机关档案数字化精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇机关档案数字化范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

移交档案是一项法定义务。《中华人民共和国档案法》第十一条规定，“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条规定，“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交。”党和国家高度重视档案移交工作。2000年8月16日，原中央办公厅主任王刚专门就经贸委管理的国家局因机构变动，档案如何处置，以及中央、国家机关已到进馆时间的档案如何接收的问题做出重要批示，建议国家档案局中央档案馆制定进馆计划安排，按计划进馆。为落实王刚同志重要批示，2001年4月19日，国家档案局中央档案馆召开了以移交档案工作为主题的中央、国家机关档案工作座谈会，王刚同志亲自到会并发表重要讲话，关于移交工作，王刚同志从讲政治、顾大局、遵法纪、负责任四个方面提出了明确要求。为保证档案进馆质量，规范移交档案工作，2003年国家档案局印发了《关于在中央和国家机关开展移交档案质量检查活动的通知》，制定了《关于移交进馆档案质量检查办法》及《移交档案质量检查内容和评分标准》，对按时或提前保质保量完成移交任务的单位颁发档案质量合格证。2004年11月，国家档案局召开了中央和国家机关档案移交工作会议，总结移交经验，表彰移交先进单位，进一步增强了中央、国家机关移交档案工作的紧迫感，调动了工作积极性。

移交档案的关键是确保档案的实体整理质量与数字化加工质量。各有关中央和国家机关高度重视、精心组织、周密部署、扎实工作，在确保两个质量的基础上，使档案移交工作稳步有序进行。

档案实体整理方面的主要做法

一是建立工作机制，制定工作计划。各有关单位普遍建立了移交档案工作领导小组，由机关分管领导、办公室和档案部门主要负责人组成。同时还成立了移交档案鉴定小组，为组织开展移交工作提供了重要组织保证。各单位按照《中央、国家机关向中央档案馆移交档案时间安排》，从实际出发，制定了详细的整理工作计划，对各项移交工作数量和质量进行了全面的定量和定性分析，认真研讨力量摆布、人员投入和时间安排，准确测算工作进程和预见可能发生的情况，制定并逐步修改完善了本单位的移交档案工作计划，确保档案整理按期开展和档案整理质量。

二是紧扣质量标准，严控档案质量。各单位认真学习《关于移交进馆档案质量检查办法》及《移交档案质量检查内容和评分标准》，真正做到吃透标准，领会精神实质。对各项标准条目要求真正明了哪些实多、哪些虚少，哪些难做、哪些易行，哪些需量化、哪些要细化，哪些有普遍性、哪些有特殊性，哪些是过去规定、哪些是当前要求，哪些可以变通灵活、哪些要严格一律，以保证移交工作高标准、严要求、优质量。在具体整理过程中，做到多重质保，层层把关。从各项工作要求到细化具体做法，从一般检查到重点把关，都把“以质量第一、对历史负责”的要求贯穿始终。发现一般问题随时改，发现普遍问题统一改，切实把层层检查、全程监控贯穿到移交工作的各个方面、各个环节。

三是争取有力指导，提高工作效率。各单位普遍建立和加强了与中央档案馆国家档案局档案业务部门的联系，主动与有关业务指导人员共商档案整理事宜，对一些单位因特殊历史原因出现的特殊情况，双方认真研究，共同提出合理的解决方案，使档案的整理质量既符合进馆要求，又遵循了各单位的实际情况，避免了大规模整理后的返工现象，提高了工作效率，确保了档案整理质量。比如，在各机关整理会议记录、会议纪要的文件材料时，以前的文件标题就是第几次会议记录、第几期会议纪要，这类题名的档案进馆后，查询起来非常困难。各单位根据档案馆业务人员的指导，对所有的会议记录、纪要都按文件内容拟写题名，虽然难度大、耗时长，但能确保档案检索的准确性，为档案利用提供方便。

移交电子加工数据存在的问题

在中央和国家机关已移交档案的70个单位中，有54个单位将数字加工数据与纸质档案一并移交，其中20个单位的电子加工数据可读、可用，属于可整理数据范畴；其他34个单位的电子加工数据或多或少存在一些问题，属于无法整理数据的范畴，具体问题表现在：电子加工数据存在于独立检索盘，数据无法导出上载中央档案馆系统使用；电子加工数据只有图像，没有目录；簿册式打印目录文本文件为非数据库格式，无法使用；数据库格式不统一，需转换成统一格式；目录数据库字段项不规范；图像数据库格式不统一；图像数据文件夹及文件名不规范；图像与目录对应关系不准确。这些具体问题的存在，反映出，一是档案数字化缺乏标准化的规范体系；二是片面追求原文数字化而忽视了档案目录库共享；三是有些档案数据扫描不够完整而影响到对档案信息的全面管理与开发；四是对档案数字化加工的关键技术问题、数字加工中的档案信息安全和保密技术问题、数字化档案信息如何应用于本单位的办公自动化系统等问题研究不够，管理错位。

