合同档案管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇合同档案管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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关键词：企业合同；合同档案；档案管理

Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在现今社会大环境下，企业为了维护自身的权益，都越来越重视合同的签订。合同作为维系市场秩序和社会关系的重要纽带，不仅成为了企业进行经济活动的重要文件，也是解决各种事务纠纷的重要凭证①。正因如此，注重企业合同档案的管理，发挥其在现代企业管理体制下的作用，就显得尤为重要。据此，本文根据合同建立的必要性，结合目前企业合同管理中存在的问题对企业合同档案的管理进行阐述。

2 企业合同档案建立的必要性

企业合同是指该企业合同承办部门为了实现某种经济目的，依照合同法及其有关法规和规定，代表该企业与平等民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利与义务关系的书面协议。企业合同档案是企业在经济活动中为合同的签订、履行、终止而形成的、作为原始记录保存起来，以备查考利用的文件材料②。提高企业合同档案管理水平，保证合同档案的完整性及保密性，有利于保障企业合法权益，防范法律风险。作为一家核电企业集团下的二级子公司，涉及的合同大多数是以核电技术服务合同为主，与核电厂的运行和服务工作都密切相关。因此，做好本企业的合同档案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部环境的影响

随着经济的迅速发展，全球大环境日新月异，市场竞争力的日益增强，近年来，国家提倡大力发展核电，对本企业的发展势必带来重大影响。国家引进、消化、吸收AP1000和发展CAP1400第三代核电，作为承载着第三代核电任务的本企业，管理层在顺应时展潮流，尊重客观规律，增强法制法律观念，处理国际关系时，需要取长补短，汲取精髓，遵循规则，增加自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益， 在生产经营，提供技术服务时会签订许多合同协议。众多的合同文本需要保存， 势必会产生合同档案， 因此，企业需建立完善科学的合同档案管理机制③。

2.2 内部发展的需求

企业每一项经济活动都离不开合同的签订，合同是由签约双方或数方根据国家法律和行政法规，遵循平等互利、协商一致的原则，为实现一定的经济目的和明确相互间的权利义务而订立的一种契约，它只适用于合同当事人，对合同当事人之外的任何单位和个人都不具有约束力，也不受任何限制④。本企业的合同主要以技g服务为主，当然也有采购合同，租赁合同、劳动合同等其他合同种类。不论是哪类合同，一旦出现任何纠纷或问题，当事方都需要通过利用合同档案进行处理和解决。为此企业要发展，要保持稳定，遵照合同规章履行相应条款，必须要建立合同管理办法⑤。

3 企业合同档案管理中存在的问题

3.1 合同收集归档不及时

目前，企业合同中技术服务合同是由负责商务活动的部门进行管理，而采购合同是由业务需求部门自行负责。基本上，合同审批流程是由合同承办人负责，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。这样，合同文件管理就相对比较分散，且在走流程时所花的时间不确定，周期长短不一，易出现文件遗失或保管不全等现象，从而导致后期合同文件收集归档就比较困难。企业合同归档是是由合同管理部门按年度向档案部门进行移交的，但往往移交归档不及时，甚至发生两年后才归档的情况出现。

3.2 合同档案的管理不规范

现国家对合同档案的管理没有制定专门的管理规范和办法，也就是说，对企业的合同档案的管理缺乏相应宏观性的依据文件和具有指导性的工作指南。企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等没有形成明确的规章制度，企业现仅对合同文本进行了管理，而且归档的合同文本也是各式各样，有正本，有副本，还有的加盖了印花税，究竟应该归档哪个文本，没有明确的说法。至于与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、要约书、意向书、承诺书、担保书、抵（质）押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，尚未进行收集整理归档，也就是合同档案的完整性还远远不够。

3.3 合同档案质量有待加强

现阶段，企业对文件的管理没有专门的机构进行把控，虽然企业有设置质量管理机构，但其职责并不对企业的文件模板、格式、内容进行负责。部门里设置的质量工程师岗位，是兼职身份，而且其职责范围和工作要求企业没有文件对岗位进行明确描述。所以，部门里形成的文件，有的是五花八T，书写不规范、格式不齐全，合同编号出现重复等现象，也使得合同文本生成质量大打折扣。

4 深化企业合同档案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同档案管理制度

企业合同档案管理是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障，也是当事人重要的法律凭证⑥。企业根据档案相关规定，需制定一套与本企业相符合的合同档案管理办法和实施细则，构建和完善企业档案管理体系，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理规定需明确合同文本格式、所包含附件清单、合同编号原则和合同档案归档范围、合同档案归档要求等，以保证企业合同档案收集完整性、规范性和准确性。

按照国家对档案工作实行“统一领导、统一管理”的基本原则，把合同档案纳入到综合档案管理的轨道，实行集中统一管理⑦。合同档案不仅是合同管理活动的原始记录和凭证，更是企业的宝贵财富，是体现企业技术水平、经济实力、资质、信誉的有力证明和充分反映。通过建章立制，使合同档案管理有章可循，有据可依，明确合同档案收集范围、归档要求、提供利用等要求，使之成为企业文档管理体系中重要组成部分，不断完善规范。

4.2 规范企业合同档案科学管理

现企业里的合同档案是作为企业档案中的一个专门的独立类别来管理，对已要求归档的合同文本要加强质量把控，明确文本格式和归档符合规范要求外，还需要加强管控合同前期谈判文件，审批文件等一系列与合同有关的附属内容，以确保合同档案的成套性、内容完整性和准确性。

