基建档案管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇基建档案管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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1 医院基建档案管理的现状

1.1 基建档案收集不够齐全

工程前期文件，如项目批复、土地批文、规划许可证、征用红线图等工程合法性、依据性文件缺失或为复印件；施工文件中材料合格证、试验报告是复印件；招投标文件，只有评标、议标等文件；主要设备开箱时由于设备部门没有及时通知档案人员到场，造成设备开箱资料不齐全；工程改动缺工程联系单，工程项目缺监理审核单等。

1.2 基建档案内容质量与实际不符

基建档案的内容质量要求档案所反映的数据必须真实、准确。然而在工程中经常出现一些与实际不符的现象。如合同文件条款中随意涂改，双方不签字不加盖公章；施工记录中的数据填写不真实；竣工图没有根据设计变更通知单作相应的修改，使竣工图纸失去准确性，造成与工程实际不相符。

1.3 文件填写或书写签字不规范

由于参建单位多，各施工单位管理方式不一致，使得某些施工记录不规范。如在施工报审文件中，只有施工单位申报内容，没有监理单位审批意见，质量验评等文件中签字夫结果或表述不规范。各种签字不规范问题，如签订的合同、试验报告、质监报告、施工记录等用私章或用计算机打印代替签名；只签名字、不签日期；签名字迹潦草，难以辩认；用圆珠笔、纯蓝墨水笔、复写纸等不耐久的书写材料签名或书写，使基建档案质量大打折扣。

2 医院基建档案存在问题的原因

医院领导不够重视，只重工程建设而轻档案管理，影响基建档案管理工作的顺利开展；建设单位未及时制订有关项目档案管理制度，明确基建项目资料归档的范围和要求，造成某些项目档案不符合有关的档案规定；医院基建项目参建单位多，工程技术人员档案意识及重视程度差异较大，造成档案形成质量参差不齐；监理单位、质检部门、工程部门一些专业技术人员把关不严，造成一些档案文件内容不全或与事实不符。

3 医院基建档案管理的对策

3.1 领导重视是搞好医院基建档案管理工作的关键

医院领导对档案的重视程度，是强化档案管理意识的关键。只有领导高度重视档案工作，建立和落实项目档案工作领导责任制，并将基建档案工作纳入领导议事日程，对工程档案集中统一管理，定期召开参建单位档案管理部门领导会议，协调和解决档案材料在收集和积累过程中的实际问题，不断总结经验和教训，使档案工作顺利进行。

3.2 建立健全制度是做好医院基建档案管理工作的保证

基建项目从工程建设一开始，必须根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科技技术档案工作条例》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等，建立科学、合理、适用和操作性强的一整套基建档案管理实施细则，以规范基建档案的管理。实施细则明确了医院基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理，保存与借阅的要求，用规范的档案管理行为来推动各参建单位的规范化管理，有效控制档案形成的质量。

3.3 档案工作与工程建设同步管理是基建档案管理的基础

基建部门应把基建档案工作纳入基建规范、计划、管理制度和工作技术人员职责范围之中，做到三个同步：基建项目开工与建立基建档案规划同步进行；工程建设实施过程与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行；工程交工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。如果不“同步”会造成前期资料遗失，施工文件不规范，设备资料不完整，竣工图编制不规范，档案不齐全或事后补档等现象。“同步管理”要求工程档案工作必须与工程各阶段同步，从“事前、事中、事后”加以控制，有利于及时发现问题，解决问题。

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关键字：基础建设工程；档案管理；制度规范

1 前言

在进行基础设施工程建设过程中，基建档案管理工作占据重要组成部分，基建档案管理内容为基础设施建设过程中在立项审批、勘察设计、招投标、施工监管、竣工验收等各个环节以不同载体呈现的声像、图文等形式的资料信息。基建档案管理是工程建设的重要有机组合内容，其质量水平对工程建设质量有直接影响，因此，加强基建档案管理对于整个项目工程建设具有十分重要的作用。