为做好档案数字化工作，2008年11月3日，国家档案局在中国科学院召开了中央和国家机关档案整理与数字化现场会，通过现场学习、现场参观、现场咨询、现场答疑，全面了解中科院将档案整理与数字化项目引入项目管理的理念。中科院将档案整理与数字化项目引入项目管理，遵守数字化工作流程，严格把关各道工作程序，使移交进馆的档案不仅实体整理符合标准，而且档案数字化电子数据也符合可读、可用的要求。

对中央和国家机关档案数字化的要求

篇(2)

近年，绍兴市档案局(馆)在市委、市政府的支持下，创造性地实施“市级数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目(以下简称“数字档案馆室一体化”项目)，即以绍兴市档案局(馆)为主体，统筹协调，将市档案馆馆藏档案和对国家、社会具有保存价值的市级机关、企事业单位室藏档案集中进行数字化处理，并将数字档案进行馆室交换、登记备份等安全管理的一项基础性信息化建设项目。

一、实施“数字档案馆室一体化”项目的基本背景

(一)加强软硬件建设，全面落实设施和人才保障

1.主动争取政府支持，共创数字档案室建设优良的软硬件环境。一直以来，绍兴市档案局积极争取将档案信息化建设纳入政府电子政务和信息化建设规划，并统一实施。随着信息化建设的全面推进，市政府投入大量资金，建设了较为完备的网络设备、服务器、信息化加工等硬件设备和配套设施等，创造了较好的网络环境，为档案信息化提供了较好的硬件保障。为使数字档案室建设有一个统一可靠的档案管理系统，早在2004年，绍兴市档案局主动与市政府信息中心密切协作，共同开发了作为市政府统一的办公自动化系统―_绍兴市协同办公系统组成部分的档案管理系统，并不断完善升级。此系统可以实现市级部门单位产生的电子文件从产生、交换、归档、整理、移交到数据中心存储、利用、进馆的网络化集成化管理。2006年年底，该系统通过国家档案局组织的科研项目验收，目前已在市级机关72家部门(单位)使用。

2.加强培训，全面提升档案队伍信息化素质。多年来，绍兴市档案局将提高档案人员的信息化水平作为加强档案信息化建设的基础性内容，每年有计划、有步骤地组织各类档案信息化业务培训。特别是2005年以来，全面实施档案网上年检，主动加压，不断创造档案人员信息化工作的实践锻炼机会。通过网上年检，有效地实施了档案工作行政监管，提升了机关企事业单位档案人员信息化技能，加强了机关企事业单位档案信息化建设。

(二)以标准规范和典型引路，全面务实数字档案室建设业务基础

1.开拓创新，形成统一的业务标准规范。绍兴市档案局(馆)在调研的基础上，先后制定了《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》、《绍兴市市直机关单位档案网上年检办法(试行)》等一批档案信息化建设规范，建立了一套较为完善的信息化操作流程以及信息数据格式、存储、保管、利用等技术性标准。2009年5月，在全省率先出台《绍兴市直机关、企事业单位数字档案室建设标准》，对管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用以及数字档案登记备份做出了全面的具体规定，可操作性强，从而使数字档案室建设走上科学规范、有章可循的轨道。

2.精心指导，成功创建一批可供示范的数字档案室。数字档案室建设基础性的工作内容，主要包括档案目录数据库建设、传统档案数字化和电子文件档案化三个方面。档案目录数据库建设是指建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库，传统档案数字化主要是将传统的纸质档案、音像档案、照片档案转换为数字档案，电子文件档案化是将本单位在办公自动化系统上运行的电子文件导人到档案管理系统进行归档，实现规范化管理。绍兴市数字档案室建设起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直机关、企事业单位档案目录数据库建设任务。近年来，绍兴市档案局在试点的基础上，成功创建了一批示范数字档案室。鉴于数字档案室建设的复杂性，绍兴市档案局在工作中对照标准，稳扎稳打，力求管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用等业务全面推进，成熟一个验收一个。2008－2010年连续三年，在绍兴市委、市政府组织召开的全市档案工作会议上，每年都确定一家先进单位介绍数字档案室建设的经验。

(三)勇于探索创新，高标准推进数字档案馆建设

1.加强档案馆基础平台建设，创造良好的服务环境。2008年7月，占地43.5亩，建筑面积21477平方米，总投资1.0562亿元的市档案馆新馆胜利竣工。搬入新馆以后，作为国家档案局确定的地(市)级数字档案馆建设试点单位，绍兴市档案馆按照国家档案局的指导意见，对业已建成的数字档案馆进行系统分析，查找薄弱环节，合力组织攻关，以档案全文数据库建设为重点，全面推进目录数据库、全文数据库、照片档案数据库和多媒体档案数据库建设，联合开发档案馆综合业务管理系统软件。这是一个集档案收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、编研为一体的档案馆综合业务管理系统。系统应用两年来，档案馆综合业务做到了流程化、规范化管理，极大地提高了局(馆)机关的运行效率，初步实现了局(馆)综合业务运行规范化、管理科学化、服务利用现代化。2009年11月份该项目通过了国家档案局技术部组织的验收。

