办公档案数字化管理精品(七篇)

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关键词：国有企业档案数字化存在问题解决对策

随着国有企业信息化建设快速发展，作为国有企业信息化建设重要组成部分的档案信息化建设也提上日程，而档案数字化工作是国有企业档案信息化工作的内容之一，开展档案数字化建设是目前国有企业档案部门开展的重要工作之一，是实现档案工作规范化的重要举措，也是档案部门提升服务能力、拓宽服务领域的重要途径之一。笔者从2004年至今一直从事国有企业档案管理工作，在多年的实践工作中发现国有企业档案数字化建设面临着一些不容忽视的具体问题，本文就存在的问题进行分析探讨，并提出一些解决对策。

1.国有企业档案数字化建设面临的主要问题

1.1对档案数字化建设的重视程度不够

档案数字化，一方面可以提升查阅效率，相较于传统的查阅方式，数字化后的档案查阅只需要几分钟甚至更短的时间就可以查阅到档案原文的扫描件。另一方面数字化后的档案可以封闭保存，没有特殊情况不再使用，有利于保护原件。但是在国有企业，档案管理工作没有得到足够重视，档案数字化工作比较滞后，导致国有企业档案室变成无人问津的部门，档案管理人员责任心强的会默默无闻的工作着，责任心不强的档案堆积成山，没人整理，连查找都困难，更谈不上档案信息化、数字化建设了。从根本上说，档案数字化建设与否，建设质量的好坏，建设进度的快慢，与国有企业的重视程度有关。

1.2软硬件配备不足严重制约国有企业档案数字化工作的开展

随着信息化建设飞速发展，国有企业档案管理部门也配备了一些计算机及扫描仪设备，但是这些设备是有使用年限的，由于资金不足等原因，设备更新缓慢，老的计算机与档案管理软件的要求不匹配导致软件运行缓慢甚至无法运行，扫描仪老旧致使扫描图像不清晰，甚至有的还没有专门的档案管理软件。没有好的档案数字化工作所需的软硬件设备，导致国有企业档案数字化工作无法开展或进展缓慢。

1.3档案管理系统与OA办公系统不兼容

目前，各软件公司制作的档案管理软件和OA办公软件种类繁多，国有企业也是根据自己的需要自行购买档案管理软件和OA办公软件，致使档案管理系统与OA办公系统两者不兼容，造成不能依托OA办公系统实现网上录入和查询等，形成的数据也难以转换实现共享。以昆明公交公司为例，昆明公交公司使用的OA办公系统是电子政务网上的政府信息公开系统，而档案管理系统是珠海泰坦软件公司开发的档案综合管理系统，两者是不能兼容的，政务网上的收发文要归档，只能从政务网上下载下来，然后一条条的录入档案管理系统中，形成的电子文件也只能一条条对应的导入档案软件中，费时费力，工作效率低下。

1.4档案管理人员素质不高、配备不足

档案管理人员素质的高低决定着国有企业档案管理水平的高低，随着办公自动化的普及，对档案管理人员也提出了新的要求，档案管理人员除了会传统的手工整理档案外，还会利用现代化的手段对档案进行管理。但是在国有企业，档案管理人员素质高低不一，为了节约编制，一般使用秘书兼管档案管理工作，专职人员少，档案工作大多停留在手工管理阶段，不利于档案数字化工作的开展。

1.5缺乏技术指导

档案数字化工作是一项技术含量、操作规范度很高的工作，档案数字化工作也正处在摸索和尝试阶段。在国有企业档案数字化工程中，档案管理人员对扫描技术、扫描流程、扫描方式、色彩模式、扫描分辨率、存储格式、扫描过程控制等掌握不够，缺乏技术指导。

1.6安全问题突出

国有企业档案数字化建设的安全问题主要有三个方面，一是缺乏安全保管电子档案的设施，如光盘、移动硬盘、防磁柜等。二是数字化过程中的安全问题，由于纸质档案数量庞大，纸质档案在从库房拿出来数字化的过程中，难免出现纸质档案丢失情况。三是网络安全没有保障，安全措施不到位，其他部门的电脑还连着外网等。

1.7档案数字化制度欠缺

2005年国家档案局的《纸质档案数字化技术规范》是纸质档案数字化的标准，各省市也出台相关标准，为纸质档案数字化工作提供了相关的技术指导，由于各国有企业纸质档案的种类不尽相同，国有企业没有根据自身情况制定档案数字化标准，完全参照国家统一的标准和省市标准进行纸质档案的数字化工作，致使在档案数字化过程中，没有制度可依，无章可循。

1.8有些档案数字化工作重复

随着信息技术的发展，政府也在推行电子政务，实现网上收文发文，推进无纸化办公工作，使信息可以迅速、准确地到达相关部门，从而极大的降低社会成本，提高文件传阅速度。但在很多国有企业，由于各方面的原因，并没有真正实现无纸化办公，政务网的文件还是习惯下载后打印出来给领导批阅后存档，这一部分打印出来的政务网文件存档后就不可避免出现再数字化的现象，造成重复和浪费。

