档案分类方式精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案分类方式范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

几十年来，照片档案一直沿用的基本管理方式是根据照片内容分类、装本、上架，根据照片内容查找所需照片。实践证明，在相当长的时间里，尤其是在手工管理照片档案的情况下，这是一个行之有效的被人们接受和认可的管理方式，也是大多数图书馆、档案馆、情报资料和信息部门通常采用的传统管理方式之一。但是，随着时间的推移、照片档案数量的不断积累和日入库量的爆炸式增长，其弊病愈显突出：

1、分类是图书、档案、情报及照片档案管理的方法之一，或主要方法之一，但是如果把它作为唯一的管理方法和唯一的检索途径，势必会造成漏检率高。

原因一，在某些情况下，一张照片可能反映的是一个类或主要是一个类，但是很多情况下，一张照片可能反映的是两个类或三个类或更多的类，随着时代的发展，一张照片涵盖的信息呈多元化，这就为准确分类带来难度。尤其是现在新闻发稿照片涉及的面之广、照片涵盖的信息之多，使得现在的“类”越来越难分。原因二，人们对一张照片所属类目的理解难以统一。不同分类人可能把同一张照片分到不同的类，这也为查找带来难度。而且，在分类的把握上，人的主观判断带有的随意性也会导致类目确定的不稳定性，而将这种主观的判断作为唯一的检索路径，就容易出现找不到或找不全档案的情况。

2、装本是分类之后的重要工作，通常的做法是首先审核分类，然后根据类目装本。这种做法存在三个问题：

首先，因为分类和装本不会是一个人，这样就可能出现原分类和后装本的类目不一致，就可能出现分类的人找不到本，或不是自己装的本找不到，或即便自己装的也可能由于记不清装在哪个本等情况。其次，成本后本册脊背上标签的标引必须准确，但是人为的标引必然带有主观随意性，容易误导检索路径。再次，通常情况下，一张照片不是装一次本就可以的，还需要根据照片的增加不断调本、整本。比如，当某位领导同志的照片只有一张时，装在一个本里即可，如果超过五六十张的时候，就需要再装下一个本，同时需要调整本内的照片内容，或再按内容分本，或再按时间分本。又如，当非洲的照片不多时，可能会装一个本，而随着照片的增多，就会根据非洲各国照片的多少再按国家分出埃及、肯尼亚等等；如果埃及的照片再增加了，那就需要再按时间重新排列或再分出埃及政治、埃及工业、埃及农业、埃及文教等。一张照片需要多项工序，反复作业、手续繁杂。

3、按照照片内容分类、装本后，需要把装好的本根据类目排列上架。这里的问题是，类目之间要留有空位置，如果留得多了，会造成库房空间空置，以后需要向前移位；如果留得少了，空位置不够，就需要向后倒位。比如：原设置政治类预留出1架，可放200本，第2架201本开始经济类，如果实际装本时政治类超过200本，那就要从201本起后移，并以此后移下去。如果到一定时间需要定本时，政治类只有150本，那么后面经济类的本就要前移，再后面其他类的本依次顺序前移。这种倒架工作费工费时，但是，如果按分类装本上架又不能不倒，或往前倒或往后倒，否则，同类照片档案就不能放在一起。

4、及时给档案固定存放位置，是档案管理工作的原则。但是按照目前的管理方式，照片档案多年定不了位。原因是，按照照片内容分类、装本、上架，由于难以预测此类目下还将有多少照片，所以常常是在很长时间后重新整理时(多年来照片档案馆是按照五年一个断代整理的)才能定位。

综上所述，由于传统的照片档案整理工作手续繁杂、工作量大，使得照片档案整理工作压力过大，工作人员的主要精力用于照片档案的加工和整理，专业能力和管理水平难以提高。尤其是目前照片档案利用的多角度和传统管理方法的唯一性之间的矛盾，为全方位、多角度查找照片档案带来一定困难。因此，照片档案工作必须根据实际情况，寻求改革出路。

改革管理方式的条件

2000年12月6日，国家档案局的中华人民共和国行业标准DA/T22－2000《归档文件整理规则》，对传统的档案工作进行了改革，其宗旨是“简化整理、深化检索”，这个宗旨不仅对全国综合档案馆的整理工作具有指导意义，也为照片档案整理工作指明了方向。

与此同时，2000年中国照片档案馆数据管理系统立项并进行设计，2001年开始正式运行。该系统以其强大的随机处理海量图片数据的功能，全方位、多角度、深层次的检索方式，秒级反应的检索速度较好地实现了“深化检索”的目的，为照片档案整理工作的改革提供了基础和前提。进入新世纪，中国照片档案馆根据“简化整理、深化检索”的原则，依托数据管理系统，对照片档案管理工作实行了彻底的改革。

新型管理方式的具体做法

中国照片档案馆进行新型管理方式改革，是将传统的按照分类装本、上架的管理方式改为按照照片的时间顺序装本、上架的整理方式，简称“类改序”。这种方式将传统方式中一张照片档案承担的多种功能(检索路径、保存单位等)，变为一张照片只是一个保存实体，即只承担一个功能――保存单位(当然，由于其按照时间顺序排列，也可以按照时间顺序检索)，其他检索功能均由图片数据库全方位、多角度、深层次的检索手段来解决。

