高校数字档案馆建设精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇高校数字档案馆建设范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

辽宁大学历史学院， 沈阳 110036

[摘要]高校数字档案馆是学校应用现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆。当今的高校机构以及其相应的教育体系越来越与科学技术密切联系，在信息时代的潮流下，高校数字档案馆是必然趋势。

[

关键词 ]数字档案馆；高校；建设策略；信息技术；数字化

新阶段的数字信息技术涉及到社会的各个角落，高校数字档案馆是“数字化校园”的重要组成部分。高校数字档案馆是在现代数字信息网络技术的基础上，“利用数字化手段进行存储，以综合档案信息资源为处理核心，以超文本技术进行信息查询，以高速宽带通信网络设施连接到全球各地，并对学校所有档案资源进行有效地组织管理，以更高的效率将档案信息提供给每一个利用者的一个基层的学校档案数字库。”[1]

近几年，高等教育改革促使网络教学的发展。各种课件、网络课程、视频教学等现代方式的出现，新的教学方式对数字档案馆的建设有了新的要求，而且高校出现异地办学、合并办学和合作办学的现象，因此一些高校已突破了在空间上相对集中的教学模式和组织构架，促使档案信息的结构要素也呈现多元化的现象。

一、信息资源建设策略

数字信息资源以计算机技术和多媒体技术为基础，以数字形式存在的一种计算机处理信息形式。高校建立档案数据库，如学生教务系统、校园网信息系统、科研管理系统等，学校的教学、科研、管理等方面的纸质文件及办公自动化系统中的电子文件甚至是网站网页上的正式的电子公文及校园工作信息，学校活动的宣传报道等都属于数字信息资源。因此数字信息资源需要收集与利用的，尤其是科研成果论文、论著等学术成果，都要进行收集、整理和利用。

1.信息资源数字化策略。高校数字档案馆信息资源丰富，比如说学生档案、教工档案、科研档案等等，建设这一过程需要数字化信息生成技术来进行。信息资源数字化包括文本和多媒体的录入和采集。主要应用于传统档案的信息资源数字化和文本和多媒体信息的数字化。

2.信息资源存储策略。包括媒体的保存、更新、迁移和转换。

3.信息资源共享策略。由于高校数字信息涉校内事务多方面，因此需要全校各个机构的合作来保存数字信息，来实现信息资源的共享，因此建立一个统一的档案管理系统平台是建设数字档案的前提条件。

二、组织与管理协调策略

我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各级别类别的档案机构应具备相应的机构设置与管理职能。而网络平台的的广阔性，并且在存储容量大具有优势，因此需要专业的组织与管理，决定了数字档案馆组织与管理的特殊性。

1.组织策略

（1）组织体系。从全校档案资源整合和档案事业发展的角度来看，数字档案馆贯穿于高校信息资源之中，因此，从统一的规划和部署的标准来完善高校档案行政管理。

（2）组建方式。“高校数字档案馆资源的统一管理、永久保存和有效利用是组建数字档案馆的根本出发点，统一管理取决于标准体系的建设，永久保存主要取决于数字档案馆的技术支撑体系的建设，而有效利用则取决于档案资源的整合、集成与共享的程度。”从国家档案事业发全局看，建设高校数字档案馆需要在国家档案局的统一领导下，依照规定，实行数字化档案信息的收集、整理、存储、管理、提供利用、搭建平台、系统运行维护以及数据组织、数据存储、数据访问等技术标准和管理规范，以此形成高校数字档案馆的基础体系结构。

2.管理策略

建立数字档案馆需要具备完善的管理体制和合理业务标准。包括标准化与规范化管理、档案管理自动化、档案信息管理系统和管理服务体系的建设。

三、技术应用策略

高校数字档案馆的建设与发展，数字资源的组织与存储等涉及了顶层设计、海量数据存储、知识数据管理、多媒体数据检索访问、数字资源长期保存等专业技术，数字档案馆的顺利运行需要大量的先进技术来获得保障。

1.顶层设计技术与方法

顶层设计是一种体现总体管理过程的设计方法（Top-Down）。顶层设计要求以整个学校的角度考虑用全局视角去设计数字档案馆的方案并实施，并且体现整个数字档案管理机构的系统性，制定和明确任务目标。顶层设计的全局性与发展性能够有效保障数字档案馆的建设。

2.海量数据存储技术

随着校园数字化的不断深入，各类归档的电子文件日益增多，海量信息存储的需求在不断增强，这不仅需要用海量存储设备进行存储备份，更需要提供数字化档案信息的网络化服务利用。这就需要借助于网络的在线存储技术以获得更可靠的、更安全的存储空间，提供更快速的访问。其中包括直接附加存储（DAS）技术、网络附加存储（NAS）技术、存储区域网（SAN）技术、内容寻址存储（CAS）技术。

3.知识管理与数据挖掘技术

随着高校的发展，校园积累的档案数据量迅速增长，面对校园档案馆保存的海量数据，需要考虑如何运用数据挖掘技术与知识管理的相关知识，对档案数据进行分析、整合、挖掘与共享，充分发挥档案的价值，为高校活动提供知识服务。

4.多媒体数据访问和检索技术

多媒体档案将会逐渐成为高校数字档案馆中重要的信息资源，如教师授课课件及视频、校园宣传片、高校历史等。基于内容的信息检索（Content-Based Retrial）是一种新的数字资源检索技术，是对多媒体对象的内容及上下文语义环境进行检索。主要包括三种类型：基于内容的图像检索、基于内容的视频索引、基于内容的音频检索。

5.数字资源长期保存技术

高校数字档案馆建设需要对其数字资源的长期保存。数字档案馆的长期保存主要应从应用系统的软件和网络存储的硬件来研究。

6.服务导向体系架构技术

SOA（Service-Oriented Architecture）是一种面向服务的体系架构，能够支持系统架构者从面对业务需求的变化，帮助系统架构者站在一个新的高度理解复杂系统的各种组件的开发与功能部署形式，以迅速的方式来架构整个信息系统。基于SOA技术架构高校数字档案馆的关键在于提供各种“服务”，即系统中精确定义的、封装完善的、独立于其他服务所处环境和状态的函数。支持多个实体档案馆基于统一的数字档案馆服务平台来开展现代档案管理的综合业务工作。

四、保障策略

1.安全保障策略

在数字档案馆需要解决网络信息安全的问题。要解决这类问题，需要加强档案信息资源安全保障技术的研究，来保障档案资源的原始性、完整性、真实性。入侵检测技术、容灾技术、防火墙技术、数字水印技术以及加强对重要数据的备份工作，都是维护信息资源安全的重要措施。

2.人才策略

“数字档案馆的建设和运行需要人才力量的支撑，包括信息主管、网页编辑人员、数据处理人员、信息鉴定人员、在线服务人员等，进而打造满足数字档案馆建设需要的人才队伍。”所以，首先要培养和引进理论与实践相结合的知识技术型人才，并且不断进行档案信息技术及理论知识的学习与培训，在整体层次上提高工作人员的素质。

高校数字档案馆则是将学校里的各项事务、教师与学生的档案资源等材料进行数字化，存于计算机之中，然后再向校园网中，以数字档案的形式向全校师生甚至是全社会提供查阅利用。如何在信息时代建立一个高层次、专业化、服务型的高校数字档案馆应当值得人们去关注。

