档案的安全管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案的安全管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

［关键词］档案管理；档案安全；实体档案；电子档案

档案指国家机构、企业社会组织和个人从事各项经济社会活动直接形成的具有保存价值的文字、声像等不同载体的历史记录。档案是历史的真实记录和全面反映，是积累和传播知识的重要载体，是开展科学研究和工作的可靠依据，是规范管理的基础，是建立信用的工具，是维护团体和个人权益的重要保障，更是推动科学文化发展的根本。档案的安全是档案管理的核心，能否安全有效管理实体及电子档案是发挥档案作用的关键。只有完整、真实、准确地收集有价值的档案，规范、合理地保管和保存原始档案，科学地分类并做好登记工作，才能最大限度地发掘利用档案的价值。

一、实体档案的特点及安全管理

（一）实体档案的特点

实体档案相对电子档案而言，实体档案专业性强。实体档案记录着具有不同专业性质的内容，要保证实体档案完整，档案管理人员必须具有全面的业务知识，科学管理档案。实体档案具有成套性。实体档案涵盖了记录社会活动的全部内容，不仅仅是某段文字记录、某张照片、某段音像资料，必须按照档案工作程序成套管理、成套利用。实体档案形式多样，有文字档案（纸质、简帛、简牍、石刻、甲骨、陶文等）、照片档案、胶片式档案、标本实物等，这是实体档案最显著特点。

（二）实体档案的安全管理

要坚持常规安全管理。根据档案的性质，合理采取流水排架、分类排架或综合排架，对档案进行存放。档案馆（室）除了最基本的“八防”措施：防盗、防火、防水、防虫、防潮、防霉、防光、防尘，还要根据材质不同，有针对性地分类进行温度、湿度的监控，减少环境因素对档案的侵蚀。定期对库房进行全面检查，对老化、破损、褪色、霉变等受损的实体档案，需要利用科学手段及时进行抢救，并对档案数字化信息进行异地、多地、多材质备份。档案工作人员须对珍贵、重要的档案进行复制，并用复制件代替原件提供利用。要执行档案安全借阅制度。要做好全面、系统、安全地保存档案资料，建立有序、完整的档案制度，制定完善的借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序；档案一般只限于档案阅览室内使用，确需借出者，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还。完善档案、人员出入库登记制度，定期清点核对，做到出入库登记与档案实体相符，确保档案去留有迹可循。要树立高度的安全管理意识。这是档案安全管理的重要因素。保证馆藏档案的完整、安全，杜绝一切档案介质和档案内容的损毁、丢失、泄密事件的发生，是档案工作的永久主题。工作人员在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等每个环节都要认真、细致，维护好档案的完整。维护安全不仅力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，还要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。档案管理人员不只是对档案进行收集、登记的简单工作，要掌握大量的档案保存、修复知识，会利用现代化的信息技术使档案在安全的前提下发挥最大的社会价值。要加强档案安全体系等建设。要全面开展档案安全体系的建设。加强档案管理体系的理论研究；执行相关国家政策和法律法规；做好人员、技术、经济保障等。档案安全工作，实行总监负责制，领导重视全员参与，专人负责；并与上级档案管理体系保持高度一致，与同一层次的档案管理机构做好协调和配合，避免出现衔接松散、管理缝隙和漏洞。

二、电子档案的特点及安全管理

（一）电子档案的特点

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案的产生，使档案工作方式、安全管理的对象、安全设施及技术设备都在发生变化。档案以电子文件形式归档、保存、管理、应用正成为档案工作的重要组成部分。电子档案有其自己的特点。操作便捷，效率提升。在档案归档时形成的电子文件，按照档案管理规范将其增加、删除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕迹，确保档案页面的整洁。与其文件处理系统融合可使档案目录信息自动生成，大大降低了档案管理人员的工作量，提升工作效率。传递快捷、实现资源共享。电子档案的处理环境是计算机和网络终端，为此不受时间和空间的限制。存储空间小，容量无限大。电子档案占据极少量空间，几乎无重量和体积可言。表现形式多样、全面、形象、生动、安全。[1]

（二）电子档案的安全管理

自然灾害、电磁干扰、电源故障、设备被盗被毁及人为操作失误等多种因素仍时刻威胁着档案的安全，但电子档案的安全威胁还不仅于此。电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都有可能存在一些安全漏洞，造成档案泄密、信息被窃取、被改写或被删除等严重后果。在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方法，加快构建应急档案的长效机制，以保证档案信息的安全性。[2]电子档案安全管理，首先在于人员的管理。必须提高档案管理人员的责任心和思想觉悟，加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失。有人员变动时，必须使其在有效的管控范围，避免档案信息意外流出。对于利用档案信息者，先要确认其身份，并确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下进行电子档案的浏览、使用和复制。并严格规定存储介质的使用范围，杜绝病毒感染的渠道和通过存储介质泄密的可能。为了保障电子档案的唯一性和真实性，电子档案的内容须预先进行加密处理。在完善的合作存取控制下，防止在电子档案的借阅和利用过程中造成档案信息的遗失。电子档案存储设备必须存放在加密管理的机房内，只允许指定负责人员进入。档案工作，是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是为社会、企业提供现代化建设史料研究，开展各项工作的根据和条件。随着科技的发展，档案的形式和管理方法都在不断发生着变化。