2 基建档案在工程建设中的重要作用

基建档案记录了整个基建工程的建设过程，是工程建设与项目管理的真实反映，真实全面的记录的基础工程项目各方面信息资料，为工程事故原因及责任认定、工程竣工验工、日后管理维护、扩建修改等方面提出了详细的数据资料，具有准确性、综合性、真实性的特点。每个基础设施工程建设都会经过设计勘测、立项审批、招投标、施工监管、竣工验收等环节，基建档案管理的的工作便是真实记录这些环节并整理成相关文件资料。例如：在项目准备阶段有建设用地审批文件、招标文件、成本预算表、施工合同协议书、可行性方案研究等文件资料；施工阶段时有土地建设工程资料、设备安装工程资料、原材料质量检测表、施工日程表、试验文件等资料；在项目工程竣工验收阶段有竣工图标、施工日志、验收报告、预算核对表等图像及文字资料等，在项目建设过程中遇到问题还会有相关变更文件等，诸如此类的文件资料都是评析基础工程建设质量的重要依据。为提高居民生活水平，建设小康社会，我国基础设施建设项目正在逐年增加，因此亟需提高对基建档案管理重要性的认识，做好每一个环节的记录梳理工作，为基础设施项目顺利进行打好基础。

3 基建档案管理存在的问题

3.1 档案管理意识不强

由于基建工程与档案管理工作的专业性，因此需要具备一定专业技术和工程档案管理经验的人员负责该工作，随意派遣缺乏实际操作能力的人员执行管理工作会导致基建档案梳理资料不规范、收集信息不及时的后果。领导与档案负责人员没有充分认识到基建档案管理工作的重要性，档案管理职责没有落实到个人，管理工作出现疏漏难以追究责任。由于建设过程中工程队伍流动性大，会造成基建档案管理工作脱节严重的现象，相关部门缺乏沟通交流，使得档案记录缺乏准确性与实时性。

3.2 档案管理流程不规范

部分工程人员对n案管理工作的重视度不高、延期归档工作等原因会导致基建项目部分环节资料整理出现纰漏，另一方基础项目工程建设由于搬迁、改建等不可抗因素导致部分环节档案资料缺失。部分档案管理人员只注重中后期施工监管与竣工验收时期的数据资料整理，而忽视了前期设计勘察、投标立项时的文件资料搜集，因此导致资料搜集不完善，前期资料缺失。

3.3 相关规章制度不健全

基建档案管理工作程序不规范，没有起到应有的监察、引导作用。在基建档案管理过程中，不按照档案管理标准规范的操作流程与规定，导致不符合标准的基建档案管理工作质量要求。由于项目工程参建单位较多，在进行档案管理工作时，各家单位的相关操作标准无法统一，例如归档格式不同、基建档案质量要求不一致等差异，为档案管理工作造成一定的困难。基建档案管理规章制度不健全，对现代管理形式缺乏一定的研究。

4 解决基建档案管理存在问题的相关对策

4.1 增强基建档案管理意识

在进行基建档案管理工作时，项目领导与工程人员应转变传统观念，确保基建工程档案管理工作朝向科学化、标准化、市场化发展。加强基建档案管理的宣传工作，确保工程人员认识到提高基建档案管理质量的重要性。各级领导与工程人员应达成共识，致力于提高基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法完成工作的，努力争取各部门和领导的重视和配合，加强档案人员的工作积极性和责任感，使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。

4.2 完善基建档案管理制度

随着我国经济的发展与社会的进步，基础设施建设项目正在逐年增多，在这种背景下，基建档案管理工作应根据我国实际情况，借鉴参考国外先进的档案管理模式，建立现代基建档案管理模式，根据国际质量管理体系实行科学化、规范化、标准哗的管理方法。根据基建档案管理要求与基建工程项目特点，各单位应设立相应的档案管理部门，派遣专业的管理人员，明确各自职责，深化职能改革，加强各部门间的档案管理人员与工程人员的沟通与交流，建立健全基建档案管理网络体系。基建档案工作包括前期设计勘察、立项投标，中期的施工阶段与后期的竣工验收阶段相关资料档案整理工作，在进行各环节档案管理工作时，任务职责都应落实到个人，确保基建档案搜集齐全、归档及时。

