基建档案的重要性精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇基建档案的重要性范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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关键词：医院 网络时代 基建档案管理

随着互联网的推广、信息化浪潮席卷而来，与之而来的是医院医疗业务量的迅速膨胀，医院建设规模的不断发展壮大，由此医院建设的改革变得越发坚决且深入，在此过程中基建档案作为承建整个医院发展建设的根基，在有源可查，有据可依方面越来越体现出其不可代替的作用，当前为避免其淹没在网络时代的洪流中，重中之重是做好基建档案的归档、整理以及可持续使用，应采取一切积极有效的措施，做好基建档案的保护工作，在基建档案管理过程中，坚决杜绝破坏性因素的存在，使医院的后期发展与规划工作有据可依，这是每一位医院基建档案工作者的光荣使命与工作职责。

一、基建档案在医院管理中的作用

不管是在我们的生产实践活动还是科学技术实践活动中，科技档案作为我们发展的见证，都扮演着重要的角色，而基本建设档案作为科技档案的重要组成部分，在历史的发展和延续的过程中，所占有的分量也是举足轻重的。从内容上来划分，医院基建档案主要分为三种类型，即基建文件材料、施工文件材料与竣工文件材料。其中基建文件材料是医院在建设项目之前准备的文件资料，包括征地、立项以及规划申请等资料；施工文件材料是医院在施工过程中形成的文件资料，包括有关地基、基础原材料、主体工程、安装、装饰装修工程以及隐蔽工程等记录和有关材料；竣工文件材料是指施工项目竣工验收报告以及竣工验收前各种专业图纸的保存，包括建筑、结构、设备、电气等图纸资料。

基建档案作为医院发展建设的重要资料，主要具备周期长、整体性、专业性、现实性等特点。其中基建档案周期长的特点主要表现在：基建工程项目分为立项、设计、施工及竣工等多个环节，在以上所有环节中，基建材料需经多个部门而形成，此过程需要经历相当长的一段时间，因此，基建项目周期相对较长。基建档案的整体性主要表现在：基建工程对象为单体工程项目，具有一定的独立性，所形成的基建档案具有较强的系统性与整体性。基建档案的专业性主要表现在档案形成及使用功能等方面存在较强的专业特点。基建档案的现实性主要表现在普通文件资料归档后，现行功能已基本完成，后期主要用于历史考查。与普通文件资料不同，基建档案归档后，现行功能并未完成，其现行效用在后期较长一段时间内仍然得以运用，可以说基建档案具有非常强的现实价值。

基建档案的形成过程涉及多个部门，包括项目规划部门、勘察部门、设计部门、施工部门、监理部门、建设单位主管机构等。基建档案的形成一方面反映出基础建设工程的静态面貌，另一方面反映出基建工程变化、发展的动态过程，与基建工程的实际面貌具有极强的一致性。医院基础建设工作的开展，医院基建档案是对它的全程记录，在基建工程的统筹建设和后期管理具有极其重要的借鉴和指导价值，在医院的发展与建设过程中，起到重要的作用。医院基建档案不仅为医院的规划、建设及管理工作提供有效依据，而且为产权纠纷、经济问题、历史查证及科学研究工作提供重要素材，为较为复杂的项目施工环境提供重要参考资料，具有非常重要的价值，因此，逐渐获得医院相关管理者及建设单位的支持与鼓励。

2012年，作为潍坊市唯一一所三级甲等中医医院，为解决病人反应的潍坊医院磁共振检查拥挤、不方便的问题，考虑能否在内科楼一楼东北侧再购置一台磁共振，于是这块基地的现状、隐蔽管线分布以及所能承受的荷载成为了决策的关键，这就必须要有原来的结构管线图作为参照，否则无法准确确定其承载力和管线分布，进而无法进行土方开挖以及一系列的后续施工。基于此，医院基建档案工作人员通过查找基建档案资料，为施工人员提供了完整的结构管线图等有关资料，保证了基础加固施工、磁共振的安置以及放射防护工作的顺利进行，这样不仅为医院节约了人力物力，更重要的是避免了施工过程中安全隐患。

虽然我院对基建档案的管理存在不少成功的范例，但对照国家档案法，国家基建档案管理要求，医院的基建档案仍存在着不足和缺陷，有待于今后进一步提高和重视。

二、基建档案在其形式过程中存在的问题及产生的原因

在当前的网络时代，人们只重视电子版本基建档案的整理和完善，忽略了对历史基建档案的规整和修复，从而造成了部分重要资料的缺失，具体表现在：一是注重工程建设的质量、进度、安全，忽视对档案的管理，目前工程项目管理中普遍存在此种弊端。负责工程项目的管理人员，档案意识淡薄，认识不到位，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作，忽视建设工程中档案资料的管理。

究其原因：首先医院基建档案管理的作用不像整个工程项目效益这么立竿见影，导致部分医院对基建档案的管理上不够重视；其次医院未将基建档案管理工作纳入医院管理人员年度绩效考核中，致使档案管理人员态度不积极；最后医院在基建档案工作的模式上缺乏创新，甚至依然保持着一些陈旧的管理方式，影响档案发挥其服务于医院中心工作的作用。

