学校人事档案精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇学校人事档案范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

【关键词】中等职业学校；人事档案；档案管理

一、人事档案管理的重要性

人事档案的管理需要从档案管理制度以及信息化相结合的基础上进行改革。这样有利于中等职业学校更好地适应社会的发展以及需求，为人事档案管理和学校的长期发展作出重要贡献。档案管理对中等职业技术学校来说，是有效管理人才、对人才流动进行有效统计的重要工作，也是对学校人事相关制度、规章等进行有效落实以及改进的重要成果。通过对职业学校人事档案管理的提高，可以有效地将中等职业学校人员岗位变动以及吸纳人才等方面进行更好落实。对人事档案进行科学、合理、完整的信息整合，从而更好地指导学校人事管理工作，在人事管理工作顺利开展的情况下，学校教育会在一个良好的环境中得到更好的发展。因此对中等职业技术学校的人事档案管理系统进行进一步的加强管理并使其健全与优化，为中等职业技术学校人事档案管理提高效率，促使人事档案管理的价值得以提升，也能为学校的管理工作提供高质量的服务。

二、改进学校人事档案信息化管理的方法

（一）加强学习，增强档案管理人员素质。在进行中等职业学校人事信息化管理的过程中，应该以提高学校人事档案服务管理水平为目标，将人事档案管理信息化进行有效导入及落实。在人员基本素质以及工作能力方面，要定期进行培训，建立良好的学习机制并且加强他们在工作过程中的具体落实情况。在人员信息档案管理过程中，对计算机的应用应该以高效、便捷作为依据，进行能力和实际工作效率的有效提高，并且应该以信息技术不断发展作为每个人工作以及学习过程中的动力，应该随时掌握最新的发展技术和基本技能。每个人都应该具备良好的职业道德。（二）丰富档案内容，提高档案利用价值。在对档案进行管理的过程中，应该充分发挥自己的工作能力，并运用计算机信息化提高人事档案的丰富程度，以及提高档案的利用价值。在传统人事档案管理过程中，主要运用的是基本的归档整理方法。信息内容只有员工的学习经历、工作经历、家庭关系以及社会关系等基本信息。但是在信息化以及社会化不断发展的今天，这些内容是远远不够的。在人事档案管理过程中，应该注重将工作管理人员的性格偏好、职业偏好以及工作能力、工作中的特点这些个性化的信息进行有效整理，提高档案的丰富度和使用价值。在科研水平方面以及课题研究方面要进行有效的管理以及记录。严格控制好每个人基础信息及个性化信息的真实性以及完整性。在人事档案信息记录方面也要不定期进行更新，对于人事档案的使用价值进行更好的提高。（三）推进人事档案信息化建设，实现资源共享。人事档案信息化的目的主要是为了实现信息的有效利用以及信息资源的有效性。在信息的开放程度和实用范围方面应该确保信息的安全以及私密性。将人事档案资源有效地在社会以及各个院校之间进行相互使用，可以有效地将人事档案以最真实、最权威的信息数据提供给使用者。在人事档案管理信息记录过程中，要做好风险和私密性以及准确性的控制，并且要确保人事档案信息安全。人事档案信息化管理应该建立一个比较健全、完善的管理制度，并将其加入到人事档案管理过程中，对于中等职业学校来说，人事档案管理工作可以在最新的信息资源下进行有效利用。

三、结束语

中等职业技术学校人员档案信息管理，主要是通过在工作以及生活中将人事档案、人事经历、思想表现以及社会能力在工作中的重要体现、重要贡献等方面进行了有效的整合，将这些信息有效地进行记录与管理。对于院校之间以及社会人员调动以及使用者使用过程中进行参照的依据。中等技术学校进行人事档案管理时，必须将传统的方法转换为正确的信息科技。在信息化的发展中，不断地将传统人事档案管理过程存在的问题进行改革以及优化。从而实现社会环境以及学校环境相互的统一。更好地为学校以及上级领导部门、信息使用者之间进行有效的链接。通过对人事档案管理过程和管理技术手段的不断更新，从而达到人事档案的相互关联以及相互的资源共享。

【参考文献】

[1]吴淑娟.中等职业学校人事档案信息化管理研究[J].课程教育研究,2018(31):251.

[2]邱振嘉.中等职业技术学校人事档案管理中存在问题及对策[J].科教文汇(下旬刊),2015(05):135-136.