2.加快数字化步伐，优化完善数字档案馆建设。绍兴市数字档案馆建设起步较早。搬入新馆后，绍兴市档案馆依托综合业务管理系统，优化了储存和利用服务功能，加快了馆藏档案的数字化步伐。目前，市档案馆已建成目录数据共306万条，全文扫描共141万件781万页，专题数据库共10个。形成了一整套数字档案馆工作规范。2009年12月，在国家档案局召开“全国数字档案馆建设方案制定及应用推广”项目验收会上，绍兴市档案局(馆)作了经验介绍。

二、“数字档案馆室一体化”的初步实践

2009年上半年，绍兴市档案局在全面调查的基础上，形成了翔实的调研报告(以下简称报告)。报告建议市级各部门(单位)的档案数字化工作，原则上由市档案局集中统一安排，所需经费由市财政统一解决，各相关部门(单位)不再自行承担档案数字化工作。报告提出，集中开展市级部门(单位)档案数字化工作，有利于加快推进数字档案室建设步伐，有利于确保数字化工作质量以及安全管理，有利于实现档案数字化设备设施的整合，有利于集约使用财政资金。

报告在报送市委、市政府有关领导后，引起重视。2010年2月，绍兴市

发改委批复，同意以市档案局(馆)为主体，实施“数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目，项目总投资1685万元，建设资金由市财政安排。实施期限为2010－2012年。主要建设内容包括：1.数字档案馆室一体化建设；2.档案馆馆藏档案数字化处理；3.馆、室藏数字化数据容灾备份系统建设；4.网建设；5.电子数据登记备份建设。

与此同时，配合“数字档案馆室一体化”项目的实施，绍兴市委、市政府“两办”转发市档案局关于《绍兴市直部门、单位2010－2012年数字档案室建设工作计划》，对市直133个机关部门(单位)的数字档案室建设做出具体安排，其中2010年列入计划的有33个单位。为确保计划完成，市委、市政府还将数字档案室建设及登记备份工作列入今年对市级机关部门岗位目标责任制的考核内容，首批10多个部门(单位)档案的集中数字化工作已经开展。

在数字化工作过程中，绍兴市档案局(馆)特别注重加工质量，明确要求数字化成果既要符合机关企事业单位档案业务要求，也要符合档案馆业务标准，以实现馆室之间的有效衔接与共享。为此，市档案局定期召开局(馆)监督指导处、技术处和保管利用处相关人员以及项目经理参加的工作例会，及时研究、统一有关业务要求与标准，制定了一整套有效的工作流程和规章制度，从而形成齐抓共管的工作机制，确保了项目的顺利进展。预计整个项目完成后，不仅市级部门(单位)的数字档案室全面推进，绍兴市数字档案馆建设水平也将大大得到提升，其中全文数据库总量将会达到4500~页。可以这样说，实施“数字档案馆室一体化”项目，是绍兴市档案信息化建设推进中的工作机制创新，也是构建区域性公共档案信息资源管理和服务总平台的有效路径。

三、实施“数宇档案馆室一体化”项目的认识与思考

以实施“数字档案馆室一体化”项目为重要载体，绍兴市确定全市“十二五”档案信息化建设的总体目标是，市直133个部门(单位)以及档案工作目标管理已通过省级认定的市直企事业单位，在2012年底前全面完成数字档案室建设任务；县(市、区)80％以上的机关、乡镇(街道)和国有企事业单位在“十二五”末完成数字档案室建设任务。与数字档案室建设同步，全面实施电子文件与数字档案登记备份。市、县两级档案馆在2012年前全面建成数字档案馆，实现数字档案远程服务功能，并根据国家容灾要求，建立馆际间异地备份库。通过三年时间努力，绍兴市档案馆真正建成绍兴市级电子文件和数字档案的安全保管、交换共享和登记备份中心。

笔者认为，这是一个积极又稳妥的目标，经过努力是能够实现的。尤其是“数字档案馆室一体化”项目的实施，为数字档案馆建设水平的进一步提高和市级部门(单位)数字档案室建设的全面完成提供了保障。

(一)全面实现馆室数字档案业务衔接，为档案馆室建设奠定业务和技术基础

据初步统计，市直部门、单位仅需要扫描的纸质档案就达到3721万页。此外，还有32312张照片、3110盒录像(音)带需要数字化。这些部门与单位绝大多数属于进馆单位，室藏档案迟早都要接收进市档案馆。如何避免档案数字化工作“两张皮”，既达到市级部门(单位)数字档案室自身建设的要求，同时又满足数字档案馆建设的各项业务需求，以避免重复劳动，这是一个新课题。因此，解决馆室有关业务问题的衔接，特别是解决档号对接、案卷级和文件级条目的完善、案卷质量的统一等业务问题成为实施数字档案馆室一体化项目的重要内容，或者说是数字档案馆、室建设共同面I临的任务。当然，引导和规范档案数字化工作并有序管理，确保数字档案的完整、系统、安全、真实、有效，更是实施馆室一体化项目的应有之义。档案数字化工作的成果――数字档案，既是数字档案室的主体，也将直接成为数字档案馆的主要源头。自2010年起，各机关单位向绍兴市档案馆移交实体档案，原则上同时移交对应的电子文件与数字档案。这将从根本上解决实体档案接收――档案数字化，再接收――再数字化这样一种传统数字档案馆建设的模式，从而促使数字档案馆建设走上可持续的良性发展轨道。