2.解决对策

国有企业档案数字化建设是一项长期而艰巨的任务，笔者认为应着力采取的对策主要有：

2.1加强对档案数字化工作的领导

国有企业档案数字化建设的最终目的在于提高国有企业效率，提高领导决策和管理水平，国有企业应该把档案的数字化建设纳入领导议事日程，把档案的数字化建设纳入国有企业信息化建设当中，作为国有企业信息化建设的一项重要内容来建设，明确主管领导和档案管理人员在档案数字化建设方面的责任，在物力人力财力方面给予支持，有了领导的支持，档案的数字化工作便能顺利的开展。

2.2增拨专项资金，配足软硬件设施

为使档案数字化工作能够顺利开展，国有企业应该把数字化工作所需的经费列入国有企业各项经费预算中，增加拨付档案数字化建设专项资金，重新为档案室配足计算机、扫描仪、防磁柜、光盘、移动硬盘、档案管理软件等设备，并根据需要进行更新换代和最新优化升级，使之完全符合档案数字化工作的需要，档案部门要多与领导沟通协商，争取支持，以保证档案数字化建设顺利进行。

2.3建设统一管理平台，实现档案管理系统与OA办公系统的无缝对接

随着办公自动化的普及，电子档案数量不断激增，建设统一管理平台，实现档案管理系统与OA办公系统的无缝对接至关重要，国有企业要真正实现文档一体化，做到从文件到档案的转变不需要数据的转换与迁移，同时也提高档案工作的效率。这就要求国有企业要加大资金投入，档案部门要加强与软件制作部门的沟通协调，使OA办公系统和档案管理系统具备符合档案管理要求的功能，实现档案系统与OA办公系统的无缝对接。

2.4加强人才队伍建设

人才队伍建设是档案数字化工作顺利开展的先决条件，必须加强档案数字化工作人才队伍建设。一是人员保障，档案数字化工作量大，必须有足够的人员才能完成，如有外包能力可以请专业机构完成，没有外包能力的可以挖掘内部潜力，从其他部门借调一些人员过来帮忙完成，并配备一名计算机专业人才负责网络、数据库的管理及相关业务工作。二是档案管理人员要加强学习，根据档案发展需要不断提升专业技能，学会利用计算机网络和多媒体技术对档案信息进行存储、检索和开发利用，积极参加档案知识培训班，自觉学习档案数字化各项规章制度，读透研透其中的内容并应用到实际操作中，保障档案数字化工作的有效开展。

2.5加强与档案部门联系

积极到省市档案局参观学习数字化建设方面的经验，请专家亲自过来开展档案数字化建设的业务指导，传授档案数字化方面的专业知识，及时掌握数字化工作的方法，参观其他成功单位的档案数字化情况，获得旁人已经取得的经验和教训，从而少走弯路，提高工作效率。

2.6加强档案数字化的安全管理

档案先进的管理手段带来工作效率的提高，同时也对档案安全管理提出了更高的要求，可以从以下几个方面加强档案的安全管理。一是加大资金投入，购买存储设备如光盘、移动硬盘、防磁柜等，确保档案保管安全。二是加强档案数字化流程的监控，制定明确的责任制度，杜绝数字化过程中档案丢失的现象发生。三是引进计算机网络安全管理人员，制定档案安全管理制度，按时进行备份，定期开展档案安全保密检查工作，发现隐患及时整改，发生责任事故严肃处理，与档案管理软件联网的电脑不能同时连着外网，所有的电脑实行专管专用，实行密码登陆，做好防火墙等安全设置，并随时更新病毒库。

2.7完善档案数字化工作制度

制定规范，明确标准，这是保证扫描质量的重要步骤，国有企业档案在进行数字化工作之前，应根据国有企业的实际情况，制定和完善档案数字化工作制度，包括整理标准规范、图像扫描技术规范、责任制度、安全保密制度等，并使档案数字化责任具体到了岗位和人，严格质量控制，明确工作流程，明确扫描方式、色彩模式、扫描分辨率、存储格式、扫描过程控制等，在制度上保证了档案数字化工作向更高质量、更加规范化、科学化的方向发展。还可以实行激励制度，对档案数字化工作比较先进的档案部门进行激励，以物质激励和精神激励相结合，调动档案管理人员的积极性、主动性和创造性。

2.8实现信息资源的共享，避免重复数字化

在国有企业的信息化建设中，国有企业可以利用内部局域网，把不的档案通过局域网向内部开放，实现内部信息资源联网，无纸办公，减少纸张，OA系统中形成的电子文件可以通过与档案系统的无缝对接系统实现转换，避免出现了在OA系统中形成的电子文件打印后再数字化的现象，造成重复和浪费。同时要做好保密工作，要对外必要信息时，应做到科学地把握保密和利用的关系，做好信息安全保密，同时要积极开展服务，变被动服务为主动服务。

