仓库档案管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇仓库档案管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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关键词：数据仓库;档案工作;信息化

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）02-0144-02

1 数据仓库的概念及档案信息的特点

随着信息化进程的不断推进，当今人类社会正逐步步入一个以科学技术为主导的知识经济时代。而档案工作作为一种社会现象，伴随着历史车轮的前进，其自身技术手段与管理模式也在不断的更新之中。但这种变化反过来却又无法满足人们对档案信息的科学性、系统性、集中面向主题的现实需求。为此，档案工作可以引入数据仓库技术来解决这一矛盾。

数据仓库概念最早是由Devlin和Murphy在上世纪八十年代提出的，而数据仓库之父W.H.Inmon在其著作《Building the Data Warehouse》中为数据仓库所下的定义则被人们广为接受。他将数据仓库定义为：“一个面向主题的、集成的、随时间变化的、非易失性数据的集合，用于支持管理层的决策过程”。由此概念我们可以发现数据仓库的一些重要特性，即面向主题性、数据集成性、数据的时变性、数据的非易失性、数据的集合性与支持决策作用。如果我们将这些特性与档案工作内容相结合，便可得出在数据仓库环境下，档案信息具有的特点：

①档案信息内容面向主题，并以某种数据集合的形式存储。在数据仓库中档案信息的存储并非面向某一具体应用程序，而是以主题为归类标准，每一主题面向一个宏观的分析领域，例如：档案工作中不同性质的档案、档案来源所在地、档案流转方式以及档案用户各项具体信息等均可作为主题组织数据，一切以便于有效检索利用为宜。②来源于不同结构和系统的档案信息的数据结构与编码的标准是统一的，并且具有某种程度上的综合。③档案信息中存在保存价值的历史数据具有稳定性。④档案信息随时间推移而不断增长，且数据单元都具有时间标记（时间戳）。⑤对档案信息资源的数据挖掘可以用来预测用户需求，提高档案工作的社会服务能力，推动社会的发展与进步。

档案信息的这些特点对于档案工作的开展是非常有利的，如果将这种特点具体到档案管理工作的各个环节中去，并结合数据仓库的体系结构，便可大致构造出以下的流程模式如图1所示。

2 档案的收集工作

该步骤对应于数据仓库的源数据部分。从所收集档案信息的来源角度我们可以把源数据分为外部档案信息和内部档案信息两部分。所谓外部档案信息即不为本数据仓库所属机构所操作、拥有、控制的档案信息及其元数据;内部档案信息则与之相反，包括机构内的各种信息以及信息的元数据。从所收集信息的载体形式角度我们则可将源数据划分为纸质文件信息与电子文件信息。为了提高档案的管理、检索、传输与利用效率，大多数具有保存价值的纸质档案，在保证其真实性与完整性的前提下，通常会进行数字化处理，将其转换为电子文件，与纸质档案一同进行双套制保管。档案的收集工作除了要面向历史，反映人类社会原始的历史记录之外，更要以信息主体的需求为本，大力丰富和优化馆藏资源。

3 档案的整理、鉴定工作

由于档案信息最初收集到一处时是杂乱状态，需要进一步条理化，有序化，区分具有不同保存价值的档案信息入库保管。在这一过程中，由于档案部门使用的软件型号不一，规格各异，无法相互兼容，致使源数据可能是来自不同的数据库系统和操作系统，在编码、特性、命名规则等方面具有差异性。

①需要针对多个数据源，使用合适的技术进行数据抽取。②对于抽取得到的数据进行数据转换。在转换过程中，第一步要对不同数据源的数据进行清理，排除多个系统中抽取出重复档案信息的可能，检查多个数据源之间编码或者压缩格式的矛盾，然后实施数据转化，将抽取到的数据进行标准化，并按主题组合。③将汇总完毕的数据装载到数据仓库之中。在此处，数据装载包括两个层次，第一层是在数据仓库设计和建设完毕的时候使用大量时间将大量数据装载到数据仓库中;第二层是在数据仓库开始工作后，继续收集来自不同信息源的档案信息，并按数据仓库的要求对其进行转化之后追加到数据仓库中。

