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【关键词】 医院管理 电子档案 问题 对策
随着信息时代的高速发展,医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异,医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次,多形式的档案模式,电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求,如何提高医院的电子文档档案管理质量,是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设,是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨,推进电子档案的管理。
1 医院电子档案管理中存在的问题
1.1 档案管理职责不明确,管理线条多
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责,综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等,由于医院历史的原因及医院行业管理的要求,医院的医疗病历档案由专门的病案室管理,而临床的一些x线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理,电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理,在一个单位内形成了多部门管理的现状,导致档案管理职责不明确,管理线条多,管理不到位的现象。
1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理,但实际运行效果不够理想,不少部门人员档案意识较淡薄,一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室,不能及时归档,导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关,很少组织档案管理方面的学习,档案管理的宣传力度及认识均不够。同时,由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确,导致医院电子档案管理的制度建设相对落后,跟不上档案管理的需求。
1.3 电子档案管理不规范,缺失、损坏现象较普遍
由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管,缺乏统一和规范的管理,同时由于电子档案需要依赖计算机贮存,科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象,同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏,导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。
1.4 档案管理人员素质有待提高
由于医疗是一门专业性很强的专业,目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高,在医疗人才培养中,多重视医疗技术人员素质方面的提高,对档案管理人员的素质提高的意识不够,投入不足,导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展,直接影响了档案管理水平的进一步提高。
1.5 档案管理硬件不能满足要求
医院的电子档案管理涉及科室面广,计算机在医院已广泛应用,部分科室已经实现联网,但全院网络统一规范管理还有待完善,相应的档案管理需要的硬件投入不足,能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少,导致电子档案管理往往不能满足要求。
2 提高医院电子档案管理的对策
2.1 建立完善医院的档案管理网络
医院档案信息量大、类别多,可采取相应的高科技手段,为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证,通过三级档案管理网络的建立,明确医院电子档案管理的职责、线条及要求,这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管,有利于组织监督各相关部门的档案管理工作;有利于明确各部门的职责;有利于电子档案保管的安全、完整和规范,同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式,这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成,信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理,综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理,并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确,互相配合,共同协作。