电子档案只是在档案的发展变化中出现的新的形式，也存在着它的有限性和安全问题。如何科学、合理地将实体档案与电子档案的管理相结合，充分发挥各自的优势，是值得档案管理人员思考的问题。档案工作者肩负着“为党管档、为国守史”的历史重任，应始终把保障档案安全放在十分重要的位置，合理构建三维档案安全管理系统，主动适应新形势，提升档案安全保障的能力，及时采取更加有效的安防措施，切实保障档案实体安全和信息安全。[3]

作者:姜艳丽 单位:大庆油田矿区服务事业部

〔参考文献〕

[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2008，（9）：19-20.

篇(2)

[关键词]科技档案；安全管理

科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料，必须进行有效地安全管理。

一、提高档案管理人员的保密意识

要站在国家安全的高度，切实重视和不断强化档案的保密工作。要加大档案保密宣传工作的力度，通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习，多渠道、全方位地宣传档案保密工作，强化保密法制观念，把安全责任意识贯穿于档案工作的始终。

二、加强科技档案库房管理

科技档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

1、档案库房要配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等基本的防盗设施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。

2、指定专人负责库房管理，落实“双人双锁”等库房管理制度，无关人员一律禁止入内。

3、增强特殊介质的安保工作。如对不易保管的磁盘、光盘等存储介质配备专用的档案防磁柜，对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。

4、坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织安全检查。及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。

三、强化科技档案日常管理监管

科技档案部门必须在调查研究的基础上，加强统筹规划，做到职责明确，确保科技档案在生成、流转、归档、利用过程中的安全。首先，建立完善的档案生成制度。科技档案管理人员必须对每次收到的科技材料进行分类、登记和整理，保证档案的完整、齐全。对所有档案都必须编目成卷，以便保管和利用。为防止遗失，建立档案移交（接收）登记簿，并认真做好登记工作。制定细致完善的档案阅览制度、外借制度、复印制度等利用制度。此外，要强化档案利用制度的执行效果，借阅人要遵守保密制度，严禁转借泄密和以个人名义向外单位转让科技成果；科技档案须在阅览室借阅，原则上不外借，特殊情况要借出的，应有直接领导、项目负责人签字，履行登记手续，填写借阅卡及借阅簿。科技档案使用完毕后应及时核对，检查和维护，不能私自撕拆、涂改，更不得缺页少项；借阅的档案要保管好，不能丢失，发现问题应及时查明原因，进行补救并追究其责任者的责任。

篇(3)

【关键词】电子档案管理； 纸质档案管理； 安全管理； 措施

随着电子政务、电子商务的广泛应用，使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。为了更加有效地保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关的保护技术还不是很完善。为了很好地应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。

一、电子档案与纸质档案在保管中的差异

（一）管理观念上的差异。档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去缺乏专业知识和专业设备，没有引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。

（二）保存寿命的差异。纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。而电子档案就不一样，电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响，但起到关键影响的要数技术革新。电子文件的形成就要依赖于计算机将载体和信息结合，它的识别也需要通过计算机。

（三）保护措施的差异。当前，防和治是纸质档案最为重要的保护措施。防指的是减少或杜绝不利因素对档案制成材料的破坏程度，这是一种致力于改善档案保护环境的保护措施。治指的是处理那些已损坏或存在不利长久保存因素的档案，尽可能修复损坏档案，使其恢复原貌，同时，加强档案抵御不利因素的能力。电子档案与纸质档案在保存环境、自身特性方面存在很大的不同，电子档案要想长期使用，不仅要注重保存环境，更要以电子文件的逻辑特性、物理特性为依据展开维护。

