材料档案管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇材料档案管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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【关键词】审计；档案管理；归档

档案是各项工作的原始记录，随着改革的深入，我们日益深刻地认识到：档案是审计工作不可缺少的重要组成部分，审计工作各项日常业务，每天都离不开档案，做不好档案工作，我们的审计工作就会受到很大影响，甚至无法开展。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的技能。下面结合我局档案工作实际，就提高档案管理水平谈点个人看法。

一、切实提高对档案工作重要性的认识

当今社会，大多数人对档案工作的重要性都不否认。但在实际工作中，真正重视档案工作的单位比例并不高。很多单位对档案和档案工作的态度是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，这种态度不是真正重视档案的态度，档案工作不可能真正做好。我们石河子市审计局以前也有这种现象，日常工作中档案收集不全，整理不规范的情况时有发生，在利用档案时，常常是东翻西找，浪费很多时间，也不一定能找到，有时是影响工作效率，有时甚至使工作难以开展。近几年来，我局档案工作出现了前所未有的好势头。主要表面在两个方面：一是档案工作由局长直接分管，纳入领导班子议事日程，各位领导都能率先垂范，带头做好文件材料归档工作，手头不积压文件材料，凡属归档范围内的文件材料都能及时、齐全、完整地移交档案室。二是档案工作纳入了各科室的工作流程，平时每项工作结束后，总有人及时收集文件材料，然后按规范要求及时整理，最后经档案室人员检查验收合格后将档案移交档案室。可以说大家都养成了做好档案工作的好习惯。我局档案工作之所以出现这种好势头，最主要的原因就是领导真正重视档案，我局领导班子一致认为：档案工作对我局工作来说既是基础，又是保障，档案工作做不好，审计业务就很难开展，也会使审计工作出现严重的问题。基于这种认识，我局领导班子下决心一定要把档案工作做好。

二、健全管理制度，细化岗位职责

没有规矩不成方圆。做好档案工作必须要有一套完善的切实可行的档案工作制度。据了解，各单位都制定过一些档案管理制度，但一般都不能很好地落实，因为这些制度大多是为了应付各种检查而草率制定的，有的还是抄袭别人的。一项制度能否很好落实，取决于两方面：一是制度的制定者是否打算很好地落实，二是制度本身制定得是否合理合法。我局先是认识到用制度管人管事的重要性，制定档案工作制度是为了做好我局档案工作，不是为应付检查或装饰门面，所以，我们制定档案工作制度之前向档案局进行了一番咨询，并结合单位实际进行了深入的研究，在此基础上制定了一系列的档案工作制度。其中有《档案人员岗位责任制度》《档案文件材料归档制度》《档案保密制度》《档案移交制度》《档案保管制度》《档案阅览制度》和《文书材料立卷、归档制度》等，应该说，这些制度都是合理合法的，制度建立从根本上保证审计档案管理的规范化。

为确保制度落实，我们还做了两项工作：一是建立了完善的档案管理网络，对档案岗位职责进一步细化，责任落实到每个业务人员身上。二是健全和完善了档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，制定必要的安全措施，特别对文件和电子档案，确保档案的安全性与完整性。特别是对审计业务档案，我们统一了管理标准。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准，文书、审计档案，按照审计准则的规定，完善环节内容把好统一标准关。审计档案做到封面内容、纸张规格和装订顺序统一，提升了审计档案的装订质量。

三、更新管理设备，提高管理质量和效果

做好档案工作需要一定的物质条件，特别是在信息化社会的今天，没有比较先进的管理设备档案工作是不可能做好的。由于我局领导高度重视档案工作，所以我局真正是舍得投入。在办公用房十分紧张的情况下，专门为档案工作调整出一间办公室，为档案室配备了专用计算机、打印机、档案管理软件，移动硬盘、光盘刻录机、扫描仪、文件柜、碎纸机、装订机等设备，档案室办公条件得到进一步改善；同时配备了防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。所有这些为我局提高档案管理水平奠定了坚实的基础。

我局以实现档案管理的规范化、标准化、科学化为目标，充分利用师市档案局提供的南大之星档案管理网络，随时可以查阅审计档案资料，全局档案实现了数据信息共享，有效地服务了审计人员，提高了审计效率。局档案员对每人录入的审计档案可以随时检查，发现问题，马上指出，杜绝了录错、漏录现象。计算机应用普及和网络技术的发展为档案的管理提供便利，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不但可以有效地实现档案的动态管理，提高档案的管理效率，还能节省大量的人力及物力。保证审计档案健康发展，提供快捷有效的作用。 （下转第66页）（上接第64页）

四、强化学习，提高业务人员水平

档案工作是项专业性工作，需要的专业知识很多。专兼职档案人员必须不断地参加学习和培训，才能适应不断发展的档案工作。近几年，我局每年都安排局办公室档案管理人员外出学习培训；参加兵团审计局优秀审计项目档案评审，加强单位之间经验交流，不断提高档案管理人员的工作技能。特别是2015年1月，我局专门邀请师市档案局专家对全体业务人员使用南大之星档案管理软件进行了为期2天的现场培训，档案局的同志细致讲解、耐心答疑，我局审计人员认真学习，虚心请教，基本掌握了南大之星档案管理软件的应用。

另外，我局还利用每年的审计业务培训组织全体审计人员认真学习《审计法》《档案法》以及《审计机关审计档案管理规定》等相关法律法规，为提高审计业务档案管理工作的质量奠定基础。真正从思想上认识到做好审计档案对提高审计工作质量、防范审计风险的重要意义，查找不足，积极推进。坚持“谁审计谁立卷、谁办理谁立卷，案结卷成”的原则，体现“审计程序的合规性、审计定性的准确性、证据要素的可靠性、归档文件的完整性”特点。