2.2 制定相应的电子档案管理制度
要做好医疗电子档案的管理工作,制度建设的重要环节,医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度,电子档案的利用、保管制度,制订电子档案的保管期限、归档范围等规定,并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去,建立健全医疗电子档案的动态管理制度,使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。
2.3 加强培训,提高认识
档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用,需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定,提高对档案管理知识的认识及理解。
2.4 加大档案管理的投入
电子档案管理的好坏,关系到医疗安全及档案信息的完整,也是医院教学、科研的需要,最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入,配置各方面性能较优越的计算机、软件,刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件,如防火墙技术、数据加密技术等,保障电子档案的正常、有序运行。
随着科学技术及信息技术的不断进步和发展,医院档案的管理也出现了许多新的变化,医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进,紧跟时代的步伐,档案管理人员也要不断学习,不断提高自己,不断以创新的精神去改进工作,以满足医院对档案管理不断提高的需要,为医院的档案管理事业做出贡献。
参 考 文 献
[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02:444-445.
1.1电子档案的管理不规范
随着计算机技术在医学高校中的普及应用,医学高校中的电子档案数量也越来越多,如何对这些电子档案进行规范管理成为档案管理人员的工作重点。有很多高校档案室缺少必要的电子档案管理规范,管理人员在对电子档案进行整理时由于缺少一定的规范,各自整理的结果都不相同,反而增加了电子档案的管理困难。同时在档案安全方面,医学高校中也缺少必要的安全管理规范,很多教师和管理者对电子档案进行处理时只是简单地进行逻辑归档,并没有采取相应的安全措施对电子档案加以保护,同时,部分档案管理者对计算机技术了解过少,对于如何利用计算机技术对电子档案进行安全管理不甚了解,这就使得学校的电子档案处于危险境地中,一旦计算机网络出现问题,就会造成电子档案的丢失。
1.2缺乏电子档案管理人才
有的医学高校中对于电子档案管理并不重视,也没有设置专门的管理机构进行管理,而即使设立了管理部门对电子档案进行管理,但管理部门的人员很多都缺少必要的电子档案管理知识,对网络技术了解又很少,这就使得电子档案管理不符合相关档案管理要求,而高校电子档案由于缺少有效的管理,导致电子档案丢失、泄露等问题经常发生,归结起来都是缺少相应的管理人才造成的。而现有的管理人员自身素质又较低,导致整个医学高校的电子档案管理处于低效状态中。
2信息时代电子档案管理的策略
2.1建立相关电子档案管理规范
医学高校应该针对电子档案的特殊性质,并结合学校自身档案文件情况,建立相关电子档案管理规范和标准,对电子档案的归档工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面进行明确,并健全相关电子档案信息化管理机制,推动医学高校电子档案管理的信息化发展。同时,针对电子档案管理中存在的归档问题,学校应该建立相应的归档制度,从档案的形成到开发利用每一个环节都要进行明确,实施对电子档案的全过程管理,对每个环节管理人员的职责进行明确,以保证医学高校中的电子档案管理能够有规范可依。
2.2加强电子档案形成管理
针对于电子档案在归档前很多信息流失或是不加筛选地全部归档的问题,档案管理人员应该加强对归档前的电子档案形成管理,既要确保电子档案的完整性,又要仔细进行筛选。而为了做到这一点,有必要建立相关的归档政策,在保证管理人员在收集电子档案时妥善对档案文件进行保管,减少信息流失,同时还可指派专人进行电子档案的累积工作,对于公务性电子文件,不论是网上上传的还是网上下发的都应该进行归档保存,并且要及时进行打印处理,以防止档案在计算机出现问题时丢失。在具体的处理措施上,主要有以下几点,一是将归档的档案文件通通用汉字处理软件进行归档处理,并用文本形式进行保存;二是对于归档的电子档案应该统一保存在档案室的电脑硬盘上,并且定期档案管理人员要将其刻录在光盘上以防丢失;三是对于从各个部门中收集来的电子档案文件应该统一用杀毒软件进行杀毒处理,以保证档案的安全。
