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关键词:高校科研经费;廉政风险;防控
近年来,高校随着教学、科研以及服务社会的需要,承担的科研活动数量逐渐增多,科研经费也越来越高。与此同时,由于缺乏必要的制度约束和法律束缚,在科研项目立项,经费使用管理、审查监管等过程存在一定的管理漏洞,导致科研腐败案件也随之增多。据统计,在2013―2014年间,全国范围内高校经费管理与使用违规违纪案件共有七起,其中五所高校的七名教授套取科研经费达两千五百多万元。所以,针对高校科研经费管理的廉政风险防控做深入的研究,才能有效地提高科研经费的使用效率,完善并创新经费使用管理制度。
一、廉政风险
第一,思想道德方面的风险。科研人员对国家相关法律法规的学习缺乏主观能动性,目前由于各类科研课题未实行归口管理,科研管理规定多又杂,不容易掌握遵守。此外,部分教师在利益面前抵制不住诱惑,也易发生学术诚信或道德腐败问题。
第二,制度机制风险。在预算阶段,容易发生科研基本要求与实际科研预算费用管理存在出入这一现实现象。
我国主要采用全额预算制度来进行经费管理,但这一制度在实际应用过程中与所要求的科研活动标准不相一致。有时候科研经费预算还会影响科学研究的顺利开展,这时科研人员需要花费较多的时间和精力去解决存在的问题,甚至会出现购买虚假发票、实施不合规等行为。
在管理使用阶段,由于高校科研经费管理涉及部门、人员繁杂,再加上高校现如今的科研经费管理缺乏明晰的使用职责,同时,责、权、利划分也缺乏合理性,这在一定程度上不利于管理合力的形成。
在监管阶段,监察审计监督作用未能及时、全面发挥,管理监督协调联动机制及考核奖罚机制不尽合理。除此之外,管理过程与监督过程的信息不一致,科研经费管理涉及的部门单位及其相关人员主动管理意识较弱,导致无法形成有效的管理监督协调联动机制。
二、廉政风险防控路径构建
1.健全科研经费管理制度,加强法律法规宣传
(1)完善科研经费管理制度,强化不同类别科研项目的预算编制与管理。具体合理地设置科研预算人员的岗位职责,并指定专人指导预算编制,促进预算编制向严肃性、科学性、合理性方向发展,为严格执行预算奠定基础。
(2)加强相关法律法规宣传,提高科研人员反腐防变意识。高校可以开展法律法规、廉洁诚信的日常教育及培训,加大对违法违纪案件的通报力度,引导其规范行为,廉洁敬业。同时协调相关部门,加大政策规定的宣传,协助做好目申报、预算编制、项目实施、项目结题验收工作。
2.控制科研经费管理过程,构建信息网络平台
(1)高校应完善科研项目经济责任制,明确工作职责与权限,同时,还应做到职、权、责、利有机结合,并建立科研经费内部授权审批制度,明确授权审批的权限和工作范围等,构建一套合理清晰的集职、权、责、利为一体的制度体系,减少人为干涉,保障既定预算的执行。
(2)全程监控科研经费的使用环节,构建信息网络平台。高校可以通过开发构建信息网络平台,专门为每项课题建立包含管理部门、立项年度、当年流水号经费类别等信息的科研账号编号,并将年度检查、中期检查、结题验收检查等经费使用情况定期公示在网络平台上,便于科研经费的分类管理、责任认定和支出监控,对科研资金使用过程监控,降低廉政风险。
3.加大科研经费集成性监管,建立绩效评价体系
在推进高校科研管理体制改革、实施创新驱动战略过程中,加强高校科研管理廉政风险防控尤为重要。高校科研管理廉政风险防控具有系统性、复杂性、约束性等特点。作为一种重要的全面质量管理理论,PDCA循环理论对高校科研管理廉政风险防控具有一定指导价值。当前,我国高校科研管理廉政风险防控体系存在风险防控计划滞后、执行不力、绩效评价体系不健全、风险处置不严、责任追究不到位等问题。有必要导入PDCA循环理论,从计划(Plan)、执行(Do)、考核评价(Check)、处置(Action)等角度入手,采取有针对性的科研管理廉政风险防控措施。
关键词:
高校;科研管理;廉政风险;防控;PDCA循环理论
党的十报告要求“防控廉政风险,防止利益冲突,更加科学有效地防治腐败”。党的十八届三中全会再次强调要完善防控廉政风险等方面法律法规,强化权力运行制约和监督体系。近年来,高校所承担的科研项目及其科研经费的数量越来越多,有必要加强高校科研管理廉政风险防控,以廉促研。当前,国内外学者对科研项目风险的理论研究集中在风险识别(党小松,2014)、风险评价(黄瑾,2008)、风险管理模式(冯斌,2007)、风险控制(罗湉,2013)等领域;对高校科研管理风险的研究则涵盖信息不对称风险(王灵芝,2008)、保密风险(潘炜,2012)、经费管理廉政风险(赵云云,2012;刘永林,2013)等方面。张济洲(2011)、达里尔•E.楚宾(DarylE.Chubin)、爱德华•J.哈克特(EdwardJ.Gackett)、小罗杰•皮尔克、王涛、夏秀芹、洪真裁(2014)等学者对同行评议、研究诚信、科技治理、诚实的人等方面的理论研究成果有助于探究高校科研管理廉政风险的表现形式及其防治措施。总体而言,当前国内外学者对高校科研管理廉政风险防控的理论研究成果相对较少,研究视角较为单一。以PDCA循环为视角,探究高校科研管理廉政风险防控流程与措施,具有重要的理论价值和现实意义。高校科研管理廉政风险防控是一个涵盖计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、处置(Action)等诸环节、环环紧扣、相辅相成的系统工程。
一、高校科研管理廉政风险防控的概念与必要性
(一)高校科研管理廉政风险防控的概念
廉政风险是指拥有公共权力的公务人员在执行公务或日常生活中发生谋求私利等腐败行为的可能性①。高校科研管理廉政风险,是指拥有科研管理权力的高校科研管理部门及相关管理人员在组织管理科研项目、配置高校科研资源过程中,因、、、行贿受贿等违法、违规违纪行为而导致科研管理腐败、损害社会公共利益与高校集体利益、损及科研管理规范性的可能性。廉政风险防控管理是指针对存在的潜在腐败风险,进行辨别分类、排查评估、科学防控,以防止公职人员在权力行使中出现偏离,化解和降低腐败发生的潜在风险,维护公共利益的一项预防腐败新制度②。高校科研管理廉政风险防控是指高校科研管理部门以及其他监管主体采取有效措施,及时对科研项目管理的重点领域、关键环节和主要管理岗位的潜在腐败风险加以鉴定识别、排查甄选、评估分级、防控处置,以及时发现科研管理权力运行的廉政风险点,纠正权力运行偏差,提升科研管理效益。
(二)高校科研管理廉政风险防控的必要性
1.规范科研管理及经费使用,提高科研质量和效益的必然要求
高校科研管理廉政风险防控,着眼于风险梳理和排查,规范科研管理权力运行流程。科研经费违规使用是高校腐败的高发区,科研管理腐败将导致科研经费滥用、浪费,科研资源被侵占等现象屡见不鲜,降低了高校科研成果的效益和质量。据报道,2011年山东省的青岛大学等4所大学进行科研经费审计发现22个项目的费用没有发票,价值515400元③。近年来,我国高校科研经费持续增长,以国家自然科学基金为例,与2011年相比,2014年资助项目数量增长12.21%,资助经费总额增长37.17%,高校则是承接国家自然科学基金的重要主体。
2.强化科研道德,改善高校师德师风的必然要求
教育部《关于建立健全高校师德建设长效机制的意见》划出了对高校教师具有警示教育意义的师德禁行行为“红七条”,其中包括“在科研工作中弄虚作假、抄袭剽窃、篡改侵吞他人学术成果、违规使用科研经费以及滥用学术资源和学术影响”等行为。要依法规范和约束高校科研管理部门的科研管理权力,引导、培育高校科研人员笃学慎思、明辨尚行、精益求精的科学精神。
3.提升高校科研管理公信力的必然要求
近期频发的高校科研腐败现象折射了高校科研管理的廉政风险和腐败隐忧,不仅造成公共科研经费和国有资产流失,恶化高校科研生态,也损及高校自身的社会公信力。新形势下,要以健全的廉政风险防控机制堵塞科研管理漏洞,以严密的科研管理流程规范高校科研经费使用流程,以公开、公平、公正的科研管理制度约束科研管理权力和高校科研人员的科研行为,提升高校科研管理公信力,提振高校科研管理信心。