（四）自然保存环境对载体影响的差异。电子档案和纸质档案在载体性质上存在巨大差异，因而两者有着不同的保存环境要求。

1.温、湿度影响的差异。电子档案和纸质档案有着不同的载体性质，因而磁性载体、光盘和纸张深受不合适的温、湿度影响。先谈谈温度和湿度是如何影响纸张的，高温高湿可以加快纸张的水解―氧化反应，内部化学反应使得纸张的字迹材料发生洇化、扩散的现象。而温度和湿度对电子档案有着不同的影响方式，不合适的温、湿度将降低磁性载体、光盘载体的寿命，同时会加快各种因素的作用，进而使得制品发脆。磁性载体选用耐高温的聚酯作为材料的盘基，但如果长期处于高温环境，它可能就会发生变形。此外，温度的变化也会造成聚酯盘基膨胀或收缩，进行使得盘基和磁性涂层之间有效接合、盘基稳定性都受到影响。光盘载体选用铝、塑料及多碳材料作为载体材料，一般情况下，高温易使得这些材料发生变形。一旦光盘表面发生细微弯曲，数据读写、激光束精确定位都将受到影响。当处于湿度大的保存环境，磁性载体涂层粘合剂容易发生吸水、脱落而造成涂层的移位、变形，极易使得记录信息遗失。由此可以得出结论：温度、湿度对纸质档案、电子档案都有着不同程度的影响。

2.灰尘影响的差异。灰尘给纸张带来的负面影响是很多的，包括机械磨损、带来霉菌及使纸张粘结成“档案砖”等。而灰尘给电子档案带来的载体损坏主要来自三个方面：一是物理损坏，二是化学损坏，三是生物损坏。物理损坏主要是由污染、磁盘、磁带、光盘载体表面受到划伤造成的，其后果就是使得记录信息受到损毁；化学损坏主要由灰尘中的化学成分造成磁盘、磁带、光盘载体发生腐蚀、降解而毁坏，其后果就是使得记录信息消失不见；生物损坏主要是因为灰尘作为霉菌的培养基、繁殖地而引发了霉菌孢子的传播，霉菌分泌的酶和有机酸对磁性载体和光盘有巨大伤害作用，其后果就是使得数据发生丢失。

3.外来磁场和机械振动影响的差异。对纸质档案来说，机械振动、磁场对其是没有影响的。对电子档案来说，机械振动、磁场对其磁性载体有着很大的影响。磁性载体材料中的磁性涂层的剩磁感应强度决定着信息的记录和读取。当磁性涂层剩磁消失时，磁体载体记录的信息将消失不见。磁性载体极易受到外来磁场的作用，其结果就是磁性涂层剩磁发生退磁或磁化，使得信噪比降低、信号失落，不仅损坏了记录信息，还使得读出效果变差。一个客观事实是，生存的环境存在很多电磁干扰，如变压器、放大器、电动机、电视机等。因此，进行电子档案保存时，要将磁性载体放置有抗磁性的框架内或金属盒内，要尽可能地避免外磁场影响、避免强烈的机械震动。

（五）管理人员素质要求的差异。与纸质档案管理相比，电子档案保存有着更加严格的技术、理论要求，这就要求电子档案管理人员不仅需要拥有传统档案管理知识，还要拥有新的电子档案管理的方法和技术。

二、 电子档案的安全管理策略

（一）改善电子档案宏观管理的对策。主要有以下3点：

1.加快相关标准的制定。当前，电子档案管理需要相对复杂的技术环境，因而采用更加科学、更加标准的管理方法，这样管理起来才会更加全面、细致。为了推进电子档案管理，我国制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理》要求和《电子文件归档及电子档案管理规范》标准，前者规范了CAD电子文件的光盘存储和保管，后者对电子文件、电子档案的收集、整理、归档、移交、保管等方面进行了细致的规定。

2.加强电子档案的安全防护工作。电子档案管理的一个重中之重就是电子档案的安全防护工作，一是要想做好安全防护工作就需要严格把关信息存储载体制成材料，电子档案制成材料的质量直接关系到电子档案载体的保存寿命的长短。二是从环境和设备的安全、良好的室内环境、机器设备和磁介质处于适宜温度环境等方面保证计算机网络系统的实体安全。三是从使用权限、文件属性、登录限制等方面保证计算机网络系统的运行安全，这样的话就有利于服务器文件、数据的保护。四是重视、做好数据库备份与恢复工作，确保数据库、档案信息的完整性、安全性。五是从安装防毒软件、防范网络攻击等方面预防病毒。另外，需要注意的是不要随意地使用外来磁盘、光盘，在使用时要进行病毒检测，看是否存在病毒。

3.加强对电子档案管理知识的培训。近年来，社会更加青睐于办公自动化，随之带来了更多的电子档案。在这种背景下，档案人员不仅需要拥有传统的纸质档案管理知识，还需要具备电子文件、电子档案管理知识，如此才能很好地顺应时代潮流，促进电子档案的安全管理。相关档案管理部门应该加强自身业务训练，对档案人员电子文件和电子档案管理知识的培训。同时，组织档案人员去相关单位学习、交流，取长补短，促进好的经验推广，从而培养更多高素质、高能力的档案人员。

