时间:2023-01-09 15:57:56
序论:写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隐藏在内心深处的真相,好投稿为您带来了七篇企业档案管理范文,愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂,助力您的创作。
(一)议“专业性”与“实用性”的关系
档案管理是一门专业学科,这已是共识。既然是学科,就需要专业人才进行管理。以我们公司为例,每年经营管理中产生的档案数量级并不大,种类也远算不上“繁多”,调阅使用的频次更是稀疏,因此无论是数量还是难度都无需匹配专业科班人员。由于专业领域较为狭窄,往往造成“专业性”与“实用性”的矛盾。
说到实用性,档案的价值真谛即在于实用。如何能快速、准确的调阅到想要的档案是我们最实用的需求。因此档案的管理与索引从实用角度来说,无需用上所谓专业复杂的分类索引,而是找出档案专业知识与本企业特点相结合的方法即可,即“适度专业、因地制宜”,将专业性与实用性结合起来。
(二)议档案管理“标准”与“素质”的关系
档案管理在于标准,但更在于培养素质。标准是从稳定的业务形态中提炼出的共性指标。建立标准就要有两个必要条件,一是稳定的业务形态,二是提炼归纳。那么在标准出台之前,如何确保秩序呢?我想这就要培养素质了。这也符合人类社会的发展逻辑,如:人类也是先有人心向善的素质,后有匡扶正义的法律。当然,法律反过来也会促进素质的提升,这是辩证关系。
当然,不可否认,尽快出台统一标准也是改善目前现状的必要策略,但在此仍要呼吁大家主动培养档案意识和素质,让标准和素质彼此结合起来,双向发挥其辩证作用。
(三)议档案“集中”管理与“分级”管理的关系
档案是集中管,还是分级管,公司团队中多年来都有不同的认知。由行政部门集中管理,优势在于标准统一、责任明确;但其劣势也很多,比如集中保存风险、容纳场地较大、业务差异造成的分类不合理、不科学等等。综合来看,集中管理更适用于规模小、数量少、业务种类单一、规模稳定的企业;而对于业务种类多元、处于扩展阶段的企业来说,档案的集中管理与分级管理相结合势在必行。既然是集中管理与分级管理相结合,那么就不是完全割裂、各管一段,而是总体统一、相互协同,专业区分,彼此勾稽:
(四)议“编码”勾稽与“物理”勾稽的关系
在电脑系统的数据库设计中,为避免无效冗余,节省存储空间,应尽量减少同一信息在不同维度或区域的重复存储。同理,在档案管理中,这也是一种高境界的追求。
现实中,在规范的编码规则体系建立之前,如何能够有效的勾稽各类档案呢,就产生了一个略显“笨拙”的办法――物理勾稽,即:就是将同一档案进行复印,将复印件物理连接于勾稽对象上,从而避免了夸板块查询。但是,物理勾稽的缺点也显而易见,它将同一信息在多地重复存储,即浪费空间,也无法有效使查询者“止步”于某层信息,由于所有信息物理的连接在一起,查询者可以不分权限的“一览无余”。为此,编码勾稽必不可少。
编码勾稽就是将不同档案通过编码字段连接在一起,这些相关联的档案平日里根据其属性各存于不同的区域,只有在需要的时候才会通过编码“聚首”,当然这就要求在档案上准确注明勾稽对象的编码。
本人认为,扬长避短,相互结合的发挥两种方式的优点是明智选择。即,编码、物理相结合,篇幅适度、关联紧密或属同一项目的档案除用编码方式外同时用物理方式;篇幅较长的及常规档案用编码方式:
例如:以某市场调研项目为例,档案形成的主要步骤如下:
1.项目立项及过程中的请示报告、会议纪要、简报等走公司公文签批流程,最后纳入综合部文书档案管理,综合部对其编文书档案编号,同时项目主控部门留存复印件作为项目档案专项保存;
2.项目具体的调查研究方案以及执行过程中的数据分析、图纸影音、文书表格、实验记录及其他各类业务过程记录等纳入项目档案,项目主控部门自行保存;
3.项目过程中的对外合作合同,纳入合同档案保存,由合同主控部门(审计监察部)编合同档案编号,同时注明与其关联的请示文书的档案编号,使其与文书档案形成勾稽;合同复印件由项目主控部门作为项目档案自行保存;
4.项目经费支出将形成会计档案,会计档案由财务部编码,但应同时注明对应的合同档案编号,使其与合同档案形成勾稽;