4 档案的保管工作

数据仓库正式运行之后，我们同样面临着传统档案工作档案的保存与管理问题。由于档案信息内容具有不同的保存价值与保密程度，所以需要进行分级管理。这就涉及到数据仓库中的数据分区问题。恰当的数据分区可以提高系统的安全性和稳定性，提高数据仓库各种数据处理功能的效率，使得数据增长和管理的实现变得容易。通常依据档案在数据仓库中的时间特性标准来进行系统层与应用层划分，将不同归档时间、不同保管期限的档案区分开来，利于保管与利用。在数据仓库中，数据被组织为早期细节级、当前细节级、轻度综合级和高度综合级四个级别。源数据最初通过集成进入数据仓库时，处于当前细节级，根据系统需要，再对当前细节级的数据进行轻度或高度的综合，得到的综合级别称为粒度，粒度设计的好坏，则直接影响数据仓库所要存储的数据量以及系统能回答的查询类型，所以，为满足不同层次的需求，数据仓库在组织数据的时候，一般需要根据当前状况进行多粒度级设计。对档案的销毁工作也是档案管理中不得不面对的步骤。对于一些丧失保存利用价值的档案如果继续保存在数据仓库中，不仅占用存储空间，对其的维护工作也是一项相当大的系统开销。为此，数据仓库中的数据，一旦老化（保存年限已经满足档案信息最初进入数据仓库时所预设的年限），便进入早期细节级，系统管理人员可以请相关人士对档案做出鉴定，如有继续保存价值则可存档到一个更低持久性、但更大I/O承受能力的始终可用以进行用户查询的子系统中，如无保存价值，则即刻销毁。

5 档案的利用工作

档案的服务利用是档案工作的总目的，充分利用档案信息资源，可以提高政府机关行政效率、提升企业竞争力、增强信息优势、推动社会政治经济科学文化发展。由于档案服务对象的年龄层次不同、智力水平不同、知识结构不同，于是用户对档案信息的需求也不尽相同。这给档案利用服务工作提出了很大的挑战。基于数据仓库的数据挖掘技术、联机分析处理技术（OLAP）、多维数据库管理系统等技术可以改善面向用户的服务质量。通过对数据的分类挖掘和聚类挖掘可以获得隐藏在档案信息中、人们所感兴趣的有用的信息和知识，解决数据过量但可用信息匮乏的矛盾。通过建立基础事实表与维表的范式，可以建立多维空间，通过钻取、卷起、切片。切块与旋转等基本活动让用户可以从不同角度、不同细节程度观察数据，拓宽用户的视野。

数据仓库技术是在传统的数据库基础上发展起来的，以上仅仅是一些数据仓库知识加诸于档案管理过程中构建的一种简单模式，数据仓库技术在档案管理领域的广泛推展和使用还需要大批的尖端技术人员的开发与相应软硬件系统的配合才能完成。

参考文献：

[1] 马费成.信息管理学基础[M].武汉：武汉大学出版社，2008.

[2] 陈京民.数据仓库原理、设计与应用[M].北京：中国水利水电出版社，2004.

[3] Paulraj ponniah（美）.Data warehousing fundamentals[M].北京：电子工业出版社，2004.

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企业档案是企业管理的一项基础性工作，也是企业持续健康发展的重要保证，它是企业发展成长的历史见证，更是企业不可替代的资产和财富。为保证档案管理工作的制度化、规范化，公司制订了比较完备的档案管理制度，如档案管理办法、档案分类方案、保密制度、安全制度、统计台帐、档案交接制度、档案借阅制度等，使档案管理工作与企业现代化管理同步发展。

目前，我集团下属有四个分公司，各分公司都有自己的档案管理人员，由集团档案室统一进行管理，有档案管理专职人员4人。整个集团的设计工作量很大，但同时设计人员大量的时间花费在查找资料、查阅图纸、更改审批等环节上，真正用于设计的有效时间不到40%；分散存放的图纸等技术资料难以有效控制和管理，技术泄密时有发生；各设计者之间、产品与生产、采购、销售、供应等部门之间信息流通不畅，技术资料分散存放在设计者本机上，难以集中收集，无法实时共享。针对以上的种种问题，我集团出资引进了《Caxa图文档管理20__》系统软件，提高了档案工作中对技术档案资料的管理。下面对该软件进行详细概述。

CAXA图文档20__概述

CAXA图文档是面向中小型离散制造企业，为工程技术部门提供易于部署易于使用的数据管理平台，重点解决各种图纸和文档的安全和共享问题。CAXA图文档结合CAXA电子图板、实体设计、工艺图表等CAD/CAPP软件工具，可为中小企业提供较为完整的创新设计与协同管理解决方案。