（二） 改善电子文件微观管理的对策。主要有以下3点：

1.档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理中。由于电子文件的独特特征，档案管理的要求应该向前延伸到文件管理工作中。我国档案部门为了实现公文办理和档案保管分段管理目标，正积极采取有针对性的策略。要想实现电子文件的连续管理就必须有科学的、合理的档案管理原则，如电子文件的形成、运行、归档应由相关负责人统一协调，并制定相关人员或专门机构负责；电子文件的形成、积累、归档和电子档案的保管过程中需要定时对相关数据、设备环境进行记录；生成电子文件需要用专用软件和元数据进行统一归档；长期保管的电子文件与对应的纸质档案需要统一归档；对已归档的电子文件采取科学的技术管理措施和制定严格的管理制度，这样的做法将使得信息的真实性、完整性得到保障。

2.电子文件采取分布式管理。电子文件的特性要求电子文件不能按照传统方法进行集中管理，那样的话会带来许多不必要的麻烦，如设备的频繁更新会造成资金的浪费，此外，当设备落后，电子文件、电子档案的有效性将大大降低。再如网络可以实现电子文件的及时归档，而集中管理是定期管理，会带来成本增加、效率降低等一系列负面影响，正是因为这些问题的存在，国外更多地采用“电子文件的分布式保管”。当前，我国电子文件、电子档案的分布式管理正处在摸索阶段，尚不成熟，因而未能获得广泛支持、认可。但一些办公自动化网络实现了分布式管理，电子文件的实时归档也运用了这样的方式。

3.电子档案真实性问题的解决。电子文件可以被不留痕迹地改动、随意地更换载体，因而要想实现电子档案的真实管理就需要采取一些有针对性的措施，其中最为有效、最为可靠的策略要数电子签章。2004年4月，国务院信息化办公室向中国电子信息产业发展研究院（CCID）签发了委托后者起草《电子签章条例》（草案）的任务书，电子签章具有法律效应，电子合同、电子文件的形式要与相关规定的书面形式要求相符，这样电子形式的要约和承诺才具有真实性。

三、结语

要想做好电子档案的安全保护及管理工作，需要对纸质档案和电子档案的差异有一定程度的了解。此外，不仅需要遵守档案管理基本原则，还要以电子档案自身特性为依据创建独特的保管方法、技术和标准。只有这样，才能说明认识到了电子文件、电子档案管理的必要性及纸质档案管理的重要性。当社会上出现大量电子档案时，不仅重视电子档案管理，也重视纸质档案管理，合理、科学地开发各类档案资源，不仅可以为社会提供更优质的服务，还将促进电子档案时代档案事业的发展。

【参考文献】

篇(4)

【关键词】网络环境；档案管理；保密技术；优化策略

近年来，互联网已经深入到人们的日常生活中，对于档案管理部门而言，档案的存储以及收发工作在互联网的帮助下能够更加高效快捷的进行。目前，电子化档案已经成为了一种发展趋势，档案管理部门通过将档案存放在云端来拓展档案的传播空间，让需求者能够在第一时间快速的检索到自己想要的档案。然而，正是这种快捷性，为一些不法分子提供了犯罪的机会。网络本身具有开放性以及虚拟性的特点，一些恶意软件或是黑客很容易利用这种漏洞来对档案进行攻击或是恶意读取、修改。因此，档案的网络化管理成为了档案工作的重点内容。

一、网络档案管理存在的弊端

（一）管理人员思想上不够重视

随着信息化的不断发展，越来越多的档案被存放至互联网上。这些档案不仅是个人信息的档案，还包括一些工程或是国家级别的安全信息问题。因此档案面临的安全威胁级别并不低，并且随着计算机技术的发展，这种威胁已经呈现出频繁并且向着更高技术性的趋势发展。然而，在这种状况下，档案部门的管理人员在安全管理这一方面的重视程度仍旧不足，只关心档案有没有适应现代化的管理需求进行了电子化，仍不去加强对这些电子档案的安全管理。

（二）传输手段的不安全

档案的收集与管理是为了让人们能够更好的利用档案，而不是说在收集之后就置之不管。因此档案是要经常被移出与收录的。在交接过程中，传输方式主要是以软件为主。目前我国使用最为广泛的传输软件无非就是MSN与腾讯QQ，这类软件虽然会在数据传输时进行加密认证，但认证级别并不高，一些技术较强的黑客能够轻易将数据截获，读取之后再释放，让档案传输双方都无法察觉。

（三）管理人员自身能力不达标

电子档案数量庞大，涉及到的范围也越来越广，网络中对档案的管理人员在一开始接受培训合格后上岗，在当时的条件下是能够保障档案安全的。但是由于互联网络发展迅速，在短短几年的时间内就深入到生活学习的各个角落，因此档案在管理技术上也要随之提高。但是，由于思想上的局限性，档案管理工作者往往会疏于对自身能力的提高，对计算机网络并不能有效了解，为管理工作带来弊端。