在需要得到企业领导大力支持时，档案部门也要因地制宜采取有效措施，确保合同档案的齐全完整规范，并能有效利用，使管理层认识到企业合同档案的重要性。在实际工作中，若在发生事务纠纷或问题时，通过利用合同档案时，使其合同档案的特性能充分发挥出来，能为企业在维护自身权益时起到关键性的重要作用，也就能让领导管理层体会到合同档案管理好坏所带来的意义和结果会大不相同。为此，需要企业档案管理部门对合同档案的整理、保管和利用等规范化，有明确的管理要求和保障措施，以便需要时，能准确、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建设，提升合同档案管理的网络化和信息化水平

“信息的价值正在于传播，而不在于储藏。”在信息化快速发展的今天，通过档案信息化建设，把分散的信息以信息化的形式存储起来，实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、档案利用网络化、使信息接收、传递、存储和利用一体化。以这种标准化的方式进行管理，利用网络连接手段提高资源利用率，实现信息资源共享。同样，在企业合同管理工作中，采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作都实现网络平台的在线处理和管理，完成实现合同管理一体化的目标，保证合同档案信息的齐全、准确，也有利于合理开发和利用合同档案⑨。

企业在办公平台上纳入了合同管理系统，从合同准备、订立、执行和合同关闭等都实现了文件追踪查询，但其基础信息录入还待加强，合同变更或取消后，引起的一系列变化，都要进行更改；另外，对纸质文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加强宣传，树立档案意识和法律意识

近年来，企业加大了对部门兼职文档员和档案人员的培训力度，但对企业合同档案方面的培训相对比较少，争取在今后的工作中，增加合同档案方面的培训。一方面可以让大家了解合同档案的重要意义，掌握相关的法律知识和签约技巧，增强企业经营合同档案管理人员的合同法律意识与工作责任感；另一方面加强业务部门经办人员的档案意识和法律意识，为企业合同档案的管理奠定良好的基础。除此之外，努力推进档案宣传的常态化，将宣传渗透到日常工作中。

4.5 处理好合同档案利用与保密的关系

《合同法》规定：当事人在订立合同中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正当地使用该商业秘密给对方造成损失，应当承担损害赔偿责任。许多合同档案不可避免地会涉及当事人的一些重要机密，如商业秘密、技术秘密、资金秘密，对合同档案中这些信息，要根据法律法规或交易规则，自觉遵守保密原则，严格履行合同档案利用的审批权限和正确界定合同档案的利用范围，在此基础上大力开发合同档案资源，服务于企业的各项工作⑩。

5 结束语

在经济快速发展的新背景下，合同管理有助于信用档案体系的形成和完善。加强重视企业合同档案管理，建立完善的管理机制，增强企业经营合同管理人员的效率意识和效益意识，才能有效提高企业经验合同档案的管理水平，最终提升企业业务纠纷法律抗风险能力。如果纠纷一旦发生，我们可以及时运用合同档案记载的内容和原始依据，依法维护企业的合法权益，将企业发展壮大。

参考文献

[1]沈红 《刍议合同档案管理》科技与企业 2013（06）

[2]《中华人民共和国合同法》

[3]卢丽云 《刍议合同档案管理工作中问题和改进措施》 企业文化 2014（04）

[4]李玮 《企业合同档案管理问题浅析》 黑龙江档案 2013（01））

[5]蔡夏 罗 玛 《论企业的合同管理》 知识经济 2012（09）

[6]周颖 《加强合同档案管理 更好地为企业服务》兰台世界 2009 （08）

[7]中华人民共和国DA/T42-2009，企业档案工作规范 [S]. 国家档案局

[8]陈健静 李珉俊 《关于企业合同档案精益化管理问题与分析》商情 2012（32）

[9]樊抒婷 《论档案信息化建设》 长安学刊 2010年第1卷第1期

[10]袁俊玲 《关于合同档案管理的若干思考》 山东档案 2000（04）

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关键词：合同备份；档案管理；工程管理；创新

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、建筑工程管理中创新模式的发展及应用

1.1 建筑企业工程管理的创新观念

时代的发展，科技的进步推动了建筑行业的高速发展，为了顺应时展的潮流，建筑企业就应不断改革创新管理模式，采用最新的项目管理体制，确定现代化的项目管理目标，包括质量管理、成本管理、进度管理、安全管理四大目标[1]。管理过程中应该充分落实合同中的条款，确保四大管理目标得以实现，并且通过先进的项目管理思想合理的协调好四个目标之间的关系，可以通过集成管理、范围管理来进行，并借助网络计划技术、挣值法等来进行控制。目前天津市在进行建筑工程管理时已经开始使用项目管理技术来进行有效的控制，并取得了显著效果。

2.2 不断创新建筑企业管理体制

为了提高企业的核心竞争力，采用科学的工程管理方法，并且在项目管理过程中应该建立明确的责任制度。合理协调工程各利益相关方之间的关系，不断深化改革传统的管理模式中的不足之处，不断使用先进的、创新性的管理模式。除此之外，建筑企业还应加强合同管理和企业内部管理，采用SWOT分析法来提高企业自身的核心竞争力[2]。通过管理模式的创新来提高建筑企业的核心竞争力，降低工程成本、提高工程质量、缩短工期、降低风险。

