国家档案管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇国家档案管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

国家骨干高职院校具有鲜明的特色以及良好的发展条件和较强的发展潜力，领导能力、综合办学水平得到各方面的高度认可，教育教学改革、专业建设、社会服务方面在职业教育领域具有明显的示范带动作用。遵照教育部颁布的《高等学校档案管理办法》，优秀的高职院校应密切结合实际，将档案工作应该纳入学院的整体发展规划，进行档案理论研究并积极实践，促进完善高职档案信息化建设与学院整体工作同步创新发展，增强档案的服务育人功能。

一、高职档案管理工作的制约因素

1.认识不足，重视程度不够

档案工作从主观理念上不被重视，决策上没有给予足够支持。高职档案工作是一项基础性的管理与服务工作，大多停留在维持档案日常的简单管理上。学院对档案信息化管理意识不强，宣传力度不大，广大教职工参与意愿淡漠，档案资料收集与利用往往得不到认可和理解，同时也缺少对档案工作的检查和指导。

2.基础薄弱，制度不够完善

学院重视校园基础设施、专业设计、教学科研和教师队伍建设的投入，档案信息网络系统和档案数字化设备的资金投入很少，馆藏结构单一化，行业特色不突出。缺少标准的档案管理软件，文件资料进行调整和编目摆脱不了初级的手工作业的方式，导致教育教学工作中产生的大量的电子文件难以系统化归档处理。在检索时，档案管理人员也是通过人工翻阅查找所需资料，费时费力，工作效率底下。国家已经出台了档案管理的政策和法律法规，高职档案管理没有全面进入法制管理和科学管理的轨道，档案管理制度有待进一步完善。

3.人才缺乏业务相对落后

高职档案工作人员配备不合理，专职档案员视为文件整理员的角色，档案管理知识尚且不够，严重缺乏档案管理及档案信息化建设的基本知识和技能，总体素质不高。急需懂专业知识又能掌握现代化信息技术的专门人才，学院对档案工作人员的继续教育培训跟不上。

二、高职档案管理工作创新策略

信息技术的迅猛发展对高职档案工作提出了高标准和新要求。不断创新档案管理工作模式，才能适应和服务高职学院高素质技能型人才培养目标，满足经济社会发展需要。

1.强化创新意识转变工作观念

以档案资源的开发利用程度和服务效果为中心工作环节，坚持“以人为本，服务至上”，拓展档案工作思路，根据档案利用者的需求心理，采取有针对性的、积极的、超前的、有预见性的服务。提高档案管理工作的地位和作用，深入挖掘高职档案的文化价值，开辟高职档案管理发展的新途径。

2.加强制度建设提高标准化水平

档案工作的基本原则是“集中统一管理”。依据国家档案管理法规制定适合学校贯彻执行的档案管理制度，创新档案管理机制，制定《档案工作制度》《档案管理办法》《电子文件归档与管理规范》等档案立卷归档制度、档案安全保密制度、档案利用管理制度。引进竞争激励机制，明确工作职责，实现档案规范化管理。

3.创新技术手段精细档案管理

电子档案将将逐步取代传统意义上的档案，档案也由单一的纸质载体变为磁带、磁盘、胶片、光盘等多种形式。档案馆应加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。从研究解决档案现代化管理与办公自动化的衔接问题入手，加强档案管理软件开发，运用网络、数码等先进技术和手段，使档案管理手段由旧变新、由慢变快，提高档案工作效率和服务质量。

4.提升业务素质打造专业团队

高职院校档案工作者应该爱岗敬业，忠于职守，用现代管理的新技术、新理论武装自己，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。鼓励各种继续教育课程的学习，定期请专家或专业档案管理人员对兼职档案员进行业务培训，提升档案人员专业素质，适时地编纂、出版各类档案史料、文件汇编和画册，增强档案人员运用专业理论解决实际问题的能力，认真地收集整理、检查核对、鉴别归档、转递移交，确保档案的真实和完整。促进高职院校档案文化建设的发展，同时也实现高职院校档案服务于学院中心工作的追求。

随着数字化校园建设的逐渐深入，档案价值越来越被重视和借鉴，围绕教育改革需要，树立档案服务创新意识，作为国家示范性骨干高职院校，更新观念，全面推进高校档案信息化建设，实现高校档案工作的跨越式发展任重而道远。