CAXA图文档采用电子仓库对图纸和文档进行集中管理， 并在管理时提供数据加密等安全性措施；在数据集中管理的基础上，实现图纸版本管理，支持快速查询；针对机械制造企业，系统提品结构管理，以结构树的形式描述产品部件、零件间的装配组成关系；在数据共享的基础上，CAXA图文档支持零部件的借用和复制， 帮助工程师在基础产品上快速构建新产品；CAXA图文档还支持到产品数据管理系统(PDM) 的升级

CAXA图文档20__系统特点：

文档安全

系统提供多种安全手段， 包括数据加密、本地不保留文件、封锁CAD 系统的另存功能等多种手段， 配合系统本身的权限设置等，提供多级的安全控制手段。

图纸导入

对大量的历史图纸， 系统支持从明细栏和标题栏中提取信息，自动构造产品结构树， 并把相应的图纸导入到电子仓库中。此功能对DWG图纸同样适用。

在线操作

在电子图板、AutoCAD 等CAD 系统中嵌入图文档管理菜单， 设计人员能直接执行查询、出库、入库、保存等操作，在CAD环境下完成对数据的管理。

CAXA图文档20__的主要功能和特点

安全管理

包括的子功能模块有用户管理和数据加密。用户管理中有人员管理、

角色管理、相关用户管理，权限设置可以控制到零部件级；数据加密包括电子仓库中文件格式的加密、电子仓库所在目录的加密、CAD内文件输出控制等。

产品结构

结构树是面向离散制造业用户的主视图，系统以结构树的方式组织零部件，图纸和文档围绕零部件进行组织。结构树建立可以通过CAD图纸信息提取和手工两种方式建立。

文档管理

包含对图纸和文档的管理，图纸指的是CAD系统产生的二维图纸、三维模型等各种电子图型文件，文档可以是各类电子文件。系统提供共享的文件夹对文档进行分类管理。

版本控制

版本管理与文档的生命周期相关联，生命周期包含有新建、入库、出库、、重、归档等阶段，对应的文档有版本和工作版本之分。支持版本回滚和清除。

数据查询

数据查询在数据集中管理的基础上，实现对企业设计数据和信息的查找。输入查询条件，服务器则把所有符合条件的结果返回给客户端，对于查询结果可以直接利用。

数据重用

为提高新产品的设计效率，对现有数据的应用，其中主要包括两方面的内容，一是借用现有零部件和图纸；二是复制现有零部件和图纸，在原有图纸的基础上进行修改。

报表统计

CAXA图文档提供的报表类型有：产品明细表、 部件明细表、自

制件明细表、外购件明细表、标准件明细表，并提供分类报表。明细表报表格式由用户定制。

支持工具

CAXA图文档提供的工具包括批量入库、图纸出库、拼图打印、表单定义、报表定义等。

系统运行在局域网环境下；

支持Windows98以上操作系统；

客户端普通PC，128M以上内存；

服务端推荐PC服务器，1G以上内存；

服务端需要安装SQL Server数据库

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一、仓储档案痕迹化管理的重要性

（一）档案痕迹化管理是仓储管理工作的基础。仓储管理工作实际上就是一个过程控制工作，要保证在仓库当中发生的一切行为都受到科学掌控，已达到预期目标。过程控制的方法和依据就要从痕迹化管理的档案中来，因此，档案痕迹化管理是仓储管理工作的基础。

（二）档案痕迹化管理对于仓储管理工作具有一定的经济价值。信息时代信息的综合数据具有一定的经济价值，尤其在仓储行业当中，数据是仓储管理工作的主要输出结果，数据的来源以及走势都对整个仓储事业有着重要价值，甚至有的带有密级，有的具有一定的经济价值。

（三）档案痕迹化管理决定着仓储管理水平。仓储管理工作繁琐但呈现出一定的规律性，掌握其规律并制定相应的痕迹化记录，构成仓储档案痕迹化管理，不仅与仓储管理的动态性相契合，并且有利于提高效率，因此档案痕迹化管理决定着仓储管理水平。

二、仓储档案痕迹化管理的原则

（一）标准化。结合仓储工作实际，按照标准化工作流程建立和管理仓储档案。统一定制或采购不同类型的机关痕迹文档所需要的记录载体如标注卡、统计表、流转袋的格式、材料。通过规章制度、暂行管理办法等形式划定痕迹化记录的时间、范围、具体条目等内容，制度化地制定各?记录的名目，是保证痕迹化管理科学和效率的前提。

（二）时效化。痕迹化管理的重要价值就在于时效性强。只有在各个时间环节做好仓储动态情况的控制，才能保证仓储管理工作有条不紊，也才能在此基础上获取综合信息，对仓储物资做出综合分析，从而对仓储工作作出正确抉择。

