高校学籍档案管理精品(七篇)

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【关键词】高校；档案管理；对策

档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是再现历史原貌的原始文献，具有重要的历史价值。高校档案是学生在校期间学习生活过程的真实记录，包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学、休学、复学、退学及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。目前我国高等教育飞速发展，档案管理跟不上高校发展步伐，在一定程度上影响了高校发展。因此，明确高校学籍档案管理现况，加强学籍档案管理改进，已成为各高校关注的热点。

一、高校学籍档案管理现况分析

（一）对高校档案管理意识淡薄

很多高校对学籍档案管理随意为之，无人监督，缺乏行之有效的管理机制和奖惩制度，档案管理中出现的问题也很难得到解决，缺少必要的支持。学校将学生作为学籍档案管理的被动管理对象，对学生缺乏必要的教育，很多学生对自己的学籍档案缺少理解和认识，甚至直到毕业审查时才发现档案中出现问题或缺少文件，严重影响了学校的管理秩序。

（二）高校档案管理人员不专业

很多高校的学籍档案都由教务管理人员兼职管理，缺少专门的管理人员，有的人甚至没有接受过档案管理知识的培训。加之教务管理人员平时工作繁忙，没有时间和精力顾及档案的收集、整理和归档工作，导致学生的学籍档案只是入学时收一下，毕业时发一下，在校期间基本没有整理、补充和归档，学籍档案管理如同虚设。

（三）档案管理制度不完善

要搞好学籍档案的管理工作，健全的档案管理制度不可少。目前很多高校的学籍管理仍以教务处或学生处为主，缺少专门机构和专业人员，学籍档案也只是学生入学时收上来，作为材料搁置在一旁，有的高校沿用旧的规章制度，有的甚至缺乏学籍档案管理的规章制度。现今高等教育改革，很多高校都采用了多层次、多形式、多专业的办学模式，在高校其他方面都与时俱进，紧随改革步伐的时候，学籍管理制度的不健全更加难以适应现在高校的办学模式。

（四）未采用电子化管理模式

随着计算机技术和网络技术的普及，学籍管理采用电子技术手段已势在必行，很多高校也都引进了教育管理系统软件，采用新的管理方式。但高校在采用了电子学籍管理方式后，更加忽视纸质档案的重要价值，学校在补充电子档案的时候忽视纸质档案的补充，导致纸质档案与电子档案不能同步整理归档。同时，电子档案网络化管理也存在瑕疵，如学籍信息都由学生自由填写，信息的真实如何甄别，如何保障学生信息的安全及信息共享问题等，也亟待解决。

二、完善高校学籍档案管理对策

（一）树立现代化的学籍档案管理理念

要实现档案的价值，发挥档案的作用，必须在源头做好档案的管理工作，从思想上认识到档案的重要性。首先，领导要充分认识到档案的价值和作用，意识到档案管理工作的重要性，从机构设置到人员配置，到管理机制建设等方面给予档案管理部门充分的支持，切实解决档案管理中的难题，加强档案管理建设。其次，要提升档案管理人员的业务素质和责任心，档案管理人员要认识到档案工作的意义和重要性，加强工作认识，提高工作质量。要更新档案管理理念，将被动的信息管理转化为主动的信息服务，将档案库转化为人才信息库，充分发挥档案信息的价值和作用。

（二）实现高校学籍档案管理的信息化、网络化

教育部从2001 年开始对高等教育学历证书实行电子注册制度。建立高等教育学历证书电子注册制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康发展，保证高等教育质量，维护国家学历制度和学历证书的严肃性，维护高等学校毕业生的合法权益的需要。实施高等学历教育的高等学校按国家招生规定录取的学生，所取得的学历证书均须进行电子注册，是拥有全国唯一的高等教育学历信息数据库。高校学籍管理部门应与全国高校学历电子注册系统联网，上下联动，建立一个完整的高校学生学籍管理信息系统。从新生的录取开始到学生毕业，动态加入学生在校期间全部信息材料，贯穿学生在校期间的整个学习过程，构建一个完整的高校学生电子学籍档案体系。全国普通高校全部实行了学历电子注册制度。国家教育部为此专门研制“全国大学生学籍、学历管理系统”软件。该系统从新生的录取简明登记表信息，到毕业证书打印、发放、转入校友数据库，贯穿学生在校期间整个的管理过程，形成了一个毕业生完整的电子档案，学籍管理逐步实现信息化、网络化。其中“学籍管理库”是该系统信息管理的核心，是学生的基本档案信息所在，包括姓名、性别、出生日期、民族、家庭地址、专业、学制、入学日期、特长、身份证号、健康状况、奖惩记录、社团记录等等。这一段的档案信息记录了一个学生在校期间的所有信息，将学生在校期间的学习情况、健康状况、道德表现、个人爱好以及发展方向等都记录在内。而“综合档案信息”涉及学生衣、食、住，奖、惩、贷，德、智、体、能等多方面信息，其信息包含高校学生入学前中学阶段信息、高考信息、在大学期间学习成绩信息、毕结业结论、学生目前的家庭经济状况、学生在校期间的奖励与处分等。通过与该系统其他功能配合，构成了完整的学生综合性电子档案。该系统的使用规范了全国高校学生管理信息，充分发挥了高校学籍档案信息资源化管理的优势。