二、PDCA循环在高校科研管理廉政风险防控中应用可行性
(一)PDCA循环理论基础
PDCA循环理论最早由休哈特(Shewhart)提出,后经戴明(Deming)改进,是一种广泛应用于全面质量管理过程的管理理论,旨在持续改进和全面提升产品和服务的质量。PDCA流程依次为P(Plan,计划)、D(Do,执行)、C(Check,检查)、A(Action,行动)。PDCA具体表现为:(1)P,计划:根据顾客的要求和组织的方针,为提供结果建立必要的目标和过程;(2)D,执行:实施过程;(3)C,考查:根据方针、目标和产品要求,对过程和产品进行监视和测量,并报告结果;(4)A,处理:采取措施,以持续改进过程业绩④。组织按照P、D、C、A循环的顺序进行工作,通过任务分解、责任落实,形成大环带小环、一环接一环、环环紧扣的动态循环管理机制。P、D、C、A四个阶段并非运行一次就自动终止,而将螺旋式上升;一个PDCA循环结束,一些问题得到圆满解决;未解决的问题或新发现的问题将触发新PDCA循环;上一个循环是新循环的依据、起点和基础,新循环是上一个循环的拓展、延伸。经历周而复始、循环反馈的进程,质量将得到持续改进。
(二)PDCA循环在高校科研管理廉政风险防控中应用可行性
PDCA循环被广泛应用于企业内部控制,有助于及时识别、防范和治理企业生产与经营活动的风险,规范企业经营管理流程,提高产品和服务的质量。高校科研管理廉政风险防控是一项系统工程,事前预防、事中监控、事后处置等风险防控诸流程环环紧扣、相互促进。可结合高校科研管理工作特点和廉政风险防控需要,将PDCA循环理念融入高校科研管理廉政风险防控全过程,构建全方位、多层次、立体化的高校科研管理廉政风险防控体系。高校科研管理廉政风险防控方案的设计、运行、考核评价、改进,与PDCA循环所崇尚的系统管理、动态循环、质量本位等理念相吻合。把握PDCA循环管理理论精髓,遵循高校科研管理客观规律,构建廉政风险防控计划(P)、执行(D)、考查(C)、处置(A)动态循环系统,有助于防范、监控和治理高校科研管理廉政风险,提高科研管理廉洁性、科学性、规范性。
三、当前高校科研管理廉政风险防控体系的瓶颈
(一)科研管理廉政风险防控计划滞后
在高校科研管理廉政风险防控计划(P,Plan)阶段,要重点解决风险防控方案与配套制度设计等问题,明确廉政风险防控目标,增强廉政风险防控意识。在科研管理实践中,科研管理廉政风险防控计划相对滞后,体现在以下几个方面:
1.科研管理廉政风险防控方案缺失,防控目标不明确
高校科研管理部门工作重心大都在于争取多拿项目,拿好项目、大项目上,对科研内部管理和廉政风险防控的重视程度不够,未制定操作性强、客观、具体的科研管理廉政风险防控方案,廉政风险防控计划工作滞后。现有科研管理廉政风险防控目标不明确,重“控”轻“防”,重“查摆问题”,轻“科研管理质量提升”。
2.科研管理廉政风险防控思想认识偏差
科研管理人员、科技工作者对廉政风险认识不足,防控意识不强,重业务、轻管理,忽视科研管理和廉政风险防控。科研管理部门、管理人员、科技工作者习惯于“被动式”防控科研管理风险模式,缺乏主动防控风险意识。
3.科研管理廉政风险防控制度不健全
尽管与高校科研管理有关的规章制度数量众多,但真正覆盖高校科研管理全过程的权威性、普适性廉政风险防控法律与相关规章制度欠缺。高校现有科研项目管理、科研经费使用监管、科研道德建设、科研设备采购等内控制度不健全,廉政风险防控制度的震慑力有限。
(二)科研管理廉政风险防控执行不力
在高校科研管理廉政风险防控执行(D,Do)阶段,存在组织管理松懈、权责不明、防控方式方法单一、信息系统建设建设滞后、专业人才匮乏、学术权威薄弱等问题,影响高校科研管理廉政风险防控工作的顺利进行。
1.科研管理廉政风险防控组织管理松懈,权责不明
在高校科研管理廉政风险防控实践中,纪检监察、科技管理、计划财务、资产设备管理等不同职能部门常拘泥于本部门业务工作,参与科研管理廉政风险防控的积极性不高。科研管理权力分散,导致科研管理廉政风险防控的权责不明,组织管理较松懈。
2.科研管理廉政风险防控技术含量不足,信息系统建设滞后
当前,高校科研管理廉政风险防控主要采取以“人防”为主的“被动式”防控措施;很少采纳能自动识别、评估、监测与处置风险的以“技防”为主的“主动式”防控措施。高校投入科研管理廉政风险防控信息系统建设的物力与财力有限,廉政风险防控信息系统建设裹足不前。
3.科研管理廉政风险防控专业人才匮乏
当前,高校科研管理相关部门尚未建立专门科研管理廉政风险防控人才队伍。目前,高校日常的科研管理廉政风险防控工作主要由监察审计部门的工作人员负责,财务部门的工作人员予以协同配合。因忙于日常业务性工作,以及所掌握的科研管理廉政风险知识有限,相关监管者无法有效地对科研管理进行全程廉政风险防控。
(三)科研管理廉政风险防控绩效评价体系不健全
考核评价(C,Check)阶段,要明确“由谁来评价”“如何评价”“评价什么”,即评价主体、评价方式方法、评价指标体系。然而,在高校廉政风险防控实践中,存在评价主体单一、评价方式方法滞后,评价指标体系不明等问题。
1.科研管理廉政风险防控绩效评价主体单一
“由谁评价’,是高校科研管理廉政风险防控绩效评价中亟待解决的一个问题。高校科研管理廉政风险防控是一项系统工程,不仅与高校纪检监审部门、计划财务部门、科研项目管理部门等部门息息相关,也与学校下属的各学院、校内科研机构等二级机构,以及各级政府主管部门、社科联、科协等单位密不可分,多元主体参与科研管理廉政风险防控绩效评价尤为重要。但在高校科研管理廉政风险防控绩效评价实践中,评价主体主要局限于校内科研项目管理、纪检监审等部门,其他单位或个人参与绩效评价的机会较少。
2.科研管理廉政风险防控绩效评价方式方法滞后
“如何评价”,要求重点解决高校科研管理廉政风险防控绩效评价方法问题。在高校科研管理廉政风险防控实践中,绩效评价方法单一,主要由评价人员根据校内科研管理腐败案件、件数等,对科研管理廉政风险防控绩效进行主观判断,较少运用现代绩效评价技术。
3.科研管理廉政风险防控绩效评价指标不明确
“廉政风险管理成效如何、存在什么问题、如何改进是现实的问题,解决这些问题,需要有一个绩效评估过程”⑤。在高校廉政风险防控实践中,因缺乏客观、具体、可衡量、操作性强的评价指标体系,绩效评价工作无章可循、无所适从;现有指标偏重测评科研成果数量、级别及其经济效益,忽视廉政风险防控的质量和水平提升,以及科研成果的社会效益。
(四)科研管理廉政风险处置不严,责任追究不到位
廉政风险处置(A,Action)要求根据高校廉政风险防控体系绩效评价结果,采取有效措施,化解风险、纠正偏差,追究违反科研管理纪律和法规的单位、管理人员以及科研人员的相应责任。在高校科研管理廉政风险防控实践中,尽管科研管理腐败现象时有发生,但相关主管部门的反应较为迟缓,未能及时采取启动“追责”措施。校内纪检、监审部门在查办科研管理腐败案件过程中,尤其是涉及到学术权威所承担的高级别、科研经费数额大的科研项目时,有时会受到人为因素或行政力量的干扰,案情信息呈报不充分,案件查办浅尝辄止,责任追究不痛不痒。科研管理腐败案件发生后,高校不仅没有及时启动对科研人员的责任追究,对科研管理人员、科研人员所在单位主管科研领导等也缺乏严格的责任追究,更谈不上对校外与科研管理腐败有利益关系的单位与人员的责任追究。
四、优化PDCA循环,健全高校科研管理廉政风险防控体系
(一)完善科研管理廉政风险防控计划,摸清廉政风险点
1.科学设计科研管理廉政风险防控方案,明确防控目标
廉政风险防控在计划阶段所做的工作,是要清权确权,明确岗位职责,要认真梳理业务流程,绘制权力运行流程图;全面排查风险点,制定廉政风险防控预案⑥。高校科研管理廉政风险防控计划要以科研管理岗位职责为基础,以高校科研管理权力监督与制约为核心,以提升科研管理质量为目标,设计切实可行的廉政风险防控计划方案,明确廉政风险防控的责任主体与防控目标,合理确定监督对象、范畴与内容。
2.加大科研道德宣传教育力度,增强廉政风险防控意识