2.3加强对电子档案的安全管理
制定相应的安全管理规范,从电子档案的形成到存储、处理和利用都应该制定相应的安全措施,例如在存储电子档案时要选取性能好的存储载体进行保存,同时要加强对光盘保存环境的管理,避免光盘受到有害气体或是强光的危害造成电子档案丢失。再者,对于存储在电脑中的档案文件,管理人员应该在电脑上建立相关的安全保护系统,加强病毒防护措施,包括安装杀毒软件和防护墙等,保护电子档案安全。
2.4提高电子档案管理人员素质
电子档案管理与传统纸质档案管理相比,其对管理技术的要求更高,因而对管理者的素质要求更高。学校应该加强对档案管理室人员的培训工作,丰富其在电子档案和计算机技术方面的知识,提升管理人员对电子档案的管理能力。同时,要注意培养和引进具有专业电子档案管理技术的人才,提高电子档案管理的人员素质,促进电子档案管理水平的提升。
3结语
企业档案部门要更好地迎接新技术革命的挑战,就必须从现在开始尽快认清形势,顺应时展的潮流,采取得力措施,尽快掌握现代化管理的有关知识和技术,加强对企业电子档案的管理,以适应企业档案管理工作发展的要求。在这种形势下,企业电子档案如何管理也就成了企业档案部门面临的新任务、新课题。
一、企业电子档案管理存在的问题
(一)对企业电子档案管理重视不够。
少数企业领导错误地认为企业电子档案管理就是收收管管的事务性工作,和企业安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的,也不理解电子档案管理的重要作用和意义。与此同时,一些基层的档案管理人员也存在思维方式和观念陈旧的问题,对企业电子档案管理没有足够的认识,对电子档案管理存在不少误解,有些人习惯上认为纸质文件材料才是档案,而将电子档案拒之门外,或者只作为资料或副本保管。正是由于一些领导的不重视和部分企业的档案管理人员自身就对电子档案管理不够重视,导致企业电子档案会出现归档不及时、遗漏等现象的发生。
(二)企业电子档案管理规章制度不健全。
一些企业电子档案管理规章制度不健全,企业电子档案管理规章制度相对滞后,对企业电子档案管理的要求不够明确,使企业电子档案管理往往无规可蹈、无章可循,不能满足企业电子档案管理的需要。由于缺乏企业电子档案管理规章制度,现有规章制度对电子档案的管理问题没有针对性的规定,一旦电子档案出现受损情况时,往往无法通过相应的法律法规进行有效的界定。有些企业虽然已经建立了一些管理规章制度,但是在实际的执行方面力度不够,效果自然也不够好。
(三)企业电子档案存在一定的安全隐患。
随着全球化、信息化和网络化时代的到来,企业电子档案在发送、接收、保管、归档时面临着病毒的入侵,同时也存在被窃听、泄密、篡改和伪造的可能性。尤其是对于企业档案部门来说,由于电子档案的修改、复制相对容易,并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹;另外,互联网病毒也会侵入到企业电子档案管理系统,并在网络中不断扩散,一旦造成到病毒侵犯,电子档案将会出现丢失、打不开、无法正常使用等情况。
(四)企业电子档案管理人员素质有待提高。
很多企业电子档案管理人员都不是档案专业毕业的,缺乏较强的专业知识和技能,对电子档案管理也是相当的陌生,进而在实际工作过程中经常会出现各种各样的问题。从目前来看,许多企业档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,企业电子档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,无法对电子档案进行有效管理,企业档案队伍的素质与企业电子档案管理的发展还不相适应。
二、加强企业电子档案管理的对策
(一)提高对企业电子档案管理的重视程度。
电子档案的出现也就是近些年的事情,对许多人来说还是一件新鲜事物,对这样的新鲜事物只有通过宣传,才能提高人们的认识。尤其是提高档案管理人员,还包括企业的领导及文件工作者、计算机技术人员等的档案意识。通过增强档案意识,使企业从上到下摆脱传统管理理念的束缚,真正认清电子档案管理的重要意义。因此,我们要想将企业电子档案管理做好,就必须说服企业领导及有关人员,让他们能真正地意识到电子档案管理的重要性,进而支持电子档案管理。只有不断地提高企业领导及有关人员对电子档案管理的重视程度,才能使电子档案管理快速、健康地发展。
(二)健全企业电子档案管理的规章制度。
企业电子档案管理仅有理念引导和技术支持是不够的,还需要有完备的管理制度作保障,做到有法可依、有法必依。企业电子档案管理,首先必须遵循国家已有的电子文件标准与规范,还必须制定符合自身实际的电子档案管理规章制度。这些规章制度的制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性,立足当前,着眼未来,反映企业档案信息化的应用水平。对于企业来说,必须不断健全现有的电子档案管理相关规章制度,将责任明确到部门和个人,对电子档案在生成到利用进行严格和全过程的管理和控制。要通过完善规章制度,探索企业电子档案管理规范化的道路。
(三)确保企业电子档案的绝对安全。