5.项目调研结论及结项总结应以报告形式经公司公文流程正式上报,最终由综合部编文书档案编号存档,项目主控部门留存复印件纳入项目档案。
至此,该示例中的各个角色手中应有的档案如表1:
(五)议“电子”档案与“纸质”档案的关系
公司办公区每个人每天都在产生电子档案,尤其随着OA系统的上线及使用的深化,电子档案已占档案的很大比重。但是,电子档案保存分散,易于修改,给管理带来了很大难度,也不可能取代纸质档案,纸质档案仍具有不可替代性。因此,仅仅保存邮件、短信记录、聊天记录以及个人电脑中的资料是远远不够的。电子档案与纸质档案共同保存,“纸质为本,电子备查”可作为处理电子档案与纸质档案之间关系的原则。
电子档案方面:
1.可以逐渐推进个人办公“云存储”,即每个人的电子档案存于公司机房的服务器中,便于实现操作日志的追踪追溯,也提升了信息的安全性。
2.如OA系统上的电子审批能够替代纸质审批后,电子流转的单据、凭证、公文应定期打印,形成纸质档案另行存储,即系统上的电子审批记录与打印出来的纸质审批记录同时保存。
3.如上文所述,?y一电子文件名的命名规则,同时各部门经理要把关所辖员工的电子档案分类方式,即每年确定一次所辖岗位电脑中各级文件夹的逻辑结构,员工只需将所产生的电子文档按照规范的文件名进行命名,并存入已经确定好的文件夹中即可。
纸质档案方面:
部门负责人应在年初参照上述电子文件夹的层级结构为每个岗位建档,比如参照上述文件夹结构,实际配置各类大小文件盒,产生电子文档后,除在电脑中存入对应文件夹外,还应将最终版打印出来放入对应盒中,各类无电子版的纸质文档(如检查记录、收到的纸质文档等)也同样及时对号入座,存入既定文件盒中,这样确保纸质文档大于电子文档(最终版),实现纸质、电子同步存档,也为“四标”体系审核打好基础。
二、加强企业档案管理的新思路
上述文字林林总总散议了档案管理中个人认为较为重要的关系,总结起来要义如表2:
(一)在档案团队建设上
1.以实用为目标,结合档案知识,总部设立专职文档管理员,负责文档签批流转和整体档案的组织管理;各事业部、业务板块设立专(兼)职文档管理人员,负责本板块的档案管理,并配合总部档案工作。
2.加强团队档案素质培养,强化培训,强调档案工作人人有责,人人参与的理念,尤其强调部门负责人要切实履行职责,档案工作重在平时。
(二)在档案管控机制上
1.综合部牵头建立档案相关标准,尤其是编码标准、命名标准、立卷装订标准,建立监管机制,对事业部和板块进行检查。
2.明确档案集中与分级管理相结合的原则,即决策性、商务性、法务性、财务性、基础保障性档案总部集中管理;专业性、业务性、项目性档案各板块分级管理。
关键词:企业档案管理;问题;对策
一、企业档案的概述
企业档案具有一定的保存价值,通过文字、视频、音频等载体将企业在改革与发展的过程中各个方面的活动客观、真实的记录下来,主要包括生产、经营、管理等环节,是企业的重要的信息资源,对企业的健康发展具有重要的意义。如果没有企业档案,企业的生产、经营、管理都会受影响。因此,企业将档案管理纳入日常工作体系,使之成为企业管理中一项基础性的工作。
二、加强企业档案管理的必要性
企业档案为企业持续、健康的发展提供了保证,为企业重大战略决策的制定与实施提供了可靠的参考依据,同时它还是企业文化厚重的积淀,做好档案工作,对于企业的发展有着重要的作用。首先能够使企业的整体管理水平得到提升。档案直接记录的是企业开展的各项工作、各种活动,通过档案可以对各项活动进行有效的监督,经过分析利弊更利于为企业的管理,从而提升企业的整体管理水平。其次加强企业档案的管理既是自身发展的需要,也是时展的需要。随着时代的进步,先进技术得以广泛应用,尤其是信息技术,更是在各行各业发挥着重要的作用,档案管理信息化已成为必然趋势。企业原有的档案管理模式,已经滞后于企业发展的步伐,使档案的价值得不到充分的体现,主要体现在档案信息资源利用率不高,企业档案管理涉及的范围比较广,繁琐复杂,利用信息化手段进行管理,可以使工作更加规范、严格,还有效实现了资源共享,使之积极主动地为企业开展的各项工作提供服务,不仅利于工作的开展,还促进了企业的发展。
三、企业档案管理工作存在的主要问题
