档案资料管理措施精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案资料管理措施范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

【关键词】工程档案管理；收集整理；编制归档；应对措施

1、加强政策宣传

要做好工程档案的管理工作,离不开各单位、各部门的支持和协作。我们在建筑工程档案资料的收集过程中,注重运用行政、经济等手段,多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》等法律法规,积极主动开展工作,使广大工作人员真正认识到做好工程档案工作的重要意义。

2、完善工作机制

首先应加强组织领导。坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓,健全管理网络。项目建设单位要将设计、施工、监理等各参建单位都纳入管理网络,建立档案领导小组和档案工作小组,以综合档案室为纽带,开展工程档案的监督管理和具体业务工作。理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系,明确职责。一是部门职责。规定基建部门(工程项目部)负责项目档案的收集、整理、汇总、归档工作。

勘察、设计单位负责各阶段设计文件、竣工图的移交归档工作。施工单位负责完成职责范围或合同规定的工程文件和设备开箱文件的收集、整理、移交、归档工作;负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件作为设计单位编制竣工图的依据。监理单位负责收集、整理监理文件材料,向建设单位的移交归档;负责编制《设计变更汇总表》,审核施工单位的竣工文件、竣工图等，并审核其完整、准确性。二是专、兼职档案员职责。兼职档案员负责工程管理部门工程材料的收集、整理，定期移交档案室;专职档案员负责各部门、单位的业务指导和质量把关,负责档案管理、资料编研、提供利用;项目负责人负责对档案文件材料内容的审核。

完善制度建设。建立健全工程档案收集工作制度,将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序,并将其列入工作质量的考核,使工程档案收集真正成为一项日常性工作,保证工程档案工作有章可循,有法可依,达到规范化管理的目标要求。

推进信息化建设。一方面,加快做好历史纸质档案的数字化整理工作;另一方面,严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准,统一系统数据库的建设,统一档案信息的归档存储格式,确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。

3、强化过程控制

前期介入。坚持从档案材料形成的“源头”抓起,做到前端控制。工程项目立项后,建设单位档案管理部门对项目管理部门进行档案交底,交底内容为项目前期和竣工验收文件材料的收集、整理、归档的范围及要求;工程项目开工后,建设单位项目管理和档案管理部门对设计、施工、监理等参建单位进行档案交底,档案交底的内容主要是建设过程中文件材料的形成、积累、整理、归档的要求。各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标,认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求,做好技术文件材料的形成、积累,并注重形成质量,技术文件材料的形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核,保证其真实可靠。

中期控制。工程开工后,档案管理部门要加强现场的检查和指导力度,全程参与,确保工程档案各个管理环节始终受控在控。档案管理部门要检查项目管理部门和各参建单位的工程技术文件的收集、整理情况,对不符合归档要求的文件提出意见,督促整改完成,形成闭环。在业务指导上,档案专职人员应勤跑工地,跟踪了解项目信息, 随时检查指导。

后期检查。重大建设项目可采取阶段性归档。项目管理部门和各参建单位在阶段性工作完成后,要按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)对本单位(部门)涉及到的项目文件进行整理、立卷,编写移交目录清单。档案管理部门应加强督查,归档文件应完整、准确、系统,应真实记录和反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。检查验收发现不符合规范要求的,坚决退回整改。在档案接收方面,要充分利用行政程序把关,建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制,保证工程档案的规范化、标准化,保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。参与工程建设的施工、安装、监理、调试等单位应在竣工验收后一个月内,向项目管理部门移交。设计单位在调研、初步设计、施工图设计、竣工图编制等阶段性工作完成后即归档,竣工图归档时间不得超过竣工验收后两个半月。竣工验收后两个半月内项目管理部门将项目的全部档案向本单位档案部门整体移交归档,在移交纸质档案的同时,还应移交相应的电子文件、工程重要活动的音像材料。归档范围包括建设项目前期文件、招投标文件、施工文件、监理文件及竣工验收文件。项目管理和档案管理部门对各参建单位提交的竣工资料进行验收,保证归档文件的完整、准确。确认符合归档条件后,办理交接手续。

4、提高队伍素质

人是生产力发展的第一要素。因此，加强现有档案员队伍建设, 培养和造就一支具有广博知识、精通业务和恪守职业道德的人才队伍, 是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务,也是提高档案管理水平,实现档案事业跨越发展的关键。

“工欲善其事, 必先利其器”,学习能提高个人素质,提升我们的道德素养。随着档案工作涉及的面越来越广,社会关注程度越来越高, 工作的要求也越来越严,难度越来越大,对档案员素质要求也越来越高。就专、兼职档案员而言, 必须要做到:

第一,加强档案工作职业道德建设,自觉树立爱岗敬业、默默奉献意识,从思想意识上真正热爱档案工作。

第二,加强工作作风建设,努力培养自身舍得吃苦、乐于为基层服务的意识,增强工作的责任感和使命感。

第三,一要主动学习党的路线、方针政策,学习各级档案工作的相关法律、法规,学习系统内外关于档案工作的文件规定,做到规范管理,依法治档。二要加强专业知识的学习。通过档案专业业务培训、组织外出参观、学习交流,邀请专家举办讲座和现场讲解、开展档案工作检查评比等形式提高工程档案人员的专业理论水平。

加强现代办公设备的学习,提高熟练运用计算机、网络等现代技术管理档案的技能水平,真正成为一岗多能、业务精湛的管理能手, 以适应新时期新阶段对档案工作的要求。

篇(2)

