档案管理的特点精品(七篇)

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【关键词】大专院校；档案管理；特点；问题；对策

引 言

大专院校的不断深入发展从根本上推动了中国的教育层次由传统“精英型”教育阶段迈向“大众型”教育阶段，一定程度上推动了中国整体教育水平的提高[1]。大专院校作为我国高等教育的重要组成部分，对有效推动中国教育模式变革以及现代化教育的深入持续发展有重要的作用。而大专院校档案管理工作作为涵盖高校教学、科研及管理等基本内容的工作，其管理质量的好坏以及其本身所具备的特色在很大程度上会影响到整个高校各项工作的顺利开展。本文就大专院校档案管理工作的特点提出了几点问题，通过对问题的分析以发现有效解决措施，从根本上推动大专院校档案管理工作的发展。

1、大专院校档案管理特点研究

大专院校档案管理工作作为学校管理工作的重要组成部分，反映了学校的整个发展历程以及教学、科研及管理历程。近些年以来，随着中国高等教育的持续发展，大专院校教育也呈现出多元化的发展趋势，这些多元化的发展趋势决定了其教育教学模式与管理的多样性特点，同样档案管理作为高校管理工作的组成部分，也形成了其特有的发展模式与发展思路。

第一，多样性特点。受大专院校生源范围及教学、办学模式多样化的影响，很多大专院校档案材料呈现出复杂化和多样化的发展趋势。同时受高校档案资料的特殊性因素影响，比如档案内容更多的记录了学生的成绩材料、获奖材料、处分材料、入团入党材料等，还包括教师及相关管理人员的学历状况、资历状况及社会经历等内容，因此档案管理工作呈现出一定的多样性与复杂性特点。

第二，真实性特点。大专院校档案材料是对学生、教职工及相关管理人员的学习、工作、实践等内容的最原始记录，能够反映出其在过去某一段时期及过去所有时间段内的学习状况、工作状况、思想品德状况、身体状况、政治面貌等[2]。这些材料均需要经过学校相关部门的审查，以保证材料内容的真实性与各种手续的完备性，需要符合规定的材料撰写的基本要求，因此档案材料区别于个人私自撰写的材料，也不同于手续不全或者无头有尾等类似的材料。在材料管理过程中，如出现来源不明确或者内容不符合事实的材料，管理人员会在第一时间内将其剔除。因此可以说明大专院校档案管理能够真实的反映个体的状况，具备一定的真实性特点。

第三，实用性特点。大专院校档案管理工作是个体总体状况的最真实记录，相关用人单位可以根据档案材料有效了解个体的思想政治状况、学习状况、家庭状况、在校表现及整体素质，因此具备一定的实用性特点。

第四，动态性特点。这种动态性包括学生机教师的学习工作地点、学籍及工作调动等方面的变化对档案管理工作带来的影响。学生及教师档案是学生及教师表现与精力的重要证明，是其他相关管理的重要基础，因此具备有效的保存价值与参考价值，是评定个体全面发展状况的最原始记录与凭证，对于学生及教职工深造等具有重要的作用。另外，随着高等院校扩招趋势的发展以及学每年的毕业与择业，使得档案出现不断流动的状况，这种边产生边流动的状况使得学校档案管理出现一定的动态性特点，比如周期相对较短、稳定性相对较差等。

2、大专院校档案管理特点中存在的问题分析

第一，受大专院校学生档案管理工作多样性与动态性等特点的影响，很多大专院校档案管理工作中存在档案意识薄弱的状况，导致档案管理工作的边缘化。随着大专院校的不断发展与完善，档案工作的基本范围也由传统的日常收集发展到保管、知识管理等层面。长期以来部分大专院校对档案管理工作缺乏一定的重视，加之档案管理工作相对复杂、多样，且具备较短的周期性与动态性发展的特点，使得档案管理机构难以形成系统化的管理模式，群体档案管理意识相对薄弱，档案管理工作逐渐走向边缘化。

第二，档案管理机制不健全。受档案管理真实性的要求及动态性的发展特点的影响，很多大专院校在档案管理工作中出现应付了事的状况，尤其是针对学生的档案管理，包括档案材料与信息的移交、查阅、归档等环节出现不科学、管理机制不健全的状况，没有形成统一的管理标准，很大程度上影响了档案管理工作的深入开展。另外，很多大专院校并没有将学生的档案管理工作深入纳入到学校的相关管理日程上，因此缺乏有效的监督检查环节与指导考核环节，管理机制不系统。

第三，管理人员的整体素质有待进一步提高。档案管理具有真实性和实用性等特点，关系到学生日后工作与深入发展等问题，而现阶段很多大专院校学生档案管理工作主要靠一些兼职人员组成，其档案管理的业务能力、理论框架等相对薄弱，同时高校也很少组织相应的培训，导致档案管理工作存在很多问题。同时受到人员编制及人员基本业务素质等的影响，很多档案管理工作均以手工操作，在带来一定质量问题的同时，还影响了工作效率。很多档案管理人员在强大的劳动强度压力下，无法有效提升自己的业务素质与能力，因此一定程度上限制了档案管理工作的深入开展及其水平的有效提高[3]。