1.重视程度不够,缺乏先进的档案管理意识。企业为了在竞争中获得优势,对企业的生产、经营投入的资金比较充足,而忽视了档案管理工作,档案意识认识比较浅薄,导致档案工作重保管轻利用,在企业中没有充分发挥档案资料的作用,结果造成大量信息资源处于闲置状态。其次,重形式轻内容现象突出,多数情况主要是为了应付上级检查,忽略了对于信息、文件的收集、归档工作,再加上人员流动性大,档案管理交接工作不到位,造成很多文件资料、技术资料丢失、流失现象,不利于工作。2.档案管理的方式方法有待于改进。随着企业的不断发展,档案工作内容不断细化,数量急剧增长,传统的档案管理已经滞后,如果企业一味停留在老路上,不仅提高不了工作效率,甚至给管理部门增加了负担,不利于档案价值最大化的实现。很多企业档案的整理、归档工作,仍以手工方式为主,面对大量的工作,只能望档案而兴叹,劳动强度增加了,工作效率得不到提升,在使用时检索慢、查准率低,虽然有些企业配置了现代化管理设备,但由于人员素质、系统单一等问题,缺乏综合处理技术能力。3.档案管理制度不完善,工作不规范。在很多企业,对于档案管理缺乏明确的制度,致使档案工作不够规范。主要表现在职责不够明确,在工作中做事推诿,使很多有价值的资料不能及时归档、或使档案破损严重,丧失了其价值与功能,这对企业来说造成的损失较大。4.企业档案管理人员专业素质不够高。缺少专业的管理人员也是目前企业档案管理水平低的一个重要原因。一方面从事档案管理的工作人员年龄比较大,接受新鲜事物慢,知识老化严重,对计算机技术掌握不熟练,不能为档案管理的实际工作带来有益的帮助。其次,档案人员身兼多职的,精力和时间上难以保证,达不到新形势下企业对档案工作的需要。四、提高企业档案管理水平的对策1.提高认识,强化档案管理意识。企业上下应该形成共识,达成一致意见,充分认识到档案管理对企业发展的重要性,虽然档案管理不会直接产生经济效益的,但档案管理可以为企业的其他工作提供便利,促进其创造效益,具有明显的帮助作用,所以企业要通过多种形式加强宣传,为提高档案管理水平奠定坚实的思想基础,把档案管理工作作为企业的一项基础性工作来抓,使档案管理工作高效、实效、有效,做好企业档案管理工作,推动企业发展。另外,鼓励企业在做出重大决策前多参考相关历史档案材料,制定合理正确的发展策略。2.深化档案改革,升级管理方式。将信息技术引入档案管理中,实现档案管理的信息化,已经成为发展的必然趋势。企业也应该与时俱进,大力引进先进设备和技术,支持档案管理工作。不断更新管理系统,让档案管理工作更加实用、更加人性化。存储和快速检索有机结合,不仅信息检索的流程更简便了,提高了准确性,还能够提高档案的利用率,实现资源共享。简便的操作,既省力又快捷,给工作提供便利的同时,工作效率大大提高。企业应该尽快实现企业信息化与档案现代化的同步发展,使企业档案管理工作不再是一个口号,而且真正做到为企业做事,为企业着想,让企业享受到更多的权益。3.加强档案人员素质的提高。随着档案现代化管理逐步的深入,对档案工作人员提出了较高的要求,人才是提高档案管理工作效率的主要因素,高素质、复合型人才才能适应档案现代化管理的需求。不仅熟悉档案专业知识,还要努力掌握计算机技术、网络技术等,以适应档案管理工作的新要求。企业要加强业务培训,提高人员的业务能力,从而提高工作人员的整体素质,其次,通过培训,让档案工作人员深入了解形势,使档案管理工作适应形势发展的需要,促进档案资源的开发和利用。另外,提升档案管理人员的责任感,提高工作自觉性,工作中遇到的困难及时想办法解决,在实际行动中做好档案工作。4.健全档案管理制度。企业应积极完善、健全档案管理制度,在工作中做到有章可循,有法可依,使档案管理更加规范、更加科学,进一步加大应用力度。结合企业自身的实际情况,通过制定奖惩制度等,调动工作人员的积极性,激发每个人的工作能力,最大限度地发挥个人潜力,使档案工作充满活力和创新,进一步提高档案的服务功能和利用率。五、结语新时期做好企业档案管理工作是一项非常重要的工作,档案是企业的重要资产,档案管理是企业现代化建设中必不可少的组成部分,对企业实现经济效益、促进企业改革意义非同小可。新形势的发展对企业的档案管理提出了更高的要求,因此,企业档案管理也应该与时俱进,使档案管理更加科学化、规范化、现代化,发挥其高效、便捷的服务功能,更好地推动企业的发展。
参考文献:
[1]舒向东.将档案管理纳入企业质量管理体系的探索[J].中国档案,2012(07).