篇(2)

〔关键词〕数字化；档案馆；实施策略

数字化档案馆是档案信息化的重要组成部分，是未来档案馆的发展方向。构建高校数字化档案馆，能够实现档案信息资源的有效利用和共享，最大限度地发挥档案信息的作用，为学校的改革和发展提供优质服务，是实现高校档案现代化的必然趋势。将会给高校档案工作带来新的机遇，也给档案工作者带来新的挑战。

1 数字化档案馆要实现的目标

数字化档案馆是在互联网上形成一个超大规模的高度有序分布的档案资源库群，各信息资源库群通过计算机网络的联接和应用软件的集成，组建成一个超大数字档案馆，使档案利用者可以在整个网络上进行信息查询，没有时间和空间上的限制；通过对数据有效的组织和挖掘，可以为生产、管理和决策提供必要的依据；通过网络向政府和社会各界提供优质高效的服务［1］。数字档案馆就要实现馆藏数字化、馆务自动化、传输网络化、服务在线化和信息共享化。（1）档案业务流程处理自动化。档案管理部门用数字化手段对档案业务流程进行管理，对各归档单位形成的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案实行网络监控、接收和归档，实现文档一体化管理。（2）馆藏档案数字化。数字化档案馆将原始文献信息资源存储在硬盘、软盘、光介质之中从而形成各种数据库，馆藏档案信息只有经过数字化，才能通过计算机和校园网络实现资源共享。（3）信息传递网络化。在信息资源存储数字化的基础上，数字化档案馆还需要依靠电子通讯手段，特别是网络技术，将档案信息在网上传输，用户通过网络实现异地利用，成为互相联结、互相配合的整体。（4）信息资源共享化。数字化档案馆在充分开发利用馆藏资源的同时，将分布各地的信息资源连接起来，形成一个巨大的信息空间，满足社会需求，实现真正意义上的信息共享［2］。

2 数字化档案馆建设对高校档案工作的作用与影响

2.1 数字化档案馆与传统档案馆相比有着巨大的优势数字化档案馆通过计算机网络获取馆藏信息，存储量大，占用库房空间小；通过计算机网络联接形成一个完整的系统，传输快速，检索、利用便捷，减少了对纸质档案的调卷、查阅，保护了纸质档案；能够通过网络实现信息资源共享；服务质量、提供信息的深度和广度都有很大的提升。

2.2 构建高校数字化档案馆是国家档案事业发展的需要随着高校各项事业的发展，信息量不断增加、信息传递大幅度提高，需求量也急剧上升。构建高校数字化档案馆有助于国家综合信息系统的组建，也将极大地增加整个档案信息系统的功能和与其他信息系统的联网能力［3］，是我国数字资源建设开发利用的基础，是加快我国档案信息化步伐的需要，是国家档案事业发展的需要。

2.3 数字化档案馆最大限度地发挥馆藏档案的作用

随着高校档案信息化建设的推进，学校在教学、科研及管理等方面产生了大量的数字化形态的档案信息，及时接收各类有保存价值的电子档案，对档案信息资源进行有效的数字化处理。对于非保密的档案信息，利用网络、传播、交流，拓宽服务范围；用户充分利用网络与档案馆沟通，从封闭走向开放，满足了查阅者的需求，最大限度地发挥馆藏档案的作用［4］。

2.4 数字化档案馆对高校档案工作产生积极的促进作用数字档案馆的独特形式对信息服务将产生深远的影响，使档案管理者的观念发生了根本性的变革，对档案管理体系、管理流程、服务方式及信息资源的保护都提出了新的要求。档案馆为各部门兼职档案员设置权限，各部门根据自己的权限范围收集与本部门相关的档案信息数据，按照相应的格式传输到档案管理系统数据库中，使档案馆成为档案信息中心，提升了档案馆的职能地位，提高了档案服务的地位和被重视程度，极大地推动档案工作的发展。

3 高校数字档案馆建设的具体实施策略

数字档案馆是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，也就意味着对档案工作、档案工作者提出更高的要求。

3.1 高校数字档案工作

3.1.1 数字化档案的收集

高校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息、系统和网站，每年都产生大量的数字文档，涉及教学、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能统一管理。通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确认有保存价值的电子文件，通过校园网再传输到档案管理系统，通过设计好的程序对其进行自动鉴定，并进入档案馆监控网络中；对于各部门使用的办公软件，产生的非结构化文件也应定期通过网络移交到档案馆。

3.1.2 数字化档案的管理

高校数字档案馆要建立档案管理工作的自动化系统。实行计算机辅助立卷，运用计算机技术对档案工作的全过程实施自动化管理，其功能涵盖对档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、、利用以及数字管理全过程。建立数字档案设备与信息安全管理体系，防止信息丢失、被非法更改，使数字档案具有可读性、可利用性，确保信息的保密与安全。

3.1.3 数字化档案的利用

高校档案馆通过数字校园平台，运用自己的网页和服务器，实现远距离、快速度、高质量地传递档案信息，供广大利用者查阅。网上利用工作主要使用高性能的计算机作为WEB服务器，通过校园网开展电子检索服务，在各高校之间互传、互换信息；联机建立用户使用情况文档，实现资源共享［5］。

3.2 优化馆藏档案资源结构

3.2.1 馆藏档案数字化

把馆藏纸质档案、实物、声像、各种基建图纸全部数字化。首先，把档案信息目录录入档案管理系统数据库，然后，通过扫描将档案全文信息以图片形式存储到光盘、磁盘中，上传到数据库。

3.2.2 与办公自动化系统有效接轨

在数字化校园建设过程中，学校各个职能部门相继建成了办公自动化系统，这些系统产生的有价值的信息资源通过一个数据接口自动转入档案管理系统，档案管理系统对这些系统中的数据进行采集、处理、分类、加工，实现一体化管理。因此，要建立档案管理系统与办公自动化系统的无缝衔接，形成完整的信息体系［6］。

3.2.3 资源库建设

档案资源库是国家基础数据库的组成部分，是高校各部门支持决策、管理和满足广大师生及社会档案利用者的基础。所以必须在规范化的基础上，投入足够的人力、物力，建设高质量的资源库。在完成文件目录、重要档案全文信息数据库的基础上，建立相应的数据库，便于信息的检索、浏览和处理。如，建立党政档案数据库、学生档案数据库、教学活动数据库、重大科研成果档案数据库、档案编研成果数据库等。

3.2.4 档案信息结构升级

数字档案馆信息资源不但要达到齐备的门类、一定的数字规模，更要使数字化档案馆资源建设突出重点、层次清晰、不断充实新的内容。加快信息结构升级、有效提升信息之间的关联度，满足用户需求［7］。一是从大量的档案信息中就某一专题或主题提取相关的信息，提供信息服务，实现档案信息潜在的价值。例如，举办建校以来照片专题展，建立体育荣誉二级档案馆，借助校史馆开设历史沿革、学科建设、知名专家、党建工作、学生活动专题等。二是对馆藏档案信息进行分析、选择、组织、提炼、加工，进行深层次的开发和挖掘，形成新的信息产品，使档案信息的服务更具有深度和广度。三是充分发掘教学、科研特色，广泛征集校内外、国内外有价值的信息资源，获取“原始记录”、“第一手材料”，运用校园网和档案管理系统进行数据转换，运用互联网实现共享。四是加强校内各部门之间、校际之间、学校与社会各界的横向联合，形成一个完整的体系，实现信息资源的互补，使信息资源丰富、系统，满足多层次、全方位的需求。