（三）建立专业化的高素质学籍档案管理队伍

很多高校已经开设档案学专业，培养专门的档案管理人才。各高校更应该建立专门的档案管理机构，尽可能的引进专业的档案管理人才，加强目前档案管理人员的培训，提高他们的业务素质，建立高素质的档案管理队伍。档案管理人员每天要面对一堆堆的纸质档案和枯燥的电子档案，工作较沉闷，缺少激情和趣味。因此，档案管理人员较容易出现懈怠、烦躁等情绪，更需要他人的关心和帮助；学校领导更应加强对档案管理人员的关心和爱护，调动他们的工作积极性和工作热情，帮助他们摆脱懈怠、烦躁等不良情绪，促进学校的档案管理建设。

（四）建立健全学籍档案管理制度

很多高校都是学生入学时接收一下档案，毕业时统一整理一次，在校四年基本不动，学生受到表彰或出现问题也不及时进行档案的补充，因此学籍档案管理需要明确的规章制度和奖惩措施，健全档案的补充和收集、整理、核对、管理、保密等各项制度。做到权责明晰，奖惩分明，用制度去规范管理工作，督促管理人员及时完成学籍档案管理的各项工作。

总之，学籍档案是高校和学生的重要信息资料，是学校和学生的宝贵财富，是学校管理工作的重要资料，因此加强学籍档案的管理和开发利用，才能使高校更好的适应社会发展的需求，更好的将培养的人才推向社会和市场。

参考文献：

[1]黎瑾，邓梅英.高校学籍档案信息化网络管理系统的研究[J].大众科技，2005，（ 2） 。

[2]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京： 中国人民大学出版社， 2006。

[3]李伟婧，等.引入营销观念，做好企业档案编研工作[J].兰台界，2007，（9）。

[4]李玉萍.高校学籍档案管理的问题与对策分析[J].齐齐哈尔医学院报，2008（17）：29。

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一、树立以人为本的高校学籍管理理念

科学发展观的第一要务是发展，核心是以人为本。实现伟大的“中国梦”靠的是人。因此，高校学籍管理工作要以人为核心，始终树立以人为本的学籍管理理念，注重突出学生主体性地位，通过学籍管理激励学生努力学习，充分发掘自身潜能，让学生的个性得到充分的发展。

以人为本的学籍管理就是要求学校突出学生为主体的管理理念。在管理中充分考虑学生的个性，学生间的差异，包括学习、兴趣、价值取向等等的差异进行管理。那么，怎样才能在学籍管理上做到以人为本呢？首先要做好高校学籍管理的有关宣传，让学生普遍理解和熟悉国家及学校有关学籍管理的规定，使学生知道学校里应该做什么，不应该做什么，做好了会怎样，违规后结果如何，使学生心中有数。其次，要根据学生的具体情况区别对待，因材施教，让学生的个性特征得到充分发挥，使学生学到他想学到的东西，实现自我成长和自我教育的目标。再次正确对待和评价学生的自我价值观，在学籍管理中充分体现出来，最后，充分发挥学籍管理的效益，给社会用人单位对学生的全面了解和择用。

二、完善学籍管理制度，提高管理水平

完善的管理制度是搞好高校学籍管理的基础和保证。只有符合当前高校发展并兼顾学籍管理方方面面的完整的管理制度，才能确保高校学籍管理工作的正常开展。目前高校学籍管理制度普遍存在制度的陈旧或缺位，很多制度仍是十几年前颁布的，这些制度远不能适应现代高校的办学模式和办学层次。

因此，除国家和教育主管部门及时出台相关的学籍管理政策外，高校要根据自身实际情况制定规范合理的学籍管理实施细则，在管理层面上正确确定各具体管理部门的职能，区分各管理层次的权利与义务，特别注重学生的权利与义务。如在办理学生专业转换、学籍异动、休学、复学、选教选课、实习见习、考查考核、违规处理以及毕业鉴定等方面制定相应严谨而规范且具可操作性的制度，不流于形式。

同时打破以往以学校教务处为主的管理制度，建立以学院为主的二级学籍管理体制，使二级学院有权对学生学籍进行直接管理，这样对学生的个性发展和教学质量的提高更有保证。学籍管理只有建立在严格科学的基础上，并有严谨完善的制度做保证，高校才能培养出有能力的、有个性的适应现代社会需要的多元人才。