五、强化监督考核，促人人参与管理

我局出台了《师市审计局审计项目量化考核办法（试行）》，把档案质量列入年度工作考核内容，加大跟踪检查指导力度。定期对审计业务档案整理情况进行考核，年终将考核结果作为各科室年度考核的一项重要内容，进一步激励审计人员加强审计档案整理工作。同时，结合自治区、兵团审计系统优秀审计项目评选，采取互查互评、观摩交流等方式，从项目立项、审计方案、审计证据、审计报告以及装订要求进行质量评审，评审结果纳入科室年度工作考核，在全局形成了人人关注档案工作、个重视档案质量的良好氛围。

篇(2)

1新时期*（集团）公司生产经营格局的显著变化

近年来，随着企业改制进程的不断深化，企业发展步伐的加快，特别是为落实省委、省政府关于煤炭资源整合和实施煤炭企业大集团战略指示精神，*煤业（集团）公司依靠煤炭资源优势，引进国内外资本和战略合作伙伴。*四矿以改扩建为主要项目与泰国万浦集团合资成立*中泰矿业有限公司；与美国新能源投资公司签定战略合作意向书和2×135MW综合利用热电项目意向书；出资参股了豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目、*兴鹤发电有限责任公司2×600MW火电厂项目。围绕做强做大煤炭主业，加强外部煤炭资源整合。与香港富拉尔等四家公司合资成立“河南华安煤业有限责任公司，共同建设*煤电十一矿；整合了*市*乡振兴煤矿、*煤矿、*井等。这些工作，对公司矿井接替及煤炭主业长远发展具有重要意义，企业的资产结构也逐渐形成了多元化格局。

2企业多元化发展格局对档案工作产生的影响

2.1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。

2.2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。

面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。

2.2.1煤炭资源整合后矿井的档案管理问题

由于煤炭资源整合的需要，*集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。

2.2.2外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题

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关键词：文件材料；试听档案；新时期；档案管理制度

1项目档案管理是什么

技改大修工程项目档案是指整个项目工程从工作开始到结束这期间所有的需要归档的文件材料。这些文件材料的形式包括文字材料、图表材料、图纸，也包括声像材料、电子光盘等。材料的内容包括技改大修工程项目过程中的策划、实行、完工等一系列工作生成的文字材料。项目档案管理工作能够确切的体现工程在施工过程中的各个细节，也可找出为什么会发生工程事故，在很多工程建设的地方都有重要的价值。

2为什么要提升技改大修工程项目档案管理水平

档案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三个方面是为什么要加强技改大修项目工程的档案管理。一是档案管理工作的要求，技改大修工程项目档案管理是工程项目中重要的环节，有着举足轻重的地位。在新时期，做好电力系统技改大修项目工程档案管理是可以为电力系统工程项目带来美好的前景。二是提升项目工程建设的科学有效性，用文件材料将项目工程的各个工作环节联系起来，可以增强对工程建设的整体把握。将工程项目建成的过程形成历史材料，可以真实的表面在工程项目建设中产生的问题，为完善工程项目建设提供更好地解决方案，从而提高技改待续工程项目的科学性。三是档案服务和档案利用的本质要求，档案管理的最终目的是有效利用档案，提高档案的利用率，为项目建设未来的发展目标提供保障。

3档案管理工作存在的缺陷

3.1对项目档案管理工作不够重视

在工程项目档案管理工作中往往存在重视设计而轻视档案的问题。因为相关专业人员短缺，在一般的地市级只有一名人员专门负责技改大修，需要管理规划可研、计划下达、项目管理研究等一系列工作。领导更注重经济方面的问题，而技术人员则注重项目工程的进度、施工质量、施工安全等，缺少对一些重要文件材料的归档。例如说项目工程在施工过程中的来往信函、设计变更记录、领导批复等重要材料，都没有专业人员对其进行系统的管理，导致会出现归档的难度系数大、归档不全问题。还会出现文件档案资料的签字盖章不齐全，对于服务类合同也没有写签订日益，档案资料的时序性也不满足相关要求等。

3.2档案管理制度不科学，管理人员自身素质有待提高

现在很多电力企业都没有将工程项目档案归档进行立项，也没有纳入工作领导小组中。企业电力系统一般注重提升工程项目的专业技术和项目在施工过程中的具体情况。很多电力企业没有健全档案管理制度，缺少专业的档案管理人才对档案进行系统的管理，导致许多档案资料都得不到规范的保留。在项目施工的过程中，没有人对项目档案材料进行跟踪，这将导致档案材料的收集难上加难。而且项目档案管理本身就是一项专业性强的工作，需要一些专业管理人员对档案进行归档，管理人员既要懂档案管理又要懂电力系统项目工程，但是在现实情况是很多人员都不是专业的档案管理人员，自身专业素养的不足，严重影响了档案管理的有效性。

3.3视听档案的保留不齐全

视同档案材料主要是指声像材料，这些声像材料会辅助一定的文字材料加以解释说明。视听档案材料是技改大修工程项目管理中具有影响力的材料，在档案管理中占有重要地位。但是现在很多电力企业在工程的施工过程中都不重视视听材料的保留，而只关注到项目工程建设的好坏。对于视听材料的管理没有设立专门的管理人员，或者是管理人员的专业素养不够，这都对视听材料的保留存在一定的影响。在这种情况下设立的视听材料管理数据库，导致视听材料不齐全。

4如何加强档案管理工作

4.1加强项目档案管理人员的工作意识

重视理念建设可以保障档案管理的科学性、有效性，也是工程建设过程中各项管理工作能够顺利实施的保障。只有领导的意识正确了，工作开展的到位了，才能使档案管理工作得到有效的实施。并且现在很多技改大修专责对档案管理工作的认识度不够，为增强各专责的归档意识，要加强培训，培养其自身的综合素质，锻炼工作技巧。同时要加强管理人员学习档案管理知识，使管理人员及时掌握先进的管理方法和技术，促进其能够主动收集整理档案材料，保证档案材料的完整性和有效性。