具体做法如下：按照照片时间顺序。每100张(指底片数量)的固定数量装本、上架，每张照片经过数据管理系统一次实现自动定库、定架、定本。从发稿系统直接打印图文并茂的发稿记录作为照片档案实体，并根据发稿目录核对照片档案实体。照片档案实体实现一次性物理归档。该照片的定位数据与该照片的其他数据在数据档案中同时生成保存，物理归档与档案数据逻辑归档一并解决。

围绕“深化检索”，合理安排工作流程、简化工作手续、减少档案套数，努力实现“简化整理”，以提高工作效率。

新型管理方式的特点

1、简单。按照照片时间排列整理，使工作流程简单明确、手续简化、易于操作。

2、高效。从照片系统直接生成照片档案，生成过程为照片发稿之后的秒级时间，较之传统管理方式的生成时间：1月、2月、3月……，极大地提高了效率。

3、完整。由于及时生成照片档案、及时核对发稿目录，减少了多环节流程中档案的流失，维护了档案的完整。

4、准确。由于经发稿系统直接生成照片档案，减少了人工程序因而减少了错误，尤其是不会出现文字说明和照片贴错的情况，维护了照片档案的准确。

5、全面。由于发稿系统直接打印的照片档案除具有原照片档案的全部信息外，还有档案生成的背景材料，如编辑、签稿人、打印人、签稿时间等，使得实体档案涵盖的信息更全面。

篇(2)

一、工程质量监督档案类别及内容

（一）质量监督档案的主要内容。包括工程质量监督注册登记资料、工程监督工作方案及监督交底资料、工程质量监督工作记录资料、工程质量验收监督记录资料、工程质量监督报告、工程质量事故报告及相关资料、行政执法资料、需要保存的其他文件资料等。

（二）竣工验收备案档案主要内容。包括市政基础设施工程竣工验收备案表、工程施工许可证、工程质量评价资料、工程质量监督报告、相关机构认可文件、工程质量保障文件、法律法规要求的其他文件资料等。

二、分类整理方法

（一）类号的确定。将工程质量监督档案确定为专业档案，采用混合号码制方式确定类号，工程质量监督档案确定为“Z1”，竣工验收备案档案确定为“Z2”。

（二）分类方法的确定。工程质量监督档案围绕工程建设分阶段逐步自然积累，以工程项目为中心，对象明确，实体单一，联系密切，构成了一个有机的整体。档案资料有明确的内容，外部界限清晰，便于归类。基于上述特征，采取“性质―工程项目分类法”进行分类。

（三）档案号的确定。市政工程大多跨多年施工，以年度为单位整理难以完整反映工程建设全过程，在编制档案号时不以年度为限，直接以流水号顺序排列，采取“分类号+案卷顺序号”的方式编制档案号。

（四）档案保管期限的确定。工程质量监督档案是与工程质量密切相关的原始资料记录，是工程一旦发生质量问题、出现投诉后进行调查处理的重要依据，是监督机构和监督人员履职尽责的有效凭证，依据《建设工程文件归档整理规范》及《湖北省房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理暂行办法》，确定保管期限为永久。

三、结合档案实际的特殊处理

（一）两类档案的对应。每项工程既有一套质量监督档案，又有一套竣工验收备案档案。为照顾其相互联系，在分类整理过程中，对两类档案分别确定类别号，但使用相同的案卷号。如此，通过工程名称按照案卷号查阅到质量监督档案后，同一案卷号对应该工程的竣工验收备案档案，反之亦然。

（二）工程建设周期的对应处理。利用流水号方式顺序编排案卷号，直接从档案号中无法反映档案的生成年度和工程建设周期。整理过程中，采用增加备注、编制专用检索工具的办法予以解决。首先在档案装具封面上标注质量监督注册登记号和竣工验收备案号，直接反映工程的开工建设时间和验收时间；其次是在编制检索目录时，在案卷号后备注对应工程的质量监督注册登记号和备案号，在检索工具中实?F一目了然。

（三）特殊档案的处理。市政工程情况复杂，有的工程完工后迟迟不办理竣工验收备案手续，造成质量监督档案已经形成，竣工验收备案档案无从整理。按照两类档案对应一致设置案卷号的原则，已形成的质量监督档案也难以编号整理。为解决上述问题，对单独形成的质量监督档案，采取类别号剔除阿拉伯数字只确定为“Z”，案卷号仍以流水号方式编排的方式加以整理，集中保管时归为临时档案，待对应的竣工验收备案档案形成后再重新编号整理。

四、相关工作体会

（一）根据档案实际合理分类。各地工程质量监督体制多样，质量监督机构承担的工作职责也不尽相同，有的监督站可能并不承担工程竣工验收备案的工作职责。在工程质量监督档案分类整理过程中，档案人员应从已有的档案资料出发，合理确定分类整理方法，保证档案资料得到妥善保管。

篇(3)