二是基建档案在管理上缺乏完善的制度，在档案管理的职责上分责不明确，基建档案涉及范围广、数量大、收集难、专业性强，加之医院的基建项目往往持久性工程，期间不可避免产生大量签证、联系单、通知单等现场文件材料，但是由于医院本身不是专业的房产开发商，其管理人员较之变动频繁，基建档案管理制度不健全，同时缺少对基建文件系统的整编标准，档案管理人员缺乏对基建档案及时收集、整理及归档的意识。在整个工程建设中建设、勘察、设计、施工、监理等单位对本单位所担负的工程项目的责任和任务不十分明确，或明确但执行力度不够，致使基建档案归档针对性不强。此外，由于医院本身性质的特殊性，导致部分医院工程项目验收了，但是基建档案没有及时进行专项验收，造成归档资料缺失，为日后工程的改建、扩建、维修等一系列工作带来隐患。

三是前期针对工程项目的手续文件等资料的收集、整理工作存在漏洞，许多医院通常没有专门针对项目的筹建办，更不用说专业的基建档案的管理人员，由此导致工程项目前期的土地、规划、立项、招投标等资料的收集缺乏有效的监管措施。有的文字资料，表格的内容填写不齐全、不规范、表达不准确，有的图纸质量偏差。有的工程图纸会审意见和设计变更联系单较多，但竣工图上没有作相应的修改和注明变更号码，造成竣工图纸失去时效性和准确性。有的文件没有及时统一规整，随着时间的推移，科室的轮转，这些文件材料的收集整理难度越来越大，甚至遗失，而这些失误有的很有可能给医院造成严重的经济损失。

导致以上诸多问题的产生的原因，总结起来主要有4个方面：

一是医院领导和技术人员基建档案意识薄弱，重视基建档案工作的力度不够，负责基建工作的人员与档案管理人员工作上缺乏沟通，步调不协调统一。

二是医院只注重临床人才的培养，忽视了对基建档案管理方面的人才引进，对文本基建方案管理无法形成有效的监管体系。

三是作为施工单位往往只重视工程的主体建设，工程的施工进度，而施工资料的整理、收集和编制不能及时跟附整个项目的进度，没有成立专项小组来做基建档案的编制工作，更没有完整的规章制度来保护并搞好竣工档案的编制工作。

四是部分负责工程档案资料编制的人员素质差。有的甚至是由工地项目部施工员兼职，缺乏专业知识，同时对编制基建档案的能力不足。

三、医院基建档案存在的问题、原因及对策

综合几年来自身在基建档案的管理方面的经历和经验，结合医院实际的工程项目，摸索积累了一些有利于基建档案管理的方法，现详述如下。

第一，抓落实、重时效。派专人专项负责，重视和加强基建档案收集、整理工作。在医院的日常事务管理过程中，相关管理人员应积极配合医院基建档案工作人员，保证基建档案工作的真正落实。第二，对于改扩建或者项目维护工程，应对地下管线进行有效整理与完善，全面收集隐蔽资料，对地下管线的走向通过管线图的方式仔细标注，最后整理归档。我院在医院基建档案管理工作中，对全院约90%的地下管线等信息进行了详细标注，以便于为今后的修整工作提供依据。

为进一步保证医院基建档案的完整性与系统性，确保已归档档案与工程实体项目、档案记录与施工情况的一致性，在基建档案管理过程中，应做到以下几点：第一，实施宣传教育，提高档案管理人员的档案意识。

第二，建立健全基建档案监督管理机制，保证基建档案资料与施工过程的同步进行。

第三，对档案资料进行收集与累积，与施工单位积极沟通，向其详细讲解归档要求及相关档案内容，保证档案收集工作及资料累积工作专人专管，确保工程竣工档案的完整性。

第四，强化对基建档案管理工作相关人员的业务培训，提高其管理水平。

第五，采用行政管理手段，保证施工单位与建设单位对基建档案的收集、整理与归档工作的顺利配合。

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【关键词】油田；基建档案；管理；提高对策

1.油田基建档案管理概述

1.1油田基建档案的内容

油田基建档案形成并贯穿于建设项目的酝酿、建设、竣工、使用等全过程。具体来说，油田基建档案所包含的内容，主要有项目的可行性调查、项目的提出、各阶段建设的决策、项目的评估、实地勘测、设计、调试、施工、竣工、验收、使用等方面的资料（包括纸质文字材料以及图纸、电子文件、声像、图表等形式载体的档案资料）[1]。油田基建档案能够真实反映工程建设的全过程，是企业重要的资源和财富，并成为鉴定工程项目质量和维护项目的重要依据。

1.2油田基建档案的特点

分析油田基建档案的特点主要有以下几点：⑴档案与工程实体相一致。油田基建档案的对象是每一个独立的工程项目，而每一个工程项目都是在特定的专业领域中形成，属于一个有机整体。若工程有所改动，档案也应随之发生相应的改动。保持档案与工程实体相一致的原则。⑵工作量大。油田基建工程项目一般战线长、面广、点多，且建设周期长短不一，决定了基建档案管理工作量繁多的特点。另外，一些工程需要边施工边设计，有些需多次设计才能完成，有些则需在施工中不断修改和完善，这也在很大程度上加大了档案管理工作的工作量和难度，基建档案管理工作繁重不可避免。