4.2完善项目档案管理制度和管理内部的组织结构

电力企业内部要设立专门的档案管理制度以维护档案管理人员的权责，确立归档部门最后审核的具体要求。必须非常重视归档工作，最后一项归档工作的审核在没有通过的前提下不能够进行下一步的具体工作。档案管理工作需要建立系统性的体制机制，电力企业也要将档案管理部门加入到工程项目的建设的组织结构中去，将档案管理工作与实际项目工作在施工的过程中联系起来，让档案管理工作融入到项目管理中去，参与到项目建设中去。

4.3加强项目工程进程与归档工程建设的一致性

电力企业必须加强项目工程进程与归档工程建设的一致性。在项目工程的施工过程中，必须做好每一个环节的项目档案材料，因为这些材料一旦丢失就会严重影响到后期工程项目的开展。所以在工程项目的建设中我们要设立专门的档案管理部门，将档案管理的工作与项目工程的工作齐头并进，使归档工作更加的系统，从而整个工程项目最终的验收打下基础。

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【关键词】人事档案管理问题对策

人事档案是人才信息的重要载体，是人才成长的主要信息资源，是每个人自身成长过程中的历史真实记录，是个人身份、学历、资历等方面的重要凭证和依据，用人单位可以通过利用人事档案这个重要的信息资源来历史地、全面地考察职工，发现人才、使用人才和管理人才。

随着我国人事制度改革力度的不断加大，人事档案管理出现了许多新情况、新问题。如何面对新的挑战，人事档案的科学管理就显得更为重要了，因为人事档案管理工作涉及到每一个职工的切身利益，它是历史地、全面地了解一个人和正确选用人才的基础，也是做好人事管理工作的必备条件之一，这项工作的好坏直接影响到人事工作的效率和质量。因此，加强人事档案管理工作、提高人事档案管理水平，管好用好人事档案，就可以为本单位人事工作进行科学决策和科学管理提供重要的参考和依据，同时对人才资源开发、人才预测等方面都起着十分重要的作用，笔者结合多年来人事档案管理的实践，就当前基层事业单位人事档案管理工作中存在的问题及对策谈几点体会。

一、当前基层事业单位人事档案管理工作存在的主要问题

1.一些基层单位领导对人事档案管理的重要性认识不够。

由于人事档案管理工作是一项默默无闻的工作，不容易取得明显成绩，所以一些单位的领导特别是基层单位领导对人事档案管理工作不够重视，他们认为人事档案工作就是简单的收存材料、抄抄写写、装订成册、一般的保管等事务性工作，对单位的主流工作来说是无关紧要的工作，只要保证人事档案不丢失，能应付外调、查档就是就万事大吉了。因此，在实际工作中就存在着基层单位领导未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成了忙起来就忘掉、用的时候才想起的现象。正因为这些领导对人事档案工作的重要性认识不够，导致本单位的人事档案管理工作长期处于被动应付的状态，这不仅影响了人事档案管理人员的积极性和人事档案管理的工作水平，更重要的是这样的人事档案管理情况很难高质量地为人才队伍建设、人才资源开发和人才流动提供服务。

2、人事档案管理不够完善

2.1在一些基层单位中人事档案转递及交接工作存在较多的问题。第一，档案转递不及时。一些单位对档案转递工作不够重视，往往是职工已调离本单位但档案转出手续却迟迟没有办，致使档案还滞留在原单位，造成人档分离现象；第二，个别人事档案管理人员在接转档案、调出调入、审核工资或工龄、退休等工作需要查档案时，不能严格履行查阅档案手续，也不按规定办事，什么人都能查阅，致使个人信息泄漏；第三，一些单位的各个部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，而是将档案借离管档单位，甚至有的是借出好长时间不归还，其中不乏有个别人借机钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性；第四，按人事档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，但在一些单位档案管理人员离岗或调动工作时，档案工作的移交不按程序办，也不按档案交接工作的基本要求去做，对要移交的档案不检查，不清理，不登记，没有移交手续，造成工作程序不完整，移交的材料不齐全、责任不明确。

2.2、人事档案材料及时收集、归档工作还很不到位。第一，由于形成材料的部门对人事档案管理工作认识还不够等原因，对所形成的档案材料没有及时收集、转递和归档，造成人事档案材料内容不完整。例如：一些毕业生的成绩单、授予学位决定、派遣证、毕业生登记表等材料在转递中有缺失；一些调动人员的档案中缺少转正定级材料、参加保险情况、工资审批表、考核材料、入党团等材料；第二，一些档案管理人员在收集过程中一直是以被动的方式进行收集，在接收档案时，他们只针对转出档案单位的现有目录清查材料的数量，而没有认真查阅档案中必备的材料是否齐全，也没有想方设法把所缺的相关材料补齐，等到整理档案时才发现缺少材料，这时再去寻找时，往往因相隔时日已久，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集整齐，致使有相当一部分人员的档案中材料缺失，造成档案材料收集不齐全。第三，一些基层人事档案管理人员在人事档案的分类、整理工作中，没有仔细认真地核实过档案中是否还缺少相关材料，只是把档案中现有的材料进行分类整理和装订成册，这就造成人事档案材料的内容不完整、资料缺漏等。

2.3对人事档案管理经费投入不够，基础配套设施不到位，造成保管条件比较落后。由于一些基层单位对人事档案管理工作重视不够，在设备配备上大多采取“因陋就简”的原则，没有专门配备的档案室，即使配备了档案室也是办公、阅档、仓库共用一间，没有按人事档案管理的要求将“三室”分开；还有一些单位没有配备必备的设施设备，甚至有的单位就连防火、防潮、防盗等手段也只是停留在较低的水平上，致使人事档案无法得到有效的管理。