关键词：国土档案；MapGIS；空间特征；MapGIS IGSS；GIS；MVC

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）01-0094-04

The Design of Territorial Archive Management System Based on Mapgis

LIU Pei， TANG Jun

（School of Earth Science，Yangtze University， Wuhan 430100， China）

Abstract： To improve the efficiency of territorial archive management， achieve automation and information technology，spatialization of territorial archive，the territorial archive management system based on MapGIS is proposed.The obvious special character of territorial archive is studied，based on MapGIS IGSS，which is a internet oriented and large enterprise-class application development platform，could make use of the spatial characteristics，apply GIS function to the management，eventually break through the traditional management mode.Finally，the flow of territorial archive management is analyzed，in addition，the function modules are designed and classified，based on which the MVC3.0 framework is adopted to manage and maintain vector images，archive pictures，thematic map and archive documents.

Key words： territorial archive； MapGIS； special character； MapGIS IGSS； GIS； MVC

国土资源档案是指国土资源主管单位及下属单位在开展各项专业工作中直接形成的、具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等原始记录[1]。国土资源档案是国土资源管理各项工作的真实记录，是历史的见证，是国土资源管理事业最宝贵的财富[2]。传统县级国土资源档案管理采取手工方式，档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作都主要以手工为主。而一些现存的档案系统普遍存在功能结构单一、数据封闭等问题[3]。这些方式工作效率较低，国土资源档案得不到充分利用。所以建立优质、高效、具有国土资源特点的档案管理系统，建设国土资源局数字档案室，不仅从根本上解决传统管理方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用。

国土档案中最主要的两类档案是地籍档案和用地档案，地籍管理的基本单位是宗地，任意一块宗地在地理空间中都有特定的位置、具有一定的形状和面积，空间参考是地籍调查、土地详查和地籍测绘的基础，通过空间参考来描述宗地的空间特征。因此，将GIS应用于国土档案管理中，有效地把国土档案的非空间属性与空间特征联系起来，不仅克服传统档案管理方式的缺点，而且可以提高国土档案的利用和效率，更好地为国土资源管理工作服务[4]。

1 系统开发环境

1.1 MVC简介

本系统为BS结构，采用 MVC3.0的框架模式，将输入、处理、输出流程按照Model、View、Controller的方式进行分离，将应用分为三层结构：模型层、视图层、控制层。其中视图（View）代表用户交互界面，用于视图上数据的采集和处理，以及用户的请求，模型（Model）用于业务流程/状态的处理以及业务规则的制定，控制（Controller）从用户接收请求， 将模型与视图匹配在一起，共同完成用户的请求。Mvc的三层结构图如下[5]：

图1 MVC结构图

1.2 MapGIS IGSS 简介

MapGIS IGSS即IGSServer是一个面向互联网的大型企业级GIS应用开发平台。它是构建于MapGIS跨平台产品DCServer之上，采用面向服务的体系架构，并且继承了MapGIS DCS数据中心的设计理念，基于数据仓库和功能仓库服务，提供一套功能全面、接口简便的开发框架。MapGIS IGSS采用跨平台微内核群技术。微内核技术则是把GIS不同应用方向的系统的核心功能分别形成单独的微内核，这些微内核集合在一起形成微内核群。微内核群技术使得MapGIS IGSS具有高效、与硬件架构同步、跨平台的特性[6]。

宗地的空间信息在地籍信息中占据着重要地位，是其他宗地信息的基础和依托。为了使工作人员直观快速的查找到档案所属的宗地，准确地找到宗地的地理位置，需要丰富的空间信息进行定位，根据系统要求，所需的空间数据主要包括：基础地理数据、遥感影像数据、宗地专题图数据和地类图斑专题图数据[7]。

MapGIS IGSS管理的地理信息数据包括GIS数据库中的数据和基础地理信息数据。GIS数据库中包含以统一的MapGIS数据格式（HDF方式进行存储的GIS数据）的数据以及其他数据库存储的数据（例如DB2、Oracle等）[8]。基础信息地理数据包括：影像数据、矢量数据、瓦片数据等，它们都是以文件形式存放的空间数据。MapGIS IGSS的数据调用都是基于MapGIS，充分发挥了平台管理海量数据能力和并发访问数据能力。

2 需求分析

2.1 系统可行性分析

MapGIS 国土资源档案管理系统以MAPGIS为基础平台，将GIS技术、数据库技术、计算机网络与办公自动化高效结合，实现了国土资源档案数字化管理；实现了日常综合事务的办理如公文流转、人事管理、会议管理、网上会审、内部交流、考勤等。

系统采用多层结构的设计原理，且包括B/S档案管理系统并提供对已有案卷数字化的CS建库系统。具有集中的请求和访问控制，以数据驱动实现业务应用，基于MVC模式灵活的页面合成技术，使内容存储与表相分离，具有强大的安全性和事务处理能力。

各类数据统一采用SQL Server存储管理，采用DCServer（数据中心管理器）的方式完成对矢量、栅格、影像、图片、文档资料的统一管理和维护，前台应用采用MapGIS IGSS（地理共享服务）的方式实现专题数据浏览、查询、分析，全方位一体化的服务于国土资源审查、审批决策支持。