3、如何有效推动大专院校档案管理工作的开展

第一，不断加强对档案管理知识的宣传力度，强化档案管理意识。从学生自身的利益及未来发展需求出发，重视档案管理工作，采取多种形式宣传档案管理知识，提高档案管理工作人员的基本业务素质，提高学生的档案管理意识，推动档案管理工作良好的内外部环境的形成。

第二，建立有效的档案管理机制。根据学校实际发展状况与发展阶段，出台相应的规范性档案管理文件，使学生的档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的进一步发展。

第三，不断提高管理人员基本素质。加强对档案管理人员基本业务能力、知识结构、管理能力等方面的培训，提高对档案管理人员的培训机会，系统的对档案管理人员进行基础理论知识与专业知识的培训与指导，提高其管理水平与知识运用能力，充分掌握档案工作的基本思维方式，不断增强自身素质，保证档案管理工作的有效开展。

4、结论

综上所述，有效做好大专院校档案管理工作，一方面能够推动高校自身的持续性建设与发展，同时还能有效保证大学生实现有效择业。大专院校档案管理工作是一项相对复杂多样的工作，但其价值却不可替代。随着国家教育尤其是高等教育的不断发展以及对毕业生就业择业的相关政策的调整，很多大专院校的档案管理工作均缺乏一定的规章制度保证。因此需要不断提高关于档案管理工作重要性的认识，以学生的基本需求为主，突出人本主义的管理理念，充分调动管理人员的主观能力型，推动档案管理工作的深入与可持续发展。

【参考文献】

[1]梁晓庆.高校成人教育学生档案管理的问题及思考[J].继续教育研究，2012（4）：44-45.

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【关键词】新时期；人事档案管理；特点及策略；分析和研究

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）09-0385-01

在现代企业、单位、公司的人事管理过程中，依据人事管理档案的特点，大都实行由人事部门对人事档案进行集中统一管理以及分级负责的管理模式。但是，近些年随着我国政治改革以及市场经济的不断深入和发展，极大了推动了我国人事干部管理制度的深化改革，因此相应的人事档案的管理模式也应随着改革不断深入而进行相应的完善和优化。现阶段我国人事档案管理工作暴露出诸多问题与缺陷，随着人员频繁变动、流动以及思维模式以及观念认识的转变等都对企业、单位、公司内部的人事管理提出了更高的要求。如何在当前情况下正确的解决和处理这些问题，不断的完善和优化人事档案的管理工作，已经成为现阶段企业、单位、公司等人事管理部门所急需解决的问题。

一、人事档案的管理特点

相比较传统的人事档案管理工作而言，现阶段人事档案的管理工作有着以下特点：

1.新时期人事档案管理机构、管理对象等具有更强的社会性

近些年，随着市场经济的不断深入和发展，各行业之间的市场经济日益激烈，经济组织的形式也越来越多样化，在一定程度上加快了各企业、单位之间的人员频繁流动，同时也在一定程度上促进了人事制度的深入改革，也促进了新时期人事档案管理制度以及人事管理制度的改革和创新。当前情况下，人事管理已经逐渐升级成为一种专业性很强的社会化活动，而人事档案管理作为人事管理工作的重要环节，也实现了从传统管理模式向新型专业管理模式的转变。随着市场经济的不断成熟和发展，各企业、单位、政府等已经建立起社会性较强的人事档案管理机构，比如全国各地方人才市场依据一定标准设立的认识档案管理机构。这种管理机构的管理对象以及服务对象不是本企业、单位的人事档案，而是面向全社会，它的服务对象、管理对象以及管理范围包括该地区内所有流动人员的人事档案。相比较而言，新时期的人事档案管理要比传统人事管理档案在管理机构、管理范围以及服务对象上都具有更强的社会性以及地域性。

2.来源更具广泛性、内容更具复杂性

当前情况下，随着人事档案的管理机构、管理范围以及服务对象越来越社会化，因此其来源以及内容也更具广泛性、复杂性。在以往的档案管理工作过程中，人事档案主要是由各企业、单位、公司的等内部的人事部门负责整理、收集以及存档，所有档案的来源也比较单一，大都是本企业、单位、公司的人员，档案内容也相对简单；而新时期下，随着人事档案管理工作越来越社会化，档案的来源范围也随之扩大，只是要该区域内流动人员的人事档案都属于管理部门的管理范畴，此外，又因为全国各地情况不同，管理制度以及管理范围也不尽相同，再加上区域内流动人员身份以及从事的工作性质也各不相同，因此他们的人事档案也非常繁杂多样化。