三、更新管理手段，提高学籍管理质量

落后的管理手段是科学管理的瓶颈，而管理手段的现代化是实现高效、公正、准确的学籍管理的基本条件，随着高校的迅猛发展以及管理的要求更加科学、细化，各种资料信息急极增加，任务更加繁重。许多高校现有的学籍管理手段和方法远不能满足现代高校管理的需要，迫切要求学校建立适合本校实际、可操作性强的学籍管理平台以及一套较完整的学籍管理信息资料档案，实现学校资源共享。通过这些平台和信息资料档案，达到快捷查询，方便录入和修改数据功能。及时了解学生的学习，操作等方面情况，掌握学生学籍和教学质量的动态情况，实现学生从入学到毕业的全程化管理，以及对教学方法、教学内容的及时调整，从而提高教学质量和教学水平，培养出更多更好的人才。

四、提升学籍管理人员整体素质

学籍管理质量的好坏直接影响着高校的管理水平，影响着学校教学工作的正常运转和教学质量的提高，而学籍管理的主体和执行者是学籍管理队伍，因此，学籍管理队伍的整体素质至关重要。目前，各高校普遍存在学籍管理人员不足，学历结构不合理，专业知识欠缺，管理手段落后等问题。因此，建立一支具备现代科学技术和业务知识的学籍管理队伍尤为重要。第一，高校领导要充分认识学籍管理的重要性，投入适当的人力物力，更新管理手段，引入一些专业管理人才，充实学籍管理队伍。第二，提高现有管理人才素质，通过送出学习和参加培训，掌握相关学籍管理的理论和专业知识，提高他们的学历层次和管理水平，从而提高学籍管理队伍的整体水平。第三，建立行之有效的人才激励机制，把物质奖励与成就奖励，精神奖励结合起来，对那些在学籍管理中做出贡献的人员给予表扬和奖励。

五、加强学籍档案建设，发挥学籍管理效益

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关键词：远程教育；学籍档案；高校；成人；管理

伴随着改革开放的不断深入，我们国家的教育事业在步入二十一世纪之后，迎来了发展的重要阶段。在新时代的大背景之下，我们国家人民的思想有了很大的转变。并且教育方式和教育理念也发生了很大的改变。就远程教育学院来说，学生的学籍档案，可以说是档案管理工作中一个重要的部分。在社会诚信体系建设新形势下，利用现有技术完善学籍档案管理制度，促使学籍档案管理工作科学化是十分必要的。因此，对高校成人远程教育学籍档案管理的科学性研究有鲜明的现实意义。

一、建立科学化学生信息档案的程序

对于高校成人远程教育学籍档案管理的科学性研究，首先我们便要从学生学籍档案管理的本质出发。而学生学籍档案管理工作简单的来说，其实应该是规划于管理范畴下的管理工作。因此，对高校成人远程教育学籍档案管理的科学性研究也就是从管理学角度出发，对其方方面面进行研究，最终给出一套完整的科学性建议。既然需要从管理角度入手，那么我们首先应该考虑的便是管理体制的问题。众所周知，管理体制是管理工作的基本所在，因此要使高校成人远程教育学籍档案管理工作具有科学性，那么高校成人远程教育学籍档案管理体制便要具有科学性。我们根据现阶段高校成人远程教育学籍档案管理工作的实际情况，立足于管理学理论，结合时代特色，建立的科学化学生信息档案程序如下：

（一）建立科学管理体系

我们可以清楚的认识到这样一个问题，如果教学档案管理工作人员档案管理意识较差，不能及时的做到档案收集与整理，则会造成部分档案信息流失，从而造成巨大的资源损失。针对这一问题，我们建议各个高校远程教育机构，要对学校的档案管理工作，及档案管理相关工作进行规范。例如，学校必须在新生入校时，统一组织学生进行学籍登记卡的填写，要求对于相关信息填写时，字迹工整、清晰、准确、无涂改，填写内容要符合规定，并且要完整，杜绝漏字等问题，要求学生统一使用近期彩色免冠照片。在信息填写完成之后，需要将原始信息录入到教学平台之中，让学生的档案管理可以形成纸质档案与电子档案双轨并行的管理体系，利用计算机网络技术建立完整的学籍档案库[1]。

（二）建立远程教育学生学籍档案数据库

远程教育学生学籍档案数据库是学生原文档案库和信息化档案库的综合体，为了方便学生学籍管理工作的进行，我们有必要使学生原文档案库和信息化档案库建立起联系，简单的来说是，我们希望可以从大量的原文档案中快速的浏览查询到我们需要的学生档案信息。基于此种原因，所以我们应该设计一个学籍档案数据库管理系统，来对学生的档案的全部信息进行有效、科学的管理。学生学籍档案库是以学生个体为基本单位的“学籍袋”。其基本内容主要的包括了学生的毕业照、学生学籍信息表等材料。而较为常见的档案数据库是指全文数据库和目录数据库两种。学籍档案数据库虽然也是由两部分组成，但是主要是由原文数据库和学生信息数据库所构成。在学籍档案数据库中我们将学生的学号作为原文数据库和学生信息数据库的“纽带”。并且将学生原始的档案信息数字化，将档案原文以图像文件的形式有序地存入计算机，查阅时直接在计算机上调阅档案信息。只有基于计算机网络技术和移动互联技术我们才认为学生学籍档案数据库可以更加的高效、稳性及科学化[2]。