2.2 系统功能分析

根据业务流程分析，系统分为11个模块：配置模块、档案管理、档案检索、档案权限、档案销毁、档案借阅、档案查阅、日志、档案统计、库房管理、档案接口，如图所示。

图2 系统功能模块

系统框架继续沿用政务系统框架，栏目，菜单，用户，数据字典等功能可以直接使用。另外增加档案日常业务，集合档案整理，管理，检索，借阅，查阅，统计，日志等功能，并与政务系统，“一张图”系统结合。提供web服务接口，政务系统里的案卷电子归档后，可以将案卷的基本信息，附件信息批量导入到档案系统里，方便进行统一管理。并且政务系统，一张图能查看档案的基本信息，档案系统里能查看图形信息。后期还要考虑档案的数字化工具，能够导入数字化数据。整个档案处理过程流程图如下：

图3 档案处理过程流程图

3 系统设计

MapGIS国土资源档案管理系统是基于B/S结构的应用系统，整体界面布局采用淡蓝色基调。界面横向分为左中两部分。其中左部为系统名称、栏目菜单、等功能按钮；占据总界面的大部分空间的中部则放置了所有的业务数据显示界面。

1） 配置模块：包括档案分类配置、目录模板配置、分类属性配置、案卷与档案关系配置、档案权限配置、编号规则配置。对整个系统的基础信息进行配置，维持系统业务流程正常运行。

2） 档案管理：对档案进行添加、编辑、删除、查看、下载、打印等操作

3） 档案检索：包括全文检索、高级检索。遍历所有类型档案的公有表，和私有表，匹配符合检索条件的记录。

4） 档案权限：档案内容页面里，根据前面配置的档案权限控制用户对档案的操作。

5） 档案销毁：对已经过期的档案进行销毁操作，先进入回收站，然后根据需要对回收站的档案进行清理，并且回收站的档案可以随时恢复。

6） 档案借阅：包括档案借阅期限设置、档案借阅登记、档案归还登记、档案借阅归还查询、借阅超期收费。需要借阅的人到窗口借阅，并且要拿领导的批条。由窗口的人登记，然后提供借阅服务，由窗口的人对纸质档案的借阅情况进行登记。根据配置的借阅天数，自动计算归还期限。

7） 档案查阅：包括查阅申请、查阅审批、档案查阅。申请人使用，显示自己申请查阅的档案列表，如果审批通过了，可以查看详情，过了查阅截止时间，无法继续查看详情。

8） 日志：自动记录系统里的大部分操作记录日志信息。

9） 档案统计：包括统计各分类某时间段内的档案总数、统计各分类某时间段内的借阅次数、统计各分类某时间段内的借阅明细、统计各分类某时间段内的借阅收费金额、统计各分类某时间段内的借阅收费明细。显示统计列表、统计图，可导出excel，打印报表。

10） 库房管理：用于记录每个分类存放的库房的位置，主要有：档案分类，子类名称，目录，开始案卷，结束案卷，库房号，排架号，库格号等。能够添加，修改，删除这些信息。

11） 档案接口：档案系统提供web服务的方式。为政务系统和“一张图”系统中的审批案卷归档提供归档挂接的接口，提供国土信息业务一体化服务。

4 系统数据结构设计

4.1 逻辑结构设计

系统采用mvc三层逻辑结构，各模块的模型，视图，控制器按照设定的规范定义，具体如下：

4.1.1 模型

表1 模型详情表

4.1.2 控制器

表2 控制器详情表

4.1.3 视图

表3 视图详情表

4.2 物理结构设计

本系统设计了三个数据库，分别为临时库，正式库，回收库。所有配置表都在正式库里，临时库，回收库只有业务表。考虑到各分类的业务属性不一样，将业务表分为公共表和私有表两种，其中私有表可以动态配置。并且三个库的私有表一模一样，公共表大部分字段一样，个别有出入，详细表结构如下：

表4 正式库ARCHTYPE档案分类表

表5 临时库ARCHINFOCOMMON档案公用信息表

表6 回收库ARCHINFOCOMMON档案公用信息表

5 结束语

本文基于MapGIS平台，采用MVC技术设计了国土资源档案管理系统。该系统具有一下等特点：技术先进，GIS技术与档案管理信息化的无缝集成；强大的海量数据管理能力；

系统功能齐全，适合国土资源部门各处室（科室）的需求，实现了国土资源档案管理的全面信息化；统一的平台、统一的功能，完全实现了信息的交汇与共享，避免了信息孤岛的发生；具备各种类型的文件、档案、资料的管理功能；流程化的借阅管理，强化了档案利用。

参考文献：

[1] 黄华坤.省级国土资源档案云平台的研究与设计[J].档案管理，2014（6）：41-43.

[2] 张敏.深度探讨现阶段国土资源档案管理的工作内容与改善方法[J].科技资讯，2010（4）：224.

[3] 李嘉，陈晓霞.国土资源档案管理信息系统功能设计[J].中国新通信，2014（10）：114-115.