参考文献：

[1]焦江福，唐宇.国家示范性高职院校档案信息化建设的实践与探索[J].黑龙江史志，2014（03）

篇(2)

[关键词]人事档案；行政管理部门

在新时期环境下，我国人事制度处在不断改革和完善过程中，人们对人事管理的重视程度逐渐提高，但是依照实际情况来分析，目前有些部门的人事档案管理工作存在一定缺陷，在管理方法和管理内容方面存在不同程度的问题，因此要充分发挥人事档案管理部门的作用，积极加强人事管理工作的优化力度，从而为人事档案管理工作的优化提供有效保障。

1档案行政管理的概念及特征分析

首先，行政档案管理主要是以国家相关事业建设的需求为基本目标，有效指导、监督以及统筹全国和地方档案的工作，因此，档案行政管理是我国行政工作的重要组成之一。其次，档案行政管理特点主要涉及以下几方面：第一，档案行政管理的执行性特征，行政机关属于我国权利机关之一，所以，行政机关在国家管理过程中发挥着重要的作用，在实施行政管理过程中主要依照国家的政策和方针来具体实施；第二，档案行政管理的政治性特征，依照思想，政府机关是为了保障人们的利益而实施建设的组织，所以，其重要使命是执行国家的权利，因此，具有国家机关的重要特征，具有政治性特征；第三，档案行政管理具有服务性特征，档案管理工作属于服务性工作，主要体现在两个方面，首先，档案能够顺利实施并发展的重要前提和基础是服务性特征，其次，档案工作能够充分发挥作用的重要属性来自于服务性因素。

2档案行政管理部门在人事档案管理中的现状

依照实际情况来分析，目前我国实施的人事档案管理工作主要包括两个方面：一方面是针对企业职工人事档案管理工作；另外一方面是实施干部人事档案管理工作。通过干部档案管理工作和企业职工人事档案管理工作两个方式的主要目的是划分个人的身份，因此在实施管理过程中难以实现统一的管理，严重时甚至出现管理分崩离析的现象，同时，涉及人事档案管理的相关法律有待进一步完善，在实施流动人员人事档案管理时，档案行政管理部门管理制度存在一定的缺陷，因此需要加强管理力度，依照档案管理实际情况来完善相关的法律和制度，从而提升人事档案管理的有效性。

3档案行政管理部门在人事档案管理工作中的作用

3.1有效落实各项人事档案管理工作

首先，在实施人事档案管理工作过程中，人事档案管理从业人员能够充分发挥自己的作用，并在人事档案管理过程中找准自己的位置，从而充分发挥自己的才能和作用，因此，在具体实施人事档案管理时，行政档案管理部门能够对单位的档案管理人员实施统一的管理，从而有效了解人事档案的管理现状和管理情况，并了解参与人事档案管理人员的能力和技能水平，从而确保各项工作的有效展开和实施，为人事档案管理工作的有效实施提供保障。其次，积极完善人事档案管理工作，做好人事档案管理工作不仅能够为国家和党保存文化财富，同时能够确保各项档案管理工作顺利实施，而人事档案管理工作主要是对一个人不同时期、不同阶段客观与真实的记录，特别是一些专业型人才档案，这些人才的人事档案不仅对其个人发展起到关键性作用，同时对国家和单位发展起到关键性作用，由此可见，人事档案属于人文资源的一部分，具有一定的历史价值和文字财富价值，因此要积极加强人事档案管理工作力度。

3.2实施人事档案管理工作的具体措施分析

在实施人事档案管理过程中，不仅要实施个人人事档案管理，同时要加强整个部门的管理力度，从而保障人事档案主体部门的基本利益。首先，有效实施人事档案管理的收集工作，在实施档案管理过程中经常存在资料不齐等问题，严重时甚至出现几张简历，因此难以体现出一个人人事方面真正的情况和历程，因此会针对个人人事档案的资料进行有效收集，从而及时补充和完善相关人员的人事档案资料，有效丰富档案管理内容；其次，有效实施人事档案管理人员的培训工作，行政管理部门会依照档案管理需求来针对性开展人事档案管理培训工作，并定期开展相应的培训活动，从而进一步加强人事档案管理人员的专业能力和综合水平，从而促进其解决问题和发现问题的能力，为人事档案管理工作贡献更多的能力和力量；最后，促进人事档案管理方式的现代化，积极更新档案管理设备，从而提升人事档案管理的效率和质量，促进人事档案管理人员工作效率的提升，从而充分发挥人事行政管理部门的作用，为人事档案管理工作提供有效的保障。