（三）建立健全管理制度

学籍档案建设、管理、及利用工作涉及到学生的切身利益，因此我们要求各个学校的管理者要引起高度重视，并且要和各个部门相互协调，积极配合。学校职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事[3]。

二、努力实现学籍档案管理的现代化

为使高校成人远程教育学籍档案管理具有科学性，我们便应该结合当下时展，结合信息化时代的特色，努力将学籍档案管理转变成现代化[4]。因此学籍档案管理者必须从思想观念上要摒弃落后的观念，打破传统的工作格局、模式、要充分地认识学籍档案及学籍档案工作在市场经济建设中的重要作用，以灵活多样的形式、有针对性的同社会各界开展多种形式的服务，不断开拓新的工作思路，提高管理人员的整体素质，适应当前改革开放和新技术革命的潮流[5]。

三、结论

高校学生学籍档案管理工作是高校档案管理工作的重要组成部分，是高校可持续发展的根本所在。因此就高校发展来说，任何时候我们都不能忽视对于学生学籍档案管理工作的建设。学生的学籍档案是学校对学生在校期间进行管理、考核具有鲜明价值的记录，是高校的重要资源资源之一。就远程教育学校本身来说，学生学籍档案将会反应学生在校期间的综合表现情况，对于高校人才培养、人才教育、人才选拔更是具有不可估量的作用。因此各个高校成人远程教育机构应该引起相关的注意。

作者:魏燕 单位:广东科学技术职业学院

参考文献：

[1]邢建民,陈亮.完善高校成人教育学籍档案管理之我见[J].咸阳师范学院学报,2005,04:82-83+96.

[2]周稚艺.完善高校成人教育学籍档案管理之我见[J].哈尔滨金融高等专科学校学报,2008,02:83-84.

[3]吴月琴.高校成人教育函授站学籍档案管理存在的问题及对策[J].成功(教育),2013,06:159.

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关键词： 教学管理 学籍档案 思考

高校学籍档案是指高校在招生录取、教学活动、学籍管理、学位授予、毕业生就业等过程中形成的对国家、社会、学校有保存价值的文字、图像、声像等原始记录，它是以人为记录对象的档案。［1］它是学生从入学到毕业整个培养过程发展状况的真实记录和反映。由于近年来高校招生规模的扩大，分配、教学改革的不断深入，因此学籍档案管理是一个重要的研究课题。

一、学籍档案管理的重要性

学籍档案材料包括新生录取名册、新生入学登记表、学生成绩单、学生学籍登记表、学生入团入党材料、毕业生登记表等。存以为用是档案管理永恒不变的任务。它不但能为已经毕业的学生提供在校期间的历史资料，同时也能为社会提供辨别文凭真假的凭证，而且对整个教育教学、科研工作和学生管理有着重要的参考价值。

1.满足学生需求。

（1）继续深造需查档案。随着就业压力的增大，越来越多的学生在毕业后选择继续深造或者出国留学，在申请报名或者复试时，相关单位一般要求必须出示原就读学校盖章的录取底册、大学成绩单、毕业证明和学位证明等相关资料，尤其是学生办理出国留学手续时要求更为严格，有些国外学校不仅要求提供原始档案复印件，而且要求提供学生在校期间的品行鉴定表、任课教师推荐信等资料，这就大大增加了学籍档案的利用率。

（2）补办毕业证明需查档案。有些学生因保管不慎将个人毕业证丢失，补办毕业证明时需由学校出具学历学位证明等相关材料才可到相应部门挂失后补办。

2.满足社会需求。

一方面，学籍档案能够全面准确地反映学生的政治素质、专业素质和身体素质，可以为用人单位提供查询服务，以满足社会选择人才的需要，也是发现人才和识别人才的重要途径，为毕业生自我推荐、自主择业创造了条件。另一方面，学籍档案能够真实地反映出学生的毕结业情况及获得学位情况，学籍管理档案保存有每一位毕业生的学籍材料，并按规定作了最原始的记录。辨别学历、学位真假的最好办法是到相关高等学校核查学生学籍管理档案，就能判定真伪。

3.满足学校需求。

学籍管理档案详细记录了高校教学管理中的各个方面，这些记录可以为教学管理提供可靠信息。完善的学籍档案可以提供准确的数据和资料，从而反映出每学年学校教学水平的高低及管理的好坏，进而及时发现问题以采取对策，改进工作，提高教学质量，学校还可以根据社会对人才的需求程度，形成符合实际的科学决策，制订出切合社会需求的教育教学方案。

二、学籍档案管理存在的问题

高校学籍档案信息资源已成为服务社会最为频繁的查阅利用信息。但是，学籍档案因其原始真实性、周期系统性、多样复杂性，构成了一个庞大的“数据库”，在实际工作中，学籍档案管理存在的问题也逐渐暴露出来。