[2]王瑾.企业档案精细化管理的实践与探索[J].浙江档案,2012(06).
[3]罗宝勇.2000-2009年国有企业档案管理研究综述[J].档案学研究,2011(01).
[4]张斌.对我国企业档案管理困惑的思考[EB/OL].中华文库网,2010(12).
关键词:企业档案 管理 创新
国有大型企业档案管理中很重要的部分是在日常工作中如何做到既为业务对象提供优质服务,又使档案管理工作再上一台阶。本人作为已拥有73年历史大型企业且获国家级档案室从事档案管理工作将近20年的一名工作者,就企业档案管理与创新浅述如下:
1.企业档案管理
1.1档案库房的设立。?从总体上讲不论单位规模大小,凡是档案库房的设立,必须按照国家有关规定单独兴建或将库房附设在办公楼内。但应注意作库房的房间首先要考虑到楼墙、板的承重性,从档案管理与安全保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开、阅览室三分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格管理制度,无关人员一律禁止入内。实践证明,档案库房的科学管理,是做好档案保管、维护档案保密与安全的基本保障。
1.2制定可行的档案管理人员的职责。档案管理的成效很大程度上与档案管理人员的素质和责任心有关。因此制定适宜,可操控的档案管理人员的职责尤显重要。职责制度就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是目的。
1.3 注重档案的交接 。由于档案具有延续性,档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。然而在实际工作中,尤其是在基层单位中,很容易忽视了这一工作环节,存在如下问题:档案交接不及时,交接手续不严密和档案监交工作不严格。做好档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案安全完整,确保档案工作连续不断有序进行的需要,而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。
1.4致力企业档案的信息电子化建设。充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。大多档案室对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的效率低,造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用;缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。
1.5做好档案利用过程中的监督工作。档案利用监督是做好档案利用过程中工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案管理的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。做好利用监督,还要做到三勤:嘴勤、眼勤、手勤脑勤,勤分析利用者的情况和利用效果,勤检查被利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实。
2.企业档案管理创新
2.1模式的创新。企业档案馆虽属机关部门,但大多属于非独立结构,一般情况下挂靠企办,或者一个科室,其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向企业发展的要求。随着企业管理体制改革的深化,一些企业管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用,在企业机构改革中,先后将档案独立起来,升格为直属单位,变成档案管理的职能部门,由被动执行变为主动决策,对促进企业档案管理变革具有重要意义,才能实现企业档案工作的超越,呈现企业档案事业不断发展的前景。
(一)档案意识有待提高。
首先我们要认识到,企业改革重组,机构调整,内部机构人员发生了很大的变化,由于个别人员档案意识不强,对档案不重视,造成归档文件资料不能及时地归档立卷。档案意识的薄弱,如:上级来文未按规定发送到公司综合管理部,而直接发到承办部门,这些部门往往忽视应到公司综合管理部办理签收的程序,而自行传递、办理,导致不归档,造成了企业档案的不完整、不准确、不系统,使档案失去应有的价值。完整、系统的文书档案不仅反映企业管理水平,而且映射企业管理整体素质。因此可以说,文书档案管理的好坏,档案意识至关重要。
(二)档案保护收集工作。