4结语

档案行政管理是我国行政工作的重要组成之一。在国家管理过程中发挥着重要的作用，依照国家的政策和方针来具体实施，对档案管理人员实施统一的管理，从而有效了解人事档案的管理现状和管理情况，并了解参与人事档案管理人员的能力和技能水平，从而确保各项工作的有效展开和实施，因此要积极加强人事档案管理工作的力度，充分发挥档案行政部门的管理作用，从而优化人事档案工作的质量，提升人事档案管理工作的效率，为人事档案管理工作提供有效保障。

【参考文献】

[1]杨海燕.高校人事档案管理创新优化及其在人力资源管理中的作用分析[J].人力资源管理，2018（4）：226-226.

[2]李琳.高职院校干部人事档案管理信息化的现实意义与实现途径分析[J].中国管理信息化，2018（10）：178-179.

篇(3)

关键词 档案 档案管理 主要问题 解决措施

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

1在事业单位档案管理工作主要存在问题

（1）事业单位档案管理工作没有形成有效的、与实际工作相适应的档案管理制度，容易导致档案管理混乱、无序。虽然很多事业单位都制定了与档案管理相关的规章制度，但是由于执行力度不够或是制度制定不合理，档案管理制度形同虚设，因而很多事业单位的档案管理工作仍旧很混乱，更何况那些少数没有形成档案管理规章制度的单位。事业单位的档案管理现状不容乐观。档案从收集到归档、存放，再到后来的查阅使用，没有一套完成、有效、合理的规章制度，又如何能够保证档案内容完整实用、整理有序、保存妥善？

（2）档案管理人员自身素质参差不齐，对档案管理工作造成直接影响。这里所说的素质包含两方面的内容；一方面是工作能力和专业技能的高低；另一方面则是对待档案管理的工作态度。档案管理员素质的高低，直接影响了档案质量的高低。档案管理工作看似简单，实则工作量大、复杂、专业性强，当前事业单位的档案管理员要么是兼职，要么就是没有专业档案管理知识。在对档案资料分类时没有任何专业依据，仅凭日常生活经验想当然的划分，直接导致档案资料归类错误，不能反映出档案内容。再者，档案管理员没有认识到档案的重要性，工作态度不认真，对自身要求低，敷衍了事毫无责任感。这些都致使档案管理工作繁琐，档案资料杂乱。

（3）忽视档案管理工作，档案管理意识薄弱。事业单位的领导对档案工作不够关注，认为只要做好保管工作就足够了，上级对档案方面的检查也不多，即便检查也是带过，并不做深入细查。领导干部的不重视，乃至整个单位整体忽视，就是档案工作人员也对此漠然视之，存在应付心理。另外，事业单位对档案管理的经费投入很少，甚至没有。缺乏先进的管理设备和硬件设施，对档案管理工作者缺少专业知识、技能的培训与再教育。造成档案管理职能弱化。

（4）档案管理人员出现变动时，工作交接不清楚，导致后续工作衔接不上。档案管理人员岗位变更或离职时，单位没能及时安排补员或交接工作，致使后来者工作出现脱节，信息资料核对不上或者档案资料缺失，使得很多档案变成了死档或者弃档，也使单位造成了巨大的损失。

2解决当前事业单位档案管理存在问题的措施

（1）构建完善的档案管理制度。建立健全的规章制度是任何一个单位长久发展的保障。既然档案管理工作对个人、对事业单位本身、对国家，有着非比寻常的意义，那么各事业单位就该做好与档案管理工作相关的各项制度的出台，并保证这些制度的执行性与合理性。各事业单位根据己单位在档案管理工作中的实际情况，从收集、鉴别、归类、整理、保管，到后期档案的借阅制定相应的档案管理制度和业务流程，使档案管理的每一环节都有章法可依，有制度可寻。

（2）提高档案管理人员自身素质。档案管理人员是档案工作的执行者和操作者，为了使事业单位的档案管理工作有质的飞越，档案质量有所保障，必须加强对档案管理人员自身素质的培养。今后，单位在安排档案管理人员前，一定要进行岗前培训，使其掌握相关工作知识，同时也不能放松档案管理员以后的教育培训。令档案管理员不断学习与之相关的新知识、新技术，结合实际应用到本单位的档案管理中，提高档案质量。此外，还要强化档案管理者的职业道德培养，形成对档案管理认真负责、爱岗敬业的工作态度。只有具备思想的先进性和业务的熟练性，才能有力地保障档案工作高效、有序的进行。