关键词：土地开发；档案资料；管理

1土地开发整理项目档案资料的意义

为了能更好的监督项目的进程，能让日后项目的管理更容易，就需要管理好土地开发整理项目档案资料，因为这样才能全面并及时的了解整个项目管理的过程和项目建设的进度情况，能够及时发现建设中的问题并进行处理，还能提供一些项目建设管理的信息。土地开发整理项目档案资料是非常重要的，主要从以下几个方面体现出来：(1)整个项目建设过程的资料信息等都包括在土地开发整理项目档案资料当中，日后接受各级部门审查等也都是要把这个作为依据的。(2)根据土地开发整理项目档案资料可以整治项目建设中的不良行为。(3)要根据土地开发整理项目档案资料对项目进行质量检测，日后出了问题也需要用到这些资料进行追查。(4)在建设其他项目时也可以参考这些土地开发整理项目档案资料。(5)土地开发整理项目管理规范化的要求土地开发整理的管理模式有了一定的转变，国家也开始重视土地开发整理,只有不断完善土地开发整理项目管理，才能让国家投入的资金不浪费，让土地开发整理项目有好的效益，而在土地开发整理项目管理中，土地开发整理项目档案资料是很重要的。整个项目管理活动的记录都在土地开发整理项目的档案中，这其中保存和积累着项目的工作成果和工作经验，项目中有些关键地方的施工记录也在其中。由此看来，在项目管理中，项目档案管理是必不可少的。

2土地开发整理项目档案资料管理存在的问题

我国实施土地开发整理项目比较晚，很多方面的管理都不完善，存在着许多的问题，土地开发整理项目档案资料管理方面也是漏洞百出，而且也只是有一些零散笼统的文件并没有统一的标准。在土地开发整理项目档案资料管理方面的问题也有很多，主要体现在以下几个地方：(1)填写的一些资料内容不准确。有许多原始资料在项目进行的时候不能及时填写，从而造成了土地开发整理项目档案资料内容与施工事实情况不相符，进而就导致了有些建筑材料没有完整的合格证和质保书等，最终就不能知道项目工程质量的具体情况，达不到符合要求的项目工程资料档案管理的质量。(2)没有完善的档案资料管理制度。许多企业都没有完善的项目档案管理规章制度，甚至有的企业就没有建立这个制度。在项目工程建设过程中不在乎档案资料的管理工作，只偏重于质量等方面的问题。(3)档案资料管理不规范。在施工过程中，档案资料的格式各式各样、内容不符合要求，不容易装订，这都是由于施工单位和相关部门没有统一档案资料的格式而造成的。资料的内容方面，有的资料是因为档案员在编辑的时候不了解施工的进度和相关情况，导致了编辑的资料和事实情况不一样，还有的是因为不清楚施工的操作过程在填写表格的时候造成了多填、漏填的现象。还有的资料中有错别字，内容叙述的没有逻辑关系，有的资料没有领导签字、盖章等，资料中出现的这些问题都会在很大程度上影响后期竣工资料的编制。(4)没有专门的人负责管理档案。目前，很少有企业设立了专门管理项目档案资料的职位并由专门的人员进行管理，大部分的项目档案资料管理人员都不是专职人员，都只是身兼多职的人，这些人员都没有受到过专业的培训，不了解档案业务，而且他们平时还有原本的职务工作要做，就没有了时间去深入的学习了解该如何进行档案管理，这样他们就很难管理好。资料越来越多，他们又没有办法跟上节奏整理，渐渐地需要整理的资料越堆越多，也就越来越难整理，再加上取阅档案资料时不进行手续登记，最终就导致了档案的丢失。所以，项目档案资料一定要有专门的人进行管理，而且管理人员一定要有相关的专业知识。

3项目档案资料管理建议

结合上述项目档案资料管理中存在的问题来看，想要土地开发工程建设有快的进度，就一定要重视项目档案资料管理。具体措施如下：

3.1增强项目档案资料管理的意识

在土地开发整理项目中，有很多重要的图表、文字、影像、图片等资料可以为其他的土地开发项目提供经验等。所以，加强对项目档案资料管理的意识是很有必要的，这样就能够让那些档案资料完整的保存下来了，而且还能对档案进行妥善的管理，从而避免发生资料丢失的情况。所以，一定要让档案资料管理人员有充分的项目档案资料管理的意识，认真学习相关的管理知识，认真对待工作。

3.2制定项目档案资料管理制度

在建设性工程当中，土地开发项目是具有很大规模的，而在土地开发项目中，最重要的就是有完善的档案管理制度。把项目档案资料的内容进行准确的分类整理，并进行统一的规划是完善档案管理制度的基础。在整个土地开发项目中，有许多方面的需要都要与其他企业进行交易等，交易过程中就会有许多的报告、文件等，要把这些资料进行划分归类，进而再统一的进行存档，这样在日后查询资料时就会更方便。

3.3加强管理人员的技能学习

整理、规范项目档案资料是需要非常认真严格的，所以具备专业的知识技能和认真的工作态度是对土地开发整理项目档案资料管理人员的硬性要求。牢记土地开发整理的政策法规，了解项目工程中需要的所有的资料，能认真准确的把档案资料进行分类整理等，能完好的保存完整的资料，这些都是这些管理人员需要具备的知识技能。

3.4建立专人负责制度

管理人员需要具有一定的专业知识技能，管理过程中必须要遵守政策,土地开发整理项目档案资料的管理工作是很复杂的，而且时间长,项目资料的内容也很复杂,因此想要能够保证这个工作有效率的进行，就一定要让专门的人对其进行有效的管理，而且还要让这些人员进行专业技术培训等，提高他们相关的管理知识和技能，进而更好的保证档案管理的进行。