加强对科研管理人员、科研项目负责人等多元主体的培训教育,切实提升其科研风险意识和风险管理能力。弘扬客观真实、实事求是、精益求精、科学民主、追求卓越、团结协作的科研道德规范,倡导廉洁诚信的科研价值观。科研管理部门、纪检监审部门、财务管理部门等与高校科研管理廉政风险防控有关的部门及其工作人员应高度重视科研管理廉政风险防控工作,增强科研管理廉政风险防控意识。积极转变科研管理观念,强化科研服务精神。
3.排查科研管理廉政风险点,推行高校科研管理权力清单
要基于高校科研管理权力边界,全面、准确、及时识别科研道德、科研管理岗位职责、科研管理流程、科研管理制度、科研环境等方面的廉政风险点,对科研管理廉政风险加以评估、分级分类,明确廉政风险的信度、效度、强度、频度。主动识别、全面排查科研管理廉政风险点,按照科研管理风险发生的概率及其危害程度,对各类风险予以审查、认定、评价、分级,并予以公示。将权力清单制度导入高校科研管理廉政风险防控工作,依法确权清权,编制科研管理权力清单,规范权力运行程序,确立廉政风险点。
4.健全科研管理廉政风险防控制度,签订风险防控责任制
制定切实可行的校内科研管理廉政风险防控条例以及配套规章制度,严格规定科研管理内容与范畴、科研项目管理流程,以及科研经费预算、使用与决算等基本要求,明确科研管理纪律,从源头上堵塞科研管理廉政风险防控漏洞。建立涵盖高校科研管理廉政风险防控相关部门、二级院系和科研机构、项目主持人的廉政风险防控三级管理责任制,明确不同主体的权责体系,层层分解,力求权责明晰、责任到人。
(二)加大科研管理廉政风险防控执行力度
1.健全廉政风险防控组织管理体制,完善沟通协调机制根据科研管理权力运行流程,结合廉政风险防控工作需要,明确科研、财务、纪检监审等相关部门在科研管理廉政风险防控中的职能边界。加强科研管理廉政风险防控的组织领导,设立有科研管理廉政风险防控职能的科室。推行科研管理廉政风险防控联席会议制度,定期召开防控协调会,实现信息共享。
2.创新廉政风险防控方式方法,实施电子监察
(1)创新廉政风险防控方式方法。高校科研管理廉政风险防控要坚持内部自我预防控制和外部监督检查相结合。一方面,围绕科研管理风险防控管理,省级教育纪检监督部门,以及高校纪检监审机构每年要定期或不定期的组织开展检查。另一方面,高校科研管理部门要定期组织廉政风险内部防控工作。将现代风险管理领域的一些先进方法和技术导入高校科研管理廉政风险防控过程中,创新廉政风险防控方式方法。
(2)构筑廉政风险防控信息系统,推行高校科研管理廉政风险电子监察。电子监察是指监督主体利用网络信息技术再造权力运行流程,规范和监督权力行使,以实现提高行政效能和有效预防腐败的一种手段⑦。高校科研管理廉政风险电子监察系统建设,要以信息技术、互联网技术为依托,以高校科研管理信息化平台为载体,以高校科研管理权力制约与监督为主旨,以高校科研管理流程再造与优化为核心,创新科研管理廉政风险防控技术。
(3)强化科研管理廉政风险的线下监控。定期督点科技计划项目,加强科研项目绩效评价。对科技计划项目的实施质量、效益、进度、预算编制和科研经费使用情况进行定期跟踪检查,重点督查科研管理腐败风险易发、多发的重点领域、重点课题和关键科研管理环节,及时查找、发现并分析科研项目实施过程中的偏差及成因,并采取有效措施加以解决。
3.培育科研管理廉政风险防控人才,提升其业务素质
科研管理廉政风险防控人才不同于常规的风险管理者,他们不仅要具备突出的廉洁自律能力和风险防控能力,也要掌握与高校科研管理有关的知识、法律法规、规章制度,洞悉高校科研管理权力运行流程和廉政风险防控程序,熟悉科研管理廉政风险防控技术和方法。高校应高度重视科研管理廉政风险防控人才队伍建设,认真做好选拔、引进、培训、培训、交流与回避等工作。
4.加强高校科研治理,健全科研项目激励机制
(1)加强高校科研治理,凸显科研管理过程中的专家权威。在传统的科研管理组织结构模式之下,学术权力在很大程度上由行政权力所代替⑧。要充分发挥专家委员会、学术委员会、教授委员会等校内学术团体的作用,并通过开展公平、公开、公正的同行评议来减少科研管理腐败风险。专家委员会、学术委员会、教授委员会等学术团体要完善自身的治理结构,独立开展科研项目评审等工作。
(3)健全科研项目激励机制。一是引入竞争机制,通过正负强化激励方式增强科研工作者的工作动力,将具体的项目组或单位作为奖励单元;二是促进科研管理信息公开,引入科研项目声誉机制,对信誉不良的进行登记、公开,建立科研人员的信用档案,对信誉度较低的科研人员在经费申请等环节重点监督。
5.健全科研管理廉政风险内控机制
项目负责人积极配合相关部门,做好财务审计、财务验收等工作,并及时报告项目情况。其次,要加强风险评估,对科研管理风险进行主动识别,确定潜在风险及其表征,对廉政风险因素、程度、后果进行定量分析,并对风险分级,准备好风险预案,尽量减少风险发生所带来的腐败损失,切断廉政风险演化的通道。通过计划、执行、检查、处理循环机制,从源头上铲除腐败土壤,完善内部控制制度,优化资源配置。
(三)改进科研管理廉政风险防控绩效考评,拓宽社会监督渠道
1.推动廉政风险防控绩效考评主体多元化,创新评价技术、方法与指标
(1)吸引多方参与,推动廉政风险防控绩效评价主体多元化。高校科研管理廉政风险防控牵一发而动全身,与校内外很多主体息息相关,如项目申报者、高校科研管理部门与管理人员、高校纪检监审部门与管理人员、政府主管部门与公职人员,以及社科联、科协等国家科研项目管理部门等。此外,科研项目还与同行评议专家,相关企事业单位等紧密相关。在高校科研项目廉政风险防控过程中,要吸引多元主体积极参与廉政风险防控绩效评价。
(2)创新廉政风险防控绩效考评方法和技术与指标。评估技术与方法创新是公共事业管理绩效评估工作卓有成效的保障。应结合高校科研管理廉政风险防控需要,导入关键绩效指标法、平衡计分卡、360度绩效评估法等方法。廉政风险防控绩效考评指标体系设计要遵循以下原则:内部指标与外部指标相结合;肯定性指标与否定性指标相结合;技术性指标与民主性指标相结合;支出指标与回报指标相结合;工作指标与业绩指标相结合;个体指标与团体指标相结合;客观指标与主观指标相结合;数量指标与质量指标相结合⑨。
2.引入第三方监察,拓宽社会监督渠道
在高校科研管理廉政风险防控中引入的第三方监察,是一种兼具科研管理监督和科技评估咨询性质的异体监督形式。第三方监察机构可以是专业的科技类评估机构,也可以是具备丰富的财务管理和审计监督经验的会计师事务所、审计师事务所等社会中介组织,以及特邀监察员。第三方监察者可充分发挥其专业特长,独立开展对科研项目管理全过程的监督,重点监督科研项目预算编制与执行、科研资源配置、科研经费使用、科研项目评审等。
(四)强化廉政风险防控处置与问责,开启风险防控动态循环
1.强化廉政风险防控处置与问责
建立严厉的科研管理腐败案件查处制度,加大对科研管理腐败行为的惩戒力度。健全高校科研腐败违纪违法线索移交、案件移送制度,畅通科研腐败案件线索来源渠道,创新科研管理腐败案件办案方式方法和手段。落实科研管理部门“一岗双责”制度,坚持行政处分、党纪处分、经济处罚、科研项目约束相结合,对违法乱纪的科研管理者予以严肃查处与惩戒。注重防范和治理科研人员的学术不端行为,钳制科研投机者的科研空间,净化高校科研氛围。
2.不断修正廉政风险防控计划,识别新风险,启动新循环
一是辩证分析廉政风险防控所产生的问题、偏差及其成因,拟定解决办法并及时处理问题。二是采取果断措施,修正、调整廉政风险防控策略,建立科研管理廉政风险防控纠错整改机制和责任追究机制,规范科研管理权力运行流程;三是及时总结科研管理廉政防控经验教训,建章立制,将好的高校科研管理经验予以制度化、规范化、标准化;四是主动识别新的科研管理风险,及时进入新的高校科研管理廉政风险防控循环。
作者:邹毅 单位:福州大学廉政与治理研究中心
注释:
①徐逸伦:《廉政风险防控体系建设:反腐败工作的新路径》,《上海党史与党建》2010年第12期。
②郭兴全:《关于完善廉政风险防控管理机制的思考》,《中州学刊》2012年第4期。
③许敏华:《科研经费管理问题与建议》,《中国高校科技》2014年第5期。