3、基层单位人事档案管理力量薄弱，专业人员少、业务知识不熟悉。

3.1有些单位虽然有专职的人事档案管理人员，但管理档案人员配备不到位，没有按规定比例去配备工作人员，使得人均管理的档案数量过多，整理工作量大，不能满足档案工作的正常开展。

3.2一些单位档案管理人员队伍不稳定，经常更换、变化较大。由于人事档案管理工作的衔接是要有一个熟悉的过程，管理人员业务刚熟练就被换走，新来的人又要有一个熟悉过程，这样就容易造成业务断层现象，也会造成人事档案管理工作滞后。

3.3一些单位没有设专职人员对人事档案进行日常管理，都是兼职人员。由于这些人身兼数职，人事档案管理工作只是他们工作的一部分，他们平常主要精力都放在要完成的主要岗位的工作任务上了，没有更多的时间来管理人事档案，由于工作精力投入不足，他们对所形成的人事档案材料只能作为要保存的资料加以收集堆放，档案材料多年不能进档，或只是机械的放入档案袋中，致使人事档案管理工作只停能留在收、存阶段，无法进入鉴别、分类、整理、归档等规范管理阶段。

3.4人事档案管理人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐，大多数基层单位的人事档案管理人员都是半路出家，他们虽然具备相应的文化水平，但缺乏档案管理工作的专业知识和基本技能，其业务知识和管理能力只能依靠自己在档案管理工作中的摸索来慢慢地积累，可以说，这些基层人事档案管理人员在思想观念和管理水平以及分析处理问题的基本能力上还跟不上时展的需要。

4、人事档案管理的科学化、现代化、信息化建设还不到位。

随着科学技术手段的不断更新，计算机信息化的水平也在不断提高，人事档案工作的现代化、信息化也成为一个单位办公自动化的重要组成部分。但是由于计算机技术还没有在人事档案管理中得到广泛运用，再加上一些基层单位人事档案管理工作人员专业基础知识及基本技能还不够扎实，致使一些单位只是把个人信息、档案目录输入计算机，而在资料检索、调阅档案等工作程序中仍习惯用手工操作，无纸化办公基本没有实施，这样既不利于人事档案的保管，又影响了人事档案管理的质量和工作效率，也大大降低了人事档案信息资源的利用率，不利于人事档案服务于人事工作，也不利于人才开发和人才竞争快捷高效的需要。

二、新时期基层事业单位人事档案管理工作的对策与思考

1、提高思想认识，强化档案意识。

从人事档案工作所面临的问题来看，首先是要解决好基层单位领导的思想认识问题，因为领导重视是做好人事档案管理工作的前提，领导支持是提高人事档案管理水平的关键。因此，各单位领导一定要充分认识人事档案管理工作的重要性，要把人事档案工作放在事关本单位人才队伍建设、人才开发的高度来对待，并将其纳入本单位的重要议事日程，对人事档案工作要给予必要的支持，做到经常过问，定期监督、检查与指导，同时还要注意调动档案管理人员的积极性，加强对他们的培养和教育，以增强他们做好人事档案工作的责任感、光荣感和紧迫感，肩负起自己的职责，提高人事档案管理的工作水平，更好的为人才队伍建设、人才资源开发和人才流动服务。

2、加强基础建设、完善人事档案管理制度，提高人事档案管理水平。

2.1、基础建设是提高人事档案管理水平的基础，同时也是保证人事档案管理质量的基本手段，而单位领导的支持则是提高人事档案管理水平的关键，也是提升人事档案管理水平的坚强后盾。因此，要想让人事档案得到有效管理就必须加大经费投入，做好人事档案管理设施的基础建设和更新，只有将必备的基础配套设施配备齐全，才能为人事档案的有效管理提供可靠的保证。

2.2、要提高人事档案管理水平，首先是要让人事档案管理人员真正认识到管理档案的重要性，提高管理意识、增强责任心，其次是要加强人事档案的制度化建设，因为制度不仅是指导我们工作的一种手段，更是规范人事档案部门使其顺利工作的保障。进一步完善人事档案管理工作的各项规章制度，可以使单位的人事档案管理工作更加有序化，规范化，同时也可以规范人事档案管理人员的行为，激励他们工作的积极性，使其能够严格按照各项规章制度对人事档案进行管理和提供利用，防止管理中的任意性，使人事档案管理工作标准更高、要求更严，工作水平得到有效提升。

2.3、认真做好档案转递、利用及交接工作。

在档案转递、利用及交接工作中必须做到：①、在人事档案转入、转出过程中，档案管理人员要严格按规矩办事，档案随人走，特别是针对人员流动与档案转递不同步的，该转递的一定要及时转递，尽量避免“人档分离”情况的发生；②、在档案利用过程中，必须建立健全档案利用的管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料要有登记，查阅、借阅档案要有登记并且不能将档案借离出档案保管单位，这样就可以有效地制约档案材料造假、销毁、涂改等人为因素；③、在档案管理人员离岗或调动时，一定要严格遵循《档案管理工作规范条例》的原则，严格按照人事档案管理程序办理，对要移交的档案要严格按照档案交接工作的基本要求去做，认真检查，认真清理、认真核实，确保所有档案材料真实、准确、全部交接。④、对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究，真正做到以制度维护管理，以管理保证质量，切切实实做好人事档案管理工作。

