档案管理概论精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案管理概论范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

（一）学生自身对档案的重要性意识不够

很多大学生都觉得档案只在学校和国企单位才有一定的作用，在外面私企和民营的企业中工作，档案就可有可无，单位也没有严格要求提交档案，大学生更是无所谓的态度，缺乏对人事档案重要性的认识，只有加强大学生对档案重要性的认识，档案才能在人才资源开发中更好的发挥作用。

（二）毕业生档案管理模式不规范

很多高校虽然成立了档案管理部门，可是在档案管理上却流于形式，缺乏严格的管理规定和实施细则，管档的业务人员也缺乏对档案管理工作重要性的认识，仅仅只是充当一个保管员的身份，对于收集的学生的档案即没有系统的进行编号和分类，也没有认真的核对档案的完整性，很容易造成档案管理的混乱，对于以后毕业生档案的使用埋下隐患。

（三）档案管理人员素质有待提高

随着社会的不断发展，信息化是必然的趋势，档案管理也应该顺应潮流，加强计算机在档案管理中的应用，这也加强了对档案管理人员的素质要求，不仅要熟悉传统的档案管理工作流程，还要认真学习计算机信息知识，熟悉计算机操作，只有这样才能更好的胜任档案工作，为档案现代管理提供更好的服务。

二、高校毕业生人事档案管理的对策

（一）加强毕业生对档案重要性的认识、完善学生档案管理制度

高校必须积极向学生宣传档案的重要性，让学生能充分认识到档案在毕业后就业或者继续深造学习中的重要作用。还要提高学生档案的管理水平，完善学生档案管理制度，加大对档案管理部门的考核，严格执行相关规定，对于已经就业的毕业生要及时将档案送达学生就业单位,对于暂时未就业的毕业生就要及时的将学生档案送达相关人才服务机构，不能私自的将学生档案搁置。

（二）改革档案管理模式,实现现代化的档案管理

要想从根本上提高高校毕业生档案管理水平，就要创新管理模式，要根据实际情况制定相应的制度，改进管理工作手段，将现代化技术应用到档案管理中来。从而提高档案管理工作的效率和水平。

（三）做好高校毕业生人事档案管理与转递的衔接工作

高校毕业生档案转递工作涉及到的人和管理部门比较多，稍不注意就很容易出现差错，这就要求高校毕业生档案管理部门要特别注意档案管理和转递工作的前后衔接，体现全方位的管理理念，结合管理活动的各个环节,合理运用现代信息化技术，争取能彻底的解除毕业生的后顾之忧。

（四）进一步做好人事工作,更好的为毕业生服务

由于目前的就业机制改革创新，毕业生也多了一些时间来考虑就业的问题，根据这种情况，高校应该进一步做好人事工作,更好的为毕业生服务，不仅仅是做好个人，还应该对毕业生实行以学校为单位的“集体”。还要进一步完善人事的内容,实行全方位的，只有这样才能使人事成为毕业生就业的有力保障。总而言之,积极做好毕业生人事档案管理工作,既是顺应社会主义市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者不可推卸的责任。

（五）规范档案转递流程，确保档案转递安全

篇(2)

一、如何完善档案管理

（一）对档案管理的完善，首先是档案馆员要有对档案管理工作的热爱之情。“干一行，爱一行”，想要干好这项工作，先要热爱档案管理工作，有了这份热情，才会自觉不自觉地为之付出和投入。否则敷衍了事，得过且过，档案编码将成为一堆乱码，查找档案将成为大海捞针，以这样的态度是做不好档案管理工作的。

（二）对档案管理的完善，还要具备档案学的专业知识。这是做好档案管理工作的前提条件。

对档案管理的完善，光有热情是不够的，还要完善档案馆员的专业知识，这样才能科学地管理档案，确保档案管理工作有质有序地展开。档案馆员要认真学习和熟练掌握《档案法》和《档案法实施办法》，能够按照本部门档案管理的各项规章制度办理档案管理事项。这样才可以熟练运用各项制度处理工作中的管理事项和突发事件。

（三）随着科学技术的发展，档案管理手段更加先进和多样化，档案馆员更要具有熟练应用现代化设备的技能，其中能够熟练运用计算机是最基本的一项技能。

计算机的运用已经取代了绝大部分的手写工作，档案的检索方式也由原来单一的手工检索变为手工检索与计算机网络并用的方式。档案馆对档案的整理、编目、保管、外调等方面实行计算机管理，既省时省力，又减少了档案的损毁和灭失率。档案管理运用计算机网络进行管理，更加方便、快捷，是档案管理的一项突破性进展。部分档案馆还开展了网上共享、网上阅读、网上导航以及在线咨询等业务。网络在档案管理中发挥着举足轻重的作用。