3.新时期下，人事档案需求呈多样化趋势

当前情况下，人作为一种有效资源，在促进企业发展以及社会进步中起到了重要的作用，也受到越来越多的重视。企业的发展离不开人，现在不管是国有企业、民营企业、还是政府机关都重视人才选拔、人才储备以及人才的招聘工作，而人事档案作为衡量标准之一，因此也受到越来越多的重视。使用用途以及使用者类型的不同，致使新时期下，对人事档案的管理内容、存档方法以及传递方式等呈现出多样化趋势，也使得人事档案突破范围限制，不再是企业、单位、公司等的人事部门对其进行单独使用，而是实现了企业、单位等内部各部门对人事档案的综合协调使用，此外与员工日常生活以及自身利益等紧密相关的人事档案，经常被各种企业、单位、以及个人查询使用，但由于他们的需求以及目的各不相同，所以他们要查询的内容也就各不相同。

二、新时期人事档案管理工作的应对策略

1.强化人事档案管理，加强对人事档案重要认识

近些年，随着经济和社会的发展，我们清楚的意识到，人事管理已经从企业、单位面向全社会，而人事档案管理作为企业、单位、公司等人事管理工作的重要的环节，其管理范围、管理对象等也越来越具社会性。因此，这就要求我们要切实做好各单位、企业部门的领导管理工作，强化管理认识，从基础抓起、从基层抓起，切实的做好人事档案的管理工作。此外要将其放在关系到社会整体发展的高度之上，从全局的出发来对待人事档案的管理工作，规范和完善有关的法律、法规，对档案管理工作进行不定时的抽查与指导，确保管理经费充足，改善档案管理工作的整体条件，努力的推动人事档案的管理工作向系统化、标准化以及科学化得方向发展，从而切实的提高人们对人事档案管理工作的认识。

2.做好组织队伍建设，转变思想观念，提高管理人员的整体素质

在企业、单位、公司的人事管理过程中，档案管理人员的整体素质高低对档案管理工作的水平有着直接的影响。要想在新时期下，切实的做好人事档案的管理工作，就要求相关单位和机构将努力做好对档案管理人员的教育和培训工作，在提高其专业技能的同时，也切实提高他们的整体素质。

3.完善和优化管理制度，提高档案的管理水平

一套完整、合理的管理制度是做企业管理工作的基础和保证。当前情况下，人事档案的管理工作比较琐碎、复杂，如果没有一套完整、合理的管理制度对其进行合理、有效的制约，那么人事档案的管理工作就不能快速有效的完成。此外，随着市场经济得发展以及市场竞争的加剧，造成各企业之间的人员流动比较频繁等问题，而随着这些问题而衍生出来的其他新的问题以及新的情况，比如如何完善和优化人事档案管理制度中的有关条款，及时解决档案管理工作中出现的弃档、死档现象，也已经成为现阶段人事档案管理工作过程中所急需解决的重要问题。

现阶段，在市场经济的条件下，将人事档案同个人信用体系有机的结合起来建立一个个人诚信档案局，并将其作为人事档案管理工作过程中的一个重要组成部分，以职业履历、工作能力以及信用记录等作为人事档案管理工作中的主要内容，并不断的完善和优化档案管理制度，同时，对有关档案信息材料的收集、整理、存档以及档案的转出、调动等进行严格、认真管理，做好阻止虚假信息材料的入档、存档工作。此外，还需要不断的完善和优化档案管理部门案卷整理工作的有关准则，确保案卷的整理工作能更加系统化、全面化以及规范化。当然，现阶段实施人事档案的制度，实现人事档案管理工作过程中人、档分离，是一种积极有效的尝试。在当前的市场经济条件人，已经实现了由“单位人”向“社会人”的全面转变，因此这也就要求我们要与时俱进，积极的进行改变，紧紧的跟随时代的步伐。

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一、电子档案的特点

电子档案主要有着以下的层面的特点。首先电子档案具有存储空间小的特点，即电子档案一般存在于移动或者固定的存在载体中，主要利用计算机磁盘，或者应用应硬盘进行存储。例如，音像资料，以及图片一般存储在磁盘。比较于传统的档案存储，电子档案存储空间较小，这对于档案管理而言，是一种优势。其次，电子档案还具有存储信息量大的特点，存储信息量大的特点，还是比较于传统的档案资料而得出的，档案管理电子化，也是今后档案管理的趋势所在。对于音像，图片档案资料而言，存在的信息是十分丰富的。此外，比较于传统的档案资料，电子档案管理的过程较为简单，这种管理的过程中，体现在电子档案的归档，加工以及存储的层面[2]，总体的流程是较为简单的，是电子档案的优势所在。值得注意的是，电子档案虽然管理过程较为简单，但是具有较高地技术性，即在管理的过程中，需要大量的信息技术作为支撑，例如，电子档案的维修观力以及后期调用等，这对于档案管理人员的专业素质也提出了较高地要求。总的来说，以音像，图片为代表的电子档案是今后档案管理工作的重要内容，不断地分析其特点，根据其特点进行进行管理策略的提出，提升其管理层面的实效性，积极意义十分深远。