（三）精准化。仓储工作繁琐复杂，器具物资的维护、物资装卸过程以及仓库的消防安全系统都离不开检查检录，且必须精确化。唯有精确化，仓储档案痕迹化管理才有意义，否则检查记录只是流于形式，则失去了实质。完善管理体系和明确的岗位职责划分，形成职责分工，将个人岗位职责内容细化；考察工作是否多了、重了；工作是否到位等，使工作思路更加明确，也更加方便平时工作痕迹的完善和保存。

三、仓储档案痕迹化管理方法

关于痕迹化管理的概念，陈舜平先生在《痕迹化管理刍议》一文中指出：“痕迹化管理就是让所有的管理都留下印记，即使是小小的一个环节、步骤都要留有痕迹，以便以后有证可查，还可理解为对管理痕迹的管理，即对于实施管理时所做的记录、图片、电子档案等都需要收集、整理、分类、保存等，以备今后考察。”

（一）采用信息化技术，提高档案信息化管理技术。除了纸质文档，加强电子文档、照片、光盘等多种方式，注重新科技的提升来加强仓储档案痕迹化管理。其一，运用电子文件管理系统的设置、捕获新科技提升文档痕迹化管理技术。其二，运用数字档案室系统的审计跟踪新科技提升仓储档案痕迹化管理技术。运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理。

（二）建立仓储档案痕迹化管理常态化机制。要切实履行仓储档案痕迹化管理，就必须制定相应的规章制度，建立仓储档案痕迹化管理常态化。通过制度管理实现岗位全痕迹信息管理对岗位行为实施全方位的监测、追踪、记录、收集、挖掘、处理全部管理行为痕迹信息，从而减少无形信息的流失，降低信息不对称，进而实现信息对称或接近对称，提高仓储档案痕迹管理效率。

（三）提高档案痕迹化管理人员专业技能。首先，加强专业技能培训。第二，加强宣传教育。最后，通过平时工作中的点滴痕迹、“以小见大”地观察和衡量成员工作的方法、结果和个人的能力，同时加入绩效考评的标准当中，通过各种材料、数据和奖励等平时的痕迹的支持，巩固工作人员个人专业技能的提升。

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关键词 档案管理 自动化 信息仓储 网络存储

在网络环境日益广泛化、复杂化的今天，如何有效地应用信息仓储技术为高校档案管理服务是一个值得研究的课题。信息仓储拥有数字化资源、网络化存取和分布式管理三个基本要素，应该说正好和高校档案管理自动化的要求相吻合。高校档案管理系统自动化的特点是：实现与网络及各种通讯系统的完美联结；存储具有数据安全性、响应速度及扩充性；满足数据的可访问性需求。鉴于篇幅，本文主要谈谈档案管理系统中的信息仓储技术以及相关建设和应用问题。

一、用于高校档案管理系统中的信息仓储技术

信息仓储技术主要涉及到数据网络存储技术和数据仓库等。根据档案管理系统的规模，这里主要介绍数据网络存储技术。依据其出现时间的先后，大致可将数据存储技术的发展分为4个阶段：直接附属存储(DAS)、网络附属存储(NAS)、存储区域网(SAN)和IP存储(IPS)。

1、DAS。20世纪90年代以前，存储产品大多作为服务器的附属设备通过电缆直接连接到各种服务器，这种形式即是DAS。DAS完全以服务器为中心，不带有任何存储操作系统。DAS方式是长期以来大多数服务器采取的方式。主机通过专用接口与存储设备相连接，透过RAID技术将这些单个硬盘，按RAID level组合成更大的硬盘。当主机需要访问存储设备时，主机发出指令给存储设备，存储设备根据指令进行相应操作，将数据返回给主机，或者将主机传输过来的数据写入到磁盘。DAS中存储设备可以是磁盘驱动器，也可以是RAID子系统，或是其他存储设备。

DAS技术的数据安全性差，难以备份/恢复；性能一般，可扩充性差，容量有限；数据被存放在多台不同的服务器上，难于访问，不支持不同操作系统的访问。DAS技术成本低廉，易于安装，但需停止用户现有系统，且难以维护，存储利用率低。