篇(2)

（一）管理投入不足，硬件滞后

体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合人事档案安全保管的要求，如档案库房多是普通的办公用房，没有配置档案保管所需的“八防”设施，与档案安全保管差距甚大。

（二）人员配备不足，素质不高

档案室很少设有专职的档案管理人员；从事档案工作的人员多数没有经过档案专业知识和技术培训的，且变更比较频繁；兼职人员无法保证有充足的时间和精力对人事档案进行管理，从而导致学校人事档案管理建设滞后，档案管理工作只能在低水平的层面上进行。

二、改进中小学校人事档案管理工作的建议

（一）提高档案意识，建立健全各项制度

制度建设是做好工作的前提和保障。要充分认识到人事档案在学校管理工作中的作用，从档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、保密和利用等各个方面都要得到各级领导和具体工作人员的重视，形成上上下下都有档案意识的工作氛围。当然，这必须进一步完善各项管理制度，并在落实上下功夫。因此，要建立健全学校人事档案的收集补充制度、转递制度、移交制度、检查核对制度、保管保密制度、查(借）阅制度、档案人员管理职责等。做到制度造册上墙，簿册与日常管理工作同步，人事档案工作做到有法可依，有章可循，台账清楚，责任分明。

（二）加强队伍建设，提高档案人员素质

做好中小学校的人事档案管理工作必须要有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的人事档案工作队伍。首先，要有较高的政治素质。要重视和加强理论学习，特别是要重视对新《条例》的学习。要通过学习使自身有较高的综合素质，有严格的组织纪律，有良好的职业道德。同时要求淡泊名利，忠于职守，踏实工作，提高为档案事业建功的责任心，要具有吃苦耐劳的精神。其次，要有较强的业务能力。要加大对人事档案管理人员的培训力度，满足人事工作的需要。在培训形式上采取集中培训与以会代训相结合，也可安排外出参观学习，拓宽视野，增长见识。第三，要有较强的服务观念。人事档案工作的宗旨就是服从和服务于学校的人事管理工作，因此说人事档案工作服务性较强。这就要求人事档案的工作人员树立服务意识，增强服务观念，时刻从大局出发，为全校的管理工作做好服务。

（三）加大经费投入，改善档案保管条件

档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案库房的维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算，各个学校要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、防光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的学校还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备及档案管理系统软件，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

（四）加强信息化，提高档案管理水平

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关键词：中职学校；干部人事档案；管理现状；管理策略

中职学校干部人事档案在干部的任命和选拔上扮演着重要的角色，随着教育的不断发展，国家对中职学校越来越重视，中职学校干部人事档案管理工作作为中职学校管理的一部分，也得到了人们的广泛关注。现在中职学校干部人事档案管理工作中面临的问题也有很多，例如管理水平比较低下，干部的专业素质比较低下，硬件设备也极度缺乏，这样就给中职学校干部人事档案管理带来了极大的难题，因此要改变对干部人事档案管理的策略，促进整个学校档案管理工作的不断进步。

1 中职学校干部人事档案管理的基本现状

中职学校干部人事档案管理工作是学校管理的一部分，也是学校制定用人计划的重要依据，学校领导在选拔干部的时候，一定要综合的考虑，干部人事档案记录了一些人员的日常情况，档案记录的内容也是其中十分重要的组成部分，在整个档案人事选举中扮演着重要的角。但是从现在中职学校干部人事档案管理的现状来看，依然存在着很多的问题。学校对干部人事档案管理的重视程度不够，有些档案记录仅仅是表面现象，这样就给档案管理工作带来了极大的难题。有些学校领导认为学校与政府的职能部门存在着显著的差异，政府对人事档案的管理比较严格，任何的环节都不能出现漏洞，但是学校并不是政府部门，在干部人事档案管理上不需要过于严格。学校的人事档案管理人员也缺乏相应的管理知识，虽然在人员的设置上比较到位，但是这些工作人员缺乏专业的知识，这样就导致了人事档案管理停滞不前，甚至呈现出了落后的趋势。

