档案管理的原则精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案管理的原则范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

一、 现代企业档案管理的概述

在过去传统的企业档案管理工作中的主要核心是行政部门的管理，这种管理较为单一化和扁平化，而现代企业制度吓得企业档案管理则更为全面和立体，这种管理制度将多个部门多个管理进行结合，其工作核心由从前单一的行政档案管理专项以资产为桥梁的企业资产档案管理。同时，随着时代的发展，信息量呈爆炸式增长，这对于企业管理来说是一项巨大的挑战，因此现代企业档案管理更多的需要应用科学的管理知识和更高效的技术进行复杂海量信息的管理，这也是区别于传统企业档案管理的特点之一。

二、 现代企业档案管理的四大原则

（一）真实性原则

企业档案管理的作用之一就是为企业的发展提供可参考信息，在当下激烈的商业竞争下，一个企业能否做出正确合适的决策取决于现代企业档案管理能否为企业提供正确无误的真实信息。因此，确保信息的真实性是现代企业档案管理的原则之一，在企业进行档案管理的过程中，务必要将信息进行过滤筛选，核实其来源的可靠性与真实性。

（二）系统性原则

要保证档案管理工作的高效性，现代企业档案管理就必须保证其组织架构完整且完善，这也就是系统化原则的体现。这种系统化原则能够使得现代企业档案管理工作更加高效、清晰和规范提高企业查找、读取和保存信息的效率，从而提高企业运作效率。

（三）全面性原则

在市场经济的全新格局之下，现代企业所需要处理和管理的信息范围极为广阔，当下互联网技术日益发达，互联网逐渐接入到商业社会之中，这让企业的贸易范围也实现了前所未有的扩张，在这种大环境下，企业面临着信息范围广泛、信息成分复杂的严峻挑战，这使得企业档案管理不再仅仅局限于过去单纯的档案收集和整理，其要对各种各样的信息进行全方位的收集和管理。

（四）有效性原则

现代企业的档案管理中一定要遵循信息有效性原则，这种有效性通常被分为两种，信息的时间有效性和价值有效性。互联网时代下，信息通常都具有极高的时效性，许多信息都是通过互联网进行实时，因此对于现代企业档案管理而言，在信息采集和信息管理上务必保证时间有效性，这样才能高效进行贸易。第二个则是价值有效性，在互联网时代的海量信息下，存在大量的无效信息需要在档案管理工作中进行有效的排除。

三、 现代企业档案管理工作中存在的问题

（一）现代企业对于企业档案管理工作的重视程度不高

由于企业档案管理工作并不能够为企业直接生成经济效益，许多现代企业对于企业档案管理的重视程度并不高，认为在企业管理中，这项工作的存在必要性不大。这种问题的产生归根结底是企业对于现代企业档案管理的认识不够清晰和深刻，不明确这项工作的职责所在及其重要性。

（二）企业档案管理的工作理念和工作方式落后于时代

许多企业在档案管理工作上缺乏与时俱进的工作理念和工作方式，当下，我国已经步入互联网时代，过去传统的企业档案管理制度早已落伍，不再适用于当下复杂且海量的信息处理及采集，并且多数档案管理人员身兼数职，并不能够全身心地投入到档案管理工作中，随着人事调动，其所管理的档案也将发生变动。除此之外，许多企业在当下社会仍旧采用落后的纸质档案管理，这种档案管理对于如今的海量信息而言效率极低，对企业档案管理造成极大的不便。由于当下许多企业对企业档案管理工作的不重视，导致企业档案管理工作缺乏一定的安全保障。

四、 现代企业档案管理工作的相应对策

（一）加强企业对于档案管理工作的重视程度

企业需更加重视现代企业档案管理制度，完善整个档案管理系统，建立有效的工作机构，加强企业内部对于该项工作的认知和学习，明确其职能和重要性，是企业内部从上到下充分意识到企业档案管理对于企业发展的重大意义，通过这样的手段促使企业完善企业档案管理的制度，提高企业档案管理的工作效率。

（二）加强对于相关人员的专业训练

企业需要加强对于档案管理人员的专业训练，定期举行档案管理相关的基础知识培训以提升相关工作人员的专业素养，使其明确自身职责所在，掌握现代企业档案管理的知识和技能，相关人员务必专职专岗，保证其工作效率。对于企业的老职工，因主要以企业档案管理的技术转化为主，例如：对他们进行相关的计算机培训，使其掌握现代所需的计算机档案管理技能。而对于新入职的管理人员，则首先需要对他们进行最基础的企业档案管理知识的培训，使其明确其中的专业性理论知识，可以采用一帮一的模式，让具有工作经验的老职员带新职员，形成互帮互助的模式和学习风气，全方面提升企业档案管理人员的专业素养。

（三）采用现代化信息化的办公技术，提升工作理念

随着时代的不断发展，企业档案管理的工作理念和工作方式也需要与时俱进，过去对于企业档案管理单一的认识已经落伍，档案管理部门需要具备与时代同步的工作理念，采用先进的信息化办公方法，将容易腐朽丢失且浪费资源和空间的纸质档案管理转化为高效便捷的计算机档案管理，加强对档案管理人员的计算机培训，运用科学的手段工作，提高档案管理的效率。

（四）加强企业档案管理的安全性

企业档案管理对于企业发展的重要性不言而喻，因此必须保证企业档案管理的安全性，才能保证企业安全有效地运作。企业应当建立相应的保密制度，对相关工作人员进行制度上的约束，以保证其不会在工作过程中将企业档案和信息外泄，一旦发现泄密者，务必严加查办，并给予严厉处分，以保证企业档案的安全性。同时，随着互联网的发展，网络信息安全也成为了人们的焦点，企业应当积极普及互联网安全知识，让员工了解和意识到网络安全隐患的严重性，加大IT部门对于网络安全工作的工作力度，保证企业档案的安全性。

篇(2)

经济的发展带动了科技的发展，加快了事业单位的行政改革，事业单位为了更好的生存下去，为了更好的发展下去，应该建立一个比较民主、比较科学的体制。事业单位的高效运行与档案的科学有效管理有着十分密切的联系。所以事业单位应该高度重视档案管理的创新。为了便于事业单位的评价，各个单位应该使自身的档案制度更加科学更加规范，进而提高档案管理的效率。