（3）重视档案管理工作。上级主管部门和本单位的领导者，首先做好档案管理工作重要性的宣传工作，使每个人员尤其是档案管理员明白档案对个人、单位和国家的意义。其次，带头学习《档案法》及相关法律法规，使档案管理工作走向法制化，明确没有做好档案管理工作也是一种违法行为。最后，增加对档案工作的经费投入。配备档案管理硬件设计，引进档案管理先进技术，加大档案管理员素质培养，而不是只把经费投放在能产生经济效益的部门和项目上，要知道做好档案工作也是会产生经济效益的。单位领导要定期对档案管理工作检查验收，将档案管理纳入单位的绩效考核，做到从思想到行动，从上级到基层对档案管理工作的高度重视。

（4）做好相应的交接工作。当档案管理人员因为各种原因需要调离岗位或离职时，单位应该根据实际工作出现的情况制定相应工作交接制度，保障档案管理工作的连续性。需要交接工作的人员严格按制度执行，制作档案交接工作清单，列出哪些工作已经交接完毕并核对签字，而哪些工作需要后续完善并保持联系以便出现问题时能及时解决，减少不必要的麻烦。对出现问题的档案及时修复，缺少资料的档案尽量补全，避免因交接不清造成档案管理的秩序的混乱，档案的缺损或丢失。

篇(4)

近年来，随着信息技术高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。

一、档案管理信息平台深化应用的背景

当前，国家电网公司加快实现电网和公司发展方式转变，努力创建“一强三优”(电网坚强、资产优良、服务优质、业绩优秀)现代公司。国家电网公司高度重视档案管理工作，并将其作为企业管理重要组成部分，大力推进档案管理信息化。2006年，国家电网公司与紫光电子档案事业部合作开展“国家电网公司档案管理信息平台建设项目”;2009年，在国家电网公司公司总部、华中电网公司、四川省电力公司等网省公司试点成功。目前，国家电网档案管理信息平台已成功嵌入国家电网公司协同办公系统，福建省电力公司随即也全面推广应用，厦门电业局作为国家电网公司辖区内唯一的特区供电企业，在福建省电力系统内率先深化应用该档案管理信息平台。

厦门电业局档案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系统率先晋升为“国家一级”，连续3年获得省公司档案管理先进单位、连续6年获得厦门市档案先进集体称号。截至2010年底，共有综合档案室1个，二级综合档案室17个，共有文书、科技、会计档案近?30万卷(件)，机读目录12万余条，照片档案4000余张，及音频、视频档案200多份。

但目前厦门电业局档案管理工作还依然存在一些问题：一是仍存在大量纸质档案未实现数字化;二是各部门之间系统互不相连、数据互不交换、信息孤岛较为严重，无法形成统一的档案信息资源库;三是各部门档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐，低水平重复建设现象较为严重，软件管理系统功能存在缺陷，无法保证文件的真实性、可靠性、完整性与可用性;四是软件管理系统的自动化、智能化程度不高，用户查询档案信息的效率较低;五是灵活性不足，不能适应机构调整对档案管理的要求。因此，急需通过深化应用统一的档案管理信息平台来破解上述问题和难题。

二、档案管理信息平台深化应用的目标

福建省电力公司根据自身工作实际，在国家电网公司档案管理信息平台的基础上，采用B/S多层应用体系结构，应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发，建成符合福建电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理，实现了电子文件与电子档案全程管理。同时，福建电力数字档案信息资源管理系统创新性地开发了全宗定制、门类定制等多种定制功能，使系统可随着业务的变化而进行自行定制，减少了因业务变动而导致的二次开发费用和时间，极大地方便了使用;创新性提出了“现行文件层、整编文件层和永久档案层”三层管理模式，建立了文件中心、整编中心、数档中心和控制平台，实现了信息管理系统电子文件网络采集、整合、处理、归档全过程数字化。

档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。

用户可根据工作考查、学术研究、经济建设、落实政策、个人取证等不同目的进行档案检索。档案管理信息平台内嵌智能操作平台(IDOL)，在检索的同时对信息进行智能理解，主要完成档案内容资源的各项分析服务，以及智能化的文本处理，包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等，从无序的海量数据中，找到数据之间的关系和规律，进一步提高档案资源的利用价值。此外，还有一些特殊应用，例如，档案分类并不完全采用业务职能分类方法，而是在按业务活动划分类别的基础上，综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准。