2、NAS。20世纪90年代出现了NAS技术。NAS包括存储部件和集成在一起的简易服务器管理软件。NAS是一种将分布、独立的数据整合为大型、集中化管理的数据中心。NAS通常在一个局域网上占有自己的节点。在这种配置中，一台NAS服务器处理网络上的所有数据，将负载从应用或企业服务器上卸载下来。集成在NAS设备中的定制服务器系统可以将有关存储的功能与应用服务器执行的其他功能分隔开。NAS设备的物理位置灵活，通过物理链路与网络连接。NAS无需应用服务器的干预，允许用户在网络上存取数据。

NAS的特点是，易于备份/恢复；性能高，可扩充性强，即插即用，容量无限制，数据被整合并存放在相同的存储器上，易于访问，支持不同操作系统访问。NAS技术成本低廉，易于安装和维护，存储利用率较高。

3、SAN。SAN是允许在存储设备和处理器（服务器）之间建立直接的高速网络连接，通过这种连接实现只受光纤线路长度限制的集中式存储。SAN可以被看作是存储总路线概念的一个扩展，它使用局域网和广域网中类似的单元，实现存储设备和服务器之间的互联。SAN具有高传输速度、远传输距离和支持数量众多的设备等优点。采用了专用的拓扑结构，不能直接使用通用的IP网络连接各个SAN存储网络。目前，多数供应商的SAN解决方案大多采用光纤通道技术，即FC—SAN。

SAN技术的特点是，易于备份/恢复；性能极高，可扩充性强，即插即用，容量无极限；数据被整合并存放在相同或不同的存储器上，提供统一的用户访问界面，易于访问，但不支持不同操作系统的访问。SAN技术成本昂贵，需要长时间的设计和安装，且难以维护，存储利用率很高。

4、IP存储。IP存储技术就是以高速以太网连接为基础，通过IP协议进行数据交换的存储技术。它将SCSI协议映射到TCP/IP协议上，使得SCSI的命令、数据和状态可以在传统的IP网上传输，其支持数据块形式的I/O访问和共享存储。它采用IFCP和iSCSI协议，由于光纤通道已经包含了SCSI协议，这种方法无需重大技术改造，就能满足协议的要求。

IP技术的特点是，易于备份/恢复；性能高，可扩充性强，即插即用，容量无极限；数据被整合并存放在相同或不同的存储器上，提供统一的用户访问视图，易于访问，支持不同操作系统访问。IP技术成本低廉，易于安装和维护，存储利用率最高。转贴于 

二、基于IP存储的高校档案管理系统建设

在网络存储中，FC—SAN在某些方面具有无可比拟的优势，如性能极高，可扩充性强等，使其能够满足高校档案管理系统大规模数据存储的需要，但光纤通道存在着成本昂贵和互操作性问题，这是一般高校档案管理系统所不能承受的。而NAS技术虽然成本低廉，但却受到带宽消耗的限制，无法完成大容量存储的应用，而且系统难以满足开放性的要求。针对以上技术的缺陷和不足，根据国际上基于IP的存储设备已日渐成熟的情况，业内提出了一种既有NAS和SAN技术的优点，又能克服两者缺点的存储网方案，即基于IP的SAN。它由两部分构成，第一部分是利用IP互连设备构成存储区域网SAN，第二部分是通过SAN中的交换机多路接入局域网LAN回路，形成一种广义的附网存储NAS，存储设备都是商用的NAS设备以及iSCSIi设备，或通过转换桥将SCSI和FC设备转换为IP接口，接入基于IP协议SAN中。它采用最广泛的TCP/IP作为网络协议，既具有NAS易于访问的特点，又有专用的存储网络架构。因此，基于IP的存储网络可以利用以太网技术和设备来构建专用的存储网络，由于使用了以太网设备，其成本大大低于使用光纤交换机的SAN网络，而且保持了SAN的传输速率高且稳定的优点。用户在这一技术中，面对的是非常熟悉的技术内容，即IP协议和以太网，而且各种IP通用设备保证了用户可以具有非常广泛的选择空间。事实上，由于IP存储技术的设计目标，就是充分利用现有设备，使传统的SCSI存储设备和光纤存储设备都可以在IP—SAN中利用起来。随着带有IP标准接口的存储设备的出现，我们可以单纯使用本地IP存储技术，来扩展已有的存储网络，或构建新的存储网络。以千兆甚至万兆以太网为骨干的网络连接，保证了本地IP存储网络。由于采用的是IP协议，与LAN和互联网的连接是无缝的，远程备份十分方便，效率工作很高。基于IP的SAN在性能及功能上都具有突出的优势，是目前高校档案管理系统建设中存储区域方案设计的首选方案。