1.学籍档案材料收集繁琐。

目前，高校对学籍材料管理，往往是教务处负责学习成绩、学籍变动、毕结业及获得学位情况的记载；学生处负责学生在校期间思想政治表现、奖惩情况及结业情况；而学生的毕业实习、毕业论文情况则由论文指导教师负责。形成多头管理，给档案材料的收集带来很大麻烦。

2.学籍档案填写不规范、纸张不统一。

学籍档案中的表格大部分由学生自己填写，其中有的学生书写潦草，甚至有的学生在填写姓名时使用简化字；而且有学生在丢失学校发放的表格后，借用其他同学的空白表格复印，复印在A4、B5纸上情况都有，造成纸张标准不统一。

3.学籍档案内容欠完整、欠准确，缺乏必要的审核。

学籍档案的完整组档一般在毕业生离校前几天，由毕业生将填写好的各种表格交回教学管理部门，教学管理部门再根据毕业审核结果组织填写学业情况并加盖公章，同时要将收集填写好的一部分材料（如学位存根、学籍登记表、成绩单等）移交学生工作部门，由学生工作部门负责组建学生个人档案。另一部分材料由教学管理部门移交学校档案馆。时间之紧迫致使教学管理部门没有时间来检查学生的表格填写是否完整、正确，造成了学籍档案内容欠完整、欠准确。

4.学籍电子档案的组建周期长。

在学籍档案材料移交档案馆前，教学管理部门要将本届毕业生的档案信息手工录入学籍电子档案系统，但是教学管理人员不是专职档案管理员，他们需要在日常工作中下抽时间录入学籍电子档案，导致学籍电子档案的组建周期长。

三、加强学籍档案管理的措施

鉴于高校学籍档案所发挥的重要作用，针对上述问题，我们高校应切实加强和完善学籍档案管理工作。对此，我结合自己的工作思考了以下四个方面。

1.制订周密的收集方案。

一份完整的学籍档案需要对学生的入学注册、考勤与纪律、学习成绩、专业变动、休学与退学、奖励与处分、毕业与结业等方面做完整的记录，数据来源涉及招生、教务、学工等几个部门。因此，需要制定周密的收集计划，根据学籍档案的形成规律，采用多种方式收集，在收集学籍档案以前就要主动收集相关基础资料，并应主动加强与相关部门的联系，各部门之间积极配合就能保证学籍档案材料及时收集到位。

2.加强档案知识宣传，提高全员的认识。

学籍档案管理工作是学校建设的重要组成部分，如果中间的任意一个环节出现失误，都会影响学籍档案的完整性和真实性，档案信息无论对个人还是集体来说都是很重要的历史信息资源。我们应在学生填写学籍档案材料前，从书写、纸张、内容等方面进行严格要求，通过多种形式，宣传档案的重要性及档案与他们学习和生活的紧密关系，培养学生的档案意识。同时，我们特别要强化学校各职能部门的档案意识，也应在业余时间学习档案管理的常规知识，因为只有真正从思想上认识到档案的重要性，才能确保学籍档案的准确性与完整性。

3.对学籍档案材料进行检查审核。

由于数据来自不同部门，质量、格式难免参差不齐，因此，需要从原始材料的收集整理做起，在收集时各部门之间进行分工，明确工作职责，务必进行检查，发现问题及时纠正，确保归档材料的准确性和真实性。

4.解决学籍电子档案管理系统与学籍信息管理系统兼容性问题。

为适应新形势的要求，各高校运用先进的信息技术，建立一套完整的、规范的学生学籍信息管理系统，该系统主要包括学生基本信息模块、成绩管理模块、学籍异动信息管理模块等。这些信息都是学籍电子档案所需要的，但是我国大部分高校档案馆使用的学籍电子档案管理系统还是基于半手工录入，造成时间上、人力上的大量需求。如果学籍电子档案系统能与学籍信息管理系统兼容，能够直接对数据进行归档，不仅能降低在人力、时间上的需求，而且能保证学籍电子档案的完整性、准确性。

总之，学籍档案管理是高校教学管理的重要内容。我们不能只满足于整理和保存，必须努力学习，善于思考，积极探索，通过采取科学的管理方法、现代化的管理技术、合理的管理手段，加强学籍档案的现代化管理并实现最大社会效益与经济效益的开发与利用，把我们的学籍档案管理工作做得更好，以满足高校的教学改革与社会发展的需要。

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【关键词】高校；档案管理；信息建设

随着社会信息化时代的发展，高校招生规模的扩大，毕业人数的增多，目前的高校学籍管理工作的运行方式已无法满足时展的需求。在传统的学籍档案管理中，对档案资源共享、信息资源传输等方面已有很多不足的地方，与信息化的时代需求之间还存在诸多的矛盾，所以，改善高校学籍档案信息的管理工作，是目前高校首要解决的问题。