四、现代社会是知识的时代，知识是社会发展的动力，所以档案馆员还要具备多学科知识，这样才能更好地完成档案管理工作。

档案馆是以档案信息服务于社会各界的科学文化事业机构。档案的涵盖面广，学科涉及各个领域，这就要求档案馆员尽可能多地了解和知道相关的知识及其发展动态，才能对网上的信息进行准确的鉴别，有针对性地提供所需的相关档案和信息，自如地应对参考咨询工作。随着与国际交流和合作的机会日益增多，对英语的掌握也是必需的。外语是当今档案馆员知识结构中不可或缺的重要组成部分。掌握英语是时代对档案馆员提出的一项基本要求，以保证档案馆在知识日显重要和网络迅猛发展的时代与时俱进，不断提高和发展。

档案管理不但对档案馆员提出了要求，对档案馆员的需求也要有相应的安排和宏观的考虑，要制定规划，立足长远。

二、对档案管理人才的需求

（一）档案方面管理人才的引进也是档案管理应该考虑的一项重要问题，要有长远目标，制定系统、全面的人才培养与引进机制。

（二）对于档案管理的岗位，要根据实际情况，按需设岗，根据人员的学历、擅长、知识结构、素质安排具体的岗位，择优录取，以达到人尽其才。

（三）档案馆员的分工要向专深方面发展，以满足深层次服务的需要。档案馆员的知识更新是要不间断地进行的，需要不断地改进和推进，在工作实践中不断改革和创新，这样才能满足不断发展的新形式，才能按需提供服务。

（四）要给予档案馆员学习和交流的契机，可以根据不同需求有计划地进行在职培训和脱产学习，参加学术科研活动，这样可以扩大视野，提升档案馆员的科研水平和学习水平，使理论水平和学术水平得到升华，提高档案馆员自身的服务意识和素质，不断更新观念，以一种投资少、见效快的方式，进行全面提升。还可以对档案馆员进行岗前培训和轮岗培训，补缺和拓宽档案馆员的知识层面。

对档案管理水平的提高就是对档案馆员知识水平和服务水平的提高，这是馆员一个自我提高和提升的过程，除了注重自身的学习和修养，用知识丰富自己外，还要有创新意识，以更好的服务对档案进行管理，以便档案管理工作更好地展开和完善。

【参考文献】

[1]何屹.档案管理实务.北京大学出版社.

[2]王英玮.专门档案管理.中国人民大学出版社.

[3]薛四新.现代档案管理基础.机械工业出版社.

篇(3)

改革开放以来我国在各地、各部门开展的档案管理工作对档案管理现代化的程度有显著提高，进一步促进了档案部门间的信息交流和资源共享，不仅使档案服务变为开放服务同时也扩大了档案服务的范围，将档案利用的范围也从未国家扩展到为全社会服务。档案信息数字化使档案资源实现网络检索和远程共享，为使用者提供各种数据，如养老保险金，婚姻情况、住房公积金等等还包括大量与民生紧密相关的档案信息，档案知识管理使这些信息破除了空间与时间的局限，切实给民众带来了便利。同时档案信息化具有广泛的内容，它包括了有序整理档案资源、开发利用档案信息资源、建设档案信息数据库和网络、制定促进档案信息资源开发利用的政策法规、建设档案信息化人才队伍等领域，而并不单单是网络化、信息化。

二、信息化建设存在的问题

（一）数据的差异性。档案馆收录的档案内容一般由不同的单位、部门组成的，而各个单位和单位之间所使用的数据库往往也是不一样的。由于各个数据库中数据的来源、属性以及内部结构和处理方式都是各种各样的，就会使得收入进档案馆的资料更为复杂化。

（二）较大的分散性。大多数情况是同一个主题的资料往往分散在不同的部门之中，如民营企业有税收报表，国企也有税收报表，在通过单位移交入馆的过程中出现了重复的信息、没有区别的数据，档案馆拥有大量的信息资源，面对如此之多的信息量，对于该如何将这些巨大的数据量进行筛选、合理管理，从而进行进一步的加工，再加以利用最终使得这些数据能够和社会形成知识共享。

（三）管理的延后性。通过对国外档案信息化的研究，档案事业的信息化的重点在对于档案的管理，而并不是所谓的信息化，档案信息化的面临的最重要的问题应该是对在具体档案管理中使其业务更简单、更优化、同时进行重组。以前的管理制度，已经不再适应当今档案管理的工作，也不再适应与社会的发展。

三、档案管理信息化建设应采取的措施

（一）完善电子文件归档管理。将各种不同类型为载体的档案以数字化的形式进行处理、转换，同时也要注重在平时的工作中对本单位的一些相关电子文件进行积累、鉴定、著录以及归档，从而确保最终产生的电子文件能够完整、真实、有效。并且要加大研究，进一步完善出电子档案在接收、保管、利用等方面的技术方法，使得我们在今后的工作中能够制订出一套完善的电子档案管理办法。