对电子档案面临的信息安全问题,企业必须给予足够的重视,及时采取有效的措施,不断加强对电子档案的安全管理。首先,可以在系统内部设置专门的访问控制技术,即要求必须输入密码才可进入,此外,还应该构建文件的备份和恢复系统,一旦发生信息的丢失,只需?_启这个系统就能将丢失的信息恢复。对各种网络病毒进行预防,要建立防火墙、入侵检测系统等措施,进而能够在一定程度上避免其受到外来侵犯。在电子档案接收、鉴定、存储、应用等环节,也要提前做好各种准备工作,科学防范人为破坏、病毒侵扰、传递丢失等风险。
(四)强化企业电子档案管理人员的素质。
企业电子档案管理是一项需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的工作,要求企业电子档案管理人员不仅具有档案学基础理论知识及专业知识,还必须掌握现代信息技术,熟练运用计算机及现代通信设备来操作网络化管理信息系统。为此企业要以档案专业人才、计算机专业人才为基础,以复合型人才为重点,加强企业电子档案管理人员队伍建设,不断提高他们的专业知识和技能,使他们掌握最新的管理技术,进而能够做好电子档案管理。
纸质档案管理
长久以来,纸质档案一直是各单位存储相关信息不可或缺的手段。以纸张为载体的纸质档案,通过检索手段就可查询相应信息资料,无需使用科技设备,而且只要纸张防腐措施得当就能够实现长久保存,这点与电子档案存在较大的差异。地质单位的资料同样如此,通过建档相应地质资料,形成可供查询的地质资料信息库,能够为单位部门提供区域内各类地质资源信息。纸质档案具有可查询、可长久保存的特点,其管理特点也比较突出。纸质档案管理的特点具体可概括为三个方面:第一,纸质档案存储所需空间巨大,工作量大,管理难度高。纸质档案依托纸张的存储形式,决定了其需要投入相应数量的人力资源用以维持档案的日常维护。尤其是对于地质资源档案这类涉及信息门类复杂的档案来说,更加需要一定数量的工作人员保证各类资源档案的安全,同时,也需要保证相关地质资料信息能够被及时地获取。第二,纸质档案整理编修难度高,工作强度大。对于纸质档案管理者来说,最具挑战性的工作是整理和编修档案。从地质资料档案具体情况来看,当单位对某个区域的地质资料进行重新调研时,或者是勘探出新的资源储量、类型等信息之后,就需要对原有的纸质档案信息进行更新,这时就需要对档案进行重新整理乃至编修。由于纸质档案完全依托档案管理人员手动录入,在更新这些资料的时候也需要使用同样的手段,这时就必须根据新加入的地质资源信息资料的情况,对原存档的档案进行编修。第三,纸质档案管理涉及的预防性内容较多。例如,纸质档案涉及场所内防火、防腐、防盗等,在管理上都需要采取相应的措施,而这些也只是预防性基本措施,当不可抗力和意外事件发生时,对纸质档案造成的损害往往也是不可逆的,诸如地震、洪灾等都是无法采取有效措施的,只能在管理中设置相应预防性措施,这些都为纸质档案管理增添了难度。
电子档案管理
电子档案特点依托电子信息技术存在的电子档案,其本身的特点十分鲜明,一方面体现在内容的多样性,另一方面体现在存储空间的小型化。从内容上看,由于引入了电子信息技术,电子档案的内容存储不再局限于文字信息和纸质的图片信息,视频影像、音频成为电子档案存储信息的全新形式。全新的信息载体形式丰富了档案内容,让更多信息形式存入档案成为可能。以地质资料为例,过去纸质档案中收纳资源地貌、资源构成等方面的信息,只能通过文字和照片形式进行初步认识,要对地质信息进行深度了解,只能借助专家分析。而电子档案能够通过视频和音频形式存储当时专业的评价,这对获取地质信息之后对其进行二次加工具有重要帮助,增强了信息使用效率。而从存储空间上看,电子信息技术通过对信息的数字化,将占据大量空间的纸质资料信息转入磁盘中,极大地降低了存储空间,更降低了档案管理的难度。电子档案管理特点从电子档案的特点来看,电子档案的管理也具有一定的特色,可以从三个方面进行概括:第一,电子档案管理技术含量高,对管理人员素质有着一定要求。不同于纸质档案,电子档案管理除了要求具备档案管理基本职业能力之外,还需要有一定的信息技术使用能力。例如,地质资源电子档案在涉及相关地质资料更新时,需要管理人员具备对其中文字、图片、视频与音频的操作能力,以保障信息更新的准确性。第二,电子档案整理编修难度虽然降低,但工作量依然不小。由于电子档案涉及更多内容的承载形式,例如对文字图片与音视频信息的编修,不再是简单的文字编辑工作,涉及更多视频及音频的上传、下载、说明等编辑工作,这些在海量信息之下的工作依然是比较艰巨的。第三,电子档案管理涉及更多的是数据库的安全。尽管存储电子档案的数据库多是由专业技术人员指导,但档案管理人员也需要关注数据库安全问题,及时对存储档案数据库情况进行了解,检查是否存在漏洞乃至被入侵等问题。
纸质档案与电子档案管理比较