档案工作人员不可能参加公司的各项活动,及时掌握各类信息,有针对性地进行文件材料的收集工作。而参加各种重要活动、会议的人员,若无人督促,很少人能主动将有保存价值的文件材料整理、归档,因而难以收集齐全。至使档案材料短缺,手续不完备,直接影响档案立卷的归档,档案管理不规范。如:有关的内部单位部门不熟悉或不遵守文书及档案管理方面的操作规范和方法,只凭经验办事,文件的收集递送工作不及时、不规范,结果只能使许多重要的有存档价值的文件失去归案的机会。而档案材料来源渠道多、内容涉及范围广,且这些材料分散于不同的工作阶段,以及不同的管理人员和工作人员手中,只有及时地进行收集、整理,才能确保其齐全完整。
(三)档案人员队伍不稳。
企业改革重组,机构调整,内部人员发生了很大变化,人员素质参差不齐。档案产生于工作及工作管理部门,需要有既懂档案业务、又有责任心的人员来管理。企业档案管理模式重构是对传统方式、手段的改进与提高,需要具有一支精通企业档案管理业务、掌握企业信息服务技能的人才队伍,这也是企业档案管理模式重构的必然要求。
(四)档案制度方面。
在企业改制过程中,档案的交接缺乏约束机制,造成档案资料的遗失和断档。在企业改革或重组的操作程序中,对撤、并或整体划转的单位,其人、财、物的交接都有比较具体的规定,而档案如何交接,缺乏具体的实施细则或规定,致使部分撤、并单位的档案,或者有一定价值的档案资料,仍留在部分管理人员手中。如果这些人员面临下岗分流、重新就业的选择,势必无暇顾及档案的整理移交。这就是档案管理制度方面不明确,责任不分明造成的后果之一。应当完善企业档案管理人员的配备,完善档案管理体制。
二、企业改革过程中档案管理工作应采取的措施
(一)提高档案意识。
档案管理人员应依据档案工作的新特点、新情况,深入细致地开展宣传档案法规和档案工作的活动,努力提高员工的档案意识,特别要强化各管理部门领导的档案意识,使他们能充分认识到档案的重要性,并自觉地把档案管理工作纳入本部门的工作计划和议事日程。同时,档案工作人员应不失时机地宣传企业档案的重要性,让人人知道档案重要,档案必须集中保管。使企业全体员工清楚地认识到,在从事企业各项活动中所形成的属于归档范围的文件材料,既是自己辛勤劳动汗水的结晶,更是企业各个环节的历史文化财富,受《档案法》保护,私人无权占为己有,必须使之完整无缺,并按规定向档案工作人员移交。
(二)切实改进档案收集工作。
档案部门要定期对档案工作进行指导监督。档案工作人员要深入了解各部门的工作内容和工作规律,把握其归档的文件材料的范围,制定出相应的收集工作计划,指导各部门有步骤、有计划地安排落实好档案的收集工作。同时档案部门工作人员要及时了解各立档部门的工作动态,尽力帮助他们解决实际困难。企业档案工作做得好坏,将直接影响到企业各项工作的顺利开展。如何抓好企业改制后的档案工作,本人认为:首先要加大《档案法》宣传力度,进一步增强全体职工的档案意识。各级领导和企业法人要提高对档案工作的认识,把档案工作真正纳入企业管理程序,列入企业的工作计划,纳入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。其次要强化档案业务监督指导,全面提高企业档案管理水平。各级主管部门的档案机构要按照有关规定,加强对所属企业改制后的档案工作的监督和指导。各级档案部门也要大胆地抓好改制后企业档案工作,要明确企业改制后档案的收集、分类、归档等具体办法,帮助推进企业档案管理规范化、标准化建设。最后要转变工作作风,重视对改革后企业档案工作的调研,做好服务工作。改革后的企业档案工作如何适应新形势、新情况,需要我们去研究、探索。我们必须转变工作作风,深入企业开展认真细致的调查研究,针对企业档案工作中的热点和难点,总结出一套符合企业现状、切实可行的档案管理办法,使企业档案工作为促进企业管理、加速企业发展做好服务工作。
(三)建立高素质的档案工作队伍。
要做好档案管理工作,首先需要有一支比较稳定且业务能力较强的档案工作队伍。其次要注重对档案工作人员进行再教育,包括专业知识教育和职业道德教育。通过这些教育,增强档案工作人员的敬业爱岗精神,提高档案工作人员的专业水平。再次,要逐步培养档案人员的创造性,激励档案工作人员研究档案和档案工作,提高其学术水平。在企业档案管理的模式重构实践中,人是企业档案管理模式重构的核心,既是模式重构的实施者,又是模式重构的受益者,其整体素质的优劣高低,必将影响到企业档案管理模式重构的建设质量与实际效果。因此,必须研究制定提升企业档案管理人才素质与业务技能的培养办法、培养内容和培养制度,加大对专业人才队伍的培养力度,建立科学的人才管理办法,并从吸收、激励、管理、教育等方面不断地加以完善,切实使企业档案管理的模式重构获得良好的人才条件支持。
(四)健全档案管理制度。
建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是企业的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到充分体现制度的权威性。此外,还应该利用现代信息技术为档案管理服务,利用计算机进行档案的编码管理,提高查询效率,建立电子档案和数据库,使档案更高效地为企业服务。只有建立健全一套完整的档案管理制度,并确定档案管理人员的职责范围,使档案管理人员树立强烈的责任心、事业心,这样才能体现档案工作的专业性和科学性。