档案数字化建设是一项长期而艰巨的任务，开展国有企业档案数字化工作，重在坚持，要将档案数字化建设纳入国有企业信息化建设中，积极探索出最适合自身的数字化建设道路。

参考文献：

[1]杨公之.档案信息化建设实务[M].中国档案出版社

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【关键词】机关事业单位；档案管理；数字化管理

档案是任何单位或组织不可或缺的资源，档案内部信息资源还有助于促进单位和组织的发展。在日常工作中，事业单位一定要重视和加强档案的管理，并且为单位内部的工作提供有效的信息资源。但是，传统意义上的档案管理已不能适应现代社会的发展，所以事业单位必须加强数字化档案管理，有效解决档案管理存在的问题，使其得以发展和完善。

一、机关事业单位实施数字化档案管理的必要性

（一）提高档案利用率。因为传统的档案一般都是在档案馆和档案室储存，保管，而且这些档案绝大多数是纸制的，这将导致使用不便。而数字档案管理的运用可以将搜索档案变得更准确，便捷，而且数字档案管理的实现，还可以大大消除空间和时间的界限，促进档案利用率大大提高。

（二）提高办公效益。机关事业单位数字化管理档案可以实现及时归档档案资料，并且可以尽快得以利用。如组织部门的人事档案管理机构，因为有比较多的对象需要管理，管理对象的流动性也很强，这就需要借助计算机网络来作为管理媒介，这样不仅能准确地反映当期的现状，而且查询数字化资料也会更加快速和容易。由于档案信息的高速流动，档案库的角色便由保管实体的基地变为信息控制中心，办公效率大大提高。

（三）提高经济效益。社会经济的快速发展使得滞后的办公方式和数量庞大的信息形成尖锐的矛盾，过去一直采取的是粗放的档案管理模式，也就是指增加办公费用和办公人员是解决这类问题的唯一手段，这就在很大范围上增加了单位的管理成本。现代化档案管理有效使过去的纸质载体档案转换成机读档案，不仅节省空间，有效节约了档案保管的费用，而且使文件的查阅更加方便快捷，还防止了因反复印制资料产生的纸张浪费和人员浪费，由此提高经济效益。

二、新形势下机关事业单位档案数字化管理所具备的条件

（一）网络技术体系得到初步发展。上世纪90年代以来，我国已建立了中国互联网、中国教育网、中国金桥网和中国科技网并且都和国际互联网接轨。我国的建设单位，90年已经有很多开始使用计算机，到了2000年计算机已经广泛被使用。实施无纸化办公，并进行了局域网的建设。中国通信技术的飞速发展以及计算机网络的迅速崛起，为事业单位档案管理进行数字化建设提供了难得的条件。

（二）技术保障程度提高。目前，IT行业市场上所提供的业务办公软件可以说应有尽有，软件开发数目多达上千款，并且都具有多种有价值的应用程序，如集成、编目、检索、文件归档等，为事业单位数字化建设奠定了基础。

（三）人才队伍规模扩大。随着IT 行业的迅速崛起，计算机时代莅临，特别是在基于网络应用技术的更新、升级和发展，其技术扩张的作用已扩展到事业单位组织领域，逐渐在以往档案管理模式方面不断冲击。进而有了档案管理的数字化信息建设的需求。这就要求档案管理人员熟练掌握收集、分类、检索、编目、统计和其他操作。在实践中，具备理论知识、实践应用技能的人才规模也在逐渐壮大。因此，唯一的要求就是可以适应未来档案管理技术的升级，从而使机构档案管理更加高效和集约化。

三、新形势下如何强化机关事业单位档案数字化管理

（一） 树立数字化管理意识。机关事业单位档案管理人员应尽快的树立数字档案管理意识，不停地汲取新知识和新技能，改变档案管理传统的理念，放弃滞后的档案管理模式，创新档案管理的手段，同时要始终追随时代的脚步并更新自身的相关知识体系结构，进而以较强的专业能力和良好的素质，高效地完成数字化档案的工作。

（二）实现文书和归档的数字化。文书工作是机关事业单位的一个非常基本的工作，文书管理和文档执行的质量往往直接影响到档案工作的整体效果。因此，为了更好地适应机关事业单位当前的工作需要，各单位便很难避免处理大量的电子文件，且通过网络进行文档处理。所以，机关事业单位应让工作人员输入需要的稿件，然后通过审核、发出、 修改、盖章、分发和归档这一过程，以节约保存文档和归档的处理时间，尽可能的减轻档案管理工作负荷强度和工作量。

（三）确保档案信息的安全。网络档案信息和重要的文件数据的使用安全应必须确保，这样其实用的价值才不能被影响及破坏，再次促进数字化档案模式的建造。因此，事业单位档案管理数字化一定要立足于实际，在数字存档管理工作中安装实用的抗病毒软件、严格限制防护墙访问权限并及时设置维护、电脑要定期更新抗病毒软件和更新数据库，尤其做好重要文件、重要档案的数据备份，以避免事故造成无法挽回的损失。

（四）制定数字化档案管理的体制。根据机关事业单位数字档案管理工作的特点，建立起符合自身办公和管理的档案管理体制。因此，这就要求单位能够确保档案使用制度、工作制度、网络档案使用安全机制以及档案保密机制做到相互联系，浑然一体。然后就可以实现文件集成档案一体化建设。总的来说，侧重于信息安全的的数字档案管理，只有信息资源安全是可以保证的，我们才可以发挥系统软硬件的重要作用，为办公实现效率化，避免丢失数据、恶意篡改、非法访问入侵等，以真正确保信息安全。