1.3油田基建档案管理工作的重要性

基建档案包含的内容决定了其在企业发展过程中的重要作用。基建档案是企业的一项基础性工作，是基建工程技术人员、管理人员在项目建设中成果的反映。因此，加强基建档案管理工作的规范化、合理化，对发挥档案的真正价值，提高企业的发展水平均有重要意义。另外，基建档案能够反映工程的质量水平，而工程的质量直接关乎建筑的使用寿命、人们的生命财产安全。将基建档案管理工作纳入工程质量管理体系中，工程人员可根据档案对工程的技术管理方法进行规范，同时，还可对建设过程中发生的事故进行分析，明确责任，并得出经验教训，可有效避免后期发生类似的事故，这对提高基建工程项目的质量起重要作用。

2.油田基建档案管理工作存在的问题

2.1归档管理意识不强

企业领导以及档案管理人员缺乏足够的归档意识，主要体现在：⑴不及时收集和整理档案资料。有些单位为赶工期或受经济利益的趋势，而出现“重工程、轻档案”的现象。实际上，很多单位却大大超出了移交资料的时间期限，而档案管理部门也没能及时催促，造成档案收集和整理不及时的现象，影响了档案管理工作的进程。⑵归档不规范。有些基建工程队伍的人员不稳定，流动性较大，而相关部门也没有安排专人负责档案管理工作，由于专业知识的缺乏，归档不规范现象层出不穷。另外，有些档案管理员缺乏实践能力，或缺乏责任心，致使档案管理工作严重脱节，资料丢失、损坏、流向不明等现象时有发生。

2.2基建档案管理模式陈旧

管理模式陈旧是影响基建档案管理工作效率和质量的重要原因。表现在：⑴受经费和人员数量等的限制，一些单位没有建立基建档案管理部门和专职档案管理人员，仅让其他管理人员兼职，致使档案管理的质量得不到保障。⑵有些档案管理部门的管理网络系统不健全，基础设施或设备难以满足档案管理的需求，影响了档案管理的效率。⑶科技水平不断发展进步，而当前的基建档案管理现代化水平却严重滞后，也是影响档案管理效率和质量的重要原因。

3.提高油田基建档案管理水平的措施

3.1增强档案管理意识

增强档案管理意识是提高基建档案管理水平的必经之路。目前，基建档案管理工作正朝着市场化、社会化、信息化方面发展[3]。首先，管理人员应转变传统的观念，与时俱进，认真学习《档案法》，对基建档案管理工作的重要性有一个全面的认识。再次，基建档案管理工作涉及的部门较广，需众多部门齐心协力才能完成工作。档案部门的工作人员应尽职尽责，多与各部门加强沟通，以提高各部门对档案管理工作的支持。最后，对档案管理人员加强业务培训，使其熟练掌握档案收集、整理、归档等工作环节的操作程序及技巧，不断提高其专业素养，培养出现代化的复合型人才。

3.2建立健全基建档案管理体制

参建部门应根据项目的特点以及档案管理的需求建立专门的档案管理机构，并配备专职人员进行管理。同时，明确部门和人员的管理职责，实行责任落实到人的制度。鉴于当前基建档案管理网络体系不健全的情况，档案部门可借鉴国际先进的档案管理网络体系，并参照国际档案质量管理标准，对基建档案管理工作进行标准化、规范化、科学化管理[4]。如可根据实际需要，利用档案管理软件，对基建档案进行远程保管、查阅、传输等，建立电子档案数据库，保证基建档案管理工作的及时性、规范性和有效性。另外，为保证基建档案管理工作顺利开展，可将基建档案管理工作纳入工程项目管理中，明确规定资料移交、资料归档的时间，对于超出规定时间的单位，依据规定进行处罚。

3.3完善基建档案管理基础设施建设

基础设施建设的完善是保证基建档案管理工作顺利开展的物质基础。档案部门应及时反馈基建档案工作的进展情况，同时对工作中存在的问题进行总结和分析，及时汇报上级部门，向其说明基础设备配置的必要性和重要性，以争取得到上级部门的支持。通过不断完善档案部门的基础设施建设，以改善档案管理工作的环境，提高管理效率。

4.小结

油田基建档案是工程项目全过程的真实反映，且是基建工程项目管理的主要内容之一，理应受到高度的重视。油田企业相关领导以及档案管理人员应提高基建档案管理意识，在收集和整理档案的过程中，发扬爱岗敬业、实事求是、责任至上的精神，积极主动地开展一系列工作，多与相关部门进行沟通，理顺各部门关系，提高部门间工作的配合度。另外，健全基建档案管理体制，完善档案管理网络体系以及基础设施建设，切实提高基建档案管理工作的效率和水平，使基建档案在油田开发、项目建设中真正发挥出价值。

参考文献

[1]龚亚芬.油田基建档案管理[J].内江科技，2012（04）：11+38.

[2]张燕.浅谈基建项目工程档案管理的对策理[J].科技广场，2011（10）：183+185.

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关键词：基建档案；问题 ；措施

Abstract: In this paper the author from the existence of capital construction archives management in China problems, put forward measures to improve the capital construction archives management in our country, consult.