3.3 数字档案馆个性化服务

3.3.1 加强信息意识

数字档案馆个性化服务就是利用计算机网络为用户提供充分的信息服务，满足其个体信息需求。档案人员要更新观念，加强信息意识，积极主动地去挖掘、搜集有利于档案工作开展的各种信息，具有超前意识，敏锐地感受社会信息的变化。努力学习信息知识，提高信息能力，对信息进行监督管理、集中控制、提供传递，确保信息完整、准确、可靠。学习计算机技术、网络技术，具备对档案信息分析、处理能力。

3.3.2 提高个性化服务水平

数字档案馆以用户为中心，根据用户希望的时间和地点满足其对档案的信息需求，根据个人的习惯、专业等要求提供信息，各取所需。通过信息分类定制、信息推送、信息智能、信息检索、呼叫中心等方式［8］，为用户服务。只要通过网络上的个人电脑就可以成为数字档案馆的服务对象，用户可以利用档案馆的客户机进行网上咨询、发送电子邮件等，自由地查询网络上的信息，不受时间、空间和信息量的限制。档案馆定期或不定期地向档案信息用户提供新的档案信息，为用户进行跟踪服务，建立档案用户反馈机制，发现不足，提升质量，满足档案信息用户的个性化需求。

3.4 数字档案信息风险对策

高校数字档案馆建设的目的是将数字档案信息在网上进行传输，实现档案信息资源的共享。然而，共享和安全是一对难以调和的矛盾，解决信息安全问题至关重要。

3.4.1 系统安全对策

采用安全性能较高的操作系统，高性能的服务器、计算机软件、硬件，高可靠性的数据库管理系统。

3.4.2 管理安全对策

（1）加强安全保密意识

高校数字化档案信息的内容涉及高校的教学、科研、管理等各个方面，其中有很多属于密级材料，因此，档案工作人员应树立高度的安全意识，严格依据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案安全工作的方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作，确保档案信息的安全性和完整性。

（2）制定相关的制度、标准

结合国家及本地相关的数字档案文件、结合本部门的实际及数字档案馆的特点，制定相关的制度、标准。例如，数字档案鉴定、备份制度、数字档案网络管理制度、数字档案管理标准、数据库标准等。保证制度到位，责任到人，严格管理。

（3）侵权风险措施

必须认真采用身份认证，加强用户使用管理，资源授权管理，保护利用者隐私。只有授权用户才能按照授权范围通过客户端应用程序进行数据处理工作，其他人无法操作系统。采用知识产权相关声明规避侵权风险，保护知识产权［9］。

3.4.3 技术安全对策

对数字信息进行安全维护，保证数据安全传输，未得保护的移动设备、来历不明的软件不许接入档案馆网络；定期检查、安全升级、软件补丁，确保数字化档案不受恶意侵害；档案馆内部的数据库和电子文件的局域网要切实与外网实行物理隔离，密钥管理；在网上提供公开档案信息服务的，采取防火墙、数据备份等防护措施，档案馆信息系统遭到人为或自然灾害时能够及时有效恢复，非公开的档案信息一律不得上档案馆以外的网［10］。通过风险评估、安全检测、判断，实现网络主动防御、主动安全保护。

4 结 语

数字时代，知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，档案的信息化、现代化也对数字化档案馆提出了迫切要求。无论从社会发展的目标需要、科技发展的实现可能，还是从建成以后所带来的巨大社会效益和经济效益，数字化档案馆是一项功在当代、利在千秋的伟大事业，时代使然，势在必行。高校档案工作者要更新观念，加强学习，掌握新形势下档案工作的业务知识，提高计算机技术、网络技术水平，以适应数字档案馆建设的需要。

参考文献

［1］杨桂明．数字档案馆及其应对实施方案［J］．档案学通讯，2004，（3）：89．

［2］张清莲．论高校数字化档案馆建设［J］．太原师范学院学报，2009，（1）：171-172．

［3］倪佳．数字档案馆环境下的档案信息服务模式研究［J］．黑龙江档案，2010，（2）：12．

［4］郭未艾．高校档案馆数字化建设建议［J］．科技信息，2008，29：631．

［5］禹志梅．高校数字化档案建设的可行性研究［J］．科技与经济，2006，（3）：41．

［6］祖庆芝．数字档案馆建设［J］．中国档案，2011，（3）：29．

［7］张东华，姚红叶．信息生态视阈下数字档案馆信息服务研究［J］．档案学通讯，2011，（5）：58．

［8］蒋春岗．个性化服务：数字档案馆用户服务拓展新趋向［J］．档案，2008，（3）：47-48．

篇(3)

关键词：高等学校 数字化 档案馆建设

在知识经济时代，知识将视同物质和能源成为未来社会的最主要资源之一，它决定着一个国家的盛衰和民族的存亡。档案馆是信息资源的聚集地，特别是高校档案馆，其集中了教学、科研、财务、外事、党政管理、基本建设等各种门类的信息资源，在我国的教育事业乃至知识经济格局中都有着重要的地位。高校档案部门作为一个信息服务机构要积极实现档案馆的数字化建设。

所谓“数字化档案馆”是指以数字资源主要采集对象，实施档案的数字化存储、管理、维护及提供数字档案信息的网络传输、利用服务，并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆。它是传统档案馆的延伸，是传统档案馆利用现代化信息技术获得自身发展的产物。只有实现信息存储数字化、信息资源共享化、信息传播网络化及提供利用多元化，才能最大限度地发挥档案的作用，为学校的改革和发展提供优质的服务。

一、必要性与可能性

1.必要性

实体档案馆在发展过程因自身固有特性的原因遇到难以回避的问题：

库存空间不足，需要探求新的存储技术；

查找利用困难，效率低下，需要寻求新的提供利用手段；

原件利用频繁，易损毁，需要在提供利用与保护原件之间寻求平衡点；

各机构形成了大量电子文件，档案馆需要对其进行有效的管理与控制。

我校档案馆在整个学校工作中的地位是校史校情的宣传、展览，教学、科研成果的展示，学生信息的提供等，是展示学校现代化管理的一个窗口。要创建优势明显、特色鲜明的国内知名大学，不仅要求教学、科研一流，服务、保障也应是一流的，数字化档案馆的建设是知名大学创建过程中必不可少的一环。与学校的其他服务机构相比，我校的档案馆建设相对滞后，由于档案馆建设的滞后性，已经或有可能造成危害或不良后果。随着学生规模和教学、科研业务量的不断扩大，档案数量也急病剧啬，对大量的文书、教学、科研、基建档案实行数字化管理成为必然。实践表明，这对节省档案存放空间，提高档案查找、检索、复印效率，实现资源共享以提供教学、科研、服务师生应用等，都起到了积极作用。国内一些知名品牌大学档案馆建设已初有成效，全国很多一流高校在“十一五”期间建设了数字化档案馆，也有很多高校将数字化档案建设纳入了“十二五规划”如：北京大学：将其馆藏档案进行了数字化，并在网上公布，起到了宣传校史校情的良好效果；浙江大学：多媒体档案数据库已经建立，并可提供网上查询利用。浙江工业大学：数字化建设已经开展，在其“十二五”规划中，数字化建设是其主要内容。