四、小结

总而言之，在发展的新时期、新时代的背景下，所有机关事业单位都应当从发自身的实际情况出发，最大限度的满足如今信息时代的发展需求，将强化档案数字化和档案信息化定位永恒的主题，彻底从传统档案的高负荷工作中走出来，充分提高档案的价值与功能，大力促进档案信息职能转化和信息采集、管理的实现，有效促进机关事业单位档案数字化管理水平进一步提升。

参考文献：

[1]朱艳颖.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理 [J].当代经济，2011，17（6）：52-53.

[2]李坤.当前事业单位档案的数字化管理 [J].科技致富向导，2012，10（20）：85-86.

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关键词：企业；数字化；档案管理

企业档案数字化管理是伴随科学技术的进步和档案的需求及利用的增多而产生的，因此档案管理的数字化是历史发展的必然要求。但在实践过程中，企业数字化档案管理工作也存在一些问题亟待解决。

1 企业数字化档案管理实践过程中出现的问题

1.1 硬件设备建设不足

一个企业要开展好档案数字化管理工作，首先要有先进的硬件设备。然而由于受到条件的制约，许多企业的硬件设备多数还停留在低水平上，例如有的企业没有及时对微机进行更新换代，使用的仍然是PI系列的老微机。甚至有的企业因为经费紧张，连对实施数字化档案管理最重要的部件――扫描仪都没有配备，根本达不到数字化档案管理的要求。还有的企业网络建设落后，机房建设、网络设备以及安全设施存在着诸多问题，这些也阻碍了企业档案管理工作与数字化建设同步发展，影响和阻碍了企业数字化档案管理前进的步伐和建设的进程。我国企业数字化档案管理实践中存在的硬件设备不足的问题不能一一例举，但硬件设备总体不足却是不争的事实。

1.2 企业档案管理系统与自动化办公系统之间无法实现无缝对接

目前，企业档案部门使用的软件是专门开发的、具有很强的专业性的档案管理软件，而以网路技术和计算机为基础的办公自动化系统，则大多是由上级主管部门和本单位自行设计的软件，这就导致了企业的档案管理系统和自动化办公系统无法实现无缝对接。企业的档案管理系统和自动办公系统的设计单位不同，也就意味着这两套软件之间缺乏适当的统一管理规范，要实现无缝对接可能性不大，而且，档案管理系统和自动化办公系统的兼容性也较差。

2 企业数字化档案管理工作中的相应对策

2.1 加强基础设施建设，强化人员素质建设

针对我国企业数字化档案管理实践过程中出现的硬件设备不足的问题，要从两个方面入手。首先是加强基础设施建设，对于滞后的、不能满足数字化要求的机器设备要及时更换，对于实现数字化的重要部件要尽快着手添置，对于存在问题的硬件设备可采取维修与更换并举的措施，尽可能在达到数字化要求的基础上降低预算。其次是强化人员素质建设，包括强化人员的意识和能力。从强化意识方面来说，一个是与时俱进的意识，一个是创新的意识。从强化能力来说，企业拥有了先进的硬件设备，还需要懂得操作、善于充分运用资源的人才，否则基础设施建设就是浪费资源。一般来说，企业可以通过培训或直接招聘懂得操作的人才来充实自身的人力资源库。

2.2 抓好数字化档案管理工作的重点环节

数字化档案管理在带来极大便利的同时也存在着一些问题和困难，一旦处理不好，电子文件极有可能遭受损失，例如上述提到的档案管理系统和自动化办公系统之间无法实现无缝对接就是处理不当的后果。因此，在实施档案数字化管理过程中，要抓好重点环节，具体包括书面化、全面化、同步化、专业化和财务化等环节。具体来说，档案工作需要各部门的密切配合，包括文件的形成、收集、整理、审核、归档、移交，每个过程都是各方通力合作的成果，因此做好档案的书面工作至关重要；数字化档案管理具有丰富的内涵，不仅包括项目的传统资料本身，还要延伸到项目的质检报告、批文、竣工验收文件等，这些都要通过扫描等形式进行数字化处理；保存电子档案时，也要保存相应的纸质档案，实行“双套制”；在分送过程中，一份资料在涉及部门的分送是同步进行的，反应变化也是同时发生的，并将这种“同步化”精神落实到后期的资料收集和归档；为了实现“专业化”，要设立专职的档案员，通过专业分工促进档案员对相关专业知识的进一步掌握，提高工作效率。

