、履行、结算等方面容易存在着一定的漏洞,主要表现在以下几个方面。
1.签订虚假经济合同,套取资金。物资采购合同主要是由企业的计划部门和物资、生产、维修、科研等相关职能部门负责签订的,如果缺乏监管,有些企业内部的合同经办人员可能会为了谋求私利与合同的对方当事人相互串通,签订虚假的经济合同,套取企业资金,给企业造成不必要的损失。
2.价格虚高,合同条款表述不清。很多企业在签订合同时缺乏必要的市场调研,对市场信息掌握不够,未按市场行情及时调整价格,应该采取招标方式而未进行招标,对价款组成部分的包装费、运输费缺乏明确约定等等。此外,合同条款内容未按规范进行表述,容易使合同双方在供货时间、标的物规格及费用的负担上引起不必要的纠纷。
3.合同条款执行不严,违约责任未能有效追究。有些企业物资采购合同条款中违约责任的规定形同虚设,不能严格予以执行,有些企业由于计划、仓储与验收、生产部门脱节,导致合同履行不力,甚至出现对方单位没能完全履约或者在货未到全的情况下全额付款的现象,给企业造成很大的经损失。
4.将自身具有加工能力的业务外包,导致资金外流。有些合同标的物的技术含量不高,在企业内部完全有能力完成,没有必要进行外包,但由于在合同审批管理环节上并不严密,出现企业现金流逆转现象。
我国大多数企业开展合同审计的时间不长,在实际工作中经常会遇到一些矛盾和问题,要作好物资合同审计工作,迫切需要处理好三个关系:
一是合同审计的需求与供给关系。事实上,企业内审机构对合同审计的重视程度不够,合同审计的力量薄弱,很多企业偏重于财务审计和基建审计,没有单独开展合同项目审计。因此,需要处理好有限的审计人员与大量、繁杂的合同审计工作量之间的关系。
二是事前审计与事后监督的关系。内部审计机构大多只是在物资采购合同履行完毕后进行事后监督,只起到一般性的检查作用,没有起到预防和控制的作用[4],对经济合同实施事后审计,不仅发现问题难,而且处理问题难,挽回损失更难。因此,需要处理好事前发现控制与事后监督处理之间的关系。
三是审计效率与效果的关系。经济合同,特别是物资采购合同的审计作为一种新的审计事项,财务收支、财经法规和经济效益三方面的内容兼而有之,科学的审计技术和审计方法尚在不断探索之中。因此,需要处理好保证审计质量、提高审计效率、减少内耗之间的关系。
三、对企业物资采购合同实施增值型审计的重点和方法
针对物资采购合同中存在的问题以及在审计时需要处理好的几个关系,借助增值型内部审计理念,对物资采购合同审计的重点和方法可就以下4个层面予以探讨。
(一)合同审计重心前移
增值型内部审计的目的是实现“改善和增值”,与提出并实施审计建议进而影响公司整体价值相比,为企业减少资金的流失,降低生产成本,进而提升产品价格竞争力,是一种更直接的增值途径。就物资采购合同而言,物资采购合同一经双方当事人签字盖章,法律生效,任何人难以更改。审计人员对合同的审计,必须在合同产生法律效力前进行。由事后审计向事前审计转变,能够体现内部审计的增值服务职能,是企业对内部审计的客观需要,也是内部审计的发展趋势。因此,重新设计审计程序,将合同审计重点从后端评价移向事前把关,具有及时性、主动性、预防性的特点,有利于发现问题,并及时进行更改,无疑是获取审计效果的最有力、最可行的途径。在物资采购合同审计中,应
采取事前、事中审计与事后专项审计相结合的审计策略。
签约审计——事前审计。其一,针对物资采购合同中盲目采购、虚假采购和扩大消耗、虚增成本等问题,为防止不合理的采购造成库存积压和损失浪费现象,按照先平库、后采购的原则,审查采购计划的真实性、合理性,提高资金使用效率;其二,贯彻订货选厂、产品选型、质量选优、价格选廉、运距选近、供货选快、服务选佳的宗旨,作好合同条款和价格的审计。
结算审计——事中审计。结算审计是物资采购合同价款或酬金支付之前的最后一关,针对经常容易出现的高于合同约定结算、不按合同条款履行、结算手续不完善、结算多付款等问题,应该以合同约定为依据,作到物资验收单、运货单、发货票与合同书约定“四相符”;入库产品的品种、规格、质量、价格与合同约定“五相符”。
消耗审计——事后审计。作为一种跟踪审计手段,主要目的是监督真实消耗,通过核实计划量与实际用量之间的差距,防止实物短缺、物资散失及变卖行为,实施专项审计并提出相关的管理建议。