4.3 健全档案管理的流程规范

基建档案是由施工文件、监察记录、基建档案、竣工图纸等资料组成的，做药基建档案资料的搜集、归档与验收工作十分重要。工程人员应按照基建档案管理流程进行整理工作，确保归档及时、搜集完备、保管安全、整理规范。基建档案从整理、组卷、编目到保管、利用都有其既定的规律，各参建单位要严格遵守操作规程履行各自的职责，统一基建档案管理标准和操作方法，同时保持档案资料有机联系，使其形成一个系统的、分类明确的整体。基建项目各环节的档案资料应按照不同类型进行搜集归类，严格按照档案管理的流程要求完成归档工作，对于工程周期较长的基建项目，应保证分段跟进档案管理工作。

4.4 健全和完善竣工图的管理流程

竣工图作为基建档案重要组成部分之一，对于基建档案管理起到一定的作用，应根据专业类型、工程环节进行分类编制，并附有详细的竣工图纸与编制说明，相关工作也人员应即使对照施工图纸进行更改，确保施工图纸与归档图纸一致，且施工图纸的修改与建设工程同步进行。

5 结语

基建档案能够真实反映基础设施建设工程的质量水平，是基建工程项目管理的重要有机组合部分，对整个项目工程建设起到直接的影响作用。随着经济的发展与社会的进步，基建工程项目愈发受到政府、企业的重视，因此基建档案管理应紧密联合技术发展的新要求，增强员工管理意识，完善基建档案管理制度，实现基建档案管理工作的重要价值，对于提高项目工程建设水平与发展和谐社会具有重要意义。

参考文献

[1]杜建秀.如何加强基建工程档案管理[J].内蒙古科技与经济，2011，（16）：42-43.

[2]关明杰.基建工程档案管理存在的问题及解决对策[J].赤子（上中旬），2015，（23）：227.

[3]陈晓伟，吴欣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].机电兵船档案，2009（5）：45-47.

[4]田岳海.浅谈基建档案管理中存在的问题与对策[J].档案天地，2012（8）：49-50.

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【关键词】医院；基建档案；重要性；管理策略

近年来，受卫生规划政策影响，各地政府都很重视医疗单位建设工作，并对其进行扶持，使医院服务工作更具惠民性，而人民群众看病难、看病贵的问题也得到了解决，有助于区域医疗服务水平的提升。新基建项目越来越多，老基建项目也需要修缮和扩建，使基建档案归类增多，管理难度也随之增加，为医院领导和档案管理人员带来了新的机遇和挑战。

一、医院基建档案的重要性

（一）基建档案内容。为满足医疗服务要求，医院中涉及到的基建项目比较多，既有新项目实施，又有老项目改建等。具体工程实践中，需要有全面可靠的信息资料，为项目工程实施提供数据和技术支撑。作为医院基础设施建设过程中最原始的信息资料，基建档案非常重要。其涉及到的相关内容比较多，包括立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理和竣工验收等全过程，有文字、图表、视频及音频资料等。基建档案中也有很多与基建项目装修、改建和设备安装等相关的内容。医院各项决策及战略制定都以基建档案为依据，为后期各基建工作开展提供参考。（二）基建档案作用。1.无论是医院建设规划，还是日常经营管理，都将基建档案作为参考和依据。基建档案能够对医院建设工程具体实施及管理情况进行直观反映，并准确记录项目建设过程中的质量情况，包含项目投资和建设阶段的诸多内容。而项目研究过程中，涉及到的相关记录也比较多，用以作为后期基建项目实施过程中的参考。2.基建档案能够对医院基建工程项目进行监督，核查该过程中是否存在贪污受贿、挪用公款等现象，为审计部门执行监督核查工作提供便利，减少不必要的资金浪费问题，实现项目成本控制。