二、优化网络环境下档案管理与加密的措施

（一）做好电子档案与纸质档案同步管理

在资料收集的过程中，纸质文件是必不可少的。纸质档案相当于一份证明的“原件”，而这类原件的电子化就是将其扫描之后的文件形式。对于一份档案来说，若是需要经常性的被查阅或是移交，这个过程中档案比较容易受到损坏或是遗失。因此档案若是要进行转移，可以使用电子档案。同时，对于纸质原件也应该妥善保存，尽管已经有了电子档案，但由于网络环境的不安全，一旦电子档案遭到破坏就难以恢复。因此纸质档案一来可以提供原件，二来能够保障电子档案遭到损坏之后能够及时弥补。

（二）合理选择文件格式

档案的电子化有多种格式可以选择，对于不同用途的档案应该选择不同的格式来保存。对于档案管理部门而言，每年都应该对电子档案进行至少一次的读取，保证其有效性。在发现文件损坏或是无法读取的情况时，应该及时与档案建设部门联系，保障档案的完整性。

对于一些需要编辑的文件，像是人事档案或是工作档案，可以采用word格式进行存储，以便于在档案信息需要更新时能够方便的进行修改；对于一些像是工程的管理材料档案或是合同等档案，可以使用pdf格式来存储，这种图片文件的格式更有利于档案的安全保存。

（三）制定健全的法律法规

网络环境需要有效的制度去完善，对于一项信息系统，其政策法规是对运行中各项机制有机整合的标准，也是网络信息建设的原则。完善法律法规的建设首先就是要建立好一个管理目标，要求能够有效反映当下网络环境的特点，并根据现有法规的漏洞来进行优化。

完善的规定不仅是针对网络安全管理而言的，也还要加强对信息人才、信息技术以及信息投资的培养。网络是一个开放性的环境，应该具备综合性较强管理条文。在信息安全方面，管理者要提出行之有效的安全管理条例，每个网络中的成员都应遵守，这样才能共同构建一个安全和谐的网络环境。

（四）做好档案保密工作

在网络中，一些档案是可以供人们浏览的，例如人事档案、个人简历等，而一些档案是不能够任意下载的，就像是工程或是国家档案。按照我国《保密法》及其实施细则，对档案的管理应该要分为保密档案与非保密档案。并且像是具有保密年限的档案，一旦时间到了就应马上解密，供人们浏览。对档案的保密程度划分要严密，过于贵重的保密应慎重入网。按照保密程度的不同，采取的安全协议标准也不一样。

（五）完善档案保密技术

1、对称型加密技术

使用单独的密钥对文件进行加密，在解密时也运用同一密钥。这种保密方法的计算量比较小，系统响应速度快，比较适合一般档案的管理。

2、不对称加密技术

不对称加密使用的是公共秘钥，需要传输双方用公密与私密结合来完成。这种方式适合于分布式系统中的加密，在使用过程中，应注意密钥的妥善保存。

3、不可逆加密

这种加密技术指的是数据一旦被加密，就无法进行解密，只有在输入相同数据并且经过相同加密算法之后才能够得到相同的加密数据。这种技术适用于数据量不大的情况，例如合同档案或是工程招标投标档案。

三、结语

信息化的发展为我国档案管理事业带来了新的基于与挑战，在利用电子化与信息化的同时，网络环境下的档案管理应该注意其安全性，加强对电子档案的管理与保密工作，保障档案信息的有效性。

篇(5)

 

关键词：海洋数字档案；信息安全；网络应用

 

    在社会信息化的大环境下，数字化建设已成为评价一个国家信息基础水平的重要标志。海洋档案的管理作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，也正面临着数字化时代的挑战。随着电子文件的大量出现，档案理论界对于电子文件是否应该转化为档案材料也从争论转为接受，这一革新要求我们改变原有对文件档案的理解，顺应技术发展趋势，更好地进行海洋档案管理工作。

1海洋数字档案的概念和特点

    在1996年第十三届国际档案大会上，美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出了与物理档案(Physical archive)和实态档案库(Physical repositories of archives)相对应的虚拟档案(Virtual archives)。国际档案理事会对数字档案的定义是:通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排。以此类推，海洋数字档案就是以代码数字形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的海洋方面的文件档案。数字档案改变了传统的档案载体形式与档案工作意识。数字档案的载体与传统档案的载体有很大区别，包括存贮电子文件、信件、图纸、报表所形成的软盘、光盘、硬盘和磁带等。数字档案中的信息资料不以传统的笔墨纸张等直观的形象出现，而是通过二进制代码以数字形式存贮，成为肉眼不可直接识读的记录符号。档案信息传输平台数字化，当档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能，通常是以网站方式提供相关档案服务。海洋数字档案也有着与其他数字档案相同的特性。