1.档案管理现状

我国事业单位的档案管理现状不容乐观，在很大程度上阻碍了事业单位的发展，而且影响了事业单位在社会和经济中起的作用。

1.1不平衡的重视程度

我国事业单位对档案管理的重视度不高，不同的机构对档案管理的重视程度不同，严重的时候，有些事业单位完全忽视了事业单位的档案管理，不能保证档案归档的时间、需要的资金、人力、财力，而且不能起到很好的监督作用。目前来说，有些事业单位逐步将档案管理作为本单位的工作计划，而且安排了相应的人员去付诸实施，然而在实际工作中，档案管理的机制还是存在很多问题的。

1.2较差的保管条件

由于档案管理刚刚引起相关部门的重视，所以很多单位很难满足事业单位管理体制统一、规范、整齐的要求。有的事业单位的档案管理成了摆放任何东西的储存室，而且档案管理的基础设施不完善，档案柜的编码比较凌乱。总的来看，事业单位的档案管理基础设施存在很大的漏洞，严重损坏了部分档案。

1.3薄弱的业务素质

为了更好的胜任档案管理的相关工作，管理人员应该有较高的素质，才能完成这项技术性和政策性较强的工作。很多事业单位的档案管理人员多是从其他部门调过来的，一般担任好几个职务，太多的工作使得他们迫于应付档案的管理工作，对于档案管理工作的稳定性和持续性起到了一定的阻碍作用。档案管理人员的素质比较低，对于事业单位的档案管理十分的不利。档案管理水平的高低与文件归档的水平、文件的分类、文件的保管期限有着十分密切的联系，较低的素质，使得档案管理不能及时交底和不能按时归档的现象时有发生。很多档案管理人员没有责任性，应付档案管理的工作，这种随意应付的现象使得档案管理受到了很大的阻碍。

2.档案管理的创新

2.1健全制度

事业单位的档案管理制度应该有所完善，所以在建立时应该遵循相应的原则。首先，档案管理的相关制度的建立应该遵循科学性和合理性的原则，建立的制度应该从自身单位的实际情况出发，满足自身单位的档案管理特点，进而更好的进行本单位的档案管理的相关工作。第二，事业单位档案管理制度应该秉承实用简明的原则，管理制度的建立应该将可操作性作为最终的目标，进而使得档案管理制度能够更好的发挥其规范和指导性的作用。其次，档案管理制度的建立应该能够约束员工也能够约束领导，这种双向的约束性可以较好的发挥档案管理制度的管理性，事业单位中领导起着引导和榜样的作用，可以促进档案制度的实施。最后，档案管理制度的建立中应该将严肃性作为原则。为了更好的执行档案管理制度，在档案管理的执行中应该将其权威性作为制度的最重要的原则，在制度的施行过程中，应该做到奖罚分明。

2.2加强组织领导

各级行政事业单位要提高对档案管理工作的重视程度，将其纳入议事日程，首先要建立档案管理工作的领导机构，定期对档案管理工作进行检查和指导、督促；其次要结合本单位档案管理工作实际，建立起档案管理达标升级考核机制，对档案工作实行定性、定量考核，可按照分级分类指导的原则，通过等级升降来实施动态管理；同时应参考国家档案建设的有关标准，建立和完善质量管理体系。各单位可结合本单位具体情况，研究制定本单位档案各项工作的质量评价标准，并积极组织实施，从而推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2.3开展现代化和信息化建设，提高人事档案利用效率

实现档案管理现代化，是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先，各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存；其三，要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。

2.4增强档案人员综合素质

在知识经济时代，档案人员素质状况决定了档案工作水平高低。因此，构建一支稳定的档案人员队伍，不断提高专业水平与管理能力，已成为当前事业单位档案管理工作的必经之路。

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关键词：高校；财务会计；档案管理；内控制度

当前，国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定，高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容，在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用，成为了高校内部控制的重要防控对象。但是，从实际的高校财务会计档案管理的现状来看，内控现状不容乐观，这就要求高校要引起高度重视，要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。

一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性

高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料，包括各种图表形式、文字形式的资料，能够有效反映高校的经济业务事项。1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性。内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用，财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制，财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动，全面覆盖了各类经济活动的全过程，无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账，记录都非常详细，并且档案具有严肃性和真实性，不能篡改。因此，会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则。高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则，行政事业单位响应国家财务部门的号召，注重内部控制，在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此，在具体的内部控制实施过程中，要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时，要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料，这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下，高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式，例如，在当前信息技术不断发展的背景下，高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变，财务会计档案的记载方式也更加先进和科学，这就体现了内部控制的适应性原则。3.内部控制方法指导高校财务会计档案管理。内部控制方法中对财务会计控制做出了明确的规定，指出行政事业单位要建立完善的财务管理制度，建设会计机构，不断提升相关工作人员的业务水平和工作技能，落实会计人员的岗位责任制度，并对会计的基础工作做出规范，重视会计档案管理工作，并对会计凭证处理、财务会计报告处理以及会计账簿处理程序做出了明确的规定。高校财务会计档案管理本身就是内部控制的一种重要途径和方法，这就要求档案管理要确保质量，保障所有的会计资料都是准确和客观的，这样才能真正落实高校的内部控制。因此，高校内部控制的方法对高校的财务会计档案管理有重要的指导作用，能够为高校的财务会计档案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、当前高校财务会计档案管理内控存在的不足