4结束语

篇(3)

关键词：建筑工程；档案资料；有效管理

在我国经济水平不断发展的背景下，建筑业作为一个潜力比较大的行业，已经得到了不断的发展。我国的建筑行业发展水平逐渐上升，同时不可避免的有问题的产生。建筑工程的档案资料的重要性已经得到了广泛的认可，建筑档案资料本身的内容比较广泛，对档案资料的有效管理是具有比较大的重要性的，必须要深入探讨有效的管理措施。

1 建筑工程档案资料管理的内涵分析

建筑工程的档案资料主要是指建筑工程的项目从立项开始到验收结束整个过程中，所产生的过程资料。建筑档案资料具有真实性的特点，同时还具有单一独立性以及实用性。为了确保档案资料的完整、安全以及准确，必须要做好档案资料的管理工作。建筑工程档案资料一般应该进行验收。

建筑工程档案资料所包含的内容包括建筑工程的各个环节，涉及内容比较广泛，一般可以分为三个方面，一种是综合性文件，主要包括计划书、上级批准文件以及政府要求拆迁等相关文件，同时还包括工程相关合同，以及审计内容等；还有一种属于工程施工文件资料，主要包括竣工生产的报告以及立项报告，图纸设计、变更等过程中产生的生成性报告等，同时还包括例会内容、事故处理等资料。第三种工程档案资料是属于竣工图。竣工图不仅仅包括工程竣工后的图纸，同时还包括建筑工程的平面布置图、接线图等。

2 建筑工程档案资料管理中存在的问题

建筑工程具有比较大的复杂性，所产生的档案资料比较繁多，其档案资料管理中主要存在以下几点问题：

（一）档案管理模式比较混乱，缺乏统一有效的管理

在建筑工程的档案资料管理工作中，涉及到的管理机构比较多，不少机构形成了专门的档案处理室，一些机构则并未建设，因此，在具体的建筑工程施工过程中，档案资料的管理模式比较混乱。不少机构的档案管理工作并未单独列出来，而是交给业务部人员来完成，不利于档案资料的有效整理以及具体应用。

（二）档案管理人员的素质水平较低，未形成较深入的认识

在建筑工程档案资料的管理过程中，不少档案资料管理人员的专业素质水平比较低下，并未认识到档案资料管理的重要性，在工作态度上不认真。现代信息社会，信息成为一种财富，档案资料的管理工作的重要性逐渐凸显，而现有的档案资料管理人员的素质水平达不到时展的要求。

（三）档案资料有缺失现象，未及时进行归档管理

由于建筑工程项目的工期一般比较长，在相关档案资料的管理中，存在部分资料丢失的情况。当档案资料没有进行及时归档时，资料可能会丢失，进而影响到档案资料的归档工作。

3 建筑工程项目档案资料有效管理方法

（―）完善建筑工程项目管理制度，统一管理模式

在建筑工程项目过程中，建设比较完善的建筑工程档案资料管理制度，按照国家的政策法规将档案资料的管理模式进行统一，对档案管理人员的责任进行明确。建筑工程档案资料管理，必须要通过对责任的明确，保证档案资料的真实性，进而为建筑单位的合法权益提供必要的保障。

（二）提高档案资料管理人员的专业素质，应用多种培训方式

在建筑工程的档案资料管理工作中，档案资料管理人员是工作的核心，档案资料管理人员的专业素质水平直接影响到档案资料管理水平。通过应用有效的培训手段，促进档案资料管理人员的专业素质的提高，可以有效提高档案资料管理工作的质量。建筑企业应该积极开展相关的培训活动，通过聘请专业讲师，提高培训效果，全面促进档案资料管理人员的素质水平，同时不断提高档案资料的真实性，促进归档工作的顺利进行。

（三）积极应用信息技术，实现档案资料管理的信息化

在信息时代，建筑工程档案资料的管理工作需要积极引进高新技术，不断促进管理技术的现代化。建筑工程企业应该积极引入信息技术，促进档案资料管理的水平，通过档案资料录入系统的建设，不断促进档案资料管理效率的提高，同时实现对建筑工程项目资料信息的完整以及真实录入，有助于展开严格控制。

（四）加强竣工验收档案资料的质量，促进资料的实效性的提高

建筑工程的档案资料在实际的工程验收中具有重要的应用作用，是一种必要凭证。建筑工程的档案管理人员应该严格按照相关的规范，全面审核建筑工程档案资料，并做好竣工档案的验收工作，进而提高建筑工程档案资料的完整性以及准确性。

4 结束语

建筑工程档案资料管理在建筑工程中具有重要的应用意义，建筑工程企业应该积极应用多种有效策略，促进档案资料管理水平的提高。通过提高对档案资料管理的认识，采用多种有效培训方式，以及积极运用信息技术等有效方法，促进建筑工程档案资料的管理效率以及质量的提高。

参考文献

[1]宋守君.工程档案信息化管理系统的功能与对策研究――以山东建筑大学为例[J].山东建筑大学学报，2014，29（12）：364-367；373.