2.3 建筑企业的技术创新管理

科学技术的不断发展推动了建筑施工技术的改革创新，建筑企业为了更好地进行工程管理，就应不断推进信息化管理模式来不断提高企业的工程管理效率和质量。目前，天津市的许多建筑企业已经开始使用project软件、梦龙软件等信息技术来进行项目管理。因此，建筑企业应该大力使用先进的网络技术和信息技术来促进建筑工程的信息化管理。这就要求建筑工程管理人员应不断加强学习，在提高技术能力、管理能力的同时应注意信息技术、管理软件的学习，不断提高建筑工程的信息化管理。

二、建筑工程合同档案管理

2.1、提高合同档案管理的重视程度

为了进一步提高建筑工程合同档案的应用效果，首先应该提高领导的重视程度，不断加强合同档案管理意识。这就要求单位各部门的领导不断强化自身的合同档案意识，提高对合同档案管理重要意义的认识程度。并且要求合同档案管理部门认真做好合同档案的归档工作，并将合同档案的归档工作视为首要工作，为建筑工程合同档案管理工作提供良好的条件，不断激发合同档案管理人员的工作热情和责任意识。并将合同档案管理工作提上日程，定期开展汇报工作，从根源上解决在城建合同档案管理工作中遇到的问题[3]。实际工作中，要对合同档案工作做出近期和远期的工作任务，并制定工作计划。

2.2、配备专业的合同档案人员

为了提高合同档案管理效率，应该配备专职的合同档案人员，创建一支专业化、职业化的合同档案管理团队。建立一支高素质水平、高技术水平、高素质职业修养的合同档案管理团队。与此同时，单位领导应该鼓励合同档案人员勤勉务实的精神，为建筑工程创建一支强有力的合同档案管理队伍。我们应当加强对合同档案管理部门专职人员的培训工作。让之有充分的机会学习党和政府部门制定的有关政策与规定、系统的学习合同档案管理工作的方式方法、充分掌握相关的法律法规，以此来提高城建合同档案管理人员的工作水平。用知识与理论来充实自己、提高自己，开阔思维，适应新世纪社会对合同档案管理人员的高要求。在学习知识的同时，也应该培养工作人员吃苦耐劳、乐于奉献、严于律己、认真工作、保守秘密的优良品质。

2.3、 加强对兼职人员的培训和绩效考核

单位应该定期对合同档案兼职人员进行专业培训和教育，确保兼职人员具备合同档案工作的专业技能，并且能够将这些技能运用到合同档案工作中。兼职人员在接管合同档案工作之前应和之前的合同档案工作人员做好交接。除此之外，还应该建立健全责任制度和竞争机制，确保合同档案管理部门充满活力，可以通过建立考核绩效制度来进行，逐步提高合同档案管理人员的工作积极性和创造力。

2.4、为合同档案管理工作提供必要的物质基础

财务部门应将合同档案部门所需经费列入到单位的财务计划中，并将其落实到实处。其次，单位应该抓住拆迁机会，通过合同档案管理来加强硬件设施的配备，将合同档案整理过程中的合同档案库房、阅档室、办公室分离开来，并且在城建合同档案管理部门的城建合同档案库房配置防盗门窗、加湿器、去湿机等硬件设施，从这些方面来落实合同档案的管理工作。

2.5、提高合同档案管理工作的现代化水平

城建合同档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代合同档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对城建合同档案实行动态化管理和维护，开发研制城建合同档案管理软件，建立数字合同档案和多媒体合同档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

2.6、 加强对建筑工程业科技合同档案的开发和利用工作

加强对建筑工程业科技合同档案的开发和利用工作是建筑工程业合同档案管理工作的关键环节，可以确保建筑工程业合同档案发挥其重要作用。可以通过配备专职合同档案管理人员并为建筑工程业科技合同档案提供必要的条件，就能不断开发科技合同档案的重要内容，并且通过不断的积累经验，更好进行建筑工程科技合同档案的开发和利用。

2.7、 加快合同档案信息化建设步伐

信息技术的不断发展为建筑工程业合同档案的信息化建设提供了坚实的基础。建筑工程合同档案管理应不断引进先进的合同档案信息资源，建立健全合同档案的科学创新管理机制，并将计算机信息技术应用到建筑工程业合同档案管理工作中，用于合同档案的整理、归档、检索、信息的共享等，建立完善的建筑工程业数据库。

三、合同管理

为了确保建筑工程的顺利展开，目前在进行项目管理过程中不断加大合同管理力度，并将合同管理作为其他项目管理的核心环节[4]。天津市紧跟先进的工程管理发展潮流，不断创新完善合同管理，逐步实现科学化、现代化的工程管理。合同管理是一项具有复杂性、动态性的系统工程，因此在合同管理过程中不应该进行程序化管理，而应该讲究管理艺术，注重管理方式、沟通技巧，采用合适的方式方法来进行合同管理。目前，已经产生了先进的合同管理软件，在进行合同管理时应不断推广使用合同管理软件，促进工程管理的现代化水平。

合同管理贯穿建筑工程管理的全过程，在合同管理的收尾阶段应认真收集、整理、分类、登记、保存、编号、装订和归档备案，确保合同管理的科学性和规范性。除此之外，还应对合同的履行情况进行认真的分析评价，不断总结教训、积累经验，为更好地进行今后的工程管理奠定基础，不断提高合同管理的现代化、信息化水平。

结束语：文章中笔者结合多年的工作经验，对天津市建筑企业的工程管理的创新发展进行了简要的介绍，并对合同管理以及档案管理进行了分析介绍。如有不足之处，望大家批判指正！

参考文献：

[1]李江,赵奕磊,石志超,王媛媛,荆杨轶.建筑工程管理中创新模式的应用及发展分析[J].中国建材科技,2013,03:153-154.