1.没有正确认识到高校财务会计档案管理的功能。高校的财务部门在高校中具有非常重要的地位，可以说高校所有重要功能的体现都离不开财务部门，无论是科学研究还是人才培养过程中，财务部门都发挥着非常重要的服务作用，是高校的核心部门之一。但是，从实际的情况来看，大部分的高校财务人员都将工作重点放在和财务相关的工作上，包括财务预算、核算和决算等，但是却没有充分认识到档案管理的重要性，对会计档案的认知程度不够，这样就导致在财务会计档案管理过程中投入的精力和时间比较少，没有对会计档案进行有效的管理，领导层和相关的档案管理人员的档案管理意识比较薄弱，这和高校的内部控制建设的要求不相符合。2.高校会计档案管理系统有待升级。近年来，随着我国高等教育的普及化，导致很多高校都在不断扩招，学生数量越来越多，高校的各种经济活动也越来越多样化。所以，会计档案的资源信息也在日渐增多。当前，高校的会计档案管理系统主要是针对以纸质为载体的档案信息和数据进行管理，随着信息技术的不断发展和进步，这种落后的会计档案管理系统凸显出很多的问题和不足，无法对海量的数据存储进行处理。近年来，内部控制规范建设也在不断进步，财务核算系统也正朝着电子化建设的方向发展，由于信息技术的介入，导致档案信息的储存介质也变得更加多样化，而当前高校使用的会计档案管理系统和其他部门的信息化管理系统还很难实现兼容，存在着信息孤岛和兼容性的问题。不仅如此，高校会计档案管理系统在电子存储方面还具有一定的提升空间，在对纸质会计档案进行存档时虽然比较稳定，但是，对于纸质会计档案的利用和查询具有较大的难度。内部控制规范建设工作需要查询大量的账目，当前的高校会计档案管理系统还很难实现，这就要求要采用电子查询系统，发挥电子查询系统的功能和优势来快速检索大量账目，同时还可以调取打印已经成像的原始凭据，并且对于电子档案还能够进行加密，能够确保电子档案的真实性和可靠性，这就要求会计档案管理系统要及时升级。3.高校会计档案管理缺乏健全的制度。当前，大部分的高校会计档案管理都归于独立的档案管理部门，但是，由于会计档案管理对管理人员的专业性要求比较高，所以档案部门对会计档案的管理只是流于形式，真正来对会计档案进行管理的还是财务人员。财务人员对会计档案进行管理时，一般是以我国的会计档案管理法来开展工作，高校自行制定的会计档案管理的制度比较少，这就导致了高校会计档案管理缺乏健全的制度的情况。高校的财务工作具有特殊性，并非是纯粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的会计档案管理在实际的工作中，不知道是按照行政会计来执行还是按照企业会计来执行，陷入了两难的境地。由于高校财务档案管理的特殊性，导致高校对会计档案的存档内容以及档案的保存标准都做出了独立的规定，而很多高校并没有结合自身发展的具体情况，来制定健全的财务会计档案管理的制度，最终导致了会计档案管理出现各种问题。4.高校会计档案管理人员的管理水平有待提升。高校会计档案管理对管理人员的专业化水平要求比较高，但是，从实际的情况来看，部分高校财务部门并没有专业的会计档案管理人员，并且也只有极少数的高校在财务部门设置了独立的档案管理科室，和其他的业务科室相比，会计档案管理受到的重视不够，缺乏专业的会计档案管理人员，很多都是勤工助学的人员或者是其他部门的人员来兼职，导致会计档案管理的专业化水平比较低。近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理也朝着数字化的方向发展，这就对会计档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于会计档案管理人员的专业化水平比较低，导致会计档案的信息化建设和数字化管理难以实现，不符合内部控制建设的要求。

三、高校财务会计档案管理的内控制度建设

1.重视会计档案管理的内控建设。高校要对会计档案管理的内控建设给予高度重视，深刻认识到内部控制贯彻在会计档案管理全过程的重要性和必要性，重视预算管理，并在预算管理的过程中做好各项经费预算，结合高校往年的情况以及当年的工作计划和活动计划来做好预算。在分配经费预算时，一定要将会计档案管理中的各项必要的支出都充分考虑进去，对于系统维护、设备添置以及平台建设等各项工作都要做好充足的预算，确保基本建设有充足的经费，建立经费内部控制的有效机制。制定会计控制内控的规范，并建立健全的会计档案管理制度，以制度为导向，让各项档案管理的相关业务都能够有章可循。高校可以结合最新的会计档案管理办法来制定会计档案管理制度和办法，同时，也要结合高校的实际情况来进行调整，详细规定会计档案的入册、登记、保管和交接等一系列的工作，形成系统、规范工作流程，通过有效的会计档案管理机制来促进会计档案管理工作的科学性和有效性。2.会计档案管理实现专人专管。高校会计档案管理的专业性比较强，因此，应该由专门的人员来进行专业管理。高校要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中，可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作，然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据，将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档，归档也应该由专业的人员来进行专管，各个环节的专业管理人员要做好交接工作，交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中，一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作，对于会计档案的管理要制定岗位责任制，对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果，可以建立考核机制，通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识，从而高质完成对应的工作。3.做好会计档案管理的组织建设。高校会计档案管理的内部建设离不开好的组织建设，在会计档案管理的过程中，如果管理的层级比较多，那么将会导致管理的力量分散，会严重影响管理的效果。当前，高校会计档案在管理过程中，档案职能在业务科室，在管理过程以及传达指令时要经过科室来进行转达，这样就导致了会计档案管理的执行力比较分散。内部控制制度具有制衡性的特点，要按照制衡性的原则来进行管理，而会计档案的管理当前功能不独立，没有形成平等的关系，这样业务科室容易对会计档案管理职能造成一定的影响，使得会计经济活动等的相关数据和信息很难客观记录下来，影响了会计档案的真实性和可靠性。针对这种情况，就要求高校会计档案要独立设置科室，由会计管理部门直接领导，会计档案管理功能科室应该和预决算功能科室、会计核算功能科室、收费功能科室以及资金管理功能科室等形成平等的关系，相互之间能够平等制衡。4.以内部控制原则来规范会计档案管理。在高校的会计档案管理过程中，一定要严格按照内部控制的原则来对会计档案的管理进行规范，尤其是要针对会计档案保管和查阅做好规范。高校要建立专门的会计档案管理科室，并选择2～3人来做好会计档案管理的专职工作，会计档案保存和查询有专门的人员负责，建立台账，会计档案的查阅都要做好登记备案，建立对应的台账和查阅制度流程，想要查账要先提交申请，经过财务管理部门的人员签字之后才能查账，并且只能在档案室查账和拍照，以此来确保会计档案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要经过内部授权审批才能执行，会计管理相关的负责人同样需要签字，并且要约定好归还的时间，使用完之后一定要及时归还。会计档案管理人员要对相关的会计档案进行定期的清点和整理。5.升级会计档案管理系统，提升管理人员专业素质。要做好会计档案管理的内部控制，升级会计档案管理系统和提升管理人员的专业素质是基础。因此，会计档案管理部门要对档案管理系统进行升级，使其和财务核算的平台能够相适应，将数字存储技术、数字成像技术、信息化录入技术以及电子扫描技术等都及时应用到会计档案的管理过程中，以此来强化内部控制的效果和效率。利用计算机技术来完善存储设施，不仅要对传统的纸质档案进行存档，同时还应该利用扫描仪扫描原始单据，并进行存档，这样在档案查阅时就更加便捷，只要通过凭证号就能够快速、准确、便捷地将需要的档案调取出来。通过电子档案备份能够延长档案的保存期限。另外，还应该提升会计档案管理人员的专业素质，加强信息化建设，对档案管理岗位的会计人员进行计算机信息化培训和会计电算化培训，不断提升会计档案管理人员的综合素养。

四、结语

当前，高校财务部门面临着新的挑战，在内部控制制度的背景下，财务部门要加强对会计档案的管理工作，将其当成核心的业务，并引入内部控制规范建设来强化会计档案管理工作，让会计档案的管理效率和质量得到显著提升，以此来适应当前社会的需求和环境变化。

