单位消防档案管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇单位消防档案管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》规定，消防安全重点单位应当建立健全消防档案。消防档案是记载重点单位基本情况和消防工作自我管理的重要文书档案，建立健全消防档案是机关、团体、企业、事业单位消防实行安全规范管理的一项基础性工作。其中消防安全管理情况部分的表、本、簿的建立又是基础中的基础，它是贯彻落实《规定》要求的各项工作的具体表现形式。认真制定符合本单位实际的消防档案内容，规范单位的消防安全管理，对及时消除隐患，保障单位的消防安全，具有十分重要的意义。

2.适应范围：适用于公司及各管理部门消防档案的管理。

3.职责

3.1消防管理员负责制定档案的相关内容，并每年一次对档案规定的内容进行收集、归档、保存，若有修改变化的应告知经公司领导或审批，及时更新。

3.2办公室负责审阅，并监督各相关部门依规程执行。同时负责对文件、表单、档案内容统一保管和立卷归档工作。

3.3各部门经理、消防管理员为档案管理负责人、案卷质量审核人；监督本部门档案管理的实施工作。

3.4管理部档案员职责

3.4.1熟悉公司档案管理操作规程，掌握档案规定的具体内容，做好档案的整理装订工作，做到档案目录齐全，内容清楚，便于查找和利用；

3.4.2维护档案的安全性、完整性、不丢失，人员若有变动应办好移交手续；

3.4.3每年一次按时向公司档案室移交档案，办好移交手续，并将案卷目录一同移交；

3.4.4做到文件材料年年清，无积存；

3.5各部、室档案管理员（兼）负责日常档案管理工作。

4.消防管理记录

4.1消防安全管理情况记录是反映单位消防工作开展情况，记录管理过程的有效凭证，认真填写各类记录表，是落实逐级和岗位责任制的重要手段，对规范单位消防安全管理有重要的意义。填表应该客观属实，并要作为消防档案内容，统一保管、备查

4.2档案管理员应根椐以下提供的消防档案样式和内容表单实事求是填写、认真整理，全面反映单位消防工作的基本情况并附有必要的图表，后提交消防管理员审阅签字，并归档。

4.2.1 单位基本概况

4.2.1.2单位总平面、道路、水源示意图

4.2.1.3消防安全重点部位确定表

4.2.1.4消防管理组织机构和各级消防安全责任人

4.2.1.5主要消防设施

4.2.1.6专职（义务）消防队队员名册

4.2.1.7专职（义务）消防队消防装备配备情况

4.2.1.8与消防安全有关的重点工种人员情况

4.2.1.9消防安全协议

4.2.2 培训与考核

4.2.2.1培训记录表

4.2.2.2考评细则

4.2.2.3会议记录

4.2.2.4消防奖惩情况记录

4.2.3日常运行管理与检查

4.2.3.1火灾情况记录

4.2.3.2消防日运行值班表

4.2.3.3楼宇消防基本情况登记表

4.2.3.4消防季检登记表

4.2.3.5消防年检登记表

4.2.3.6节前消防安全常规检查表

4.2.3.7消防设施维修保养记录

4.2.3.8消防设施检测记录

4.2.3.9消防安全隐患整改通知书

4.2.3.10临时动火作业申请表

4.2.4演练与演习

4.2.4.1灭火预案登记表

4.2.4.2消防技能演练记录表

4.2.4.3消防演习记录表

4.2.5消防器材管理

4.2.5.1楼宇消防器材缺损情况汇总表

4.2.5.2消防器材设备台帐

4.2.5.3设备维修申请报告

5.档案袋（技术档案袋、资料袋）用于保管技术图纸、业主资料、协议档案、证照档案等。文书、图纸档案应有卷内目录和备考表，目录中的内容必须与袋中的档案相对应。证照档案的目录可直接写于档案袋封面。档案袋正面应拟写案卷标题。

5.1 立卷归档

5.1.1部门经理和消防管理员应支持档案员的资料收集工作，

5.1.2将需归档的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。

5.1.3在文件的形成和收集归档的过程中，应注意文件材料的规范和书写字迹的牢固持久，一般应采用A4纸张，书写材料宜使用碳素或蓝黑钢笔水（黑色水笔），不宜使用圆珠笔、纯蓝或红色钢笔水、水彩笔等；重要的传真件应尽可能索要原件，索要不到应将传真件复印，用复印件存档。

5.1.4归档整理时间：每年2月1日前整理上一年度文件材料。

5.1.5装订：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均应使用档案线装订成册，不用金属物装订；或采用合适的卷皮、袋、筒、盒等形式将全卷文件装封为保管单位；装订必须牢固、规范。原文件上的金属物（曲别针、大头针、订书钉等）必须拆除。

5.1.6档案大部分为纸质载体档案，若为证照、声像或数码电子档案，应在 “备注”栏别注明。

5.2照片说明的编写方法和要求：

文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

事由：照片影像所反映事件、事物的情由；

时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；

地点：被摄物所在的具体地点；

人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

背景：照片影像所反映的场景；

摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

5.3 录像内容应加注文字说明。

5.4 严禁将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为已有，不得拒绝向公司移交档案。

篇(2)

【摘要】文章阐述了文物保护单位建立健全消防档案的必要性，建立健全消防档案是法律法规赋予文物保护单位的一项义务，是文物保护单位强化消防安全管理的重要举措，是考核文物单位消防安全管理工作力度的原始依据，是实现消防安全管理规范化的有效途径。

关键词 消防档案；建立；必要性；作用

消防档案是文物保护单位消防安全管理各个方面工作的详细记录，是单位消防工作实际状况的真实反映，也是落实消防安全责任、强化有效管理、防止火灾事故发生的一道屏障，更是上级对单位落实防火安全管理工作考核考评中的一大重要依据，是确保文物古建筑安全、提升单位消防安全工作规范管理的重要保证。

笔者结合自身工作实际，就健全消防档案是文物保护单位之必然简单加以阐述，以望对同仁有所启发。

一、文物保护单位建立健全消防档案的必要性

文物保护单位所保护的文物古建筑是国家重要的历史文化遗产，是国家文明的重要标志，它们不仅是古代劳动人民的智慧结晶，也是研究古代社会的宝贵历史资料，是全人类共同的财富，具有不可再生性。古往今来，我国大量的文物古建筑毁灭无存的历史事实证明，火灾是文物古建筑的大敌，尤其对于木结构的建筑来说，火灾的危害是毁灭性的。根据2014 年的统计，全国的123 座历史文化名城、252 个名镇、276 个名村、8630 家文物保护单位，3744 个古村寨，基本都是木结构建筑。2009 年以来，全国文物古建筑发生火灾1343 起，仅2014 年发生重大文物古建火灾事故10 起，比如2014 年1 月11 日凌晨，云南省迪庆州香格里拉县独克宗古城发生火灾，有1300 年历史的古城核心区变成废墟，烧毁242 栋房屋，古城历史风貌严重破坏，部分文物建筑也不同程度受损，财产损失上亿。2014 年3 月31 日，山西千年古刹圆智寺发生火灾，一场大火将距今千年的唐代古刹圆智寺千佛殿的屋顶几近烧毁，殿内壁画也有些许脱落，大火燃烧1 个多小时才被当地消防部门熄灭。最近一次古建筑火灾发生在2015年1 月3 日凌晨，云南大理白族自治州巍山县南诏镇拱辰楼发生火灾，拱辰楼木构部分基本烧毁，烧毁面积约765 平方米，拥有600 多年历史的古城拱辰楼，在一场大火中化为废墟。这些火灾事故均造成了难以弥补的损失和影响，火灾频发严重危及文物古建筑安全，已成为目前文物安全中“第一大险情”。而建立健全消防档案是保障文物单位消防安全管理工作各项措施落实到位的基础工作，是做好消防管理工作的一项重要内容，消防档案在消防安全管理工作中具有重要的位置，故此，建好消防档案非常必要。