[2]向大强.谈我国建筑业在市场全球化条件下的发展战略[J].山西建筑,2005,01:123-124.

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【关键词】合同档案；规范化法

人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的，明确了协议双方各自的权利和义务，以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件，称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证，是重要的民生档案。随着市场经济的发展，规范的交易行为促生了越来越多的合同，对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。

一、合同档案建立的必要性

著名法学家庞德有一句名言：“商业时代的财富，大部分是由合同构成的”。首先，企业应当建立合同档案管理制度的主要因素，是受到国家经济快速发展，以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下，企业管理者须顺应时展潮流，增强法制观念，积极参与到国际大平台中，与其他企业进行各种合作，取长补短，提高自身发展实力。但合作的同时，双方为了维护自身合法利益，在生产经营的过程中就要签订合同和协议，对同一类的合同文件进行管理，必然出现一系列合同档案，对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径，因此，企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外，企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范，当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决，所以，合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。

二、合同档案管理工作主要内容

（一）合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作，主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律，有些合同的履行时间较短，在几天左右就可以履行完合同约定内容；有的合同履行时间较长，如重大项目建设工程类合同，通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间，决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握，不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案，其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料，要齐全完整。主要包括三个方面：合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式，要从源头保证合同收集的齐全和完整。（二）合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类，现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理，不过不同企业单位中的分类方法各不相同，有的为合同档案设立了单独门类，并在系统中设置了档案模块，有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值，不同合同档案的保管期限划分标准不同，如文书类档案是永久、30年、15年；科技档案是永久、长期和短期。另外，合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后，要按照一定的顺序将其列入合同档案中，确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时，因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后，要对其进行编号以方便查阅，另外，合同的签订往往涉及多方，需责任者在合同档案上签字明确责任人，最后还要注明合同档案成立日期。

三、合同档案的规范化管理改进建议

（一）解决合同收集难的建议。《合同法》第32条：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此，签字和盖章是档案收集管理的关键点，公司可以在盖章时就对合同进行编号，方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单，审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息，审批单应该一式三联，在订立合同以后，第一联和合同一起到档案部门归档；第二联交给财务部门作为记账凭证；第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程，使档案收集过程更加严谨。（二）管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理，加强管理者的管理意识。第一，要做好档案管理的宣传工作；第二，加强对合同保管员的培训工作，增强其合同保管相关理论和责任意识；第三，要加强全公司对合同管理制度的认知，查阅要制度化，以免合同丢失或损坏，否则将追究负责人的责任，并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时，责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。（三）提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术，有助于对项目相关材料的收集和整理，把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理，不仅有利于合同需要人及时查阅，也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作，加大信息管理意识，营造良好的信息管理氛围。

四、结语

在合同档案管理中，还存在着很多急需解决的问题，这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质，还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责，充分认识到合同档案建立的必要性，从而采取有效措施，实现对合同档案的规范化管理。

【参考文献】

[1]姚雪琴.浅述企业合同档案管理工作[J].办公室业务,2011(S1):104.

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一、交通工程合同档案管理的基本情况和存在的问题

随着交通公路工程建设的发展，相应的合同管理工作也犹为重要。近两年，我局对此也非常重视，特制定了《交通重点工程合同管理办法》，以加强合同的管理。但合同档案管理作为合同管理的组成部分，还存在着诸多问题。

（一）合同附件的流失

业务部门没有把合同档案工作纳入部门职责范围内，导致部分合同附件信息的流失，比如，有些土方运输合同的后续管理因为没有责任到人而出现断签或漏签，因而合同在实际履行过程中因为没有制度的约束而重复付款，造成了不必要的经济损失。

（二）合同原始资料不全

在日常活动中形成的大量合同附件档案均分散保存，散失情况比较多。主要表现在，业务部门合同档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接导致了合同档案信息的部分流失。

（三）管理比较混乱。虽然建立了相关的合同管理制度，但只着重于合同的签署过程中的管理，而疏忽了对合同档案的管理，也没有建立合同档案的借阅制度。

（四）管理人员职责不明确。今年我们共整理出各类工程合同资料780份，其合同资料的年度跨越之大令人瞠目，最早的签属日期为1988年，显而易见，资料管理员把自已只看作了一个大仓库，合同来一份接一份，而并没有把它们分门别类进行妥善管理，就一个年度产生了多少份合同，管理人员也说不清楚。

二、解决交通工程合同档案管理存在问题的具体办法

为进一步加强工程合同及工程档案管理工作，提高合同的科学化、高效化，确保施工工程和基他项目的资料齐全、完善、正确，我们的具体做法是建立健全合同档案管理制度。根据《交通重点工程合同管理办法》，结合交通工程实际情况和工程合同档案的管理现状，今年年初，我局特制定并印发了《合同管理补充规定》，建立了一套合同管理体系。整个合同管理的系统结构和流转程度一目了然，所涉及到的对象、职能科室、参与人员环环相扣，职责明确。