中职学校人事档案管理的硬件设施不达标，在硬件设备的管理上还存在着一些问题，没有通风、防火、防潮、和防盗的基本措施，这样就导致了中职学校人事档案管理设备容易受到损害，在使用的过程中极容易出现一系列的问题，例如学校的档案保管箱没有按时的进行更新，有些保管箱的磨损比较严重，但是却没有进行更换。档案管理的手段也比较落后，在管理的过程中，没有使用现代化的档案管理设备进行人事档案的管理，有些的中职学校虽然已经设置了人事档案管理的设备，但是档案管理人员缺乏着创新意识，没有掌握现代化的档案管理知识，在档案的管理上缺乏规范性和完整性，在管理模式上也是极为简单的，以上这些问题都是现代中职学校干部人事档案管理中面临的一系列问题，如果这些问题得不到解决，那么中职学校干部人事档案管理就无法取得进步。

2 中职学校干部人事档案管理的策略

2.1 健全档案管理的制度

档案管理制度对于中职学校档案管理工作是极为重要的，在整个档案管理的工作中，一定要结合中职学校的具体状况进行人事干部的档案管理，结合当前实际，建立起新的学校干部档案管理工作，促进学校档案的不断发展。除此之外，还要建立档案资料的收纳和整理工作，做好档案的转入和准出工作，要集中统一的进行档案的分配和管理，实行分级负责的管理制度，建立档随人走、一生只有一个档案的管理制度，这样在档案的管理也不会出现混乱，各个学校在进行党政办公的时候，一定要将监督和检查工作好，及时的发现问题，提供具体的解决意，进一步的规范学校干部人事档案制度，促进人事档案的不断发展。

2.2 加大宣传力度；增强员工的档案意识

各个中职学校都要使用喜闻乐见的方式进行宣传，加大宣传力度，是每一人都了解职工档案管理的重要性，加强职工的宣传教育工作，促进档案资料管理的不断完善，使每一个员工都明确人事档案的重要性。引导教职员工积极主动向档案部门送交归档材料，保证人事档案的完整性、真实性、可靠性。

2.3 加强领导，强化人事档案管理人员综合素质

干部人事档案工作是学校的一项基础性工作，同时也是一项与全体职工切身利益息息相关的工作。专职档案管理人员要提高档案意识和责任意识，要从过去的重点搞整理装订等基础工作，迅速转到广泛收集和利用上来，及时完整收集档案材料，及时准确更新档案数据库；维护人事档案的完整与安全，档案要完整齐全，实体不受损害，不丢失，不泄密，不被盗窃。

2.4 搭建中职学校人事档案网络平台，实行动态管理

参照党建E平台对党员信息进行管理的模式，利用计算机技术搭建中职学校人事档案平台，各学校人事专干将在职和离退休两类人员分别建库，再分别按岗位、职称等条件将个人人事劳资、考核奖惩等信息录入人事档案平台，建立基础信息数据库。尔后，定期维护，及时更新相关档案信息。这样，既保证人事档案信息完整，促进人事档案管理更加规范，又方便人事统计，为领导选拔人才提供正确有价值的参考资料。

3 中职学校人事档案管理的发展趋势

在人事制度变革的带动下，中职学校的人事管理工作出现了许多新情况。一是人事管理过渡到岗位管理。随着全员聘用和岗位设置等人事制度改革，中职学校人员管理调整为管理人员、专业技术人员和工勤技能人员三大类，改变了传统的干部制度终身制，实现了人事管理从身份管理向岗位管理转变，直接导致人事档案分类更细，管理要求更严格。二是用人制度采取聘用制，人事关系出现新变化。中职学校教职工与学校之间的关系除事业单位的人事关系外，又增加了聘用关系、劳动关系、劳务关系等多种形式，人事档案管理将逐渐变得错综复杂。三是分配制度和退休工资制度出现新突破。各中职学校都逐渐建立了多种分配方式下的绩效工资制度，职工退休养老由退休工资制度向社会保险制度转变。这些都无疑给中职学校的人事管理工作带来压力与挑战。

4 结论

综上所述，目前中职学校人事档案管理还存在着重视不够、管理水平低、硬件设施差、人事专干业务素质低等问题，而且学校人事制度改革也给人事档案管理带来了一系列新的变化。尤其是在整个经济发展的今天，对于档案的管理越来越重视，学校档案管理也是如此。随着我国人事制度改革的逐步深入，我们中职学校的人事档案管理工作也要加快改革与发展的步伐，探索更先进的管理模式，提高管理水平，才能更好地提供具有服务价值的信息资源，配合学校的人事制度改革，适应中职学校的改革与发展。

参考文献

[1]蔡晶.浅谈中职学校干部人事档案管理现状与管理策略[J].求知导刊，2015（09）.