(二)加快推进数字档案室建设步伐，为全面实施档案登记备份奠定物质基础

县级以上档案行政管理部门和同级国家综合档案馆对本行政区域内具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证和数据备份，是新形势下浙江省确保档案安全与整合档案信息资源的创新之举。笔者认为，数字档案室建设与档案登记备份工作关系紧密，数字档案室建设为档案登记备份提供物质基础，档案登记备份工作又反过来促进数字档案室建设。数字档案即档案数字化成果，是档案登记备份的主要数据形式之一。绍兴市出台的数字档案室建设业务标准规定，数字档案室建成后，目录数据库、档案数字化成果应制作三套备份，其中两套在本单位保存(一套联机，一套脱机)，一套在市档案局(馆)登记备份。现已有一批机关单位的数字档案实施登记备份。目前，结合“数字档案馆室一体化”项目，市档案登记备份中心建设所需的各种软硬件设备设施正在陆续到位，下一步拟争取科技立项，研制登记备份中心平台建设所需要的系统软件，同时，争取市政府信息中心支持，对数字档案管理系统升级完善，实现市级各部门(单位)电子文件和数字档案向市档案馆的在线实时传输。

显然，随着“数字档案馆室一体化”项目的成功实施和数字档案室建设任务的全面完成，电子文件与数字档案登记备份工作也将在绍兴得到全面推进。

(三)实施双向备份，共创双赢格局，为实现档案信息资源整合与共享开辟新的有效途径

绍兴市委、市政府要求，各部门、单位数字档案室建成后，其电子文件和数字档案及时在市档案局(馆)登记备份，同时市档案馆提供馆藏对应全宗数据库一套给所在单位，以方便利用。这样做，必将进一步调动机关、企事业单位数字档案室建设以及档案进馆的积极性，更好地实现档案信息资源共建共享、互联互通。无论是市级部门、单位将数字化成果向市档案局(馆)进行移交和备份，还是市档案馆将馆藏数字档案复制对应进馆单位，都将使对方极大地拥有馆(或室)藏档案的电子数据。由于这种整合不是类似接收实物档案那种占有式的整合，而是合作式的、以资源共享为目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，从而实现真正意义上的双赢或共赢。通过增加档案信息资源，在更大范围提供利用，极大地方便相关单位乃至全社会档案信息资源的利用。同时，登记备份的主要目的之一是，确保数字档案数据的安全。这也是确保数字档案绝对安全的最后一道屏障。应当说，这是一件利国利民的好事情，必将得到大多数单位的理解和支持。

篇(3)

勇于创新，勇挑重担 李福君同志不仅业务娴熟，经验丰富，而且善于思考，勇挑重担，创新意识强，开拓性地开展了多项工作，取得了突出的业绩。

2000年底，她参与了国家档案局“区县政府机关文件中心的规划与研究”课题研究。作为课题组主要成员，在科研实践中，她提出简化档案整理等建设性意见，并独立完成了课题工作报告和研究报告初稿的撰写。该课题突破了传统的档案管理模式，使机关文档一体化和电子文件的全程管理成为现实，为优化国家综合档案馆馆藏奠定了良好的基础 。

2006年，她又参与了宣武区档案馆《文档管理中心档案数字化对象筛选研究》的课题。她组织课题组成员数十次对43个部门文档的扫描范围进行逐条筛选确认，最终完成了机关各部门档案数字化扫描范围的修订，在全市各区县率先制定了《机关各部门档案数字化扫描范围》。档案数字化对象筛选的研究，减少了资源的浪费，为优化档案数字化工作模式进行了有益的尝试，具有增效节能的现实意义。

在业务指导工作中，她提出了著录与文件同步形成等工作方法，简化了文件著录的环节，提高了档案管理效率。在政府“OA”办公系统制作过程中，她从实际出发，提出了功能需求，保证了电子文件的生成和管理质量。

爱岗敬业，身先士卒 已接近退休年龄的李福君身体并不好，患有冠心病、风湿性关节炎、颈椎病等多种病症，在科室里年纪最大，资格最老，却依然坚持工作在最前线。2011年5月至8月，西城区迎接全国文明城区复检工作到了攻坚阶段，文明办创建文明城区材料组急需档案专业人员帮忙，李福君主动请缨借调到材料组工作。面对时间紧、任务重的迎检工作，她依然克服个人困难，加班加点。在颈椎病复发后，她打完点滴坚持到岗带病工作，发挥专业特长，保质保量地完成了档案材料的收集、审核、整理、编目及综合材料的拟写工作。