Key words: construction archives; problems; measures

中图分类号：G271文献标识码：文章编号：

引 言：基建档案是指从工程项目从论证、决策、建设、验收、交付使用各个过程中所形成的，需要进行分类归档的文件材料，它包含了项目提出、可行性研究、评估决策、勘测设计、施工、竣工、交付使用等工作环节中所形成的声像、图表、图纸、文字等载体和形式的材料。基建档案不仅是评定工程项目质量、项目维护、项目使用的重要依据，也是一个单位基础设施建设活动最为真实的历史记录材料，是工程建设技术人员智慧和劳动结晶，是单位资源储备的一种表现形式。

一、我国基建档案管理存在的问题

基建档案不仅是一个工程项目在施工建设过程中最为真实的记录和反映，也是一个单位建设发展的重要依据和基础。随着我国各个单位基础设施建设数量的增多，基建档案管理的越来越复杂，难度越来越大，重要性也得以体现。但是，我国基建档案管理水平较为滞后的问题仍然比较突出，主要体现在以下三个方面：

第一，基建档案管理重视程度不够。一般而言，基建工程项目周期短则几个月，半年，长则几年。但是，对于基建工程管理而言，场所是临时租借、人员是临时抽调、班子是临时组合、机构是临时成立，所以，有些项目管理人员往往过于关注项目施工建设，而对于基建档案材料的搜集整理存在重视程度不够的问题，甚至片面认为基建档案管理浪费时间精力。在项目施工建设中，只注重施工进度而不注重工程资料；基建档案管理较为混乱，管理人员因为是临时抽调的，所以基建档案资料也是人走楼空；有的项目施工负责人员根本不重视对基建档案的搜集整理，用完即扔；在基建施工过程中，未能做到档案资料的同步搜集整理，造成档案资料的失实遗漏。

第二，基建档案管理缺少规范性。随着我国社会主义市场经济体制的转型建设，基础设施工程项目在建设、管理、投资等方面都发生了较大变化，例如，原有的基建项目建设用地基本上都是由国家划拨而来的，但是在市场经济体制下，基建项目更多是通过竞拍才能获得的，而且在项目建设过程中，监理单位和施工单位也必须要通过招投标程序才能够产生；在项目施工建设过程中，都经历了征地拆迁、融资、改造装修、代建、扩建等建设过程，在这些基建项目建设过程中，都离不开项目运作，这是基建档案管理所面临的一个新的重要变化，直接增加了基建档案管理的内容，使基建档案建设的程序更为复杂化。但是，应该说基建档案管理的每次改革和每个变化都是一个新的学习过程，都是一个新的尝试，而在这个学习尝试的过程中，我国基建档案管理缺乏规范性指导，对于基建档案的使用、归档、整理、搜集都缺少实施标准。

第三，缺少足够胜任新形势下基建档案管理人员。目前，我国基建档案管理在人员素质技能方面存在两类问题：首先，由于大部分基建档案管理人员基本上都是临时指派的，缺少系统性的档案管理培训，对于档案管理业务不熟悉，缺少档案管理专业知识，难以有效进行档案的搜集整理、归档、开发利用；其次，在基建工程施工过程中往往面临着人手缺少问题，档案管理人员往往也是兼职的，其业务较为繁杂，工作量较大，对于档案工作往往也是出于疲惫应付状态，在档案管理方法和手段方面就更加落后，难以使用现代化管理手段进行编目、检索、开发、利用。

二、我国基建档案管理完善措施

第一，要不断增加基建档案管理部门的服务意识。基建档案管理利用不仅是档案管理工作的职责，也是档案管理工作的中心内容。但是，就基建档案管理的实际现状来看，基建档案的利用率较低，之所以出现这样的问题，其主要原因在于基建档案管理人员缺乏服务意识，档案管理的基础工作较为薄弱，直接制约着基建档案的查询利用。因此，基建档案管理部门的工作人员要能够不断提升服务意识，加大对馆藏内容的宣传。大多数员工对于档案管理部门的工作职责和工作内容缺乏清晰了解，认为档案管理是一个非常神秘的部门，不能轻易涉足，

针对基建档案管理存在的这种问题，需要不断加大对基建档案管理利用重要性的宣传，特别是要解决基建档案利用效率低下、利用方式单一、利用范围狭小等方面的问题。在对基建档案宣传的过程中，档案管理人员要能够强化服务意识，转变工作理念，变被动服务为主动服务，不断发挥基建档案作用的同时，促使档案管理水平的提高。

第二，要为基建档案管理创造良好的外部环境。要想不断提高基建档案管理工作水平和服务质量，除了强化档案管理工作人员的服务意识以外，还需提高相关部门和领导对此项工作的思想认识和重视程度，只有各个部门和领导充分认识到基建档案管理工作的重要性，才能够建立一个协调的工作机制，才能够使各个部门主动搜集整理基建档案材料，并及时整理归档。任何一个工作的完成都离不开一个良好的外部环境，只有为档案管理工作创造一个良好的、和谐的、积极的外部环境，才能不断提高基建档案管理水平和质量。

第三，要不断完善基建档案的各项管理制度。目前，我国各个单位的基建档案管理的依据是建设部的《城建档案管理规定》实施细则，虽然这样做有利于基建档案管理的规范性，但是从某种程度上来看，各个基建单位也要根据工程项目的实际情况，制定出符合自身工作需要的档案管理制度，唯有如此，才能不断减少基建档案管理工作难度，不断提升基建档案管理水平，提高基建档案利用率。