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关键词： 基于Web 学校人事档案 自动化管理 系统设计

1.引言

在信息化越来越成熟的今天，办公自动化成为一种潮流，并且使得手动办公的缺点无限放大，然而，由于档案管理领域的特殊性，许多部门单位的档案仍然停留在手动办公、纸质存档的阶段，这种传统的管理方式不仅效率低下，管理成本高，而且存在着容易丢失，存放不安全，检索慢等缺点。学校的人事档案属于学校内部的重要资料，相比较学校的其他部分，如图书教材管理、教务管理、财务管理、行政绩效管理等还处于信息化的初级阶段，档案中反映的年龄、工龄、职称等要素直接影响到学校各教师或教辅人员的切身利益，一旦丢失或发生错误将会造成很严重的后果。因此加大力度加快进程实现学校人事档案的自动化高效安全管理，势在必行。

2.问题解析

2.1传统方式的弊端

现阶段很多学校的人事档案是按部门放入相应的资料箱（柜），然后在纸质上统计，这种方式属于纯人工操作，极易发生投放失误、丢失、信息不对等、查找不易等问题。而档案是反映学校教工各方面信息的重要甚至是唯一依据，涉及教工的工资、保险、税务、职称、医疗等方方面面，所以一旦发生问题，后果十分严重。另外，随着学校教职员工人数的不断增多，信息量大幅度增加，档案管理成本不断攀升，如果遇到需要批量处理的问题，就需要让相关人员自行上报资料，然后人事部门核实，而每年都存在教职员工多次上报相同或相似信息的情况，人事部门的核实统计工作量也很大。

2.2实现目标

使用计算机平台和Web技术，设计搭建一个网络平台，在学校范围内共享访问，由人事部门初始化录入各教职员工的个人信息，并批量分配教职员工个人专属账号和密码，信息录入完毕之后由教职员工本人凭账号和密码登入系统进行信息核实，核实无误后确认。设计统计模块，可实现按照多条件查询统计，以便学校进行信息批量处理。设计后台管理模块，可实现教职个人信息更新等操作。

2.3主要功能

2.3.1人事部门相关通知和查看。

2.3.2个人信息核实和报错。

2.3.3教职员工的档案信息查看和统计。

2.3.4各单位和个人的信息更新。

2.3.5教职员工的考勤、考核、奖励和惩处管理。

2.4相关技术

本系统采用由Orical公司旗下的Java语言作为系统开发的软件程序设计语言，使用JSP技术作为Web的显示层，使用开源免费的MySql数据库作为数据库后台，并在Apache公司的Tomcat6.0服务器上进行管理，其中还涉及Java Bean技术、JDBC数据库访问技术、JavaScript脚本技术、Struts2.2框架技术等。上述一套技术均开源免费，最大限度地节省了学校使用本系统所需支出的成本，技术细节成熟完善，在电子商务、电子政务等领域广泛应用，安全性也可以得到很好的保障。

3.系统设计

3.1系统功能设计

经分析和走访，本系统分为以下五个模块：人事信息模块、信息查看和报错模块、后台管理模块、查询统计模块和人事考核模块。其中，人事信息模块主要是针对学校人事部门的各种通告、新闻的和查看，可以参照各信息实例中设置置顶、重要、悬浮滚动、普通等级别；信息查看和报错模块主要实现个人信息、部门信息的查看，如果发现信息有误可以提交纠错申请，由人事部门核实后进行更新；后台管理模块主要是实现信息的更新、删除冗余等操作，另外也加入维护系统的功能。查询统计模块可以实现档案信息的单个查询和多条件综合检索，并可以实现分类汇总统计。人事考核模块主要实现学校内部各项人事考核指标的个人完成程度，是学校行政信息化公开的重要体现。

功能模块图如下：

3.2数据库设计

良好的数据库设计对于一个高性能的应用程序非常重要，就像一个空气动力装置对于一辆赛车的重要性一样。如果一辆汽车没有平滑的曲线，将会因阻力太大而无法疾驰。关系没有经过优化，数据库无法尽可能高效地运行。应该把数据库的关系和性能看作是规范化的一部分。

本系统采用MySql5.5作为数据库后台，共设计20个数据库表，表内主外键设计以及触发器的设置都严格遵循关系型数据库的第三范式。

3.3关键技术设计

3.3.1采用唯一码来作为教职员工的个人编号代码，放置信息冗余重复和同名员工的信息重叠，并且，由于该唯一码由系统自动生成，和个人的身份信息并无任何关系，从侧面保护了员工的个人信息。