二、提升音像与图片档案管理的实效性的策略分析

上文中对于电子档案的特点进行了分析，电子档案对于信息存储层面有着一定的优势，但是在管理过程中，以及管理技术层面有着新的要求。根据电子档案的特点，分析提升音像与图片档案管理的特点，成为了我们思考的问题。提升音像与图片档案管理的实效性，能够为社会健康教育保存众多的资料，能够有效地提升健康促进服务发展，对于全市健康事业发展有着积极作用。

1、应用信息化平台开展档案管理

当前音像与图片档案的保存，主要是基于计算机进行保存，或者是应用存储硬盘进行档案存储，为了提升音像与图片档案管理的实效性，不断地提升效率，促进档案管理的质量，积极应用信息技术，开展平台化的档案管理模式十分关键。首先，信息化平台开展档案管理，就是根据工作建立相应的系统，系统对于各个档案进行归档，分类，形成相应的目录，对于各个档案的信息进行存储。例如，根据存储档案的不同，在信息化平台中对于档案存储的类别进行划分，然后按照已经划分好的类别，直接进行电子资源上传。其次，这种信息化的平台系统，就是使得音像与图片档案的存储更加地清晰明了，对于相应的信息能够完备地进行记录。例如，在平台中存储图片，能够十分容易找到存储位置，在存储的过程中，会弹出相应的窗口，填写相应的图片信息，如，对于图片的大小，生成时间，文件类型，打开方式等信息均进性记录，然后进行存在，保证了信息层面的完整性。此外，应用信息化平台[3]，进行音像与图片档案管理，能够较为容易地进行资料的调取，不用像直接利用计算机磁盘存储一样，需要寻找电子档案。应用信息化平台，不仅仅有利于音像与图片档案的存在，还有利于档案的调取，还可以不断地引入新技术，高效地管理档案。值得注意的是，为了保证音像与图片档案的安全性，信息化平台开展档案管理也是在没有网络接入的状态下应用，并且通过技术手段，定期地查杀病毒，保证信息化存储平台的安全。应用信息化平台开展档案管理，是的音像与图片档案管理更加系统，更加规范，对于档案管理的实效性提升有着十分积极的意义。

2、建立档案管理制度

音像与图片档案在管理的过程中，与传统档案有着较大的差别，为了适应今后大量电子档案出现的趋势，建立相应的档案管理制度，是提升音像与图片档案管理实效性的有效思路，使得音像与图片档案管理管理均按照制度开展，均规范化的开展，对于实效性的提升十分关键，主要有着以下层面的体现。首先，建立适应于单位自身工作特点的档案归档工作，即对于音像，图片档案的相关信息进行规定，对于文件大小，类型进行制度层面的要求，保证档案的良好地存储性。在音像图片档案管理的过程中，制定相应的归档制度，应当高于《电子文件归档与电子档案管理办法》的标准，使得制度更加适应工作实际，更加具有针对性。其次，电子档案管理的过程与传统档案管理有着较大的区别，因此建立电子档案的保管制度也是十分关键的[4]。其一，应当定期地对于音像与图片档案进行检查，及时地发现存储过程中的问题，尤其是对于存储过程中存在的并且进行及时地查杀。其二，音像与图片档案存储的过程中，对于相应的物理环境也要进行制度层面的建立，对于光，磁等环境要素进行定期检查。此外，音像与图片档案，的安全问题也是十分关键的，因此应当建立必要的安全制度。例如，对于音像与图片档案的存储，拷贝，修改等均进行书面的记录，能够有效地提升档案的安全性。值得注意的是，由于人员的更迭，部门之间的拆分与合并，档案在移交的过程中容易发生损毁，因此建立电子档案移交的制度也是十分必要的，尤其是人员更迭的过程中，责任人之间做好相应的工作移交。总的来说，制度的建立，能够有效地规范音像与图片档案管理的过程中。这对于档案管理的实效性提升十分有利，同样促进了档案管理的规范化发展，应当引起我们的重视。

3、提升档案管理人员的专业素质

音像与图片档案作为一种新的档案管理形式，与传统的档案管理有着较大区别，为了提高电子档案管理的整体效果，档案管理人员需要具备?^强的专业水平和素质。因此通过人员素质提升的角度促进档案管理实效性的提升同样十分关键。首先，应当不断地提升档案管理人员的专业素质。音像与图片资源在归档的过程中，需要相应的编辑，工作，需要使用角度的计算机软件，尤其是一些多媒体软件，不断地加强档案管理人员对于软件的使用能力是必要的。在音像与图片档案管理的过程中，放光，防潮，防磁同样需要一定的专业知识，因此定期地对于档案管理人员的专业技术知识进行培训考核，能够有效地促进档案管理的质量水平。其次，音像与图片档案档案管理中，还应当不断地促进档案管理人员养成较高地责任意识，即对于存档的各类资料负责，在维护检查的过程中，具有很强的责任意识。例如，在档案移交以及档案记录的过程中，全面系统地对于音像与图片档案的归档与管理进行书面记录[5]，能够为后期工作作出重要的依据。此外，提升档案管理人员的专业素质，还要不断地对于档案管理人员进行考核，例如，定期开展档案人员专业知识的竞赛等活动，在轻松的氛围下，促进档案管理人员不断地提升意识，不断促进自身专业素质的提升。总的来说，提升档案管理人员的专业素质，使得档案管理人员能够适应电子档案普及的背景，积极进行工作层面的转变，积极意义十分深远。

