民营企业人事档案精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇民营企业人事档案范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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关键词：现代企业制度 民营企业 机械企业 档案管理

随着现代企业制度的建立与信息化的发展，档案的管理工作已经由传统的手工管理变为了现代的以信息化为手段的面向内容的全方位的档案管理理念。在这样的趋势下，现代企业也就必须要面对全新的企业管理里面来对传统的档案管理工作进行一定的改革。只有使用新的管理模式以及工作的方式才能有效的推动档案管理的科学发展。使之形成与现行的企业制度下相互适应的档案管理模式以及制度体系。这样才能够实现有效的管理平台以及科学的管理队伍的建设。进一步的实现使档案的管理工作从传统迈向现代化。本文将针对民营机械企业的档案管理工作在现代企业制度下所存在的问题进行一定的探讨和分析。

一、 民营机械企业档案管理的原则

1、灵活的原则

民营企业的根本的目的和利益所在就是为了能够在生产经营活动中获得更多的经济利益，所以档案管理的工作就必须遵照这样的根本目的，在目的的引导下开展为企业的经济发展的服务性工作。对于档案管理的工作就是为了能够方便那些高层的管理人员对已有的信息的查找和利用，若在档案中存在很多的不适用和僵化的信息将直接的影响到企业管理者的决策问题。

2、信息的真实性原则

信息的真实性的原则取决于档案信息的管理是企业进行决策的依据所在。只有那些真实正确的信息才是管理者做出科学的决策的前提。所以，保证信息资料的真实性是企业的社会责任所在。在档案中如果有很多的虚假的信息，不仅仅会对企业的决策方向产生很大的影响，还会对企业的社会形象有很大的影响。

3、信息全面性的原则

信息的包含范围是企业的档案管理中必须要面对的问题。如何处理好企业的信息的范围也是一个企业的档案管理水平的体现所在。这里所说的企业档案信息的全面性，并不是说企业的档案管理过程中必须要有那些与企业的生产经营不相关的信息。企业的档案管理的打发我内上的全面指的是企业的档案管理要能够提供企业的各个部门所需要的信息。对于对企业的发展以及决策有帮助和参考价值的信息要做到及时的更新。这就需要企业的档案管理人员对企业的所在行业有很好的了解以及扎实的基础知识。

二、 民营机械企业档案管理存在的问题

1、档案管理的意识问题

一般的民营企业的企业规模是相对比较小的，所以档案管理的工作一般是不被重视的，很多的企业认为档案管理只是对企业的资源以及时间的浪费。现在中国的社会管理环境中，很多的管理层对企业的档案管理工作不够重视，是企业档案管理存在的根本问题所在。并且由于民营企业的工作人员的流动性相对比较大，客户的稳定性也不够强。所以很多的企业管理者认为档案的信息是不重要的。同时，档案管理的本身问题也是企业的档案管理不被重视的一个重要的原因，由于企业的档案管理工作是企业的本身所涉及到的经营范围的资料的整合和保存工作，所以在平时企业的档案管理工作很少能够发挥出其根本的作用，只有在很长的时间之后企业的档案管理工作的优势才能够得到有效的体现。

2、企业的档案管理方式相对单一

虽然很多的民营企业开始了企业的档案管理的工作，但是很多的企业的管理模式上，还存在一个不科学的问题，很多的民营企业为了在管理中能够节约成本，或者是受到了企业的本身经济条件的限制，在企业的档案管理中没有引进先进的档案管理设备以及人才，这就存在档案管理的手段上存在很多的问题，纸质的资料还是档案管理的一个重要的方式，一般都是人工的填写的模式，使得企业的档案在后期的使用中面临着比较大的困难。

3、企业的档案管理工作缺乏正确的企业档案主体认识

在很多的机械企业的档案管理的认知水平上存在着一定的误差，很多的档案管理企业错误的将传统的人事档案管理当做企业的档案管理的全部，也就是可以说现在的很多的企业的档案管理工作者对于其工作的范围还没有一个很明确的界定。或者是很多的人虽然认识到了档案的管理工作不仅仅是传统的人事档案的管理工作，但是实际的工作中还是以人事档案的管理工作作为重点。因此，企业的很多的珍贵的资料就在这样的过程中流失掉了。所以，对于企业档案管理的主体上的认识需要我们对于企业的档案管理的工作进行全方位的改革，改变传统的档案管理的意识，只有这样才能进一步促进企业的发展。

三、民营机械企业档案管理工作的优化

1、引起企业足够的重视

政府部门要在企业的档案管理的过程中发挥出本身应有的作用，要梳理企业的哪敢管理的危机意识，促进民营企业的档案管理的工作进入正轨。加大档案管理的宣传力度提醒企业提高档案管理的意识，树立成功企业的典型也是一个相对比较好的模式。只要企业尝到了企业的档案管理的甜头之后，企业才会有热情建立起档案管理新模式的愿望。

2、运用现代化的机械管理设备

随着科学技术的发展，计算机已经成为了现代化的企业经营管理的一个重要的工具，现代化的民营企业的档案管理也应该脱离传统的以人为主要的管理工具的模式，摆脱对人的依赖。而对信息化技术的依赖是档案管理的一个必经之路。在民营企业中有必要购入现代化的档案管设备以增强企业的档案管理的可靠性以及资料的实用性。

3、优化档案管理模式

对于不同的企业，档案管理的模式可以是不同的，很多大型民营企业财务集中统一的管理模式来进行档案的管理，这样的管理模式不仅仅管理的标准高，而且要求相对比较严格，使得档案管理的体系更加的科学完善，这就能够促进档案管理工作能够更好的为了企业本身做出决策上的服务。中小型的民营企业可以采取分散管理的模式，正确的对待自身的情况来促进档案管理工作的开展。这就可以使得档案管理的过程不仅仅能够满足信息化的过程，而且还可以在档案管理的过程中逐渐的满足系统化的要求，逐步的建立起一个比较系统完善的档案管理体系。

参考文献：

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[2]张春玲，浅谈企业档案管理的原则和措施[J]，西部煤化工，2008，(01)

[3]马淑芬，知识管理对现代企业档案管理的要求[J]，经营管理者，2011，(06)

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论文摘要：在我国社会实现由计划经济向市场经济转型的过程中,人才的流动已经成为一种客观的事实,,但是在传统人事档案管理制度中总是存在着主观随意性强、容易弄虚作假、以及多头管理混乱等弊端,使得档案制度改革难以实施。本文主要从人事档案管理制度改革出发,从人才强国的战略高度,提出了相应的改革意见和建议。

档案是知识的宝库与历史的见证，是人们在长期的社会实践活动中积累形成的宝贵历史材料，记录社会不同时期、不同阶段的发展历程，对了解历史、查考现实、总结经验教训、制定政策规划、教人育人，具有极其重要的作用。如一个单位在制定各项改革方案、描绘未来发展蓝图时，都要参考档案资料;又如学校、单位、企业，通过档案编写史料、举办展览、电教宣传等方式来教育人、感染人，增加职工的责任感、荣誉感、归属感等等。

一、传统人事档案管理中的弊端

（一）主观随意性强

传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定。这一规定源自干部人事档案制度，并应用到其他人事档案规定中。对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强。

（二）弄虚作假,以档谋私

在传统管理方式控制下，“以档谋私”现象屡屡出现。欲从行政部门、国有企事业单位跳槽的人受到单位扣留档案不放人的“人质档案”现象并不鲜见。部分“弃档族”在进入需要人事档案的单位就业办理调转、报考公务员、考研等时候，也徒叹“档到用时方恨无”。现实中有个别人通过在档案中伪造干部履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，平步青云走较高级领导岗位;也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案,“以档谋私”现象的屡屡出现,使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。由于传统的人事档案管理无法适应我国经济的高速发展，而新的人事档案管理方式尚未建立完善，当前的档案管理工作出现一些新情况和新问题。

（三）社会主义市场经济进程中呈现“弃档族”

过去个人只能对人事档案所决定的命运无条件接受，而在现在这一转轨时期，大量新阶层与流动人员在很大程度上摆脱了它的影响。根据不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。作为60多万“弃档族”中很多人是“漂”到大城市就业，档案现在对他们来讲没有什么用;有人甚至长期拖欠人才流动服务中心档案托管费，且未作补交的打算。调查显示:有68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案。对于流动人员而言，调整档案工资、进行职称评审、提供合同鉴证、办理社会保险和出国政审等人事项目实际上也并不需要。流动人员并不在国有单位，按照党政机关、事业单位的工资制度给他们定级、晋资可谓是画蛇添足。

（四）在非公企业，不关心员工人事档案

与部分人自动抛弃档案相应的是许多非公企业在招聘员工时也并不关心人事档案。企业经理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式评价聘用员工。某咨询公司的一项调查表明，不关心员工人事档案的企业占了调查总数的80%。在政府机关或国有企事业单位，情况就不一样了,人事档案在提干过程中“还是相当重要的。”如今，企业必须在市场上寻找最优秀的人才，以应对激烈的竞争。但现有的人事档案，在很大程度上已经不能够帮助他们正确判断某个人的真实才能和准确的客观背景，有些甚至提供了与实际情况截然相反的结论。因此，它已越来越成为用人单位的一块“鸡肋”:“食之无味，弃之可惜”。三是对人事档案处于越来越忽略的状态。目前，众多跨国公司、民营企业、上市公司越来越多地转向去做人才的背景调查，而对人事档案基本上都处于越来越忽略的状态。用人单位在忽略旧的人事档案的同时，却又发现或多或少需要建立每个人员的新“人事档案”，只不过这份“人事档案”现在有着更多不同的形式:有的企业是建立在人事信息管理系统之中，有的企业干脆自己建立在人才中心保管的人事档案之外的“第二人事档案”;然而这些都处于各自为政的状况，随着市场经济的发展和各种所有制市场参与者的大量涌现，具有社会公信力的集人才信息与信用的人事档案管理制度又确实有其存在的价值，现行的人事档案管理制度乃“弃之可惜”。

（五）人事档案管理改革难以推进的原因

人事档案虽小，但关系到千百万劳动者的切身利益，关系到我国人事制度改革进程的进一步深入，关系到依法治国和人才强国战略的具体实施。由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门，档案的功能则延伸到民政、公安、教育等其他有关部门，特别是由于档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构带来巨大收益，致使目前人事档案制度改革举步维艰，大大落后于干部人事制度改革的整体进程。

二、对新型人事档案管理制度的设想

（一）明确流动人员人事档案管理的公共服务性质

在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务，而且带有很强的政治性。出于深化机构改革和机关转变职能的需要，党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后，把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这并未改变流动人员人事档案管理的公共服务性质。所以应当进一步明确流动人员人事档案管理的公共服务的性质，维护人事档案的真实性、严肃性,完善流动人员人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。

（二）建立人事档案管理相互分离的管理制度

从长远看，我国的人事档案制度改革必须明确所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任，不管公共部门或三资、民营企业都应在法律规定的制度和原则下享有人事档案的管理权。为保障流动人员权益和各单位的专有知识信息，非公单位的人事档案应以单位为中心建立，主要用于企业日常管理，不得作为个人身份证明随个人在不同单位之间调动。个人到新的单位供职服务，则新的服务单位应重新为其建立档案。个人离职后原单位应在若干年内保留其人事档案。

个人求职或服务的新单位欲了解查阅其原单位的人事档案由本人书面授权，原单位应无偿提供。非经个人授权，任何单位和个人不得以任何理由扣留、公开、披露个人档案信息。

（三）发挥好人事档案管理工作服务作用

档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容。比如《人事档案管理暂行规定》第七条明确:“人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。”为了适应服务人事工作的需要,《规定》还要求“做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。”这些服务内容是今后人事档案管理的很重要内容,也是发挥档案作用，促进经济发展的有效途径。

(四)执行“收支两条线”

为了保证规定落到实处，应当收取少量服务费，必须严格执行物价部门批准的标准，并接受群众监督。但是要坚决执行“收支两条线”，收取的服务费要如数上缴政府财政部门，不得私自截留。“收支两条线”是对行政事业费的管理措施，对企业则无法执行，这也从另一个侧面说明了企业是不能管理流动人员人事档案的,因为那样一来，实际就把这项公共服务变成了企业行为。超级秘书网

总之，只有以“以人为本”和“以民为本”来进行人事档案管理制度的合理改革，才能使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能充分保障人事档案当事人的合法权利得到保障，才能解除就业者的后顾之忧，让人们安居乐业，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，促进社会主义和谐社会建设。

参考文献

[1]胡伟.浅谈人事档案的特点和作用[J].科技，2004,(10).

[2]孙鹏.人事档案如何更好地发挥作用[J].中国科技信息，2005,(06).

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【关键词】流动人员;档案管理;新时期

在新的时期，社会的各个方面需要改革和创新。只有重视流动人员人事档案管理工作，找出其存在的问题并妥善解决，才能给社会带来长足进步，才能适应新时期社会发展的需要。解决目前我国流动人员人事档案管理存在的问题，需要相关部门和工作人员的共同努力。

1目前我国流动人员人事档案管理工作的现状及存在的问题

流动人员最主要的特点是具有流动性，随着社会经济的发展，这一特性也不断增强。流动人员加大了区域的流动性，缩短了流动时间，这加强了流动人员人事档案管理的工作量。虽然部分组织已经意识到存在的挑战，也加强了管理，但仍然存在效率低下等问题。

1．1对流动人员人事档案管理工作缺乏重视

虽然部分组织已经加强了对流动人员人事档案管理工作的重视程度，但是仍有部分组织，如一些非公有制企业和中小民营企业，由于缺乏重视，对于流动人员人事档案管理的投入过小，方法过于陈旧，设备也没有进行更新，不能很好适应社会发展带来的机遇和挑战。

1．2流动人员人事档案管理方法并不很合理

目前社会上存在一些不利于流动人员人事档案管理的现状，如存在部分不具备管理流动人员人事档案资质的组织和机构私自提供有偿服务，扰乱了流动人员人事档案管理的秩序。随着信息技术的发展，信息化设备也在不断进步，但部分流动人员人事档案管理机构仍采用旧的机器设备，管理方法落后，不能适应社会发展的要求。

1．3流动人员人事档案管理交接流程存在漏洞

由于对于流动人员人事档案管理工作缺乏相应的法律意识，部分企业员工在离开自己的工作岗位之后，并没有按照制度进行相应的交接工作，给档案管理工作带来了一定的困难。还有部分组织没有统一保管员工的档案，而是交给员工私自保管，大大加大了档案出现损坏或丢失的几率，也降低了流动人员人事档案管理的效率，加大了许多不必要的损失。此外，部分企业为了降低管理成本，寻求一些不具备档案管理工作的机构进行管理，破坏了档案管理现有的制度，增加了其混乱程度。

2加强流动人员人事档案管理工作的方法

2．1增强对流动人员人事档案管理的重视程度

对于流动人员人事档案管理重视程度体现的是思想层面的问题，只有加强流动人员人事档案管理的重视度，才能从根本上改进我国的档案管理工作。组织和机构对于流动人员人事档案管理工作足够重视就会合理安排相应的工作人员，安排具有专业知识、专业素养的档案工作人员进行档案管理。企业和组织要对在岗档案管理工作人员进行适当的宣传工作，对于企业职工进行相应的宣传工作，引起大家对于流动人员人事档案管理的重视，提高企业人员的责任感。此外，企业要加大对于流动人员人事档案管理的资金投入，用于相应设备的更新换代，用于加大对于工作人员的技能培训，用于对于意外事件带来的损失弥补等。此外，要加强对于相关法律的宣传力度，规范档案工作的程序，提高企业人员的法律意识。

2．2健全流动人员人事档案管理制度

制度是规范人员的工具，只有健全的制度才能规范相应人员的管理行为。在新时期下，健全相应的流动人员人事档案管理制度是大势所趋。对于部分组织和企业，要严格按照相应的关于档案管理的法律法规的有关规定，规范档案管理工作人员的行为。此外，要加强对于流动人员人事档案管理的监督力度，进行定期和不定期的审查，对于不合法的行为要进行适当的批评教育，对于是否认真填写流动人员人事档案管理，应作为一项考核指标，纳入企业员工的考核。

2．3增强流动人员人事档案管理的规范度

除了要健全流动人员人事档案管理相关的制度，还要对于流动人员人事档案管理进行科学化规范管理。要引导流动人员人事档案管理走科学化、规范化的正确道路，不断向标准靠拢。要增强流动人员人事档案管理的规范程度，就要加大对于档案管理的保护程度，不仅要保证档案的安全，还要保证档案的私密性，尊重流动人员的隐私。对于流动人员人事档案管理的查阅、借阅，要进行规范的登记，进行档案的查阅要提出查阅的请求，企业和组织要进行严格的审查，此外，要登记仔细查阅的日期、人员等。

2．4加强流动人员人事档案管理方法的创新

改革和创新能为流动人员人事档案管理制度增加新的生机与活力。企业可以根据自身情况进行适度的制度调整，根据实际发生的状况，创新性的运用方法解决问题。创新流动人员人事档案管理方法不会破坏制度本身的规范性，相反，可以解决许多实际的问题。

2．5加强流动人员人事档案管理队伍建设

人是一切工作的核心，因此，提高流动人员人事档案管理工作人员的专业素质是十分必要的。企业要安排流动人员人事档案管理工作人员的培训，通过培训来提高工作人员的专业技能。还要加强对于档案工作人员的法律意识和道德意识的培养，增强管理人员的责任感和法律意识。

3结语

目前，我国流动人员人事档案管理已经取得了一定的进步，但仍然不满足新时期的要求。为了更好面对新时期带来的挑战，企业和组织要进行足够的准备和重视，不断解决流动人员人事档案管理过程中遇到的问题。希望本文对于流动人员人事档案管理现状的分析，对于改进流动人员人事档案管理方法的总结能对我国流动人员人事档案管理的发展起到一定的积极作用。

参考文献:

［1］吴军．对加强人事档案管理工作的几点思考［J］．中国职工教育，2014(6):151～152．

［2］莫玉芬．流动人员人事档案管理的重要性及政策措施研究［J］．管理观察，2015(14):28～29．

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民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。

二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法

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关键词：企业人事档案管理；路径依赖；路径选择；信息化

“路径依赖”最早是由生物学家在理论分析中提出的。后来，north等经济学家引入新制度经济学和进化经济学当中。路径依赖是指今天的选择受历史因素的影响，人们过去做出的选择决定了其现在可能的选择[1]，类似于物理学中的“惯性”。由于某种现象具有先动优势，即使后来环境发生了改变，它也有可能继续自我增强，最后“锁定”在次优的状态。随着我国经济的迅猛发展，企业的发展也是日新月异。而企业人事档案是企业选人、用人、开发人力资源的基础，也是企业档案信息资源的重要组成部分。因此，研究企业人事档案管理中的路径依赖问题具有重要的现实意义。

一、企业人事档案管理中的路径依赖

1. 企业人事档案管理管理制度不完善，手段落后。

企业以追求最大利润为价值取向，普遍存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，而对档案基础工作的投入不够，甚至片面地认为企业与员工是一种雇佣关系，没必要把太多的精力用在人事档案管理上。长此以往，这种现象不断自我强化，导致了企业人事档案管理制度不健全、缺乏科学性、先进性。加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段，这种方式制约人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。

2. 企业人事档案内容简单雷同，个人材料分散。

目前，仍有不少企业的人事档案材料仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种计划经济体制下制定的企业人事档案内容显然已不适应新形势的发展。这种人事档案不能为选人、用人提供参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，挫伤了员工的创新热情，失去了真正意义上的参考价值[2]。另外，长期以来，人事档案管理、利用形成了一种分散局面。人事组织部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料。而反映员工工作业绩的材料在档案中却没有收集，使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且破坏了人事档案内容的完整统一， 使之不能全方位地反映员工的真实面貌。

3. 企业人事档案管理不规范，利用率低。

有些民营企业是从家庭小作坊发展起来的，管理本来就不是很规范，人事档案管理更是不规范。有的员工职务升降、工资待遇随意性很大，甚至还存在着企业主口头上说了就算的现象，使员工的工资级别、职务任免等材料根本无法形成。由于企业人事档案管理的不规范，产生了不利的影响。一是有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。而人事档案材料的失真，使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行，对当前配置以及未来人力资源的供求造成负面影响。二是有的档案转递不及时，操作程序不规范[3]。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封钤印，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。这些原因相应地造成了企业人事档案价值不高，利用率降低。

二、企业人事档案管理的路径选择

企业不同于其他组织的最大特点就是它是以追求利润为目标的经济组织。企业是依法设立的以盈利为目的的从事生产经营活动的独立核算的经济组织。企业的一切管理工作都是以是否有利于企业获得利润为目标的。企业档案管理的存在和发展必须来自其内在的、本质的需要。如果企业的人事档案管理能够满足企业的这种内在需要，它就能生存和发展[4]。因此，针对企业的特点，应突破传统人事档案管理的路径依赖，选择信息化、现代化的新路径。信息化是从原始静态档案管理到动态档案信息化管理的革命，是人事档案工作的深入，是工作方法的改变，也是人事档案管理与时俱进、开拓创新的起点。这一路径的选择对企业人事档案管理提出了新的要求。

1.完善人事档案管理制度是信息化的基础

在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析， 对人力资源管理部门及其他部门应有所区别， 注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务，为企业人事档案管理的信息化奠定基础。

2.依托专业人才是信息化的有力保证

由传统的档案实体管理转变为信息管理，只掌握传统档案管理职能的档案人员是难以适应的。因此，要实现人事档案的信息化管理，企业必须具有高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化的最终决定因素是人。人事档案管理人员必须由人事档案实体管理者向信息管理员和者的角色转换，要提高人事档案管理人员的计算机应用能力，能用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。对专业人才的培训主要分为两个方面：一是基础理论和业务技能培训，档案人员应具备扎实的档案学基础理论知识，还应懂得文件与档案的管理原则，熟悉档案工作的规律、分类方法及有关的技术；二是现代化信息技术培训，培训重点应放在数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用等方面。通过培训使档案人员能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用，掌握档案管理应用软件的各种功能，成为档案信息化管理的行家能手，确保档案管理系统平稳、正常的运行。只有这些相应人才素质的拥有，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效地实施档案管理信息化工作，为企业服务。

3.建设人事档案管理系统是信息化的重点

利用计算机技术对人事档案进行信息储存、查找，进而实现网络化管理，是当前人事档案管理信息化的重点。人事档案管理系统的主要功能如下图所示：

人事档案管理系统

 

数据复制

 

文件传输

 

报表管理

 

员工管理

 

系统安全

一方面，通过该系统能够实现文件档案管理一体化。在办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，要求重新设置合理的工作流程，将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理文件系统中，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。档案人员在网上接收、整理、鉴定并确定密级和保管期限，然后进入正式文件库。档案管理部门也可以通过办公自动化系统随时掌握文书，业务部门的管理动态，及时进行指导，从而实现档案的超前性、预见性管理[5]。

另一方面，企业文书、业务部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件归档存储到服务器上。档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上。当用户通过身份确定就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到需要的档案信息及其全文，不必到档案部门也能查找到档案信息。信息化的档案管理为企业生产建设提供了快捷、高质量的服务。

三、路径选择中应注意的问题

1.信息化档案管理面临的经费问题。

档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化，都需要不断的更新设备和技术等。为此，企业在选择进行信息化建设的过程当中，就得花大量的人力、物力、财力去解决这些问题。这就制约了一部分企业，尤其是中小企业去选择信息化的新路径，而“锁定”在传统的人事档案管理上。

2.档案保密和档案安全受到挑战。

信息网络已经不断的深入到各个领域。在网络环境下，影响档案保密和安全的因素主要有：一是人为因素，档案管理人员的档案安全意识和保密意识不强，往往在自己的档案网页上随意信息，对的信息缺少严格的审查和管理；二是技术问题，当前电脑病毒很多，并且黑客也很厉害，使得档案信息的安全和保密受到威胁，这些势必引起企业档案管理现代化的高度重视，需加以研究解决。

总结

综上所述，本文分析了我国企业现行人事档案管理中的一些问题及原因，认为企业人事档案管理应走信息化、现代化的路径，并提出了路径选择中应注意的一些问题。我们认为，企业人事档案管理，以网络建设为依托，以各种先进技术为手段，最终目的是为了更好地利用档案资源，发挥人事档案的实际效能，为企业提供服务。

参考文献：

[1] 诺思.制度、制度变迁与经济绩效[m].上海：三联书店，1994

[2] 刘琴.人事制度改革对人事档案管理的影响[j].档案学通讯，2005，5：10-12

[3] 张新芳.人事档案工作如何适应新时代企业人力资源管理的新要求[j].兰台世界，2006，12：41-42

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Abstract： Personnel archives of enterprises in the selection， use， development of human resources， play a growing role， but， in the enterprise personnel file management， there is a low investment， management tools lag， information content is not complete， the backwardness of management problems. Therefore， in order to promote human resources better services for enterprises， enterprises need to lead the raise awareness， increase investment in hardware and software archives management， strengthen the institutional construction of archives management， improve the information degree， more effectively play the role of personnel files in the management of enterprise human resources， talents， create positive energy economic efficiency in the enterprise.

关键词： 加快；档案；管理；信息化；步伐

Key words： accelerate；archives；management；informatization；pace

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）24-0187-02

0 引言

国有企业人力资源管理的一个重要方面就是人事档案管理，在企业选人、用人以及开发人力资源等方面，科学有效的管理人事档案发挥的作用越来越大。为了促进企业能够合理的科学的使用人才，必须有效提高企业人事档案管理信息化的水平。

1 目前国有企业人事档案管理中存在的突出问题

第一，由于人事档案基础建设投入不足而导致管理手段滞后。企业的终极目标就是追求最大的经济效益，因此，企业领导在生产经营上花费了大量的精力和资金，然而却忽视了档案管理的基础建设以及信息化水平的投入。甚至很多企业的领导错误的认为，投入大量的人力物力在人事档案管理上是一种浪费，因为不产生直接的经济效益。长期下来，就形成了现在这种人事档案管理说起来重要，但是实际上置之不理的现象。因此，我国对于认识档案的经验管理以及手工操作还处于原始阶段，缺乏管理上的先进性，这些都严重的制约了我国认识档案作用的最大发挥。

第二，目前很多人事档案人员的现代化计算机和网络信息化水平较差从而导致工作效率低下。目前从事档案管理的人员多是不能够上生产一线的非技术人员或者是受照顾的老弱病残对象，由于他们的学习能力低，接受现代化信息技术的能力差等，对提高企业认识档案信息化管理带来了很多困难。

第三，由于不科学的记载档案内容，不能为企业选人用人提供有效的参考价值。目前很多企业的人事档案仅是简单的记录了员工的姓名以及文化程度等，没有充分反映员工的特长以及潜力功能等。由于在档案中没有反映员工的业绩，因此，不能有效的对员工进行能力评估。加之，人事档案管理上的条块分割制严重影响了人事档案综合效能的发挥。这样的人事档案不仅浪费了人力财力，还不能完整的反正员工的真实情况，因此，失去了人事档案在管理中的价值和作用。

第四，不健全的现代化管理制度导致了人事档案的漏洞较多。很多企业普遍存在人事档案管理不规范的现象。在这些企业当中，员工职务的升降以及薪资待遇随意性大，从而导致员工的工资级别以及职务任免等信息无法形成书面资料。这种不规范的人事管理造成了许多不良后果：首先，有人利用人事档案管理的不规范性以及漏洞，篡改工龄等制造有利于自己的虚假资料；其次，由于档案程序上存在的不严肃性，导致有的人已经离职，但是该人的档案没有按照规定转递等。

2 信息化管理是提高国有企业人事档案管理水平的必由之路

在信息化、数字化以及网络化的时代，如果企业仍旧对人事档案采用手工方式进行粗放的管理，档案管理上的一些漏洞将会一直延续，造成的人力财力的浪费还将继续存在。因此，为了使得档案能够更好的服务企业，最大化档案的潜在作用，必须突破传统的人事档案管理模式，走信息化的管理之路并建立现代管理制度。

第一，通过培养提高和吸纳信息化水平较高的专业人才来管理档案。人事档案管理信息化的操作是由人来完成的，这就要求企业的领导首先要高度重视培养信息化水平较高的档案管理人才，为人事档案管理的信息化大开方便之门。只有提高企业领导对人事档案管理信息化的认识，才能更好的解决专业人事档案人才培养以及外面引入的问题。在用人方面，对于本企业现有的人员应当通过最大程度的培训来提高他们的综合素质，使得他们在尽量短的时间熟练掌握以及运用计算机进行人事档案的管理。同时，还要努力充实信息化水平较高的档案管理人才，以充分发挥其带动提高的作用。为了培养档案管理的专业化人才，一方面，不断的强化管理人员的理论知识以及业务技能，在具备扎实的档案管理理论知识的同时还具备运用计算机处理文件以及档案的方法以及相关技术；另一方面，加快档案信息化技术培训，应当重点培训数据的规范采集、软件的正确运用以及计算机网络知识的运用等方面。通过培训，最终形成一支档案信息化管理的队伍，以确保档案管理的规范、安全和平稳。

第二，建全人事档案信息化管理的规章制度。规章制度的约束和保障是确保工作顺利实施以及继续开展的前提和基础。对于人事档案的信息化管理也是如此，必须及时改革那些不适应新形势、新要求以及新手段的规章制度，及时制定科学的、合理的以及规范的认识档案管理制度，以保证人事档案管理工作的制度化、规范化以及科学化。因此，要及时完整的收集与之相关的档案，坚持“去伪存真”的原则保存为电子档案，并不断的补充完善相应的规章制度，尤其要及时补充和手机档案的新内容。只有维护了人事档案的真实性和严肃性，才能发挥其有效性，才能为企业的人事决策提供准确的参考价值，才能促进国有企业又好又快地发展。

第三，加大资金的投入，为人事档案的信息化管理通过硬件以及技术保障。档案的信息化管理需要硬件设施的支持以及应用软件、管理人员的知识不断的更新补充来保证。而不断的更新档案信息的数字化、网络化，需要投入一定的人力、物力和财力。因此，为了有效的保证信息化所需设备以及软件的更新，企业每年都应当对其列出专项开支。企业人事档案管理部门领导要在保证管理系统正常运行的情况下，及时根据档案一体化管理的最新动态，对管理人员不断进行“充电”。在这一点上，中小型国有企业要重视，民营企业也应该借鉴。

第四，加强对档案工作的领导，采取有效措施，确保档案信息化管理有效运行。档案信息化在为我们提供便捷服务的同时，也会受到网络黑客和一些别有用心的人为的威胁。因此，我们要积极设法预防各种影响档案保密和安全的因素。档案管理人员首先要增强档案安全意识和保密意识，不在管理档案的专用电脑上聊天、在线观看视频和玩游戏，不在档案网页上随意信息，对应当的信息，要经过上级的严格审查。另外，在当前电脑病毒泛滥的情况下，要采取有效的措施，积极预防电脑黑客对档案信息安全带来的威胁，也要防止泄密。

总之，加快国有企业人事档案管理的信息化步伐，对推动企业人力资源更好地为企业服务，有着十分重要的作用，理应引起国有企业负责人的高度重视。

参考文献：

[1]编委会.最新档案管理工作实践与探索[M].中国知识出版社，2008.04.

[2]吴良勤，雷鸣.信息工作与档案管理.2011.08.

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一、档案管理工作的发展过程

在很长时期，我国企、事业单位的人事档案与人力资源管理交织在一起，形成了具有中国特色的人事档案管理模式，即人档捆绑管理模式、人档灵活管理模式和人档分离管理模式。

（一）人档捆绑管理模式

是“计划经济时期”的管理模式。所有从业人员均为“单位人”，由详细记录每个人从业情况构成其人事档案主体；由所在单位人事部门管理；实行一人一档制度，人员流动以档案流动先行；档案决定从业人员的可流动性、身份及“待遇”。

（二）人档灵活管理模式

是“经济转型前期”的管理模式。针对民营企业、外资企业的出现，从业人员的流动性增加，出现了“临时工”人事档案，只记录个人部分情况；在不同单位有不同的档案，出现一人多档的“特例”。

（三）人档分离管理模式

是“经济转型期”模式，采用聘任制，人事档案由人才交流中心托管，人档分离管理。虽然不同时期有不同的管理模式，起到了相应的管理作用，但随着我国改革开放的深入发展，更需要适应于经济发展的、新的人事档案管理模式，即信息化管理模式。

二、人事档案管理工作的现状分析

现代医学技术的发展突飞猛进，与之相对应的医院内涵建设得到了无限延伸与发展，硬件设施、软件服务、人才梯队、文化建设、人文关怀、历史传承等无不面面俱到。相反，由于人事档案不能在短时期内体现出价值，不能直接为医院带来经济效益，因此领导重视不够，特别是在管理方式、科学管理水平、规范化及利用率、人性化管理等方面，导致管理工作严重滞后，成为了所有医院的普遍现象。而由于人事档案管理落后，导致人事档案信息不能很好地为医院建设所利用，对医院人才建设带来的隐性负面影响也越来越突出，主要表现为以下几点：

（一）档案的规章制度不够完善

医院人事档案管理制度不健全，是各大医院普遍存在的现象。在医院档案信息化建设的过程中发现“有档无人，有人无档”的现象比比皆是。而且，由于医院档案管理模式过分的强调保密性原则，人事档案的查询、调遣门槛高，利用仅仅局限于政审、调资、年终考核、办理退休几个方面，对于人事档案的利用率极低，这样的管理模式也使得人事档案信息化建设步履维艰。

（二）人事档案管理方式比较落后

长期以来，有关人事档案信息基本基于纸质档案的建立与归档管理，没有储存电子文档。即使配备计算机，但一般仅用于目录的存储与检索，做一些简单的利用，信息存储量少，实用性较差。此外，由于在档案信息特别是个人档案信息的利用上，主要依靠纸质档案的归档和查阅，因而利用效率尤显低下。大量的纸质文档，不仅给保存带来不便，也增加了因查阅而出现失散的可能。

（三）资料信息收集不及时、不全面，档案资料不完整

在日常工作中医院每年都有晋升专业技术职称、学历继续教育、调整工资以及干部任免等，这些材料的收集涉及到医院多个部门，材料时间不一，收集难度较大，因此，人事资料信息收集往往不够及时，不够全面，从而导致人事档案资料不够完整。

（四）档案资料利用度不够，社会利用效率低

医院的人事档案资料是医院广大医务、科研和管理人员长期从事实践活动的结果，但目前对档案资料的使用价值重视不够，对档案如何为医院的医疗、科研、管理服务的目的不明确，人事档案资料利用领域比较狭小，多数档案仅具保存价值，不能很好地发挥档案信息资源服务于社会。

三、人事档案信息化管理的必要性

（一）有利于人事档案资料的充分利用

人事档案完整的记录了个人的学习经历、工作经历和职称等相关信息，是人事部门决定聘用、职称评审及人员调动的重要依据。加强医院人事档案信息化管理建设，有利于迅速查阅员工相关信息，为医院制定合理人才规划，实施绩效管理和组织员工培训等提供科学依据，最大限度的实现人事档案资料价值。

（二）有利于提高档案管理工作的效率

医院人事档案数量多，信息量大，通过引进专门的医院人事档案管理软件，建立完善的数据库，不仅有利于医院人事档案的信息化管理，而且有利于医院档案管理人员以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的数据库对信息进行交叉查询、统计和分析，节省翻阅纸质档案的时间，提高档案管理人员的工作效率。

（三）有利于对原始档案资料的保护

传统的博物馆式的纸质档案的管理方式，在人员档案资料查询时，需要翻阅原始的纸质档案，不仅工作量大，查询时间长，而且不利于原始档案的保管，加快医院人事档案的信息化管理，可以减少对纸质档案的翻阅，降低因人为操作不当对纸质档案原件损害的几率，延长纸质档案的使用寿命。

（四）档案信息储存更全面、及时

快速建立医院人事档案信息资源数据库，除了要加大数据库信息完整、准确，提高数据库的查全率和查准率；还要及时修改补充信息数据库，确保数据库信息更加全面和具体。以往的人事档案提取需要耗时耗力地在档案室进行查找。信息化资源就避免了这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松地获得需要的信息，方便快捷。

四、人事档案信息化管理的方法

（一）建立长期有效的信息化系统的管理制度

要保障人事档案信息化系统运行的安全、规范，必须在人事档案原有的规章制度上建立信息系统的规章制度，只有在这样的制度约束下进行，才能保障人事档案信息化有序正常的开展。可制定信息系统科学的用户权限使用制度，系统的维护要经常和定期的对系统进行维护和升级更新，平时也要有定期备份数据库，做到有备无患。

（二）强化培训，提高对人事档案管理信息化的认识

单位应鼓励档案管理工作人员积极参加档案相关管理部门组织的档案和档案信息系统的相关培训，应组织与人事档案材料收集密切相关科室和个人学习宣传贯彻《档案法》，平时应通过海报、网络等形式及时传达最新的档案资讯，这样干部职工档案意识就会自然而然的增强，档案资料收集率也得到提高，人事档案管理人员在收到齐全档案材料的同时也可以及时更新和维护信息系统的数据，从而使得人事档案信息系统能及时主动地为医院的人事、科研、教学等各项工作服务。

（三）加强信息系统的建设与维护