3.3.2如遇到个人信息有误，需要填写纠错申请，然后等待人事部门审核更新。有效防止个人密码丢失后被恶意篡改个人信息的发生。

3.3.3对于需要批量检索的数据，可以按照多个条件联合检索，并支持模糊查询技术。

3.3.4信息分页，当遇到检索的内容条目很多时，可以自动分页实现多页显示。

4.总结

本系统通过软件技术和网络平台实现了学校人事档案的自动化管理，在系统中加入人事考核和人事新闻模块，使得人事部门的办公可以在本平台上实现一体化。本系统具有高效、快速、方便、易用、集成度高、安全性好等特点，可以大幅提高学校的信息化、自动化进程，提高办公效率，增强档案信息的安全性，降低由于重复填报个人信息所带来的额外的工作量。相信本系统的应用可以给学校的档案管理工作带来更多的效益和价值。

参考文献：

［1］Kathy Sierra.Bert Bates，Head First Java.中国电力出版社，2007.

［2］李相国等.Java实例精通.机械工业出版社，2009.

［3］李兴华.Java开发实战经典.北京：清华大学出版社，2009.

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关键词:人事档案管理 高等学校

人事档案主要记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，与个人工资待遇、职称申报、社会劳动保障、组织关系紧等密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，它是国家人事档案的组成部分。

旧的高校人事档案管理模式已不能适应时展的要求，既影响了高校人事档案资源开发利用的深度和广度，也影响了人事档案管理工作的效率和成效。

1、目前存在的问题主要体现在以下几方面

(1)档案资料缺乏完整性。档案资料的收集工作是档案利用工作的基础，例如新调入的教职工人事档案不全，工资情况不清楚，缺少部分职称聘任材料等，这些材料的缺失使新单位在利用档案资源方面以及将来对该职工职称申报，社会保障等方面都可能存在一定的问题。

(2)归档信息不全面。人事档案信息中普遍缺少反映职工管理才能、技术专长、工作业绩、心理素质，诚信情况等全面反映教职工特点的材料，由于缺乏这些信息，往往做不到对教职工的全面评价，影响了人事档案的利用率，降低了档案开发和利用价值。

(3)管理体制不够科学。传统的人事档案制度强调“人档不分”，“档随人走”，是典型的封闭式、内向性的管理模式。但是在人才自由流动的今天，“人档分离”已经是一种普遍现象。

(4)人事档案管理缺乏先进性。对人事档案的管理方法，大多数还是局限在传统的“看堆式”管理，基本上没有一套完备的可供使用的高效、稳定的检索工具，严重影响到档案开发利用的速度和服务质量。

(5)不同高校人事档案管理信息化程度发展水平不平衡。由于各所高校对人事档案信息化建设工作重视程度不同，相应投入的人力、物力、财力就有很大差别，从而导致了各高校但是档案信息化发展的不平衡。

(6)基础设施配套不齐备。大多数高校目前没有专门的档案馆，人事档案仍旧是由组织部门和人事部门分管，没有专门的经费用来管理档案，因此很难做到档案管理信息化。

(7)专业的人事档案管理工作人员缺乏。建设一支高素质的高校人事档案管理队伍是高校人事档案工作的重点。但也应该清楚看到，随着现代化科学技术的突飞猛进，人事档案管理技术也在日益提高，传统的纸质档案管理正在向电子档案管理阶段迈进。这就要求档案管理人员要跟上科技发展的步伐，不断加强业务知识以及现代化新技术的学习。

2、高校人事档案管理工作的改进措施

(1)收集教职工的全面信息，做到认真整理鉴别。档案资料收集的全面与否对于档案管理后期工作至关重要。为此，各高校人事档案管理部门应该重视档案资料的来源以及质量，不定期的更新档案材料，使档案材料一直处于最新状态，方便将来利用。同时，根据教职工工作岗位的不同特点，人事档案管理部门还应该注意收集反应教职工个性特征的材料。

(2)学校领导应重视档案工作，帮助档案管理工作人员切实解决各种实际问题，使档案管理工作在学校现代化建设中发挥重要的作用。同时，学校领导也应该经常过问人事档案工作，参与学校档案建设工作，参与研讨人事档案收集工作，不定期的邀请有建设档案信息化工作经验的专家参与到人事档案系统的建设过程中，这样可大大提高效率，也可在日后系统建设中避免很多麻烦。