三、总结
关键词:企业 科研 设备 档案管理
1.企业科研档案管理
科研档案是在科学技术研究过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料,是科学技术研究活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是单位的宝贵财富,在科研工作中发挥着知识储备、创新技术的作用。
1.1搞好科研档案的保密工作
由于科研档案的安全直接关系到单位的安全和经济发展的成败,因此,为了维护科研档案的安全,确保科技秘密万无一失,必须做好科研档案的保密工作:
(1)通过加强科研档案保密法制教育,使档案领导干部及其他人员掌握管理科技秘密的法律知识和相关技能,是依法管理单位科技秘密不可缺少的重要条件。
(2)深入开展以普及科研档案保密法律常识为主要内容的保密法制宣传教育活动。
(3)从工作实际出发,制定和充实完善科研档案保密制度。
1.2实现科研档案管理的现代化
利用现代化技术,整理档案。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。特别是科研档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,尽管都仿照统一的标准,但因每个人的理解能力不同,对同一个文件有不同的分类,因此不可避免的产生分类不准的现象,影响案卷的质量,给利用工作带来不便。
1.3提高科研档案人员业务素质
掌握现代化管理技能,提高综合素质。以前,科研档案材料的形成从调研起到项目的完成都是以手工抄写为主。而电子计算机技术的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。所以,科研档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上,使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
2.企业设备档案管理
企业设备档案,主要包括企业的机器设备和仪器、仪表等的图纸、图表、运行记录、检修记录以及与设备有关的技术文件材料、新购设备的开箱资料,如合格证、安装说明书、使用维护说明书、备品备件清单等。特别是设备图纸、检修记录等为设备的改造、大修及每月的生产检修的备件计划、故障诊断、隐患整改等能提供科学的依据。企业设备档案管理主要内容是设备文件材料的收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用等。企业设备档案管理工作制约着设备的使用效益。
2.1企业设备档案管理的问题表现
在实际工作中,许多企业对设备档案管理重视不够,使设备档案不能很好的服务于生产,主要表现在:档案意识淡薄、设备档案材料收集难、管理制度贯彻不力。
2.2企业设备档案管理的对策措施
(1)领导的重视是关健。领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此档案部门要加强宣传力度,要经常向领导汇报档案工作情况,多谈一些搞好档案工作对企业的益处,启发领导重视档案工作,特别是借助一些利用档案的典型事例,使领导认识到档案的重要性。力争把设备档案管理工作列入科技管理的具体议事日程,明确规定各有关人员设备档案管理职责,同时列入绩效考核并严格执行。
(2)建立健全档案管理制度。在建立健全档案管理制度的基础上,各部门还要配备专兼职档案人员,建立档案管理网络,明确职责并严格贯彻执行。档案部门要主动与设备管理和设备使用部门沟通,以便及时跟踪了解设备档案情况,避免档案的遗失,并主动进行文件材料的收集归档工作,确保设备档案完整、准确。
(3)及时收集档案材料。一台设备在使用过程中,必然要形成使用、检修纪录、更新、改造图纸等。只要这台设备还在使用过程中,它就要不断地产生新的文件材料,直到设备的使用期结束,设备档案才停止。档案管理人员只有了解和掌握设备使用和变化的全过程,才能全面地做好设备档案收集工作。
(4)对图纸的修改要严格审批。图纸修改主要有两个方面:一是设备项目施工完成后,因施工单位依据现场情况编制竣工资料,其中有部分图纸涉及变更的;另一方面是生产技术人员对每月所需的备品备件图纸的尺寸改动。技术人员要对已存档竣工图依规定的编制方法作相应的修改、补充和说明,使之符合现场实际情况。当设计变更时,必须按照有关规定及时修改原底图或补充绘制新图,做好设计变更技术文件材料的配套管理,确保设备档案的完整、准确、系统。对生产需要变更的一些备件图纸,技术人员必须填写变更通知单,对变更原因及新改图纸图号要予以确认,并经主管设备部门领导签字才能归档。档案人员更应及时了解设计变更情况并作好记录,避免对外提供已作废了的或已修改过的错误图纸,为以后的技术改造和设备检修带来不必要的麻烦和损失。