2.对于我院数字化档案馆建设的可能性做以下几点陈述：

档案馆自身建设具有了一定的基础；

学校整体数字化建设、网络建设提供了良好的条件；

省内其他学校在数字化档案馆建设中积累了一定的经验，可为我校建设所借鉴；

数字化档案馆建设是档案界探讨的一个热点问题，在国内外均有成功的案例，并逐步形成了系统的理论。

二、建设目标与功能定位

总体目标：通过数字化档案馆的建设，实现档案馆管理的现代化、服务的网络化、信息的开放化，使档案馆成为学校对内服务、对外宣传的一个窗口。建设多媒体档案信息资源管理系统，并开发利用好系统的各项应用功能。

具体目标如下：

馆藏资源数字化，实现对珍贵档案的保护。

提供利用网络化。建立档案主页和服务器，实现在校园网内（或Internet）上相关档案信息的时时查询与利用。

电子文件管理系统建立，实现电子文件的网上接收与全文管理，建立档案数字化标准。

三、建设步骤

1.硬件设施的投入

建设数字化档案馆，首先需要相应合理软硬件资金投入，在先期调研的基础上，选择性能和价格比相对高的产品，合理配置相关设备，实现互联计算机档案数据的相互共享，在硬件方面包括：

数字化转换设备：主要有扫描仪、数码相机、缩微设备；

数字化存储设备：主要有光盘塔、磁盘阵列或磁带库；

接收、查询利用设备：主要有服务器、打印机、网络辅助设备、计算机终端。

2.馆藏档案数字化

在进行必要的硬件投入之后，从理论上讲，可以开始进行馆藏资源的数字化转换，但考虑到成本效益问题，应该分步骤进行，具体来讲可从以下几个步骤入手：

（1）数字化对象的鉴选

即哪些档案优先数字化，一般来说，珍贵的档案、利用率较高的档案应作为数字化的首选，同时，那些对宣传校史校情有重要作用的图片，也应该优先数字化。

（2）数字化转换

即通过扫描仪、数码相机等转换设备进行数字化转换。在转换过程中，应从利用的角度考虑分辨率的问题。

（3）数字化存储

这涉及两个问题，一是经过数字化转换的档案以什么格式进行存储，是图像格式还是文本格式；二是对经过数字化转换的档案进行著录，采用什么方式进行著录，是MARC格式、HTML格式还是XML格式。

在档案数字化过程中，充分结合档案数字化建设中的现状与问题注重档案数字化网络工作流程的优化。

馆藏资源数字化之后，如果不进行有效的管理、建立数据库系统，那么数字化也就失去了意义。应该说，馆藏资源的数字化与数据库系统的建立应该是同步的。数据库系统包括两部分：一是数据库，二是数据库管理系统。

由于学校档案类型的多样性，在建立数据库的过程中，就必须建立多种数据库，如：教师科研成果数据库、学生成绩数据库、人事数据库、基建、设备数据库等。这些数据库应考虑到与原有数据库的兼容问题。

在选择数据库软件的过程中，应考虑到学校自身的状况，先进性和适用性相结合，对一些数据量较大的数字化档案应避免如FOXBASE等小型数据库。同时开发专用软件，实现软件技术同步发展。

四、建设关键、难点与前瞻

在完成数字化转换之后，选择何种存储格式，将成为一个难点，需要论证。特别是在后期电子文件接收系统建立、完善后，如何将原有的可能是图像的格式与后来的文本格式进行有机的结合，并且不会造成利用上的障碍，可能是在数字化档案馆建设过程中需要注意的一个问题。

由于学校档案可能涉及隐私问题、著作权问题等法律问题，因而必须在安全保密问题上采取有效措施，利用权限控制是一个可以采取的手段，但在学校范围内，这种手段仍有可能失控。

系统建设的成败关系整个数字化建设的成败，在系统建设过程中应多方取长补短，注意与学校已有系统的结合，可与软件公司合作开发，重要的是培养自身的系统建设人才。

目前的大部分数字档案系统普遍注重的是业务层面的整理功能，利用功能则主要表现在在线查阅和借阅登记等，基本上是将手工整理档案搬到了计算机上，这样的数字档案系统只能算是档案辅助整理系统。在后期的工程中，应着重使数字档案系统成为档案专家系统，增强系统中统计和分析的功能，开拓更为专业、有效、简便、迅捷的查询和利用手段，提升数字档案馆的整体水平。

小结

数字化档案馆是档案馆发展的方向，是科学技术特别是信息技术发展对档案管理的要求。数字化档案馆建设势在必行。高校有基础、有能力走在全国数字化档案馆建设的前列，要充分发挥高校的优势，做好数字化建设工作，为学校发展提供更优质服务。

参考文献：

[1]刘庆广.数字化档案馆的涵义、特征及建设举措.山东档案，2010.2

[2]尹.太原市城建档案馆档案数字化建设——传统档案向数字档案转化中的四级质量管理.城建档案，2009.9

[3]郑宏.数字档案建设面临的难题分析.黑龙江档案，2011.1

[4]杨秉光，王咏梅.企业数字档案系统的建设研究——江苏省电力公司数字档案系统案例研究.中国档案，2010.7

篇(4)

关键词：高校档案；数字化；信息化；档案管理

如何构建准确、安全、标准化的档案数据库，实现档案现代化管理和数字应用，根据本单位的数据库建设实际工作，笔者建议，可从以下几个方面入手：

1 基础设施现代化

基础设施主要包括：联通行业或单位的电脑、打印机、扫描仪、wep等相关信息化办公设备。这些是信息化的基础，是档案数据化建设和发展的必备物质条件。

基础设施是工具，是为档案数字化建设和应用服务的。充分利用现代信息技术提供的手段和平台，改造传统档案业务处理模式和方式，从而提升业务的处理效能，提高档案的利用率，是档案界所不断追求的。多年的实践经验告诉我们，要想走档案现代化建设之路，实现档案数据库管理应用，就必须要有相应基础设施。

2 档案信息电子化

档案由载体和信息两部分组成，档案的本质是信息而不是载体，在建立档案数据库前，载体和信息是不可分的。随着高校办公自动化的普及，网络功能的扩大，各部门产生了大量电子档案，这些电子档案就是档案数字化的基础和资源，比如：招生信息、科研信息、教务信息等等。数字化的前提是要建立数据库，数据库的信息来源有两个路径。一个是将馆藏实体档案全文内容转换为数字信息，也就是对馆藏档案加工扫描数字处理，形成档案数据库，并在此基础上进行二次、三次文献加工；二是网络环境下，接收现代办公条件中新产生的电子档案和数据库。把大量的电子档案信息资源收集后转入数据库，或是直接拷贝建库是档案界值得借鉴的。近几年，随着网络备份技术的提高，采用自动化系统采集和数据导入档案信息，是档案收集的快车道。也就是将办公自动化系统产生的大量电子文件直接生成数字档案，经归档处理后可直接将其建库存档或放到web服务器上。

3 档案管理规范化

档案管理规范化是档案数字化建设的基础，只有建立了数字档案资源在标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等各个方面的统一标准，以及档案收集、整理、归档、上网和档案系统建设等各个环节的统一规范，才能实现档案数据的有序流通。