(3)逐步增加档案信息化建设的投入。高校人事档案管理信息化建设效果不理想，根本原因在于没有足够的资金支持，目前的支持只能靠学校拨款，但这种拨款通常不能一次性投入大量资金，这就导致人事档案管理工作的基础设施建设不完备，或者是没有资金进行后期管理上的维护。所以，对于人事档案信息化建设可以根据各个高校的实际情况，有计划、有步骤地加大投入。首先完善基础设施建设、加强人员培训；其次，对档案材料进行逐渐数字化，这两种方法可以在一定程度上减轻学校的负担，同时也会避免资源的浪费。

(4)人事档案管理工作人员经常参加本行业的业务学习培训，甚至外出学习参观，不断更新专业知识开阔眼界。另外需要让人事档案工作人员充分认识人事档案工作的重要性，工作中要严谨细致，一丝不苟，对每名教职工负责。同时，还要培养档案管理工作人员的服务意识，更好的为学校的教研科研工作服务。

(5)培养人事管理信息学专业人才。构建人事档案信息化过程中，不仅需要工作人员了解传统的档案管理业务，还需要他们掌握计算机知识、网络知识和相应的法律规范等。在配备人事档案管理人员时，要将政治素质好、业务能力强、掌握现代化信息技术的人员补充到档案信息管理队伍中，让其发挥重要作用。

(6)优化管理手段，实现高效管理。逐步建立适应于全国人事档案信息管理的通用数据库，方便查询检索，实现信息资源共享。根据中国国情、高校人事档案特点以及人事档案信息化建设的要求制定一个全国通用的具有特色化、标准化、使用的人事档案信息库，其信息基本内容可以包括人员的基本情况，工作学习经历、职称、职务、工资情况、奖惩情况，道德情况等。

为了加快学校人事档案信息化建设，首先需要从全局角度宣传人事档案管理的重要意义。其次，要整合全校人事档案资源，建立共享机制，针对目前存在问题，调配专业人员进行系统研究，认真听取第一线工作人员的意见，逐步完善本校人事档案管理工作的通用数据库。人事档案管理系统的建立为高校知人用人、人才开发等提供了重要参考依据。建立健全人事档案管理制度，为提高高校人员利用率提供保障。

参考文献

[1]伍丹玉,廖海琳,吴珊娜,彭丽萍.构建高校人事档案管理模式的思考.广西中医学院学报,2010,4:115-116.

[2]关于做好高校人事档案管理利用工作的思考.工会论坛,2010,6:126-127.

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关键词：职业院校 人事档案 收集归档 思考

一、职业院校人事档案收集归档工作的现状

1.对人事档案管理的重要性缺乏理解与重视。一些院校领导、部门及教职工对人事档案管理工作认识存在误区，许多人普遍认为人事档案管理工作就是整理、装盒保管好就行了，没有把它作为学校的一项重要工作而纳入到议事日程，认为与学校的教学科研成果没有关联，也不能创造出经济效益，致使职业院校人事档案在日常工作中成了“说起来重要，用起来必要，忙起来不要”的无足轻重的事情，认为平时只要能应付检查就可以。认识上的不足导致许多人对人事档案的收集和归档缺乏应有的理解与重视。

2.人事档案管理的相关制度欠缺。有些院校缺乏系统、健全的规章制度，对档案的收集、归档时间、归档范围、归档要求等未做出具体的规定，有的虽然制定了制度，但形同虚设，在工作中无法落实，制约了档案管理工作发展的制度化、规范化。

3.人事档案管理人员偏少，专业水平有待提高。随着招生规模的扩大，师资队伍也随之壮大，教职工人事档案数量增多，个人材料进档频繁，工作量增大。但由于重视不够，一些院校很少设置有专职的人事档案管理人员，即使有也往往是没有接受过系统的专业培训。管理人员的偏少和专业素养的欠缺，导致人事档案收集不完整，归档不及时，档案内容不够规范化、科学化，影响了人事档案的建设和管理水平的提高。

4.人事档案电子信息化建设滞后。目前部分职业院校的人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，没有与时俱进地实现人事档案的电子信息化。档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，电子信息化水平较低，档案管理工作无法跟上时代和学校发展的步伐。

5.人才的流动使人档分离现象增多。随着现代社会人才流动的增加，一些单位在招聘人员时，对人事档案没有具体的要求，导致弃档现象增多，加上一些不规范、不合理的流动，人才流动与档案转递不同步，造成人档分离，甚至出现死档。这些问题的出现，势必影响到人事档案的延续性。