（一）合同管理科室及人员

合同管理科室：项目牵头科室、工程科、监察室、法规科、安全科、财审科、办公室、局综合档案室。工程合同由工程科扎口管理，其他合同由办公室扎口管理，监察室参与所有合同的全过程。

合同管理小组：党组副书记、纪检组长、总工、项目分管领导、项目牵头科室负责人、工程科长、监察室主任、法规科长、工程安全管理人员、财审科长。总工总负责，并负责正式合同签订工作。

（二）合同流转职责

1、“工程谈判”由党组副书记牵头，纪检组长、总工、项目分管领导配合，项目牵头科室、工程科、监察室人员参与。

2、“工程意向协议”由党组副书记牵头，项目分管领导、牵头科室人参与。

3、“申请立项”由总工牵头，项目牵头科室人员办理手续，办公定规定起草申请文稿。

4、“工程招标”由纪检组长牵头，项目牵头科室、工程科、监察室人员参与。

5、“起草合同草案”由项目牵头科室人员负责，经项目分管领导审阅。

6、“合同草案征求对方意见”由项目牵头科室人员负责，经项目分管领导审阅。

7、合同草案开始流转后，分别由项目牵头科室负责人、项目分管领导、工程科科长、工程安全管理人员、法规科科长、财审科科长、监察室主任、纪检组长、总工、局主要审阅、签署意见。要写明“同意”或“不同意”。若不同意，要写明理由；若修改的，写修改条款和内容，并签上审阅人姓名、审阅日期。

8、审阅人的“不同意”或修改意见，由项目牵头科室人员汇总后再从流转程序第一道，即“项目牵头科室负责人’开始流转。

9、如果合同草案流转过程中意见不统一，由总工牵头，流转环节各审阅人参与，集中商定。

10、”签订正式合同“由总工负责、办公室配合。合同正式签订时，要向对方讲清合同草案是否修改、修改了哪些内容。若合同双方意见不一致，由总工召集相关人员共同阅览室。

11、正式合同一式8份，由办公室负责分别送达合同对方4份，工程科、财审科各1份，局综合档案室2份。工程科、财审科、资料档案要妥善保管好正式合同。同时综合档案室要及时分类、归档。

12、合同草案流转程序中，流转到哪一个环节，该环节审阅人原则上立即审阅批示，特殊情况不超过一个工作日。

13、办公室指定专人对合同草案和正式合同进行传递、收缴、登记。登记的内容为流转到审阅人时的时间、审阅时间，同时审阅人要在登记薄上签字。

14、项目牵头科室指定专人负责合同草案的起草、修改意见汇总工作。

15、监察室要全程监督合同的管理，特别对合同草案流转过程进行经常性的监督检查，确保合同高质量、快速度签订完成。

（四）合同管理失职处理

涉及合同管理的所有科室和人员，要按《交通重点工程合同管理办法》和补充规定，认真做好相关工作。如因工作不负责任、粗心大意而造成合同错误、合同缺失、合同延误，将按照责任追究制度进行责任追究。

（五）合同档案的整理

局综合档案室做为合同资料流转的最后一道环节，如何把它们及时整理、分类、归档好，也是一项艰巨的任务。具体做法是：

1、工程合同档案的分类。根据工程合同档案的特点，结合工程项目性质进行分类，具体分为：勘察设计合同、技术合同、重点工程道路、桥梁施工合同、道路养护改善合同、农路农桥施工合同、监理合同、绿化合同、拆迁合同、土地租用合同、土方合同合同、交通标志标线合同、路灯合同、供货合同、招标合同等。

2、工程合同档案的编号。以时间结合项目名称进行排序编号。

3、工程合同档案的存放。根据合同档案的分类编号，分别把它们装盒，专柜存放，以确保合同档案的安全。

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[关键词]医疗单位；编外人员；档案管理

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）27-0353-01

目前，因受事业编制人数的限制，许多医院聘用了编制外护士及后勤人员，这部分人员即原先所称的“临时工”。2008 年 1 月1 日，《中华人民共和国劳动合同法》正式施行，该法第十条规定：“建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。”要求用人单位与职工全面实行劳动合同制度，用工一个月，就必须签订书面合同。用人单位临时性用工也应与劳动者签订劳动合同，缴纳各种社会保险，享受有关的福利待遇。编外人员“临时工”的称谓已被“合同制职工”所代替，《劳动合同法》的实施，对医院编外人员的人事档案管理提出了新的要求。

档案部门作为医院信息收集和整理的重要情报服务部门，也应该紧跟社会发展需要，对档案工作做相应的调整，特别是应加强对合同档案的管理。因为根据新法的规定可以看出，合同档案管理的好坏不仅将直接影响到劳动力使用成本，进而影响医院的效益；而且它的收集、保管和提供利用，对维护医院及员工的合法权益，促进医院的健康发展也具有重要意义。

1 人事档案的作用

人事档案是个人经历、学历情况、专业技术资格情况、思想政治情况、家庭社会关系、工作能力、工作业绩情况、奖惩睛况等方面的记录，真实反映了个人自然情况及个人参与社会活动的情况。在人们的工作生活中，档案可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是其人生经历的记录，是用人单位掌握员工信息非常重要的载体，也是用人单位选人、用人、育人、留人的重要依据。