总之,内部审计全面介入物资采购合同的签订过程,将审计重点前移,有利于将经济合同中隐蔽的权力公开化,集中的权力分散化;有利于成本费用的控制,最大限度地堵塞经济合同漏洞,有利于实现企业利益的最大化。
(二)实施信息化审计技术
物资采购合同审计涉及物流全过程,点多、面广、渠道繁多,这些都在客观上增加了审计工作的难度。随着网络技术的发展和计算机的普及,要在人员有限的情况下完成大量繁重的审计工作,必须采用信息手段为物资采购合同审计创造优越的条件,建立起具有较强操作性的审计工作平台。针对合同审计的特点,一方面,应进一步统一合同示范文本,实现实质性合同条款局域网络数据传输,建立合同审计部门与合同签订单位关于合同条款的网络接口,确保合同条款及时、准确的网络信息传递;另一方面,建立合同签审网络操作运行管理系统,实行网上合同签审制度,构建“不经审计,不得签订合约;不经审计,不得结算付款”的内部控制体系。
通过构建闭环回路,使签约审计和结算审计工作实现网上浏览,网上查阅,变人工核对为网上查看,变手工签字为网上点击,增加业务的公开和透明度,将审计人员从繁忙的工作中解脱出来,确保合同审计时效和审计结果客观公正。再进一步,合同审计职能还可以镶嵌在物资管理信息系统之中,物资管理信息系统中可建立计划管理、经营业务管理、库存管理、价格管理、供应商管理、配送管理、物资编码管理以及系统管理等模块。包括物资编码、物资需求信息、物资商情信息、合同文本、物资价格、库存物资信息等数据库。主要实现计划的网上传递与审核、采购方式的网上确定、订单的自动形成、价格的自动比对、合同及结算审批的网上控制、供应商信息的自动控制、网上招投标业务、各种信息的查询统计及报表的生成等工作。
(三)重点关注合同价款审计
增值型内部审计在确定审计对象时,往往关注高风险领域,不在低风险领域浪费时间,其出发点是,随着内外部经营环境的变化和新的审计技术的采用,原先一些潜在的经营风险已随着时间的推移而消散了。一个动态的企业应该有一个动态的风险态度,审计人员应该对非程序性、非常规性的事项更感兴趣,并通过实施审计来增加价值。正如ITTHartford保险集团总审计师HowrdMasbacher所说,其审计部“正努力对商业事务更加敏感”,“除非有商业风险,否则我们不会审计。我们的审计部要通过具体的、真切的披露为本公司创造价值[4]”
物资采购合同是一种支出性经济合同,从风险分析上看,在审计过程中,合同的标的、数量、质量、履约时间、地点以及履约方式等,基本上要按照《合同法》的规定,进行程序化的文本性审查,在采用合同文本网上传输和网上签审等信息化手段审计技术后,审计功能将作为物流过程的一个必经环节,虚假合同、履约不力等问题能够被内部控制系统发现并很好解决。同时,由于物资采购合同的履行将导致经济利益流出企业,价格的高低将直接影响着企业的经济利益,而合同的价格受供求关系以及市场行情的影响,变动比较频繁,是敏感因素,因此,也是审计中的高风险因素。
为确保物资采购合同价格审定的科学、合理与公平,可以根据实际情况,采取以下价格审查方法。
1.价格咨询法。对于价格变动频繁且市场用量较大的通用材料,以及价格相对公开的产品,利用上网咨询、电话咨询等方式,掌握当期价格的升降幅度以及变动因素,从而提供合理的市场参考价格。
2.中标价格法。按照《招投标法》的规定,对大宗物资、大宗材料,采取货比三家的招标采购方式,落实中标价格和中标品种。
3.最高限价法。对政府定价的产品,价格相对稳定且价值较低的物资,根据历史资料,直接实行最高限价。
4.价格库应用法。在建立管理信息系统的企业,凡是已经签约过的价格全部存放在价格数据库中,随时调阅、随时修正,实行自动比价。
5.成本测算法,对新产品和特殊加工制作产品,实施成本测算,依据产品科技含量和技术标准,测算人工、材料、机械费用,科学确定产品价格。
(四)发挥部门间协同效应
物资采购合同审计涉及的敏感问题较多,为减少内耗,适应开展具有建设性的增值型审计工作的需要,合同审计部门必须抛弃以往以查处问题为宗旨的审计理念和居高临下的审计方式,实行参与性的审计策略,既不可放任自流,也不能越俎代庖,注意原则性和灵活性的合理运用,以取得被审计单位的支持和理解,与被审计人员建立良好的人际关系,一起探讨改进问题的可行性和应采取的措施,及时将审计成果转化为经济效益,并带动企业内部管理的同步发展。