与时俱进，硕果累累 勤于学习强素质，工作学习两不误。多年来，李福君对工作严格要求，对学习也毫不放松，坚持在工作中学习，在学习中工作。她常说：“当今时代我有危机感，学习是补救的最好方法，坚持学习，才能做到与时俱进，不然，很快就会被社会淘汰。”多年来，她坚持理论和业务学习，积极参加业务培训，关注专业领域的热点，认真总结经验，撰写论文十余篇，多篇在《中国档案》、《北京档案》等杂志发表并获奖。

篇(4)

1 档案双套制有其存在的必要性和合理性

在讨论有无必要实行档案双套制之前，除了要明确双套制的涵义外，还要进一步界定所讨论的双套制的数量限度问题。因为在实现办公自动化和档案现代化管理的过程中，不管我们主观上是否愿意实行档案双套制，其实在机关办公室、档案室和同级档案馆中，都必然会客观存在或多或少的档案既有纸质载体又有其它非纸质载体的情况，就这部分档案而言，虽然也是双套保存，但这种情况并不是我们所要讨论的档案双套制。我们所说的双套制是指在普遍意义上和大规模层面上需不需要搞档案双套制，如果离开了“度”和数量的限制，讨论双套制问题便会失去意义。

双套制有没有存在的必要性和合理性，关键要看两种档案是否完全相同，能否相互取代。如果两套档案从内容到载体形式都完全相同，双套制则是完全重复保存制，显然是无此必要的，但如果两套档案只要在某方面存在差异，那双套制就不算重复保存制，该不该实行双套制就要做具体分析了。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后形成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。主要表现在以下几方面：

以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显，如不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；寿命短，其影像记录的稳定期限不长。纸质档案虽有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点。缩微品档案也有局限性，它的设备成本高，缩微胶片保管条件非常严格，一般档案部门难以达到其所要求的温湿度标准，从实际应用情况看，大多数缩微设备利用率普遍不高，操作技术较复杂，人员配备相对多，其存贮密度、信息容量、检索速度等远远比不上光盘。

而双套制正好融合了纸质档案和电子档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。可见，双套制有其存在的必要性和合理性，对此不能简单否定，在电子档案的局限未得到根本克服之前，在电子档案的法律地位未得到完全确认之前，应该实行双套制，至少对重要档案、珍贵档案应该实行双套制。

2 数字化时代实现档案双套制面对的挑战与解决措施

数字化时代，档案管理制度也应该进行相应的改革，以此适应数字化时代的发展，就档案研究而言，大部分学者都认为档案管理实行双套制度比较科学合理，尽管几乎所有人都赞同这一观点，但是却很少有学者对其所面对的挑战以及解决措施进行探讨，也正是笔者对此进行研究的重要原因。

双套档案制度的建设，需要档案有两套来源，就目前而言，这两套来源主要涵盖了两方面，一方面是网络时代下，计算机的使用所产生的电子文件以及与之相似的纸质文件，根据归档的具体要求，需要将其都送入档案室内，并且全都由档案馆来整理保存；另一个方面是数字化时代，电子档案也向着数字化方向发展，在这一过程中，所形成的电子档案。另外，对于相对机关来说，有些档案并不适合应用两套制度，只有需要发文的部分才能使用两套制度，即发文部分的档案既存在着电子档案，又存在着纸质档案，而收文的部分通常情况下都是纸质档案，而与之相关的电子文件往往储存在另一方的发文机关中。但是因为现阶段，我国的机关与机关之间已经进行了全国联网，各个机关收发文件都可以在网上进行，阅读相关的材料也可以直接在网络上进行，因此无论是发文，还是收文都没有什么显著的差别。但是因为有些人对纸质文件已经形成了依赖，因此通过都会将电子文件打印出来，用纸来阅读，因为数字化时代档案双套制存在着比较严重的问题就是纸质与电子档案共存。

此外，档案双套制还需要解决一个比较实际的问题，即选择可以实行这套制度的档案，需要制定出统一的标准，否则会显得十分混乱。只有对档案加以详细的分析，划分出科学合理的执行标准，才能提高档案管理效率。但是现阶段要想完全的划定出一个范围或者制定出一个标准来实行双套制，还有些困难，这不仅仅需要研究人员深度研究，还需要国家档案部门制定法规，从法律角度上来界定这个问题。双套制的应用应该涵盖以下内容：首先，双套制原则应该进行有效的界定，其次，依据现阶段人力、物力等实际的承受能力；最后，安全保管以及利用方面的问题，所选择应用的双套制的档案，既需要具备代表性，还应该具备典型性。

上述内容可以看作是档案实行双套制的一种措施，在此基础上，相关人员可以按照归档范围或者是保管期限来实行，因为我国的归档范围的执行制度以及保管期限的标准，我国已经经过了长期的实践具备可行性，而且其科学性也能够保证。

篇(5)