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一、档案的发展

档案是指可以保障一个国家或社会档案事业发展的工作，它是各种社会条件和档案事业，对社会产生的各种作用和影响因素的总合。档案的发展，从历史上就有着不同的观点。人类的祖先利用“结绳”与“刻契”的方法来加强自己的记忆。在人类没有文字的时候，就利用“结绳”来加强记忆，也就是指通过绳子上打结的大小、多少的不同，来记忆不同的含意，这样就可以代表不同的事件。古时候由于没有文字，就以结绳为约，如果事大，就会大结其绳，如果事小，就会小结其绳。这种利用结绳来表示不同的含意，就是古时候对于需要记忆的档案。通过对古时候“结绳”的分析，我们就可以清楚的看出，当时的人类就已经具备了记事、备忘、信守、凭证等档案雏形的基本意义，因此翻阅历史，就可以认定结绳就是古时候档案的雏形，这种结绳的形式就是原始的档案形式。但是，随着人类的发展，档案的一般意义已经发生了转变，它的含义是指人类社会在进入阶级社会之后，由于文字产生与应用，已经逐渐形成了相关的文件材料。因为社会生产力的不断发展，人类已经开始出现了自己私有的财产，这样也就出现了阶级分化。与此同时，由于文字的发明，这时就需要文字为社会生产与国家管理的需要，需要使文字作为沟通与保持的信息的工具，因此文字的利用得到了空前的发展。这时候，这些文字资料就开始成为当代所需要的档案了。由此可以看出，当代档案产生与文字的产生具有非常密切的联系，因此可以说档案是人类社会发展的必然产物。同时，档案的产生也是人类社会发展的需要，因此，档案管理与人类社会发展具有紧密的相关性。

二、档案的特点

档案的特点，显现在不同时期，档案都有着自己的独特特点，但对于档案的特点而言，大致可以概括为四个方面：第一个特点是档案资料的来源，具有一定的广泛性。在档案与其它文献之间的比较，档案的特点更加广泛性，它具有极具分散的意义。第二个特点是档案在形成上具条件性。我们知道档案是一些文件材料的综合体，它是通过有条件的转化而形成的，当然，有些档案并不都是有原始记录的档案。同时，档案又必须是已经办理完毕的工作过程，它对今后的工作具有一定查考价值的材料。第三个特点，做为档案载体，就应具有一定的多样性。档案在其物质载体的形式具是各种形式，需要不断演变。因此，不管是任何材料制成的档案，它只要符合一定的条件，都可以成为有参考价值的档案。第四个特点，最为档案必须在记录上具有较高的原始性。档案的原始性，就是档案特点中最明显的特点，它也体现出了作为档案的特征。档案所具有的原始记录性特点也是档案最为显著的区别所在。总之，在档案管理工作中，认清档案的特点，这是促进档案从业人员工作效率的前提。

三、档案管理的意义

档案管理，是指人事管理中所形成的记述与反映个人经历、德才等方面的情况，并按照相关规则要求给予整理、保管，成为后期查考的文件材料。在社会经济发展过程，档案管理可以有效性的针对每一种活动，可以对这些活动进行开展、记录与管理工作，也可以利用文字、图片、音像等材料，得到规范整理与档案建立，这些是对历史负责的表现，也是对工作有效地指导。因此档案管理是一项很重要的基础工作，也是个人经历与社会实践上的真实记录，档案记载了思想品德、业务能力与工作实绩的真实性反映，档案是客观地考察、了解、正确选拔干部的重要依据。同时，作为档案管理与服务中心，对于档案管理工作的有效与否，可以影响当地的政治、经济生活的发展。因此，重视档案管理工作有着举足轻重的作用，档案管理的有效性，可以直接或间接地影响单位及当地社会经济的发展。

四、提高档案管理的实效性

1.档案管理的网络化和信息化

随着网络时代的发展，档案管理要突破传统的纸质存储模式，这样就可以在管理上实现网络化、信息化。档案管理的信息化实现，必须是建立在计算机信息系统的有效开发与运用。由于计算机网络化的快速发展，可以有效解决在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，这样就可以确保电子档案的安全。因此实现档案管理的网络化和信息化，就需要重视电子人才档案的真实性。这样就可以通过档案管理的真实性问题的实现，就能更好的、更便捷的促进人才的发展。