篇(4)

He Hanqing

Guangxi tianhe construction Co., LTD

摘要：本文认真深入分析了建筑工程资料在收集与整理过程中遇到的主要问题及原因，并提出了增强工程资料管理意识，加强工程资料收集整理，健全工程资料管理机制，提高建筑工程资料质量等对策措施，以期促进建筑工程档案管理工作不断全面深入开展。

关键词：建筑工程；资料收集与整理；存在问题；对策

Abstract: this paper analyses the architecture engineering earnest thorough data collecting and processing in encountered in the process of the main problems and causes, and put forward the enhancement project material management consciousness, strengthen engineering data collection, sound engineering material management system and improve the construction material quality countermeasures, such as the measures to improve the construction project file management ongoing comprehensive thorough development.

Keywords: building engineering; Data collection and processing; Existing problems; countermeasures

中图分类号：TU761文献标识码：A文章编号：

在建筑工程项目管理过程中，资料管理作为其中最为重要而关键的内容与环节之一，起着极为重要的意义与作用。建筑工程的资料，从一定程度上可以体现了建筑工程的管理能力与水平，而且又可以全面地反映建筑工程在实施过程中的具体情况。但是，在建筑工程实际施工过程中，往往出现了一系列突出困难与问题，在一定程度上影响了建筑工程的竣工验收、工程造价核算以及有关档案资料的收集、整理与归档等。笔者认真结合自身的实际，深入分析了建筑工程资料在收集与整理过程中遇到的主要问题及原因，并提出了行之有效的对策措施，以期不断深入推进建筑工程档案管理工作。

1 建筑工程资料收集与整理存在的问题及原因

1．1重视力度不够

早在2002年，我国就颁发实施了《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》等法规条例，其目的和宗旨就是进一步增强建筑工程施工单位对档案资料收集、整理及管理。但是，由于我国很多建筑工程施工单位的重视力度不够，一些档案资料管理人员的思想意识较为淡薄，加之施工企业的能力水平不尽一致，必然导致了整个建筑工程在竣工以后，其档案资料也不尽健全完整。这样一来，必然造成了建筑工程的有关档案资料不能及时报送，也不能很好地反映整个建筑工程的建设情况。此外，一些建筑工程施工单位只注重工程建设进度以及资金管理，往往忽视了建筑工程的档案资料及管理。

1．2管理不够完善

管理不够完善，是建筑工程资料收集与整理存在的主要问题。由于一些建筑工程施工单位没有建立健全工程档案资料管理体系，必然引起管理不够完善的现象。此外，有的把建筑工程的档案资料编制、管理等工作完全交给了档案管理专业部门，而档案管理专业部门往往对建筑工程的施工情况不够了解，而是根据施工单位提供的资料编写档案资料。这样，必然导致了建筑工程的档案资料不够完整。另外，也往往出现虚假数据等不良现象，也可能造成建筑工程的档案资料与施工事实不尽一致，更不能准确、真实、全面地反映整个建筑工程的建设情况。

1．3资料缺失严重

资料缺失严重，是建筑工程资料收集与整理不容忽视的问题之一。这主要是由于一些建筑工程施工单位只重视工程建设进度，而轻视其档案管理导致的。因此，在建筑工程施工过程中，建筑工程施工单位不仅要高度重视工程施工建设的进度，而且也要把相应的人力、物力和财力都投入到工程建设的档案资料管理中。努力实现创造良好经济效益的同时，也注重工程建设有关资料料的收集、整理与归档等工作。

1．4管理机制不全

施工单位档案机制不够健全，是建筑工程资料收集与整理面临的突出问题。由于体制机制不够健全完善，就使得了建筑工程资料的收集与整理难以保证与工程施工建设同步进行，也可能造成了有关建筑档案资料严重缺失，也在一定程度上影响制约了建筑施工档案资料管理工作的深入有序推进，更为严重的是也必然影响了建筑工程的施工建设及进度。

2 加强建筑工程资料收集与整理的对策探讨

2．1增强工程资料管理意识

提高工程资料管理意识，是加强建筑工程资料收集与整理的关键所在。因此，我们必须切实加强工程档案资料的有关知识及法律法规体系建设，并通过开展不同形式的宣传活动，进一步转变人们的思想意识，逐步规范其行为，不断提高建筑工程管理人员的档案资料意识。一般情况下，在建筑工程施工以前，施工单位应当切实加大档案资料管理法规知识宣传力度，通过学习培训、集中教育等有效方式，积极宣传建筑工程档案资料管理的意义与价值，使其落到实处。此外，也要组织建筑施工单位有关人员认真学习档案管理方面的知识，不断提高他们的工程资料管理思想及意识，为提高建筑工程的质量夯实基础。

2．2加强工程资料收集整理

在建筑工程具体施工过程中，要切实加强工程资料的收集与整理，也要加强有关管理人员的业务技能培训，使他们了解掌握建筑工程档案资料的收集、整理和管理工作，在明确自己职能职责的基础上，不断提高自身工作的责任感、紧迫感和使命感。此外，也要积极对建筑工程管理技术人员进行业务培训，使其了解掌握建筑工程资料的有关规定及要求，努力培养造就他们收集整理资料的良好习惯。

2．3健全工程资料管理机制

健全工程档案资料管理机制，是不断完善建筑工程档案管理工作的有效途径。对此，我们必须积极健全建筑工程档案管理体系，以档案资料管理为中心，建立健全相关体制机制，把建筑工程档案资料管理的具体责任落到实处，层层负责，具体落实，共同做好建筑工程档案资料管理，不断规范建筑工程档案资料收集与整理的行为。