对纸质档案与电子档案的差异进行比较,有助于提高目前正处于纸质档案信息化阶段的各单位的风险意识,降低其存在问题带来的影响,从而更好地进行档案信息化工作。存储形式决定的管理环境的异同将纸质档案与电子档案差异置于同一视角进行比较,能够更加清楚地认识到两者之间的差异。从风险视角来看,纸质档案的存储是以实物空间实现的,这种存储形式受到纸张保存要求的限制,对其所在场所湿度、温度等都有一定要求,否则信息保存将面临很大的风险。电子档案尽管存储形式不同,不受限于物理空间,但同样面临这种风险,其内部的存储元器件对所处环境的尘埃、磁场等因素都有着要求,一旦存储元器件受到伤害,其保存的信息同样会面临巨大风险,这是两者在面临风险时的相似之处。而两者所面临风险的不同则较为直观,相对来说,纸质档案对物理环境的要求较高,需要在能够达到长久保存效果的物理场地进行持续的人为干预,即便采用某些设备进行温度和湿度控制,也依然需要人为的干预。而电子档案的存储元器件对防尘、防磁场等方面也有着一定要求,目前大部分场所基本都能够达到这种要求。也就是说,除了极端尘埃和磁场的场所外,电子档案存储元器件因受物理环境影响而消失的风险概率是很低的。从两者比较的结果来看,纸质档案对管理环境的要求更为严苛,而电子档案管理的要求则相对更为宽松。但同时必须注意到的一点是,传统纸质档案管理环境对纸张造成的影响是长时间的,不会瞬间导致信息湮灭,其发现问题是可以修复的,只是需要做大量的工作;但是电子档案如果受到极端环境影响,将会出现所有信息瞬间湮灭的可能,且难以修复。信息查询方式的异同从查询方式来看,纸质档案和电子档案的查询逻辑是一致的,两者都是通过一定的查询方式来定位信息所在存储位置,从而获取信息。区别在于纸质档案完全依靠人工的检索方式,需要耗费更多的时间和精力先定位信息位置,再获取信息。而电子档案依靠算力极高的计算机进行,其检索方式可以有多种,包括关键词、时间等定位信息的存储位置,进而获得所查询的信息。相较于纸质档案信息查询,电子档案信息查询能够短时间内定位到所需的信息,无疑是更为高效、精确的。当然,电子档案的这种高效、精准查询信息的优势也并非完全优于传统纸质档案的信息查询方式。这主要是因为传统纸质档案信息查询依靠人工实现,而人类具有机器所欠缺的“智慧”。以地质资源信息为例,若要查询“内蒙古地区”相关信息,计算机所定位的只是单纯的字段、指令,但是通过人工检索就能够甄别出信息中哪些更贴近查询者所想要了解的“内蒙古地区”的资料。
档案管理信息化对策
通过对纸质档案与电子档案管理的对比可以看到,对于当前事业单位进行档案管理信息化而言,要进行高效的档案信息化建设工作,不是简单地将信息化技术引入档案管理工作中,而是需要在明确两者异同的基础上,同时考虑到当前档案管理在制度、管理人才方面的不足。对此,提出几条纸质档案管理信息化的对策。强化档案管理信息化建设目前,事业单位纸质档案管理的模式已经十分成熟,但是档案管理信息化程度有限,纸质档案管理在转向电子档案管理的过程中存在一定风险,因而各事业单位需要强化档案管理信息化建设力度。通过对比纸质档案与电子档案,得知应当在梳理目前事业单位纸质档案管理现状的同时,加强对电子档案管理的深刻认识,以便能有效、有步骤地将信息化技术引入当前纸质档案管理中,使其为本单位档案管理工作改革助力,这是当前档案管理信息化建设的重点。基于这种观点,事业单位档案管理信息化建设强化工作不仅是对单一信息技术的使用,更追求传统与新型管理模式的有效对接。一方面,事业单位传统纸质档案管理模式不能被抛弃,在向电子档案转型的过程中要考虑两者并行。以地质资源档案管理为例,要选择性地对部分类型地质资源档案进行电子化,尤其是一些传统纸质档案管理模式下查询比较费时费力的内容,同时,对于一些比较重要的地质资源档案,还是应以安全性为第一要务。另一方面,事业单位强化档案管理信息化建设。在加强纸质档案信息化建设的过程中,必须使档案管理全方位覆盖到整个管理周期,要求传统纸质档案管理模式与电子档案管理模式实现有效对接,即不仅要涉及传统档案管理模式存储和使用这两个主要过程,还要在建档、存储、销毁等所有环节实现衔接,通过信息化手段让传统纸质档案在所有环节欠缺的部分得以完善,这样才能发挥出档案管理信息化的作用。
强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性
在事业单位档案管理信息化过程中,纸质档案管理不能简单地被电子档案管理模完全取代。从另一个角度来看,这意味着在工作推进的过程中两者必然是共存的,且存在一定的影响。要规避这种影响带来的风险,并且最大程度地发挥出两者的作用,就必须强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性。以地质资源档案为例,地质资源纸质档案在信息化过程中,对极为重要的地质资料档案采用传统纸质档案管理模式的同时,要对部分档案进行电子化,这并不意味着两者完全不相关,而是可以将重要的纸质档案电子化当作新增备份,同时电子化的部分地质资料也并不是从纸质档案中完全剔除,而是管理重点有所侧重。未被电子化的地质资料档案侧重于纸质档案管理模式,电子化的则侧重于电子档案管理模式。信息检索过程同样如此,检索复杂的地质资源信息档案依托电子档案优势,实现检索流程优化,同时纸质档案也能够发挥出电子档案目前难以实现的作用,即前文提到的人工检索所具备的“智慧”,弥补计算机检索信息匮乏的不足。强化两者的依存性,让档案管理逐渐从传统模式向新的电子信息模式过渡,可以避免不必要的风险。