（二）提高档案人员业务水平，向专业型迈进。人为因素是保障档案系统现代化管理工作有序的展开的重要因素。面对现今的档案管理领域始终存在着大量精通档案方面的专业知识同时又了解软件开发的复合型人才的缺口，所以如何提高档案团队的工作水平，创造出适应不同工作岗位的内部管理机制已经成为如今档案领域的重中之重，在这方面我们可以通过建立竞争机制，充分调动人员的积极性，同时建立激励机制，提高人员的主观能动性，并且合理设置人员岗位。

（三）运用现代化管理模式，达成资源共享。档案工作主要是以部门的工作为重心并且关注热点为中心，来组织和提供信息的。当今社会已经是网络化、数字化的时代，要档案系统实现信息共享、信息共建的目标，我们必须更加完善档案的现代化管理工作，包括选择需满足通用化、规范化以及包容性的档案管理软件。因此，对于档案信息化建设我们必须要用长远的眼光，实施稳步的规划的同时要逐步落实。要具体问题具体分析的采用信息技术，注意各个所在行业实际性的区别。同时在技术应用上要确保所使用的软件包含通用性、灵活性和连续性的特点，从而防止档案信息化系统造成信息的流失现象。

四、对于加强档案信息化建设的思考

目前我国国民经济迅速发展，电子政务正在不断发展，信息化的档案工作也要紧跟步伐。在当今档案信息化资源呈快速增长的态势，过去陈旧的档案管理办法已经不再适应当今社会的需求，对于越来越多的档案信息资源，为适应新型试的需求我们只有通过数字化的管理，走网络化的信息建设道路，这样才会促进社会经济的繁荣发展。

作者:张凯丽 单位:上海大学

参考文献:

[1]郭理想.浅谈高校档案信息化进程缓慢的原因及对策[J].科技信息,2009:7-9.

[2]韩振英.河南高校档案工作调查及对策分析[J].档案管理,2009:11-12.

[3]冯惠玲.张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2001:37.

篇(4)

关键词：档案理念　档案工作　关系

随着我国改革开放的深入和经济的不断发展，档案不断地得到应用。特别是高校随着五年一次评估的深入，“幕后英雄”――档案更是发挥着极其重要的作用。但由于多种原因，目前档案理念仍然较为淡薄的现象在高校依旧存在，档案理念问题已成为制约高校档案工作发展的关键问题。

一、档案理念与档案工作的区别

档案理念，是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观映象，也就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识。既包括社会上人们对档案和档案工作的认识，也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。

档案工作，是指管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统，是档案室和档案馆对档案信息资源的管理与开发工作，也就是通常所说的档案收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、提供利用和统计等项工作。

二、档案理念与档案工作相互影响、相互制约。有着不可分割的密切关系

首先。强化档案理念对档案工作有着巨大的推动作用。有档案理念，才能以档案的眼光去看待、对待文件材料，在工作中注意收集、整理文件材料，起草文件时注意符合档案要求，方便存档立卷等。也就是说，档案理念越强，越有利于档案材料的有效收集，越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点，从而最大限度地满足利用者的需求。其次，档案工作又反作用于档案理念。做好档案服务工作，搞好档案各方面事业建设，是增强人们档案理念的关键。如：高校档案，是指高等院校在从事教学、科研及管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括学生档案、学籍档案、教学档案等。高校档案工作是高校各项工作中不可缺少的基础环节，也是衡量教学、科研、管理和其他各项工作水平的重要标志之一。做好档案管理工作，对于总结、探索和改革学校教学、科研及管理工作的规律，提高教学质量、科研能力和管理水平，具有十分重要的意义。诚如有些论者所言：“可以毫不夸张地说。一所学校的档案文化就是这所学校整体文化的基石。”因而，要做好高校的档案管理工作就必须加强教职员工和档案管理工作者的档案理念。

三、档案理念与档案工作应协调发展

由于多种原因，目前高校档案理念较为淡薄的现象仍然存在，特别是院(系)二级档案保管单位在档案管理方面还存在着许多问题：第一，一些院(系)领导档案理念薄弱以致没有完整的行文制度，没有档案文件的传阅制度。看完文件后就放到自己手里，不能及时归档，有时随手乱放，造成文件的丢失。第二，档案管理人员基本是兼职，由院(系)办公室人员负责。由于办公室工作头绪多、繁杂，不可能进行系统的管理，而这些人员往往又未受过档案管理工作培训，档案理念又较为薄弱，不够注重档案的及时收集、整理、归档，特别是科研档案和教学档案更是如此。第三，整理不力。在档案分类上，采用实用性存放，没有根据档案的性质进行规范分类整理，而是自己觉得有用就留下来，无用的就丢掉，造成档案材料收集不齐全。第四，不注意档案及时移交，致使某些档案材料缺乏连续性。由于人事的变动，造成档案的缺档现象严重。第五，不注意对档案材料的妥善保存，致使原始的纪录在一段时间之后纸质变黄发脆。字迹模糊无法辨认，变成一堆废纸。特别是五年一次的本科教学评估更需要档案的完整性、规范性。针对这些问题，要想尽快改变现状，笔者认为应从以下几个方面着手：