参考文献：

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关键词：电力企业；文书档案管理；坚持原则

作者简介：赵文辉（1969-），女，辽宁大连人，国网辽宁省电力有限公司大连培训中心办公室，馆员。（辽宁 大连 116023）

中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）27-0176-02

文书档案，即作为原始记录保存起来以备查考的公文。它具有三个特征：一是它的形成者是党和国家的各级机关及社会团体、企事业单位，也包括以个人名义出现而代表一定组织的负责人；二是它产生于公务活动，是公务活动实践的结晶，具有参考性、凭证性、信息存储性；三是它是由文件转化而来，这种转化是有条件的，必须是办理完毕的文件，对日后工作有一定的参考价值，按一定规律集中存放而形成文件的组合。

文书档案管理是企业管理这条生命线中的重要组成部分。电力企业中的文书档案一般归属于企业党政“两办”（党委办公室、行政办公室，或称综合办公室）管理。本文围绕电力企业文书档案管理必须坚持的原则进行了阐述。

一、坚持文书档案管理的保密化原则

文书档案如同科技档案、人事档案、财务档案，其中的一部分具有秘密的属性。根据国家有关规定，文书的秘密程度可分为：绝密文件——是指内容涉及国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文；机密文件——是指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；秘密文件——是指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文；内部文件——是指内容虽不涉及秘密，但不宜公开或不必对社会公开，只限在国内某系统、某单位内部使用的公文。

电力企业文书档案的秘密级别也可依据以上规定划分，但绝密文件、机密文件极少，只是秘密文件或大量的内部文件。电力企业把自身的安全稳定当做生存发展的前提，所以电力企业文书档案管理必须从维护企业的根本利益出发，从维护职工队伍的稳定局面出发，坚持保密化原则。由于现代科技的发展，现代通信、办公自动化设备的普及，使泄密渠道增多，高新技术被广泛运用于窃密活动，保密及防范工作无论从形式到内容都面临着许多挑战。为此，文书档案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必须以现代意识和创新姿态，把更多的精力用在防范工作上，也就是追踪科技发展的步伐，不断更新保密手段，增强技术防范能力和检查能力。

坚持文书档案管理保密化原则，要采取被实践证明行之有效的保密管理措施，将保密责任制落实到人。机要秘书和文书档案管理人员是最主要的人员，党政“两办”或综合办公室作为保密工作的主要负责部门，这些人员和部门要进一步增强责任意识、大局意识，以促进企业发展为己任，力争做到保密工作不出现任何纰漏。

但是在坚持文书档案管理保密化原则的同时，也要正确处理好保密工作与企业中心工作的关系。文书档案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文书档案管理保密化绝不等同于封闭化。在严格划分保密等级，做好保密工作的同时，要尽量公开文书档案的范围，该放开的一定放开，坚决破除文书档案管理的神秘化色彩。

二、坚持文书档案管理的标准化原则

文书档案固然是文书，但是并不是所有的文书都是文书档案，只能说文书是文书档案的基础和来源。文书档案管理是档案管理的分支，必须采用一整套的科学管理方法。文书档案管理要坚持标准化原则，或者说文书档案工作要实行标准化的管理方式。电力企业尽管有其独特性，但是在文书档案管理上却不能独出心裁，另搞一套。既要遵循《中华人民共和国档案法》，又要遵循上级主管部门指定的各种文书档案管理制度，或大或小，都要不折不扣地严格执行。即在文书档案管理的实际工作中，对文书档案的管理原则、方法、质量、概念、设施等，都要实施统一的标准，以求得协调统一的最佳的程序与效益。

文书档案标准化的内容很多，可以说包罗万象，其中主要内容包括：专业名词术语标准、代号代码标准、著录标准、标引语言标准、库房建设标准、制成材料标准以及文书档案的收集、整理、鉴定、统计等标准。如：文书来源的标准名称，可分为对外文件（简称发文，是指本单位向外单位包括上级部门发出的文件）、收来文件（简称收文，是指外单位包括上级部门送至的文件）、内部文件（是指限于本单位内部制定、运行和使用的文件）。按文书的行文关系和行文方向的标准名称，可分为上行文（是指下级单位向隶属的上级单位报送的行文）、平行文（是指同级或者不相隶属的单位之间的行文）、下行文（是指上级领导单位对所属的下级单位的行文）。再如：文书归档的标准是在企业工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文件、图表、照片、录音、录像光盘等）必须立卷归档，归档的文书必须准确反映企业工作的真实历史面貌，归档文书必须进行立卷管理，符合立卷的原则和要求。具体而言，供电企业职代会工作报告、党委工作总结、党委及总经理办公会议纪要、企业的重要命令、决定、通报等，均符合归档要求，理所当然地列为文书档案。

文书档案管理坚持标准化原则，便于应用现代科学技术，提高管理质量和利用价值。

三、坚持文书档案管理的信息化原则

文书按物质载体大致可分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件、电子文件四种。其中，纸质文件是指用纸张印刷、书写的文件。感光介质文件是指以感光胶片、相纸等感光材料为物质载体的文件。如照片文件、影片文件、微缩胶片文件、显微胶片文件等。磁介质文件是指以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件、磁光盘文件等。电子文件是指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件。

在一个相当长的历史阶段，文书档案中几乎全是纸质文件，充其量有少许感光介质文件。而当今是一个信息化高度发达的时代，信息网络已经铺天盖地。由于信息网络具有信息量大、覆盖面广、传播速度快、使用方便、相对独立等优势，综合了报刊、广播、电视、图书、录音录像等媒介的所有优点，而文书档案中的四种物质载体都可以运行于信息化网络中，如其中的纸质文件经过扫描，就可以形成用之不衰的电子文件。特别是在电力企业中盛行无纸化办公，大量公文可以通过上网公布、审阅、批复等。文书档案的信息化潮流势不可挡，越来越广泛地运用于文书档案管理中。

档案信息化管理减轻了档案管理人员的负担，而且可以在网络上完成检索查询，也给使用者提供了方便。但是也应该清醒地认识到，由于纸质文件具有保存寿命长的优点，具有原始性、真实性、权威性以及法律地位不可替代性的特点，它在文书档案中的主导地位是不可动摇的。

为此，坚持文书档案信息化的出发点是要坚持管理现代化，也就是文书档案工作技术现代化，其主要标志是文书档案工作网络化，具体应用于档案的接收、编目、借阅、统计等工作。另外，可采用信息化网络，增强与现代化技术相配套的文书档案科学管理方法和组织手段。如纸质文件易磨损，当前许多电力企业将纸质文件全部拷贝后建成电子文件，不仅满足了使用者的需要，而且使纸质文件得以有效保护。