关键词 数字档案室 电子文件 管理

在现代信息技术发展迅猛的形势下，数字档案室作为政府机关、企事业单位在履行职能过程中，运用现代信息技术对档案信息进行采集、整理、存储和管理，并通过网络提供利用服务的档案信息集成管理平台，发挥着不容忽视的作用。对于电力企业来说，在企业的运营和管理过程中，形成了大量的电子文件，成为数字档案室重要的工作对象和建设内容。笔者结合所在的企业数字档案室建设和电子文件管理情况，对两者的关系进行探讨。

一、积极建设数字化平台，作为数字档案室建设和电子文件管理的基础

一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件档案管理的工作起点。围绕电子政务、电子商务建设的要求，我公司紧跟信息技术和电力工作的新发展，加强档案信息系统研发，将数字档案室建设作为企业信息化建设的有机组成部分，以“档案管理系统”纳入“信息化应用系统”统一筹划开发，多次配合省公司工作调试模块设计，使系统最大限度地贴合档案工作需求，逐步实现了档案管理系统和电力企业业务系统的集成，基本形成了较为完整规范的档案目录数据库和图像数据库。在数字化档案室的建设中，档案管理信息化和网络化的发展丰富了档案管理方式，为各门类档案数字资源提供了“充分考虑需求、直观面向用户、集中统一便捷”的信息展示平台。

另一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件管理的落脚点。我公司的档案信息平台虽然是由国网公司统一建立和维护的，但在在实际工作中，档案工作人员结合档案管理工作特点，围绕“档案管理”模块功能和加强电子文件管理等重点工作，认真验证现有系统，同时围绕信息的前端控制和全程维护，完善文件处理、检索浏览、信息上传和集中归档等多环节应用提出功能需求，便于国家电网公司进行系统的完善。同时，对已有的电子文件和数字化后的档案，开发档案挂接、统计分析、查找利用等功能，实施了电子数据与信息系统的整体挂接和查阅利用，充分发挥案卷级、文件级电子目录和电子图像数据库的作用，实现了档案资源的集中管理。根据信息系统的程度、安全风险等因素，落实信息管理安全保密措施，保障应用系统的安全运行，提升了我公司档案信息化管理的层次与水平。

二、积极构建保障体系，推进数字档案室建设和电子文件管理的有序展开

首先，领导重视为各项工作的有序开展创造条件。我公司始终由主要领导分管档案工作，将档案工作纳入到全年工作计划当中，使档案工作与企业各项工作同布置、同落实；每年印发《档案工作要点》，召开档案工作会议，明确档案工作目标和内容；积极推行责任考核制度，将文件材料归档工作列入各部门考核内容，形成了档案工作发展的有效机制。在数字档案室建设初期，我公司档案工作人员专程赴省公司、市档案局学习咨询，了解纸质档案数字化工作的内容、程序与方式，学习档案数字化工作的有效经验与成果利用，确保档案数字化加工项目实施的科学高效。在数字档案室建设过程中，还专门组织召开了档案数字化建设工作研讨会，邀请上级业务主管部门、市档案局业务指导处等单位的领导和专家参加，充分听取各方意见，全力优化档案数字化工作。公司还组织专人以数字化档案室建设为主题开展课题研究，通过对传统档案的管理现状、档案信息系统建设以及档案数字化建设实践等情况进行分析探讨，研究思考数字化档案室建设的目标、原则和方法等内容，力求档案管理的理论研究与档案工作的长远发展相结合，为数字化档案室建设奠定了理论基础。

其次，强化指导监督。数字档案室建设涉及企业多个部门，形成工作合力至关重要。一方面，明确各部门的工作职责，由办公室总体牵头负责实施档案数字化全过程的进度与质量控制；由信息管理部门给予数字化数据的系统存储与数据库建设的技术保障，配合做好数据库的维护和运行管理。另一方面，作为垂直管理的大型国有企业，在做好市公司机关本部数字档案室和电子文件管理工作的同时，积极开展对所属单位档案工作的指导，与档案数字化项目服务单位签订《档案数字化建设项目安全保密协议》和《保密承诺书》，明确保密范围与保密责任、工作制度和工作流程等要求，并对各工作环节进行监控，确保档案信息全过程安全，对所有档案进行密级筛查，全面梳理和统计标识密级文件，从源头上区分档案数据的安全保密层次。

再次，健全制度是完成各项工作的保障。在数字档案室建设之初，企业就以国家档案局、市档案局有关电子文件管理的规定以及全市“十二五”档案事业发展目标中关于国有企业全面推进电子文件归档管理的要求为指导，严格参照国家档案局技术规范和相关标准，规范档案信息资源数字化工作；在数字档案室建设过程中，按照国家档案局和市档案局的规定，统一工作标准，明确发展方向，确保高效有序地开展数字档案室建设的各项工作。此外，进一步维护数字档案室建设的成果，规范电子文件管理的制度；形成“信息系统内查阅电子档案的方式”，对信息系统内查阅电子档案数据提出要求，严格规定查阅范围，科学设定利用权限，规范电子档案的管理。