三、高校档案管理信息仓储系统建设中若干问题分析

推进高校档案管理系统自动化的目的在于开发应用，离开促进应用水平的提高，就脱离了实际。笔者以为，推进高校档案管理系统自动化的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与档案管理自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。总体来说，应该注意以下几点。

1、档案信息仓储建设首先必须提高档案标准化、规范化水平。当前，高校档案管理系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案管理系统自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、档案信息仓储建设要着眼于提高系统的整体水平。根据系统论思想和集成化要求，档案管理系统自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、档案信息仓储建设要有重点地抓好数据库建设。目前档案管理自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

4、档案信息仓储建设必须慎重选定技术路线。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案管理自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行成熟的、适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合学校的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

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第二条本办法适用于粮食部门的国家粮油仓库（包括粮管所、站，国家粮油加工厂、饲料厂等）。其他部门粮油仓储设施的管理，可参照本办法执行。

第三条粮油仓库的仓储设施，是完成国家粮油经营任务最基本和最重要的基础设施之一。建设好、管理好、使用好仓储设施是各级粮食部门和粮油仓库的职责，也是粮油仓储企业管理的基本任务之一。

第四条本办法所称粮油仓库的仓储设施，包括仓库产权区内的土地、货场、晒场、各类仓房、油罐（池）、罩棚等粮油储存设施和专用铁路线、专用码头、库区内外专用道路、围墙、护坡、供电、供暖、给排水、器材库、药品库、消防设施、计算机管理系统以及烘干、维修、清理车间检验、调运、保管、经营业务用房等生产附属设施。这些设施均属国有资产。

粮仓机械的管理，除按《国家粮油仓库仓储机械管理办法》执行外，还必须按本办法的有关规定管理。

第五条本办法所称仓储设施管理，是指各级粮食仓储行政管理和粮油仓库的管理部门，依据国家的有关法律、法规和政策，对其建设、布局、使用、维修保养、转让、改用、占用、报废和拆除等活动所进行的协调、监督、引导、服务以及对计划的审批、控制所进行的管理。

第六条在粮库经营机制向市场经济过渡期间，粮库仓储设施的管理，亦必须按此办法执行。出现问题要及时向商业部报告。

第七条各级粮食行政管理部门和粮油仓库，要将仓储设施的管理纳入部门和单位的工作计划，设专门机构或专职人员开展日常管理工作，定期研究仓储设施管理的重大问题，检查指导仓储设施的管理工作。

第二章仓储设施的建设

第八条粮油仓库网点的布局，应有利于商品经济的发展，促进粮食生产的发展。库址选择必须符合粮源充足、交通便利、粮食流向合理，有利于防汛、防火，有利于经营管理、经济效益好的原则。新建和扩建粮油仓库都要进行充分的经济技术可行性论证，并按有关规定经主管部门审批。

第九条粮油仓库规模的确定应根据所处经济区域，粮食产销发展趋势，在上级主管部门的指导下，制定中长期发展规划，并据此绘制建设规划总平面图，报经上级主管部门批准。库内布局要贯彻一次规划、分期实施原则，一般不能随意更改或变动。如确需修改，亦应上报批准。

第十条粮油仓库新建专用铁路线、专用码头、仓容量250万公斤以上的仓房（包括筒仓）、30万公斤以上的油罐、日处理量10万公斤以上的烘干车间，购置铁路、公路专用车辆、水路专用船只等，须报经省、自治区、直辖市粮食主管部门批准。其他仓储设施的新建和购置的审批权限，由省、自治区、直辖市粮食主管部门自定。

第十一条在仓库建设中，无论新建、扩建或改造，无论资金的来源渠道如何，凡在库内进行的建设项目，都必须符合库区统一规划布局。

第三章仓储设施的使用和维修保养

第十二条粮油仓库要科学、合理使用仓储设施，在保证其完好、安全的前提下，尽量提高利用率。一个仓库的容量利用率，不得低于设计容量的90％。

第十三条粮油仓库的所有仓储设施都要分别建立档案，其档案内容至少应包括下列项目：

（一）项目名称、编号及固定资产财务资料；

（二）建设及投入使用的时间；

（三）库区平面布局、设计图纸及有关资料；

（四）审批文件、建设（制造）单位、验收单位及验收资料；

（五）工程预、决算资料；

（六）实际技术指标、设计技术指标及运行使用状况；

（七）大、中、小修及技术指标的有关资料；

（八）其他有关资料。

仓储设施档案的建立、保管、使用和保存年限等，要按照国家档案管理的有关规定执行。

第十四条粮油仓库要在上级主管部门的组织指导下，根据设计生产能力和技术状况，对各类仓房、油罐（池）、烘干车间等制定科学的使用定额，并严格遵照执行。任何人不得随意降低或提高使用定额，严禁破坏性使用，以保证设施的正常运转。