第四，不断提升档案管理人员的业务技能。为更好提高档案管理水平，提高基建档案管理水平，要不断加强对基建档案管理人员的业务技能培训。基建档案管理是一项细致而复杂的工作，需要档案管理人员有较高的职业道德和业务技能。为使基建档案管理人员既懂基建档案管理，又要能够不断提高其业务水平，确保基建档案的工作效率和质量，适应现代档案管理载体、方法、手段对于档案管理人员新要求，要不断加强对档案管理人员的培训。基建档案管理人员不仅要能够熟练掌握档案保护技术、档案管理学、档案学等方面的专业知识，而且还要掌握现代档案管理先进手段，促使基建档案从经验管理向现代化科学管理进行转变。

第五，要不断加大对基建档案的硬件建设。在我国传统基建档案管理中，档案主要是以实物和纸质为载体，不仅不便于管理和查阅，而且容易造成损害丢失问题。但是，在信息时代，基建档案可以通过现代化技术，将纸质档案通过技术转化，转变为数据性资料进行存储、检索、查阅，实现了现代化基建档案管理。因此，基建单位要能够不断加强档案管理的硬件投入，特别要能够不断更新设备、使用现代化管理技术，为基建档案的电子化、现代化提供物质基础。在信息化时代，基建档案管理所面临的一个重要问题就是如何将纸质档案电子化。对此，基建档案管理部门可以要求设计单位提供相应的电子版图纸，使工程设计更为系统完整的在图纸上进行反映。而对于那些具有较高保存价值的图纸，更是建立电子档案的建立进行永久性保存。

参考文献：

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医院的基建档案包含了从成立到竣工的所有信息，包括了文字、图表、视频等，是整个基建工程的最初始记录，所以加强医院基建档案科学化管理是非常重要的，在基建档案管理中经常会发生数据记录不完整、不及时，监督体制不完善的情况，这些都会严重影响医院基建档案的科学化管理，所以要提高对医院基建档案科学化管理的重视度，建立一支优秀的档案管理工作人员队伍，提高基建档案管理的工作效率和工作质量，同时还要不断的提高工作人员的专业素养，这样才能促进医院基建档案科学化管理的长久发展之路。

1 医院基建档案的重要性

1.1 有着记录作用

医院的基建档案有着重要的记录作用，能够把医院从施工到竣工的所有过程用文字、图片、数据记录下来，对整个项目实行一个合理的规划，这样有一个整体的规划才能够更好的完成之后的后续工作，例如，维护和改造等，提高医院基建工程的安全性和合理性。

1.2 具有参考价值

医院的基建工程的实施完全离不开基建档案，因为基建档案发挥着一个规划和预算作用，能够为基建工程的实施提供合理的数据，有效的提高医院基建工程的工作效率和工作质量，并且能够最大程度的保证医院基建工程的经济效益。

1.3 法律维权价值

医院的基建档案还有着法律维权价值作用，在以往的医院基建工程过程中发生过很多的问题，例如，医院权属和土地占有问题，都和医院周围的居民有着很大争议，所以医院基建档案能够有效的提高医院产权安全性，包括在工程建设期间的质量问题也能够有一个很好的证明，能够把医院基建工程实施过程中真实、可靠的数据体现出来，在基建档案中还包括法律文书、历史凭证等，这都为医院未来的长久发展提供最有力的保障。

2 目前我国医院基建档案管理存在的问题

2.1 缺乏高素质管理人员

在医院基建档案管理工作中需要工作人员有非常高的专业素质才能够胜任这份工作，提高工作质量和工作效率，但是目前我国医院基建档案管理人员的专业综合素养较低，不具备相关的专业理论知识和实际操作能力，这种情况大大的影响了基建档案管理工作的顺利实施，部分工作人员没有得到定期的培训，有很多理论知识都在不断的更新，导致在工作中发生严重的失误，影响了基建档案管理的真实、完整性。

2.2 缺乏合理的基建档案管理制度

在医院的基建档案管理工作中缺乏合理的制度，这就影响了整体的基建档案管理水平，在工作过程中不具备完整的工作流程，使得工作人员在工作中不能明确自己的工作职责，监督部门也没有起到有效的监督作用，最终导致各个部门不能同步进行工作，使得基建档案管理工作不到位，没有达成统一的标准。

3 加强医院基建档案科学化管理的方法

3.1 医院领导要重视基建档案管理工作

只有医院的各个领导重视基建档案管理工作，才能把这项工作更好的实施下去，医院的领导要起到良好的带头和监督作用，对于工作人员在工作过程中发生的失误，要严格的进行处理，因为基建档案里的每一个数据都要保证其真实性和完整性，这样才能提高基建档案管理工作的效率和质量，把基建档案管理工作纳入到年终考核项目中，提高此项工作的重要性。

3.2 提高基建档案管理的人员的专业素质

只有提高基建档案管理人员的专业素质才能提高工作效率，所以医院要定期对基建档案管理人员实施培训，提高其专业理论知识和实际的操作能力，每一个工作人员都要跟得上时展的脚步，对一些更新的理论知识要充分的掌握和理解，在招聘基建管理人员时要聘用高素质人才，这样才能实现科学化基建档案管理工作。

3.3 提高基建档案管理工作的信息化发展

在医院的基建档案管理工作中要应用信息技术，这样不仅仅能够提高工作效率，还能够充分的保证数据的准确性，在信息化管理中要把所有的数据发送到信息数据中心，做一个数据的统计，这样才能实现统一规划管理，在基建档案管理工作中要不断的提高法制意识，每一个工作人员都要守本职，在工作过程中要有强烈的责任心，这样才能保证基建档案数据的质量。