[4] 李晓燕，范威，陈三梅.济宁市国土资源局数字档案馆建设设计思路[J].国土资源信息化，2013（3）： 40-46.

[5] 刘亮，霍剑青，郭玉刚，等.基于MVC 的通用型模式的设计与实现[J].中国科学技术大学学报，2010， 40（6）： 635-639.

[6] 邢祥建.地质灾害信息多维动态分析与技术研究[D].武汉：中国地质大学，2013.

篇(4)

关键词：企业档案管理，数字化，知识管理

 

1、前言知识经济的到来在广泛影响人们物质文化生活的同时，也引发了人们对于企业经营管理的思考，引起了企业竞争行为和态势的革命性变化。在经济全球化、知识普及化的今天，知识管理成为提高企业核心竞争力及可持续发展力的关键。面对着无限的发展机遇，企业管理者只有充分的利用知识来武装自己才能在激烈的市场竞争中立于不败之地，使企业科学管理之树常青。那么，如何实现企业管理的全面知识化从而增强企业的综合竞争力使之利于不败之林，首要目标就是实现企业档案管理的数字化。这是由于企业档案是企业生产、经营、管理等环节的最真实的写照。它便于企业各方面的利用，为企业的各类活动提供档案服务，是企业维护自身经济利益和再现历史面貌的重要依据。论文格式，知识管理。企业经营管理者及员工通过档案展开对企业经营文化、历史的追忆和回顾，在追古意今的思绪中明确企业的发展方向，制定企业的改革政策，为员工及企业提供了前进的动力。企业档案是企业丰富知识资源的象征，是一种无形的资产，因此实现企业管理的知识化首要任务即是对企业档案的全面管理。

2、企业档案管理的数字化趋势信息化的社会决定了高科技的广泛应用与快速发展。这种应用同样体现在企业档案管理中。它们多样化、复杂化、细致化、信息化的管理流程决定了高科技手段的广泛应用和全面数字化的发展进程。在众多档案中快速查询到需要的内容，对档案进行年代的编排与录入，档案的全面分类管理、档案的借还、归档、档案的查询及共享管理均需要数字化的档案管理方式。论文格式，知识管理。同时，企业的生产、经营方式的自动化、智能化也给企业档案管理的数字化带来了前所未有的挑战。档案管理的数字化有利于企业提高档案管理效率，降低管理成本，促进信息资源的共享与流通，增强企业综合竞争力。因此，便捷、高效、有序、统一的自动化、共享化管理是企业档案管理数字化发展的趋势。

3、企业知识管理概述企业知识管理的最终目标是实现知识的价值，为此知识管理必须力图将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，以便使他们做出最好的决策。因此企业知识管理对档案管理、生产管理、经营管理有着科学的导向作用。论文格式，知识管理。知识管理对企业信息、资讯进行全面的收集、科学的加工和充分的运用，并通过促进知识的共享、创新来实现知识的增殖，从而达到企业全面升华的目的。市场分析、经营战略等特有的经验和成熟的方法需要知识的协调统一，进而优化为全面的企业知识体系，成为企业最薄厚悠远的战略资源。

4、知识管理对档案管理的要求知识管理是目标，档案管理是手段，因此，知识管理对企业战略目标、经营理念、管理方式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信系管理等方面的不同程度的要求决定着企业档案管理的转变方式。论文格式，知识管理。即从注重档案实体管理转向注重档案内容即知识的管理，强化对档案知识的开发利用，实施智能化、科技化、一体化的档案管理服务，实现企业档案知识的资源共享。这种角色的转变，要求档案管理人员应将工作重心向信息、知识的综合管理转变，而非对文档、案件的具体管理，是一种由表及里、由现象到本质、由机械到自动化的管理转变，为企业管理全面数字化，高质量的提供信息资源提供了必要保证。

5、企业档案管理与知识管理功能的结合企业档案管理与知识管理的结合主要包括：采集与转换、挖掘与发现、分类与建模、反馈与推荐等。采集与转换从档案中采集各类数字信息，并按知识管理的要求对信息进行加工处理，这包括信息整理、格式转换、信息录入、信息集成等环节。经过这些环节的加工从而实现档案管理数字信息向知识管理系统的转换。挖掘与发现则通过建立档案信息资源体系，数据库和相关链接实现信息资源的编辑、集成、存储与修改。同时将原始数据和信息作统一分析并总结出隐含的规律，挖掘出知识的联系。分类与建模中的分类通常按照数字档案分类标准构建分类体系，形成资源分类库，从而为知识管理服务提供便捷、高效、自动化的分类方式及有序的信息基础。建模则是在用户信息获取、描述和反馈的基础上，进行需求分析，建立用户需求偏好模型。论文格式，知识管理。分类与建模更好的实现了数字档案信息向知识管理服务的切实转变，为其提供了规范、科学的模型和算法支持，具有很好的导向作用。反馈与推荐从前者所得的用户的需求分析、操作记录、对系统的建议及反馈入手，进行用户信息的编辑与量化，为用户需求模型的优化及整改提供反馈与支持。论文格式，知识管理。同时，针对用户的习惯性需求还可向用户推荐适合自身的知识系统。

6、结语为适应未来的竞争环境，企业必须加快实施档案管理信息化、数字化建设进程，促进档案信息管理与知识管理的结合，提高档案管理的效率，丰富档案管理的资源配置，使之向高科技、规范化、科学化、自动化的现代企业管理模式迈进。只有这样才能实现档案资源、知识信息的全面共享，使企业经久不衰，常胜、常青。

[参考文献]

[1]张涛.知识管理对企业档案管理的要求[J].沿海企业与科技，2008(5):12-13.