2．4提高建筑工程资料质量

在建筑工程施工开始以前，有关必须尽快熟悉档案管理方面的知识及法律法规，在了解掌握建筑工程有关情况的基础上，逐步规范建筑工程资料的收集与整理，不断提高建筑工程资料的质量，尽量保证建筑工程资料的管理有序，查阅方便。在建筑工程施工计划以后，档案管理人员要积极把各个时期的检查验收计划纳入建筑工程施工计划中，尽量从质量、效率等方面扎实做好建筑工程资料管理的基础工作，从源头上确保建筑工程资料收集与整理的质量与效率。

结束语

综上所述，做好建筑工程施工档案资料的收集与整理，对于整个工程建设而言，具有积极的意义与作用。因此，我们必须进一步增强档案资料管理意识，努力健全完善建筑工程档案资料管理体系，确保档案资料与工程施工建设同步进行，在真实全面反映建筑工程实际情况的基础上，不断促进建筑工程施工深入开展。

参考文献：

[1]陆总兵、 刘小亮、陆艳辉，建筑工程资料收集与整理中存在的主要问题与对策[J]，中国科技信息，2008（02）。

篇(5)

一、当前高职院校档案资料管理工作的现状

目前高职院校的学院档案室应该成为评估资料主要的“资源库”，但事实上档案室所提供的资料却占不到整个评估资料的二十分之一。原因在于：学院的档案管理与实际需要归档保存的资料存在“两张皮”现象。一方面档案室虽然制定实施了档案归档范围和归档目录，但对各系（部）、处室实际形成的资料，尤其是新形成的不在原定归档范围的资料缺乏有效的监控，档案归档范围和归档目录也存在不能根据新的高职教育发展需要采取及时修订和完善的问题。另一方面各系（部）、处室可能出于查阅、使用方便考虑，对有些应该“自觉”归档的资料不上交档案室。由于缺乏科学系统的管理，时间一长，就容易丢失，或难以找寻，事后追查究竟有没有这样的资料，也因为没有严格的登记制度而查无实据，只能凭借“记忆”作出“也许有”“可能无”的似是而非的判断。由于没有明确的责任人，也就没有一个人为此而负责任，最后只有不了了之。

二、建立高职院校院系二级档案资料管理模式

高职院校的学院档案室是档案管理的一级单位，各系（部）、处室为档案管理的二级单位，各系（部）因为工作需要，在条件允许的情况下，可考虑建立系（部）档案室。院级档案室要根据教高『2006116号文件（《关于全面开展高职高专院校人才培养工作水平评估的通知》）和教高[2008]5号文件（教育部关于印发《高等职业院校人才培养工作水平评估方案》的通知）有关规定，对原定档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善，在广泛征求各系（部）、处室意见和建议基础上，形成学院一级档案归档范围和归档目录，经学院领导班子审定后正式实施。各系（部）、处室要在规定的期限内向学院档案室如数上交档案，学院档案室与各系（部）、处室之间要严格履行档案逐份交接手续。各系（部）、处室根据实际工作需要，在学院档案室专业人员指导下，制定本系（部）、处室档案归档范围和归档目录（一级档案），建立相应的管理制度。各系（部）、处室二级档案单独编号。各系（部）、处室要将每年的二级档案实际目录索引上缴学院档案室备案，学院档案室要履行严格的交接手续。二级档案以每3年或5年为一周期（各处室二级档案以3年为周期，各系部按照学生学制为周期），各系（部）、处室二级档案保管不超过一个周期，周期满后3个月内整体移交学院档案室，学院档案室严格履行交接手续，并对二级档案进行“专区”管理。各系（部）、处室要设专兼职档案管理员，学院档案室负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。实施档案二级管理模式，就是为了明确院级档案室和各系（部）、处室的工作职责，细化管理，最大限度地保证档案资料安全，切实发挥档案资料对教学和管理工作的资政、借鉴作用。

三、加强高职院校系级教学档案资料管理，促进各项工作稳步发展

教学档案资料是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据，对教学档案资料的收集、整理、保存和利用是档案资料管理工作的重要组成部分。所谓系级教学档案资料，是指教学管理人员、教师、学生在系教学活动中直接形成的具备对日后全系教学工作有查考和利用价值的文字、图表、声像等载体材料，比如，上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，培养方案、教学计划、教学大纲、课程建设规划、实验室建设规划，年度教学工作计划与总结、教学研究计划与总结，授课计划、教案、试卷及其分析报告，讲课课件、讲课录像、教学录音、电教片，学生学籍情况、作业、学生成绩报告单、实习（实验）报告、毕业论文或毕业设计，教学管理制度、教学任务安排、教师培训进修材料，教师课表等。这些档案资料真实地记载着高校各系教学工作的内容、方法、途径和效果等，是衡量一个系教学水平的重要标志之一，是制订各类教学计划、修改教学大纲、计算教学工作量、考核单位、个人教学水平的重要依据。高职院校系级教学档案资料管理作为一个系统的工作，是高职院校教学管理的重要内容之一，对于加强系（部）教学基础建设，深化教学改革，规范教学管理和实施素质教育以及推进教育现代化等方面起着积极的作用。

加强高职院校系级教学档案资料管理是高职院校档案建设的重要环节，也是促进各项工作稳步发展的有力举措。近几年来，高职院校各级领导、教师、学生对系级教学档案资料管理重要性的认识有了新的提高，也采取了不少有针对性的建设措施，提高了系级教学档案资料管理的水平，但由于受各种因素的制约，系级教学档案资料管理存在的问题仍然不容忽视。要解决这类问题，必须充分认清以下两个问题。