二、加强职业院校人事档案收集归档的对策

1.强化教职工的档案意识。更新思想观念，强化教职工的档案意识，是做好人事档案工作的前提和保障。针对目前教职工人事档案意识淡漠的现状，必须更新思想观念，进一步加大档案宣传力度，提高大家的档案意识，使院校人事档案的收集和归档工作能及时有效地开展。

2.完善人事档案管理制度。人事档案的收集归档工作琐碎而繁杂，需要有一定的制度来制约，只有不断完善人事档案管理制度，加强人事档案材料收集、归档和转进转出档案的管理，才能保证人事档案的收集和归档做到及时、完整、科学准确。

3.打造高素质的人事档案管理人才队伍。现代化的档案管理工作不仅要精通专业知识，还要熟悉相关的计算机和管理知识。抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关键。因此，一方面学校应加强人事档案管理人才队伍的专业培训，吸纳各方人才，以提高学校人事档案的管理水平。另一方面在职的人事档案管理人员也应增强责任心，认真审核收集档案材料，及时追补缺漏材料，不断补充新的资料，杜绝伪造的人事档案材料入档。档案人员主动与校内各部门联系，保证归档材料齐全完整。同时注意科研材料的收集，确保人事档案的真实性、动态性、完整性和科学性。而且应积极主动学习档案学、管理学和计算机方面的知识，提高自己的综合素质，努力提高学校的档案管理水平。

4.推进人事档案管理信息化建设。利用计算机等先进设备来管理人事档案，可有效提高档案管理效率。因此，人事档案的收集和归档应改变过去单纯纸质档案的传统管理方式，利用电脑进行人事档案的动态管理，建立人事档案数据库系统，实现人事档案数据化、信息化。

5.规范流动人员人事档案管理。要解决人档分离这个问题，关键在于建立一个有利于人才流动的人事档案转递和补充更新的长态机制，规范对人才流动模式的管理，利用计算机技术对流动人员人事档案进行管理，建立人才业绩跟踪系统，始终保持流动人员人事档案内容具有延续性。如此才有助于人才流动与档案转递的同步，避免人档分离。

总之，职业院校全员应提高人事档案认识，人事档案部门应完善管理制度，加强人事档案管理人才队伍建设，积极推进人事档案管理信息化建设，把人事档案管理工作融入日常工作，才能使职业院校人事档案管理工作与时俱进，提高职业院校人事档案的质量和利用水平，为学校的发展提供更优质服务。

参考文献

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【摘要】本文分析了高校人力资源管理中人事档案管理的重要作用，阐述了目前高校人事档案管理中存在的问题，提出了优化高校人事档案管理的措施，旨在优化高校人事档案管理活动，促进高校人力资源开发与管理的科学化发展。

【关键词】人事档案管理 高校人力资源管理 作用

一、高校人力资源管理中人事档案管理的作用

作为高校人力资源管理的重要组成部分，人事档案管理为人力资源管理活动的有效开展提供了信息基础。人事档案是个人工作、学习情况及德才表现的集中反映，高校的人事档案由其人力资源管理部门集中收集与保管，以便后期的查阅及使用。人事档案管理在高校人力资源管理中具有重要意义。

（一）反映了学校人事关系的变更

当学校的教职工出现工作的变动时，其人事档案也会发生相应的变化，流动人员的工资待遇等主要依据人事档案来实现变动。因此，人事档案是学校人事关系变更的凭证。在人事档案丢失或者不完整时，流动人员的工作调动会受到相应的影响。

（二）人事档案为高校人力资源管理提供信息依据

人事档案是高校进行人事决策、实现人力资源开发及利用、保证制度使用的重要依据。首先，随着经济及技术的发展，现代社会强调管理工作的重要性，高校人力资源管理工作的有效开展，必须要以其人事档案提供的信息为依据，而人事档案信息主要包括个人的履历材料、政审材料、党团材料、奖励处分材料及考核考察材料等，是对一个人高中开始成长阶段的知识水平及德才表现的详细记录，是反映一个人情况最原始的材料，其具有很强的真实性及可靠性。高校人力资源管理部门在人员录用过程中，会通过人事档案提供的完整的背景材料来进行选择，人事档案是管理者了解员工，初步评价员工的重要依据。