首先要考虑档案馆数据库建设的等级标准和数据格式，并规定各种标准下的应用软件开发、硬件购置等信息资源建设的规模。各高校应结合自身的特点和需要，合理选择相应的建设标准，建立现代化档案信息系统，避免盲目的低水平重复建设。其次，应建立数字档案的统一标准和档案信息化操作的统一规范，主要包括传统档案的数字化操作规范和现行电子档案管理规范，数据库建设的标准规范，档案系统的软硬件规范和接口标准，以及档案安全管理标准规范等，使档案信息管理的每个环节中的每一步都有章可循，每份数字档案都有标准规范，有效实现档案信息的安全保密、互联互通、资源共享，并将部分标准规范上升为法律法规，做到依法治档。

4 档案利用网络化

档案的网络化利用是传统档案工作与现代科学技术相结合的产物，是网络带个人们的方便和快捷。我们在建立档案管理系统的过程，学校各个部门在向档案馆递交纸质资料的同时，通过校园网将资料数据同步发送到档案馆的系统服务器上，档案馆根据这些案卷信息进行整理、组卷编号入数据库，对于有必要进一步加工的内容，可再做深入的技术处理，比如，制作音频视频、文字识别、索引目录、鉴定筛选、加权加密等，最后放到网络终端提供利用和服务。

数字档案提供利用的方法无外乎三种，即提供拷贝、通信传输、直接利用。高校校园网为高校数字化档案馆提供了极好的网络环境，同时也为高校档案网络化利用提供了条件。文件制作与编制检索工具基本上同步，文件制作与档案管理采用同一系统软件，以高性能计算机作为web服务器，通过校园网进行电子检索服务、互传、互换信息。值得说明的是在提供利用过程中，要切实采取安全措施，注意档案的保密工作。首先，在提供利用方式上应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供；第二，要确立数字档案内容的密级层次，进行有效管理；第三，对网上传输的数字档案内容要进行加密，并对所使用的密码进行随机更换；第四，利用的系统应有较强的容错能力，避免由于操作失误或掉电等其他自然因素带来不可挽回的损失。

5 服务利用现代化

高校档案馆的职能主要体现在服务上，档案是学校重要的信息资源，若要充分发挥其作用，最大限度的提供服务利用，充分发挥档案馆的服务职能，适应社会信息化进程的需要，必须要转变服务理念和服务模式，提高现代化的服务手段。

首先利用校园网达到网上检索和利用，在是充分利用档案管理系统，达到网上传递不的档案信息。另外，根据需求建立常用数据库，据我们学校档案利用的信息统计，学籍档案利用约占全馆档案利用的80%左右，行政和基建科研等仅占所有提供服务利用的20%。依据此情况，我们学校在已有的档案数据库基础上，把常用的数据库拿出来，另外组建档案馆内部办公系统，形成内部局域网，主要是为利用提供方便的，有：学生的成绩单数据库、学历认证数据库、英语四、六级考试成绩数据库。该库通过两种方式收集。一是库房已有的纸质成绩单通过高速扫描仪扫描成电子版，之后利用对成绩单目录的OCR识别，将电子版成绩单与学生学号关联建立数据库库；二是将教务处教务管理系统中的电子成绩单则通过pdf打印机批量生成pdf文件，同时利用自动化脚本程序将pdf文件直接与学生学号关联。最后将所有的电子档案信息与已有的学生信息关联，即可实现输入学生名字或学号即直接打印出档案信息，减少了原件反复复印的破损，同时也节省查档时间。

总之，实现高校档案数字化，可以极大地方便用户查询和读者服务工作，是高校档案工作的新出路，是新形式下高校档案管理模式的转变，也是实现高校档案信息共享和有效快速利用的新途径。

参考文献

[1]姚大明.学籍档案利用服务体系建设研究[J].兰台世界，2012（12上）

[2]张春.关于高校档案数字化建设的思考[J].北京档案，2009（12）

[3]侯忭忭.加快高校档案数字化建设应采取的措施[J].档案管理，2008（3）

篇(5)

一、声像档案数字化管理是我校档案工作的必然要求

笔者所在高校早在2011年就明确提出建立数字化档案馆的工作目标，为更好地推进此项工作，两年多以来，笔者先后实地考察调研了省内外十几所档案数字化工作开展良好的兄弟院校档案馆（室），利用一切可能的机会加强与他们的沟通交流，学习和借鉴他们档案数字化工作的指导思想与原则、运作方式、系统建设、管理模式等方面的先进经验，探索适合我校数字化档案馆建设情况的方法和道路，在当前学校有限的人力、物力、财力下，尽快推进校馆藏档案数字化及服务利用网络化工作，尤其是声像档案数字化管理方面。

二、当前高校声像档案数字化管理的基本情况：

数字化档案馆的建设基本可分为三个阶段：一初始阶段主要是建立档案信息化管理系统，进行纸质档案的电子化管理工作；二发展阶段，主要是光盘和局域网络在档案馆的应用，用户可以在档案馆及其以外的局域网内任何场所访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统；三数字化档案馆阶段，通过互联网跨越馆际，超越时空限制，在虚拟档案馆中利用档案信息资源。不论是哪个阶段，都离不开数字化档案管理系统的应用。当前，不少的高校档案馆已经进入数字化档案馆建设的初始化阶段和发展阶段，开发或引进了档案自动化系统，对馆藏纸质档案进行数字化加工与处理，应该说，已经取得了阶段性的成果。各高校在声像档案的数字化管理方面还是处于探索阶段，主要分为以下几种情况：

（一）利用某个较成熟的档案管理系统进行声像档案数字化管理

当前，各高校都是在市场上自主选用相关的档案管理系统，在调研与走访过程中，笔者发现全国不少高校档案馆选用了南方某所高校所研发的档案管理系统，甚至很多国家机关与企事业单位也选用了该系统。该系统从2003年研发完成投入使用，已经通过省档案局科技成果鉴定，也获得了国家版权局颁发的计算机软件著作权登记证书。可以实现档案录入、全文挂接、档案查询、档案借阅利用统计、档案借阅、办公自动化系统识别、信息等功能，是当前市场上比较成熟的一款系统之一。该系统是由某大学的档案馆与南京某科技有限公司联合研制开发的电子文件和电子档案管理系统及信息系统。据部分使用该系统的档案馆工作人员反映，该系统的利用能够明显提高工作效率，保障数据安全，与学校的办公自动化系统直接对接，在已有数据库的基础上进行资源的二次开发利用，并直接利用档案管理系统中数据库的相关数据制作档案馆网页进行与公告。不少高校在利用该系统处理文字性档案资料的同时，管理照片、音频、视频档案数据。

（二）在选用某个信息管理系统的基础上进一步自主开发

部分高校在利用某个比较成熟的系统进行管理数字化的文字档案的同时，也发现了其在管理照片、音频、视频等声像档案方面的局限性，比如在上传的声像档案数据量不大，同时使用系统人数不多的情况下，数据上传速度较快，查找利用效果比较理想。但数据达一定空间后，系统会出现运行缓慢的现象，10人左右同时在线工作会出现系统缓慢至不运转状态。针对这种情况，所走访的上海部分高校档案馆为应对这种情况，引进了计算机和软件设计专业的工作人员，根据自己学校的声像档案管理工作需求，做出系统设计方案，请相关专业公司重新设计了专门的声像档案管理系统与正在使用中的文字档案管理系统对接。重新设计后的声像档案数字化管理的系统设计理念是以利用方便为主要目的，查找对象的速度比较快，并且考虑到了照片的版权保护问题，避免日后产生相关法律问题。档案馆为保证服务器的良好运转，仅在服务器的升级、扩容上就先后投入了30多万，对服务器的设计要求上也特别注重数据的安全保护问题，采取了双重保护措施来保障数据的绝对安全。