第一，充分认清现代电子教学档案资料在促进整个教学工作中有着比传统纸质档案资料更多的优越性。传统的纸质教学档案资料较易遭受温度、湿度、光线、虫、鼠、水、火等自然因素造成的破坏，许多档案没有备份，档案极易受到破坏，其受损后往往难以恢复原状，因而建设和管理上需要较大的资金、设施、技术、人力支持，建设和管理成本较高。另外，由于纸质教学档案资料的数量多，体积大，建设、管理、查询起来也比较麻烦。电子档案资料是随着现代信息技术应运而生的新事物，由于它具有成本低、容积小、信息存储量大、检索快捷、传输方便、管理省事等传统纸质档案资料所无法比拟的优点，它一产生便受到社会各界的欢迎。教学档案资料的开发利用逐步向电子化、网络化方向发展，实现档案信息资源共享和网络查询服务将成为一种必然的发展趋势。目前，电脑硬盘的存储量早已突破1024G。一台硬盘为320G的普通电脑就可以存储200多亿文字，相当于十几万册图书的存储量，随着计算机技术，尤其是信息压缩技术水平的不断提高，电子介质的存储密度还在以难以想象的速度继续增加，这使得任何一个系用一台普通电脑就可以把下属各教研室、实验室等单位的教学档案资料全部存入。如果对教学视频档案资料要求较高，投入1000元，配置数个大容量的移动硬盘或者采用DVD光盘刻录存储就可解决问题。电子教学档案资料的建档成本和管理成本都比传统纸质档案资料低廉，再装上教学档案资料检索和搜索软件，查询教学档案资料就成为一件十分简便和快捷的事情，其查询效率会比传统方法大幅提高，这就为系级教学档案资料建设和管理开辟了广阔的前景。因此，系级教学档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料。

第二，充分认清实现系级教学档案资料供全系师生网络查询对促进教学上台阶具有十分重要的现实意义。高职院校系级教学档案资料不同于人事、行政等档案，其保密性要求不是很高，大部分档案资料可以向全系人员公开（少数不宜公开的在研项目和专利技术除外），其建设和管理的主要目的有二：一是作为上级各部门检查教学的凭证式佐证材料；二是为师生更好地“教”与“学”提供服务。第二种目的是最主要的，也是系级教学档案资料理应经常发挥的功能。这就决定了系级教学档案资料建设和管理必须设置和强化网上查询功能，为全系师生服务，为全系教学上台阶服务。纸质教学档案资料的查询、分析需要大量的人力和物力，这使得有些工作不便进行。广大师生在日常教学生活中希望随时随地获得本系的教学档案资料，师生如果查询纸质档案资料必须事先专门预约档案资料管理员，届时打开档案资料室，才能进行查找，而且查找、借用过程非常繁琐，既费时又费力。而在网络环境下的电子档案资料，师生可以在电脑前把许多档案资料“拉到”自己的显示器上来，实现跨校区，乃至跨地域、国度的档案信息资源共享，只要有一台上网的计算机，就可以进入系里全日服务的“档案资料室”。另外，借阅者“借用”的电子档案永远都只是一个“副本”，不会引起档案资料的损坏，而纸质档案资料在借阅或复制过程中可能会被损坏甚至丢失。借助本系的电子教学档案资料和查询系统，所在系的全体人员、尤其是新参加工作的教师和刚入学的新生可以随时获取针对性最强，而在别的地方很难得到的教学档案资料。这种便利而有针对性的教学档案对搞好本系的“教”和“学”无疑是一个强劲的信息支持。目前，高职院校各系都建立了电子教学档案资料库，但这些档案资料大多都存放在系档案资料室的专用电脑中，只能供少数人查询，远未实现全系师生网上共享，“重藏轻用”的低效状况亟待改变。而这种状况一旦得以改变，就会有力地推动教学上的借鉴和交流，极大地提高教学实效。

四、结束语

随着高职院校办学规模的不断扩大，对其管理模式的要求也更加细化和规范化。本文从当前的实际情况出发对高职院校院系二级档案管理工作进行了深入的探讨。若要建立起一套切实可行的管理模式和制度，还需要做大量细致的工作，还需要在实际工作中按照具体情况做出必要的调整和修订。

【参考文献】

［1］黄健.中职学校教职工档案资料管理探讨——以业务档案为例[J]. 科学与财富，2011（10）.

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实物地质档案资料的科学化管理是促进我国地质事业不断发展的重要方面，也是一项有待不断完善和加强的长期任务。本文着重探讨三方面的问题：一、从广东模式看实物地质档案资料管理现状；二、从普通意义上看实物地质档案资料管理存在的不足；三、从前瞻的视角看实物地质档案资料管理的发展趋势。

1 广东省实物地质档案资料管理工作现状

一般来说，实物地质档案资料管理流程可划分为三大环节，入口是实物地质资料汇交管理，中间环节是实物地质资料馆藏管理，出口是实物地质资料服务管理[2]。广东省首先从制度方面入手，将整个管理流程的主要环节纳入制度中进行规范：根据国土资源部出台的《实物地质资料管理办法》，制定省级馆业务流程和管理制度以及操作细则，力求做到制度流程规范、标准统一详细，有法可依有制可循。其次，通过本省实物地质资料管理系统对实物地质档案资料的整体工作进行信息化管理，主要工作流程可见下图：

从工作流程图可以看出，广东省实物地质档案资料的管理按照实物地质资料汇交管理、实物地质资料馆藏管理、实物地质资料社会化服务管理三个环节相扣递进，有序运行，在工作实践中体现了管理信息化和操作精细化的要求，初步形成了自己的一套模式。