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一、数字信息化背景下医院档案管理工作的特点

（一）档案信息存储逐渐数字化

档案信息存储的数字化以及系统化是在数字信息化背景下医院档案管理工作所表现出来的最基本同时也是最明显的特点。在数字信息化背景下，电子存储成为医院档案管理存储的主要手段，其避免了传统采用纸张进行存储时的限制性以及局限性较大的弊端，并增大了存储方式的自主性以及灵活性，且存储方式也逐渐变得多样化[1]。

（二）档案信息资源更加多元化

信息来源的宽广是数字信息化背景下的最大特点，其拥有更大的信息共享化平台，能最大可能的满足医院档案管理工作中各方面的需求。档案信息管理的多元化以及复杂化在一定程度上也依赖于医院档案管理信息来源的多元化。计算机信息技术的普及以及发展，提升了医院档案管理工作的水平，并密切了医院各部门之间的联系以及沟通。

（三）档案信息处理的时效性更高

医院档案管理的范围随着医疗事业的不断进步以及发展也在不断的扩大，它已不再只局限于各个职能部门之间的档案管理工作，而更体现在医院所有医护人员、患者以及其他医疗机构之间对档案管理工作的需求，这就表明，在医院的档案管理工作中相关工作人员应该更加认真的投入到工作中，并及时处理相关部门的档案管理信息[2]。同时，还要通过各种有效手段将档案管理工作数字化以及网络化。

二、数字信息化背景下医院档案管理工作所面临的困难

（一）对信息化档案管理工作的重视度不够

数字信息化背景下，医院的档案管理工作面临着新的挑战，并展现着新的特点，同时，数字信息背景下，也为医院的档案管理工作提供了新的机遇。在各种问题中，最为重要的问题就是对医院档案管理工作的不够重视，主要表现在：信息化档案管理宣传工作不到位；对档案信息化管理的资金投入不到位；并没有建立较为完善的信息化档案管理管理系统[3]。

（二）电子档案管理的不足

在醫院档案管理信息化实施过程中，积极推动管理工作进程的标准化、制度化以及规范化等是档案管理各项工作中的重要内容。但从目前的医院档案管理现状来看，医院各项管理制度还存在不完整的问题，这对于医院档案信息化管理进程的顺利实施带来了巨大的阻碍。

（三）档案管理人员素质有待提高

伴随着信息化的飞速发展，工作人员的工作能力提高问题以及素质提高成为了医院档案管理工作中不可忽视的重要问题。目前，在医院档案管理工作中工作人员所存在的问题主要包括人才知识的老化、信息化水平相对较低、知识结构不合理以及相关管理人员能力不足等[4]。数字信息化背景下，档案管理工作人员不仅要求其具有扎实的管理基础知识，还要掌握一定的管理工作规律。

三、数字信息化背景下医院档案管理的管理策略

（一）提升认识，加强对医院档案管理工作的重视

对医院档案管理的重视可从以下两个方面着手，首先第一方面为加强医院档案信息化管理的宣传工作，提升工作人员的档案管理水平以及意识；另外，还应积极加强在档案管理工作中的硬件设施以及软件设施的投入，积极推动档案管理的信息化，建立高效稳定的档案管理体系，积极提高信息化程度。

（二）努力提升电子档案管理的规范化以及标准化水平

完善的档案管理体系是保证医院档案管理工作顺利开展的重要保障，我们应建立并健全一系列管理制度、监督制度以及激励制度等，以促进医院档案管理工作的制度化以及标准化。另外，还应将电子档案管理工作的规则以及标准进行建立，以促进医院档案管理的顺利进行。

（三）全面提升医院档案管理人员的综合素质

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关键词：电子档案；高校；影响；策略

在经济飞速发展的今天，先进的网络技术已经逐步渗透到社会的各个领域，高校档案管理是学校管理的重要组成部分，体现着学校的管理水平。当今时代，信息技术快速推进，部分高效档案管理也走上了科技化管理的道路，发挥出其独特的优势，使档案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、电子档案的定义及其特点

所谓电子档案是指人们利用电子计算机及网络进行档案管理，用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或硬盘等载体，应用电子计算机系统进行读取、处理，并通过网络技术传输文件、储存资料，实现资源共享的档案管理系统。其具有如下特点：

1、电子档案管理的优势

首先，电子档案管理具有高效、快捷的档案整理速度。电子档案管理是通过信息技术来完成，减少了纸质档案整理过程中繁琐的程序，同时完成了档案资料的收集、汇总、浏览、统计、储存等各个环节的工作，大大提高了档案管理的速度，降低了劳动量，在管理效率上发挥出了明显的优势；其次，电子档案管理高效地实现了资源共享。电子档案管理充分运用信息技术，形成档案管理体系，更加方便、快捷地进行档案资料的翻阅、搜索，通过网络进行快速传输，实现了资源共享；再次，电子档案管理的储存量大，信息稳定。电子档案管理用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或移动硬盘等载体，储存档案资料，传输文件，受客观环境的影响小，信息稳定、信息量大、储存时间长。