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关键词：档案； 科学； 管理

中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2012）07-141-001

高校基建档案是指在学校基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它记载了整个基础建设工作的全过程，既是工程建设及竣工验收、交付使用的必要条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。目前，高等教育发展迅速，高校规模持续扩大，基础设施建设任务不断增加，高校基建档案的重要性、规范性愈发凸显。然而，由于对基建档案重要性认识的缺乏，基建档案的管理体制还不够完善，管理过程也存在一些问题，因此科学管理势在必行。

一、高校基建档案的特点

高校基建档案除具有一般档案的信息性、原始性、价值性等特点以外，还具有以下特点。

1.成套性

基建档案记载并反映了建设项目活动的全部过程和成果，包含了从提出项目建议书、可行性分析报告、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘查、设计招标、签订合同等全过程文件，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总和的基建程序和专业内容相衔接，构成了一个建设项目的成套完整性整体。

2.现实性

基建档案具有较强的现实使用性。其它文件材料归档后，基本上完成了现行功能，多半是用来历史查考，而基建档案则不同，它是学校基本建设、工程维护和改建扩建中不可缺少的现行依据，它不仅没有退出现行使用过程，而是在较长时期内发挥现行效用。

3.复杂性

基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、暖通、供变电、消防等多种专业内容，这些专业有机地融合，才能完成一个建筑单位工程，也带来了专业内容的复杂性。

二、高校基建档案管理中存在的主要问题

1.存档材料不齐全

基建档案涉及方面广、工作环节杂、建设周期长，故基建档案成为建设项目管理工作中重点和难点。一些项目建议书和可行性研究等阶段应保存的依据性文件常漏缺不全。在项目招标过程中，经常出现中标单位外包归档不及时等导致资料散失。施工单位对于施工过程中所形成的隐蔽工程图纸、施工日记等的收集管理疏忽，对设备安装文件资料也不够重视。有些仅注重阶段性文件资料的收集，而往往忽略了全过程文件材料的完整归档，造成基建档案的成套性、完整性存在缺陷。

2.归档质量不高

由于归档意识薄弱和人员素质的不专业，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等，主要存在着三种情况：一是归档材料不符合归档要求。在归档材料和图纸上随意使用铅笔、圆珠笔及红色、纯蓝墨水等不符合归档要求的笔墨书写；有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸和文件漏盖公章或公章不清晰。二是图纸编制不规范，工程资料不全。图纸中相关责任人审核签署经常漏缺，缺盖图章或图章不符合规格。三是存档图纸不全或磨损、污染严重，不能准确反映工程实体的实际情况。

3.管理机制不健全

基建项目一般要经过立项、科研、设计、施工、竣工等阶段，项目文件资料形成周期长，涉及方面广，专业技术性强，从而造成收集、归类、整理难度增大。资料从产生到归档经历相当长的一段时间，并经过许多环节，其中每一环节的差错都直接影响图纸的齐全、完整、准确性。

三、高校基建档案科学管理的对策

1.健全管理体制

首先，配备专职档案人员。明确管理职责，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通，加强档案管理的质量服务，结合现代化手段提高基建档案的开发和利用工作。其次，制定归档制度。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。

2.提高人员业务水平

基建档案管理工作是一项专业性很强的工作,档案管理人员作为档案工作主体,其素质的高低将直接影响到档案工作质量的好坏,因此必须加强对专(兼)职档案的教育和培训,采取培养专业人员与培训现有工作人员相结合的办法,提高档案人员的素质,同时,由于知识的不断更新,应该把档案管理的培训作为一项长期的工作来抓,使其走向制度化、规范化。

3.做好“三个同步”

基建档案工作“三个同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。对材料编制不够完整、不准确、不符合归档要求的，都要及时进行查漏补缺。

4.严格归档立卷管理

归档立卷工作是基建档案管理工作中的重要一环。要根据建设项目特点及其内在联系，按照《高等学校档案工作规范》中基建文件材料的部门立卷与归档流程要求，做到格式统一、字迹工整、图像清晰，根据基建文件材料的形成规律，对基建文件材料内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用, 保持其整体功能。

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【关键词】医院管理 医院基建档案管理

【Abstract】How to strengthen the capital construction archives scientific management the importance and meaning, the paper discusses and analyses the hospital construction project management and enhance service awareness, active participation in the construction of hospital management, hospital basic construction archives management of scientific, standardized, standardization and information of specific strategies and methods. From the hospital capital construction file status, collection, preservation, access, and other aspects of hospital archives management in hospital management.

【Key words】Hospital management; Hospital basic construction archives management

引 言

档案是一种信息资源是一种无形的财富。它在为领导决策提供参考:为科研工作提供借鉴;为维护单位利益提供依据;为社会提供优质的全方位服务方面都发挥了重要作用。医院档案工作水平在一定程度上体现了医院管理水平。

随着人们生活质量的提高对健康也日益重视，为满足这些需求，很多医院着眼于改善医疗条件，逐步进行新建、改建、扩建医院建筑，从硬件上满足人们的需求，营造良好的就医环境，体现人文关怀。在这样的形势下，加强医院基建档案管理显得尤为迫切和重要。