2.3 采用现代化档案管理手段

数字化档案管理需要现代化的档案管理手段，包括数字虚拟化档案管理手段、高微缩的数字化管理、信息化的档案管理以及网络化的模式、智能化程度的加深以及多元化的管理、档案管理的市场化和信息化。网络可以通过虚拟化的信息进行信息处理储存，并通过互联网获取更多资源，在扩大档案资源的同时方便使用者查询。高微缩的数字化管理一方面可以有效解决纸质文件量大、照片或图片褪色等缺陷，并通过检索功能，提供快速广泛的查阅服务，融合了多媒体的特性，图文并茂、声响并存，扩大了信息量。随着网络和计算机技术的进步，密码技术、语音识别和指纹识别等技术的应用得到发展和加强，文件管理的安全系数也大大提高，并在语音识别技术的基础上实现归类存档的自动化，提高了工作效率。档案管理实现市场化，可以实现档案的“共存共享”，档案的开发利用和档案事业的健康发展。

3 结语

随着科学技术的进步，档案管理的数字化是发展的必然趋势。每一位档案工作者要有紧迫感，树立创新意识，努力学习和掌握现代科技知识，提高自身能力，全面提高企业的数字化档案管理水平。

[参考文献]

[1]王国英.试论如何实现档案管理的数字化[J].企业技术开发（学术版），2010，29（12）.

[2]葛艳梅，汪喜刚.开展档案数字化建设的实践与思考[J].兰台内外，2010（1）.

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关键词：档案 数字化 管理

所谓“数字化”档案管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。

一、“数字化”是档案管理工作的必由之路。

档案数字化是信息时代的必然要求。档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。办公自动化要求档案管理数字化，信息化建设始终保持以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极吸引新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，无纸化办公已成普及之势，正是由于计算机的广泛使用，因而形成了大量的数字档案信息，同时也为档案的数字化管理提供了可能。此外，档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性， 社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的推一手段，致使成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、“数字化”档案管理的主要障碍。

（一）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。

（二）办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档达成困难。据了解，目前很多单位都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录人造成了一定的困难。

（三）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。

（四）数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由干没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。

三、“数字化”档案管理采取的措施。

（一）加强对档案工作者的培养与培训。一是彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用。二是加强档案工作者对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。三是强化档案工作者训练，加强培训，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。

（二）正确处理传统与现代化的关系。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。

（三）加大档案现代化管理的投入。应投入大量的精力关心和支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进设备；积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入工作计划，列入考核范围；各级领导，尤其是主管档案工作的领导，每年要定期听取档案工作汇报，了解档案工作现况，提出要求、下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题；领导要重视和加强本系统内的交流与合作，以先进带动后进，发挥优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长补短，共同提高；宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上实现管理内涵和技术手段的创新。

参考文献：

[1] 葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（1）.

[3] 彭容.档案信息化建设的几点思考[J].档案学通讯，2004.（1）.

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关键词：档案 数字化建设 实施

档案作为重要的信息资源，它存储大量的知识和信息，目前信息的种类和形式在不断变化，传统档案管理模式已不能满足信息时代快速发展的形式，档案管理数字化建设的重要性正日益凸显出来，近年来，随着改革开放的不断深化，企业规模和社会影响持续扩大，企业业务的不断扩展，积累了相当数量的纸质档案，数量庞大的纸质档案，在开发利用服务上已不能为企业提供高效率地服务，必须将这些纸质档案进行整理、整编，进行数字化处理，挂接到现有的档案管理软件中，通过先进的信息化手段予以开发利用。只有对档案进行数字化处理，档案的信息资源才能得到更多的开发利用。通过二次开发利用档案信息资源，为企业各项工作提供便捷有效服务。档案数字化不仅提高档案管理的工作效率，降低管理成本，提高管理质量，而且为档案管理可持续性发展奠定基础。通过对开展档案数字化项目的实施，将档案管理的价值、创造能力不断增强，资源配置、过程管理能力不断提升，经营管理精益化、标准化水平显著提高。

一、档案数字化是数字档案建设最基础的工作

档案数字化是企业档案管理最基本的组成部分。档案管理又是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。档案是信息的重要载体，具有查考利用价值的。归档集中保存起来的文件材料是宝贵的信息资源和历史记录，管好用好档案，对企业资源开发起着至关重要的作用。尤其是近年来，随着改革开放的不断深化，企业规模的壮大和业务的不断扩展，积累了相当数量的资质档案，随着企业改革发展的需求，传统的办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益突出。因此，建立高效的信息传递、收集、整理、分析体系，利用现代化的办公手段管理档案势在必行。办公自动化的实施以及协同办公系统中档案管理模块的开发、测试、运行、上线的陆续开展，档案数字化项目也被提到议事日程。企业档案信息化，是把档案收集、整理、归档、利用及统计等全过程与企业文件处理系统整合在一起，通过接口技术把文件处理系统与档案管理系统数据实现实时归档的。档案信息的数字化极大地增加了档案资源的存储。档案信息资源得到更多的开发利用。档案信息的数字化是实现信息化的前提，档案信息化的目的是实现档案的网络管理，为企业生产、经营和管理提供更高效的服务。档案管理建设是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极配合与参与，制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。构建一体化信息平台，加强档案信息化管理，建立新型档案管理模式，实现档案综合数据信息的充分共享和高效利用。