三、不断提升效能，确保数字档案室建设和电子文件管理持续发展

一是强化统筹规划。数字化档案室因为信息记录方式与传递方式的改变，其工作模式与传统相比发生了根本变化。要加强以计算机网络设备和信息数据库为主要内容的档案信息化基础建设，根据电子文件管理与数字档案室建设的功能要求，进一步完善电子文件归档管理系统、档案数据库管理系统；要实施纸质档案与电子文件的配套管理，将新型档案数据科学纳入档案管理范畴，实现档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字化档案利用同步，提高信息管理的层次和水平，拓展档案利用共享渠道。

二是强化技术保障。要适应办公自动化系统和多媒体技术等的发展，配置满足数字档案海量存储、查询、管理要求的服务器和光盘、硬盘等存储备份设备，并实现机关档案工作从文件收发、归档整理到电子存储等多环节档案数据转换的功能，为建设数字化档案室提供良好的运行环境；要遵循统筹开发的建设原则，将档案管理与本单位信息化建设总体格局相结合，并关注数据系统的特殊性和专业性，加强档案数据分析，对不同类型数据进行分层保管，努力建设资源配置合理、使用科学便捷的档案信息数据库，实现文档的实体生成、管理运转、信息利用的一体化。

三是强化学习培训。数字档案室因档案信息的记录方式和传递方式发生改变，其工作模式与传统工作相比也发生了显著变化，对于档案工作人员来说也需要积极确立全新的管理观和服务观。要根据新时期档案业务的特点，提升档案工作人员对数字档案室的认识，根据档案工作的客观规律和档案特点进行合理组织、计划与控制，研究档案信息化发展的趋势，思考完善档案信息管理的方法；要主动紧跟信息发展步伐，熟练掌握计算机操作技能，具备更专业的档案业务知识和更丰富的信息技术知识，为科学开展档案管理提供强有力的智力支撑，不断提升档案工作效率。

（作者单位为国网湖北省电力公司黄冈供电公司）

参考文献

[1] 李天一.数字档案馆建设的探索与实践[J].兰台世界，2015（S1）：38-39.

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关键词：档案数字化；加工过程；问题

1 档案数字化加工过程中技术问题

档案数字化过程需要应用到多种技术，在技术的相互作用下，实现大量的档案资料资源共享和共建功能，在这样的情况下，标准化处理数据则是档案数字化过程的关键，也是值得注意的问题之一。一旦一方数据库结构有偏差，或出现数据不规范现象，对档案数字化加工的整体效果都会造成巨大的影响，增加资源共享的难度。数据标准性差和档案数字化加工过程中的技术标准之间有很大的P联，因此，需要技术人员和相关档案数字化加工工作人员尽量避免这一现象的发生。

通过相互能够兼容的系统进行加工，防护系统之间相互攻击和排斥。另外，在档案数字化过程中设置标准应该符合国际标准，以及我国中文信息资源标准。档案数字化加工的目的是将地区档案馆相互贯通，实现全国档案馆以及全球档案馆一体化，进而达到资源共享功能。所以，在这样的要求下，档案数字加工过程中，操作的标准性决定这一目标是否能够完成，按照相应数据描述标准和网络资源取舍标准等进行档案系统设计，才能保障档案数字化加工顺利进行。

2 档案数字化加工过程中质量问题

办公自动化系统已经在社会上应用较长时间，但是大部分应用企业或个人对档案数字化管理并不重视，加上以往数据管理模式和企业管理制度的影响，导致档案数字化利用率较低。计算机在整个档案数字化加工过程中充当文字录入功能和编辑、打印功能，通过人力输入，而档案数据不但只有眼前的资料还有网络上大量的数据档案，这样的工作方式不但浪费人工资源，还对开发质量造成了较大的影响。

档案数字化加工过程对质量要求较高，因此应该选择适当的设备，工作过程中不但要将质量放在首位，还要保证档案流失现象的出现，合理选择数字化处理设备和相机、速拍仪的使用能够对档案数字化加工过程中的质量有一定的保证。

当实体档案便于拆卷和恢复的情况下，应选择高速文档扫描仪等设备，以确保数字化产品较高的质量。

3 档案数字化加工过程中安全问题

档案数字化加工过程最为主要的便是安全性，无论在档案信息载体安全性上能够体现，在档案安全传输上也能体现出安全性对档案数字化过程的重要性。首先，载体安全指的是计算机系统，也就是软件对信息的存储功能安全和计算机影响对信息安全的影响。其次传输安全主要指的是网络防御能力，也就是对黑客和病毒的防御能力，一旦发生黑客和病毒便会泄露信息，严重损害加工过程的整体效率。因此，信息安全是保障档案数字化加工过程是否能按时完成、质量完成的基础。

针对这一现象，笔者认为在档案数字化加工过程中应利用技术和手段设置密集的防御系统，加强访问控制功能。增强安全意识，建立章程制度，明确个人责任，提高档案安全保密工作的重视程度。加强档案搬运过程中安全管理机制，保障档案的安全，设立监控系统和防盗系统，设立监督人员，保障档案的绝对安全性。做好档案扫描钱的准备工作，合理使用数字化设备，保障原件的完好性。严格按照规范数字化加工场地进行管理，工作人员必须持有有磁卡的工作牌才能进入档案室工作区域。严格把控数字化产品的验收和收尾，设立专门人员进行验收，按照档案整理-档案扫描和图像处理等步骤标准执行。

4 结语

综上所述，档案数字化加工过程中需要考虑到方方面面，且需要成熟的管理制度和监管制度，注意档案数字化加工过程的安全、质量和技术问题，为档案数字化的实现打下坚实的基础。

参考文献

[1]赵德美.云南少数民族历史档案数字化建设研究[D].云南大学，2012.