2网络环境下海洋数字档案的安全隐患

    在数字化的过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成海洋信息的丢失或删改，却不易被察觉。

    海洋电子文件的信息共享带来了一些不安全因素。以计算机为载体的电子文件，不同于以纸张为载体的纸质档案，它可以不受时间、地点和人员的限制随意阅读，并且信息容量巨大，传输快捷，这种电子文件的共享性和易用性是其网络化运作环境决定的，是一种进步和发展。同时，也给海洋电子文件带来了不安全和泄密因素。

    目前的档案保护规程主要针对纸质载体制成材料的耐久性、保存环境等方面来进行，缺乏对电子档案长时间可靠保存的经验与技术。实践证明纸质载体的档案在一定的保护条件下可保存达上千年，而电子文件的物理载体寿命却远不如纸质档案，磁性载体档案的寿命最多只有十多年，光盘载体的寿命也不超过I00年。另外，纸张的损坏很容易被发现，但电子文件载体的损坏只能由设备检验。此外，由于信息技术的快速发展，信息保存的格式和载体都在发生变化，使得早期数字档案难于“阅读”，例如现在面对一个保存在5英寸软盘上的Wordstar格式的文件，恐怕大多数读者都会束手无策，而这只不过是20多年前主流格式与存储载体。

    由于网络技术本身的安全隐患导致泄密。Internet/Intranet技术本身就不是一种很安全的信息传输方式，网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地，任何中介站点均可以拦截、读取、破坏甚至篡改信息。随着互联网的发展，互联网攻击手段也越来越多，攻击工具的破坏力越来越强，而安全技术是一种在对抗中被动发展的技术，它总是滞后的，这样就导致了网络的脆弱性。此外，网络硬件也是经常被忽视的但风险极大的泄密途径，主要方式有电磁泄露、非法终端、搭线窃取·后门程序等。

    管理人员不足，技术水平有限。据有关资料显示，90%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训，他们缺乏计算机与网络的相关知识，缺乏对档案信息网络的安全意识。

3网络环境下实现海洋数字档案安全的对策

    如前所述，随着网络信息技术的迅猛发展和广泛应用，数字档案及海洋数字档案的安全保密问题日益突出，为严防密从网泄，确保电子文档安全，应在管理、网络安全和信息安全3方面采取有效的安全技术与措施。

3.1管理方面

    加大人才培养力度，提高管理人员的技术水平。海洋档案信息数字化是信息时展的必然趋势，海洋档案管理人员要充分认识网络中的档案信息，不能认为只要把电脑管好了，信息没有丢失，就是做好保密工作了。海洋档案管理人员自身要增强责任感、使命感和危机感，树立高度自觉的档案信息安全防范意识。海洋档案管理人员要更新知识、技能，努力学习掌握档案现代化管理、计算机和网络安全等方面的技术，加快从传统型档案管理人员向现代化档案管理人员的转化。同时，海洋档案行政管理部门要采取相应措施，从政策、待遇等方面培养和激励专业技术人才。要通过在职教育、短期培训和学历教育等多种渠道和方式，提高和更新在职人员的知识水平和专业技能，充分调动海洋档案管理人员的积极性、主动性和创造性，为推进海洋档案信息化建设作贡献。

    制定安全管理制度。在海洋数字档案安全管理中，除了采用相应的安全技术措施之外，更重要的是海洋档案管理部门还应当根据相关法律、法规，结合本单位实际，制定、完善一些制度。如，确定本单位档案信息的安全管理等级和安全管理范围，制定档案网络操作使用规程，用户身份认证制度，电子文件的接收、保管、检索、查询和网络安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋数字档案信息的安全保障体系。

3. 2网络安全方面

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档案管理安全体系就是指通过落实档案安全管理制度以及信息安全技术，对档案工作进行的系统化的管理，重点确保档案系统的完整、可用、真实以及可控，是基于档案文献信息安全的整体防护体系。档案管理安全体系建设的主要任务有以下几点：一是强化档案安全管理基础设施的建设，为档案资料的安全管理提供必要的物质条件；二是完善档案安全管理工作规章制度的建设，为档案管理安全体系建设提供必要的制度保障；三是加强档案管理工作人员队伍专业技能的培训，确保档案安全管理有必要的人才支撑；四是强化档案管理信息化安全的建设，做好重要档案资料的安全备份，确保档案资料数据库平台的可靠。