2、电子档案管理的缺陷

首先，电子档案管理完全依赖于科技，电子档案的处理、汇总、存储等管理程序必须依靠电子管理系统完成，借助于计算机操作系统才能实现，可能因为计算机硬件更新或计算机的不兼容性等原因，在信息传输、处理过程中遇到操作性困难，所以，电子档案管理系统必须及时进行新系统转换或更新，甚至根据需要保留原来的旧管理系统，才能保证档案信息的完整性和永久性；其次，电子档案保存的安全性也有待考虑。纸质档案制定中出错影响面较小，电子档案管理过程中若病毒侵入导致系统出现故障，被盗取或恶意破坏，影响面则较大，并且网络传输过程中也存在被修改或盗用的风险。电子档案管理应用统一的系统程序，不具备手写档案材料的特点，不易于真伪的鉴别，造成档案信息被侵害却无从发现。高校档案资料是在教育教学、教育科研、教育管理过程中积累的真实资料，是不可再生的信息资源，见证了高校发展的历史，具有重要的社会价值，安全性不容忽视。

二、电子档案对高校档案管理的影响

1、档案管理程序的转变

纸质材料是传统档案工作的主要对象，然而普及计算机应用之后，电子档案就取代了过去的纸质档案，信息归档之后，一切档案信息的读取、修改都要由档案管理员通过计算机程序来完成。改变了以往纸质档案管理过程中一贯遵循的档案收集与整理、文件立卷与归档等流程、方法和思路，取消了一年归档一次的管理程序。电子档案则具有及时性，可根据需要进行适当修改、补充、保存，当然，也体现出电子档案管理对计算机的依赖性。

2、电子档案分类方式的转变

电子档案实现了档案信息与载体的分离，所以，档案的分类方式也由原来的实体分类转化为程序分类，改变了过去那种属性排列式的手工操作档案管理流程。电子档案管理则通过计算机程序进行高效分类、整合、汇总、统计，减少了实体分类中繁重的工作程序，提高了高校档案管理工作的效率。

3、电子档案管理内容与形式的转变

档案首先要体现其原始性，是原始记录，档案内容要真实，档案来源要可靠，是由档案人亲笔书写或亲笔签名，这也是档案区别于其它信息资料的主要依据，具有法律效应。电子档案管理则在计算机应用程序上进行，方便、快捷，但在一定程度上却失去了档案的原始记录性，电子档案依据系统处理的最后一个文本，没有原始稿，所以，档案的凭证作用很难确定，电子档案的真实性有待考究，这也成为高校档案管理的一个新的课题。

三、高校电子档案管理策略

1、重视高校电子档案存储设备的检测

电子档案在网络传输中具有一定的风险性，所以，要保证电子档案存储设备的安全检测，培训专职电子档案技术检测员，做到定期对档案管理程序进行检测、更新与维修，对系统网络进行安全检测与维护，对那些重要档案要定期进行复制、更新、备份、保密储存，防止档案信息的丢失，以保证电子档案的安全性。

2、做好高校电子档案原始性保护

高校电子档案管理是高校教育管理与发展的重要部分，必须做好电子档案信息技术处理工作，以保证电子档案信息的原始性。新型档案资料归档后，档案管理员要及时进行接收、整理、储存等工作，运用信息技术处理，将电子档案资料设为只读文件，表明此档案资料不可修改，以保证电子档案信息的原始性与可靠性。

3、加强高校电子档案管理员的技术指导

要想做好高校电子档案管理工作，必须对档案管理员进行技术指导，优化档案管理员的知识结构，通过各种培训方式保证档案管理员的知识更新，提高档案管理员的信息技术水平，以适应高校电子档案管理的发展。同时，还要重视提高档案管理员的职业道德水平和安全操作能力，使档案管理员明确责任，具备熟练的电子档案系统操作技能和较高的职业素质，推进高校电子档案管理的现代化进程。

四、小结

随着时代的发展，电子档案管理在高校档案管理中发挥着越来越重要的作用，我们应敢于创新，充分认识电子档案管理的发展优势，正确认识并克服电子档案管理的缺陷，优化管理方式，提高高校档案管理水平。

参考文献

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随着我国高等学校招生规模的不断扩大，高校档案的数量出现了大幅度的增长，高校档案管理工作面临着巨大的挑战和压力。在计算机技术和数字技术的发展背景下，高校档案的记录载体和录入方式等都发生了很大的改变，高校档案管理工作的方式方法更需要进行策略创新。在新的时代背景下，高校档案管理工作如何实现现代化建设，提高其服务学校建设和社会发展的重要职责，是我们当前需要深入研究的问题。