2.2、加强人事档案材料收集、归档工作，保证人事档案材料的完整性。

维护人事档案的齐全、完整、准确与安全，是人事档案管理的基础性工作和重要内容，档案材料的及时收集和归档，是人事档案材料内容完整的重要保证。人事档案材料是否准确和完整，涉及到用人单位对一个人的正确评价、培养和使用，也关系到每个职工的切身利益和前途。因此，一定要加强人事档案管理部门档案材料收集、归档等管理工作。首先，形成档案材料的部门要加强人事档案材料及时归档意识，对新形成的档案材料收集、整理好后及时移交到管档单位；接收档案的单位要将收集到的与档案有关的各种材料，认真筛选、细致鉴别，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回材料形成的部门进行补办，避免出现遗留问题，对符合要求的档案材料做到及时入档，避免时间长了人事档案材料的遗失，这样就可以确保人事档案内容真实、准确、规范、完整。

3.加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。

3.1人事档案管理工作是一项对管理人员素质要求较高的工作，它集服务性与保密性于一体，特别是在新形势下要做好人事档案管理工作，就必须要有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面具有高素质的档案管理队伍。因此，各单位要注意加强人事档案管理工作队伍的建设，在选用人事档案管理人员时一定要选择政治上可靠、作风正派、责任心强、热爱档案工作、熟练档案业务、安心本职工作、具有奉献精神的工作人员来从事此项工作，并要注意对他们的培养，充分发挥他们的积极性和创造性。

3.2人事档案管理是一项专业性很强的工作，其管理人员业务的熟悉程度来自于长期经验的积累，如果人员频繁变动，不仅不利于人事档案工作人员业务水平的提高，也不利于人事档案管理工作水平的提高。因此，人事部门应该按照要求配备档案专职人员或者配备至少是以人事档案工作为主的兼职档案人员来负责人事档案管理工作，并一定要保持人事档案管理人员的相对稳定，以减少档案管理工作中差错的发生，这样才能增强人事档案管理人员做好工作的信心、增强责任感、充分发挥他们的积极性与创造性，才能使他们真正为提高人事档案工作的管理水平做出贡献。

3.3人事档案管理人员的素质是搞好人事档案管理工作的重要保证。人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于管理人事档案的工作人员，而不断增强档案意识和提高做好人事档案工作的自觉性，是做好人事档案工作的前提，不断提高自身的政治素质和专业素质是做好人事档案管理工作的重要保障。因此，人事档案管理人员要想提高工作效率、提高人事档案管理的质量，就必须了解管理档案的重要性，增强责任心，要认真钻研人事档案管理的业务知识，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，不断提高自己管理档案的技术水平，以便准确地掌握人事档案管理知识，并能将其熟练地运用到工作中去，自觉地做好人事档案管理工作。另外，人事档案管理人员还要培养自己踏实细致的工作作风、不怕苦、不怕累、勤勤恳恳、任劳任怨、不计名利、甘于奉献；还要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科学管理的原则和方法，积极探索新的管理模式，以便提高人事档案管理的质量和工作效率，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

4、利用现代化、信息化管理手段加强对人事档案工作科学化管理。

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关键词：档案管理；研究；高职院校科研

1.科研档案的含义及作用

科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

高校的科研档案，是高校知识产权的重要载体，凝结了高校科研人员在实践中创造的科技成果、经验和思维，其中储藏着大量的科学技术成果、发明创造、工艺方法等。因此认真做好科研档案管理，合理利用科研档案，能大大提高科研工作水平，为知识创新、技术进步发挥重要作用。

2.高等职业院校科研档案归档范围

目前，依据高职院校科研活动的内容和特点将科研档案大致分为科研项目档案和科研综合档案。

2.1科研项目档案归档内容

2.1.1科研项目准备阶段

准备阶段收集的管理文件有：开题报告与课题论证材料，科学基金及重大项目申请报告及批件，任务书、协议书、委托任务书、合同，课题研究计划等。科技材料有：文献调研、综述报告，实验方案，应用前景调研报告，市场预测、应用前景分析报告，开发工作方案等。

2.1.2研究实验阶段

立项后的项目进入实验阶段，需要收集的管理文件有：课题研究计划执行情况表、进展报告表，计划调整与撤销报告等。科技材料有：重要的实验、测试、原始记录，数据处理材料，设计文件和图纸、技术说明、使用说明，阶段工作小结，重要的照片、底片、录音、录像带等。

2.1.3项目验收阶段

验收阶段需要收集的管理文件有：工作总结，科研投资和经费决算材料，鉴定证书或视同鉴定证书，鉴定会材料、验收评价意见，使用意见，经济效益和社会效益的证明材料等。科技材料有：研究报告、研制报告，论文和专著，工艺技术报告，技术诀窍报告等。

2.1.4成果推广应用阶段

推广应用阶段需要收缴的管理文件有：成果被引用情况材料，成果宣传报到材料，转让合同、协议书，生产定型鉴定材料，成果推广投产后反馈意见，技术展览会的材料等。科技材料有：国内外学术交流材料，开发和推广应用方案及实施情况材料，扩大生产的设计文件工艺文件，市场调查、分析报告等。

2.1.5成果申报和奖励阶段

成果申报和奖励阶段收集的管理文件有：科技成果登记表、报告表，科技成果奖励申报书及批件，获奖材料（奖章、奖状、证书），专利申请书和证书等。

2.2科研综合档案归档内容

科研综合档案是学校科研的重要组成部分，主要包括：上级有关部门科研工作的文件及学院的上报材料，学院科研工作的规章制度，关于科研机构设置的请示、批复，学院学术委员会成员名单，学院科研成果受奖情况，上级下达的科研计划、任务，学院上报的科研计划、总结，学院科研成果登记表及重大科研项目执行情况，学院评选先进科技工作者的文件材料，学院召开科研专项会议的文件材料，学院组织开展的科研经验交流活动的文件材料，学院举办或承办的课题研讨活动的文件材料，学院有关科研活动的交往活动、外事活动的记录材料，学院编印或出版的科研论文集以及反映学院科研动态和成果的报纸、刊物等。