二、医院基建档案管理策略探讨

（一）宣传基建档案，提高管理意识。对管理人员进行思想教育，提高他们的思想觉悟，使医院基建档案管理更加科学、有效。结合医院日常运营及发展背景，对档案人员实施培训，使其具备较高的管理技能。借助医院内部网络、宣传栏、报纸等，加大基建档案管理工作宣传力度，提高医院职工的基建档案管理工作认知。医院领导也要重视该项工作，在医院发展战略中对其进行强调，宣传基建档案管理，使管理过程更加完整、安全、准确，提高医院档案管理工作质量及效率，为医院各项工作开展奠定良好的基础。（二）优化基建档案管理制度及方式。医院相关部门要与施工、监理单位等建立良好的沟通互动关系，以档案分管方式，确保其真实性和可靠性，实施基建档案管理队伍建设，明确具体档案管理任务。依据实际项目情况，将具体管理责任落实到个人，为后期基建档案的收集、整理和汇总奠定良好的基础，并核查原始资料，一旦发现问题，及时勒令修改。管理人员也要结合具体情况，对竣工文件进行编制，交由上级部门进行审批。确保竣工图规范、严谨，要有竣工图章和完整的签字手续，以免出现疏漏。实施岗位责任制建设，以定期考核方式，使档案管理人员在日常工作中更加积极，实现医院基建档案管理工作目标。（三）采用先进管理技术，实现智能化管理。开展医院基建档案管理工作时，可将网络技术和数字化技术应用到该过程中，充分借助技术优势，在基建档案管理工作中，对大数据进行应用，提高档案管理工作质量及效率，达到良好的基建档案管理效果，确保在医院基础设施建设中，能够依据实际要求，随时进行档案查询。结合医院基建项目背景，与相关技术企业进行合作，改变以往档案管理方式，对医院基建档案管理过程及方法等实施创新，实现现代化管理技术的应用。具体档案管理工作中，注重细节把控，如果医院已经有制定的基建档案管理规章制度，一定要严格遵守，使医院基建档案处于有序的管理状态。并对基建档案管理人员进行引导和鼓励，使其积极参与到医院基建档案管理工作中，对档案管理过程进行严格控制，使该项工作质量与效率兼备，提高医院档案管理工作质量，为各项基础设施及工程建设奠定良好的基础。

三、结语

综上所述，医院日常经营及发展中，基建档案管理工作尤为重要。计算机网络时代，对医院档案管理工作提出了很高的要求。医院领导和档案管理人员要改变传统的基建档案管理思维及观念，认识到该项工作的重要性，加大基建档案管理工作宣传力度，具备较强的工作意识和责任感，依据具体项目实施情况，对基建档案管理制度和方法进行优化。在该过程中，应用先进的档案管理技术，提高医院基建档案管理工作质量，使其更具智能化特征，确保医院各项管理工作的顺利进行。

作者:王雨 单位:郑州市第七人民医院

【参考文献】

[1]梁承志.医院基建档案的重要性及有效管理分析[J].办公室业务,2017(01):73.

[2]裘惠娟.基层医院基建档案规范化管理探讨[J].今日科技,2015(11):57-58.

[3]熊瑛.试论网络时代医院基建档案管理的重要性[J].办公室业务,2016(21):86.

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电力基建工程建设是单位不断发展的一项基础工作，按照基建工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的基建档案资料，是基建工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，对提高单位发展水平，加强单位基础设施建设力度，增强单位整体工程档案管理工作合理化、规范化，发挥着重要的作用。

二、电力工程基建档案的内容与作用

1、电力工程基建档案的内容

电力工程基建档案是指从电力工程建设项目立项、施工到竣工验收交付使用整个过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘查测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工文件等内容，由于档案内容较多，并且涉及多个参建单位，要把基建档案收集完整、齐全，是一项艰巨的任务。电力工程基建档案是单位档案的组成部分之一，反映了电力工程建设项目管理工作的真实过程，基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。

2、电力工程基建档案的作用

基建档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，基建档案具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据，如有时单位部门需要工程管线的具置，就到档案室查找相关工程竣工图，这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。基建档案是工程质量的反映，工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，在工程建设中形成、积累的基建档案质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过基建档案质量管理，提高工程项目质量，随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，齐抓共管，是新形势下基建工程档案管理的重要任务。