首先,要正确处理审计部门审计与合同主管部门审查的关系。审计部门与合同主管部门两者是相辅相成的关系,共同的目标是把企业的物资采购合同管理工作做好。在具体工作上,应各有侧重。合同主管部门主要负责合同的谈判、起草,负责合同条款内容的审查;审计部门作为经济监督部门重点应放在合同价款、标的金额的审计上,对有问题的合同条文有修改建议权,对合同价格不合理的有权建议变更,同时对合同主管部门的合同管理工作进行监督。
其次,要正确处理审计部门与经办单位(物资供应、建筑施工等)的关系。合同经办单位是经济合同的当事人,最了解物资产品的性能、用途及消耗使用各环节。在审计过程中,应让经办单位人员参与到内部审计中来,充分听取并尊重经办部门、经办人员的意见,避免主观武断和。审计部门的审计目标与经办单位的组织目标也是一致的,通过审计,不仅要善于发现问题,更要善于解决问题,为经办单位降本增效提供服务。
参考文献:
[1]黎英.现代企业内部审计的新态势.财经论丛[J].2005,(4):59-65
[2]AnthonyWalz.AddingValue-creatingValueHasBecomeaMatterofSurvival.InternalAuditor[J].1997,(2)
[3]詹姆斯.罗瑟,四个革新型审计部门的增值方法[M].倪卫红,贾文勤,译.北京:石油工业出版社,2002.
关键词:大额物资;采购;审计
中图分类号:F239 文献标识码:A文章编号:1006-4117(2012)03-0112-01
大额采购是指以购买、租赁、委托或雇用等方式获取单位价值或批量价值金额较大的货物、工程和服务的行为。它可以通过批量采购节约支出,还可以通过招标等集中采购方式,改变过去分散采购下的“暗箱操作”,增加透明度,实现廉政的目标。但是大额采购要实现这些目的,除了要有一套行之有效的管理机制外,还需要完善的监督机制,使物资采购开支不仅合理、合法,而且经济有效。本文就大额采购审计的内容及审计程序和方法等问题略作分析和探讨。
一、抓好大额物资采购内部控制
首先,对大额物资采购内部控制制度进行评审,主要审查大额物资采购内部控制制度的健全性、合法性和请购、询价、谈判、采购、验收、付款等关键环节控制措施的严密性、操作性。大额物资采购内部控制制度不能存在盲区,对采购频繁、需求量大的,应该把采购项目起点金额调低,补充制定集中采购物资目录,使内部控制制度全面覆盖大额物资采购项目。其次,对大额物资采购内部控制制度执行的有效性进行审查。第一步,审查大额物资采购项目的程序文件,通过检查、函证等方法,验证文件记录的真实性以及是否存在先采购后补办手续的问题;第二步,审查是否存在已入账但未按程序执行采购的大额物资项目;第三步,审查是否存在虚构事实或化整为零的大额物资采购项目,逃避招标投标及监督;第四步,审查监督记录及监督效果。
二、对采购程序的环节开展审计
首先,抓住采购计划的编制和审批环节,对采购计划编制依据、计划审批程序、采购方式、供应商选择等运作程序的规范性进行审计。一是审查项目是否有计划,计划是否经过大额物资采购委员会审核和局领导批准;二是审查是否有预算,预算是否得到批复;三是审查采购方式是否恰当、是否符合大额物资采购管理的相关规定,;四是审查供应商的确定是否合理、合规,是否经过招标或竞争性谈判程序且同质低价,采用唯一供应商采购方式的理由是否客观、真是。其次,抓住询价和谈判环节,对采购方式、供应商选择等运作程序的规范性进行审计。一是审查询价小组的组成是否合规;二是审查询价的范围是否合理;三是审查供应商资质是否达到要求;四是审查报价记录是否完整清晰、便于比价;五是审查谈判程序是否合规、真是,报价信息是否保密等。第三,抓住采购合同审签环节,对合同的合法性、风险性、完整性进行审计。一方面要注重对合同本身的审查,即查看合同的条款是否完备、合法,合同的内容是否达到双方均衡受益,有无损害需求方利益的条款。同时也要注意有无明显不利于供应商的条款。