（三）独立自主研发系统

据笔者了解，上海交通大学的数字化档案馆建设工作早在2000左右即启动，在档案界已经是有口皆碑。上海交通大学档案馆设有信息中心技术室，能够针对学校工作需求自主开发档案管理系统和信息网页。分为“归档平台”、“档案查询”、“学历学位认证”、“校友人物信息查询”、“科研获奖成果查询”、“历史文件中心”、“现代文件中心”、“编研陈展”、“专题汇编”、“视频点播”等几个部分。但是，该系统并不推向市场，仅供自己学校使用，无法在其他学校推广。该校的照片管理系统可以实现网上查阅，不直接调用原版照片，查阅原版照片需调用光盘或磁盘阵列。在我们已调查了解的几十所高校中，均未开展视频档案的数字化管理工作。该校档案馆负责人表示，他们刚开始启动视频档案的数字化管理工作，前不久陆续考察过中央音像馆所用的媒咨系统、青岛档案馆和深圳档案馆的数字化管理工作，正在做工作规划方案。但是该系统投入大，工作过程纷繁复杂，需要大量的专业设备和专业工作人员来配合操作该系统。

山东大学档案馆也正在研发自己的档案管理系统，该系统可以实现照片与视频的数字化管理，当前已经投入使用，正在推向市场。

三、对于高校建设数字化档案馆的几点思考

（一）档案资源的数字化处理是一项投资巨大的工程

当前各高校建立数字化档案馆都面临不仅要数字化处理当前产生的档案资料，还要数字化处理历史遗留的过往资料的问题。这是一项复杂的系统工程，不可一蹴而就，需要长时间地投入大量的人力、物力和财力。所考察的几所高校在有限的人力资源的情况下，都采取服务外包的形式来解决这个问题。在此工作上同济大学档案馆2011年投入99万，数字化处理了140万页档案资料，计划2012年投入200万，以后计划每年投入300-500万，直至此项工作完成；目前上海交通大学档案馆通过此种方式数字化处理了400多万页档案资料；上海师范大学档案馆的服务外包工作合作单位是上海八一厂；西南石油大学和苏州大学档案馆是采取有选择性进行资源数字化的方案，珍贵的档案、利用率较高的档案（如新生录取名册等）、字迹退化的档案、基建图纸档案优先数字化处理。

（二）建立数字化档案馆要注重档案队伍建设

数字化档案馆的建设需要配备专业的计算机技术人才来维护、管理档案管理系统，随着系统开发公司原有软件的升级和更新换代，加上供应商地域距离的遥远，在系统的服务期过期后，仅依靠供应商的服务很难保证系统的正常维护、开发和升级，并且存在后期维护服务费用投入巨大，服务不及时不到位的问题。我校及山东大学等学校目前所使用系统状况使我们深切的感受到这一点。上海交通大学档案馆和上海师范大学档案馆的档案管理系统都是靠档案馆自己的计算机专业人士来维护系统正常运转。另外，还要培训一批技术骨干和管理人才，提高全体工作人员的数字档案馆工作思维、操作技能。

篇(6)

关键词：高校；档案管理；数字化建设

高校档案工作是学校的重要基础工作，为人才培养、科学研究、学科建设等工作提供保障。随着高校信息化建设进程的快速推进，为了满足档案管理需求，就必须要提升档案管理质量和效率。而档案数字化建设的合理开展，可以在确保高校档案建设质量的基础上，提升档案管理效率。因此，如何有效地加快高校档案数字化建设是当前高校值得深入思考的重要课题。

一、高校档案的数字化进程面临现状及存在问题

（一）资金问题

在我国很多高校中只注重教学以及科研工作，而对高校档案管理的重要性，却没有予以足够的关注和重视，高校的很多教师也没有注意到档案管理工作的重要性。因此，高校的很多资金，一般都会投放在教学任务及科研工作以上面。相比较而言，高校档案管理方面的资金投入非常不足，用于高校档案数字化的资金就更少，这就严重影响了高校档案数字化的建设进程。

（二）规范标准问题

高校档案数字化建设，需要有明确的标准和规范，这也是高校档案数字化建设的一个基础条件。目前高校数字化相应的电子文件标准、多媒体信息标准、数字化著录标准以及全文数据库标准等还没有形成规范。应参考国内已有的档案数字化技术标准，来规范高校档案数字化工作。高校档案数字化应用软件开发上，应依照国家标准并结合高校的实际，统一规划，创新机制，与软件公司、高校以及科研单位合作进行多种形式研发，形成符合高校档案数字化发展趋势的管理软件。

（三）人员素质问题

高校档案数字化建设，需要有一定档案业务水平和熟练掌握计算机技术的复合型人才。但是就现在大多数高校档案管理工作人员的分析与调查发现，很多高校从事档案管理工作的人员，他们普遍年龄较大，业务知识陈旧，对计算机的运用也不熟练，对于信息化的快速发展，无法适应。这就严重制约了高校档案数字化建设的开展。

（四）数据库建设问题

经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，规模小、标准化程度低、类型单一，大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，服务水平差，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足新时期工作需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源共享。这些问题严重制约了高校档案的数字化进程。

二、高校档案的数字化进程发展对策的初探

（一）加大基础设施投入

目前，我国高校档案的数字化建设还处于初级发展阶段，大多数高校依旧主要以传统纸质档案管理模式为主，缺少数字化档案的管理。而高校档案数字化水平偏低成因而言，其主要在于硬件设备缺乏，扫描仪、打印机以及计算机等数字化档案管理设备数量有限或者质量比较差，无法满足新时期高校档案管理需求，加之档案管理系统软件没有及时进行更新，影响了档案管理效果。因此，为了确保高校档案数字化建设的质量，必须要加大硬件设备等基础设施投入，具体就是要在增强全体高校档案管理人员数字化管理意识和技能的基础上，配备档案数字化建设所需的档案管理系统软件和硬件技术设备，确保数字化档案管理提供必要的软硬件条件，从而为数字化高校档案管理工作提供物质保障。一方面，要对高校现有的硬件设施进行改善，积极引进先进的扫描仪、打印机和计算机等数字化硬件设备；另一方面，要加大软件建设，积极选择一些高水平的、功能完善的档案管理系统软件满足新时期高校档案工作实际需要。

（二）加强档案人才培养

高校档案数字化建设是一项繁杂的工作，其管理难度比较大。为了确保高校档案数字化建设的质量，必须要重视人才队伍建设，确保档案管理人员除了具备较高的知识层次以及档案管理专业知识之外，还要掌握计算机技术，才能满足新时期高校档案管理需求。人才是档案数字化建设的核心，因此，为了顺应新时期高校档案数字化建设要求，高校档案部门要重视打造一支高素质、专业化的人才队伍。首先，要加强高校档案工作人员的理论知识培养，确保他们具备扎实的档案专业理论知识；同时还要注意提高他们计算机技术等数字化档案处理能力；其次，要定期组织高校中那些具有发展潜力的青年档案管理人才去积极参加专题讲座、学术交流以及业务研讨会等尽快提升他们掌握计算机技术的水平和能力，确保可以适应新时期档案工作的发展需求。