二、建立健全消防档案是法律法规赋予文物保护单位的一项义务

目前，在消防安全法规体系中，有关健全消防档案的条款见于《消防法》《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》法规中，即：2009 年5 月1 日起施行的新《消防法》第十七条规定“消防安全重点单位应当建立消防档案，确定消防安全重点部位；实行每日防火巡查，并建立巡查记录”；特别是公安部61 号令，2002 年5 月1 日开始实施的《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》中第八章专门把消防档案作为独立的一章，要求“消防安全重点单位应建立健全消防档案，消防档案应当包括消防安全基本情况和消防安全管理情况；单位应当对消防档案统一保管、备查”，并对消防档案包括的具体内容、收集范围、归档要求等作了详细的明确规定。同时，地方消防部门也组织专职档案管理人员进行培训，对单位消防档案建档类别作了详细的规定。综上所述，健全消防档案是国家法律法规赋予文物保护单位的一项义务，必须将它作为档案的重要组成部分建好管好。

三、健全消防档案是文物保护单位强化消防安全管理的重要举措

本文所谈的消防档案是指根据公安部第61 号令规定建立的消防专业档案，其内容主要包括消防安全基本情况和消防安全管理情况。建立消防档案是保障单位消防安全管理工作以及各项消防安全措施落实到位的最重要的基础工作，能督促单位领导干部把消防工作列入重要议事日程，作为重中之重工作来抓，牢固树立“损害文物安全罪不可赦”的理念，时时刻刻、随时随地抓消防安全，履行好消防安全职责，提高他们的责任感和工作主动性。运用消防档案，便于单位领导、消防管理职能部门和有关人员熟悉本单位消防安全管理情况，通过查阅对其进行分析研究，并根据不同时期出现的新情况提出有针对性的防范措施，有效地指导工作，为领导决策提供信息，如：在每年的春节、清明节、“五一”“十一”“冬春防”等特殊时期，单位领导根据上级指示精神，结合单位工作实际，及时召开动员会，安排部署具体工作，制定切实可行的防火方案、灭火处置预案，下发做好文物消防安全工作的通知，从上至下层层签订消防安全责任状，强化全员消防安全责任防范意识；安排好昼夜人员值班，组织各部门联查，落实消防巡查、检查、隐患整改工作措施等。以及为了避免因雷击造成火灾事故，在进入雷雨季节前，及时做好避雷检测工作，雷雨天气及时切断所有用电设施电源；为了防止因用火、用电不慎发生火灾事故，各用火、用电部位设专人负责，将人名单上墙；进入各寺庙施工人员进场前必须进行消防安全培训、签订消防安全责任书、场地用电设专人管理；各寺庙作为“专题展”展览场地的殿堂，在陈展、布展前对殿堂内的装饰品幡条等进行阻燃处理；在冬春季防火期间，各寺庙清理防火隔离带，寺庙内、外重点部位设专职防火员、制高点设瞭望哨死看死守。强化制度制定到位、人员执行到位、岗位值守到位、巡查检查到位、隐患整改到位，夯实各时期安全防线，切实预防各类火灾事故的发生，增强了文化遗产保护管理水平。

四、消防档案是考核文物单位消防安全管理工作力度的原始依据

消防档案内容直接反映了单位对消防安全工作的重视程度，对单位及单位主要负责人消防安全履职情况的评价具有重要的意义。消防安全工作是一个动态过程，时时刻刻都在做，只有将消防安全工作的基本情况和运作过程通过档案的文字图片以及台账的表格和簿册来进行详细反映，才能再现消防安全工作的具体情况，因此，在对单位消防安全工作的评价中，仅仅靠现场是不能够完整地反映出来的，只能由消防档案和现场相结合来反映。如：为了督导本单位消防管理工作落实情况，公安消防机构和上级主管部门经常对单位进行消防安全督查，年底进行考核考评，消防档案是每年必查的软件材料，借助档案资料与现场检查相结合来评价单位抓消防安全工作力度的大小是每年度主要的检查方式。特别是在火灾事故调查中，消防档案是最重要的原始依据之一，也是责任认定最有力的依据。一旦发生火灾事故，调查手段之一就是查阅消防档案资料，通过查阅档案中的历史记录，了解单位消防安全主体责任和单位负责人履行消防安全职责的情况，相关原始记载的文件、各种记录、当事人的签字、照片等等，都是法律认责证据的基本要素，为火灾事故原因分析和事故责任的界定提供依据。在很多火灾事故的调查中，单位及单位主要负责人因为消防安全管理工作缺乏记载而被追究行政责任、经济责任乃至法律责任的例子屡见不鲜。同时，它也是考核专、兼职防火干部、档案管理人员工作情况，业务水平，工作能力，工作态度的依据。

五、建立健全消防档案是实现消防安全管理规范化的有效途径

建立健全消防档案的最终目的是促进文物单位消防安全管理水平的提升，确保文物古建筑安全无事故。随着社会对文物保护单位消防问题关注程度的提高，各单位都加强了对消防安全管理工作的重视，并逐步使之走上了科学化、制度化的轨道，而建立规范的消防档案在文物保护单位消防安全管理中的作用也愈显突出。通过建立健全消防档案制度，将标准化、规范化管理工作与单位日常的消防安全管理工作有机结合，可以对单位消防安全管理的全过程和各个环节进行一次全面的梳理，进而有针对地制定各类规范、具体、有效的消防安全管理表格和簿册，并促使各级管理者按照既定要求落实，最终实现消防安全管理规范化、标准化。如：以建立消防设施台账为例，在建立时，不仅要有消防设施编号、具置、消防管理责任人，还要有设备检查表，包括检查日期、检查情况、检查人员、检查出的问题和隐患、整改情况等。在实际日常消防安全管理工作中，其实就是消防设施“三定一表”工作法，即：对单位的所有建筑消防设施实行定编号、定位置、定责任人员和在设备上悬挂放置检查表的工作方法。从一定意义上说，就是迫使各级管理人员必须一环扣一环认认真真地去落实消防设施检查和管理工作，达到规范管理的目的。只有建好、管好消防档案，才有利于强化单位消防安全管理工作，推动消防安全管理工作朝着规范化、制度化的方向发展。