3.科研档案管理工作存在的主要问题及原因分析

3.1科研档案材料收集不完整

科研人员在完成科研项目后，收集的材料主要是一些结果性和部分依据性材料，项目实施性材料归档较少，这使得科研成果档案在为连续性研究提高参考和使用时，出现一些科研成果档案材料不完整的缺陷。主要是因为科研工作人员档案意识薄弱，在收集科研成果档案时只注重科研项目的结果性材料，重点是收集科研项目中的研究成果，诸如论文、著作等，而在科研项目实施过程中形成的材料，却很少关注和收集。此外，科研人员将自己的科研成果视为个人私有财产，许多珍贵材料，如获奖证书、专利证书、论著等材料不愿意上交或推迟上交，有些科研人员则认为自己的科研成果是专门用来申报专业职务所用，不愿意将原件归档。这些都导致了科研档案不完整。

3.2科研档案管理人员配备相对不足

科研档案管理人员占主体力量的是兼职人员。一方面，大多没有受过档案工作的相关培训，对科研档案管理缺乏规范性。另一方面，科研档案管理人员兼作其他工作，没有充足的时间和经历从事科研档案管理。

3.3行之有效的科研档案管理制度缺乏

科研档案管理大多参照、借鉴常规性档案管理办法，缺乏相应的科研档案管理制度、办法和实施细则。档案管理人员只能在口头上做一些说明、解释，而不能做硬性要求，监督力度非常小，这是因为没有相应的制约手段。

3.4科研档案利用价值范围比较窄

科研档案归档后，档案管理部门一般只将科研档案向从事项目研究的科研人员提供参考，并未将成果应用于教学等环节，使得科研成果利用价值范围比较窄。

4.科研档案管理的建议

4.1完善科研档案管理制度

完善的科研档案管理制度是档案工作的基础，是学院科研管理的重要部分。应结合学院实际，制定和完善科研档案管理制度，对科研档案的收集、整理、利用、保管、鉴定等做出明确规定。真正做到科研档案的形成、管理与科研项目的立项、中期检查、结题验收的全部过程同步进行，使科研档案具有客观性、真实性、系统性、连续性和完整性，确保科研档案的利用价值。

4.2强化科研档案意识

学院可创造一系列的档案培训、外出学习和经验交流机会，加强科研档案管理人员与科研人员的档案意识。

4.3明确科研档案分工

明确科研档案管理部门的职责与分工，对相关人员，如科研管理部门（包括科研部门和系部管理人员）和项目负责人，分别建立科研档案规定职责，制定科研档案归档范围，及时做好科研档案收集、整理、归档，形成职责明确的科研档案管理工作机制。

[参考文献]

[1]倪丽娟，尹航. 基于公共管理的档案管理实践范式研究――以社会变迁为视角. 档案学通讯，2012，04：33-35.

[2]倪刘根. 我国商业企业诚信档案管理的现状与发展对策研究. 档案学通讯，2012，05：86-89.

[3]卞咸杰. 探析英国高校档案管理的特点：以谢菲尔德大学为例. 档案管理，2012，06：78-80.

[4]王协舟，罗小宁. 图书情报与档案管理类本科专业课程资源建设研究综述. 档案学通讯，2012，06：56-59.

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高校档案管理方式一直沿用传统的纸质分级分类分层管理，电子政务革新带来了管理创新。伴随规章制度不断健全，档案管理人员常为兼职管理，对档案材料收集重视不足，产生材料失真。同时以前高校人事档案管理长期处于封闭状态，未能建立健全人事档案收集审核制度与归档制度，外加管理人员队伍不稳定，高校档案长期没有收集整理现象较为普遍。

教职工的档案意识淡薄，信息搜集平台逐渐搭建。人事档案工作是人事组织部门的基石性工作，同时也是与全体教职工利益相关的一项工作。严格人事档案管理，善用档案是一项重要工作。不断加大档案管理宣传幅度，不断增强教职工的档案意识，是强化高校档案工作的前提与保障。人事档案部门定期对他们进行有关档案知识的培训，把档案工作与教职工前途发展紧密联系在一起，以唤起教职工们重视档案工作的意识，让档案工作为高校教育事业发展发挥积极作用。

档案材料收集力度小，档案的及时性与完整性难以保证。人事档案材料收集是人事档案管理工作的基石。随着我国高校人事制度的改革，高校对教职工需要分类入档的材料不断增加，为人事档案材料的收集整理带来发展性要求。因此，建立档案管理人材料时首先应保证外部收集与内部收集相结合，外部单位调入档案时，需要认真清查、核实，发现有缺漏材料，及时追补和持续动态完善资料。其次，档案收集工作应转变被动为主动。需要档案管理人员、人事人员主动出击，构建人事档案材料收集系统，保证材料齐全完整。

档案信息化支撑体系建设不够健全。高校档案管理技术相对滞后，学校需要有计划、分步骤地逐步加大资源投入，完善基础设施，加强档案管理的技术设备与信息平台。首先，档案信息化建设要建立高校人事档案信息通用数据库，彻底实现人事信息档案数字化。其次，要建立并逐渐完善高校人事档案数据库管理系统。三是独立建设高校人事档案信息网站，建立以人事档案信息通用数据库为中心，充分形成用户与人事档案管理者间的良好互动[1]。

2、高校档案管理创新途径

2.1 持续强化档案综合管理职能。综合管理是档案部门的基本职责之一，对高校各种档案及档案信息实行集中管理；对所属信息档案工作进行监督与规范指导；对高校的档案工作实行统一领导、统一管理。强化职能管理的方式可以采取灵活多样的措施，对不同特点、不同载体的档案，可以采取不同的管理方式。同时加快实施高校数字化档案馆工程建设，争取建成档案局域网、贯通校园网、互联网，高校档案信息数据库等三网一库档案管理系统，逐步实现高校档案信息资源的远程在线查询[2]。