（三）做好档案数据库建设

高校档案管理部门要加大高校档案数字化与现代化信息技术管理的推进力度，确保高校档案信息数据的真实性、完整性，真正实现高校档案数字化管理，发挥高校档案数字化信息资源的重要价值。n案数据库包括档案目录数据库、档案全文数据库、档案数据资源的接收、整合、集成、迁移、组织、存储等与数据库相关的数字资源处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。

（四）重视档案安全保障

理论上来讲，安全是互联网产物需要着重考虑的重要特征，高校档案数字化建设也不例外。为了确保高校档案数字化建设质量，防范档案管理中存在的各种安全隐患，确保档案信息的完整性，就必须要注意重视档案的安全保障工作。首先，为了确保数字化档案的安全性，必须要加强档案管理人员的安全知识培训，比如防范病毒的方法等，增强全体人员的信息安全管理意识，确保他们可以更好地胜任有关的档案管理工作。其次，需要防范黑客攻击和计算机病毒感染，定期对数字化档案进行安全备份工作，且要采用本地和异地各一套，以防止数字化档案出现泄露等各种意外情况的发生。再次，高校档案部门需要严格按照信息安全等级的保护要求，采取科学、合理的安全保障技术和安全管理制度来全面确保高校档案数字化建设的安全。比如，制定数字档案备份制度、数字档案归档制度、网络安全管理制度和保密制度等来确保高校档案数字化建设顺利开展。最后，考虑到高校档案工作的特殊性，他们需要具备高度的政治感、责任感和保密意识，切实做好档案数字化管理过程中相关档案信息的保密工作。

三、结束语

高校档案数字化建设是高校档案工作的重要环节，数字化档案真实、准确、完整地展现了高校管理工作的整个过程，是高校各项工作记录、参考、总结的依据。进行科学、规范的档案数字化建设，是非常必要的。当然，构建高校档案数字化管理与建设平台的时间还不长，还有很多不完善的地方，需要进一步研究与探索。

综上所述，为了确保高校现代化建设的顺利开展，必须要加大基础设施投入力度，重视档案数字化人才的培养，做好档案数据库建设，重视档案安全保障工作，以便全面提升高校档案数字化建设质量。但是需要注意的是要严格按照科学发展观理念，逐步实现高校档案从手工管理向数字化管理方向转变，从而不断提升我国高校档案管理水平。

参考文献：

[1]王运铎.简论新时期高校档案数字化建设[J].黑龙江史志.2015，（9）.

[2]杨思炜.浅谈高校档案数字化建设[J].中国管理信息化.2016，（16）.

[3]姚蓬.浅谈对高校档案馆档案数字化建设的几点思考[J]. 无线互联科技.2013，（12）.

篇(7)

【关键词】云计算；数字档案馆；途径

随着计算机网络信息技术的飞速发展，网络信息已经波及到人类社会的方方面面，为档案馆信息资源的开发、利用、收集和整理开辟了一个高效全新的技术环境。数字档案馆以其全新的信息环境和基础设施，必须尽快采用新技术增强自身服务水平，加快尝试新的服务模式的步伐，探寻档案馆行之有效的服务途径。因此，数字档案馆应创新理念，积极探索，有选择的引入云计算技术服务，提升数字档案馆的服务能力。

一、云计算概念

云计算是一种新型计算模型，是在发展网格计算、并行计算、分布式系统等基础上提出的，是一种新兴的架构共享的基础方法，它的核心是面对规模庞大的分布式环境提供网络服务和数据存储。“云”是应用服务和数据存储的中心，就是计算机群，其作用是负责计算和存储工作。云计算的基本原理是：用户所需的应用程序运行在互联网规模庞大的集群服务器中，并非运行在终端设备上如用户的个人电脑或手机上等。用户所处理的数据在互联网的数据中心中保存，也并非存在本地。其数据中心的正常维护和管理则由云计算服务提供商来负责，他们承担确保用户使用上超大的存储空间和超强的计算能力，保证用户无论在何时何地都能任意与互联网的终端设备连接。[1]因此，不管是个人还是企业，在云上都能实现任意的随需随用。与此同时，复杂繁琐的诸多功能将会被转移，在远离终端的网络上完成，从而极大的简化了用户终端的功能。

通过分析云计算的概念和优点，再与数字档案馆的属性和特征结合进行比较，可以看出，云计算这种新技术新理念应用于网络，必然会有新服务体系的形成，新理念新服务体系正是数字档案馆实现目标的体现。纵观档案馆发展历程，历次新信息技术的问世，都会引起档案界的极大关注并将大力推动档案馆服务的提升和发展。从云计算服务和数字档案馆的共性可知，云计算服务有望解决档案馆存在的弊端、档案存取、数据保密、安全、观念保守及版权、接口、协议等问题，这正是数字档案馆与云计算其属性所表现出的共鸣。不难想象，接下来数字档案馆的信息服务将会受到云计算技术的深刻影响。

二、云计算应用于数字档案馆的现实性和可能性

根据云计算的概念和基本原理，再与数字档案馆的服务目标联系，不难看出，作为服务创新理念和诸多计算技术合为一体的云计算，将会积极影响着服务方式、创新方式、经营成本、服务系统和信息资源建设等各个方面，并给数字档案馆的发展和服务提出新的挑战。所以，档案馆将怎样更好的提高信息服务和资源建设能力，借助云计算显然是历史的必然选择。那么云计算的应用将给数字档案馆带来什么变化呢？云计算服务数字档案馆扮演的是什么身份呢？

很明显，云计算应用于数字档案馆其矛盾是不可避免的，然而档案管理者们在困境面前应该认真分析、充分考虑云计算的服务性质，全面理解云计算服务数字档案馆的优缺点，与数字档案馆的实际业务和目标紧密结合，开拓创新，积极促进数字档案馆管理水平的提升，用辩证全新的眼光来审视云计算服务数字档案馆的变化和发展。

1.数字档案馆存在的弊端。数字档案馆建设在实践过程中也暴露出了很多弊端，表现在：（1）档案信息资源孤立分散。各个档案馆各自为政，互不联系，造成档案信息资源孤立分散，出现了严重的“信息孤岛”现象。[2]（2）信息服务难以满足用户的个性化需求。由于用户的知识要求和个性化需求日益提高，导致了服务与用户个性化信息需求的矛盾也与日俱增。（3）信息人才配置亟待更新。档案管理人员知识层次低，思想落后又保守，创新能力和意识极其缺乏。（4）信息安全保障设施缺乏。档案馆通讯网络缺乏安全，安全保障设施及措施亟待加强，保护软件和硬件设施的安全，杜绝来自各方的威胁和攻击。数字档案馆在建设中暴露出的许多弊端，不仅会对数字档案馆平台管理的一致性产生影响，还会使信息资源的价值和共享水平难以充分施展。