提高档案管理人员素养通过纸质档案和电子档案管理的对比发现,管理人员的素养在档案管理信息化过程中极为重要。事业单位要想更好地实现档案信息化,必须拥有除掌握传统纸质档案管理技术之外的信息化管理人才。对此,研究认为目前各事业单位在档案信息化推进过程中必须重视从传统纸质档案管理人才队伍中挑选出业务精通、学习能力强、善于钻研的人员进行信息化管理培养。研究通过对比传统纸质档案与电子档案管理,提出档案管理信息化的对策。当下事业单位对档案管理信息化的重视程度越来越高,在充分考虑传统纸质档案与电子档案管理各自存在的风险的基础上,对两者进行直观对比,能够相对客观地认识到这一过程中的重点工作,并最大程度地规避工作开展过程中的不利因素。基于这一观点,当前事业单位在实际档案管理信息化工作推进中,应兼顾传统纸质档案与电子档案两者,根据自身实际情况进行调整。
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(一)高校各级领导和基层组织档案管理意识薄弱
高校各级领导和基层组织档案管理意识薄弱,主要表现在:第一,不严格遵守《档案法》和《档案法实施办法》中关于权利和义务的约定。第二,没有对档案的管理建设进行全面地规划,有的甚至不配合各级档案机构和人员的工作。第三,在公文起草和签发中使用铅笔、圆珠笔等不符合档案管理要求的书写工具。
(二)高校电子档案服务的层面狭隘
许多高校的电子档案管理部门把为学校的党政部门服务作为其主要任务,狭隘的服务面导致电子档案的利用率低。电子档案的管理人员缺乏积极主动的服务意识。在业务上表现生疏,尽管是电子档案,查阅的速度还是偏低。这些都会直接影响档案的利用率。其次,高校在电子档案方面的宣传力度不够,师生对电子档案的使用意识模糊。
(三)专业管理人才缺乏,技术水平落后
目前,根据调查,90%以上的高校电子档案管理人员没有接受过专业的、系统的、正规的计算机网络知识培训。他们缺乏专业系统的电子档案管理知识。同时,高校也缺乏先进的技术设备及相关的软件。相对与高校优秀的教学资源来说,大部分高校在电子档案管理方面的计算机水平是落后的。
(四)电子档案存在安全隐患
网络本身就不是一种很安全的信息传输方式。网络上的任何信息都是通过重重传输分段传送至目的地的,其中的任何站点都可以拦截、读取或者破坏信息。同时,网络与应用技术的发展日新月异,随着新技术的产生会不断产生新的应用方式,而安全技术总是在对抗中产生的,是滞后的。因此,这就给电子档案的管理带来了不安全的因素,甚至会产生泄密的风险。这样就会给电子档案的管理造成一定的影响。
二、解决高校电子档案存在问题的对策
(一)加强和提高领导对电子档案管理的重视和关注
领导对电子档案管理的重视和关注是搞好高校电子档案管理的基础。电子档案管理工作是一项琐碎、细致的工作,做起来是很不容易的,这就需要全体师生的理解和配合。同时,电子档案的管理工作也不是孤立的,需要人力、物力的积极配合。因此,领导的支持和配合是很有必要的,领导越是重视和关注对电子档案的管理,老师和同学们的档案意识就越强。首先,高校领导应该把电子档案管理列入议事日程,做到有计划、有条理、有记录、有总结。其次,是切实解决电子档案管理中涉及的人、财、物等。第三,建立相关的电子档案管理制度,由专人负责电子档案的管理,从而真正做到关心电子档案、形成电子档案、保管电子档案,使电子档案管理处于良性循环状态。
(二)拓宽高校电子档案服务层面,提升服务质量
高校电子档案的管理人员首先应该改变服务理念。要具有创新精神、创新意识和创新能力。克服工作中教条主义和经验主义的禁锢,积极改变不适应电子档案发展的条条框框。逐步树立竞争意识、用户意识和科技意识,为高校电子档案管理打下良好的思想基础。第二,要根据高校教师和学生的需求,建立跟踪服务、预约服务、查询服务等不同的服务类型。第三,改进服务方法,更新服务手段。随着高校体制的改革和发展,电子档案已经变得越来越重要。这就要求电子档案管理人员将那些重要的、使用频率高的电子档案整理出来,利用网络传递、发送信息,实现资源的共享。
(三)提升电子档案管理人员素质
电子档案的管理人员作为电子档案管理的主体,其素质高低直接影响电子档案管理的进行。有学者认为:“可靠的政治素质、高尚的道德素养、必备的专业知识、良好的心理素养、精湛的技术素养和较强的科研素养是对电子档案管理人员提出的新要求”。因此,高校电子档案管理人员必须提高自身的素质。首先,需要电子档案管理人从思想上认识到档案管理的重要性。其次,要具有高度的责任感、创新能力和计算机知识。第三,电子档案管理人员要不断用新知识充实自己,不断提高专业知识和业务能力。
(四)加强网络保护,提高信息安全
[关键词]电子档案;存在问题;解决对策
中图分类号:G276 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2016)08-0211-01
前言
电子档案管理工作应顺应时代的步伐步入信息网络管理时代,具备方便与高效的同时,也迎来了一系列的安全问题。电子档案的安全问题是目前面临最大的挑战。以下就笔者根据多年工作实践,对电子档案管理中存在的问题及解决对策进行阐述。