[2]刘水.数字档案答理中的知识发现与知识服务[J].档案学研究,2009(4):23-24.

[3]冯惠玲.拓展职能—“夹缝时代”档案职业的生存之策[M].中国人民大学出版社,2009:89-90.

篇(5)

【关键词】纸质档案；电子档案；双轨制管理模式；差异

档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录，档案是由文件有条件地转化来的，档案来源广泛，内容丰富，形式多样。在信息技术与网络不断发展的数字化时代，电子文件发挥着越来越重要的作用，电子文件的产生、形成、归档及传送、保管均与传统的纸质档案有所不同。本文对纸质档案和电子档案之间的差异作出比较，且对双轨制的管理模式作一探讨。

1 电子档案与纸质档案存在方式的差异

纸质档案基本上以传统物理形式存在，而电子档案中的一部分内容是由纸质档案经过数字化转化而来的，是以全数字化形式存在的信息。电子档案与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都具有物理实态的特征，电子档案和纸质档案都是形成真实活动的记录，有参考利用价值，需要存档备查。但是电子档案在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特性，如依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，不可直接识别；信息存储的高密度；载体的多样性；信息共享性；信息与载体之间的可分离性等。

由于存在形式的不同，在形成档案之前的涉及的内涵属性不同。传统形成的纸质档案如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文档有条件地转化成可保存的原始档案同时也会涉及很多技术理论层面。

2 纸质档案与电子档案归档、整理方面的差异

纸质档案的归档只需要将文件材料定稿及正本收集齐全，整理归档即可。电子文件除归档文件定稿及正本外，还必须归档元数据。电子文件的元数据是指在电子文件形成、管理、利用过程中形成的一些列关于电子文件数据的数据，主要包括管理型、描述型、维护型、技术型、利用型等数据。电子档案是靠计算机系统来进行管理，不同于纸质档案在档案库房的管理方式，如不将元数据归档，电子档案的管理将无法进行。电子档案的归档比纸质档案复杂，接收方式采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定地址，档案部门则需配置专门的电子文件格式转换设备，对归档的文件进行转换，以解决不同格式电子文件的识读问题。

纸质档案的整理一般是对已立卷归档的案卷进行排列、编号以及分类等系统化的整理，并将其结果编制案卷目录的方式固定下来，经整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供方便。在电子档案的整理上，由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的规整，所以电子文件的整理在归档前就由各部门有序的将电子文件分类、标引、组合，并对电子文件进行分类和编号，组织建立数据库。对于脱机保存的归档电子文件，其整理工作主要就是组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘，光盘或磁带等载体上。

3 纸质档案与电子档案存放保护的差异

纸质档案一般只需要配置木质或铁质档案柜保存，对保存环境进行温湿度控制，采用必要的防光、防虫鼠、防盗等措施就可以了，保护的是纸张，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就能得以保存，就可以人工识读，而且不宜更改其原始性。电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同，因为其载体不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温、湿度，防磁性等其他条件的要求很高。在存放环境和防护设备方面除进行温、湿度控制、防光、防虫鼠、防盗等措施外，还应满足防强磁干扰、防机械磨损、防强烈振动、防病毒入侵等的要求。

4 纸质档案与电子档案利用方面的差异

纸质档案的利用是对档案文本的利用，档案载体是实体，具有相对的稳定性，不易更改或伪造。利用途径通过提供档案原件、副本，利用方式是档案的阅览服务、外借服务、档案目录信息服务、档案咨询服务等。电子信息技术的运用改变了传统文件的利用方式，使档案信息的利用不受时间和空间的限制，不仅可以提供原件电子阅览，而且能够根据利用者的需求对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等。档案人员还可以按照一定专题对电子档案进行编辑，形成档案汇编或其他形式的编研成果提供利用。利用方式包括向利用者提供可复制所需档案信息的磁盘及光盘、从网上传输、通过电脑上的用户界面直接提供利用等。

5 纸质档案与电子档案双轨制管理模式探讨

虽然利用电子档案有很多优点，但也带来了一些新问题，如数据的易消失性、信息的不安全性、信息的易改动性、信息的易出错性等，由于这些问题的存在，决定了电子档案不能替代纸质档案，两种档案管理方式有各自的长处和短处，二者可以相辅相成、优势互补。为了更好的进行档案管理，在电子档案归档的同时，要求纸质版档案也要归档，这就很好的保证了在电子档案信息丢失的情况下，也会有纸质版的档案记载档案内容，二者之间不存在谁取代谁，二者相结合的利用将会同步发展下去。

总之，在现代信息技术迅速发展的条件下，档案工作者应转变传统的单一制档案管理方式，采取电子档案与纸质档案双管齐下的管理方式，在做好传统的纸质档案管理工作的同时，充分认识电子档案管理的优势，熟练掌握计算机网络技术、数据库管理、电子档案管理及保护技能，充分开发电子档案信息资源，维护电子档案的安全，与时俱进，不断提高档案管理水平。

【参考文献】

[1]游兰菊.电子文件与纸质档案的差异与管理[J].枣庄学院学报.