档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。

三、档案管理信息平台深化应用的实施步骤

第一步：引入文件连续体模型。文件连续体(Records?Continuum)模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与文件管理，直到文件被销毁或永久保存，要求将文件管理与业务流程相结合。为此，必须做到以下几点：第一，新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求;第二，对于已有的各种业务系统，建立其与档案管理信息平台的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理监控职责向前延伸;第三，对于文件档案，明确各业务部门归档范围和责任，提供档案收集、整编及业务系统接口，实现对归档文件的前端控制和全程管理;第四，对于基建、设备档案，在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，最小化人为因素，使归档工作与工程建设同步、有序进行。

第二步：引入知识管理理论。知识管理(Knowledge?Management)是企业管理的新范式，也是指导档案管理创新的新理念，即将文件档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识，应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能：

第一，数据资源全覆盖，对于没有纳入传统文件档案收集范围，但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理，以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。

第二，服务手段多元化，如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息，使用户在需要的时候即可享有档案资源;信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题，以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户;收藏夹类似于专题，即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中;嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中，用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。

第三，服务技术智能化，在基本的数据采集后，档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析，构建资源内容平台，为搜索引擎系统提供应用基础。

第三步：实施纸质档案数字化。即通过各种扫描设备采集影像信息，通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业，对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作，把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。

四、档案管理信息平台深化应用后的效果和问题

档案管理信息平台建设应用后，用户只需在个人电脑上轻点鼠标，输入检索字段，各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据，或打印复印，或资料收集，均可自行快捷完成。档案管理实现了图、文、声、像信息融合及网络一体化管理，档案从收集、整理、编目到存储、借阅、销毁等一系列管理工作都在网络上完成。数字化档案占用空间小、储存信息量大、检索方便快捷、应用能力强、传输速度快，大大提高了办公效率，降低了档案管理的人力、物力、财力成本，减少了人工检索失误率，提高了办公效率，增强了档案服务的实时性、实用性、安全性和保密性，实现了管理科技化、检索便捷化、服务人性化，满足用户对档案信息快速传递和高度共享的实际需求。档案管理信息平台是档案工作标准化的重要手段，它将传统管理手段和先进技术手段有机结合，注重电子文件管理、档案管理的先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。通过建立统一的档案管理信息平台，树立了发展、创新的理念，充分发挥了档案管理部门的信息服务功能，推进了档案管理高素质人才队伍建设，真正实现了档案管理从“保管范式”向“后保管范式”的变革，真正实现了思想理念创新与技术方法创新。

因档案管理信息平台在厦门电业局上线运行时间不长，普及性不强，应用用户人数不多，有待进一步宣传推广;检索功能过于简单，有待广泛征求用户意见后，进一步完善;其他应用系统与档案管理信息平台的标准接口尚未建立，有待进一步建设实施;信息推送、信息订阅、嵌入式服务等应用模块尚未正式启用，还需要抓紧建设。

五、档案管理信息平台深化应用的前景

篇(5)

    论文关键词:档案管理;信息化;文件  

    近年来,随着信息技术高速发展,传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。 

    一、档案管理信息平台深化应用的背景 

    当前,国家电网公司加快实现电网和公司发展方式转变,努力创建“一强三优”(电网坚强、资产优良、服务优质、业绩优秀)现代公司。国家电网公司高度重视档案管理工作,并将其作为企业管理重要组成部分,大力推进档案管理信息化。2006年,国家电网公司与紫光电子档案事业部合作开展“国家电网公司档案管理信息平台建设项目”;2009年,在国家电网公司公司总部、华中电网公司、四川省电力公司等网省公司试点成功。目前,国家电网档案管理信息平台已成功嵌入国家电网公司协同办公系统,福建省电力公司随即也全面推广应用,厦门电业局作为国家电网公司辖区内唯一的特区供电企业,在福建省电力系统内率先深化应用该档案管理信息平台。 

    厦门电业局档案管理工作一直走在全省前列。2000年,在全省系统率先晋升为“国家一级”,连续3年获得省公司档案管理先进单位、连续6年获得厦门市档案先进集体称号。截至2010年底,共有综合档案室1个,二级综合档案室17个,共有文书、科技、会计档案近 30万卷(件),机读目录12万余条,照片档案4000余张,及音频、视频档案200多份。 