一、当前电子档案管理存在的问题
笔者结合多年的电子档案管理工作经验,通过分析及总结,发现当前电子档案管理存在如下问题:
(1)领导对电子档案管理重视不够。
就某企业建设管理处电子档案管理工作而言,存在问题:一是没有人员配备。一个大型单位成立了,没有配备专业的电子档案管理工作人员,只就这方面说,可以看出领导不够重视电子档案管理工作。如果没有专业人员对档案进行管理,就很难保证文件材料收集的完整和系统,导致整理编目时的不规范,增加利用工作的难度,查找起来很费时费事。二是档案室设置不合理。就该企业建设管理处电子档案管理室来说,将档案室设置在最顶楼,无法保证档案的安全保管,隐患较多。还有档案室里没有齐全的档案设施配置,如说要求安装空调,让档案室的温度一般控制在14-24°,但是没有配置空调,不能保证室内的温度。
(2)部分职工对档案管理工作不够理解。
因为部分职工不了解档案在一个单位中所起的作用――档案有着凭证和提供信息的作用。部分职工向管理人员借用档案资料,在需要他们签字办理借阅手续时,表现得非常不满意,认为都是自己单位的职工,借用一下资料之类的都还要签字,是不是不信任或是小题大做,表现得非常不情愿。从这些现象中,可以看出大部分人员是不了解档案的重要性的,从而也淡化了自己所承担的责任(不想签字就是一种逃避责任的行为,签了字就意味着必须归还档案,就不能随意的处理档案)。还有的职工会将一些重要的文件随便放置,等到要用到时才到处去翻找,有时就会有找不到的情况,这样就会使一些重要的档案或文件资料遗失。
(3)电子档案管理风险大。
由于电子档案管理涉及到网络信息,所以会受到外界的干扰多,常常会有风险存在。稍微做得不够好不够保密,档案资料就可能受到外泄或损失等。
二、解决当前电子档案管理存在问题的对策
根据电子档案管理存在的问题,要求我们要如何采取措施,解决当前电子档案管理存在的问题呢?办法是:
(1)领导要高度重视电子档案管理工作。
单位领导要关注电子档案管理工作,要将此项工作纳入单位管理的一个重要范畴。在人员配置上,一定要配备专人进行管理,并对电子档案进行规范归档,保证档案资料随要随时可以查找查到,并配备配齐有利于档案管理的相关设备设施。
(2)加强单位职工对电子档案管理工作的理解。
单位领导在要单位全职会上,强调档案管理工作的重要性,教育单位职工借阅档案要按时归还,不能想怎么样就怎么样,要认识到电子档案管理在管理方面的重要作用。如企业哪里出现问题,要及时查到找建设时的各种档案资料,根据档案资料及时进行分析总结,查找出现问题可能存在的原因。
(3)加强电子档案管理人员的计算机技能培训。
电子档案管理人员的计算机水平直接影响着电子档案的信息。因此电子档案工作人员要不断提高自己的技术水平,要让自己掌握新技术,学会设置密码保护等外,还要学会一些先进的防范措施和技术,减少外界因素带来的干扰。
(4)制定电子档案管理制度。
为了保证电子档案管理信息的安全,单位要根据管理方案制定严格的管理章程,做到制度严格而起到预防事故发生、信息机密外泄、档案程序混乱等。在制定制度的过程中,可以授权给具有档案管理技能的人员根据实际情况制定。如规定不需要查找资料,没事的人员不能随便进入档案室。除档案直管人员外,不得动档案管理系统的电脑等配备。需要查阅相关资料,应由档案管理人员直接操作。
(5)做好消除风险的准备。
由于电子信息档案主要载体是电脑,而电脑本身就存在许多风险,所以时时做好消除电子档案的风险准备是很有必要的。特别是在计算机维修的时候一定要做到全面监控,做好防范,能备份的一定要备份,尽量把风险降到最低。如有些系统对计算机的异常反应比较敏感,就要采取有效的策略来预防和应对潜在的问题,尽量清除风险,做到安全防护,保护数据完好。如何做好消除风险的办法呢?一是让风险及时得到分散。因为电子档案信息具有系统性、网络性和抽象性。在档案受到风险侵袭时最好及时转移风险,通过分散法把风险降到最低。如建立联机配置模式,通过共享或备份而转移电子档案信息,也可以实施购买安全可靠的保修,跟建立系统的服务商签订合同等来分散电子档案风险。二是建立电子档案硬件一定要牢固,价值要高,特别是与网络供应商立下可靠协议,让他们提供的计算机等配备一定要符合电子档案管理的需要。如安装专用的档案管理软件,让工作人员轻松查找和组织被关注的文档信息,根据OAIS(开放档案信息系统)提供数据结构、档号组合、信息展示、报表、统计方案等一系列信息平台定制特性,快速实现新的档案信息应用模式,并建立SIP(提交信息包)、AIP(存档信息包)、DIP(分发信息包),将元数据、数据结构、内容、规则信息组合形成档案信息包,帮助实现数据交换、统一检索与长期保存。 将归档的范围、元数据、格式标准前置于前端信息生成系统,形成完整、符合标准的SIP(提交信息包),调用Web Service服务,启动归档信息合法性校验、电子文件格式转换及归档审批流程,确保归档信息符合档案标准,实现真正意义的前端控制与文档一体化管理。并通过OAIS提供强大的文字编辑及插入图像、音视频、Flash技术,结合全文检索在线提取素材,在线编研,减少专题信息整合的时间和难度,提高主动、定向服务的能力。采用Flash 3D技术远程动态展示库房全貌、档案位置、排架空间、批量上架、数量统计、立体浏览,从而全面提高工作效率。