在现代劳动用工管理中，人事档案的作用包括：人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚育状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为员工代办申报职称；根据档案确定退体年龄，核定退体待遇；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退体年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等。如果档案材料不全，就会极大地影响个人上述手续的办理。

2 医院编外人员人事档案现状

（1）未建立个人人事档案。由于历史的原因，以前医院的用工模式大体上可分为两种，一种是正式在编职工，即国家统一分配的大中专毕业生或劳动人事部门统一招用的正式职工。这些人员的特点是工资、劳保福利等各种待遇都按照国家规定的标准发放，人事档案也由本单位或上级主管部门统―管理。另一种是编外人员（临时工），他们不纳入事业单位正式编制，他们中的多数人初始学历相对偏低，没有固定的单位，更没有建立起个人档案。单位对他们的管理只限于你干活我发工资，有的也不签劳动合同，对他们的使用仅限于一定时期，造成了人才资源的浪费。

（2）档案材料不及时、不完整。随着档案法规的宣传和档案利用价值的不断显现，一部分编外人员的档案意识逐渐加强。现在的编外护士一般受过中高等教育，有的把档案放在人才交流中心，但的档案得不到开发和充分利用，而工作后形成的档案材料也不能及时收集、补充、归档，此种情况不但违背了人事档案现实性、真实性、动态性、权威性等特点，而且这些档案放在人才交流中心根本无法利用，它的价值也就无法体现。

（3）档案管理部门对编外人员的人事档案重视不够。档案管理部门对编外人员的人事档案重视不够。在实际工作中，一些领导对人事档案工作不予重视。实际上从 2008 年 1 月 1 日起就没有正式工和临时工之说。因此，要尽快为这部分人建立起人事档案以适应新的用工制度。

（4）劳资纠纷缺少有效凭证。基于上述的情况，医院编制外聘用人员的档案管理均显得过于简化，通常仅建立编外人员的基本信息与岗位信息。同时，由于编制外聘用人员工作周期较短，在对其档案材料的录入、收集、整理、归档等各个环节简化，流程不规范，造成材料残缺，一旦发生劳资纠纷，缺少有效凭证，在维权中不能发挥人事档案应有的依据和凭证作用。

3 改进措施

（1）转变观念，建立统一的人事档案管理制度。《劳动合同法》施行后，编外合同制职工和在编职工享有同等的劳动权利，他们在工作条件、休息休假、社会保险、劳动保护、职业危害防护、安全生产状况、劳动报酬等方面与国家正式职工享有同等的权利，充分利用他们的才能和发挥他们在医疗、后勤保障战线上的作用具有十分重要的意义。

因此，档案管理部门和人事部门应该提高认识、转变观念，建立统一的人事档案管理制度，参照原正式在编职工人事档案管理的要求，把编外合同制人员的档案建好、管好、用好，充分开发档案信息资源，通过查档了解他们的过去、观察他们的现在，就可以合理使用人才，充分发挥他们的作用。假如出现劳动纠纷，就可以以档案中的原始材料为依据，保护用人单位和劳动者各自的合法权益。

（2）结合用工特点，新增“合同、社保、福利”材料。《劳动合同法》与原劳动法的一个明显差异在于编制外聘用人员是否享受社会保险、福利待遇，因此要结合合同制职工的用工特点，扩大档案材料搜集内容，吸收个人缴纳社会保险、医疗保险、社会职业资格、劳动合同等材料，以完整记录该人员的相关情况，做到有据可查.

（3）规范合同的续签和终止手续，及时转递档案。医院人事科要严格按照《劳动合同法》要求，规范办理劳动合同的续签和终止手续，对已解除或者终止劳动合同的人员档案要及时转递。为了确保编外人员人事档案转递的及时与安全，档案管理部门应该加强档案的转递和收集整理工作，严格按照有关规定，完备登记、注销、转移手续。一定要动态地随劳动合同的续约或终止及时地确立人事档案归属。

《劳动合同法》的实施对档案工作提出了新的要求，编外合同制职工的人事档案在用人单位及职工维权中的作用日益明显。进一步做好人事档案的管理与服务工作，使档案服务在构建和谐社会的伟大实践中发挥更大的作用是每一位人事档案管理人员责无旁贷的使命。

结束语

人事档案部门作为信息收集和整理的重要情报服务部门， 也应该紧跟社会发展需要， 对档案工作做相应的调整，特别是应加强对合同档案的管理。因为根据新法的规定可以看出， 合同档案管理的好坏不仅将直接影响到劳动力使用成本，进而影响到经济与社会效益；而且它的收集、保管和提供利用，对维护员工的合法权益， 尤其是对于编外人员人事档案的管理好坏，对医疗事业单位的健康发展也具有重要意义。

参考文献

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1. 工商档案涵义

 

工商档案是一种专门的独立的档案， 它是工商管理机关对市场经济活动依法进行计划经济管理的重要依据和凭证。

 

2. 工商档案的特点

 

2.1工商档案主要种类

 

工商档案主要的种类有：企业登记档案、个体工商业户登记档案、商标档案、经济合同档案和经济案件检查档案五个门类。工商档案的类型有很多，并且每个类别都有自己的体系， 档案的 ，都有自己特别的形式。管理工商档案有一般适用的方法，也有自己独特的形式[1]。

 

2.2工商档案特点

 

2.2.1 工商档案的静态性

 