1　加强宣传力度

档案的宣传介绍是社会公民认识档案的基础，因此高校应增强院(系)教职员工和档案管理人员的档案理念，特别是加强领导对档案管理工作的重视。高校还应组织档案管理人员学习国家有关法令，学习《档案法》、《保密法》，认识到档案工作的重要性，把档案工作纳入日常的工作中。

2　完善制度

改变过去那种没有行政管理制度和传阅制度的状况，完善制度，使档案管理工作有据可查、有法可依，有规范的指导，从而使档案文件及时、完整、有序地归档。

3　加强培训

档案工作者是档案专业人员，也是档案管理的主体。增强档案工作者的档案理念是强化全社会档案理念的核心，也是搞好档案工作的保证。因此，必须对档案工作人员加强培训、以提高素质。

(1)甘于奉献。档案部门特别是院(系)档案管理人员，人员少，任务繁重，工作琐碎，又有很多是兼职，如果不具备奉献精神，是不能搞好档案工作的。所以，一个档案工作者，首先要树立全心全意为人民服务的思想，热爱本职工作。具有奉献精神。

(2)具有高度的责任感、业务能力和计算机能力。文件转化为档案是一个专业性极强，而且程序极为复杂的过程。它直接影响档案工作的质量。每一卷档案的收集、分类、装订、编目、管理都有非常严格的要求，这就要求档案工作者不仅要熟悉案卷的整理流程，还要掌握一定的档案管理和保护技术。过去院(系)档案工作紊乱很大程度上是由于档案管理人员档案理念淡薄，对档案工作不甚了解，不知如何进行收集、整理、分类、归档，对于档案的检索与服务更是不甚了解，因而我们必须对他们进行业务培训。如：《档案学概论》、《科技档案》、《档案管理学》、《保护技术学》、《文书学》等进行系统的培训。随着新型存储介质的不断出现和现代信息技术的更加广泛的应用，许多新型载体的档案出现了，也正如钱学森同志指出的：“现在图书馆、档案馆、情报单位的工作人员应当是信息专家或信息工程师，是信息系统的建设者，也是信息使用的向导者和顾问。”这正是强调了档案管理工作者应加强学习，提升业务水平，成为适应新形势下合适的档案工作者的重要性。

4　利用现代化手段管理档案

早已有论者指出：“随着档案管理现代化的发展，档案管理业务的内容与结构还将发生新的变化。”利用现代化手段管理档案，既是档案工作发展的必然，又是提高档案管理水平和工作效率的一项重要措施，院(系)领导应积极为档案管理工作创造条件，购置先进设备，使档案管理工作的现代化水平和效率提高到一个新层次。

5　搞好档案的开发利用

篇(5)

关键词：企业档案 档案管理 档案数字化

引 言

档案数字化理论的研究始于美国，随着信息技术与网络技术的飞速发展，逐步波及到发展中国家。国内档案数字化工作还刚起步，还处在探索与论证阶段，对档案数字化建设的研究也刚刚起步，且主要集中在数字档案馆建设的研究，以及一些专门档案数字化建设的研究，对企业档案数字化的研究甚少。

档案信息化建设是信息时代档案工作的主题，而档案数字化建设则是档案信息化建设中的重要内容，是档案管理过程中一场深刻的革命。因此，探析企业档案数字化建设具有十分重要的意义。

1.档案数字化建设概述

档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。①数字化的优点有检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全等。

1.1档案数字化建设的必要性

第一，档案数字化是提高企业工作效率的要求。数字化档案建设完成后，企业领导、各部门以及相关资源共享单位就能通过网络查询档案的电子文档信息，避免了传统文档在使用上的麻烦，不用多次重复地把相同的纸质档案到处传递、收回，这样可以节省档案管理者很多的时间，同时大大提高了工作效率，降低了档案信息利用的成本。

第二，数字化建设是档案管理工作的必然要求。库存的纸质档案实现数字化、电子化管理，既是各企业单位档案管理部门实施国家档案事业“十一五”规划的要求，也是促进档案管理现代化、信息化的具体举措，对企业档案管理实际工作具有重要意义。档案实施数字化管理后，不仅优化了档案管理的手段、方法，而且提高了档案的利用率，同时还可以大大提高企业的形象。

1.2档案数字化的内容和实施步骤

1.2.1档案数字化的内容

档案数字化的内容从程度上看包括档案目录的数字化（建立档案目录数据库）和档案全文的数字化（将档案全文按原貌逐页存储为图像文件）。具体讲，包括：提高档案标准化、规范化水平，即档案业务要规范，档案标准要建立健全并真正实施；提高系统的整体水平，档案数字化建设的着眼点应是整个系统，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力；抓好数据库建设，开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。