[2]于虹，李伟佳.浅析电子档案与纸质档案的区别[J].经营管理者.

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（一）高校档案和管理职责多元化

高校档案是高等学校内和社会间的交流平台，同时也是高校相关人员、项目和外界其他单位、部门和个人间进行沟通非常关键的保证。以这个角度分析其是一个由各级地区政府部门下设高校教育机构主管的基础性保障性工作。

高校档案管理的第一个基本任务就是负责收集档案所需信息，将信息进行整理、统计后保存，为档案的使用做好工作。同时，在档案整理编目、鉴定统计等相关的工作之后，为了可对此充分运用，根据档案分类去设置多元化检索方面的工具，出版有着档案资料等，对不同需求档案信息资源开发、运用都有好处。档案管理工作需遵守国家有关法律和具体规定，档案工作同时具有很强政治色彩，部分档案信息可对外开放而部分档案使用、公开过于敏感，所以对涉及单位和个人安全相关内容，档案管理员一定要做好相关的保密工作，运用多样必的分类、分级处理形式。再者就是档案档案管理还是一个服务性的工作，高校档案管理也是这样，一定要适应时代和社会发展需求，紧紧围绕档案使用和开发展相关的各类工作。

（二）高校档案分类多元化

根据部门、职能不同可进行如下分类：

1、党政管理类：主要包括校区党委、行政、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录；各部门、科室的工作计划、总结；上级机关和校区关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

2、教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

3、科研类：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

4、基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

5、仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

6、产品生产类：主要包括校区自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

7、出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

8、外事类：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

9、财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

其载体形式一般不是整齐统一的，可分成纸质、电子、胶片、照片、录音档案等等。不同载体方式高校档案有不一样的保存及编目、使用方式，如果过于糊糊对待，又或是处理的方法不适当后果是非常严重的。例如纸把风的档案需要防止霉变、潮湿、人为修改等。而使用载来越多的电子档案也要求相应保存、使用方式，保存时要多多注意存储器、会用程序等安全，要避免病毒等，确保电子文档的可重复性运用。

二、高校档案管理多元化发展形势

多元化实际和多样性是一致的，即对于同一事物、同个问题时，有不同的方式、观念等都被允许同时存在或是发挥作用。高校的档案管理自身就存在很多问题，同时在对待相同、类似问题时因为所服务群体以及具体使用的要求不一样，其管理的形式也是不同的。而且高校档案管理方法也不是唯一的，在时代的发展要求下高校档案管理也可是多元化的，同时这类形势是必要的。尤其是当前新形势之下，档案管理和使用要求不断细化、多样化所带来高校档案管理专业程度在一直提升，管理技术不断更新形势是非常需要注意的。

（一）高校档案使用环节需要多元化

高校档案管理有很多环节，例如对记录着档案信息载体进行存储编排、传达、交换等等，也包括对此进行保管、整理、维护、使用等等，这其中所有环节其最络目的都是为使用而服务。高校档案使用多元化一定会带动起高校管理基础环节往多元化转变，以适应不同使用者多元化要求。因此在一定程度上档案管理使用环节要求多元化将带动其管理环节的改变。

在使用需要藏在上高校档案管理的其他例如检索、编目环节也体现了多元化发展形势。编目就根据一定标准或规则，对所储存档案进行关于外部特点与内容的某一类描述，直接目的是为了可以方便使用。而检索则可分成手动、机器检索两个类型。手动检索适用高校内容贵重的文献档案、资料，其档案本身历史价值可能大过文献参考价值，因此这类档案本身检索甚至查阅都是由管理员才完成。而机器检索则包括局域网检索、网络预约检索等方法。

（二）维护技术、储存方式的多元化

储存是高校档案管理非常重要的一个起始环节，在档案信息提取完成部分之后，如何对这些信息进行储存问题是十分重要的。在什么地方，以何种方式进行储存等都是需要去研究、实施的。传统的高校档案管理储存环节过于粗放，分类非常简单，技术不精。实际上由于专业化程度和针对性程度过低所造成的。

由于档案可分成许多形式，而这些形式的不同也为保存及使用注意事项也在一定方向上有所说明。例如纸质的档案要防止潮湿等。当专业化的程度有所提升之后，档案馆需要改变原有档案保存方法，在一定程度上减少档案信息的错误或流失率，在科学分类基础上极大拓展了原来档案信息载体以及保存的寿命。同时还可根据所用的频率及用途的不一样，进行例如档案划分的工作。尤其是最近几年部分高校档案加大投入，在一定范围更新技术、设备，拟定相关储存、维护等方案，在一定程度提升了档案管理的有效性。