    但目前厦门电业局档案管理工作还依然存在一些问题:一是仍存在大量纸质档案未实现数字化;二是各部门之间系统互不相连、数据互不交换、信息孤岛较为严重,无法形成统一的档案信息资源库;三是各部门档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐,低水平重复建设现象较为严重,软件管理系统功能存在缺陷,无法保证文件的真实性、可靠性、完整性与可用性;四是软件管理系统的自动化、智能化程度不高,用户查询档案信息的效率较低;五是灵活性不足,不能适应机构调整对档案管理的要求。因此,急需通过深化应用统一的档案管理信息平台来破解上述问题和难题。 

    二、档案管理信息平台深化应用的目标 

    福建省电力公司根据自身工作实际,在国家电网公司档案管理信息平台的基础上,采用B/S多层应用体系结构,应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发,建成符合福建电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理,实现了电子文件与电子档案全程管理。同时,福建电力数字档案信息资源管理系统创新性地开发了全宗定制、门类定制等多种定制功能,使系统可随着业务的变化而进行自行定制,减少了因业务变动而导致的二次开发费用和时间,极大地方便了使用;创新性提出了“现行文件层、整编文件层和永久档案层”三层管理模式,建立了文件中心、整编中心、数档中心和控制平台,实现了信息管理系统电子文件网络采集、整合、处理、归档全过程数字化。 

    档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中,按照档案属性分类为:文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含:题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标,确定了十大功能:确定需要捕获的档案,确定档案的保存时间,档案捕获,登记,分类,存储和保管,利用,跟踪,处置计划的实施,对档案管理过程的记录。 

    用户可根据工作考查、学术研究、经济建设、落实政策、个人取证等不同目的进行档案检索。档案管理信息平台内嵌智能操作平台(IDOL),在检索的同时对信息进行智能理解,主要完成档案内容资源的各项分析服务,以及智能化的文本处理,包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等,从无序的海量数据中,找到数据之间的关系和规律,进一步提高档案资源的利用价值。此外,还有一些特殊应用,例如,档案分类并不完全采用业务职能分类方法,而是在按业务活动划分类别的基础上,综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准。 

    档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台,使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后,将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化,充分发挥档案部门的信息服务功能,注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,融合思想理念创新与技术方法创新,最终实现电子数据的共享利用和综合应用,为企业生产、管理提供决策服务,真正实现档案管理水平质的飞跃。 

    三、档案管理信息平台深化应用的实施步骤 

    第一步:引入文件连续体模型。文件连续体(Records Continuum)模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性,提倡档案人员提前参与文件管理,直到文件被销毁或永久保存,要求将文件管理与业务流程相结合。为此,必须做到以下几点:第一,新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求;第二,对于已有的各种业务系统,建立其与档案管理信息平台的接口,使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据,尽可能地将档案管理监控职责向前延伸;第三,对于文件档案,明确各业务部门归档范围和责任,提供档案收集、整编及业务系统接口,实现对归档文件的前端控制和全程管理;第四,对于基建、设备档案,在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任,最小化人为因素,使归档工作与工程建设同步、有序进行。

    第二步:引入知识管理理论。知识管理(Knowledge Management)是企业管理的新范式,也是指导档案管理创新的新理念,即将文件档案视为企业重要的知识资源,将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识,应用先进的知识管理技术方法,创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能: 

    第一,数据资源全覆盖,对于没有纳入传统文件档案收集范围,但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理,以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。 

    第二,服务手段多元化,如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息,使用户在需要的时候即可享有档案资源;信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题,以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户;收藏夹类似于专题,即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中;嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中,用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。 

    第三,服务技术智能化,在基本的数据采集后,档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析,构建资源内容平台,为搜索引擎系统提供应用基础。 

    第三步:实施纸质档案数字化。即通过各种扫描设备采集影像信息,通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业,对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作,把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。 