一、我国高校学籍档案信息管理的现状

目前，我国高校学籍档案信息管理大多都使用的是教务管理系统，主要以纸质材料保存为基础，再通过网络储存、传输的形式建立电子档案，但是其中的操作过程还是需要靠人员来实现，所以在档案的信息建设与管理方面还存在着很多问题。首先，在归档方面，归档的方法较不统一，而归档的形式也是多种多样，在院系之间，存在着按年度归档、学期归档、班级归档的不同归档方式；其次，在保存方面，档案信息的保存必须有纸质的书面材料，但由于高校的学生较多，很难做到细致保管，从而导致这些纸质的材料会出现不齐全、不完整或有破损的情况；此外，在档案的利用方面，学生如果想查找档案必须要亲自到学校，通过工作人员进行手动查找，从而花费了大量的时间，显得不便利。总之，在高校目前的学籍档案信息管理上还是缺乏相关的指导、检查等工作，而院系之间的档案管理又是互相封闭，缺少借鉴与交流。

二、高校学籍档案信息管理者在信息化建设中的意识构成

高校学籍档案信息管理工作主体意识提高是档案信息管理工作能否顺利开展的重要前提。这种主体意识主要包括以下几个方面：

（一）档案数字化信息利用的意识

档案资源的数字化信息意识是档案信息资源与档案数字化管理的有机统一。档案作为一种信息记录的形式，主要是将信息源保存在一个载体上。当档案被储存、保管以后，它便会成为一种信息，只有通过信息搜查、检索的方式来获取。在高校的学籍档案管理中，档案工作者作为操作主体，在管理的过程中要有“档案的最终意义不是保存，而是利用”的意识。所以在管理中，要以利用为主要原则，改变以往“重藏轻用”的观念，要充分利用好现代的信息技术手段，提高对学籍档案信息的开发利用。只有有效运用好档案信息，才会使其在社会中发挥出真正的价值，而不再是像以往那样，仅成为一种“储藏”形式的存在。

（二）信息网络的服务意识

有效的网络系统让利用者更充分的利用好档案的信息资源，可随时随地的进行查询与搜索。在信息服务的网络中，首先，要建立高校的学籍档案网站，实现网络传递与网络检索功能，为高校学籍档案信息网络服务打下基础，实现信息化管理功能，让利用者随时调阅高校学籍档案信息，满足相关需求，从而让学籍档案信息发挥出真是的社会价值。其次，档案信息网络的建设可让学籍档案工作者更及时的更新档案信息，从而避免了网络档案内容陈旧，信息的单一的情况，加强了高校学籍档案信息的利用。最后，由于学籍档案信息的利用者对信息技术的掌握水平不一，所以需增加档案信息网络的咨询功能；高校的学籍档案工作者应建立网络咨询系统，可通过在网站上设置留言板、电子邮箱等方式，让档案利用者与档案管理者之间形成交流，从而更加了解档案利用者的需求，并总结其提出的相关问题，优化档案信息的管理系统，提高档案信息网络的服务质量。此外，在档案的网络信息化管理中，必须加强安全管理意识，在采取系统的帐号密码管理方式的同时，还要加强阅读防火墙的等安全设施的建立，以避免黑客的侵入，对学生档案进行更改或胡乱调阅的情况。

（三）树立档案工作者的规范意识

在当前信息化时代中，规范档案工作者的标准化管理意识尤为重要，而这些标准管理不仅要在档案形成之后，在学籍档案信息形成的整个过程都要随时进行规划。首先，在学籍档案形成阶段，由于纸质档案与电子档案是并存的，所以档案信息管理者要充分考虑两者之间差异性。在纸质档案的管理上，档案的原始资料内容都是由之前的院校进行递送，在由当前高校根据学生的基本情况与日常表现进行补充，这个工作基本上是由档案工作人员完成的，而电子档案却不同，电子档案的形成往往是在学校各相关部门的具体工作过程中形成的。由招生部门在招生时就初步的形成了学生的学籍档案，包括其中的学号、姓名、班级、院系、学籍卡等信息，在日后的工作中，由系部对档案进行补充完善，包括了学生的课程科目、考试成绩、总体评分等。而为了实现档案的规范管理，档案管理人员在这些电子文件形成的过程中就要实施具体的标准管理方法，并将其中的管理意识传递给电子文件的形成者，从而实现电子文档一体化管理，为档案信息管理工作提供了更加有利的保障。

（四）标准法律法规意识

由于档案的公布受诸多法律和校规的限制，所以，将这些限制制定成档案信息管理的标准，是目前档案信息管理的最好方法。在档案信息管理者的工作中，在档案信息的公布上要把好关，根据相关法律法规，强化标准化管理意识。标准化管理不仅可保护院校及学生的切身利益，还可使档案信息在利用上等得到更好的发展，最终实现档案信息的社会价值。

三、结语

在高校学籍档案的信息化建设中，加强院校硬件软件设施与提高学籍档案管理者的信息意识是不可或缺的两项重要因素，只有二者兼顾，才能真正让高校学籍档案管理工作得到实质的发展，发挥其有效的管理价值，让学籍档案工作得到真正的价值体现。