二、实施档案数字化建设，促进企业标准化提升

通过对开展档案数字化项目的实施，将档案管理的价值、创造能力不断增强，资源配置、过程管理能力不断提升，经营管理精益化、标准化水平显著提高。档案管理属于复杂的劳动范畴，内容包括收集、整理、鉴定、利用等多方面的工作，因此，需要所有档案管理人员及时调整和改进工作内容和方法，依法健全各项管理制度，制定统一标准的规范体系。企业档案工作管理机制逐步建立，基本达到了组织、人员、制度、措施的四到位，形成了企业档案工作“层层有人抓、事事有人管”的网络管理机制。

随着档案信息资源的开发和档案工作的深入，数字化建设项目的实施，实现了档案的价值的利用充分，激活了各方面要素，给整个档案工作带来活力，促进企业档案管理工作再上新台阶。实现了档案的网络化管理，进一步使档案管理工作在组织管理、档案信息化建设、开发利用等方面逐步得到提升，有效地推动了企业档案管理工作全面发展，促进企业标准化提升。

档案数字化项目的实施，极大地增加了资料的存储量，拓宽了档案的可利用途径，实现为档案的利用提供了快捷的服务。同时为企业的管理、科研开发、生产经营等提供快捷的档案信息资源。切实推动档案管理的标准化、规范化、信息化。企业档案信息化是大势所趋，是企业档案工作的发展方向。

三、档案数字化的实施强化了档案信息服务功能

近年来，在现代企业制度改革过程中，档案工作者始终把推进档案管理科学化、制度化、现代化进程作为一项重点工作常抓不懈。形成了合理、有效的档案管理网络。根据企业发展环境的变化，积极探索解决企业遇到的管理难题。从实际出发，主动适应周边环境的变化，在知识管理、档案管理、档案产业化等方面进行了大胆实践，强化管理、创新服务机制，档案管理规范有序，档案服务利用成效明显。我局档案室配备了足够的档案用房和档案专用计算机、扫描仪等设施设备，能够积极开展档案编研工作。档案管理作为办公自动化子系统，实现了0A办公自动化，建立了文书档案、科技档案、声像档案、会计档案等内容的档案工作网页，推进了我局信息资源共享过程。同时，对各种门类、载体的档案编制了案卷目录、全引目录、归档文件目录、电子档案目录等检索工具。档案工作信息化，为企业提供高效率地服务，逐步走上了文档一体化管理。通过办公自动化系统（OA），实现电子公文网络实时归档，通过办公自动化这个平台提供文书档案全文浏览。

档案数字化项目的实施、数字化扫描文件挂接完成，基本实现档案全文检索。档案网络全文检索，大大地满足了利用者的需求，从根本上解决了档案信息网络共享，提高了档案服务水平。为档案的利用提供了快捷的服务，同时为企业的管理、科研开发、生产经营等提供快捷的档案信息资源。切实推动档案管理的标准化、规范化、信息化。

总之，随着档案工作的发展，企业还需努力提高全员的档案意识、以保证档案文件形成的完整准确和系统。建立高效的信息传递、收集、整理分析体系，实现信息传递网路化进一步完善档案信息系统管理，实现档案信息资源共享，通过最大限度地挖掘档案资源，实现档案价值的最大化。通过对档案数字化的实施，使档案的价值和作用最大限度地发挥出来。

结束语：综上所述，档案数字化的建设与实施，将档案管理的价值创造能力不断增强，资源配置、过程管理能力不断提升、经营管理精益化水平显著提高。但是随着企业高速发展和体制改革的深入，形成大量的电子文件和生产资料，归档数量逐年提高，档案利用日趋频繁，档案数字化任务紧迫，档案部门必须与时俱进，增强各方面的搜集，提高利用服务的实效性，只有这样档案数字化管理工作才能适应社会和时展的需要，才能跟好地为企业经营决策服务。

参考文献：

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1.1档案数字化的概述

数字化就是指运用计算机信息处理技术实现信息的传输功能的一种综合性技术。它能将声信号、电信号、光信号和磁信号等转换成数字信号，还能通过将语音、图像、文字等信息用数字编码的形式进行快速的传输和处理。档案数字化技术主要是通过一些技术手段，将传统模式的文件和经过保存的电子档案整合为一个信息库。数字化技术应用数字化的形式进行储存，应用网络化的形式进行传输，应用计算机系统进行有效的管理，然后利用各种管理软件进行整合，最终实现档案服务方式的多样性和档案资源的共享。

1.2档案数字化建设内容

档案数字化建设的内容：（1）、根据数字化的对象可以将档案内容分为两个方面：一是原有传统的档案通过扫描、加工和处理将原有纸质档案进行数字化的转变；二是将已经完成的电子文档进行归为档案和存储，使文档完整齐全、具有真实性。（2）、从数字化的程度可以将内容分为两个层次，分别是档案目录信息和档案全文信息数字化。（3）、从数字化的过程来看，首先可以通过计算机技术完成数字化档案的归类整理，然后通过存储设备对档案进行储存保管，最后由计算机网络技术完成数字化档案的查阅。