1.1 汇交管理。汇交是实物地质档案资料管理的第一步，其作用不可小觑。广东省严格按照制度接收实物地质资料，通过实物地质资料管理系统，地勘单位在互联网报送实物地质资料清单，馆藏工作人员根据本省情况和筛选细则，将有研发利用价值和典型意义的实物地质资料进行库藏管理，埋藏其余实物地质资料，实现了求精求细、保障重点。值得一提的是，本省将实物地质资料汇交管理工作与探矿权延续管理相结合：在汇交成果地质资料之前，必须报送实物地质资料清单，待实物地质资料汇交完毕后，整体地质资料汇交工作完成，探矿权人相继办理其他手续以完成探矿权延续。这在一定程度上形成约束力，使得实物地质资料汇交监管力度有所加强。

另外，为保证汇交工作落到实处，我省采取了在省级馆藏机构指导下分片委托保管体制，即分别在广州、韶关、梅州、湛江四个地方，委托具有固体矿产乙级以上（含乙级）勘查资质的地勘单位建立实物地质资料保管分库，因地制宜地落实实物地质资料保管设施，很好地解决实物地质资料接收保管问题。这种保管体制也被誉为具有广东特色的保管模式。

1.2 馆藏管理。库房管理是实物地质档案资料管理的中间环节，正规、有序的管理为日后的利用服务提供基础性保障。入库后的实物地质资料，有专人负责管理，严格按照相关制度的规定进行实物地质资料的出入库管理、岩矿心整理，统一编目、上架。清洁好的岩矿心装入岩心箱内，并标明岩心牌，岩心箱和库位编号，按照统一编码格式编写，便于制作目录检索，整个管理工作做到规范化。同时将整理好的实物地质资料统一进行数字化处理，将钻孔数据、实物照片等入互联网方便利用。

1.3 社会化服务管理。“服务”是地质档案资料管理工作的终极目标，也是出发点和落脚点。我省馆藏部门将整体流程结束后的实物资料进行分类、立卷、建档，每一宗建档单元包括该项目的实物和相关文字、图表、电子文件，完整记录了每个管理流程的重要资料，有利于管理也方便查阅利用。同时，广东省级馆于2012年组建完成了实物地质资料管理系统，实现了实物地质档案资料从汇交、整理到保管、入库、利用的信息化管理，使得服务手段不再局限于传统的馆内服务，给用户带来了更多便利的选择。透过互联网和馆内网并网运行，管理系统为用户提供浏览库藏项目基本信息、岩心照片、钻孔柱状图、剖面图等资料，提高了实物地质档案资料社会使用的时效性。目前，主要服务对象是面向地质勘查单位及地质科研单位，提供单位所需的实物地质资料基本信息，避免重复工作，降低投资风险；同时也向政府管理部门提供管理信息汇总分析，可以及时掌握地质资料管理进展。

2 实物地质档案资料管理存在的主要不足

近年来，国家出台了一系列加强地质资料管理的政策法规，但总的来说，我国实物地质资料管理工作尚处于起步阶段，管理也相对落后。主要表现在：

①管理体制机制欠完备，法规制度不健全。目前，我国尚未建立较为系统完备的实物地质资料管理体系，缺乏配套的制度保障和技术标准。实物地质档案资料管理也尚未完全纳入地质工作管理体制，分级管理与委托保管制度有待进一步落实。

②实物地质档案资料保管分散，保管措施不到位。截止2010年底，全国包括库房和露天存放点的1006万米岩心存量中，保存完好的岩心105.1万米，完好率在70%以下的岩心占总量的近一半；临时性和其他性质库房占库房总数的一半以上；库房管理人员平均每个库房1.5人；露天存放点464处，总面积11.41万平方米[3]。实物地质资料的保管设施和人员配置的不到位使得不少实物地质资料损毁散失。

③汇交管理存在诸多困难。在实物地质档案资料汇交管理中，往往存在汇交人意识和责任心不强、汇交监管能力不足、缺少实物筛选方法等问题。汇交人对实物地质资料随意处置状况较严重，汇交前的保管和汇交后的埋藏工作困难较大。有些省份由于缺乏科学权威的筛选办法，使得实物汇交工作不能满足省级实物馆和委托保管单位的需要。

④实物地质资料共享机制缺乏，社会服务能力不足。虽然已经建成国家级实物地质资料库，但由于共享机制缺乏，服务管理跟不上，许多单位和部门出于各种原因限制了地质资料的社会利用和资源共享，使实物地质资料社会化服务能力欠缺，同时，实物地质资料数字化工作刚起步，服务产品单一，开发利用缺乏，公共服务能力不足。

毋庸讳言，管理中存在的这些不足主要和制度的完善、机制的创建、重视程度以及资金投入等因素直接相关。所以克服这些不足，一看发展，二看工作，要努力做到在发展中创新，在改进中提高，才能为实现实物地质档案资料的科学化管理搭建有利的平台。