2.解决弊端的良好选择――云计算。云计算不仅具有数据共享、方便、安全等无所不能的特点和优势，而且其计算技术备受赞誉，还是互联网精神的完美体现，利用这些优势和价值完全可以对数字档案馆的管理服务方式加以改变和提升，并对以上弊端加以解决克服。其一，数据共享是云的突出特点，网络中运用云计算，在云的另一端保存一份数据，只要你连接上网，就可以在确保安全的情况下同时使用和访问同一份相同的数据。[3]因此，只有将云计算应用于数字档案馆，构建共建共享模式，在数字档案馆的资源建设上才能避免浪费、重复，才能节约建设成本。其二，在云计算下，需要升级换代的是由专人负责的服务器集群。因此，在云计算平台下，数字档案馆的软硬件没有必要频繁的升级换代，这不仅使硬件的维护和升级费用得到了节省，还极大的降低了有关的技术人员的工作强度。另外，云计算以丰富多彩的个性化服务，促使数字档案馆的信息服务效率得到了极大提高。由数字档案馆的现存弊端来看，选择云计算来解决弊端及解决弊端的程度，不难看出，云计算确实是数字档案馆的现实需求。一切从实际出发，在数字档案馆中运用云计算技术及其服务创新理念，档案事业与发展必将迈向新的飞跃。

三、云计算技术服务数字档案馆的应用途径探析

云计算的服务新理念新模式向我们提出了新的挑战，当前如何将云计算服务应用到数字档案馆中，提升数字档案馆的服务能力，是我们亟待解决的问题。现在结合数字档案馆存在的弊端和云计算的优势尝试从以下四个方面，来探析云计算服务在数字档案馆中的应用途径，从而促进数字档案馆服务空间和能力的不断发展。

1.云计算确保了资源安全，提升资源处理速度和利用率，实现资源全面共享

（1）提高档案资源利用率，共享信息资源。云计算实施的最终目标乃是实现全面共享信息资源，资源的所有格式已被云计算技术统一，并连通网上的全部资源，把一切孤立信息统统消除，展现在用户面前的是一站式跨库检索，档案信息资源彻底实现智能化共享。档案信息资源运用云计算的共享性，可以集成分布在各个部门和地域的档案馆信息资源，实现异地资源共享，另外还设置统一接口供用户访问，依照用户的不同需求择定合适的访问协议。[4]云计算技术的应用，不仅使档案馆的服务质量水平得到提升，还使信息资源的利用率得到极大提高。

（2）数据的统一管理和存储，资源安全得到了保障。由于云计算能集中资源数据并存储，技术监测起来比较方便，故其安全性比较高。配备专人管理数据中心，统一管理数据、进行资源分配、实时监测安全和控制安全。[5]不仅保证了网络运行和通信的安全，还确保了信息资源的存取安全，设定了不同用户各自的访问权限，档案信息资源的安全要求得到满足。

（3）计算能力超强的云计算，有利于处理海量档案数据。随着办公自动化和信息化的迅速发展，亟待处理的电子档案数据与日俱增，如何利用云计算，更好地分析、计算、处理海量数据呢？云计算不仅为海量数据资源提供了无与伦比的存储空间，还提供了解决海量数据的方法。云计算既能轻松的对海量数据进行较好地分析、计算和处理，又能高效迅速的存取资源。另外，云计算还能联合处理超复杂的计算，提供的技术支持优于网络技术。运用云计算，不仅优化了资源，使资源分配更加智能化，还能加快处理数据速度和提高检索率，从而使处理海量档案信息资源数据的时间更短、成本更低。

2.云计算提供了方便而快捷的网络服务，极大的满足了用户的个性化需求

数字档案馆的发展和生存离不开档案用户，档案用户是档案馆服务的对象和主体。云计算提供的网络服务既方便又快捷，使数字档案馆的用户体验得到了极大的改善。

（1）提升档案资源服务能力，使用户的个性化需求得以满足。现代信息服务的主要内容当数个性化服务，对于档案个性化服务的改善，云计算的优势极其显著。[6]其一，可以在云计算提供的共享模式下建构交互环境，通过交互了解用户需求，及时有针对性地为用户提供个性化服务；其二，云计算可以依靠其强大平台整合服务模式如博客、播客等，促进档案资源服务能力的提升，使利用者的个性化需求得到满足。

（2）降低使用要求，享受便利服务。云计算为用户提供了统一的信息平台，用户使用档案资源无需在个人终端上安装任何软件，只要你和互联网相连，不管你在何时身处何地，都能享受服务。云计算不仅改进了网格运算模式，还使其得到了发展，提供了层次极高的虚拟技术、超强的运作机制和自动化部署，资源共享将实现最大化[7]。云计算平台的应用，造就了一个全社会实时动态的近乎完美的数据库，尽享美好体验，感受便利服务。

3.云计算转变了信息人员的角色，工作重心转移到了知识管理和创新服务上

云计算的应用不仅仅是一种超强的实践技术，还是一种崭新理念的建构。因此，档案管理人员只掌握技能和知识是不够的，更重要的是服务观念的创新、知识的更新和服务意识的树立。云计算下的档案工作人员其角色发生了转变，不再是单纯的档案管理员，还担当知识创新者和信息导航员的角色。

云计算下的网络服务其功能极其强大，平台既是交互高效的，又是全方位的，所以数字档案馆要求信息人员必须具有超强的服务能力，以服务主导而又灵活的方式来有效的满足用户的个性化需求。数字档案馆视用户的个性化信息需求为头等大事，根据其反馈情况，随时把服务方式和策略进行调整。通过平台交互，依据反馈需求及时作出反应，以此增强个性化服务的实用效果。另外，云计算服务之强大功能，不仅便于信息人员运用其技术参与管理知识，还便于信息人员对知识进行搜寻、分析和组织，实现知识的应用和创新服务。总之，云计算的应用使档案信息人员进行管理更加便捷和简单，维护档案馆的软硬件设施和管理数据不必再花费更大的精力，也不必再担忧病毒引起的数据丢失。这样档案信息员可以省出更多的时间和精力投身于服务创新中。

4.云计算降低了基础设施更新和维护费用，提高了利用率

随着信息时代的不断发展，作为支撑数字档案馆稳定运行的基础设施必须不断的升级和更新换代，以便跟上时代的步伐。无论是设施的更新，还是硬件的维护，都需要强大财力的支持。然而，云计算的应用将不再有硬件水平的限制，这无疑给档案馆省下了一大笔费用。在不久的将来，云计算环境下用户的需求仅凭一台浏览器便可满足，云计算服务商包揽解决其他一切事情。当然，应用云计算并非要舍弃原有的基础设施，而是整合所有资源，提高设施资源利用率，实现最大化共享。所以，云计算的实施应用就是充分利用原有基础设施资源的基础上，对新增及现有设施进行高效的监控和管理。

参考文献：

[1]徐化祥.云计算对教育的影响初探[J].电脑知识与技术，2009（10）：

2690-2692.

[2]金波，覃哲.网格技术与档案信息资源管理[J].档案学通讯，2007（3）：53-56.

[3]高晓燕.云计算在图书馆中的应用探究[J].浙江高校图书情报工作，2010（1）：11-14.

[4]严真.云计算环境下的图书馆变革[J].图书馆工作者研究，2010（2）：45-46.

[5]赵杰.“云计算”环境下图书馆信息资源共建共享模式初探[J].情报杂志，2010（2）：66-67.

[6]郑伟青.云计算在图书馆群资源检索中的研究与应用[J].图书馆建设，2010（4）：78-79.