2.2 持续强化档案管理工作的服务职能。档案管理工作自身性质决定其是一项条件性与服务性工作。提供档案信息资源，为培养高级教育教学人才、发展高新科学技术研究型人才、培训高级专业性管理人才，为学校各项管理工作服务是档案管理工作的宗旨。当前，随着高校的发展，应进一步强化大众服务意识，不断拓展档案管理工作服务领域，加大高校档案开放力度，持续加快推进高校档案服务社会化。强化服务职能可以采取多种形式的服务手段，最大限度的发挥档案材料与信息资源的利用。

2.3 持续强化档案管理工作的监督职能。档案管理法及档案法令法规赋予档案管理部门的监督权力，是保证档案管理工作走上法治轨道，建立档案工作新秩序的重要举措。高校档案部门应积极参与高校的各项管理活动，以确保档案形成质量认定;在评定职称、晋升工资、提升职务等具体工作中，为有关职能部门提供准确、可信度高的晋升职级职称、上报科研成果、保护房地产等权益的档案凭证。高校教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照相关规定及时归档存放。高校档案管理部门在履行档案执法监督职责同时，需要坚持监督与优质服务相结合，使广大教职工能在现代科学管理的高度，认识并理解收集归档的意义与责任。同时应依法制订并采取切实可行的控制措施，从组织上、制度上、管理细节上强化监督职能[3]。

2.4 持续强化档案管理工作的指导职能。高校档案业务指导是档案工作的重要组成部分，是一项思想性、专业性、实践性较强的综合性管理工作。持续强化档案工作指导职能一方面需要依法指导，另一方面对职能部门的档案管理工作要做好业务咨询指导和专业培训与服务。坚持强化搜集、简化整理、细化检查、深化利用的管理业务工作方针，简便、高效、科学地开展档案管理工作的业务指导。坚持贯彻部门建章立制，规范执行文件材料的形成、流转、累积、立卷、归档流程是保证归档材料齐全和完整性，提高卷宗质量的关键环节。高校档案管理工作应加强对电子文件归档管理的业务指导。指导方式需要形式多样，直接指导与间接指导相结合，重点指导和普及指导相结合，集体培训与个别指导相结合[4]。

2.5 持续强化档案工作的宣传与教育双重职能。开展档案宣传工作和利用高校教职工教育活动，持续普及档案法、档案工作常识，充分展示现代化管理技术与网络管理技能在档案管理中的应用，是提高高校教职工档案意识的一项重要工作。特别是在高校发展进程中，对教职工大力推进高素质普及教育的档案宣传与教育发挥着不可替代的重要作用。

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［关键词］事业单位；规范化；人事档案；问题；措施

0.引言

档案管理是事业单位人力资源部的重要工作，人事档案材料涉及每个事业单位员工的基本信息，通过人事档案的调取，事业单位能够判断是否对单位内部人员进行考核、培训、升迁、加薪。另外，事业单位档案管理水平也能够有效反映单位的人力资源状况，其管理是否规范、高效也决定着档案资料是否能够发挥其应有的作用，因此加强事业单位人事档案管理工作的规范化尤为重要。

1.加强事业单位人事档案管理规范化的重要意义

1．1规范化的管理有利于提高档案管理效率

随着我国市场经济的快速发展，尤其是企业单位用人制度的改革，事业单位用人也采取合同制的方式吸纳优秀人才，在事业单位的长期运行过程中，会有大量人员的流动，人员档案材料成为事业单位了解人才状况、实施人才调动的主要依据，因此建立规范化、高效化的人才档案管理机制显得尤为重要。对人事档案进行规范化管理能够有效提高人事材料的使用率，第一时间掌握所需要的人事材料；事业单位人事档案的规范化管理也能够确保人事档案的真实性、准确性，一旦工作中需要查阅就能够按照流程快速地找出相关资料，减少查阅时间，提高查阅效率，节省大量人力，确保事业单位工作的顺利实施。

1．2人事档案规范化管理，能够反映事业单位发展状况

人事档案记录了事业单位人员的整个流动过程，能够见证事业单位每个时期的人员情况，反映事业单位当时的发展状况。事业单位的发展是由小到大，由薄弱到雄厚的，而随着事业单位的发展壮大，其人员流动以及规模也会不断扩张，从侧面也就反映了事业单位的发展状况，这是事业单位的潜在资本，对于事业单位进行人才培训，筛选符合事业单位发展的人才具有重要指导意义，能够为事业单位发展提供人才基础。

1．3规范人事档案有利于优化人才选择机制，吸纳人才

首先，人事档案记录了每个人员的入职、发展、升迁、离职等基本情况，对于事业单位筛选人才具有重要意义。通过人事档案记录，事业单位能够判断自己需要哪种类型的人才，这样在招聘新人的过程中，事业单位就会按照这些要求进行招聘，有利于人才的吸纳；其次，通过人事档案，事业单位能够发现现有人才中存在的不足和问题，这样就能够根据这些问题开展集中化的培训，提高事业单位内部人员的整体素质；最后，事业单位还能够根据人事档案记录对人员进行岗位调动，对表现良好，能力突出的人员进行表彰和升迁，对表现不好，能力一般的进行再次培训，对不思进取，影响恶劣的人员进行开除，提高事业单位人员的整体工作效率和综合素质。