④杨晓曦:《运用PDCA循环方法进行风险管理》,《现代商业》2012年第5期。
⑤庄德水:《廉政风险管理的分析框架》,《广州大学学报》2011年第10期。
⑥孙雪聪:《基于PDCA管理模式的廉政风险防控机制探究》,《领导科学》2014年第1期。
⑦洪宇、任建明:《电子监察在预防腐败中的应用———基于青岛市的案例研究》,《廉政文化研究》2014年第2期。
1、提高内审人员综合素质,增强风险意识
当前,高校经济活动的日益复杂,要求内部审计把审计监督拓展到学校经济活动的各个方面,这就对内部审计人员素质提出了更高的要求。审计人员面临着更新知识的需要,他们不仅要有丰富的会计、财务、审计知识和技能,而且随着高校新校区的建设,还需要掌握工程专业的审计人才,同时还要了解计算机知识和相关软件的应用。目前高校内审人员理论知识单一,往往只懂财务或审计方面的知识,缺乏具有综合知识的复合型人才。内部审计力量不足,人员素质不高,审计工作缺乏深度与广度,这些都影响了审计评价的真实性,从而增加了审计风险。
为此,高校开展风险导向审计客观上要求内审人员必须进行现代风险导向审计知识体系的培训,改善审计人员的知识结构,必须具备较高的业务素质,确保其综合分析问题和解决问题的能力得到提高。应重视法律、风险管理、工商管理等专业人才的培养,为现代风险导向审计对人才的多元化需求打下基础。因此,合格的审计人员不仅应具有较强的理论知识,还要具备较高的专业胜任能力和风险识别能力,严格遵守专业标准和职业道德,保持合理的职业谨慎,这是控制审计风险的根本对策。
2、应将审计关口前移,完善内控制度建设
传统账项基础审计的重心在详细检查,因而是滞后的;制度基础审计的重心移到控制风险,向前迈进了一步;风险导向审计则将审计重心再次前移。高校内部审计的方式应逐步从事后审计向事前审计转变,干部经济责任审计应由离后审转向任期审,强化内控制度建设,这样可以及时发现问题,及时采取措施进行纠正。新校区建设、重大建设项目由原来的事后竣工结算审计向全过程跟踪审计转变,这样可以有效控制工程造价、降低审计风险,同时还能提高领导干部廉洁从政意识。
高校能否正常实施风险导向审计并收到预期效果,通常取决于被审计单位的管理制度是否健全,内控是否有效等。因为内控管理制度的不健全及内控制度的低效率,会产生较高的固有风险。在这种情况下要保证审计风险降到允许出现的误差范围以内,就必须降低检查风险,扩大样本量,甚至进行详细审计,这样势必增加审计工作量。因此,必须建立和完善被审单位内控制度的建设,实施风险导向审计才能取得有效的进展。
3、注重审计手段和方法的创新,加快审计信息化建设
现代风险导向审计需要使用被审计单位的大量信息,同时需要对所收集的信息进行全面、细致的分析研究。而目前高校内审仍旧采用传统的审计方法和手段,审计效率较低,已远不适用新形势下高校的迅速发展。在审计技术方面,风险分析和计算机应用甚少,由此降低了审计工作效率。据报道,西方发达国家比较重视辅助审计软件的开发和运用,它可以直接对数据库进行加工分析,依据软件模型自行处理数据,使运用分析性测试程序成为节约成本、提高审计质量和效率的重要手段。因此,推行审计软件的开发和应用,加快审计信息化建设对高校内部审计未来的发展具有重要的意义。可以进一步优化完善审计方式和手段,全面提升内部审计质量和水平,也是高校实施风险导向审计的重要举措。
4、重视后续跟踪审计,实行审计结果公示制度
后续跟踪审计,是指审计部门在审计报告或审计决定发出一定时段后,审计人员检查被审单位纠正、整改的问题是否得到落实,审计报告中所提出的建设性的建议是否被及时采纳,或者审查和监督被审计单位是否采取了其他相关的风险防范和控制措施。后续跟踪审计也要坚持风险导向和成本效益原则,如果存在的问题较大或性质严重的,不仅分管的校领导要重视后续审计,而且内部审计部门也要投入必要时间、精力,保证后续审计项目的深度和广度。通过后续跟踪审计,可以及时监督审计提出的建议或决定落实、整改情况,同时树立了审计工作的严肃性和权威性,有利于进一步提高审计工作质量,降低审计风险。
(一)加强高校财务内控管理可以为廉政建设提供重要支撑
加强廉政建设需要注重财务制度建设,从源头上预防和治理违规违纪行为意义重大;加强廉政建设需要民主财务决策机制,对高校重大投资项目、融资规模、经济政策调整、大宗资产处置等经济事项进行论证、分析、坚持集体讨论决定;加强廉政建设需要树立民主理财观念,实施“阳光财务”工程,全面推进财务信息公开,自觉接受学校师生对财务工作的参与和监督,确保高校持续安全的财务运行环境,不断提高财务管理水平,促进高校和谐校园建设。
(二)加强高校财务内控管理对防控法人风险有着重要影响
近些年来,高校的财务风险(主要包括收入风险、债务风险、投资风险、合规风险等)引起了管理者们的高度重视,如何发现潜在的风险,如何防范,规避和排除风险逐渐成为高校财务工作的重心,因此,加强高校财务管理工作对我校防控法人风险具有重要影响。
二、高校财务内控管理的现状与问题
(一)科学理财、法制财务的观念未能深入人心
目前高校还盛行着“财务内控管理是财务部门的事,其他部门只管用钱”的观念,对财务内控存有许多的错误认识或误解,使已制订的内部财务控制制度流于形式,失去了应有的刚性和严肃性。
(二)预算控制缺乏刚性
目前我国许多高校财务部门在预算下达后, 对经费使用部门的预算执行还无法做到实施监控、跟踪管理和绩效考核,对使用部门的预算执行情况和存在问题了解滞后;各经费使用部门也都或多或少地存在经费使用过程中,将预算项目变相改变用途和使用方向,经常要求追加、调整预算,报销时将不属于专项经费报销内容的东西放入其中报销。而财务部门对此现象也没能做到严格控制和及时反馈,学校预算控制数屡屡被突破,学校预算的权威性和严肃性受到冲击;预算责任追究机制还不完善,各经费使用的第一审批责任人对自己部门预算管理的重视和认识不够,对自己签批的预算经费使用的进度、目标和效益仍缺乏明确概念和全局考虑。
(三)收支行为不够规范
由于存在预算项目直接或变相改变了用途和使用方向的现象,也就导致其收支行为违规;某些高校的二级院系、部门的创收收入与支出,以及某些横向科研课题经费的使用也还存在随意性,支出的范围、项目和用途上出现问题较多,如:未取得批准手续就自行创收、收入不入学校大账、违规使用现金结算频繁、招待费比例过高、礼品支出过大、劳务费发放过频、无预算经费支出过多等都亟待整改。
(四)财务监督力度不够
财务监督不能只就某一项资金运作进行监督,应当贯穿于资金运作的全过程,贯彻在预算管理、收入管理、支出管理、资产管理等各个环节。只有做到全过程和全方位的监督,才能成为真正意义上的监督。近年,许多高校的财务部门对全校各项经费使用的监督不是力度不够大就是广度不够宽。其次,各经费使用的审批人对经费审批也责任不明、监督不力。
三、优化高校财务内控管理的措施
(一)严格财会队伍管理,规范岗位责权
加强财务人员职业道德的教育,财务人员要忠于职守、秉公办事、廉洁自律、科学理财,要有法律意识,富于责任感,自觉抵制不正之风;加强对财务人员统一工作标准的执行力度,要求公开、公正地开展工作,逐步实现阳光财务;加强机构队伍建设,科学设定岗位及明确岗位责权,力求通过财务管理人员能力的提升,带动机构职能优化、管理和服务水平的快速改善;加强对财会人员的后续教育,重点培养业务骨干,继续鼓励在职财会人员提高学历、提高职称,充分调动财会人员爱岗敬业,创新性开展工作的积极性,并增强他们的主人翁意识、事业心和责任感。
(二)严格财务预算约束,规范资源配置
随着高校经济体制改革的不断完善和发展,预算管理已成为高校财务管理的核心。加强预算管理,科学编制预算并严格执行预算,提高资金使用效益,是任何一所高校优化资源配置、事业得以长足发展的重要保障。高校应坚持“量入为出、收支平衡,统筹兼顾、厉行节约,分清主次、确保重点”的原则编制学校整体预算,在确保人员和正常运行开支的前提下,合理安排事业发展支出;既要保证重点,注重效益,又要注意向教学、科研倾斜,使学校有限的资金、资源发挥最大的效用。
(三)严格业务流程控制,规范财务行为