其次，高校人力资源管理部门在制定各项规章制度的过程中，为了保证人事管理制度更加的人性化，满足员工的实际需求，会结合其人事档案，在全面了解员工特点的基础上制定出符合学校发展要求的人事档案管理制度，

最后，在高校人力资源开发与管理过程中，高校管理层如何实现人力资源的优化配置，实现教职工在其最合适的工作岗位上发挥作用，保证教职工的高效工作及不断创新，为此，人力资源管理工作人员需要详细了解教职工的人事档案，在了解个人的基础上实现最佳的岗位配置，优化高校的人力资源管理及开发活动。

二、当前高校人事档案管理中存在的问题及改进策略

（一）存在的问题

（1）人事档案中存在虚假信息。由于个人或者是相关人员在填写人事档案信息过程中填写了虚假的信息，造成人事档案中不实信息存在。人事档案的管理人员在人事信息的收集过程中也会造成信息偏差的出现，部分人事管理相关工作人员为了个人利益，主观上的错误也会造成虚假人事信息的存在。决策者依据错误的信息所做的决定，不利于人力资源的合理配置。由于错误信息下教职工成长环境的公平性丧失，其工作的主动性及积极性会降低，由于教师不良情绪的存在，影响了课堂教学的效率，不利于高校教学质量的提升。

（2）人事档案管理的简单雷同化发展。人事档案信息在内容及形式上大同小异，人事档案管理工作是一项机械化的枯燥工作，人事档案管理模式的雷同使得高校在人力资源开发与管理过程中对人事档案资料的利用率下降，人事档案信息失去了相应的参考价值。现代人事档案管理应注重人文特色，鉴于人事档案管理较强的保密性，高校应进行检索工具的研发，方便管理者查阅有特色的重点档案。

（3）人事档案管理中个人材料分散。由于高校人事档案管理工作不够细致，造成部分人员材料分散，破坏了人事档案的有机整体，人力资源的效力下降。在人事n案资料的收集环节，部分个人的材料散落，有的丢失，有的在个人手中，有的在使用过程中遗落其他部门，高校人事档案子资料整体不齐全，降低了高效人力资源管理的效率。

（二）改进措施

（1）注重人事档案信息的收集。高校人事档案资料的收集是人事档案管理的基础，人事档案的价值很大程度上取决于档案中信息资源的质量及内容，人事档案信息收集工作的改进，有利于高效人力资源管理与开发工作的开展。通过全面的收集人事档案信息，高校的人事档案资源才会实现其价值。

（2）实现人事档案管理的信息化。现代信息技术的不断发展，推动了人事档案管理的信息化发展，而现代人力资源管理也具有信息化的明显特征。在传统的人事档案管理模式下，人事档案管理主要依靠纸质档案及档案室进行管理，常会出现人为操作失误，档案管理工作效率低，重复率高。高校在人事档案实践活动中，应利用现代信息技术进行档案资料的保存及检索，实现人事档案资料的数据化处理。通过建设现代化的人事档案信息管理系统，高校人力资源管理人员可通过相关数据的分析，对学校的人力资源结构及需求进行分析，为学校的人力资源管理与开发提供数据支持。

（3）实现人事档案管理工作的制度化发展。为保证人事档案信息的完整性，高校应建立完善的人事档案管理制度化体系，由于档案管理人员档案资料管理的意识淡薄，在人事档案资料的收集过程中存在认为失误，不利于个人档案信息的收集，应通过建立完善的认识档案管理制度，规范档案管理人员的工作，实现高校档案管理工作的高效开展。

（4）提高人事档案管理工作的水平。在传统的人事档案管理工作中，人力归档、手工操作的方式下人事档案管理的水平不高，加上人事档案材料的多而复杂化，造成高校人事档案管理工作出现错误的概率极高，随着信息技术的发展，自动化、智能化是未来人事档案管理工作的必然发展趋势，高校人力资源开发与管理工作也必须实现信息化、智能化的发展趋势，高校人事档案管理工作水平的提升，是高校人力资源开发与管理水平不断提升的基础与前提。

三、总结

作为高校人力资源开发与管理的重要组成部分，人事档案管理是实现人力资源开发与管理的基础，人事档案资料的合理利用，是高校人力资源管理人员优化人力资源配置的基础，应不断引入现代先进的信息技术，实现人事档案管理的自动化、智能化发展。通过合理的人力资源开发与管理实现高校人力资源的最优配置。

参考文献：