第十五条定期组织有关技术人员和管理人员，对仓储设施的使用和安全状况进行检查，一般每六个月检查一次。对储粮仓房等主要设施要及时维修、保养，对露天金属结构的设施，要定期进行防锈蚀处理。

第十六条粮油仓库提取的仓储设施折旧资金、更新改造资金、大修理资金等，必须专款专用，不得挪作他用。

第四章仓储设施的转让和改用

第十七条国家粮油仓库的仓储设施，属国家财产，任何单位和个人不得擅自转让、改用和占用。粮油仓库作为国营企业，有使用库内仓储设施的权利，也有维护保养和管好的义务。

第十八条因特殊情况，确需撤销、合并或改用、占用粮油仓库仓储设施的部分或全部时，必须按下列规定办理：

（一）因农业结构调整、交通条件变化等原因需要撤销、占用或合并的库点，必须首先由库点所在地粮食主管部门，提出撤、占、并的报告，经省、自治区、直辖市粮食主管部门批准，并办好有关财务、档案的手续后方可生效。凡撤、占、并1500万公斤以上（含1500万公斤）仓容的库，省、自治区、直辖市粮食主管部门在审批前必须征得商业部的同意。

（二）因国家重点工程建设、城市规划等，需要全部或部分占用粮油仓库区域（包括设施）时，必须首先由占用部门根据上级政府或主管部门的批文提出可行性报告材料，并同意在适当地点补偿占用粮油仓库相应的场地及其储粮设施的条件下，再由库点所在地粮食主管部门提出报告，经省、自治区、直辖市粮食主管部门批准后才能生效。凡占用1500万公斤以上（含1500万公斤）仓容的粮油仓库，省、自治区、直辖市粮食主管部门在审批前必须征得商业部的同意。

（三）粮食部门的粮油加工工业、饲料工业、食品工业、多种经营等的发展，需要建厂时，提倡仓、厂结合，统筹规划，但一般条件下应自行征地建设。因特殊情况需要改用、占用粮油仓库部分场地和仓房时，必须在符合库内总体布局并实行固定资产有偿转让或使用的前提下，由建设单位所在地粮食主管部门提出可行性研究报告，并附上仓储部门的意见，经省、自治区、直辖市粮食主管部门批准后，方可生效。

第十九条在现有粮油仓库中，属于占用市（地）级以上文物保护单位的教堂、寺庙等宗教活动场所，当地政府又要求归还的，省、自治区、直辖市粮食主管部门可以根据有关规定批准部分或全部退还，但地方政府一般应在适当位置补建相应仓容的仓房。

第二十条粮油仓库内已有的粮油加工、食品加工、饲料加工厂，凡财务与仓库脱钩，单独核算的，对加工厂所占用的场地和仓房，既可采用固定资产划转方式，也可采取每年收取土地和仓房使用费的办法，收取的费用主要用于仓储设施的改造和建设。凡财务没有与仓库脱钩，只是作为仓库本身开展多种经营的项目，也必须符合库区总体规划，合理布局，保证仓库安全，并经上级主管部门同意后才能进行。

第二十一条国家粮油仓库仓储设施，在满足本业使用的前提下，企业可对其暂时空闲的设施，开展代储代运业务，收取合理费用，但不得危及库存粮油、仓储设施以及人身安全，不得转让产权。

第五章仓储设施的报废和拆除

第二十二条仓储设施的报废和拆除，一般应同时具备下列条件：

（一）已达到或超过设计使用年限，并提足折旧费；

（二）经技术鉴定确认无修理和使用价值。

因地震、台风、洪涝等自然灾害和设计建造质量等原因，虽未达到报废年限，但经有关部门的技术鉴定，确认无使用和修理价值的，也可视同具备报废条件。

第二十三条对容量250万公斤以上的仓房、30万公斤以上的油罐（池）、日处理量10万公斤以上的烘干机、铁路专用车辆等规模较大设施的报废，必须由省、自治区、直辖市粮食主管部门负责审批，并报商业部备案。其他设施报废的审批权限由省、自治区、直辖市粮食主管部门自定。

篇(6)