参考文献:
【关键词】会计档案;管理
一、会计档案的内容
1.会计凭证方面。会计凭证包括原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证。每月装订一次,在装订之前应分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全,摘除凭证内的金属物,对大的张页或附件要折叠同记账凭证大小,避开装订线,同时检查凭证序号,看是否有颠倒,发现缺号要查明原因,检查附件是否有漏缺。凭证装订做到整齐、美观、坚固。最后,看凭证上的印章是否齐全。
2.会计账簿方面。会计账簿包括现金日记帐、银行存款日记帐、总分类帐和明细分类帐。属订本式的帐簿,应贴上封面;属活页式的帐簿,应加以整理,将空页抽出,用线绳装订成册,一年装订成一本。使用活页式帐簿,装订后再编写帐页顺序号。应附“启用表”和目录,记明每个帐户的名称和页次。每本帐簿立为一卷。账簿应牢固、平整,封面应齐全、平整,已经实现会计电算化的帐簿,年终必须打印出全套总帐和明细账本,会计主管人员签章后装订。为了防止拆毁已经装订成册的会计凭证应在装订处加贴封签,并由会计主管人员签章。
3.会计报表方面。会计报表会计报表是反映单位会计财务状况和经营成果的书面文件,包括会计报表、附表、附注及文字说明、月度增值税纳税申报表、季度年度企业所得税纳税申报表以及汇算清缴表等等。季度和年度会计报表按一、二、三季度和年度分别装订成册,每册为一卷。
4.其他会计档案。(1)文书部分包括各种经济合同、协议及其附件;财务工作计划,财务工作总结,财务决算资料,财务会议文件;财务分析资料;资信证明;工程决算资料等等;(2)报表部分:年度各项经济技术指标完成情况报表;内部审计报告和其他重要会计档案;(3)各类企业证照:包括企业税务登记证,银行开户许可证;各类资格证明;以上这些会计资料和报表,由经办人在每一项业务完成时及时整理存档;也可以以年度一次整理,分类装订。
二、会计档案的保管
(1)会计档案由档案保管人员收集归档。存档前,经办人要整理装订,分类填制会计档案目录,写明案卷号,一切手续完备后,保管人员才能接收。(2)会计档案的存放应该做到:防火、防潮、防虫、防盗、防霉烂。保证会计档案完整无损。(3)实现会计电算化的,必须定期对硬盘上的会计数据建立备份。每月备份不得少于一次。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。每年末对所有需备份数据采取刻录光盘的形式备份,统一交档案室编号归档管理。(4)必须妥善保管好会计数据的移动备份硬盘,移动备份硬盘应贴上标签并用印章或封条签封。存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转储。移动备份硬盘不得随便乱放和外借。(5)会计档案的移交。负责会计档案的保管人员,应相对稳定。如果保管人员有变动,必须办理交接手续后才能离开。(6)会计档案保管年限。会计档案的保管年限,按财政部有关会计档案保管年限执行。一是会计凭证保管15年。二是会计账簿保存15年,其中现金和银行存款日记账保存25年。三是会计报表保存10年,其中年度决算表永久保存。四是发货票保管5年。保管年限期满后方能销毁。(7)会计档案借阅的批准权限。本单位财务部内部人员借阅会计档案。会计档案存在财务部的,经财务部负责人批准后,由档案保管人提供;会计档案存在档案管理部档案库的,经财务部负责人准后,由档案库保管人员提供。查阅过程中档案管理人员不得离开现场。本单位其他部门借阅会计档案。会计档案存在财务部的,要经财务部负责人批准,方能借阅;会计档案存在档案库的,要经档案管理部和财务部负责人批准,方能借阅。(8)会计档案的销毁。公司会计档案的销毁。应由档案、审计和财务部对应销毁的会计档案共同进行鉴定,经公司主管领导审查后,编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报批准方能销毁。会计部门保管的会计档案的销毁。应由会计部门编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。由档案、审计部门鉴定、审批和监销。会计档案保管期满应销毁时,其中有的原始凭证还有使用价值的,应单独抽出另行立卷保管。直至保管到确无使用价值时再销毁。会计档案销毁后经办人应在销毁清册上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,同时将监销情况写出书面报告,一式两份,一份报本单位领导,一份归档备查。
总之,随着市场经济的不断发展,会计档案管理工作也应不断创新,以适应会计发展的需要。
参 考 文 献
【关键词】现代企业 企业制度 企业档案管理 档案研究