三、电力工程基建档案管理中存在的问题

1、档案管理意识不强

档案管理意识不强是当下电力工程基建档案管理中存在的首要问题。许多建设单位都意识不到档案管理工作的重要性，档案管理人员对于这项工作也没有给予足够的重视程度。在电力基建工程项目中，档案管理有着非常重要的作用与价值，这些档案不仅是整个项目开展过程的凭证，这些重要的资料也为后续的信息查找提供了来源。很多建设单位意识不到这一点，觉得档案管理工作就是普通的文书管理，在档案管理建设上十分滞后。在这样的氛围下也会使得档案管理工作人员对于档案管理缺乏重视意识，不仅平时的工作效率十分低下，专业化程度也非常有待提升。思想层面上对于档案管理意识的不足是电力工程基建档案管理中存在的首要问题。

2、缺乏完善的档案管理制度

高效的档案管理工作有赖于完善的档案管理制度与档案管理体系，然而，现今的许多基建企业在这方面都非常滞后。档案管理是一项系统而繁琐的工作，需要对于不同产生时间、不同类型以及不同性质的档案资料进行精细而准确的分类，并且让这些资料都能够有妥善的保存。想要让这项工作得以高效展开，这需要有一整套科学完备的档案管理制度为依托，需要对于管理过程的各项工作有细致而明确的划分，这才能够让工作的展开过程有据可依，才能够让工作人员更好的完成自己的工作职责。从实际情况来看许多基建单位在这一点上都做得不够，许多单位都没有完善的档案管理制度与管理体系，工作人员的工作模式也非常陈旧，档案管理信息化程度也很低。这都是当下的许多基建单位在档案管理中实际存在的问题，也是造成这些单位档案管理效率低下的原因。

3、档案管理人员专业化程度低

档案管理人员专业化程度低在许多基建单位内都能够看见，这也是当下电力工程基建档案管理中的另一个障碍。许多管理人员都没有相关的专业背景，类似的工作经验也十分欠缺，在这样的前提下在展开实际工作时必然会存在各种障碍。不仅如此，许多管理人员在工作模式上也非常陈旧，不懂得如何借助现代化管理设备与管理体系来辅助档案管理工作更为高效的得以展开，陈旧的工作模式不仅会让档案管理的工作量更大，档案管理的准确度也不高。

四、处理对策

1、增强档案管理意识

想要让电力工程基建档案管理更为高效的得以展开，这首先需要增强基建单位的档案管理意识。档案管理工作是基建项目展开过程中的重要组成部分，这些档案不仅是整个项目开展过程的凭证，这些重要的资料也为后续的信息查找提供了来源。基建单位只有充分意识到这一点，才会给予档案管理工作更多的支持，才会加强档案管理制度与体系的建设，在档案管理人才培养上更为重视。增强档案管理意识是提升档案管理质量的第一步，也是让档案管理工作更为高效的前提与基础。

2、建立健全档案管理制度

建立健全的档案管理制度与管理体系是非常有必要的，这不仅能够让档案管理工作更系统与规范，也能够让管理人员的工作展开过程更有针对性。档案管理工作是较为细碎的，工作量也非常大，想要让这些工作落到实处，这必须以完善的档案管理制度为依托。好的制度能够对于管理人员的工作内容与工作职责有更为明确的划分，让管理人员的工作更有章可循、有据可依，是确保工作的高效与准确的前提。因此，基建单位很有必要加强档案管理制度建设，让档案管理工作能够更有效。

3、提升管理人员的专业素养

在现今的许多基建企业内档案管理人员的专业素养都十分欠缺，不仅不具备完善的理论知识体系，在实操经验上也十分缺乏，这必然会给实际工作的展开带来各种障碍。对于这一点很有必要做出改善，首先基建单位在档案管理人才的招聘上应当相应提升门槛，这是打造出一支更为优质的档案管理团队的有效方法。其次，应当加强对于现有的档案管理工作人员的培训，不断完善他们的理论知识，也要加强人员间的合作交流。此外，要提升管理人员在档案管理工作中的效率，应当更多的将计算机等现代化管理工具与管理技术引入到管理工作中，这不仅能够让档案管理更准确，也会让管理过程更轻松。