四、坚持文书档案管理的最大化利用原则

具体而言，企业文书有五个作用：一是指导作用。文书是上级单位对下级单位进行领导与指导的一种工具。上级单位通过指示、决定、通知、会议纪要等公文，对下级单位的工作进行具体的指导与领导。这些公文一经发出，下级单位必须执行。离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。即使公文办理完毕，仍有借鉴作用。二是规范作用。企业通过公文的法律、法令、法规、规章制度一经制定和生效，必须坚决执行。它们不仅是企业员工的行为准则，也是企业员工进行各项工作、开展各项活动的具体依据。三是沟通作用。上下级或平级单位是通过公文进行联系、协调的。通过公文能及时处理具体问题，获得相关信息。因此，公文在保证各单位正常而又有秩序地开展工作方面起着不容低估的作用。四是宣传、教育作用。公文在传达某一方针政策，或针对现实生活中普遍存在的问题或认识偏差，通过启发诱导，使员工明白确立什么立场，坚持什么原则，应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。五是凭证和依据作用。各种公文反映了制发单位的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证，具有法定的效力。受文单位则以此作为处理工作、解决问题的依据。

文书通过收集、选择、整理而转化为文书档案。企业文书档案的作用尽管不完全等同于文书的作用，但是绝不能小瞧了这些“昨日黄花”。文书档案是企业公务活动的查考凭据，是企业管理的必要因素，是生产经营的重要依据，是企业重大活动的反映材料，是宣传教育职工真实生动的素材，也是企业管理者与领导者依法决策的参谋。文书档案管理的落脚点，就是充分发挥文书档案的作用，使之最大化利用。另外，即使是制定现行文书，文书档案也有着重要的借鉴作用，可使之保持连续性、可行性、一贯性。

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关键词：档案管理；私营企业；经济效益

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）07-0183-03

私营企业和国营企业是国家经济的重要组成部分，国营企业的档案采取集中统一管理的模式，具体表述为：在企业内设置档案室或是档案中心，有相应的机构领导将所有档案放入档案室，统一管理和调配促进国营企业的工作顺利开展。国营企业的档案受到上级机构的监督和审查，使得国营企业的档案管理有序化、透明化。但私营企业因为并不受上级机构的监督和审查，私营企业主并没有引起足够的重视，使得私营企业的档案管理出现了混乱状态，私营企业的档案管理中存在“死档”“弃档”的现象。由于电子档案的出现，一些私营企业开始利用电子档案对企业进行管理，但如何合理利用电子档案，如何开发电子档案的利用价值，如何使电子档案和纸质档案更好地结合，依旧是一个需要解决的问题。

一、私营企业档案管理与经济效益之间的关系

1.科学的私营企业档案管理能够促进经济效益的提高。首先，需要明确什么是企业档案这个概念。企业档案是指借助文字、表格、数据、报告、论文等形式记录企业的过去和现在生产、经营、管理等方面的成果。企业档案不仅是对过去和现在企业发展的总结，更主要的是通过档案企业可以安排生产，总结经验促进企业的发展。企业档案作为企业的重要知识产权，在发挥企业的发展和预测企业的发展动力等方面，发挥着不可替代的作用。现有的企业档案的类型分为人事档案、科技档案和会计档案等类型[1]。私营企业的发展中企业档案通过对社会和企业的相关方面，对各类信息进行再加工，解释企业出现的问题，进而对企业进行合理规划，促进企业的长远发展。其中，企业档案中的人事档案是指在某一时期，企业所任免的员工的基本信息、职位、履历劳动合同、绩效考核、人员调动以及员工所具有的能力的信息。人事档案是一个无形的资产，可以很清楚地搜索员工的信息，并且能够形成具体职位的员工应该具有怎样的素质。为员工的升迁提供重要的参考项目，能够做到真正的任人唯贤。人力资本的正确使用能够促进企业人力资本的开发，评估企业的发展潜力。科技档案是指企业在发展时记录企业科技人员的科技成果和智慧。在科技档案的记录中，企业的科技成果和智慧代表着企业的创新和创造能力，宣示了企业的发展动力。一个企业的科技档案越丰富，证明企业人员的积极性和创造力得到了很大程度的开发，提高企业的发展水平。会计档案是指企业在一个时期收支情况的明细。一个企业是盈利还是亏空，在会计档案中能够很清楚地显示。会计档案是一个企业档案的重要组成部分，代表了企业生存和发展的结果。会计档案中含有企业的保密信息，在档案管理中药明确档案的性质和档案的重要性。只有合理的档案管理，才能促进企业工作的更新和发展，促进企业发展的正规化和品牌化。

2.客观的私营企业档案管理，能够评估企业的发展动力。私营企业的档案的管理不仅包括企业档案的管理，而且还包括档案的保存。只有合理地保存，才能开展下一步的管理。企业的档案管理要做到不能有“死档”“弃档”，所有档案的资料齐全，才能进行档案的管理。在企业的人事管理档案方面，通过对员工的评估和员工的晋升能够很容易地判断员工的发展潜力，人力资本的开发能够更好地促进企业的发展动力。当然，对员工等人力资本的评估要做到公正客观。一个企业的发展潜力除了人力资本外，还需要财力和物力的支持。人、财、物的充分开发，才能评估到企业的发展动力。会计档案和科技档案有着不可替代的作用，会计档案能够为私营企业理清企业的财务，为企业正常的运转提供保障；科技档案是一个企业人力资本得到最大程度的开发的依据能够为企业和员工个人的发展提供更多的无形资产。对各个方面档案的评估能够评估私营企业的发展潜力。但现存的私营企业的档案存在流动性大、规范性不足等问题，所以私营企业需要建立一个统一的档案管理规范。

3.规范的私营企业的档案管理能够有理有据地解决纠纷。在法治社会中，在企业界有经济往来的私营企业免不了会发生经济纠纷。对待经济纠纷，最好的方式是能够达成某种经济利益的一致，如果达不成一致的意见，只能寻求法律途径解决。在寻求法律途径时，要想打赢官司，必须有相应的证据，证明企业在整个经济往来中的合法地位。在经济纠纷中，规范合理的企业管理为解决纠纷提供相当有分量的证据。如果一个企业陷入到经济纠纷中，却没有足够的材料证明自己的合法地位，对整个企业来说会是致命的打击。此外，在私营企业的内部，合伙人或是员工之间也会存在利益的纠纷，档案的合理管理，为解决这些利益纠纷提供了依据。在处理纠纷时，应秉承公正公开的原则。规范的私营企业的档案管理在档案的采集、档案的保存、档案的管理、档案的提取等方面都有明确的规定，在各个环节都做到了公正和客观的原则，能够促进档案管理的正常发展。如果在档案管理的某个方面出现了遗漏或是出现了纰漏，在整个档案的发展方面都是不利的。如果做不到在档案的管理方面正规，企业所面临将是重大的困难。无论哪个层面的纠纷，都无法正常的处理。纠纷无法正常处理，就会出现影响企业正常发展的现象。