2、 档案数字化建设的必要性

2.1档案数字化建设是信息时代的发展要求

随着科技的进步以及信息时代的飞速发展。人们的生活、学习、以及工作都在这信息化浪潮中发生着巨大改变。办公自动化水平的提升使无纸化办公成为了必然，为适应时代的发展需求，档案管理从传统的管理模式走向了信息化管理的发展道路。数字化建设比传统的管理模式更加迅速和准确。

2.2档案数字化建设是社会发展的需要

档案所包含的原始凭证是最真实可靠的记载，是国家信息资源的重要组成部分，具有很大的经济价值。当今的人们已经越来越开始关注获取档案信息的便捷性和时效性了。与传统档案载体相比较，数字化档案的获取更加方便快捷，而且不会损坏到原文件。所以顺应社会发展的实际需要，应该尽快改变传统的管理模式，加快档案数字化建设的步伐，准确及时的为各个领域提供便利，实现档案信息资源的共享。

2.3档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势

档案数字化建设之所以会成为档案管理的必然，是由于传统的管理和数字化管理存在着几点显著的差别。传统的纸质档案载体成本高、容量有限，而且一旦遭到破话，将难以得到恢复。而数字化档案载体成本低、容量大，数字档案可以通过备份避免档案受到损害。再加上纸质档案工作繁琐、浪费时间和精力，而数字档案只需通过计算机就可以很方便的在很短的时间检索到所需的内容。最重要的差别是数字化档案可以满足人们在建筑设计和科研等方面的多维需求，这是传统模式不能相比的。

2.4档案数字化建设是开发和利用档案信息资源的基础

如果能将档案的数字化工作做的出色，就能实现档案信息资源的合理开发。开发档案信息资源的目的是为国家更好的服务，达到社会资源共享的效果。档案数字化建设之所以说是开发和利用信息资源的基础，是因为数字化建设可以克服地域的限制，实现大规模档案信息资源的服务和使用，确保档案信息资源的准确、时效性。因此，应该加快档案的数字化建设，使档案信息资源得到最大限度的开发和利用，为社会主义现代化的建设事业服务。

3、我国档案数字化建设的现状与发展方向

3.1档案数字化建设的现状

当今，我国的地方各级档案部门已经应用信息技术将历史档案进行数字化处理，建立了全文数据库以提高档案管理的现代化水平。至今，档案数字化工作处于刚刚起步的阶段，数字化建设行业的研究也才刚刚开始。由于办公自动化和网络信息化等技术的应用，在很多发展水平较高的沿海地区如上海、浙江等的地方政府都加快了档案管理。目前，我国很多省市都提出了规划建设数字档案馆，深圳数字档案馆已在第二期工程的建设之中，青岛市已成为了试点城市之一，上海、浙江等地区也计划开展数字档案馆的建设。

3.2档案数字化建设的发展方向与趋势

由于档案部门独立完成数字化工作的效率较低，因此部分档案馆设想与社会的力量结合起来实行数字化业务外包。这样可以节省时间和人力，还能保证档案的品质与效果。目前，档案数字化的业务外包还处于探索的阶段，但已成为了档案数字化建设的发展方向和趋势。

3.2.1档案数字化业务外包的内容

数字化业务外包是档案数字化行业的一种新型的管理方式。其内容包括建立可靠数据库、对档案资源进行整理，建设档案信息网站并加以维护，设计档案管理软件并开发等内容。充分利用最好的专业化的资源，减少实际成本、增加实际收入、提高自我竞争意识。

3.2.2实施档案数字化外包的策略

（1）先选择一个可靠的档案数字化外包公司。根据自己的需求加上专家的意见对外包商的各方面能力进行评估与审核，选择一个好的服务商。具体说来，要对外包商的专业实力进行审查，看其是否有相关的资质证明。对外包商的能力进行审核，通过拥有的技术设备和开发的软件是否满足要求来进行判断。对外包商的经验和信誉进行审查，通过在近几年里所完成的项目判定其在配置管理、项目控制等方面的能力及水平，然后选择合适的外包商。

（2）对数字化业务外包的管理制度应当加强。档案数字化业务外包的管理具有两点要求。其一，要制定合理的外包合同。合同必须明确双方的责任和义务，指明赔偿的责任与解决争端的方式，指出服务范围、允许对操作和技术等方面进行改革，合同的签订时间以三年为佳，不能过长。其二，对外包服务商的服务进行管理，档案部门应设立一个监管组织，定期对其进行监督并对其进展进行汇报、对受到服务的客户进行调查、与竞争对手的服务水平相比较、对各项成果进行严格审查等，发现问题及时解决。

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1.档案数字化建设的必要性

1.1档案数字化建设是信息时代的发展要求

随着科技的进步以及信息时代的飞速发展。人们的生活、学习、以及工作都在这信息化浪潮中发生着巨大改变。办公自动化水平的提升使无纸化办公成为了必然，为适应时代的发展需求，档案管理从传统的管理模式走向了信息化管理的发展道路。数字化建设比传统的管理模式更加迅速和准确。