一、高校档案信息的数字化建设

高校档案是对高校教学科研、学校管理工作的记录，其本质是对上述内容的信息描述，而进行档案信息的数字化建设，则要不仅要考虑到档案的信息属性，更要高度重视档案的数字化载体建设问题。加强高校档案信息的数字化建设，根本是实现了档案信息的记录载体创新，回顾档案记录载体的发展路径，主要从甲骨、金石、竹简，最后进行到了当前主要存在的纸质媒介。然而，传统的纸质媒介记录档案信息的弊端逐步体现出来，比如录入工作通常是人工抄写，需要花费较大的物力、人力，而且在这种高强度的劳动面前，档案信息管理的准确性也容易受到影响。此外，纸质媒介的物质属性特殊，即纸张易黄、易粘、易脆。在这种背景下，数字化档案信息的载体形式得到重视，而且其有效的克服了传统纸质档案的不足之处，不仅仅是节省了宝贵的人力、财力和物力，而且大大提高了档案管理的效率，提高了便捷性。进行高校档案信息的数字化建设，主要从三个方面入手，一是馆藏档案的数字化建设，二是对现行电子文件的收集归档，三是利用存储介质建立专题的档案数据库。这几种措施能有效完成高校档案的数字化建设，通过一定的查阅平台软件，可以为用户提供非常便捷的应用体验。

二、高校档案管理的信息化建设

加大高校档案管理工作，需要加强对现有管理方式的创新，结合当前信息技术的大力发展，实施高校档案管理的信息化建设成为一个较好的抓手和途径。随着教育教学改革的深入发展，各高校也在不断深化教育教学改革，各种新的办学模式不断涌现，管理环节出现的新事物、新问题、新内容对档案信息资源开发利用的速度和效率的需要越来越高，档案信息资源的利用主体越来越多。在这种新形势背景下，高校档案管理工作人员更需要加强工作创新，更新工作观点，提高创新水平和工作能力。而进行高校档案管理的信息化建设则是当前高校档案管理进行服务方式创新的重要体现。依靠高校档案管理的信息化建设，可以有效提供档案管理的服务效率，比如在其分类、查阅等比较繁琐和复杂的工作中，高校档案管理信息化可以发挥重要价值。通过档案信息管理系统的建设，可以比较高效、及时、便捷的为学校档案需求人员提供服务，而且能通过分类设置，有效满足不同群体的档案需求，从而有效实现档案信息的资源共享。

三、高校档案管理的文档一体化建设

档案管理的理论研究表明，实施档案管理工作一体化是未来档案管理发展的一个新趋势，是当前高校档案管理工作迈向现代化建设的一个重要机遇。根据文件生命周期理论可知，每一份档案文件都有一个生命周期，主要是指从档案文件的产生，到这些文件真正转化为档案保存，最后到档案文件失去存在意义而逐步消失的整个发展过程。这一理论的基本含义可概括为是从现行文件到档案是一个比较完整的运动周期，而这一整个运动周期所引其的特点和作用不同而区分为不同的运动阶段，针对各个不同运动阶段的特点，应采用相应的管理方式。根据文件生命周期理论，我们要充分发挥其在档案管理工作中的实践价值，有效提高高校档案工作者的工作能力，通过把握好文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用，以便更好更科学地开展对文件和档案的管理工作。文档一体化建设，并没有全面否定各个不同运动阶段的管理特性，而是要根据这些特点，充分应用到档案文件的归档、立卷、和卷内目录生产等不同流程中。

四、加强档案信息资源的全面整合

为切实提供高校档案管理的服务效率，提高对现有档案信息资源的利用成效，需要我们切实加强档案信息资源的有机整合，提高综合利用水平。通过建立统一的分类原则，完成档案信息“一条龙”服务系统，按照最大程度地方便广大教职工利用档案的原则，建立档案“一条龙”服务，实现档案服务透明、快捷、方便、高效的目的。进行档案信息资源的有机整合，需要切实坚持三个基本原则，一是要实施统一业务领导制度，二是要建设统一分类管理办法，三是要进行统一管理制度的规范，科学整合区域内不同领域的档案资源。在进行统一业务领导方面，需要使用档案资源流向调整、档案资源分类归属等举措，有效形成以档案管理部门为主体、各主管部门配合的高校档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为综合档案馆的集中统一管理，最大限度地优化配置档案资源。最后，对于档案管理人员来说，更要始终坚持以人为本的服务理念，积极高效的满足高校需求和社会用户的个性化需求，切实发挥高校档案管理的特殊服务功能。

五、结语

总而言之，伴随着我国高等教育事业的迅速发展，提高高校档案管理工作水平成为一个重要议题，加快高校档案管理工作的现代化建设也是新时期对档案工作的最新要求。档案信息的数字化、信息化和档案工作的网络化以及档案的一体化等，都是当前档案管理的现代化探索。未来的高校档案管理工作中，还需要不断创新，加大工作力度，努力实现高校档案管理工作的现代化、健康发展。

参考文献

[1]刘筱筠.论高校档案管理的信息化[J].科技情报开发与经济，2010，09：186-187+189.

[2]张晓华.试论高校档案管理现代化[J].四川档案，2007，05：18-19.