规范是为了发展,发展需要规范。只有做到高水平的财务管理控制,才能实现学校健康、有序地发展。所有业务必须先预算后列支;业务发生时必须取得合法票据;业务报销的第一审批人必须对业务的真实性、合法性和效益性负责;报分管校领导签批前应该如实汇报收支业务的真实情况;分管校领导对签批的业务的合法合规性负责;财务部门的审核人员必须严格按照学校的财务规章制度要求进行审核:学校的各项支出应做到在预算内列支、范围明确、标准明确,事由明确,经办人明确等,对不真实、不合法的原始票据、违法违纪的开支财务处必须拒绝受理并及时向有关部门和领导举报;对记载不准确、不完整的原始凭证必须退回,重新更换或补充完整后再受理;严禁无预算、超预算支出,严禁违规支出;财务核算人员必须严格按照学校的会计核算制度制单做账,确保核算准确无误;年末,财务部门必须对全校经费使用情况进行财务分析,并将分析结果上报学校最高财务管理机构。
(四)严格会计核算监督,规范账务处理
会计核算监督是会计工作的一个重要组成部分,高校财务部门有责任对学校经济活动的各个环节的资金运作、会计基础规范等方面进行监督检查。通过有效的会计监督,可以达到加强财务管理,提高经济效益的目的。财务部门要增强依法监督意识,认真把握财经法律、法规、制度,坚持原则,履行好会计监督的责任。会计核算监督的过程同时也是规范学校账务处理的过程,财务审核制单人员要按照学校的《报销制度》、《会计基础工作规范》等要求审核监督原始凭证的合法合规性,拒绝受理假发票、虚开发票及虚构经济业务,并对假发票予以没收;财务复核人员对记账处理的准确性监督负责;出纳复核侧重于对金额及支付结算方式的监督。财务部门要自觉接受校内外的各级监督,使可能发生的问题得到预防、已经发生的问题及时发现、发现出的问题及时纠正和整改。
内部控制作为高校财务管理的安全卫士,有助于提高高校财务管理水平,可及时发现和规避潜在风险,有助于财务部门树立正确的风险防控意识。内部控制是高校财务管理的核心,能够有效保证高校各项财务工作的有序推进。高校财务内部控制是财务管理的重要组成部分,通过健全内部控制制度,可以为日常教学提供强有力的制度保障。加强高校内部控制,要从岗位设置、相互控制、设置防线等方面入手。高校内部控制应遵循全面性、制衡性、适应性、重要性和成本效益性。全面性就是内部控制要涉及高校的方方面面,制衡性要求岗位的设置、业务流程的设置要形成互相制约机制,适应性要求制度的设计要与单位的发展目标、财务管理目标相一致,重要性要求对于重点环节要重点防范,成本效益性要求内部控制要以高校的正常教学为前提,不能因为内部控制而扰乱正常的教学工作。在日常的财务管理中,高等院校要重点关注以下几个控制点:
一是债务规模控制,随着高校的不断扩招,部分高校新建校区,采购实验设备,债务规模不断增加,资金周转困难,极易造成债务违约风险。
二是现金管理控制。高等院校涉及的财政补贴资金较多,科研经费数额较大,要及时修订完善相关控制制度,规范资金使用流程,严格审核原始凭证。
三是资产管理控制。高校资产管理存在薄弱环节,要加强固定资产的管理和控制,及时盘点固定资产。四是设置内控部门。配备内控人员,设置主要负责人;内控部门人员要对内部控制法规和制度足够了解熟悉;高校要将内部控制的建立健全作为深化改革、提升教学水平的重要契机,实行关键岗位关键人员的定期轮岗制度;建立健全风险防控体系,设立风险预警机制;加强风险的识别和防范,建设风险数据库。
二、经费的日常管理和使用问题
当前,我国正建设创新型国家,高等院校是创新的主体,国家对高校经费的投入逐年增加,呈现大幅增长趋势。面对大量的日常经费,如何使用和管理好,如何在保障教学科研顺利完成的情况下充分调动教师的积极性,成为高校面临的直接问题。在日常经费的使用和管理上,还存在许多问题:一是经费管理和使用制度建设较为欠缺,与发达国家高校的经费管理制度化还有很大的距离;二是预算执行不严,科研经费不能够按照计划审批书上的预算执行,经费的结余使用不合理;三是经费使用过程中重复购置资产,资产管理相对薄弱;四是对经费的使用缺少科学性的评价。研究制定新的日常经费使用和管理办法,成为高校财务管理面临的新课题。加强日常经费的管理和使用:
一是要加强经费的预算管理。加强财务人员的预算编制水平,通过预算控制监督日常经费的使用,积极报销人员规范填写预算审批表和经费使用明细表,及时为报销人员提供预算编制指导和咨询服务。
二是对日常经费实施精细化管理。在经费使用过程中,对与预算不符的资金使用,要经财务部门和分管领导一致同意后方可调整预算,报销相关费用。
三是要加强账务处理,完善会计核算。拨付的资金要及时分类记账,拨出资金和报销费用要及时兑付,及时编制相关财务报表,详细列示经费预算与使用情况、实际到账情况和审批批复情况。四是建立日常经费使用绩效评价制度。从绩效评价的原则、指标选取、评价内容和评价方法入手,建立基于项目质量的日常经费绩效评价制度,形成合理的激励机制。
三、会计集中核算和支付问题
会计集中核算和支付是相对于会计分散核算和支付而言的,它指的是通过专门设置会计核算中心,逐步取消原先的会计、出纳等会计核算岗位,依靠会计记账的方式,实现对会计的集中核算和支付,这种会计核算方式能够最大程度上实现会计核算、会计监督以及会计服务的一体化。确切地说,就是设置统一的会计集中核算支付中心,各二级学院不再单独分散地进行会计核算工作,通过会计核算支付中心实现单位财务会计业务的统一集中处理。高校会计集中核算和支付模式有待进一步改革。在实施会计集中核算之后,二级学院的会计工作都交由会计集中核算支付中心来完成,这常会造成会计核算支付中心一人来负责多个二级学院的日常会计工作,这样一种会计核算管理模式就使得会计核算与财务管理两种职能分离,也就失去了原先预想的对整个高校会计实现实时监督的作用。当前使用公务卡支付结算已经全面铺开,但是使用范围相对较窄,使用制度尚不完善,管理上也不够规范,公务卡以个人名义办理,信用由个人负担,设计上不合理,这极大限制了高校公务卡的推广使用。完善会计集中核算和支付的相关建议:
一是建立健全会计集中核算和支付的管理制度,要界定好岗位职责,明确人员分工,加强内部控制,实行稽核与资金管理相分离,保障核算支付中心廉洁、高效,为各部门、学院服务好。
二是加强报账员的管理。报账员在实施会计集中核算支付后,负责报账资料的收集整理、数据管理和备用金管理,发挥着联系中心和二级学院的桥梁作用。
三是完善监督制度,确保资产安全。报账员要及时做好相关账务处理工作,加强固定资产管理,建立起实物盘点制度,定期与核算支付中心核对相关账目。四是实施公务卡结算。推广使用公务卡,减少现金支出,可以有效监督资金使用的去向,保证单位资金被科学规范地使用。实行单位卡与个人卡主副卡的关系,持卡人消费不得从事与公务活动无关的事项,创新公务卡还款机制,不断完善公务卡使用规定。
四、高校固定资产管理问题
固定资产一般是指使用年限在一年以上,能够在使用中保持原状的资产。高校的固定资产界定,一般是指单位设备价值在500元以上,专用设备在800元以上的固定资产。高校在固定资产管理中存在的主要问题有:
(1)账实不相符,账外资产现象普遍。高校固定资产管理中,有的有账无资产,有的资产不入账,固定资产流失现象严重,存量不清,产权混乱,部分高校未进行资产清查,账实严重不符。
(2)在固定资产交接管理过程中,交接混乱,无交接单据。固定资产清理过程中,随意处置,有的处置后再报批,有的报批后不及时处置,长期挂账现象严重。
(3)固定资产管理松散、职责不清、多头管理。仍有部分高校重采购、轻管理,资产使用效率较低,资产闲置现象普遍存在,缺乏科学合理的固定资产配置标准,教学、实验设备短缺,教师办公和学生宿舍条件较差。
(4)部分固定资产管理人员法制意识淡薄,导致固定资产流失。做好固定资产管理工作:一是要做好固定资产清查工作,对于高校固定资产设置帐外账、不入账等现象,通过开展固定资产清查,及时发现问题。
二是要完善固定资产管理体制。高校要对固定资产实行统一管理,设置固定资产分类账,确定专人对固定资产管理。要盘活高校固定资产,提高高校资产使用效率和效益,进一步激活使用效能。实行市场化操作,提高高校资产利用率,实现集约化、市场化运营。逐步健全采购、保管、领用、维修、报废制度,将行政管理与市场化经营进行有机结合,对调出、出售和报废的固定资产按规定程序处理,对入账的固定资产定期清查盘点,明确责任,加强固定资产的管理。通过改革,进一步明确责任义务,转变部门职能,认真做好高校固定资产的监督管理。