如果存在这些现象,就应考虑进行延伸审计,查明原因,看是否有人情交易、权钱交易等其他的情况存在。另一方面,要注重对合同执行情况的审计,审查有无擅自变更或者终止合同的情况,审查采购管理委员会在发现合同履行将损害国家和集体利益时是否及时按程序终止合同的执行。违约时,审查违约原因,并追究过失部门及人员的责任。第四,抓住采购计划的执行环节,对采购价格、质量、数量、票据、付款等进行审计。一是审查发票及附件是否真实、合法、完整;二是审查发票数量是否与验收单、发货单及合同相符,如果存在变更是否经过采购管理委员会批准;四是审查商品质量是否有质检报告或产品合格证;五是审查付款情况是否按合同约定付款,付款的申请、支票开具、办理结算、记账是否由不同部门的不同人员担任,是否存在重复付款或多付货款现象;六是审查供应商名称是否与谈判记录相符。
三、对大额物资采购审计的一些体会
(一)营造环境是关键。有人认为采购审计是重复劳动,已做过询价,何必再审查。凡此种种都不利于大额物资采购审计工作的顺利开展,应提高对权力制衡、审计监督、管理规范等重要性的认识,建立一种自觉接受审计、接受监督的审计文化、监督文化,营造良好的环境。
(二)人员技术是基础。因为市场行情变快、价格差异大、产品种类繁多、选择余地大,另外不同规格品牌产品的稳定性、售后服务、部件配置、保修期等差异大、信誉度不同,所以,大额物资采购审计工作难度大、技术要求高。在产品性价比方面,审计人员对产品性能、市场价格没有全面的了解,很难说服别人;对高科技产品,审计人员没有相关的专业技术和知识,询价和审计都难以开展。因此,大额物资采购审计对专业技术知识以及审计技术手段等提出了更高的要求。
(三)程序规范是保障。大额物资采购审计要有规范的审计程序和审计方法,统一规范审计表格和文书格式,使大额物资采购审计程序、方法科学合理,提高大额物资采购审计质量,促进大额物资采购审计规范化建设和持续发展。
一、通过政府采购选择中介机构
审计、财政机关要根据政府投融资建设项目审计计划和审计工作需要,综合考虑社会中介机构的规模、工作业绩、技术力量、服务质量、社会信誉、人员结构等情况,遵循公开、公平、公正、诚信原则,通过政府采购选择中介机构。同时建立中介机构信息库和审计人员专家库,参与审计项目的从机构库和人员库中随机抽取,保证审计质量。
二、加强对中介组织和人员的指导和考核,规范审计行为
审计、财政机关对中标的中介机构派出的审计人员,要进行审前培训,使其掌握审计、财政法规、规章,审计思路、取证方法以及操作规范等内容,提高中介机构参与审计的水平和能力。中介机构审计人员不能认真履行政府采购合同规定的审计职责的,中介机构要在一周内调换人员。
审计、财政机关要强化对中介机构的指导和管理,按照审计项目建立台账,动态反映中介机构及参审人员的履约意识、业务能力、工作效率、职业道德、廉政建设等相关指标。强化对中介协审项目的的质量考核,制订考核制度,通过对中介机构的动态考核,实行动态排名,对动态考核中不合格的,将中止合同,取消其参加下一轮中介机构协审项目政府采购活动的资格,促使中介机构提高审计的能力和水平,最大程度地发挥中介机构的作用。对审计复核中发现误差率较高的、无正当理由未在规定期限内完成任务的、参审人员不遵守职业道德违反廉政规定等情况,审计、财政机关按合同约定取消审计委托,没收履约保证金,不支付审计费用,情节严重的,可建议有关部门追究责任。
三、强化质,控制、廉政建设.防范审计风险
审计、财政机关要强化政府建设审计项目的质量控制,要求中介机构必须严格按照审计财政机关工作程序和作业规范对政府投资项目实施审计,并重视对项目管理及投资效益的审查,政府建设项目审计报告要严格实行“三级复核制”,确保审计证据充分有力,审计报告真实可靠,审计意见恰当可行,确保审计项目质量,防范和降低审计风险。
廉政建设是审计工作的生命线,中介组织及参审人员必须严格执行审计“八不准”的规定,全面履行自身廉政承诺。审计、财政机关要加强对中介机构及参审人员执行廉政纪律的检查,一旦发现有可能影响公正执法、隐瞒被审计单位违反国家法纪问题或泄露被审计单位商业秘密的,造成审计结果重大错误的,要按照合同追究违约责任,涉及违法违纪行为的移送相关部门进行处理。