[2]方凌志.机关档案工作中的问题与对策研究[D].安徽大学，2014.

[3]朱丽梅.档案信息化建设的绩效评价研究[D].华南理工大学，2014.

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（董菲）

西城区档案馆贯彻“两会”精神涉及“民生”档案“三优先”

一是将涉及“民生”的档案优先进馆。二是民生档案“优先”数字化。三是民生档案优先互通共享。此举将提高办事效率，方便了群众查档，树立了政府良好形象。

（西城区档案局）

朝阳区档案局喜获北京市档案系统2009-2012年先进集体荣誉3月22日，在北京市档案工作会议暨全市档案系统2009-2012年“双先”表彰大会上，朝阳区档案局（馆）喜获先进集体荣誉，局（馆）2人获得先进个人荣誉。

（蒋长华）

“通州名人”进社区近日，由通州区档案馆制作，以刘白羽、刘绍棠、“面人汤”等通州籍名人的成长经历和取得成就为素材的“通州名人展”，在天桥湾社区展出并向参观的社区居民发放了名人档案介绍等宣传册。此次“通州名人”展板将在社区巡展一个月。

（李晓红）

顺义区档案馆举行“缅怀革命先烈。正当责任少年”清明祭扫活动3月27日，顺义区档案馆爱国主义教育基地联合区东风小学，在潮白陵园举行了以“缅怀革命先烈、争当责任少年”为主题的清明祭扫活动，共计1000余名师生参加。

（张琳）

房山区2013年度机关档案工作测评全面展开近日，房山区档案局下发《关于开展2013年机关档案工作测评的通知》，明确了机关档案工作测评范围。今年将测重对涉农单位和各乡镇、街道办事处等单位的测评验收工作。

（何涛）

昌平区档案局组织村级档案员互相参观学习

昌平区档案局针对部分村级档案员出现更替，以及档案库房随村委会转移位置等具体情况，采取了突出重点、找共同点、业务知识和实际操作相结合，参观学习优秀村级档案室为辅助的新型培训方式，增强了村级档案培训工作的实效性。

（范蕾）

丰台区档案局举办档案事业统计年报工作培训会会上，区档案局就《全国档案事业统计年报信息管理系统》操作流程和报表内容填报进行了讲解和说明，并针对具体操作问题进行了现场解答与指导，为各立档单位统计人员做好年报工作奠定了基础。

（武丽丽）

怀柔区档案局召开档案数字化建设研讨会会议就数字化前期整理工作进行了深入交流研究，并就前期整理工作要尊重档案历史原貌原则和关于检索用文件题名三要素必须具备，建立合理标准规范工作流程达成共识。

（金晓涛）

石景山区档案局馆五项措施开展档案征集工作石景山区档案局馆结合实际，采取有力措施，积极开展档案征集工作，以档案学会为平台，通过学会组织讲座、培训等学术交流活动，宣传征集工作，拓宽征集渠道。

（王欢）

延庆县档案局组织召开2013年度档案移交接收工作会会上着重对“延庆县档案移交接收工作实施办法”进行了详细解读，并针对以往接收工作中出现的业务问题进行了客观的分析，确保在2013年11月前，按要求高质量地完成档案移交工作任务。

（孟安生）

大兴区档案馆加强档案数字化质量检查工作

大兴区档案馆加强档案数字化质量检查工作，专门召开馆藏档案数字化质检工作会议，对馆藏档案数字化质检工作进行部署，会后对质检工作人员进行了业务培训。

（孙瑞荃）

市档案局领导到门头沟区档案史志局调研政府信息公开工作3月19目，市档案局到我局调研、指导政府信息公开工作并召开座谈会，对我局的信息公开工作从始至终履行职责给予了高度肯定，同时也对我局信息公开工作提出整改建议。

（车王莹）

平谷区召开创建全国社会主义新农村建设档案工作示范区联检部署会3月8日，平谷区召开了“创建全国社会主义新农村建设档案工作示范区联检部署会”。全区17个乡镇、街道、12家涉农部门主管档案工作领导参加了此次会议。

（平谷区档案局）

密云县档案馆水资源保护进校园系列教育活动启动3月22日，密云县水库中学全体师生700余人参加了此活动。县档案馆为老师和同学们送上“碧水情深

密云水库图片展览”，并向他们发放了节水、护水宣传材料，同时举行了护水小分队入队签字仪式。

（刘静）