二、当前我国档案安全管理存在的问题分析

1.档案安全管理制度不够完善

当前我国档案安全管理工作方面的制度体系建设相对较为薄弱，造成了整个档案安全管理工作的前提基础不牢靠。特别是针对档案资料的收集整理以及安全应急管理制度不够健全，导致在档案管理工作中经常出现档案遗失、信息丢失或失效等档案管理安全事故问题的发生。

2.档案管理安全保障技术水平不高

当前信息化时代档案管理工作早已经步入了以数字档案为主体、数字纸质档案并存的时代，对档案安全管理工作的要求也越来越高。然而一些单位的档案安全管理保障技术水平不高，档案资料的安全完整性很容易受到威胁，一些的核心档案资料甚至出现泄露问题。

3.档案安全管理专业技术人才较少

档案管理工作是一项系统复杂的工作，对于档案管理工作人员的专业能力、安全意识、学习能力等普遍要求较高，但是目前我国很多单位的档案管理工作人员队伍力量不足、素质不高，而且普遍缺乏档案管理安全意识，再加上没有必要的教育培训，制约了档案安全管理工作的有效开展。

三、优化档案管理安全体系建设的措施

1.完善档案安全管理保障制度建设

在档案安全管理规章制度建设上，首先，应该建立科学的档案资料收集制度，特别是全面利用前端控制理论，加强档案部门与业务部门之间的沟通，对不同档案资料的重要性、归档保存要求等进行明确，合理分级确定不同的安全管理措施。其次，档案管理部门应该强化档案安全保管制度的建设，为所有档案建立全宗、档号，并编制好档案检索查询目录，全面掌握所有的档案资料；同时，对所有的档案资料进行定期检查，确保档案载体的安全性，尤其是对于电子档案载体，必须设置相应的防磁化、防复制保护技术。第三，建立有效的档案管理安全应急制度，重点是针对档案管理工作建立相应的安全预警机制以及损坏档案资料的恢复工作，以确保档案资料的安全可靠。

2.提高档案安全管理技术保障水平

对于档案安全管理技术保障水平的提升，重点应该针对当前信息化、数字化的特点，合理的确定各种安全管理方案。首先，在档案的安全管理的基础设施建设上，应该严格按照国家档案馆建设标准的要求，对档案馆的库房、机房等进行标准化的建设，避免档案资料受到各种物理、化学或者是生物灾害的影响。其次，重点加强对电子档案的安全保障管理，对于一些涉及保密需要的档案资料，必须采取防扩散加密技术进行处理，同时对于一些重要的数字档案必须建立自动备份以及异地备份技术，并加强对防火墙技术、安全检测技术、虚拟网络技术等网络安全技术的运用，以确保档案资料的安全可靠。第三，应该加强对档案安全修复技术的研究应用，对于一些有损坏的档案资料及时制定档案修复技术，或者是与外部修复服务商合作，提高企业的整体档案安全管理水平。

3.加强档案安全管理人才队伍的建设

在档案安全管理工作的实施上，一支合格的档案管理工作队伍是基本的要求。首先，在档案管理工作人员的引进选拔上，应该尽可能的引进高层次、创新能力强的人才充实到档案安全管理工作中。其次，应该重点加强对档案管理工作人员的综合能力教育培训，除了必要的档案管理知识以外，还应该加强档案安全管理理念以及计算机技术的教育培训，使其既可以准确的掌握档案管理工作的程序以及安全管理要求，同时也可以有效运用各种信息化手段提高档案管理工作效率。

4.提高档案资料的保密管理水平

在档案的安全管理工作中，保密工作是一项非常重要的安全管理要求。对于保密管理，首先应该根据档案资料的不同性质，准确的确定档案资料的保密等级以及使用权限，严格进行权限的控制管理。其次，在这些档案资料的管理过程中，应该严格控制档案资料的传输和复制，尤其是加强对各种照相机、录像机、智能手机使用的控制，以免资料泄露造成档案管理安全事故。

四、结语

篇(7)

关键词：食品安全；食品安全档案；档案化管理

一直以来，一些触目惊心的高校食品安全事故不断出现，社会影响极为恶劣。高校食品安全一旦出现问题，教学秩序则无法正常开展。高校食品安全管理工作落实不到位会对在校师生的健康造成伤害。因此探析如何利用食品安全档案化管理为学校的后勤改革工作服务，让高校食品安全管理部门提升食品安全工作水平，促进高校健康发展尤为重要。食品安全管理档案主要包括食品生产经营档案和综合协调监督档案，其中食品生产经营档案包括食品原料的质量分析报告、食品生产加工的操作管理情况、食品质检情况和食品企业信用指数等；食品综合协调监督档案一般包括日常的食品安全管理信息材料等。这些繁杂的食品安全档案急需运用档案知识管理理念进行管理和利用。食品安全的档案化管理为高校食品安全能提供最广泛、最精确以及最有说服力的书面依据，能增强餐饮企业的质量与责任意识，通过知识管理下统一规范的档案管理更能降低高校监管成本、提高监管效率、增强监管效果的食品安全监管新局面。