静态性主要是指工商档案管理呈现一种静止的状态，主要有经济纠纷案件档案和经济合同档案。经济案件检查档案是工商管理部门对各种违法违章经济活动进行查处形成的材料， 包括发案材料调查取证材料、笔录材料、结案材料等。这些材料一旦形成，所记载和反映的事物就不再变更。事后调查的主要是原始的材料。这类档案的用处主要是便于调查原有的资料。

 

2.2.2工商档案的动态性

 

这是指档案材料形成以后， 材料的数字和内容带要经常变更， 呈现一种动态的变换。这类档案包括企业登记档案、个体工商业户登记档案和商标档案，这属于档案的动态性。以企业登记档案为例， 一个企业从开业到结束需要的材料有企业筹建、开业、资质验证、年检换照、名称变更、经营机制转变等方面的材料。在营业期间， 无论是企业法人和企业性质的变更， 还是经营范围和经营地址的变更等等， 职能部门都必须依据原有的档案随时办理和记载其变更情况， 离开了这些档案， 职能部门就无法正常开展工作[2]。这类档案的利用体现为现行机关从事本职工作提供必备的依据上。

 

3.对工商档案管理形式的探讨

 

因为工商档案具有静态性和动态性两个特征，所以管理的时候不能搞一般化，而应该具体问题具体分析，采取“ 统分结合， 以统为主” 的综合化管理形式。

 

对于第一种类型的档案， 因其相同于一般专门档案， 具有静态性的特征， 可以纳入综合档案室集中统一保管。即： 经检档案按“ 一案一卷” ， 经济合同档案按“ 一事一卷” 的原则， 由职能部门整理立卷，逐年度向综合档案室移交。综合档案室根据全宗内全部档案的情况， 统一分类、排列、编号、统计、编目、提供利用等综合管理。

 

对于第二种类型的档案， 因其是职能部门日常工作必备的依据， 则应由职能部门设专人专柜保管。文件材料整理立卷， 档案的编号编目， 日常提供利用均由职能部门进行， 综合档案室对其进行目录管理，并负责档案统计及其它业务的监督指导。如企业登记档案， 按谁发照谁立卷的原则， 由企业登记部门分筹建企业、企业法人登记、无企业法人的营业登记和歇业企业登记四种类型分别立卷、编号， 建立登记台帐。编制案卷目录， 然后根据企业的性质， 分别不同类型， 建立企业分类卡片。企业在生产经营活动中，企业登记档案呈动态， 应由企业登记部门设专人专柜延续保管使用。案卷目录交综合档案室保存一份，以便综合档案室对其进行监督管理。

 

企业歇业后， 档案材料由动态转化为静态， 其保管形式应按静态档案处理， 即将歇业企业原有的档案抽出组卷， 按歇业登记时间先后。

 

对两种管理形式的思考由于主管部门对工商档案管理形式尚没有统一的规范， 其管理形式往往各行其是， 有的强调集中统一管理， 搞一刀切， 要求把机关全部档案集中于档案室保管， 其结果， 因有些材料变动频繁， 给档案的管理和机关的日常工作造成不便;有的强调使用方便，将档案材料分散到各个职能部门保管， 使综合档案室徒有虚名， 其结果， 违背了综合管理的原则， 破坏了全宗内档案的完整性。这两种管理形式， 都具有一定的片面性，对于工商档案的管理都是不可取的。

 

4.工商档案管理该如何发挥作用

 

4.1 完善制度，强化管理

 

制定工商档案管理的详细制度，加强对各个档案的管理机，分类建立档案管理室。此外可以建立电子档案管理，促进工商档案管理电子化，建立企业登记电子化的工商管理档案数据库，完善工商信息。

 

4.2 提高工商行政管理系统监管执法和消费维权整体水平

 

提升服务经济社会发展效能通过企业信用分类监管档案、个体工商户分层类监管档案、商品交易市场分类监管档案的综合利用，完善12315信息系统、打击传销规范直销系统、公平交易执法办案系统，建立上下联动、快速反应的综合指挥调度平台，形成信息互通、业务联动的市场主体监管机制，提升监管执法、消费维权的整体水平和服务效能[3]。

 

4.3 转变管理观念和方式，将档案进行系统化分类

 

转变我国对于工商档案管理的管理观念。经济的发展带来了互联网的变化，以前纸质的档案已经不能满足时代的需要电子化的管理已经逐步成为主要的管理方式。此外为各级政府提供辅助决策依据，引进档案管理专业人才，建立一个强大的完善的电子数据库供于查阅，建立市场主体现状、市场发展预测、市场监管趋势等分析模型，建设工商行政管理数据分析辅助决策系统， 为各级领导提供辅助决策依据， 为社会公众提供市场预测和消费预测服务。

 

4.4 完善电子系统及其信息资源，提高服务效率

 

加强对于工商档案的管理利用，发挥档案的作用，服务社会的经济发展。可以通过档案的扫描、排序、系统用户认证等功能，完善电子档案查询系统，提高查询服务效率，是企业方便查阅，提供工作效率，完善系统信息资源。

 

5. 结语

 

工商档案的管理是否做好，对我国社会经济的发展起着一定的作用。完善的工商档案管理体系可以提高工作效率，节约时间成本，为企业提供便利。因此，我认为需顺应互联网时代的发展，将档案进行电子化，并建立一个强大的健全的电子信息系统，提供便捷的服务，促进我国经济的发展。(作者单位：吉林省公主岭市工商局)