三、结束语
总之,电子档案管理是企业建设和其它工作顺利完成的有效保障,管理建设单位要顺应时代的要求,尽量把电子技术用于档案管理过程中,为管理单位的信息改编、储存、查阅等提供方便。同时,作为电子档案管理工作人员,必须提高电脑掌控技术,加强业务学习,学会分析电子档案管理中存在的安全风险,并采取有效的措施来提高电子档案管理的安全保障。
参考文献
电子文档是科技发展的产物,现代化企业中,办公自动化的实现,使得电子文档的应用更加频繁,也促进了电子文档的发展。档案管理工作中,电子文档的应用,是档案工作进入办公自动化时代的体现,这是档案管理事业的一个新起点,因此,做好新时期的档案管理工作,不管是对社会,还是对企业,个人都具有非常重要的意义。电子档案管理,是应用计算机网络技术,实现对资料的采集,记录以及分享。它在提高了档案管理工作的工作质量,还促进了我国档案事业的进一步发展。文章分析了电子档案管理的优势和缺点,从中得到了提高档案管理工作的方法。希望可以为人们提供一些参考和帮助。
二、电子档案管理的优势
对一个事物产生兴趣的前提,是了解它的优势和特点。电子档案管理,作为新时期社会建设中重要的工作内容。其强大的存储能力以及时效性,是人们广泛关注它的关键。电子档案还能实现资料的统一整理,存储以及调取。对于各种资料信息能够快速的分门别类。对其经行整理,编辑和存储。
1、在归档时间上具有及时性。电子档案可以在文件办理完毕后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过备份或传输给档案管理部门,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。
2、归档方式的准确性。电子文件在形成过程中要随时进行数字签名信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。
3、在管理方式上具有科学性。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可查找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
4、在查询利用方式上具有安全性。由于电子档案的存储介质具备了存储密度大、容纳信息多、记录速度快、传播速度快等特点,使得电子档案有效地节约占用空间;由于计算机技术在档案管理工作中的作用得以充分发挥,档案管理员可以通过简单的操作进行查询和利用,从传统的档案管理工作中解放出来,从而有效地提高工作效率。
三、电子档案的不足
1、电子档案的安全性易受到黑客和病毒的破坏电子档案在存储、传输、查阅等过程中容易被计算机病毒和黑客的攻击,导致电子档案信息的泄露和破坏。所以做好电子档案的安全工作不是一件容易的事情。
2、电子档案对档案管理人员要求比较高随着计算机技术和网络技术的普及,档案管理人员不仅要具有一定的计算机操作水平,还要具有专业的档案管理知识,更要有较强的工作责任心。因此,电子档案对档案管理工作者的业务能力和业务知识提出了更高的要求,要求档案工作者要不断的学习,适应新时期档案管理工作的需要。
3、电子档案的原始性不易判断确认在计算机上文件很容易被复制和修改,档案的真实性容易失真,有时真假难辨。同时,电子档案内容的完整性很难保障,编辑时容易造成丢失。
4、电子档案的可读性问题
随着计算机和信息技术的不断发展,新技术在不断的应用于社会实践中,可能导致电子档案的可读性受到影响。
四、做好电子档案管理的措施
1、建章立制,严格按照档案管理的规章制度,设置不同的权限,利用技术手段保护好档案的真实性、完整性、价值性等。档案管理人员应按照电子档案管理办法和标准来规范电子档案的管理工作,实行文件管理和电子档案管理统一领导和规划。制定统一的、科学的、合理的电子文档归档制度。各部门、各单位按照不同的权限等级级别对电子文档进行收集、归档、查阅、传输和打印,确保文档的真实性、完整性和价值性。
2、加强档案管理人员的学习和培训。每一个档案管理者不仅要具有较高的档案业务水平,同时还应具有熟练的计算机使用和操作水平。加强对档案管理人员政治素质的培养,让他们充分认识档案管理工作的重要性,有力地提高他们的工作责任心。
3、严格控制电子档案的修改、转换,保证电子档案的真实和完整。可以通过将电子文档设置为只读文件或对文档进行加密,也可以将电子文档设置为禁止修改、复制、打印等,以确保文档的安全性。
4、加强电子档案的安全管理。一是在办公自动化系统内外设置隔离,通过路由器、防火墙等将内外网隔离。二是对使用权限进行审核,对利用权限进行认定,向系统注册登记。三是通过对电子文档进行备份,以确保文档的安全。
5、要不断研究探索电子档案管理的新方法、新措施。要注重电子档案管理软件的研究和开发,建立电子档案网页网站,加强电子档案管理的学习、交流和提高。总之,要加大档案管理信息化建设,使档案管理逐步数字化,不仅要注重电子档案管理中的硬件建设,同时也要注重软件建设,从而使档案更好的为社会经济建设服务,促进人类社会更好更快地发展。