1高校食品安全档案对食品安全发挥重要意义

1.1高校食品安全档案保障食品安全溯源工作

很多高校发生的食品安全事件究其源头很大一部分是采购的原材料所含有害物质或所含添加剂不符合相关标准要求。现在的高校食品安全溯源在食品安全保障工作中尤为重要，食品安全溯源能在发生食品安全事故情况下准确的找出食品问题根源，使得食品安全工作得到开展。食品安全档案管理记录着许多与食品有关的各类信息，人们通过食品安全档案了解食品各个方面情况，如食品生产工艺、食品成分、添加剂含量、制作日期等内容，对以上信息了解后，排查食品安全隐患，解决因食品来源产生的问题，形成针对性的管理，使得在校师生食品安全获得有效保障，形成食品安全保障有效机制[1-3]。

1.2高校食品安全档案促进食品安全管理系统化

食品安全管理工作需要管理人员对食品安全管理的方式和方法进行科学合理的应用，确保食品安全管理的系统化。食品安全档案不仅记录了食品各方面的相关信息，更包含了食品安全管理方式方法与效果。在对食品安全档案记录研究的同时，建立系统的食物安全管理机制和管理制度，针对各类问题选择合适的管理方式方法，获得理想的食品安全管理效果。

1.3食品安全档案提供食品安全事件处理的依据

档案中记录的有关食品安全事件的处理经验为处理高校食品安全事件提供了有力依据和帮助，让食品安全事件得到较好的处理。因此完善食品安全档案管理工作和构建高校食品安全保障机制，能更全面地保障师生食品安全健康。

2高校食品安全档案管理的现状

2.1食品安全档案管理意识薄弱

高校对食品安全档案的忽略，使得部分高校食品安全档案管理工作出现缺失现象，还有很多高校餐饮企业不按管理制度开展工作，在食品监督管理中忽略原料采购、产品加工等环节各方面档案等相关信息，使得食品安全隐患重重。采购人员在采购原材料时更多关注食品材料的外在情况，不深入了解食品生产制作等情况。此外，食品安全档案管理人员在食品监管工作中态度散漫、粗心大意等也会导致食品卫生安全隐患的发生[4-5]。

2.2高校食品安全档案化管理制度不健全

目前，高校食品安全管理工作对食品安全档案化管理还不具备丰富的经验，相关食品卫生档案化管理制度不够细化，档案数据也不够合理科学，无法有效发挥其重要作用。很多时候只是对高校食堂食品管理工作中相关文字档案收集整理，基本没有电子档案类的资料，很大程度上档案存在不完整现象。在高校食品安全管理工作中，尤其是食品安全档案化管理部分常常得不到资金支持，工作无法进行，从而影响食品安全档案工作的落实与推进。

3优化高校食品安全档案化管理的有效方式

3.1重视高校食品安全档案化管理工作

作为食品安全管理人员应正确认识食品安全档案对食品安全管理工作的意义，主动加强高校食品安全档案对保障师生食品安全的价值意识，加强开展食品安全档案研究工作，自发的强化食品安全档案管理构建工作。使得食品安全档案管理工作不断健全完善，食品安全档案记录内容丰富完整，让食品安全档案在食品安全监督管理工作方面的作用获得有效发挥。

3.2落实高校食品安全档案化管理的工作

食品安全管理工作相关管理部门应该全方位了解食品安全相关信息，高效能地推动食品安全档案管理工作，在繁重的食品安全档案化管理工作中，落实各项食品卫生档案化管理工作，对各项食品安全制度、各类食品安全管理情况记录、食品采购索证与进货验收登记情况记录、食品添加剂使用情况、饭菜留样记录、餐厨废弃物处理登记、职工花名册及体检健康记录、岗位培训情况等档案文件做好严谨科学的档案化管理及利用。特别是食品采购索证与进货验收登记情况和食品添加剂使用情况，应严格索取利益相关信息质量分析报告、认真记录采购食品的名称规格数量、保质期、供货商及联系方式等，做好索证索取台账记录，一般保存期限2年。

3.3对高校食品安全档案进行系统、完整、科学地收集和整理

规范地开展高校食品安全档案工作，在食品安全档案管理中对食品安全档案进行统一分类整理、归档编号。通过深入调研，积极整理、筛选档案信息，系统地组合零散档案信息，使得食品安全档案利用服务由零散向系统化发展，更好地为高校食品安全管理工作服务。