医院基建档案管理在医院管理中有着举足轻重的地位。

医院基建档案是项目新建或者改建、扩建过程中的历史记录，是最原始、最真实、最完整的第一手材料，通常以文字、图表、影像的形式存在。系统的记录项目申请、批复、可行性研究、勘察、设计、招投标、施工、监理、检测、合同洽谈和签定执行等一系列内容。涵盖了隐蔽工程验收记录、安装工程的试水、试压、拍片、调试、试运转等相关资料。为今后的维修、保养，添置或者变更设备时的改建提供依据，医院基建档案也已成为医院评级考核的一个重要组成部分。

一、医院基建档案的收集和整理

医院基建档案的收集和整理应贯穿在项目的整个过程。医院领导应当对基建档案具有足够的重视和支持，安排基建档案管理人员参加档案管理部门的专业培训班进行系统学习，提高基建档案管理水平。建立科学的档案管理体系，建立和健全档案管理制度。

基建档案的管理人员一般为基建管理专业人员需要具备丰富的专业知识和良好的敬业精神以及熟练掌握电脑的操作技能。在收集过程中耐心细致，做到及时、准确、完整。在陆续完成属于院方收集的资料的同时要监督设计单位、监理单位、施工单位、及各方参建单位各自进行资料收集和整理。将档案收集、整理的要求写入合同条款，用经济和行政手段并举的方法来提高工程参建各方和工程管理各方的档案意识，保障基建档案收集的完整性和真实性。同时建立基建日志，坚持每日记录，将整个工程的建设过程真实的记录下来，这是对医院建设的负责也是对基建管理人员负责。

基建档案的整理要以时间排序为主线，分项整理，每个分项再以时间进行排序，以利于查找和回忆，为今后的管理工作提供方便。医院基建档案管理人员还要认真审查资料的完整性和真实性，对于表述不清的文字材料、该签署意见并盖章的表格只盖章未填写意见观点、用施工图代替竣工图、竣工图中竣工章内相关人员签字不全的、竣工图内容未按照变更联系单进行修改的，未收集原件且没有盖章注明原件归档处的，都要退回查找原因，待材料的真实性得到保证时才可以接收。及时收集和妥善保管基建资料，不要使资料残缺或者受到污损。对收集过程中的借阅要及时进行登记并督促归还，经常使用重的材料要做好备份并保存原件，以免材料缺失。

二、医院基建档案的查阅和保存

医院基建档案归入医院科技档案，在浩瀚的档案库中查找某个特定的基建档案没有便捷的检索工具恐怕难以做到。这就要求档案管理人员重视开发提高档案利用率，编制档案检索目录，运用电子计算机技术进行档案管理，对案卷封面进行录入，实现对档案自动排序、可以按不同的检索要求进行查找。工程项目的资料目前一般以纸质的形势存在，对有必要的资料要进行扫描、拍摄，和CAD图纸一并按照案卷号、图号、序列号进行连接，使终端用户能够快捷地检索到需要的资料。对于诸如工程施工过程中拍摄的照片、摄像资料、CAD设计资料的电子文件资料需要刻录光盘光盘保存，在移交电子文件载体时需附上电子文件内容说明。光盘宜竖立放置防止变形，并需避光处理，5年进行一次转存。

结 语

医院基建档案管理是医院管理的一个重要组成部分，是医院基本建设水平的一个体现。完整的、真实的、准确的基建档案是医院建筑安全的保障是医院改扩建的依据是医院建设发展的基础。

参考文献

[1] 田跃珍 浅谈加强医院档案管理工作的意义 清华大学领导力培训 2010-09

[2] 孙淑坤 浅谈医院档案在医院管理建设中的作用 兰台世界 2011年S1期

[3] 韩 静 浅谈医院档案管理工作的意义和措施 黑龙江科技信息 2012年15期

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【关键词】高校；基建档案；管理工作；制度建设；沟通协作

高等院校在基建管理工作和基建工程项目建设过程中形成的文档、图纸、报告、图表及声像载体等材料统称为基建档案。基建档案不仅是高校对工程建设项目进行项目招标、过程管理、施工监理、监督审计、验收启动的重要材料，也是在未来的发展中进行运行维修、扩建改造的重要依据，同时也是法律纠纷中维权的有力证据。在普及高等教育的大潮中，各个院校不断的扩大招生规模、反复进行新校区的建设和扩建，使各个高等院校基础建设规模不断扩大，基建任务持续增加。同时，基建档案的数量成倍增加，对基建档案的管理提出了更高的要求，需要我们的档案管理更加科学、更加规范、更加高效。因此如何更加科学、有效、规范地做好基建档案管理工作，是需要我们认真思考和探索的问题。

一、基建档案的特点

高校基建档案具有显著的特点，它所记载的事物非常具体，根本的特点是记录保存原始性。具体特点有：

1、档案产生具有阶段性

项目工程在不同的阶段形成不同的档案，这是基建档案的一个基本特点。在编制计划书阶段、施工地点的选择阶段、地质勘测检测阶段、施工计划施工准备阶段、工程施工监理阶段、工程验收阶段等都形成不同类型的原始档案和原始材料。

2、档案的完整性

基建工程具有相对的独立性，整个建设是一个不可分割的整体，在进行基建档案归档的时候，必须把一个独立的工程在不同阶段产生的原始材料作为一个完整的整体进行归档立卷。各个阶段的档案既具有阶段的独立性，同时各个阶段涉及的基建程序和专业技术又有相互联系、相互依托，所以这些档案材料缺一不可，共同构成一套完整的档案材料。