参考文献：

[1]郭潇.论高校教学管理者信息素养的培养与提高[J].惠州学院学报（社会科学版），2012（05）

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【关键词】信息技术；高校；成人教育；学籍档案管理

一、高校成人教育学籍档案管理的特点

（一）多样性。由于高校成人教育的学生通常来自于各行各业的相关人员，其在年龄、文化程度等方面存在着较大的差异。因此学校在办学形式上需要根据学生的特点采取不同的教学形式和课程内容，如远程教育、成人培训班、业余教育、成人函授教育以及自学教学等多种形式。高校成教的这一办学特点使其在教学上有着集中学习、分散管理、形式多样等特点，进而在高校成人教育学籍档案的管理上也表现出了多样性的特点，主要体现在档案种类、形式多样，内容繁杂等方面。（二）分散性。高校成人教育的一个重要的特点是在教学时间、地点上的不固定，成人教育的学生通常不需要在学校中进行学习。例如，远程教育主要依靠网络使学生在任意时间、任意地点都可以进行学习；成人培训班则主要是通过与其他单位联合办学来对学生进行培训。由于高校成人教育教学的分散性，为了更好地对学生进行管理，其部分学籍档案通常也会分散于多个教学机构或者单位，给高校成人教育学籍档案管理工作的开展造成了不少的困难。

二、信息技术在学籍档案管理中的应用策略

（一）转变高校成人教育学籍档案管理理念。在信息技术飞速发展的背景下，高校要想更好地实现成人教育学籍档案管理工作的自动化、智能化发展，首先就要转变传统的档案管理理念，将成人教育教学目标和高校的管理发展作为档案管理工作的切入点，根据教学工作的需要完善档案管理信息化建设，从而有效将现代网络信息技术引入高校成人教育学籍档案管理工作当中。实现档案管理、服务工作的有效提高。（二）建立档案数字化管理系统。高校成人教育学籍档案数字化管理的实现必须要建立起完善、高效的档案数字化管理系统。首先，要利用现代信息技术建立起学籍档案数据库，并将办公自动化等技术应用到档案管理工作当中。其次，要加快传统纸质档案转化为电子档案的进程，并利用信息技术对档案进行分类和整理。最后，要考虑档案管理系统交互界面的便捷性和高效性，例如，系统能够对档案的属性或字段进行动态管理，提供多种查询机制，具有较高的查询效率和系统性能，档案的后台维护和更新方便等。（三）保证档案资料的持续更新。随着高校成人教育工作的不断开展，学籍档案资料的数量也会不断增加。因此需要学籍档案数据库中的信息能够持续进行更新。在档案管理工作中，可以通过利用信息技术进行权限的分级管理，高校领导、教学负责人、教师等分别给予不同的档案输入权限，使其能够及时对相关的学籍档案资料进行更新，然后档案管理人员对更改后的数据进行审查和批准后才能录入系统，使学籍档案的可靠性和完整性得到有效提高。（四）加强档案管理人才队伍建设。高校成人教育学籍档案管理工作的网络化、信息化建设对于档案管理人员的专业素质和信息技能水平提出了新的要求。首先，高校必须要加强对档案管理人才队伍的建设，加强档案管理人员对现代互联网技术的培训和学习，使其能够更好地应用现代互联网理念和网络信息技术进行档案管理工作。其次，高校要建立起多层次的档案管理人才培养体系，建立起完善的人才引进和激励机制，建立起一支高素质的档案管理队伍，从而更好地利用现代信息技术优势使高校成人教育学籍档案管理工作获得更好的发展。（五）加强对档案的开发利用。通过挖掘成人教育学籍档案中潜藏的价值能够为高校工作的发展起到非常重要的推进作用。因此，在高校成人教育学籍档案管理工作中，档案管理人员要积极利用信息技术加强对学籍档案的开发和利用。例如，通过利用大数据技术对学籍档案进行分析，了解学生职业、水平、文化程度的构成，并将分析结果在成人教育工作上进行实际应用；通过建立档案数据平台来收集、记录和分析学籍档案数据，并将分析结果提供给高校的领导层、各教学办公室以及教师进行参考，从而使高校成人教育的教学水平得到提高。

三、结语

篇(7)

随着信息化不断发展，信息化技术和网络技术逐渐渗透到各类行业，高校学籍档案管理也逐渐向信息化迈进，为充分了解和掌握学生学籍信息提供了便利，为高校开展个性化教学服务提供了参考依据，可以说高校学籍档案信息化管理是高校在学生管理、教学管理等方面有了根本性转变和质的跨越。

【关键词】

高校；学籍档案；信息化；管理；对策

1 序论

高校学籍档案信息化管理从形式上来看是由原来的纸质化办公向无纸化办公的转变，从内容上来讲信息化管理为各高校提供了一个更加快捷有效的公共资源平台。

1.1 研究背景

今年来，高校学籍档案信息化管理已被各高校广泛接纳并使用，学籍档案信息化管理不仅有利于促进学生管理、教学管理，甚至在提高高校录取学生时的透明性，公平性中都起到了积极的作用，高校学籍信息化管理也成为众多高校研究的一个重要课题。