【关键词】人事档案管理问题思考

一、人事档案管理工作中存在的问题

1.对人事档案管理的重要性认识不够

人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。

2.管理水平不高，管理手段落后

随着人事制度改革向纵深推进，机构调整，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。

在设备配备上，融办公、阅档、仓库为一间，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。

3.人事档案收集工作缺乏力度

一是收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面，有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

4.人事档案材料制作不规范

近几年来，时常有A4纸规格的材料归档，如《大专院校毕业生登记表》《晋升职称审批表》《先进工作者呈报表》等等，这些材料裁剪非常困难，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。

5.人事档案利用工作水平较低

就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一。

二、对人事档案管理工作的思考

1.提高认识，加强领导，进一步做好人事档案管理工作

单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

篇(7)

一、归档材料不重视、不明确

首先，档案整理作为事业单位的一项工作很多情况下不被重视，特别是一些领导干部对这项工作认识不够，认为档案整理工作就是简单的记录和保管，不具有重要意义，只要不丢失、不泄密，上级检查能混过关就行了，因此导致档案管理工作在事业单位变得异常消极和被动，难以高质量的服务事业单位建设。

其次，事业单位每年会产生大量的文件材料或涉及到工作人员或涉及到单位本身，但并非所有的这些材料都要归档，试想一下，若所有的文件都一丝不落的整理归档，这必将是一项巨大的工程，其中一些无关紧要的材料，就是在浪费人力物力。很多单位尤其在档案管理的鉴定工作流程中材料归档范围把握不准确的问题尤为突出。

二、档案管理工作人员不具备档案管理能力，甚至存在人手不足的问题

通常来讲任何一个事业单位都设有独立的档案管理部门，有相应的档案管理人员，但部分单位的档案管理人员不具备专业水准，缺乏后期培训，对于工作的内容处于一种模糊的状态，并不能完全胜任档案管理工作；甚至有的事业单位只安排一名工作人员来做这项工作，这就使得材料虽然放入档案盒中但无法得到及时的整理归档，可想而知，工作的效果会大打折扣，更不要说对事业单位的整体发展做出贡献了。

三、档案材料制作不符合规定

为了档案保存和阅览的方便，我国对档案中材料的分类、排放次序甚至修整和装订都做出了较为明确的规定，但是，很多事业单位不按照规定来制作档案材料，一方面导致材料本身不美观且受到了不同程度的毁损，另一方面，对工作中查阅材料造成不便。

四、档案存放地太过随意

为了加强对档案的保护，档案应存放在防火、防潮、防盗、防虫蛀的地方，一些事业单位将档案室设在阴暗潮湿的一楼仓库，无防盗窗、无铁门，显然不利于档案的保管，还有一些单位缺乏硬件设备，档案随意堆积，从而造成材料的毁损和灭失。

五、档案的保密性不够重视

我国档案法明确规定，任何人禁止伪造或涂改自己档案中的信息，档案必须做到保密。现实情况却不容乐观，很多事业单位的工作人员可以随意翻看自己档案甚至进行涂改，档案管理工作人员却不予以阻止，毫无保密性可言。

针对以上档案管理中出现的问题，事业单位应当积极找到相应的解决方法并付诸到实际行动中来，作为事业单位档案管理人员，本人建议从以下几点着手：

六、加大对档案管理工作的重视程度

档案管理工作关系到事业单位的每一个工作人员，需要得到大家的重视和配合。特别是单位的领导更应该以身作则，遇到档案管理人员不专业或者不足的情形时，要及时配备；档案管理制度不完善时，要尽快做出调整。

七、加强对管理人员专业性的培养

任何工作都不是一成不变的，档案的整理工作在不断地做着调整，档案的分类，修整，装订格式都会相应做出变化，因此档案管理工作人员需要定期培训以适应工作中的变化。

八、档案材料整理规范化

为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整，主要包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。

九、配置适宜保存档案的专门库房和必要的设施

档案质量的好坏直接依赖于它的保存设施，为了使档案处于一种安全合适的储存环境，就需要做好档案的基础设施建设，建立专门的档案库，使用标准的档案盒，做到防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫。为了使一些电子信息和数据能够完整的保存，还应当配备计算机和相应的技术管理人员。

十、强化档案的保密性

档案管理工作人员在此项工作上应当持严肃认真的态度，做到尽职尽责，杜绝出现随意翻看、涂改档案的情形，对非档案管理工作人员，应当向其做好档案保密的宣传工作，每个人都能做到自觉遵守要求。

结 语