三是强化固定资产的维修管理。与固定资产有关的后续支出,延长了固定资产的使用寿命,应当计入固定资产账面价值,但其维修金额不得超过该固定资产的可收回金额。其他后续支出,应当确认为当期费用,不再通过预提核算。要严格执行固定资产报废处置制度,对固定资产的转让、出租、抵押、报损、报废等,严格按照财务规定进行财务处理。
四是加强对二级学院固定资产的管理。随着高校机制的创新,固定资产的管理一般都在资产处或后勤管理处,二级学院作为高校资产管理的具体使用者和直接责任主体,下一步要下放资产管理权,二级学院的资产由二级学院统一申报,批复后用各学院办公经费和科研经费购买,管理权在二级学院。高校资产管理部门只是负责监督资产和使用,做好统计和采购工作,实现集中采购。高校财务部门、资产管理部门要加强对二级学院固定资产的管理,加强培训和指导。
五、高校债务管理问题
高校债务问题是目前专家学者研究的重点领域。高校债务危机有一定的历史原因,是在上世纪末本世纪初随着高校的不断扩招而形成的。根据负债的定义,高校债务是指因过去的事项形成的现时义务,履行该义务预期会导致高校资源的流出。目前,部分高校处于“破产”的边缘,亏损运行。如何科学有效地加强高校债务管理,有效化解债务性风险,发挥有效杠杆作用,已成为高校和财政部门重点研究的课题。危机并不可怕,要寻找解决途径,不断化解高校债务危机。为进一步规范和整治高校债务问题,高校主管部门都加强了对高校的债务管理,着力防范和化解债务风险,有的建立了归口管理制度,有的及时帮助高校化解债务,有的建立了备用金制度。
一是要加强高校财务管理,提高资金的使用效率,把化解高校债务问题放在工作的首要位置来抓。要加强债务管理,成立债务管理领导小组,由学校主要负责人担任组长,定期召集财务、总务、资产管理部门的负责人分析财务运行状况,将风险化解在萌芽中。对于工程项目的建设要一月一调度,及时解决资金问题。
二是政府要加大投入,及时帮学校化解部分债务,释放部分风险。财政转移支付和财政支持高等教育发展是财政的基本职能,财政部门要积极协调相关财政资金,及时将资金拨付到位。
三是强化风险管理,设立预警机制。积极开展债务摸底排查,摸清总量和结构,及时化解存量风险。建立健全担保机制,建立分级担保、反担保和再担保体系,减少债务违约风险。设立预警机制,合理确定监控指标,及时更新预警系统,随时判断风险大小,出现风险随时应对。
关键词:高校 内部审计 风险 控制
中图分类号:F239.45 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)07-170-02
一、高校内部审计风险的涵义及特点
1.高校内部审计风险的涵义。《内部审计实务指南第4号――高校内部审计》第2条规定:“高校内部审计,是指高校内部审计机构和人员通过对学校与资源利用有关的业务活动及其内部控制的适当性、合法性和有效性的审查,并进行确认、评价、咨询,旨在促进完善管理控制、防范风险、创造效益,从而促进学校事业目标的实现。”从该定义中可知,高校内部审计对象是与资源利用有关的业务活动及其内部控制。《内部审计具体准则第17号――重要性与审计风险》第2条规定:“审计风险,是指内部审计人员未能发现被审计单位经营活动及内部控制中存在的重大差异或缺陷而作出不恰当审计结论的可能性。”综合上述规定,本文认为,高校内部审计风险是高校内部审计主体未能发现被审计单位与资源利用有关的业务活动及其内部控制中存在的重大差异或缺陷而作出不恰当审计结论的可能性。审计风险按形成原因不同,可分为重大差异或缺陷风险、检查风险;按能否控制,可分为可控风险和不可控风险;按审计阶段的不同,可分为准备阶段的审计风险、实施阶段的审计风险和终结阶段的审计风险。
2.高校内部审计风险的特点。(1)潜在性。审计风险是在不恰当的审计结论形成以后经过验证才会体现出来,因此,审计风险只是一种可能的风险,它对审计人员构成某种损失有一个显化的过程。如果高校内部审计机构作出的审计结论虽然不恰当,但没有引起相应的审计责任,那么这种风险没有转化为实际的风险,只是停留在潜在阶段。因此,高校内部审计风险具有潜在性。(2)客观性。重大差异或缺陷风险是由于被审计单位与资源利用有关的业务活动及其内部控制中存在重大差异或缺陷造成的,不以人们的意志为转移,高校内部审计人员无法控制或改变它的实际水平。因此,高校内部审计风险具有客观性。(3)可控性。检查风险不同于重大差异或缺陷风险,它源自高校内部审计人员本身,其实质是指高校内部审计人员在审计过程中没有发现重大差异或缺陷的可能性。高校内部审计人员可以通过合理运用专业判断,对审计风险进行评估,并采取相应的审计测试措施,使检查风险降低至可以接受的程度。因此,高校内部审计风险具有可控性。
二、高校内部审计风险产生的原因
1.内部审计主体方面的原因。(1)独立性是审计的灵魂,若不能保证审计机构在组织上的独立性,就不能保证审计工作的自主性和权威性,也不能保证审计质量,容易产生审计风险。目前,高校内部审计机构的组织形式多为下列几种:一是独立的内部审计机构;二是与纪检、监察部门合署办公的内部审计机构;三是属于财会部门领导下的内部审计机构。后两种审计机构的组织形式都削弱了内部审计机构的独立性。(2)审计人员综合素质与审计风险成反比关系,如果审计人员整体素质不高,缺乏从事内部审计需要的职业道德、专业知识及经验,判断和识别风险的能力就会较差。审计人员只有具备较高的综合素质,才有可能收集到具备充分性、相关性和可靠性的审计证据从而作出正确的判断,形成恰当的审计结论。但目前各高校普遍缺乏复合型专业技术人才,尤其缺乏既懂计算机又懂审计或既懂建筑又懂审计的人才。
2.内部审计客体方面的原因。(1)目前,高校的办学资金构成越来越复杂,经济活动形式也越来越多样化,加上高校之间的大规模合并、重组,高校校办产业的不断壮大,以及后勤社会化改革,使内部审计对象和内容也日益繁杂,审计难度加大,增加了审计风险。(2)高校经济活动日趋复杂,但与之对应的内部控制并不健全、有效,容易产生审计风险。
3.内部审计作业程序和审计方法。(1)审计项目过程由准备阶段、实施阶段和终结阶段构成,每一个阶段都包括不同的审计内容和步骤。只有规范审计作业程序,才能保证审计质量,防范和降低审计风险。但在实际工作中,不能严格依据内部审计准则要求的规范化审计程序开展业务,影响了审计质量,加大了审计风险。(2)在审计过程中,高校内部审计人员更多地是运用非统计抽样,也就是根据审计经验和专业判断确定样本规模、评价样本结果。如果专业判断能力不强或样本选择不当,有可能使审查的结论带有一定的片面性或者遗漏,甚至与事实严重偏离,容易产生审计风险。
三、高校内部审计风险的控制措施
1.加强内部审计机构的独立性。独立性是内部审计活动的必要条件。内部审计活动只有具备应有的独立性,才能作出公正的、不偏不倚的鉴定和评价。要加强内部审计机构的独立性,一方面要由内部审计机构通过积极作为去创造,另一方面要有高校领导层的重视和支持。因此,高校内部审计机构要努力提高自身的工作水平,给高校带来直接或间接的效益,增加对高校的贡献值,并加强宣传内部审计作用,赢得高校领导层的重视和支持,提升在高校中的威望和地位,争取组织机构上的独立性。只有机构独立性得到保证,内部审计机构才能在确定审计范围、实施审计程序、报告审计结果时不受干扰,才有可能降低审计风险。
2.提高内部审计人员的综合素质。内部审计人员的综合素质是防范审计风险的决定性因素。内部审计人员的综合素质主要包括职业道德和专业技能。提高内部审计人员综合素质,可以采取以下几方面的措施:培养内部审计人员过硬的政治思想素质、严谨的工作作风和高度的工作责任心,并创造和保持正直、诚信、廉洁的高校内部审计文化,树立和强化风险意识,将职业谨慎和风险意识贯穿于审计的全过程;严格招聘控制,并适当增加不同专业的审计人员,优化审计队伍结构;建立内部审计人员专门知识培训制度,有针对性地进行会计、审计、税收、金融、计算机、法律、管理等知识培训,并使内部审计人员熟练掌握高校内部相关规章制度;通过审计实践,不断培养和提高业务分析和判断能力、口头与书面表达能力及交际技能,不断增加职业经验。