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[关键词] 档案信息资料分类；档案实体分类；比较；原因

【中图分类号】 G272.5 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）11-241-1

分类是人们对事物的认识和管理的一种基本方法，也是在进行档案管理时的基本方法。档案的分类和其他文献的分类相比，具有独特的“二元主义现象”。在对一般的文献进行分类时，仅使用一种分类标准，形成一种分类体系，同时满足文献的实体有序化和信息有序化的双重需要。而在整个档案管理过程中，需要进行两次分类，这两次分类在分类对象、思路和目的等方面有着明显的差异，形成了档案信息分类和档案实体分类这两种分类体系。这两种分类体系在档案管理中同时存在，在不同的管理需要中发挥着各自不同的作用。

一、档案信息分类与档案实体分类的比较

（一）档案信息与档案实体。档案信息分类和档案实体分类的主要区别就是两者的分类对象不同。档案信息是利用变化载体的方法从原始档案文件中提取出来的，自身属于抽象的事物，需要附属在一个新的载体来存在，实现其价值。档案实体是档案的原始文件，主要是对档案进行原始记录。档案实体只是一种管理方式，主要根据档案在来源上的历史联系进行分类，档案信息分类则是采用形式逻辑的方式。档案管理的使用价值就是满足人们对档案的各种使用需求，人们在使用档案时，主要是利用档案信息资料。所以要基于档案实体对相关档案信息推行信息管理，分类相关信息能够使信息有序化，更加方便我们迅速查询和使用档案信息，实现档案管理的使用价值。

（二）历史主义和逻辑主义。从档案信息分类和档案实体分类的思路上来看，主要分为逻辑主义和历史主义两种派别。在进行档案管理时，档案实体分类主要是通过历史主义的原则，按照档案实际情况和内容界限直接认定，按照档案在其来源上的历史联系进行分类，档案馆中的所有档案被划分成若干个全宗，每个全宗又按照日期和形成档案的机构进行细微的分类，形成一个完整的实体分类体系。档案信息分类主要采用形式逻辑主义的原则，突破档案来源上的历史联系，按照社会组织的职能分工并结合档案信息内容的属性对档案信息进行分类，人们可以按照职能活动或事物的属性来查找档案。

（三）信息分类号与实体分类号。从信息分类和实体分类的目的及结果来说，档案实体分类的目的是显示档案来源的历史联系，比较完整的展现出一个组织或个人在社会活动中的发展过程。新标准中档号的组成包括全宗号、时间、保管时限和件号。而信息分类的目的体现在档案内容的逻辑联系，使分散保存的不同宗卷中内容属于同一专业或职能活动的档案划分到同一类目下，给所有档案进行分类号，展现每个信息在整体信息分类体系中所在的具置，编号是由汉语拼音和数字混合在一起构成，使人们能够利用档案的特点进行查找。

（四）试题管理与信息开发。档案的管理工作，在理论上可以划分为档案内容信息开发和档案实体管理。档案的实体分类是保管、鉴定和统计的基础，在档案实体管理工作中进行。档案信息分类属于一种检索语言，实体管理完毕后，在信息的开发工作中进行。

二、档案信息分类与档案实体分类并存原因

形成档案信息分类和档案实体分类在档案管理中并存的原因：档案和其他资料都是同属于文献的范畴，是内容较为完整、历史价值较高的信息记录，目的都是帮助人们通过信息形成某种认识，所以文献的分类需要适应人们对文献的需求特点。一般情况下，人们是根据信息内容和特点进行文献的查找和使用。档案信息分类，就是按照文献的内容和特征进行逻辑分类而形成的体系。档案信息分类是人们查找需求的基本途径，也是档案的必然要求。在档案管理机构中，长期利用档案信息分类，虽然为人们提供了很多便捷的条件，但是使同一出处的档案全部打乱，档案所记录的全部机关的历史活动内容被损坏、分解和混合，是档案失去了原有的实际价值，变成繁杂的资料。这种信息分类不能展现出档案所具有的实际价值和独特属性，不利于档案实体的实际管理，所以还需要编辑一些工具类书籍来辅助档案的实体管理。另一方面，分类需要尊重和维护事物的本性。档案是历史社会活动的记录，能够反映出纵向上时间的连续性和历史性。在进行档案管理时，信息分类是对档案内容进行横向分类，不能显示人类社会或者历史的纵向演变、发展过程。所以对档案进行分类管理时，除了要进行档案信息分类之外，还需要实体分类对档案进行历史性记录。从档案来源的历史联系出发，有效地维护某一组织或者个人职能活动的整个发展过程，反映人类社会的历史。

三、结束语

由于档案的根本属性不同于其它文献，使档案的分类也和其它文献有很大的不同。档案信息分类和档案实体分类二者之间，虽然不统一，却在档案管理中同时存在，各尽其职，互补互依。其产生的原因是档案的历史记录性，在档案管理实践中不断地证明，也会在日后的档案管理中，以其独特性对档案管理工作起到更加重要的作用。

参考文献：

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2000.

[2]中国档人民共和国档案行业标准归档文件整理规则[J].中国档案，2001，（1）.