3 实物地质档案资料管理发展趋势

从国家对实物地质资料管理的规范性要求、一些工作先进省区积累的有益经验和国际上达到的新水准来看，笔者以为应该从以下三个方面取得一些进展：

3.1 加快政策法规研究，促进体制机制创新，实现实物地质资料的全面汇交和集群保管。从政策方面来讲，需要不断推进开展实物地质资料管理的法规政策研究，实现体制机制创新。要制定与《实物地质资料管理办法》相配套的管理制度和技术标准，全面推进实物地质资料管理体系建设，加大实物地质资料汇交管理力度，完善实物地质资料汇交管理机制，制定切实可行的措施，实现实物地质资料的全面汇交和集群保管。再者，可以依托汇交管理机制来促进馆藏资源积累，不断强化对著名矿山实物地质资料的采集，做好重要钻孔岩心、反映成矿特点和找矿标志的配套标本、典型性室外展示大型标本的采集。同时，结合各地涉外矿产资源勘查项目，积极开展境外矿产实物地质资料的采集，加强国际合作与交流。

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1、施工综合管理文件原件不齐全。

由于空间和时间的关系，有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件，难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求。例如：有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严，同样造成了原始文件遗失。

2、工程资料验收签证不齐全，存在代签现象。

随着工程施工进度的需要，或为了急于满足施工进度要求，工程进行现场验收后，没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，结果，等验收小组解散后，找不到当事人签字。

3、施工资料格式不规范。

施工过程中形成的资料格式不统一，不规范，例如：有用A4的，有用16开的，有用32开的，文件幅面的页边距不等，差距较大，使案卷的装订工作较被动。

4、施工原始资料书写不规范。

施工过程中原始资料的书写五花八门，形形，例如：有用纯兰墨水的，有用圆珠笔的，有用铅笔的，有用复写纸的。而这些签证都不利于档案资料的长期保存，与竣工资料归档要求不符。

5、施工原始验收签证资料填写不规范。

交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，降低了原始资料的可信度，从而降低了资料的使用价值。

6、单位工程多与技术、质量人员少之间的矛盾

施工单位的特殊性,使得我们经常会出现同时施工几个单位工程的情况,有时工程还在不同的城市。这就与车间技术人员编制间产生了矛盾。每个车间就只有几个技术人员、质量检查员的编制,而他们每天光审图、到现场解决技术难题、检查构件质量等工作就需要耗费很多的时间,资料制作大多数时候都是利用午休和下班后的时间。

二、相关的预防措施

1、从工程项目立项抓起是做好工程资料的前提。

目前，工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的竣工资料负责，从工程项目立项开始就设立工程项目资料管理机构和管理人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责对施工单位竣工资料的指导、监督。

2、完善资料管理制度

针对公司特点逐步完善资料管理制度。项目部及各专业组、施工班组、车间有关职能部门应有专人负责项目资料的制作、收集、整理与保管工作,并将其纳入有关领导、部门和工程技术人员职责考核范围,做到职绩挂钩,奖惩兑现。

3、加强过程控制是保证工程资料真实有效的手段。

工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到工程建设与资料整理同步进行，避免施工与资料整理两张皮，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，督促各参建单位高标准、严要求做好工程档案资料。

4、分工明确,责任到人

公司将工程资料的编制按专业、管理部门的不同进行了划分,并将每张表格的填写都落实到人,这样做大大提高了各项资料制作的及时性、准确性、真实性。如：现场工序交接检查凭证由分管该项目的现场管理人员负责传递,使用完毕后交给该工程资料员保管。如工程流转过程中该项资料缺失或滞后,影响到施工,就直接追究现场管理人员的责任。

5、运用合同法律手段是做好工程资料工作的重要保证。

工程项目资料管理部门应善于应用招标承包的有利条件，积极参与合同的起草工作，把文件材料积累归档工作作为合同的一项重要内容单独列一条款，对工程文件材料归档范围、竣工验收时间、工程资料副本内容、份数及质量提出明确要求，并设立一定数额的资料押金，使工程施工承包商能够高度重视工程档案的归档工作。

6、重视档案知识宣传教育是确保工程资料质量的有力措施。

工程项目管理单位就应高度重视和加强档案资料的基本知识宣传和教育工作，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位管理、技术人员进行档案基础知识和施工过程中原始资料签证操作方法及本项目对竣工资料整理编制、工程项目验收的基本要求进行培训。使工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时也熟知档案业务。使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理水平。通过举办档案知识、资料填写等各种培训班,组织全公司机关部室、车间分管领导、技术员、质量员、资料员、材料员认真学习有关知识,提高大家对资料工作的认识,增强大家的责任意识,从而引起大家对资料工作足够的关注和重视。

7、严格把住竣工验收关，使工程资料发挥凭证作用。

进行竣工验收的一个重要条件必须是工程资料达到项目要求，因此在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师及专兼职资料管理人员要严把审查验收关，对各参建单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等等。总之，在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理部门、工程项目专兼职资料管理员、项目主管部门档案管理人员要密切配合，确保工程资料档案的真实性和准确性。使工程资料在工程项目决算时，真正发挥凭证作用，档案资料不通过，则不予返还资料保证金，甚至不予决算。

8、制定相应的激励机制

将资料的制作、收集、整理与归档工作纳入有关领导、职能部门和工程技术人员、质量检查人员职责考核范围,做到职绩挂钩,实行重奖重罚,对确保各项工程资料的及时性、完整性、准确性和归档质量起着积极的作用。

(1)目标激励。利用目标激励是一种行之有效的管理办法。根据在手工程情况建立资料管理目标,然后将目标逐层分解、细化,落实到每位相关人员。考核兑现的时间视情况而定。

(2)物质激励。在我们还没有实现物质极大丰富的时候,物质激励还是一种重要的激励形式。所以利用物质激励是切实可行的。其方法主要有:一是建立资料管理奖励基金。根据实际情况可设综合奖和单项奖。二是建立经济责任制,定期考核兑现。