3.推行审计责任制度和审计承诺制度。要防范和降低审计风险,需要落实各级审计人员的责任。推行审计组长负责制、审计组员岗位责任制、审计质量分级复核制等内部审计责任制度是落实各级审计人员责任的重要手段。通过推行内部审计责任制度,可以加强各级审计人员的质量意识和风险意识,并促进各级人员认真对待审计工作的每一个环节,及时排除问题隐患;通过层层把关,多点控制,降低审计风险。在内部审计过程中还应建立审计承诺制度,通过明确会计责任和审计责任,防范审计风险。审计承诺制度就是在审计组开始实施审计前,要求被审计单位及责任人对所提供会计及其他资料的真实性、完整性进行书面承诺。采用审计承诺制度可以在一程度上促进被审计单位如实、完整地提供相关资料,并对所提供资料的真实性、完整性予以保证,有助于划清审计责任和被审计单位的会计责任,从而降低审计风险,提高审计质量。
4.规范审计作业程序,加强审计质量控制。审计项目过程由准备阶段、实施阶段和终结阶段构成。制定科学合理的内部审计工作程序,加强审计质量控制是降低审计风险的重要手段。
准备阶段,要搞好审前调查,编制全面具体、便于操作的审计计划。高校内部审计机构在编制审计计划前,应根据审计项目的规模和性质,安排适当人员和时间,对被审计单位有关情况进行审前调查。审前调查是制定审计计划的必备环节,也是有效防范审计风险的前提。审前调查时要充分了解被审计单位的基本情况、内外环境及法律法规执行情况、内部控制的设计及执行情况,并关注各项主要业务活动,积极掌握会计信息资料和其他经济活动信息。在审前调查的基础上,要制定切实可行的审计计划,明确审计目的、审计范围、审计重点、审计方法和程序、审计时间分配、审计组成员及人员分工等。内部控制设计不健全或者运行无效的地方,是潜在风险比较大的地方,在制定审计计划时需要特别关注。高校内部审计机构可根据本单位的规模、审计业务的繁杂程度等因素决定审计计划层次的繁简。需要注意的是审计计划必须经机构负责人审批,计划一经机构负责人批准就应严格执行,但根据实际情况变化可以作出必要的修改和补充。
实施阶段,要按内部审计准则的要求取得符合“三性”的审计证据,并且要对审计工作底稿实施分级复核。审计证据是内部审计人员在从事审计活动中,通过实施审计程序所获取的用以证实审计事项、作出审计结论和建议的依据。在必要的情况下,内部审计人员应要求证据的提供者对其提供的审计证据签名或盖章。加强审计证据的风险控制,可有效降低检查风险。审计工作底稿是内部审计人员在审计过程中形成的工作记录,是联系审计证据和审计结论的桥梁。由于审计风险的客观存在,且不同审计人员在经验、能力、专业素质等方面存在差别,内部审计人员在编制审计工作底稿时可能存在错误。因此,通过审计工作底稿的分级复核,可以减少人为的差错,及时发现和解决问题,监控审计质量,降低审计风险。需要注意的是,高校内部审计机构在实行审计工作底稿的分级复核制度时,需要明确各级复核人员的具体复核内容和应承担的责任,确保每一份审计工作底稿既有规范的格式、完整的内容、明确的观点,又有充分适当的审计证据支持审计结论。
终结阶段,要加强对审计报告的管理。审计报告是审计工作的最终“产品”,也是审计成果和审计风险的载体。在审计报告形成阶段,审计组长应对审计实施方案、审计证据和审计工作底稿三者进行核对,做到审计证据充分适当,定性准确,适用的法律法规有效。对审计组长草拟的审计报告要实行复核制度,检查审计报告是否完整,审计结论是否客观公正,审计评价是否准确适度,审计建议是否适当、可行。审计报告复核通过后,要及时向被审计单位征求意见,听取他们对审计事项和审计结论的反馈意见,并作出书面记录,对提出的不同意见进行核实后决定是否修改审计报告。
5.改进审计方法和手段。在审计实践中推广应用审计抽样、分析性复核等先进技术方法,以准确把握审计重点,取得充分适当的审计证据;采用传统的审计技术的同时,大力推进计算机辅助审计,利用审计软件的查询搜索、统计抽样、异常项目筛选、日常会计资料的分析与计算、财务指标分析等功能进行审计,提高审计效率,保证审计质量,防范审计风险。
6.适当运用外部专家服务和社会审计服务。审计人员的专业胜任能力要与审计内容相适应,若从事不能胜任或不能按时完成的任务就会加大审计风险。在审计实践中,对高校内部审计人员不具备专门知识的特殊领域问题,如特定资产的评估、信息技术问题、法律问题等,可通过获得外部专家服务的方式降低审计风险;在高校内部审计机构人员少、任务重的情况下,对小型修缮工程由内部审计人员实施,而对大型基建工程可通过委托社会审计机构审计的方式转移审计风险。
总之,高校内部审计风险的控制是一个长期的课题,需要做大量的基础工作。只有通过不断完善审计风险理论、积累审计实践经验,正确认识高校内部审计风险,提出相应的解决措施并综合运用,才能有效控制审计风险,保证审计质量,取得理想的审计结果。
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关键词:高校 内部控制 管理
高校内部控制是高等院校为了保护资产的安全和完整,防止资产流失,提高会计信息质量,确保相关法律法规和规章制度的贯彻执行,避免或降低风险,提高办学效益,实现可持续发展战略规划而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序的总称。我国高等职业教育经过20多年,特别是近10年的发展,已取得长足进步,高校规模不断扩大,各高校拥有的资产和负债总量也大幅增加,目前,我国的高等职业教育已进入由侧重外延扩张转向注重内涵提升的的新时期,高校内部控制管理的好坏,直接影响到教育资金投入后的使用效率和高校的办学效益,更关系到学校的生存与可持续发展,因此完善与加强高校内部控制问题显得格外重要。文章试就目前高校内部控制体系的完善与优化问题浅作分析。
一、高校内部控制现状及存在的相关问题
(一)内部控制意识不强,内控制度流于形式
由于长期以来,高校的经费来源以财政拨款为主,因此,很多高校重计划而轻执行和考核,衍生了重财轻物的观念,缺乏资产经营管理意识,对我国教育资源的优化配置以及教育资源的充分利用带来了不利的影响。随着市场经济的发展,国家对高等职业教育重视程度不断提高以及高校自身改革的不断深化,高校的经费来源也由原来单一依靠财政拨款转为以财政拨款为主、多渠道筹集教育经费的新格局。为了确保高校资产的安全与完整,许多高校相继制定了一系列内控方面的制度,然而实际操作中,高校管理人员普遍缺乏对内部控制的强烈责任意识,同时,我国高校的各级领导干部大多是从教学一线岗位成长起来的,是专业学科方面的权威,但在高校经营管理知识方面却相对贫乏。从事领导岗位后,缺乏教育管理的知识和经验,加上我国对高校管理层进行的经营管理知识培训较少,他们基本是依照以前的惯例或者制度办事,在办学治教的观念、视野、方式方法上套用以前的模式,或者借用其他学校的模式,难以根据本校实际自行创新,使内部控制总是处于发现问题再解决问题的被动状态,无法根据学校管理的实际需要及时地进行改革和完善,以至于经常出现执行不力、有章不循、违章不究的现象,使内部控制流于形式,影响了其有效运行,对国家、社会、高校自身均造成了损害。
(二)内控制度设计不够完善,造成管理上的漏洞
随着高校经济活动的涉及范围和领域不断扩大,由于内部控制制度不完善,存在着薄弱环节,在对外投资、物资采购、教材订购、基建项目管理、招生等领域相继发生各种问题甚至经济案件。有的高校在制订内部控制制度时,内容简单,控制程序不科学、不规范,职责权限不明确,造成许多管理上的漏洞,为腐败和犯罪行为的发生创造了便利条件,如:在物资采购、教材订购中,由于招投标内控机制设计不科学,存在拿回扣等腐败现象;在基建项目发包承建工作中,有的利用职务之便,索要或收受钱财,造成经济犯罪;在招生工作中,有的利用工作之便以及学生家长入学心切的心理,收受钱财和礼金,给学校造成不良影响等等。因此,加强高校内部控制,完善并优化内部控制架构,是保护高校财产、维护高校声誉,保证干部队伍廉洁所迫切需要进行的工作。