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一、高职院校基建档案管理现状

1、领导重视程度不够

合并中的高职院校领导大多都把学校工作的重心放在教学管理和招生就业上，认为基建方面只要把工程的质量关把好就行了，对于基建档案的重要性认识不足，重视程度不够。

2、管理人员素质不高，责任心不强

大数多的基建档案管理人员都是临时指派的，不但没有专业工作能力而且没有责任心，更谈不上和学院档案馆档案管理工作的统一。

3、管理制度不规范，管理手段落后

目前基建档案管理大多没有明确的管理制度，多是进行最基本的材料收集、整理与保管，没有按制度对基建档案资料进行分类、编研，至于基建档案的利用更是得到不保障。在高职院校合并初期，工程量大，基建档案多，加上领导的重视程度不高，现代化的管理工具也不能及时配备，手工管理模式仍是目前管理的常态。手工管理效率低，不能完全体现基建档案的参考价值和使用价值。

二、高职院校基建档案管理规范化的途径

1、提高重视程度，增强全院师生的基建档案意识

首先要积极主动的通过学院网络、广播、报纸等媒体大力宣传基建档案在学院建设发展中的重要作用，引起全院师生对基建档案的重视;其次，要求各部门要积极参与配合，把日常工作中接触到的基建档案要及时交给基建档案管理人员让及时归档;再次，要在各部门明确1名基建档案管理工作的对接人，对这些对接人要定期实行培训，让其全面了解基建档案的归档案范围和近期的收集动向，以方便大家更好的为基建档案管理工作服务。

2、做好基建档案制度建设，强化执行力度，提高基建档案服务水平

要根据本院的实际情况和档案管理需求，建立起适合合并时期高职院校的基建档案管理机制，来保障基建档案管理工作的常态化开展。一是要做好保密制度，确保基建档案不失密、不泄密;二是要制订好《基建档案工作制度》、《基建档案借阅制度》、《基建档案保密制度》、《基建档案库房管理制度》、《基建档案利用制度》，使基建档案归档有明确的范围，立卷有严格的标准，借阅有特定的制度，保密有条例，库房管理有合理的措施，开发利用有明确的方向和目标。三是各项制度要上墙，基建档案管理工作者要严格按照制度办事。只有这样基建档案管理人员才能做到一丝不苟，在工作中做到有的放矢。

3、完善基建档案监督管理机制

基建档案是学院建设过程中形成的第一手资料，在学院以后的建设发展中起着至关重要的作用，所以基建档案的监督管理机制一定要完善。完善的监督管理机制能有效地发现、制止、纠正基建档案使用过程中不利于档案保密的各种不良行为，以保证基建档案的完整与安全。

4、对基建档案管理人员要不断进行再教育，提高其创新服务能力

学院的基建档案管理人员基本上都是兼职的，各方面的素质都有待提高。要不断对基建档案管理人员进行继续教育，提高基建管理人员的业务水平和思想境界。在新形势下，传统的档案管理模式和服务方式已经不能满足时代的需要。通过继续教育学习使得基建档案管理人员掌握现代化管理手段，把基建档案管理由原来的手工管理变成现在的数字化管理。通过学习，让基建档案管理人员从思想深层认识到基建档案在高职院校档案管理中的重要性，以促使其发挥更大的潜能做好基建档案管理工作。

5、拓展基建档案的信息来源，提高基建档案收集的完整性

高职院校的基建档案管理工作由于各方的重视程度不高，这就要求我们基建档案管理人员首先要明确出基建档案的收集范围，其次要依据基建档案形成的规律和特点，有效的指导和组织各相关部门做好基建档案的立档工作，确保基建档案立档工作的顺利进行。