1.2.2档案数字化处理的实施步骤

①档案整理。档案整理人员要检查档案案卷及文件的完整性，检查卷内页号是否完整无误，发现有误及时纠正，发现没有页号的正确添加。②

②扫描（录入）准备。如果具备扫描条件的企业，要准备好扫描仪，并与计算机正确连接；如果通过手工录入的，要备份好归档的文件夹，以保证电子文档的妥善保存。

③正式扫描（录入）。打开计算机内的纸质档案数字化制作软件，根据实际情况准确选择好各个参数。扫描参数一般包括亮度值、分辨率、颜色值、页面大小、扫描方式、存储格式等。手工录入的内容应当按顺序、分类进行。

2.新技术环境下企业档案数字化工作面临的挑战

2.1档案管理人员素质和档案管理水平有待提升

很多企业从领导者到档案管理者，对档案管理工作不够重视，对档案管理业务不够熟悉，档案管理素质普遍不高。有的企业为了节约成本，一个行政文员或秘书不仅要做行政文秘工作，办公室日常事务处理，还要做档案管理工作，缺乏专业的档案管理人员，因此企业的档案管理水平就上不去。企业各种档案实行现代化管理，人的因素起到关键作用，没有稳定的、具有档案专业知识和计算机基础知识的队伍，企业的档案现代化管理、数字化管理就很难在面上铺开。

目前，许多企业在档案管理配备专业人员的稳定性和专业人员对档案工作的适应性方面，还不能完全符合项目档案现代化管理的要求。如我公司在工程项目建设过程中，施工、监理单位对项目档案的规范整理水平还参差不齐；各项目业主及所辖县区建设指挥部在管理项目文件材料收集的完整性和征地拆迁材料整理的规范性、及时性等方面，还有太多不尽如人意的地方。加之对档案的数字化建设缺乏必需的硬件支撑，因此与档案现代化管理的要求相距甚远，档案数字化建设更是遥不可及。

2.2电子档案的网络化管理存在问题

电子文档之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。网络化带来的突出问题是，企业在办公自动化网络的建设中没有档案部门参加，而一些档案工作者又对计算机网络了解甚少，缺少参与的能力。因此，这样建成的网络中，对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少。例如从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10%的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行3年后从未发现过病毒的网络只剩约10%。而接入互联网所遇到的非法访问则难以计数，现在的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，企业电子档案的丢失将难以避免。

2.3电子档案的真实性、安全性难以保障

电子文档具有操作方便、传递快速等特点，但也有一些缺点，如：电子文档对软件硬件设备的依赖；不能直接读取，信息与载体相分离；病毒侵害；容易被更改，数据容易丢失；存储电子档案选用的载体不耐久；保证电子文档真实性的技术过于复杂，不易于采用等。电子文档的这些缺点，使得它的真实性、安全性难以保障。加上实际工作中，档案管理方法的失误或单一，如：从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文档时，忽略采集背景信息和元数据；多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法等，电子文档的真实性和安全性受到了更多的影响。

3.企业档案数字化建设的对策

3.1打造高素质的数字化档案管理队伍

全力打造一支高素质的档案管理队伍，配备一批既懂项目档案管理又懂计算机信息技术的复合型人才，才为企业档案现代化管理奠定人才基础。

3.1.1提高档案工作者的综合素质

档案数字化建设要求档案工作者不仅有牢固的档案专业知识，具备档案信息采集、分析、处理、研究的能力，还要求掌握现代信息技术如数字技术、信息存贮技术、计算机通信、数据库及网络技术，并具有其他专业领域的相关知识。档案工作者的业务素质高低关系到档案数字化建设的成败。

因此，企业领导要高度重视，采取积极措施应对档案管理人员素质较低的问题：（1）引进档案管理专业人才。企业应结合工作需要，不惜成本，吸引具有现代档案管理专业知识、计算机知识的高层次人才，规范档案管理工作。（2）对档案管理人员进行现代信息技术和数字档案管理知识的培训，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，提高档案人员的数字化档案管理意识和管理水平；（3）培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字化档案管理等方面的专业人才。

3.1.2加强对档案使用者的培训

在电子环境下，档案信息共享化、社会化服务成为必然与必需，为了使用户能够更方便地获取和利用数字化信息资源，档案工作者要以用户为中心，树立“以人为本”的思想，除了要提供更加丰富的档案信息资源外，更重要的是要增强档案用户检索利用档案信息资源的能力，使他们快捷地找到所需档案信息。同时，企业档案管理部门要通过多种途径，如举办讲座、开设信息检索培训班、咨询人员现场指导等提高和增强使用者的查找能力。

3.2完善数字化文件归档制度

第一，加强对各种文档的收集管理。计算机在企业的使用已经十分普遍，各种电子文档也日趋增多。很多企业没有归档意识，电子文档转化为纸质文档后，反而忽视对电子文档的归档和管理，随意储存在计算机中甚至遗失，增加了档案数字化建设的成本。企业应要求档案管理人员加强对纸质文档、电子文档的收集、分类和归档。

第二，建立和完善文件归档制度。随着计算机的普及以及信息化的加快，企业每天处理的数字化文件不断增多。如果企业档案管理部门不对文件格式、文件质量等方面提出要求，将影响到数字化档案信息资源的质量，甚至造成不必要或难以弥补的损失，为档案数字化建设带来负面的影响。

3.3加大网络档案信息资源的开发和整合

档案网站建设是数字化建设的基础，是数字化档案信息开发利用的加速器。档案数字化是实现档案信息化、网络化的必然要求，档案信息化、网络化是实现档案数字化的发展方向。计算机网络技术的发展，使得信息的传播超越了时空的限制，因此，为了使开发出来的档案信息能及时满足社会的广泛需求，应积极进行档案网站建设，把开发出来的档案信息及时上网传输。

随着计算机技术、网络技术的普及，电子文件大量产生。面对如此庞大的数字化信息资源，就需要对其进行分析、筛选、研究和综合整理，使之变得更加有序更加合理，然后上网。仅靠单个档案管理部门无法很好地完成这些工作，因此不同企业的档案部门应搞好合作，在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调，注重数字化信息资源建设的质量，避免重复建设，并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务，真正实现信息资源共享。

3.4加大数字化档案信息数据库建设的力度

档案数据库建设是档案数字化的重要组成部分，是实施档案信息化和建设数字档案馆的基础工作。

第一，加大档案信息资源数据库建设的力度。数字化档案信息资源数据库是数字化档案信息利用的基础条件，档案信息数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见。检索性数据库主要用于介绍开放档案的范围、目录和网上检索途径；文件性数据库主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。③

第二，加大电子文档管理系统建设的力度。电子文档管理系统是以网络化应用为基本特征，是以数字化形式存在的各种类型电子文档进行录入、修改、查询、审批、签发、归档等操作的软件应用系统。该系统不仅能够通过扫描、数码摄像等方式将以传统物理形式存在的各种信息进行数字化转化，而且能够对新生成的数字文件的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对这些文档的实际管理与利用状况进行实时监控。

结 语

档案数字化建设是一项系统工程，需要长期的努力和摸索，需要企业领导者高度重视。企业要结合自身实际，不断采取措施，加强档案数字化建设工作，为我国档案信息化的深入做出贡献。本文提出的打造高素质的数字化档案管理队伍、完善数字化文件归档制度、加大网络档案信息资源的开发和整合以及加大数字化档案信息数据库建设的力度等措施，希望对企业档案数字化建设有一定的借鉴意义。

参考文献：

［1］冯惠玲,张辑哲.档案学概论.北京：中国人民大学出版社，2001年版

［2］朱铮，纸质档案数字化制作系统，山西档案，2005（3）

［3］梁荣宪，任鑫，国明晨.关于档案数字化建设的几点思考.山东档案，2003年（4）

［4］李艳，袁向阳.张瑞梅.档案数字化问题的思考.陕西档案，2008（3）

［5］徐红.纸质档案数字化若干问题刍议.陕西档案，2008（3）

［6］葛艳梅，汪喜刚.开展档案数字化建设的实践与思考.兰台内外，2010（1）

［7］朱萍.基层档案数字化建设探讨.江苏科技信息，2010年第41期

注 释：

①冯惠玲,张辑哲.档案学概论.北京：中国人民大学出版社，2001年版

②朱铮.纸质档案数字化制作系统.山西档案，2005（3）

③ 梁荣宪，任鑫，国明晨.关于档案数字化建设的几点思考.山东档案，2003年第4期

篇(6)

【关键词】档案管理安全；发展现状；存在问题；解决办法

随着计划经济体制的消亡，企业，尤其是事业单位发生了根本变革。但是，计划经济时期产生的企业档案管理体制却没有随之发生变化，它与新型的现代企业制度发生了激烈的碰撞，使得相当数量的企业档案工作一直处于被动局面，受到严重削弱。档案管理的安全问题日趋严重，加强档案管理安全刻不容缓。

1.档案管理的概况

档案管理包括对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。其中包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。

由于现代档案管理工作已成为复杂的系统故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。

2.我国档案管理安全存在的主要问题

2.1基础设施不完善， 人员素质有待提高

目前，档案管理自动化的设备并不完善，如计算机和网络基础设备缺乏，在系统安全方面，现有的技术手段也是难以保证的。档案管理自动化工作是所有环节紧密结合的，是不同环节的有机结合， 只有所有的工作都高效有序的做好了， 所有的工作的链条都能够接起来了， 档案管理自动化的系统才能全面高效的运转。

其次，专业人员的缺乏也是档案管理自动化面临的问题之一。档案管理自动化需要有一定综合能力的全能型人才，要想做好档案管理自动化的工作还需要有一定的管理能力和充足的知识储备。这样才能有效地实施档案管理自动化， 提高工作效率。目前仍有很多的办公人员还不适应档案信息管理自动化的要求， 其素质与档案信息管理自动化技术的要求仍有差距。

2.2规章制度不健全

档案管理自动化管理问题是所有档案信息管理自动化工作的重中之重， 俗话说“没有规矩， 不成方圆”。目前中国的很多企业并没有成文的“档案信息管理自动化管理条例”、“档案信息管理自动化安全方案”和“档案信息管理自动化档案”， 还有就是对于企业的员工培训并没有给出行之有效的培训方案。对于网络的管理也是没有成文的相关规定。这样的后果是极其严重的。

3.做好档案管理安全工作的方法和措施

3.1政府有关部门加强对档案管理安全的监管力度

我国目前出现的诸多档案管理安全隐患，归根结底还是有关部门对此问题监管不严的后果，虽有相关的法律法规，但是这些法律法规并没有做到对档案管理安全问题的全面规定，很多细枝末节是法律所忽略的，这也就是为档案管理安全埋下了很大的安全隐患。还有很多问题由于所涉及的有关部门较多，造成了无人理会的状况，让问题得不到解决，在档案管理安全问题日益严重的今天，这些无人理会的问题也就等于一颗定时炸弹。

维护我国事业单位档案管理安全需要有关部门做出努力。档案管理安全管理的问题较为复杂，涉及的部门也非常多，政府应该出台明确大法律法规对各部门需要履行的职责做出明确的规定，并严格的监督其工作的进行，是档案管理安全工作做到有法可依，执法必严。对于一些处于部门之间，或者横跨多个部门的档案管理安全问题，政府也应该出台相关的明确规定，是问题的解决都可以落实到人，明确的方法手段，和严格的执行是解决我国目前档案管理安全存在问题的重要方法。

3.2重视档案管理科技的研发

我国的电子信息技术虽然近几年取得了突飞猛进的成绩，但是档案信息管理领域的一些尖端技术，我们并没有掌握。这不利于我国档案管理安全事业的进行。其实，很多档案管理安全的问题也可以从改进档案信息管理技术的层面进行。

在档案信息化进程中，一是要对现存档案资源进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将文书、音像、照片、书籍等转换成电子文件。二是要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理，便于检索利用。三是要对客户提供网上利用平台，搞好远程服务。四是要采取内外网物理隔离、数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，防止网络黑客攻击、自身误操作删除修改，防止信息丢失失密，确保档案信息安全。五是要根据电子信息技术的不断完善与进步，对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，防止因技术升级而失去效用，造成资源损毁。六是要双管齐下，在档案信息化完成之前，实行的是纸质档案与电子文档并存，既要按老方法管理纸质档案，又要按信息化要求数据化电子文档，工作量是双倍甚至是多倍的。这样，要实现全部意义的档案信息化，建成数字档案工作运行体制，在财政投入没有一个大的突破和复制技术没有大幅度提高的情况下，也许需要数年或者更长的时间。

4.结语

我国的事业单位档案管理科技水平与发达国家相比有一定差距，要维护我国的档案管理安全，这需要我们每个人的努力。以上是笔者结合多年从事档案管理相关工作的一些经验之谈，希望得到大家的认可和支持。

【参考文献】

[1]陈智为主编.档案行政管理概论.中国人民大学出版社，1991：20-22，21-22.

篇(7)

关键词：档案；保护技术；灾害预防

世界各国都或多或少地有档案制度，但是任何一个国家的档案都没有中国的档案要更为重要。我国的档案不仅应用在科学技术、军事领域，并且在民生和社会领域都起到十分重要的作用，与每一个中国人的日常生活都休戚相关。但是由于计算机技术在新世纪前后才普及开来，传统的档案仍然以纸质的形式保存，在保存过程中极易发生破坏甚至损毁。再加上当前各种全新档案形式的出现，做好档案保护工作和对于自然灾害的预防对于档案管理工作来说就显得尤为重要。

1 档案及档案保护概述

对于档案的定义来说，学界迄今为止并没有定论，多数专家学者认为，档案就是个人、机构、组织在日常活动中产生并保存的记录、文件和资料。对于该词的起源，有学者认为源于清初，有学者认为源于古代中国，这两种观点迄今为止都没有确实的证据予以证实。

档案具有非常重要的作用，历史档案是记载历史内容的最直接最真实的载体；个人档案是每一个中国人接受教育的凭证，也是就业、干部提拔、进行医疗等活动必不可少的参考资料；科学技术档案是记载科学技术的第一手资料；统计档案是记载各项统计数据，指引国家和各级政府作出经济决策的重要依据。基于上述档案的重要作用，档案保护工作的重要性也就不言而喻。优秀的档案保护和灾害预防手段是确保档案完整、准确保存下去的前提，是档案管理工作中最为重要的一个环节。

2 档案保护技术研究

档案保护技术，顾名思义就是采取各种手段和方法来延长档案的寿命，是档案免受各种因素的影响造成破坏和损毁，从而最大限度地使档案能够长久保存和流传下去。本文所讨论的档案保护技术一律指的是传统纸质档案的保护，对于当前时代产生和发展的电子档案在所不问。

当前档案保护面临着新的挑战。其一，档案的类型越来越多样化。抛开电子计算机信息资料不算，纸质档案、录音录像资料、照片、磁盘、胶片都成为了当前重要的档案类型，类型的多样化也给档案保护工作带来了更多的难题；其二，档案的数量不断增长且增长速度非常迅速。档案数量增长是毋庸置疑的，因为随着社会的发展，个人、机关、机构和组织产生的各项活动也越来越多，档案数量只会越来越多；其三，档案保护工作的发展跟不上时展的脚步。不管是有意识还是无意识，当前社会发展过程中档案管理工作并没有达到应有的重视程度，档案保护的手段非常陈旧，完全不能适应不断发展的档案工作；其四，档案人才越来越其稀缺。由于档案管理工作本身的特殊性，年轻人对于档案管理工作的积极性并不高，档案管理工作出现人才断层。

笔者认为，档案保护工作应当从以下几个方面做起：其一，做好档案保护技术评估。“凡事预则立”，做好档案保护工作，首先要对因地制宜地对本地档案管理工作进行系统的评估，分析对于档案管理影响最大的因素到底是资金、还是人才，到底是硬件条件、还是软件技术等等；其二，要做好日常档案保护工作。要对档案进行分级管理和保护，对于特别珍贵和特别重要的档案资料，实行优先级较高的保护和修复。并且要定期、不定期地对档案数量进行统计，制定好长期的保护计划；其三，加大资金、技术、观念和人才等多个方面的投入。要想做好档案保护，必要的资金、先进的技术、符合时展潮流的观念和综合性档案管理人才都是不可或缺的。

3 档案灾害预防研究

对于档案保护来说，档案灾害是摆在档案管理者面前的最重要的核心问题。档案灾害指的是因自然因素或者人为因素造成的，能够给档案造成不同程度破坏力的各种灾害的总称。档案灾害的主要类型包括：（1）气候灾害，包括台风、洪水、地震、沙尘暴、泥石流、塌方等等；（2）工业事故，包括核泄漏、各种爆炸、大气和水污染等等；（3）人为灾害，包括纵火、决水、电力破坏等等；（4）环境因素灾害，包括电线老化、档案室存放易燃易爆物品、消防设施不完善等等；（5）计算机系统问题，包括计算机病毒、硬盘故障、木马等等。

对于档案灾害的预防来说，笔者认为应当从以下几个方面做起：其一，从制度上予以规范。当前我国现行《档案法》于1987年制定，于1996年修改，最近一次修改距今已经有20年之久，其中的很多规定在当前的档案管理实践中已经落后，新的《档案法》亟需出台。只有从法律层面进行规制，才能够切实有效地面对档案灾害预防过程中出现的各种问题；其二，建立起应急处理机构，无论在任何时候，一旦出现可能影响档案安全性的灾害，能够第一时间消除影响或者进行档案转移，最大限度地将各种灾害对于档案造成的不利影响降到最低；其三，加大资金投入，要采用更为先进和有效的档案灾害防护手段，例如建立隔水、防火、防爆炸的档案保存空间。除此之外，还要研究档案的修复技术，对于部分损毁的档案能够做到及时有效的修复，提高应急技术的研发，以提升紧急情况的应对能力。

4 结语

我国由于地域广阔、人口众多，治理国家的难度非常大。而系统的档案制度，使得每一个中国人最基本的教育、医疗、就业等与日常生活息息相关的内容都能够以档案的形式保存下来，极大促进了社会的稳定，大大降低了社会管理和治理的难度。随着计算机技术和网络技术的不断成熟，未来电子档案将会让档案的输入输出与保存都变得更加便捷，但是对于老旧档案的电子化来说，还是一个较为漫长的过程，传统档案的保护和灾害预防仍然是今后相当长一段时间内档案管理工作的重要内容。当然，限于阅历和水平问题，本文还有很多不到位的地方，希望能够得到大家的批评指正。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论（第二版）[M].北京：中国人民大学出版社，2006.

[2]胡金玉.汶川地震中受灾档案的保护与抢救及其启示[A].2011年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集[C]，2011.

[3]高宏伟.天津市档案保护工作现状分析及对策研究[D].天津：天津大学，2014.