2.事业单位档案管理中存在的问题

2．1规范化管理意识薄弱，缺乏高效的档案管理意识

在事业单位发展过程中，尽管事业单位的规模以及生产力水平在不断提高，但是在人事档案的管理方面却没有提高，主要是因为管理人员没有重视到档案管理的重要性，在管理过程中存在疏忽漏洞现象，在档案管理过程中，不能对档案管理人员进行及时的培训，没有顺应科技发展的要求更新档案管理设备，这些都是档案管理意识薄弱所引起的。

2．2受传统档案管理模式的影响，档案管理存在不规范性

档案管理工作是一个长期而持续性的工作，因此在长期的管理过程中会形成惯性，一旦养成固定的管理习惯再想改变就比较困难。在事业单位的发展过程中，传统档案管理方式影响较深，管理方法比较陈旧，档案管理基本依靠人工完成，办事效率低，难以跟上信息时代的发展步伐；另外，在管理过程中往往存在许多漏洞，从档案的安全保密、档案借阅、原始档案的备份等环节都没有形成统一有序的规章制度，因此档案管理也十分不规范。

2．3档案管理人员专业化水平不高，规范化有待提高

在事业单位的档案管理工作中，很多档案管理人员都不是档案管理专业的管理人员，大多都是从单位内部选择的，没有一定的档案管理经验和基础，根据事业单位需求而进行的档案管理，管理意识薄弱，管理规范性不高，尤其是随着事业单位的不断发展，人员流动的加大，对档案管理的专业化、规范化要求更高，但是很多事业单位为了降低管理成本，没有对档案管理人员进行补充，这也加剧了管理的混乱。另外，事业单位档案管理制度比较简单，没有完整的档案管理制度和操作依据，档案人员编制较为随意，这些都是影响档案管理规范化不能实施的重要影响因素。

3.提高事业单位档案管理规范化的措施

3．1重视档案规范化管理的宣传教育，强化管理人员管理意识

实现规范化的档案管理模式，首先就要做好档案规范化的宣传教育工作，将精细化管理理念引入到档案管理工作当中，提高管理人员的精细化管理意识。在档案管理工作中，要加强对档案的宣传教育讲解，提高内部人员的重视度，让档案管理人员意识到档案管理对事业单位发展的重要意义，加强档案工作的收集和利用工作。首先，可以丰富档案信息的收集渠道，建立完善的档案信息收集体系，以事业单位内部各部门为主，做好每个部门人事档案的信息整理和完善，建立高效的人事档案收集渠道；其次，建立档案材料的联动机制，将事业单位人员的基本信息纳入到档案信息的收集中，如工资、工作时间、家庭情况、学历、职称、奖罚状况等，只有如此才能完善档案管理机制；最后，要将档案管理工作纳入到事业单位年度考核工作当中，只有这样才能进一步强化档案管理意识，提高档案管理的规范化。

3．2优化档案管理机制，为实现规范化管理奠定理论基础

健全档案管理机制是实现规范化管理的基础和保障，因此要对档案管理机制进行优化，通过岗位责任划分、工作内容要求、部门协作、组织保障等方面进行完善。首先，对档案管理制度进行公布，确保档案管理制度能够落实到位，确定档案管理的主要人员，并由负责人对档案管理进行监督管理；其次，召开档案管理规范化会议，通过管理制度的制定、管理人员的升级等确定一个较为规范化的档案管理机制，保障档案实施的规范化运行；再次，做好档案管理的宣传工作，要求各部门与档案管理部门做好协调，确保档案材料收集的准确性、档案资料使用的便捷性、档案借阅的安全性等；最后，责任落实到位，对档案管理工作进行监督管理，确保人事档案管理的安全性、规范性、科学性、高效性。

3．3提高档案材料收集、整理的规范化操作水平

在人事档案管理过程中，最基础的工作就是档案材料的收集与整理，只有确保这个过程规范化才能确保档案材料的完整性、准确性、规范性。档案材料收集整理工作是长期的，贯穿于事业单位发展的整个时期，因此提高资料收集、整理的规范性尤为重要，要做到这点，首先，要对信息收集内容进行严格审核，拓展信息收集渠道，根据人事特点及时有效地收集一手资料，对于资料不全或者信息不足的档案做好备注，后期进行完善和补充；其次，对材料的收集过程以及材料的整理过程进行严格监督，定期进行检查，确保材料的真实性；再次，对收集的材料进行归类整理，便于档案的查找和使用；最后，根据事业单位要求以及国家档案管理要求对档案管理标准和信息收集范围进行确定，不断完善和补充档案信息，提高档案管理效率，做好档案统计分析，提高管理的规范化水平。

3．4推进档案管理的信息化水平，提高管理效率

档案信息化的发展不仅能够提高档案管理的规范化水平，也能提高档案材料的使用效率，因此，推进档案管理的信息化水平尤为重要。信息化管理的最大优势就是规范化、便捷化、快速化，能够在短时间内通过搜索引擎找出所要查找的档案材料，另外还能够实现网络化管理，可以将传统纸质档案数据信息数据化，通过大数据处理提高档案信息的数据传递性，从而建立网络化档案管理体系。网络化档案管理就是档案管理标准化的具体体现，在档案信息数据化的转化过程中，会通过统一的操作模式，统一的处理体系，实现档案信息的统一化管理。在推进档案信息化建设的过程中，首先，要完善档案信息化管理的基础设备，加大基础设备的投入，如购买必要的电脑、数据处理器等；其次，要构建自己的档案信息化管理体系，完善体系建设，提高电子信息化的使用效率；最后，建立完善的档案网络信息化规章制度，确保信息化建设的规范性、科学性、高效性。4结语人事档案管理的规范化能够有效提高事业单位的管理水平，对事业单位的发展具有重要意义，因此要不断提高档案管理的规范化水平。在大数据时代的背景下，事业单位也要加快网络化档案管理体系的建设力度，结合事业单位发展的具体情况，不断优化档案管理的规范化。