总之，建立健全文物保护单位消防档案，是推进文物保护单位消防安全管理体系标准化建设，进一步规范消防安全管理行为，提升单位消防管理水平，实现单位消防管理工作规范化、科学化、标准化的一项重要工作。只有建好管好消防档案，充分发挥消防档案在文物保护单位消防安全管理中的作用，才能强化消防安全管理力度，有效控制火灾事故的发生，为保护世界文化遗产、提升单位的整体形象、促进经济发展奠定坚实的基础，让古老神奇的文物古建筑焕发出更加绚丽的光彩。

参考文献；

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关键词：火灾事故；工作现状；改进措施

1 引发火灾的影响因素

1.1 易燃物品引发火灾

在大部分的商店、超市、商场中，我们可以轻易的发现大量易燃物品的存在，如棉、毛、麻、塑料、橡胶、丝等易燃材料制成的物质。还有一些精美的装修材料，也存在易燃的情况，并且燃烧后会产生有毒气体，即使火灾形势较小，也会给人们的生命健康带来伤害。

1.2 人们消防意识薄弱

生活中的各种电器给人们带来了极大的便利，在面对电带给人们方便的同时，大多数的人对用电存在的的安全隐患并没有太重视，也不怎么会用消防安全设施。特别是在人群比较密集的城市中，一个烟头就可能引发一场大的火灾事故。而一旦出现火灾，就算是消防措施都具备，由于大多数人们不会使用消防设施，不能及时控制火势，也会发生重大的伤亡事件。

2 火灾事故原因调查的现状及困境

2.1 火灾事故现场调查设备不足

在对火灾事故原因进行调查时，现场勘查、痕迹分析等设备是调查工作的基础，在很大程度上影响着火灾事故调查工作的准确度、科学性。分析以往发生的火灾事故情况来看，发现电气是引发火灾的最主要因素，而纵观当前我国的火灾调查设备的情况来看，发现全国只有少部分地区配备了较为齐全的电气火灾调查设备。

由于痕迹鉴定的经费无法落实等因素，导致火灾现场勘查设备的缺乏，很多痕迹无法再勘察现场分析，严重拖延了调查工作的进展，错过最佳的调查时机，甚至会引发调查工作的中止。很大一部分的火灾事故调查工作者，在火灾调查中只是凭借经验和主观办事，导致火灾起因分析不完善、责任划分不清晰。设备的缺乏导致整个调查工作短时间难以结案，事故责任人难以得到相关刑事和民事追究，降低了公安消防机构的事故调查效率，有损相关行政管理单位的形象。

2.2 火灾事故的调查手段较为单一

由于从事火灾事故调查单位的设备有限等原因，导致火灾的调查手段相对较少，整个取证工作重人证轻物证。另外有些消防部门由于缺乏专业的火灾调查人员，难以应付不同的火灾情况，在调查环节中针对火灾现场的分析缺乏科学性，加之火灾现场破坏性大，导致勘察工作难度加大。而不进行科学系统的分析，要想在火灾现场找到有效的物证难上加难，加之物证收集工作需要进行专业分析鉴定，难以进行一时决断。并且考虑到火灾调查的利害关系，在人证方面的可信度需要认真分析。由于人证的易于翻供的特点，在客观性方面比物证有一定差距。

2.3 火灾调查人员的专业能力有限

据调查发现，有一些消防部门的火灾事故调查人员多为兼职或分工于事故调查工作，并没有专业、系统的火灾事故调查能力和相关知识。这些人员在大火起因、火灾责任等方面呈现出重证据、重调查研究的影响，通过主观经验进行判断，随意性较大，在人证、物证方面缺乏有理性证据。同时为避免火灾原因引发当事人的不满，对于可能的民事索赔不出具具体的法律文书，而是选择一拖再拖的方式处理。另外，在认定火灾的过程中，极有可能受到各方面原因的影响，难以保证火灾事故调查的公正性和科学性，影响双方当事人的合法权利，也在一定程度上影响社会的稳定和消防机构的形象。

2.4 火灾损失核定工作难以把握

由于火灾很多时候会涉及到赔偿方面的问题，导致在核算损失中很容易受到受灾户主观方面的影响，出现故意多算、谎报现象突出。加之很多时候火灾现场破坏严重，对于被烧毁的物品的统计和核算需要耗费大量的人力物力，增加了火灾调查工作的难度，给原本就紧缺的调查工作增加了难度和负担。由于火灾现场的情况千差万别，烧毁的财物涉及到生产生活的方方面面，涉及到的价格庞杂、繁琐，且很多时候由于财物的市场价格处于波动状态，给损失的核定工作带来了诸多的变数。

2.5 火灾调查缺乏系统的指导性材料

在火灾调查过程中，由于可以使用的教材较少且不统一、更新较慢的原因，导致很多理论无法进行及时更新，造成整个教材和知识应用的可操作性较差，明显滞后于现阶段的工作需求。因此调查过程中需要及时掌握材料的精确性，避免因为主观臆断影响整个火灾判断的正确性和客观性。

3 改进的建议与措施

3.1 加大设备投入力度

各级各类部门都应当正视：当前我国与欧美发达国家的火灾事故调查工作装备上还有较大的差距。虽然我国的装备不能说很先进，但是可以通过加强研发的方式，促进装备更新换代，这需要相关单位增加火调装备的资金支持，以完善当前的火灾事故调查设备。

3.2 加强火灾调查人员的专业培训

火灾调查工作在实际中，往往工作难度很大，需要在一片废墟中寻找发生火灾的原因，可想而知其专业人员的工作技术含量之高。火调工作人员除了需要具备深厚的专业知识，更要具备良好的责任心，只有以强烈的责任心去工作，才能真正使火调工作取得效果。

火灾调查是一项技术性很强的工作，对人员的整体素质要求很高。为了应对当前火调人才青黄不接的局面，必须通过持续不断地引进人才来改善这一状况。虽然专业院校的毕业生尚显稚嫩，但是其具备专业知识，只要多锻炼增加经验，就能获得较快的成长。

3.3 建立和完善火灾档案管理制度

消防部门必须建立相对完善的火灾档案管理制度，火灾档案是火灾事故原始资料的重要载体，同时也是火灾原因认定的重要依据。在当前的相关单位的火灾档案管理中，大部分依然是采用传统的档案管理模式，这就导致火灾档案的长期存放存在较大的困难，同时对于相关人员的资料查询也造成了很大的不便。而完善、先进的火灾档案管理制度，能对火灾档案进行编制归档，做到有迹可循，找出消防监督中的薄弱环节，并予以改善，充分发挥火灾档案管理最大作用。因此，当前单位应当改革档案火灾档案管理技术，引入电子化存档技术，既方便档案的存储，又方便档案的查询。

3.4 加强对火灾调查的宣传力度

加强火灾调查的重视必须从加强教育开始，使火调工作能够充分得到相关人员的重视，不再对火调工作与消防工作区别对待。从各级各类政府直到消防的基层单位，都应该加强教育，使人们认识到火调工作绝对不是一个可有可无的工作。要使他们明确火调工作的意义，是为了累计数据、调查原因，以便制定相关政策、开展相关工作提供详实的数据支撑。另外，大部分时间火灾调查工作需要广大群众的配合，这样能够起到事半功倍的作用，所以相关单位在进行火灾培训的时候，也应当将火灾调查的相关知识内容也加入，鼓励和动员群众积极配合火灾调查人员的工作，这样能够利人利己，共同为火灾的防范工作出一份力。

4 结束语

火灾事故原因调查工作的展开，可以在一定程度上引起人们对火灾防范的重视，完善责任追究，推动消防宣传教育，促进消防监督理念、方法的转变，推动当前消防工作的科学、有效的推进。

参考文献

[1]范琼丽.当前消防火灾调查工作存在的问题与对策分析[J].科技创新与应用，2015（31）.