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【Keywords】 nuclear power construction； file management； system building

【中图分类号】F462；G462 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）12-0007-02

1 引言

档案指的是社会中的组织和个人在社会中形成并保存的各种形式的数据。档案管理就是对企业以及各职能部门中的档案进行管理，最主要的就是档案的收集、整理、移交和保管等。对于核电建设来说，做好档案管理工作，对未来核电项目的改进和发展都有着重要的参考作用。

2 档案管理的重要性

档案作为企业职能活动的重要文件，不仅是企业管理的重要环节，还是企业进行?Q策、计划等活动的重要参考。对于核电建设来说，档案能够在工程验收过程中发挥至关重要的作用，还能对核电站建设成果进行相关的记录。在核电建设过程中对档案采取必要的管理措施，能够确保核电建设的管理工作顺利实施[1]。另一方面，将相关核电建设的文件进行分类处理，建立不同类型的档案。不仅能够真实、完整地记录工程进行的整个过程，还能够在核电工程竣工投入使用以后出现故障时提供重要的维修参考。

3 核电建设档案管理现状

对于核电建设来讲，档案管理工作的现状主要表现如下：首先，事业部门虽根据自身的需求制定了一系列的档案管理操作流程，但仍然还有大部分工作在开展过程中没有规范的流程，最主要的就是合同档案、工程的项目档案等[2]。其次，档案管理工作人员的配置问题，事业部档案管理配有一名专职的管理人员。有些项目部的档案资料甚至没有专门的管理人员，而是由其他部门的工作人员或者施工队的劳务人员进行兼职。进而，导致档案管理工作混乱，相关管理工作无法顺利实施。

4 档案管理体系的构建

4.1 档案管理机构建设

档案管理机构的建设需要根据核电建设项目的实际情况，对相关事宜在统一指导的情况下进行。自上而下地建立档案管理机构，在各核电建设的项目部门以及本部都需要建设档案管理部门，最终建立一个符合实际情况的档案管理机构。以此为基础对整个核电建设工程的档案进行管理，同时对整个核电建设项目的计划制定、实施和反馈等相关内容进行跟踪。实际的档案管理机构如图1所示。

4.2 档案管理体系的内容

核电工程档案管理主要是指在统一领导的基础上，根据不同核电项目的实际情况建立有自身特色的档案管理体系。同时，要兼顾分级管理的原则，事业部搭建统一的档案管理模式，明确不同部门、不同级别档案管理等工作人员的职责。并对档案管理工作的操作流程进行规范，确保档案管理工作的顺利进行。按照事业部的要求，可以将档案管理体系分为两个层次：

①管理程序。是根据体系文件的编制要求，对档案管理工作作出规范，着重对档案的分类、收集、整理、验收等方面。

②标准操作流程。档案管理的操作流程要严格遵守档案管理的相关准则，并根据核电建设的实际情况，对档案进行科学、合理的划分。常见的类别有工程类档案管理、文书类档案管理和财务类档案管理等。

5 从体系上解决档案与文件的转换问题

就现阶段我国的核电建设档案管理情况而言，大多数管理模式都是将文件与档案对立开来。文件管理与档案管理之间缺乏应有的关联，并且档案的整理巩固节奏并不是随着工程的进行而来的。所以，大多数核电建设工程的文件转化为档案的工作都是在工程竣工后进行的，不仅档案的完整得不到保证，还会造成时间和精力的大量浪费。核电工程的档案管理工作，必须确保时效性和完整性，在工程进行过程中，将文件档案化。这是现阶段我国核电工程档案管理工作面对的首要问题。因此，必须结合文件与档案的共同点，将文件管理工作融入档案管理工作中。主要应该从以下几个方面着手：

5.1 确定归档的范围

文件管理工作融入档案管理工作中，首先要确定文件是否能够归入档案范围。归档范围应该涵盖所有能够反映企业职能和业务活动的内容，档案管理体系的设计要以此为原则。并结合核电建设过程中的实际情况，对档案的类别进行科学的划分，可以分为以下七个类别：人事档案、合同档案、会计档案、科研档案、设备档案、工程档案以及文书档案。

5.2 确定归档的流程

要达到档案管理工作细化的目的，需要对归档的流程进行适当的梳理和确定。根据不同部门采取具体化的措施，建立适合自身的归档流程。从而，顺利完成对文件材料管理的相关归档流程，确保文件材料的归档完整性。同时，在处理不同类型的文件和材料时，需要对文件材料进行充分的了解，按照文件的先后顺序进行归档，并对归档流程中的要求进行明确，保证具体步骤的实施。

5.3 定期归档制度

归档时间是归档工作中最重要的参考标准。在考虑定制时间时，要考虑的问题很多，既要保证运行时间内各材料可以充分发挥效率，又要保证归档工作的完整性和真实性。另一方面，核电工程不同阶段的归档时间应该与相关部门提前沟通，制定合理的归档时间。归档时间的确定，需要参考文件的种类、实际施工流程、工作责权以及具体时间这几个角度。实现文件积累到档案化的过程，是定期归档制度确定的重要保证。从根本上降低后期档案收集和整理的时间成本，也避免了由于档案存留过多以及存留时间过长导致的文件丢失现象，保证在核电项目中档案的完整，最终实现文件向档案的方向转化的目的。