二、私营企业档案管理的原则

1.灵活性原则。私营企业档案管理存在管理意识淡薄、内容单一、手段落后、灵活性较差等问题。档案的管理是为了服务于私营企业的正常运转，而不是为了保存档案而保存档案的问题。在档案的体制和规章制度上，要体现灵活性原则。特别是在规章制度的建立时，要把握哪些问题是可以视情况而定，不需要大领导的审批的，哪些是必须经过大领导的审批后才能调动档案的。如果所有涉及到企业档案的都属于保密工作，势必会使具体的操作更加烦琐。足够重视档案的管理是为了促进档案的公正公平，同时档案也需要有公开的信息，例如某一个员工升职是因为员工的履v和他的能力，这些都是可以公开的，这样的公开效果能够促进企业的人员的积极性。在档案管理方面，灵活不只是一个词，要具体落实到行动中。在规章制度上体现灵活，在审查方面体现灵活等等，各方面都体现灵活，才能将灵活的原则贯彻到实际中。同时，灵活性原则也使私营企业的规章制度能够有序可循，整理断层的档案和管理陈旧的企业档案。

2.方便实用原则。在档案的管理模式上存在着集中统一管理模式、分散式管理模式和协作式管理模式。在具体选择某一管理模式时，要根据企业的具体发展情况具体选择。分散式管理模式是在各个部门进行档案的储存和保管；集中管理模式是指在企业内设置档案中心，档案中心专门负责档案的管理和保存；协作式的管理模式是指将管理网络化、将管理层次呈现多样化的特点，协作式管理是坚持档案的集中统一管理和分散管理相结合的原则。在具体选择不同的档案管理方式时要秉承方便和实用的原则，方便档案的管理、有利于档案管理工作的原则。方便管理原则是指对于企业的现在发展和未来发展都有利的情况下，秉承为企业的员工和企业的长远发展，在档案的使用和提取等方面呈现方便的特点。实用性原则是指在企业的档案的模式选择方面，一定要贴近企业的发展前景和发展近况，能够用最少的成本促进企业效益的最大化，使企业获得更好的发展。

3.效益性原则。灵活性和方便实用的原则是更好的服务于企业，私营企业是盈利性企业，其最终的目的就是追求利润。灵活性和方便实用性能够促进企业各个机构的协调，提高企业的工作效率。效益型性原则突出了私营企业的性质，私营企业在合法的范围内最求效益的最大化，除了能够促进自身的发展外，更能够促进私营企业之间的发展，活跃我国的市场经济。效益性原则并不只是追求效益，更是要在合法的范围下。只有在合法的范围内的合法经营取得的效益，才能更好地为私营企业的发展提供动力。规范的私营企业的档案能够协调各个部门，提高企业的工作效率，在人力资本的使用上，规范的私营企业档案能够使人力资本得到最大程度的开发和利用，在这个方面，档案的功劳功不可没。企业需要多少人员和企业需要多少技术员工、多少领导阶层的员工，分析档案能够促进企业人员的合理配置。在会计的档案中显示企业的收支明细，会计档案的明细能够更多地体现企业的发展现状，会计资源的合理分配能够减少不必要的开支，增加必要开支的金额数目，这些都体现规范的私营企业档案管理能促进企业的发展。同时，在制定和执行企业档案的规则时，要遵守企业的效益最优化的原则。

4.自主性原则。私营企业和国营企业的区别是私营企业拥有更多的管理权和自。国营企业的档案管理要受到上级或是本企业的监督和审查，而私营企业的档案管理更多的是只受自己本企业的监督并不受上级机构的审查和监督，私营企业的档案管理只对自己负责，不对上级机构负责，所以在发展中有更多的自主性。私营企业具有更多的自主性的原则，但相应的也存在一定的问题，例如因为不受上级机构的检查和监督，一些企业在档案管理上随意性较强，使得档案管理参差不齐，规范性差。在给予一定的自由但是并没有将自由合理地利用，这样的自由是没有意义的。私营企业档案管理时要秉承自由和规范的原则，将自由和规范的规章制度相结合，充分发挥自由的作用。自身档案部门的发展要有充分的监督和审查制度，将档案这种无形的企业资产充分得到开发和利用。

三、现有私营企业档案管理的模式

1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私营企业学习国营企业的档案模式，在企业的内部设置档案中心和档案室，各部门的档案都放进到档案室中，这样集中的档案管理，使得档案的利用和开发能够有了更规范的发展。集中式管理模式是指将档案管理的权力进行集中，档案的调配和开发利用等的权力归档案室的领导阶层。权力的集中，使得档案的管理规范化和系统化[2]。规范化和系统化是指档案的存储、管理、开发和利用有了相应的规章制度的制约的规定。集中式的管理模式的管理促进权力的集中，促进企业档案发展的系统化和规范化。但与国营企业相比，私营企业的档案管理呈现出更多的自主性，没有了上级机构的监督，私营企业的集中式管理模式也会呈现出管理混乱，权力的过分集中也会使得企业中滋生腐败。在采用集中式管理模式时，不仅要注意到集中式管理的优点，还要明确私营企业的缺点。取长补短，促进私营企业的长足发展。

2.分散式管理模式。分散式管理模式是指将档案的使用权和管理权交给各个直属的部门。各个部门的档案归到各个部门的门下，使得该部门的档案的提取和储存工作能够及时地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈现出管理的机制灵活和职责分明的特点。各个部门有权力对自己所属的机构进行审查和管理，呈现出灵活性的特点。各个部门只对自己部门的档案进行管理又呈现出职责明确的特征。职责明确、灵活性高的特点能够促进档案管理的有序发展，同时也能够在一定程度上提高工作的效率。同样，分散性的管理方式有优点，也有缺点。分散式的管理模式如果在档案管理上没有统一的规章制度，则会出现各个部门各自为政，不能有效的利用档案的资源。对待这个问题，分散式管理在企业统一的规章制度的管理上，还要根据部门实际情况，在统一规章制度的基础上，设置服务自己部门的档案管理方法。这样能够更加有效的利用档案资料，促进档案的合理开发利用。