企业档案管理在企业运转过程中起到的作用很重要,一个企业的发展历程在企业档案中被记录的清清楚楚,特别是技术创新、企业改革等重要措施也会被企业档案记录在案,企业的销售、进货渠道等等统统会在企业档案信息中出现,所以企业档案管理在现代企业制度下有着举足轻重的作用。
一、现代企业档案管理核心职能
在过去的企业模式管理制度中,企业档案管理的职能主要围绕行政管理部门开展的,进入现代企业管理制度后,核心变更为以资产为纽带的企业资产档案的管理,通过企业资产的比重来确定资产档案管理的隶属关系,企业可以自由选择符合企业发展需要的档案管理模式,其最终要将企业在经营活动中的资产划分以及权责变化的档案资料作为档案管理职能的核心部分。
二、现代企业档案管理的准则
真实性、系统性、全面性、有效性四部分为现代企业档案管理的准则,这四部分相互优化互相结合,其能够快速、有效的为企业的发展提供全面信息保障。
(一)真实性
现代企业能否做出正确的商业决策取决于企业档案管理能否为企业提供正确、真实的信息,如果企业档案管理中出现虚假信息,会直接对企业的决策和企业本身造成严重损失。因此,在企业进行的档案管理时,要将信息进行核实、落实,保障信息来源的真实性、可靠性,充分排出虚假信息,为现代企业决策提供真实性信息有利于企业的决策和发展。
(二)系统性
现代企业档案管理势必要有自己的组织构架,不同的人员和部门应该有不同的职能或工作范围,通过各自的职能将收集的文件、资料进行分类管理,这就是档案管理系统性。现代企业档案管理系统化可以很大程度上提高企业办公效率,同时能够提高企业管理制度的清晰度和规范度,能够在企业决策时更准确的查找、搜索到相关信息。系统化的档案管理模式有利于提高信息准确利用,推动企业的战略决策和工作效率。
(三)全面性
现代企业档案管理工作的范围与以往大不相同,在市场经济新格局下,现代企业的交流贸易范围极为广阔,不再局限于国家、地理等范围的影响,特别是在互联网介入市场经济的环境下,企业的贸易范围实现了世界化,很多企业通过外贸公司将产品销往海外,在这种范围广、复杂化的情况下,现代企业档案管理工作更面临着挑战性,企业档案管理不再局限于原有的档案收集范围,其要对企业背景、企业文化、知识产权、商业秘密、外贸出口、当地法律法规、企业信用等方面进行全面性的收集,这样才能够为现代企业的发展和贸易提供保障。
(四)有效性
现代企业档案管理在收集信息时,需要注意信息的有效性。信息的有效性极为重要,通常分为信息时间有效率以及价值有效性。
(1)时间有效性。现代企业已经步入互联网时代,企业的需求或者招标上通常会在互联网进行,如果有企业在互联网上需求或者招标公文时,企业档案管理在第一时间进行信息采集,提供给销售部,有利于销售部门更快的找到意向客户,可以促使企业快速销售产品,为企业在销售方面挣得优势。
(2)价值有效性。当企业档案管理在收集信息时,会进行大范围信息收集,在收集到的信息中要进行分类塞选,对于有价值的信息资料进行保存,对于无效信息应该进行排除,这样既不浪费储存资源又能够在利用时提供有价值的信息,是充分发挥档案管理价值的体现。
三、现代企业档案管理工作中存在的问题
(一)企业档案管理工作不被重视
在企业的发展过程中,企业的档案管理工作并不与企业的经济效益有直接联系,很多企业在看待档案管理工作时,皆认为此工作可有可无,实则是因为大家对企业档案管理工作缺乏认识,并不了解企业档案管理工作在现代企业中的重要性。很多工作人员因为档案管理工作不受重视,在工作中没有了责任感、没有了奉献精神,再加上工作人员在信息收集工作上的知识缺乏,更不能发挥企业档案管理工作在现代企业中的重要性。
(二)档案管理理念、工作方式落后,危害企业自身安全
当前企业已经步入互联网时代,很多企业中档案管理机构的工作人员仍然是通过人际关系来获得信息,而这种信息的真实性、有效性并不能够被充分利用。还有的企业对企业档案管理上的资源投入甚少,很多企业档案管理工作的工作人员是有办公室勤杂人员兼任,这些人员在变动上较为频繁,所以他们掌握的各种信息来源都会导致档案信息混乱,编错号、盖错章、信息不准确、假信息等问题在很多企业层出不穷。也正是为此企业对档案管理工作的资源投入更为少之又少。同时,因为内勤人员的更换还有可能将企业自身的商业秘密对外透露,会极大的造成企业自身的损失。互联网时代的来临,企业档案管理应该由原来的纸质媒介向信息智能化网络转变,而很多企业仍然停留在大量纸质资料的收集和整理上,在企业作决策时不能够充分的提供详尽资料,甚至因为纸质资料发霉而导致信息缺失。有的企业实现了电脑办公数字化,但因为纸质资料不能详尽的储存到数字化电子档案中,而造成企业利用率大大的降低,不集中、不完善的资料对企业的发展具有极大的不利因素。
四、结束语
现代企业制度下企业档案管理工作的存在是极为重要的,企业档案管理工作虽然不与企业的经济效益有直接联系,但是在信息时代的背景下,企业在面临市场经济激烈竞争的环境下,企业档案管理工作能够使企业突破恶劣的市场竞争环境,能够为企业的产品提供新型技术的创新信息,能够为企业在市场中谋得一席之地,同时,也为企业在重大决策时提供有力的信息保障。
参考文献: