单位档案管理基本情况精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇单位档案管理基本情况范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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1.学生档案信息应该具有丰富性

学生的档案具有一定的实用性和方便性，能在需要的时候第一时间了解学生的信息，也能反映学生在学校期间的成长过程和情况。以前，我们收集到学生的基本信息就是静态的信息，根本不能反映学生受教育后的素质水平发生怎样的变化，实用性不高。如果能从实用性角度收集学生档案的信息，就会创新传统档案管理方式，使学生档案里的内容更丰富。

2.学生信息档案信息应该表现出多样性和丰富性

所谓具有多样性，就是使用多种数据真实反映出学生的成长基本情况。目前，我国已经有比较完备的管理系统可以有效记载学生相关的静态信息和数据，同时能拓展记载学生成长信息基本情况，更加方便。我们必须使用影像记录等有效手段，将学生多方面成长信息同时记载和记录，这样不但有利于树立学生的自信心，而且能够实现自身价值，对于建设学校教学资源和展现教学水平都起着促进作用。

3.学生档案信息服务应该具有灵活性

所谓灵活性，就是需要使用现代档案管理方式，重新进行审理档案管理规定内容，实现档案管理方式的不断创新。既要有利于学生发展，又要在不损害学生权益信息提取的同时，做到灵活利用，真正达到服务学生和服务社会的目的。

二、中职学校学生档案管理创新措施

1.做好原始材料档案管理工作

不管是企业人事管理还是学生档案管理，都应该遵守档案管理条例，从无到有和从简单到复杂的工作程序。从形成来说，基本都是从最初的建立和逐渐收集信息最终发展成为比较完整的档案资料管理；从管理来说，随着信息资料不断丰富和管理细节增加等，整体工作量随之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的环节。

2.创新档案管理模式

当前我国就业形势严峻，中职学校学生的档案管理工作需要具有一定的超前性，档案资料在学生就业中具有特殊作用，我们需要改变以前毕业生离开学校后再整理档案的管理方式，从学生进入学校后就开始着手准备建档工作，以免因临时需要却大费周章寻找，造成学生信息基本情况不完备和不准确等情况。在档案流转的整个程序中，应该建立一套比较完善的学生档案管理系统，保证学生档案资料具有完整性。在档案材料收集和整体过程中，档案管理人员应该及时更新学生的最新情况，及时收集各部门有关学生的最新动态，有关学生的入党和奖惩情况等重要信息，做到及时归档，使学生档案具有科学性和准确性，并且保证学生档案保持最新状态，真正加强中职学校学生档案管理工作。

3.实现网络化档案管理

当前，我国一直在追求无纸化办公，当然无纸化办公应该进入到学生档案管理中。各学校应该将计算机作为辅助工具，利用档案数字化管理学生档案，在具体操作过程中，应该建立相关档案网站或者网页，加强电子文件的管理和归档等情况，在网络上实现归档和检查，保障档案信息的唯一性和准确性，防止因同名同姓等情况造成档案信息混乱情况。与此同时，还应该规范管理学生档案中的最初材料的内容、形式、格式等要求，利用当前先进设备和技术，将每届学生的信息输入到计算机中，建立学生档案管理数据库，使纸质档案和电子档案相结合，综合管理学生档案。

4.构建档案管理反馈系统

及时准确地反映出毕业生的基本信息，根据已经毕业的学生反映出的基本情况和了解用人单位所需的专业人才的标准，进行研究和商讨，及时调整学校招生计划、设置专业、计划教学、教学方式等，使学生能够适应人才市场的需求，提高学生的基本技能和综合素质。

三、结语

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关键词 事业单位 人事档案 管理

中图分类号：D630.3 文献标识码：A

1加强事业单位人事档案管理的必要性分析

人事n案是个人履历的记录，是个人参加社会经历的凭证，具有极高的社会价值。人事档案管理工作是国家法律规定的一项基本而且重要的工作。事业单位的人事档案管理工作具备多元化的特点，记载着单位员工的身份，资历，工作表现等等基本情况，这些基本情况与员工的福利待遇，社会保证以及组织关系都有着密切的关系。因此管理好人事档案对于提高事业单位行政效率，提高员工工作的积极性有着重要的作用。

2当前事业单位人事档案管理中存在的问题

2.1传统人事档案管理已不适应新形势发展的需求

随着科技的快速发展，信息技术的全面覆盖，传统的保存人事档案的方法已经越来越不适应新时代的要求。传统的保存方式一直采用纸张保存，纸张质地较脆，容易泛黄撕碎，不仅占用了大量空间，而且不利于信息的查阅。虽然现代使用的是计算机管理，但是计算机记录的是档案的目录，具体的文档资料仍以纸张形式存在，容易造成档案的受损或遗失，给档案的管理造成了巨大不便。

2.2当前人事档案管理工作不适应改革的需求

随着人事制度改革的不断深入，事业单位改革不断推进实施，事业单位将实行岗位聘用制，建立公开招聘、解聘、辞聘制度，人员流动频繁，人员的隶属关系不断变化，仍然靠单位自行管理显然不利于人员的合理流动。在档案内容上，也是按照《干部档案工作条例》中规定的十类进行收集，许多单位没有按照事业单位人事制度改革的需要，补充相应的岗位聘用合同及在招聘录用、解聘、辞聘过程中单位形成的考察性内容。

2.3人事档案管理人员专业性不强难以适应现代人事档案管理的需要

人事档案的管理不是一项简单的工作，它需要管理人员具备系统的专业性知识，以应对管理过程中产生的各种问题。如今很多事业单位的档案管理人员没有经过正规的培训，缺乏相关的专业技能，不能对档案进行程序化和系统化的管理。有些单位甚至没有专门人员对人事档案进行管理，只是在人动时抽调别的部门人员进行临时的档案管理，导致了单位人事档案管理混乱，难以适应新时代管理的需要。

2.4信息技术的迅速发展人事档案信息化管理程度不高

随着电子信息化的普及，各个单位也采用了电脑来管理人事档案。相比纸张保管，电子档案更加的方便实用，成本也较为低廉。可是在许多单位仍旧习惯于手工操作，即使安装了人事档案管理系统，由于系统本身的限制只能把个人信息，档案目录输入，调阅档案仍需要用手工操作，这样既不利于档案的管理，又影响工作的效率。

2.5领导档案意识淡薄对人事档案工作的重视程度不够

事业单位管理工作开展的基础是领导的认同，如果领导缺乏对人事档案管理的重视，将会给单位的档案管理工作带来极大的阻碍。如今不少单位的领导对人事档案的管理意识淡薄，认为只要能做到不遗失，不外泄，能查阅，能调动就可以，造成了人事档案的管理长期处于应付的状态，难以高效的发挥其作用。

3人事档案工作应如何适应新形势的需要

3.1加强领导意识更新思想观念创新人事档案管理模式

随着人事制度改革的不断深入，人事档案管理工作水平得到了不同程度的发展和提高，单位领导应增强档案管理意识，高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，正确认识档案工作的特点、地位和作用，从人、财、物等方面积极支持人事档案工作，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

3.2不断完善补充人事档案内容适应事业单位改革需要

随着事业单位机构改革工作的推进和《新劳动合同法》的实施，事业单位正在逐步推行全员聘用制。对于人事档案工作来说，要按改革发展的需要，不断丰富人事档案的内容。例如：员工签订的聘用合同、岗位合同、工作协议、考核、解聘、辞聘，反映工作效益、工作业绩以及参与重大活动项目等材料，对员工的动态管理等情况在人事档案中应如实记录，归档材料的内容要随时补充完善。对于能够反映员工的综合素质特别是文化素质的内容，包括个人文化程度、进修情况、继续教育情况、各项专业技术资格等也应在人事档案中有所体现。随着事业单位机构改革的推进，要不断完善、补充人事档案相关内容，使人事档案工作符合机构改革的需要。

3.3充分运用信息化办公手段提高工作效率

随着计算机技术的飞速发展，信息化办公手段越来越多的应用于人事档案管理过程中，通过建立良好的信息化处理系统不仅可以快速方便的查阅人事档案中的各类所需要的材料，还可以大大提高工作效率。人事档案信息化管理是发展的必然，必须引入计算机辅助系统，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

3.4增大资金投入与技术支持，加强基础建设

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关键词： 高校学生档案工作 存在问题 对策

学生档案是指学校在培养学生的教育教学与管理活动中形成的，记录和反映学生个人的基本经历、德才能绩、学习和工作表现、家庭基本信息的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高校学生档案主要包括：学生的高中档案、高考报考资料、高校入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记

录、党团组织档案、毕业生登记表等材料。

1. 高校学生档案的重要性

学生档案不仅对教育和培养、管理与服务在校学生有着重要作用，而且对学生能否顺利就业，甚至对学生毕业后的长远发展也关系重大。学生档案既是个人人事档案的重要基础，又是个人人生档案的重要组成部分。

1.1 学生档案是学生基本情况的记载和在校综合表现的证明。学生档案既是学生基本情况的记载，又是学生在校表现的证明，对于核查新生入学资格与确认获取学籍，具有最直接有力的佐证作用；既是全面了解学生个人历史的有效窗口，又是加强学生思想教育和日常管理工作的重要参考资料。

1.2 学生档案是用人单位可信的依据与日后人事档案的基础。由于学生档案材料真实地记载着学生的成长历史、思想表现、个人素质、实践能力、学业成绩及家庭背景、社会关系等，因此，学生档案是用人单位选择毕业生或高校选拔新生的可信依据与重要参考，是学生就业后人事档案的基础材料，同时也是学校未来校友档案的基础信息。

2. 学生档案工作的存在问题

2.1 各地档案材料标准不一，差异明显。教育部《关于高中建立学生档案的暂行规定》（［84］教中字002号）明确了高中学生档案材料的内容与构成，但各地依此规定而设立的建档要求与标准却差异明显，有的建档案标准系统全面、规范细致，有的却简单粗放。以致有的学生档案内容全面、材料完整、填写规范，有的学生档案材料却只有一、二页纸，过于简要、单薄，有的甚至以学生的高考电子档案代替其中学纸质档案。

2.2 部分人员不认真对待学生档案。主要表现为制作档案材料比较随意，对学生的鉴定总结不全面、不完整，甚至只论学习不谈其他，或只写优点不写缺点；甚至有的学生档案材料不齐全或记录不全面，或是填写马虎、潦草不清等。不少管理人员认为学生学习成绩好则万事大吉，以致平时收集和审核档案材料不及时不认真；有的学生档案袋既不封口也不盖公章，或有密封袋口但不盖公章确认；不及时向有关高校寄送大学新生的档案。

2.3 学生对档案不重视或太敏感。主要表现为不论学生在中学还是在大学期间，都马虎大意不认真填写档案材料，或者三言两语高度概括综合表现，甚至用圆珠笔填写档案材料；部分学生对档案太敏感，甚至不诚信对待档案，填写档案时故意以偏概全或只写优点与成绩，以致档案记录与现实表现出入较大；自带档案太随便、不妥善保管，或出于好奇将自带档案随意拆开；学生在大学新生入学时不按时向学校提交档案，毕业生就业后又常常不及时查找档案，以致急需档案时，难以及时，甚至无法找到。

2.4 日常管理手段不科学、不先进。主要表现为在日常工作中基本没有应用电脑和扫描仪等现代电子设备进行管理，依然停留在传统的手工记录状态；虽有电脑辅助工作，但仍以传统手工为主，缺乏通过计算机网络管理系统进行日常管理，以致查找不便捷、保管不齐全或保存不方便，从而难以甚至无法长久性地追溯查找。

2.5 档案管理制度不规范、不完善。主要表现为不少地方教育行政部门，对于学生档案的管理制度的建立健全缺乏系统性、严密性与科学性，以致更多的学校缺乏科学规范、系统全面的学生档案管理制度，不少高校特别是高职院校也同样缺少健全完善和科学严谨的学生档案管理制度，工作中往往以相对随意的临时通知代替更注重严肃性和科学性的规章制度。

2.6 不重视对学生档案的开发利用。学生档案进到学校后，其日常利用主要表现在核查新生入学资格时审查其档案材料，或者是当学生有突发事件或意外事故发生时或需对学生作政审时而查阅其档案信息。这种简单的利用，显然与国家日益强调的素质教育和更注重因材施教的高等教育发展趋势不适应，更没有发挥出学生档案对于改进教育教学工作与管理服务工作的应有作用。

2.7 用人单位基本不寄档案回执。主要表现为用人单位在收到毕业生档案后，因嫌麻烦或因要花钱而基本不将收档回执寄回学校，或者是有寄回学校但没有在寄档回执上盖公章或没有经办人签名确认，以致事后时间一久难于追查，特别是各邮寄公司基本最多只在寄出学生档案后的一年内提供查询服务，之后则根本无法追查。

3. 对存在问题的解决办法

3.1 完善学生档案制度。为确保学生档案管理有据可依和有章可循，省(市)教育行政部门应根据教育部、国家档案局的相关法规，结合组织人事部门的有关要求等，出台省（市）关于各级各类学生档案的管理规章。就学校内部而言，应根据学生档案管理的基本依据与相关要求，及时制定本校学生档案管理制度，明确细分各单位各部门及相关人员的具体职责，加强精细化管理，并注重管理过程的档案建设，以保证能及时收齐学生档案，并确保有差错时可以追究到相关人员的责任，并可以长久持续地查找学生档案的去向。

3.2 及时恰当选配人员。相比于具备一定的专业、学历、职称与特长，实践证明，学生档案管理员的基本素质更强调具有高度的工作责任心和政治责任感，以及严谨持久的细心、耐心和恒心，否则其工作容易马虎、粗放或者时松时紧，难于严格履行学生档案管理职责。不论学生档案是在学生处或就业中心还是在二级院系管理，或者是在学校档案馆（室）统一管理等，都应按照学生档案管理员的基本素质要求，配备专人负责，学生数在5000人以上的最好不要搞兼职负责制，而应实行专人专职负责制。

3.3 加强档案教育培训。一是对专职与兼职档案管理员加强业务培训，就高校内部而言，主要是对辅导员和班主任等学生工作人员和教务人员就学生档案的作用意义、内容范畴、制作要求、注意事项等进行系统培训，以强化其制作和管理学生档案的责任心与科学性，确保其可以正确指导和制作合格的学生档案；就外部而言，主要是对中学和中专教务主任与班主任加强学生档案的相关培训。二是对广大学生加强档案教育，不论是在中学阶段还是在大学阶段，都要尽早和反复教育学生正确认识档案的重要性，填写基本要求与注意事项等，使其既能够充分重视学生档案的作用与价值，又不弄虚作假、夸大其词或以偏概全地填写本人档案。

3.4 引入电脑管理系统。通过计算机网络管理既可以大大提高管理效率，又有利于丰富学生档案信息和拓展学生档案管理功能。具体做法：一是引入计算机软件公司开发成熟和应用较普遍的学生档案管理系统，这可以简便快捷地提高管理效率，但所需资金投入相对较大；二是结合自身工作实际，组织专业人员编写制作学生档案电脑管理网络系统，这样做所需资金相对较少，但需专业人员加强后继维护。

3.5 加强外部督查力度。学生档案管理工作琐碎、繁杂、持久，其工作的开展除了靠自身的落实外，在督查指导方面主要靠专职档案管理员对兼职人员进行内部督查，或者是依靠专职人员的自查自纠。实践证明这并不够，还需要加强来自外单位专业的督查指导，最好能够推行旨在“以评促建、以评促改、评建结合”的管理制度，推行确有困难的也应加强本单位其他相关部门对学生档案管理的督查工作，通过加强督查以保质量促发展。

3.6 分类总结开发利用。通过全面查阅学生档案上的历史记载，按生源地、是否独生子女、富裕或贫困、专长或特长、城镇或农村、性格内向或外向、不同年龄与成长经历等，分类统计和分析其基本情况，在进行教育教学和学生日常事务管理改革时，多考虑学生档案的相关信息，以因材施教；并可结合建立学校未来校友的档案数据库，以加强对日后校友资源的开发利用。

3.7 强化转递回复机制。鉴于学生档案作用的长久性，为确保可以及时和长久地查找到每份学生档案的去向，应强化档案转递回复机制。具体做法：一是要求机要邮局或邮寄公司在转递学生档案后的一个月内，必须向学校提供一份用人单位签收并盖章确认的档案回执单，否则不支付邮费；二是及时将学生档案转递去向挂在学校网站相关网页上，告知学生凭本人学号与身份证号可登录查询。与此同时还可顺便建立校友档案数据库。

4. 结语

电子档案没有固定的字迹，无法从笔迹上分辨其原始性，我们无法采用与纸质档案相同的标准和方法来判断电子档案的原始性。由于各种原因技术水平的保管相差很大，丢失电子档案的风险时刻存在，电子档案要完全代替学生个人纸质档案还需要一个漫长的进程，因此纸质档案的原始记录性有不可替代的作用。鉴于我国国情与社会发展的趋势，可以预见在相当长的时期内，档案工作包括学生档案工作只会加强而不可能淡化。因此，加强和改进学生档案工作依然任重而道远。

参考文献：

［1］杨莉.浅谈高校学生档案管理工作［J］.云南档案，2008（1）：39-40.

［2］陈文斌，杨莎.高校学生档案研究综述 ［J］.兰台世界，2009（2下半月）：41-42.

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【关键词】人事档案管理；企业发展；人才发展

1 人事档案管理现状

目前企业人事档案管理工作,还存在不少问题,主要表现在: 随着市场经济的发展,工作中心的转移,组织人事政审工作相对减少,原来计划经济用人单位招人时遵循的是“先审阅人事档案管理后决定是否接收”的思维定式和工作套路,在人才流动频繁的今天被逐渐打破,许多单位用人不再审档,认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”,特别是私营民营企业等没有人事主管权的非公有制单位,怀着一种要不要人事档案管理无所谓的态度,根本就没有设立档案管理部门。对人事档案管理的要求有所松动。有些企业尽管有人事档案管理部门,但由于负责管理负责的是企业的组织或人事部门,这些部门不能为企业带来直接的经济效益,所以企业决策者对人事档案管理工作不十分重视,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面存在许多问题:不严格执行《人事档案管理材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和制度,在执行过程中存在不严格现象;有些企业因办公用房紧张,人事档案管理室一直和办公室在一起。企业减员增效,人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理都是其他非专业人员兼管,在人事档案管理手段上,因为没有单独的计算机和人事档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使人事档案管理材料不能及时归档整理,存在人事档案管理资料不完整、收集、归档工作被动、不及时;有些企业管档人员在管理上流于形式,仅充当人事档案管理“保管员”的角色,对接收到的员工人事档案,只是在原人事档案管理袋上直接编号就万事大吉;这种不规范的操作导致了人事档案管理内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案管理工作作用,更谈不上为企业决策者提供第一手资料了了。上述这些对人事档案管理欠缺的认识和做法,势必会影响人事档案管理在人才资源开发中所起的作用。

2 有效的维持、促进企业快速发展

2.1 促进企业发展

作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，全面地记载着职员的基本情况,反映着每一个职员个人经历和能力表现。准确、齐全、完整的职员人事档案是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。是促进人才合理配置和合理使用的依据,保证人才队伍素质的重要措施,特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。认真搞好人事档案管理,就能为企业决策者提供准确、齐全、完整情况。人事档案工作是组织人事部门工作中的一个重要部分，做好企业人事档案管理，是做好人事工作的基础和前提，在企业发展中具有举足轻重的作用。

2.2 是发掘人才的重要依据

企业管理关键要素是人首先要服务好人，才能做好管理工作。因此，现代人力资源管理必须坚持“以人为本”宗旨，充分调动职员的积极陛和创造性。加强企业人事档案的管理工作，是将静止的人事档案变换为动态的激励手段，让职员能够感受到组织对他的关注、关心和承认。企业人事档案既能体现企业的文化特色，又能为企业管理者和职员共同感受并共同参与。企业文化的人文性表现在充分尊重人的因素、尊重人格。实行人性化管理，创造条件，满足人们实现自我价值的愿望；鼓励人施展才华，取得成就，从而相互激励、相互帮助、共同发展。企业通过科学有效的人事档案管理，充分调动人的主观能动性，发掘人的智力资源，鼓励人的创造劳动。变压抑为激励，改贬斥为弘扬。成分显示人文特性。

2.3 便于人力资源管理

社会主义市场经济条件下，各类专业技术人才的流动日益频繁，一份翔实、完整的个人人事档案，对于新单位领导掌握应聘者的基本情况，正确使用新的人才将起到重要的作用。通过查阅个人的人事档案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作实绩诸要素，增加企业对聘员的信任程度和认可程度。既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参证，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”。双方的“知己知彼”，能扼制某些企业和个人盲目选人、择业的“自”，更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能的充分发挥。

3 人事档案管理中应该注意的事项

3.1 采取措施，防止弄虚作假

领导干部、人事部门档案管理人员要认真贯彻执行党和国家有关人事档案管理的方针政策，坚决遏制人事档案中弄虚作假的现象。切实做到分工明确、责任到人，定期检查，有错必纠。一经发现弄虚作假现象，不仅要追究填写人的责任。还要追究主管领导的责任。因此，要加强企业人事档案法制建设，强化人事档案行政执法建设，使人事档案行政部门勇于执法，善于执法，真正做到有法必依，违法必究，从源头上防止人事档案信息失真情况的发生。

3.2 增强法制关念，提高人员素质

人事档案工作者要结合国家人事制度改革和国家各项社会保障制度的完善，积极宣传档案管理的各类政策法规做到有的放矢，增强宣传效果。各类人才交流中心的人事档案工作者更要紧跟社会形势的变化结合国家新出台的文件要求，不断的提高自身的业务素质，破除传统计划经济体制下的企业人事档案管理观念，树立人力资源管理新理念，为适应企业人事档案工作的发展而不断努力。

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关键词：企业；人事档案管理；发展

人事档案是记录员工基本情况的载体，它记载了企业每个员工的具体经历以及他们的综合能力等资料。企业可以通过准确全面的员工人事档案，对员工进行全方位的考察，从而确定用人机制。企业人事档案具有一定的法律效力，它对员工职称的评比以及干部的选拔工作有着非常大的影响。总的来说，人事档案管理在现代企业中有着不可忽视的地位。本文阐述了人事档案管理的现状，提出了现行管理制度中存在的一些问题，并就如何发展人事档案管理进行了一些探讨。

一、人事档案管理的现状及存在的问题

企业在人事管理活动中，形成了人事档案。它是以个人为单位，以文字的形式组织起来的一种材料，用于今后企业对个人的一些考察活动。人事档案能够全方位真实的记载员工的基本信息，反映员工的个人经历和综合能力。

人事档案主要包括以下几方面的内容：员工的成长经历、家庭情况和社会关系；学历和专业技能等材料，得到的奖励和处分的材料；员工在职务提升或工作调动的时候得到的一些评价或鉴定；政治身份的一些证明材料；聘用情况、工资待遇、离退休情况等材料。对企业来说，完整的人事档案是考察和评价员工的依据。对人事部门来说，管理好人事档案能够为企业合理任用员工提供依据。对企业员工而言，档案很好的反映出自己的人生轨迹，真实的记录着自己过去的一切。所以说，人事档案的管理工作，不管是对企业还是对个人都有很重要的意义。

目前，企业在人事档案的管理工作中，还存在着很多的问题。很多单位特别是民营私营单位，在选拔人才时不注重档案的审核工作，认为档案没有用，怀着对人事档案无所谓的态度，有的企业甚至没有设立档案管理部门。有些企业虽然设立了档案管理部门，但是该部门不能给企业带来直接的经济效益，所以在管理方面很松懈。很多企业对于国家颁布的人事管理规定都不能严格的执行，形成不了企业自己的实施制度。此外，有些企业没有独立的人事档案管理室，使得人事资料不完整。一些企业，由于缺少人事档案管理软件，使得档案的整理很被动。还有很多的企业，对于人事管理只流于形式，没有实质性的进展，发挥不了人事管理在人力资源开发中的功能。

二、发展人事档案管理的措施

1.使企业认识到人事档案管理的重要性

我们应该加大宣传力度，使企业尤其是企业领导者认识到人事档案管理工作的重要性。我们可以通过不同的渠道，对企业进行这方面知识的宣传工作，使领导者认识到人事档案管理的好处，使其意识到人事档案对员工的重要性。

2.建立制度化和现代化的人事管理系统

随着企业规模的不断改变，人事制度的改革也将随之改变，这就给人事档案的管理工作提出了新的要求。档案管理具有很强的专业性，档案管理部门应该根据相关的管理理论和方法，提出适合企业的管理制度，使得人事档案的管理更为制度化。通过一些标准的制定，使得该管理工作给企业带来一定的效益。

此外，我们还应该加强人事管理的现代化进程，采用先进的管理技术以使得管理工作更具现代化。人事管理工作不断发展的同时，也带来了一系列的问题，利用计算机等现代通讯设备能够很好的解决出现的一些问题，同时还能够减少管理这些资料时所花费的时间，提高了工作质量。

3.对人事资源进行共享

人事档案管理的目的是实现人事档案的资源共享，这就要求档案的管理向信息化迈进。而要想达到信息化的目的，就必须利用相关的网络技术进行一些数据库的建立，以实现资源共享。

4.关于组织人事档案的管理内容与意义

组织人事档案是企业员工在工作中各项表现和能力的直观反映，比较详细的记录了员工的工作技能和社会关系，通过它可以对某一位员工做出比较清晰的了解考察，便于企业上级部门对员工做出正确的业务能力判断。从而为以后工作中的人员选拔和任用提供必要的参考和依据。

5.要求管理人员具备专业方面的知识

随着科技的发展和社会的进步，企业有必要建立一个具有现代化专业知识的团队，他们不仅要具备较高的素质，还要懂得计算机方面的一些专业知识，以便能够独立的进行操作，同时还要对人事管理方面有很深厚的基础素养。所以，在管理人员的录用时，应该采用竞争上岗的方式，选择更优秀的人来任职。

三、总结

总的来说，做好人事档案的管理工作是企业发展的必经之路，有利于企业的可持续发展，能给企业带来一定的经济效益。企业管理者应该深谙人事档案管理的意义，按照人事管理工作的规律来处理工作中的一些问题，使得人事档案管理工作向信息化迈进，为企业在用人方面提供准确真实的依据。我们应该在企业中大力的推行人事档案管理工作，使得人力资源的配置更为合理，并给企业带来一定的效益。

参考文献：

【1】国家经贸委中小企业司李志远；中小企业怎样申请科技创新基金【N】；中国煤炭报；2000年

【2】陈军：可信平台模块安全性分析与应用【D】；中国科学院研究生院(计算技术研究所)；2006年

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【关键词】计算机技术 Internet技术 档案管理

在公证档案管理工作中接触最多的是纸质档案，纸质档案看得见，摸得着，管理工作无需赘述。视听资料、软件档案看得见，摸不着，档案管理不能局限于纸质档案管理技术，还要求熟练掌握计算机、Internet知识，熟练应用计算机、Internet技术做好视听资料、软件档案管理工作。必须好以下几点：第一，保全视听资料、软件公证：1.必备要素；2.选择要素；3.签章。第二，档案管理问题：1.存储介质；2.不同介质的存储保管特点；3.云存储技术；4.数据安全问题。

1 保全视听资料、软件公证

保全视听资料、软件公证书内容包括公证书编号，申请人基本情况，关系人基本情况，公证事项（保全视听资料、软件），证词内容：

（1）必备要素包括：1.申请人姓名或全称、申请日期及申请事项；2.保全标的的基本情况。包括：保全视听资料、软件的名称、数量、表状特征，所有人或使用人、经营人、传播者、实验者的名称，视听资料或软件的播放、销售、使用、制作、运行的地点等；3.保全视听资料、软件的时间、地点；4.保全的方式方法。包括：申请人提交、公证人员提取、现场实验记录、技术鉴定、录音、录像、复制、下载等其他能够固定并再现证据的方式；5.保全证据的关键过程：①参与保全的人员。包括：承办公证人员及在场的相关人员的人数、姓名。②公证人员保全过程中所做的主要工作。如购买、拷贝、下载、复制、发送视听资料、软件的过程，对取得的证据履行了提示义务等。③视听资料、软件取得的时间、方式、地点等。④取得的证据数量、种类、形式、封存方式、存放处所等。当事人对取得的证据予以确认的方式和过程；⑤公证员结论。应包括以下内容：保全证据的方式、方法、程序是否真实、合法，用于作证的书面文件（如发票、产地证明等）要同时证时这些书证的真实性。取得证据的数量、种类、日期，取得证据的存放方式及存放地点。

（2）选择要素包括：1.申请保全证据的原因、用途或目的；2.办理该项公证的法律依据（公证法规或有关规章等）；3.有书证能够证明视听资料、软件的来源或存在的，应写明书证的名称；4.重要的保全工作记录文书的名称；5.公证书的正本和副本；6.附件。

（3）签章。1.公证处签章；2.公证员签名或盖章；3.签署年月日。

2 档案管理问题

视听资料、软件公证档案管理不仅涉及到纸质档案，同时也涉及电子档案，公证过程中不仅要对纸质文件进行审核，还要求对视频资料和软件进行审核。这就需要档案管理人员和公证人员对视听资料和软件有所了解，并熟练电子档案管理知识，确保视听资料、软件档案安全。视频资料、软件档案的保存方式不同于纸质档案，需要保存工具和保存介质，还需要计算机相应知识，能够熟练运用计算机，Internet技术解决视频资料、软件档案存储、备份、异地备份、网络备份，甚至云备份。

（1）存储介质。视听资料、软件需要存储介质才能存档保管，从计算机发展历史上存储介质包括3.5英寸软盘、光盘、U盘、移动硬盘、硬盘。目前3.5寸软盘已经基本淘汰，光盘存储也逐渐淡出人们的视线，随之而来的是存储海量的U盘、移动硬盘、硬盘、网络硬盘、云存储。

（2）不同介质的存储保管特点。保全视听资料、软件公证档案管理选用介质不同，存储效果也不一样，3.5英寸软盘随着计算机的不断升级换代已经被淘汰，而公证档案要求保管期限凡属于需要长远查考、利用的公证档案，列为永久保管；凡属于相当长时期内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为六十年；凡属于在较短时间内需要查考、利用、作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期为二十年。如此漫长的保管期限，如何确保保全视听资料、软件公证档案不受计算机更新换代影响值得研究。过去用3.5英寸软盘保管的保全视听资料、软件公证档案如今恐怕已经很难找到打开设备了，那么随着计算机更新换代的不断加快，如今被广泛采用的光盘介质何时被淘汰也是一个大问题。即便是硬盘由于接口技术更新，过去普遍使用的IDE接口如今已经被SATA接口所取代，再过几十年乃至更长的时间还能不能找到打开IDE接口的设备也是未知数。所以一定要用长远的眼光思考问题，瞄准新技术，使用新设备，这样才能确保保全视听资料、软件公证档案正常使用。

（3）云存储技术。云存储是在云计算（cloud computing）概念上延伸和发展出来的一个新的概念，是指通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等功能，将网络中大量各种不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能的一个系统。当云计算系统运算和处理的核心是大量数据的存储和管理时，云计算系统中就需要配置大量的存储设备，那么云计算系统就转变成为一个云存储系统，所以云存储是一个以数据存储和管理为核心的云计算系统。应用云存储技术做好保全视听资料、软件公证档案管理是一种廉价安全的好办法，百度云盘、金山快盘、联想快盘等等为网络存储提供了强大的平台，在不同云存储公司之间进行存储和备份，能够有效解决存储介质更新换代带来的麻烦。

（4）数据安全问题。国际标准化组织（ISO）对计算机系统安全的定义是：为数据处理系统建立和采用的技术和管理的安全保护，保护计算机硬件、软件和数据不因偶然和恶意的原因遭到破坏、更改和泄露。由此可以计算机网络的安全理解为：通过采用各种技术和管理措施，使网络系统正常运行，从而确保网络数据的可用性、完整性和保密性。所以，建立网络安全保护措施的目的是确保经过网络传输和交换的数据不会发生增加、修改、丢失和泄露等。保保全视听资料、软件公证档案数据安全问题也是不容忽视的大问题，要不断学习计算机数据安全知识，掌握数据安全常识，妥善做好保全视听资料、软件公证档案管理工作。

作者简介

尹璐（1979-），女，吉林省四平市英城公证处档案官员。

篇(7)

关键词：医学院校 人事档案 信息化管理

1.医学院校人事档案管理的特点及实现信息化的重要性

人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和调配等人事工作中的记录材料，记载了个人在不同时期、不同阶段的发展历程，客观记录和反应了个人成长经历、家庭基本情况、社会关系及个人德、能、勤、绩等各方面的材料。高校人事档案是人事部门对教职工管理的重要凭证和开展各项工作的基础，高校对教职工的考核、调动、人才的选拔等重要人事活动都要以人事档案为基础。高校人事档案对高校的师资队伍建设、教学科研人才选拔、党政管理都有着重大作用。高校人事档案信息化管理就是将信息技术和成熟的档案管理软件运用到人事档案管理工作中来，实现高校人事档案信息的综合管理和利用，提高人事档案的管理水平和效率，为高校培养、选拔人才、建立人才信息库提供数据基础。然而医学院校的人事档案管理有着其特殊性，表现在：一般高校只是单纯由院系组成，人员主要是教职员工；医学院校不仅是由院系组成，还有附属医院、教学医院，教职工不仅承担各院系的教学工作，还承担各附属医院、教学医院的医疗工作，其人事档案有着人员众多、分布广泛、专业性等特点。医学院校的人事档案实现信息化管理不仅对学校科研、教学人才的建设、人才库信息资源的利用、共享有着极其重要的意义，对附属医院、教学医院医疗人才的梯队建设、医疗科研人才的选拔也有着重要的意义。

2.医学院校人事档案实现信息化存在的困难

信息化作为当今社会的大趋势，它对人事档案管理工作提出了新的要求，需要档案管理工作者利用先进的科学技术和新的管理方法，提高人事档案管理工作的效率和档案信息的利用率，更好地为学校的人事工作服务。然而，大多数医学院校对人事档案的管理还处于传统的管理模式，基本上还采用原始的手工方式，局限于纸质档案的建立和保管层面，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的信息化。人事档案管理人员的计算机仅限于统计档案数目和打印档案目录，无法对人事档案内记录的重要信息进行录入、存储和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类和统计，信息化管理水平较低。这也直接导致了大量涉及人事的数据统计工作只能依靠手工完成，造成了反复劳动和人力资源的极大浪费。医学院校的人事档案管理工作更有其特殊性，院校本部和附属医院、教学医院人数庞大，分布分散，要实现信息化存在的困难众多，例如：

2.1人事档案管理模式落后

一些医学院校对人事档案的管理还处在传统的手工保管模式，跟不上信息化时代的发展。虽然学校对档案部门配备了计算机，但档案部门对计算机的应用尚处在初步阶段，甚至只限于简单的利用EXCLE表格等办公软件对各下级单位档案数的统计等，缺乏使用档案信息软件对人事档案信息进行录入和人事档案资源利用。在这种落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，导致人事档案信息储存少或几乎没有，从而大大影响了信息资源的利用，影响了工作效率。尤其是医学院校这种比一般院校要人数庞大、分布分散的特殊院校来说，这种传统的管理模式已不能适应学校快速发展的需要。

2.2人员配备、软硬件设施投入不够

实现人事档案信息化管理是一项繁重的工作任务，需要通过档案部门工作人员的不懈努力。但目前的情况是，大多数院校的人事档案部门都存在人员配备不足的情况。虽然配有专门的部门或者专人，但对应庞大的档案数，配备的人员严重不足；并且人事档案信息化管理对档案管理人员的要求更高，不仅要求管理人员不仅精通档案管理业务，也要求掌握现代信息技术，利用计算机等现代化设备对人事档案进行信息化管理。同时，人事档案部门的计算机、打印机等硬件设备落后，并且缺乏扫描仪、微缩设备等这类档案信息化必备的硬件设施。实用的档案信息系统软件的开发和利用更为缺乏，无法实现对人事档案管理的信息化和资源的利用。

2.3对档案信息资源的利用不够

要实现人事档案信息化管理其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对人事工作中产生的各类信息，特别是对教职工在教学科研工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为学校人事档案工作提供即时、高效的服务。只有实现了人事档案资源的共享，才能提高人事档案管理和利用效率。但目前人事档案管理部门对档案信息的管理只停留在使用简单的EXCLE表格等办公软件对各下级单位档案数、人员数的统计等，缺乏档案信息软件对信息进行录入，对人事档案资源的利用仅限于查询各下属单位的档案数、人员基本情况等信息，利用率太低，无法实现对人事工作提供信息化的基础数据支持。

3.医学院校人事档案实现信息化的途径及办法

3.1转变管理模式，提高人事档案信息化管理的现代化意识

要实现人事档案信息化管理的目标，必须转变当前传统的管理模式，摆脱陈旧的管理思路，切实提高人事档案工作质量和效率，需要学校及人事档案管理人员提高现代化意识，利用现代信息技术，如计算机技术、数据库技术、信息储存技术、多媒体技术、安全保护技术、网络通讯技术等对人事档案进行信息化管理；用信息管理的理念创新工作理念，加强对人事档案信息的综合分析，多角度、多层次地探讨档案资源的开发，进一步提高信息利用率，促使人事档案资源数据库建设成为学校组织、人事等相关部门的信息库和参谋部，并实现信息资源共享。

3.2培养档案业务和信息技术复合型人才，加大软硬件设施的投入

要实现人事档案信息化管理，不仅要档案管理人员具有较高的政治素质和扎实的业务知识，更需要掌握现代信息技术、熟练运用信息化设备的能力。医学院校要重视复合型档案人员的培养，这是推进医学院校人事档案信息化管理的核心工作，也是推动人事档案建设的关键。同时加大人事档案信息化的软硬件设施投入，营造现代化档案管理平台，把传统的手工保管模式转变到服务现代人事管理和助力学校各项事业发展的重点上来，实现人事档案管理的信息化。

3.3建立人事档案信息数据库，提高资源利用率，同时加强保密安全

人事档案信息化管理系统的最重要的部分是建立人事档案信息数据库，它主要包括档案人员的基本情况、职务和职称情况，学习培训情况、表现情况以及其他情况。它集中了组织、人事部门开展管理工作所需的全部基础数据，利用率高，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构合理，功能完善，可共享的人才信息资源，可随时为医学院校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。但是，人事档案信息一旦实现了资源共享肯定存在着一定的风险，常发生在传输、录入、存储、调用等等过程中。因此，进行信息化管理必须加强档案管理制度和信息技术两方面的安全。一方面，完善档案信息的安全管理制度，对档案的保管；档案材料的整理、归档；档案信息的保护、传输以及利用要制定统一严格的流程，尤其是对管理人员对信息资源库权限的控制，采用授权验证入库制度，防止无关人员的随意进入；按照相应访问者的身份，设置对人事档案资料相应的访问权限。另一方面，要加强安全技术和开发安全软件，防止非法入侵。档案信息资源的利用和共享依托了相应的网络技术，加大了人事档案信息泄密的风险，所以必须采用相应的安全技术，例如加密技术、防火墙技术、VPN技术、跟踪监测技术、网络病毒防治技术、数据资源备份等对资源数据进行安全保护，同时增强计算机防范病毒侵入的能力。只有这样才能化解医学院校人事档案资源的安全保密与档案资源利用、共享之间的矛盾，实现人事档案信息化管理的目标，为学校的发展做出更大的贡献。

参考文献：

[1]邵海燕、陶萍.浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略[D].沙洲职业工学院学报，2007.