(三)风险管理意识不足,风险防范措施缺乏
风险一般是指某一行动的结果具有的不确定性。高校由于过去受到计划经济管理体制的影响,教育经费、招生计划全由国家统一安排,学校事业支出不要求对培养成本进行核算,也无需考核学校的办学效益,大学毕业生国家包分配。因此,高校的风险管理意识不足,风险防范措施缺乏。但是,近些年来,高校体制改革不断深入,高校所处的内外经济环境发生了巨大变化。随着市场不断开放,教育的日趋国际化,来自国内、国外的竞争在加剧,尤其是招生和就业压力的加大,使高校在面临不断增加的外部风险时,来自高校内部的风险也在加大,尤其是财务风险。随着中国教育体制改革的不断深人,高校布局结构调整和办学自的不断扩大,使高校规模迅速膨胀。举债办学在解决了高校发展中的资金问题的同时,也给高校带来了新的风险和压力。每年巨额的利息支出将进一步加剧财务紧张状况,一旦无力偿还到期债务,高校便会陷入财务困难。另外,还存在着内部管理混乱、教育培养成本提高、教育资源浪费、教育质量下降等风险。对此,高校要有足够的风险管理意识,并采取相应的措施,才能在激烈的竞争中不断发展、壮大。
(四)高校资产管理不严谨,资产流失浪费现象存在
高校管理人员由于资产管理意识淡薄,管理责任不明确,造成国有资产管理不善,资产流失、资产闲置、重复购置等现象时有发生。如:有的高校由于物资采购制度不健全,设备购置过程中各岗位职责未严格分开,加上审查制度不完善,造成部分设备产权关系不清楚,从而导致部分国有资产流失;有的高校将学校资产随意调拨给外部企业或个人无偿使用,造成国有资产的流失;有的高校由于没有建立有效的资产配置机制,片面追求仪器设备的高、精、尖,较少考虑使用效果、利用率等考核指标,造成仪器设备高投资、低效率,有的仪器设备自购入后一直未开封,长期闲置,造成教育资源浪费;有的高校缺乏必要的资产管理责任制度,对闲置的设备调配困难,一些设备重复购置,造成了国有资产的贬值。
二、完善与优化高校现有的内部控制体系
完善高校内部控制的方式和途径有很多,但应该重点从以下几个关键性的环节入手:
(一)将不相容职务分离制度落到实处
不相容职务分离制度是内部控制制度的精髓,近年来高校职务犯罪不断增多,一个重要原因就是一项或多项业务集中由一人办理,导致错误与舞弊行为的发生。应当按照内部牵制原则合理设置岗位,明确其职责权限,形成部门与部门、员工与员工、岗位与岗位间的相互验证、相互制衡的机制,确保单独的一个人或一个岗位对任何一项或多项业务活动无完全的处理权。如授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、明细账记录与总账记录、业务经办与稽核检查、授权批准与监督检查、财产登记与财产保管等,这些岗位,都必须严格按规定加以分离。
(二)强化预算控制制度
预算控制制度是高校内部控制的重要环节,起着资金阀门作用。高校应本着量入为出、勤俭节约、收支平衡的原则,根据上级下达的经费指标和自身的财力,统筹安排预算内外资金,据实编制部门预算。收入预算是学校经济基础,须采取有效措施,将应取得的收入及时足额地收纳入账,并监督各项收入来源是否正当、合法,是否存在截留、占用、挪用情况。部门预算编制要做到合理安排资金,在兼顾一般的同时,优先保证重点支出。对每一收支项目的数据指标要运用科学的方法测算,力求各项收支数据真实准确。所以,高校应当明确预算项目,建立预算标准,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,对于预算执行过程中出现的差异应进行分析,查明其发生原因,采取改进措施。对具体执行预算的各院系处室,应实行权、责、利相统一的考核和激励机制,并由财务、审计部门监督执行,这样才能体现预算控制的严肃性,从而有效保证预算执行的质量和预算控制的效果。
(三)健全授权批准控制程序、强化货币资金控制
授权批准控制对财务及相关岗位工作的授权审批范围、程序、权限、责任等内容分别设定控制范围,高校各系部、处室必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务,对授权控制程序的设计应当根据高校业务的发展需要定期予以反馈、审核,不断健全。随着教育体制改革的深化,筹资的多渠道和资金使用的多去向已成为高校资金流动的基本特征。资金流动的次数频繁、现金收付业务多,使货币资金收付业务的控制成为内部控制的关键环节。因此对货币资金控制的精细化管理,可以从以下几个方面完善:第一,实行钱、账分管,货币资金的收人与支出要有合符规定的凭据;第二,严格按照“申请、审批、复核、支付”的程序办理货币资金的支付业务并及时人账;第三,对现金的支出范围应该有明确的规定,并在实践中严格执行,控制现金坐支行为;第四,使用、领用空白结算票据必须进行登记;第五、加强印章和银行预留印鉴的管理,支票签发至少必须由出纳和财务负责人两人负责并签字;第六、对存在二级财务管理部门的高校,应该加强监督管理,采取收费收据由一级财务部门统一发放使用、二级财务部门定期呈送报表、定期或不定期对二级财务部门的账务进行稽查、对二级财务部门在业务上进行指导等措施强化货币资金控制。
(四)增强风险管理意识,加强风险防范措施
在《内部会计控制规范-基本规范》中突出强调了单位要建立风险控制系统,强化风险管理,确保各项业务的健康运行。因此,高校必须增强风险管理意识,及时识别来自外部和内部的各种风险。现阶段高校内部所存在的风险主要是财务风险。对于财务风险的控制,关键是保证有一个优化的资本结构模式,一个合理的负债规模,维持适当的负债水平,既要充分利用举债发展这一手段来增加对扩大办学规模和提高办学层次的投入,又要注意防止过度举债而引起财务风险的增大。因此,建立规范的对外筹资决策机制和程序,通过实行重大筹资决策集体审议联签等制度,加强筹资项目立项、评估、决策、实施等环节上的控制,把风险降低到最小程度。对于其他内部风险的控制,高校应大力加强内部风险防范措施,制定各项内部管理制度,设立风险控制点,建立有效的风险管理系统,对各种内部风险进行全面防范和控制。此外,高校要充分利用资源优势,扩大招生规模,降低办学成本,提高办学效益;同时,要注意强化人才队伍建设,优化师资结构,不断提高教育质量;要根据市场的需要,调整专业结构,提高毕业生就业率;有条件的高校还要参与国际教育市场的竞争,在与国外高校的竞争中发展壮大自己。只有这样,高校才能对外部和内部的各种风险进行有效控制,才能进一步发挥内部控制对高等教育的促进作用,使高等教育事业健康、蓬勃地发展。
(五)建立内部控制跟踪监督机制,加强内部控制领导责任制的落实
建立和完善内部控制跟踪监督机制,可真实反映经济活动实际情况,及时提供经济活动中的重要信息,增强内部管理的时效性和针对性。该机制可以采取月报、季报、年报等形式,但都应配备重大事项和非正常事项的及时报告制度。报告的主要内容比如:资产负债状况、借款还款的进度及规模,基建工程进度及付款压力等等,相关责任部门及上级领导才能及时地、全面地掌握所属期间财务状况及其变化情况,才能根据这些反馈信息做作出正确的判断和决策。
《内部会计控制规范-基本规范》明确规定:“单位负责人对本单位内部会计控制的建立健全及有效实施负责”,即:高校负责人是内部会计控制的责任主体,同理,高校负责人也是内部管理控制的责任主体。但在现实工作中,这一法律责任并未完全落到实处。在有些高校,往往是负责人没有带头执行既定的内部控制程序,导致内部控制制度形同虚设或执行不力。要将内部控制制度落到实处,必须在完善内部控制跟踪监督机制的基础上,加强内部控制领导责任制的落实。具体分为两个层次,第一个层次是主管部门对高校领导的考核,第二个层次是高校领导对各部门和学院负责人的考核,考核的核心内容都是将内部控制执行的效果与其政绩、业绩考核挂钩,与奖惩、职务的升迁挂钩。这样自上而下,层层负责,方能将内部控制制度落到实处,提高内部控制的效果。
参考文献:
[1] 涂利平.强化高校内部控制问题研究.会计之友, 2007,(8).
[2] 财政部.内部会计控制规范――基本规范 财会[2001]41号