3.协作式管理模式。协作管理模式是指将统一管理和分散管理相结合，促进管理的层次化和网络化。协作式管理坚持管理的集中统一，同时也下放档案管理的权力。这样的管理适合大中型的私营企业，大中型的私营企业有自己比较完善的规章制度，有专业化水平比较高的档案的从业人员，有相应的配套设施，成熟的软件和硬件设施。网络化的协作式的管理更能够使档案工作高效、有序地运行。协作式的档案管理能够突出档案管理的重点，针对重点的档案管理有区别对待档案，分类的管理促进档案管理的健康有序的开发和利用。协作式的管理因为网络化和多样化，在具体的档案管理中需要消耗较多的人力和物力还有财力去维持，成本较高，对于小企业来说，并不能达到效益最优化的原则。综上，对于选择哪种具体的模式，要分析具体的档案管理的运营成本和企业自身的发展规模和发展现状。

四、通过档案管理提高经济效益的措施

1.完善档案管理的规章制度。规章制度的建立是为了促进机构或部门的运转有章可循，促进机构或部门的正常的运转。规则制度能够促进档案管理的正规化、正常化。规章制度的内容应包括采取什么样的档案管理模式和设置什么样的机构，机构具有哪些权利和义务，有哪个机构对档案的管理进行监督和审查等等。如果没有思路清楚的规章制度，档案管理也就会出现各式各样的糊涂账和相互推诿的现象。同样，对相关的工作人员的责任要通过具体的规定进行相应的规范，使得档案的入库和提取有章可循。将规章制度进行完善，建立高效合理的规章制度，为企业的长足发展提供保障，从另一方面也能够提高经济效益。规章制度的完善是企业的软件，是无形资产，促进企业软件资产的发展。

2.推动档案管理的信息化建设。传统的档案管理是纸质为载体呈现档案的信息，纸质化档案的存储需要进行合理的整理，在提取和储存方面对档案的工作人员提出较高的要求。档案的工作人员要熟悉档案的分类和整理，要理清档案管理的思路。但到了现在的信息化时代，档案管理也呈现出信息化的趋势，各式的电子档案在各个企业中发展起来。电子档案因为本身的轻便、快捷等特征，在档案管理中占据着重要地位。私营企业要将电子档案和纸质的档案管理相结合。此外，电子档案的管理对工作人员的素质有了更高的要求，工作人员除了熟悉纸质档案的分类整理等，还要熟悉各类软件的使用和操作，信息化的档案建设能够使档案管理更加快捷化。

3.重视档案管理的保密工作。档案资料是一个企业内部的重要资产，理应受到严格的保密。现今信息化的社会，信息的传播速度加快了，同样也容易出现了信息的泄露。黑客的攻击能够使得整个公司的系统崩溃，数字化的资料在短短几分钟就能复制和泄露。在数字化的时代，应将保密工作做到位。此外，除了建立强大的系统和开发防攻击的软件，还要在员工的任免上，提高防范意识，尽量将一份保密的资料分为几个员工管理，这样能够起到制衡的作用。在一些企业，一个员工的离职就很容易将企业的机密泄露出去。企业从事档案管理的工作人员要有基本的保密意识，分明别类的对保密信息进行储存。加强炔亢屯獠康姆婪叮给企业档案的管理营造一个和谐的环境。

参考文献：

[1] 刘晓晨.档案管理和经济效益相关性[J].管理世界，2015，（11）.

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人事档案是指事业单位中职工的相关资料，如：学习经历、工作简历、政治面貌、职业素养等的个人情况的记录和资料备份，它在职工的职业生涯中起着十分重要的作用，是职工的职称申报或某些业务办理的重要依据。对于事业单位来说，管好人事档案管理对于人力资源的利用和开发有着至关重要的作用，是事业单位不可缺少的工作之一。对于人事档案管理的改革要融入到日常的工作中，彻底改变原有的管理模式，借助于计算机办公自动化，全面发展人事档案管理，使其在走上科学化、规范化的道路。现对人事档案管理的创新进行了几方面的分析。

加强专业人才和工作者的培养

增强专业人才培养的实效性。任何一个企业的发展都离不开人才的培养，人才是企业单位的命脉，在竞争日益激烈的今天人才更是重要，拥有了人才就等于拥有了力量。企事业单位把如何培养档案管理专业人才放在了重要的位置上，事业单位首先应从思想上对档案管理工作加大重视程度，把档案专业人才放在重要的位置上，然后根据实际情况确定具体的培养目标，根据企事业单位的发展需要进行培训，最后将人才投入到实际工作中使用。概括地讲，企事业单位要培养这样的人才既掌握着档案管理的专业知识又能够适应档案管理部门的实际要求，这样的人才培养一定要具有实效性，可以在内部发现人才进行培养也可以从外部引进人才进行培养，总之，要达到培养专业人才的目的。

加大对培养人才的扶持力度。对于人才的培养是一项巨大的工程，俗话说：“十年树木，百年树人”，面对着这样长周期的人才培养，需要从各个方面加大对于人才培养的扶持力度，无论是政府、社会还是事业单位自身都要积极参与。政府要加大在档案管理方面的投入，在高校招生中增加档案管理专业的招收名额，同时加大对于该专业的资金投入，完善其课程体系，对于社会来说，社会要对档案管理人才提供较好的就业条件。对于事业单位自身来说，可以给档案管理人才提供外出学习的机会，让他们开阔眼界，不断充电，让档案管理人才积极投入到实际工作中。

建设一支高素质的工作队伍。档案管理工作不是仅仅几个专业人才的组合而是整个工作团队的协作，这就要求对工作队伍进行创新。对工作队伍的创新从以下几方面做起：一是意识创新，意识创新是一切创新工作的内在动力，因此要不断丰富和完善知识结构体系，培养创新意识和创新思维，将创新意识贯穿在整个档案管理工作中；二是知识创新，档案管理工作是一项非常系统的工作需要拥有诸多的知识储备才能进行，这就要求档案管理工作者要不断地丰富知识，与时俱进地掌握各种档案管理的理论知识与实践知识，探索档案管理规律，成为高质量的工作人员；三是能力创新，创新能力是企业间竞争的核心力量，创新能力是衡量档案管理工作队伍的重要标准，对于能力的创新需要工作者善于总结经验，不断改进工作方法，从而提高创新能力。