1.2档案数字化建设是社会发展的需要

档案所包含的原始凭证是最真实可靠的记载，是国家信息资源的重要组成部分，具有很大的经济价值。当今的人们已经越来越开始关注获取档案信息的便捷性和时效性了。与传统档案载体相比较，数字化档案的获取更加方便快捷，而且不会损坏到原文件。所以顺应社会发展的实际需要，应该尽快改变传统的管理模式，加快档案数字化建设的步伐，准确及时的为各个领域提供便利，实现档案信息资源的共享。

1.3档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势

档案数字化建设之所以会成为档案管理的必然，是由于传统的管理和数字化管理存在着几点显著的差别。传统的纸质档案载体成本高、容量有限，而且一旦遭到破话，将难以得到恢复。而数字化档案载体成本低、容量大，数字档案可以通过备份避免档案受到损害。再加上纸质档案工作繁琐、浪费时间和精力，而数字档案只需通过计算机就可以很方便的在很短的时间检索到所需的内容。最重要的差别是数字化档案可以满足人们在建筑设计和科研等方面的多维需求，这是传统模式不能相比的。

1.4档案数字化建设是开发和利用档案信息资源的基础

如果能将档案的数字化工作做的出色，就能实现档案信息资源的合理开发。开发档案信息资源的目的是为国家更好的服务，达到社会资源共享的效果。档案数字化建设之所以说是开发和利用信息资源的基础，是因为数字化建设可以克服地域的限制，实现大规模档案信息资源的服务和使用，确保档案信息资源的准确、时效性。因此，应该加快档案的数字化建设，使档案信息资源得到最大限度的开发和利用，为社会主义现代化的建设事业服务。

2.提高档案数字化管理的对策

2.1建设系统工程，实现信息共亨

档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案管理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各大型机关、企业日常工作中，每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采取双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传，达到资源共享的目的。

2.2提供科学技术保障措施

在技术上进行不断改进和创新，技术创新要多样化，譬如信息加密技术，数字签名技术，防火墙技术，操作系统安全内核技术，入侵检测技术和长期可存取技术等。只有技术的不断进步与不断更新才能促进档案数字化建设的安全性，提供科学有效的技术保障，促进档案数字化管理的顺利进行。

2.3实现数字档案统一管理

针对档案数字化建设中的问题，要保障电子档案的真实性与完整性，需要从管理的角度出发。主要包括对管理体系的加强、提升体系标准化、增强研究体系的支撑体系等。在管理制度上，也要从不同方面来完善。譬如，要改善人员安全管理制度，加强文档管理，健全系统运行环境安全管理制度等。在建立档案数字化建设标准体系时，必须依据国家确定的国家信息化相关规定来制定，同时还要与行业和地方的相关政策、办法相结合，使之形成严密的体系，从而使整个数字化建设标准统一，步调一致，有利于部门之间、单位之间、系统之间，乃至整个城市、国家和国际之间的互通互联。

2.4完善纸质档案规范处理

由于之前的档案馆存储的文件等信息主要是纸质文件、图纸、照片和录像带等。所以，现在大部分档案工作者首要的任务就是将这些档案资源从各种不同的载体全部都转化为数字档案资源，从而实现网上数字信息的传递。首先，对提供利用率高的档案信息，优先进行数字化，将档案信息的案卷级目录、文件级目录、摘要、提纲、重要数据等数字化。然后，利用相应的设备，分阶段依据不同的载体，采取不同的方式，着手实施必要的数字化处理。只有通过数字化的转换，才可使大量的馆藏的固定化的信息被激活，使信息管理技术得到发展，从而适应新世纪中高速高效的网络环境。

2.5加强数据系统设施建设

数据库建设已成为信息资源开发的重要手段之一，其建设在数字化信息资源管理中有着举足轻重的地位。基础设施的优化，需要配备适应数字档案信息发展所需的软硬件。档案部门应根据实际情况、配备适应档案数字化工作需要的办公设备，保证能够满足档案资料从输入、存储、管理到利用的数字化管理全过程的需要，努力实现网络、应用、技术和产业的良性互动，促进网络融合，实现资源优化配置和信息资源共享，充分利用数据库技术对档案信息资源进行合理的组织与加工。同时，还要配置先进、适用和可靠的数据库管理系统软件，从而提高档案信息的有序性、完整性、可读性以及安全性，此外，数据库技术与网络技术的完美融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，提高了开发效率。

2.6建立档案安全保障体系

随着科技的发展，社会上网络犯罪的手段也愈加高端，如今网络违法犯罪等问题日渐突出，譬如，计算机病毒、网络攻击、垃圾邮件、系统漏洞、网络窃密和虚假有害信息等问题层出不穷。要利用杀毒工具、访问级别控制、防火墙、加密技术和病毒防护技术等全面堵截，防止网络文件被非法破坏。在加强软硬件以及网络安全维护的同时，也不能忽略自然因素对管理工作造成的影响。要采取有效措施，积极预防应对地震、火灾、冰雪和洪涝等突发自然灾害对重要档案造成的破坏，避免造成难以估量的损失。数字档案的存放如果能存放在不同的地方，这样会大大降低损失率。数字档案在保管条件上要求高，在选择存放地点时要多角度、全方位地考察，将档案的安全风险系数降到最低，确保数字档案的安全管理。