3、档案内容的专业性

高校基建档案是在基建活动中产生的，而基建活动是按照专业分工进行的，其中包括：地质勘探、地质分析、基础设计、建筑设计、建筑施工、装饰装修、消防公安、综合布线等，涵盖了地质、设计、材料、施工、监理、信息技术等多个专业领域。

4、档案利用的现实性

档案馆的其他文件材料归档后，基本上完成了现行功能，但基建档案则在较长时期内发挥现行效用。在实际的使用中，需要对教室、校舍、食堂等基础设施不断进行维修维护，甚至扩建，期间不同专业的工程人员通过查阅相关的档案材料来组织施工维修，所以档案的使用具有一定的现实性。

5、档案归档周期性长

每一个工程项目从筹建到竣工都要经过计划、立项、设计、施工、竣工验收等环节，往往需要一年以上甚至更长的时间。前期形成的档案材料只有等到工程竣工验收后才能收集齐全，加上工程使用期长，时间跨度不可预见。

二、基建档案管理中的问题分析

1、档案意识不强，领导对基建档案管理的重视不够

长期以来，从领导到普通的教工对档案的重要性认识不到位，缺乏档案意识，加上档案部门的宣传力度也不够，导致大家认为档案可有可无、可多可少、可粗可细。领导的不重视，就会放松对档案建设的管理，造成管理制度不完善。而有些负责基建部门的领导，对于基建档案重要性认识也不够，重点抓建设，忽视档案建设，眼里只有工程进度、工程质量、工程成本、工程验收，却忽略档案资料的收集工作，对于基建归档材料的数量质量，不闻不问，不积极主动，导致一些重要的档案材料漏归、遗失。

2、归档不规范，归档质量不高

无论是管理部门还是工程建设施工单位，由于普遍存在档案意识不强，对归档重视程度不高，归档立卷的水平参差不齐，对档案的收集、编制随意性很大。在施工的过程中，工程技术人员也会用不同颜色、不同类型的笔来书写，对更改和说明的书写不规范，甚至有些部分用复印件代替。有些图纸在使用过程中，保管不善造成磨损、污染严重、破旧不堪的现象，不能准确反映工程实体的实际情况，造成归档材料极不规范。

3、缺乏有效归档协调机制

基建项目建设周期长、建设工作量大、涉及的专业技术性强、环节多，通常要经过申报立项、设计施工、质量管理、竣工验收等阶段，从而造成收集、归类、整理工作量大、难度大、管理复杂。加上基建会由多个部门参与完成，在档案管理工作中缺乏统一有效调控手段和协调机制，导致归档不到位，消极应对，归档滞后。

4、基建档案管理设备建设滞后

随着信息技术的发展，档案载体呈多样化发展，纸质档案只是档案的一个重要组成部分，很多档案已经数字化成电子档案。传统的档案管理存在借出易，归还难，查找不便，效率低下等问题。但新的数字化电子档案必须要有与之相匹配的硬件设备支持，而硬件设备的滞后导致管理水平不高，效率低。

5、基建部门缺乏专职、专业的档案人员

高校基建部门在进行人员配置的时候，很少考虑配备专职的档案人员，基建档案的归档立卷工作，由办公室一般人员来完成。再加上基建项目参建单位的档案管理团队不专业、不稳定，导致基建交工后的档案不完整、不规范，甚至很多重要基建资料被施工单位带走。

三、加强基建档案管理的对策

1、宣传和普及与档案有关的法律法规，增强全体教工的档案意识

档案意识是档案工作存在和发展的基础，一个单位基建档案管理的好坏，主要在于领导对于基建档案的重视程度，也是强化档案意识，做好宣传工作的关键。高校首先要利用各种形式、渠道广泛宣传档案法规，提高人们对基建档案归档的自觉性。使全校员工贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办法》等法规，做到依法治档。其次，重点要加强学校领导的档案意识，从学院的高层到中层都要层层渗透，真正落实档案工作与其他工作并重，档案制度建设与学校制度建设同步。

2、规范基建档案管理，建立科学的基建档案制度

为保证档案材料的完整性、准确性和系统性，基建档案的建设要做到“三同步、三规范”，即基建工程与基建档案开始同步、过程同步、验收同步；基建原始材料规范、归档立卷规范、档案的验收移交规范。同时，高等学校要根据学校的实际情况，按统一领导、分级管理的原则，制定适应本单位基建档案收集、整理、保管、利用制度，对内容标准、范围划分、时间约定、质量标准和归档过程做出具体要求，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

3、搞好部门之间的协作，确保及时归档

档案部门、基建管理部门、设计单位、施工单位、监理单位等多个单位要取得相互的支持和理解，通过有效的协调机制和沟通渠道，相互协作，共同做好基建档案的归档整理。任何一方单凭指令式的工作方法，只能造成对方心理上的逆反，不利于归档工作的展开。档案人员只有和归档部门的人员建立信任，才能在此基础上顺利开展归档工作，密切合作，提高归档的效率和质量。

4、运用信息化技术，提高管理质量，提高管理效率

随着信息技术发展和档案载体的多样化，旧模式的手工收集、整理编目、查询利用已经很难适应现代化管理的要求。电子档案、数字载体、数据搜索、数据挖掘等不断的发展，给档案管理技术的发展提供了技术支持和保障，只有真正做到与时俱进，才能不断加快高校档案工作前进的步伐，才能开创高校基建档案管理的新局面。

【参考文献】