    四、档案管理信息平台深化应用后的效果和问题 

    档案管理信息平台建设应用后,用户只需在个人电脑上轻点鼠标,输入检索字段,各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据,或打印复印,或资料收集,均可自行快捷完成。档案管理实现了图、文、声、像信息融合及网络一体化管理,档案从收集、整理、编目到存储、借阅、销毁等一系列管理工作都在网络上完成。数字化档案占用空间小、储存信息量大、检索方便快捷、应用能力强、传输速度快,大大提高了办公效率,降低了档案管理的人力、物力、财力成本,减少了人工检索失误率,提高了办公效率,增强了档案服务的实时性、实用性、安全性和保密性,实现了管理科技化、检索便捷化、服务人性化,满足用户对档案信息快速传递和高度共享的实际需求。档案管理信息平台是档案工作标准化的重要手段,它将传统管理手段和先进技术手段有机结合,注重电子文件管理、档案管理的先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。通过建立统一的档案管理信息平台,树立了发展、创新的理念,充分发挥了档案管理部门的信息服务功能,推进了档案管理高素质人才队伍建设,真正实现了档案管理从“保管范式”向“后保管范式”的变革,真正实现了思想理念创新与技术方法创新。 

    因档案管理信息平台在厦门电业局上线运行时间不长,普及性不强,应用用户人数不多,有待进一步宣传推广;检索功能过于简单,有待广泛征求用户意见后,进一步完善;其他应用系统与档案管理信息平台的标准接口尚未建立,有待进一步建设实施;信息推送、信息订阅、嵌入式服务等应用模块尚未正式启用,还需要抓紧建设。 

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摘要：档案学作为一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段。随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。

关键词：档案管理，科学化，发展

Abstract: as a new subject of archival science, is still at the stage is not yet. Along with the progress of the society and the development of science and technology, archives and archives work is also in constant development, the theory of archival science is continually in the construction of the understanding of the archives have a constantly enrich and perfect development process. The object of the archives management of the archives, service object is archive users, which should be solved basic contradictions that is dispersed, messy, the archives of impurity, quantity, only existing copy and so on the condition and social use file request centralized, system, high quality, and the contradiction between the shows, widely.

Keywords: file management, scientific, and development

0引言

中国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案法》诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”中国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录，而不少档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史纪录。档案学作为一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段。随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。

1. 档案管理

档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

2.档案管理实施

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

3.档案管理科学化

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存,并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

4.结语

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

参考文献：

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1 现阶段档案相关工作分析

1.1 档案管理工作存在不足

在现阶段的档案管理工作中存在档案管理理念落后的情况，档案管理事业的不断发展使得传统的档案管理理念已经不能够适应现代的档案管理工作，时代的发展使得现阶段档案管理工作所涵盖的行业、档案内容、档案形式都有了较大的变化，这也就直接导致了档案管理工作的复杂程度有所上升，为了能够更好的应对这一状况，就需要档案管理人员能够与时俱进，通过不断学习掌握先进的档案管理理念。另一方面，经过大量的调查研究发现目前档案管理行业的从业人员，有很大一部分的管理人员不具备专业的档案管理专业学历背景，这一部分的档案管理人员大多原本是在单位内部的其他工作岗位工作，之后通过岗位调动的方式组成了当前的档案管理团队，这种情况下也就直接导致目前的档案管理团队缺乏专业的档案管理能力，影响了正常档案管理工作的开展。另一方面，现阶段很多单位对于档案管理工作重视程度不够，使得档案管理团队的成员频繁调动，这也就导致了虽然单位经常展开担纲管理工作的培训，但是档案管理团队的管理能力迟迟上不去，最终影响档案管理工作的效果。

1.2 档案归纳整理工作存在的不足

在现阶段的档案归纳管理工作中，经过调查发现一部分的档案管理人员未能够掌握相应的档案归纳整理技巧，在调查过程中最为直接的表现就是档案管理工作人员对档案没有清晰的认知，尤其是一些篇幅较大的资料不知道应该对其进行删除还是整体保留，这也就使得在目前的档案归纳整理过程中出现了大量不必要的档案文件，不仅占据了有限的档案储存空间，还消耗的档案管理人员的经历。

1.3 档案分类工作存在的不足

在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。

2 档案管理工作的相关技巧

2.1 档案管理的相关技巧

档案的管理技巧并非一成不变的，档案的管理技巧往往随着时代的发展自身也在发生着不断的变革，所以档案管理人员在学习档案管理技巧之前要充分的了解新时代下，档案管理工作的相?P理念，并且将先进的管理理念应用到档案管理工作中，只有这样才能够达到事半功倍的效果。在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全指的是作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。另一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。

2.2 档案归纳整理技巧

在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。

2.3 档案分类技巧

在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。