6、充分利用信息化管理手段

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[关键词]医院基建档案管理；作用；措施

随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。

1基建档案在医院管理中的作用

1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义

医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。

1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据

基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。

1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富

随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。

2医院基建档案管理工作中存在的问题

2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导

随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。

2.2档案知识缺乏

由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。

2.3全员档案意识不强

基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。

3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议

3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证

基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训

开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。

3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平

随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。

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一、基建档案在工程建设中的重要作用

基建档案记录了工程建设的全过程，真实再现了工程项目管理过程和工程实体的真实面貌。基建档案具有综合性、成套性、真实性、准确性的特点，准确而全面的基建档案为工程验收、工程事故原因和责任认定、提出改进方法以及日后进行管理维护、改扩建等提供了详实的技术依据。因此，从规范化的角度看，每一个工程项目都必须经过工程准备、施工监理、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在工程准备阶段有可行性研究和立项文件、建设用地审批文件、勘踏设计文件、招投标文件、预算文件、相关施工合同协议等;在监理方面有监理计划、监理会议纪要、造价控制、质量控制、进度控制和监理报告等;在施工阶段有基础设施资料、土建工程资料、隐蔽工程记录、装修和设备设施安装工程资料、材料检测文件和各种施工试验及施工日志等文件;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、竣工报告、验收记录、工程决算和交付使用财产文件以及各环节中的声像及电子档案文件等，出现了问题还有调整指令和变更说明等等，这些检测、指令和批件材料都是评定工程建设质量非常重要的依据。随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，形成齐抓共管的局面，成为新形势下基建档案管理的重要任务。

二、基建档案管理中存在的主要问题

1.档案管理意识不强

项目主管领导和档案人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识，学习宣传落实的主动性不高，加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员,工程各参建部门缺乏相互沟通交流,各行其是，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。此外，由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，造成基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。

2.基建档案管理体制不完善,档案质量、安全得不到有效保障

出于工程项目建设成本考虑，许多单位没有建立基建档案管理部门，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所和档案存储库房，基建档案设施设备陈旧落后不能满足档案管理需要，档案保管达不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建档案管理现代化程度与工程建设快速发展的需求不匹配，缺乏相应的工程档案管理软件，计算机管理仅停留在打字记录水平，这些问题都极大地影响了档案管理的工作效率和利用价值。

三、加强基建档案管理的对策

1.转变观念，增强对档案重要性的认识

基建工程档案管理正逐步由企业内部管理向信息化、市场化、社会化管理转变，要以人为本，积极宣传《档案法》的重要性，正确认识基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法独立完成资料的收集整理、编目建档工作的，因此必须树立全局意识，努力争取单位领导和各职能部门的重视与配合，通过档案利用实例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大基建工程参与者、利用者逐步认识到档案和档案工作的唯一性和必要性，才能变被动为主动，提高基建档案管理水平。

2.完善基建档案管理体制，建立健全基建档案规章制度

根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。特别是在一些重大和跨国工程建设中，更应主动借鉴国际先进管理经验，建立符合国情和自身运作特点的现代化基建档案专业管理模式。比如，目前国内工程建设一般采取项目经理承包责任制的方式，由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等，对工程项目的完成起着重要的作用，在签订工程项目承包合同时，可明确将工程施工文件归档工作列入到工程项目考核标准中，只有在工程项目完成后，所有目标达到先前所制定的考核标准时才能兑现项目承包奖，就能保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.增加投入，完善基建档案基础设施配备

档案人员应主动向领导汇报基建档案工作出现的问题以及配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持。积极协调建设符合档案保管“八防”要求的档案库房和设备，改善基建档案工作环境条件。

4.实现过程管理，将基建档案管理工作纳入基建工程项目管理中

一是基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。二是建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定工程款的百分之八作为基建档案归档的保证金，不提交齐全完整的基建档案不予验收不予付款，有效的控制、监督、规范基建档案的质量。三是落实基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步，确保基建档案归档工作顺利进行。

5.规范基建档案立卷标准，提高立卷质量

各参建单位应严格按照操作规范做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循基建档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程以相互独立、便于利用为原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决基建档案工作问题，形成现场办公会议纪要、档案工作总结、简报等文件，还可采取外聘档案工作专家现场演示、开展业务咨询答疑等方式，对基建档案业务工作进行指导和规范，统一基建档案管理标准和操作方法。