篇(4)

关键词：基本建设项目文件收集归档工作档案工作

基本建设项目文件材料，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维护活动中形成的，具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等形式与载体的历史记录。基本建设项目文件材料不仅记录了建设项目发展的历史轨迹，而且为筹划未来发展规划提供了重要依据。本文在梳基本建设项目文件材料收集归档特点的同时，就其收集归档工作中存在的问题，提出相应的解决措施。

一、基本建设项目文件材料收集归档的要求和特点

（一）坚持“谁形成谁负责”的收集归档原则

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中指出：“建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范的要求。完成各自职责范围或合同规定的竣工文件编制和项目文件整理、归档工作。”具体来说，就是在项目建设的过程中，建设单位形成的材料由建设单位归档，设计单位形成的材料由设计单位归档，施工单位形成的材料由施工单位归档，监理单位形成的资料由监理单位归档。由于基建档案是在项目建设和管理过程中形成的原始记录，各承建单位和建设单位是项目文件的形成者，由形成单位进行收集、整理、归档，能够确保建设项目文件内在有机联系的本质特性。因此，明确划分基建档案收集归档责任，坚持“l形成谁负责”的归档原则，是保证基建档案齐全、完整、成套归档的基础。

（二）形成来源具有广泛性

基建项目从提出项目建议书至工程全面竣工验收，需经历项目申请、可行性研究立项、办理征地手续、测量勘察、设计招投标、编制设计文件、建设规划申报、施工图报审、监理招投标、施工招投标、办理开工手续、施工、工程报竣、监理单位组织竣工预验、工程档案预验收、工程竣工质量验收、工程竣工17个环节，归档的材料有红头文件、图纸、会议纪要、招投标文件、合同、证书及照片等；项目工程由审批、城建、勘察、设计、消防、施工、监理、安装等部门共同参与完成，整个建设过程周期长，参与部门多，专业性强，材料来源广泛。

（三）收集归档工作具有阶段性

基建档案的形成分为五个阶段，一是前期准备阶段，这个阶段需要收集归档的文件主要包括项目建议书、批复、设计任务书、选址、投资计划、上级下达的基建计划、追加投资请示、批复、征地、报建、工程合同、协议。二是设计阶段，收集归档的文件有工程勘察、设计的图样、说明书、计算书、工程概算书等。三是施工阶段，包括施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等文件的收集归档。四是竣工验收阶段，收集归档的文件有竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程决算、总结等。五是使用维护阶段，收集归档的文件有改造施工图纸及相关的文件等。建设项目在各个阶段形成的基建档案材料不同，其收集归档的侧重点也不同，呈现出阶段性的特点：前期准备和设计阶段，要注重文件和图纸终稿的收集和保存；施工阶段要注重随时收集和补充多部门参与的文件和资料；竣工验收阶段要注重整改验收资料的收集；使用维护阶段要注重改造施工图纸的收集和归档。

二、基本建设项目文件收集归档工作中存在的问题及原因

（一）参与部门多，导致基本建设项目文件收集归档工作难度加大

完整的基本建设项目文件不仅要涵盖工程项目工作的立项、可行性研究、计划、施工图设计、招投标、施工及管理、竣工验收等一系列固有的基建程序，而且还应详细、真实地反映、记录工程项目建设的全过程。参与归档的单位有建设单位、监理单位、施工总承包单位、专业承包单位。在整个建设过程中参与部门多，参与归档的部门也多，好多文件需几个单位很多部门协同完成，并且参与施工的单位均为驻场机构，完成自己的工作后就撤离了，人员流动性较大，如果在建设过程中形成的文件收集、补充不及时，有可能会给后期的归档工作带来较大困难。在所有参与部门中有任何一个单位出现项目文件收集的缺失，都会造成归档文件的不齐全。

（二）建设周期长，影响基本建设项目文件归档的完整性

基本建设项目从立项到施工直至竣工，建设周期一般是3至5年，项目文件的收集也需要3至5年，与项目建设同步开展文件收集工作十分重要，但是很多建设单位的基建档案管理员并没有参与项目建设的全过程，对文件形成过程也不是很了解，更做不到同步收集，因此，更做不到同步收集，因此，对收集不完整、缺失的文件不能及时发现进行收集补充，等到工程竣工验收审核时，才发现材料不全，这个时候再去协调相关部门补充，其难度就可想而知了。同时，很多形成的文件资料是在不断变化的，在收集中稍有不慎就有可能出现少归、漏归的现象。如建筑图纸在实际建设过程中经常会有变化，如档案管理员不及时跟进，最终版图纸就很有可能漏归，造成档案材料的不准确，影响档案利用的价值；在成套的招投标文件中，评标报告与中标通知不同时形成，因时间间隔较长，经常会出现《中标通知书》没有被装订到《评标报告》中的情况。

（三）基建项目的专业性较强，收集归档工作的规范性有待提升

基本建设项目文件材料涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、供变电、采暖、空调、电信、自动控制、消防等多个专业领域，这些专业的有机融合形成了基建档案专业内容的复杂性。如果收集人员不熟悉基建工程专业知识和项目运作程序，就不知道哪些材料应该收集，哪个阶段要收集，进而导致漏归现象的发生。同时，大多基建档案管理人员对档案相关的法律法规不了解、对建筑学专业知识缺乏、对基建文件的归档特性不熟悉，最终导致基建档案管理人员对基建档案的来龙去脉不清楚，只能简单地按照《建筑工程资料管理规程》开展收集工作。但是，《建筑工程资料管理规程》所列出的归档文件条款也比较笼统，在这种情况下，如果档案人员对基建工程专业知识掌握得不充分，就极有可能造成项目文件的错归、漏归。例如，在上述规程中列出的《支付款请示件》一般包括建设单位请示件、施工单位进度申请、项目管理单位工程费用审批单、监理单位工程支付证书，由于没有完全罗列出全部文件，加上部分档案人员判断不准确，在文件收集工作中经常出现错归、漏归的现象。

三、完善基本建设项目文件收集归档工作的措施

（一）提升参建单位领导基建档案意识，建立健全基建档案管理制度

针对基建档案收集参与部门多，文件收集难的问题，一要提高参建单位领导对基建档案管理的重视程度。提高参建单位领导的档案意识，是提高参建全体人员档案意识的前提，只有参建单位领导重视基建档案工作，认识基建档案工作的重要性，基建档案的各项管理工作才能落到实处。二要建立健全基建档案管理制度。在单位《基建档案管理办法》中细化建设单位、监理单位、施工总承包单位的归档范围和档案管理员的职责，在制度里明确规定各参建单位必须配备基建档案管理专职人员并参与基建项目建设的全过程，建立建设单位对监理单位和施工总承包单位档案收集的监督和惩罚奖励机制，同时建立监理挝缓褪┕ぷ艹邪单位对建设单位档案收集的监督和惩罚奖励机制、建立基建档案收集管理工作与档案管理员年度考核挂钩制度，通过切实可行的制度提高全体人员的档案意识，缓解参与部门多导致的收集难的问题。

（二）建立分阶段收集归档流程，提高基建档案管理人员的责任意识

针对建设周期长，影响基本建设项目文件归档的完整性的问题，一是分阶段收集归档基建项目形成的材料。针对基建项目建设周期长的特点，对在建设过程中每个阶段形成的材料及时收集整理归档，发现不规范的材料立即退回整改、缺失的材料及时补充，解决几年后项目竣工时才发现缺失，却因时间过久而找不到相关人员和部门弥补的问题。二是提升档案管理员的事业心和责任感。事业心和责任感是基建档案管理人员干好基建档案管理事业的思想基础和必备素质。只有基建档案管理员具有强烈的事业心和高度的责任感，遵守各项档案管理规定，严格认真地收集每一阶段形成的基本建设项目文件，耐心细致地审核整理每一份档案，才能保证《评标报告》中不缺少《中标通知书》，基建档案的完整性才有保证。

（三）提升基建档案管理人员的整体素养，加强收集归档工作的规范性

基建档案管理人员必须加强对档案法律法规、基建档案专业知识、建筑学专业知识、现代信息化技术的学习，不断提升政治素养和道德素养，才能满足基建档案现代化管理的需求。基建档案管理人员必须具备较高的综合业务素质，掌握现代信息化技术，才能提高档案管理水平。基建档案管理员还要熟悉《建筑工程资料管理规程》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，熟练操作和应用Word、Excel、PDF、ACDsee、Adobe Acrobat软件。只有这样，基建档案管理人员才能科学规范地收集整理好基建档案，做好基建档案的开发和利用工作，充分发挥基建档案的利用价值。

参考文献：

[1]薛四新，彭荣，陈永生.档案信息化应用系统建设[M].北京：机械工业出版社，2006：31-32.

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内容。

关键词：建筑工程；档案归档；管理措施

Abstract: The construction project archives construction technical data archiving management in general can be divided into: construction technology and management of data, general situation of the project, the construction organization design, construction project approval form, technical disclosure records, project completion report; engineering quality control data, drawing, design change, negotiate records summary, positioning, line acceptance record, record of concealed work and construction diary, raw materials, components and fittings certificate, construction project document filing and trial ( test ), the test report of construction project completion acceptance, test records, construction contract and discuss the design change content.

Key words: construction engineering; archive; management measures

中图分类号：G271文献标识码：A

引言：近年来，我国城市建筑事业的飞速发展，建筑工程项目的不断增加，在快速的发展中保持着良好的走势，与此同时，也形成了大量的工程档案。建筑工程档案是建筑过程中形成的原始有保存价值的真实记录和实际反映资料。它记载着建筑物、构筑物、地下管线等建设活动。是建设项目管理、设计、施工、使用、维修及改建扩建活动中形成的档案。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门应有的职责。

一、工程档案的内容

1、前期文件资料。主要包括政府机关部门批准的立项、征地、拆迁安置等文件；工程勘探报告；测绘、设计文件等；规划、消防、抗震等有关部门的审批文件资料；工程勘探、施工、设计、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质呈鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件；工程有关的照片等。

2、工程施工阶段文件。桩基、土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底、定位测量、放线验收记录及材料出厂合格证及进场检验报告等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细雨则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零材料、零部件、半成品及成品的质量证时文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件；施工技术总结等。

3、竣工图。主要包括平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；室外给水、排水、热电等管网综合图；工程竣工图；电气（电力、电视系统等）综合竣工图；设计说明书、采暖通风空调节器工程竣工图、燃气工程竣工图、电梯工程竣工图、幕墙工程竣工图、结构竣工图、消防工程竣工图、智能化竣工图等。

二、建筑工程档案的特点

1、独立性。即一个工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出最重要的特点。

2、真实性。工程档案是该项目工程实体的一面镜子的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，档案材料就是工程质量标准，是建筑工程监督部门进行竣工验收的重要依据。

3、实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

三、工程档案管理需解决的的问题

1、档案材料报送不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到90℅左右，较差的单位情况就不同了，很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有地下管线，园林绿化、道路等档案材料寥寥无几。

2、缺乏统一的管理。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理到位。有的单位则不然，工程档案由非档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

四、工程档案管理的实施方法

1、在思想上在重视工程档案管理工作。建设工程中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将竣工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其中主要原因在于工程建设管理过程中，施工单位对工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。不认真进行督导检查及时按日记录施工过程中存在的问题，到最后施工单位建筑工程档案很有可能一塌涂，大量的缺资料使得工程竣工后无法归档备案缺乏真实性，所以工程档案资料 最好应定期或不定期检查，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

2、建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时在明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料收集、整理，以保证工程自项目开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据。

3、把好竣工验收资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥作用。及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，严格把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。

4、加强对工程档案管理人员和相关技术人员的培训力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作中也发生了翻天覆地的变化，从而提高档案管理人员的素质水平也尤其重要。要提高档案管理人员的现代管理素质。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正树立“业务精通，爱档案如珍，维护历史服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设，一方面要注意档案人员的继续教育，积极组织他们参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，着力选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任专职档案管理员，运用现代化管理知识好先进技术设备，提高管理水平，使档案工作跟上办公自动化步伐，更好地服务于建筑工程档案管理工作，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

5、加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，定期对施工技术人员加强编制档案材料的培训，不断提高编制工程档案材料的业务水平。施工单位应及时对档案管理人员进行督促，检查工程档案材料编制情况，按照标准编制档案材料，给后人留下宝贵的财富。

6、利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对电子文件档案在工程档案中运用，各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，籍以提高工作效率。按照档案的性质好类型，收集整理的部门的档案资料，内容文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模版文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则）。

7、要加强信息汇总编研工作。改变过去那种看摊工业现状，拓宽服务渠道，改善服务功能，用前瞻的眼光研究院利用者的需要，积极主动地提供方便、快捷的优质信息服务。在充分了解室藏和用户需求的基础上通过纵向分析比较、专题跟踪服务等方式，要立足服务改革档案管理方式。一是要着眼发挥服务功能，健全和完善档案管理制度，对档案的收集、整理、归档、利用实行科学管理，使之规范化、制度化。二要利用现代化信息技术，提升管理水平，依托信息化建设，有重点、成体系、分步骤地开发利用计算机技术、复制技术、光盘技术等现代化信息技术，提高档案信息服务水平或效率，着力改变信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况。三要及时收集资料信息，适时编排归档。

篇(6)

关键词：净化厂工程；项目档案；质量控制

1 概述

万州天然气净化厂工程是中国石油西南油气田分公司和重庆市重点建设项目。该工程位于重庆市万州区，厂区占地面积63753m2，设计规模为日处理高含硫原料天然气200万m3，是一座综合配套齐全、技术先进、自动化程度高的天然气净化厂。该工程共分为31个单位工程，于2008年10月正式开工建设，2009年5月完工交接，6月6日一次进气试生产成功。开工建设到装置投产仅用了7个多月时间，创造了同规模净化厂工程建设史上又一新纪录。由于在短时间内产生大量的资料，给档案管理带来很大的困难。为了搞好工程项目档案的质量控制，我们注重学习国内外工程项目档案管理的先进理念，结合国内优质工程项目档案管理的经验，建立了从项目文件到档案的管理模式和质量控制体系，提出了提前介入，全程控制，直线责任，属地管理，横向到边，纵向到底的管理方式，使项目档案管理取得了很好的效果。

2 档案管理提前介入为建设项目档案质量控制提供保证

2.1 逐项理顺归档流程，确保归档环节畅通。建设项目的档案是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、无损检测、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等全部文件。主要由可行性研究、任务书、设计基础文件、设计文件、管理性文件、施工文件、监理文件、无损检测文件、工艺设备、环境保护、职业卫生、消防、水土保持、安全设施文件、生产技术准备、试生产、财务、器材、项目竣工验收文件等组成。要确保上述文件的完整性，必须加强协同管理、理顺归档流程，从项目各类文件形成的源头进行控制。

项目文件的归档工作涉及建设单位相关管理部门，也有参加项目建设的设计、施工、无损检测、监理单位。而追溯源头，理顺流程，明确责任、提前介入控制，是建设项目档案质量的最有力保证。为此，重庆天然气净化总厂档案部门特别编制了《万州天然气净化厂工程竣工资料收集整理归档规定（试行）》，从源头控制建设项目档案质量，为确保万州净化厂工程项目档案的完整性奠定了基础。

2.2 进场前培训指导，提高项目文控归档人员的档案质量意识。建设项目档案的最终成果是竣工文件，而竣工文件的完整性、准确性对今后装置检修、技术改造、扩建和设备维护有着重要的作用。竣工文件的编制涉及建设、施工、无损检测、监理等参建单位，而大量的资料在施工单位；因此，我们始终把对各施工单位的培训指导视作控制源头的一项重要工作来抓，在项目建设之初对所有参建单位竣工文件编制的相关内容进行培训指导，将竣工文件编制规范、审核及归档流程印刷成册分发到参建单位，并通过专题培训，让竣工文件的编制、审核和签署人员能正确理解建设单位对竣工文件编制和归档的专业性的具体要求，能认识到从竣工文件形成的源头进行文件积累和质量控制的重要性，从而为建设项目档案的完整性和准确性打下良好的基础。

2.3 加强协同管理，确保资料规范化管理不漏项。万州净化厂建设项目管理，除项目部外，还有总厂相关部门参与管理。建设项目档案方面的要求通过总厂管理机制来制约。设计、施工、无损检测、监理、设备供应商等档案管理则通过纳入合同管理来制约，从而使参建单位的资料交付处于受控状态，档案的质量有了一定保障。

项目各参建单位按照《中国石油天然气股份有限公司油气田建设工程（项目）竣工验收手册》和《西南油气田分公司建设项目档案管理细则》有关建设项目档案管理要求，理顺项目建设各阶段资料收集单位职责，并收集整理相应的档案资料。建设单位项目部及相关管理部门负责收集归档项目立项、可研、设计、施工图、项目管理性文件、涉外文件、招投标、合同、物资采购、工艺设备、环境保护、职业卫生、消防、安全设施、水土保持、完工交接、生产技术准备、试生产、工程预验收、竣工验收、竣工决算审计、竣工报告书、单项总结、质量监督报告、竣工验收鉴定书等资料，并包括相关资料电子版本（只读光盘）；各单位及部门应对其移交资料的完整性和准确性负责。通过直线责任，属地管理的方式将责任落实到位，确保文件归档环节畅通[1]。

3 档案质量过程控制是建设项目档案管理的关键

3.1 过程控制为项目档案的完整性奠定了基础。项目档案人员在对所有技术资料接收、分发的同时，保存一套作为对竣工资料完整性核实的记录，整个项目建设过程中设计图纸发生设计变更、版本升级等档案人员均有记录。同时，档案人员定期参加项目领导主持的施工、监理等例会，及时掌握设计、施工等信息，根据建设进度，把好资料形成、编制、归档等工序质量关，为实施过程监控创造条件，使档案的完整性得到充分的保障。

3.2 竣工文件编制过程的检查可提高档案内在质量。重庆天然气净化总厂档案部门抽三人负责对竣工文件的编制单位进行指导和过程检查，为后期竣工文件归档质量提前把关、消除隐患。对过程检查中发现的问题，如原件未归档、圆珠笔书写、漏签字，竣工图划改、圈改，以及卷内文件排列等问题要求立即整改，同时，对案卷题名准确性、签署责任人等方面也作了具体的规定，通过过程质量的检查，尽量将发现的问题提前整改，为建设项目内在质量把关。

3.3 项目竣工图的编制要求。竣工图是竣工文件的重要组成部分，施工单位在项目竣工后必须按档案管理要求用最终版的施工图编制竣工图。

3.3.1 竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”，真实反映项目竣工验收时的实际情况。3.3.2 施工图没有变更的，在原施工图上加盖并签署“竣工图章”。

3.3.3 凡施工中有部分变更的，可在原施工图进行修改，并在修改部位或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，全图修改后加盖签署“竣工图章”。

3.3.4 凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其他重大改变及图面变更面积超过35%的，不宜在施工图上修改、补充，应重新绘制竣工图。重新绘图并按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署“竣工图章”。

3.3.5 文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。

3.3.6 有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。

3.3.7 已做了修改的设计变更单应加盖“已执行章”，并注明修改图纸的出处，签署姓名、日期、参见页号（指被修改的图纸案卷的页号），做到原图与设计变更单互标注与参见[2]。

4 高质量的竣工资料是建设项目档案质量控制的最终体现

4.1 档案自检工作强化了参建单位质量控制的责任。建设项目档案自检是档案专项验收的前提，责任主要落在监理和建设单位管理部门，由建设单位与监理单位共同组织建设项目档案自检工作。监理单位负责对竣工文件完整性、准确性的检查，施工单位配合检查；建设单位各职能部门负责对项目前期文件、竣工文件的完整性、准确性检查，设计单位配合检查，使档案自检工作责任落实到位。自检发现的问题必须及时整改，由建设单位职能部门和监理单位共同把好建设项目档案质量控制关。

4.2 项目档案专项验收体现了档案管理在项目管理中的重要地位。按《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》的要求，项目档案专项验收是竣工验收的必备条件之一，档案验收的竣工文件应按照GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》和DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》归档；国家档案局、国家发展和改革委员会联合颁布的《重大建设项目档案验收办法》则明确规定“项目档案验收不合格的项目，不得进行竣工验收”，档案专项验收是检查档案管理是否与建设项目同步，确保项目档案的完整性、准确性、安全性的最有效的手段。项目档案专项验收不仅仅是验收档案管理工作，更是从侧面检验企业各项基础管理是否扎实，项目管理是否规范。由于前期工作扎实，资料收集全面，本工程共整理归档汇编竣工档案2004册，随机设备资料520册，工程图片38册，电子光盘25张。验收组专家在听取汇报的基础上采取查、看、议的方式，现场查验了该项目的档案，认为档案收集齐全、完整；归档率、完整率、精确率都高于档案管理要求，所有应该收集的原件均已收入档案中，该工程的档案工作得到了专家的一致好评[3]。

由于该项目档案工作有超前意识，并运用了档案管理的多载体形式管理，图像、音像资料齐全；项目档案资料齐全、完整、准确为项目顺利通过验收提供了有力的保证。目前，中石油万州净化厂工程已获得中国石油天然气集团公司建设项目金奖，并推荐参加国家优质工程的评审。2012年8月7日，中石油万州净化厂工程接受了国家优质工程现场复查。

参考文献：

[1]中国石油天然气股份有限公司勘探与生产分公司.中国石油天然气股份公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册（2010年修订版）.

[2]中国石油天然气集团公司.建设项目文件整理与归档操作指南（2011年试行）.

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关键词：商业；档案寄存；规范管理

商业性档案寄存行业是指各类依法登记，通过为客户提供档案管理服务而获取赢利的企业。近年来，这个行业发展很快，在我国档案管理尤其是企业档案管理中发挥了一定的作用。但回观其现状，也出现了一些不协调的现象。如，作为一项档案保管的特殊行业，还没有纳入当地档案行政管理部门的管理视野之内，还没有一套行之有效的创办规范，还没有建立行业协会，等等。本文试就通过对其现状的分析，对商业性档案寄存行业如何依法规范管理提出一些粗浅的设想。

1 商业性档案寄存行业的产生

1.1 我国档案工作实际情况的需要。随着改革不断深化，市场经济逐步建立，经济成分由单一性向多元化发展。一些国有企业在改制、联合、兼并、破产过程中，企业档案存在乱堆乱放，无人管理，没有单位接收，甚至出现随意销毁的现象；很多外资企业、私营和民营企业不愿意在企业内部投入较多的人、财、物力，设置专门的档案保管部门或专职人员；一些企业即使设立了档案室，但档案保管条件差，档案随意销毁现象也时有发生。

事实上，随着档案信息数量的爆炸式增长以及政府机构改革和企业降低成本的需要，对于一些每年都会产生大量业务类凭证的企业来讲，原先那种“小而全”的档案管理方式，显然已经难以适应企业发展的需要。

1.2 国外商业性档案寄存理念的影响。国外商业性档案寄存行业的名称多为商业性的“文件中心”，最早起源于20世纪40年代的美国。它经历了半个多世纪的发展，在欧美等发达国家，现在已经成为一个比较成熟的文件管理机构。进入20世纪80年代后，商业性文件中心在数量、规模和技术水平上更是得到了迅猛发展，出现了以美国“铁山”（Iron Mountain Incorporated）为代表的数千家档案数据管理机构。同时，这种促进和提升我国档案信息领域服务外包的理念对我国档案工作发展实际的需要也产生了影响。

1.3 外资商业性档案寄存企业的登陆。上世纪90年代末期，一些跨国跨地区档案管理机构，由于看好中国内地在档案信息保护市场的巨大潜力，纷纷登陆。在上海、广州、北京、沈阳等一线城市设立经营机构，拓展业务。如，“上海信安达档案文件管理有限公司”作为第一家将档案文件和信息专业管理的理念带入中国的公司，于上世纪90年代首先在上海登陆，随后又建立了广东、青岛、大连、成都等多家分公司。

但是，由于受到国情、理念和我国有关档案管理的法律、法规的影响，他们在拓展内资机构市场时，会遇到诸多困难，在短期内很难占据国内市场的主导地位。

1.4 内资商业性档案寄存企业的兴起。据查询，建立较早的北京世纪鼎立电子科技服务有限公司于1993年建立。

从上海地区来看，内资的档案寄存企业集中于2009年前后建立，目前已经发展到有仁通、华信、固铨等10多家，而且各家的发展速度都很快。如“上海固铨档案管理技术有限公司”于2009年建立至今，在短短的4年时间里，已经发展到拥有库房建筑面积2万平方米，可拓展建筑面积6万平方米；寄存档案已从2010年的2793标准箱发展到2013年3月的130107标准箱（标准箱规格：长45cm、宽33cm、高26cm）；客户也已经发展到拥有中国太平洋保险集团有限公司、中国银行上海市分行、上海市第九人民医院等40多家。

2 我国商业性档案寄存服务行业的现状

2.1 商业性档案寄存是对国家档案馆档案寄存的有效补充。根据《档案法》第十六条的规定，不少国家综合档案馆通过设立档案寄存中心来为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存等有偿服务。这种形式虽然有设施、人员、声誉和各种有形和无形资源等特定优势，也解决了部分单位档案无处存储的窘境，但由于国家综合档案馆依据《档案法》第八条的规定，其主要职责“是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。加上其储能的相对有限，不能满足为不具备充分保管条件以及配备档案保管条件成本过高的企业、破产企业、社会团体的档案寄存提供有偿服务，更难以满足社会接受档案寄存观念后的更大需求。

于是，我国内资的商业性档案寄存服务行业就应运而生，主要承担了除依法应当进入国家档案馆永久、长期保存，能够维护党和国家历史面貌的档案以外的各类社会组织需要在一定时间内给予有效保管的档案。尽管这些单位在其档案流向中可能会有交叉，即一部分党政管理档案可能要向综合档案馆移交，但其大量的凭证却并不属于国家档案馆需要接收的对象。所以，这种商业性的档案寄存服务是对档案部门的有益补充，它满足了当前我国对档案多元化管理的需求，与档案部门并不冲突，更不存在代替或取代的问题。

2.2 商业性档案寄存行业的特点

2.2.1 运作机制灵活。由于是商业性档案寄存企业，所以只要在不违背相关法律、法规的前提下，可以灵活运用各种机制，从企业自身管理和寄存业务运作两个方面来调动积极性，搞活档案寄存活动，获得很好的生存环境。

2.2.2 服务对象面广。可以为各种所有制、各种规模、各种业务类型的机构提供服务。从机构来看，除国家档案部门接收的党政机关、事业单位以外，破产企业、国有企业、外资企业、民营和私营企业等都可以纳入其服务的范畴。当然，主要还是医疗保健行业、法律行业、金融服务业等在主要业务中会产生大量凭证的单位。如中国银行上海市分行，目前的凭证量已经达到每年产生5000万张～6000万张，并且保持每年10%的递增率。

2.2.3 服务内容专指。首先，从档案实体来看，进入商业性档案寄存企业的档案，主要是各单位形成的既具有查考利用价值，又并非需要永久保存，只在相当一个时间段里不能销毁的档案。其次，从档案内容来看，主要是一些虽然信息化程度较高，原始凭证都已经有了电子文本，但在特定情况下还需要提供原始凭证作为法律依据的这部分凭证。最后，从服务项目来看，主要是档案保管、档案检索及递送、档案数字化、档案和数据信息的安全销毁等。

2.2.4 服务措施到位。商业性档案寄存企业为了达到在服务社会的同时获得赢利的目的，可以为各单位提供上门预约、整理指导、安全保管、提供利用等全方位的优质服务。为了最大限度为客户节约成本，最大化为客户调阅提供便捷，往往会自主研发一系列配套软件，只要是在该企业接收范围内的任何单位或个人有需求，都可以通过电话或者网络的方式与企业联系，客户足不出户即可调阅档案。

2.2.5 服务结果双赢。企业自身通过提供服务获取利润和发展壮大；服务对象可以节约档案保管成本，更好地集中精力从事自身的专业工作。

3 商业性档案寄存行业的发展趋势分析

3.1 需要节约档案保管成本的客户源充足。从目前商业性档案寄存行业明确的主要服务对象来看，潜在客户面广量大。分析产生潜在客户的主要原因有四：一是随着公民法律意识和维权意识的增强，一旦进入法律程序都需要以原始凭证作为依据。二是企业信息化水平的提高，大量的原始凭证都已经有电子版本保存，原始凭证可以集中异地保存。三是房地产投资成本的加大，使得自行建库的“小而全”保存方式已经不再适宜。四是原始凭证由专门机构集中保存安全可靠，客户将档案寄存过去便会既省心又放心。

3.2 随着商业性档案寄存行业的发展，客户必将大为拓展。随着实践的发展和宣传的深入，人们将更多地接受这样一种档案管理模式。只要商业性档案寄存企业在建立之初，即建立一套客户所认可的、比较系统、可行的档案管理服务制度，从而获得客户的信赖，就能让潜在客户从同类单位获得的收益中得到启发，从而不断进入正式客户的行列。

4 商业性档案寄存行业的规范管理

4.1 纳入本地区档案行政管理部门的监督与指导。商业性档案寄存行业在我国正处于起步阶段，无论在规模和数量上，将会得到迅速发展。因此，档案行政管理部门对这样一个特殊行业，应当依据《档案法》第六条和第二十四条的规定，正视其存在和发展，因势利导，对其进行有效监管，使之成为国家档案馆的重要补充，同时也促进商业性档案寄存行业的健康、科学发展。具体可从以下几个方面入手：

4.1.1 要纳入企业所在地行政区域档案事业管理体系。既然社会上还有大量的业务档案需要由档案寄存企业来进行寄存服务，那么，档案行政管理部门就要正视商业性档案寄存服务企业的存在和发展，要将其作为本行政区域档案事业的一个有机组成部分给予规范，纳入本行政区域档案事业管理体系之中。

4.1.2 对商业性档案寄存企业实行全程监管。档案行政管理部门要抓紧制定政策，规范适合我国国情需要的商业性档案寄存行业的运行机制和业务标准。具体可通过四个环节来实行：

一是在企业设立时的把关。档案行政管理部门要依据档案保管的基本要求和企业开展寄存服务的具体对象，从档案实体的安全保管、档案信息的保密要求、档案利用的安全便捷等方面提出各项要求，严格把关。企业对档案行政管理部门提出的各项要求要作出履行承诺。二是定期执法检查。将商业性档案寄存企业纳入执法检查的范围，检查合格者颁发“档案保管合格单位”牌匾。三是在企业运行过程中要给予专门业务的指导和监管。四是接受客户有关档案保管方面的投诉。档案寄存行业中产生的有关问题自然属于档案法律行为的范畴，如触犯了档案法律法规的条文，势必需要有当地的档案行政管理部门出面给予依法解决。

4.1.3 指导商业性档案寄存企业组建行业协会。行业协会是经依法批准成立，由同一行业经济组织及相关单位和个人自愿组成、自律管理的非营利性社会团体，是企业与政府之间的桥梁和纽带。行业协会对一个行业的健康发展有着举足轻重的作用。所以早日组建商业性档案寄存领域的行业协会，为商业性档案寄存企业搭建服务平台，营造公平的竞争环境，制定行业规范，降低运作成本，这对于行业内成员提升管理水平、创新技术和提高人员素质，乃至商业性档案寄存行业的合法、科学发展都有十分积极的意义。

4.2 符合科学规范的档案保管硬件

4.2.1 符合档案保管的一般要求。

4.2.1.1 档案库房：包括选址、建筑质量等。选址应符合《档案馆建筑设计规范》关于选址的要求；建筑质量则要达到《档案馆建设标准》的相应要求。

4.2.1.2 安全保管设施：安全是商业性档案寄存企业强调的首要经营理念，也是其立身之本。安全保管设施包括消防（包括社会的和本企业的）、档案装具、运输工具等。在基础设施配置时，尽量采取专业各系统设备“一步到位”的配置方法，围护结构应满足 “八防”的要求。

要配置全系统联动的消防系统，实现火灾自动报警和全系统消防联动；配置先进的摄像监控系统、红外报警系统、巡更系统相组合的安全保卫设施；设置门禁、报警、监视监控等安防系统。

以上各项可分不同的档次，需要永久保存的档案要给予更好的保管条件；只是短期内保存的，条件可以相对简便一些。当然也可根据客户的不同要求等级，提出不同的保管要求并计算对应的寄存费用。

4.2.2 专业工作人员。一是具有管理专业素质的管理人才。法人代表同时应当接受档案法律、法规和档案专业知识的培训，以利于档案保管业务的开展。二是具有档案管理专业知识的业务人才。具体设置比例可以由当地档案行政管理部门根据实际确定。专业知识的业务人才要通过档案专业的系统培训，并取得档案管理上岗证。三是消防、安全等专业人才。这类人才均需要经过相关部门组织的专业培训，并取得上岗证。

4.3 符合法律规范的运作机制

4.3.1 建立一套完整、规范的规章制度。从人员管理、客户拓展、安全保管、档案管理、提供利用等各个环节都能有章可循。其中尤为重要的是档案保密制度，这是商业性档案寄存企业的生存之基，保密工作做得好坏，既关系到客户的切身利益，也关系到企业的信誉。因此，必须高度重视对客户档案的安全保密工作，尤其是对涉及企业商业机密、公民个人隐私的档案，管理中绝对不能出现半点差错。要严格遵守不经所有者同意不得提供档案给第三者借阅的服务原则。

4.3.2 明确收费标准。服务收费标准，是商业性档案寄存企业向客户收取档案管理费用的依据。在档案寄存服务中，对不同的客户对象、不同的寄存内容可以适用不同的收费标准，但一定要符合我国有关部门关于服务行业收费的有关规定和合理的价格，避免恶性竞争。

服务费用的收取应充分考虑以下几方面因素：首先是档案的自身状况。它包括两个方面：一是指档案的外形特征，如，文件的类型、载体状况、版本状况、是否有名人手迹等；二是指档案的内在特征，主要是根据档案的来源和内容来判断其重要程度、秘密等级、可利用性等。其次是档案的管理费用。包括三个方面：一是对档案实体的管理费用，如，对文件的整理、分类、编目、补缺、复制等费用；二是对档案的处置费用，包括对档案的消毒、杀虫、保护、鉴定及经过允许的销毁等费用。三是档案的贮存费用，指档案作为实体占据库房面积所需的费用。