丰富档案管理信息资源

随着社会的发展，档案管理工作日益数字化、信息化、多元化，要想实现档案管理工作的创新，必须丰富档案管理信息资源。

加强档案馆室的建设。随着企业发展年限的增多，单位的资料会越来越多，管理工作也会越来越复杂，档案管理工作是一项制度化、规范化很强的工作，这样的混乱不能满足工作的进行，需要加强档案馆室的建设，新的档案馆室的各项设备都要与当前的信息技术发展相适应，从管理的载体形式上实现创新。

实现档案馆室的业务重组。业务重组是档案管理的一大创新之举，对于业务重组要形成这样的局面：实现信息的开发与收集，达到信息的服务与管理的目的，各项档案载体共同管理，这样的业务重组使得档案馆的功能变得异常强大，将多个功能集合与一体，同时也保证了档案管理的有序进行。

提高档案管理工作的质量与水平。档案对于每一个企业的发展以及每一个员工的发展都有着极其重要的作用，因此要提高档案管理工作的质量与水平。对于档案信息资料的收集、编排、检用都要科学进行，这是创新档案管理的题中之义，特别是对于档案的借出与归还要谨慎管理，杜绝出错。

加快档案数字化管理

数字化管理就是要扩大信息技术的应用范围，实现数字化管理，具体要做好两项工作：一是做好电子档案一体化的系统工作，如同其他的应用系统一样，档案管理数字化也需要一个完好的系统，只有系统完好才能在以后的应用与工作中将工作进行的完好。这样创新性的系统化管理能够避免传统的分工过细、手段单一的模式，节省了许多的人力资源；二是增加档案管理工作的形式与内容，管理形式与内容的增多是实现数字化管理的重要条件。

加强档案管理开发与利用

创新工作原则。传统的工作理念已不能满足新型的档案管理工作要求，需要创新工作原则，新型档案管理工作是一条系统的链条，环环相扣，任何一个环节的缺失或是脱节都会造成整个管理工作的失误，新的工作原则要严格依据管理的要求进行制定，使得档案管理在工作的过程中充满生机与活力。

坚持协调发展。事物之间的发展都是相互联系的，相互协调的，这种协调是档案管理与社会发展趋势的协调，与科学技术的协调，与外部发展的协调，只有协调好各方面的联系才能实现创新档案管理工作的完成，这也与当今提倡的和谐发展理念相符合。

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【关键词】电子档案；管理；信息安全；对策；设施管理

前言

随着科技进步，日常办公与管理离不开电子文件与电子档案的应用。电子档案具有许多有点，但是档案管理工作中发现其也有一定的缺陷。

1.电子档案管理的现状

1.1电子档案认识的局限性

以前对档案管理都是把档案袋贴上封条，放在档案室里，这种做法不利于档案信息公布于社会、服务于社会，需要使用档案的时候极其不便，严重阻碍了档案管理的社会效益和经济效益。随着社会主义市场经济的不断发展，人们的价值观念也随之改变，已经意识到档案在经济中的重要作用，知晓档案信息资源能够带来巨大的经济效益。然而，在实际的档案管理工作过程中，出现了一些问题，少数人认为单位档案是单位的私有财产，档案信息就必须处于封闭状态，不愿意将档案放在网络上进行开放。

1.2电子文件的整理与归档受档案管理标准化进程制约

全系统实施计算机管理的前提与基础是档案管理的标准化。国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》为机关档案工作标准化管理奠定基础，然而，这项政策在各级机关中实施，并非易事。多数单位因为实施现行分类法有一定难度，仅考虑本单位的现状，实施本单位制定的分类方法，没有意识到档案工作的规范化对未来档案电子化的影响。

1.3计算机技术尚未大规模应用于档案管理

档案部门的人力、财力比较有限，某些档案部门没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，用纸质档案进行再次保存，形成两种类型文件共存共用的局面。电子档案的使用和推广正处于初级阶段，多数档案管理人员并没有接受过档案管理方面的教育，致使档案人员难以熟练的使用电子档案的软件，或者再软件的选择上比较盲目，计算机网络和计算机在档案管理中的作用没有充分地发挥出来。

2.电子档案管理中解决问题的对策

2.1 电子档案管理的原则

2.1.1档案管理规范性原则

档案管理的规范性要求所有档案信息的电子化尽量用国际通用标准，按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行。档案信息电子化的主要目的是利用网络信息传递方式进行档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递应选用统一认可的标准。

2.1.2档案管理可靠性原则

采取各种档案管理的技术措施严格按照国家制定的规范执行，同时档案工作的制度保障也是不可或缺的。在电子档案管理的全过程中，要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意电子档案管理各个环节遵守操作规程，建立必要的备份，以防止信息的丢失和失真。

2.1.3高效率原则

档案信息的电子化讲究工作的效率与效益。选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。整个电子化工程成败和效率高低的关键靠合理的技术；而优良的电子化加工系统成为档案信息电子化工程的助推器。

3.解决电子档案管理过程中问题的对策

3.1加强电子文件全过程管理

电子文件的收集、积累的方法和要求受电子文件的特性限制。出于保留文件重要修改过程的目的，对原稿进行收集和积累。起辅助作用或正式作用的文件及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

3.2注重档案管理人员的培养

档案人员的培养，需要档案部门和各级政府的高度重视、积极配合，一方面，要多渠道引进专业技术强的管理人员，选择文书、档案工作的人员要素质高、思想好、责任心强。另一方面，要对现有档案人员进行现代科技知识和电子技术的培训。

3.3选用可行性强的信息保护措施

电子档案放在网络并不是百分之百安全，存在着一定的风险性。这就需要电子档案上网后采取安全保护措施。常用的技术方法有加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等，有效地防止档案信息被窃取、删除和修改。不断改进档案管理的手段，努力提升电子档案的安全保护水平。

3.4强化计算机软、硬件设施管理

软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，档案管理部门需要配备必要的电脑刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料使用通用格式的光盘进行存储。及时修补管理软件的中出现的安全漏洞。在硬件管理上，改善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，注重防磁设施的完善和维护，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

结语：总之，在科学技术不断发展的时代，在档案管理的日常工作中，不断地积累电子档案管理的经验，应用先进的电子档案管理技术手段，把电子档案管理工作做得越来越好。

参考文献

[1] 陶园.浅谈电子档案管理[J].中国科教创新导刊.2007,27.

[2] 兰家友,李文剑.电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J].大家.2010,06.

[3] 农克平.浅谈疾控机构电子文件与电子档案管理的问题及对策[J].学理论.2010,14.

[4] 何玲.电子政务环境下政府电子文件管理新探索[D].四川大学.2007.05.