1.2 研究目的和意义

本文立足于高校学籍档案信息化管理，深入探索学籍档案信息化管理模式，阐述学籍档案信息化管理的重要意义，针对当前学籍档案信息化管理还存在哪些问题，提出解决方案和对策，进一步完善高校学籍档案信息化管理基础理论，为各高校建立学籍信息化档案提供基础参考理论。

2 高校学籍档案信息化管理的意义和作用

高校学籍档案信息化管理是高校了解学生各类情况的基础性工作，学籍档案是教师和学生之间相互了解，促进沟通的信息中枢站，做好高校学籍档案信息化管理有利于推进教师对学生的了解，有助于加强个性化教学和整体教学水平的提高。

2.1 学籍档案信息化管理是学生身份的公共资源平台

高校通过学籍档案信息化管理建立了一个依靠网络传输的公共资源平台，与以往纸质档案相比提高了工作效率。在纸质化办公时代，教师要查阅某一个学生的档案，需要到档案室在众多档案中寻找自己要查阅的学生档案，而通过信息化管理，教师可以通过网络输入相关密码，利用一个搜索就可以完成这项工作，而且不受时间和地点的限制，进一步提高了工作效率。

2.2 学籍档案信息化管理增强了工作透明性

高校在录取学生时同时建立了学生的学籍电子档案，该电子档案一直贯穿于学生的整个大学学习生活，比如在考试中得多少分数，学生积了多少学分，学生的思想品德等情况均可以通过电子档案反应出来，电子档案查阅方便，教师可以随时了解到各学生的情况，在高校录取学生、为学生评价等方面都增强了透明性。

2.3 学籍档案为学生就业提供了依据

高校的学籍档案信息化建设不仅包括了学生的成绩，而且还有学生的爱好、特长、品德、身体情况等众多元素，可以说学籍档案是学生的一个“身份证“和“明信片“，学生在就业时学籍档案所记录的内容也可以成为就业单位参考的重要依据，为学生就业提供了真实有效的学籍记录。

3 高校学籍档案信息化管理存在的问题

高校学籍档案信息化管理具有众多优势，但是如果不能规范操作和使用同样会带来一定的负面问题，学籍档案信息化管理在建设初期还是存在一定的问题的。

3.1体系制度建设不完善

众多高校重视学生的电子学籍档案建设工作，但是对电子学籍管理制度建设不够重视，导致学籍档案信息化管理体系制度建设不完善，使学生的电子学籍管理在某一方面产生混乱现象。

3.2 学籍档案信息化管理工作人员素质不高

学籍档案信息化管理人员不仅要求要具备一定的档案管理知识，而且还要具备电脑、网络知识，而众多高校的档案管理人员老龄化现象严重，大多数档案管理人员不具备网络、电脑等知识，不能胜任学籍档案信息化管理工作。

3.3 学籍档案信息化管理技术不完善

学籍档案信息化管理需要完善的网络软件和相关技术支持，部分高校不具备软件开发技术，导致高校采用的信息管理技术出现漏洞，使学生档案信息泄露，或者有黑客进入系统篡改学生档案信息，这也是成为学籍档案信息化管理的一大难点。

4 学籍档案信息化管理对策

高校要想进一步发挥学生学籍档案信息化管理作用，为学校教学改革和创新增强软实力，就要加强学籍档案信息化管理工作，建立完善的制度建设，提高管理人员的专业素质，加强技术公关，确保电子学籍档案稳定可靠。

4.1建立完善的体系制度建设

高校应制定完善的电子学籍体系制度建设，制度中应包括学生电子档案的信息采集、录入、管理、保密措施等内容，确保学生的电子档案建立有章可寻，并在规章制度下完成，这样不仅能够确保学生的电子档案真实有效，而且使信息化管理过程中安全可靠。

4.2 提高管理人员素质

高校原有的档案管理人员不能够熟练掌握电脑网络等技术时可以采取岗位交流和加强培训等形式提高档案信息化管理人员素质。对年龄较大，确实不易重新学习电脑网络知识的档案管理人员采取岗位交流的方法，使其到别的岗位上工作，更换年轻有为的新人从事档案信息化管理工作，为档案信息化管理人员注入新鲜血液。对具备一定的电脑网络知识和档案管理知识的工作人员，采取培训的形式，进一步提升其职业技能，为开展好学籍档案信息化管理工作奠定基础。

4.4加强技术升级，确保安全

高校在开展学籍档案信息化管理工作中所使用的软件可以通过购买比较完善安全的软件来完成，也可以通过高校自主开发，提高技术升级的形式来完成。无论是通过那种方式来完成，在软件正式使用之前，对软件应进行测试，确保软件安全稳定工作。